Chuyên đề Công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Rượu Hà Nội

m. ã Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành: Cô Nga Căn cứ vào bảng kê, nhật ký chứng từ liên quan, tiến hành tập hợp chi phí theo từng xí nghiệp, đồng thời căn cứ vào số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ của các tài khoản tập hợp chi phí khác để lập bảng tính giá thành cho từng loại rượu. ã Thủ quỹ: Cô Tĩnh Làm nhiệm vụ trực tiếp quản lý việc thu chi tiền mặt khi có chứng từ hợp lệ. Mỗi khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thủ quỹ phải ghi rõ số phiếu thu, chi để làm cơ sở ghi nhận sau này. Cuối ngày đối chiếu với kế toán thanh toán, số tiền mặt còn lại tại quỹ phải khớp với số dư trên tài khoản 111 mới đảm bảo tính khách quan, trung thực và chính xác của kế toán. ã Các nhân viên kinh tế tại các xí nghiệp thành viên. Thực hiện việc hạch toán ban đầu như lập chi phí tiền lương theo các bảng chấm công, tính giá thành phân xưởng… thu nhận, kiểm tra sơ bộ chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và gửi những chứng từ đó về phòng kế toán của Công ty. 2.1.4.2. Hình thức tổ chức công tác kế toán tại Công ty Công ty Rượu Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nước có quy mô vừa, tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu tập trung tại địa bàn Hà Nội, Công ty thực hiện tổ chức công tác kế toán riêng biệt, chỉ bố trí các nhân viên kinh tế ở các xí nghiệp thành viên làm công việc hạch toán đơn giản. Hình thức kế toán mà Công ty áp dụng là hình thức nhật ký chứng từ - áp dụng theo chế độ kế toán ban hành theo quyết định số 1141/TC/CĐKT. Sơ đồ của hình thức này như sau: Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối ngày Ghi chú: Niên độ kế toán: từ ngày 01/01/N đến ngày 31/12/N Kỳ hạch toán: tháng, kỳ xác định kết quả kinh doanh: quý TK sử dụng: Sử dụng hệ thống TK áp dụng cho các DNSX theo QĐ1141/TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của BTC. Từ năm 2003, căn cứ thông tư 89/2002/TT-BTC ngày 9/10/2002 để sửa đổi ký hiệu và nội dung của một số TK trong quá trình hạch toán. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp KKTX Phương pháp xác định trị giá hàng mua về, được xác định theo giá vốn. Giá mua + Chi phí mua + thuế nhập khẩu (nếu có) + Chi phí khác. Đơn vị tiền tệ sử dụng: VNĐ Nguyên tắc chuyển đổi ngoại tệ: theo tỷ giá công bố tại thời điểm phát sinh của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 2.2. Tình hình thực tế về tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty 2.2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu của Công ty Rượu Hà Nội 2.2.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu của Công ty Công ty Rượu Hà Nội là một Công ty chuyên sản xuất kinh doanh cồn và rượu các loại, do vậy vật liệu sử dụng mang những đặc điểm hết sức riêng biệt không giống với các loại vật liệu của các doanh nghiệp khác. ở Công ty Rượu Hà Nội, vật liệu tồn kho chiếm 35% trong tổng giá trị hàng tồn kho đồng thời giá trị vật liệu chiếm tới 70% trong giá thành sản phẩm. Do đó, với Công ty, chất lượng, số lượng, phẩm chất của vật liệu đóng vai trò quy định trong việc sản xuất ra sản phẩm có chất lượng. Nguyên vật liệu chủ yếu của Công ty là sắn, ngô, gạo và các loại hoa quả như táo, chanh, dâu, nho… Các loại nguyên vật liệu này không phải lúc nào cũng sẵn có mà chỉ có theo mùa vụ. Vì vậy Công ty phải chú trọng vào việc thu mua và dự trữ nguyên vật liệu cho phù hợp. Hơn nữa, là thực phẩm, các loại hoa quả để làm sẽ dễ thối, hư hỏng, còn sắn, gạo, ngô khi để lâu thì sẽ ẩm mốc, giảm chất lượng, do đó cần có biện pháp thu mua, bảo quản, dự trữ để quá trình sản xuất diễn ra thường xuyên, liên tục. 2.2.1.2. Tình hình quản lý nguyên vật liệu Tại Công ty Rượu Hà Nội, nguyên vật liệu là một yếu tô chiếm tỷ trọng lớn trong trong tổng chi phí phát sinh. Ngoài ra các nghiệp vụ về vật liệu tại Công ty thường xuyên diễn ra thường xuyên, đa dạng về chủng loại nên đòi hỏi phải được bảo quản nghiêm ngặt. Để đánh giá hiệu quả các nghiệp vụ nguyên vật liệu tại Công ty Rượu Hà Nội ta tiến hành phân tích trên một số mặt sau: a. Về tổ chức quản lý vật liệu Công tác quản lý vật liệu được thực hiện ở phòng kế hoạch vật tư và phòng kế toán. Phòng kế hoạch vật tư chỉ quản lý vật liệu về mặt số lượng và chủng loại. Do vật liệu sử dụng ở Công ty là các loại vật liệu theo mùa vụ không phải lúc nào cũng có. Vì vậy khi mùa vụ tới Công ty phải tiến hành thu mua ngay, và có một số loại nguyên vật liệu khi mua về phải đưa vào sử lý ngay nếu không thì chúng bị hỏng hóc như táo, cam, chanh… Định kỳ, mỗi tháng một lần sẽ phòng kế hoạch vật liệu cả về số lượng và giá trị của từng thứ, từng loại nguyên vật liệu. Việc theo dõi tổng hợp từng thứ, từng loại nguyên vật liệu. Việc theo dõi tổng hợp từng thứ, từng loại vật liệu được phản ánh trên sổ cái TK 152 - Nguyên liệu vật liệu. b. Về tổ chức thu mua và vận chuyển nguyên vật liệu Nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu là do mua ngoài, mà hầu hết là mua trong nước, ngoại trừ một số nguyên vật liệu mua từ nước ngoài về như hương cốm, enzim… Thông thường thì nguyên vật liệu mà Công ty mua về với khối lượng lớn, cho nên Công ty thường cho người đến tận nơi để nghiệm thu và mua về như mua sắn, gạo, các loại hoa quả… để nhằm đảm bảo chất lượng đúng theo yêu cầu. Việc tổ chức thu mua nguyên vật liệu ở Công ty được phòng kế hoạch vật tư thực hiện. Đó là phòng kế hoạch vật tư căn cứ vào giấy đề nghị mua vật tư của các xí nghiệp, tình hình nguyên vật liệu tồn kho và tình hình sản xuất của các xí nghiệp để từ đó phòng kế hoạch vật tư sẽ chủ động tìm kiếm nguồn cung cấp thích hợp, đảm bảo thu mua vật tư đúng chất lượng, số lượng, giá cả phù hợp để đáp ứng kịp thời cho nhu cầu sản xuất của từng xí nghiệp, đồng thời luân chuyển vật tư liên tục, tránh ứ đọng về vốn trong các nguyên vật liệu tồn kho. Nguyên vật liệu của Công ty thường được mua từ các Công ty như Công ty thuỷ tinh Hải Phòng, Công ty đường Lam Sơn, Công ty Thực phẩm nông sản Thanh Hoá… Mỗi khi Công ty có nhu cầu cần nhật vật tư thì báo trước cho bên cung cấp về số lượng, chủng loại, thậm chí là giá có thể mua, sau đó bên cung cấp sẽ báo lại cho Công ty về giá cả để Công ty có thể lựa chọn, Công ty thường ký các hợp đồng theo từng năm đối với các Công ty này. Còn đối với những nguyên vật liệu khác khi càn mua thì phòng kế hoạch vật tư sẽ cả người của phòng đi mua hoặc là cử người của các nhân viên thuộc xí nghiệp cần mua loại nguyên vật liệu đó đi mua. Việc vận chuyển vật tư thì khi vật tư được mua xong thì có thể do bên bán vận chuyển (khi này cưới phí vận chuyển đã được tính vào giá bán) hoặc là do Công ty thuê vận chuyển về hay là tự vận chuyển lấy. c.Tình hình sử dụng nguyên vật liệu Khi các xí nghiệp sản xuất có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu nào thì làm giấy đề nghị gửi lên phòng kế hoạch vật tư để phòng kế hoạch vật tư xem xét, giấy đề nghị này phải có chữ ký của giám đốc xí nghiệp đó. Nếu nguyên vật liệu mà xí nghiệp này cần sử dụng đang còn có trong kho thì phòng kế hoạch vật tư viết phiếu xuất kho và cho cán bộ của xí nghiệp này lĩnh nguyên vật liệu về để tiến hành sản xuất theo đúng như dự định, nếu nguyên vật liệu này trong kho đã hết hay là không đủ cho xí nghiệp lấy thì phòng kế hoạch vật tư phải làm giấy đề nghị mua loại vật tư này, có xác nhận của trưởng phòng gửi lên giám đốc ký thì mới được phép đi mua loại vật tư này về nhập kho, rồi sau đó xuất kho cho xí nghiệp cần sử dụng nó. d. Tình hình bảo quản nguyên vật liệu Hiện nay nguyên vật liệu được bảo quản ở 5 kho là: - Kho nguyên liệu: là kho chứa sắn bột, đường kính, hương liệu… - Kho Lĩnh nam: là kho chứa sắn lát, sắn bột và một số loại chai như chai vang, sâmpanh…. - Kho cơ khí: là kho chứa các loại vật liệu phụ trợ cho quá trình như axit, đạm, hương chanh, phẩm màu và các loại vật liệu điện, sắt thép, công cụ dụng cụ… - Kho bao bì: là kho chuyên bảo quản các loại nút, nhãn, vỏ hộp, giấy gói… - Kho chai: được sử dụng để bảo quản các loại chai, lọ, tuy nhiên, nó cũng chứa cả cát, két gỗ, vật liệu xây dựng, phế liệu…. 2.2.2. Phân loại nguyên vật liệu Tổ chức và quản lý nguyên vật liệu trước hết là xác định các loại nguyên vật liệu cần dùng và phân loại chúng một cách thích hợp để hạch toán, quản lý, sử dụng, dự trữ chúng một cách thuận tiện, chính xác, chặt chẽ, đầy đủ cả về mặt số lượng lẫn chất lượng. Nguyên vật liệu dùng trong sản xuất và kinh doanh của Công ty Rượu Hà Nội rất phong phú và đa dạng. Khối lượng nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất của Công ty tương đối lớn, chiếm 35% khối lượng hàng tồn kho của Công ty với trên 200 loại nguyên vật liệu khác nhau. Mỗi loại nguyên vật liệu khi sử dụng lại có chức năng và công dụng khác nhau, nên Công ty tiến hành phân loại nguyên vật liệu theo mục đích sử dụng nhằm nhận biết được từng loại, từng thứ nguyên vật liệu để tạo điều kiện cho quản lý và sử dụng có hiệu quả. Theo vai trò, công dụng, nguyên vật liệu của Công ty được chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính: là đối tượng chủ yếu của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm như sắn lát, sắn bột, gạo nếp, đường, hương cốm, ngô… - Nguyên vật liệu phụ: Loại này không cấu thành nên thực thể của sản phẩm nhưng nó có tác dụng làm tăng thêm chất lượng của sản phẩm, tạo điều kiện cho quá trình sản xuất bình thường như các loại vật liệu điện, các loại hương liệu, men khô, axit chanh, phẩm màu… - Nhiên liệu: là các loại vật liệu cung cấp nhiệt cho sản xuất như dầu FO, dầu DH40, dầu nhờn, xăng, các loại sơn… - Phụ tùng thay thế: là các chi tiết phụ tùng máy móc, thiết bị để thay thế, sửa chữa các loại máy móc, thiết bị như ốc vít, bulông, vòng bi… - Vật liệu luân chuyển: là các loại chai, lọ, hộp giấy… 2.2.3. Đánh giá nguyên vật liệu 2.2.3.1. Đối với nguyên vật liệu nhập kho a. Nhập kho do mua ngoài - Đối với nguyên vật liệu được mua từ trong nước Hiện nay, các loại nguyên vật liệu mua vào để phục vụ cho sản xuất ở Công ty đều được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, và được tính như sau: = + Trong đó, chi phí thu mua gồm chi phí bốc dỡ, vận chuyển, bảo quản vật liệu từ nơi mua về đến khi nhập kho (chi phí này có thể được tính riêng hoặc là được tính trong giá bán) Theo phiếu nhập kho ngày 12/01/2004 của phiếu nhập kho số 7/1 về việc mua động cơ điện của Công ty vật liệu điện - DCCK, hoá đơn số 043927, số lượng 02 động cơ, giá chưa có thuế là 1.695.000đ (thuế suất GTGT là 5%), chi phí vận chuyển là 15.000đ, khi đó kế toán xác định giá mua nhập kho của 02 động cơ điện này là: 1.695.000 x 2 + 15.000 = 3.405.000đ. - Đối với vật liệu nhập kho nước ngoài về như hương cốm, enzim, dịch Termamyl…. thì: = + + + Theo hoá đơn ngày 17/01/2004 về việc mua hương cốm của hãng Robec (Pháp) Trị giá mua hương cốm: 135.064.935đ Thuế nhập khẩu (5%): 6.753.247đ Thuế GTGT hàng nhập khẩu (10%): 14.181.828đ Chi phí khác: 2.544.339đ Vậy trị giá thực tế của hương cốm nhập kho là: 135.064.935 + 6.753.248 + 14.181.828 + 2.544.339 = 158.544.339đ b. Nhập kho do doanh nghiệp tự gia công chế biến = + Ví dụ: Trong tháng 1/2004 Công ty xuất sắn lát kho để xay thành bột. Trị giá sắn xuất kho: 173.732.400đ Chi phí xay xát, vận chuyển: 121.174.074đ Vậy trị giá sắn bột nhập kho là: 173.732.400 + 121.174.074 = 294.906.484đ 2.2.3.2. Đối với nguyên vật liệu xuất kho Giá trị nguyên vật liệu xuất kho là chỉ tiêu quan trọng để làm cơ sở lập bảng phân bổ nguyên vật liệu, từ đó tập hợp chi phí và tính giá thành để xác định chính xác giá bán sao cho có lãi. Do đó, việc lựa chọn phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho sao cho phù hợp với tình hình biến động của giá cả trên thị trường là rất khó. Đối với những nguyên vật liệu quan trọng, nhập, xuất thường xuyên, số lượng lớn như đường, các loại chai, nhãn, nút.. thì vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia truyền. Vois phương pháp tính giá như thế này thì cứ đến cuối tháng doanh nghiệp mới tính giá cho vật liệu xuất kho Giá bình quân = Giá thực tế NVL xuất dùng = Giá bình quân x Số lượng NVL xuất dùng Trong tháng 1/2004 có các số liệu về hương cốm như sau: - Trị giá thực tế tồn kho đầu kỳ : 42.503.327đ - Số lượng tồn kho đầu kỳ : 125,4kg - Trị giá thực tế nhập kho trong kỳ : 158.554.339kg - Số lượng nhập trong kỳ : 500 kg - Số lượng thực xuất trong kỳ : 160,243 kg Khi đó kế toán xác định giá thực tế đường xuất trong kỳ là: 54.313.083đ Đối với vật liệu xuất kho gia công chế biến như sắn lắt để xay thành sắn bột thì cũng được tính như phương pháp trên. Đối với nhiều loại vật liệu, do giá cả ít biến động và các nghiệp vụ nhập, xuất cũng ít phát sinh, lượng tồn kho nhỏ, thì để cho việc tính giá được kịp thời và đơn giản thì kế toán thường lấy giá xuất chính là giá nhập kho của vật liệu đó luôn. Theo phiếu nhập kho 7/1 ngày 12/01/2004 về việc nhập động cơ điện thì giá xuất của 02 động cơ điện này chính bằng 3.405.000đ 2.2.4. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Hiện nay, Công ty đang sử dụng phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu là phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển, việc ghi sổ được tiến hành ở phòng kế toán. Đó là phòng kế toán thu nhập số liệu từ các kho, các phân xưởng, xí nghiệp. Căn cứ để ghi sổ là phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, báo cáo sử dụng vật tư, báo cáo kho… Trình tự hạch toán nhập, xuất vật liệu tại Công ty được tiến hành như sau: 2.2.4.1. Thủ tục nhập, xuất nguyên vật liệu. a. Thủ tục nhập kho Tại Công ty rượu Hà Nội, nguyên vật liệu nhập kho chủ yếu là do mua ngoài, nguyên vật liệu mua về này có thể là từ giấy đề nghị mua vật tư - Mẫu 01 (hoặc phiếu xin lĩnh vật tư - nếu vật tư ở kho không đủ cho sản xuất) của các xí nghiệp thành viên gửi lên cho phòng kế hoạch vật tư hoặc là do phòng kế hoạch vật tư biết được kế hoạch sản xuất của các xí nghiệp và biết được số lượng nguyên vật liệu đang tồn kho để có kế hoạch mua. Khi nguyên vật liệu về đến Công ty thì sẽ viết hoá đơn GTGT - Mẫu 02, ở trường hợp mà trị giá hàng mua về có giá trị < 100.000đ thì không viết hoá đơn GTGT mà có hoá đơn bán hàng của các cửa hàng - Mẫu 03, sau đó bộ phận KCS sẽ tiến hành kiểm tra chất lượng của nguyên vật liệu đó, rồi ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật tư - Mẫu 04, sau đó báo cáo với phòng kế hoạch vật tư để viết phiếu nhập kho - Mẫu 05, thì mới được nhập kho. Phiếu nhập kho được viết thành 3 liên có đầy đủ chữ ký của thủ trưởng đơn vị, phụ trách cung tiêu, người giao hàng và thủ kho. Trong 3 liên này thì lêin 1 được giữ tại phòng kế hoạch vật tư, liên 2 giao cho thủ kho để làm căn cứ ghi thẻ kho, định kỳ hàng tháng thì thủ kho chuyển phiếu nhập kho này lên cho phòng kế toán, và liên thứ 3 thì giao cho người mua hàng để thanh toán. Trước khi cho nhập kho thì thủ kho phải kiểm tra, xem xét cụ thể về số lượng, chủng loại… của hàng thực nhập với điều kiện ghi trong phiếu nhập kho và biên bản kiểm nghiệm vật tư. Tuy nhiên, đối với vật liệu tự gia công chế biến, ở trường hợp này chỉ xảy ra khi Công ty tiến hành xuất sắn lát để xay thành sắn bột. Nghiệp vụ này khá phức tạp, trình tự được tiến hành như sau: ban đầu Công ty nhập sắn lát khô mua ngoài vào kho Lĩnh Nam, sau đó xuất kho để xay xát thành sắn bột rồi nhập lại kho Lĩnh Nam. Công việc tiến hành dàn đều trong tháng nên Công ty không thực hiện viết phiếu nhập kho, xuất hàng ngày, đến cuối tháng tính ra tổng số lượng nhập, xuất. Khi đó phòng kế hoạch vật tư mới viết một phiếu nhập kho cho tổng số lượng sắn bột nhập trong tháng, và viết một phiếu nhập kho cho tổng số lượng sắn bột nhập trong tháng, và viết một phiếu nhập kho cho tổng số lượng sắn bột nhập trong tháng. sản phẩm sắn bột được lưu tại kho Lĩnh Nam, khi nào xí nghiệp có nhu cầu sử dụng thì lập phiếu xin lĩnh vật tư ghi số lượng sắn bột cần sử dụng. Lúc này sắn bột mới được tiến hành xuất từ kho Lĩnh Nam sang kho nguyên liệu. Trong quá trình vận chuyển, Công ty sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Mẫu 06 nhưng không theo dõi chi tiết trên sổ sách kế toán mà chỉ dùng để đối chiếu trên báo cáo kho vào cuối tháng. Khi sắn bột đã nhập kho nguyên liệu, phòng kế hoạch vật tư sẽ lập một phiếu xuất kho cho toàn bộ sắn bột đó ở kho nguyên liệu. b. Thủ tục xuất kho Vật liệu ở Công ty chủ yếu xuất kho cho sản xuất cồn, rượu,, ngoài ra còn xuất kho để phục vụ cho sản xuất bao bì, văn phòng. ở các xí nghiệp khi cần vật liệu để phục vụ cho sản xuất thì viết "phiếu xin lĩnh vật tư" gửi lên cho phòng kế hoạch vật tư, phiếu này phải có xác nhận của giám đốc xí nghiệp cần lĩnh vật tư đó, sau đó phòng kế hoạch vật tư xem xét và gửi lên cho giám đốc ký xác nhận, rồi phòng kế hoạch vật tư viết phiếu xuất kho (mẫu 07) cho cán bộ của xí nghiệp đó xuống kho nhận vật tư. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: liên 1 do phòng kế hoạch vật tư giữ, liên 2 giao cho thủ kho giữ để ghi thẻ kho, định kỳ giao chuyển cho kế toán vật liệu để vào sổ sách, liên 3 giao cho người lĩnh vật tư chuyển về cho bộ phận sử dụng. Đối với nguyên vật liệu là sắn lát, sắn bột thì quá trình nhập, xuất được trình bày như phần trên, tuy nhiên đến cuối tháng mới viết phiếu nhập kho, xuất kho cho tháng đó. Ngoài ra, Công ty còn xuất vật liệu hoặc phế liệu thu hồi để bán, nghiệp vụ này không nhiều. Khi phát sinh, Công ty không lập phiếu xuất kho mà lập hoá đơn GTGT (Mẫu 08). Hoá đơn này vừa có giá trị như một phiếu xuất kho vừa làm căn cứ để thanh toán. 2.2.4.2. Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Với phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển như Công ty đang áp dụng thì việc theo dõi chi tiết nhập, xuất, tồn kho của các loại nguyên vật liệu được thực hiện kết hợp giữa kho, xí nghiệp, và phòng kế toán. a. Tại kho Việc ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của nguyên vật liệu được thủ kho tiến hành ghi trên thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng. Mỗi loại, thứ vật liệu cụ thể được ghi vào một thẻ kho riêng biệt. Đó là, hằng ngày khi nhận được các chứng từ kế toán về nhập, xuất kho thì thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu thực tế nhập kho, xuất kho với số liệu ghi trên phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, sau đó ghi lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho - (mẫu 09). Mỗi chứng từ được ghi trên một dòng, cuối ngày tính ra số lượng tồn kho để ghi vào thẻ kho. Các chứng từ nhập, xuất hằng ngày được thủ kho phân loại thành các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho theo từng loại vật tư để chuyển cho phòng kế toán. Cuối tháng, căn cứ vào các thẻ kho này mà thủ kho lập báo cáo kho - (mẫu 10) trên các chỉ tiêu số lượng nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, và tồn kho cuối kỳ để gửi lên cho phòng kế toán xem xét. Trên báo cáo kho thì mỗi loại vật liệu được ghi trên một dòng, số liệu của dòng này được lấy từ dòng tổng cộng trên các thẻ kho. Việc lập báo cáo kho sẽ giúp cho kế toán đối chiếu số liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với số thực tế trong kho một cách nhanh chóng, thuận tiện mà không phải đối chiếu với thẻ kho, đặc biệt khi theo dõi số lượng nhập kho trong tháng thì số liệu ở sổ đối chiếu luân chuyển phải khớp với số liệu ở trên báo cáo kho, nếu có sự khác biệt thì cần xem lại thẻ kho và tìm ra nguyên nhân sai sót. b. Tại xí nghiệp Khi xí nghiệp có nhu cầu cần vật tư cho sản xuất thì làm giấy đề nghị mua vật tư - (mẫu 01) hoặc phiếu xin lĩnh vật tư gửi lên cho phòng kế toán vật tư, phòng kế hoạch vật tư xem xét và gửi lên giám đốc, khi giám đốc đồng ý thì phòng kế hoạch vật tư viết phiếu xuất kho để cho cán bộ của xí nghiệp đó xuống kho nhận hàng về nhằm đảm bảo cho sản xuất (nếu không đủ vật tư trong khi thì phòng kế hoạch vật tư tiến hành mua vật tư về nhập kho rồi sau đó mới xuất kho cho sản xuất). Các xí nghiệp khi lĩnh vật tư về thì có thể không sản xuất hết số vật tư đó, nhưng xí nghiệp lại không nhập lại kho nữa mà để đấy cho lần sản xuất tiếp theo. Vì vậy, cuối mỗi tháng thì tại các xí nghiệp phải báo cáo sử dụng vật tư - (mẫu 11) của xí nghiệp mình để gửi lên cho kế toán làm căn cứ đối chiếu và ghi sổ sách. c. Tại phòng kế toán Tại đây thì kế toán tiến hành mở sổ chi tiết vật liệu và sổ đối chiếu luân chuyển để theo dõi tình hình biến động của vật liệu trong Công ty về chỉ tiêu số lượng và giá trị. ã Đối với nghiệp vụ nhập kho Cuối tháng, mỗi nhân viên tiếp liệu phải hoàn tất toàn bộ chứng từ liên quan đến việc thu mua nguyên vật liệu của mình trong tháng và gửi cho phòng kế toán, kế toán căn cứ vào các phương thức thanh toán tiền mua nguyên vật liệu để ghi sổ cụ thể: + Nếu nguyên vật liệu được mua bằng tiền mặt hay tiền tạm ứng thì kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT, giấy báo chi - (mẫu 12), giấy thanh toán tiền tạm ứng - (mẫu 13)… đề vào sổ chi tiết vật liệu và vào sổ đối chiếu luân chuyển. Sổ chi tiết vật liệu - (mẫu 14) được mở cho cả tháng dùng để theo dõi tình hình mua vật liệu bằng tiền mặt hay tiền tạm ứng Sổ chi tiết vật liệu bao gồm các cột: STT, đơn vị bán, số hoá đơn, ngày tháng, phiếu nhập, tên vật tư, số lượng, đơn giá, thuế VAT đầu vào, TK Có và TK Nợ. Cơ sở để ghi sổ chi tiết là các phiếu nhập kho, các hoá đơn GTGT, phiếu chi, giấy thanh toán tiền tạm ứng…. Phương pháp ghi như sau: - Mỗi chứng từ liên quan được ghi trên 1 dòng - Căn cứ hoá đơn GTGT của vật liệu nhập kho ghi vào cột: đơn vị bán, số hoá đơn, ngày tháng. - Căn cứ phiếu nhập kho để ghi vào cột: phiếu nhập, tên vật tư, số lượng, đơn giá, thuế VAT đầu vào - Sau đó ghi định khoản vào dòng, cột tương ứng với các tài khoản. Tài khoản Có: 111, 141 Tài khoản Nợ: 152, 153, 154.6 - Trường hợp có các chi phí phát sinh liên quan đến việc vật liệu thì căn cứ vào các phiếu chi tiền mặt để ghi. Cuối tháng, kế toán tiến hành cộng các số liệu phát sinh liên quan đến từng tài khoản 111, 141. Sau đó kế toán vật liệu và kế toán thanh toán thực hiện đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết vật liệu với NKCT1, NKCT10 - phần ghi ở các cột 152, 153, 154.6 + Nếu mua nguyên vật liệu bằng tiền gửi ngân hàng hay chưa thanh toán thì kế toán vật liệu tiến hành vào sổ đối chiếu luân chuyển luôn nhưng kế toán thanh toán lại vào NKCT2, NKCT5. ã Đối với nghiệp vụ xuất kho vật liệu Cuối tháng, các xí nghiệp gửi lên phòng kế toán báo cáo sử dụng vật tư của xí nghiệp mình, và kế toán tiến hành tính đơn giá cho nguyên vật liệu xuất kho, sau đó vào bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ - (Mẫu 15), bảng này cho biết nguyên vật liệu xuất dùng vào mục đích gì, cho xí nghiệp nào và sau đó thì bảng này được gửi cho kế toán chi phí và giá thành để tính ra chi phí cho sản phẩm sản xuất ra, từ đây thì kế toán vật liệu tiến hành ghi vào cột xuất của sổ đối chiếu luân chuyển. Sổ đối chiếu luân chuyển được mở để theo dõi giá trị nhập, xuất, tồn kho của từng loại vật liệu. Việc ghi chép vào sổ đối chiếu luân chuyển - (Mẫu 16) được thực hiện như sau: - Cột A,B: lần lượt ghi số thứ tự, tên vật liệu theo từng thứ trong từng loại. - Cột 1,2: lần lượt ghi số lượng, số tiền vật liệu tồn kho đầu kỳ. Số liệu này được lấy từ số liệu tồn kho cuối kỳ của kỳ trước đó. Ví dụ như số tồn kho đầu kỳ của tháng 1/2004 được lấy từ số tồn kho cuối kỳ của tháng 12/2003 - Cột 3,4: lần lượt ghi số lượng, số tiền của vật liệu nhập kho trong kỳ. Số liệu này được lấy từ các phiếu nhập kho cụ thể. - Cột 5: là cột ghi chi phí khác, bao gồm chi phí thu mua, vận chuyển… - Cột 6,7: lần lượt ghi số lượng, số tiền của vật liệu xuất trong kỳ. Số lượng là số thực sử dụng do các xí nghiệp báo cáo lên Số tiền được tính qua số lượng theo phương pháp tính giá bình quân hay là theo phương pháp đích danh. - Cột 8,9: lần lượt ghi số lượng, số tiền tồn kho cuối kỳ. Cột 8 = Cột 1 + Cột 3 - Cột 6 Cột 9 = Cột 2 + Cột 4 + Cột 5 - Cột 7. - Cột 10: Ghi chú Ví dụ: Số liệu về sắn lát của tháng 1/2004 Tồn đầu kỳ: số lượng: 443.604 kg, số tiền: 483.765.422đ Nhập trong kỳ: số lượng: 1.197789 kg, số tiền: 1.535.337.266đ Chi phí khác: 0đ Xuất trong kỳ: số lượng: 144.777kinh doanh, số tiền: 173.732.400đ Tồn kho cuối kỳ: số lượng = 443.604 + 1.197.789 - 144.777 = 1.496.616 kg Số tiền = 483.765.422 + 1.535.337.266 + 0 - 173.732.400 = 1.845.370.288đ 2.2.5. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Song song với việc hạch toán chi tiết hàng ngày thì kế toán tổng hợp vật liệu không thể thiếu được trong công tác hạch toán vật liệu Kế toán tổng hợp vật liệu là việc sử dụng các tài khoản kế toán để phản ánh, kiểm tra và giám sát các đối tượng kế toán có nội dung ở dạng tổng quát. Hiện nay, công tác hạch toán tổng hợp vật liệu ở Công ty Rượu Hà Nội đang được thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên, theo phương pháp này thì kế toán tổng hợp sử dụng tài khoản 152 là chủ yếu và các tài khoản liên quan khác. - TK 152 - Nguyên liệu vật liệu: Theo dõi tình hình nhập, xuất tồn kho của nguyên vật liệu. Tài khoản này được chia thành các tài khoản cấp 2 như sau: + TK 1521 - Nguyên vật liệu chính + TK 1522 - Vật liệu phụ + TK 1523 - Nhiên liệu + TK 1524 - Phụ tùng thay thế + TK 1527 - Vật liệu khác - Các tài khoản liên quan như TK 111, 112, 331, 621, 627, 641, 642… 2.2.5.1. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu Tại Công ty Rượu Hà Nội, vật liệu nhập kho dưới nhiều hình thức khác nhau như do mua ngoài, tự gia công chế biến, thu hồi phế liệu trong sản xuất… a. Nhập kho vật liệu từ nguồn mua ngoài. Hiện nay, nguyên vật liệu mua vào của Công ty hiện nay để phục vụ cho sản xuất là đều được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, nên phần trị giá của nguyên vật liệu nhập kho ta không tính vào tiền thuế ở đó nữa. ã Mua bằng tiền mặt: Hằng ngày, thủ quỹ thực hiện các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt mua nguyên vật liệu và thực hiện việc ghi sổ quỹ hằng ngày, lập báo cáo quỹ chuyển cho phòng kế toán, kèm theo các chứng từ thu chi làm cơ sở để ghi sổ kế toán. Cuối tháng, kế toán thanh toán ghi các nghiệp vụ chi tiền mặt mua nguyên vật liệu phát sinh trong tháng theo thứ tự thời gian vào NKCT 1 - (ghi Nợ TK 152, ghi Có TK 111) - (mẫu 17). Sau đó đối chiếu với số liệu tổng của TK 111 trên sổ chi tiết vật liệu, rồi lấy tổng số phát sinh Có TK 111, đối ứng với phát sinh Nợ TK 152 để ghi vào sổ cái TK 152. Theo hoá đơn số 037777 - ngày 4/1 về việc thanh toán tiền bốc bột sắn từ Lĩnh Nam về Công ty bằng tiền mặt, số lượng 85.780 kg, đơn giá 15 đ/kg - tổng giá thanh toán là: 1.283.700đ (phiếu chi ngày 5/1) Khi đó kế toán sẽ định khoản như sau: Nợ TK 152 (1521): 1.286.700 Có TK 111: 1.286.700 Và ghi vào sổ chi tiết vật liệu, NKCT1. ã Mua nguyên vật liệu bằng tiền tạm ứng: Trong Công ty Rượu Hà Nội chia thành 2 đối tượng tạm ứng để mua nguyên vật liệu là: các nhân viên tiếp liệu ở các xí nghiệp và các nhân viên ở phòng kế hoạch vật tư. Với những loại vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế… có giá trị nhỏ thời gian sử dụng ngắn thì hàng tháng kế toán thanh toán sẽ chi tạm ứng cho các xí nghiệp thành viên, số tiền là 1.000.000đ. Căn cứ yêu cầu sản xuất phát sinh những vật liệu cần dùng thì nhân viên tiếp liệu ở các xí nghiệp sẽ lập tức đi mua để đáp ứng nhu cầu sử dụng còn các nhân viên ở phòng kế hoạch vật tư cũng được tạm ứng tiền và đi mua vật liệu khi có yêu cầu. Cuối tháng, nhân viên kinh tế ở các xí nghiệp và nhân viên ở phòng kế hoạch vật tư sẽ chuyển bảng kê mua nhập vật tư - (mẫu 18) lên cho phòng kế toán. Kế toán thanh toán sẽ lập giấy thanh toán tạm ứng - mẫu 13, sau đó ghi định khoản và phản ánh vào NKCT 10 -(mẫu 19) - ở phần ghi Có TK 141, nợ TK 152 rồi sau đó lấy số liệu ở cột ghi Nợ TK 152 để vào sổ cái TK 152. Còn tại phòng kế hoạch vật tư căn cứ hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm vật tư để viết phiếu nhập kho cho vật liệu đó. ã Mua nguyên vật liệu bằng tiền gửi ngân hàng. Hiện nay Công ty mở tài khoản tại 4 địa điểm. 11211 - Ngân hàng nông nghiệp ở chi nhánh Hà Nội 11214 - Ngân hàng nông nghiệp ở chi nhánh Miền Nam 11212 - Ngân hàng ngoại thương, phần tiền mặt 11221 - Ngân hàng ngoại thương, phần tiền USD. Khi xảy ra trường hợp như thế này thì hàng ngày thủ quỹ vào sổ thu, chi tiền gửi ngân hàng, kế toán thanh toán vào sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng, và cuối tháng vào NKCT 2 phần ghi Nợ TK 152, rồi sau đó lấy số liệu ở cột ghi Nợ TK 152 để vào sổ cái TK 152. ã Mua nguyên vật liệu chưa thanh toán với người bán Khi phát sinh nghiệp vụ này thì kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT và phiếu nhập kho ghi bút toán. Nợ TK 152 - trị giá vật liệu nhập kho Nợ TK 133 - thuế GTGT đầu vào (nếu có_ Có TK 331 - tổng giá thanh toán Sau khi định khoản thì kế toán vật liệu không mở sổ chi tiết vật liệu để vào sổ, đồng thời kế toán thanh toán cũng không mở sổ chi tiết thanh toán với người bán mà khi này thì kế toán vật liệu lại vào sổ đối chiếu luân chuyển, và kế toán thanh toán lại vào NKCT 5 - (mẫu 20) - ghi Có TK 331 và ghi Nợ các TK khác. Thông thường Công ty có mối quan hệ mua bán thường xuyên với các khách hàng quen thuộc, nên đồng thời với việc mua vật liệu làm thủ tục nhập kho thì Công ty cũng tiến hành thanh toán tiền hàng lần trước cho bên bán. Khi đó căn cứ vào phiếu chi, giấy báo nợ kế toán ghi bút toán. Nợ TK 331 - chi tiết cho từng người bán Có TK 111, 112. Cuối tháng nghiệp vụ này cũng được phản ánh vào NKCT 5 ở phần ghi Nợ TK 331, ghi Có các TK khác. Sau đó kế toán xác định số phát sinh bên Có TK 331, đối ứng với bên Nợ TK 152 để vào sổ cái TK 152. b. Nhập kho nguyên vật liệu do tự gia công chế biến. Đối với loại nghiệp vụ này thì chỉ xảy ra khi Công ty xuất sắn lát đi xay thành sắn bột, rồi về kho như đã trình bày ở phần 2.2.4.1, ở trường hợp này khi xuất sắn lát đi xay thành sắn bột thì kế toán ghi: Nợ tk 154 (1546): 173.732.400 Có TK 152 (1521): 173.732.400 Khi nhập sắn bột về. Nợ TK 152 (1521): 173.732.400 Có TK 154 (1546): 173.732.400. c. Nhập khi do thu hồi thanh lý TSCĐ, thu hồi phế liệu trong sản xuất. Nghiệp vụ thu hồi vật tư do thanh lý TSCĐ rất ít khi phát sinh ở công ty. Nhưng khi có yêu cầu nhập loại vật liệu này thì phòng kế hoạch vật tư viết 1 liên phiếu nhập giao cho người nhập để nhập hàng. Kế toán vật liệu theo dõi nghiệp vụ này trên sổ theo dõi riêng. Đối với phế liệu thu hồi trong sản xuất, nhìn chung số lượng không lớn và giá trị nhỏ, nên thông thường không cho nhập kho những loại phế liệu này. Các xí nghiệp thường thu gom và bán lại theo giá phế liệu, ghi tăng doanh thu. 2.2.5.2. Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu. Công ty Rượu Hà Nội là một doanh nghiệp sản xuất nên việc xuất kho chủ yếu cho sản xuất, chế tạo sản phẩm. Ngoài ra thì tại công ty còn xuất nguyên vật liệu để sửa chữa, quản lý doanh nghiệp… Khi xuất kho nguyên vật liệu thì kế toán vật liệu căn cứ vào báo cáo sử dụng vật tư của các xí nghiệp gửi lên để lập bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ về số lượng, đơn giá, thành tiền. Sau đó kế toán vật liệu chuyển cho kế toán chi phí và giá thành, từ đây kế toán chi phí, giá thành căn cứ cụ thể về việc sử dụng vật tư của các xí nghiệp, đó là nguyên vật liệu được sử dụng cho mục đích gì, ra sao, rồi tiến hành vào các bảng kê 4 - (mẫu 21), bảng kê 5 - (mẫu 22), rồi sau đó vào NKCT 7 - (mẫu 23). Công ty đã quy định chi tiết đối với các tài khoản ở các xí nghiệp, bộ phận như sau: 1 - Xí nghiệp cồn 4 - Xí nghiệp bao bì 6 - Bộ phận xay xát 2 - Xí nghiệp rượu mùi 5 - Bộ phận lò hơi 8 - Xí nghiệp cơ điện ã Trường hợp xuất kho vật liệu dùng trực tiếp sản xuất, chế tạo sản phẩm. Kế toán căn cứ phiếu xuất kho tập hợp cho từng xí nghiệp sản xuất chính được xuất dùng cho sản xuất sản phẩm. Đồng thời căn cứ vào báo cáo sử dụng vật tư của các xí nghiệp gửi lên, xác định số vật liệu thực dùng cho sản xuất trong tháng, từ đó tính ra trị giá vật liệu xuất kho cho sản xuất sản phẩm, sau đó ghi bút toán. Nợ TK 621 - chi tiết cho từng xí nghiệp Có TK 152 - chi tiết cho từng loại vật liệu. Sau đó phản ánh trên bảng kê 4. Ví dụ: Từ cột 621.1, dòng 152.1 trên bảng phân bổ thì kế toán thấy rằng nguyên vật liệu chính được dùng để sản xuất chế tạo sản phẩm ở xí nghiệp cồn là 667.934.258đ. Sau đó tập hợp các TK 621.1. 621.2, 621.4 ở cột 152.1 vào NKCT 7 ở ô tương ứng với cột TK ghi Có 152.1, dòng TK ghi Nợ 621. ã Trường hợp xuất kho vật liệu dùng cho quản lý sản xuất, quản lý chung ở các phân xưởng thì tương tự như trên những kế toán lại ghi định khoản như sau: Nợ TK 627 - chi tiết cho từng xí nghiệp Có TK 152 - chi tiết cho từng loại vật liệu. Sau đó từ bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ, kế toán vào bảng kê 4. ã Trường hợp xuất kho vật liệu dùng quản lý doanh nghiệp, bán hàng. Khi xảy ra nghiệp vụ này, ví dụ xuất nguyên vật liệu dùng cho quản lý doanh nghiệp như xuất nẹp nhựa, ổ cắm, các đồ dùng văn phòng phẩm… thì kế toán tiến hành ghi bút toán như sau: Nợ TK 641 - chi phí bán hàng Nợ TK 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 152 - chi tiết cho từng loại vật liệu. Sau đó từ bảng phân bổ vật liệu, công cụ, dụng cụ, kế toán vào bảng kê 5. ã Trường hợp xuất kho cho bộ phận xay xát (đối với sắn lát đem xay thành sắn bột) thì sử dụng tài khoản 154.6 (như trình bày ở phòng kế toán chi tiết - phần xuất kho tự gia công chế biến), sau đó từ bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ vào bảng kê 4. ã Trường hợp xuất cho bộ phận lò hơi. Thường các vật liệu sử dụng cho bộ phận này là muối, dầu FP… Căn cứ phiếu xuất kho tập hợp trong tháng, kế toán tập hợp chi phí cho bộ phận này trên TK 1545 và sau đó vào bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ và vào bảng kê 4. ã Khi xuất nguyên vật liệu dùng cho sửa chữa lớn TSCĐ, tương tự trên những kế toán lại ghi bút toán: Nợ TK 241(2413) - sửa chữa lớn TSCĐ Có TK 152 - chi tiết cho từng loại vật liệu. Sau đó kế toán từ bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ vào bảng kê 5. ã Trường hợp xuất bấn thêm vỏ hộp rượu thì khi này vỏ hộp mua về được chuyển vào kho thành phẩm, rồi từ đó vỏ hộp mới được đem xuất bán. Nợ TK 155 Có TK 152 (152.7) ã Riêng đối với trường hợp thu hồi phế liệu trong sản xuất, nhiều khi công ty cho phép các xí nghiệp bán luôn mà không nhập lại kho nữa, khi này kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 331… Có TK 154 - chi tiết cho từng xí nghiệp Từ bảng kê 4, bảng kê 5 kế toán tiến hành vào NKCT 7. Sau đó, kế toán tổng hợp căn cứ vào các NKCT số 1,3,5,10 và NKCT 7 để vào sổ cái TK 152 chi tiết theo từng 1521, 1522, 1523, 15245, 1527 như mẫu 24,25. Chương III: Một số nhận xét và đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán ở công ty Rượu Hà Nội 3.1. Nhận xét về công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty Trong những năm vừa qua, với sự lãnh đạo sáng suốt của Ban lãnh đạo của công ty cùng với sự nỗ lực nhiệt tình của tập thể cán bộ công nhân viên, công ty đã đạt được một số thành tựu nhất định như: tốc độ tăng trưởng cao, đời sống của cán bột công nhân viên được nâng cao, công ty nhận được nhiều bằng khen về thành tích trong lao động và sản xuất.. Ngoài ra, công ty không ngừng mở rộng thị trường, đa dạng hoá các sản phẩm rượu, nâng cao chất lượng cũng như mẫu mã, hạ giá thành sản phẩm, tăng khả năng cạnh tranh với hàng nước ngoài. Đạt được những thành tựu trên có phần đóng góp không nhỏ của việc tổ chức tốt công tác kế toán của công ty, mà đặc biệt là công tác nguyên vật liệu . Là một doanh nghiệp sản xuất, nó tạo nên 70% giá thành sản phẩm cũng như tạo nên công dụng và chất lượng sản phẩm. Sử dụng nguyên vật liệu hợp lý, hạch toán đúng đắn, đầy đủ là cơ sở cho việc tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm. ý thức được tầm quan trọng của việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu nên công ty luôn luôn có sự khuyến khiách đối với những sáng kiến trong việc cải tiến công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu. Qua một thời gian tìm hiểu ở công ty, em thấy công tác hạch toán nguyên vật liệu của công ty có thể xem xét trên các mặt sau: 3.1.1.Những ưu điểm. 3.1.1.1.Về mặt quản lý vật liệu. Việc thu mua, dự trữ, sử dụng, bảo quản nguyên vật liêu ở công ty đã được tiến hành một cách chu đáo cận thận. + Khâu thu mua : Công ty đã ký hợp đồng với nhiều công ty có uy tín, chất lượng nguyên vật liệu cao, giá cả hợp lý, đáp ứng được nhu cầu thu mua. Bên cạnh đó công ty còn có một đội ngũ tiếp liệu linh hoạt, am hiểu chất lượng, am hiểu tị trường...nên việc thu mua nguyen vật liẹu tương đối ổn định, đảm bảo việc cung cấp nguyên vật liệu đúng yêu cầu cho sản xuất, không bị gián đoạn. + Khâu dự trữ: nguyên vật liệu ở công ty luôn luôn được dự trữ ơe mức hợp lý, công ty dã xây dựng được định mức vật liệu ở mực tối đa và tối thiểu để dảm bảo cho sản xuất được diễn ra liên tục, đồng thời không gây ứ đọng, lãng phí vốn. + Khâu sử dụng: vật liệu được sử dụng theo kế hoạch và định mức kỹ thuật của phòng kế hoạch vật tư. Đó là khi các xí nghiệp có nhu cầu sử dụng thì lam đơn gửi lên phòng kế hoạch vật tư và giám đốc, khi phòng kế hoạch vật tư và giám đốc đông ý thì phòng kế hoạch vật tư mới viết phiếu xuất kho. Điều này chứng tỏ việc quản lý, sử dụng nguyên vật liệu được chặt chẽ. + Khâu bảo quản: Nguyên vật liệu ở công ty được bảo quản một cách cẩn thận, chu đáo ở 5 kho rất rộng rãi. 3.1.1.2. Về các chứng tỏ kế toán sử dụng và trình tự luận chuyển chứng từ. Công ty sử dụng các chứn từ bắt buộc đúng với mẫu quy định của BTC. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều có chứng từ chứng minh phù hơp với cách ghi chép, số lượng. Các chứng từ này được đánh số cẩn thận và được kiểm tra thường xuyên. 3.1.1.3. Về hệ thống sổ sách. Công ty áp dụng hìn thức kế toán NKCT. Đây là hình thức được nhièu doanh nghiệp áp dụng, đặc biệt là những doanh nghiệp có quy mô lớn, điều kiện trang bị vi tính còn hạn chế. Phương pháp này kết hợp chặt chẽ giữ kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, tạo điều kiện cho việc kiểm tra, đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết một cách nhanh chóng hiệu quả. Trong sổ đối chiếu luân chuyển, công ty có thêm cột chi phí khác, điều này làm cho công tác kiểm tra, đối chiếu , xem xét các số liẹu được tiến hành một cách dẽ dàng, nó giúp cho các kế toán biết được trị giá thực tế của nguyênl liệu mua về và các chi phí liên quan đến việc mua nguyên vật liệu như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, xay xát. Ngoài ra kế toán còn mở thêm sổ chi tiết vật liệu nhằm theo tình hình mua vật liệu bằng tiền mặt, tiền tạm ứng. Việc mở sổ này giúp kế toán dễ dàng hơn trong quản lý chi tiết vật liệu và ghi sổ tổng hợp, hơn nữa đây còn là cơ sở để kế toán hạch toán thuế VAT đầu vào đối với những vật liệu được khấu trừc. 3.1.1.4.Về hệ thống tài khoản. Công ty sử dụng hệ thống tài khoản để hạch toán các nghiệp vụ tương đối phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Các tài khoản theo dõi hàng tồnkho, doanh thu...được mở chi tiết, cụ thể. 3.1.1.5. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX. Phương pháp này đảm bảo thôgn tin được cung cấp thường xuyên, chính xác về tình hình biến động của hàng hoá, từ đó có kế haọch dự trữ phù hợp, quản lý tốt hàng hoá cả về số lượng và chất lượng. 3.1.2.Hạn chế. 3.1.2.1.Về quản lý vật liệu. Việc quản lý nguyên vậtliệu ở công ty hiện nay đang còn lộn xộn, đó là tuy cùng một loại nguyên vật liẹu nhưng lại được bảo quản ở nhiều kho khác nhau, hay có nhiều loại nguyên vật liệu có tích chất lý, hoá...khác nhau mà lịa được bảo quản trong cùng một kho như chai hiện dang được bảo quản ở kho Lĩnh Nam và kho chai, vì vậy mà rất khó quản lý và thường dễ ra mất mát, nhầm lẫn. Bên cạnh đó còn có nhiều kho đã xây dịng từ lâu nên nó rất cũ như kho Lĩnh Nam, kho bao bì. 3.1.2.2.Về việc áp dụng phần mềm kế toán. Hiện nay công việc kế toán ở công ty vẫn đang làm thủ công, sự trợ giúp của máy tính chỉ là tính toán và in ra giấy, trong khi đó các nghiệp vụ kế toán xảy ra ở công ty lại rất nhiều nên tốc độ làm việc còn chưa kịp thời. Mà trên thị trường hiện nay lại có rất nhiều phần mềm kế toán nhằm giúp cho côgn tác kế toán đơn giản, nhanh gon hơn. 3.1.2.3.Về thủ tục nhập xuất nguyên vật liệu. Quá trình xuất vật tư còn rườm rà, nhiều thủ tục nhưng lại chưa đầy đủ cho nên dễ gây ra mất mát, hao hụt. Đó là chưa có xuất vật tư theo hạn mức mà lại xuất theo nhu cầu của xí nghiệp nên có thể vật tư xuất ra nhiều hơn so vpí nhu câù sản xuất mà vật tư xuất ra không sử dụng hết lại không nhận lạikho, nên có thể hư hỏng, mất mát... 3.1.2.4. Về việc phân loại nguyên vật liệu. Việc phân loại nguyên vật liệu ở công ty hiện nay là chưa hợp lý, đó là có nhiều loại nguyên vật liệu có công dụng, vai trò khác nhau nhưng vẫn được xếp vào cùng một nhóm. Do đó nó làm cho công tác bảo quản, hạch toán nguyên vật liệu còn gặp nhiều khó khăn. 3.1.2.5. Về đánh giá nguyên vật liệu. Hiện nay công ty đang tính giá xuất kho bằng phương pháp bình quân gia quyền, vào cuối tháng mới tính một lần, vì vậy nó không phản ánh kịp thời giá cả của nguyên vật liệu xuất kho nên có thể giá thành của nguyên vật liệu không đúng với thực té. Còn với những nguyên vật liệu tính giá đích danh thì phải mất nhiều thời gián vì doanh nghiệp không đánh dấu cụ thể nó. 3.1.2.6. Về hệ thống sổ sách. Việc ghi vào sổ chi tiết vật liệu ở công ty còn chưa đúng. Đó mới chỉ có phản ánh các nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu liên quan tới TK 111, TK 141, chứ chưa có các nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu liên quan tới TK 112, TK 331, và chưa phản ánh các nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu. Công ty không mở sổ đối chiếu luân chuyển của nguyên vật liệu theo từng kho mà lại theo từng thứ nguyên vật liệu, trong khi đó cùng một loại nguyên vật liệu, lại có thể được bảo quản ở nhiều kho. Vì vật việc đối chiếu giữa thẻ kho và sổ đối chiếu luân chuyển là rất kho khăn, tốn nhiều công sức. Côn ty chưa mở sổ chi tiết TK 331 nên việc quản lý đối với từng người bán còn rất khó khăn, mất nhiều thời gian. Trên các NKCT, bảng kê thì tài khoản 152 được chi tiết cụ thể mà lại chưa có cột tổng hợp các tài khoản chi tiết này, và ở trên bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ lại chưa có cột tổng hợp các tài khoản chi tiết của TK 621,622,627. Do đó khi cần đối chiếu, kiểm tra thì pahỉ cộng một lần nữa cho nên sẽ khó khăn hơn. 3.1.2.7.Về việc luân chuyển chứng từ. Tại công ty hiện nay việc luân chuyển chứng từ còn chậm. Như đối với trường hợp mua dịch Tecmamin của tháng 12/2003 là 451,9 kg _ 59.640.858đ, thì kế toán đã vào sổ ở tháng 12/2003 nhưng đến tháng 1/2004 thì hoá đơn vận chuyển hàng mới về đến nơi, khi này thì kế toán lại vào sổ tháng 1/2004 phần chi phí vận chuyển là 6000.000đ. Do đó nếu khi tecmamin mà xuất dùng sớm hơn với hoá đơn vận chuyển về thì giá xuất kho sẽ không phản ánh đúng với thực tế. 3.1.2.8. Về nghiệp vụ lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Hiện nay ở công ty chưa có nghiệp vụ lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu vì nguyên vật liệu mua vào trên thị trường cũng chưa biến động mạnh, và nếu có sự biến động thì khi đưa nguyên vật liệu này vào sản xuất thì vẫn khôgn bị lỗ. Tuy nhiên, theo em thì côgn ty nên có nghiệp vụ này để hạn chế sự rủi ro về hàng tồn kho. 3.2.Một số kiến nghị nhằm hoàn thịên tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Rượu Hà nội 3.2.1. Về quản lý nguyên vật liệu Việc bảo quản nguyên vật liệu: công ty nên sửa chữa, xây dựng lại hệ thống nhà kho để bảo quản nguyên vật liệu một cách tốt hơn. Đồng thời sắp xếp lại các nguyên vật liệu trong kho theo công dụng, tính chất lý hoá...để tránh hao hụt, mất mát. 3.2.2. Về áp dụng phần mềm kế toán. Một trong những yêu cầu của công tác kế toán là tính chính xác, kịp thời. Với tiến độ khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển, việc đưa ké toán vào máy vi tính đã và đang áp dụng ở nhiều công ty sản xuát giúp cho kế toán tính toán tổng hợp số liệu, vẽ bảng biểu nhanh chóng và thuận tiện, giảm bớt khối lượng ghi chép, sổ sách...do đó làm tăng năng suất làm việc của kế toán. Tuy nhiên các chương trình phần mềm kế toán được cài đặt trên những nguyên tắc chung nhất và có hạn chế riêng. Do vậy, khi áp dụng vào thực tiễn hoạt động của công ty, kế toán căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, ở công tác kế toán đơn vị để cải tiến cho phù hợp. Chính vì vậy, cùng với côgn việc trang bị máy vi tính, cài đặt phần mềm thì công tác đào tạo các kỹ năng sử dụng chương trình kế toán trên máy vi tính của công ty là hết sức cần thiết. 3.2.3.Về thủ tục nhập xuất nguyên vật liệu. Thủ tục xuất kho: Để giúp cho thủ tục xuất kho đơn giản, gọn nhẹ hơn và tránh được sự lãng phí về nguyên vật liệu thì công ty cần khôi phục lsị việc xây dựng định mức dự trữ vật tư và lập cho mỗi xí nghiệp một phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức – Mẫu 26. Hạn mức vật tư được xác định như sau: Hạn mức vật tư được duyệt trong tháng = Số lượng sản phẩm theo kế hoạch x Định mức sử dụng vật tư cho một đơn vị sản phẩm Phiếu này được viết thành 2 liên do phòng kế hoạch vật tư viết, sau đó người sử dụng vật tư ( người lĩnh vật tư) mang 2 liên này đến kho nhận vật tư theo hạn mức và giữ 1 liên, còn 1 liên giao cho người lĩnh vật tư. Các lần tiếp theo người lĩnh vật tư chỉ cần mang phiếu đến kho nhận vật tư. Cuối tháng, dù hạn mức còn hay hết, thủ kho thu lại liên đã giao cho người nhận vật tư và cộng số thực xuất trong tháng để ghi vào thẻ kho. Sau đó thủ kho chuyển 1 liên cho phòng kế hoạch vật tư và 1 liên cho phòng kế toán, Nếu chưa hết tháng mà hạn mức được duyệt đã lĩnh hết, đơn vị sử dụng muốn lĩnh thêm vật tư phải lập phiếu xuất vật tư theo hạn mức hoặc phiéu xuất vật tư có phòng kế hoạch vật tư xác nhận mới được. 3.2.4. Về phân loại nguyên vật liệu. Công ty nên phân loại nguyên vật liệu một cách rõ ràng, tỷ mỷ hơn để công tác quản lý, hạch toán dễ dàng hơn bằng cách lập sổ danh điểm vật liệu như mẫu 27. 3.2.5.Về đánh giá nguyên vật liệu. Công ty nên áp dụng phần mềm kể toán máy và khi đó nên đánh giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập. Khi này thì trị giá nguyên vật liẹu sẽ phản ánh đúng với thực tế hơn ít xảy ra sai sót hơn. Ví dụ: Chai trong 9,5 lít + Tồn đầu kỳ: SL:1.007.500, ST : 806.000.000đ + Ngày 10/1 nhập thêm 500.000 chai, ST: 402.000.000đ Vậy đơn giá sau ngày lần nhập này là: Trị giá NVL tồn kho trước khi nhập+ Trị giá NVL nhập kho Số lượng NVL tồn kho trước khi nhập + Số lượng NVL nhập kho g = 806.000.000 + 402.00.000 1.007.500 + 500.000.000 = = 801,3276đ 3.2.6. Về hệ thống sổ sách và phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Công ty nên áp dụng phần mềm kế toán máy với hình thức nhật ký chung và phương pháp ghi thẻ song song. Trình tự ghi sổ của hình thức nhật ký chung như sau: Với phương pháp ghi thẻ song song, công ty nên tiến hành như sau: Từ phiếu nhập kho , phiếu xuất kho vào sổ kế toán chi tiết, sau đó vào bảng kê nhập xuất tồn. Cụ thể như sau: + Sổ chi tiết được mở cho tưng thứ nguyên vật liệu. Trong đo các cột chứng từ, diễn giải, ngày nhập – xuất, nhập , xuất, tồn. Riêng ở phần nhập, xuất, tồn được phản ánh theo số lượng, đơn giá, thành tiền. Ví dụ ở trường hợp nguyên vật liệu là gạo nếp thì công ty nên mở và ghi vào sổ công ty như sau: Sổ chi tiết nguyên vật liệu Tên kho: Nguyên vật liệu Tên nguyên vật liệu; Gạo nếp Mã số : 15214 Đơn vị tính: kg ĐVT: 1.000đ CTừ Diễn giải Ngày Nhập Xuất Tồn N X SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT Tồn1/1 0 0 11/1 Nhập kho 5/1 600 6,4 3.840 600 6.4 3.840 8/1 Xuất kho 6/1 600 6,4 3.840 600 6.4 3.840 CộngPS T.1 600 3.840 600 3.840 0 Tồn 1/2 0 ...... + Bảng kê nhập xuất tồn được mở cho từng thứ nguyên vật liệu theo từng tháng. Ví dụ ở trường hợp nguyên vật liệu chính thì công ty nên mở và ghi vào bảng kê nhập xuất tồn như sau: Bảng kê nhập - xuất – tồn Tk1521- Nguyên vật liệu chính Tháng 1/2004 Tên NVL Danh điểm ĐVT Tồn kho đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn kho cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT Sắn lát 15211 Kg Sắn bột 15212 Kg Đường 15213 Kg Gạo nếp 15214 Kg ......... ...... Cộng 1521 Công ty nên mở sổ chi tiết TK 331 để theo dõi tình hình thanh toán với từng người bán. Đối với các chứng từ, bảng kê và bảng phân bổ nguyên vật liệu thì công ty nên có thêm cột tổng hợp các tài khoản chi tiết của các tài khoản đó. Ví dụ đối với TK 152 thì nên làm như sau: TK 152 1521 1522 1523 ........ Cộng 152 Và khi này việc đối chiếu kiểm tra sẽ dễ dàng hơn. 3.2.7.Về việc luân chuyển chứng từ. Công ty nên quản lý tốt hơn trong việc ký kết mua nguyên vật liệu hơn nữa để sao cho hoá đơn vận chuyển về cùng với hàng, để tránh được những trường hợp xảy ra như trường hợp mua dịch tecmamin, đó là công ty có thể ký kết, ràng buộc bên vận chuyển hàng hoá sao cho hoá đơn về nhanh hơn. 3.2.8.Về nghiệp vụ lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu. Trường hợp này hiện nay ở Công ty chưa có nhưng theo em Công ty nên có nghiệp vụ này đối với những nguyên vật liệu có xu hướng giảm giá mạnh và nếu năm tới đưa vào sản xuất mà vận bị lỗ, khi đó nó được thực hiện như sau: Cuối niên độ kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính, kế toán xác định mức lập dự phòng cho từng loại nguyên vật liệu, tiến hành trích lập dự phòng và đưa vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 642(6426): Chi phí dự phòng Có TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Cuối niên độ kế toán sau, tính ra số dự phòng giảm giá nguyên vật liệ cho năm nay, so sánh với số đã lập. Nếu không thay đổi thì không cần điều chỉnh Nếu lớn hơn thì phải lập thêm: Nợ TK 642(6426) Có TK 159 Nếu bé hơn thì phải hoàn lại Nợ TK 159 Có TK 642(6426) Kết luận Trong quá trình sản xuất, nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng, vừa là đối tượng lao động, vừa là cơ sở vật chất trực tiếp cấu thành nên sản phẩm, và chiếm một tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm thông qua hạ chi phí nguyên vật liệu. Do đó nguyên vật liệu phải được quản lý và hạch toán một cách chặt chẽ, khoa học. Nhận thức được tầm quan trọng của kế toán nguyên vật liệu, thông qua Báo cáo thực tập tốt nghiệp, em đã khái quát cơ sở lý luận về hạch nguyên vật liệu, Trên cơ sở đó, tiếp tục tìm hiểu thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Rượu Hà Nội. Đồng thời, em cũng mạnh dạn đưa ra một số ý kiến riêng với hy vọng sẽ góp phần nhỏ bé của mình vào công việc hoàn thiện công ty kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Rượu Hà Nội. Trong quá trình thực tập tại Công ty Rượu Hà Nội và làm Báo cáo thực tập tốt nghiệp, em đã tìm hiểu, thu thập số liệu liên quan đến hạch toán nguyên vật liệu. Tuy nhiên, do thời gian có hạn, nên Báo cáo thực tập tốt nghiệp của em không thể tránh khỏi những sai sót. Vì vậy em mong các cô chú ở Công ty, các thây cô giáo và các bạn góp ý để Báo cáo của em được hoàn thiện hơn. Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo cũng như sự chỉ bảo nhiệt tình của các cô chú ở phòng kế hoạch vật tư, phòng kế toán tài chính của Công ty Rượu Hà Nội đã giúp đỡ em hoàn thiện bài Báo cáo này. Mục lục