Chuyên đề Công tác tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần Hỗ trợ phát triển tin học HiPT

p Bảng cân đối số phát sinh Chứng từ về mua hàng và thanh toán với nhà cung cấp Bảng báo cáo tài chính 2.2. Kế toán chi tiết hàng hoá Để đảm bảo hạch toán hàng hoá phù hợp với loại hình kinh doanh của Công ty, kế toán chi tiết hàng hoá của Công ty HiPT được tiến hành theo phương pháp thẻ song song, tức là việc ghi sổ được tiến hành đồng thời cả kho và phòng kế toán. - Tại kho : Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng trên cơ sở phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Để thuận tiện cho việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu và quản lý từng loại hàng hóa, kế toán mở cho mỗi nhóm hàng hoá một quyển thẻ kho và mở cho cả năm. Trong mỗi quyển thẻ kho, mỗi loại hàng hoá được mở và ghi chép trên một tờ sổ nhất định. Số thứ tự của từng loại hàng hóa trong từng quyển thẻ kho sẽ thống nhất với số thứ tự của từng loại hàng hoá đó trên bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn. Khi nhận được các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho thủ kho thực hiện nhập xuất hàng hoá sau đó ghi số lượng hàng hoá thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Cuối ngày thủ kho tính tồn kho và ghi vào thẻ kho của từng loại hàng hoá. Định kỳ (10 ngày) sau khi ghi thẻ kho xong thủ kho sẽ chuyển cho phòng kế toán cả thẻ kho và phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Cuối tháng thủ kho tiến hành tính số tồn kho của từng loại hàng hoá. - Tại phòng kế toán Định kỳ kế toán hàng hoá xuống kho nhận thẻ kho và phiếu nhập kho và phiếu xuất kho. Phòng kế toán sẽ tiến hành phân loại chứng từ theo phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và theo số thứ tự tăng dần sau đó kiểm tra việc ghi chép trên thẻ kho, số tồn cuối kỳ trên thẻ kho nếu phù hợp sẽ điền bổ sung đơn giá, tiền nhập, tiền xuất, sau đó kế toán trưởng ký xác nhận. Để thuận tiện cho công tác hạch toán sau này kế toán hàng hoá còn định khoản ngay trên phiếu nhập kho, phiếu xuất kho căn cứ vào hoá đơn GTGT mua hàng hoá và phiếu chi. Cuối tháng trên cơ sở số liệu của từng thẻ kho, kế toán sẽ chuyển số liệu này vào bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn nhóm hàng hoá tương ứng. ( Biểu số 05 ) THẻ KHO Từ ngày 1/10 đến ngày 10/10 Tên kho : HHO – kho Công ty Stt Chứng từ Diễn giải Số lượng nhập Số lượng xuât Đơn giá Tiền nhập Tiền xuất SH NT 1 2 3 … 1/10 6/10 8/10 … 388 289 392 … Nhập kho dàn máy tính HP Brio Nhập kho CO BO6 máy tính HP Xuất kho máy tính HP Brio … 10 5 … 3 … 7.500.000 13.877.142 7.500.000 … Số lượng nhập : Số lượng xuất : Tồn cuối : Ngày 10 tháng 10 năm 2003 Kế toán trưởng Người lập biểu (ký, họ tên) ( ký, họ tên ) Đối với hàng hoá nhập khẩu, quy trình thẻ kho cũng tương tự. Quy trình hạch toán hàng hoá theo phương pháp thẻ song song được thể hiện qua sơ đồ sau : ( Sơ đồ số 08 ) Phiếu nhập kho Bảng tổng hợp N-X-T Kế toán hàng hóa Thẻ kho Kế toán tổng hợp Phiếu xuất kho 2.3. Kế toán tiêu thụ hàng hoá Khi mua hàng hoá doanh nghiệp thực hiện đầu vào của mình thì khi tiêu thụ hàng hoá doanh nghiệp thực hiện đầu ra của mình. Để thực hiện tốt hoạt động này, doanh nghiệp luôn quan tâm đến uy tín của mình khi tham gia kinh doanh bằng các dịch vụ hỗ trợ khách hàng, bảo hành miễn phí, hướng dẫn cài đặt và xử lý một số chương trình thông dụng cho khách hàng … với phương châm đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng. Công ty sử dụng rất nhiều loại hình tiêu thụ phù hợp với từng đối tượng khách hàng như : tiêu thụ hàng hoá theo phương thức bán buôn ( bán buôn vận chuyển thẳng và bán buôn qua kho ), bán dự án, bán lẻ. Thủ tục xuất hàng : Hàng hoá ở Công ty khi xuất kho bán cho khách hàng hay cho các mục đích khác như : tiêu dùng nội bộ, trang bị cho các đơn vị trực thuộc …đều dùng hoá đơn GTGT. Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng của Công ty nhân viên phòng kinh doanh viết hoá đơn GTGT và xin xác nhận của giám đốc Công ty, sau đó khách hàng phải mang hoá đơn GTGT đến phòng kế toán nộp tiền ( nếu thanh toán ngay ) hoặc ghi sổ công nợ ( nếu mua chịu ). Cuối cùng xuống nhận hàng tại kho hàng hoá của Công ty. Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên : Liên 1 : lưu tại quyển gốc tại phòng kinh doanh Liên 2 : giao cho khách hàng Liên 3 : làm căn cứ để thủ kho xuất hàng hoá. Đối với hàng hoá xuống kho cho mục đích khác ( tiêu dùng nội bộ ), hoá đơn GTGT cũng được lập thành 3 liên nhưng liên 2 lưu tại phòng kế toán, liên 3 lưu tại kho. ( Biểu số 06 ) Hoá đơn giá trị giá tăng Liên 2 ( giao cho khách hàng ) Ngày 23 tháng 12 năm 2003 Đơn vị bán hàng : Công ty cổ phần Hỗ trợ phát triển tin học HiPT Số TK Địa chỉ : 152 Thuỵ Khê, Hà Nội. MS 0100364579 Họ và tên người mua hàng : Công ty NTC Số TK Địa chỉ : Thị xã Bắc Ninh MS Hình thức thanh toán : Tiền mặt STT Tên hàng hóa dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x 2 1 2 Vei 8 Máy tính HP Brio Chiếc Chiếc 1 1 14.580.754 8.562.500 14.580.754 8.562.500 Cộng tiền hàng : 23.143.254 đ Thuế suất thuế GTGT 10%. Tiền thuế GTGT 2.314.325,4 đ Tổng cộng tiền thanh toán 25.457.579,4 đ Số tiền viết bằng chữ : hai mươi năm triệu bốn trăm năm mươi bảy ngàn năm trăm bảy mươi chín phẩy bốn đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên, đóng dấu ) Các chứng từ sử dụng : Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, các chứng từ khác có liên quan ( phiếu bảo hành, phiếu hướng dẫn sử dụng ) Tài khoản sử dụng : TK 156, 157, 632, 511, 111, 112, 131, 333.1.1 cuối tháng kế toán tổng hợp doanh số theo bộ phận kinh doanh kết chuyển về TK 911 Có thể tóm tắt quy trình tiêu thụ hàng hoá của Công ty HiPT như sau ( Sơ đồ số 09 ) Người có nhu Giám đốc, Tổ vật tư Nghiệp vụ cầu xuất hàng kế toán trưởng xuất nhập kho xuất hàng (1) (2) (3) Lập chứng từ Duyệt lệnh Lập phiếu xin xuất hàng xuất xuất kho Thủ kho Kế toán hàng hóa (4) (5) Bảo quản, lưu trữ Xuất hàng Ghi sổ Để theo dõi tình hình tiêu thụ của máy tính và các hàng hoá có liên quan đến máy tính trong tháng hàng ngày căn cứ vào các hoá đơn GTGT, kế toán phản ánh vào sổ chi tiết bán hàng. Mỗi hoá đơn được phản ánh trên một dòng, dòng tổng cộng cuối bảng cho biết doanh thu chưa thuế của từng loại máy tính cũng như tổng cộng các loại máy tính, tổng số tiền đã thanh toán, chưa thanh toán và tổng số thuế GTGT phải nộp. Để theo dõi tình hình thanh toán, chưa thanh toán của khách hàng, kế toán giao dịch hàng hoá mở sổ chi tiết TK 131 – phải thu khách hàng. Sổ này được mở cho từng tháng và cho từng khách hàng. Mỗi khách hàng thường xuyên được theo dõi trên một tờ sổ, khách hàng không thường xuyên được theo dõi chung trên một tờ sổ. Mỗi hoá đơn mua chịu được ghi trên một dòng và được kế toán theo dõi cho đến khi khách hàng thanh toán khoản nợ đó. Kế toán tổng hợp doanh thu bán hàng căn cứ vào sổ chi tiết tiêu thụ kế toán tổng hợp vào sổ cái TK 511 ( Biểu số 07 ) Sổ chi tiết bán hàng Ngày 1/10/2003 đến ngày 31/10/2003 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số lượng Đơn giá Thành tiền SH NT 1/10 553 Máy tính HP Briô Celeron 400mhz Dan(Co11B06) Bán cho Cục xúc tiến TM Phạm Vũ Khiêm (CBPVK) 131 100 13.877.142 1.387.714.200 2/10 669 Bán MTHP Briô Celeron c.ty Investlink Doãn Thu Hà 131 100 7.500.000 750.000.000 Tổng 200 2.137.714.200 Ngày….tháng….năm…. Kế toán trưởng Người lập biểu ( ký, họ và tên) ( ký, họ và tên) ( Biểu số 08 ) Sổ chi tiết Công nợ Ngày 01 tháng 10 năm 2003 TK 131 : Phải thu của người mua Mã khách NN029 – Công ty Investlink Dư nợ đầu kỳ : 0 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Phát sinh Nợ Phát sinh Có SH NT 2/10 669 Bán 100 MTHP Briô Celeron 400 511 333 750.000.000 75.000.000 5/10 978 Công ty Investlink thanh toán tiền hàng 111 825.000.000 Cộng phát sinh 825.000.000 825.000.000 Ngày 5 tháng 10 năm 2003 Kế toán trưởng Người lập biểu ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) 2.4. Kế toán thuế Hàng hóa của Công ty HiPT là đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Tất cả hàng hoá của Công ty khi tiêu thụ trong nước chịu thuế GTGT với thuế suất 10% trên giá bán. Đối với hàng hoá nhập khẩu thì thuế GTGT Công ty phải nộp cho nhà nước là : Thuế GTGT = ( Giá mua tại + Giá mua tại x Thuế nhập khẩu ) x 10% phải nộp cửa khẩu cửa khẩu Để phản ánh nghĩa vụ và tình hình nộp thuế của Công ty đối với Nhà nước, kế toán sử dụng TK 333 : Thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước, và thuế GTGT đầu ra phải nộp được kế toán theo dõi trên tài khoản cấp II, tài khoản 333.1. Cuối tháng căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán vào bảng kê chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra theo hoá đơn GTGT. Mỗi hoá đơn được ghi trên một dòng. Khi có thông báo của cơ quan thuế, kế toán hàng hoá căn cứ vào bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra dể lập tờ khai thuế GTGT theo mẫu số 01/GTGT. ( Biểu số 09 ) Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra Tháng 12 năm 2002 Tên cơ sở kinh doanh: Công ty cổ phần Hỗ trợ phát triển tin học Địa chỉ: 152 Thuỵ Khê – Hà Nội Mã số thuế : 0100364579 Hoá đơn, chứng từ bán Tên người mua Mã số thuế Doanh số bán chưa có thuế Thuế GTGT KHHĐ Số HĐ N – T …… …… …… ….. …… ….. ….. KH01- B 87501 15/12 Cty TNHH Vĩnh Hà 0100839724 35.872.000 3.587.200 KH01- B 87508 18/12 Cty TM Hoàng Anh 1000798532 48.572.900 4.857.290 KH01- B 87982 25/12 Cty TNHH Star 0100879832 57.982.000 5.798.200 …… ….. ….. …. …. …. …. Cộng 42.842.448.176 2.858.708.723 ( Biểu số 10 ) Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Quyết toán thuế GTGT Năm 2003 MST : 0100364597 Tên cơ sở : Công ty cổ phần Hỗ trợ phát triển tin học HiPT Địa chỉ : 152 Thuỵ Khê – Hà Nội Ngành nghề kinh doanh : Tin học, Buôn bán tư liệu sản xuất stt Diễn giải Doanh số chưa thuế Thuế GTGT( VNĐ) 1 2 3 4 1 2 3 a b c d 4 5 6 7 8 9 10 Hàng hoá, dịch vụ bán ra Hàng hoá, dich vụ không chịu thuế Hàng hoá chịu thuế Hàng hoá xuất khẩu thuế xuất 0% Hàng hoá dịch vụ thuế suất 5% Hàng hoá dịch vụ thuế suất 10% Thuế suất GTGT không được khấu trừ Hàng hoá, dịch vụ mua vào hoặc nhập khẩu Hàng hoá, dịch vụ dùng cho sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT được tính khấu trừ Thuế GTGT kỳ trước chuyển qua + Nộp thiếu + Nộp thừa hoặc chưa được khấu trừ Thuế GTGT phải nộp năm quyết toán Thuế GTGT đã nộp trong năm Thuế GTGT được hoàn trả trong năm Thuế GTGT cuối kỳ quyết toán + Nộp thuế + Nộp thừa hoặc chưa được chiết khấu 42.842.448.176 42.842.448.176 2.994.043.681 22.763.039.567 17.085.364.928 38.047.517.418 2.858.708.723 2.858.708.723 1.141.513.105 1.708.535.020 8.660.598 146.959.044 2.311.190.798 400.558.881 316.383.363 84.175.518 84.175.518 Ngày 28 tháng 2 năm 2003 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ và tên) (ký, họ và tên) (ký, họ tên, đóng dấu) Cơ quan nhận quyết toán: Cục thuế Hà Nội Ngày nhận : Sau đó kế toán hàng hoá tiếp tục lập bảng kê hàng hoá nhập khẩu có kèm theo các chứng từ liên quan đến việc nhập khẩu hàng hoá để tính thuế GTGT đươc khấu trừ: Thuế GTGT = Thuế GTGT - Thuế GTGT phải nộp đầu ra đầu vào Khi thuế GTGT đầu vào của doanh nghiệp lớn hơn thuế GTGT đầu ra thì doanh nghiệp sẽ được Nhà nước hoàn thuế. 2.5. Kế toán TSCĐ Do TSCĐ là cơ sở vật chất không thể thiếu được đối với mỗi quốc gia trong nền kinh tế nói chung và trong mỗi doanh nghiệp nói riêng. Việc theo dõi, phản ánh đầy đủ, chính xác tình hình tăng giảm hao mòn, sửa chữa và hiệu quả sử dụng TSCĐ là nhiệm vụ quan trọng của công tác hạch toán và quản lý TSCĐ. Tổ chức hạch toán TSCĐ không chỉ có ý nghĩa góp phần nâng cao chất lượng quản lý và hiệu quả sử dụng TSCĐ mà còn có ý nghĩa thiết thực trong việc định hướng đầu tư và sản xuất. Tại Công ty HiPT, TSCĐ chiếm 33% trên tổng tài sản kinh doanh của Công ty, chủ yếu tập trung vào nhà cửa, ô tô, cửa hàng, kho hàng và trang thiết bị cho văn phòng. Việc quản lý TSCĐ của Công ty được thực hiện chặt chẽ và phù hợp. Công ty có một Kế toán TSCĐ chuyên theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ. Việc hạch toán TSCĐ của Công ty được hạch toán theo sơ đồ số 10 (trang 36). TSCĐ của Công ty luôn được phản ánh theo đúng nguyên giá, TSCĐ được phép thay đổi nguyên giá khi có quyết định tăng giảm giá của chủ sở hữu. Điều này thể hiện rất rõ khi hàng năm Công ty HiPT đầu tư, nâng cấp hàng loạt máy tính, nâng cấp trụ sở chính, văn phòng làm việc…Trong trường hợp tăng giảm đó các chứng từ Công ty sử dụng đảm bảo đủ thủ tục như : biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản quyết toán công trình, biên bản thanh lý TSCĐ (được theo dõi chi tiết cho từng đối tượng, từng loại và từng địa điểm quản lý sử dụng TSCĐ. Trong Công ty hiện tại chỉ theo dõi, phản ánh phát sinh của TSCĐ hữu hình. Đây là những tư liệu lao động có đủ tiêu chuẩn quy định về mặt giá trị và thời gian sử dụng cho một TSCĐ tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh nhưng vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu. TSCĐ của Công ty phục vụ nhu cầu kinh doanh cho từng cá nhân, từng bộ phận kiểm soát. Cuối quý, cuối năm Công ty tiến hành thanh lý hay nhượng bán TSCĐ không sử dụng. ( Sơ đồ số 10 ) Quy trình hạch toán TSCĐ của Công ty HiPT Chứng từ tăng giảm TSCĐ Thẻ TSCĐ Nhật ký chung Sổ chi tiết TSCĐ Sổ cái TK 211, 214 Bảng tổng hợp chi tiết tăng giảm TSCĐ Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Chứng từ sử dụng - Biên bản bàn giao công trình và quyết toán công trình. - Biên bản đánh giá lại TSCĐ. - Hồ sơ TSCĐ. - Chứng từ mua TSCĐ. - Chứng từ khác. TK sử dụng : Tk 211, TK214 Nguyên tắc hạch toán : TSCĐ được hạch toán theo nguyên giá nghĩa là khi tăng hay giảm TSCĐ đều phải ghi theo nguyên giá. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, TSCĐ của Công ty luôn biến động kế toán phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ, đầy đủ mọi trường hợp biến động. Khi có tài sản tăng do bất kỳ nguyên nhân nào đều phải do Ban kiểm nghiệm TSCĐ của Công ty làm thủ tục nghiệm thu, đồng thời cùng với bên giao lập “ Biên bản giao nhận TSCĐ”. Đối với những TSCĐ cùng loại ( như máy vi tính, máy in… ) giao nhận cùng lúc, do cùng một đơn vị chuyển giao thì có thể lập chung một biên bản. Sau đó phòng kế toán phải sao lại cho mỗi đối tượng liên quan một bản, còn một bản lưu vào hồ sơ riêng. Hồ sơ đó thường bao gồm ; Biên bản giao nhận TSCĐ, các bản sao tài liệu kỹ thuật, các hoá đơn, giấy vận chuyển. Căn cứ vào các hồ sơ TSCĐ, phòng kế toán mở thẻ TSCĐ, thẻ TSCĐ lập thành một bản lưu tại phòng kế toán để theo dõi và ghi chép diễn biến phát sinh trong quá trình sử dụng TSCĐ. Sổ TSCĐ lập chung cho toàn doanh nghiệp một quyển và cho từng đơn vị trực thuộc mỗi nơi một quyển. Thẻ TSCĐ được lưu trữ trong file TSCĐ ở trên máy tính được cán bộ kế toán TSCĐ theo dõi. Mỗi đơn vị trực thuộc của Công ty cũng phải mở một sổ để theo dõi tài sản. Chính từ việc nhận thức rõ vai trò của TSCĐ trong hoạt động kinh doanh quyết định đến công tác quản lý của doanh nghiệp. Công ty HiPT đã tổ chức tốt công tác hạch toán TSCĐ, thường xuyên theo dõi sự biến động của TSCĐ. Công ty không sử dụng TSCĐ đi thuê mà trực tiếp mua bằng nguồn vốn kinh doanh tự có. Hàng năm Công ty đều có một khoản chi phí trích trước để đại tu, bảo dưỡng TSCĐ. Chi phí này chiếm khoảng 3% trên tổng số tài sản của Công ty chứng tỏ Công ty rất quan tâm đến vấn đề sửa chữa, nâng cấp TSCĐ. Tất cả các kế hoạch sửa chữa của Công ty đều được lập ra từ đầu năm, nhờ vậy mà kế toán của Công ty không gặp khó khăn khi ghi chép và theo dõi. 2.6. Kế toán khấu hao TSCĐ. Là doanh nghiệp thương mại hoạt động chủ yếu là mua, bán, nhập các loại hàng hoá liên quan đến máy vi tính nên khi tính chi phí khấu hao TSCĐ được đưa vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Cách tính khấu hao tại Công ty HiPT Mức khấu hao = Nguyên giá TSCĐ Mức khấu hao = Mức khấu hao 1 năm ( 1 tháng ) 12 tháng ( 1 năm ) Thời gian sử dụng TSCĐ Khấu hao theo phương pháp trên là khấu hao theo phương pháp bình quân hay khấu hao được thực hiện theo nguyên tắc tròn tháng, nghĩa là TSCĐ tăng hay giảm xuống từ tháng này thì tháng sau mới tính tăng hay giảm khấu hao. Nguyên tắc hạch toán : TSCĐ dùng cho bộ phận nào thì tính vào chi phí của bộ phận đó. Để phản ánh mức hao mòn TSCĐ kế toán sử dụng TK 214 ( hao mòn TSCĐ ). Hàng tháng, kế toán TSCĐ căn cứ vào bảng phân bổ khấu hao TSCĐ xác định mức khấu hao phải trích vào chi phí của từng bộ phận. Nợ TK 642 : Mức khấu hao hàng tháng ở bộ phận quản lý Nợ TK 641 : Mức khấu hao hàng tháng ở bộ phận bán hàng Có TK 214 ( 214.1) : Mức khấu hao hàng tháng Đồng thời kế toán ghi : Nợ TK 009 : Nguồn vốn khấu hao hàng tháng. Việc khấu hao TSCĐ của Công ty được tính theo phương pháp bình quân là một phương pháp đòi hỏi phải có sự đánh giá chính xác thời gian sử dụng của TSCĐ. Khi sử dụng phương pháp khấu hao này doanh nghiệp phải có sự theo dõi cụ thể đối với từng loại hình TSCĐ cũng như sự biến động tăng giảm của chúng để đảm bảo phản ánh được chính xác mức khấu hao phải tính trong từng tháng, từng quý, từng năm. Mức khấu hao TSCĐ được phân bổ cụ thể vào chi phí của từng bộ phận bán hàng và bộ phận quản lý doanh nghiệp. Điều này giúp cho kế toán TSCĐ tính toán và theo dõi dễ dàng hơn. 2.7. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Như ta đã biết lao động là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, chi phí sử dụng lao động được thể hiện rất rõ nét bằng phạm trù tiền lương và các khoản trích theo lương. Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương không chỉ phục vụ cho công tác quản lý mà còn là tiền đề để hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh. Công ty HiPT là Công ty cổ phần chuyên kinh doanh các mặt hàng công nghệ cao nên tiền lương được trả theo sản phẩm. Tức là Công ty sẽ căn cứ vào số lượng sản phẩm, khối lượng công việc thực tế đạt được và đơn giá tiền lương quy định cho từng loại sản phẩm, công việc để tính ra tiền lương phải trả. Để đảm bảo việc hạch toán tiền lương chính xác và chặt chẽ Công ty HiPT thực hiện hạch toán tiền lương theo sơ đồ sau : Chứng từ gốc về lao động và bảng phân bổ ( Sơ đồ số 11 ) Sổ chi tiết chi phí TK 641, TK 642 Nhật ký chi tiền Nhật ký chung Sổ cái TK 334, TK 338 Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Các chứng từ sử dụng Bảng chấm công hàng tháng Bảng trích lập bảo hiểm xã hội ( BHXH ), bảo hiểm y tế ( BHYT ), kinh phí công đoàn ( KPCĐ ). Các chứng từ khác có liên quan Tài khoản sử dụng : TK 334, Tk 641, TK 642, TK 338 (2,3,4,8) Trong quá trình hạch toán tiền lương và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ được trích theo quy định của Nhà nước và theo chế độ kế toán Công ty hiện nay đang áp dụng. BHXH được trích hàng tháng theo tỷ lệ 20% trên tổng số lương cơ bản. Trong đó 15% tính vào chi phí kinh doanh, 5% trừ vào thu nhập của người lao động. BHYT được trích hàng tháng theo tỷ lệ 3% trên tổng số lương cơ bản. Trong đó 2% tính vào chi phí kinh doanh, 1% tính vào thu nhập của người lao động. KPCĐ được trích 2% trên tổng số lương thực tế, trong đó cả 2% đều tính vào chi phí kinh doanh. Hệ số lương cấp bậc bình quân của Công ty tính theo năm công tác. Cuối tháng kế toán căn cứ vào bảng chấm công hàng tháng, bảng phân bổ tiền lương và BHXH để ghi vào sổ cái TK 334. Công việc tính lương, tính thưởng và các khoản phải trả cho người lao động được thực hiện tập trung tại phòng kế toán doanh nghiệp. Thời gian để tính lương, tính thưởng và các khoản phải trả cho người lao động là hàng tháng. Căn cứ để tính là chứng từ theo dõi thời gian lao động, kết quả lao động và các chứng từ khác có liên quan ( giấy nghỉ phép, quyết định ngừng việc …) . Tất cả các chứng từ trên phải được kế toán kiểm tra trước khi tính lương, tính thưởng và bảo đảm được các yêu cầu chứng từ kế toán. Sau khi kiểm tra các chứng từ, kế toán tiến hành tính lương, tính thưởng, tính trợ cấp phải trả cho người lao động theo hình thức trả lương, trả thưởng, theo hình thức khối lượng công việc thực tế đạt được. Trên cơ sở các bảng thanh toán lương, thưởng, kế toán tiến hành lập chứng từ phân bổ tiền lương, tiền thưởng vào chi phí sản xuất kinh doanh. Việc hạch toán các khoản bảo hiểm ở Công ty HiPT được thực hiện rất chi tiết và đúng theo quy định, chế độ Nhà nước đã ban hành. Điều này thể hiện rất rõ trong quy định của Công ty và trong sổ cái TK 338 – Phải trả, phải nộp khác. ( Biểu số 11 ) Sổ cái Từ ngày 01/01/2003 đến ngày 31/12/2003 TK 338 – Phải trả, phải nộp khác. Dư có đầu kỳ : 111.537.400 Ngày SH CT Diễn giải TKĐƯ Phát sinh Nợ Phát sinh có 31/3 13/4 30/6 27/8 30/9 17/12 31/12 BH01 4103 BH02 4138 BH03 4156 BH04 Trích nộp BHXH quý I/2003 Chi nộp BHXH năm 2002 Trích nộp BHXH quý II/2003 Chi nộp BHXH quý I+II/2003 Trích nộp BHXH quý III/2003 Chi nộp BHXH quý III+IV/2003 Trích nộp BHXH quý IV/2003 642 112 642 112 642 112 642 32.882.400 19.829.400 23.250.000 6.917.850 7.954.200 8.942.400 8.495.100 Cộng phát sinh 75.961.800 32.309.550 Dư có cuối kỳ : 67.885.150 Kế toán trưởng Ngày 31 tháng 12 năm 2003 ( ký, họ tên ) Người lập biểu ( ký, họ tên ) Với mức thu nhập trung bình một nhân viên trong Công ty là 1.500.000 đ/ tháng (2003) đã đảm bảo cho nhân viên chi tiêu trong cuộc sống hàng ngày và đồng thời tham gia công việc một cách tốt hơn. Chế độ bảo hiểm cho nhân viên trong Công ty được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước. Khi phát sinh trường hợp nhân viên của Công ty đau ốm, bị tai nạn trong khi làm nhiệm vụ, sau khi căn cứ vào các chứng từ, sổ sách của bên trực tiếp theo dõi và chữa trị cho nhân viên, kế toán Công ty sẽ tính toán mức chi trả bảo hiểm cho nhân viên rồi chuyển đến bộ phận có thẩm quyền giải quyết theo đúng quy định. Công ty HiPT thực hiện thanh toán lương cho nhân viên qua Ngân hàng. Mỗi nhân viên khi được nhận vào làm việc trong Công ty đều phải mở tài khoản riêng của mình ở ngân hàng mà Công ty quy định. Cứ đến ngày mùng 4 hàng tháng Ngân hàng sẽ tự động chuyển lương vào tài khoản riêng của mỗi nhân viên trong Công ty theo đúng những thoả thuận giữa Công ty và Ngân hàng đã ký kết. Nhân viên của Công ty sẽ chủ động đến Ngân hàng rút tiền lương của mình ra để sử dụng khi cần thiết. Đây là hình thức thanh toán lương tất hiện đại và tiện dụng, giảm bớt công việc của kế toán tiền lương. Khi có sự thay đổi mức lương của nhân viên, kế toán lương sẽ lập một danh sách các nhân viên có sự thay đổi về mức lương. Bản danh sách đó sẽ được giám đốc Công ty ký duyệt, sau đó gửi đến Ngân hàng bổ sung và thực hiện chi trả cho đúng. Toàn bộ tiền lương của nhân viên sẽ được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp và được phân bổ theo từng phòng ban chức năng. Với mức thu nhập của nhân viên trong Công ty như hiện nay đã đảm bảo mức sống tương đối ổn định và trong tương lai nhân viên của Công ty có quyền hy vọng một mức lương cao hơn, chế độ đãi ngộ tốt hơn. 2.8. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Đối với Công ty HiPT chi phí bán hàng là một bộ phận của chi phí lưu thông, chi phí bán hàng được bù đắp bằng khối lượng doanh thu thuần thực hiện. Để tập hợp chi phí bán hàng của Công ty, kế toán sử dụng TK 641 – theo dõi chi tiết chi phí bán hàng trên từng tài khoản cấp hai. Cuối tháng kế toán tập hợp chi phí bán hàng vào sổ cái TK 641. Toàn bộ chi phí bán hàng phát sinh sẽ được kết chuyển vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh. Công ty HiPT coi chi phí quản lý là một loại chi phí thời kỳ, được tính đến khi hạch toán lợi nhuận thuần của kỳ báo cáo. Cũng giống như chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp chỉ liên quan tới khối lượng sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã bán trong kỳ. Nội dung chi phí quản lý doanh nghiệp cũng bao gồm các yếu tố có sự khác biệt. Chi phí quản lý doanh nghiệp phản ánh các khoản chi chung cho quản lý văn phòng và các khoản chi kinh doanh không gắn được với các địa chỉ cụ thể trong cơ cấu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp ở Công ty được theo dõi trên TK 642 chi tiết theo từng tài khoản cấp hai. Quá trình hạch toán ghi sổ chi phí quản lý doang nghiệp như chi phí bán hàng. Khi chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh lớn kế toán kết chuyển về TK 142 (142.2) – chi phí chờ kết chuyển tính cho kỳ sau. Chứng từ sử dụng gồm ; Phiếu chi thương mại. Giấy báo nợ Ngân hàng Phiếu xuất kho hàng hoá. Bảng thanh toán lương, BHXH, BHYT, KPCĐ. Tài khoản sử dụng : TK 641, TK 642 và các tài khoản liên quan : TK 111, TK112, TK331, TK 338, TK 214 Cuối kỳ kết chuyển cả hai loại chi phí trên vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh. Chi phí bán hàng được chia cho từng bộ phận. Chi phí quản lý doanh nghiệp chia theo tỷ lệ đến từng bộ phận. Bộ phận nào doanh số nhiều thì chịu chi phí lớn. Chi phí được quyết toán theo năm hay theo kỳ 6 tháng. ( khi phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp . ( Biểu số 12 ) Sổ cái TK 641 : chi phí bán hàng Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Phát sinh Nợ Phát sinh Có NT SH … 23/12 24/12 26/12 … 31/12 … 1001 1104 1254 … ZQT3 … Thtoán vận chuyển hàng Thtoán chi phí vận chuyển hàng nhập khẩu Thanh toán tiền thuê cửa hàng … Kết chuyển xác định kết quả … 112 111 111 … 911 … 1.413.890 10.416.259 15.236.000 … 100.625.922 Cộng phát sinh 100.625.922 100.625.922 Kế toán trưởng Ngày 31 tháng 12 năm 2003 ( ký, họ tên ) Người lập biểu ( ký, họ tên ) ( Biểu số 13 ) Sổ cái TK 642 : chi phí quản lý doanh nghiệp Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Phát sinh Nợ Phát sinh Có SH NT … 13/12 14/12 … 31/12 … 1103 1123 … ZQT4 … Thtoán mua linh kiện và phí nhắn tin Phí dịch vụ Ngân hàng hàng hải … Kết chuyển xác định kết quả Cộng phát sinh … 112 111 … 911 … 643.200 6364 … .2.237.979.529 2.237.979.529 .2.237.979.529 Kế toán trưởng Ngày 31 tháng 12 năm 2003 ( ký, họ tên ) Người lập biểu ( ký, họ tên ) 2.9. Kế toán chi phí bảo hành Đối với một doanh nghiệp kinh doanh hàng hoá công nghệ cao thì vấn đề dịch vụ sau bán hàng là rất quan trọng. Khách hàng sẽ luôn cảm thấy yên tâm khi máy móc của mình mua về được bảo đảm trong một khoảng thời gian nhất định ( thường là một năm ). Vì vậy đối với Công ty HiPT để giữ uy tín của mình Công ty luôn có một bộ phận bảo hành. Bộ phận bảo hành không hạch toán độc lập nên chi phí bảo hành được đưa vào TK 6415 – chi phí bảo hành với chứng từ sử dụng là phiếu bảo hành. Các nghiệp vụ cụ thể Khi phát sinh các chi phí bảo hành kế toán ghi Nợ Tk 6415 Có TK 156, 111, 112 Nếu doanh nghiệp trích trước chi phí bảo hành kế toán của Công ty sẽ hạch toán : + Khi trích trước chi phí bảo hành : Nợ TK 6415 Có TK 335 + Khi phát sinh chi phí bảo hành : Nợ TK 335 Có TK 156 2.10. Kế toán vốn bằng tiền Nhận thức được vốn bằng tiền, thanh toán và vay tiền liên quan tất cả các khâu của quá trình sản xuất – kinh doanh ở các doanh nghiệp đồng thời cũng phản ánh khả năng thanh toán tức thời của doanh nghiệp nên Công ty HiPT quản lý vốn bằng tiền hết sức chặt chẽ. Tiền mặt tồn quỹ dùng để chi hàng ngày của Công ty luôn đảm bảo ở mức hợp lý. Các giao dịch chủ yếu về thanh toán, thu tiền hàng thường được thực hiện giao dịch qua Ngân hàng. Kế toán tiền mặt ngoài việc hàng ngày phản ánh tình hình thu chi và tồn quỹ tiền mặt thì cứ sau 3 ngày lại tiến hành kiểm kê quỹ, đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ sách. Việc thu chi tiền tại quỹ phải căn cứ vào lệnh thu, lệnh chi. Kế toán tiền mặt tiến hành lập phiếu thu, phiếu chi sau đó tiến hành thu, chi theo chứng vừa lập đồng thời sử dụng phiếu thu, phiếu chi để ghi vào sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ. Do tiền trong Công ty bao gồm tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng, tiền đang chuyển - đây là tài sản linh hoạt nhất của doanh nghiệp có thể dễ dàng chuyển đổi thành các loại tài sản khác. Mặt khác loại tài sản này có tính luân chuyển cao cho nên công tác kế toán tài sản bằng tiền ở đây bao gồm tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng, ngoại tệ do kế toán chịu trách nhiệm báo cáo sao cho Ban giám đốc có thể biết được sự tăng giảm của tài sản. Chứng từ sử dụng Chứng từ thu, chi và các chứng từ liên quan giấy báo Ngân hàng. TK sử dụng : TK 111 và các tài khoản cấp hai 1111, 1112, 1113 TK 112 và các tài khoản cấp hai 1121, 1122, 1123 Quy trình hạch toán vốn bằng tiền : ( Sơ đồ số 12 ) Nhật ký chung Báo cáo quỹ Phiếu thu Phiếu chi Vốn bằng tiền của Công ty chiếm khoảng 10,12% trên tổng tài sản của Công ty trong đó tiền mặt tồn quỹ có khoảng 2,1% trên tổng tài sản hiện có của Công ty. Sở dĩ doanh nghiệp luôn có một lượng tồn qũy chiếm trên 2% trong tổng số tài sản như vậy là do doanh nghiệp luôn phải thanh toán các khoản chi như điện, nước, điện thoại cùng với một số chi tiết máy móc quan trọng mà nhà cung cấp luôn đòi hỏi doanh nghiệp phải thanh toán bằng tiền mặt. Công ty HiPT chỉ theo dõi vốn bằng tiền ở hai loại là tiền mặt và tiền gửi Ngân hàng. Riêng đối với ngoại tệ Công ty sử dụng phương pháp giá thực tế. Tỷ giá quy đổi theo tỷ giá của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam. Với tình hình chính trị luôn biến động ở các quốc gia lớn thì việc theo dõi ngoại tệ theo tỷ giá thực tế giúp kế toán Công ty theo sát hơn những biến động bất thường của ngoại tệ mạnh mà chủ yếu là đô la Mỹ. Đến cuối tháng kế toán Công ty căn cứ vào tỷ giá thực tế tại thời điểm cuối cùng của tháng với các tỷ giá thực tế đã phát sinh để điều chỉnh ngoại tệ. Chênh lệch ngoại tệ được đưa vào tài khoản 413. Tất cả các loại ngoại tệ giao dịch trong kinh doanh đều được kế toán của Công ty theo dõi trên TK 007 – ngoại tệ các loại và được chi tiết cho từng ngoại tệ. Căn cứ vào phần chênh lệch tỷ giá của nghiệp vụ phát sinh trong kỳ, nếu lãi về tỷ giá hối đoái Công ty sẽ kết chuyển về TK711, lỗ về tỷ giá hối đoái Công ty sẽ kết chuyển về TK 811. Do đặc thù Công ty là kinh doanh thương mại nên sự biến động của vốn bằng tiền trong Công ty là rất lớn. Nếu như đầu năm vốn bằng tiền chỉ chiếm khoảng 10,12% trên tổng số tài sản thì đến cuỗi năm vốn bằng tiền của Công ty đã tăng lên gần 21%. Sự biến động này chủ yếu do khách hàng thanh toán tiền hàng và số lượng hàng tồn kho giảm so với đầu năm. Để quản lý tốt vốn bằng tiền trong nội bộ doanh nghiệp, kế toán Công ty HiPT hàng ngày đều phải phản ánh tình hình thu chi tồn quỹ tiền mặt để luôn đảm bảo mức tồn quỹ tiền mặt hợp lý. Theo dõi tình hình tăng, giảm và luôn đảm bảo mức tồn quỹ tiền mặt hợp lý. Theo dõi tình hình tăng, giảm và số dư tiền gửi Ngân hàng hàng ngày Công ty luôn hạn chế tối đa việc dùng quỹ tiền mặt để thanh toán mà thường xuyên dùng hình thức thanh toán qua Ngân hàng. Đây là một hình thức thanh toán đảm bảo an toàn trong kinh doanh đồng thời tiết kiệm được thời gian cho bộ phận kế toán. 2.11. Kế toán xác định kết quả kinh doanh tại Công ty HiPT Kết quả kinh doanh của các doanh nghiệp được thể hiện bằng chỉ tiêu lợi nhuận. Để tính toán được kết quả kinh doanh mà Công ty đạt được trong năm, kế toán của Công ty xác định bằng cách : Kết quả hoạt động = Doanh thu thuần hoạt - Chi phí hoạt động kinh doanh động trong kỳ trong kỳ Doanh thu thuần = Doanh thu bán hàng - Giảm giá - thuế xuất khẩu phải trong kỳ hàng bán nộp trong kỳ Chi phí hoạt động = Trị giá vốn hàng + Chi phí bán hàng + Chi phí QLDN trong kỳ bán trong kỳ (đã phân bổ) (đã phân bổ) Kết quả hoạt động = Thu nhập hoạt động - Chi phí hoạt động tài chính tài chính khác Cuối kỳ kế toán kết chuyển các tài khoản liên quan về TK 911 đẻ xác định kết quả kinh doanh. Chứng từ sử dụng : - Các chứng từ tự lập - Quyết định phân bổ chi phí của doanh nghiệp Tài khoản sử dụng : TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sinh Việc tuân theo một quy trình hạch toán chặt chẽ giúp cho Công ty xác định một cách chính xác và đầy đủ các bước cần phải thực hiện khi xác định kết quả kinh doanh trên sổ kế toán, quy trình hạch toán kết quả kinh doanh của doanh nghiệp được hạch toán như sau : ( Sơ đồ số 13 ) quy trình hạch toán kết quả kinh doanh của công ty Hipt Chứng từ gốc về tiêu thụ ( HĐBH, HĐTT ) Nhật ký bán hàng Nhật ký chung Sổ chi tiết TK liên quan 632, 641,911… Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái TK 632, 421, 511… Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sinh Đẻ xác định kết quả kinh doanh kế toán sử dụng TK 511, TK 632, TK641, TK 642, TK 911 và một số tài khoản có liên quan. Sau khi kết chuyển giá vốn, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, doanh thu thuần sang tài khoản 911 kế toán tiến hành xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá của Công ty theo công thức : Kết quả = Doanh thu - Giá vốn - Chi phí - Chi phí - Chi phí chờ kinh doanh thuần hàng bán bán hàng QLDN kết chuyển ( Biểu số 14 ) Sổ cái Từ ngày 01/01/2003 đến ngày 31/12/2003 TK 511- doanh thu bán hàng Dư nợ đầu kỳ: Ngày SH Diễn giải TKĐƯ Phát sinh Nợ Phát sinh Có 04/01 121 Bán 1 Vei8 Công ty NTC 131 13.248.690 05/01 123 Bán 15 Scan cho VN- EC 131 125.130.000 06/01 128 Dịch vụ lắp mạng bảo hiểm 131 2.868.000 … … … … 31/12 ZQT9 Kết chuyển xác định kết quả 911 86.837.875.138 Cộng phát sinh 86.837.875.138 86.837.875.138 Ngày 31 tháng 12 năm 2003 Kế toán trưởng Người lập phiếu ( ký, họ và tên) ( ký, họ và tên) ( Biểu số 15 ) Sổ cái Từ ngày 01/01/2003 đến ngày 31/12/2003 TK 632: Giá vốn hàng bán Dư nợ đầu kỳ: Chứng từ Diễn giải TKĐƯ PS Nợ PS Có SH NT 04/01 06/01 15/09 … 31/12 121 154 179 … ZQT1 Bán 1 Vei8 Công ty NTC Bán 1 Vei8 Công ty NTS Bán 1 máy tính HP Brio Kết chuyển xác định kết quả kinh doanh 156 156 156 … 911 13.248.690 18.175.011 25.135.000 … 40.162.765.561 Cộng phát sinh 40.162.765.561 40.162.765.561 Dư nợ cuối kỳ : Ngày 31 tháng 12 năm 2003 Kế toán trưởng Người lập biểu ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( Biểu số 16 ) Sổ CáI Từ ngày 1/1/2003 đến ngày 31/12/2003 Tk 911- xác định kết quả kinh doanh Dư nợ đầu kỳ : Chứng từ Diễn giải TKĐƯ PS nợ PS có NT SH 31/12 31/12 31/12 31/12 … 31/12 ZQT1 ZQT3 ZQT4 ZQT9 … ZQT15 Kết chuyển GVHB K/c chi phí bán hàng K/c chi phí quản lý dn K/c doanh thu hàng hoá … K/c lợi nhuận trước thuế 632 641 642 511 … 421 40.162.765.561 100.625.922 2.237.979.529 … 314.617.914 86.837.875.138 Cộng phát sinh 96.156.568.235 96.156.568.235 Ngày 31 tháng 12 năm 2003 Kế toán trưởng Người lập biểu ( ký, họ tên ) (ký, họ tên ) 2.12. Kế toán phân phối kết quả kinh doanh Tài khoản sử dụng là TK 421- lãi chưa phân phối. Sau khi thực hiện nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nước, Công ty trích lập các quỹ theo quy định trên các tài khoản 414, 415, 431, phần lãi còn lại sẽ được chia cho các cổ đông theo tỷ lệ vốn góp. 2.13. Kế toán báo cáo tài chính Báo cáo tài chính (BCTC) là sản phẩm cuối cùng của toàn bộ quy trình kế toán tài chính trong các doanh nghiệp. Nó là thông tin tổng hợp theo các chỉ tiêu nhằm thoả mãn những thông tin cần thiết cho các chủ thể trong và ngoài doanh nghiệp. BCTC là nguồn thông tin chủ yếu để phân tích, đánh giá tình hình kinh doanh, tình hình tài chính của doanh nghiệp trong kỳ và có những nhận định trong kỳ tiếp theo. Để có thể biết được hiệu quả kinh doanh của Công ty một cách cụ thể, chi tiết ( do đặc điẻm kinh doanh trong lĩnh vực máy tính có sự thay đổi liên tục về chất lượng máy ) nên báo cáo kết quả kinh doanh được thông báo một cách liên tục trong các cuộc họp giao ban tuần, phải đưa ra được 3 loại : Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả kinh doanh Báo cáo công nợ Từ 3 báo cáo được đưa ra, các bộ phận cùng Ban giám đốc có thể biết một cách toàn diện tình hình kinh doanh, nguồn vốn, công nợ và từ đó biết được kết quả kinh doanh ra sao. BCTC là một căn cứ quan trọng đẻ Ban giám đốc đề ra phương hướng kinh doanh trong thời gian tới. Căn cứ vào tình hình sản xuất kinh doanh, kế toán phải thuyết trình được bảng cân đối tài sản, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lỗ cho Cục Thuế để kiểm tra nếu bị lỗ. Phần III Đánh giá tình hình tổ chức hạch toán kế toán tại công ty hipt 1. ưu điểm Trải qua hơn 10 năm hình thành và phát triển, Công ty HiPT đã trưởng thành và ngày càng khẳng định vị trí của mình trên thị trường trong và ngoài nước. Đẻ có những thành công đó chính là nhờ sự cố gắng hết mình của Ban lãnh đạo cùng tập thể cán bộ công nhân viên trong Công ty. Trong quá trình phát triển đó, công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng đã không ngừng được củng cố và hoàn thiện. Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức gọn nhẹ và hợp lý, về cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu hạch toán cung cấp thông tin kế toán tương đối đầy đủ và chính xác. Với đặc điểm là doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, hoạt động tập trung nên việc tổ chức công tác kế toán tập trung là hoàn toàn phù hợp. Các nhân viên của các phòng ban thực hiện nhiệm vụ hạch toán ban đầu , thu thập để kiểm tra chứng từ, sau đó chứng từ kế toán được gửi về phòng kế toán để kiểm tra và ghi sổ từ đó tạo cơ sở để kiẻm tra, giám đốc tình hình sử dụng vật tư lao động, tiền vốn, thu nhập…, xử lý và cung cấp những thông tin của các hoạt động kinh tế tài chính diễn ra trong toàn Công ty, giúp giám đốc Công ty kịp thời ra những quyết định quản lý. Công tác kế toán ở Công ty HiPT được thực hiện theo đúng chính sách, chế độ về quản lý kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành trong quá trình sản xuất kinh doanh đều được Công ty lập chứng từ làm cơ sở pháp lý cho mọi sỗ liệu, phản ánh trên các tài khoản, bảng kê, bảng phân bổ, nhật ký chung, sổ chi tiết, sổ tổng hợp và các báo cáo kế toán. Các chứng từ kế toán được tập hợp kịp thời và theo đúng quy định. Với hình thức sổ Nhật ký chung, công tác tổ chức chứng từ của Công ty tương đối tốt, luôn đảm bảo được tính chính xác của số liệu. Công ty có đội ngũ nhân viên trẻ, có trình độ và rất năng động đáp ứng được tốt khả năng nắm bắt thông tin, nhanh nhạy với những thay đổi của thị trường, cường độ làm việc cao. Việc HiPT ứng dụng công nghệ tin học vào công tác kế toán đã góp phần quan trọng trong việc đảm bảo vai trò, chức năng của hạch toán kế toán. Thông tin kế toán cung cấp đảm bảo tính chính xác đầy đủ, kịp thời những biến động hàng hoá của Công ty tại thời điểm của chu kỳ kinh doanh cũng như cung cấp những căn cứ xác đáng cho việc phân tích hoạt động và đề r a những quyết định kinh doanh kịp thời, phù hợp vơí thực tiễn kinh doanh đặt ra cho Công ty, từ đó góp phần Công ty đứng vững và phát triển. 2. Nhược điểm 2.1. Kế toán hàng hoá Thứ nhất, máy vi tính, máy quét, máy in,…là loại máy móc thiết bị có nhiều chi tiết phức tạp, được sản xuất tại nhiều quốc gia khác nhau do đó sẽ có nhiều mẫu mã, mức giá và tính năng khác nhau. Tuy Công ty đã có sự phân loại về máy, nhưng vì không lập sổ danh điểm nên việc sắp xếp máy móc không có thứ tự nhất định làm cho công tác tổng hợp số liệu kế toán gặp khó khăn. Thứ hai , các loại máy móc mà Công ty kinh doanh là loại sản phẩm hàng hoá dễ bị giảm giá trong thời gian ngắn, gây tổn thất về tài chính cho Công ty. Bên cạnh đó, giá cả trên thị trường máy tính luôn luôn biến động nhưng Công ty không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và không tuân theo nguyên tắc thận trọng của kế toán. Thứ ba, là một Công ty kinh doanh về máy tính nhưng việc bán hàng qua mạng lại chưa được Công ty áp dụng để mở rộng thêm thị trường tiêu thụ. Do đó, việc tạo lập 1 trang WEB bán hàng trên mạng Internet là không thể thiếu . Thứ tư , trong tổ chức hạch toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp thẻ song song, trong đó có thẻ kho bản chất là được dùng để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn về mặt số lượng, được mở cho từng danh điểm vật tư, hàng hoá và theo từng kho. Đồng thời thẻ kho do thủ kho ghi, cơ sở để ghi là chứng từ nhập xuất, tính ra số tồn trên từng thẻ sau đó đối chiếu với từng sổ chi tiết. Nhưng để đơn giản, Công ty HiPT đã thiết kế thẻ kho bao gồm cả đơn giá tiền nhập, tiền xuất vào thẻ kho thì vẫn phải tiếp tục vào sổ chi tiét hàng hoá sau đó vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn. Việc ghi thẻ kho như vậy vừa làm mất thời gian của kế toán hàng hoá, vừa khó khăn cho việc theo dõi thẻ kho. Bởi vì nếu số lượng hàng hoá nhập xuất quá nhiều thì kế toán hàng hoá mất nhiều công sức vào sổ. 2.2. Tổ chức hạch toán vốn bằng tiền Kế toán tiền mặt của Công ty kiêm nhiệm cả công việc giao dịch tiền và giữ tiền tức là Công ty không có sự tách biệt việc bảo đảm vốn bằng tiền với việc ghi chép các nghiệp vụ này. Điều này thể hiện rất rõ qua quy trình luân chuyển chứng từ thu tiền và chi tiền. ( Sơ đồ số 14 ) Người nộp Kế toán Kế toán Kế toán Nghiệp vụ tiền tiền mặt tiền mặt tiền mặt thu tiền (1) (2) (3) (4) Đề nghị Lập phiếu Thu tiền Ghi sổ nộp tiền thu Kế toán Kế toán trưởng tiền mặt (5) (6) Ký phiếu Bảo quản Thu lưu trữ Người nhận Giám Kế toán Kế toán Nghiệp vụ tiền đốc trưởng tiền mặt chi tiền (1) (2) (3) (4) Đề nghị Duyệt Duyệt Lập phiếu chi tiền chi chi chi Thủ quỹ Kế toán Giám đốc Kế toán tiền mặt tiền mặt (5) (6) (7) (8) Xuất quỹ Ghi sổ Ký phiếu chi Bảo quản Lưu trữ 2.3. Tổ chức hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí là một trong những yếu tố trung tâm trong công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà quản trị. Chi phí ảnh hưởng trực tiếp đến nguồn lợi nhuận, tài sản, sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Tuy nhiên, hiện tại Công ty chỉ tiến hành phân loại chi phí theo nội dung kinh tế. Theo cách phân loại này, doanh nghiệp dễ dàng chứng minh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí bằng những chứng cứ cụ thể và các đối tác bên ngoài cũng kiểm tra tính chính xác, tính trung thực thông tin chi phí trên qua chứng từ. Đồng thời nó phù hợp với việc cung cấp thông tin công khai, phù hợp với lĩnh vực báo cáo chi phí của kế toán tài chính. Tuy nhiên vấn đề đặt ra là khi tăng doanh thu, nhà quản trị doanh nghiệp sẽ không biết được dòng chi phí sẽ biến động như thế nào, lợi nhuận sẽ thay đổi như thế nào, những dòng chi phí nào liên quan trực tiếp đến sự biến động doanh thu để có những giải pháp điều chỉnh, dự báo chi phí thích hợp. 2.4. Tổ chức hạch toán các nghiệp vụ thanh toán Trong quá trình tiến hành hoạt động kinh doanh tại Công ty HiPT thường xuyên phát sinh các nghiệp vụ thanh toán công nợ bằng ngoại tệ. Vào cuối năm tài chính, Công ty tiến hành đánh giá lại các số dư nợ phải trả và dư nợ phải thu có gốc ngoại tệ theo tỷ gía giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước VIệt Nam công bố tại thời điểm cuối năm tài chính. Công ty hạch toán chênh lệch tỷ giá hối đoái, đánh giá các số dư các khoản nợ phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ vào TK 721 và Tk 821. Việc hạch toán như vậy là không đúng với chế độ hạch toán hiện hành. 2.5. Tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương Hàng tháng, Công ty tiến hành tính lương cho nhân viên bán hàng, nhân viên quản lý doanh nghiệp và thanh toán lương thông qua Ngân hàng mà Công ty quyết định. Nhưng việc tính các khoản bảo hiểm, kinh phí công đoàn không thống nhất trên một loại hình cụ thể. Các khoản bảo hiểm thì tính trên tiền lương cơ bản, còn kinh phí công đoàn tính trên tiền lương thực tế. Điều này làm cho chi phí tăng ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. 2.6. Tổ chức hạch toán các nghiệp vụ dự phòng Là một doanh nghiệp thương mại kinh doanh dưới nhiều hình thức bán buôn, bán lẻ, bán đại lý… và có nhiều hình thức thanh toán khác nhau như thanh toán nhanh, thanh toán chậm . Nhưng dù kinh doanh thế nào chăng nữa, không phải lúc nào cũng trả nợ cho khách hàng được ngay, mua hàng là có tiền thanh toán luôn. Do vậy, để tiêu thụ được nhiều hàng hoá, Công ty phải chấp nhận hình thức thanh toán chậm. Trong thời gian chờ thu hồi công nợ, Công ty không tránh khỏi rủi ro từ phía bạn hàng đem lại. Ví dụ như bạn hàng đang hoạt động kinh doanh tốt nhưng do chịu chi phối khắc nghiệt của quy luật cạnh tranh và các quy luật kinh tế vốn có của thị trường, bạn hàng kinh doanh thua lỗ kéo dài dẵn đến phá sản hoặc bạn hàng có khả năng thanh toán nhưng lại không muốn thanh toán nợ, cố tình kéo dài trong nhiều năm… Vì vậy việc Công ty không trích lập nợ phải thu khó đòi không đảm bảo nguyên tắc thận trọng của kế toán 3. Những đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty HiPT 3.1. Tổ chức chứng từ kế toán Xây dựng chương trình luân chuyển một cách khoa học cho từng loại chứng từ nhằm rút ngắn thời gian luân chuyển, tăng độ nhanh nhạy của thông tin kế toán. Xây dựng phương pháp phân loại tổng hợp chứng từ và cung cấp số liệu giữa các bộ phận một cách hợp lý, tạo điều kiện dễ dàng cho việc ghi sổ kế toán và cung cấp thông tin. Vì chứng từ là sự minh chứng các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành một cách hợp pháp, hợp lý. Do đó, Công ty cần phải tôn trọng các thủ tục lập chứng từ, lập ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành tại một thời gian, địa điểm cụ thể. Sau khi lập, chứng từ được luân chuyển theo trình tự nhất định để thực hiện chức năng thông tin và kiểm tra. Chứng từ cần được phân loại và mã hoá cho phù hợp nhằm làm giảm bớt công việc kế toán. 3.2. Kế toán hàng hoá Sau khi phân loại hàng hoá thành từng nhóm, Công ty cần lập sổ danh sách điểm khi đó các hàng hoá đã được mã hoá theo thứ tự hợp lý sẽ được sử dụng để ghi thẻ kho, sổ chi tiết hàng hoá và các sổ khác. Theo nguyên tắc thận trọng của kế toán cần phải lập dự phòng cho từng loại hàng hoá nói riêng và nhóm hàng tồn kho nói chung. Khi có bằng chứng chắc chắn về sự phát sinh có thể xảy ra như các khoản thua lỗ, hư hỏng, mất mát thì kế toán có thể dễ dàng xử lý theo đúng quy định của kế toán. Công ty nên mở rộng phương thức bán hàng để thúc đẩy hơn nữa việc tiêu thụ sản phẩm công ty như khuyến mãi, giảm giá trong các dịp lễ tết… Đồng thời nên có kế hoạch thực hiện việc bán hàng qua mạng. 3.3. Kế toán vốn bằng tiền Do có sự kiêm nhiệm của kế toán tiền mặt đó là vừa giữ quỹ vừa làm công tác giao dịch tiền kiêm luôn việc viết phiếu chi đã vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong kế toán. Công ty nên xem xét việc tách bạch nhiệm vụ của kế toán tiền mặt đồng thời điều chỉnh lại quy trình của nghiệp vụ thu và chi tiền. 3.4. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý Công ty nên phân loại chi phí theo mối quan hệ với khối lượng hoạt động. Những thông tin thu nhận từ cách phân loại này sẽ giúp cho nhà quản trị lập kế hoạch kiểm tra và chủ động điều tiết chi phí cho phù hợp. Nhà quản trị biết được khi mức độ hoạt động biến động thì chi phí sẽ biến động thế nào, từ đó doanh nghiệp xây dựng kế hoạch về chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp nhằm quản lý tốt chi phí. Nhà quản trị cũng có thể dễ dàng nhận biết mối quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận từ đó tạo điều kiện tốt hơn cho việc hoạch định các mức độ chi phí, khối lượng, doanh thu để đạt được lợi nhuận mong muốn. 3.5. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán Công ty nên hạch toán chênh lệch tỷ giá hối đoái từ việc đánh giá lại số dư các khoản nợ phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ và các khoản mục tiền có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính vào Tài khoản 515 – Doanh thu từ hoạt động tài chính (nếu lãi) và Tài khoản 635 – Chi phí hoạt động tài chính (nếu lỗ). Điều này sẽ đảm bảo cho Công ty hạch toán đúng theo chế độ kế toán hiện hành. 3.6. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Công ty nên hạch toán các khoản bảo hiểm, kinh phí công đoàn trên tiền lương cơ bản và hàng tháng phải trích lập các khoản này. Khi tính trích các khoản bảo hiểm, kinh phí công đoàn cho nhân viên bán hàng và nhân viên quản lý doanh nghiệp theo tỷ lệ quy định trên tiền lương cơ bản : Kinh phí công đoàn Nợ TK 641/ Có TK 338 (3382) Bảo hiểm xã hội Nợ TK 641/ Có TK 338 (3383) Bảo hiểm y tế Nợ TK 641/ Có TK 338 (3384) 3.7. Kế toán các nghiệp vụ dự phòng Công ty nên trích lập dự phòng phải thu khố đòi để tránh những tổn thất, rủi ro không đáng có và đảm bảo nguyên tắc thận trọng của kế toán. Khi có nghiệp vụ nợ phải thu khó đòi phát sinh, doanh nghiệp chủ động điều tiết chi phí làm cho chi phí kinh doanh của kỳ đó không bị tăng lên một cách đột biến và như vậy sẽ không ảnh hưởng lớn đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ đó. 3.8. Hoàn thiện quy trình áp dụng kế toán máy Để phát huy thế mạnh của phần mềm kế toán trong hạch toán kế toán làm giảm bớt khối lượng công việc trùng lặp, Công ty nên xây dựng lại quy trình xử lý, hệ thống hoá thông tin trong hệ thống kế toán tự động như sau : ( Sơ đồ số 15 )Chứng từ kế toán Tệp số liệu chi tiết Tệp sổ cái Tệp số liệu tổng hợp tháng Báo cáo kế toán, sổ kế toán Công ty nên quan tâm đến việc tổ chức luân chuyển chứng từ, xử lý, lưu trữ, và bảo quản chứng từ trên máy. Đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến các bộ phận, cá nhân nhất định phù hợp với chức trách, nhiệm vụ được phân công. Vì vậy, cần phải xây dựng trình tự luân chuyển chứng từ kế toán thích hợp với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở đơn vị. Trình tự luân chuyển chứng từ trên phần mềm kế toán phải quy định những nội dung sau : + Quy định về người lập và kiểm tra chứng từ + Thời hạn chuyển giao chứng từ + Nơi nhận và chuyển giao chứng từ + Thời gian và người nhập chứng từ vào + Bộ phận lưu trữ chứng từ Kết luận Để tiếp tục sự nghiệp đổi mới kinh tế, đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hóa đất nước, vì mục tiêu dân giàu nước mạnh, nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội trong những năm trước mắt là phát huy cao nhất các nguồn lực, các tiềm năng lợi thế, khắc phục những khó khăn và những vấn đề mới nảy sinh, tạo sự phát triển nhanh và bền vững. Với tư cách là bộ phận cấu thành quan trọng của hệ công cụ quản lý tài chính trong nền kinh tế thị trường mở cửa và hôị nhập, kế toán cần phải tiếp tục hoàn thiện và phát triển. Ra đời trong thời kỳ nền kinh tế Việt Nam đang có những bước tiến quan trọng, Công ty cổ phần Hỗ trợ phát triển tin học HiPT đã khắc phục những khó khăn ban đầu để vươn lên chiếm lĩnh thị trường máy tính. Mặc dù quy mô không lớn nhưng những gì mà Công ty đạt được trong những năm vừa qua càng khẳng định những bước đi vững chắc của Công ty trong việc phát triển thị trường máy tính ở Việt Nam. Là một sinh viên lần đầu tiên tiếp cận với công tác kế toán tại một doanh nghiệp kinh doanh về một lĩnh vực tin học, em không tránh khỏi những sai sót và hạn chế. Em rất mong có sự góp ý, nhận xét của các thầy cô giáo và sự đóng góp ý kiến của Ban lãnh đạo Công ty để bài viết này xác thực và đúng hướng hơn. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo TS. Phạm Quang và Phòng Kế toán Tài chính của Công ty HiPT đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành báo cáo thực tập này Mục lục Trang Lời nói đầu 3