Chuyên đề Công tác kế toán Vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Giao thông 6

lại.Với đặc điểm của công ty chuyên về ngành xây dựng nên có quy mô lớn xây dựng những công trình xây dựng phức tạp và lâu dài với kết cấu vững chắc chịu được sự khắc nghiệt của thời gian cũng như các hoạy động thay đổi của tự nhiên.Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dưng Giao thông 6 áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình vừa tập trung vừa phân tán tại văn phòng công ty cũng như các đơn vị trực thuộc. Số lượng đội ngũ kế toán trong công ty tương đối đầy đủ và đồng đều vè trình độ chuyên môn nghiệp vụ đều tốt nghiệp chuyên ngành kế toán tại các trường đại học cao đẳng chuyên nghiệp. Số lượng kế toán trong công ty là 12 người: Trình độ đaih học 6 người Trình độ cao đẳng 4 người Trình độ trung cấp 2 người Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty và chức năng nhiệm vụ Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán ngân hàng Kế toán TSCĐ và VL, CCDC Thủ quỹ Các xí nghiệp và chi nhánh Các đội xây dựng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán ngân hàng Kế toán TSCĐ và VL, CCDC Thủ quỹ Sơ đồ 02: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty - Kế toán trưởng: Điều hành phòng kế toán thực hiện các công việc tài chính kế toán. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hoạt động tài chính của Công ty. - Kế toán tổng hợp: Thu nhận các số liệu của các kế toán khác để cập nhật và phản ánh lên báo cáo, chuyên giúp kế toán trưởng trong mọi công việc kiểm tra kế toán, đôn đốc tiến độ, lập kế hoạch tài chính. - Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ kiểm tra chặt chẽ tình hình thu chi tiền mặt, tiền gửi trên cơ sở các chứng từ hợp lý, hợp lệ, hợp pháp. Theo dõi các khoản công nợ phải thu, phải trả, thanh toán lương và bảo hiểm. - Kế toán ngân hàng: Thực hiện các giao dịch với ngân hàng. Thu nhận các chứng từ phát sinh cập nhật lên báo cáo thuế. - Kế toán TSCĐ và VL, CCDC: Theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu, đánh giá phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Cung cấp kịp thời mức dự trữ tối đa của các loại vật liệu hàng hoá, tránh tình trạng hàng tồn kho quá lớn, gây ứ đọng vốn. Tham gia kiểm kê tài sản cố định, định kỳ hay bất thường. - Thủ quỹ: Phụ trách thu chi tiền mặt. 1.4.2.Tình hình vận dụng chế độ kế toán tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Giao thông 6 1.4.2.1.Chế độ kế toán áp dụng Để phù hợp với quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh cũng như về nhu cầu quản lý, công ty áp dụng chế độ sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ. Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Công ty sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất và ổn định là đồng Việt Nam. Việc áp dụng hình thức này tạo điều kiện thuận lợi cho Công ty thực hiện được chương trình kế toán trên máy vi tính. Theo hình thức Nhật kí chung thì hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc định khoản ghi vào Nhật kí chung và sổ cái. Đồng thời kế toán cũng căn cứ vào các chứng từ gốc xem chứng từ nào liên quan đến kế toán chi tiết lập định khoản ghi vào sổ kế toán chi tiết. Cuối kỳ hoặc cuối tháng, căn cứ vào sổ cái và sổ kế toán chi tiết lập bảng cân đối số phát sinh và bảng chi tiết số phát sinh. Đồng thời, kế toán trưởng phải có nhiệm vụ đối chiếu số liệu giữa bảng chi tiết số phát sinh với sổ cái và bảng cân đối số phát sinh. Và lập các báo cáo tài chính. Hiện nay, để giảm bớt khối lượng làm việc cho kế toán và để cung cấp thông tin kinh tế, tài chính được nhanh chóng, kịp thời, Công ty đã sử dụng chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính tương đối hoàn chỉnh, tên phần mềm kế toán mà Công ty đang áp dụng hiện nay là phần mềm “Fast Accounting”. Hệ thống menu trong Fast Accaunting được tổ chức theo các phân hệ sau: - Kế toán tổng hợp. - Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. - Kế toán mua hàng và công nợ phải trả. - Kế toán bán hàng và công nợ phải thu. - Kế toán hàng tồn kho. - Kế toán công cụ dụng cụ. - Kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm. - Kế toán tài sản cố định. Trong mỗi menu chính có đầy đủ các chức năng về xử lý dữ liệu số liệu: - Cập nhật số liệu. - Lên báo cáo. - Khai các mục từ điển và tham số tuỳ chọn. - In các danh mục từ điển. Trình tự vào máy vi tính khi có hoá đơn chứng từ phát sinh tại Công ty được thực hiện khái quát bằng sơ đồ sau:  Mã hoá chứng từ Nhập dữ liệu vào máy (máy sẽ tự động xử lý số liệu) Xem, in các loại báo cáo kế toán Xem, in các loại sổ sách kế toán Nhật Ký chung Sổ cái Sổ chi tiết Chứng từ gốc Sơ đồ 03: Sơ đồ trình tự vào máy vi tính khi có hoá đơn phát sinh tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Giao thông 6 1.4.2.2. Tình hình vậ dụng chế độ chứng từ kế toán. - Hệ thống chứng từ được sử dụng theo đúng Biểu mẫu quy định của Bộ Tài chính, thường là mua sẵn như: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất kho, hoá đơn giá trị gia tăng… - Các chứng từ đều bao gồm đầy đủ các yếu tố cơ bản như tên gọi của chứng từ, số hiệu, ngày lập, tên và địa chỉ của những người có liên quan đến việc thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong chứng từ; nội dung nghiệp vụ kinh tế; các chỉ tiêu số lượng … và chữ ký của người lập chứng từ và những người có liên quan. Tổ chức vận dụng hệ thống Tài khoản: - Công ty sử dụng hệ thống tài khoản dùng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, ban hành theo Quyết định số 48/2006/ QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Tổ chức vận dụng hệ thống Báo cáo Tài chính - Công ty sử dụng Báo cáo Tài chính được quy định theo mẫu trong Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ tài chính. - Báo cáo tài chính được lập theo năm tài chính bao gồm các báo cáo theo mẫu: + Bảng Cân đối kế toán - Mẫu số B01-DNN + Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh - Mẫu số B02-DNN + Bản Thuyết minh Báo cáo Tài chính - Mẫu số B09-DNN 1.4.2.3.Tình hình vận dụng chế độ tài khoản kế toán. - Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Giao thông 6 sử dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất do Bộ Tài Chính ban hành. - Các tài khoản kế toán mà công ty sử dụng bao gồm: + Tài khoản loại 1:TK 111, 112, 131, 133, 136, 138, 139, 141, 144, 151, 152, 153, 154, 156. + Tài khoản loại 2: TK 211, 214, 222, 228. + Tài khoản loại 3: TK 311, 331, 333, 335, 336, 338, 341, 351. + Tài khoản loại 4: TK 411, 414, 421,431. + Tài khoản loại 5: TK 511, 515. + Tài khoản loại 6: TK 621, 623, 627, 632, 641, 642. + Tài khoản loại 7: TK 711 + Tài khoản loại 8: TK 811 + Tài khoản loại 9: TK 911 Và các tài khoản ngoài bảng khác. 1.4.2.4.Tình hình vận dụng chế độ sổ kế toán. Tại Công ty Cổ phần Xây dựng Giao thông 6 có chế độ sổ tài khoản kế toán tập trung tại phòng Kế toán và có hệ thống sổ kế toán duy nhất và cho một kỳ kế toán năm là hình thức Nhật ký chung. Sổ kế toán của Công ty bao gồm : -Sổ tỏng hợp :Sổ cái -Sổ chi tiết : Các sổ chi tiết ,các thẻ kế toán chi tiết ,phiếu ghi sổ . Việc ghi sổ kế toán được thiết kế thực hiện trên máy tính theo một phần mềm có sẵn được vận dụng phù hợp với hoạt động của công ty Sổ kế toán được mở vào đầu kỳ kế toán năm việc ghi chép sổ khóa sổ chữa sổ được thực hiện theo đúng quy định về mở, ghi chép ,khóa sổ và chữa sổ tại quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Căn cứ vào số lượng tài khoản cũng như quy mô ,đẳc điểm hoạt động của công ty ,hình thức kế toán Nhật ký chung của Công ty Cổ phần Xây dựng Giao thông 6 được thực hiện như sau: Nhật ký chung Chứng từ gốc Bảng kê chứng từ gốc Sổ Cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Sổ, thẻ kế toán chi tiết Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng hoặc định kỳ: Quan hệ đối chiếu : Sơ đồ 05: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung của Công ty 1.4.2.5.Tình hình vận dụng chế độ báo cáo kế toán. Báo cáo tài chính của Công ty Cổ phần Xây dựng Giao thông 6 được lập theo niên độ một năm tài chính kế toán Hệ thống báo cáo tài chính bao gồm: -Bảng cân đối kế toán Mẫu số B01- DN -Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B02- DN -Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B03- DN -Bản thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B09- DN Báo cáo tài chính lập cho cơ quan thuế phải lập và kèm theo các phụ biểu sau: -Bảng cân đối tài khoản ( Bảng cân đối phát sinh) -Quyết toán thuế GTGT (thuế VAT) -Quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp -Tờ khai chi tiết doanh thu ,chi phí ,thu nhập -Tờ khai thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước Nội dung hình thức phương pháp tính toán các chỏ tiêu được áp dụng theo chế độ kế toán của quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính Trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính ,các báo cáo tài chính được nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh ,cơ quan thống kê ,cơ quan thuế. PHẦN 2 THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG GIAO THÔNG 6 2.1. Đặc điểm ,phân loại và tình hình sử dụng VL, CCDC tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Giao thông 6: 2.1.1.Đặc điểm vật liệu công cụ dụng cụ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Giao thông 6 Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Giao thông 6 là một Công ty Xây dựng cơ bản có quy mô lớn, chủ yếu là xây dựng các công trình hình thành nên tài sản cố định, có thời gian sử dụng lâu dài, chịu nhiều ảnh hưởng của các yếu tố ngoại cảnh như thời tiết, khí hậu... Do đó, để đảm bảo chất lượng cho công trình, Công ty phải sử dụng những VL, CCDC có chất lượng cao, chống chịu được với thời tiết như nắng, gió, mưa bão... Như vậy, đòi hỏi phải có nguồn cung cấp VL kịp thời, đều đặn, đảm bảo chất lượng, giá cả hợp lý. Do vậy, việc tổ chức quản lý từ khâu thu mua, bảo quản và sử dụng VL, CCDC là rất cần thiết và cũng tương đối khó khăn đối với cán bộ quản lý, kế toán VL, CCDC, không những phải có trình độ mà còn phải có trách nhiệm cao trong công việc. Hơn nữa, VL, CCDC sử dụng để xây dựng các công trình ở đây có những loại rất dễ hư hỏng do tác động của thời tiết như: xi măng, sắt thép... cần phải được bảo quản nơi khô ráo, thoáng mát để tránh bị hút ẩm xi măng sẽ vón cục (xi măng hỏng), sắt thép sẽ bị gỉ (ôxi hoá), khi sử dụng sẽ làm hư hỏng công trình. Vì vậy, cần phải có kho tàng bến bãi đầy đủ tiêu chuẩn để đảm bảo cho việc bảo quản cất giữ VL, CCDC. Tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Giao thông 6, chi phí VL thường chiếm từ 60% đến 70% trong tổng giá trị sản phẩm. Chính vì vậy, Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Giao thông 6 đã luôn chú trọng tới việc quản lý VL, CCDC từ khâu thu mua vận chuyển, nhập kho cho tới khi xuất dùng và cả trong quá trình thi công tại hiện trường để đảm bảo cho việc quản lý VL được chặt chẽ, sử dụng tiết kiệm nhằm giảm chi phí, hạ thấp giá thành sản phẩm. Và như chúng ta đã biết, sản phẩm của Công ty là những công trình xây dựng cơ bản. Do vậy, tuỳ theo từng công trình mà cần có những VL, CCDC cho phù hợp, đủ về số lượng, đảm bảo chất lượng. Chính vì thế, VL, CCDC không nhập về công ty mà khi công trình thi công thì lập kho ngay tại công trình, tổ chức quản lý, bảo quản VL, CCDC tại địa bàn xây dựng cho thuận tiện, đỡ mất công vận chuyển, bốc dỡ... Tuy nhiên, kế toán của Công ty vẫn phải theo dõi sát sao về việc sử dụng VL, CCDC cho từng công trình để tránh tình trạng lãng phí VL, CCDC. 2.1.2. Phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dụng Giao thông 6 Để giúp cho công tác hạch toán kế toán một cách chính xác VL, CCDC gồm rất nhiều thứ, nhiều loại; kế toán VL, CCDC đã tiến hành phân loại VL theo công dụng của từng thứ VL đối với quá trình sản xuất. Nhìn chung, VL của Công ty được phân loại như sau: - Nguyên liệu, vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu của Công ty khi tham gia vào quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm. Nguyên vật liệu chính là cơ sở chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm (các công trình xây dựng cơ bản). Nó bao gồm: gạch, cát, sỏi, sắt thép... - Vật liệu phụ: tuy không cấu thành nên thực thể của sản phẩm nhưng nó có những tác dụng nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất của Công ty như hoa văn thạch cao để trang trí... - Nhiên liệu: xăng, dầu để chạy máy nổ, máy trộn bê tông, xe vận tải, máy xúc... - Phụ tùng thay thế: là những phụ tùng để thay thế khi sửa chữa máy móc như dây curoa, sàng dùng để sàng cát... - Phế liệu thu hồi: sắt thép, gạch cát dư thừa... - Công cụ dụng cụ của Công ty không nhiều lắm, nó chỉ bao gồm quần áo bảo hộ lao động, mũ bảo hiểm, giàn giáo, các dụng cụ nhào trộn bê tông hàng ngày như cuốc, xẻng, dao xây... Kế toán tiến hành khai báo ban đầu về vật tư như sau: Mã hoá đối tượng quản lý: STT Mã vật tư Tên vật tư ĐVT 11 Đ01 Đá 1x2 Khối 12 Đ02 Đá 2x4 Khối ... ... ... 23 DAU04 Dầu máy (HĐ40) Lít ... ... ... ... ... ... 127 TH16 Thép phi16 Kg TH6 Thép phi 6 Kg TH10G Thép phi 10 gai Kg th102 Thép phi 10 Kg Th12 Thép phi 12 gai Kg ... ... 128 XMBS Xi măng Bút Sơn tấn 129 XMTR Xi măng trắng tấn 130 XMVT Xi măng Việt Trung tấn 131 XMNS Xi măng Nghi Sơn tấn 133 XECT Xe cải tiến tấn 134 XMPC Xi măng PC 30 tấn 135 XMTĐ Xi măng Tam Điệp tấn ... ... ... ĐAS Đá ASSÔ M3 CTV Cát vàng Khối CTĐ Cát đen Khối GĐ01 Gạch đặc loại 1 viên 2.2. Đánh giá vật liệu ,công cụ dụng cụ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Giao thông 6 Đánh giá VL, CCDC là việc tự xác định giá trị của VL, CCDC theo những nguyên tắc nhất định trên cơ sở đảm bảo các yêu cầu: chân thực, đúng đắn... 2.2.1. Đánh giá VL, CCDC nhập kho: VL, CCDC nhập kho công trình của Công ty chủ yếu là do mua ngoài nhập kho khi các đội thi công công trình có nhu cầu mua vật tư để sử dụng cho thi công nên giá VL, CCDC nhập kho được tính theo giá thực tế theo công thức sau: Giá t.tế VL, CCDC Nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua thực tế + Thuế NK (nếu có) - Giảm giá (nếu có) Trong đó, chi phí thu mua thực tế bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ... Ngoài ra, giá thực tế VL, CCDC nhập kho do thu nhặt được từ phế liệu cũng được đánh giá theo giá thực tế của nó trên thị trường. Ví dụ: Hoá đơn GTGT ngày 13/3/2009 số 195BH của người bán (liên 2) giao cho công ty về việc mua VL là thép phi 16 và Hóa đơn GTGT ngày 15/3/2009 số 52021 về việc mua CCDC là Máy khoan TE2 về nhập kho công trình trường học Thuận Thành như sau: HOÁ ĐƠN (GTGT) Liên 2: Giao khách hàng Ngày 13 tháng 3 năm 2009 Số 195BH Đơn vị bán hàng: CHVLXD số 06 Địa chỉ: 36 Nguyễn Văn Cừ - TP Bắc Ninh Số tài khoản: Điện thoại: Mã số: Họ tên người mua hàng: Bùi Trường Xuân Đơn vị: Công ty cồ phần đầu tư và xây dựng giao thông 6 Địa chỉ: Số 36H3, Ngõ 475- Đường Nguyễn Trãi – Thanh Xuân Nam – Q. Thanh Xuân – Hà Nội. Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số: STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 Thép phi 16 Kg 2.490 8.250 20.542.500 Cộng tiền hàng: 20.542.500 Thuế suất GTGT: 10% x 50% Tiền thuế GTGT: 2.054.250 Tổng cộng tiền thanh toán: 22.596.750 Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi hai triệu, năm trăm chín mươi sáu nghìn, bảy trăm năm mươi đồng./. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký) (ký) (Ký, đóng dấu) Ta xác định được giá thực tế của VL nhập kho công trình trường học Thuận Thành như sau: Giá t.tế VL nhập kho = 2.490 x 8.250 = 20.542.500( đồng) HOÁ ĐƠN (GTGT) Liên 2: Giao khách hàng MY/2009B Ngày 15 tháng 3 năm 2009 Số 52021 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH An Khang Địa chỉ: 206 Trần Duy Hưng, Trung Hòa, Cầu Giấy, HN Số tài khoản: Điện thoại: Mã số: 0100837088 Họ tên người mua hàng: Bùi Trường Xuân Đơn vị: Công ty cồ phần đầu tư và xây dựng giao thông 6 Địa chỉ: Số 36H3, Ngõ 475- Đường Nguyễn Trãi – Thanh Xuân Nam – Q. Thanh Xuân – Hà Nội. Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số: STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 Máy khoan TE2 Cái 05 2.400.000 12.000.000 Cộng tiền hàng: 12.000.000 Thuế suất GTGT: 10% x 50% Tiền thuế GTGT: 600.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 12.600.000 Số tiền viết bằng chữ: Mười hai triệu sáu trăm ngàn đồng./. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký) (ký) (Ký, đóng dấu) 2.2.2. Đánh giá VL, CCDC xuất kho: VL, CCDC được đánh giá theo giá thực tế, khi xuất dùng VL, CCDC , công ty áp dụng tính giá VL, CCDC theo phương pháp nhập trước xuất trước. Lô vật liệu nào nhập vào trước thì khi xuất kho được xuất ra sử dụng trước. Giá thực tế lô vật tư xuất kho được tính theo giá thực tế của lô vật tư đó khi nhập kho. Tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Giao thông 6, số lượng CCDC xuất kho hàng ngày không nhiều, chủ yếu xuất 1 lần vào thời điểm bắt đầu của công trình, do đó không phản ánh hết tình hình sổ sách và hạch toán nghiệp vụ Nhâp - xuất kho của Công ty. Ví dụ: Trong tháng 3 năm 2009 tại kho công trình trường học Thuận Thành có một số nghiệp vụ phát sinh với VL là thép phi 16 như sau: - Tồn kho đầu kỳ: số lượng : 1.500 kg số tiền: 12.330.000 đồng - Một số nghiệp vụ phát sinh trong tháng như sau: + Ngày 15/3: nhập kho 2.490 kg, đơn giá 8.250 đ/kg + .Ngày 16/3: Xuất kho cho mượn 3.000 kg + Ngày 19/3: Nhập kho 4.000 kg, đơn giá 8.250 đ/kg + Ngày 20/3: Xuất kho sản xuất 2.400 kg + Ngày 23/3: Xuất kho sản xuất 600 kg + Ngày 26/3: Nhập kho 1.100 kg, đơn giá 8.255 đ/kg + Ngày 30/3: Xuất kho sản xuất 2.200 kg Từ số liệu trên, kế toán tính được giá thực tế của thép phi 16 khi xuất kho theo bảng tính sau: Bảng 02: Bảng tính giá thực tế của thép phi 16 khi xuất kho Chứng từ Diễn giải Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Số Ngày SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT Tồn đầu tháng 1.500 8.220 12.330.000 15/3 Nhập kho 2.490 8.250 20.542.500 1.500 8.220 12.330.000 2.490 8.250 20.542.500 16/3 Xuất kho cho mượn 1.500 8.220 12.330.000 1.500 8.250 12.375.000 990 8.250 8.167.500 19/3 Nhập kho 4.000 8.250 33.000.000 4.990 8.250 41.167.500 20/3 Xuất kho sản xuất 2.400 8.250 19.800.000 2.590 8.250 21.367.500 23/3 Xuất kho sản xuất 600 8.250 4.950.000 1.990 8.250 16.417.500 26/3 Nhập kho 1.100 8.255 9.080.500 1.990 8.250 16.417.500 1.100 8.255 9.080.500 30/3 Xuất kho sản xuất 1.990 8.250 16.417.500 210 8.255 1.733.550 890 8.255 7.346.950 Cộng 7.590 62.623.000 8.200 67.606.050 890 8.255 7.346.950 2.3. Kế toán chi tiết VL, CCDC ở Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Giao thông 6: Thực tế tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Giao thông 6, khi các đội có nhu cầu mua vật tư sử dụng cho thi công công trình thì các đội sẽ gửi hợp đồng mua vật tư, dự toán công trình, kế hoạch cung cấp vật tư tháng về phòng kế hoạch. Căn cứ vào đó, phòng kế hoạch lập kế hoạch và giao nhiệm vụ sản xuất cụ thể cho các đội thi công công trình. Chủ nhiệm công trình (hoặc đội trưởng) được phép uỷ quyền của Công ty, chủ động đi mua vật tư về nhập kho công trình để tiện cho việc bảo quản, sử dụng VL, CCDC cho thi công công trình. 2.3.1.Thủ tục chứng từ. 2.3.1.1.Thủ tục xuất kho. Chế độ kế toán quy định tất cả các VL, CCDC khi về tới kho của công trình sẽ đều phải tiến hành kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho. Ở Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Giao thông 6, khi VL về tới kho của công trình sẽ được thủ kho và những người có trách nhiệm thành lập ban kiểm nhận kiểm tra về chất lượng, quy cách cũng như số lượng vật tư. Căn cứ vào kết quả thực tế ghi vào Biên bản kiểm nghiệm vật tư. Sau khi đã kiểm nhận xong, VL đạt yêu cầu thì tiến hành nhập kho. Người phụ trách cung ứng sẽ căn cứ vào hoá đơn của người bán, biên bản kiểm nghiệm vật tư và số lượng VL, CCDC thực nhập để lập phiếu nhập kho vật tư. Phiếu nhập kho được giao cho thủ kho để ghi số thực nhập vào và làm căn cứ để ghi sổ kế toán, thẻ kho. VL, CCDC khi đã nhập kho được thủ kho sắp xếp một cách khoa học, hợp lý để đảm bảo tốt công tác bảo quản và dễ dàng cho việc theo dõi, kiểm kê và công tác xuất kho VL, CCDC được dễ dàng. Ta có mẫu Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hoá sản phẩm và phiếu Nhập kho vật tư của Công ty như sau: Đơn vị: Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Giao thông 6 Mẫu 03-VT Địa chỉ: Số 36H3, Ngõ 475- Đường Nguyễn Trãi – Thanh Xuân Nam – Q. Thanh Xuân – Hà Nội. BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM Vật tư, công cụ, hàng hoá, sản phẩm Ban kiểm nghiệm gồm: Ông Đoàn Văn Thảo - Trưởng ban. Ông Nguyễn Đình Dũng - Uỷ viên. Bà Nguyễn Thị Hoa - Uỷ viên. STT Tên nhãn hiệu quy cách vật tư Đơn vị tính Mã số Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng QCPC Số lượng không đúng QCPC 01 Thép phi 16 Kg 2.490 2.490 0 Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Số vật tư trên chứng từ khớp đúng với số vật tư đã mua về quy cách, phẩm chất, số lượng, yêu cầu, đủ điều kiện làm thủ tục nhập kho. Ngày 13 tháng 3 năm 2009 Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Đơn vị: Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Giao thông 6 Mẫu 03-VT Địa chỉ: Số 36H3, Ngõ 475- Đường Nguyễn Trãi – Thanh Xuân Nam – Q. Thanh Xuân – Hà Nội. BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM Vật tư, công cụ, hàng hoá, sản phẩm Ban kiểm nghiệm gồm: Ông Đoàn Văn Thảo - Trưởng ban. Ông Nguyễn Đình Dũng - Uỷ viên. Bà Nguyễn Thị Hoa - Uỷ viên. STT Tên nhãn hiệu quy cách vật tư Đơn vị tính Mã số Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng QCPC Số lượng không đúng QCPC 01 Máy khoan TE2 Cái 5 5 0 Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Số vật tư trên chứng từ khớp đúng với số vật tư đã mua về quy cách, phẩm chất, số lượng, yêu cầu, đủ điều kiện làm thủ tục nhập kho. Ngày 15 tháng 3 năm 2009 Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Trên cơ sở hoá đơn GTGT và biên bản kiểm nghiệm vật tư viết phiếu nhập kho vật tư. Ta có phiếu nhập kho như sau: BIỂU: PHIẾU NHẬP KHO Đơn vị: Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Giao thông 6 Mẫu 01-VT Địa chỉ: Số 36H3, Ngõ 475- Đường Nguyễn Trãi – Thanh Xuân Nam – Q. Thanh Xuân – Hà Nội PHIẾU NHẬP KHO Họ tên người giao hàng: Bùi Văn Xuân. Theo Biên bản kiểm nghiệm số ... ngày 13 tháng 3 năm 2009 Nhập tại kho: Kho công trình trường học Thuận Thành. STT Tên,nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 01 Thép phi 16 kg 2.490 2.490 8.250 20.542.500 Cộng 20.542.500 Phụ trách cung ứng Người giao hàng Thủ kho Kế toán (ký) (ký) (ký) (ký) BIỂU: PHIẾU NHẬP KHO Đơn vị: Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Giao thông 6 Mẫu 01-VT Địa chỉ: Số 36H3, Ngõ 475- Đường Nguyễn Trãi – Thanh Xuân Nam – Q. Thanh Xuân – Hà Nội PHIẾU NHẬP KHO Họ tên người giao hàng: Bùi Văn Xuân. Theo Biên bản kiểm nghiệm số ... ngày 15 tháng 3 năm 2009 Nhập tại kho: Kho công trình trường học Thuận Thành. STT Tên,nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 01 Máy khoan TE2 Cái 5 5 2400 12.000.000 Cộng 12.000.000 Phụ trách cung ứng Người giao hàng Thủ kho Kế toán (ký) (ký) (ký) (ký) 2.3.1.2. Thủ tục xuất kho: Nghiệp vụ xuất kho phát sinh khi có phiếu xin lĩnh VL, CCDC của bộ phận sản xuất về từng loại VL, CCDC có quy cách, phẩm chất, số lượng theo đúng yêu cầu của công trình. Kế toán VL, CCDC sẽ viết phiếu xuất kho, căn cứ vào đó thủ kho sẽ tiến hành xuất kho. Ta có mẫu phiếu yêu cầu xuất kho như sau: BIỂU: PHIẾU XUẤT KHO Đơn vị: Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Giao thông 6 Địa chỉ: Số 36H3, Ngõ 475- Đường Nguyễn Trãi – Thanh Xuân Nam – Q. Thanh Xuân – Hà Nội PHIẾU YÊU CẦU XUẤT KHO Ngày 19 tháng 3 năm 2009 Bộ phận xin cấp: Đội thi công số 1 Lý do xuất kho: Nhận để chuẩn bị thi công CT. Xuất tại kho: Kho công trình trường học Thuận Thành. STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Ghi chú 1 XM Bút Sơn tấn 166 2 XM Tam Điệp tấn 17 3 XM Bỉm Sơn tấn 14 4 Đá 1x2 m3 414 5 Đá 2x4 m3 30 6 Đá ASSÔ m3 234 7 Cát vàng khối 353 8 Cát đen khối 210 9 Gạch đặc viên 18.000 10 Thép phi 6 (Thái nguyên) kg 4.254 11 Thép phi 10 gai kg 3.350 12 Thép phi 12 gai kg 10.892 13 Thép phi 10 kg 25.138 14 Thép phi 16 kg 2.400 15 Máy khoan TE2 Cái 5 Người yêu cầu Giám đốc Thủ kho Đơn vị: Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Giao thông 6 Mẫu 02 -VT Địa chỉ: Số 36H3, Ngõ 475- Đường Nguyễn Trãi – Thanh Xuân Nam – Q. Thanh Xuân – Hà Nội PHIẾU XUẤT KHO Ngày 20 tháng 3 năm 2009 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Ngọc San. Địa chỉ (bộ phận): Đội thi công số 1. Lý do xuất kho: Nhận vật tư để chuẩn bị thi công CT. Xuất tại kho: Kho CT trường học Thuận Thành. STT Tên,nhãn hiệu,quy cách phẩm chất vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo yêu cầu Thực xuất 01 Thép phi 16 Kg 2.400 2.400 8.250 19.800.000 02 Thép phi 6 Kg 4.254 4.254 6.762 28.765.548 03 Thép vằn phi 10 Kg 3.350 3.350 7.095 23.768.250 04 Thép vằn phi 12 Kg 10.892 10.892 7.245 78.912.540 05 Thép phi 10 Kg 25.138 25.138 7.154 179.837.252 06 XM Bút Sơn tấn 166 166 668.081 110.901.446 07 XM Tam Điệp tấn 17 17 670.792 11.403.464 08 XM Bỉm Sơn tấn 14 14 681.936 9.547.104 09 Đá 1x2 M3 414 414 86.928 35.988.192 10 Đá 2x4 M3 30 30 80.073 2.402.190 11 Đá ASSÔ M3 234 234 75.527 17.673.318 12 Cát vàng Khối 353 353 59.597 21.037.741 13 Cát đen Khối 210 210 17.002 3.570.420 14 Gạch đặc viên 18.000 18.000 550 9.900.000 15 Máy khoan TE2 Cái 5 5 2.400 12.000.000 Tổng cộng 565.507.465 Số tiền(viết bằng chữ): Năm trăm sáu mươi năm triệu, hai trăm bốn mươi chín nghìn, chín trăm sáu mươi lăm đồng./. Xuất ngày 20 tháng 3 năm 2009 Phụ trách bộ phận sử dụng Kế toán Người nhận Thủ kho 2.3.2. Phương pháp kế toán chi tiết VL, CCDC ở Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Giao thông 6: Một trong những yêu cầu của công tác quản lý VL, CCDC đòi hỏi phải phản ánh, theo dõi đầy đủ, chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho theo từng thứ VL, CCDC về số lượng, chủng loại và giá trị. Để có thể tổ chức thực hiện được toàn bộ công tác kế toán VL, CCDC nói chung và kế toán chi tiết VL, CCDC nói riêng thì trước hết phải bằng phương pháp chứng từ kế toán để phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc nhập, xuất VL, CCDC. Những chứng từ này là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán. Ở Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Giao thông 6, sử dụng các loại chứng từ như: Biên bản kiểm nghiệm vật tư, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho... Kế toán chi tiết VL, CCDC ở Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Giao thông 6 áp dụng phương pháp "Thẻ song song". Phương pháp này phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty theo từng công trình. Tại kho: việc ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho VL, CCDC do thủ kho tiến hành trên thẻ kho về mặt số lượng. Hàng ngày, khi nhận được các chứng từ nhập, xuất VL, CCDC; thủ kho kiểm tra tính pháp lý của chúng rồi tiến hành nhập, xuất VL, CCDC. Thủ kho ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Thẻ kho được mở cho từng thứ VL, còn CCDC ít phát sinh nên được ghi vào cùng một thẻ kho. Căn cứ vào ví dụ trên ta minh hoạ Thẻ kho như sau: BIỂU: THẺ KHO Đơn vị: Công ty Cồ phần Đầu tư Xây dựng Giao thông 6 Mẫu S12-DN Địa chỉ: Số 36H3, Ngõ 475- Đường Nguyễn Trãi – Thanh Xuân Nam – Q. Thanh Xuân – Hà Nội THẺ KHO (Trích tháng 3 năm 2009) Ngày lập thẻ: 01/3/2009 Tờ số:... Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: thép phi 16. Đơn vị tính: kg Mã số: TH16 TT Chứng từ Diễn giải Ngày NX Số lượng Ký x.nh Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn Tồn đầu kỳ 1.500 01 32 Nhập kho 15/3 2.490 - 3.990 02 40 Xuất cho mượn 16/3 - 3.000 990 03 34 Nhập kho 19/3 4.000 - 4.990 04 45 Xuất sản xuất 20/3 - 2.400 2.590 05 47 Xuất sản xuất 23/3 - 600 1.990 06 35 Nhập kho 26/3 1.100 - 3.090 07 52 Xuất kho 30/3 - 2.200 890 Cộng PS 7.590 8.400 Tồn cuối kỳ 890 Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ chi tiết VL, CCDC để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho VL, CCDC theo cả chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu giá trị. Các chứng từ này đã được thủ kho sắp xếp theo từng thứ VL, CCDC. Kế toán tiến hành kiểm tra, hoàn chỉnh các chỉ tiêu còn lại của các chứng từ nhập, xuất, sau đó vào sổ chi tiết VL, CCDC. Ví dụ: căn cứ vào ví dụ trên ta có mẫu sổ chi tiết VL, CCDC của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Giao thông 6 như sau: Đơn vị: Công ty cồ phần đầu tư và xây dựng giao thông 6 Mấu số S10-DN Địa chỉ: Số 36 H3, Ngõ 475 Nguyễn Trãi – Thanh Xuân Nam – Q. Thanh Xuân - Hà Nội TRÍCH SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU (Tháng 3 năm 2009) Tài khoản: 152; Kho: Kho CT trường học Thuận Thành. Loại vật liệu: thép phi 16, đơn vị tính: kg Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số Ngày SL TT SL TT SL TT Số dư ĐK 1.500 12.330.000 32 15/3 NK 8.250 2.490 20.542.500 3.990 32.872.500 40 16/3 XK 8.220 1.500 12.330.000 8.250 1.500 12.375.000 990 8.167.500 34 19/3 NK 8.250 4.000 33.000.000 4.990 41.167.500 45 20/3 Xuất sx 8.250 2.400 19.800.000 2.590 21.367.500 47 23/3 Xuất sx 8.250 600 4.950.000 1.990 16.417.500 35 26/3 NK 8.255 1.100 9.080.500 3.090 25.498.000 52 30/3 Xuất sx 8.250 1.990 16.417.500 8.255 210 1.733.550 890 7.346.950 Cộng PS 7.590 62.623.000 8.200 51.188.550 Tồn CK 890 7.346.950 Ngày .........tháng.......năm 2009 Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc Cuối tháng, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết VL, CCDC để kiểm tra đối chiếu được với sổ kế toán tổng hợp VL, CCDC dựa trên các sổ kế toán chi tiết VL, CCDC. Ta có mẫu Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, công cụ, sản phẩm, hàng hoá như sau: Đơn vị: Công ty Cồ phần Đầu tư Xây dựng Giao thông 6 Mấu số S11-DN Địa chỉ: Số 36 H3, Ngõ 475 Nguyễn Trãi – Thanh Xuân Nam – Q. Thanh Xuân - Hà Nội . BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ Tài khoản: 153 Tháng 3 năm 2009 Nhóm VL, CCDC Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL ST SL ST SL ST SL ST Quần áo LĐ 300 45.000.000 150 22.500.000 400 60.000.000 50 7.500.000 ... Cộng Ngày......tháng.......năm 2009 Người lập Kế toán trưởng Cũng vào thời điểm cuối tháng, kế toán và thủ kho tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết và thẻ kho. Đồng thời cũng phải kiểm tra số VL, CCDC thực tế tồn trong kho, nếu phát hiện thiếu hay thừa thủ kho phải báo ngay cho kế toán để cùng có biện pháp xử lý. 2.4. Kế toán tổng hợp VL, CCDC Kế toán tổng hợp là việc sử dụng các tài khoản kế toán để phản ánh, kiểm tra, giám sát các đối tượng kế toán ở dạng tổng quát (về mặt giá trị). Ở Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Giao thông 6, công tác kế toán tổng hợp VL, CCDC thực hiện theo phương pháp Kê khai thường xuyên. Kế toán VL, CCDC sẽ căn cứ vào các chứng từ nhập, chứng từ xuất VL, CCDC để phản ánh một cách thường xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất VL, CCDC vào các tài khoản và các sổ sách kế toán. Căn cứ vào các sổ kế toán, người ta có thể tính ra được giá trị VL, CCDC tại mọi thời điểm trong kỳ hạch toán. 2.4.1. Tài khoản sử dụng: Ở Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Giao thông 6, kế toán VL, CCDC sử dụng một số tài khoản sau để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến VL, CCDC: - TK 151" Hàng mua đang đi đường" - TK 152" Nguyên liệu vật liệu" - TK 153" Công cụ dụng cụ" Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số các tài khoản khác có liên quan như: -TK 111" tiền mặt" - TK 112" Tiền gửi ngân hàng" - TK 621" Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp" - TK 627" Chi phí sản xuất chung"... 2.4.2. Phương pháp hạch toán: Như chúng ta đã biết, công tác kế toán tổng hợp VL, CCDC thực hiện tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Giao thông 6 theo phương pháp kê khai thường xuyênvà kế toán công ty sử dụng hình thức ghi chép sổ sách kế toán là hình thức Nhật ký chung, do vậy, việc hạch toán tổng hợp tăng, giảm VL, CCDC của Công ty được kế toán tiến hành một cách thường xuyên hàng ngày khi các nghiệp vụ phát sinh. Công ty đã áp dụng phần mềm vào công tác kế toán để giảm bớt gánh nặng ghi chép cho cán bộ, nhân viên kế toán và đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ quản lý của công tác kế toán. * Mã hoá đơn vị thi công, nhà cung cấp: Mã khách Tên khách hàng, nhà cung cấp CH6 CHVLXD số 06 ... ... D254 Công ty giao thông 117 Đ1 Đội xây dựng số 1 D255 Công ty Anh Đức ... ... D274 CTCPGTĐT-Anh Đức CT liễu giai HMINH Công ty TNHH XD & VT Hoàng Minh HTXPP Hợp tác xã Phú Phương NHTMCPQĐ NH thương mại cổ phần Quân đội ... ... ... ... XDKV1 Xí nghiệp bán lẻ xăng dầu ... ... * Danh mục kho: MÃ KHO TÊN KHO KHOBN Kho CT Tỉnh uỷ BN KHOTT Kho Nhà Truyền thống TP BN ... ... KHOTH Kho CT trường học Thuận Thành ... ... * Danh mục tài khoản liên quan đến kế toán nguyên vật liệu, CCDC: MÃ TÀI KHOẢN TÊN TÀI KHOẢN 152 Nguyên liệu vật liệu 153 Công cụ dụng cụ 154 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang 331 Phải trả cho người bán 3311 Phải trả cho người bán vật tư 3312 Phải trả cho người bán nhân công 3313 Phải trả cho người bán máy 3314 Phải trả cho người bán TTphí 3318 Phải trả cho người bán khác 338 Phải trả, phải nộp khác 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 627 Chi phí sản xuất chung 632 Giá vốn hàng bán 641 Chi phí bán hàng 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp 811 Chi phí khác Hàng ngày, khi các nghiệp vụ nhập, xuất VL, CCDC phát sinh, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc có liên quan do thủ kho chuyển lên để hạch toán, mã hoá chứng từ, lập định khoản và vào máy vi tính theo phần mềm kế toán mà Công ty đã sử dụng. Đến cuối kỳ hoặc cuối tháng, kế toán in các loại sổ sách kế toán và báo cáo kế toán theo quy định. Và cũng vào thời điểm cuối kỳ, kế toán phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu với bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn VL, CCDC. Cách cập nhật số liệu vào phần mềm trên máy vi tính như sau: a/ Kế toán nhập VL, CCDC: Nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu được nhập kho từ nguồn thu mua bên ngoài nên yêu cầu kế toán phải phản ánh đúng đắn, đầy đủ, chính xác giá thực tế của nguyên vật liệu bao gồm: giá hoá đơn, chi phí thu mua thực tế và tình hình thanh toán với người bán. Khi nhận được phiếu nhập kho do thủ kho gửi lên, kế toán vật tư tiến hành kiểm tra, hoàn chỉnh chứng từ rồi tiến hành nhập dữ liệu vào máy. a.1. Các thông tin liên quan đến phiếu nhập: - Mã giao dịch: mã nhập vào để biết được vật tư nhập do mua ngoài hay nhập kho từ các nguồn khác. - Mã khách: Nhập mã khách thì máy sẽ đưa ra tên đầy đủ của Công ty bán vật tư cho Công ty mình. - Địa chỉ: Khi kế toán nhập mã khách thì chương trình sẽ tự động điền địa chỉ của khách hàng. - Người giao hàng: Nhập tên người giao hàng. - Diễn giải: Diễn giải về nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Ngày ht: Ngày mà kế toán hạch toán để ghi vào sổ. - Ngày lập pn: Ngày lập phiếu nhập kho. - Quyển số: Số thứ tự đóng quyển phiếu nhập kho. - Số pn: Máy điền số thứ tự phiếu nhập kho. - Cột Mã hàng: Nhập mã vật tư nhập kho từ danh mục vật tư. - Cột Tên hàng: Khi nhập mã vật tư thì máy tự động điền tên vật tư. - Cột đơn vị tính: Khi nhập mã vật tư thì máy tự động điên đơn vị tính của vật tư đó. - Cột Mã kho: Chọn mã kho từ danh mục kho. - Cột Vụ việc: Điền tên vụ việc phát sinh theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Cột Tồn kho: Máy tự động cập nhật số liệu. - Số lượng: Nhập số lượng vật tư nhập kho. - Cột Giá VND: Nhập đơn giá của vật tư nhập kho. - Cột Tiền VND: Máy tự động tính ra tổng tiền. - Cột Tk nợ: Nhập số hiệu tài khoản theo định khoản nghiệp vụ phát sinh. - Cột Tk có: Nhập số hiệu tài khoản theo định khoản nghiệp vụ phát sinh. a.2. Các thao tác vào một phiếu nhập kho: Bước 1: Từ màn hình giao diện vào mục “Kế toán hàng tồn kho”, khi đó màn hình sẽ xuất hiện các menu sau: (Minh hoạ bằng giao diện). Bước 2: Kích vào mục “Cập nhật số liệu”, khi đó trên màn hình sẽ xuất hiện các chứng từ (Minh hoạ bằng giao diện như trên). Bước 3: Chọn phiếu nhập kho. Bước 4: Điền các thông tin vào phiếu nhập. Bước 5: Lưu chứng từ. Trước khi lưu chứng từ sẽ thực hiện một loạt các kiểm tra về tính đúng đắn của số liệu được cập nhật như: kiểm tra xem số chứng từ có bị trùng không; kiểm tra xem số lượng, số tiền đã khớp đúng chưa... Bước 6: Nếu muốn in chứng từ vừa mới cập nhật theo quy định thì nhấn vào nút lệnh “In chứng từ”. Khi phát hiện chứng từ nhập bị sai sót nhấn vào nút lệnh “Sửa” và thực hiện sửa chứng từ hiện thời. Khi muốn xóa chứng từ vừa nhập nhấn vào nút lệnh “Xóa”, xoá chứng từ hiện thời. Khi muốn nhập liệu cho chứng từ mới thì nhấn vào nút lệnh “Mới”; còn khi muốn kết thúc với màn hình nhập liệu thì nhấn vào nút lệnh “Quay ra”. Ví dụ: Nhập liệu cho phiếu nhập kho ngày 15/ 3/2009 nhập kho thép phi 16, số lượng là 2.490 kg, đơn giá là 8.250 đ/kg tại kho CT trường học Thuận Thành: Bước 1: Vào mục “Kế toán hàng tồn kho”. Bước 2: Kích chuột vào “Cập nhật số liệu”. Bước 3: Kích chuột vào “Phiếu nhập kho”. Bước 4: Điền các thông tin vào chứng từ theo giao diện như sau: Bước 5: Lưu chứng từ . Mẫu phiếu nhập kho như sau: 2009 b. Kế toán xuất VL, CCDC: Nguyên vật liệu của Công ty được sử dụng chủ yếu cho việc sản xuất. Khi nhận được phiếu xuất kho do thủ kho gửi lên, kế toán nguyên vật liệu tiến hành kiểm tra, hoàn chỉnh chứng từ rồi tiến hành nhập dữ liệu vào máy. b.1. Các thông tin liên quan đến phiếu xuất kho: - Mã giao dịch: mã nhập vào để biết được vật tư xuất kho dùng cho mục đích gì. - Mã khách: Nhập mã khách thì máy sẽ đưa ra tên đầy đủ của khách hàng. Trong khi chọn khách hàng có thể thêm khách hàng mới phát sinh hoặc sửa thông tin của khách hàng sẵn có. - Người nhận hàng: Nhập tên người nhận hàng. - Diễn giải: Diễn giải về nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Ngày ht: Ngày mà kế toán hạch toán để ghi vào sổ. - Ngày lập px: Ngày lập phiếu xuất kho. - Quyển số: Số thứ tự đóng quyển phiếu xuất kho. - Số px: Máy điền số thứ tự phiếu xuất kho. - Cột Mã hàng: Nhập mã vật tư xuất kho từ danh mụcvật tư. - Cột Tên hàng: Khi nhập mã vật tư thì máy tự động điền tên vật tư. - Cột đơn vị tính: Khi nhập mã vật tư thì máy tự động điền đơn vị tính của vật tư đó. - Cột Mã kho: Chọn mã kho từ danh mục kho. - Cột Vụ việc: Điền tên vụ việc phát sinh (nếu có). - Cột Tồn kho: Máy tự động cập nhật số liệu. - Số lượng: Nhập số lượng vật tư xuất kho. - Cột Giá VND: Nhập đơn giá của vật tư xuất kho. - Cột Tiền VND: Máy tự động tính ra tổng tiền. - Cột Tk nợ: Nhập số hiệu tài khoản theo định khoản nghiệp vụ phát sinh. - Cột Tk có: Nhập số hiệu tài khoản theo định khoản nghiệp vụ phát sinh. Mỗi một dòng trên màn hình nhập liệu cho phép cập nhật thông tin liên quan đến một loại nguyên vật liệu. b.2. Các thao tác vào một phiếu xuất kho: Bước 1: Từ màn hình giao diện, kế toán vào mục “Kế toán hàng tồn kho”. Màn hình giao diện giống như đối với thao tác của phiếu nhập kho. Bước 2: Kích vào mục “Cập nhật số liệu”. Bước 3: Chọn loại phiếu xuất kho. Bước 4: Điền các thông tin vào phiếu xuất kho. Bước 5: Lưu chứng từ. Trước khi lưu chứng từ sẽ thực hiện một loạt các kiểm tra về tính đúng đắn của số liệu được cập nhật như: kiểm tra xem số chứng từ có bị trùng không; kiểm tra xem số lượng, số tiền có đúng không... Bước 6: Nếu muốn in chứng từ vừa mới cập nhật theo quy định thì nhấn vào nút lệnh “In chứng từ”. Khi phát hiện chứng từ nhập bị sai sót nhấn vào nút lệnh “Sửa” và thực hiện sửa chứng từ hiện thời. Khi muốn xóa chứng từ vừa nhập nhấn vào nút lệnh “Xóa”, xoá chứng từ hiện thời. Ví dụ: Nhập liệu cho phiếu xuất kho ngày 20/ 3/ 2009, xuất kho thép phi 16 cho sản xuất với số lượng là 2.400 kg, đơn giá xuất kho là 8.250 đ/kg: - Bước 1: Vào mục “Kế toán hàng tồn kho”. - Bước 2: Kích chuột vào mục “Cập nhật số liệu”. - Bước 3: Kích chuột vào “Phiếu xuất kho”. - Bước 4: Điền các thông tin vào chứng từ theo giao diện như sau: Kế toán nhập liệu cho các vật liệu khác trong phiếu xuất kho tại các dòng tiếp theo. - Bước 5: Lưu chứng từ. Mẫu Phiếu xuất kho như sau: c. In, xem sổ sách báo cáo: Cuối tháng kế toán tiến hành in các sổ như: Sổ chi tiết vật liệu; Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn, sổ Nhật ký chung; Sổ chi tiết tài khoản (TK 152, TK 153...); Sổ cái tài khoản 152, 153... Các bước để in, xem sổ sách, báo cáo: Bước 1: Từ màn hình giao diện vào menu “Kế toán tổng hợp”. Khi đó trên màn hình sẽ xuất hiện các hình thức sổ để ta lựa chọn. Bước 2: Chọn hình thức sổ Nhật ký chung, khi đó trên màn hình sẽ xuất hiện danh mục các sổ sách, báo cáo. Bước 3: Lựa chọn loại sổ sách, báo cáo muốn in, xem. Trích một số mẫu sổ sách, báo cáo của công ty như sau: Đơn vị: Công ty Cồ phần Đầu tư Xây dựng Giao thông 6 Mẫu số S03a-DN Địa chỉ: Số 36 H3, Ngõ 475 Nguyễn Trãi – Thanh Xuân Nam – Q. Thanh Xuân - Hà Nội TRÍCH SỔ NHẬT KÝ CHUNG (Tháng 3 năm 2009) Đơn vị tính: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi Sổ Cái STT dòng Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có 05/3 25 05/3 Nhập kho bảo hộ lao động trả bằng TGNH 153 112 22.500.000 22.500.000 12/3 39 12/3 Xuất bảo hộ lao động phát cho công nhân sx 627 153 60.000.000 60.000.000 15/3 32 15/3 Mua thép phi 16 nhập kho trả bẳng tiền mặt 152 133 111 20.542.500 2.054.250 22.596.750 16/3 40 16/3 Xuất cho đội bạn mượn thép phi 16 136 152 24.705.000 24.705.000 19/3 34 19/3 Mua vật tư nhập kho chưa thanh toán 152 133 331 566.707.465 56.670.747 623.378.212 20/3 45 20/3 Xuất vật tư để sản xuất 621 152 553.507.465 553.507.465 23/3 47 23/3 Xuất thép phi 16 để sản xuất 621 152 4.950.000 4.950.000 26/3 35 26/3 Nhập VLC đã trả bằng tiền mặt 152 133 111 9.080.500 908.050 9.988.550 30/3 52 30/3 Xuất VLC để sản xuất 621 152 18.151.050 18.151.050 ... ... ... Đơn vị: Công ty Cồ phần Đầu tư Xây dựng Giao thông 6 Mẫu số S03b-DN Địa chỉ: Số 36 H3, Ngõ 475 Nguyễn Trãi – Thanh Xuân Nam – Q. Thanh Xuân - Hà Nội TRÍCH SỔ CÁI (Tháng 3 năm 2009) Tên tài khoản: " NGUYÊN LIỆU VẬT LIỆU" Số hiệu: 152 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày, tháng Trang số STT dòng Nợ Có Tồn đầu kỳ 12.330.000 32 15/3 Mua thép phi 16 NK trả bằng TM 111 20.542.500 40 16/3 Xuất thép phi 16 cho mượn 136 24.705.000 34 19/3 Mua VLC NK chưa t.toán 331 566.707.465 45 20/3 Xuất VLC để sản xuất 621 553.507.465 47 23/3 Xuất thép phi 16 để sản xuất 621 4.950.000 35 26/3 Mua VLC NK trả bằng TM 111 9.080.500 52 30/3 Xuất VLC để sản xuất 621 18.151.050 Cộng phát sinh 596.330.465 601.313.515 Số dư cuối tháng 7.346.950 Cộng luỹ kế Đơn vị: Công ty Cồ phần Đầu tư Xây dựng Giao thông 6 Mẫu số S03b-DN Địa chỉ: Số 36 H3, Ngõ 475 Nguyễn Trãi – Thanh Xuân Nam – Q. Thanh Xuân - Hà Nội TRÍCH SỔ CÁI (Tháng 3 năm 2009) Tên tài khoản: " CÔNG CỤ DỤNG CỤ" Số hiệu: 153 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày, tháng Trang số STT dòng Nợ Có Tồn đầu kỳ 45.000.000 05/3 Mua CCDC NK trả bằng TGNH 112 22.500.000 12/3 Xuất CCDC 627 60.000.000 Cộng phát sinh 22.500.000 60.000.000 Tồn cuối tháng 7.500.000 Cộng luỹ kế Nói tóm lại, trình tự hạch toán kế toán tổng hợp VL, CCDC tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Giao thông 6 được khái quát qua sơ đồ sau: Phiếu nhập kho, xuất kho và các chứng từ khác Nhật ký chung Sổ Cái TK 152, TK 153 Báo cáo kế toán Sổ chi tiết VL, CCDC Bảng tổng hợp chi tiết VL, dụng cụ, sản phẩm, h.hoá Ghi chú: : ghi hàng ngày : ghi cuối tháng : kiểm tra, đối chiếu PHẦN 3 HOÀN THIỆN KẾ TOÁN VẬT LIỆU CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG GIAO THÔNG 6 3.1. Những ưu điểm và hạn chế của công tác kế toán vật liệu,công cụ dụng cụ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Giao thông 6: 3.1.1.Những Ưu điểm: Qua thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Giao Thông 6, vận dụng những kiến thức lý luận đã học vào thực tiễn tại Công ty em thấy kế toán VL, CCDC tại Công ty có một số ưu điểm sau: - Nhìn chung, Công ty đã xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch thu mua VL, CCDC cung cấp cho nhu cầu sản xuất được đầy đủ kịp thời. Qua đó chứng tỏ tinh thần trách nhiệm và sự nỗ lực của các phòng ban của Công ty là rất cao. - Bộ phận trực tiếp thu mua, nhập kho VL, CCDC đã có nhiều cố gắng trong việc tìm nguồn thu mua VL, CCDC đảm bảo cung ứng kịp thời, đầy đủ VL, CCDC để quá trình sản xuất của công ty được liên tục, hoàn thành sản phẩm nghiệm thu đúng thời hạn. - Tại kho, VL, CCDC được sắp xếp một cách khoa học hợp lý, đội ngũ cán bộ thủ kho có tinh thần trách nhiệm cao nên việc bảo quản, tổ chức cấp phát VL, CCDC được tiến hành khá tốt. 3.1.2.Những Hạn chế: Bên cạnh những ưu điểm Công ty đã đạt được như trên thì việc hạch toán VL, CCDC của Công ty vẫn còn có một số hạn chế sau: - Việc tổ chức bảo quản thu mua VL, CCDC ở công ty phần lớn là do nhu cầu sản xuất, bộ phận trực tiếp phụ trách việc thu mua VL, CCDC đã rất cố gắng trong việc cung cấp đầy đủ VL, CCDC nhưng họ chưa thực sự năng động, phát huy chưa hết khả năng. Bên cạnh đó, hệ thống kho tàng là tạm thời bởi vì Công ty không để kho tại Công ty mà khi có công trình chuẩn bị thi công thì lập kho ngay tại công trình. Do đó, kho tàng không tránh khỏi còn tạm bợ, bảo quản vật tư vẫn còn nhiều hạn chế. -Việc quản lý một số VL, CCDC còn lỏng lẻo, định mức hao hụt không rõ ràng... - Kế toán tổng hợp VL, CCDC cần xem xét việc hạch toán xuất dùng CCDC. CCDC có giá trị lớn hay nhỏ đều phân bổ một lần toàn bộ giá trị vào đối tượng có liên quan, như vậy là không hợp lý, cần xem xét lại. 3.2. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán vật liệu ,công cụ dụng cụ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Giao thông 6 Sự phát triển của xã hội loài người gắn liền với quan hệ sản xuất xã hội. Hiện nay trong cơ chế thị trường công tác kế toán VL, CCDC có bước quyết định rất lớn trong Công ty.Vì vậy bảo quản VL, CCDC là một nhiệm vụ rất quan trọng trong công tác kế toán tại doanh nghiệp, một Công ty làm tốt công tác bảo quản dự trữ VL, CCDC sẽ đảm bảo tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm đem lại lợi cao cho Công ty khi thi công công trình, tăng cường khả năng cạnh tranh của Công ty trên thương trường. 3.3.Giải pháp hoàn thiện công tác kế toán vất liệu ,công cụ dụng cụ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Giao thông 6 * Từ những hạn chế và sự cần thiết trên em xin được đưa ra một số ý kiến đóng góp sau để cùng tham khảo: - Việc khắc phục kho tàng, bến bãi để bảo quản dự trữ VL, CCDC Công ty nên cố gắng xây sửa kho tàng để nó đạt hiệu quả cao, bảo vệ được VL, CCDC một cách sao cho tốt nhất, tránh hư hại mất mát trong suốt quá trình thi công công trình. Tuy rằng mỗi kho tại mỗi công trình chỉ là tạm thời, khi công trình hoàn thành thì lại rỡ bỏ nhưng những VL đó có thể sử dụng được thì nên tận dụng để làm các kho khác, tránh lãng phí. - Đối với việc kế toán tổng hợp xuất dùng CCDC: + Những CCDC có giá trị nhỏ như quần áo bảo hộ lao động, ủng, xẻng... khi xuất dùng kế toán vẫn sử dụng phương pháp phân bổ một lần như trước đây. + Còn những CCDC có giá trị lớn như máy đầm giùi... thì sử dụng phương pháp phân bổ hai hay nhiều lần sẽ hợp lý hơn.  KẾT LUẬN Để phát huy một cách có hiệu quả công cụ kế toán nói chung và đặc biệt là kế toán VL, CCDC; việc tổ chức công tác kế toán VL, CCDC phải luôn được cải thiện và hoàn thiện để phản ánh một cách đầy đủ, chính xác tình hình biến động của VL, CCDC cả về số lượng và chất lượng, chủng loại, phấn đấu tiết kiệm chi phí vật liệu nhằm hạ giá thành sản phẩm nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng để có thể cạnh tranh được trên thị trường, tăng doanh thu và lợi nhuận cho công ty. Mặc dù VL, CCDC của Công ty không nhiều, giá cả ít biến động, nhưng với sự nỗ lực phấn đấu của toàn thể cán bộ công nhân viên trong toàn công ty và sự giúp đỡ của các ban ngành liên quan, Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Giao thông 6 đã không ngừng phát triển cả về chiều rộng lẫn chiều sâu, Công ty đã đạt được nhiều thành tích đáng kể và thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước đầy đủ, đúng hạn. Cùng với sự phát triển của hệ thống quản lý nói chung và bộ máy kế toán nói riêng đặc biệt là khâu kế toán VL, CCDC không ngừng được thực hiện đáp ứng yêu cầu của sản xuất kinh doanh, phục vụ kịp thời VL, CCDC cho quá trình sản xuất được hoạt động liên tục. Song bên cạnh những ưu điểm còn có những hạn chế như như đã trình bày ở trên. Trong thời gian thực tập ngắn, với kinh nghệm còn hạn chế, em đã cố gắng tìm hiểu tình hình thực tế công tác kế toán VL, CCDC tại công ty và em đã mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đóng góp về kế toán VL, CCDC. Mặc dù đấy là ý kiến của cá nhân nhưng em vẫn mong có sự tham gia đóng góp ý kiến để em có thể hiểu đúng và hiểu rõ hơn nữa về công tác kế toán nói chung và công tác kế toán VL, CCDC nói riêng. Với thời gian chưa nhiều, trình độ và khả năng còn hạn chế, chắc chắn chuyên đề của em không tránh khỏi những thiếu hụt và sai sót nhất định. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các anh chị trong phòng kế toán của Công ty, của cô giáo hướng dẫn giúp cho em hiểu thêm về chuyên môn và kiến thức thực tế phục vụ cho công việc của em sau này được hoàn thiện và đầy đủ hơn. Em xin chân thành cảm ơn các anh chị tại phòng kế toán Công ty và các thầy cô đã giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập vừa qua.Và em cũng chân thành cảm ơn sự giúp đỡ và chỉ bảo tận tình của cô giáo hướng dẫn Ts.Lê Kim Ngọc để em có được những kiến thức quý báu về lý thuyết cũng như về chuyên môn để em có thể hoàn thành tốt chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực tập Nguyễn Thị Nga TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình Kế toán Doanh nghiệp - Học viện Tài chính, do TT tác giả Học viện Tài chính biên soạn. Chủ biên: GS.TS Ngô Thế Chi, TS. Trương Thị Thuỷ (NXB Tài chính - Hà Nội, năm 2006). 2. Giáo trình Kế toán quản trị Doanh nghiệp - Học viện Tài chính, do TT tác giả Học viện Tài chính biên soạn. Chủ biên PGS.TS Đoàn Xuân Tiên (NXB Tài chính - Hà Nội, năm 2005) 3. Giáo trình Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp do PGS.TS Nguyễn THị Đông chủ biên 4. Chế độ Kế toán Doanh nghiệp - Bộ Tài chính (Ban hành kèm theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính - NXB Tài chính, tháng 4 năm 2006) 5. Hệ thống chuẩn mực Kế toán Việt nam - Bộ Tài chính (NXB Tài chính, tháng 5 năm 2006). MỤC LỤC