Chuyên đề Công tác tổ chức kế toán hàng hoá, công cụ, dụng cụ tại Công Ty Thương Mại và Dịch Vụ Nhựa thuộc Tổng Công Ty Nhựa Việt Nam

ài khoản phản ánh chi tiêu điều chỉnh giảm nên có kết cấu trái ngược với TK 156. + Kết cấu TK 159 Bên nợ: Hoàn nhập dự phòng về tài khoản 721; Bên có: Phản ánh chi phí dự phòng được lập ở cuối niên độ; Dư có : Phản ánh số chi phí dự phòng cho hàng hoá ở cuối niên độ kế toán. TK 159 luôn có số dư ở bên Có, khi lập bảng cân đối kế toán vẫn được phản ánh vào chỉ tiêu bên tài sản song phải ghi đỏ để trừ bớt. b. Trình tự kế toán: - Phản ánh chi phí dự phòng được lập tại thời điểm kết thúc niên độ Nợ TK 6426 Có TK 159 - Đến cuối niên độ kế toán căn cứ vào những bằng chúng chắc chắn về sự giảm giá của nguyên vật liêụ tồn kho. + Trước tiên hoàn nhập số dư phòng đã lập Nợ TK 159 Có TK 721 + Sau đó lập dự phòng mới: Nợ TK 6426 Có TK 159 Phần II Tình hình tổ chức kế toán hàng hoá công cụ dụng cụ ở công ty thương mạI và dịch vụ nhựa thuộc tổng công ty nhựa Việt Nam 1 Đặc điểm tổ chức kinh doanh và tổ chức tế toán tại công ty 1.1 Qúa trình hình thành và phát triển công ty CT TM-DVN là một công ty nhựa trực thuộc Tổng Công Ty Nhựa Việt Nam(TCTN VN) được thành lập ngày 8 tháng 10 năm 1996 theo quyết định số 2299-QĐ-TTCB của Bộ Công Nghiệp(BCN). Công ty nhựa là một doanh nghiệp nhà nước hạch toán phụ thuộc, có trụ sở chính đặt tại 39 Ngô Quyền, Hà Nội. Công ty ra đời và hoạt động vơi tư cách pháp nhân có tên giao dịch quốc tế “VINAPLAT”. Với đội ngũ 60 cán bộ công nhân viên có trình độ, cùng với cơ sở vật chất kế thừa toàn bộ của Tổng Công Ty để lại, công ty TM-DVN đã không ngừng củng cố ngành nhựa trở thành ngành nhựa mũi nhọn hàng đầu, giải quyết nhu cầu cần thiết cho xã hội và thực thiện tốt trách nhiệm của Đảng và Nhà nước giao cho ngành Nhựa. Tiền thân của Công Ty Nhựa Việt Nam cũng như Công Ty Thương Mại Dịch Vụ Nhựa là một công ty tạp phẩm thành lập ngày 7 tháng 8 năm 1976 theo quyết định số 972/CNV-TCQL của Bộ Công Nghiêp bao gồm của toàn ngành Nhựa, da giầy, xà phòng, sắt tráng men, văn phaòng phẩm Hồng Hà..v..v. Đến năm 1987 thực hiên quyết định số 302-CP của chính phủ Bộ Công Nghiệp Nhẹ ra quyết định 421CNN-TCCP ngày 1 tháng 12 năm 1987 đổi Công ty Tạp Phẩm thành Liên Hiệp Các Xí Nghiệp Nhựa hoạt động theo nghị định 27/HDBC ngày 22 tháng 2 năm 1988 đế giúp cho việc chuyển biến mạnh mẽ và hợp với cơ chế thị trường, đồng thời mở rộng quyền tự chủ trong sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu (Tạp phẩm nhựa) thành Tổng Công Ty Nhựa Việt Nam. Ngày 15 tháng 3 năm 1993 đến ngày 26 tháng 12 năm 1994, Bộ Trưởng Bộ Công Nghiệp Nhẹ trình Thủ Tướng đơn xin thành lập Doanh Ngiệp Nhà Nước công văn số 2492-KTKH với tên gọi Công Ty Nhựa Việt Nam và nay theo quyết định số 1198/QĐ-TCCP ngày 7 tháng 5 năm 1996 thành lập lại Tổng Công Ty Nhựa Việt Nam. Mặc dù có nhiều biến động về mặt tổ chức, tên gọi có nhiều thay đổi nhưng trong 20 năm qua (từ 1976-2002) Tổng Công Ty Nhựa đã sản xuất và mang lại hiệu quả cao, nhịp độ tăng trưởng hàng năm tàon ngành đạt 27%/năm. Những năm qua với đà phát triển nhanh, nhịp độ tăng trưởng cao của Ngành Nhựa cũng như mục tiêu sản xuất nhập khẩu đến năm 2005 mà chiến lược ngành đã đặt ra là phải phát triển đủ mạnh đúng tầm với một doanh nghiệp vừa phục vụ cho Quốc Doanh, Trung Ương,địa phương và các thành phần kinh tế khác chính vì cần thiết như vậy mà đến năm 1996 theo quyết định 2999/QĐ-TCCP của Bộ Công Nghiệp Công Ty Thương Mại và Dịch Vụ Nhựa(CT TM-DVN) đã chính thức thành lập trên cơ sở trưóc đây và là chi nhánh phía Bắc của Tổng Công Ty Nhựa Việt Nam . Cùng với sự phát triển đi lên của xã hội, sư cạnh tranh trong cơ chế thị trường ngày càng quyết liệt, CT TM-DVN đã hoạt động và trải qua nhiều biến đổi thăng trầm vươn lên để tự khẳng định mình và hoà nhập với nần kinh tế năng động không ngường phát triển. 1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty trong lền kinh tế: 1.2.1. Chức năng Công Ty TM-DVN là một doanh nghiệp 100% vốn nhà nước chuyên kinh doanh các loại hàng hoá dịch vụ ngành Nhựa có quyền tự chủ kinh doanh theo phẩm cấp của Công Ty và thực hiện chức năng cơ bản như một doanh ngiệp Thương Mại. - Kinh doanh và xuất khẩu các loại sản phẩm nhựa vật tư hàng hoá, nhựa, sắt tráng men nhôm, thép lá, các loại hoá chất, văn phòng phẩm hàng tiêu dùng, bao bì và in ấn bao bì, phương tiện vận tải máy móc thiết bị phụ tùng và khuôn mẫu. - Dịch vụ tư vấn đầu tư, chuyển dao công nghệ mới, thiết kế chế tạo và xây lắp các công trình chuyên ngành, họi chợ triển lãm, hội thảo, thông tin quảng cáo và kinh doanh du lịch khách sạn nhà hàng, đại lý bán hàng, tiến hành các hoạt động khai thác theo qui định cảu pháp luật. 1.2.2 Nhiệm vụ của Công Ty : - Mục đích kinh doanh thực hiện theo đúng qui định thành lập của doanh nghiệp và kinh doanh các mặt hàng dịch vụ đã đăng ký cụ thể. - Với tinh thần tự lực tự cường với quyết tâm vươn lên để tồn tại và phát triển được là do sự chỉ đạo sát sao có hiệu quả của các phòng ban lãnh đạo trong Công Ty và sự hưởng ứng nhiệt tình của toàn bộ cán bộ công nhân viên nhằm mục đích vừa sản xuất vừa xây dựng Công Ty TM-DVN có uy tín và chất lượng tốt hơn để phục vụ người tiêu dùng tốt hơn và thu được lợi nhuận cao nhằm mục đích thực hiện tốt nghĩa vụ với nhà nước như nộp thuế và các khoản phải nọp khác và o ngân sách nhà nước. - Doanh nghiệp phải bảo toàn và phát triển tốt số vốn của doanh nghiệp được nhà nước giao cho. - Doanh nghiệp phaỉ tổ chức tốt quá trình quản lý lao động. 1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công Ty Thương Mại và Dịch Vụ Nhựa 1.3.1. Khái quát về bộ máy quản lý: Công Ty TM-DVN là một đơn vị thành viên của Tổng Công Ty Nhựa Việt Nam tiêu biểu cho loại hình vừa và nhỏ với bộ máy gọn nhẹ đơn giản đảm bảo yêu cầu và nhiệm vụ của Công Ty đề ra. Mô hình tổ chức hoạt động kinh doanh của Công Ty được xác định theo cơ cấu trực tuyến chức năng. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý: Giám đốc Phòng hành chính Phòng kinh doanh XNK Phòng tài chính kế toán Phòng nghiệp vụ quản lý Trạm kho vận HP Hệ thống cửa hàng Chức năng của các phòng ban: * Ban Giám Đốc: Theo cơ cấu tổ chức tổ chức trên Giám Đốc là người chịu trách nhiệm trực tiếp trước Nhà Nước về toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công Ty, đồng thời cũng là ngưòi đại diện cho quyền lợi của cán bộ công nhân viên trong Công Ty theo luật định. * Phòng hành chính: Tham mưu cho giám đốc Công Ty các chính sách về nội chính các chính sách về xã hội, quan hệ với các cơ quan hành chính hữu trách của chính quyền địa phương. * Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: Phòng này có trách nhiệm kinh doanh xuất nhập khẩu các mặt hàng sản xuất của Công Ty và khai thác kinh doanh xuất nhập khẩu các loại hàng ghi trong giấy phép kinh doanh của Công Ty. * Phòng tài chính kế toán: Là một phòng nghiệp vụ chuyên môn giúp giám đốc Công Ty và tham mưu cho giám đốc chỉ đạo công tác quản lý kinh tếtài chính theo đúng đường lối chính sách của nhà Nước. * Phòng nghiệp vụ quản lý: Phòng này có trách nhiệmquản lý về các mặt tài sản của Công Ty, quản lý về tình hình lao động của Công Ty. * Trạm kho vận Hải Phòng: Có trách nhiệm nhập xuất các loại hàng hoá, các loại hàng hoá của doanh nghiệp 1.3.2 Khái quát về bộ phận kế toán tài chính : Với những đặc điểm kinh tế kỹ thuật ở trên Công Ty lựa chọn hình thức tổ chức Kế Toán tập trung và phân tán có một bộ báo hồ sơ gửi về từ Hải Phòng. * Bộ phận Kế Toán Tài Chính được chia làm hai bộ phận: - Bộ phận Kế Toán tại phòng Kế Toán Tài Chính: Bộ phận này có nhiệm vụ và chứca năng tham mưu giúp Giám Đốc trong mọi công tác Kế Toán về tình hình tài chính tại Công Ty. - Bộ phận Kế Toán ở trạm kho vận Hải Phòng: Có nhiệm vụ phản ánh, ghi chép đầy đủ, chính xác các hoạt động Kế Toán phát sinh tại đó dưới sự giám sát của kế toán Công Ty. Dưới đây là sơ đồ bộ máy kế toán của Công Ty: Trưởng phòng kế toán Kế toán thanh toán quốc tế + tiền vay Kế toán vật tư + TSCĐ + tập hợp chi phí Kế toán vốn bằng tiền phải thu khách hàng Kế toán tiêu thụ + thuế Phó phòng kế toán Thủ Quỹ Kế toán phòng nghiệp vụ và tổng đại lý Trưởng phòng kế toán (Kế Toán Trưởng): có trách nhiệm phụ trách chung mọi hoạt động trên tầm vĩ mô của phòng, tham mưu kịp thời tình hình tài chính, hoạt động kinh doanh của Công Ty cho Giám Đốc. Định kỳ kế toán trưởng dựa vào các thông tin từ các nhân viên trong phòng đối chiếu với sổ sách để lập báo cáo phục vụ cho Giám Đốc và các đối tượng khác có nhu cầu thông tin về tài chính của công ty. Các kế toán viên có nhiệm vụ hạch toán các khoản thu chi toàn Công Ty tính theo chế độ tài chính kế toán do nhà Nước và cơ quan chức năng qui định. Sử lý các nghiệp vụ kế toán trong quá trình hoạt động kinh doanh, quản lý vốn, phản ánh tình hình sử dụng hiệu quả các nguồn vốn và tài sản của Công Ty. Định kỳ cuối tháng, quý, năm phòng kế toán Công ty sẽ tổng hợp số liệu lập báo cáo qua đó trình Giám Đốc công ty và Tổng Giám Đốc công ty. 1.3.3.Cơ cấu tổ chức tại phòng tài chính kế toán: Công Ty áp dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ . * Mô hình hạch toán kế toán: Chứng từ gốc Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi định kỳ : Đối chiếu Mỗi bộ phận của bộ máy kế toán của công ty đều được thực hiện chức năng và nhiệm vụ riêng đã được qui định. Trong khi thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình các bộ phận cơ cấu của Công Ty, tổ chức Kế Toán có mối quan hệ mật thiết với nhau và có mối liên hệ cả với các bộ phận khác trong Công Ty. Trong việc cung cấp hay nhận các tài liệu, thông tin Kinh Tế nhằm phục vụ chung cho công tác lãnh đạo và quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh. * Đặc điểm cơ bản của hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ là tập hợp hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của tài khản, kết hợp giữa việc ghi theo thứ tự thời gian và ghi theo hệ thống, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tót giữa việc ghi chép hàng ngày với tổng hợp số liệu lập báo cáo hành chính. - Bảng so sánh chi tiêu thực hiện năm 2001 với năm 2000: Chi tiêu Thực hiện năm 2000 Thực hiện năm 2001 So sánh Chênh lệch Tỷ lệ 1> Doanh thu 2> Chi phí CPBH CPQLDN Giá vốn 3> Nộp ngân sách 4> Lợi nhuận 50680 49350 975 941 47461 807 523 55039 53069 997 983 51089 1300 607 4359 3719 22 69 3628 493 147 8,6 % 7,54 % 0,05 % 0,14 % 7,35 % 61,09 % 28,1 % - Qua bảng số liệu trên năm 2001 so vơi năm 2000 doanh thu tăng 4359 triệu đồng tương ứng với tỷ lệ 8,6 % chi phí cũng tăng 3791 triệu đồng tương ứng với tỷ lệ 7,4 % tỷ lệ chi phí tăng nhưng tỷ lệ doanh thu lớn hơn làm như vậy được đánh gía là tốt. - Như vậy ta thầy vốn tăng 3628 triệu đồng tương ứng với tỷ lệ 7,35% là nguyên nhân chính dẫn đến sự tăng chi phí công ty cần tìm biện pháp hữu hiệu để giảm giá vốn hàng bán. Nộp ngân sách nhà nước năm 2001 so với năm 2000 tăng 493 triệu tưng ứng với tỷ lệ 61,09 % công ty đã hoàn thành tốt thuế đối với nhà nước. 2. Thực trạng tình hình tổ chức công tác kế toán hàng hoá ở công ty thương mạI và dịch vụ nhựa 2.1 Đặc điểm và phân loại hàng hoá ở công ty Thương Mại và Dịch Vụ Nhựa: 2.1.1 Đặc điểm hàng hoá ở Công Ty Thương Mại và Dịch Vụ Nhựa Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh của công ty hiện nay công ty dịch vụ và thương mại nhựa đang phải chịu áp lực cạnh tranh rất lớn về các loại sản phẩm do công ty kinh doanh trên thị trường. Để tăng tính cạnh tranh cho sản phẩm của mình một trong nhửng vấn đề sống còn của công ty hạ giá thành sản phẩm sao cho phù hợp với thị trường. Việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm, quản lý chặt chẽ hàng hoá đồng thời hạch toán một cách đầy đủ, chính xác là một trong những yếu tố quan trọng giúp cho công ty thực hiện việc giảm giá thành nâng cao chất lượng sản phẩm. Đồng thời số lượng và chủng loại các sản phẩm mà công ty xuất nhập rất phong phú, đa dạng. Ngoài ra các sản phẩm chủ yếu như ghế nhựa,các loại ống nhựa,áo mưa, trần ốp bằng nhựa ... ngoài ra công ty còn kinh doanh thêm một số mặt hàng như sắt tráng men, chính vì vậy nguyên vật liệu để sản dùng xuất sản phẩm cũng rất đa dạng về chủng loại với công dụng tính năng lý, hoá học cũng hết sức khác nhau. Điều này đặt ra những yêu cầu cấp thiết trong việc quản lý hàng hoá và hạch toán hàng hoá, đảm bảo hiệu quả các quá trình nhập xuất, thu mua vận chuyển,bảo quản, dự trữ hàng hoá một cách hiệu quả. Là một đơn vị thuộc tổng công ty nhựa Việt Nam nên công tác thu mua hàng hoá của công ty có nhiều khó khăn nguồn nguyên liệu chủ yếu phải nhập từ các nước khác nhau như Thái Lan, Đài Loan, Trung Quốc. Dựa vào kế hoạch kinh doanh do phòng kế hoạch xây dựng để tính toán khối lượng cần nhập trong tháng, trong quý. Sau đó tổ chức nhập hàng hoá và cung cấp cho các nhà sản xuất một cách nhanh chóng và chính xác.Từ đặc điểm của hàng hoá và tình hình thu mua quản lý hàng hoá như vậy, và đảm bảo cung cấp hàng hoá cho các nhà sản xuất một cách liên tục và nhanh chóng, đồng thời cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác về số lượng và chất lượng hàng hoá,phục vụ cho côg tác quản lý thì công tác kế toán hàng hoá là điều kiện không thể thiếu được và từ đó giúp công ty phấn đấu hạ giá thành sản phẩm, tăng sức cạnh tranh trên thị trường. 2.2.2 Phân loại hàng hoá : Do kinh doanh và xuất khẩu mhiều loại sản phẩm nên nguyên hàng hoá của công ty rất đa dạng mỗi loại có nội dung kinh tế, tính năng lý hoá khác nhau. Để có thể hạch toán chính xác từ đó đảm bảo việc quản lý, sử dụng và bảo quản một cách hợp lý và có khoa học hợp lý theo từng tiêu thức nhất định. Trên cơ sở đó công ty thương mại và dịch vụ nhựa đã tiến hành phân loại hàng hoá trên cơ sở, công dụnh kinh tế của hàng hoá cũng khác nhau do đó hàng hoá được chia thành các loại sau : a) Hàng hoá chính : Là các đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm mà công ty xuất cho các doanh nghiệp sản xuất. + Các loại nhựa :hạt nhựa, PFT, PELD, ABS Thái Lan. + Các loại như sắt tráng men, nhôm, thép lá. b>Hàng hoá phụ tùng không cấu thành nên thực thể của sản phẩm nhưng tăng thêm hình dáng và mẫu mã của sản phẩm gồm các loại bìa, nhãn mác, băng dính.... c) Nhiên liệu động lực :Điện, xăng, dầu, than, củi. d) Phụ tùng thay thế :Vòng bi, ổ trục, ốc vít. 2.2 Đánh giá hàng hoá : Hàng hoá là thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị vật liệu theo những nguyên tắc nhất định.Việc tính giá hàng hoá là khâu quan trọng trong công tác tổ chức kế toán hàng hoá, phương pháp kế toán vật liẹu có tác dụng lớn nhất tới công tác kế toán tiếp theo. 2.2.1 Đánh giá hàng hoá nhập kho. Hàng hoá của công ty được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, từ trong nước và ngoài nước. Do vậy chi phí vận chuyển cũng khác nhau nên việc tính giá thực tế của hàng hoá cũng khác nhau. Việc ghi sổ hạch toán hàng ngày kế toán. Sử dụng giá mua ghi trên hoá đơn (giá thực tế). Đối với hàng hoá mua ngoài. Do công ty nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ nên đối với hoá đơn giá trị gia tăng , ghi hoá đơn thực tế của hàng hoá phần thuế được khấu trừ. Đối với hàng hoá nhập ngoài : giá thực tế được tính bằng giá mua ghi trên hoá đơn cộng với các chi phí mua thực tế như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản từ nơi mua về tới kho của công ty, chi phí thuê kho, bãi và cộng với thuế nhập khẩu nếu có. Đối với hàng hoá trong nước. Hiện nay một số đơn vị bán hàng hoá cho công ty, công ty đó có trách nhiệm chuyên trở đến tận nơi và chi phí vận chuyển tính luôn vào giá trên hoá đơn nên giá vốn thực tế của hàng hoá là giá ghi trên hoá đơn. Hoá đơn số 09 nhập kho ngày 10-09-2001 nhập kho mua 1000 kg nhựa HDPE của cộng ty nhựa Thái Tuấn thực nhập 1000 kg giá ghi trên hoá đơn là 3.500.000đ bao gồm cả chi phí vận chuyển như vậy giá vốn thực tế của 1000 kg nhựa HDPE là 3.500.000đ. Đối với một số loại chuyên hàng hoá doanh nghiệp tự vận chuyển thì giá vốn thực tế hàng hoá mua ngoài bằng giá mua ghi trên hoá đơn cộng với chi phí vận chuyển bốc dỡ. Hoá đơn số 159 ngày 14-12 mua 5005 kg đồng của công ty Hưng Đạo giá ghi trên hoá đơn (chưa có thuế là 190.265.075 đ và phiếu chi số 25 ngày 14-09 và phiếu chi số 25 ngày 14-09 thanh toán tiền vận chuyển cho người mua là 220.000đ như vậy giá vốn thực tế của 5005kg đồng nhập kho là : 190265075+220000=190.485.075 Đối với hàng hoá nhập ngoài nước như đồng đỏ, đồng lá, đồng đúc vuông, nhôm que nhôm lá, sắt các loại giá vốn hàng hoá bao gồm cả thuế nhập khẩu. Hoá đơn số 2002 ngày 7-09 năm 2001 mua nhôm lá của công ty Vạn Phúc (Trung Quốc ) giá vốn hàng hoá bao gồm cả thuế nhập khẩu 5500 kg, giá ghi trên hoá đơn là 19800 USD (đổi thành tiền là 293040000đ) Thuế nhập khẩu 5% là 14652000đ. Chi phí vận chuyển bốc dỡ theo phiếu chi số 11 ngày 10-10-2000 là 250000đ. Vậy giá vốn thực tế của 5500kg nhập kho là 293040000+14652000+250000=307942000đ. 2.2.2 Đánh giá hàng hoá xuất kho. Hiện nay công ty thương mại và dịch vụ nhựa tính giá hàng hoá xuất kho theo phương pháp đích danh nghĩa là giá thực tế hàng hoá nào nhập kho chính là giá thực tế xuất kho của vâtl liệu đó. Sổ chi tiết hàng hoá trong tháng 9-2001 có tài liệu sau: Tồn đầu tháng : Lô 1 là 1010kg đơn giá nhập kho là 12002,2đ. Lô 2 là 4550kg đơn giá nhập kho là 11995,5đ. Ngày 15-9-2001 nhập vào lô 3 với 22002kg đơn giá nhập kho là 12012,3đ Xuất kho ngày 17 tháng 9 là 17870 kg ở lô 1,2,3 trong đó lô 1 và lô 2 xuất hết. Vậy giá thực tế xuất bán là : (1010 x 1200,2)+(4550x11995,5)+(12310x12012,5) =244532685đ 2.3 Thủ tục chứng từ nhập xuất kho ở công ty. 2.3.1 Thủ tục nhập kho Dựa trên mức kế hoạch kinh doanh,các công ty sản xuất yêu càu mua một loại hàng hoá nào đó để phục vụ cho sản xuất, từ đó phòng kế hoạch căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức dự trữ để xây dựng kế hoạch thu mua nhập xuất hàng hoá. Biểu số1 Hoá đơn (GTGT) Mẫu số: 01GTKT-3LL Liên 2 (giao cho khách hàng) Số 09 Ngày 05 tháng 09 năm 2001 Đơn vị bán hàng :Công ty Nhựa Thái Tuấn. Địa chỉ : .Số Tài Khoản: Ngân hàng: Điện thoại: MS Họ tên người mua hàng : Đơn vị : Công ty Thương Mại và Dịch Vụ Nhựa. Địa chỉ : Số tài khoản : Hình thức thanh toán : Tiền mặt. tSTT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Nhựa HDPE Kg 10.000 8000 80.000.000 Cộng tiền hàng 80.000.000 Thuế xuất GTGT :10% 8.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán : 88.000.000 Tổng số tiền viết bằng chữ : Tám mươi tám triệu chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (đã ký) (đã ký) (đã ký) Biểu số 2 Biên bản kiểm nghiệm hàng hoá Ngày tháng năm 2001. Căn cứ vào hoá đơn số 55 ngày tháng năm 2001 của công ty B Ban kiểm nghiệm gồm: 1.Ông: Nguyễn Văn Việt. Trưởng ban 2.Bà: Trịnh Thu Mai. Uỷ viên 3.Bà: Lê Thị Lan. Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau: STT Tên nhãn hiệu vật tư Đơn vị tính Phương thức kiểm nghiệm Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng qui cách phẩm chất Số lượng không đúng qui cách phẩm chất 1 Nhựa HDPE Kg Cân 10000 10000 0 2 Kết luận của ban kiểm nghiệm vật tư : Đạt tiêu chuẩn nhập kho. Uỷ viên Uỷ viên Trưởng ban (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) Căn cứ vào Biên bản kiểm nghiệm hoá đơn và lập phiếu Nhập kho. Biểu số 3 Phiếu nhập kho Số: 09 Ngày 10 tháng 09 năm 2001 Nợ: 156 Có :TK 331 Đơn vị bán : Chứng từ số :100 Ngày 10 tháng 09 năm 2001. Biên bản kiểm nghiệm số 09 Ngày 09 tháng 09 năm 2001. Người giao hàng : Đ/c Nộp lại kho :Đ/c: STT Tên nhãn hiệu,qui cách vật tư (sản phẩm hàng hoá) ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo Ct Thực hiện 1 Hạt nhựa HDPE Kg 10000 10000 8000 80000000 2 3 4 5 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (đã ký) (đã ký) (đã ký) 2.3.2 Thủ tục xuất kho: Tại Công Ty Thương Mại và Dịch Vụ Nhựa, hàng hoá xuất chủ yếu là cho các doanh nghiệp sản xuất Dựa vào kế hoạch sán xuất và nhu cầu cho sản xuất và nhu cầu cho sản xuất của thực tế của các doanh nghiệp sản xuất. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên, chuyển cho thủ kho 2 liên, còn 1 liên giao cho bộ phận xin lĩnh giữ. Khi lĩnh vật tư người đi lĩnh phải mang theo phiếu xuất vật tư xuống kho và ghi lại số thực xuất vào thẻ kho. Cuối tháng thủ kho thu lại phiếu xuất kho vật tư của các tính tổng số vật tư đã xuất đối chiếu với số ghi trên thẻ kho rồi ký vào 3 liên định kỳ thủ kho chuyển phiếu xuất kho hàng hoá được chuyển lên phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ 1 lien thủ kho giao lại cho phòng kế hoạch để lưu, 1 liên người phụ trách hàng hoá tại các đơn vị, bộ phận theo dõi. Biểu số 4. Phiếu xuất kho Số: 18. Ngày 15 tháng 09 năm 2001. Họ tên người nhận hàng : Bà Thuỷ. Địa chỉ :Công ty nhựa . Lý do xuất :Xuất bán hàng hoá để sản xuất . Xuất tại kho Hải Phòng do anh Quân phụ trách. STTTT Tên hàng, nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 2 Hạt nhựa màu xanh HNMX Kg 15000 15000 7500 112.500.000 Cộng 15000 112.500.000 Phụ trách bộ Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho phận sử dụng (đã ký) (đã ký) (đã ký) (đã ký) Xuất bán hàng hoá cho bên ngoài kế toán sử dụng chứng từ (hoá đơn kiểm phiếu xuất kho ), phiếu này được lập thành 3 liên, 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên giao cho thủ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán, liên còn lại được thủ kho chuyển lên phòng kế hoạch lưu. Biểu số 5. Mẫu số 02-BH Hoá đơn kiểm phiếu xuất kho Ngày 17 tháng 09 năm 2001 Số:39 (Liên 3 –Dùng để thanh toán) Nợ:TK 111 Có:TK 1561 Đơn vị mua hàng: Công ty TNHH Hà Nam. Địa chỉ 134 Kim Mã. Xuất tại kho của công ty. Hình thức thanh toán: Số hiệu tài khoản. STT Tên hàng hoá Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 1 2 Nhựa màu xanh Kg 15000 7500 112.500.000 Cộng 112.500.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ) :tám triệu bảy trăm nghìm đồng chẵn. Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 11.250.000. Tổng số tiền thanh toán 123.750.000 đồng. Tổng số tiền bằng chữ :Một trăm hai ba triệu bảy trăm năm mươi nghìn đồng chẵn. Người mua Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký tên) (ký tên) (ký tên) (ký tên) 2.4 Kế toán chi tiết hàng hoá: Tại Công Ty Thương Mại và Dịch Vụ Nhựa có rất nhiều sản phẩm được nhập từ các công ty mà mỗi loại sản phẩm được cấu thành từ nhiều loại hàng hoá khác nhau do hàng hoá của công ty có rất nhiều loại, việc xuất nhập hàng hoá diễn ra thường xuyên trình độ quản lý, trình độ kế toán của công ty tương đối vững nhưng kế toán lại sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết hàng hoá. Thực tế công tác kế toán hàng hoá giữa kho và phòng kế toán được tiến hành như sau: ở kho : Việc hạch toán chi tiết được tiến hành trên thẻ kho.Thẻ kho do kế toán lập, ghi váo sổ đăng ký thẻ kho rồi giao cho thủ kho. Hàng ngày khi có nhiệm vụ nhập, xuất vật tư thực tế phát sinh, thủ kho thực hiện việc thu phát vạtt tư và ghi số lượng thực tế nhập xuất vào chứng từ nhập, xuất.Căn cứ vào các chứng từ nhập, chứng từ xuất thủ kho ghi số lượng nhập xuất vật tư vào thẻ kho của thứ vật tư có liên quan. Cuối ngày thủ kho tính ra số lượng hàng tồn kho để ghi cào cột “tồn” của thẻ kho. Định kỳ 15 ngày, thủ kho chuyển toàn bộ phiếu xuất cho kế toán hàng hoá tại phòng kế toán để hàng tháng đối chiếu số thực tồn ở kho và số tồn thẻ kho. Biểu số 6. Thẻ kho Ngày lập thẻ ngày 01 tháng 09 năm 2001 Kho : Nhựa. Tên hàng :Nhựa HDPE, LLDPE-7635, PVCSG 660 Thái. Đơn vị tính :Kg. STT Chứng từ Diễn giải Số lượng Ghi chú SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn tháng 8 năm 2001 15450 1 09 15/09 Phiếu nhập kho hàng hoá 10000 1700 2 18 15/09 Phiếu xuất kho hàng hoá 15000 2700 3 24 27/09 Phiếu xuất kho hàng hoá 9000 1000 Cộng phát sinh tháng 09 10000 24000 Tồn tháng 09 1460 ở phòng kế toán Sau khi nhận được các chứng từ nhập, xuất do thủ kho gửi đến theo định kỳ. Kế toán hàng hoá tiến hành kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ .Tiếp đó, các chứng từ được kế toán nhập vào máy tính. Máy sẽ tự động đưa ra các Bảng kê nhập, Bảng kê xuất. Các bảng kê này được mở cho từng loại hàng hoá, tính cả chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị cho từng loại hàng hoá. Trong đó, trị giá hàng hoá của mỗi lần nhập kho được căn cứ vào Hoá đơn và Phiếu nhập kho. Số tiền của mỗi lần xuất được tính theo phương pháp thực tế đích danh (có nghĩa là cũng căn cứ vào trị giá nhập kho của từng thứ hàng hoá trong từng lần nhập). Dựa trên bảng kê xuất, kế toán làm bảng tổng hợp xuất vào cuối tháng. Bảng này được lập cho từng kho và xuất cho từng loại sản phẩm. Cuối tháng máy tính cũng tự động đưa ra Sổ chi tiết vật tư. Sổ này được dùng để đối chiếu số liệu ghi chép của thủ kho với số liệu của kế toán về số lượng Nhập - Xuất-Tồn của từng thứ hàng hoá. NgoàI ra, cuối tháng, kế toán hàng hoá tiến hành lập Bảng tổng hợp “Nhập-Xuất-Tồn” của tất cả các loại hàng hoá căn cứ vào các sổ chi tiết hàng hoá.Mõi loại hàng hoá sẽ được ghi một dòng bao gồm số lượng và giá trị của hàng hoá tồn đầu kỳ, xuất trong kỳ và tồn cuối kỳ. Việc lập bảng tổng hợp “Nhập – Xuất –Tồn” của phòng kế toán nhằm mục đích đối chiếu bảng tổng hợp nàyvới bảng kế Nhập và bảng kế Xuất về trị giá nhập, xuất trong kỳ ở từng kho. Sơ đồ (H6) Trình tự hạch toán hàng hoá ở Công Ty Thương Mại và Dịch Vụ Nhựa Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Bảng kê nhập Bảng kê xuất Số chi tiết Vật tư Bảng tổng hợp N-X-T Bảng tổng hợp xuất Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Biểu số 7 Bảng kê nhập (trích) Từ ngày 01-09 đến ngày 30- 09 năm 2001 Loại vật tư:Nhựa Ngày Số CT Diễn giải Mã VT Tên vật tư Đvt TK đối ứng Số lượng Đơn giá Thành tiền 05/09 09 Phiếu nhập kho hàng hoá HDPE Hạt nhựaHDPE Kg 156:331 10000 8000 80000000 Biểu số 8 Bảng kê xuất Từ ngày 01-12 đến ngày 31-12-2000 Kho : Hàng hoá Nhựa. Ngày Số CT Mã VT Tên vật tư Đvt TK đối ứng Số lượng Đơn giá Thành tiền 15/12 18 HNX Hạt nhựa màu xanh Kg 621:156 15000 7500 112.500.00 26/12 28 NPELD Nhựa PEND Kg 621:156 1118 8000 8944000 NHPSX Nhựa PSX Kg 621:156 419 7500 3135000 29/12 30 HNMT Hạt nhựa màu trắng Kg 621:156 900 4000 3600000 Cộng 128.179.000 Biểu số 10. Bảng tổng hợp xuất Từ ngày 01/09 đến 30/09 năm 2001 Chi phí hàng hoá trực tiếp Mã TK Tên tài khoản TK 1561 621 Chi phí hàng hoá TT 62101 Chi phí HH TT bàn ghế 112988250 62102 Chi phí HH TT hộp cặp 4891962 62103 Chi phí HH sắt tráng men 52905000 Cộng: 170758212 Biểu số 11. Sổ chi tiết hàng hoá Từ ngày 01-09 đến 30-09 năm 2001 Mã vật tư : NH HDPE Tên vật tư : Hạt nhựa HDPE Đơn vị tính : Kg Kho : Nhựa NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn SH NT SL ĐG Tiền SL ĐG Tiền SL ĐG Tiền 15450 7500 115.875.000 09 10/09 Phiếu nhập kho hàng hoá 10000 8000 80000000 18 15/09 Phiếu xuất kho hàng hoá 18 15/09 Phiếu xuất kho hàng hoá 9000 7500 67.500.000 Cộng phát sinh 10000 80000000 9000 67.500.000 1000 15450 8000 7500 8.000.000 Biểu số 12 Bảng tổng hợp NHập – xuất - tồn (trích) Từ ngày 01-09 đến ngày 30 – năm 2001 Mã Tên ĐVT Đầu kỳ Nhập Xuất Cuối kỳ Số lượng Tiền Số lượng Tiền Số lượng Tiền Số lượng Tiền VT Vật tư VT NHUA Nhựa 415752324 350752324 760000000 6504648 HNMT Hạt nhựa màu trắng Kg 900 6300000 HNHDPE Hạt hạt nhựa HDPE Kg 1800 14400000 10000 80000000 9000 72000000 2800 22400000 .. .. . . . HH TQ Hàng Trung Quốc 80000000 190485075 250485075 20000000 . HH BB Bao bì 16500000 3500000 47685000 3815000 2.5 Kế toán tổng hợp nhập – xuất hàng hoá . Kế toán tổng hợp hàng hoá làm việc ghi chép kế toán về tình hình nhập xuất vật trên các tàI khoản, sổ kế toán tồng hợp theo chỉ tiêu giá trị . Qua việc dùng kế toán tổng hợp phản ánh được chính xác sự biến động của toàn bộ vật tư hàng hoá. *Về tài khoản : TK 156- Hàng hoá, hàng hoá TK 156 được mở chi tiết tiến hành các tài khoản cấp 2 theo cách phân loạI mục đích kinh tế, gồm : TK 1561: Giá mua hàng hoá TK 1562: Chi phí thu mua hàng hoá TK 331 : PhảI chả người bán TK 111, 112,131,311. *Về sổ : -Sổ chi tiết số 2 (sổ chi tiết thanh toán cho người bán ) -NKCT số 1, NKCT số 2, NKCT số 5, NKCT số 7 Bảng phân bổ số 2- Bảng phân bổ hàng hoá 2.5.1 Tổ chức kế toán tổng hợp hàng hoá : Bên cạnh việc hạch toán chi tiết nhập hàng hoá thì hàng ngày kế toán cũng phảI tiến hành hạch toán tổng hợp vật tư. Đây là công việc có ý nghĩa quan trọng bởi qua đây kế toán mới có thể phản ánh được trị giá đích thực của hàng hoá nhập vào, từ đó mà quản lý được hàng hoá về mặt giá trị . 2.5.1.1. Trường hợp nhập kho hàng hoá từ nguồn mua bên ngoài: Cùng với sự phát triển của nền kinh tế nói chung và hàng hoá nguyên vậtt liệu nói riêng việc tìm nguồn cung ứng vật tư cũng không phải là khó, việc thanh toán cũng có rất nhiều hình thức khác nhau: Có thể trả nhanh, trả trậm, có thể trả bằng tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng.. Đối với lượng vật tư lớn mà Công Ty thường mua thì đều có hợp đồng mua bán nên có hàng về nhập kho thì đồng thời hoá đơn cũng về. a>Trình tự hạch toán trả tiền ngay và trả tiền chậm: Tại Công Ty việc phối hợp giữa kế toán hàng hoá và kế toán thanh toán khá chặt chẽ. Sau khi kế toán hàng hoá kiểm tra, hoàn chỉnh chứng từ và đưa các chứng từ cho kế toán thanh toán theo dõi các khoản thanh toán trên các NKTC số 1, 2. Đối với các nghiệp vụ mua bằng tiền mặt, tiền gửi , kế toán mở sổ chi tiết số 2 sổ chi tiết thanh toán cho người bán để theo dõi tình hình thanh toán. Sổ này được kế toán mở riêng một tờ sổ cho từng nhà cung cấp thường xuyên. Còn các nhà cung cấp hàng hoá không thường xuyên thì đuợc phản ánh trên một tờ sổ. * Ghi cột phát sinh bên có: Căn cứ vào hoá đơn ghi phiếu nhập kho kế toán tiền hành ghi sổ chi tiết theo định khoản. Nợ TK 156 Nguyên liệu, hàng hoá. Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331 phải trả cho người bán. Căn cứ vào hoá đơn số 55, phiếu nhập kho số 66 ngày 10-09-2001 về số nhựa HDPE mua của Công Ty Nhựa Thái Tuấn. Tổng số tiền mua trên hoá đơn là: 80.000.000 Thuế GTGT là : 8.000.000. Tổng cộng tiền thanh toán là : 88.000.000. Kế toán ghi số tiền 88.000.000 vào cột phát sinh có tương ứng dòng TK đối ứng ghi 156. Số tiền 88.000.000 ghi vào số phát sinh có tương ứng với dòng tài khoản đối ứng ghi 133. * Ghi số phát dinh bên Nợ: căn cú vào các chứng từ thanh toán mà ghi cho phù hợp. - Nếu thanh toán bằng tiền mặt kế toán ghi định khoản Nợ TK 331 Phải trả cho người bán. Có TK 111 Tiền mặt. - Nếu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng kế toán ghi: Nợ TK 331 Phải trả người bán. Có TK 112 TGNH. - Nếu thanh toán bằng tiền vay ngắn hạn: Nợ TK 331 Phải trả người bán. Có TK 311 Vay ngắn hạn. b> Trường hợp mua hàng hoá bằng tiền tạm ứng: ở Công ty không tiến hành mở sổ chi tiết tạm ứng mà chỉ theo dõi các khoản tạm ứng qua sơ đồ chữ T mở cho từng nhân viên nhận tiền tạm ứng thu mua hàng hoá, kế toán thanh toán vẫn phản ánh trường hợp này như trường hợp mua vật tư trả chậm và khoản này cũng được theo dõi chi tiết thanh toán cho ngưòi bán. Trong trườn hợp khi mua hàng hoá viết đơn xin tạm ứng phòng kế toán sẽ xét duyệt kế toán mua và gửi đề nghị lên phòng kế toán, sau khi được kế toán trưởng ký nhận kế toán thanh toán tiến hành lập phiếu chi và ghi vào sổ chi tiết thanh toán cho người bán. Khoản tạm ứng này được kế toán thanh toán ghi. Nợ TK 331 Thanh toán người bán. Có TK 111 Tiền mặt. Đồng thời phản ánh vào sơ đồ chữ T của TK 411 và bên Nợ. Người nhận tạm ứng mua hàng hoá về nhập kho: Nợ TK 156 Hàng hoá. Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 331 Phải trả cho ngừơi bán. Đồng thời ghi vào bên có sơ đồ chữ T TK 141. Biểu số 13: Sổ chi tiết thanh toán với người bán Từ ngày 01/09/2000 đến 30/09/2001 Tài khoản: 331 Đối tượng: Công Ty. STT Diễn giải Hoá đơn Chứng từ Ghi có TK 331 Nợ các TK Cộng có TK 331 Ctừ Ghi Nợ TK 331 có các TK Số dư SH NT SH NT TK 156 TK 1331 SH NT 111 Công Nợ Nợ Có Dư đầu tháng 106488204 1 Nhựa 09 05/ 09 25 8/ 09 80000.000 8.000.000 88000.000 05 25/ 09 7550000 7550000 . . . . Cộng phát sinh 80000.000 8.000.000 88000.000 7550000 Số dư cuối tháng 186.938204 Do một số loại hàng hoá của Công Ty mua ở những nhà cung cấp thường xuyên như Công Ty Thái Tuấn, hay nhập từ các nước Trung Quốc, Thái Lan. Với số lượng lớn nên trong kỳ có thể phát sinh mốt số TK, giảm bớt giá ngay khi mua hàng. Kế toán của Công Ty thì trừ trực tiếp vào giá thực tế nhập kho theo qui định. Nhưng trong trường hợp hàng về nhập kho xong người bán mới chấp nhận giảm giá thì kế toán lại hạch toán vào TK 721. thu hnập bất thường thưo hoá đơn số 136 ngày 10/09/2001 mua hàng hoá của Công Ty Hưng Đạo bao gồm các loại đồng lá, thanh tổng giá thanh toán là 231146.840 đ. Sau khi có chứng từ giảm giá của người bán gửi đến vào cuối tháng giảm 3% cho số hàng trên kế toán ghi: Nợ TK 331: 231.164807x3% 6934944 Có TK 721 6934944. Việc hạch toán như trên thuận lợi cho công tác kế toán nhưng không phản ánh chính xác giá thực tế hàng hoá nhập kho trong kỳ. Cuối tháng kế toán tiến hành nhập sổ chi tiết TK 331 cho từng người bán lấy số liệu của dòng cộng để ghi vào NKCT số 5 (ghi có TK 331). - Nhật ký CT số 5 dùng để theo dõi tổng hợp tình hình thanh toán vói người bán của Công Ty. - Căn cứ vào nhật ký chứng từ số 5 tháng trước và căn cứ vào sổ chi tiết thanh toán với người bán của Công Ty. Phương pháp ghi: Cột số dư đầu tháng lấy số liệu từ cột số dư cuối tháng của NKCT số 5 tháng trước. Cột số dư Nợ phản ánh số tiền Công Ty đã trả trước cho người bán nhưng hàng chưa về nhập kho trong tháng dư có phản ánh số tiền Công Ty còn nợ người bán. Phần ghi có TK 331 ghi nợ các TK lấy số liệu cộng của từng người bán trên sổ chi tiết thanh toán với người bán để chi số tiền có vào các Tk tạm ứng. Biểu số 14: Nhật ký chứng từ số 5 (trích) Ghi có TK 331- Phải trả cho người bán Tháng 09 năm 2001 STT Tên đơn vị Số dư đầu tháng Ghi có TK 331 ghi Nợ các TK Theo dõi thanh toán Số dư cuối tháng Nợ Có 156 1331 Cộng có TK 331 111 Công Nợ TK 331 Nợ Có .. . . . .. . 3 Công ty nhựa Thái Tuấn 106488204 80000000 8000000 88000.000 7550.000 7550.000 186.938204 .. . . . Cộng: 106488204 80000000 8000000 88000.000 7550.000 7550.000 186.938204 c> Chi phí vận chuyển khi mau hàng hoá: ở Công Ty Thương Mại và Dịch Vụ Nhựa việc hạch toán vật đều thực hiện qua TK 331. riêng đối với khoản chi phí thu mua hàng hoá được kế toán phản ánh, vào nhật ký chứng từ số 1 ghi có TK 111, theo định khoản sau: Nợ TK 156 Hàng hoá. Có TK 111 Tiền mặt. Căn cứ vào các chứng từ thanh toán phản ánh các khoản chi tiền mặt đối với các đối tượng liên quan theo từng tháng, như khoản chi tiền vận chuyển bốc dỡ về kho. Thì ký chứng từ số 1 phản ánh khoản này. Cuối tháng bằng việc đối chiếu số liệu giữa NKCT số 1 với phần ghi Nợ TK 156, có TK 111. Trên sổ chi tiết số 2 của kế toán vật tư đồng thời đối chiếu NKCT số 1 vói phần ghi nợ TK 331 có TK 111 trên NKCT số 5. Nhật ký chúng từ số 1 (trích) Ghi có TK 111 tiền mặt Tháng 09 năm 2001. Ngày Ghi có TK 111 Ghi nợ TK. Cộng có TK 111 1561 1562 10/09 100.000 100.000 15/09 70.000 70.000 . Cộng 100.000 70.000 170.000 2.5.2 Kế toán tổng hợp xuất: Tại Công Ty Thương Mại và Dịch Vụ Nhựa hàng hoá chủ yếu dùng để xuất bán cho các công ty, doanh nghiệp sản xuất. Bên cạnh việc quản lý tình hình mua, bảo quan rdự trữ hàng hoá, thì công ty còn phải bảo quản cả việc xuất bán hàng hoá. Đây là khâu rất quan trọng trong việc xuất bán hàng hoá để chi vào sản xuất. Các nghiệp vụ xuất kho ở Công Ty phát sinh một cách thường xuyên với khối lượng lớn. Do vậy việc tính toán xuất bán kịp thời đúng đối tượng và chính xác. Gia trị vốn thực tế của hàng hoá xuất dùng là cơ sỏ cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Theo định kỳ kế toán hàng hoá nhận được các chứng từ xuất hàng hoá của thủ kho, kế toán tiến hành kiểm tra, hoàn chỉnh chứng từ và nộp vào máy tính, cuối tháng máy tự động đưa ra bảng kê xuất hàng hoá, Bảng này ghi cho từng kho hàng hoá trong mỗi bảng ở tùng kho được ghi từng thứ hàng hoá được xuất cho từng loại sản phẩm. Căn cứ vào Bảng tổng xuất hàng hoá kế toán tiến hành lập bảng phân bố số 2 (Bảng phân bố hàng hoá, công cụ, dụng cụ mở chi tiết cho từng loại sản phẩm). Biểu số 15: Bảng phân bổ hàng hoá Từ ngày 01/09 đến 30/09 năm 2001 Mã TK Tên tài khoản TK 1561 TK 156(2) TK 153 Cộng STT 621 Chi phí HH 170785212 21360972 630560 192776744 1> 62101 Chi phí HH TT, bàn ghế 112988250 1403200 114391450 62102 Chi phí HH TT hộp cặp 4891962 207415 5099377 62103 Chi phí HH TT, sắt tráng men 52905000 365000 53270000 2> 627 Chi phí sản xuất chung 8334772 700000 9034772 3> 641 Chi phí bán hàng 400000 621296 432000 1453296 6419 Chi phí triển lãm QC 400000 621296 432000 1453296 4> 642 Chi phí quản lý DN 351200 1739452 250000 2340652 642 Chi phí quản lý khác 20000 1376610 150000 1546610 642 Sửa chữa văn phòng 331200 362842 210000 904042 Cộng 382270239 Tuy ỏ Công Ty Thương Mại và Dịch Vụ Nhựa áp dụng hình thức NKCT nhưng lại chưa sủ dụng đầy đủ sổ sách theo hình thức này cụ thể là công ty không dùng bảng kế Số 04 để tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh mà chỉ phản ánh trên các sổ kế toán kiểu chữ T như TK 621, 622, 627 TK 621 TK 1541: 192164184 TK 1561: 170.785.212 TK 1562: 9692267 Từ bảng phân bố số liệu được phản ánh vào Bảng kế số 5 tổng hopự số phát sinh có của các TK 156, 153 đối ứng với Nợ các TK khoản 641, 642, 241. Biểu số 16: Bảng kê số 5 (trích) Từ ngày 01/09/2000 đến ngày 30/09/2001 Mã TK TK Có 156 TK 1561 TK 1562 TK 153 . 641 Chi phí bán hàng 1021296 400000 621296 432000 . 6491 Chi phí triển lãm QCáo 1021296 400000 621296 432000 . 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp 2090652 351200 1739452 250000 642 Chi phí quản lý khác 1396610 20000 1376610 150000 642 Sửa chữa văn phòng 694042 331200 362842 210000 Cộng: Biểu số 17: Nhật ký chứng từ số 7 (trích) Ghi có TK 156, 153 Từ ngày 01/09 đến 30/09/2001 TK Ghi Nợ . TK có 152 TK 153 . 621 192.146.184 630.560 627 8.334.772 700.000 641 1.012.296 432.000 642 2.090.652 250.000 Tổng: 203.592.904 2.021.560 Cuối tháng kế toán hàng hoá có trách nhiệm lập sổ cái TK 156 căn cứ để lập sổ cáilà các nhật ký chứng từ số 7 (tổng phát sinh có TK 156) NKCT số 1 (phát sinh Nợ TK 156 tương ứng với có TK 111) NKCT số 2 NKCT số5. Biểu số 17: Sổ cái tài khoản 152 Năm 2001 Số dư đầu năm Nợ Có Ghi Nợ TK 156/ Có các TK Tháng 1 Tháng 8 Tháng 9 .. 1> Nhật ký chứng từ số 1 (TK 111) 31.254.250 2> Nhật ký chứng từ số 2 (TK 112) 382.173.753 3> Nhật ký chứng từ số 5 (TK 331) 110.213.204 .. Cộng phát sinh Nợ 632.705.806 523.641.207 Tổng phát sinh có 1.486.457.971 203.592.904 Số dư cuối kỳ Nợ 1.158.398.275 1.478.446.578 Có Biểu số 18: Sổ cái Tk 153 Năm 2001 Số dư đầu năm Nợ Có Ghi Nợ TK 153 Tháng 1 Tháng 2 . Tháng 11 Tháng 12 1> 2> 3> .. Tổng phát sinh Nợ Tổng phát sinh có Số dư cuối kỳ Nợ Có 2.6. Phân tích tình hình, cung cấp quản lý và xuất bán hàng hoá của Công Ty Thương Mại và Dịch Vụ Nhựa: Phân tích tình hình đảm bảo hàng hoá xuất bán cho các nhà sản xuất, nhờ đó mà doanh nghiệp thấy rõ được ưu và nhược điểm trong công tác cung cấp, quản lý hàng hoá. Từ đó đưa ra các biên pháp tích cực trong công tác cung cấp, quản lý và đảm bảo tốt hơn trong kỳ kinh doanh tới. Là mmột đơn vị chuyên kinh doanh từ nhiều năm nay Công Ty Thương Mại và Dịch Vụ Nhựa cũng hiểu được phần nào tầm quan trọng của việc phân tích hàng hoá. Công ty đã thực hiện và tiến hành phân tích song hiện nay ở công ty mới chỉ sử dụng chỉ tiêu tình hình, cung cấp hàng hoá còn việc quản lý và xuất bán chỉ dừng lại ở việc xây dựng kế hoạch một các sơ bộ chưa đi sâu phân tích các vấn đề này dựa trên những chỉ tiêu cụ thể. Công ty sủ dụng chỉ tiêu dựa TVT tỷ lệ hoàn thành cung cấp từng loại hàng hoá. Theo báo cáo năm 1999 tại Ty Công Ty Thương Mại và Dịch Vụ Nhựa có số liệu của một vài loại hàng hoá như sau: (Trích) Tình hình cung cấp hàng hoá tại Công Ty Tên vật tư Đơn giá ĐVT Kế hoạch cung cấp Thành tiền Thực hiện cung cấp Thành tiền Nhựa HDPE 8000 Kg 1000 8.000.000 1100 8.800.000 Hạt nhựa màu trắng 7500 Kg 8000 6.000.000 850 6.375.000 Sử dụng chỉ tiêu hàon thành cung cấp hàng hoá ta có: Với nhựa HDPE: 1100 x 8000 TVT 1100 x 8000 = = 1,1 Với nhựa màu trắng: 850 x 7500 TVT 800 x 7500 = = 1,0625 Như vậy kế hoạch hoàn thành việc cung cấp HH của từng loại đều lớn hơn một (1). Chứng tỏ doanh nghiệp đã hoàn thành kế hoạch cung cấp 2 loại hàng hoá nói trên. Phần III Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng hoá ở công ty thương mại và dịch vu nhựa 1. Những nhận xét và đánh giá chung về công tác kế toán hàng hoá ở Công Ty Thương Mại và Dịch Vụ Nhựa: là một đơn vị trực thuộc hoạch toán độc lập của tổng công ty nhựa Việt Nam công ty chuyên kinh doanh nhiều loại hàng hoá phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của rất nhiều công ty. Trong quá trình thực tập tại phòng kế toán của công ty em có môt số nhần xét sau: Trên cơ sở xét đánh giá tình hình thực tế kế toán hàng hoá, công cụ, dụng cụ tại công ty thương mại và dich vụ nhựa em nhận thấy về cơ bản công tác kế toán đă tuân thủ theo đúng chế độ của kế toán nhà nước và của bộ tài chính, phù hợp với điều kiện thực tế của công ty. Tuy nhiên em cũng nhận thấy trong công tác kế toán hàng hoá ở công ty hiện nay có môt số vấn đề chưa thật hợp lý cần tìm hiểu xem xét và hoàn thiện hơn. - Hoàn thiện trên cơ sở tôn trọng chế độ tài chính, tôn trọng chế độ kế toán vì kế toán là công cụ để quản lý tài chính. Tuy vậy chế độ kế toán nhà nước ban hành chỉ mang tính chuẩn mực chung, các đơn vị kinh tế được phép vân dụng và cải tiến cho phù hợp điều kiện cụ thể trọng doanh nghiệp của mình chứ không nhất thiết phải dập khuôn hoàn toàn. Nhưng trong viêc cải tiến các đơn vị chỉ được phép thực hiện trong một chừng mực mà chế độ cho phép. - Hoàn thiên trên cơ sở phù hợp với đặc điểm của từng doanh nghiệp phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh. - Hoàn thiện phải đảm bảo đáp ứng thông tin kịp thời phù hợp với yêu cầu quản lý. - Hoàn thiện trên cơ sở tiết kiệm chi phí - Hoàn thiện kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liêu nói riêng phải hướng tới việc hiện đại hoá công tác kế toán, đưa những thành tựa khoa học áp dụng vào công tác kế toán và tiến tới tiếp cân hệ thống kế toán quốc tế. - Từ những yêu cầu của việc hoàn thiên và thực trạng công tác kế toán nguyên vât liệu của công ty dươí góc độ là một sinh viên em đã mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhằm khắc phục, củng cố và hoàn thiện công tác kế toán hàng hoá, công cụ, dụng cụ tại công ty. - Vấn đề về phân loại và lập sổ doanh điểm - Vấn đề về kiểm tra chất lượng trước khi nhập kho lập dự phòng quĩ giảm giá hàng tồn kho - áp dụng tin học trong công tác kế toán nhiều hơn nữa. 1.1. Nội dung về vân đề và phân loại và lập số doanh điểm V T Việc phân loại hàng hoá, công cụ, dụng cụ có tính khoa học và hợp lý sẽ đảm bảo cho việc quản lý và hoạch toán vật tư, công cụ, dụng cụ được chính xác từ thực tế cho thấy công ty cần hoàn thiện phân loại trên cơ sở sau: Tất cả hàng hoá có cùng công dụng, cùng vai trò được xếp vào một loại hàng hoá chính, phụ, phụ tùng thay thế công cụ lao động mỗi loại phải có sổ theo rõi riêng, chi tiết trên sổ kế toán. Trong mỗi loại căn cứ vào tinh chất lý hoá của hàng hoá mà chia thành các nhóm đó cho phù hợp. Đồng thời để phục vụ công tác hàng hoá, công ty cần thiết phải mở sổ doanh điểm hàng hoá để phục vụ cho nhu cầu quản lý tại công ty Biểu số 18 : Số danh điểm hàng hoá của công ty có thể xây dựng như sau: Kho Doanh điểm vật tư Tên vật tư Đơn vị Ghi chú 1521 Hàng hoá chính Kg . Nhựa 1561.01 Nhựa Kg 1561.01.01 Nhựa HDPE Kg 1561.01.02 Hạt nhựa màu xanh Kg .. . . . Kim Loại 1561.02 Kim loại Kg .. 1561.02.01 Sắt tráng men Kg 1561.02.02 Đồng Kg .. .. 1562 Hàng hoá phụ 1562.01 Bao bì thùng cát tông 1.2. Việc kiểm tra chất lượng hàng hoá, công cụ dụng cụ trước khi nhập kho Có thể nói hàng hoá, công cụ, dung cụ được nhập về với chất lượng cao phù hợp với yêu cầu kinh doanh của công ty. Tuy nhiên qua thực tế cho thấy hiên nay công ty chưa lập riêng một phòng kiểm tra chất lướng sản phẩm. Do vậy từ viêc thực tế trên em nhận thấy công ty cần có một đội ngũ cán bộ làm công tác kiêm tra chất lương của nguyên vật liêu, công cụ, dụng cụ cũng như thành phẩm khi hàng hoá về đến công ty. Sẽ được kiểm tra chất lương của hàng hoá, chủng loại, các chỉ tiêu kỹ thật của hàng hoá, công cụ, dụng cụ. Sau đó kế toán căn cứ vào biên lai bán hang của người bán và biên bản kiểm tra chất lượng, số lương thực tế nhập kho. Hơn nữa nó sẽ đảm bảo tính khách quan. Hàng hoá công cụ dụng cụ nhập kho sẽ phù hợp với thiết kế và yêu cầu kinh doanh của công ty 1.3. Hoàn thiện kế toán chi tiết hàng hoá. Hiện nay kế toán chi tiết hàng hoá công ty đang áp dụng phương pháp ghi thẻ song song. Thực ra là chưa phù hợp đối với một số công ty sử dụng nhiều loại hàng hoá và các nghiệp vụ nhập xuất thường xuyên. Bên cạnh đó việc sử dụng phương pháp này ở công ty chưa khoa học như việc lập bảng kĩ xuất theo kho, sau đó lập bảng tổng hợp xuất theo tưng chi tiết, tưng loại sản phẩm, hàng hoá hơn nữa trong quá trình luân chuyển các sổ này công ty phải sử dụng cả kế toán thủ công và kế toán máy. Do vậy kế toán nên xem xét nghiên cứu cảI tiến phương pháp cho bớt phức tạp và bớt trùng lặp không cần thiết hoặc có thể áp dung phương pháp khác. Theo em cùng với viêc thay đổi phương pháp đánh giá xuất kho theo giá hoạch toán và với việc xây dựng hệ thống doanh điểm công ty thương mại và dich vụ nhựa có thể áp dụng phương pháp ghi sổ số dư bởi: - Phương pháp này hoàn toàn thích hợp đối với các đơn vị có khối lượng nghiệp vụ nhập xuất lớn nhiều chủng loại hàng hoá - Trình độ chuyên môn kế toán công ty tương đối vững vàng. - Thủ kho có khả năng chuyên môn tốt có trách nhiêm trong quản lý vật tư. Do vậy, việc thực hiện phương pháp ghi sổ số dư là có thể thực hiên được. Trình tự và phương pháp sổ số dư như sau: Thẻ kho Chứng từ xuất Bảng kê xuất Bảng luỹ kế xuất Sổ số dư Bảng kê Tổng hợp N-X-T Chứng từ nhập Bảng kê nhập Bảng luỹ kế nhập Trình tự ghi ở kho: ngoài việc sử dung thẻ kho thủ kho còn sử dung sổ số dư để ghi chép số tồn kho vào cuối thang của từng thứ vật tư hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng trên sổ số dư vật tư hang hoá được sắp xếp theo thứ tự nhóm loại. ở phòng kế toán : việc luân chuyển chứng từ từ kho về phòng kế toán cũng thực hiênh như các phương pháp khác. Chỉ khác biệt là trên cơ sở giảm giá hoạch toán đang sử dụng kế toán tính giá theo từng chứng từ đồng thời vừa ghi số tiền vừa tính được vào nhóm vật tư (nhập riêng xuất riêng) vào bảng luỹ kế nhập vào bảng luỹ kế. Trên cơ sở bảng này cuối tháng cộngsố tồn kho của tưng nhóm, loại hàng tồn kho và ghi vào cột tồn kho cuối thang của bang kê này, số liệu này là cơ sở để cuối tháng đối chiếu với số liệu của sổ số dư do thủ kho chuyển đến. Biểu số 19: Số dư hàng hoá Năm: .. Kho Nhựa Danh điểm HH Tên vật tư ĐVT Giá hạch toán Số dư đầu năm Số dư cuối tháng 1 Số dư cuối tháng 2 Số dư cuối tháng 12 SL TT SL TT SL TT SL TT SL TT 1561.01.01 Nhựa HDPE Kg 8.000 500 5.800 10.100 101.050 1561.01.02 Nhựa màu trắng Kg 7.500 400 900 1.000 1.100 1561.01.03 Màu xanh Kg 8.000 600 1.000 1.000 1.928 1.4. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh phần trị giá giảm xuống thấp hơn so với giá trị ghi sổ kế toán hang tồn kho. Nhờ vào khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho mà doanh nghiệp phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế của tài sản trên bảng cân đối kế toán. Dự phòng giảm giá có tác dụng làm giảm lãi của niên độ kế toán nên doanh nghiệp tích luỹ được một nhuồn tài chính mà lẽ ra nó đã được phân chia nguồn tài chính này tạm thời năm trong TSLĐ và khi cần thiết để bù đắp các khoản thiệt hại thực tế do vật tư, sản phẩm hàng hoá tồn kho bị giảm giá, phát sinh. Một điểm lợi nữa của dự phòng là dự phòng giảm giá được ghi nhận như một khoản chi phí làm giảm thu nhập doanh nghiệp dẫn đến giảm thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp. Kết luận Qua nghiên cứu và tìm hiểu về lý luận cũng như thực tiễn về công tác kế toán nói chung và công tác hàng hoá riêng ở Công Ty Thương Mại và Dịch Vụ Nhựa, em thực sự nhận thấy được tầm quan trọng của tổ chức kế toán đặc biệt là công tác kế toán hàng hoá. Đó là bộ phận không thể thiếu được trong công tác kế toán ở các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh. Nó cung cấp số liệu cho việc phân tích tình hình kinh doanh, phản ánh một cách chặt chẽ và chính xác tình hình xuất nhập tồn hàng hoá của Công Ty từ đó cung cấp thông tin thực tế cần thiết cho lãnh đạo công ty để chỉ đạo tốt mọi hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của Công Ty. Hơn nữa tổ chức kế toán hàng hoá còn phản ánh cho giám đốc tình hinh thanh toán công nợ, tránh tình trạng thất thoát ứ đọng vốn giúp công ty sử dụng có hiệu quả hơn nguồn vốn của mình và chập hành đúng chế độ chính sách của Nhà Nước. Qua thời gian thực tập tại Công Ty em nhận thấy công tác kế toán hàng hoá ở Công Ty có nhiều ưu điểm song bên cạnh đó còn một số tồn tại cần xem xét và điều chỉnh, nhằm góp phần hoàn thện công tác kế toán của Công Ty. Nhờ vào thời gian thực tập tại Công Ty đã giúp em khẳng định rằng người cán bộ kế toán không chỉ nắm chắc lý luận mà còn phải hiểu sâu sắc trong thực tế biết vận dụng lý luận vào thực tiễn một cách linh hoạt sáng tạo . Có như vậy kế toán mới trở thành công cụ sắc bén đắc lực của nền kinh tế. Với thời gian thực tập 2 tháng, trình độ kinh nghiệm còn hạn hẹp nên bài báo cáo của em không tránh khỏi những khiếm khuyết, em rất mong được sự chỉ bảo của thầy cô giáo, và các cô, các chú tại phòng kế toán công ty. Một lần nữa em xin trân thành cảm ơn cô giáo: Nguyễn Tô Phượng và các cán bộ kế toán ở Công Ty Thương Mại và Dịch Vụ Nhựa đã chỉ bảo và hướng dẫn em nhịêt tình bài báo cáo này. Danh mục tài liệu tham khảo Giáo trình kế toán tài chính Trường CĐ KTKT Công Nghiệp I Giáo trình kế toán Quản trị Trường CĐ KTKT Công Nghiệp I Phân tích hoạt động kinh tế Trường ĐH KT quốc dân. Thực hành kiểm toán và lý thuyết kiểm toán. Một số tài liệu khác có liên quan. Nhận xét về thời gian thực tập tại Công Ty: