Chuyên đề Công tác kế toán vật liệu ở Công ty Cơ nhiệt và Điện lạnh Bách khoa Hà Nội

à nhỏ, loại hình kinh doanh đơn giản, có nhu cầu phân công lao động kế toán.Đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp áp dụng máy tính. I.5.2.Hình thức Nhật ký - sổ cái. Theo phương pháp này việc ghi chép được tiến hành theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên một quyển sổ kế toán duy nhất là Nhật ký – sổ cái. Hệ thống sổ bao gồm: Nhật ký- sổ cái TK 151,152 (611), sổ kế toán chi tiết vật liệu, bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn. Ưu điểm: phương pháp hạch toán đơn giản, khối lượng công việc ít, dễ dàng đối chiếu, kiểm tra. Nhược điểm: ghi chép trùng lắp trên một dòng ghi; sử dụng một sổ nên không có cơ hội phân công lao động kế toán, và lượng tài khoản mở được ít. Hình thức sổ này thích hợp với đơn vị có quy mô nhỏ, loại hình kinh doanh đơn giản, thực hiện một loại hoạt động sử dụng ít tài khoản. Sơ đồ 1.10 Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký - sổ cái Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Nhật ký – sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính I.5.3. Hình thức chứng từ ghi sổ . Được ghi theo trình tự thời gian trên sổ Đăng kí chứng từ ghi sổ và ghi theo nội dung kinh tế theo sổ cái . Các sổ kế toán áp dụng: Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, sổ cái TK152,151,(611) , sổ chi tiết vật liệu, Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn. Ưu điểm: Khá đơn giản, dễ đối chiếu, kiểm tra, sổ nhật ký tờ rời cho phép thực hiện chuyên môn hoá lao động kế toán. Nhược điểm:Ghi chép trùng lắp. Hình thức này thích hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, loại hình kinh doanh đơn giản, có nhu cầu phân công lao động kế toán. Sơ đồ 1.11 Trình tự ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ(thẻ) kế toán chi tiết vật liệu Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 152 Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính I.5.4. Hình thức nhật kí chứng từ. Tiến hành ghi chép, tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản, kết hợp với phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ. Các nghiệp vụ được ghi chép theo trình tự thời gian. Các loại sổ sử dụng trong hạch toán vật liệu: Nhật ký chứng từ số 1, 2 ,5 ,7 , 10,...; Bảng kê số 4, 5, 6; sổ cái TK151, 152, 611. Ưu điểm: Giảm khối lượng ghi sổ, chuyên môn lao động kế toán cao, tính đối chiếu kiểm tra cao do kết cấu theo nguyên tắc bàn cờ. Nhược điểm: Kết cấu phức tạp số lượng nhiều, đòi hỏi trình độ kế toán cao, khó vận dụng máy vi tính vào cồng tác kế toán. Sơ đồ 1.12 Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật kí chứng từ Chứng từ gốc Bảng kê số 3, 4, 5, 6 Nhật kí chứng từ Sổ thẻ kế toán chi tiết Sổ cái TK152,151(611) Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Thích hợp với những doanh nghiệp lớn, loại hình kinh doanh phức tạp , thực tế kế toán chủ yếu lao động thủ công. I.6- hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ Trong 5 năm qua Nhà nước đã sửa đổi và ban hành nhiều cơ chế chính sách mới về chuẩn mực kế toán Việt Nam, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế GTGT, về đất đai và Luật doanh nghiệp, cũng như chính sách khuyến khích doanh nghiệp vừa và nhỏ nâng cao quyền tự chủ trong sản xuất kinh doanh, mở rộng liên doanh, liên kết, huy động vốn qua mua bán cổ phần. Doanh nghiệp vừa và nhỏ trong khu vực tư nhân đã chiếm vị trí quan trọng và ngày càng quan trọng hơn trong nền kinh tế đất nước. Từ hơn 3 vạn doanh nghiệp tư nhân trong năm 1996 đến năm 2001 đã có 63 vạn 700 doanh nghiệp. Doanh nghiệp vừa và nhỏ từ chỗ chỉ có trên một tỷ đồng vốn nay đã tăng lên trên 10 tỷ đồng; lao động từ 100 người lên 300 người bình quân. Tất cả những đổi mới trên đòi hỏi phải sửa đổi và hoàn thiện hơn cơ chế quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ, trong đó có chế độ kế toán. Nhằm đáp ứng những yêu cầu đó ngày 23/12/1996, Bộ tài chính đã ký Quyết định số 1177TC/QĐ/CĐKT ban hành Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng thống nhất trong cả nước từ ngày 01/01/1997 cho tất cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ,. Như vậy, ở nước ta hiện nay có hai Quyết định về chế độ kế toán cho các doanh nghiệp: QĐ 1141TC/QĐ- CĐKT áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô lớn và QĐ 1177TC/QĐ-CĐKT áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.Do đặc điểm của mô hình các doanh nghiệp vừa và nhỏ có những nét khác so với các doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp Nhà nước vì vậy chế độ kế toán cũng có những nét khác nhau đó là: Hệ thống tài khoản khác nhau.Số tài khoản kế toán sử dụng trong doanh nghiệp vừa và nhỏ ít hơn.Hiện nay số tài khoản sử đụng trong doanh nghiệp vừa và nhỏ có 52 tài khoản cấp 3 và 40 tài khoản cấp 4 trong khi theo QĐ 1141 thì số tài khoản các doanh nghiệp có quyền sử dụng là 82 tài khoản cấp 3 và 107 tài khoản cấp 4, một số tài khoản trùng tên nhưng phương pháp hạch toán khác nhau. Số tài khoản nhiều hay ít không nói lên là doanh nghiệp đó có kế toán hoàn thiện hơn hay không mà chỉ phản ánh quy mô hoạt động của doanh nghiệp.Cùng với đó hệ thống báo cáo tài chính và hệ thống chứng từ cũng khác về cách lập, số lượng. Nếu như các DNNN có thể áp dụng một trong 4 hình thức ghi sổ thì các DN vừa và nhỏ không sử dụng hình thức Nhật ký chứng từ, bởi hình thức sổ này phức tạp và không cần thiết... Từ những khác nhau trong quy định của chế độ đã dẫn đến trong quá trình hạch toán cũng có sự khác nhau.Trong bài viết này em xin trình bày những điểm khác biệt trong quá trình hạch toán tổng hợp vật liệu, điểm khác biệt này chủ yếu là do sự khác nhau về hệ thống tài khoản. + Các doanh nghiệp vừa và nhỏ không sử dụng TK 151 để theo dõi hàng mua đi đường, nên trong trường hợp mua vật liệu hoá đơn về nhưng hàng chưa về thì kế toán khi đó lưu hoá đơn vào một tập hồ sơ riêng “ Hàng mua đang đi trên đường” chờ đến khi hàng về nhập kho sẽ ghi sổ bình thường. + Số chiết khấu thanh toán được hưởng không theo dõi trên TK515 mà theo dõi trực tiếp trên TK511 theo bút toán: Nợ TK 111, 112 : Số tiền được người bán trả lại. Nợ TK 331 : Trừ vào số tiền hàng phải trả. Nợ TK 1388 : Số tiền khách hàng Có TK 511 : Số chiết khấu được hưởng. Việc tham gia hoạt động đầu tư tài chính ngắn hay dài hạn được phản ánh trên TK121, TK 221, nên khi xuất vật liệu tham gia liên doanh kê toán ghi: Nợ TK 121,221 : đầu tư tài chính ngắn hạn, dài hạn Có TK 152 : Giá trị vật liệu ghi sổ(KKTX) Có TK611 : Giá trị vật liệu ghi sổ(KKĐK) Nợ ( có)TK4112 :số chênh lệch giá trị ghi sổ vớigía chấp nhận Khi nhận lai vốn góp liên doanh bằng vật liệu kế toán ghi: Nợ TK 152 : Giá trị thực tế vật liệu nhập kho(KKTX) Nợ TK 611 : Giá trị thực tế vật liệu nhập kho(KKĐK) Có TK 221,121 :Đầu tư tài chính dài hạn, ngắn hạn. + Chi phí sản xuất ở các DN lớn được theo dõi chi tiết trên các TK 621,627,641,642 nhưng ở DN vừa và nhỏ thì mọi chi phí sản xuất đều được tập hợp trên TK 154, chi phí bán hàng , chi phí quản lý DN hạch toán trên TK642. Do đó khi xuất vật liệu cho sản xuất sản phẩm kế toán ghi: Nợ TK 154 : chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang. Nợ TK 642 : chi phí quản lý kinh doanh Nợ TK 241 : chi phí XDCB Có TK152 : nguyên liêu, vật liệu (KKTX) Có TK 611 :mua hàng (KKĐK) + Khi đánh giá lại giá trị tài sản cố định hay hàng tồn kho thì chênh lệch được phản ánh vào TK4112 chư không phản ánh vào TK412 như tronQĐ1141. + Trích lập dự phòng được theo dõi qua TK1593 theo bút toán: Nợ TK 632 : Gía vốn hàng bán Có TK 1593 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Chương II- Thực trạng công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại công ty Cơ nhiệt và điện lạnh Bách khoa Hà Nội. II.1- đặc điểm kinh tế kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động của công ty polyco. II.1.1- Quá trình hình thành và phát triển. Công ty cơ nhiệt và Điện lạnh Bách khoa Hà Nội (polytechnical, mechanical, thermal, electrical and refrigeration engineering co.,ltd) là một công ty TNHH thành lập năm 1995 theo giấy phép thành lập số 1823/GPUP do UBND Thành phố Hà Nội cấp ngày 5/5/ 1995.Công ty hoạt động theo giấy đăng ký kinh doanh số 054705 do Uỷ ban kế hoạch Thành phố cấp ngày 14/5/1998. Tên gọi chính thức: Công ty Cơ nhiệt và Điện lạnh Bách khoa Hà Nội. Tên giao dịch: POLYCO. Giám đốc: TS. Đinh Văn Thuận. Trụ sở chính: 767- đường Giải Phóng, quận Hai Bà Trưng, TP Hà Nội. Mã số thuế: 0100520122-1 Tài khoản: 431101000218- sở giao dịch I- Ngân hàng Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn. Điện thoại: (04).864.1540 Fax: (04).864.3779. Ban đầu thành lập vốn điều lệ của công ty là 550 triệu, sau một năm hoạt động số vốn đó đã là 1 tỷ đồng và 6 tháng sau là 3 tỷ, cho tới hiên nay thì số vốn điều lệ đã lên tới 15 tỷ đồng. Qua hơn 7 năm hoạt động công ty càng ngày càng lớn mạnh trong lĩnh vực cơ khí. Từ chỗ công ty chi có vài chục công nhân đến nay số lao động đã là 300 tới 400 công nhân tuỳ từng thời kỳ. Năm 2000 công ty đạt giải nhất giải thưởng “ Sáng tạo khoa học công nghệ Việt Nam” ( VIFOTECH 2000) và được đánh giá là công ty hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực thiết kế, chế tạo, lắp đặt các thiết bị nhiệt lạnh, và các thiết bị thực phẩm trong các nhà máy bia, nhà máy sữa... *Các lĩnh vực hoạt động của công ty. Công ty cơ nhiệt và điện lạnh Bách khoa Hà Nội ( Polyco) là công ty chuyên thiết kế, chế tạo, cung cấp, lắp đặt, tư vấn kỹ thuật và chuyển giao công nghệ thuộc các lĩnh vực chuyên ngành sau: Thiết bị áp lực: thiết kế, chế tạo và lắp đặt các thiết bị áp lực, các bình tách dầu, tách lỏng, bình chứa ga, bình chứa khí nén, các tank lên men bia, bồn chứa, các thiết bị trao đổi nhiệt... Lò hơi: Thiết kế, chế tạo và lắp đặt các lò hơi đốt dầu tự động, lò hơi đốt than có công xuất nhỏ vừa và lớn. Điện lạnh: Thiết kế, chế tạo và cung cấp, lắp đặt các hệ thống lạnh có công suất đến hàng triệu Kcal/ h cho các nhà máy bia, nhà máy sữa, hệ thống cấp đông nhanh và các nhà máy sản xuất nước đá. Thiết bị chế biến thực phẩm: Thiết kế, chế tạo, cung cấp và lắp đặt toàn bộ và dây chuyển giao công nghệ ( theo phương thức chìa khoá trao tay) cho các nhà máy bia, cồn, rượu, sữa, hoa quả, chế biến thực phẩm. Điều hoà không khí: Thiết kế, chế tạo, cung cấp và lắp đặt các hệ thống điều hoà không khí và thông gió cho các nhà hàng, khách sạn, nhà cao tầng hiện đại, hội trường và các nhà máy xí nghiệp. Điện, đo lường và tự động hoá: Thiết kế, chế tạo, cung cấp và lắp đặt các hệ thống điện, đo lường và tự động hoá (thông qua máy tính hệ PLC) cho các hệ thống lò hơi, máy lạnh, điều hoà không khí cho các nhà máy bia, rượu, hoa quả, chế biến thực phẩm. Các lĩnh vực khác: Thiết kế và lắp đặt các hệ thống xử lý nước, xử lý nước thải, hệ thống khí nén, hệ thống thu hồi CO2 và hệ thống chiết chai. *Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty. Từ các lĩnh vực hoạt động trên ta cũng có thể nhận thấy đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty Polyco. Sản phẩm chủ yếu của công ty là các tank lên men , tank chứa và xử lý nước...Một mặt, công ty cung cấp các sản phẩm này trên thị trường, mặt khác trực tiếp lắp đặt cho khách hàng và mục tiêu chính của công ty là lắp đặt cho khách hàng. Việc lắp đặt cho khách hàng thông qua hợp đồng giữa khách hàng và công ty. Đối với những hợp đồng nhỏ thì công ty có thể đạt được thông qua thoả thuận, đơn đặt hàng. Nhưng đối với những công trình lớn thì công ty phải tham gia các cuộc đấu thầu.Trong 3 năm trở lại đây trung bình mỗi năm công ty ký được trên 60 hợp đồng, hợp đồng thấp nhất là 10 triệu và cao nhất hiện nay là 1.5 tỷ đồng, thời gian hoàn thành một công trình là từ 2 tháng tới 16 tháng. *Thị trường của công ty. Tính đến nay thị trường của công ty Polyco đã mở rộng ra khắp cả nước từ Hà Nội tới TP. Hồ Chí Minh. Ngoài phân xưởng sản xuất chính tại Hà Nội – Polyco còn có 6 chi nhánh và đại diện ở một số tỉnh dọc theo chiều dài của đất nước để tiện cho việc phục vụ khách hàng, mỗi chi nhánh này đều có giám đốc riêng và hạch toán một cách độc lập. Tại Hà Nội xưởng sản xuất đặt tại khu công nghiệp Vĩnh Tuy – quận Hai Bà Trưng, trụ sở giao dịch: 767 đường Giải Phóng- quận Hai Bà Trưng-TP Hà Nội. Sau đây là một số công ty đã đang là khách hàng của Polyco. Công ty bia Quy Nhơn. Công ty đường Quảng Ngãi. Công ty bia và nước giải khát Quảng Ninh. Công ty bia ong Thái Bình . Công ty sữa Việt Nam (VINAMILK) Công ty công nghiệp thực phẩm Nam Định Công ty rượu bia Việt Trì - (Bia VIGER) Công ty bia Đông Hà - Quảng Trị. Công ty bia Hải Phòng. Công ty thực phẩm công nghiệp Hà Đông. Công ty cổ phần bia Nghệ An. Công ty bia Hoà Bình Nhà máy rượu Sake Huế. Nhà máy bia Hà Thành – Công ty POLYCO. ... Tình hình hoạt động của công ty POLYCO được thể hiện qua một số chỉ tiêu sau: ( Trích tài liệu Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2002 của công ty POLYCO) Đơn vị: đồng Chỉ tiêu Số tiền Tổng doanh thu 1. Doanh thu thuần 2. Giá vốn hàng bán 3. Lợi nhuận gộp 4. Chi phí quản lý doanh nghiệp 5. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 6. Thu nhập từ hoạt động tài chính 7. Tổng lợi nhuận trước thuế 8. Thuế thu nhập doanh nghiệp 9. Lợi nhuận sau thuế 45.875.594.723 45.875.594.723 45.435.424.109 440.170.614 21.892.000 418.278.644 31.176.380 449.454.994 112.363.749 337.091.245 II.1.2- Cơ cấu tổ chức của công ty POLYCO. Công ty cơ nhiệt và Điện lạnh Bách Khoa Hà Nội là công ty TNHH, bộ máy của công ty được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng. Nhiệm vụ quản lý được chia theo các đơn vị riêng biệt, cho phép một chức năng tận dụng được nhiều tài năng quản lý của mỗi đơn vị, giảm bớt công việc cho lãnh đạo công ty. Cơ cấu tổ chức của công ty với quyền cao nhất là Giám đốc TS. Đinh Văn Thuận. Tiếp dưới là 6 phòng ban chức năng, mỗi phòng ban đảm nhiệm một chức năng riêng. Các phòng ban chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các chỉ tiêu kinh tế kĩ thuật và lao động được xác định trong kế hoạch sản xuất, thực hiện nghiêm túc chỉ thị mệnh lệnh của ban giám đốc và có những chủ trương, biện pháp để tháo gỡ khó khăn trong hoạt động sản xuất kinh doanh đem lại hiệu quả cao trong kinh doanh cho công ty. Sơ đồ2.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty Cơ nhiệt và Điện lạnh Bách khoa Hà nội (POLYCO) Giám đốc POLYCO Phòng kế toán Phòng X - N khâu Phòng tổ chức hành chính Phòng kỹ thuật Phòng kế hoạch vật tư Xưởng sản xuất *Chức năng của các phòng ban: Chức năng của giám đốc : Giám đốc là người điều hành cao nhất, chịu trách nhiệm chỉ đạo trực tiếp hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo đúng chế độ, chính sách pháp luật của Nhà nước và đảm bảo mục đích của công ty. Chức năng của phòng kế toán: Giúp giám đốc chỉ đạo thực hiện công tác kế toán thống kê, kiểm tra kiểm soát công tác tài chính của công ty, có trách nhiệm quản lý tài sản vốn, quỹ, bảo quản và sử dụng vốn có hiệu quả, thanh toán các hợp đồng kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh. Đồng thời tiến hành kế toán giá thành sản phẩm, doanh thu của công ty, cung cấp số liệu cho việc điều hành sản xuất, kiểm tra phân tích hoạt động tài chính làm bào cáp quyết toán hàng năm, quyết toán hàng năm với các cấp. Chức năng phòng kỹ thuật: Có chức năng thiết kế mẫu, kích cỡ của sản phẩm và cách lắp đặt đối với mỗi công trình. Tiến hành kiểm tra chất lượng sản phẩm được sản xuất, phân loại sản phẩm theo cấp bậc chất lượng, tiến hành kiểm tra máy móc định kỳ , đánh giá hệ thống thiết bị của công ty. Chức năng của phòng tổ chức hành chính: Tiến hành các công tàc về quản trị doanh nghiệp, tính toán và xác định các vấn đề trong nội bộ của công ty, phục vụ cho việc quản lý bên trong công ty như theo dõi công việc thực hiện nội quy, chế độ của công ty, lập kế hoạch tổ chức đào tạo nâng bậc tuyển dụng lao động, giải quyết chế độ nghỉ đối với người lao động, theo dõi bố trí đội ngũ lao động trong công ty, bảo đảm sử dụng đội ngũ lao động hiện có. Chức năng của phòng kế hoạch vật tư: Cung cấp vật tư, nguyên vật liệu theo yêu cầu của sản xuất; tìm giải pháp tiếp cận thị trường, tiêu thụ sản phẩm; quản lý các chi nhánh tiêu thụ; theo dõi tình hình sử dụng vật tư. II.2- Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty. II.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán. Do đặc điểm công ty có nhiều chi nhánh được đặt tại các địa bàn khác nhau nên công ty đã tổ chức bộ máy kế toán theo hệ thống tập trung. Các chi nhánh của công ty được tiến hành hạch toán độc lập toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở đơn vị mình. Định kỳ cuối năm, lập báo cào tài chính gửi về phòng kế toán công ty để kiểm tra, tổng hợp số liệu kế toán, lập báo cáo tài chính toàn doanh nghiệp. Phòng kế toán của công ty có chức năng giúp giám đốc chỉ đạo thực hiện công tác kế toán thống kê, kiểm tra kiểm soát công tác tài chính của công ty, có trách nhiệm quản lý tài sản vốn, quỹ, bảo quản và sử dụng vốn có hiệu quả, thanh toán các hợp đồng kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh . Đồng thời tiến hành kế toán giá thành sản phẩm, doanh thu của công ty, cung cầo số liệu cho việc điều hành sản xuất, kiểm tra phân tích hoạt động tài chính làm báo cáo quyết toán hàng năm với các cấp. Sơ đồ 2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán tài sản bằng tiền Kế toán nguyên, vật liệu Kế toán tiền lương Phòng kế toán hiện nay có 4 người, đều có trình độ đại học, có trình độ, chuyên môn, với những nhiệm vụ khác nhau. + Vai trò của kế toán trưởng: Theo dõi và giải quyết các vấn đề hàng ngày phát sinh trong công ty, ký duyệt các giấy tờ thuộc phạm vi quyền hạn. Kế toán trưởng có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát mọi số liệu sổ sách kế toán từ khâu ghi chép ban đầu, chấp hành chế độ báo cáo thống kê định kỳ, xem xét kiểm tra, tổng hợp các báo cáo kế toán, bảng tổng hợp, bảng kê, báo cáo tài chính. + Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: Theo dõi tình hình thu chi, sử dụng quỹ tiên mặt, tiền gửi ngân hàng, theo dõi sự tăng giảm của tiền. Mở sổ quỹ theo dõi thu chi tiền mặt. Hàng ngày đối chiếu số dư trên tài khoản của công ty ở ngân hàng với sổ ngân hàng. Đồng thời theo dõi sự biến động tăng giảm TSCĐ, tổ chức tính và phân bổ khấu hao TSCĐ. + Kế toán tiền lương: Căn cứ vào bảng chấm công hàng ngày kế toán lập bảng tổng hợp lương thanh toán cho các đội thi công, các phòng ban chức năng. Đồng thời theo dõi và phản ánh tình hình thanh toán công nợ với các nhà cung cấp, khách hàng. + Kế toán vật liệu, thành phẩm tiêu thụ: Trên cơ sở các phiếu nhập kho, xuất kho do thủ kho gửi lên, kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy vi tính, vào sổ chi tiết vật liệu, sổ chi tiết thanh toán với người bán, lập bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ. Đồng thời theo dõi tình hình tiêu thụ thành phẩm. Hàng tháng, tính ra số thuế phải nộp Nhà nước, số thuế được khấu trừ, xác định số thuế đã nộp và còn phải nộp. II.2.2. Tổ chức công tác kế toán. Xuất phát từ đặc điểm tổ chức kinh doanh, chế độ hiện hành của Nhà nước mà công tác kế toán của công ty Cơ nhiệt và Điện lạnh Bách khoa Hà Nội có những đặc điểm sau: + Hệ thống tài khoản công ty áp dụng : Là hệ thống tài khoản kế toán thống nhất do Bộ tài chính ban hành theo quyết định số 1177/TC/CĐKT ngày 23/12/1996. + Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Các báo cáo tài chính công ty lập sau mỗi niên độ kế toán gồm:Báo cáo kế quả kinh doanh; Bảng cân đối kế toán; bảng quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế GTGT; tờ khai chi tiết doanh thu, chi phí, thu nhập. + Hệ thống chứng từ kế toán: được lập theo mẫu quy định của bộ tài chính từ phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,... + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Do công ty có nhiều loại hàng hoá khác nhau với các loại vật liệu khác nhau, chi phí vật liệu cho sản phẩm là khác nhau, nên cần có những thông tin chính xác, kịp thời. Vì vậy công ty áp dụng phương pháp hạch toán kiểm kê thường xuyên (KKTX)đối với hàng tồn kho. Và phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu được tiến hành theo phương pháp thẻ song song. + Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. + Xác định giá thực tế xuất kho theo giá đích danh, giá vốn hàng bán là giá trị thực tế dựa trên những chi phí bỏ ra trong quá trình sản xuất tính vào giá thành sản phẩm. + Đơn vị tiền tệ được sử dụng ghi sổ là Việt Nam đồng(VNĐ). Nếu có nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ thì được quy đổi VNĐ theo tỷ giá ngân hàng công bố tại thời điểm hạch toán. + Hệ thống sổ kế toán: Với sự trợ giúp của máy vi tính, công ty áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung. Trình tự ghi sổ: Sơ đồ2.3. Hạch toán VL tại công ty POLYCO Chứng từ nhập xuất kho VL, hoá đơn mua hàng, hoá đơn vận chuyển Nhật ký chung Thẻ kho Sổ chi tiết VL Sổ cái TK152 Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn VL Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Sổ chi tiết thanh toán với người bán Hàng ngày, căn cứ vào các hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn vận chuyển ...kế toán nhập số liệu vào máy vi tính. Máy tính sẽ tiến hành vào Nhật ký chung và Sổ Cái TK 152. Đối với nghiệp vụ mua hàng chưa trả tiền người bán thì ngoài việc phản ánh vào Nhật ký chung đồng thời kế toán tiến hành vào sổ chi tiết phải trả người bán để theo dõi các khoản thanh toán với người bán . Sau khi ghi vào các Nhật ký, kế toán tiến hành vào sổ chi tiết vật liệu, cuối thángđối chiếu với số liệu trên thẻ kho. Cuối tháng, kế toán tổng hợp từng sổ Nhật ký lấy số liệu ghi vào sổ cái TK152 (sau khi nhờ máy loại trừ một số nghiệp vụ ghi trùng lặp). Đông thời kế toán vật liệu đối chiếu số trên sổ cái TK152 với Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn vật liệu, làm căn cứ lập Bảng cân đối số phát sinh, Báo cáo kế toán. II.3- Tình hình chung về vật liệu tại công ty POLYCO. II.3.1.Đặc điểm vật liệu của công ty POLYCO Công ty POLYCO co quy mô sản xuất trung bình, sản phẩm là các bình chứa bằng tôn với kết cấu phức tạp và nhiều kích thước khác nhau đòi hỏi nhiều bộ phận lắp ráp. Điều đó cho thấy vật liệu được dùng cũng rất đa dạng, phong phú về chủng loại.Thực tế đó đòi hỏi công ty càng cần cấp thiết tổ chức công tác quản lý, hạch toán quá trình thu mua, vận chuyển vật liệu, bảo quản, sử dụng vật liệu hợp lý. Việc này còn tạo điều kiện tiết kiệm chi phí vật liệu, giảm thiểu hao hụt, hạ giá thành sản phẩm, nâng cao chất lượng, tạo ưu thế trong cạnh tranh thu hút khách hàng. Đồng thời cũng đảm bảo nhịp độ sản xuất đều đặn theo kế hoạch. Với một khối lượng nguyên, vật liệu bao gồm nhiều thứ, nhiều nhóm, loại khác nhau, mỗi loại có vai trò, công dụng khác nhau, muốn quản lý tốt được vật liệu và hạch toán chính xác vật liệu thì phải tiến hành phân loại nguyên, vật liệu một cách khoa học và hợp lý.ở công ty POLYCO hiện nay toàn bộ nguyên, vật liệu sử dụng trong công ty được chia thành 10 nhóm: Kim loại: tôn, thép, nhôm, gang... Vật liệu phụ: sơn chông gỉ, dầu mỡ, nhãn mác, phụ tùng thay thế... Dây đai, động cơ các loại. Vật liệu điện: cầu dao, bóng đèn, dây điện... Nhiên liệu:khí argon, oxy... Dụng cụ cắt gọt: doa tay, doa máy, dao, dũa, mũi khoan các loại.... Quy chế: bulông, đai ốc, vành đệm.... Hoá chất, dụng cụ hoá chất: Vòng bi các loại. Các vật liệu khác: khoá, BHLĐ dụng cụ sản xuất... Để phục vụ quản lý và hạch toán chi tiết thì trong từng loại lại được chia chi tiết hơn theo từng nhóm vật liệu khác nhau. VD: Trong nhóm kim loại có vật liệu tôn. Trong tôn lai được chia ra tôn cuộn, tôn cây (tròn, dẹt, vuông...).Tuy nhiên công ty chỉ sử dụng TK 152 để hạch toán chung cho tất cả các loại vật liệu. II.3.2. Công tác quản lý vật liệu ở công ty POLYCO. Vật liệu chiếm một vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty. Tỷ trọng chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm chiếm khoảng 65% - 75% nên sự biến động của vật liệu có ảnh hưởng lớn đến giá thành sản phẩm. Quản lý có hiệu quả là một biện pháp để kiểm soát được chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động cho công ty, duy trì sản xuất một cách liên tục. Tại công ty POLYCO, công tác quản lý được tiến hành ngay từ khâu thu mua. Kế hoạch thu mua vật liệu do phòng kế hoạch vật tư lập dựa trên cơ sở kế hoạch sản xuất, đồng thời căn cứ vào định mức tiêu hao của từng sản phẩm, khả năng sản xuất của công ty, khả năng đáp ứng để xây dựng kế hoạch thu mua vật tư phục vụ kịp thời cho sản xuất . Vật tư phục vụ cho quá trình sản xuất của công ty đa dạng và nguồn cung cấp cũng rất đa dạng trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Vật tư của công ty được cung cấp từ thị trường trong nước và nhập khẩu từ nước ngoài. Hiện nay có nhiều đơn vị trong nước cung cấp vật liệu cho công ty như: + Công ty TM & Bao bì Hà Nội. + Công tyTNHH Gia An. + Công ty TNHH Phúc An. + Công ty Phát triển dịch vụ kỹ thuật. + Công ty TM Việt Anh. + Công ty cổ phần khí công nghiệp. + Cửa hàng Trần Thế Liên. + Nhà máy chế tạo điện cơ. + Công ty cơ khí An Ngãi + Công ty TNHH Hoà Phát + Cửa hàng Quỳnh Hoa ... Đối với thị trường nước ngoài hiện nay công ty thường nhập khẩu vật liêu của các nước : Đức, Nga, Nhật, úc, Singapo, Thái lan... Với nhứng khách hàng thường xuyên có kí hợp đồng mua bán, công ty chủ yếu áp dụng phương thức mua hàng trả chậm, đôi khi mua theo phương thức trả tiền ngay. Theo quy định của công ty, khi mua nguyên vật liệu yêu cầu phải có hoá đơn đỏ do Bộ tài chính phát hành kèm theo trong ít trường hợp mua của cá nhân không có hoá đơn thì người bán phải có giấy biên nhận ghi rõ loại vật liệu mua về, số lượng, đơn giá, thành tiền... Với vật liệu mua trong nước: tuỳ theo yêu cầu mà vật liệu được chuyển thẳng đến công trình hay nhập kho công ty. Với vật liệu nhập từ nước ngoài: hầu hết được nhập kho của công ty trước khi đưa vào sản xuất hay chuyển tới công trình .Sau khi kiểm nghiệm về số lượng, chất lượng, quy cách, mẫu mã, vật liệu được nhập kho. Căn cứ vào kế hoạch , hợp đồng của khách hàng và nhu cầu của từng đội thi công kế toán tiến hành chuyển vật liệu. Những vật liệu này phải chịu thuế nhập khẩu. Khâu tổ chức kho tàng bảo quản vật liệu cũng là một khâu quan trọng trong công tác quản lý vật tư. Việc bảo quản không tiến hành khoa học, cẩn thận sẽ dẫn đến tình trạng mất mát, hao hụt, kém phẩm chất. Điều đó ảnh hưởng tới quá trình sản xuất và chất lượng sản phẩm. Kho của công ty được thiết kế cùng với xưởng sản xuất, kho được trang bị đầy đủ các phương tiện cần thiết như máy tính, cân, thước... Trên cơ sở nghiên cứu, tính toán mức tiêu hao từng loại vật liệu, phòng kỹ thuật có nhiệm vụ xây dựng định mức tiêu hao vật liệu cho từng sản phẩm dựa trên cơ sở định mức kinh tế hoặc khoán vật liệu cho từng bộ phận sản xuất quản lý tránh lãng phí. Nói đến công tác quản lý không thể không nói đến vai trò của thủ kho. Bởi thủ kho ngoài trách nhiệm quản lý và bảo quản nguyên, vật liệu có trong kho, còn phải cập nhật sổ sách hàng ngày, theo dõi số hiện có và tình hình biến động ( nhập, xuất) của từng loại vật liệu ở trong kho về mặt số lượng, hàng ngày ghi vào thẻ kho, khi hết báo cho phòng kế hoạch vật tư. Trong điều kiện nào đó, thủ kho còn có trách nhiệm phát hiện các trường hợp vật liệu tồn đọng lâu ngày trong kho gây ra tình trạng ứ đọng vốn của công ty. Trường hợp thủ kho không đảm bảo số lượng vật liệu khi kiểm kê mà có thể bị mất hoặc thất lạc, thì phải chịu bồi thường vật chất tuỳ thuộc mức độ. đối với công nhân: + Khi nhận chi tiết thành phẩm hoặc bán thành phẩm để lắp ráp hoặc gia công sửa chữa ...phải kiểm tra sơ bộ số lượng, quy cách ...(nứt, vỡ, không đạt yêu cầu kỹ thuật ). Sau khi nhận xong phải có trách nhiệm bảo quản giữ gìn nếu xảy ra mất mát hư hỏng ở khâu nào thì khâu đó chịu trách nhiệm. + Sản phẩm làm xong phải đưa vào nơi quy định, cuối ca làm việc không để chi tiết bừa bãi mà phải xếp gon lại hoặc gửi lại kho II.3.3. Đánh giá vật liệu. *Giá thực tế vật liệu nhập kho: Vật liệu của công ty được cung cấp chủ yếu bằng nguồn mua ngoài, giá thực tế vật liệu mua ngoài được xác định; Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá mua trên hoá đơn + Chi phí Thu mua + Thuế nhập khẩu (nếu có) Chi phí thu mua bao gồm: chi phí vận chuyển( thuê ngoài), chi phí bốc dỡ, thuê kho bãi, bảo quản.... Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế VL nhập kho = Giá xuất kho + Chi phí gia công + Chi phí vân chuyển... Đối với phế liệu nhập kho: giá thực tế là giá ước tính theo giá thị trường. *Giá thực tế vật liệu xuất kho. Hiện nay công ty đang sử dụng giá đích danh để xác định giá vật liệu xuất kho. Trị giá thực tế VL xuất kho = đơn giá thực tế VL nhập kho X Số lượng VL xuất kho Ví dụ 1: Trong tháng 3/2003, có các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu như sau: 1/3: Tồn đầu tháng : sắt U100x6 SL 15 cây; đơn giá: 249542đ/cây 3/3: Nhập sắt của công ty TNHH Trung Dũng: sắt U 80 x 6 SL:35 cây; Đơn giá:196190đ/cây U 63x63 SL: 8 cây; Đơn giá: 160000đ/cây U 80x80 SL : 5 cây; Đơn giá: 271429đ/cây 5/3: Xuất vào sản xuất công trình Nghệ An U80x6 : 20 cây U100x6: 7 cây U80x80: 3 cây GT thực tế vật liệu xuất kho = 20*196.190 + 7*249.542 +3*271.429 = 6.484.881 II.4- Kế toán thu mua và nhập kho vật liệu tại công ty POLYCO II.4.1.Thủ tục thu mua và nhập kho. Công ty sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau và tiến hành thu mua từ nhiều nguồn khác nhau trên thị trường trong và ngoài nước. Quá trình thu mua nhập kho vật liệu ở công ty POLYCO như sau: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh được giao, các đội thi công lập phiếu yêu cầu nhập vật liệu phục vụ sản xuất. Phòng kế hoạch vật tư căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức dự trữ vật liệu để lập kế hoạch thu mua vật liêu. Bộ phận cung ứng (thuộc phòng kế hoạch vật tư) tiến hành nghiên cứu thị trường, tìm kiếm nhà cung cấp, chất lượng , giá cả, tham khảo giá từ đó đưa ra quyết định chọn nhà cung cấp tối đa. Sau khi có nhà cung cấp và được sự phê chuẩn của kế toán trưởng và trưởng phòng kế hoạch, bộ phận cung ứng tiến hành công tác thu mua. Theo quy định của công ty thì khi mua hàng cán bộ thu mua phải có hoá đơn mua hàng: Mẫu số:01/GTKT- 3LL. HOá đơn gtgt Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày:1 tháng 3 năm 2003. Kí hiệu: MA-2003 Số: 017603 Đơn vị bán hàng: Cửa hàng Lê Thị Sanh. Địa chỉ: Số 141- Trương Định- Hai Bà Trưng- Hà Nội. Điện thoại: : (04).6240856 Họ tên người mua hàng: Anh Tiệu Đơn vị :Công ty POLYCO Địa chỉ:767đường Giải phóng – Hai Bà Trưng- Hà Nội. Số tài khoản: 431101000218 Hình thức thanh toán: Tiền mặt. MS: 0100520122-1 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 1x2 1 2 3 4 Tale 2 ly đen Tale 3 ly đen Tale 4 ly đen Tale 1 ly đen Tấm Tấm Tấm Tấm 5 3 4 4 218.250 320.100 160.050 92.150 1.091.250 960.300 640.200 368.600 Cộng tiền hàng: 3.060.350 Thuế suất GTGT: 10% 306.035 Tổng tiền thanh toán: 3.366.385 Tổng số tiền viết bằng chữ: Ba triệu ba trăm sáu mươi sáu nghìn ba trăm tám năm đồng Người mua hàng. Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Đã kí) Đã kí) (Đã kí) Đối với vật liệu có tính phức tạp, đòi hỏi đảm bảo nghiêm ngặt về các thông số kỹ thuật thì khi có giấy báo nhận hàng, phòng kỹ thuật tiến hành kiểm nghiệm vật liệu trước khi nhập kho về số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách và lập biên bản kiêm nghiệm vật tư; Căn cứ vào các hoá đơn, phiếu mua hàng, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm vật tư ( nếu có), bộ phận cung ứng lập phiếu nhập kho , thành 3 liên. sau khi người phụ trách cung ứng kí tên và chuyển xuống kho để làm căn cứ kiểm nhận vật tư. Đơn vị: Công ty POLYCO. Bộ phận: xưởng VĩnhTuy. Mẫu số 01-VT phiếu nhập kho Ngày 2 tháng 3 năm 2003. Số: 128 Nợ: 152 Có:111 Họ tên người giao hàng: Anh Tiệu Theo chứng từ số 017603 ngày 1 tháng 3 năm2003. Nhập tại kho: Xưởng Vĩnh Tuy – Công ty POLYCO. Stt Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư SP Mã số ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 2 3 4 Tale 2 ly đen Tale 3 ly đen Tale 4 ly đen Tale 1 ly đen Tấm Tấm Tấm Tấm 5 3 4 4 5 3 4 4 218.25 320.10 160.05 92.150 1.091.250 960.300 640.200 368.600 Cộng 3.060.350 Nhập, ngày 2 tháng 3 năm 2003. Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (Đã kí) (Đã kí) (Đã kí) Đơn vị: Công ty POLYCO. Bộ phận: xưởng VĩnhTuy. Mẫu số 01-VT phiếu nhập kho Ngày 3 tháng 3 năm 2003. Số: 210 Nợ: 152 Có:331 Họ tên người giao hàng: Anh Tiệu Theo chứng từ số 017613 ngày 3 tháng 3 năm2003. Nhập tại kho: Xưởng Vĩnh Tuy – Công ty POLYCO. Stt Tên, quy cách, phẩm chất, vật tư SP, hàng hoá Mã số ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4=3x2 1 2 3 4 5 Sắt U80x6 Sắt V5x6 Sắt U100x6 Sắt V63x6 SắtU140x6 Cây Cây Cây Cây Cây 10 2 2 3 2 10 2 2 3 2 199.82 93.120 254.14 162.96 430.68 1.198.920 186.240 508.280 488.880 861.360 Cộng 3.243.680 Nhập, ngày 3 tháng 3 năm 2003 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (Đã kí) (Đã kí) (Đã kí) Căn cứ vào phiếu nhập kho nhận được, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật tư nhập kho, ghi sổ thực nhập vào phiếu và người giao hàng cùng ký vào từng liên. Nếu khi kiểm nhận vật tư thủ kho phát hiện thừa hay thiếu, không đúng quy cách thì thủ kho cùng người giao hàng lập biên bản và báo ngay cho người phụ trách cung ứng biết để xử lý. Sau khi hoàn tất thủ tục nhập kho vật liệu, thủ kho giao liên 1 và hoá đơn cho người giao hàng để làm thủ tục thanh toán. Liên 2 giữ lại ghi thẻ kho và sau đó chuyển lên phòng kế toán ghi sổ kế toán. Liên 3 gửi về phòng kế hoạch vật tư. Chỉ tiêu số lượng và chất lượng được theo dõi cả trên phiếu nhập kho và sổ chi tiết để tiện cho việc quản lý và hạch toán chi phí. II.4.2. Hạch toán chi tiết nhập kho vật liệu. Sau khi thủ tục nhập kho hoàn thành: Tại kho: Hàng ngày khi tiếp nhận các chứng từ đã đầy đủ chữ ký phản ánh số thực nhập của vật liệu, thủ kho tiến hành phân loại từng thứ , từng loại vật liệu và ghi số lượng thực tế vào thẻ kho. Mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻ kho. Tại phòng kế toán; Định kỳ 10 ngày, thủ kho sau khi xem xét, phân loại cho từng chứng từ theo thứ tự, chuyển lên phòng kế toán để ghi sổ. Kế toán tiến hành định khoản ngay trên phiếu nhập kho để tiện cho công tác hạch toán sau này. cột thành tiền được kế toán ghi theo giá ghi trên hoá đơn. Kế toán tiếp nhận các chứng từ và kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ và nhập số liệu của các phiếu nhập kho vào sổ chi tiết vật liệu. Cuối tháng, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu ghi trên sổ chi tiết vật liệu với thẻ kho của thủ kho. Trong trường hợp co sai lệch, kế toán và thủ kho cùng kiểm tra và điều chỉnh kịp thời để đảm bảo theo dõi và ghi chép chính xác tình hình tăng giảm của vật liệu. II.4.3.Hạch toán tổng hợp nhập kho vật liệu Như đã trình bày ở trên , vật liệu của công ty POLYCO hiện nay rất đa dạng về chủng loại và được thu mua từ nhiều nguồn khác nhau trên thị trường. Vì thế, phần hành kế toàn thanh toán với người bán chỉ độc lập tương đối với phần hành kế toán vật liệu. Kế toán thanh toán và kế toán vật liệu được tổ chức phối hợp với nhau nhằm phản ánh chính xác, đầy đủ, kìp thời tình hình thanh toán với người bán cũng như tình hình biến động vật liệu. Sau khi hoàn thành việc đưa số liệu các chứng từ nhập kho vào máy kế toán vật liệu chuyển phiếu nhập kho và hoá đơn cho kế toán thanh toán để theo dõi các khoản chi cho vật liệu và các khoản phải thanh toán với nhà cung cấp. Việc theo dõi các khoảnt phải thanh toán, , đã thanh toán với nhà cung cấp, được kế toán theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán với người bán (TK 331). Công ty POLYCO sử dụng hình thức Nhật ký chung trong đó Nhật ký chung phản ánh các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên theo trình tự thời gian. Cùng với việc theo dõi nguyên, vật liệu trên TK152 kế toán còn phải theo dõi các tài khoản liên quan. Với những vật liệu mua trả tiền ngay thì kế toán vào sổ cái TK 111, hoặc trả tiền qua chuyển khoản thi kế toán theo dõi TK 112, nếu vật liệu mua chưa trả tiền người bán thì kế toán theo dõi các khoản phải trả nhà cung cấp,kế toán vạt liệu hạch toán: Nợ TK 152 3.060.350 Nợ TK 133 306.035 Có TK 111 3.366.385 Nợ TK 152 3.243.680 Nợ TK133 324.368 CóTK 331 3.568.048 Tại công ty POLYCO hiện nay có hai hình thức chủ yếu sau: + Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản + Thanh toán bằng tiền vay. Ví dụ 2: Ngày 8/3 công ty thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp theo hoá đơn số 047978 ngày 21/2 tổng tiền hàng là 177.287.800đ bằng tiền vay ngắn hạn: 100.000.000đ còn lại thanh toán bằng chuyển khoản: Nợ TK 331 177.287.800 Có TK 311 100.000.000 Có TK 112 77.287.800 Với nhứng khoản giảm giá hàng mua công ty được hưởng do mua nhiều, thanh toán trước hạn...công ty sẽ hạch toán giảm giá vật liệu nhập kho. Nợ TK 111, 112 : Người bán trả bằng TM hoặc TGNH Nợ TK 331 : người bán chấp nhận giảm giá Có TK 152 : khoản giảm giá được hưởng. Ví dụ 3: Ngày 8/3 công ty thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp và được giảm giá 1%: Nợ TK 112 1.772.878 Có TK 152 1.772.878 Việc hạch toán này đúng theo quy định của chế độ kế toán, phản ánh đúng giá trị của vật liệu, tuy nhiên nêu vật liệu đó đã xuất dùng rồi thì sẽ gây cho kế toán một số phức tạp trong việc hạch toán, ghi sổ lại. Đối với những vật liệu công ty nhập khẩu từ nước ngoài, công ty phải chịu thuế nhập khẩu. Căn cứ vào giấy thông báo thuế, tờ khai nhập khẩu của cục hải quan gửi đến, kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ và ghi sổ theo bút toán: Nợ TK 152 : Nguyên liệu, vật liệu. Có TK 3333 : Thuế suất, nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu) II.4.4.Hạch toán xuất kho vật liệu. II.4.4.1.Thủ tục xuất kho vật liêu. Tại công ty POLYCO có 1 kho quản lý vật liệu đặt kề bên xưởng sản xuất. Khi xưởng sản xuất có nhu cầu về vật liệu phục vụ sản xuất, thống kê phân xưởng viết đơn xin lĩnh vật tư, kê khai rõ danh điểm vật liệu cần lĩnh với đầy đủ số lượng, quy cách, yêu cầu về chất lượng vật liệu( dựa trên cơ sở kế hoạch sản xuất của phân xưởng), và có sự xác nhận của bên tổ chức sản xuất kèm với phiếu xuất kho do tổ chức sản xuất lập. Phiếu xuất kho này được lập làm 3 liên trong đó bộ phận lĩnh vật tư giữ 1 liên, còn lại 2 liên chuyển cho thủ kho để ghi thẻ kho. Khi lĩnh vật tư người lĩnh phải đem theo phiếu xuất kho xuống kho để thủ kho ghi lại số thực xuất vào phiếu xuất kho và thẻ kho. Đơn vị: Công ty POLYCO. Bộ phận: xưởng VĩnhTuy. Mẫu số 02-VT phiếu xuất kho Ngày 2 tháng 3 năm 2003. Số: 210 Nợ: 154 Có:152 Họ tên người nhận hàng: Anh Tiệu Lý do xuất kho:làm công trình Hệ nấu Nghệ An. Xuât tại kho: Xưởng Vĩnh Tuy – Công ty POLYCO. Stt Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, sản phẩm MS ĐV Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 2 3 4 Que hàn KST 308 2ly Que hàn KST 308 2ly6 Que hàn KST 308 3ly2 Que hàn KST 308 4 ly Kg kg kg kg 60 80 240 300 60 80 240 300 61.595 57.230 55.775 54.805 3.695.700 4.578.400 13.386.00 16.441.50 Cộng 38.101.600 Tổng sổ tiền viết bằng chữ:Ba tám triệu một trăm linh một ngàn sáu trăm đồng. Xuất, ngày 2 tháng 3 năm 2003. Phụ trách bộ phận Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho sử dụng. (Đã kí) (Đã kí) (Đã kí) (Đã kí) Sau 10 ngày, thủ kho thu lại toàn bộ phiếu xuất kho của các bộ phận tính ra tổng số vật tư đã xuất, đối chiếu với số ghi trên thẻ kho, rồi kí vào 3 liên. Một liên người phụ trách vật liệu tại bộ phận sản xuất giữ lại để theo dõi. Một liên gửi ban tổ chức sản xuất để lưu. Một liên thủ kho giữ ghi thẻ kho rồi chuyển lên phòng kế toán. II.4.4.2. Hạch toán chi tiết vật liệu. Tại kho: thủ kho thực hiện mở các thẻ kho. Khi nhận chứng từ xuất kho thủ kho ghi số lượng thực xuất vào thẻ kho có liên quan. Cuối ngày, thủ kho phải tính ra số tồn kho của từng loại vật liệu trên thẻ kho. 10 ngày, thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ về phòng kế toán làm chứng từ ghi sổ. Để đảm bảo chính xác của số vật liệu tồn kho, hàng tháng phải đối chiếu số thực tồn kho và số tồn trên thẻ kho. Vật liệu của công ty nhiều nên công ty không tiến hành kiểm tra thường xuyên mà chỉ thực hiện kiểm kê vào cuôí năm Đơn vị: Công ty POLYCO. Bộ phận: xưởng VĩnhTuy. Mẫu số 06-VT thẻ kho Ngày lập thẻ:1 tháng 3 năm 2003. Tờ số:19 Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư: sắt cây. Đơn vị tính: Cây Stt Chứng từ Diễn giải Ngày N- X Số lượng Xác nhận SH NT Nhập Xuất Tồn 1 Tồn đầu tháng3 20 2 013826 8/3 Nhập vât tư 50 70 3 090416 9/3 Xuất làm CTQ/Ngãi 45 25 4 017606 10/3 Nhập vật tư 31 56 5 017613 11/3 Nhập vật tư 168 224 6 017613 11/3 Xuất vật tư 168 56 Cộng P/S tháng3 249 213 Tồn tháng 3 56 Ngày 31 tháng 3 năm 2003 Người lập biểu Kế toán trưởng ( Đã kí) ( Đã kí) Tại phòng kế toán Sau khi nhận được các chứng từ, phiếu xuất kho, kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ rồi tiến hành định khoản, ghi sổ. Số liệu của các chứng từ được nhập vào máy tính. Kế toán chỉ tiến hành nhập dữ liệu về số lượng xuất từng loại vật liệu máy tính tự động tính ra giá vật liệu xuất kho theo phương pháp giá thực tế, đồng thời máy tự vào sổ chi tiết vật liệu. Kế toán căn cứ vào cột đơn giá và thành tiền để ghi vào đơn giá trên phiếu xuất kho. Sổ được đóng thành quyển. Cuối tháng, kế toán tập hợp tất cả các chứng từ nhập xuất vật liệu để lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu. Máy tự động chuyển số liệu và lập bảng in ra , bảng này là cơ sở để đối chiếu với sổ cái TK152. Chương III Phương hướng hoàn thiện tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại công ty Cơ nhiệt và Điện lạnh Bách khoa Hà Nội. III.1- Đánh giá chung tình hình hạch toán vật liệu tại công ty POLYCO. Công ty POLYCO hiện nay ngày càng khẳng định vị trí vững chắc của mình trên thị trường. Nhìn chung, công ty POLYCO có bộ máy quản lý tương đối hợp lý với bộ máy và mô hình sản xuất của công ty, các phòng ban được phân công nhiệm vụ một cách tương đối rõ ràng, có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận. Đi cùng sự phát triển của công ty , công tác kế toán không ngừng phát triển và hoàn thiện sao cho đáp ứng với yêu cầu quản lý, quy mô sản xuất kinh doanh của công ty. Công tác kế toán luôn tuân thủ theo chế độ kế toán tài chính do Bộ tài chính ban hành. Hệ thống sổ sách kế toán hợp lý hợp lệ rõ ràng, phản ánh tình hình biến động tăng giảm tài sản của công ty. Công tác kế toán nói chung và công tác kế toán vật liệu nói riêng là một trong những mắt xích quan trọng, có đóng góp trong sự phát triển của công ty. Bộ máy kế toán của công ty POLYCO được tổ chức theo hệ thống tập chung với hình thức sổ áp dụng là Nhật ký chung theo hệ thống tài khoản thống nhất được ban hành đối với mô hình doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hệ thống sổ này thích hợp với việc áp dụng máy vi tính trong việc ghi chép , quản lý sổ sách. Sau thời gian thực tập tại công ty POLYCO vừa qua, được tiếp xúc với các cán bộ kế toán cũng như được tiếp xúc với công việc, các phần hành kế toán em nhận thấy tại công ty POLYCO có những ưu điểm và nhược điểm sau. III.1.1.Ưu điểm: Tổ chức chứng từ và hệ thống tài khoản kế toán sử dụng: Được thực hiện tương đối đúng như chế độ và biểu mẫu do Bộ tài chính ban hành, các chứng từ nhập xuất kho được thiết lập đầy đủ, quy trình luân chuyển khá thuận tiện cho công tác nhập xuất kho. Thủ tục nhập, xuất khovật liệu tương đối chặt chẽ. Nguyên, vật liệu trước khi nhập kho đều được kiểm tra cả về chất lượng, số lượng và quy cách chủng loại. Công tác thu mua vật liệu:Đội ngũ cán bộ thu mua của công ty tương đối nhanh nhạy và năng động. Khi có yêu cầu thu mua vật liệu, đội ngũ này nhanh chóng tìm ra nguồn cung cấp với giá cả hợp lý và đáp ứngđược yêu cầu của công ty. Công ty đã lập định mức sử dụng, dự trữ vật liệu cần thiết, hợp lý và đảm bảo quá trình sản xuất của công ty không bị ngừng trệ. Công tác bảo quản vật tư: Các vật tư khi mua về nếu chưa đưa vào sử dụng thì được đưa vào kho . Các kho được tổ chức hợp lý , bảo đảm bảo quản hợp lý vật tư theo tính năng , công dụng của từng loại vật tư. Kho của công ty thoáng, cao, rộng, thuận tiện cho việc nhập xuất và kiểm kê vật liệu. Kho được trang bị đầy đủ các phương tiện cân, đo,... Khâu sử dụng vật liệu : Công ty xây dựng hệ thống định mức vật liệu, vật liệu được xuất dùng theo kế hoạch định sẵn. Khi cần vật liệu cho nhu cầu sản xuất, bộ phận sử dụng làm Phiếu lĩnh xin vật tư , gửi lên phòng tổ chức để được duyệt. Nhờ đó vật liệu vẫn cung cấp đầy đủ mà tránh được hao hụt mất mát lãng phí . Phương pháp hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: Công ty sử dụng phương pháp KKTX để hạch toán nguyên vật liệu. Phương pháp này nhìn chung ...hợp với nhu cầu cung cấp thông tin nhanh chóng , chính xác về số lượng hàng tồn kho trong kỳ để có biện pháp điều chỉnh cho phù hợp tránh ứ đọng hay thiếu hụt vật liệu cho sản xuất . Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu:Hạch toán vật liệu được thực hiện theo phương pháp thẻ song song , thuận tiện cho đối chiếu kiểm tra . Mặc dù công ty có nhiều loại vật liệu khác nhau nhưng do sử dụng máy vi tính nên công các kế tóan không quá khó khăn . Trình độ nhân viên kế toán: Đều có trình độ đại học. Họ là những người trẻ, có trình độ, được giao những nhiệm vụ đúng năng lực cùng với việc trang bị máy tính cho mỗi kế toán nên nhân viên phòng kế toán đều hoàn thành thành nhiệm vụ, cung cấp đầy đủ thông tin chính xác giúp lãnh đạo đánh giá đúng tình hình sản xuất kinh doanh. Tính giá vật liệu: Giá nhập kho vật liệu được tính theo giá thực tế. Gía xuất kho là giá thực tế. Cách tính này theo em phản ánh chính xác giá trị vật liệu xuất dùng trong tháng và phù hợp với đặc điểm quản lý của công ty. Phương pháp này phù hợp với việc cơ giới hoá công tác kế toán. Tuy nhiên giá thực tế vật liệu mua vào nếu được hưởng giảm giá sau khi đã nhập kho hay đưa vào sử dụng thì không được ghi giảm giá vật liệu. Điều này chưa phản ánh chính xác theo chế độ kế toán. Kiểm kê vật liệu cuối kỳ: Theo quy định thì tất cả các nguyên, vật liệu đã nhập - xuất đều có chứng từ, và nhờ sự theo dõi chặt chẽ cùng với việc kiểm kê mà kế toán báo cáo được vật liệu nào còn tồn đọng. III.1.2.Nhược điểm: Phân loại vật liệu: Các loại vật liệu được phân loại tương đối hợp lý, phù hợp với yêu cầu quản lý. Tuy nhiên việc sử dụng mã kí hiệu của Công ty như hiện nay vẫn dễ gây lầm nhẫn, sai sót. Công ty chưa lập sổ danh điểm vật liệu thống nhất tên gọi, quy cách, phẩm chất, đơn vị tính và mã số của vật liệu, phục vụ cho việc hạch toán tại công ty. Điều đó làm cho việc quản lý vật liệu phức tạp, khó kiểm tra đối chiếu. Phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu: Theo phương pháp thẻ song song còn ghi chép trùng lặp về chỉ tiêu số lượng giữa phòng kế toán và thủ kho. Đến cuối tháng công tác kiểm tra mới được thực hiện nên không kịp cung cáp thông tin về tình hình tồn đọng vật liệu. Trích lập dự phòng giảm giá hàng tôn kho: Hiện nay công ty POLYCO không có một khoản trích lập dự phòng nào, điều nay sẽ làm cho công ty gặp những kho khăn nhất định khi sự biến động lớn của giá cả thị trường, đồng thời chưa phát huy ý nghĩa của việc lập dự phòng trong kinh doanh. III.2-Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tại công ty POLYCO. Trong công tác kế toán vật liệu của công ty POLYCO, bên cạnh những ưu điểm vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định cần hoàn thiện hơn nữa. Qua một thời gian tìm hiểu thực tế công tác quản lý và hạch toán vật liệu tại công ty POLYCO , mặc dù trình đọ có hạn , em cũng xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến góp ý nhằm hoàn thiện thêm một số bước công tác hạch toán vật liệu nói riêng và công tác kế toán nói chung tại Cong ty POLYCO. Xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu hợp lý, thống nhất toàn công ty. Một hệ thống danh điểm vật liệu thống nhất sẽ làm cho công tác quản lý vật liệu được tiến hành thuận tiện, chặt chẽ, dễ dàng cho đối chiếu kiểm tra, phát hiện sai sót kịp thời, tìm kiếm thông tin nhanh về một loại vật liệu nào đó. Chính do vai trò quan trọng của hệ thông danh điểm vật liệu như vậy mà hiện nay các doanh nghiệp luôn nghiên cứu , tìm hiểu và hình thành nên một hệ thống danh điểm vật liệu riêng phù hợp với đặc tính vật liệu và tổ chức bộ máy quản lý của công ty, đặc biệt là các doanh nghiệp áp dụng máy tính vào kế toán thì việc hình thành sổ danh điểm vật liệu là rất cần thiết, tránh được nhầm lẫn, sai sót trong quá trình vào sổ các nghiệp vụ. Hoàn thiện hạch toán chi tiết vật liệu: Công ty POLYCO hiện nay đang sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu. Phương pháp này đơn giản, dễ làm phù hợp với các doanh nghiệp ít chủng loại vật liệu, khối lượng nghiệp vụ xảy ra ít vì việc ghi chép nhiều và trùng lắp về chỉ tiêu số lượng, tốn nhiều công sức. Trong khi đó công ty POLYCO là doanh nghiệp có nhiều loại vật liệu với tần xuất nhập – xuất nhiều nên công việc theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn vật liệu của kế toán không đảm bảo được công việc ghi chép, hạch toán hàng ngày. theo em thì việc công ty áp dụng phương pháp thẻ song song là chưa hợp lý. Với trình độ kế toán của công ty thì việc áp dụng phương pháp sổ số dư có phần hợp lý hơn, phương pháp này tránh được sự ghi chép lặp giữa thủ kho và phòng kế toán, có sự kết hợp chặt chẽ giữa việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của kế toán vật liệu, không phải ghi chép nhiều, công việc kiểm tra đối chiếu lại có thể thực hiện được thường xuyên. Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Trong giai đoạn hiện nay giá cả thị trường thường xuyên không ổn định, tỷ giá hối đoái thất thường, chủng loại vật liệu mà công ty mua vào nhiều và không phải mua về là ta dùng ngay hết trong kỳ do đó việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc thực sự có ý nghĩa đối với công ty. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho sẽ giúp công ty bình ổn giá vật liệu cũng như hàng hoá tồn trong kho, tránh được các cú sốc của giá cả thị trường, bên cạnh đó việc lập dự phòng còn là những bằng chứng quan trọng của công tác kiểm toán và kiểm tra kế toán toàn công ty. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho còn có tác dụng giảm lãi của liên độ kế toán, nên doanh nghiệp tích luỹ được một nguồn tài chính mà lẽ ra nó được phân chia. Nguồn tài chính này tạm thời nằm trong tài sản lưu động và khi cần sử dụng để bù đắp các khoản thiệt hại thực tế do vật tư, sản phẩm hàng hoá tồn kho gây ra. Mặt khác, lập dự phòng giảm giá được ghi nhận như một khoản chi phí làm giảm thu nhập doanh nghiệp dẫn đến giảm thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp. Kết luận