Chuyên đề Công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Tư vấn xây dựng Điện I

ty 1. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh 1.1. Ngành nghề Ngành nghề chính của Công ty tư vấn xây dựng điện 1 là: + Khảo sát + Thiết kế + Xây lắp và gia công cơ khí Công ty tư vấn xây dựng điện I chịu trách nhiệm quản lý tập trung thống nhất toàn bộ các mặt công tác quy hoạch, khảo sát thiết kế các công trình điện. Ngoài ra, Công ty còn thực hiện các nhiệm vụ khác trong lĩnh vực sửa chữa, xây dựng các công trình thủy điện nhỏ, lưới điện từ 35KV trở xuống và chế tạo cột điện bằng thép theo kế hoạch đề ra. 1.2. Vốn Hiện nay hình thức vốn của Công ty chủ yếu là: vốn ngân sách, vốn tự có, vốn vay. Khi mới thành lập, vốn kinh doanh của Công ty chủ yếu là nguồn vốn ngân sách và vẫn còn khá nhỏ bé. Nếu như năm 1987, tổng số vốn kinh doanh của Công ty là 120 triệu thì đến thời điểm 31/12/1999 tổng số vốn kinh doanh lên đến trên 159 tỷ đồng, trong đó vốn nhà nước giao trên 13 tỷ đồng. Trải qua 8 năm (từ khi Công ty thành lập lại theo Nghị định 388/HĐBT ngày 19/6/1993) với nhiều biến động của thị trường, Công ty tư vấn xây dựng điện 1 là một doanh nghiệp nhà nước điển hình ngày càng lớn mạnh cả bề rộng và bề sâu. Công ty không chỉ bảo toàn được vốn do nhà nước giao phó mà còn luôn phát triển nguồn vốn kinh doanh, tăng vốn tự có của mình lên. Tính đến nay Công ty đã có trên 180 tỷ đồng vốn kinh doanh. Cụ thể như sau: Biểu 1: Tình hình sử dụng vốn kinh doanh của Công ty Đơn vị: Đồng Việt nam Chỉ tiêu Năm Tổng số Trong đó Vốn ngân sách Vốn tự có 1998 168.063.899.171 13.688.043.360 10.322.425.196 - Vốn cố định 5.386.553.704 - Vốn lưu động 18.598.914.852 - Vốn ĐTXDCB - Vốn khác 251.128.450 1999 159.430.556.183 13.801.300.850 12.612.050.642 - Vốn cố định 5.377.611.194 - Vốn lưu động 21.035.740.298 2000 180.399.459.138 13.801.300.850 14.308.331.036 - Vốn cố định 6.614.696.510 - Vốn lưu động 21.494.935.376 1.3. Thị trường Công ty tư vấn xây dựng điện I là một doanh nghiệp có đặc điểm riêng với chức năng chính là khảo sát và thiết kế các công trình điện. Sản phẩm của Công ty mang tính đặc thù không giống như sản phẩm của các ngành sản xuất kinh doanh khác. Những sản phẩm sau khi hoàn thành là các bản vẽ, thiết kế mẫu thăm dò địa chất…. Sẽ được chuyển đến cho các Công ty xây lắp khác thực hiện tiếp việc xây dựng công trình. Thị trường cung cấp nguyên vật liệu hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trước kia do nhà nước cấp. Hiện nay, Công ty đứng ra nhận thầu các công trình vì vậy nguyên vật liệu được mua ngoài. Thị trường cung cấp nguyên vật liệu chủ yếu là các doanh nghiệp nhà nước khác. Công ty cũng mua ở ngoài thị trường để đáp ứng kịp thời nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất kinh doanh. 1.4. Kết quả kinh doanh Sự lớn mạnh không ngừng của Công ty được thể hiện qua một số chỉ tiêu sau: Biểu 2: Kết quả kinh doanh Đơn vị: Đồng Việt nam Chỉ tiêu Năm Doanh thu Lợi nhuận Tiền lương bq 1 CNV/tháng 1998 217.647.699.689 7.709.050.293 1.560.000 1999 119.527.764.708 3.622.522.468 1.695.000 2000 115.944.580.220 3.827.179.759 1.706.000 2. Cơ cấu tổ chức hệ thống sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ: 2.1. Cơ cấu tổ chức hệ thống sản xuất kinh doanh Công ty tư vấn xây dựng điện I tổ chức sản xuất thành 2 bộ phận sản xuất chính là khảo sát và thiết kế. * Bộ phận khảo sát: có nhiệm vụ khảo sát các công trình điện. Bao gồm các đơn vị sau: 1. Đội khảo sát: khảo sát tất cả các công trình lưới điện (đường dây và trạm biến áp) 2. Đội địa vật lý: Có nhiệm vụ khảo sát địa chất bằng phương pháp địa vật lý như do Karota, siêu âm, địa chấn, đo điện trở suất, khoan đào phục vụ cho việc thiết kế các nhà máy thuỷ điện, nhiệt điện. 3. Phòng thí nghiệm: chuyên đảm nhận việc phân tích các mẫu đất đá, cát sỏi, nước, phục vụ cho công tác khảo sát các công trình, các lưới điện. 4. Phòng địa hình: có nhiệm vụ đo vẽ bản đồ địa hình phục vụ cho công tác thiết kế các công trình thuỷ điện. Ngoài ra, còn có chức năng thẩm định công tác của các đơn vị khác như phòng thí nghiệm, đội khảo sát địa, vật lý. * Bộ phận thiết kế: 1. Bộ phận thiết kế lưới điện: lập báo cáo khả thi thiết kế kỹ thuật và bản vẽ thi công, lập và xét các hồ sơ mời thầu, giám sát các bản vẽ, chất lượng thi công công trình đường dây và trạm. Bộ phận này gồm các đơn vị: - Phòng tư vấn phát triển tại địa phương - Phòng thiết kế đường dây - Phòng thiết kế trạm 2. Bộ phận thiết kế thuỷ điện và nhiệt điện Đoàn thiết kế thuỷ điện I và II: có nhiệm vụ lập báo cáo khả thi thiết kế kỹ thuật, nghiên cứu quy hoạch thuỷ điện. Hai đoàn thiết kế này tuy cùng chức năng nhưng khác nhau là phân định hoạt động theo khu vực: Đoàn thiết kế I: hoạt động ở khu vực miền Bắc. Đoàn thiết kế II: hoạt động ở khu vực miền Trung và miền Nam - Đoàn thiết kế YALY và ban tư vấn giám sát Sông Hinh: có nhiệm vụ thay mặt chủ nhiệm đề án giám sát các bản thiết kế chi tiết như các bản vẽ công trình, giám sát chất lượng kỹ thuật xây dựng công trình thuỷ điện YALY và Sông Hinh. - Phòng nhiệt điện: Lập báo cáo khả thi, thiết kế kỹ thuật và lập bản vẽ thi công, lập và xét hồ sơ mời thầu, giám sát chất lượng thi công, kỹ thuật xây dựng các công trình, nhà máy nhiệt điện. - Ngoài ra, Công ty còn có các đơn vị khác như xưởng tài liệu phục vụ quá trình sản xuất và quản lý của Công ty như: phòng đánh máy vi tính, photocopy, in ấn tài liệu theo tiêu chuẩn và 4 xí nghiệp thành viên có tư cách pháp nhân không đầy đủ hoạt động theo chế độ hạch toán phụ thuộc có con dấu riêng. Đó là: * Xí nghiệp khảo sát I: đóng tại Phường Phúc La – Thị xã Hà Đông. Nhiệm vụ: khảo sát các nhà máy nhiệt điện, thuỷ điện, trạm Diezen và xây lắp các đường dây 6kv, 10kv, 35kv. * Xí nghiệp khảo sát sửa chữa thuỷ nông, thuỷ điện (xí nghiệp II): trụ sở thành phố Biên Hoà. Nhiệm vụ: khảo sát sửa chữa các công trình điện và công trình dân dụng ở phía nam, khoan giếng, khai thác nước ngầm, khoan phun gia công, sửa chữa xây dựng các công trình thuỷ điện, san nền, làm đường, thi công nền móng công trình. * Xí nghiệp khảo sát III: Trụ sở tại Đà Nẵng Nhiệm vụ: giống xí nghiệp I nhưng hoạt động ở địa bàn khu vực miền Trung. * Xí nghiệp dịch vụ khoa học kỹ thuật (Xí nghiệp IV): đóng tại Thanh Xuân – Hà Nội. Nhiệm vụ: xây lắp các đường dây 5kv, 10kv, và sửa chữa đường dây điện, sửa chữa ôtô, gia công chế tạo các cột điện bằng thép từ 35-200kv. 2.2 Quy trình công nghệ Căn cứ vào nhiệm vụ do Tổng Công ty Điện lực giao (đối với các công trình do nhà nước cấp vốn và giao chỉ tiêu pháp lệnh) hoặc căn cứ vào nhu cầu của thị trường (đối với các công trình mà Công ty có nguồn vốn thu hút được) Công ty lập đề cương sơ bộ về nội dung, khối lượng công việc cần thực hiện cùng dự toán chi phí sơ lược làm cơ sở để thảo luận và ký kết hợp đồng kinh tế với cơ quan chủ đầu tư. Sau khi hợp đồng kinh tế được ký kết Công ty phải xây dựng đề cương chi tiết về yêu cầu, nội dung, khối lượng, tiến độ các công việc cần thực hiện và các dự toán chi phí tương ứng để trình chủ đầu tư phê duyệt làm cơ sở lập kế hoạch triển khai công việc và thanh toán sau khi thực hiện xong các công việc. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết và nội dung đề cương, dự toán được phê duyệt, Công ty lập kế hoạch sản xuất và giá thành kế hoạch (theo dự toán được duyệt) phân giao từng nhiệm vụ cụ thể cho từng đơn vị để bố trí lực lượng thực hiện. Nhiệm vụ sản xuất cho từng đơn vị bao gồm nội dung, khối lượng, tiến độ và giá trị theo từng định mức thi công do phòng kinh tế kế hoạch xác định, yêu cầu kỹ thuật do phòng kỹ thuật xác định, kế hoạch tài chính do phòng tài chính kế toán và đơn vị đó cùng lập. Nhiệm vụ kế hoạch sản xuất kỹ thuật – tài chính do giám đốc Công ty phê duyệt và là chỉ tiêu pháp lệnh đối với các đơn vị thi công. Căn cứ vào nhiệm vụ được giao, từng đơn vị khảo sát, thiết kế lập phương án thi công thông qua các phòng quản lý chức năng chủ động bố trí, sắp xếp tổ chức lực lượng và thi công các công việc được giao dưới sự giám sát, theo dõi, chỉ đạo của các phòng ban, ban quản lý, kỹ thuật có liên quan. Với bộ máy tổ chức sản xuất như trên, quy trình sản xuất sản phẩm của Công ty có thể tóm tắt bằng sơ đồ sau: Sơ đồ 1: quy trình sản xuất sản phẩm của Công ty tư vấn xây dựng điện I Hợp đồng ký nhận Khảo sát sơ bộ Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi Báo cáo nghiên cứu khả thi Giám sát thi công Đề án bản vẽ thiết kế thi công Khảo sát thiết kế kỹ thuật Sau khi hoàn thành việc khảo sát và đề án thiết kế, phòng kế hoạch thay mặt Công ty giao nộp toàn bộ số tài liệu khảo sát và thiết kế cho cơ quan chủ đầu tư (bên A) phê duyệt dự án lập nghiệm thu và thanh quyết toán với cơ quan chủ đầu tư, với các đơn vị tham gia thi công công trình. III) Tổ chức bộ máy quản lý, chức năng và nhiệm vụ các phòng ban. Do đặc điểm của ngành điện và do nhu cầu về việc quản lý nên tổ chức bộ máy của Công ty Tư vấn xây dựng điện I được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng, giám đốc là người chỉ huy trực tiếp toàn bộ bộ máy quản lý, các bộ phận sản xuất khác của Công ty. Các phó giám đốc cùng các phòng ban tham mưu cho giám đốc theo chức năng nhiệm vụ của mình giúp giám đốc ra các quyết định, chỉ thị công tác đúng đắn. Bộ máy quản lý của Công ty bao gồm: * Ban Giám đốc: có 4 người Giám đốc: là người điều hành sản xuất kinh doanh của toàn Công ty, làm việc theo nguyên tắc chế độ thủ trưởng đề cao trách nhiệm cá nhân, tăng cường kỷ luật hành chính, là đại diện pháp nhân của Công ty trong các quan hệ kinh tế với các đối tác trong và ngoài nước. Giám đốc là đại diện pháp nhân của Công ty trước pháp luật, chịu trách nhiệm trước Tổng Công ty điện lực Việt nam, Bộ công nghiệp, Nhà nước và tập thể lao động về điều hành sản xuất kinh doanh của Công ty. Ba phó giám đốc gồm có: - Một phó giám đốc kỹ thuật phụ trách khối khảo sát. - Một phó giám đốc kỹ thuật phụ trách thuỷ điện và nhiệt điện. - Một phó giám đốc kỹ thuật phụ trách khối lưới điện. Các phó giám đốc là người giúp giám đốc điều hành công việc theo sự phân công và uỷ quyền của giám đốc trong từng công việc cụ thể. * Các phòng ban chức năng: 1. Văn phòng Công ty: chịu trách nhiệm về công tác hành chính, công tác quản trị, điện nước, xe, nhà xưởng, công tác xây dựng cơ bản nội bộ. 2. Phòng kinh tế kế hoạch: giúp giám đốc về công tác kế hoạch hoá sản xuất, thống kê điều độ sản xuất, công tác kinh doanh, công tác cung ứng vật tư, trang thiết bị máy móc. 3. Phòng tổ chức cán bộ lao động: chịu trách nhiệm về công tác tổ chức cán bộ lao động, hợp đồng lao động, tuyển dụng lao động, các chế độ phân phối tiền lương, tiền thưởng cho người lao động, các chế độ đào tạo nâng bậc lương giúp giám đốc trong công tác đề bạt, miễn nhiệm cán bộ, bảo hiểm cho người lao động. 4. Phòng tài chính kế toán: chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty về công tác tài chính kế toán theo chế độ sản xuất và các khoản khác được phân phối. 5. Phòng tư vấn hợp tác quốc tế: giao tiếp và tham gia các dự án với nước ngoài về khảo sát thiết kế các công trình điện. 6. Phòng khoa học và công nghệ môi trường: chịu trách nhiệm giám sát kỹ thuật, nghiên cứu khoa học kỹ thuật và một số công tác về đánh giá tác động của môi trường trong các công trình thuỷ điện. 7. Ban thanh tra: là đơn vụ quản lý tham mưu và tổ chức thực hiện công tác thanh tra toàn Công ty. 8. Tổ kiểm toán nội bộ Công ty: kiểm tra tính phù hợp hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát. Kiểm tra và xác nhận chất lượng báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị trước khi trình giám đốc ký để cấp trên phê duyệt. Kiểm tra việc tuân thủ các nguyên tắc hoạt động quản lý kinh doanh, đặc biệt là việc tuân thủ pháp luật, chính sách tài chính kế toán, phát hiện những sơ hở yếu kém trong gian lận quản lý, trong bảo vệ tài sản của Công ty, xí nghiệp, các đơn vị trực thuộc, từ đó để ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh của Công ty và các đơn vị trực thuộc. Thực hiện quyền hạn và phạm vi thực hiện, phương pháp kiểm toán nội bộ theo quyết định số 832TC – QĐ/CĐKT chế độ kế toán ngày 28-10/1997 của Bộ Tài chính. 9. Trung tâm thông tin: Là nơi cung cấp các tài liệu giúp cho việc đọc và tìm hiểu các vấn đề liên quan đến công việc của Công ty. IV) Tổ chức Bộ máy kế toán Bộ máy kế toán được tổ chức hoạt động theo nguyên tắc: phân quyền tập trung dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng. 1. Kế toán trưởng - Thực hiện công việc quản lý phòng tài vụ hàng ngày,chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty về nghiệp vụ chuyên môn kế toán, tài chính. Ngoài ra có thể uỷ nhiệm cho phó phòng kế toán trong thời gian đi công tác.Thay mặt nhà nước kiểm tra việc thực hiện chế độ,thể lệ quy định của nhà nước về lĩnh vực kế toán cũng như lĩnh vực tài chính. 2. Kế toán phó (phó phòng kế toán):Lập kế hoạch tài chính hàng năm báo cáo Tổng Công ty .Lập và giao kế hoạch tài chính hàng năm cho các xí nghiệp trực thuộc Công ty ,xem xét kế hoạch tài chính hàng quý của các đơn vị khoán. 3. Kế toán tổng hợp - Quản lý toàn bộ bảng kê ,chứng từ ,sổ sách kế toán khối cơ quan Công ty, kiểm tra tổng hợp toàn bộ báo cáo tài chính hàng quý ,hàng năm của hai đơn vị : Đoàn I,Đội địa vật lý,các xí nghiệp ,các đơn vị khác.Hàng ngày ghi các nghiệp vụ vào sổ kế toán dựa trên các chứng từ của các phần hành. - Cuối tháng, mỗi quỹ tổng hợp số liệu kế toán để lập các báo cáo có liên quan. 4. Kế toán vật tư - Hàng ngày ghi chép các nghiệp vụ nhập xuất về số liệu vật tư kế toán vào các sổ có liên quan như: sổ chi tiết TK152,153,142,331. - Cuối tháng tiến hành cộng dồn sổ và tính ta số dư cuối kỳ. Sau đó cuối quý đưa cho kế toán tổng hợp để tiến hành lập báo cáo.Chịu trách nhiệm lên báo cáo giải quyết những tồn đọng xử lý sau kiểm kê. 5. Kế toán giá thành -Theo dõi đề cương dự toán được duyệt của các công trình để cùng phòng Kế hoạch xem xét nghiệm thu cho các đơn vị,xí nghiệp cũng như giải trình với Cục Đầu tư khi thanh toán.Theo dõi chi tiết về hợp đồng nghiệm thu A-B,các công trình và lập báo cáo giá thành khối cơ quan Công ty hàng quý . Tổng hợp các chứng từ liên quan đến quá trình sản xuất để từ đó tập hợp chi phí và tính ra giá thành của các công trình, giúp cho việc nghiệm thu các công trình diễn ra nhanh chóng. Đây là mảng kế toán hết sức quan trọng đòi hỏi bộ phận kế toán này phải có đủ trình độ chuyên môn về nghiệp vụ và thành thạo sử dụng máy tính để đáp ứng kịp thời nhu cầu của Công ty. 6. Kế toán tài sản cố định - Có nhiệm vụ ghi chép, quản lý các loại tài sản trên sổ sách kế toán (chi tiết theo từng loại tài sản).Đồng thời theo dõi nguồn vốn toàn Công ty ,báo cáo tổng hợp kiểm kê về tài sản cố định theo định kỳ hàng năm.Phối hợp với phòng Kế hoạch trình Hội đồng kiểm kê và thanh lý, nhượng bán tài sản cố định về tài sản thừa thiếu cũng như thanh lý hoặc nhượng bán theo quy định của nhà nước và của Tổng Công ty 7. Kế toán về thuế - Hàng ngày tập hợp các chứng từ có liên quan sau đó ghi chép vào sổ chi tiết TK 133. Cuối tháng tiến hành cộng dồn và tiến hành khấu trừ thuế.Cuối quý chuyển số liệu cho kế toán tổng hợp để kế toán tổng hợp lập báo cáo. 8. Kế toán công nợ. - Công ty tư vấn xây dựng điện 1 trực thuộc Tổng Công ty Điện lực Việt Nam cho nên việc hạch toán nội bộ tại Công ty cũng được hết sức chú trọng. Hơn nữa trong Công ty lại có 14 đơn vị thành viên cho nên càng đòi hỏi cao hơn. - Nhiệm vụ của kế toán công nợ là theo chỉ từng trường công nợ của Công ty trên các tài khoản: 131, 136, 336... Cuối tháng tính ra số dư cuối kỳ và cuối quý chuyển số liệu cho kế toán tổng hợp lập báo cáo 9. Kế toán ngân hàng - Do quy mô hoạt động của Công ty là rất lớn cho nên thườgn xuyên có các nghiệp vụ liên quan đến vấn đề thanh tra. Do đó Công ty đã đặt tài khoản tại ngân hàng. Và nghiệp vụ thanh toán qua ngân hàng được Công ty thực hiện nhanh chóng, tương đối thuận tiện. - Hàng ngày kế toán ngân hàng tập hợp các chứng từ về thanh toán: báo nợ, báo có ghi các nghiệp vụ vào sổ chi tiết, sổ cái. Cuối tháng tiến hành tính ra số dư cuối kỳ và lập bảng kê gửi cho ngân hàng để đối chiếu, cuối quý chuyển số liệu cho kế toán tổng hợp để lập báo cáo. 10. Kế toán tiền mặt: kiểm tra các thủ tục chứng từ trước khi thanh toán các khoản chi bằng tiền mặt. Lập, đóng chứng từ, lên bảng kê,vào sổ chi tiết TK 111,002. Hàng tháng cùng thủ quỹ, kế toán tổng hợp và phó Phòng tổ chức kiểm kê quỹ xác định số dư cuối tháng ,lập biên bản kiểm kê quỹ đóng cùng với bảng kê cuối tháng. 11.Kế toán thanh toán lương và các khoản phải thu phải trả khác: Hàng quý đối chiếu số dư với các cá nhân(TK141) và các đơn vị(TK138,338) sau khi đã vào sổ chi tiết các tài khoản trên.Báo cáo số dư chi tiết để lập báo cáo quyết toán khối cơ quan Công ty .Kiểm tra tổng hợp báo cáo tài chính hàng quý của hai đơn vị là : Phòng thí nghiệm,Phòng điện địa phương. V) Hình thức sổ kế toán đang áp dụng Hiện nay Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật Ký Chung và công việc kế toán chủ yếu thực hiện trên máy tính dựa trên phần mềm kế toán. Các loại sổ sách và chứng từ chủ yếu hiện nay Công ty đang sử dụng: + Sổ sái + Nhật ký chung + Các loại sổ chi tiết + Các bảng kê + Bảng tính giá thành … Sơ đồ: Trình tự ghi sổ kế toán của Công ty tư vấn xây dựng điện I theo hình thức “nhật ký chung” Chứng từ gốc Nhật ký chung Các sổ (thẻ) kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký đặc biệt Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu VI- Chức năng nhiệm vụ của tổ kiểm toán nội bộ Công ty tư vấn xây dựng điện I Căn cứ quyết định số 350 NL/TCCB - LĐ ngày 19/6/1993 của Bộ năng lượng quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Công ty khảo sát thiết kế điện I và quyết định 832 TC/QĐ KT ngày 28/10/1997 của Bộ Tài chính về quy chế kiểm toán nội bộ. Ngày 1/4/1998 Giám đốc Công ty khảo sát thiết kế điện I (Nay là Công ty tư vấn xây dựng điện 1) ra quyết định số 47 ĐVN/KSTK1.3 quyết định thành lập Ban kiểm toán nội của Công ty. Ngày 1/6/1998 Ban kiểm toán nội bộ được đổi thành Tổ kiểm toán nội bộ độc lập. Tổ kiểm toán nội bộ có chức năng, nhiệm vụ sau: 1.Kiểm tra tính phù hợp, hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty và các xí nghiệp, đơn vị trực thuộc. 2. Kiểm tra và xác nhận chất lượng, độ tin cậy của thông tin kinh tế, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị trước khi trình giám đốc ký để báo cáo cấp trên phê duyệt. 3- Kiểm tra sự tuân thủ các nguyên tắc hoạt động quản lý kinh doanh, đặc biệt là sự tuân thủ pháp luật, chính sách, chế độ tài chính kế toán và nghị quyết, quyết định của giám đốc Công ty. 4- Phát hiện những sơ hở, yếu kém, gian lận trong quản lý, trong bảo vệ tài sản của Công ty và các xí nghiệp, đơn vị trực thuộc. Đề xuất các giải pháp nhằm cải tiến, hoàn thiện hệ thống quản lý điều hành kinh doanh của Công ty và các xí nghiệp, đơn vị trực thuộc. 5- Thực hiện quyền hạn, phạm vi thực hiện, nội dung, trình tự và phương pháp kiểm toán nội bộ theo quyết định số 382TC/QĐ/CĐKINH Tế ngày 28/10/1997 thuộc Bộ Tài chính. Tổ kiểm toán nội bộ của Công ty bao gồm 4 người: - Một tổ trưởng phụ trách chung, kiểm tra công tác hạch toán kế toán, chi phí giá thành. - Một tổ viên chịu trách nhiệm kiểm tra chi phí nguyên vật liệu, thiết bị, hợp đồng kinh tế, cập nhật tài liệu văn bản pháp quy hiện hành. - Một tổ viên chịu trách nhiệm kiểm tra chi phí về nhân công, tiền lương, chế độ công tác phí, công tác ký kết hợp đồng và thực hiện hợp đồng lao động. - Một tổ viên về công tác văn thư, lưu giữ công văn đi, đến, tập hợp số liệu VAT từ các đơn vị. Các thành viên trong tổ kiểm toán nội bộ là những người có trình độ, năng lực, kinh nghiệm trong công tác kế toán cũng như các lĩnh vực mà họ đảm nhiệm. Tổ kiểm toán hoạt động dưới sự điều hành và giám sát trực tiếp của giám đốc Công ty. Chương trình kiểm toán nội bộ được quy định như sau: 1- Đối với các đơn vị khoán khối cơ quan Công ty: tổ kiểm toán nội bộ kiểm tra mỗi quý 1 lần. Hàng quý các đơn vị phải gửi báo cáo quyết toán tài chính về tổ kiểm toán theo đúng với điều mẫu, thời gian quy định của phòng tài chính kế toán. Sau khi xem xét báo cáo quyết toán, tổ kiểm toán sẽ thông báo (bằng lịch tuần hoặc điện thoại), từng đơn vị đem chứng từ sổ sách và các hồ sơ liên quan trong quá trình kiểm tra về tổ kiểm toán để làm việc 2- Đối với xí nghiệp: Tổ kiểm toán nội bộ kiểm tra 6 tháng 1 lần, hàng quý các xí nghiệp gửi báo cáo quyết toán tài chính về tổ kiểm toán đúng với biểu mẫu và thời gian quy định của Công ty, Nhà nước. Tổ kiểm toán sẽ thông báo thời gian kiểm tra và làm việc tại xí nghiệp. Để tạo điều kiện thuận lợi cho tổ kiểm toán làm việc, giám đốc Công ty đã có những văn bản đưa xuống các đơn vị cơ sở hướng dẫn và quy định cho các đơn vị phải đáp ứng đầy đủ sổ sách, chứng từ và các tài liệu liên quan khi Tổ kiểm toán yêu cầu. Khi phát hiện các đơn vị có sai phạm Tổ kiểm toán sẽ trao đổi với thủ trưởng đơn vị cùng xem xét và báo cáo giám đốc Công ty xin ý kiến giải quyết. Kết luận Nhìn chung bộ máy kế toán tại Công ty Tư vấn xây dựng điện I khá hoàn chỉnh và chặt chẽ, với sự phân công, phân việc rõ ràng không trùng lắp và có điều kiện đối chiếu kiểm tra chéo lẫn nhau. Hệ thống chứng từ của Công ty được đánh số thứ tự trước và có chu trình luân chuyển chứng từ chặt chẽ. Khi một nghiệp vụ phát sinh phải có đầy đủ các chứng từ nhân chứng hợp lệ mới được ghi sổ và xuất tiền. Các kế toán viên là những người có trình độ chuyên môn nghiệp vụ hơn nữa lại được sự hướng dẫn của Tổng Công ty điện lực Việt Nam trong cách hạch toán, ghi chép sổ sách nên công tác kế toán tại Công ty được thực hiện tốt. Bên cạnh đó cùng với sự kiểm tra của Tổ kiểm toán và ban thanh tra Công ty, hoạt động tài chính kế toán của Công ty ngày càng được hoàn thiện và hoạt động có hiệu quả hơn.  Phần hai Thực trạng tổ chức công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty tư vấn xây dựng điện I I) Nhận xét: Công ty tư vấn xây dựng điện I là một Công ty hạch toán độc lập trực thuộc Tổng Công ty điện lực Việt nam .Nhiệm vụ chính của Công ty là khảo sát và thiết kế điện. Trong công tác hạch toán thì Công ty đã áp dụng kế toán trên máy đối với mọi phần hành kế toán. Hình thức sổ kế toán mà Công ty áp dụng là : hình thức nhật ký chung .Công ty cũng sử dụng các hình thức nhật ký đặc biệt như : - Nhật ký về tiền gửi ngân hàng - Nhật ký về tiền mặt -Nhật ký về vật tư Vì các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến vật tư phát sinh hàng ngày là rất nhều cho nên để đơn giản cho việc hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thì Công ty đã sử dụng phương pháp hạch toán tổng hợp vật tư theo phương pháp kê khai thường xuyên. 1/Đặc điểm nguyên vật liệu: Do đặc điểm của Công ty cho nên việc sử dụng vật tư là hết sức đa dạng và nhu cầu sử dụng lớn chính vì vậy Công ty đã tiến hành theo dõi vật tư trên hệ thống sổ sách kế toán với việc mã hoá vật tư bằng sổ danh điểm theo quy định của tổng Công ty . Nguyên vật liệu trong Công ty được chia thành bốn loại chính : +Vật liệu chính: văn phòng phẩm, dụng cụ khoan, vật tư khoan. +Vật liệu phụ: cáp, sắt thép các loại, các loại công tắc, đồng hồ các loại; vật liệu điện, dây côroa. +Nhiên liệu: xăng, dầu, mỡ. +Phụ tùng: bao gồm phụ tùng máy Vĩ C100, Cẩu ADK, máy bơm 250/50… 2/Quản lý nguyên vật liệu: Để thực hiện tốt việc hạch toán vật tư thì Công ty đã áp dụng việc mã hoá danh điểm đối với các loaị vật tư do Tổng Công ty đưa ra và như vậy nếu Công ty có những loại vật tư nào thì quy định đúng theo mã của loại vật tư đó . Hiện nay nếu tính riêng văn phòng phấm thì Công ty cũng đã có 110 loại. Như vậy thì việc quản lý cần phải chú trọng và vấn đề mã hoá là hết sức cần thiết. Tổng Công ty điện lực Việt Nam Công ty tư vấn xây dựng điện I trích sổ danh điểm vật tư STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Đv tính Ghi chú 01 Giấy kẻ ngang 49401001 thếp 02 Giấy ngoại A3 49410063 thếp 03 Sổ công tác 49420110 quyển 04 Bút bi nhật 49450343 chiếc 05 Thiếc hàn 28201001 que … 3/Tính giá nguyên vật liệu: Hiện nay Công ty đang áp dụng phương pháp tính giá vật tư xuất theo phương pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập. Do làm công tác kế toán chủ yếu trên máy vi tính cho nên việc tính giá theo phương pháp này được tiến hành dễ dàng . Khi nhập hàng về kho thì Công ty vẫn tính giá vật tư theo đúng giá ghi trên hoá đơn nhưng chi phí vận chuyển bốc giỡ và các chi phí khác có liên quan thì Công ty lại không hạch toán vào giá mua mà lại đưa vào chi phí quản lý doanh nghiệp lý do là vì Công ty đã có bộ phận vận tải phục vụ cho công tác vận chuyển vật tư và lấy quỹ cơ quan để chi . Các đơn vị hàng tháng cần phải có kế hoạch thu mua, khi mua với số lượng lớn thì Công ty làm thủ tục nhập kho chứ không mua xuất sử dụng trực tiếp Đối với việc nhập xuất thẳng thì Công ty thường làm hợp đồng đối với bên nhà cung cấp (hai bên thoả thuận và sau đó xác nhận chữ ký của người có thẩm quyền ,khi mua hàng căn cứ vào chữ ký đó để xuất hàng). Khi muốn mua vật liệu thì cần phải có hoá đơn và chữ ký đầy đủ của nhãng người có thẩm quyền, sau đó đưa cho nhà cung cấp và trên cơ sở hoá đơn đó thì nhà cung cấp sẽ xuất bán nguyên vật liệu cho Công ty. Cuối tháng nhà cung cấp sẽ viết hoá đơn tổng hợp cả tháng gửi cho Công ty, Công ty đối chiếu hoá đơn trên máy xem có trùng khớp hay không ,sau khi xem xét song thì công ty tiến hành thanh toán với nhà cung cấp.Thông thường thì vật tư xuất thẳng theo từng công trình, theo công tác chung hay xuất cho công tác quản lý doanh nghiệp . Phiếu xuất được lấy thành 3 liên : 1 liên để lại Công ty, lái xe mang 2 liên đi mua hàng, khi mua hàng thì giao cho nhà cung cấp 1 liên và cầm 1 liên còn lại về giao cho phòng Kế hoạch . Trên thực tế thì xuất thẳng vẫn được hạch toán qua TK 152, 153 và ghi đồng thời với bút toán xuất : Nợ TK152,153 : giá mua trên hoá đơn Nợ TK 133(nếu có) : thuế gtgt đầu vào Nợ TK 6425 : các chi phí liên quan(nếu có) Có TK 141 : tổng tiền thanh toán Đồng thời ghi : Nợ TK 621,627,642: sản xuất,chung, quản lý Nợ TK336 : nội bộ Có TK 152,153: giá trị xuất Ví dụ: ngày 31/01/2001 có nghiệp vụ phát sinh như sau: Mua xăng, dầu Diezen, dầu phụ theo hoá đơn số 048317,048318,048319 của công ty xăng dầu Hoà Bình với tổng số tiền ghi trên hoá đơn là 16.884.792đ. Kế toán tiến hành định khoản như sau: Nợ TK 1523: 15.318.850 Nợ TK 1331: 765.942,5 Nợ TK 6425 : 800.000 Có TK141: 16.884.792 Đồng thời ghi: Nợ TK6211: 714.051 Nợ TK6272: 1.026.740 Nợ TK6422: 9.940.419 Nợ TK336 : 3.637.640 Có TK1523 : 15.318.850 II) Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu: Hạch toán chi tiết: Đối với kế toán chi tiết về vật tư thì Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song. Đây là phương pháp khá đơn giản và dễ sử dụng. Sơ đồ hạch toán chi tiết về vật tư như sau : Chứng từ gốc Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi số lượng của từng loại vật tư mẫu thẻ kho theo mấu của Bộ tài chính ban hành (mẫu số 06-VT). Đối với vật tư nhập : Khi hàng về kho, sau khi kiểm kê trên cơ sở thực tế về mặt số lượng thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho đối với từng loại vật tư cụ thề. Thủ kho cũng quản lý các loại vật tư theo từng loại cụ thể dựa trên bảng ghi về vật tư do thủ kho lập . Đối với vật tư xuất : Các đơn vị mang phiếu xuất (có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền ) đưa xuống cho thủ kho .Sau đó trên cơ sở phiếu đó thủ kho sẽ xuất hàng theo đúng số lượng trên phiếu xuất cho đơn vị đó . Hàng ngày thủ kho phải tiến hành ghi số thực nhập, thực xuất vào thẻ và cuối mỗi ngày tính ra số lượng tồn ở trên thẻ kho . Công thức tính hàng tồn kho cuối kỳ như sau : Hàng nhập trong kỳ (ngày ) - + Hàng tồn cuối kỳ(ngày ) = Hàng nhập trong kỳ (ngày) Hàng tồn đầu kỳ (ngày) Ví dụ: ngày 09 tháng 01 năm 2001 có nghiệp vụ xuất vật tư (giấy kẻ ngang), thủ kho tiến hành ghi thẻ kho như sau: Doanh nghiệp : CTTVXDĐI Tên kho: Phượng Mẫu 06 - VT Thẻ kho Ngày lập thẻ: 09/01/2001 Tờ số: 01 Tên nhãn hiệu quy cách vật tư, sản phẩm, hàng hoá: Giấy kẻ ngang Đơn vị tính: thếp Mã số: 88 Ngày nhập xuất Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số phiếu Ngày tháng Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn Kiểm kê 15 06 09/01 Thuận P21-lĩnh VPP tháng 1/2001 10 Cuối ngày 5 Tại phòng kế toán : Căn cứ váo các chứng từ nhập, xuất kế toán sẽ ghi vào sổ chi tiết về mặt số lượng của các loại vật tư, đồng thời hạch toán và ghi vào sổ chi tiết TK152. Các chứng từ nhập: hoá đơn mua hàng, phiếu mua hàng, hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho… Các chứng từ xuất: phiếu xuất kho, lệnh xuất kho … Cuối tháng kế toán sẽ tính ra giá trị tồn cuối kỳ và lập sổ chi tiết nguyên vật liệu (chi tiết ) gửi chi thủ kho (thực chất đây là bảng tổng hợp chi tiết). Căn cứ vào bảng kê này này, thủ kho đối chiếu số lượng ghi trên bảng kê và đối chiếu số lượng tồn cuối kỳ .Trường hợp nếu thấy không khớp thì thủ kho phải xem xét lại từng nghiệp vụ trên bảng kê đó để chỉ ra sai sót. (trường hợp sai sót sảy ra đối với bộ phận nào thì bộ phận ấy phải chiuh trách nhiệm). Ví dụ: Ngày 09\01và ngày 31\01 năm 2001 có nghiệp vụ nhập-xuất kho như sau: Đơn vị: P21 Địa chỉ: CTTVXDĐI Mẫu số: 02-VT phiếu xuất kho Ngày 09 tháng 01 năm 2001 Nợ : 336 Số:02 Có :1521 Họ tên người nhận hàng : Nguyễn Văn Thuận.Địa chỉ : P21 Lý do xuất hàng: Lĩnh VPP – tháng 1/2001 STT Tên nhãn hiệu,quycách,phẩm chất vật tư ,sản phẩm mã số Đ\V tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo C/từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 01 Đĩa mềm 1.44 hộp 3,00 80.000,00 240.000 02 Bút phủ cái 5,00 13.000,01 65.000 03 Tẩy chì, Mực cái 10,00 6.253,06 62.530 04 Ghim dập nhỏ hộp 4,00 1.420,93 5.683 05 Giấy kẻ ngang thếp 10,00 1.500,00 15.000 06 Bìa Duplex A4 tờ 200,00 320,00 64.000 Cộng 452.213 Thuế VAT 0% Tổng cộng 452.213 Viết bằng chữ: (bốn trăm năm mươi hai nghìn hai trăm mười ba đồng chẵn) Xuất, ngày 09 tháng 01 năm 2001 Người lập biểu Người nhập Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng Hoá đơn (GTGT) Mẫu số : 01 - GTKT- 3LL Liên (2) (Giao cho khách hàng) EE/00 - B Ngày 31 tháng 1 năm 2001 Số 048317 Đơn vị bán hàng : Cửa hàng xăng dầu Đại An Địa chỉ : Thị xã Hà Đông. Số tài khoản …… Họ tên người mua hàng : Tô Ngọc Bốn Đơn vị : Công ty tư vấn xây dựng điện I Địa chỉ : Hà Nội Số tài khoản : ……….. Hình thức thanh toán : Chuyển khoản . Mã số : ………… STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Xăng A83 Lít 250 4381 1.095.250 2 Xăng A92 Lít 2000 4667 9.334.000 Cộng tiền hàng : 10.429.250 - Thuế suất GTGT : 5% Tiền thuế GTGT : 520.750 Lệ phí giao thông : 1.125.000 Tổng cộng tiền thanh toán : 12.075.000 Số tiền viết bằng chữ : ( Mười hai triệu không trăm bảy năm nghìn đồng) Người mua hàng (Ký ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Đơn vị: P2 Địa chỉ: CTTVXDĐI Mẫu số: 01-VT phiếu nhập kho Ngày 31 tháng 01 năm 2001 Nợ : 1523 - Số :02 Nợ : 1331 Có : 141 Họ tên người giao hàng: Tô Ngọc Bốn. Địa chỉ: P2 Nhập theo hoá đơn số: 048317 ngày 31/01/2001 Nội dung: Bốn P2 – thanh toán mua nhiên liệu tháng 1/2001 STT Tên nhãn hiệu,quycách,phẩm chất vật tư ,sản phẩm mã số Đ\V tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo C/từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 01 Xăng A83 lít 250,00 4381,00 1.095.250 02 Xăng A92 lít 2000,00 4667,00 9.334.000 Cộng 10.429.250 Thuế VAT 520.750 Tổng cộng 10.950.000 Viết bằng chữ: mười triệu chín trăm năm mươi ngàn chẵn Nhập, ngày 31 tháng 01 năm 2001 Người lập biểu Người nhập Thủ kho Kế toán trưởng Thủ tưởng Công ty tư vấn xây dựng điện I Sổ chi tiết vật tư 494 đồ dùng văn phòng 01- Văn phòng phẩm- 001 giấy kẻ ngang Từ ngày 01\01\2001 đến 31\01\2001 Dư đầu kỳ: 15,00 0,00 Ngày Số CT Nội dung ĐV tính TK đ/ứng Số lượng nhập Số lượng xuất 09/01 06 Thuận P21 - lĩnh VPP tháng 1/2001 thếp 336 10 Tổng 0 10 Dư cuối kỳ 5 Ngày 31 tháng 01 năm 2001 Ngưòi lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng Nhận xét : Qua phần trình bày trên ta thấy rằng công tác hạch toán vật tư tại Công ty hết sức đơn giản. ở kho thì thủ kho chỉ theo dõi về mặt số lượng. Còn ở phòng kế toán thì kế toán vật tư theo dõi cả về mặt giá trị trên sổ chi tiết của tài khoản 152 và cả số lượng chi tiết của từng loại vật tư (nguyên vật liệu) Cuối mỗi tháng, thủ kho rút số lượng chi tiết của từng loại vật tư. Hàng quý giữa kế toán vật tư và thủ kho lại tiến hành đối chiếu số lượng kế toán ký xác nhận số dư đến cuối kỳ trên thẻ kho. Căn cứ vào bảng kê hàng tháng của các kế toán phần hành, kế toán tổng hợp sẽ lên bảng cân đối. Kế toán vật tư theo dõi cả về mặt chi tiết và cả về mặt tổng hợp vật tư trên sổ chi tiết TK152,153 Do làm kế toán trên máy cho nên việc hạch toán vật tư cũng hết sức thuận tiện: - Chỉ cần nhập số liệu vào máy là máy sẽ tự tính ra giá xuất bình quân do vây đã chánh được tình trạng phải tính toán và tiết kiệm được thời gian cho kế toán. - Để chánh tính trạng làm nhiều công đoạn kế toán trùng lắp thì giữa bộ phận kho và bộ phận kế toán đã có sự kết hợp giữa việc ghi chép và lập báo cáo dựa vào đó có thể đối chiếu và phát hiện ra sai sót để kịp thời xử lý . -Dựa vào sổ chi tiết có thể cho ta biết tình hình nguyên vật liệu trong Công ty luân chuyển như thế nào ,bên cạnh đó có thể theo dõi tổng hợp tình hình của nguyên vật liệu dựa vào cột TK152. Hạch toán tổng hợp : Để thực hiện công tác kế toán tổng hợp thì kế toán sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để phản ánh thường xuyên quá trình nhập- xuất -tồn trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp dựa trên các chứng từ nhập xuất . Sơ đồ hạch toán tổng hợp như sau : Chứng từ Nhật ký chung (nhật ký đặc biệt ) Sổ cái (TK152,153) Báo cáo tài chính 2.1 Hạch toán nhập nguyên vật liệu: Quá trình nhập kho được tiến hành theo trình tự như sau: Chứng từ (hoá đơn của NCC) Kiểm nghiệm (kiểm tra thực tế) Phiếu nhập kho (kiểm tra thực tế ) Căn cứ vào hoá đơn của nhà cung cấp thì thủ kho tiến hành kiểm tra thực tế số vật tư mua về và sau đó làm thủ tục nhập kho (ghi vào thẻ kho theo từng loại vật tư cụ thể, viết phiếu nhập kho). Hàng ngày thủ kho tập hợp các chứng từ nhập gửi lên phòng kế toán .Kế toán vật tư dựa trên các chứng từ này ghi vào sổ chi tiết TK152,153,141,331. Kế toán tổng hợp cũng sẽ ghi vào nhật ký chung hàng ngày khi có các nghiệp vụ phát sinh trên các chứng từ mua hàng có liên quan. Dựa vào nhật ký chung thì kế toán tổng hợp sẽ ghi vào sổ cái TK152,153,141,331 Ví dụ : Nghiệp vụ phát sinh ngày 31\01\2001 theo hoá đơn số 048317 ghi theo Nhật ký chung trong tháng 01-200 như sau Công ty tư vấn xây dựng điện I nhật ký chung Từ ngày 01\01\2001 Đến ngày 05\01\2001 Ngày Số CT Nội dung TK Nợ TK Có Số tiền 01/01/01 VT01 K/c vật tư kiểm kê cuối 2000 – tổ can, in 6428 1521 10 333 800 … 31/01 048317 Bốn-P2: thanh toán mua nhiên liệu xăng A83+A92 1523 141 10.950.000 … .. Ngày … tháng … năm… Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng Ví dụ : ghi sổ cái tài khoản 152 vào tháng 1-2001 như sau Công ty tư vấn xây dựng điện I Sổ cái tài khoản 152 Từ ngày 01\01\2001 Đến ngày 31\01\2001 TK đối ứng Phát sinh trong kỳ Luỹ kế từ đầu năm Nợ Có Nợ Có Dư đầu kỳ 421.634.157 421.634.157 1111 4.257.800 4.257.800 1112 …. …. 141 37.558.850 37.558.850 ….. 627 120 000 120 000 …. 821 Cộng phát sinh 41.816.650 42.800.028 41.816.650 41.747.409 Dư cuối kỳ 420.650.779 421.703.398 Ngày… tháng.. năm… Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng 2.2 Hạch toán xuất nguyên vật liệu : Vật tư trong Công ty chủ yếu xuất phục vụ cho các nhu cầu sau: - Cho các công trình(cho nhu cầu sản xuất ) - Cho nhu cầu nội bộ(các đơn vị,phòng ban, nhu cầu quản lý của Công ty) - Cho các mục đích khác . Như đã trình bày ở phần đầu thì vật tư có thể xuất thẳng đi các công trình hay là làm thủ tục nhập kho song thì mới làm thủ tục xuất .  Quá trình xuất vật tư diễn ra theo quy trình sau: Bảng liệt kê nhu cầu sử dụng của đơn vị Chữ ký xác nhận của thủ trưởng đơn vị Phòng kế hoạch (phó phòng phụ trách về cung tiêu) Lập phiếu xuất Phòng kế hoạch (ký duyệt) Kế toán trưởng (ký duyệt) Thủ kho (xuất hàng, ký duyệt, ghi thẻ kho) Phòng tài vụ (vào sổ chi tiết) Lưu chứng từ Các đơn vị khi có nhu cầu sử dụng thì lập bảng liệt kê số lượng và chủng loại vật tư và phải được trưởng phòng ký duyệt, sao đó đưa sang cho phòng kế hoạch(Trong phòng kế hoạch thì sẽ có phó phòng phụ trách cung tiêu) xem xét và ký duyệt .Sau khi xem xét và ký duyệt song đưa cho người viết phiếu xuất kho và đưa lại cho phó phòng ký duyệt. Phiếu xuất này được gửi sang cho kế toán trưởng ký duyệt. Ký duyệt song sẽ mang xuống cho thủ kho và căn cứ vào đó thủ kho xuất hàng và tiến hành ghi vào thẻ kho và xác nhận.Toàn bộ trình tự trên được thực hiện theo phiếu xuất và phiếu xuất đựơc lập thành bốn liên (một liên gốc giữ lại, một liên người nhận hàng giữ, một liên thủ kho giữ, một liên phòng tài vụ giữ. Phiếu xuất kho cũng đựơc lập theo quyết định 1141-Bộ tài chính. Khoảng 10 ngày căn cứ vào hoá đơn do thủ kho tập hợp và phiếu xuất thì kế toán tiến hành định khoản và ghi vào sổ chi tiết các tài khoản vật tư .Cũng căn cứ vào phiếu xuất thì kế toán tiến hành ghi sổ nhật ký chung và sổ cái . Hàng tháng thủ kho sẽ bàn giao số phiếu nhập xuất sang cho kế toán theo dõi vật tư. Căn cứ vào phiếu xuất (đã có đủ chữ ký). Kế toán vào sổ chi tiết và định khoản, sau đó vào sổ chi tiết tài khoản 152, 153 (hay còn gọi là nhật ký đặc biệt). Cuối mỗi tháng thì số liệu ở trên các sổ sẽ được cộng dồn và tình ra số dư cuối tháng .Và cuối mỗi quý căc cứ vào số liệu trên sổ cái kế toán tổng hợp tiến hành lập các báo cáo tài chính có liên quan .Ví dụ : Ngày 31\01\2001 có nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu như sau: Căn cứ vào hoá đơn của nhà cung cấp thì kế toán tiến hành lập phiếu nhập xuất thẳng. Đơn vị : P2 Địa chỉ:CTTVXD Đ I phiếu nhập xuất thẳng Ngày 31\01\2001 Số : 08 Tên người giao hàng : Tô Ngọc Bốn-P2 Nợ TK 1523 : 2.339.220 Theo hoá đơn số: 048317,048318,048319 ngày 31\01\2001 Nợ TK 6425 : 206.000 Có TK 141 : 2.545.220 Lý do: nhập xuất thẳng cho Đoàn KSTK Điện. STT Tên nhãn hiệu,quy cách,phẩm chất vật tư sản phẩm. Mã số ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền C\từ Thực tế 01 Xăng A92 lít 60 4667 280.000 02 Xăng A83 lít 100 4381 438.100 03 Dầu Diezen lít 420 3455 1.451.100 04 Dầu nhớt Racer lon 02 85.000 170.000 Cộng : 2.339.220 Lệ phí giao thông : 206.000 Tổng cộng : 2.545.220 Viết bằng chữ: (hai triệu năm trăm bốn mươi năm nghìn hai trăm hai mươi đồng ) Ngày31 tháng 01 năm 2001 Thủ trưởng Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Người nhận Người viết phiếu Nghiệp vụ này được ghi vào nhật ký chung như sau: Công ty tư vấn xây dựng điện I nhật ký chung Từ ngày 01\01\2001 Đến ngày 05\01\2001 Ngày Số CT Nội dung TK Nợ TK Có Số tiền 01/01/01 VT01 K/c vật tư kiểm kê cuối 2000 – tổ can, in 6428 1521 10 333 800 … 31/01 048317,048318, 048318 Bốn-P2: Thanh toán mua nhiên liệu. Lệ phí giao thông 1523 6425 141 141 2.339.220 206.000 31/01 02 Đồng thời : xuất thẳng cho Đoàn KSTK ĐIện 336 1523 2.339.220 … Ngày … tháng … năm… Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng Sau đó thì kế toán tiến hành ghi vào sổ cái TK152 (Biểu ) Công ty sử dụng các báo cáo tài chính : -Bảng cân đối kế toán -Bảng báo cáo kết quả kinh doanh -Báo cáo lưu chuyển tiền tệ -Thuyết minh báo cáo tài chính Ngoài ra Công ty còn sử dụng các mẫu khác do yêu cầu của Tổng Công ty đề ra và nhu cầu chung của Công ty: báo cáo về sử dụng vốn, báo cáo phân phối lợi nhuận, báo cáo về các khoán phải thu khách hàng ... Vật tư ở Công ty thường rất lớn và thường xuyên biến động và số vật tư sử dụng có liên quan đến cả khối cơ quan (Công ty và 14 đơn vị trực thuộc ) vì vậy cho nên báo cáo tài chính cuối quý hoặc cuối năm có liên quan đến cả toàn bộ khối cơ quan và như vậy thì số liệu của mục : nguyên vật liệu ,công cụ dụng cụ là số liệu tổng hợp của toàn bộ của cả Công ty ở trên bảng cân đối kế toán. Phần III Một số kiến nghị nhắm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty tư vấn xây dựng điện I I) Những nhận xét chung : Với lượng thời gian gần hai tháng thực tập tại Công ty, vận dụng những kiến thức đã học trong nhà trường về công tác kế toán tổng hợp nói chung và kế toán vật tư nói riêng, em đã rút ra được những nhận xét về tình hình hạch toán tại Công ty như sau : - Cùng với sự lớn mạnh của công tác kế toán hiện nay, Công ty tư vấn xây dựng điện I đã không ngừng hoàn thiện công tác hạch toán nhằm đáp ứng nhu cầu của mình để đảm bảo thống nhất về phạm vi, phương pháp tính toán trên các chỉ tiêu kinh tế và kế toán coá liên quan giúp cho việc phục vụ yêu cầu về việc quản lý của Công ty nói chung và của Tổng Công ty nói riêng .Đồng thời số liệu kế toán luôn được phản ánh chính xác, trung thực, rõ ràng về tình hình kế toán tổng hợp nói chung và về vật tư hiện có tại Công ty nói riêng .Do đó Công ty đã thực hiện tốt công tác hạch toán kế toán vật tư và phù hợp thực tế so với quy mô của Công ty. - Việc tổ chức thu mua vật tư diễn ra tương đối nhanh chóng và thuận tiện do Công ty có bộ phận thu mua hoạt động hiệu qủa dựa trên cơ sở vật chất hiện có sẵn tại Công ty .Từ đó giúp cho nhu cầu sử dụng vật tư tại Công ty được thực hiện một cách thường xuyên .Ngoài ra Công ty luôn có kế hoạch thu mua vật tư hàng tháng cho nên tránh được tình trạng thiếu vật tư phục vụ cho nhu cầu sử dụng sản xuất và nội bộ Công ty, đồng thời giúp cho Công ty thực hiện tốt sự hoạt động liên tục của mình . - Việc tổ chức hạch toán vật liệu xuất đặc biệt là Công ty sử dụng phương pháp tính giá vật tư xuất theo phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập bằng phần mềm kế toán cho nên theo dõi được rất chính xác tình hình biến động của vật tư về giá trị . - Công tác bảo quản và thường xuyên kiểm kê tại kho đựơc thủ kho tiến hành một cách thường xuyên do vậy tránh được tình trạng mất mát, hỏng hóc, đảm bảo cho vật tư luôn đủ tiêu chuẩn đề ra cho nhu cầu sử dụng của Công ty . Do công ty áp dụng hình sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung, hơn nữa lại làm ở trên máy cho nên rất thuận tiện và phù hợp với quy mô của Công ty làm cho công tác của bộ phận kế toán được giảm nhiều về mặt ghi chép và tính toán.Hơn nữa lại có sự hỗ trợ của phần mềm kế toán làm cho việc hạch toán tại Công ty tương đối nhanh và hiệu quả. Song bên cạnh những gì đạt được thì Công ty còn một số hạn chế trong công tác kế toán do đó Công ty cần sớm hoàn thiện và khắc phục : + Công tác kế toán trên máy vì mới đưa vào sử dụng cho nên gặp nhiều không ít những khó khăn và bỡ ngỡ cần phải có thời gian để tiếp thu và sử dụng có hiệu quả . + Do việc sử dụng vật tư ở Công ty là rất nhiều cho nên không tránh khỏi các đơn vị xin cấp phát và sử dụng thừa dẫn đến gây lãng phí, do vậy tạo nên việc sử dụng chi phí không hiệu quả . II) Một số kiến nghị nhằm nâng cao công tác kế toán nguyên vật liệu tại đơn vị: Công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty tư vấn xây dựng điện I đã có nhiều cố gắng trong việc thực hiện chế độ kế toán hiện hành .Song bên cạnh đó vẫn còn một số khâu mà Công ty cần phải hoàn thiện hơn .Qua nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty, tôi xin mạnh dạn đề ra một số ý kiến sau để Công ty xem xét và không ngừng hoàn thiện, phát huy tốt vai trò của kế toán vật tư trong Công ty. 1-ý kiến thứ nhất : Kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu Vì vật tư trong Công ty luôn có nhu cầu sử dụng lớn cho nên các đơn vị khi làm bảng nhu cầu sử dụng nguyên vậ liệu thì thường áng trừng ở múc nhất định, do vậy dẫn đến tình trạng sử dụng bị dư thừa so với dự kiến và dẫn đến láng phí.Chính điều này ảnh hưởng lớn đến việc sản xuất kinh doan của Công ty vì chi phí bỏ ra lại sử dụng không hiệu quả . 2-ý kiến thứ hai : Bảo quản nguyên vật liệu Hiện nay kho tàng của Công ty đang sử dụng đã bị xuống cấp, điều này ảnh hưởng đến chất lượng của nguyên vật liệu so với nhu cầu sử dụng .Vì vậy Công ty cần sớm khắc phục tình trạng này bằng việc xây dựng mới lại kho tàng bãi chứa để đảm bảo cho chất lượng của vật tư nhằm phục vụ tốt nhu cầu sử dụng của Công ty . 3-ý kiến thứ ba: Đào tạo cán bộ kế toán Do việc làm kế toán trên máy nên đòi hỏi đội ngũ cán bộ phải thành thạo về chuyên môn và sử dụng tốt phần mềm kế toán thì mới có thể mang tới những thông tin nhanh nhất, chính xác nhất phục vụ cho yêu cầu quản lý của Công ty . 4-ý kiến thứ tư : Hạch toán cấp phát nguyên vật liệu nội bộ Hiện nay Công ty đang tiến hành việc hạch toán cấp phát nguyên vật liệu nội bộ trên tài khoản 336, điều này đã trái ới nguyên tắc hạch toán nội bộ trong Công ty theo chế độ hiện hành .Do đó Công ty cần phải tổ chức xem xét, bổ xung, và sửa đổi việc hạch toán khoản phải thu, phải trả nội bộ . thực tế Công ty đang hạch toán xuất vật tư sử dụng cho nhu cầu nội bộ của các đơn vị như sau : Nợ TK336: chi tiết đơn vị Có TK 152,153: giá trị xuất dùng 5-ý kiến thứ năm : Hạch toán chi phí vận chuyển, bốc dỡ Hiện nay khi mua vật tư về nhập kho thì phần chi phí vận chuyển bốc dỡ Công ty không hạch toán vào giá mua và lại hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp (TK6425) .Điều này đã trái với nguyên tắc kế toán hiện hành do vậy Công ty cần phải xem xét và điều chỉnh lại theo đúng chế độ . Thực tế giá mua được tính như sau: Giá thực tế nguyên vật liệu nhập = giá mua ghi trên hoá đơn + Thuế nhập khẩu (nếu có) + Chi phí thu mua - Các khoản giảm giá hàng mua được hưởng. Nợ TK 152: giá thực tế nguyên vật liệu nhập Nợ TK 1331: thuế GTGT đầu vào Có TK 111,112,141: Tổng tiền thanh toán  phần kết luận Nguyên vật liệu là một trong số những yếu tố đầu vào cơ bản của quá trình sản xuất .Khoản mục hàng tồn kho trong đó có nguyên vật liệu, luôn chiếm tỷ trọng lớn trong Công ty và trên báo cáo tài chính nó là một khoản mục quan trọng .Chính vì vậy việc tổ chức hạch toán quản lý và hạch toán tốt về nguyên vật liệu là một nội dung quan trọng trong bất cứ đơn vị kinh tế nào. Điều này góp phần tiết kiệm đựơc chi phí về nguyên vật liệu, sử dụng hợp lý và có hiệu quả nhằm tăng lợi nhuận cho Công ty. Trong thời gian nghiên cứu đề tài này do còn hạn chế về măt thời gian cho nên đề tài này mới chỉ đi vào tìm hiểu những nét cơ bản nhất về cơ sở và lý luận và thực tiễn công tác tổ chức hạch toán kế toán tổng nói chung và kế toán vất tư nói riêng .Từ cơ sở lý luận đã đựơc học trong nhà trường đem ứng dụng vào thực tế để làm sáng tỏ những tồn tại trong công tác kế toán .Những ý kiến đề xuất trong đề tài này dựa trên cơ sở của quá trình nghiên cứu vận dụng giữa ký luân và thực tiễn để nghiên cứu thực trạng ở Công ty . Đây là lần đầu tiên em được tìm hiểu thực tế về công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Tư vấn xây dựng Điện I. Được sự giúp đỡ của các cô các chú, các anh các chị trong phòng tài vụ để tìm hiểu và nghiên cứu đề tài, nhưng do điều kiện về mặt thời gian có hạn cũng như trình độ kiến thức, khả năng lý luận vẫn còn chưa vững vàng cho nên đề tài này không tránh khỏi những khiếm khuyết .em rất mong có được những nhận xét và đóng góp của các cô các chú,anh chị trong phòng kế toán của Công ty và thầy giáo hướng dẫn để đề tài của em sớm hoàn thiện tốt hơn. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của ban lãnh đạo, các cô các chú, các anh chị phòng tài vụ .Đặc biệt là thầy giáo Nguyễn Hữu ánh đã tận tình giúp đỡ chỉ bảo và hướng dẫn để em hoàn thành đề báo cáo thực tập này . Hà nội, ngày 03 tháng 07 năm 2001 Sinh viên thực hiện Kim Tuấn Anh Tài liệu tham khảo 1. Giáo trình kế toán tài chính doanh nghiệp PGS. TS Đặng Thị Loan - Xuất bản 1998 2. Lý thuyết và bài tập thực hành kế toán tài chính PGS. PTS. Nguyễn Văn Công - Xuất bản năm 2000 3. Hệ thống kế toán doanh nghiệp 4. Chế độ mới về xây dựng cơ bản 5. Quy định chế độ kế toán áp dụng trong công ty điện lực Việt Nam 6. Tạp chí kinh tế tài chính và kế toán  Nhận xét của giáo viên hướng dẫn Mục lục Trang Lời mở đầu 1 Phần I : Giới thiệu chung về Công ty tư vấn xây dựng điện I 3 I.Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty 3 II. Tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty 5 1. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh 5 1.1. Ngành nghề 5 1.2. Vốn 5 1.3. Thị trường 7 1.4. Kết quả kinh doanh 7 2. Cơ cấu tổ chức hệ thống sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ 7 2.1. Cơ cấu tổ chức hệ thống sản xuất kinh doanh 7 2.2. Quy trình công nghệ 9 III. Tổ chức bộ máy quản lý, chức năng và nhiệm vụ các phòng ban 11 IV. Tổ chức bộ máy kế toán 14 1. Kế toán trưởng 14 2. Kế toán phó 14 3. Kế toán tổng hợp 15 4. Kế toán vật tư 15 5. Kế toán giá thành 15 6. Kế toán tài sản cố định 16 7. Kế toán về thuế 16 8. Kế toán công nợ 16 9. Kế toán ngân hàng 16 10. Kế toán tiền mặt 17 11. Kế toán thanh toán lương và các khoản phải thu phải trả khác 17 V. Hình thức sổ kế toán đang áp dụng 17 Phần II : Thực trạng tổ chức công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty tư vấn xây dựng I 20 I. Nhận xét 20 1. Đặc điểm nguyên vật liệu 20 2. Quản lý nguyên vật liệu 21 3. Tính giá nguyên vật liệu 21 II. Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu 23 1. Hạch toán chi tiết 23 2. Hạch toán tổng hợp 30 2.1. Hạch toán nhập nguyên vật liệu 31 2.2. Hạch toán xuất nguyên vật liệu 32 Phần III : Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty tư vấn xây dựng điện I 37 I. Nhận xét chung 37 II. Một số kiến nghị nhằm nâng cao công tác kế toán nguyên vật liệu tại đơn vị 38 1. ý kiến thứ nhất 39 2. ý kiến thứ hai 39 3. ý kiến thứ ba 39 4. ý kiến thứ tư 39 5. ý kiến năm 40 Phần Kết luận 41 Giám đốc P. Giám đốc thuỷ điện Đoàn thiết kế YALY Đoàn thiết kế thuỷ điện 1 Đoàn TKTĐ 2 Phòng KHKT Đoàn TK - NĐ Ban thanh tra Đoàn thiết kế sonh Hinh P. Giám đốc hệ thống điện Phòng TCCB - LĐ Phòng Tkế - ĐD Phòng KH - KT Phòng Tkế - TBA Phòng TC - K'T Xưởng tài liệu Tổ kiểm toán XNDV KHKT Phòng HT - QT Giám đốc khảo sát Phòng ĐH - ĐC Văn phòng Phòng T. nghiệm Đội địa vật lý XNK 81 Đội khảo sát Xí nghiệp sửa chữa XNKS 3