Chuyên đề Công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Doanh nghiệp tư nhân sản xuất và kinh doanh thương mại Thành Phong

rộng hay hẹp mà mỗi đơn vị có thể chọn cho mình một phương pháp hạch toán cụ thể mang tính chất toàn diện, phù hợp với tình hình sản xuất của DN mình. Vậy với nền kinh tế thị trường hiện nay yêu cầu của cơ chế quản lý đòi hỏi một hệ thống, chế độ kế toán phù hợp với đặc điểm yêu cầu và trình độ quản lý kinh tế tài chính của DN. Các DN kinh doanh phải có lãi, có nghĩa là những mặt hàng mình sản xuất ra phải có sức cạnh tranh lớn trên thị trường. Như vậy công việc tổ chức, hạch toán VL, CCDC ở mỗi đơn vị sản xuất là công việc thiết yếu cần thiết. 1.Tình hình chung về nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở doanh nghiệp 1.1 Đặc điểm vật liệu, CCDCvà kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu, CCDC. Nguyên vật liệu, CCDC là yếu tố cần thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh. Hoạt động sản xuất kinh doanh chỉ có thể diễn ra khi có NVL, . Tại DN NVL chủ yếu là tôn, sắt, thép lá, gỗ ... Với nhu cầu của thị trường và tình hình sản xuất kinh doanh của DN nên VL nhập kho là chủ yếu mua của các đơn vị khác. Trong quá trình cung cấp NVL, CCDC kế toán phải lập các chứng từ về nhập NVL, CCDC, phải tuân thủ chính xác, trung thực về cả mặt giấ trị cũng như số lượng, quy cách của NVL, CCDC. Do đặc thù của sản phẩm nên chi phí NVL đặc biệt là NVL chính chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành, hiện nay chi phí này chiếm tới 80% tổng chi phí vật liệu dùng vào sản xuất. Để có thể hạ thấp chi phí, sử dụng tiết kiệm vật liệu nhằm giảm giá thành sản phẩm, công ty quản lý chặt chẽ cả một quá trình từ thu mua đến dự trữ vật liệu. Về tình hình thu mua: Vật liệu của công ty được mua chủ yếu từ các đơn vị trong nước. Đối với các đơn vị này, công ty có kế hoạch mua vật liệu cho cả năm và gửi đến đơn vị cung cấp yêu cầu về số lượng, chủng loại, quy cách, phẩm chất... Hiện nay do thị truờng đầu vào rất phong phú, dồi dào nên số lưuợng vật liệu tồn kho không nhiều, nó được xây dựng dựa trên kế hoạch tiêu thụ sản phẩm. 1.2 Phân loại, đánh giá vật liệu : * Phân loại: Với sự đưa dạng phong phú của vật liệu để có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chính xác, đảm bảo công việc được thực hiện dễ dàng khoa học không tốn nhiều thời gian công sức công ty đã tiến hành phân loại vật liệu trên cơ sở công dụng của nó đối với quá trình sản xuất sản phẩm. Theo cách này vật liệu được chia thành: vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, thiết bị và vật liệu XDCB, phế liệu thu hồi. - NVL chính: Là các đối tượng lao động sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất chủ yếu của sản phẩm, bao gồm: Các loại thép, tôn, sắt, hợp kim. - Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu có tác dụng phụ trợ trong quá trình sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm tăng chất lượng của sản phẩm, hoặc phục vụ cho nhu cầu quản lý, nhu cầu kỹ thuật.Vật liệu bao gồm: que hàn, đá mài, hoá chất, dầu mỡ, tạp phẩm (như bút, giẻ lau, nhựa ), vòng bi, dây đai ... -Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất, kinh doanh như: gỗ than, xăng, dầu ... -Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng được sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ của doanh nghiệp gồm: thép, vòng bi, phụ tùng điện... - Phế liệu: Là những vật liệu thu lại được sau quá trình SXKD để sử dụng lại hay bán ra ngoài. - CCDC dùng để cắt như máy cắt, máy khoan, máy hàn ... * Đánh giá vật liệu: Tính giá vật liệu là một trong những vấn đề quan trọng trong việc tổ chức hạch toán, nhằm xác định giá trị vật liệu để ghi sổ kế toán. Do là một DN tư nhân nên việc sản xuất sản phẩm chủ yếu là từ các hợp đông đã được ký kết. Khi có nhu cầu về vật tư, căn cứ vào lệnh sản xuất , nếu kho không có vật tư thì nhân viên kế toán phòng vật tư mua vật tư cung cấp cho quá trình sản xuất. Đánh giá VL, CCDC là xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Tức là tất cả các loại NVL, CCDC nhập, xuất, tồn kho đều phải phản ánh theo giá thực tế. Căn cứ vào hoá đơn và các chứng từ về ci phí thu mua phòng kế hoạch vật tư viết phiếu nhập kho. Sau khi vật liệu nhập kho theo kế hoạch DN phải thanh toán tiền đã mua vật tư. Khi có nhu cầu sản xuất thì kế toán viết phiếu xuất kho cho bộ phận sử dụng. Người chịu sự phân công sổ mang phiếu xuất lên phòng kế hoạch vật tư để lĩnh vật tư. Chính vì vậy mà vấn đề lãng phí NVL là rất ít xảy ra hay nói cách khác là phế liệu thu hồi là rất ít. Cũng như các doanh nghiệp khác công ty Thành Phong vật liệu được tính như sau: - Đối với vật liệu nhập trong kì: Nguyên vật liệu của công ty đuợc nhập chủ yếu từ hai nguồn là mua ngoài và vật liệu gia công chế biến. Tuỳ từng trường hợp mà kế toán có cách hạch toán khác nhau. + Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho: Vật liệu mua ngoài của công ty chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị vật liệu nhập kho. Do công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên trị giá thực tế vật liệu nhập kho không bao gồm phần thuế GTGT. Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua Chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển bốc dỡ, bảo quản, thuê kho bãi... Thông thường chi phí này khoảng 10% giá trị thực tế vật liệu. - Đối với vật liệu xuất trong kì: Giá thực tế VL, CCDC tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ Số lượng VL, CCDC tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ Đơn giá bình quân thực tế = Do có nhiều loại vật liệu, giá cả lại thường xuyên biến động, nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên nên doanh nghiệp áp dụng phương pháp đơn giá bình quân để tính giá đối với vật liệu xuất trong GTT xuất trong kỳ = Số lượng x Đơn giá vật liệu xuất trong kỳ 2. Hạch toán chi tiết vật liệu tại DNTN SX- KD T Thành Phong Để có thể giảm bớt khối lượng công việc đang làm, đồng thời kết hợp chặt chẽ việc ghi chép của thủ kho với hạch toán ở phòng kế toán, kế toán chi tiết NVL, CCDC tại DN được thực hiện theo phương pháp chứng từ ghi sổ. Phương pháp này là một bước cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu, CCDC. 2.1./ Thủ tục nhập NVL, CCDC nhập kho chủ yếu là từ các nguồn mua ngoài, từ các hợp đồng đã ký kết với nhà cung cấp. Căn cứ vào các hợp đồng đó, phòng kinh doanh xây dựng kế hoạch sản xuất cho bộ phận sản xuất và có trách nhiệm theo dõi tình hình vật tư đảm bảo cho quá trình sản xuất của DN được diễn ra liên tục. Do đặc thù sản xuất khép kín nên nếu vật liệu về chậm sẽ dẫn đến sản xuất bị ngưng trệ, điều này sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng của sản phẩm. Khi mua NVL, CCDC có các chứng từ gốc sau: - hoá đơn GTGT của bên bán - phiếu nhập kho - Chứng từ thanh toán Căn cứ vào chứng từ gốc là hoá đơn mua hàng đã được bộ phận cung tiêu, phòng kế toán kiểm tra, tính toán , đối chiếu giữa hoá đơn và thực tế. VD : Ngày 06/02/2004 Doanh nghiệp mua vật liệu của công ty TNHH Thương Mại Thanh Tuấn. Sau khi hàng và hoá đơn cùng về, thủ kho tiến hành lập Biên bản kiểm nhận hàng hoá NVL : Biểu số 1 : Doanh nghiệp tư nhân SX-KDTM Thành Phong biên bản kiểm nhận hàng hoá, nguyên vật liệu Ngày 06/02/2004 Căn cứ vào hợp đồng mua Nguyên vật liệu với công ty TNHH TM Thanh Tuấn Hôm nay chúng tôi gồm có : - Ông Đỗ Thế Phong - GĐ công ty Thành Phong làm trưởng ban - Ông Trần Thanh Tùng - Phòng vật tư Đã kiểm nhận những mặt hàng ghi dưới đây : Stt Tên hàng và quy cách phẩm chất Đvt Thực tế kiểm nghiệm Ghi chú SL TT 1 Thép ống 16*16*0,7 ly cây 3.000 Tất cả còn tốt 100% 2 Thép lá 1,8 ly kg 5.000 3 Tôn 1,2 ly kg 5.000 4 Que hàn kg 1.000 Người nhận Người giao ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) Biểu số 2 : Mẫu số : 01GTKT - 3LL hoá đơn (gtgt) Ký hiệu: EK/ 2003B Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 02/02/2004 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH TM Thanh Tuấn Địa chỉ : 84 La Thành - Hà Nội Điện thoại : 8.513.901 Họ tên người mua hàng : Trần Thanh Tùng Đơn vị : DNTN sản xuất và kinh doanh TM Thành Phong Địa chỉ : Láng Thượng - Đống Đa - Hà Nội Hình thức thanh toán : Mua hàng . Trả chậm Mã số thuế : 0101294483 Stt Tên hàng hoá, dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Thép ống 16*16*0,7 ly cây 2000 20.000 60.000.000 2 Thép lá 1,8 ly kg 5000 10.000 50.000.000 3 Tôn 1,2 ly kg 5000 8.000 40.000.000 4 Que hàn kg 1000 8.000 8.000.000 Cộng tiền hàng 158.000.000 Thuế suất GTGT 5% 7.900.000 Tổng cộng tiền thanh toán 165.900.000 Số tiền viết bằng chữ : Một trăm sáu mươi năm triệu chín trăm nghìn đồng chẵn/ Người mua hàng Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (Đóng dấu, ghi rõ họ tên) Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, phòng kế hoạch tiến hành kiểm tra, tính toán về số lượng, quy cách, chất lượng sản phẩm, đơn giá..Sau đó xác nhận xong tiền hàng, kế toán tiến hành thủ tục nhập kho theo giá thực tế trên hoá đơn. Biểu số 3 : phiếu nhập kho Mẫu số 01-VT Ngày 06/02/2004 QD số 1141TK/CĐKT Ngày 01/01/1995 của BTC Số 8 Nợ TK 152 Có TK 111 Đơn vị mua hàng : DN TN SXKD TM Thành Phong Người nhận : Trần Thanh Tùng Địa chỉ mua : Công ty TNHH Thanh Tuấn Nhập tại kho vật tư. Stt Tên vật tư Mã số Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4=2x3 1 Thép ống 16*16*0,7 ly cây 3.000 20.000 60.000.000 2 Thép lá 1,8 ly kg 5.000 10.000 50.000.000 3 Tôn 1,2 ly kg 5.000 8.000 40.000.000 4 Que hàn kg 1.000 8.000 8.000.000 Cộng 158.000.000 Cộng viết bằng chữ : Một trăm năm mươi tám triệu đồng chẵn/. Người nhập Thủ kho Kế toán Giám đốc Sau khi hàng đã được nhập kho đầy đủ, công ty chấp nhận thanh toán với người bán số tiền que hàn bằng tiền mặt, số còn lại chưa thanh toán. Kế toán căn cứ vào hoá đơn mua hàng và phiếu nhập kho của kế toán để thanh toán với người bán. Kế toán thanh toán với ngườ bán viết phiếu chi như sau: Biểu số 4 : Phiếu chi Mẫu số 01-TT Đơn vị : DNTN SX-KDTM Ban hành theo QĐ 186 - TC/CĐ Thành Phong Ngày 14/3/95 của BTC Ngày 06/02/04 Quyển số 83 Địa chỉ: Láng Thượng Số 05/1 Đống Đa- Hà Nội. Nợ TK 152 Có TK 111 Họ tên người nhận tiền : Lê Thanh Tuấn Địa chỉ : Cty TNHH TM Thanh Tuấn Lý do chi : Chi thanh toán tiền mua NVL phục vụ sản xuất Số tiền : 8.000.000đ Thuế VAT đầu vào : 400.000đ Viết bằng chữ : Tám triệu bốn trăm nghìn đồng chẵn/. Kèm theo chứng từ gốc: Phiếu nhập kho số 8 Ngày 06 tháng 02 năm2004 Thủ quỹ Người nhận tiền (ký, họ tên) (ký, họ tên) Sau đó kế toán tiến hành định khoản trên Phiếu chi : Nợ TK 152 8.000.000 Nợ TK 133(1) 400.000 Có TK 111 8.400.000 VD 2: Căn cứ vào hoá đơn GTGT ngày 10/02/04 mua hàng của công ty Cơ kim khí Việt Dũng, kế toán không cần lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hoá do số lượng ít mà kiểm tra thực tế rồi viết phiếu nhập kho ngay: Biểu số 5 : Hoá đơn (gtgt ) Đơn vị giao hàng : Cty Cơ- kim khí Việt Dũng Địa chỉ : Từ Liêm - Hà Nội Tên người mua : Trần Thanh Tùng Đơn vị : DNTN SXKD Thành Phong Địa chỉ : Láng Thượng- Đống Đa- Hà Nội Hình thức thanh toán : Trả chậm Stt Tên hàng hoá, dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Bản lề chiếc 500 8.000 4.000.000 2 Khoá Minh Khai chiếc 500 10.000 5.000.000 3 Vít khóa con 200 5.000 1.000.000 Cộng 10.000.000 Thuế VAT 5% : 10.000.000 x 5% = 500.000 Tổng số tiền ghi bằng số : 10.500.000đ Tổng số tiền ghi bằng chữ : Mười triệu năm trăm nghìn đồng chẵn/. Người mua Kế toán trưởng Giám đốc ( ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Doanh nghiệp đã chấp nhận nhập kho hàng nhưng chưa thanh toán cho người bán. Biểu số 6 : phiếu nhập kho Mẫu số 01 -VT Ngày 10/02/04 Ban hành ngày 11/1/95 của BTC Số 15 Nợ TK 152 Có TK 331 Đơn vị mua hàng : DNTN SX-KDTM Thành Phong Người nhận : Trần Thanh Tùng Đơn vị bán hàng : Cty Cơ- Kim khí Việt Dũng Người giao : Nguyễn Quốc Hùng Nhập tại kho vật tư : đ/c Thương Stt Tên hàng hoá dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền CT Thực nhập A B C 1 2 3 4 = 2 x 3 1 Bản lề chiếc 500 500 8.000 4.000.000 2 Khoá Minh Khai chiếc 500 500 10.000 5.000.000 3 Vít khoá con 200 200 5.000 1.000.000 Cộng 10.000.000 Thuế VAT 5% : 10.000.000 x 5% = 500.000 Tổng số tiền ghi bằng số : 10.500.000đ Tổng số tiền ghi bằng chữ : Mười triệu năm trăm nghìn đồng chẵn/. Người mua Kế toán trưởng T.T đơn vị (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) VD3: Ngày 16/2 2004 Doanh nghiệp mua CCDC của công ty TNHH TM Việt Hưng. Biểu số 7 : hoá đơn ( gtgt ) Đơn vị giao hàng : Công ty TNHH TM Việt Hưng Địa chỉ : Cầu Diễn- Từ Liêm -Hà Nội Mã số thuế : 0100662060 Họ tên người mua hàng : DNTN SX-KDTM Thành Phong Địa chỉ : Láng Thượng- Đống Đa- Hà Nội Hình thức thanh toán : tiền mặt MST : 0101294483 Stt Tên hàng hoá dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Máy khoan chiếc 01 3.000.000 2 Máy đếm tiền chiếc 01 1.000.000 3 Máy Fax chiếc 01 2.000.000 Cộng 6.000.000 Thuế VAT 5% : 6.000.000 x 5% = 300.000 Tổng cộng tiền bằng số : 6.300.000 Tổng số tiền ghi bằng chữ : Sáu triệu ba trăm nghìn đồng chẵn/. Người mua Kế toán trưởng T.T đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) * Căn cứ vào hoá đơn, kế toán lập phiếu nhập kho số 20 Biểu số 8 : phiếu nhập kho Mẫu số 01 -VT Ngày 16/02/04 Ban hành ngày 11/1/95 của BTC Số 20 Nợ TK 153 Có TK 111 Đơn vị mua hàng : DNTN SX-KDTM Thành Phong Người nhận : Trần Thanh Tùng Đơn vị bán hàng : Cty TNHH TM Việt Hưng Người giao : Vũ Kim Thanh Stt Tên hàng hoá dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền CT Thực nhập A B C 1 (2) 3 4 = 2 x 3 1 Máy khoan chiếc 01 01 3.000.000 3.000.000 2 Máy đếm tiền chiếc 01 01 1.000.000 1.000.000 3 Máy Fax chiếc 01 01 2.000.000 2.000.000 Cộng 6.000.000 Thuế VAT 5% : 6.000.000 x 5% = 300.000 Tổng số tiền ghi bằng số : 6.300.000đ Tổng số tiền ghi bằng chữ : Sáu triệu ba trăm nghìn đồng chẵn/. Người mua Kế toán trưởng T.T đơn vị (ký,họ tên) (ký,họ tên) (ký,họ tên) Doanh nghiệp đã chấp nhận thanh toán với công ty TNHH TM Việt Hưng lô CCDC vừa mới nhập bằng tiền mặt, kế toán căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho viết Phiếu chi : Biểu số 9 : Phiếu Phiếu chi Mẫu số 01-TT Đơn vị : DNTN SX-KDTM Ban hành theo QĐ 186 - TC/CĐ Thành Phong Ngày 14/3/95 của BTC Ngày 16/02/04 Quyển số 83 Địa chỉ: Láng Thượng Số 10/1 Đống Đa- Hà Nội. Nợ TK 153 Có TK 111 Họ tên người nhận tiền : Vũ Kim Thanh Địa chỉ : Cty TNHH TM Việt Hưng Lý do chi : Chi thanh toán tiền mua CCDC phục vụ sản xuất Số tiền : 6.000.000đ Thuế VAT đầu vào : 300.000đ Viết bằng chữ : Sáu triệu ba trăm nghìn đồng chẵn/. Kèm theo chứng từ gốc: Phiếu nhập kho số 20 Ngày 16 tháng 02 năm2004 Thủ quỹ Người nhận tiền (ký, họ tên) (ký, họ tên) Sau đó kế toán tiến hành định khoản trên Phiếu chi : Nợ TK 153 6.000.000 Nợ TK 133(1) 300.000 Có TK 111 6.300.000 2.2/ Thủ tục xuất kho Vật liệu, CCDC trong kho được xuất dùng cho nhiều mục đích khác nhau như xuất cho sản xuất, cho quản lý và xuất bán. Do vật liệu, CCDC của DN bao gồm nhiều chủng loại và được sử dụng để sản xuất các loại sản phẩm khác nhau nên để sử dụng vật liệu một cách tiết kiệm, hiệu quả nhất . Khi các bộ phận sản xuất có nhu cầu NVL, CCDC kế toán sẽ viết Phiếu xuất kho , được lập thành 3 liên : + liên 1 : lưu ở bộ phận lập phiếu + liên 2 : thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào sổ + liên 3 : người nhận giữ để ghi vào sổ kế toán bộ phận sử dụng. Các bộ phận sử dụng phụ trách cung ứng ký, ghi rõ họ tên khi xuất NVL, CCDC phục vụ sản xuất. VD : Ngày 18/2/04 DN xuất NVL cho sản xuất tủ đứng 2 cánh theo đơn đặt hàng của đơn vị khác, khi đó căn cứ vào số lượng xuất thủ kho tiến hành lập Phiếu xuất kho như sau : Biểu số 10 : Mẫu số 02 - VT phiếu xuất kho QĐ số 1141 - TC/QĐ/CĐKT Ngày 18/02/04 Ban hành 1/11/1996 của BTC Số 93 Nợ TK 621 Có TK 152 Họ tên người giao hàng : Nguyễn Văn Sinh Lý do xuất : Để sản xuất sản phẩm Xuất tại kho : đ/c Thương Stt Tên hàng hoá dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực xuất A B C 1 2 3 4= 2x3 1 Thép ống 16*16*0,7 ly cây 2.000 2.000 25.000 50.000.000 2 Thép lá 1,8 ly kg 3.000 3.000 15.000 45.000.000 3 Tôn 1,2 ly kg 3.000 3.000 10.000 30.000.000 4 Mũi khoan cái 1.000 1.000 5.000 5.000.000 Cộng 130.000.000 Xuất ngày 18 tháng 02 năm 2004 Bộ phận phụ trách SX Người nhận Thủ kho (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) VD : Ngày 19/02/04, doanh nghiệp xuất một số vật tư để hoàn thiện lô hàng tủ đứng 2 cánh , thủ kho lập Phiếu xuất kho như sau: Biểu số 11: Mẫu số 02 - VT phiếu xuất kho QĐ số 1141 - TC/QĐ/CĐKT Ngày 19/02/04 Ban hành 1/11/1996 của BTC Số 95 Nợ TK 621 Có TK 152 Họ tên người giao hàng : Nguyễn Văn Sinh Lý do xuất : Để sản xuất sản phẩm Xuất tại kho : đ/c Thương Stt Tên hàng hoá dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực xuất A B C 1 2 3 4= 2x3 1 Bản lề chiếc 500 500 10.000 5.000.000 2 Khoá Minh Khai con 500 500 15.000 7.500.000 3 Vít khoá con 200 200 7.500 1.500.000 Cộng 14.000.000 Xuất ngày 19 tháng 02 năm 2004 Bộ phận phụ trách SX Người nhận Thủ kho (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) VD: Ngày 25/02/04 doanh nghiệp xuất CCDC - phục vụ cho sản xuất ( máy khoan ) : 3.000.000 - phục vụ cho QLDN ( máy Fax ) :2.000.000 - phục vụ cho bán hàng ( máy đếm tiền ) :1.000.000 Căn cứ vào số lượng xuất, thủ kho tiến hành lập phiếu xuất kho như sau : Biểu số 12: Mẫu số 02 - VT phiếu xuất kho QĐ số 1141 - TC/QĐ/CĐKT Ngày 25/02/04 Ban hành 1/11/1996 của BTC Số 100 Nợ TK 621 Nợ TK 641 Nợ TK 642 Có TK 153 Họ tên người giao hàng : Nguyễn Văn Sinh Lý do xuất : Để sản xuất sản phẩm, bán hàng, quản lý Xuất tại kho : đ/c Tú Stt Tên hàng hoá dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực xuất A B C 1 2 3 4= 2x3 1 Cho sản xuất chiếc 1 3.000.000 2 Cho bán hàng chiếc 1 1.000.000 3 Cho QLDN chiếc 1 2.000.000 Cộng 6.000.000 Xuất ngày 25 tháng 02 năm 2004 Bộ phận phụ trách SX Người nhận Thủ kho ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) 2.3/. Hạch toán chi tiết NVL, CCDC Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu, CCDC đòi hỏi phải phản ánh theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho chi tiết từng thứ, từng loại vật liệu, CCDC về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Bằng việc tổ chức kế toán chi tiết VL, CCDC sẽ đáp ứng được yêu cầu này. Hạch toán chi tiết VL, CCDC là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán theo một phương pháp phù hợp, nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho từng thứ VL, CCDC . VL, CCDC ở DN là rất đa dạng , phức tạp. Nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra thường xuyên, do đó nhiệm vụ của kế toán là rất quan trọng, không thể thiếu được. Để đáp ứng nhu cầu quản lý, kế toán chi tiết VL, CCDC được thực hiện theo từng kho, từng loại, nhóm và được tiến hành đông thời giữa kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở chứng từ. Thực tế tại đơn vị, chứng từ kế toán về VL, CCDC bao gồm : - Phiếu nhập kho ( mẫu 01 - VT ) - Phiếu xuất kho ( mẫu 02 - VT ) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư - hàng hoá (mẫu 05 - VT ) - Biên bản kiểm kê vật tư - hàng hoá (mẫu 08 - VT ) - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02 - BH ) - Sổ, thẻ kho ( mẫu 06 - VT ) Là một DN sản xuất kinh doanh có quy mô sản xuất vừa phải, hầu hết các sản phẩm sản xuất đều từ các hợp đông kinh tế đã được ký kết giữa các đơn vi khác nên có rất ít sản phẩm tồn kho. Do đó doanh nghiệp áp dụng phương pháp hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song. Theo phương pháp này trình tự hạch toán được tiến hành như sau : * Tại kho: Thủ kho tiến hành mở thẻ kho để theo dõi biến động nhập xuất tồn vật liệu hàng ngày Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập xuất kho, thủ kho tiến hành ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Sau mỗi nghiệp vụ thủ kho tính ra số tiền tồn trên thẻ kho. Khi lĩnh vật tư theo hạn mức, sau mỗi lần xuất thủ kho phải ghi số lượng thực xuất mà không đợi đến kết thúc chứng từ mới ghi một lần. Định kì 3 -5 ngày, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ nhập xuất vào phòng kế toán để kế toán vào sổ chi tiết vật liệu. Ngoài ra để đảm bảo sự trùng khớp giữa số lượng vật liệu ghi trên thẻ kho với thực tế có trong kho, hàng tháng đều có sự đối chiếu giữa sổ sách và hiện vật. Cuối tháng, kế toán tiến hành ký xác nhận vào thẻ kho căn cứ vào các thẻ kho thủ kho tiến hành ghi số lượng vật liệu tồn kho cuối tháng của từng danh điểm vật liệu, CCDC . Để thực hiện nhiệm vụ trên, thủ kho phải vào thẻ kho kịp thời và chính xác. VD : Căn cứ vào các phiếu nhập kho ngày 06/02/04 ( Biểu số 1 ) , phiếu xuất kho ngày 18/02/04 ( Biểu số 10 ) , thủ kho tìm tờ thẻ kho loại Thép lá 1,8 ly trong tập thẻ vật liệu các loại để ghi như sau : Biểu số 13 : Mẫu số 06 - VT Thẻ kho QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 20/02/04 Ngày 01/11/95 của BTC Tên hàng : Thép lá 1,8 ly Số : Đvt : cây Tờ số : Ngày tháng Số chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Ký xác nhận của kế toán Nhập Xuất Tồn đầu tháng 1.000 06/02 8 Nhập trong tháng 5.000 18/02 93 Xuất cho PX I 3.000 Cộng 5.000 3.000 1.000 Dư cuối kỳ 3.000 Đối với các loại VL, CCDC khác thủ kho lập tương tự . * Tại phòng kế toán : Khi thủ kho gửi chứng từ cho kế toán, kế toán sử dụng sổ chi tiết vật liệu, CCDC để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn ở cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị. Cuối tháng, cộng sổ chi tiết và tiến hành đối chiếu với thẻ kho . Sau đó tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết về tình hình nhập, xuất, tồn VL, CCDC để đối chiếu với kế toán tổng hợp và lên bảng kê tổng hợp theo từng nhóm, loại. Căn cứ vào phiếu nhập kho, xuất kho trong kỳ đã được thủ kho gửi lên kế toán tiến hành ghi vào các bảng kê nhập, xuất, tồn VL, CCDC theo từng thứ , loại. VD : Căn cứ vào phiếu nhập kho ngày 06/02/04, kế toán tiến hành ghi vào bảng kê nhập NVL : Biểu số 14 : Đơn vị : DNTN SX-KDTM Thành Phong bảng kê nhập nguyên vật liệu Nợ TK 152 Tháng 2 năm 2004 Đvt : 1000đ Stt Trích yếu Tổng số Ghi Nợ TK 152(1) 152(2) 1 Thép ống 16*16*0,7 ly 60.000 60.000 2 Thép lá 1,8 ly 50.000 50.000 3 Tôn 1,2 ly 40.000 40.000 4 Que hàn 8.000 8.000 Cộng 158.000 150.000 8.000 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) VD : Căn cứ vào phiếu nhập NVL số 15 ngày 10/02/04 , kế toán tiến hành ghi vào bảng kê nhập NVL Biểu số 15 : Đơn vị : DNTN SX-KDTM Thành Phong bảng kê nhập nguyên vật liệu Nợ TK 152 Tháng 2 năm 2004 Đvt : 1000đ Stt Trích yếu Tổng số Ghi Nợ TK 152(2) 1 Bản lề 4.000 4.000 2 Khoá Minh Khai 5.000 5.000 3 Vít khoá 1.000 1.000 Cộng 10.000 10.000 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) VD : Căn cứ vào phiếu nhập CCDC số 20 ngày 16/02/04, kế toán tiến hành ghi vào bảng kê nhập CCDC như sau : Biểu số 16 : Đơn vị : DNTN SX-KDTM Thành Phong bảng kê nhập Công cụ dụng cụ Nợ TK 153 Tháng 2 năm 2004 Đvt : 1000đ Stt Trích yếu Tổng số Ghi Nợ TK 153 1 Máy khoan 3.000 3.000 2 Máy đếm tiền 1.000 1.000 3 Máy Fax 2.000 2.000 Cộng 6.000 6.000 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) VD: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 93 ngày 18/02/04 kế toán ghi vào bảng kê xuất NVL như sau : Biểu số 17 : Đơn vị : DNTN SX-KDTM Thành Phong bảng kê xuất nguyên vật liệu Nợ TK 152 Tháng 2 năm 2004 Đvt : 1000đ Stt Trích yếu Tổng số Ghi Nợ TK 152(1) 152(2) 1 Thép ống 16*16*0,7 ly 50.000 50.000 2 Thép lá 1,8 ly 45.000 45.000 3 Tôn 1,2 ly 30.000 30.000 4 Mũi khoan 5.000 5.000 Cộng 130.000 125.000 5.000 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) VD : Dựa vào phiếu xuât kho số 95 ngày 19/02/04 kế toán ghi vào Bảng kê xuất NVL như sau : Biểu số 18 : Đơn vị : DNTN SX-KDTM Thành Phong bảng kê xuất nguyên vật liệu Nợ TK 152 Tháng 2 năm 2004 Đvt : 1000đ Stt Trích yếu Tổng số Ghi Nợ TK 152(2) 1 Bản lề 5.000 5.000 2 Khoá Minh Khai 7.500 7.500 3 Vít khoá 1.500 1.500 Cộng 14.000 14.000 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) VD : Dựa vào phiếu xuất kho số CCDC ngày 25/02/04, kế toán tiến hành ghi vào bảng kê xuất CCDC như sau : Biểu số 19 : Đơn vị : Công ty SX-KDTM Thành Phong bảng kê xuất Công cụ dụng cụ Nợ TK 153 Tháng 2 năm 2004 Đvt : 1000đ Stt Trích yếu Tổng số Ghi Nợ TK 153 1 Máy khoan 3.000 3.000 2 Máy đếm tiền 1.000 1.000 3 Máy Fax 2.000 2.000 Cộng hõ xã hội chủ nghĩa việt nam 6.000 6.000 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) * Dựa vào số liệu của '' Bảng kê nhập NVL'' ( Biểu số 14 ) , kế toán vào Chứng từ ghi sổ : Biểu số 20 : chứng từ ghi sổ Số : 53 Ngày 28/2/04 (kèm theo bảng kê nhập NVL) Tên cơ sở kinh doanh : Công ty SX - KDTM Thành Phong Địa chỉ : Láng Thượng - Đống Đa - Hà Nội Đvt : 1.000đ Stt Trích yếu Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có 1 Thép ống 16*16*0,7 ly 152(1) 331 60.000 60.000 2 Thép lá 152(1) 331 50.000 50.000 3 Tôn 1,2 ly 152(1) 331 40.000 40.000 4 Que hàn 152(2) 111 8.000 8.000 Cộng 158.000 158.000 Duyệt Phụ trách kế toán Người vào sổ Người lập chứng từ ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) * Từ Bảng kê nhập NVL ( Biểu số 15 ) , kế toán vào Chứng từ ghi sổ như sau : Biểu số 21 : chứng từ ghi sổ Số : 54 Ngày 28/2/04 (kèm theo bảng kê nhập NVL) Tên cơ sở kinh doanh : DNTN SX - KDTM Thành Phong Địa chỉ : Láng Thượng - Đống Đa - Hà Nội Đvt : 1.000đ Stt Trích yếu Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có 1 Bản lề 152 331 4.000 4.000 2 Khoá Minh Khai 152 331 5.000 5.000 3 Vít khoá 152 331 1.000 1.000 Cộng 10.000 10.000 Duyệt Phụ trách kế toán Người vào sổ Người lập chứng từ ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) * Dựa vào Bảng kê nhập CCDC ( Biểu số 16) , kế toán lập Chứng từ ghi sổ như sau : Biểu số 22 : chứng từ ghi sổ Số : 55 Ngày 28/2/04 (kèm theo bảng kê nhập CCDC ) Tên cơ sở kinh doanh : DNTN SX - KDTM Thành Phong Địa chỉ : Láng Thượng - Đống Đa - Hà Nội Đvt : 1.000đ Stt Trích yếu Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có 1 Máy khoan 153 111 3.000 3.000 2 Máy đếm tiền 153 111 1.000 1.000 3 Máy Fax 153 111 2.000 2.000 Cộng 6.000 6.000 Phụ trách kế toán Người vào sổ Người lập chứng từ ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) * Căn cứ vào Bảng kê xuất NVL ( Biểu số 17), kế toán lập Chứng từ ghi sổ như sau : Biểu số 23 : chứng từ ghi sổ Số : 56 Ngày 28/2/04 (kèm theo bảng kê xuất NVL ) Tên cơ sở kinh doanh : DNTN SX - KDTM Thành Phong Địa chỉ : Láng Thượng - Đống Đa - Hà Nội Đvt : 1.000đ Stt Trích yếu Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có 1 Thép ống 16*16*0,7 ly 621 152(1) 50.000 50.000 2 Thép lá 1,8 ly 621 152(1) 45.000 45.000 3 Tôn 1,2 ly 621 152(1) 30.000 30.000 4 Mũi khoan 621 152(2) 5.000 5.000 Cộng 130.000 130.000 Duyệt Phụ trách kế toán Người vào sổ Người lập chứng từ ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) * Dựa vào Bảng kê xuất NVL ( Biểu số 18), kế toán tiến hành lập Chứng từ ghi sổ như sau : Biểu số 24 : chứng từ ghi sổ Số : 57 Ngày 28/2/04 (kèm theo bảng kê xuất NVL) Tên cơ sở kinh doanh : DNTN SX - KDTM Thành Phong Địa chỉ : Láng Thượng - Đống Đa - Hà Nội Đvt : 1.000đ Stt Trích yếu Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có 1 Bản lề 621 152 5.000 5.000 2 Khoá Minh Khai 621 152 7.500 7.500 3 Vít khoá 621 152 1.500 1.500 Cộng 14.000 14.000 Duyệt Phụ trách kế toán Người vào sổ Người lập chứng từ ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) * Căn cứ vào Bảng kê xuất CCDC ( Biểu số 19), kế toán tiến hành lập Chứng từ ghi số 58 như sau : Biểu số 25 : chứng từ ghi sổ Số : 58 Ngày 28/2/04 (kèm theo bảng kê xuất CCDC ) Tên cơ sở kinh doanh : DNTN SX - KDTM Thành Phong Địa chỉ : Láng Thượng - Đống Đa - Hà Nội Đvt : 1.000đ Stt Trích yếu Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có 1 Máy khoan 627 153 3.000 3.000 2 Máy đếm tiền 641 153 1.000 1.000 3 Máy Fax 642 153 2.000 2.000 Cộng 6.000 6.000 Duyệt Phụ trách kế toán Người vào sổ Người lập chứng từ ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) * Từ số liệu trên Thẻ kho( Biểu số 13 ) và Sổ chi tiết TK 152(1) tháng trước để ghi số dư đầu tháng, kế toán vào Sổ chi tiết Vật liệu 152(1). Sổ này theo dõi tình hình nhập xuất từng loại VL : Biểu số 26 : Sổ chi tiết vật liệu TK 152 Tháng 02/2004 Đvt : 1.000 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Nhập Xuất Tồn SH N SL T T SL TT SL TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Số dư đầu tháng 1.000 10.000 8 6 Nhập kho -VL chính 331 3.000 60.000 331 5.000 50.000 331 5.000 40.000 -VL phụ 111 1.000 8.000 15 10 Nhập kho -VL chính 331 500 4.000 331 500 5.000 331 200 1.000 93 18 Xuất kho -VL chính 621 2.000 50.000 621 3.000 45.000 621 3.000 30.000 -VL phụ 641 1.000 5.000 94 19 Xuất kho -VL chính 621 500 5.000 621 500 7.500 621 200 1.500 Cộng cuối tháng 15.200 168.000 10.200 144.000 1.000 10.000 Ngày 28 tháng 02 năm 2004 Người ghi sổ Kế toán trưởng ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) 3. Hạch toán tổng hợp NVL, CCDC tại DNTN SX-KDTM Thành Phong Do đặc điểm các nghiệp vụ nhập xuất kho NVL, CCDC diễn ra thường xuyên với số lượng lớn doanh nghiệp đã áp dụng phương thức kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp NVL, CCDC. Đây là phương pháp ghi chép phản ánh ảnh hưởng thường xuyên liên tục có hệ thống tình hình nhập xuất tồn kho vật tư hàng hoá trên tài khoản và sổ kế toán. Trong trường hợp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên thì các tài khoản hàng tồn kho nói chung và tài khoản NVL, CCDC nói riêng được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình tăng giảm của vật tư hàng hóa do đó giá trị vật tư hàng hoá trên sổ kế toán có thể xác định ở bất kì thời điểm nào trong kì hạch toán. Cuối kì hạch toán căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật tư hàng hoá tồn kho, so sánh đối chiếu với số lượng tồn kho trên sổ kế toán để xác định số lượng vật tư thừa, thiếu tìm nguyên nhân, đưa ra xử lý kịp thời. 3.1 Tài khoản và sổ sách sử dụng Để hạch toán tổng hợp NVL, CCDC DN sử dụng một số sổ sách và tài khoản sau đây: * Tài khoản: - TK 152: Nguyên vật liệu. TK 152 được chi tiết thành các tiểu khoản dựa trên cách phân loại vật liệu theo vai trò và công dụng của nó. + TK 1521: Nguyên vật liệu chính. + TK 1522: Vật liệu phụ. - TK 153 : CCDC - TK 331: Phải trả người bán. - TK khác: 111, 112, 133, 311... * Sổ sách: Để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, DN sử dụng một số sổ sách chủ yếu sau đây: - Bảng kê số 3 : tính giá thực tế nhập kho VL, CCDC - Bảng phân bổ số 2 : tính giá thực tế vật liệu xuất kho VL, CCDC - Sổ chi tiết thanh toán với người bán - Sổ cái TK 152 - Sổ cái TK 153 3.2/. Kế toán tổng hợp nhập NVL, CCDC Hạch toán tổng hợp NVL, CCDC là một công việc cần thiết và quan trọng vì bên cạnh việc nắm được chỉ tiêu về mặt số lượng vật liệu thì nhà quản lý cũng cần phải biết được chỉ tiêu giá trị của nó . Vật liệu, CCDC mua ngoài chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng giá trị NVL, CCDC nhập kho. Trong điều kiện cơ chế thị trường như hiện nay, khi mà thị trường đầu vào rất phong phú đưa dạng, việc mua bán diễn ra nhanh chóng thời gian vận chuyển ngắn, chính vì vậy công ty không sử dụng TK 151: Hàng mua đang đi đường. Vật liệu, CCDC mua về trong tháng căn cứ vào các chứng từ gốc ( hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho,..) đã được tổng hợp trên Bảng kê nhập NVL, CCDC. Kế toán tiến hành hạch toán như sau : - đối với NVL chính : + Nợ TK 152 (1 ) 160.000 Nợ TK 153 6.000 Có TK 111 166.000 - đối với NVL phụ : Nợ TK 152(2) 8.000 Có TK 331 8.000 3.3/. Kế toán tổng hợp xuất vật liệu, CCDC: Khi hạch toán tổng hợp xuất NVL, CCDC kế toán vật liệu phải dựa vào các chứng từ xuất vật liệu để tiến hành phân loại chứng từ xuất kho theo từng loại, từng nhóm hay từng đối tượng sử dụng để ghi vào TK, sổ kế toán. Tại DN đang áp dụng phương pháp tính giá đối với VL, CCDC xuất kho là phương pháp bình quân gia quyền. Trị giá t/tế = Số lượng x Đơn giá bình quân xuất kho xuất kho Trong đó: Đơn giá bình quân = Giá t/tế tồn đầu kỳ + Giá t/tế nhập trong kỳ Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ VD : Kế toán tính giá thực tế xuất kho của Thép lá 1,8 ly: - Tồn đầu kỳ : +số lượng: 1.000 + số tiền :10.000.000đ - Nhập kho : + số lượng :5.000 +số tiền : 50.000.000 - Xuất kho : +số lượng :3.000 Đơn giá bình quân = 10.000.000 +50.000.000 1.000 + 5.000 = 10.000đ Giá t/tế xuất kho = 3.000 x 10.000 = 30.000đ Căn cứ vào các chứng từ gốc ( hoá đơn mua hàng và phiếu xuất kho ) đã được tổng hợp trên Bảng kê xuất NVL, CCDC kế toán tiến hành hạch toán như sau : - Xuất NVL chính cho sản xuất : Nợ TK 621 144.000 Có TK 152(1) 144.000 - Xuất VL phụ cho sản xuất : Nợ TK 621 5.000 Có TK 152(2) 5.000 - Xuất CCDC phục vụ cho SXC : Nợ TK 621 3.000 Có TK 153 3.000 - Xuất CCDC phục vụ cho QLDN , bán hàng : Nợ TK 641 1.000 Nợ TK 642 2.000 Có TK 153 3.000 * Phương pháp ghi sổ kế toán tổng hợp : - Phương pháp lập Bảng kê số 3 : Công ty căn cứ vào số liệu trên Bảng nhập xuất NVL, CCDC và các chứng từ nhập kho trong tháng để lập Bảng kê số 3. Bảng này đựơc lập để tính giá thực tế NVL, CCDC . Kế toán căn cứ vào Bảng kê số 3 tháng trước và các chứng từ có liên quan để lập Bảng kê số 3 tháng này . Biểu số 27 : bảng kê số 3 Tính giá thực tế VL, CCDC Đvt : 1.000đ Stt Chỉ tiêu TK 152 TK 153 TK 152(1) TK 152(2) HT TT HT TT HT TT 1 I-Tồn đầu kỳ 10.000 10.000 30.000 2 II-Nhập trong tháng 8.000 6.000 Từ NKCT số 1 ... 160.000 3 III-Cộng tồn và nhập 170.000 18.000 36.000 4 Hệ số chênh lệch 5 V-Xuất trong tháng 144.000 5.000 6.000 6 VI-Tồn cuối tháng 26.000 13.000 30.000 *Phương pháp lập Bảng phân bổ số 2 - Căn cứ vào các chứng từ, phiếu xuất kho, bảng kê xuất NVL, CCDC , phiếu báo vật tư còn lại cuối tháng kế toán tiến hành phân loại tổng hợp, tính toán giá trị VL, CCDC xuất dùng trong tháng theo giá thực tế của từng thứ VL, CCDC dùng cho từng đối tượng sử dụng để ghi vào các cột cho phù hợp. bảng phân bổ số 2 Biểu số 28 : Bảng phân bổ NVL, CCDC xuất dùng Tháng 2 năm 2004 Đvt : 1.000đ Stt Ghi Nợ TK , GHI có TK TK 152 TK 153 TK 152(1) TK 152(2) HT TT HT TT HT TT 1 TK 621: Chi phí NVL trực tiếp 144.000 2 TK 627: Chi phí sản xuất chung 3.000 3 TK 641: Chi phí bán hàng 5.000 1.000 4 TK 642: Chi phí QLDN 2.000 Cộng 144.000 5.000 6.000 Ngày 28 tháng 02 năm 2004 Người lập bảng Kế toán trưởng ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) Sổ chi tiết thanh toán với người bán ( sổ chi tiết TK 331 ) dùng để theo dõi tình hình thanh toán với người bán. Biểu số 29 : sổ chi tiết thanh toán với người bán Ghi Có TK 331 Công ty TNHH TM Thanh Tuấn Đvt : 1.000đ Stt Tên người bán Dư đầu kỳ Ghi Có TK 331, Ghi Nợ các TK Ghi Nợ TK 331, Ghi Có TK Dư cuối kỳ Nợ Có TK 152(1) Cộng Có TK 331 TK 111 Cộng Nợ TK 331 Nợ Có 1 Cty TNHH TM Thanh Tuấn 1.000 160.000 160.000 8.000 8.000 10.000 Cộng 1.000 160.000 160.000 8.000 8.000 10.000 Ngày 27 tháng 2 năm 2004 Người ghi sổ Kế toán trưởng ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) Đối với các đơn vị khác ta cũng lập sổ chi tiết thanh toán tương tự. Cuối tháng khoá sổ, công số liệu, kiểm tra số liệu có liên quan đến các sổ và thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái. Sổ cái được mở cho từng TK, mỗi TK được mở một trang, được ghi một lần vào cuối tháng và được phản ánh như sau : Biểu số 30 : sổ cái TK 152 Đvt : 1.000đ N- T ghi sổ Chứng từ Trích yếu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Dư đầu tháng 1.000 28/2 23 Nhập kho NVL chính 331 160.000 24 Nhập kho VL phụ 111 8.000 25 Xuất kho VLC 621 125.000 26 Xuất kho VLP 621 19.000 Cộng phát sinh 168.000 144.000 Dư cuối kỳ 25.000 Ngày 28 tháng 02 năm 2004 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên) Biểu số 31 : sổ cái TK 153 Đvt : 1.000đ N- T ghi sổ Chứng từ Trích yếu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Dư đầu tháng 30.000 28/2 Phát sinh trong tháng Nhập kho CCDC 6.000 Xuất kho CCDC 6.000 Cộng phát sinh 6.000 6.000 Dư cuối kỳ 30.000 Ngày 28 tháng 02 năm 2004 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) Các TK khác cũng được ghi chép lên sổ cái tương tự. Căn cứ vào các số liệu tổng hợp ở sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong bảng kê và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính theo quy định . 3.4/. Kế toán kết quả kiểm kê NVL, CCDC ở DNTN SX - KDTM Thành Phong Công tác kiểm kê được tiến hành vào cuối năm. Việc kiểm kê này với mục đích phát hiện NVL, CCDC thừa, thiếu, hư hỏng, ứ đọng, kém phẩm chất... để từ đó DN có những biện pháp xử lý kịp thời và đồng bộ nhằm nâng cao trách nhiệm quản lý, sử dụng NVL, CCDC của các bộ phận có hiệu quả. * Trường hợp thừa, thiếu NVL khi kiểm kê do việc ghi chép nhầm lẫn kế toán vật tư điều chỉnh lại số liệu trên sổ kế toán cho phù hợp với số thực tế hiện có. * Trường hợp phát hiện thừa NVL kế toán vật tư căn cứ vào biên bản kiểm kê vật tư và các chứng từ khác có liên quan để ghi sổ. * Trường hợp thiếu khi kiểm kê, chủ yếu là do hao hụt tự nhiên trong định mức quy định và ngoài định mức kế toán ghi: Nợ TK 642: Thiếu trong định mức Nợ TK 1381: Thiếu ngoài định mức( chưa rõ nguyên nhân) Có TK 152, 153: giá trị NVL, CCDC thiếu / Chương III Hoàn thiện công tác hạch toán Nguyên Vật Liệu, CCDC tại doanh nghiệp tư nhân sản xuất kinh doanh thương mại thành phong I. nhận xét chung về công tác tổ chức kế toán NVL, ccdc hiện nay ở doanh nghiệp Nguyên vật liệu, CCDC có vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp sản xuất nói chung và công ty SX - KDTM Thành Phong nói riêng vì đây là đối tượng lao động trực tiếp cấu thành nên sản phẩm và chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành (ở DN chi phí này chiếm khoảng 30% giá thành sản phẩm ). Do vậy quản lý tốt vật liệu phải đặt ra như một nhiệm vụ cần thiết không thể thiếu. Chỉ có quản lý tốt mới đảm bảo vật liệu mua với giá rẻ nhất, chất lượng cao nhất, ít bị hao hụt trong quá trình bảo quản, đồng thời hạ thấp chi phí vật liệu xuống mức thấp nhất trong khi vẫn bảo đảm được chất lượng sản phẩm. Thấy được tầm quan trọng của vật liệu, xuất phát từ đặc điểm của vật liệu của của DN là đa dạng, phong phú về chủng loại nên DN đã thực hiệncông tác quản lý và hạch toán từ khâu thu mua bảo quản, dự trữ đến đưa vào sản xuất sản phẩm của DN là tương đối tốt . II. Đánh giá công tác kế toán 1. Ưu điểm *Doanh nghiệp tổ chức hệ thống chứng từ, vận dụng hệ thống TK kế toán đúng với chế độ và biểu mẫu do Bộ tài chính phát hành. Hệ thống tài khoản của DN phản ánh đầy đủ, kịp thời mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Việc chi tiết các tài khoản phù hợp với cách phân loại vật liệu, CCDC đang được áp dụng một cách phổ biến trong các doanh nghiệp sản xuất là theo vai trò và công dụng của vật liệu, CCDC (TK 152, 153) * Về hình thức sổ kế toán: Để hạch toán các phần hành kế toán thì phòng kế toán đang áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ. Đây là hình thức sổ có nhiều ưu điểm nổi bật vì nó đã giảm bớt đáng kể khối lượng công việc ghi chép và nâng cao năng suất lao động của cán bộ kế toán, đồng thời nó rất thuận tiện trong việc lập báo cáo tài chính, rút ngắn thời gian hoàn thành quyết toán cung cấp kịp thời số liệu cho quản lý cũng như tránh việc ghi chép trùng lặp giữa các nghiệp vụ kế toán và thuận lợi cho phân công kế toán. * Về tổ chức công tác kế toán vật liệu, CCDC: Công tác kế toán vật liệu, CCDC ở DN được thực hiện một cách khoa học, chính xác thể hiện ở những điểm nổi bật sau đây: - Công tác xây dựng kế hoạch thu mua vật liệu, CCDC hàng tháng được các phòng ban của DN thực hiện khá tốt.Với khối lượng vật liệu sử dụng lớn nhiều chủng loại mà bộ phận cung ứng thu mua vẫn cung cấp một cách kịp thời cho sản xuất, để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động, công tác xây dựng định mức vật tư, dự trữ hàng tháng được thực hiện rất khoa học. - Cán bộ kế toán là người có trình độ được đào tạo chuyên sâu hầu hết đều tốt nghiệp đại học. Công tác hạch toán được thực hiện có nề nếp, khoa học mang tính chất ổn định. Mặt khác có sự liên hệ chặt chẽ giữa các phòng ban, luân chuyển chúng từ một cách hợp lý đảm bảo tính chính xác kịp thời của chứng từ và hạch toán đúng đắn. - Về hạch toán chi tiết vật liệu, CCDC: Hạch toán chi tiết vật liệu, CCDC tại DN được áp dụng theo phương pháp thẻ song song. Đây là phương pháp hạch toán khoa học, phù hợp trong điều kiện cụ thể cuả đơn vị là sử dụng nhiều loại vật tư mật độ nhập xuất cao. 2. Nhược điểm: Bên cạnh những thành tích, kết quả đã đạt được thì công tác hạch toán nguyên vật liệu, CCDC còn một số hạn chế sau: * Thứ nhất: Nguyên vật liệu, CCDC của DN có đặc điểm là rất phong phú về chủng loại, ví dụ vật liệu được chia thành vật liệu chính, phụ, nhiên liệu... trong vật liệu chính lại bao gồm nhiều loại khác nhau như thép, hợp kim. Từ thực tế đó đơn vị đã tiến hành phân loại dựa trên vai trò, công dụng của vật liệu nhưng lại chưa hoàn thiện việc xây dựng “Sổ danh điểm vật tư” điều đó ít nhiều gây khó khăn cho việc quản lý và theo dõi vật liệu, CCDC. *Thứ hai: Chứng từ cập nhật chưa kịp thời do khâu giao nhận giữa nhân viên tiếp liệu, thủ kho và kế toán tiến hành chậm. Nhân viên tiếp liệu không gửi chứng từ, hoá đơn một cách kịp thời do vậy việc hạch toán cũng tiến hành không đúng thời điểm *Thứ ba: Hiện nay DN đang áp dụng hệ thống sổ kế toán tổng hợp theo hình thức Chứng từ ghi sổ là hình thức sổ sách có nhiều ưu điểm, đang được áp dụng rộng rãi, phổ biến trong các doanh nghiệp sản xuất. Tuy nhiên tất cả các bảng biểu vẫn làm bằng phương pháp thủ công, khối lượng công việc nhiều và mất nhiều thời gian. Việc áp dụng tin học trong kế toán: Việc ghi chép, hạch toán hàng ngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hầu như đều làm theo phương pháp thủ công, công ty vẫn chưa thực hiện theo kế toán máy. Điều này làm cho công tác kế toán của công ty gặp nhiều khó khăn, một mặt nó làm cho khối lượng công việc nhiều mất nhiều thời gian, mặt khác cung cấp thông tin chưa kịp thời. Trong điều kiện cơ chế thị trường như hiện nay, đây là một hạn chế cần thiết phải được xem xét và khắc phục. * Thứ tư : Hạch toán chi tiết vật liệu, CCDC Xuất phát từ đặc điểm vật liệu, CCDC của DN , công tác kế toán chi tiết vật liệu sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán là phù hợp nhưng chưa thực sự hoàn thiện vì điều kiện chưa có hệ thống danh điểm vật tư thống nhất, trong hạch toán chi tiết vật liệu, CCDC chưa có sự kiểm tra đối chiếu thường xuyên, chặt chẽ giữa kho và phòng kế toán. * Thứ năm: Doanh nghiệp chưa quan tâm đúng mức đến hạch toán vật liệu, CCDC vượt định mức. Mặt khác, chi phí vật liệu vượt định mức vẫn được DN hạch toán vào chi phí vật liệu, đây cũng là nguyên nhân làm tăng giá thành sản phẩm của DN . IV. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu, CCDC tại DNTN SX - KD TM Thành Phong Xuất phát từ những hạn chế của doanh nghiệp, để công tác hạch toán ngày cành được hoàn thiện hơn nữa, đáp ứng yêu cầu quản lý vật liệu, CCDC em có một số đề xuất sau: 1. Hoàn thiện việc tổ chức bảo quản, thu mua lưu trữ vật tư: Mặc dù việc quản lý và hạch toán từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến đưa vào sản xuất kinh doanh NVL, CCDC vẫn đảm bảo cho quá trình diễn ra nhưng thực tế quan sát cho thấy việc sắp xếp, bảo quản vật tư chưa thực sự ngăn nắp, khoa học điều đó ít nhiều gây khó khăn cho việc bảo đảm cung cấp vật liệu cho sản xuất để khắc phục tình trạng này DN nên thực hiện một số biện pháp sau: - Vật tư phải được sắp xếp ở vị trí thuận lợi theo nguyên tắc dễ nhìn dễ thấy, dễ lấy. Vật tư nào hay dùng phải được sắp xếp ở vị trí thuận lợi đảm bảo khi cần thiết thì lấy dễ dàng. Đồng thời DN cũng nên cân đối lại kế hoạch thu mua vật liệu, CCDC tại DN, vì hiện tại việc thu mua vật liệu, CCDC tại DN được tiến hành theo kiểu mua đâu dùng đấy, do vậy nhiều khi có hiện tượng không đủ vật liệu, CCDC cung cấp kịp thời cho sản xuất. Để khắc phục tình trạng này, bộ phận kế hoạch phải cân đối lại việc bảo quản, lưu trữ NVL nên có một khoản dự trữ nhất định để tránh tình trạng gián đoạn trong sản xuất. - Bộ phận kế hoạch cũng cần xem xét lại danh mục sản phẩm tiêu thụ để xác định những sản phẩm chủ chốt cần sản xuất từ đó có kế hoạch cung ứng một cách tốt nhất các loại vật liệu, CCDC. 2. Hoàn thiện hạch toán chi tiết vật liệu, CCDC * Xây dựng sổ danh điểm thống nhất toàn DN Để công tác quản lý vật liệu được chặt chẽ, thống nhất, đối chiếu kiểm tra được dễ dàng, dễ phát hiện khi sai sót và thuận tiện cho việc muốn tìm kiếm thông tin về một loại vật liệu, CCDC nào đó, trước hết DN nên mở “Sổ danh điểm vật liệu, CCDC”. Sổ danh điểm vật liệu, CCDC thống nhất tên gọi của từng thứ vật liệu, CCDC, mã hiệu quy cách vật liệu CCDC, đơn vị tính và đơn giá hạch toán của vật liệu, CCDC. Muốn mở sổ này trước hết DN phải xác định số danh điểm vật liệu, CCDC thống nhất trong toàn đơn vị. Việc áp dụng sổ danh điểm vật liệu, CCDC trong công tác quản lý sẽ góp phần giảm bớt khối lượng công việc kế toán, xử lý nhanh chóng, cung cấp thông tin kịp thời phục vụ quản lý điều hành sản xuất kinh doanh và rất thuận tiện cho việc hạch toán trên máy tính. Sổ danh điểm vật liệu, CCDC được mở theo mẫu sau: Sổ danh điểm vật tư Loại: Nguyên vật liệu chính. Ký hiệu Tên vật liệu Đơn vị tính Giá hạch toán Ghi chú Nhóm Danh điểm vật tư 1521.01 Thép gió 1521.01.01 Thép F34 1521.01.02 Thép F34 ... 3. Hoàn thiện việc hạch toán tổng hợp * Hoàn thiện việc ghi sổ kế toán Như trên ta đã thấy, trong trường hợp vật liệu, CCDC mua ngoài nhập kho, sau khi đã làm đầy đủ thủ tục và được nhập kho, kế toán chưa tiến hành hạch toán ngay mà sau khi hoá đơn về mới tiến hành hạch toán. Điều đó gây khó khăn rất nhiều cho việc tổ chức hạch toán được đảm bảo chính xác, kịp thời và cập nhật, để khắc phục tình trạng này theo em thì khi hàng về đơn vị vẫn tiến hành làm thủ tục nhập kho bình thường, vật tư này nên được sắp xếp riêng. Nếu cuối tháng hoá đơn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính theo định khoản: Nợ TK 152, 153 (chi tiết vật liệu, CCDC ): Trị giá vật liệu, CCDC nhập kho theo giá tạm tính Có TK 331: Tổng giá thanh toán Sang tháng sau khi hàng về thì ghi bằng một trong các cách sau: Cách 1: Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ rồi ghi lại bằng bút toán thường. Cách 2: Dùng bút toán đảo để xoá giá tạm tính rồi ghi lại bằng bút toán thường. Nợ TK331 Có TK 152, 153 Nợ TK 152, 153 Nợ TK 133 Có TK 331 Cách 3: Ghi số chênh lệch giá tạm tính và giá thực tế bằng bút toán toán đỏ trong trường hợp giá tạm tính > giá thực tế, nếu giá tạm tính < giá thực tế thì ghi số chênh lệch bằng bút toán thường. 4. áp dụng tin học trong công tác kế toán Khối lượng công việc kế toán nhiều nhưng việc trang bị máy tính cho phòng kế toán còn rất hạn chế, mặt khác do trình độ của kế toán viên nên việc sử dụng cũng chưa phát huy hết vai trò của máy tính. Thực tế hiện nay công việc kế toán chỉ có một số phần hành được áp dụng trên máy, còn lại vẫn được thực hiện theo phương pháp thủ công nên việc hạch toán tốn rất nhiều thời gian, mặt khác sổ sách ghi chép bằng tay nên hình thức không đẹp, ảnh hưởng đến việc tra cứu, xem xét tài liệu. Hơn nữa, do công tác kế toán gồm rất nhiều khâu, trải qua nhiều giai đoạn nên không tránh khỏi nhầm lẫn, sai sót. Từ thực tế trên, để nâng cao hiệu quả của việc hạch toán kế toán DN nên trang bị thêm máy vi tính cho phòng kế toán, đồng thời lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp nhất với đặc điểm của đơn vị cũng như trình độ của kế toán viên để tận dụng được tối đưa năng lực, tác dụng của nó. Bên cạnh đó công ty cũng cần đào tạo bồi dưỡng thêm trình độ sử dụng máy vi tính cho các nhân viên kế toán . Nếu những việc làm này được quan tâm, trong tương lai công tác quản lý nói chung và hạch toán nói riêng sẽ đơn giản hơn nhiều, giảm bớt lượng sổ sách ghi chép, tiết kiệm được lao động và một điều rất quan trọng là hạn chế được sai sót, cung cấp kịp thời thông tin cho quản lý. Doanh nghiệp một mặt nên đưa ra những biện pháp quản lý quá trình sản xuất sản phẩm cũng như theo dõi giám sát chặt chẽ quá trình sử dụng NVL, CCDC ở các phân xưởng, một mặt thực hiện chế độ quy trách nhiệm, gắn trách nhiệm quản lý và sử dụng cho từng bộ phận cá nhân cũng như phân xưởng, khuyến khích các sáng kiến biện pháp nhằm sử dụng tiết kiệm NVL, CCDC. Kết luận Sau một thời gian thực tập tại Doanh nghiệp tư nhân sản xuất và kinh doanh thương mại Thành Phong. Được sự giúp đỡ chỉ bảo chu đáo của các cán bộ phòng kế toán doanh nghiệp và đặc biệt cùng với sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Nguyễn Hải Hà, em nhận thấy việc tổ chức tốt công tác kế toán Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ có ý nghĩa to lớn, có vai trò quan trọng trong việc quản lý sản xuất kinh doanh của DN. Hạch toán kế toán Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ chính xác, kịp thời , phản ánh đầy đủ tình hình thu mua, sử dụng và dự trữ bảo quản Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mới giúp cho Ban lãnh đạo doanh nghiệp có biện pháp chỉ đạo sản xuất đúng đắn. Vì vậy công tác kế toán Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nói riêng và công tác kế toán nói chung tại doanh nghiệp phải không ngừng hoàn thiện hơn nữa. Do thời gian thực tập tại doanh nghiệp đã giúp em rất nhiều trong việc củng cố kiến thức của mình đồng thời tiếp cận được với thực tế và vận dụng lý luận vào thực tế. Em đã mạnh dạn tìm hiểu công tác kế toán Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại doanh nghiệp thấy được những mặt mạnh và những điểm cần khắc phục nhằm góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại doanh nghiệp Hoàn thành được chuyên đề này, một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự góp ý, chỉ bảo của thầy giáo Nguyễn Hải Hà và các cán bộ phòng kế toán doanh nghiệp đã hết lòng giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập . Hà Nội , ngày 10 tháng 4 năm 2004 Sinh viên thực tập Tăng Hữu Toàn Mục lục