Chuyên đề Công tác kế toán nguyên vật liệu tại Trung tâm Dịch vụ khách hàng – Bưu điện Hà Nội

Nợ TK 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” Có TK 711: Thu nhập khác VI. HỆ THỐNG SỔ SÁCH SỬ DỤNG TRONG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Sổ kế toán chính là hình thức biểu hiện của phương pháp đối ứng tài khoản trên thực tế vận dụng. Nó là phương tiện vật chất cơ bản để hệ thống hoá số liệu kế toán trên cơ sở các chứng từ gốc và các tài liệu kế toán khác. Tuỳ theo hình thức sổ kế toán doanh nghiệp áp dụng để xác định các loại sổ nhật ký, sổ cái và qui trình ghi sổ thích hợp. Có các loại hình sổ tổng hợp sau: - Hình thức Nhật ký- Sổ cái - Hình thức Nhật ký chung - Hình thức Chứng từ- Ghi sổ - Hình thức Nhật ký- Chứng từ Dưới đây em xin trình bày sơ qua về hình thức chứng từ ghi sổ: Theo hình thức này, sổ kế toán tổng hợp bao gồm chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ, sổ cái. Định kỳ hoặc hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán, bảng tổng hợp chứng từ để ghi vào chứng từ ghi sổ.Chứng từ ghi sổ thực chất là một bảng kê chứng từ theo các tiêu thức nhất định để thuận tiện ghi vào sổ cái. Sau khi đã ghi vào chứng từ ghi sổ, kế toán đăng ký chứng từ ghi sổ vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo số thứ tự ghi ở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Từ đó chứng từ ghi sổ mới được ghi vào sổ cái theo nội dung kinh tế. CHƯƠNG II THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI TRUNG TÂM DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TRUNG TÂM 1.1. Quá trình hình thành và phát triển : Trung tâm Dịch vụ Khách hàng trực thuộc Bưu điện Hà Nội, có trụ sở tại 75 Đinh Tiên Hoàng - Hoàn Kiếm - Hà Nội. Là một đơn vị trực thuộc của Bưu điện Hà Nội do đó Trung tâm hoạt động kinh doanh và phục vụ cùng với các đơn vị trực thuộc khác của Bưu điện Hà Nội trong một dây chuyền hoạt động sản xuất kinh doanh của Bưu điện Hà Nội, có mối liên hệ mật thiết với nhau về tổ chức mạng lưới, lợi ích kinh tế, tài chính, tiếp thị, phát triển dịch vụ để thực hiện nhiều mục tiêu kế hoạch do Bưu điện Thành phố Hà Nội giao. Tiền thân của Trung tâm Dịch vụ khách hàng là công ty Phát triển - Cung ứng Vật tư Bưu điện Hà Nội với nhiệm vụ chính là phát triển thuê bao và cung ứng vật tư phục vụ sự phát triển, sửa chữa mạng lưới thông tin của Bưu điện Thành phố Hà Nội. Sự phát triển mạnh của ngành Bưu chính Viễn thông nói chung và mạng lưới viễn thông Bưu điện Thành phố Hà Nội nói riêng trong những năm qua đòi hỏi phải có sự chuyên môn hóa hơn nữa. Do đó Trung tâm Dịch vụ khách hàng Bưu điện Hà Nội đã được chia tách từ công ty Phát triển - Cung ứng vật tư Bưu điện. Căn cứ NĐ 51/CP 01/8/95 của CP phê chuẩn TTDVKH được thành lập lại theo quyết định số 4356/QĐ_TCCB ngày 18/12/1996 của Tổng Giám đốc Tổng Công ty Bưu chính - Viễn thông Việt Nam. Là một doanh nghiệp trực thuộc Bưu Điện thành phố Hà Nội, có tư cách pháp nhân, có con dấu theo mẫu Doanh nghiệp Nhà nước, có giấy phép đăng ký kinh doanh theo quy định hiện hành: giấy phép đăng ký kinh doanh do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp. Công ty được phép mở tài khoản tiền Việt Nam và tại các ngân hàng, kho bạc Nhà nước, hạch toán phụ thuộc Bưu điện Thành phố Hà Nội. Được thành lập từ năm 1997 đến nay Trung tâm DVKH đã có một cơ sở vật chất tương đối hoàn chỉnh với đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ kỹ thuật cao, có tinh thần trách nhiệm. Nhờ đó mà tổ chức sản xuất của Trung tâm ngày càng được phát triển và hoàn thiện qui mô hơn, phù hợp hơn. Trung tâm được trang bị những phương tiện cần thiết phục vụ cho hoạt động kinh doanh như: hệ thống máy tính, máy in tốc độ cao, đường truyền số liệu, điện thoại nghiệp vụ, máy fax, máy photocopy, account Internet, e-mail, máy điều hòa, bàn ghế hiện đại, các trang thiết bị phục vụ cho các công việc của công ty… 1.2. Nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Dịch vụ khách hàng 1.2.1. Nhiệm vụ của Trung tâm Dịch vụ khách hàng Nhiệm vụ của Trung tâm Dịch vụ khách hàng Bưu Điện Hà Nội do Giám đốc BĐHN phê chuẩn. Cụ thể như sau: - Tiếp nhận các yêu cầu đầu vào - Phát triển thuê bao - Tính cước, in cước - Quản lý thanh toán cước phí - Giải quyết khiếu nại các nghiệp vụ liên quan đến các nghiệp vụ viễn thông. 1.2.2. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm dịch vụ khách hàng. Để phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, ngay từ khi mới thành lập Công ty đã nhanh chóng tổ chức, sắp xếp lại bộ máy tổ chức, tinh giảm tối đa bộ máy quản lý gián tiếp, kết hợp việc sử dụng cán bộ trẻ được đào tạo cơ bản, chính quy nhưng còn ít kinh nghiệm với cán bộ chưa đạt trình độ đại học nhưng có bề dày kinh nghiệm trong nghành, nghề. Từ ngày 18/12/96 Trung tâm được chia thành 4 phòng ban và hai đội với tổng số nhân viên là 132 người. Các phòng ban bao gồm : - Phòng tổng hợp - Phòng tài chính kế toán: quản lý tài chính của Trung tâm - Phòng nghiệp vụ kinh doanh: chỉ đạo về mặt nghiệp vụ - Phòng Giao dịch - Phát triển thuê bao: tiếp nhận yêu cầu đàu vào lắp đặt máy điện thoại cố định, fax, ... Các đội bao gồm : - Đội thanh toán : quản lý, theo dõi tình hình thanh toán của các thuê bao trong nội thành - Đội tính cước: tính, in cước sử dụng dịch vụ viễn thông cho các thuê bao trong nội thành Trung tâm đã không ngừng cố gắng hoàn thiện và xây dựng tổ chức bộ máy của Trung tâm. Cùng với sự quan tâm của Giám đốc Trung tâm và ý thức tổ chức xây dựng của mỗi nhân viên với mục đích hoàn thiện và phát triển công ty ngày càng vững mạnh, tạo được uy tín cao trong đông đảo khách hàng. Hiện nay trung tâm đang từng bước kiện toàn lại bộ máy tổ chức cho phù hợp, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và ngoại ngữ cho cán bộ công nhân viên. Bên cạnh đó, Ban Giám đốc trung tâm còn rất chú trọng đến việc nâng cao đời sống vật chất, tinh thần của toàn thể cán bộ công nhân viên trong trung tâm, động viên mọi người hăng say lao động, góp phần đẩy mạnh hoạt động kinh doanh của trung tâm. Qua một thời gian tồn tại và phát triển đến nay Trung tâm có 323 nhân viên trong đó 309 nhân viên chính thức còn lại là tập việc, thử việc và thời vụ. Bộ máy tổ chức của Trung tâm được chia thành hai khối: khối chức năng và khối sản xuất, gồm 9 phòng ban, cụ thể như sau: Sơ đồ tổ chức trung tâm dịch vụ khách hàng bưu điện Hà Nội (kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2005) p.giao dịch - PTTB p.nghiệp vụ kinh doanh Ban giám đốc Khối chức năng Khối sản xuất p tổng hợp p.tài chính - kế toán p.tiếp thị - chăm sóc KH p.quản lý thanh toán I p.tính cước P.quản lý thanh toán II p.quản lý thanh toán III * Ban giám đốc: - Giám đốc Trung tâm do Tổng Công ty Bưu chính - Viễn thông Việt Nam bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều chuyển, khen thưởng và kỷ luật theo đề nghị của Giám đốc Bưu điện Thành phố Hà Nội. Giám đốc là đại diện pháp nhân của công ty, là người điều hành cao nhất ở Trung tâm, chịu trách nhiệm trước Bưu điện Thành phố Hà Nội và pháp luật về quản lý và điều hành công ty trong phạm vi quyền hạn và nghĩa vụ của mình. - Phó Giám đốc do Bưu điện Thành phố Hà Nội bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều chuyển. Phó Giám đốc là người giúp đỡ Giám đốc điều hành một số lĩnh vực hoạt động của Trung tâm theo sự phân công của Giám đốc. Phó Giám đốc chịu trách nhiệm trước Giám đốc Trung tâm và Pháp luật về nhiệm vụ được giao . * Khối chức năng: Phòng tổng hợp: phòng Tổng hợp là một phòng chức năng quản lý trực thuộc trung tâm, có trách nhiệm tham mưu giúp việc cho Giám đốc trung tâm về các mặt công tác: - Tổ chức, quản lý nhân sự - lao động - tiền lương - đào tạo - Tổng hợp - xây dựng kế hoạch, định mức lao động,, thi đua - An toàn lao động - PCCC - BHLĐ - Hành chính - quản trị Phòng tổng hợp được đề xuất, cải tiến các biện pháp tổ chức phân công quản lý của phòng nhằm thực hiện chức năng nhiệm vụ giám đốc giao. Là một phòng chức năng trực thuộc Trung tâm, có trưởng phòng chịu trách nhiệm, phụ trách chung và trực tiếp phụ trách các công tác tổ chức nhân sự, thi đua, tổng hợp, có phó phòng giúp việc thay thế trưởng phòng khi vắng mặt và trực tiếp phụ trách các công tác lao động tiền lương, ATLĐ, HCQT, có các chuyên viên, cán sự giúp việc. Phòng nghiệp vụ - kinh doanh: P. NV- KD là đơn vị chức năng trực thuộc Giám đốc Trung tâm DVKH chỉ đạo điều hành công tác quản lý nghiệp vụ, kinh doanh, công tác khoa học kỹ thuật và tin học. Phòng có trách nhiệm tham mưu giúp việc cho Giám đốc Trung tâm về các mặt công tác: - Theo dõi chỉ đạo điều hành các đơn vị trong Trung tâm về công tác nghiệp vụ và qui trình sản xuất - Hướng dẫn triển khai thực hiện các qui định , thủ tục, trình tự nghiệp vụ, giá, cước các dịch vụ viễn thông. - Chỉ đạo việc triển khai công tác khuyến mại, chăm sóc khách hàng, giải quyết khiếu nại. - Kiểm tra theo dõi chất lượng, tiến độ thực hiện của các đơn vị và tập hợp báo cáo đề xuất biện pháp giải quyết. - Nghiên cứu áp dụng khoa học công nghệ, kĩ thuật trong sản xuất - Quản lý, đầu tư trang thiết bị kỹ thuật và tin học - viễn thông - Kinh doanh các trang thiết bị, dịch vụ viễn thông Phòng tài chính - kế toán: là đơn vị chức năng trực thuộc Giám đốc trung tâm Dịch vụ khách hàng. Phòng có nhiệm vụ tham mưu, giúp việc cho giám đốc trung tâm chỉ đạo điều hành công tác tài chính kế toán của Trung tâm * Khối sản xuất: Phòng tiếp thị - chăm sóc khách hàng (TTCSKH): là đơn vị sản xuất trực thuộc Trung tâm Dịch vụ khách hàng. Phòng TTCSKH có nhiệm vụ triển khai thực hiện công tác quản lý điều tra nghiên cứu phát triển thị trường, tiếp thị bán hàng, chăm sóc khách hàng sau bán hàng, giải quyết khiếu nại và lưu giữ hợp đồng. Phòng có trưởng phòng phụ trách chung, có phó phòng giúp việc thay thế trưởng phòng khi vắng mặt, có các cán bộ công nhân viên chia làm 3 tổ, mỗi tổ do một tổ trưởng quản lý: - Tổ tiếp thị và chăm sóc khách hàng ( gọi tắt là 700) - Tổ giải quyết khiếu nại - Tổ lưu giữ hợp đồng Phòng giao dịch - phát triển thuê bao (GDPTTB): là đơn vị trực thuộc Trung tâm Dịch vụ khách hàng có nhiệm vụ tiếp nhận, điều hành các đơn vị liên quan thực hiện các yêu cầu sử dụng dịch vụ viễn thông của khách hàng, hoàn thiện các loại hồ sơ đầu vào phục vụ cho việc quản lý và tính cước. Phòng có trưởng phòng phụ trách chung, có phó phòng giúp việc và thay thế trưởng phòng khi trưởng phòng vắng mặt, có các cán bộ công nhân viên chia làm 4 tổ, mỗi tổ do một tổ trưởng quản lý: - Tổ tổng hợp - Tổ giao dịch - Tổ hoàn thiện hồ sơ khách hàng - Tổ thu ngân Phòng tính cước:là đơn vị trực thuộc trung tâm DVKH có nhiệm vụ lên danh mục, tính cước, in hoá đơn cước phí Bưu điện, bảo trì bảo dưỡng mạng. Phòng có trưởng phòng phụ trách chung, có phó phòng giúp việc và thay thế trưởng phòng khi trưởng phòng vắng mặt, có các cán bộ công nhân viên chia làm 3 tổ, mỗi tổ do một tổ trưởng quản lý: - Tổ tính cước - Tổ quản trị mạng - Tổ tổng hợp, in cước Phòng quản lý thanh toán I và II: là đơn vị trực thuộc trung tâm dịch vụ khách hàng có nhiệm vụ quản lý và thực hiện việc thanh toán cước phí viễn thông của đối tượng khách hàng là tư nhân, tiếp nhận yêu cầu đầu vào phát triển thuê bao, thừa lệnh Giám đốc yêu cầu các đơn vị trực thuộc giải quyết các vấn đề liên quan đến quản ký theo dõi thanh toán khách hàng khối tư nhân, có quyền đề nghị giám đốc tổ chức các hoạt động hỗ trợ, thúc đẩy tăng tỷ lệ thu, giảm tỷ lệ nợ đọng khối tư nhân, thừa lệnh giám đốc tiếp nhận giải quyết các khiếu nại của khách hàng về công tác thanh toán, được phép lập biên bản đề nghị giám đốc trung tâm xử lý cá nhân vi phạm thái độ khi tiếp xúc với khách hàng. Phòng quản lý thanh toán III: là đơn vị được Giám đốc trung tâm DVKH uỷ quyền để tiếp xúc, giao dịch với khách hàng sử dụng dịch vụ Bưu điện thuộc khối cơ quan và công ty TNHH thuộc Đảng, Nhà nước, các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân người nước ngoài đảm bảo mục tiêu thu nhanh thu đúng, thu đủ. Phòng được phép xử lý các trường hợp chậm thanh toán cước phí Bưu điện đối với các khách hàng thuộc khối cơ quan và công ty TNHH vi phạm hợp đồng sử dụng dịch vụ Bưu điện theo quy định của Bưu điện thành phố Hà Nội. Được quyền trực tiếp làm việc với các đơn vị liên quan trong việc thanh toán cước phí. 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán 1.3.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: +) Tổ chức hoạt động: Bộ máy kế toán tại phòng TC-KTTK của trung tâm bao gồm 19 người. Trong đó đồng chí Trưởng phòng kiêm Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước Giám đốc Trung tâm điều hành toàn bộ công việc của phòng kế toán , 01 đồng chí phó phòng và các kế toán viên chịu trách nhiệm về phần công việc của mình theo sự phân công trực tiếp của Kế toán trưởng. Bộ máy kế toán của trung tâm: - Kế toán trưởng: Là người giúp việc cho giám đốc trung tâm, thực hiện quyền hạn và trách nhiệm của điều lệ tổ chức kế toán nhà nước. Kế toán trưởng phụ trách phòng, tổ chức, phân công nhân viên trong phòng phụ trách từng phần việc cụ thể đảm bảo quản lý chặt chẽ vốn, tài sản của trung tâm, của Bưu Điện Hà Nội. Hạch toán kế toán, phân tích hoạt động kinh tế của trung tâm, tham mưu đề xuất với giám đốc ra các quyết định quản lý có hiệu quả. Thực hiện các chế độ báo cáo kế toán theo quy định. - Phó phòng kế toán: Giúp việc kế toán trưởng, trực tiếp theo dõi một khâu kế toán trong công việc chuyên môn được giao. - Phòng được chia thành: + Tổ quản lý số liệu bưu điện phí + Tổ thụ lý hồ sơ nợ phải thu khó đòi + Tổ kế toán +) Chức năng: Phòng tài chính kế toán là đơn vị chức năng thuộc Trung tâm Dịch vụ Khách hàng có trách nhiệm tham mưu giúp việc cho Giám đốc Trung tâm về các mặt công tác: - Quản lý toàn bộ vốn tài sản của trung tâm - Hạch toán, kế toán và phân tích hoạt động kinh tế của trung tâm - Lập và thực hiện các kế hoạch tài chính của trung tâm - Lập báo cáo tài chính kế toán theo định kỳ - Theo dõi, quản lý số liệu và số tiền bưu điện phí ghi nợ thu được của các thuê bao trên địa bàn Hà Nội. - Là đầu mối thực hiện việc phân chia doanh thu cho các đơn vị cùng tham gia kinh doanh dịch vụ viễn thông trong Bưu Điện Hà Nội. - Kiểm tra định kỳ và đột xuất công tác tài chính các đơn vị trực thuộc trung tâm +) Nhiệm vụ: Bộ phận kế toán: chịu trách nhiệm kiểm tra, đối soát, theo dõi việc sử dụng tài sản của Trung tâm, kiểm tra và hạch toán kịp thời các khoản thu từ hoạt động phát triển thuê bao và thu cước phí Bưu Điện. Tập hợp, đối soát để hoạch toán doanh thu, chi phí theo đúng quy định của Bưu Điện Hà Nội Bộ phận quản lý số liệu: quản lý toàn bộ số liệu thu Bưu Điện phí, thu phát triển thuê bao trên mạng đảm bảo tính chính xác giữa số liệu trên sổ sách và máy tính. Chịu trách nhiệm đảm bảo số liệu chuẩn trên mạng dùng chung cho tra cứu nợ đọng, xử lý tạm dừng thông tin và chăm sóc khách hàng. Bộ phận thụ lý hồ sơ nợ phải thu khó đòi: - Hướng dẫn các đơn vị tập hợp các hồ sơ nợ cước đã thực hiện đòi nhiều lần nhưng không đòi được để phục vụ việc lập dự phòng và thuê thu nợ đọng. - Làm việc với các công ty luật, văn phòng luật sư để thuê thu nợ đọng - Khởi kiện các thuê bao nợ cước tại các toà án nhân dân +) Quyền hạn Có quyền đề xuất các biện pháp liên quan đến các mặt công tác được giao. Được thừa lệnh giám đốc trong việc chỉ đạo điều hành công việc theo đúng thẩm quyền và lĩnh vực công tác đã được giao. Được phép lập biên bản đề nghị giám đốc trung tâm xử lý cá nhân, đơn vị vi phạm thể lệ, thủ tục, quy trình, quy phạm đã đề ra.. +) Mối quan hệ công tác: Phòng Tài chính Kế toán có quan hệ với các đơn vị trong và ngoài Bưu điện Hà Nội theo uỷ quyền của Giám đốc Trung tâm để hoàn thành công tác được giao. Khi thực hiện các chức năng nhiệm vụ của mình, Phòng Tài chính Kế toán có nhiệm vụ phối hợp với các phòng ban đơn vị trong trung tâm hoàn thành nhiệm vụ được giao. Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: VNĐ Hình thức sổ áp dụng: Chứng từ ghi sổ Nguyên tắc ghi sổ: CTGS được lập từ chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế là căn cứ để ghi sổ cái. CTGS được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng( theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ ) và có chứng từ gốc kèm theo, được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ . Các loại sổ sử dụng: Sổ tổng hợp TK Sổ chi tiết Sơ đồ hạch toán theo hình thức CTGS ( sơ đồ ) Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi Tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Với hình thức ghi sổ này cuối tháng kế toán có thể xem được các sổ: sổ tổng hợp 1521, 13635...; sổ chi tiết 1521, 13635; và các sổ khác như sổ TK công nợ 1.4. Tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước: Trung tâm Dịch vụ Khách hàng thực hiện báo cáo toàn bộ các khoản thu nhập, chi phí về Bưu Điện Hà Nội để xác định kết quả kinh doanh và nộp thuế tập trung tại Bưu Điện Hà Nội. II. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI TRUNG TÂM DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG 2.1. Đặc điểm hạch toán vật liệu và yêu cầu quản lý vật liệu 2.1.1. Đặc điểm vật liệu của Trung tâm Nguyên vật liệu của Trung tâm phục vụ chủ yếu cho quá trình tính, in cước sử dụng dịch vụ viễn thông của khách hàng. Ngoài ra nguyên vật liệu còn phục vụ quá trình tiếp nhận yêu cầu đầu vào, thu cước phí Bưu Điện. Do đặc thù của Trung tâm là phục vụ khách hàng, tính in cước theo định kỳ nên việc cung cấp nguyên vật liệu phải mang tính kịp thời. 2.1.2. Phân loại vật liệu Để áp dụng phần mềm kế toán trong công tác kế toán NVL thì công việc khai báo mã hoá ban đầu rất quan trọng, nó sẽ giúp cho việc hạch toán, ghi chép và theo dõi được thuận tiện Khai báo danh mục tài khoản: trên cơ sở tài khoản cấp 1 và cấp 2 do Bộ tài chính quy định, căn cứ vào yêu cầu quản trị, Trung tâm thực hiện xây dựng danh mục tài khoản chi tiết cần sử dụng. Cụ thể: để phản ánh tình hình nhập xuất NVL trung tâm mở các tài khoản sau: TK 1521: nguyên vật liệu 15211: NVL chính 15212: NVL phụ 15214: phụ tùng thay thế Nguyên vật liệu của trung tâm được chia thành 4 loại có mã từ 01 đến 04, đều được chứa ở kho Trung tâm +) Nguyên vật liệu chính (mã 01): là những nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho việc in ấn hoá đơn cước phí như: giấy in cước, mực in, ấn phẩm ( hợp đồng, các yêu cầu dịch vụ…), hoá đơn… +) Nguyên vật liệu phụ (mã 02): văn phòng phẩm: giấy,bút, các dụng cụ văn phòng khác,… +) Phụ tùng thay thế (mã 04): là các phụ kiện dùng để sủa chữa thay thế maý móc thiết bị bị hỏng hóc từng phần như: phụ kiện máy tính( bàn phím, chuột , …); phụ kiện ô tô, phụ kiện máy in, phụ kiện sửa chữa máy photocopy. 2.1.3. Đánh giá vật liệu Tất cả các đối tượng kế toán phải được biểu hiện bằng tiền, trên cơ sở đó kế toán mới thực sự phản ánh, theo dõi, giám đốc tài sản và mọi biến động của nó. Tại Trung tâm Dịch vụ khách hàng, vật liệu sử dụng nhập kho từ việc mua ngoài. Để phản ánh kịp thời giá trị vật liệu trong công tác nhập, xuất vật liệu, Trung tâm sử dụng giá thực tế ghi trên hoá đơn để phản ánh trên sổ sách. Đối với vật liệu nhập kho: Vật liệu nhập kho ở Trung tâm nhập từ nguồn mua ngoài như: hoá đơn, ấn phẩm, mực in, vật tư in, phong bì ô kính, … nên giá thực tế vật liệu nhập kho là giá ghi trên hoá đơn của người bán (bao gồm cả các khoản thuế nếu có) cộng với các chi phí mua thực tế (bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, chi phí thuê kho bãi) trừ các khoản chiết khấu, giảm giá (nếu có) Công thức: Giá trị thực tế của vật liệu mua ngoài = Giá trị ghi trên hoá đơn + Thuế trong khâu thu mua nếu có + Chi phí trực tiếp phát sinh Trung tâm thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, vì vậy giá trị thực tế vật liệu nhập kho bao gồm giá mua chưa có thuế GTGT đầu vào. Đối với vật liệu xuất kho: Trung tâm có trách nhiệm thu mua và cung cấp vật liệu cho các đơn vị đài đội sản xuất là dựa trên định mức kế hoạch và yêu cầu của đơn vị. Phương pháp tính giá thực tế vật liệu xuất kho tại Trung tâm đang áp dụng là phương pháp nhập trước – xuất trước (FIFO), do đó khi xuất kho vật liệu kế toán tính giá vật liệu ngay trên phiếu xuất kho theo đơn giá đã có ghi sẵn trên thẻ khi nhập kho. Để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu sử dụng NVL khác trong doanh nghiệp, các doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành mua và dự trự NVL, tăng cường công tác quản lý và kế toán NVL đảm bảo sử dụng hiệu quả, tiết kiệm NVL nhằm hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm có ý nghĩa quan trọng. Xuất phát từ đặc điểm, vai trò của NVL trong quá trình SXKD đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ NVL ở tất cả các khâu thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu. Tại Trung tâm Dịch vụ khách hàng, nguyên vật liệu được quản lý ngay từ khâu thu mua.Nguyên vật liêu mua về sẽ được quản lý về khối lượng, qui cách, chủng loại, giá mua, thuế GTGT phải nộp và chi phí thu mua. Sau khi kiểm tra chất lượng, nếu đạt yêu cầu thủ kho xác nhận số lượng thực nhập vào hoá đơn. Thông thường, Trung tâm thường mua hàng của những khách hàng quen, có độ tin cậy cao nên khâu này được bỏ qua, hoặc được thực hiện đối với những khách hàng mới. Tại Trung tâm Dịch vụ khách hàng việc quản lý kế hoạch thu mua nguyên vật liệu được thực hiện chặt chẽ.Nguyên vật liệu được thu mua theo đúng tiến độ, thời gian nhằm hạn chế lượng nguyên vật liệu tồn kho để giảm lượng vốn ứ đọng và quay vòng vốn được nhanh hơn. 2.2. Hạch toán thu mua và nhập kho vật liệu tại Trung tâm Dịch vụ khách hàng 2.2.1. Quy trình hạch toán ban đầu: Trong công tác kế toán vật liệu, Trung tâm có sử dụng các chứng từ hạch toán chi tiết sau: Kế hoạch mua vật liệu Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Trong quá trình sản xuất kinh doanh, mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập, xuất vật liệu đều được lập chứng từ kế toán đầy đủ kịp thời, chính xác theo đúng chế độ ghi chép ban đầu. Những chứng từ này được coi là cơ sở để thực hiện việc ghi chép trên thẻ kho và trên sổ kế toán nhằm kiểm tra, giám sát tình hình biến động và số hiện có của từng loại vật liệu. Trung tâm áp dụng hình thức kế toán là chứng từ ghi sổ và áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Công tác hạch toán kế toán chi tiết nhập, xuất, tồn kho vật liệu tại Trung tâm được áp dụng theo phương pháp ghi thẻ song song. 2.2.3. Thủ tục nhập kho: *) Trường hợp mua nguyên vật liệu chưa trả tiền cho người bán. Khi kế toán vật tư thực hiện xong việc viết phiếu nhập kho. Căn cứ vào chứng từ gốc. Kế toán vật tư sắp xếp, phân loại trình ký kế toán Trưởng và chuyển cho kế toán thanh toán. Kế toán vật tư sẽ định khoản như sau: Nợ TK 1521, 1531 ( giá chưa có thuế). Nợ TK 13635 (Thuế giá trị gia tăng). Có TK 331 Tổng giá thanh toán. Khi trả tiền ghi: Nợ TK 331 Có TK 11211 Vì trung tâm dịch vụ khách hàng là đơn vị hạch toán phụ thuộc Bưu Điện Thành phố Hà Nội, hạch toán thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ theo mã số thuế thống nhất của Bưu Điện Hà Nội nên theo quy chế tài chính Trung tâm được khấu trừ thuế tập trung tại Bưu Điện Hà Nội thông qua TK 13635 - Phải thu về thuế giá trị gia tăng giữa các đơn vị trực thuộc. *) Trường hợp mua nguyên vật liệu bằng tiền tạm ứng. Căn cứ vào chỉ đạo của Giám đốc Trung tâm, cá nhân tạm ứng làm giấy đề nghị tạm ứng kèm theo, kế toán thanh toán ghi: Nợ TK 141 Có TK 111,112 Căn cứ vào chứng từ mà cá nhân tạm ứng nộp hoàn tạm ứng cho phòng kế toán. Kế toán làm thủ tục phiếu nhập kho và ghi như sau: Nợ TK 1521 Nợ TK 13635 Có TK 141 Sau khi hợp đồng về cung ứng nguyên vật liệu giữa Trung tâm và các đối tác cung ứng được ký kết, các đơn vị này phải có trách nhiệm vận chuyển đến địa chỉ của Trung tâm làm thủ tục giao nhận lập biên bản bàn giao (biên bản bàn giao đầy đủ 3 chữ ký: đại diện bên cung ứng, đại diện phòng kế toán của Trung tâm và đại diện thủ kho tiếp nhận), biên bản bàn giao được lập sau khi bên nhận kiểm tra đủ, đúng chất lượng, chủng loại...Sau đó thủ kho nhập kho, cán bộ phòng vật tư căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng và số lượng vật liệu thực nhập để lập phiếu nhập kho thành 3 liên: + Một liên lưu lại chứng từ thanh toán vật tư tại phòng tài chính kế toán. + Một liên lưu lại tại quyển. + Một liên chuyển cho kế toán thanh toán. Trình tự luân chuyển chứng từ được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ qui trình luân chuyển chứng từ Phiếu nhập kho Hoá đơn GTGT Kiểm tra chất lượng Kế toán NVL Thủ kho vật tư Trả lại hàng Trên phiếu nhập kho phải được điền tất cả các mục cần thiết: số phiếu nhập, ngày tháng năm lập phiếu, số lượng, đơn giá, thành tiền và chữ ký của các bộ phận có liên quan. Các vật liệu mua về phải được nhập kho đúng quy định Cụ thể: Ngày 08/03/2006 Trung tâm mua mực in của công ty TNHH mực in Việt Tiến để phục vụ cho việc in cước và nhận được hoá đơn GTGT( biểu số 2). Bao gồm: - Mực in HP 4L SL: 120T Đơn giá: 145.000/thùng - Mực in HP 5L SL: 80T Đơn giá: 320.000/thùng - Mực in HP 6L SL: 80T Đơn giá: 320.000/thing - … … … … Với tổng tiền thanh toán chưa thuế: 168.600.000đ, thuế suất : 10% Khi vật liệu đã về đến Trung tâm căn cứ vào chứng từ và số vật liệu đó tiền hành kiểm tra vật liệu và viết bản kiểm nghiệm vật tư( biểu số 3) Căn cứ vào hoá đơn GTGT và biên bản kiểm nghiệm , tiến hành lập phiếu nhập kho ( biểu số 4). HOÁ ĐƠN GTGT Liên 3: Giao cho khách hàng Ngày 08 tháng 03 năm 2006 Mẫu số 01 GTKT - 3LL Ký hiệu: AN/99 - B No: 027927 Biểu số 2: Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Việt Tiến Địa chỉ: Gia Lâm – Hà Nội Điện thoại: (04) 5763965 Họ tên người mua hàng: Lương Sĩ Hưng Địa chỉ: Số tài khoản Đơn vị: Trung tâm Dịch vụ khách hàng Địa chỉ: 75 Đinh Tiên Hoàng – Hoàn Kiếm _ Hà Nội Hình thức thanh toán : chuyển khoản. Mã số thuế : 01- 00686223-1 TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Mực in HP 4L Hộp 120 145.000 17.400.000 2 Mực in HP 5L Hộp 80 320.000 25.600.000 3 Mực in HP 6L …. Hộp …. 80 …… 320.000 ….. 25.600.000 …. Cộng 168.600.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 16.860.000 Tổng cộng thanh toán: 185.460.000 Số tiền viết bằng chữ: một trăm tám lăm triệu bốn trăm sáu mươi ngàn đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) Biểu số 3: BIÊN BẢN KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG NGUYÊN VẬT LIỆU Ngày 08 tháng 03 năm 2006 I. Ban kiểm tra gồm 1. Ô. Nguyễn Công Tỉnh 2. Ô. Trần Bình Minh 3. Bà Nguyễn Thị Hường II. Nội dung - Căn cứ HĐKT số 29/06 ngày 07 tháng 03 năm 2006 - Căn cứ tiêu chuẩn chất lượng 1. Kiểm tra chất lượng nhập ngày 08 tháng 03 năm 2006 của Trung tâm Số lượng nhập : - 120 hộp mực in HP 4L - 80 hộp mực in HP 5L - 80 hộp mực in HP 5L - ………. Số lượng kiểm tra: tất cả các loại mực in mua về III. Kết quả Chủng loại, ký hiệu Đơn vị Đạt Không đạt Ghi chú Số lượng % Số lượng % mực in HP 4L Hộp 120 100 Mực in HP 5L Hộp 80 100 Mực in HP 6L …. …. 80 …. 100 …. Nhận xét: Các loại mực in mua về đều đạt tiêu chuẩn về số lượng và chất lượng(thử) Đề xuất: Không có đề xuất gì Người kiểm tra(đã ký) Đơn vị: Trung tâm DVKH Địa chỉ: 75 Đinh Tiên Hoàng PHIẾU NHẬP KHO Ngày 8 tháng 3 năm 20 06 Liên 2 Số 294/06 Nợ : 15211 : 168.600.000 13635: 16.860.000 Mẫu số: 02 – VT QĐsố:1141TC/QĐ/CĐKT Ngày 01tháng11năm1995 của Bộ Tài chính Có: 331:185.460.000 Biểu số 4: Họ và tên người giao hàng: Công ty TNHH Việt Tiến Theo số: ngày . tháng . năm 200. của . . . Lý do nhập kho : Nhập tại kho : Số TT- Trung tâm Công trình: Số theo dõi: Loại tiền thanh toán : VNĐ TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất sản phẩm Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 01 Mực in HP 4L VC.MU04 Hộp 120 120 145.000 17.400.000 02 Mực in HP 5L VC.MU05 Hộp 80 80 320.000 25.600.000 03 Mực in HP 6L …. VC.MU06 Hộp …. 80 … 80 … 320.000 …. 25.600.000 …. Cộng: 168.600.000 Cộng thành tiền bằng chữ : Một trăm sáu tám triệu sáu trăm ngàn đồng chẵn Kế toán trưởng (ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (ký, họ tên) Nhập ngày 09 tháng 03 năm 2006 Thủ kho (ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán vật tư sẽ định khoản như sau: (1) Nợ TK 152.1 168.600.000 Nợ TK 13635 16.860.000 Có TK 331 185.460.000 Sau khi nhập kho Kế toán vật tư sẽ chuyển phiếu thanh toán cho kế toán thanh toán và kế toán thanh toán ghi: (2) Nợ 331 185.460.000 Có 1111, 11211 185.460.000 Cùng ngày Trung tâm cũng mua một số phụ kiện máy vi tính của cửa hàng máy tính Việt Phú phục vụ cho công việc quản lý cước với số lượng như sau: 02 Mainboard Intel, 01 HDD 20 GB, 01 FDD144MB, 01 CPU Intel, 01 ROM 128 MB với đơn giá lần lượt là 1.377.000đ, 2142.000đ, 244800đ, 3243600đ, 918000đ. Trung tâm đã thanh toán cho cửa hàng bằng tiền mặt. Kế tóan vật tư sẽ căn cứ vào hoá đơn của bên cung ứng và lập phiếu nhập kho. HOÁ ĐƠN GTGT Liên 3: Giao cho khách hàng Ngày 08 tháng 03 năm 2006 Mẫu số 01 GTKT - 3LL Ký hiệu: AN/99 - B No: 027927 Biểu số 5: Đơn vị bán hàng: cửa hàng máy tính Việt Phú Địa chỉ: Hà Nội Điện thoại: (04) 5759663 Họ tên người mua hàng: Địa chỉ: Số tài khoản Đơn vị: Trung tâm Dịch vụ khách hàng Địa chỉ: 75 Đinh Tiên Hoàng – Hoàn Kiếm _ Hà Nội Hình thức thanh toán: ….. Mã số thuế TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 Mainboard Intel Chiếc 02 1.377.000 2.754.000 HDD 20 GB Chiếc 01 2142.000 2142.000 … … … … … ….. Cộng 9.302.400 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 930.240 Tổng cộng thanh toán: 10.232.640 Số tiền viết bằng chữ: mười triệu hai trăm ba hai ngàn sáu trăm bốn mươi đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) Biểu số 6: Đơn vị: Trung tâm DVKH Địa chỉ: 75 Đinh Tiên Hoàng PHIẾU NHẬP KHO Ngày 08 tháng 03 năm 2006 Liên 1 Số: 295/06 Nợ: 152.1: 7.925.400 136.35: 792.540 Mẫu số: 02 - VT QĐ số: 1141 - TC/QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính Có: 331: 8.717.940 Người giao hàng: .............. Đơn vị: Công ty Việt Phú Theo số QĐ: ngày: 08/03/2006 của (Ô/B): Lý do nhập kho: Nhập tại kho: TT - Trung tâm Số theo dõi: Loại tiền thanh toán: VNĐ Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 1 Mainboard Intel PT. MT.M01 C 2 1377.000 2.754.000 2 HDD 20GB PT. MT.H01 C 1 2142.000 2142.000 3 FDD 1.44MB PT.MT.F01 C 1 244.800 244.800 4 CPU Intel PT. MT.C01 C 1 3.243.600 3243.600 5 RAM 128 MB PT.MT.R01 C 1 918.000 918.000 Cộng : 9.302.400 Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 08 tháng 03 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán vật tư định khoản như sau: (1) Nợ TK 1521 9.302.400 Nợ TK 13635 930.240 Có TK 331 10.232.640 (2) Sau khi nhập kho kế toán vật tư sẽ chuyển phiếu thanh toán cho kế toán thanh toán, kế toán thanh toán ghi. Nợ 331 10.232.640 Có 1111, 11211 10.232.640 2.3. THỦ TỤC XUẤT KHO Căn cứ vào giấy đề nghị cấp vật liệu đã được lãnh đạo trung tâm cấp cho các đài đội sản xuất là dựa trên định mức kế hoạch và yêu cầu của đơn vị. Khi có nhu cầu lĩnh vật tư kế toán các đơn vị viết tờ trình. Phòng kế hoạch vật tư XDCB căn cứ vào nhu cầu đó duyệt xuất vật tư trình giám đốc. Kế toán vật tư xem các giấy tờ đầy đủ thủ tục thì viết phiếu xuất kho( biểu số 7, 8),ghi vào phiếu ghi sổ ( biểu số 9), thủ kho tổng hợp số lượng nhập, xuất, tồn trên báo cáo tồn vật tư (biểu số 10) và báo cáo nhập xuất tồn (biểu số 11)để đối chiếu với sổ chi tiết nguyên vật liệu của kế toán nguyên vật liệu. Căn cứ vào giấy đề nghị duyệt cấp mực in để phuc vụ cho việc in cước: mực HP 4L 120 thùng, mực Hp 5L 80 thùng, mực HP 6L 80 thùng. Biểu số 7 Đơn vị: Trung tâm DVKH Địa chỉ: 75 Đinh Tiên Hoàng PHIẾU XUẤT KHO Ngày 12 tháng 03 năm 2006 Liên 2 Số 448/06 Mẫu số: 02 – VT QĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 01tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính Có: 15211 Nợ: 1542 Nơi nhận hàng: …..ĐV :phòng tổng hợp Theo số: ngày. tháng. năm 2006 của… Lý do xuất kho: Xuất tại kho: Số TT- Trung tâm STT Tên Mã số ĐVT SL Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 01 Mực in HP 4L Hộp 120 145.000 17.400.000 02 Mực in HP 5L Hộp 80 320.000 25.600.000 03 ….. Mực in HP 6L …… Hộp … 80 … 320.000 … 25.600.000 … Cộng: 168.600.000 Cộng thành tiền bằng chữ: Một trăm sáu tám triệu sáu trăm ngàn đồng chẵn Phụ trách cung tiêu (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) Nhập ngày 12 tháng 03 năm 2006 Người nhận hàng (ký, họ tên) Người lập phiếu (kỳ, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Căn cứ vào phiếu xuất kho. Kế toán ghi: Nợ TK 1542: 168.600.000 chi tiết cho khoản mục chi phí NVL dùng cho SX (1542 02.01) Có TK 15211 (01): 168.600.000 + Cùng ngày, kế toán cũng căn cứ vào giấy đề nghị duyệt cấp các phụ kiện máy tính cho phòng tài chính kế toán, kế toán vật tư sẽ lập phiếu xuất kho.( biểu 8) Biểu số 8 Đơn vị: Trung tâm DVKH Địa chỉ: 75 Đinh Tiên Hoàng PHIẾU XUẤT KHO Ngày 12 tháng 03 năm 2006 Liên 1 Số: 449/06 Nợ: 627: 7.925.400 Mẫu số: 02 - VT QĐ số: 1141 - TC/QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính Có: 15214: 7925.400 Người nhận hàng: .............. Đơn vị: Phòng Tài chính kế toán. Theo số QĐ: ngày: 11/10/2001 của (Ô/B): Lý do xuất kho: Xuất tại kho: TT - Trung tâm Loại tiền thanh toán: VNĐ ĐVT: chiếc Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 1 Mainboard Intel PT. MT.M01 C 01 1377.000 1377.000 2 HDD 20GB PT. MT.H01 C 01 2142.000 2142.000 3 FDD 1.44MB PT.MT.F01 C 01 244.800 244.800 4 CPU Intel PT. MT.C01 C 01 3.243.600 3243.600 5 RAM 128 MB PT.MT.R01 C 01 918.000 918.000 Cộng : 7.925.400 Phụ trách cung tiêu (Hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 12 tháng 3 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên Người giao hàng (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán ghi: Nợ TK 627 (02.01) 7.925.400 Có TK 1521 (01) 7.925.400 2.4. Hạch toán tổng hợp vật liệu tại Trung tâm Hạch toán nhập vật liệu từ nguồn mua ngoài Các nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu mua ngoài được các kế toán phần hành khác như kế toán tiền mặt theo dõi trên bảng ghi Có TK 111 cùng với các nghiệp vụ chi tiết tiền mặt. Kế toán tiền gửi ngân hàng theo dõi trên bảng kê ghi Có TK 112 cùng các nghiệp vụ thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. Kế toán thanh toán với người bán theo dõi trên bảng chi tiết công nợ theo tài khoản ( biểu số 9 ) cùng các nghiệp vụ về Nợ nhà cung cấp khác. Thực chất, các bảng kê này là các bảng tổng hợp chứng từ gốc. Trên các bảng kê này, mỗi nghiệp vụ thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi hay nợ người bán đều được ghi theo một dòng theo thời gian phát sinh nghiệp vụ. . Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán vật tư tiến hành ghi vào phiếu ghi sổ ( biểu số 10), thủ kho tổng hợp số lượng nhập, xuất, tồn trên báo cáo tồn vật tư (biểu số 11) và báo cáo nhập xuất tồn (biểu số 12) để đối chiếu với sổ chi tiết nguyên vật liệu của kế toán nguyên vật liệu.( biểu số 13). Cuối tháng, cuối mỗi bảng kê kế toán các phần hành lập chứng từ ghi sổ định khoản các TK đối ứng và Có TK 111, 112, 331. Cuối tháng kế toán tổng hợp nguyên vật liệu căn cứ vào các phiếu ghi sổ do các phần hành kế toán đó lập hoặc Sổ Cái các TK 152, 153, Cuối tháng 02/2006 Trung tâm còn nợ của công ty TNHH Việt Tiến 1/2 số tiền hàng mua trong tháng đó trị giá 25.000.000 đồng. Tháng 03/2006 trung tâm thực hiện một số công việc thanh toán sau: Ngày 02/03 trả tiền nợ tháng 2 số CT 612/06 Ngày 08/03 mua hàng trả ngay số tiền 168.600.000 đồng, CT 702/06 Biểu số 9: Đơn vị báo cáo: TTDVKH CHI TIẾT CÔNG NỢ THEO TÀI KHOẢN Ngày 01/03/06 đến ngày 31/03/06 Mã công nợ: K20_Công ty TNHH Việt Tiến Mã theo dõi Mã công trình : Đvt: đồng Ngày Số chứng từ Phát sinh Nội dung chứng từ Mã TK331_PhảI trả người bán Mã công nợ: K20 Nợ Có 02/03/06 612/06 25.000.000 Trả tiền hàng tháng 2 08/03/06 294 168.600.000 Mua hàng tháng 3 08/03/06 702/06 167.150.000 Trả tiền hàng tháng 3 Đầu kì: Nợ phát sinh: Nợ cuối kì: 25.000.000 192.150.000 168.600.000 Ngày 31/03/06 Người lập biểu Kế toán trưởng Biểu số 10: Báo cáo TTDVKH PHIẾU GHI SỔ Ngày 12 tháng 03 năm 2006 Số TT: 703/12 ĐVT: đồng Chứng từ Trích yếu Số hiệu tài khoản Tiền NCT SCT N C MãTK TK Mã TK TK 12/3/06 448 Xuất mực in HP 4L 02.01 1542 02 15211 17.400.000 Xuất mực in HP 5L 02.01 1542 02 15211 25.600.000 … … … … … … Tổng cộng: 167.150.000 Số tiền bằng chữ: Một trăm sáu bảy triệu một trăm năm mươi ngàn đồng chẵn Người lập biểu Kế toán trưởng Biểu số 11: Bưu điện TP Hà Nội TT DVKH BÁO CÁO TỒN VẬT TƯ Ngày 31 tháng03 năm 06 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: phụ kiện máy tính Đơn vị tính: thùng STT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng KT SH NT Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 295/06 448/06 8/3 Tồn đầu tháng Mainboard intel HDD 20GB FDD 1.44MB … Mainboard intel HDD 20GB FDD 1.44MB … Tồn cuối tháng 08/03 12/03 2 1 1 … - 1 1 1 … - 2 1 1 … 1 - - ... Biểu số 12: báo cáo nhập xuất tồn vật tư… Bưu điện TPHN TTDVKH STT Tên vật tư ĐVT Tồn đầu kì Nhập Xuất Tồn Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền 01 Mực in HP4L Thùng 120 17.400.000 120 17.400.000 02 Mực in HP5L 80 25.600.000 80 25.600.000 03 Mực in HP6L 80 25.600.000 80 25.600.000 04 Mainboard Intel Chiếc 02 1377.000 1 2.754.000 05 HDD 20GB 01 2142.000 2142.000 06 FDD 1.44MB 01 244.800 244.800 … … … … Tổng cộng 177.902.400 176.525.400 1.377.000 BÁO CÁO NHẬP XUẤT TỒN VẬT TƯ Ngày 31 tháng 03 năm 2006 Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ chi tiết nguyên vật liệu cho từng loại nguyên vật liệu. Sổ chi tiết mở cho cả năm, theo dõi tình hình nhập, xuất tồn của từng loại nguyên vật liệu theo chỉ tiêu, số lượng và giá trị. Hàng ngày, khi nhận được chứng từ do thủ kho chuyển lên, kế toán chi tiết tiến hành ghi sổ theo cả số lượng và giá trị. Đối với nguyên vật liệu xuất hoặc nhận chưa tính được giá thực tế thì kế toán chỉ ghi theo chỉ tiêu số lượng. Đến cuối tháng, sau khi tính giá thực tế nguyên vật liệu thì kế toán tiến hành ghi sổ theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng, kế toán tiến hành cộng số tổng nhập, tổng xuất và tính ra số tổng tồn kho cho từng loại nguyên vật liệu trên sổ chi tiết. Biểu số 13: theo dõi nguyên vật liệu chính dùng cho sx: mực in Ngày Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Tồn đầu kỳ 08/03 295/06 Nhập mực in PH 4L 120 17.400.000 Nhập mực in PH 5L 80 25.600.000 Nhập mực in PH 6L 80 25.600.00 … … … 12/03 mực in PH 4L 120 17.400.000 mực in PH 5L 80 25.600.000 mực in PH 6L 80 25.600.000 … … … Cộng 168.600.000 168.600.000 Biểu số 13 Đơn vị: Trung tâm DVKH Địa chỉ: 75 Đinh Tiên Hoàng SỔ CHI TIẾT NVL Từ ngày 01/03/06 đến ngày 31/03/06 Tài khoản: 15211: mực in Cuối tháng, kế toán căn cứ vào các phiếu ghi sổ để lấy số liệu ghi vào sổ Cái TK 1521( biểu số 14) , , ( công ty không sử dụng bảng đăng ký chứng từ ghi sổ). Trung tâm sử dụng phần hành kế toán máy cho nên có thể in các sổ , bảng bất lỳ lúc nào, như sổ cái TK 331( biểu 15) Biểu số 14: Đơn vị báo cáo: Trung tâm DVKH SỔ CÁI Từ ngày 01/01/2006 Đến ngày 31/01/2006 Đơn vị tính: đồng Số hiệu tài khoản: 1521 Nguyên liệu, Vật liệu dùng cho SXKD Ngày HT Số chứng từ HT Diễn giải Thống kê TK Đối ứng Tiền nợ Tiền có TK Tkê 31/3/06 294/06 Nhập kho mực in 01 331 168.600.000 31/3/06 295/06 Nhập kho phụ kiện máy tính 01 331 9.302.400 31/3/06 448/06 Xuất kho mực in 01 1542 168.600.000 31/3/06 449/06 Xuất kho phụ kiện máy tính 01 627 7.925.400 Dư đầu kỳ Phát sinh 177.902.400 176.525.400 Luỹ kế phát sinh Dư cuối kỳ 1.377.000 Ngày 28 tháng 02 năm 2006 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu số 15: Đơn vị báo cáo TTDVKH SỔ CÁI Ngày 01/03/06 đến 31/03/06 Đvt: đồng Số hiệu TK331_Phải trả người bán Ngày Số CT Diễn giải T.Kê TK đối ứng Tiền nợ Tiền có TK T.Kê 31/03/06 Trả tiền hàng T2 cho CT Việt Tiến 01 1121 25.000.000 31/03/06 Mua hàng công ty Việt Tiến 01 15211 02 168.600.000 31/03/06 Trả tiền hàng Việt Tiến 01 1121 168.600.000 31/03/06 Mua hàng Công ty Việt Phú 01 15214 02 9.302.400 31/03/06 Trả tiền cho Công ty Việt Phú 01 1121 9.302.400 Dư đầu kì: Phát sinh Luỹ kế phát sinh: Dư cuối kì: 25.000.000 202.902.400 177.902.400 Ngày 31/03/06 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 2.5. Kiểm kê nguyên vật liệu tồn Kiểm kê nguyên vật liệu tồn kho được tiến hành 06 tháng một lần theo cả hai chỉ tiêu số lượng và chất lượng của từng loại nguyên vật liệu.Kết quả kiểm kê được phản ánh trên biên bản kiểm kê kho. Căn cứ vào biên bản kiểm kê, hội đồng kiểm kê ra quyết định xử lý, đồng thời kế toán nguyên vật liệu dựa trên các quyết định đó để tiến hành ghi sổ. Nếu phát hiện thừa trong định mức khi kiểm kê, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 642 Thực tế cho thấy: Tại Trung tâm, nhờ có hệ thống kho tàng tốt và phương pháp quản lý nguyên vật liệu chặt chẽ, có hiệu quả nên số chênh lệch giữa sổ sách và kiểm kê là không đáng kể, hao hụt đều nằm trong định mức. Hiện nay, hầu hết giá các loại nguyên vật liệu trên thị trường đều tương đối ổn định. Trung tâm Dịch vụ Khách hàng không thực hiện dự trữ nhiều nguyên vật liệu mà thực hiện mua theo yêu cầu thực tế phát sinh. Do đó việc tồn kho cuối năm gần như không có. Cho nên không phải thực hiện lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. CHƯƠNG III NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ VỀ TÌNH HÌNH CÔNG TÁC QUẢN LÝ, CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI TRUNG TÂM DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG. I. NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC KẾ TOÁN NVL TẠI TRUNG TÂM DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG 1. Ưu điểm : Qua thời gian nghiên cứu về chuyên đề “ Tổ chức công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu” tại Trung tâm DVKH, được sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị phòng kế toán ở Trung tâm, em thấy rằng Trung tâm đã thực hiện tốt công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu từ khâu tạm ứng tiền mặt đi mua hàng, nhập xuất nguyên vật liệu tại kho và phòng kế toán, đến khâu thanh toán cho người mua hàng. Công tác kế toán chi tiết Nhập – Xuất vật liệu tại Trung tâm thực hiện tốt và đầy đủ, kịp thời. Việc sử dụng phương pháp thẻ song song cả ở kho và phòng kế toán đã giúp cho kế toán vật tư nắm bắt chính xác được số lượng vật liệu nhập, xuất tồn kho hàng ngày. Ngoài ra, tổ chức hạch toán kế toán vật liệu ở Trung tâm đã thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của phòng kế toán, phản ánh kịp thời tình hình nhập, xuất, tình hình thanh toán tiền vay mua nguyên vật liệu, đảm bảo số liệu kế toán cân đối, rõ ràng, dễ kiểm tra đối chiếu. Bộ máy quản lý của Trung tâm là những người có trình độ, có kinh nghiệm và khả năng lãnh đạo sản xuất. Tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ đảm bảo đi sâu đi sát đến từng phần công việc của đơn vị sản xuất. Ngoài ra các thủ tục hành chính được quy định cụ thể, rõ ràng nhưng không gây phiền hà cho cán bộ công nhân viên. Đội ngũ kế toán của Trung tâm đều là những người cán bộ có kinh nghiệm được đào tạo qua các trường lớp chính quy và thường xuyên được bồi dưỡng nghiệp vụ, nắm vững các quy định, chế độ của Nhà nước, của Bộ tài chính và của ngành. Hình thức kế toán “ Chứng từ ghi sổ ” áp dụng tại Trung tâm là hoàn toàn phù hợp vì đây là hình thức kế toán có kết cấu tương đối đơn giản và dễ phân công công tác. 2. Hạn chế : · Công tác quản lý vật liệu công cụ dụng cụ: Hiện nay, các loại vật tư ấn phẩm phục vụ cho qúa trình in cước rất lớn, không có tính chất lặp đi lặp lại, cho nên rất khó cho việc mã hoá trên máy tính dẫn đến kế toán vật tư mất nhiều thời gian để kê khai, làm thủ tục xuất kho. Định mức: Trung tâm đang áp dụng một số định mức cho một số loại nguyên vật liệu chính nhưng do nhu cầu khách hàng của Bưu Điện mà Trung tâm là đầu mối thường tăng đội biến trong các dịp khuyến mại ( thường từ 3 đến 4 lần trong một năm ). Do đó, không tự chủ được trong việc cung ứng vật tư, đặc biệt là các loại giấy in băng mực cho việc in cước, các ấn phẩm quảng cáo các dịch vụ . · Tiêu chí phân bổ: Trung tâm hiện nay chưa có tiêu chí phân bổ công cụ dụng cụ có giá trị lớn mà phân bổ hết vào chi phí sản xuất kinh doanh do hiện nay Trung tâm hạch toán theo từng nhóm dịch vụ Bưu chính Viễn thông. II. SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI TRUNG TÂM DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của cuộc cách mạng khoa học công nghệ, nền sản xuất xã hội cũng ngày càng phát triển, nền kinh tế được mở rộng cả về chiều rộng lẫn chiều sâu, các ngành nghề ngày càng được đa dạng hoá. Từ đó, đòi hỏi cơ chế quản lý phải thường xuyên đổi mới, hoàn thiện để phù hợp với sự phát triển của nền sản xuất hàng hoá. Trong hệ thống công cụ quản lý kinh tế, hạch toán kế toán là một bộ phận quan trọng, phục vụ đắc lực cho yêu cầu quản lý kinh tế tài chính của doanh nghiệp cũng như của Nhà nước. Chính vì vậy, khi chuyển sang nền kinh tế thị trường, khi Nhà nước cho phép các doanh nghiệp chủ động trong SXKD theo khuôn khổ pháp luật thì hạch toán kế toán lại càng trở nên quan trọng và cần phải đổi mới cho phù hợp với những thay đổi của nền kinh tế. Kế toán nguyên vật liệu cũng không phải là một ngoại lệ, nó cũng cần phải được đổi mới và hoàn thiện. Nếu công tác kế toán nguyên vật liệu được thực hiện tốt, thì quá trình cung cấp nguyên vật liệu sẽ hợp lý, kịp thời, đồng bộ, sẽ kiểm tra, giám sát được quá trình sử dụng nguyên vật liệu theo định mức, nhằm ngăn ngừa các hiện tượng hư hao, lãng phí. Từ đó góp phần hạ giá thành sản phẩm, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp, tạo lợi thế cạnh tranh trên thi trường, thúc đẩy doanh nghiệp ngày càng phát triển. Ngược lại, nếu công tác kế toán NVL chưa hợp lý, chậm đổi mới, sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả hoạt động SXKD của doanh nghiệp. Quyết định số 1141/TC/CĐKT ngày 01-11-1995 và gần đây là thông tư 89/2002/TT-BTC ngày 9-10-2002 (ban hành theo quyết định số 149/2001/QĐ- BTC ngày 31-12-2001) của Bộ trưởng Bộ Tài chính đã đáp ứng được yêu cầu quản lý kế toán trong tình hình mới, phù hợp với chuẩn mực và thông lệ quốc tế. Tuy nhiên trong quá trình áp dụng vào thực tế ở từng doanh nghiệp, không tránh khỏi những sai sót, do vậy việc hoàn thiện công tác kế toán NVL là vô cùng cần thiết đối với mọi doanh nghiệp trong nền kinh tế quốc dân. III. PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN Yêu cầu quản lý đặt ra cho các doanh nghiệp nói chung và Trung tâm Dịch vụ khách hàng nói riêng phải ngày càng hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán. Hoàn thiện không có nghĩa là thay đổi hoàn toàn mà là điều chỉnh công tác kế toán nhằm cung cấp đáp ừng thông tin chính xác hơn, kịp thời hơn, toàn diện và hiệu quả hơn. Hoàn thiện trước hết phải tuân thủ nguyên tắc kế toán và chế độ kế toán hiện hành. Phương hướng hoàn thiện tổ chức hạch toán nguyên vật liệu ở Trung tâm Dịch vụ khách hàng là một mặt dựa trên chế độ kế toán hiện hành, mặt khác phải nhằm mục đích nâng cao hiệu quả, hiệu năng của yêu cầu tổ chức kế toán. IV. MỘT SỐ Ý KIẾN 1. Trung tâm nên tổ chức lại hệ thống lưu giữ chứng từ sao cho khoa học, dễ tìm kiếm và đối soát. Theo em Trung tâm nên tổ chức phân loại chứng từ theo các nhóm kế toán vận hành tức là phần hành kế toán nào thực hiện kê khai thuế GTGT đầu vào thì lưu chứng từ gốc tại tập chứng từ của kế toán đó và nên phân loại, mã hoá số chứng từ, mầu sắc thì sẽ rất tiện cho công tác quản lý chứng từ nói chung và chứng từ vật tư nói riêng. 2. Trung tâm nên mở các kho nhỏ để quản lý các vật tư công cụ dụng cụ không sử dụng hết, tổ chức cho mỗi đơn vị trực thuộc một cán bộ kế toán theo dõi kết nối với phòng TCKT của Trung tâm. 3.Trung tâm nên hoàn thiện lại hình thức chứng từ ghi sổ theo các mẫu sau: * Mẫu chứng từ ghi sổ: CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày … tháng … năm Số: Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có Cộng * Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ SỔ ĐĂNG KÝ CTGS Năm: Chứng từ ghi sổ Số tiền Ghi chú Số Ngày * Về mẫu sổ cái: SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tên tài khoản: 152 Tháng: … Năm CTGS Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có Cộng phát sinh Số dư cuối tháng KẾT LUẬN Kế toán nguyên vật liệu chiếm một vị trí quan trọng trong công tác kế toán ở các đơn vị sản xuất cũng như dịch vụ. Hạch toán một cách chính xác vật liệu không những là một trong các yếu tố để tính đúng, tính đủ mà còn là một điều kiện để quản lý được chặt chẽ một bộ phận lớn tài sản cố định. Trung tâm Dịch vụ Khách hàng Bưu điện Thành phố Hà Nội đã hiểu rõ được vai trò của vật liệu và đưa hạch toán vật liệu nói riêng thực sự trở thành một công cụ quản lý kinh tế. Trong qúa trình thực tập tại Trung tâm vì điều kiện thời gian và sự hiểu biết có hạn, bản chuyên đề này mới chỉ đi vào nghiên cứu một số vấn đề chủ yếu của công tác quản lý kế toán vật liệu ở Trung tâm, điều đó làm toát lên tình hình thực tế công tác kế toán để thấy được những ưu điểm của Trung tâm, đồng thời cũng nêu lên một số hạn chế vẫn còn tồn tại trong việc quản lý, hạch toán vật liệu. Để hoàn thành chuyên đề này, không thể không nhắc tới sự giúp đỡ chỉ bảo nhiệt tình của Cán bộ nhân viên Phòng kế toán của Trung tâm và sự hướng dẫn chu đáo tỉ mỉ của giáo viên hướng dẫn. Do trình độ có hạn, kinh nghiệm thực tế còn ít, chuyên đề này không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong được sự giúp đỡ, đóng góp bổ sung của các thầy cô giáo, các cô, các chú để chuyên đề này được hoàn thiện hơn và có ý nghĩa thực tế hơn nữa. Cuối cùng một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ, chỉ bảo của thầy giáo - thạc sỹ Nguyễn Văn Dậu và lãnh đạo, cán bộ Phòng Tài chính Kế toán Trung tâm Dịch vụ Khách hàng Bưu điện Thành phố Hà Nội đã giúp em hoàn thành chuyên đề này. Hà Nội, ngày 12 tháng 04 năm 2006. Sinh viên Nguyễn Thị Thuý HàMỤC LỤC Trang NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN