Chuyên đề Công tác lãnh đạo điều hành trong văn phòng

iếp đón sắp xếp tất cả các cuộc họp, gặp gỡ công việc cho Giám đốc hoặc trực tiếp làm việc đó khi được giao phó hoặc đúng chức vụ thẩm quyền của mình. Có thể ra những quyết định và thực hiện các ông việc mà giám đốc giao phó cùng với các công việc mà Giám đốc bao quát không xuể trong thẩm quyền chức vụ của mình. Bên cạnh đó còn phải báo cáo tổng hợp thông tin lên Giám đốc như kết quả sản xuất kinh doanh... Tham mưu cho Giám đốc về xử lý thông tin và ra quyết định... Trên đây là những dẫn chứng cụ thể về công tác lãnh đạo điều hành trong văn phòng Công ty 20. Đó mới chỉ là một phần nhỏ công việc mà tôi đã được thấy từ bác Chánh văn phòng cũng như các cô bác lãnh đạo trong Công ty 20. Từ đây tôi có đôi điều suy nghĩ về vai trò và phong cách của người lãnh đạo. Có thể thấy được mặt ưu việt của công tác lãnh đạo điều hành ở đây. Chính vì thế tôi cần phải làm sáng tỏ điều này bằng một số lý luận ở chương tiếp theo. chương IV Công tác lãnh đạo điều hành trong văn phòng I. Một số vấn đề lý luận về công tác lãnh đạo điều hành trong văn phòng. Trong thời đại hiện nay, muốn nâng cao hiệu quả của nền sản xuất xã hội có nh chất then chốt để giải quyết tốt những vấn đề kinh tế xã hội, đòi hỏi phải đổi mới cơ chế quản lý kinh tế. Vì vậy, yêu cầu đặt ra đối với cán bộ quản lý trong điều kiện hiện nay phải là cán bộ biết làm kinh tế. Họ là những người sống có lý tưởng, có tinh thần trách nhiệm cao đối với nhiệm vụ được giao, có trình độ chuyên môn cao và năng lực tổ chức giỏi, nhạy cảm đối với cái mới, luôn có sáng kiến và tháo vát, biết đề ra những quyết định đúng đắn, chú ý đúng mức đến vấn đề hiệu quả và tìm tòi những phương pháp tối ưu để đạt được hiệu quả cao nhất với chi phí thấp nhất. Nhận thấy công tác lãnh đạo điều hành trong văn phòng là một chủ đề rất rộng mà tôi khó có thể nói được ở đây. Bên cạnh đó vai trò và phong cách của người lãnh đạo lại là vấn đề nổi cộm nhất làm tôi quan tâm. Vì thế tôi chỉ trình bày hai vấn đề tiếp trong phần này, đó cũng là trọng tâm của bài viết mà tôi muốn đề cập tới. Vai trò của người lãnh đạo trong cơ quan văn phòng. Vai trò của người quản trị hành chính văn phòng. Người lãnh đạo văn phòng cũng là người cán bộ quản lý, có trách nhiệm giúp việc đắc lực cho thủ trưởng trong việc tham mưu, điều hành các công việc như lên kế hoạch, tổ chức, phối hợp, kiểm tra các hoạt động trong toàn cơ quan làm sao cho có hiệu quả. Muốn vậy người cán bộ điều hành phải lãnh đạo phòng hành chính phục vụ các phòng ban khác có hiệu quả. Người lãnh đạo điều hành văn phòng phải là người được đào tạo chuyên về quản lý hành chính văn phòng, được trang bị đầy đủ về tất cả những nguyên tắc và thực tiễn của quản lý và là người ý thức đầy đủ về sự cần thiết của công tác phối hợp tất cả các hoạt động hành chính văn phòng nội bộ và liên hệ chặt chẽ với những chức năng khác trong tổ chức. Văn phòng là việc gắn các nguyên tắc quản lý vào việc truyền đạt những vấn đề có liên quan đến hồ sơ, văn thư giấy tờ. Hiện nay văn phòng không phải là bộ phận riêng rẽ bởi vì hành chính văn phòng tự nó không có mục tiêu rõ rệt. Nói cách khác thì quản trị hành chính văn phòng chỉ là một phần của quản trị kinh doanh tổng hợp bởi vì những ai điều khiển công việc hành chính văn phòng đều tham gia vào toàn bộ hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Chính vì thế công tác văn phòng được xem như là một dịch vụ là một hoạt động tạo mọi điều kiện thuận lợi cho hoạt động khác. Để công việc đạt hiệu quả cao người cán bộ điều hành văn phòng phải thực hiện các nhiệm vụ sau đây: Đó là phải tạo được cơ cấu tổ chức hành chính tốt. muốn thực hiện được việc này người cán bộ điều hành văn phòng phải thực hiện những am hiểu, thông thạo tất cả các công việc hành chính văn phòng như truyền đạt thông tin, tính toán, soạn thảo hồ sơ văn thư , lưu trữ các công văn giấy tờ, điều hành máy móc và thu thập tài liệu. Bất cứ nhà lãnh đạo nào cũng phải biết tổ chức một lực lượng hành chính văn phòng sao cho các đơn vị công tác được xác Định rõ ràng, mọi người hiểu rõ được trách nhiệm trong công việc và xác định rõ quyền hạn. Sơ đồ tổ chức, các bảng xắp xếp công việc, phù hợp với chức danh của từng người là những cái rất cần thiết. Cung cấp đầy đủ các phương tiện truyền thông bên trong bộ phận hành chính và tạo điều kiện thuận lợi truyền thông trong khắp cơ quan. Tổ chức và duy trì các cơ sở vật chất cần thiết cho công việc hành chính đạt kết quả cao bằng cách bố trí ghế và bàn làm việc phù hợp với vóc dáng từng người trong phòng, ánh sáng đầy đủ có hệ thống thông gió và hệ thống giảm tiếng ồn có hiệu quả. Lựa chọn và mua sắm dụng cụ văn phòng, trang bị máy móc và dụng cụ làm việc. Cung cấp đầy đủ các phương tiện truyền thông bên trong bộ phận hành chính và tạo điều kiện thuận lợi truyền thông trong khắp cơ quan. Người quản trị hành chính văn phòng phải biết phối hợp công việc của thư ký với kiểm soát viên. phối hợp các hoạt động hành chính với các hoạt động hành chính văn phòng của các bộ phận phòng ban khác. Người cán bộ điều hành văn phòng cần phải biết lên kế hoạch cho công việc hành chính. Để làm được việc này người quản lý hành chính văn phòng cần phải: Biết cách tổ chức và lên kế hoạch hợp lý cho ngày làm việc của mỗi một công việc. Điều này đòi hỏi phải có các tiêu chuẩn về số lượng, chất lượng, tiêu chuẩn về thời gian và những nghiên cứu về thủ tục. Lập kế hoạch là một chức năng của quản lý bao gồm các hoạt động xác định ra các mục tiêu cho tương lai và các phương tiện thích hợp để hoàn thành các mục tiêu đó. Kết quả của việc lập kế hoạch là một bản kế hoạch, nghĩa là một tài liệu được viết ra xác định rõ tình hình hoạt động mà doanh nghiệp sẽ thực hiện trong tương lại. Bất cứ cập lãnh đạo điều hành nào cũng phải thiết lập kế hoạch. Lập kế hoạch bao gồm việc xác định ra mục tiêu và đề ra các biện pháp để hoàn thành mục tiêu đó bằng cách trả lời câu hỏi sau: Phải làm những gì? Làm như thế nào? Làm ở đâu ? Làm khi nào ? Ai làm ? Tại sao lại phải làm công việc đó , tại sao phải chọn người đó, tại sao phải chọn thời điểm đó và tại sao phải làm như thế ? Trong việc lập kế hoạch cho công việc hành chính văn phòng thì các cẩm nang về tổ chức, chính sách và thủ tục, các bảng hướng dẫn cụ thể, các hướng đi cụ thể, các bảng ghi nhớ lịch công tác đều là các công cụ để đạt được các mục tiêu đã đề ra. Lên kế hoạch rất cần thiết và quan trọng. Không có nó doanh nghiệp sẽ lãng phí năng lực của con người và máy móc, công việc sẽ bị chồng chéo lên nhau, việc cần làm trước mắt lại không thực hiện sẽ gây ra hậu quả không lường trước được . Lên kế hoạch sẽ biến công việc phức tạp thành dễ dàng bằng cách làm cho công việc trở lên ít phức tạp qua việc sử dụng các nguyên tắc tiết kiệm, các phương pháp và các tiêu chuẩn thời gian. Người cán bộ điều hành văn phòng cần phải biết kiểm tra công việc hành chính. Để kiểm tra công việc hành chính đạt kết quả cao người quản lý văn phòng phải thực hiện các hoạt động sau: Người cán bộ hành chính cần phải điều hành các thủ tục hành chính như công văn giấy tờ, thu thập thông tin, xử lý và lưu trữ các hồ sơ giấy tờ, giám sát, đôn đốc, theo dõi các nhân viên trong văn phòng có chấp hành công việc không. Duy trì các đơn vị dịch vụ như thư từ điện thoại, điện tín tiếp dân. Cung cấp kịp thời các dịch vụ hành chính cho các bộ phận phòng ban trong cơ quan yêu cầu. Có kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo và phát hiện các nhân viên hành chính có năng lực và trình độ đầy đủ nhất. thường xuyên đôn dốc, kiểm tra, theo dõi xem các thủ tục hành chính có được cải cách từng bước và áp dụng được vào các công việc hàng ngày không. Kiểm soát nhân viên và hỗ trợ công việc của mọi người. Điều này bao gồm việc duy trì và thúc đẩy các mối quan hệ, hợp tác tốt đẹp giữa các bên với nhau cũng như cố vấn và đảm bảo thông tin được thông suốt trong toàn cơ quan. Như vậy, người quản trị hành chính văn phòng phải có trách nhiệm tạo một cơ cấu tổ chức hành chính tốt, lên kế hoạch cho công việc hành chính và kiểm tra công việc hành chính. Nếu không hội đủ những điều trên thì người đó không thích ứng được với những công việc trong tình hình mới. Ngoài ra, vị trí của người quản trị hành chính văn phòng tuỳ thuộc vào từng quy mô của cơ quan. Họ có thể là Trưởng phòng hành chính quản trị, Chánh văn phòng, Giám đốc hoặc Phó tổng giám đốc phụ trách hành chính văn phòng. Dù là ở bất cứ vị trí nào, người lãnh đạo hành chính văn phòng phải biết quản trị hành chính văn phòng một cách có khoa học. 1.2. Mối quan tâm của người quản trị hành chính văn phòng trong tổ chức hành chính. Người quản trị hành chính quan tâm đến một cơ cấu tổ chức hành chính được chuẩn bị ký lưỡng nhằm đạt các mục tiêu sau đây: Cung cấp tất cả các dịch vụ hành chính theo yêu cầu của các bộ phận trong cơ qua một cách có hiệu quả và ít tốn kém nhất. Tổ chức lực lượng hành chính sao cho từng nhân viên hiểu rõ và hiểu đúng bổn phận của họ. Biết chính xác vị trí của mình trong cơ quan và hiểu những mối quan hệ của mình đối với các cấp hành chính cũng như đối với các chức năng khác trong cơ quan. Truyền đạt và hướng dẫn cho các cấp hành chính thuộc các bộ phận khác nhau hiểu rằng một bộ phận hành chính văn phòng được tổ chức một cách khoa học có thể phục vụ doanh nghiệp như thế nào. Giúp đỡ với tính cách cố vấn về những quyết định thực tiễn ảnh hưởng đến công việc hành chính văn phòng ở bất cứ nơi nào và ở khắp mọi nơi trong cơ quan. Mục đích chính của chức năng tổ chức là phối hợp các yếu tố liên hệ ( Con người, phương pháp, dụng cụ, máy móc, tiền bạch và thị trường ) nhằm thực hiện một công việc nào đó có hiệu quả nhất. Như vậy, vấn đề tổ chức đối với nhà quản trị hành chính căn bản có hai mặt đó là: Nhà lãnh đạo điều hành phải tổ chức, bố trí nhân viên sao cho công việc đạt hiệu quả. Nhà lãnh đạo điều hành phải tổ chức bộ phận chức năng của mình để hỗ trợ và phối hợp với các chức năng khách trong cơ quan. Trong trường hợp thứ nhất người lãnh đạo điều hành phải tổ chức trong phạm vi chức năng hành chính của mình, trường hợp sau người cán bộ hành chính phải đặt chức năng hành chính trong mối quan hệ tương quan với các chức năng khác của doanh nghiệp đó. Vấn đề tổ chức và phối hợp này có tính chất sống còn đối với sự thành công của hành chính văn phòng một cách khoa học. Bởi vì công việc hành chính văn phòng là một chức năng dịch vụ nhằm giúp cho các chức năng khác hoàn thành công việc, cho nên hành chính văn phòng không thể tách rời các bộ phận khác. 1.3. Công tác lãnh đạo điều hành vừa là khoa học vừa là nghệ thuật. Hành chính văn phòng là khoa học bởi vì nhà hành chính phải nhận xét sự kiện một cách khách quan, loại bỏ những tình cảm và giá trị đặc biệt, kết luận những sự kiện phải theo các nguyên tắc rõ ràng. Người cán bộ hành chính còn phải sử dụng các phương pháp khoa học như: diễn dịch, quy nạp, các phương trình, bảng thống kê, toán học. Vì vậy, do phong cách quản lý mới mẻ, lấy con người làm đối tượng mà tư tưởng, sáng kiến, tình cảm của con người thay đổi luôn. Điều nay đòi hỏi ở người cán bộ điều hành phải có sự thông minh sáng suốt. Trên lĩnh vực này, lãnh đạo điều hành là một nghệ thuật. Phải có sự cảm ứng dồi dào, giàu lòng tưởng tưởng, người cán bộ điều hành mới xử lý được tình huống khó khăn, không bị thói quen chi phối, luôn khám phá những điều mới mẻ, cải cách theo hướng tiến bộ của xã hội. Sự thông minh và sáng tạo là một đức tính của người cán bộ lãnh đạo cũng như người làm nghệ thuật. Người cán bộ lãnh đạo không thể áp dụng nguyên tắc quản lý một cách cứng nhắc, mà phải tuỳ theo hoàn cảnh mà có thái độ ứng xử, phô bày được sự thật, cái đẹp cái hay, thu hút được lòng hâm mộ của người khác. Lãnh đạo điều hành là một nghệ thuật tế nhị hơn các nghệ thuật khác vì những hành động và quyết định đến nhiều người khác. Quyết định và hành động xấu để thỏa mãn lợi ích của mình có thể gây ra sự bất bình và chia rẽ trong tập thể. Vì thế, người cán bộ điều hành phải luôn luôn bình tĩnh, sáng suốt và trong sạch. 1.4. Các mối quan hệ của người cán bộ hành chính văn phòng. Người cán bộ hành chính văn phòng có rất nhiều mối quan hệ như mối quan hệ nội bộ của mình, mối quan hệ liên nội bộ, mối quan hệ với khách hàng và mối quan hệ nghề nghiệp với ngành chuyên môn của mình. Mối quan hệ này vừa là ngành dọc vừa là ngành ngang. Họ liên hệ với cấp dưới, cấp trên và đồng thời liên hệ với các đồng nghiệp ngang cấp. *Mối quan hệ với cấp trên: Người quản trị văn phòng phải cư xử văn minh ở nơi làm việc. Phải luôn luôn tôn trọng cấp trên dù đó là người mình không ưa thích. Cần phân biệt công việc và tình cảm cá nhân. Hãy hiểu vị trí, vai trò và trách nhiệm của cấp trên và hợp tác với họ. Cần tìm hiểu tính cách, đặc tính của cấp trên và để ý khi tiếp xúc. Chấp hành nghiêm túc chỉ thị của cấp trên và triển khai với tinh thần trách nhiệm cao, thẳng thắn đề nghi cấp trên tăng cường chỉ đạo các công việc và trình bày nỗi lo lắng băn khoăn của mình. Cần khiêm tốn lắng nghe ý kiến và các khuyến cáo. Cần tạo nhiều cơ hội nói chuyện với cấp trên để trao đổi ý kiến, ý tưởng và thông tin về công việc tránh nói xấu phê phán sau lưng. Không nói những chuyện đời tư ít liên quan tới công tác, tìm cách khắc phục khuyết điểm và nhược điểm của họ, không để cho cấp trên bị nguy hiểm. Thường xuyên tuân thủ nghiêm túc chỉ thị, mệnh lệnh, báo cáo tiến trình công việc, kết quả. Cần nói lại chính xác không thiếu sót, thông tin cần thiết . Hoàn thành công việc được giao với tinh thần trách nhiệm cao tạo thành quả hơn lòng mong đợi. Người quản trị văn phòng phải là người có khả năng nói để thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới chấp nhận cải cách những thủ tục mới, các phương pháp hành chính văn phòng mới. Mối liên hệ liên bộ phận. Đây là mối quan hệ với nhân viên hoặc cấp hành chính, các bộ phận khác. Nhà quản trị hành chính có thể và nên cố vấn về các vấn đề quản trị hành chính trong khắp công ty, cố vấn về tất cả các chính sách ảnh hưởng đến hoặc bị ảnh hưởng tới các hoạt động hành chính văn phòng. Mối quan hệ với khách hàng. Mối quan hệ này được thực hiện thông qua thư từ, điện thoại, tiếp xúc hoặc các hoạt động tương tự. Đối với nhiều khách hàng thì các cuộc tiếp xúc với Công ty đều là thông qua các hoạt động hành chính văn phòng. Thiện trí của họ đối với doanh nghiệp, bất kể sản phẩm tốt xấu như thế nào đều do mối quan hệ giữa hành chính văn phòng và khách hàng có tốt đẹp hay không. Mối quan hệ với nhân viên: Người quản trị văn phòng phải biết hoà đồng, hoà mình với các ý tưởng và quan tâm đến đời sống của nhân viên. Biết nhìn vào ưu điểm sở trường và tránh nêu khuyết điểm của cấp dưới. Thường xuyên thăm hỏi động viên, những người cố gắng, thưởng hoặc có thù lao tương ứng đối với nhân viên. Luôn luôn lo lằng nghe cấp dưới nói chuyện hoặc trình bày sự lo lắng, phải tỏ vẻ thành thật quan tâm đến cấp dưới, đứng trên lập trưởng tâm tình để hiểu họ. Tôn trọng tính tự chủ của cấp dưới, không ép buộc hoặc cưỡng chế họ theo một khuôn mẫu hoặc cách thức nào. Không trách mắng thất bại của cấp dưới trước mặt mọi người. Với tư cách là người cộng tác trong công việc, thường xuyên hướng dẫn, giúp đỡ chỉ đạo họ. Không phân biệt và đối xử bình đẳng, nghĩ đến lời ích của cấp dưới giống như lợi ích của mình. Người cán bộ quản trị phải biết tự kiểm soát mình, tin tưởng vào cấp dưới và có thiện ý khi tiếp xúc với họ. Nhờ tính dễ gần gũi mà người quản lý sẽ có thông tin hai chiều và tạo bầu không khí thân thiện trong cơ quan. Cách quản lý của thời đại ngày nay không chỉ đòi hỏi kỹ thuật quản lý mà còn đòi hỏi nghệ thuật khơi dậy mặt tích cực của cấp dưới. Do vậy người quản trị văn phòng phải có sức khoẻ, tinh thần mạnh mẽ, kiên trì, nhẫn nại, tiên phong đi đầu và đối với cấp dưới thì linh hoạt trong ứng xử, ôn hoà biết nghĩ đến họ để khơi dậy mặt tích cực. Người quản trị văn phòng phải biết khen đúng lúc để thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên. Người ta thường nói “ Người khen có thể quên lời khen nhưng người được khen sẽ mãi mãi giữ trong lòng lời khen đó”. Đúng vậy tại môi trường làm việc người quản trị cần phải chú ý đến sở trường của người khác, thành quả trong công việc và khen họ thật lòng, cho dù việc nhỏ, hành vi tốt cũng chú ý để khen. Nhanh chóng tìm cơ hội khen người mới vào dể họ tự tin trong công việc. Với người đã thất bại hoặc đang nản chí, tìm cơ hội được khen, làm cho họ lấy lại niềm tin. Nêu việc tốt và khen họ trước mặt mọi người. Đặt niềm tin vào sự nỗ lực hoặc tiến bộ và khen ý chí, lòng kiên trì. Đánh giá rõ ràng những chỗ tốt và khen rồi chú ý khắc phục những mặt còn yếu. Khen với một thái độ chia sẻ nềm vui, đồng cảm. Cùng một lúc làm cho cấp dưới hiểu rõ, nhận thức được vai trò quan trọng của từng người trong cơ quan. 1.5. Đặc điểm hoạt động của người quản trị văn phòng. 1.5.1. Đặc điểm chung của hoạt động nhận thức của người cán bộ quản trị văn phòng. Trước khi lựa chọn một phương án cụ thể để ra quyết định, người cán bộ quản trị văn phòng cũng phải nghiên cứu sâu sắc toàn bộ thông tin định giải quyết và chu trình diễn biến của quản trị văn phòng, hiệu quả của quản trị văn phòng phụ thuộc vào mức độ hiểu biết chính xác và khách quan đối tượng quản trị. Chính vì vậy hoạt động nhận thức của người cán bộ quản trị văn phòng là rất quan trọng. Hoạt động nhận thức là một trong những hình thức tác động qua lại tích cực nhất của hoạt động con người với thế giới xung quanh. Theo quan niệm nào đó thì quá trình nhận thức là hoạt động thu lấy hết những thông tin từ đối tượng mà con người dựa vào mối quan hệ mới. Hoạt động nhận thức định ra đối tượng nghiên cứu và chủ thể nhận thức. Từ phía đối tượng, nhận thức là sự thu lấy thông tin, từ phía chủ thể nó là sự hiểu biết. Con người hiểu được những điều mà người quản lý nghiên cứu để lại dùng những thông tin mới thu được kết hợp với thông tin đã có xây dựng lên một thể thống nhất chọn vẹn với những phần không đối chọi nhau. Giả thiết người quản trị văn phòng đã có một ý kiến chắc chắn về một sự kiện nào đó, nếu đột nhiên có một thông tin có tính chất ngược lại thì người quản trị sẽ không tin ngay vào thông tin đó mà phải suy nghĩ xem xét lại những điều đã biết và đưa thông tin mới có vào để nhìn nhận sự kiện. Như vậy trong hoạt động nhận thức người quản trị văn phòng phải chú ý những điểm sau đây: Người cán bộ quản trị văn phòng phải là người trung thành với sự thật vì sự thật bao giờ cũng là sự thật. Cương quyết chống lại kiểu nghiên cứu có ý kiến trước rồi mới tìm hiểu thực tế và chỉ chú ý đến sự kiện xác nhận giả thiết đã có sẵn bởi vì trong tình trạng vô cùng phức tạp của các hiện tượng xã hội có thể luôn luôn tìm được các chi tiết riêng rẽ xác nhận cho bất cứ giả thiết nào. Nếu có sự can thiệp không đúng thẩm quyền trong trường hợp dễ làm tổn hại đến thanh danh của người cán bộ quản trị văn phòng và gây sai lầm không thể sửa chữa được cho công việc. Phải coi trọng các phương pháp nhận thức như: Nói chuyện, phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu, quan sát. Với những phương pháp trên, chúng ta sẽ tiếp cận thực tế không những chỉ trên giấy tờ mà cả trực tiếp để có khái niệm đầy đủ nhất về bản thân sự kiện và hiện thực. Thực hiện hoạt động phân tích để sử dụng thông tin thu thập được với mục đích đảm bảo với một tư tưởng cần thiết. 1.5.2. Đặc điểm của việc ra quyết định. Ra quyết định là một biến dạng của hoạt động nhận thức của người cán bộ quản trị văn phòng, đó là quá trình tư duy. Ra quyết định là nhằm đưa đối tượng quản trị từ trạng thái này sang trạng thái khác phù hợp với nhiệm vụ quản lý. Có thể cho rằng hiệu quả của quyết định quản trị phụ thuộc vào mức độ luận cứ khoa học, những điều kiện tâm lý cũng có ảnh hưởng đế hiệu quả những quyết định đã điều ra. Các hoạt động quản trị văn phòng thường có những khía cạnh tâm lý sau: Quyết định với tính cách là một quá trình: Vận động từ chỗ không hiểu biết đến chỗ hiểu biết. Tính các nhân của quyết định. Sự tác động qua lại của những người tham gia vào quá trình quyết định. Sự tiếp nhận quyết định của những người thừa hành. Những hậu quả giáo dục của quyết định. 1.5.3. Đặc điểm tổ chức của người cán bộ quản trị hành chính văn phòng. Theo nghĩa hẹp hoạt động tổ chức là hoạt động đặc trưng của người cán bộ quản trị để hoàn thành chương trình quản trị văn phòng theo từng nhiệm vụ cụ thể. Trình bày quyết định dưới hình thức quan niệm và hiểu biết của người khác. Truyền đạt có hướng đích cho nhiều người khác biết thông tin quản lý, đồng thời xác định phần họ tham gia vào lao động. Bảo đảm gây tác động quản lý cần và đủ đối với mọi người. Để đẩy mạnh các khả năng chủ quan của từng người thực hiện và khả năng của họ tập trung vào việc hoàn thành các nhiệm vụ đề ra. Cung cấp phương tiện cần thiết cho những người thực hiện và tạo điều kiện thuận lợi giúp hiệu quả của lao động. Không ngừng gắn kết quả của người thực hiện với ý định xuất phát của người cán bộ quản lý góp phần điều chỉnh cần thiết cho quá trình lao động. Mục đích của hoạt động tổ chức là thực hiện chương trình đã vạch ra bằng cách triển khai hoạt động thực hiện của nhân viên. Hai phương pháp khác nhau của khâu tổ chức thực hiện là truyền đạt nhiệm vụ và động viên thực hiện. Đặc điểm công tác tổ chức thực hiện được biểu hiện ở chỗ công tác tổ chức của người cán bộ quản lý ở đây không chỉ định đến hoạt động của bản thân người cán bộ mà chỉ định đến hoạt động của nhiều người khác. Người cán bộ gây tác động đến nhiều người khác để họ làm chủ được mình, có thái độ khẩn trương đối với công việc, không lùi bước trước mọi khó khăn và kiên quyết vượt qua mọi khó khăn. 1.6. Nguyên tắc xử thế của người cán bộ quản trị hành chính văn phòng. Có hai nguyên tắc đó là nguyên tắc trách nhiệm và nguyên tắc kết quả cuối cùng. Vị trí quản trị phải có những quy tắc trách nhiệm đạo đức riêng. Người cán bộ quản trị văn phòng không chỉ thích ứng với tiêu chuẩn phức tạp của đạo đức mà còn tạo những tiêu chuẩn đạo đức cho người khác. Khó khăn mà người quản trị văn phòng thường gặp phải là: Dùng người đó có mong muốn đạt được sự ủng hộ khi giải quyết công việc, đôi khi vẫn phải giải quyết vấn đề không theo sự ủng hộ của tập thể; nghiã là người đó phải chấp nhận phản ứng, phải sẵn sàng đối phó và có thế bị căm ghét. Người cán bộ quản trị văn phòng phải có lập trường, quan điểm, họ sẽ ủng hộ, quyết định mục tiêu nào, biết tiến trình nào là đúng đắn trong nỗ lực đạt đến mục tiêu đó, giám đương đầu và đối phó với xung đột, bảo đảm lợi ích cho cơ quan. Khả năng trách nhiệm là khả năng bị khống chế chặt chẽ bởi các quy tắc đạo đức, chống lại những thúc ép, mong muốn hay quyền lợi tức thời, biết hướng những mong muốn hay quyền lợi này phù hợp với quy tắc đạo đức. Người cán bộ quản trị văn phòng phải biết cái có thể làm hoặc không có thể làm trong những hoàn cảnh khác nhau. Vì vậy, nguyên tắc trách nhiệm xem xét toàn bộ hành động quản trị văn phòng như sau: Sử dụng một phương pháp thận trọng, có tính toán và hợp lý. Lựa chon dựa trên cơ sở có giá trị, thái dộ và quyền lợi. Xem xét mối quan hệ của một mục tiêu với những mục tiêu khác. Hiểu sự quan hệ giữa mục tiêu lựa chọn với những phương tiện để đạt nó. Nhận thức được ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp của những mục tiêu khác nhau đối với những cá nhân và quyền lợi khác nhau. Điều quan trọng nhất là người cán bộ quản trị văn phòng dùng nguyên tắc trách nhiệm thực hiện tất cả những điều vừa kể trên trong một bối cảnh cụ thể trực tiếp và xem xét tới kết quả cuối cùng của nó. Chính vì thế, nguyên tắc trách nhiệm gắn với nguyên tắc kết quả cuối cùng. Nguyên tắc kết quả cuối cùng xác định thái độ của người cán bộ quản trị văn phòng theo kết quả công việc tốt hay xấu, công việc cao hay thấp. 1.7. Những vấn đề cần tránh khi quản trị con người. Trong hoạt động của người quản trị văn phòng, cần tránh những sai lầm sau đây: Không biết tự nhận sai lầm, không biết chú ý đến những ý kiền đối lập, mong muốn giữ sĩ diện trong mọi trường hợp cho dù phải đề ra quyết định không đúng đắn. Nếu người lãnh đạo cho rằng điều quan trọng thực sự là sửa chữa sai lầm, không thổi phồng nó thành sự xung đột bao trùm toàn tập thể. Mong muốn đánh giá con người trong hai phạm trù: tốt và xấu. Thêm vào đó, không tính đến tính phức tạp của bản tính con người, con người có những đặc điểm và giới hạn khác nhau. Sự đánh giá theo đơn ý sẽ tước đoạt của người quản trị văn phòng khả năng dựa vào những người dưới quyền mà họ nhận định theo đơn ý là xấu và giới thiệu những điều bất ngờ cẩu thả từ những con người mà họ nhận định theo đơn ý là chỗ dựa của mình. Một khía cạnh của tính đơn ý trong cách xem xét đối xử với con người và tình huống, mong muốn đề ra những quyết định hoàn hảo, chỉ có tuyệt diệu với bất kỳ vấn đề nào. Điều đó có thể dẫn tới chỗ: Quyết định một vấn đề phải đưa nó đến mức lý tưởng đến nỗi bị kéo dài dai dẳng, không còn thời gian giải quyết vấn đề khác. Thực ra, trong thực tế, đạt được những quyết định tốt thậm trí thoả đáng là đủ, không thể có quyết định lý tưởng, đặc biệt khi đụng đến những vấn đề thứ yếu. 2. Phong cách và đổi mới phong cách làm việc của người cán bộ lãnh đạo trong văn phòng. Phong cách làm việc được coi như là một nhân tố quan trọng của quản lý trong đó không chỉ thể hiện là một khoa học và tổ chức quản lý mà còn thể hiện tài năng và trí hướng của con người trong nghệ thuật chỉ huy của người lãnh đạo. Trong quá trình lãnh đạo tập thể khác nhau kết quả công việc phần lớn phụ thuộc vào phương thức, phương pháp và cách thức làm việc cần thiết để lãnh đạo đúng đắn. Nghệ thuật của người quản lý biểu hiện ở chỗ biết lựa chọn cho mình phương thức và cách làm việc tối ưu. Phong cách làm việc tốt sẽ góp phần thực hiện hợp lý và có hiệu quả trong việc thực hiện các mục tiêu và nhiệm vụ đã đề ra và ngược lại phong cách làm việc chậm chễ và không có khoa học sẽ không thực hiện được nhiệm vụ và các mục tiêu đó. Hiện nay đội ngũ cán bộ, quản lý của chúng ta đang bị tha hoá biến chất, tạo kẽ hở dẫn đến làm thất thoát tiền của Nhà nước, điển hình là vụ án Minh Phụng và Tân Trường Sanh. Trong sự nghiệp đổi mới hiện nay đòi hỏi chúng ta phải nhanh chóng sửa đổi lề lối làm việc, khắc phục những biểu hiện tiêu cực trong phong cách làm việc, thực hiện đầy đủ những yêu cầu của phong cách Lêninít trong bối cảnh hiện nay. Vì vậy người cán bộ quản lý cần phải suy nghĩ trước khi làm, lời nói đi đôi với việc làm, cần thống nhất giữa lý luận và thực tiễn “ Không có lý luận thì không có vận động cách mạng, lý luận không có thực tiễn là lý luận suông, thực hiện không có lý luận là thực tiễn mù” Người cán bộ quản lý cần nắm vững lý luận và vận dụng đúng các quy luật khách quan nhất là các quy luật kinh tế. Hoạt động trong thời kỳ tiến lên Chủ nghĩa xã hội, đề ra những chủ trương và giải pháp đúng đắn, gắn với thực tế chống tư tưởng chủ quan, quan liêu làm việc bất chấp quy luật. Người cán bộ quản lý có nắm vững được quy luật thì mới đổi mới được tư duy mới có cách nghĩ, có cách hiểu và làm việc đúng, tuy nhiên nắm lý luận không có nghĩa là xa rời thực tế , sáng tạo linh hoạt không có nghĩa là bất chấp quy luật, bất chấp nguyên tắc. Quần chúng không chấp nhận những cán bộ quản lý nói nhiều làm ít lời nói không đi đôi với việc làm, nói một đường làm một nẻo. Thói xấu đó chẳng những làm cho các chỉ thị, nghị quyết của Đảng và Nhà nước không biến thành hiện thực mà còn làm cho quần chúng mất lòng tin, nghi ngờ tính đúng đắn của bản thân một số nghị quyết của Đảng. Trong bối cảnh hiện nay, muốn lời nói đi đôi với việc làm người cán bộ quản lý cần phải: Vừa có đầu óc sáng tạo, vừa có đầu óc khoa học, vừa có đầu óc thực tế, tự suy nghĩ không dựa dẫm vào người khác, dám nghĩ dám làm, dám chịu trách nhiệm trước mọi người khác. Tránh thói xa hoa tách rời thực tế, tham lam viển vông, đề ra quá nhiều việc không phù hợp với thực tế, khắc phục thói làm đâu bỏ đó, nói nhiều làm ít, nói chung chung, xa rời thực tế. Năng động, sáng tạo, dám nhìn thẳng vào sự thật, dũng cảm và cương quyết thay đổi chủ trương chính sách, biện pháp không phù hợp với thực tế, không có hiệu quả thiết thực. Người cán bộ quản lý phải có phong cách làm việc tập thể, dân chủ, quyết đoán, dựa trên nguyên tắc tập trung dân chủ, đề cao tính tập thể trong quản lý với tăng cường trách nhiệm cá nhân. Trước khi ra quyết định người cán bộ quản lý cần điều tra nghiên cứu , thu thập thông tin, nắm chắc bản chất tình hình và sự việc như Hồ Chủ Tịch đã nói: “ Việc gì cũng phải điều tra rõ ràng, cẩn thận và phải làm đến nơi đến chốn. Có hiểu rõ bản chất thì đặt chính sách mới đúng.” Người cán bộ quản lý cần phải có phong cách làm việc sâu sát thực tế, dựa vào quần chúng vì vậy đòi hỏi người cán bộ phải tăng cường liên hệ với quần chúng cần có những quy chế yêu cầu cán bộ quản lý đi sâu sát quần chúng, lắng nghe ý kiến cấp dưói và quần chúng, giải quyết kịp thời những công việc trước mắt. Người cán bộ quản lý cần phải có phong cách làm việc khiêm tốn, cởi mở, tiếp thu phê bình và tự phê bình. người cán bộ quản lý cần phải lắng nghe ý kiến của người khác sẵn sàng phê bình và tự phê bình. Trong tình hình hiện nay tự phê bình và phê bình là phương pháp tốt nhất để đấu tranh chống chủ nghĩa cá nhân, chủ nghĩa quan liêu cũng như các lề thói tệ hại khác. Tự phê bình và phê bình là cơ sở đảm bảo cho quá trình đổi mới phong cách làm việc có ý nghĩa thiết thực. Người cán bộ quản lý cần phải có phong cách làm việc cần cù tiết kiệm, tỷ mỉ trong chất lượng. Người cán bộ quản lý cần phải có phong cách làm việc kết hợp tính nguyên tắc cứng rắn với tinh linh hoạt mềm dẻo trong xử lý công việc. Phong cách làm việc ngày nay đòi hỏi người quản lý phải nghiêm túc giữ vững nguyên tắc trong việc vận dụng đường lối, quan điểm, chính sách của Đảng và áp dụng pháp luật, chế độ Nhà nước, không nhân nhượng những vấn đề có tính nguyên tắc, những mềm yếu trong việc giữ vững pháp chế Xã hội chủ nghĩa, kỷ luật và kỷ cương của Nhà nước. Nhưng cuộc sống luôn luôn phong phú, đa dạng, có nhiều tình huống phức tạp, có những tính cách cá nhân cụ thể rất tế nhị, có những tính nguyên tắc cứng rắn, phong cách làm việc đúng đắn là phải chú ý những đặc điểm riêng biệt trong những tình huống riêng biệt để xử lý tình hình một cách linh hoạt, mềm dẻo có lý có tình. Hiện nay ttrong công tác cán bộ đòi hỏi phong cách làm việc kết hợp tính nguyên tắc cứng rắn với tính linh hoạt, mềm dẻo trong sử lý công việc. Công tác cán bộ đòi hỏi tính nhân hậu, khoan dung, tình thương đối với cán bộ, đối với đồng chí, đối với đồng nghiệp kể cả đối với người có lỗi. Nó nâng cao tâm hồn, năng lực và phẩm chất của người cán bộ. Ngược lại một phong cách làm việc thô bạo, thiếu tôn trọng nhân cách và phẩm giá con người chỉ hạ thấp tâm hồn , năng lực phẩm chất của người cán bộ. II. Công tác lãnh đạo điều hành trong văn phòng công ty 20. Từ những lý luận về công tác lãnh đạo điều hành trong văn phòng đã được trình bày ở phần trên. Để áp dụng vào thực tiễn ở Công ty 20. Tôi dựa vào một số vấn đề lý luận này để làm sáng tỏ công tác lãnh đạo điều hành văn phòng Công ty 20. Đặc biệt là những chứng kiến của tôi về vai trò và phong cách của các nhà quản trị văn phòng. 1.Thực trạng về vai trò và phong cách lãnh đạo điều hành trong văn phòng Công ty 20. Trong thời gian qua kể từ khi đất nước ta chuển sang cơ chế thị trường theo định hưỡng xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của Nhà nước, đội ngũ cán bộ quản trị văn phòng Công ty 20 đã không ngừng trưởng thành và lớn mạnh về nhiều mặt, đã được rèn luyện và thử thách trong quá trình đổi mới. Phải nói rằng đội ngũ cán bộ quản trị văn phòng Công ty 20 có phẩm chất và trình độ của một người cán bộ là làm tốt những nhiệm vụ mà cấp trên giao phó, có đầy đủ tiêu chuẩn như Bác Hồ đã thừng nói “ Cán bộ là gốc của mọi công việc”. Hiện nay số trí thức trong công ty ngày càng đông ( Được đào tạo cơ bản tại các trường đại học lớn ở trong và ngoài nước ) phần lớn đã được bổ sung vào đội ngũ cán bộ quản lý chủ chốt trong Công ty. Một số không nhỏ đã có thành tích trong chiến đấu, sản xuất, hoạt động chính trị đã được đào tạo, bồi dưỡng và trưởng thành. Nhiều cán bộ ở đây đã tự mình nỗ lực học tập, bồi dưỡng nâng cao trình độ của mình về lý luận chính trị và nghiệp vụ, đã có ý thức tự chủ , năng động sáng tạo, đã trưởng thành và thích nghi dầ với chế độ quản lý mới. Đội ngũ cán bộ lãnh đạo điều hành đã biết chăn lo cho sự nghiệp chung của Công ty lối sống lành mạnh với mọi người nỗ lực phấn đấu vượt trở ngại khó khăn đáp ứng yêu cầu mới đặt ra nhằm làm tốt công tác lãnh đạo điều hành trong văn phòng Công ty. Đội ngũ cán bộ lãnh đạo điều hành ở đây năng động, thích ứng nhanh với cơ chế mới. Nhìn lại thời gian vừa qua đội ngũ cán bộ lãnh đạo điều hành trong Công tyđã đảm bảo được đường lối đề ra của Bộ Quốc Phòng đi vào cuộc sống, mở ra bước ngoặt trong quá trình chuyển nề kinh tế từ cơ chế tập trung quan liêu bao câpsang cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước theo con đường xã hội chủ nghĩa. Bên cạnh đó phải nói rằng kiến thức trình độ hiểu biết lý luận và thực tế của một bộ phận cán bộ lãnh đạo điều hành chưa đáp ứng được yêu cầu tình hình hiện nay. Phần lớn những cán bộ quản lý chỉ biết tiếng Nga đến nay khi tiếng Anh và máy tính trở lên thông dụng thì một số không theo kịp. Theo số liệi điều tra về trình độ sử dụng máy vi tính và trình độ ngoại ngữ ( tiếng Anh) của khoảng 700 cán bộ lãnh đạo điều hành ở đâythì có 52% biết ngoại ngữ tiếng Anh từ trình độ A trở lên và 48,2% biết sử dụng máy vi tính. Nhưng khi nghiên cứu mối quan hệ giữa trình độ tin học với độ tuổi thì thấy 70% cán bộ ở độ tuổi trên 45 không sử dụng được máy tính. Còn về trình độ ngoại ngữ tiếng Anh thì số cán bộ có trình độ C trở lên rất thấp ( nhưng cũng có 12% biết tiếng Nga, 2,5% biết tiếng Trung, 2,5% biét tiếng Pháp ). Tuy vậy nhưng trình độ tin học và tiếng Anh ở đây đã được đưa vào sử dụng một cách triệt để nên ddã thu được kết quả cao. Vì thế hiện nay Công ty phải có chương trình đào tạo bồi dưỡng them những cán bộ lãnh đạo, quản lý giỏi để lãnh đạo Công ty trong cơ ché thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Về năng lực lãnh đạo quản lý điều hành: Đội ngũ quản lý điều hành văn phòng Công ty ngoài mặt mạnh vẫn còn tồn tại một số mặt yếu, thực tế cho thấy do họ chưa được đào tạo, bồi dưỡng các kiến thức nghiệp vụ về lãnh đạo quản lý một cách cơ bản. Khi học tập ở các trường xã hội chủ nghĩa ngày xưa thì họ được đào tạo trong chuyên ngành hẹp, thiếu cáhc nhìn bao quát toàn diện , chưa có kinh nghiệm qua công tác cơ sở ở cấp dưới nên không hiểu rõ cơ sở, cấp dưới phải giải quyết các vấn đề cụ thể gì để thực thi có hiệu quả. Nhưng một phần là do còn chịu ảnh hưởng của cơ chế hành chính, quan liêu, bao cấp cũ nên các phương pháp tư duy thường thụ động, xuôi chiều, nặng về trạng thái tĩnh, ít bao quát, thiếu đồng bộ. Khả năng thụ động, sáng tạo, ứng phó trước tình huống nhằm tìm ra giải pháp sắc sảo, hả thi và tối ưu, nhằm tạo ra chất lượng hiệu quả cao trong lãnh đạo quản lý chưa nhiều. Vì vậy cần tìm ra giải pháp như xây dựng đội ngũ cán bộ lãnh đạo, quản lý chủ chốt ỏ các cấp, các ngành, nhất là người đứng đầu, đủ tiêu chuẩn của nhà lãnh đạo điều hanh. Chính những nguyên nhân kể trên, có thể nói là tình trạng chung không chỉ riêng ở nước ta mà còn cả các công ty khácđã và đang thiếu những nhà lãnh đạo, quản lý giỏi. Vai trò của nhà lãnh đạo điều hành trong văn phòng Công ty 20 Qua nhận thức về mặt lý luận cộng với tình hình thực tế tại Công ty 20. TCHCBQP cho thấy công tác lãnh đạo điều hành trong văn phòng ở đây đwocj đánh giá là tốt. Công ty có bộ máy văn phòng tương đối hoàn thiện hợp lý với cả cách thức bố trí công việc lẫn thuực hiện được chuyên giảm biên chế cả trong bộ máy văn phòng. Mọi hoạt động ở đây đều dược diễn ra thuận lợi, móc xích giữa các phòng ban trong văn phòng. Vì thế công tác lãnh đạo điều hành ở đây càng thuận lợi hơn trong việc quản lý và phân bổ công việc cũng như thu thập xử lý thông tin giữa các phòng với nhau. Bên cạnh đó vai trò của người lãnh đạo điều hành ở ây rất quan trọng, nó là thước đo đánh giá được mọi hạot động trong văn phòng Công ty. Vì người quản trị hành chính có điều hành tốt thì cỗ máy đó mới hoạt động tốt được. Đội ngũ cán bộ quản trị HCVP ở đây năng độngvà có trình độ. Họ đã áp dụng những tính năng đó vào làm việc nên mọi hoạt động nói chung là diễn ra theo đúng lịch, ít có sự bê trễ ùn tác công việc trong văn phòng, nếu có sẽ được phân bổ giải quyết ngay. Cung cách làm việc ở đây không cứng nhắc rập khuôn nhưng được thực hiện theo đúng quy địnhvà đungs chức vụ thẩm quyền. Thấy được cán bộ quản trị văn phòng có phong cách làm việc mềm dẻo, là người giao tiếp ứng xử tốt, có trình độ chuyên môn và đặc biệt là có đủ phẩm chất của người lãnh đạo điều hành . Công tác lãnh đạo điều hành ở đây đóng một vị trí quan trọng trong mọi hoạt động của Công ty. Từ định hướng các kết quả sản xuất kinh doanh đến lập chương trình của dự án, tham mưu cho cấp trên, thu thập xử lý thông tin để báo cáo lên cấp trên. Họ còn là những thành viên trụ cột trong Công ty, lãnh đạo điều hành hoạt động trong Công ty , chịu trách nhiệm về mọi hoạt động trong Công ty với cấp trên. vai trò lãnh đạo điều hành trong văn phòng Công ty 20 Người cán bộ quản trị văn phòng đã từng bước thích nghi với điều kiện quản lý mới. Đã có lập trường và quan điểm chínha trị vững vàng. Đã quán triệt và thực hiện các nghị quyết, chỉ thị của Đảng và Nhà nướcvà các nghị quyết trên đã đi vào cuộc sống. Người cán bộ quản trị văn phòng ở đây đã không ngừng rèn luyện, bồi dưỡng về mọi mặt, đã phát huy được tính năng động sáng tạo , dám chịu trách nhiệm về quyết định của mình. Phương pháp và phong cách làm việc khoa học , dân chủ. Về các nhân đã có ý thức tổ chức, kỷ luật, ý thức tiết kiệm, ý thức bảo vệ tài sản của cơ quan. Sống trung thực, giản dị, đoàn kết và giữ được mối uqn hệ tốt với tập thể. Về năng lực quản lý: Khả năng nắm bắt, dự báo, ra quyết định, tính năng động sáng tạo, phương pháp và phong cách làm việc, điều hành và tổ chức khoa học và hợp lý làm đúng chức vụ chuyên môn của mình không cứng nhắc trong quản lý. Về kién thức và năng lực chuyên môn: Trình độ hiểu biết, kinh nghiệm về công việc được giao. Khả năng nghiên cứu về chuyên môn nghiệp vụ và hướng dẫn nhân viên trong cơ quan được phat huy ót. Với thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay việc cạnh tranh chất xám đang diên ra quyết liệt mà người cán bộ quản trị văn phòng ở đây về trình độ tin học đã biết ứng dụng công nghệ thông tin mới vào để hiện đại hoá công tác văn phòng. Về trình độ ngoại ngữ phần lớn trước đây chỉ biết tiếng Nga mà đây là công ty thuộc Quân đội vấn đề giao tiếp gặp rất nhiều khó khăn Nhìn chung Công tác lãnh đạo điều hành ở văn phòng Công ty 20 là tương đối tốt. Công ty có một bộ máy lãnh đạo văn phòng tương đối hoàn thiện, hợp lý cả về nhân sự cả về cách thức bố trí hoạt động trong văn phòng Công ty. Cán bộ lãnh đạo điều hành ở đây đóng vai trò rất quan trọng trong mọi hoạt đọng của Côngy . Vì thế đòi hoie người lãnh đạo phải có đủ phẩm chất của một nhà quản trị văn phòng, “ đức phải đi đôi với tài”. Họ là những nhà quản trị văn phòng Công ty 20, là ccấp lãnh đạo điều hành trung gian giữa cấp trên và cấp dưới có sự kết nối khăng khít chặt chẽ với nhau. Họ là trợ thủ đắc lực giúp thủ trưởng quán xuyến mọi công việc mà Giám đốc và cấp trên chỉ đạo xuống. Tham mưu cho Giám đốc, thu và xử lý thông tin báo cáo lên Giám đốc những kết quả trong sản xuất kinh doanh và các mặt khác. Nhà lãnh đạo điều hành trực tiếp chỉ đạo cấp dưói thực hiện những công việc cấp trên giao phó và hoạt động của Công ty. Nhà lãnh đạo điều hành ở đây cũng đã biết chăn lo sâu sát đến đời sống cán bộ công nhân viên trong Công ty một cách đúng mức kích thích người lao động bằng cả tinh thânf lẫn vật chất. Nhà lãnh đạo điều hành ở văn phòng ở đâ y là người kiểm tra đôn đốc mọi hoạt động của Công ty 20 với mục đích cuối cùng là kết quả đem lại. Họ là những nhà lãnh đạo trong văn phòng của Công ty nên họ có những mối quan hệ trao đổi thông tin về hoạt động công tác văn phòng với nhau; bổ trợ nhau và cùng nhau tham mưu cho thủ trưởng. Bên cạnh đó công tác hậu cần trong Công ty đều được các nhà quản trị văn phòng trực tiếp chỉ đạo mua sắm trang thiết bị, vận dụng, dụng cụ, bố trí xe...phục vụ cho hoạt động của Công ty. Công tác quản trị văn phòng là một phần của công taqcs quản trị kinh doanh mà người lãnh đạo điều hành trong văn phòng cũng lại chính là những quản trị kinh doanh gián tiếp. Họ là nhưng xngười đứng đầu trong Công ty chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất kinh doanh trong Công ty và họ làm công việc của nhà lãnh đạo là điều hành quản lý Công ty 20 đi lên. Vì thế vai trò của nhà quản trị văn phòng là rất to lớn được cấp dưới kính nể và phục tùng mệnh lệnh ban xuống. Họ có đủ năng lực về tổ chức và lên kế hoạch một cách hợp lý cho mọi hoạt động trong Công ty như xác định mục tiêu và phương tiện thích hợp để hoàn thành các mục tiêu đó. Có tể nói rằng Công ty 20 hiện nay vẫn đang thiếu cán bộ quản lý giỏi. Đây có lẽ không chỉ riêng Công ty mà là tình trạng chung của các Công ty khác ở nước ta. Đẩy mạnh công tác đào tạo cán bộ để có đội ngũ cán bộ quản lý nói chung và cán bộ quản trị văn phòng nói riêng làm tiền đề cơ bản cho sự tiếp nhận trình độ khoa học kỹ thuật trong nền kinh tế thị trường tương lai. 3. Đổi mới phong cách lãnh đạo của nhà lãnh đạo điều hành trong văn phòng Công ty 20. Từ những lý luận về phong cách lãnh đạo điều hành ở trên cùng với thực trạng của phong cách lãnh đạo điều hành ở Công ty 20 cho thấy phong cách của nhà quản trị văn phòng ở Công ty 20 có thể nói rằng họ có đủ năng lực trình độ làm công tác quản trị văn phòng. Qua phong cách làm việc của các nhà quản trị văn phòng ở đây cho thấy họ là những nhà lãnh đạo làm việc tỉ mỉ mà rất khoa học. Trong quản lý họ luôn làm việc với phong cách của nhà quản lý thời mới, không cững nhắc, rập khuôn, không bị cơ chế nề nối cũ lấn áp, họ đã gạt bỏ được cung cách quản lý thời quan liêu bao cấp. Các nhà lãnh đạo điều hành văn phòng ở đây có cung cách làm việc mang phong cách công nghiệp. Trong công việc tận tụy hết mình với công việc, thực hiện đúng và hoàn thành tốt nhiện vụ cấp trên giao phó, chỉ đạo điều hành cấp dưới làm việc đúng thời gian, kế hoạch quy định. Trong giao tiếp đối xử họ luôn tỏ ra là một nhà quản trị văn phòng thời mới, giao tiếp ứng xứ hoà nhã voí tất cả mọi người, hoà đồng với công nhân viên trong Công ty, đã đi sâu vào đời sống, tinh thần của cána bộ công nhân viên trong Công ty. Họ có phong cách làm việc hài hoà , trong công việc không cứng nhắc dập khuôn nhưng thực hiện đúng theo chức vụ thẩm quyền của mình. Vì thế họ đã gặt hái được không ít những thành công trong công việc cũng như đem lại những thnàh quả cho Công ty. Tuy đã có những thành quả không nhỏ trong công tác lãnh đạo điều hành trong văn phòng như vậy. Nhưng cũng cần phải có cung cách thích ứng về đổi mới phong cách làm việc của các nhà quản trị văn phòng ở đây. Để đóng góp vào sự hoàn thiện hơn công tác văn phòng ở Công ty 20 và đem lại cho Công ty những kéet quả tốt hơn nữa. Nhà quản trị văn phòng ở đây cần phải có sự nhạy bén hơn nữa với cơ chế thị trường, để có thể cạnh tranh được với các bạn hàng khác. Bên cạnh đó các nhà lãnh đạo điều hành ở đây cũng cần phải quan tâm hơn nữa đến cung cách làm viêcj của cấp dưới và nên đi sâu hơn nưã vào đời sống tinh thần của cán bộ công nhân viên. III. Những kiến nghị và đề xuất. 1. Những kiến nghị và đề xuất với Công ty 20. Vai trò và phong cách của người làm công tác lãnh đạo điều hành trong văn phòng Công ty rất quan trọng đối với sự phát triển của Công ty. Bên cạnh những kết quả đã đạt được trong công tác lãnh đạo điều hành ở văn phòng Công ty 20. Thì cũng cần phải có những phương hướng hoạch định cho công tác lãnh đạo điều hành ở đây. Như Công ty phải có chương trình thường xuyên đào tạo nâng cao trình độ nghiệp vụ cho các nhà lãnh đạo. Đồng thời trau dồi thêm cho họ những kiến thưc về tâm lý con người, biết dùng đúng người đúng việc và cả về trong giao tiếp ứng xử. Các nhà quản trị văn phòng ở đây có năng lực trình độ để tiếp nhận kỹ thuật công nghệ mới ngày cangf tăng lên vào thị trường Việt Nam. Đặc biệt là phải tạo điều kiện cho họ phát huy hết khả nằng vốn có. Tránh tình trạng làm việc khập khiễng, người có năng lực tốt thì lại làm việc ở vị trí dưới nằn lực của mình, còn người có ít sáng tạo thì lại làm việc quá khả năng cho phép. Điều đó sẽ tạo sự rối ren ,khập khiễng trong công tác lãnh đạo. Nhà quản trị văn phòng cần phải có phong cách làm việc khoa học dân chủ, khẳng định được vai trò lãnh đạo của mình ở đây, làm việc tận tụy và vô tư. Tránh những tình trạng làm việc khập khiễng , người có năng lực tốt thì lại làm việc ở vị trí dưới năng lực của mình, còn người có ít sáng tạo thì lại làm việc quá khả năng cho phép. Điều đó sẽ tạo ra sự rối ren bập bênh trong công tác lãnh đoạ. Nhà quản trị văn phòng cần phải có phong cáh làm việc khoa học dân chủ, khẳng định được vai trò lãnh đạo của mình ở đây, làm việc tận tuỵ và vô tư. Trán những tình trạng bè cánh, đảng phái làm chia rẽ nội bộ đội ngũ cán bộ, gây mất đoàn kết trong Công ty. Điều đó sẽ làm ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả của công tác lãnh đạo điều hành văn phòng ở đây. Trên đây là một số kiến nghị và đè xuất của cá nhân tôi, khi đã có được những chứng kiến về công tác lãnh đạo diều hành trong văn phòng Công ty 20. Đó chính là một số chứng kiến làm tôi băn khoăn. Vì thế tôi mong muốn Công ty hãy xem xét những chứng kiến của tôi, để thấy có cần chính lý, sửa đổi hay không đồng ý với ý kiến của tôi. Tôi mong rằng điều đó sẽ mang lại hiệu quả tốt cho công tác lãnh đạo điều hành trong văn phòng ở đây. Giá trị của chuyên đề đối với bản thân. Qua chuên đề thực tập là sự đúc kết của những lý luận cùng với thực tiễn về công tác lãnh đạo điêù hành ở văn phòng Công ty 20, đã cho tôi biết đwocj rất nhiều điều bổ ích về công tác quản trị văn phòng, mà bấy lâu nay chỉ được bó hẹp trên phương diện lý thuyết sách vở. Nay đây, tôi mới có dịp đwocj chứng kiến rõ nét hưon về công tác lãnh đạo điều hành trong văn phòng. Bên cạnh đó tôi còn được thấy giáo hướng dẫn Nguyễn Trọng Bảo cúng các cô, bác trong Công ty 20, đã trau dồi cho tôi được thêm một số lý luận, phương pháp nghiên cứu khoa học, đặc biệt là trong công tác lãnh đạo văn phòng. Qua đó tôi biết được những cách thúc làm việc khoa học, biết cách tổ chức một hội nghị, phương pháp nghiên cứu có tư duy, logíc hơn. Qua đợt thực tập này, nó không những đem lại cho tôi quan điểm và cách nhìn thế giói quan một cáhc chặt chẽ hơn, bao quát hưon, mà nó còn là cơ hội cho tôi được tập dượt thực tế là một lần nâng cao trình độ cho các nhân tôi nói riêng và cho các sinh vien nói chung. Qua viết chuyên đề là tiền đề đưa sinh viên vào con đường nghiên cứu khoa học, là lần cọ sát đầu tien với vấn đề khao học. Mà vấn đề khoa học đó toi viết ở đây là chủ đề và “ Công tác lãnh đạo diều hành trong văn phòng” Những kiến nghị và đề xuất với trường Đại học Dân lập Phương Đông. Được trau dồi kiến thức từ nhà trường , lần viết chuyen đề này là báo cáo thực tập của quá trình học tập trong nhà trường. Bài viết này của tôi không thể tránh khỏi những lúng túng chủ yếu do bản thân. Bởi một phần vì sự bỡ ngỡ, mới mẻ , một phần vì quá trình thực tế chưa đủ để cho mỗi sinh viên có đủ thời gian tham khảo tư liệu, trau dồi kiến thức và phương pháp luận, để nói bao quát tốt hơn về vấn đề này. Bên cạnh đó, ngay khi còn học trong nhà trường bản thân tôi cũng dần dần mới tích luỹ được những kiến thức và tư duy...mà không thể có được ngay cái nhận thức về vấn đề đó. Cùng với sự giảng dạy của các thầy cô giáo trong nhà trường chưa gắn với thực tiễn, số lượng tiết thảo luận vẫn còn chưa đủ đáp ứng vấn đề, đề cập trao đổi của sing viên. Vì vậy là một snh viên cuả trường em có đôi điều kiến nghị với nhà trường và các thầy cô giáo. Để nhà trường có thể tham khảo từ đó có những phương pháp hợp lý hơn nữa trong công tác giảng daỵ cũng như trong sự nghiệp đào tạo. Kết luận Người quản trị hành chính văn phòng đã và đang có vị trí quan trọng trong các cơ quan doanh nghiệp. Họ là những người giúp Ban giám đốc điều hành công việc của cơ quan. Muốn vậy họ phải có đủ các tiêu chuẩn cần thiết để thích ứng với xu thế thời đại hiện nay. Chuyên đề “ Công tác lãnh đạo điều hành trong văn phòng” thật sự là một đề tài rất mới mẻ và bổ ích. Qua nghiên cứu thự tế trong quá trình thực tập tại Công ty 20 kết hợp phần lý thuyết cũng như phương pháp tư duy logíc mà tôi đã được học tại nhà trường thông qua sự dạy dỗ chỉ bảo tận tình của các thầy cô giáo trường Đại học Dân lập Phương Đông nói chung và khoa Quản trị Kinh doanh nói riêng và đặc biệt là sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy giáo Nguyễn Trọng Bảo, tôi có thể hoàn thành chuyên đề thực tập của mình. Tuy đã chịu khó tìm tòi nghiên cứu kỹ tình hình thực tế cũng như tham khảo nhiều tài liệu sách báo có liên quan, nhưng do trình độ bản thân có hạn, nhiều vấn đề tuy đã được học nhưng tôi còn cảm thấy chưa được hiểu một cách thấu đáo, nên chắc chắn nội dung của chuyên đề thực tập còn nhiều thiếu sót. Vì vậy rất mong sự góp ý của các thấy cô giáo và các bạn. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ đặc biệt và tận tình của thầy giáo nguyễn Trọng Bảo trong việc hoàn thành báo cáo chuyên đề thực tập của em. Tài liệu tham khảo [1]. Dominique Chawin - Các phong cách quản lý - NXB Khoa học và kỹ thuật -1993. [2]. Auren This - Nghệ thuật lãnh đạo - NXB Thành phố hồ Chí Minh - 1994. [3]. Make Harvey - Quản trị hành chính van phòng - NXB Thống kê - Hà nội1996 [4]. Nguyễn Hữu Thân - Quản trị hành chính văn phòng - NXB Thống kê - 1996 [5]. Tâm lý học trong quản lý Nhà nước - Học viện hành chính quốc gia - Hà Nội 1997 [6]. Học viện hành chính quốc gia - Tổ chức và quản trị công sở - NXB Giáo dục1997 [7]. DavidJ. Schwartz - Bí quyết thành đạt trong đời người - NXB Than Niên - Hà Nội - 1997 [8]. Trần Quang Tuệ - Sổ tay người quản lý - NXB Lao động - Hà Nội 1998. [9]. PGS.TS Nguyễn Trọng Bảo - Xây dựng đội ngũ cán bộ lãnh đạo Đảng và đội ngũ cán bộ quản lý kinh doanh trong thời kỳ công nghiệp hoá hiện đại hoá Đất nước - NXB Giáo dục 1998 [10]. PGS.TS Lê Văn Tâm - Giáo trình Quản trị doanh nghiệp - Nhà xuất bản Giáo dục - Hà Nội 1998 [11]. Nghiệp vụ văn phòng- Giáo trình trường Đại học Dân lập Phương Đông - Hà Nội 1999.