Chuyên đề Công tác tổ chức quản lý tại Công ty CP sản xuất và xuất nhập khẩu Bao Bì Thăng Long

Công tác tổ chức quản lý tại Công ty CP sản xuất và xuất nhập khẩu Bao Bì Thăng Long 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty: 1.1. Tên, địa chỉ công ty: - Tên công ty : Công ty CP sản xuất và xuất nhập khẩu Bao Bì Thăng Long. - Tên giao dịch : Thăng Long packing production export – Import Joint Stock company (TL packing .,JSC). - Giám đốc : Nguyễn Minh Ngọc. - VP giao dịch : Số 8, ngõ 41/10, Hồng Hà, Ba Đình, Hà Nội. - Trụ sở chính : Lô E2 Cụm CN đa nghề Đình Bảng, Từ Sơn, Bắc Ninh. 1.2. Quá trình hình thành: Công ty cổ phần SX & XNK Bao Bì Thăng Long được thành lập theo giấy phép Đăng ký kinh doanh số 0103009149 ngày 6/09/2005 của Sở kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội. 1.3. Quá trình phát triển: Tuy chỉ mới hoạt động được gần 3 năm (từ năm 2005 đến năm 2008) nhưng Công ty luôn có sự thay đổi mới và hoàn thiện về máy móc cũng như trình độ của công nhân sản xuất và người quản lý nên kết quả kinh doanh của Công ty ngày càng nâng cao. Ta có thể thấy rõ điều này qua doanh thu của Công ty: Năm 2005 doanh thu là: 1,110,676,000 đồng. Năm 2006 doanh thu là: 24,867,468,000 đồng. Năm 2007 doanh thu là: 37,101,754,000 đồng. Lúc mới thành lập năm 2005, Công ty với số vốn ban đầu là 2.8 tỷ đồng cùng với số công nhân là 55 người do sản xuất kinh doanh có hiệu quả, Công ty ngày càng lớn mạnh hơn về tài chính. Vì vậy quy mô sản xuất ngày càng được mở rộng về chiều rộng lẫn chiều sâu, nhà xưởng được mở rộng, trang thiết bị máy móc ngày càng hiện đại hơn, cơ sở vật chất kỹ thuật ngày càng được củng cố và hoàn thiện hơn trước. Năm 2007 với số tiền đầu tư hơn 7.2 tỷ đồng, Công ty đã mạnh dạn trang bị thêm dây chuyền sản xuất hiện đại tự động hóa hoàn toàn nhằm tạo thế và lực mới cho Công ty. Hiện nay số công nhân sản xuất đã lên tới 120 người và số vốn của Công ty đã lên đến hơn 10 tỷ đồng. Đạt được kết qủa như vậy là một thành công hết sức to lớn của tập thể công nhân viên trong toàn Công ty cũng như ban lãnh đạo. 2. Nhiệm vụ chính và nhiệm vụ khác của Công ty: - Tạo công ăn việc làm, đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên. - Cung cấp, đáp ứng cho khách hàng những sảm phẩm chất lượng tốt với giá cả phù hợp. - Tiếp tục nâng cao chất lượng sản phẩm, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, tạo lợi thế trước đối thủ cạnh tranh. - Đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân viên đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh, ngày càng mở rộng hơn nữa quy mô sản xuất của Doanh nghiệp. - Quản lý, kiểm tra chặt chẽ hơn nữa bằng các biện pháp hiệu quả hữu ích nhằm làm giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường. - Thực hiện các hoạt động kinh doanh đảm bảo an toàn về lao động, vệ sinh môi trường. - Thực hiện các nghĩa vụ nộp thuế cho Nhà nước và các nghĩa vụ tài chính khác, góp phần thúc đẩy sự phát triển kinh tế xã hội của đất nước. 3. Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của Công ty: 3.1. Sơ đồ cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý: Bộ máy quản lý của Công ty Bao Bì Thăng Long được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng. Giám đốc công ty quản lý toàn Công ty với sự trợ giúp của hai Phó Giám đốc phụ trách về sản xuất và tài chính. Cơ cấu này là sự kết hợp giữa cơ cấu quản lý trực tuyến và cơ cấu quản lý chức năng nên đã loại bỏ được những hạn chế và riêng biệt của từng loại, phát huy được những ưu điểm của chúng tạo thành thế mạnh chung. Tuy nhiên nó còn có những hạn chế nhất định: đòi hỏi phải có sự phối hợp nhất định giữa hệ thống trục tuyến và các bộ phận hoạt động chức năng,… Sơ đồ: Giám đốc Phó Giám đốc phụ trách Sản xuất Phó Giám đốc Tài chính PX Thổi màng PX Ghép màng PX In PX Cắt dán PX Chia cuộn PX Đếm chọn Phòng Kế toán Phòng Kinh doanh Phòng HC-TH PX Bao gói Bộ phận KCS Đội KTế -KT Phòng XNK 3.2. Chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của từng bộ phận: - Giám đốc: là người điều hành, quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hàng ngày của Công ty; tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của Công ty; kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ Công ty; bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức cán bộ thuộc diện quản lý của Công ty; quyết định lương, tuyển dụng, đào tạo và các khoản phụ cấp đối với người lao động; thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao theo đúng quy định của Công ty và Pháp luật, chịu trách nhiệm trước Công ty và Pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ đó. - Phó Giám đốc phụ trách sản xuất: là người giúp Giám đốc quản lý các vấn đề trong sản xuất; có quyền quản lý cán bộ, lao động, những phần việc có liên quan đến trách nhiệm của mình; chịu trách nhiệm trước Giám đốc, Công ty, Pháp luật về các nhiệm vụ được Giám đốc công ty phân công và ủy quyền. - Phó Giám đốc tài chính: là người giúp Giám đốc quản lý về mặt tài chính của Công ty; có quyền quản lý các nhân viên, những công việc liên quan đến trách nhiệm của mình; chịu trách nhiệm trước Giám đốc, Công ty, Pháp luật về các nhiệm vụ được giao. - Phòng kế toán: chỉ đạo, thực hiện nhiệm vụ lập kế hoạch tài chính, quản lý các nghiệp vụ kế toán, đảm bảo cho hoạt động tài chính của toàn Công ty đựơc lành mạnh thông suốt. - Phòng kinh doanh: ngiên cứu thị trường cũng như nhu cầu của khách hàng trong nước, lên kế hoạch sản xuất, thực hiện các giao dịch nhằm đưa sản phẩm của Công ty ra thị trường. - Phòng xuất nhập khẩu (XNK): giúp Giám đốc quản lý hoạt động kinh doanh ngoài nước; giải quyết các thủ tục về nhập khẩu vật tư, tư liệu sản xuất và thiết bị phục vụ cho kế hoạch sản xuất kinh doanh chung của Công ty, giới thiệu các sản phẩm của Công ty ra nước ngoài. - Phòng hành chính - tổng hợp (HC-TH): thực hiện việc quản lý hành chính, quản lý hồ sơ, văn thư lưu trữ và các thiết bị văn phòng. 3.3. Mối quan hệ giữa các bộ phận: - Quan hệ giữa Giám đốc, Phó Giám đốc và các Trưởng phòng ban chức năng, Trưởng các đơn vị sản xuất: là mối quan hệ chỉ huy, chỉ đạo và chấp hành mệnh lệnh, mỗi người dưới quyền phải chấp hành một cách nghiêm chỉnh các chỉ đạo của Giám đốc (trực tiếp hoặc thông qua hệ thống thông tin chính thức) về sản xuất kinh doanh, công tác nhiệm vụ được phân công. Riêng kế toán trưởng ngoài việc chấp hành chỉ đạo mệnh lệnh của Giảm đốc như các Trưởng phòng, Trưởng các đơn vị sản xuất khác còn được thực hiện một số nhiệm vụ quyền hạn theo Luật kế toán khi ý kiến của mình trái với ý kiến chỉ đạo của Giám đốc. - Quan hệ giữa các phòng ban nghiệp vụ: là mối quan hệ phối hợp, giúp đỡ lẫn nhau trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ được phân công, cùng nhau hợp tác để thực hiện mục tiêu chung. Trong trường hợp chưa có sự thống nhất trong việc phối hợp thì quyết định của Giám đốc là ý kiến cuối cùng: + Phòng HC-TH: quản lý, cấp phát toàn bộ giấy tờ, sổ sách cho các phòng ban khác; cung cấp cho phòng kế toán các số liệu về số văn phòng phẩm đã mua, đã phân phối và số còn lại, chi phí tiếp khách, chi phí hành chính,… + Phòng Kinh doanh: chuyển báo giá, hóa đơn, chứng từ, dự toán chi phí kế hoạch mua sắm vật tư, tiêu thụ sản phẩm,…cho phòng kế toán; chuyển mẫu mã bao bì, các đơn hàng, các tài liệu kỹ thuật của hàng hóa công ty mua và sản phẩm phía đối tác yêu cầu…cho Đội Kinh tế - kỹ thuật và Bộ phận KCS. + Phòng XNK: chuyển hóa đơn, chứng từ,…cho phòng kế toán;các thông tin về sản phẩm mà phía khách hàng yêu cầu cho Bộ phận KCS vàĐội Kinh tế - kỹ thuật. + Phòng Kế toán: cung cấp cho Phòng Kinh doanh và Phòng XNK các tài liệu về tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế và giá thành sản phẩm,…cung cấp cho Phòng HC-TH kế hoạch chi tiêu tiền mặt đã được duyệt ,…cung cấp cho Đội Kinh tế - kỹ thuật các dự toán chi phí đã được duyệt,… - Quan hệ giữa các phòng ban nghiệp vụ với các đơn vị sản xuất là mối quan hệ bình đẳng, tôn trọng lẫn nhau. Các phòng nghiệp vụ có trách nhiệm hướng dẫn, giúp đỡ phục vụ về công tác chuyên môn theo chuyên nghành cho hoạt động ở các đơn vị sản xuất. Các đơn vị sản xuất có trách nhiệm cung cấp chính xác, trung thực số liệu, thông tin của đơn vị sản xuất cho các phòng ban chức năng. 4. Tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty: 4.1. Các bộ phận sản xuất và mối quan hệ: - Bộ phận KCS: kết hợp với các phân xưởng để kiểm tra số lượng và chất lượng của sản phẩm nhằm đảm bảo uy tín của Công ty trên thị trường. - Đội Kinh tế - kỹ thuật (KTế - KT): có nhiệm vụ tham mưu cho Phó Giám đốc sản xuất về kế hoạch sản xuất; từ kế hoạch vật tư cân đối giữa khả năng thực hiện và kế hoạch đề ra; quản lý, xây dựng định mức vật tư giúp Phòng Kế toán tính ra hao phí định mức; chịu trách nhiệm về kỹ thuật của các sản phẩm sản xuất trên dây chuyền; thực hiện các thủ tục xuất nhập hàng hóa trực tiếp tổ chức, thực hiện các ngiệp vụ kế toán, công tác thống kê bên bộ phận sản xuất. Cung cấp các loại giấy tờ cần thiết, đầy đủ, kịp thời cho các phòng ban liên quan. Tổ chức sản xuất của Công ty bao bì Thăng Long theo quy trình công nghệ. Trong đó tổ chức thành 7 phân xưởng nhỏ, mỗi phân xưởng đảm bảo một giai đoạn công nghệ nhất định cụ thể như sau: - Phân xưởng thổi màng: tại phân xưởng này các loại màng sẽ được sản xuất từ các loại hạt nhựa, một số phụ liệu khác …với loại máy thổi phù hợp với từng lọai màng.Trong quá trình sản xuất phải lưu ý đến yêu cầu của khách hàng (kích cỡ, độ dày, số lượng,..), kiểm tra mức nhiệt phù hợp với từng loại hạt nhựa, áp suất đèn, nước làm mát. - Phân xưởng ghép màng: mục đích của quá trình này là nâng cao chất lượng sản phẩm trong việc ghép màng khô nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. Để ghép được màng cần: cuộn màng chuẩn bị ghép, dung dịch keo đã pha, chất lão hóa, máy ghép màng phức hợp. Căn cứ độ dày của màng ghép, tùy theo từng loại màng tiến hành điều chỉnh lại lực căng cho phù hợp. Kiểm tra tình trạng lực ép, áp lực, hơi và nước làm mát trong quá trình ghép. - Phân xưởng in: trước khi tiến hành in lên các cuộn màng cần chuẩn bị: mẫu in, trục in, khuôn, lô ép in, dao gạt mực, nực in, màng in và lõi giấy, cài đặt tủ chồng màu tivi. Quá trình in chính thức chỉ được thực hiện khi mẫu được in trong quá trình in thử đạt yêu cầu. Cuộn bán thành phẩm khi in xong phải được bọc cẩn thận, kín, không được làm rách màng, chở và xếp ở nơi quy dịnh. - Phân xưởng chia cuộn: cần chuẩn bị: dao chia, các dụng cụ cân đo cần thiết, máy chia cuộn, cuộn màng liệu (là những cuộn màng có thể chia hoặc đã qua khâu in hay khâu ghép). Cứ 60 phút 1 lần cán bộ KCS đi kiểm tra chất lượng sản phẩm. Tiêu chí kiểm tra sản phẩm: kích thước màng chia phải đủ, không có tì xước, hỏng bề mặt cua màng, không cắt lẹm, lệch đường biên. - Phân xưởng cắt dán: mục đích của quá trình này là định hình sản phẩm. Trước khi bắt đầu quá trình sản xuất cần kiểm tra và chuẩn bị: thước, vịt dầu+chổi lau dao, khăn+cặp, clê+ốc đào, bút dạ, bao, kim+dây khâu, cuộn màng, máy cắt dán. Cứ 60 phút 1 lần cán bộ KCS đi kiểm tra chất lượng sản phẩm. Kiểm tra dầu vào máy, lau dầu dao, trong khi cắt thì kiểm tra đường dán đã đủ nhiệt chưa, tăng giảm nhiệt theo từng độ dày. - Phân xưởng đếm chọn sản phẩm: mục đích của quá trình này là đảm bảo số lượng cũng như chất lượng nhằm thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng. Công nhân đi nhận thành phẩm, cân và dụng cụ cần thiết khác. Các công nhân đếm chọn và kiểm tra kỹ lưỡng từng túi một cả về số lượng và chất lượng sản phẩm cùng với cán bộ KCS. - Phân xưởng bao gói sản phẩm: căn cứ vào lệnh sản xuất thực hiện việc đóng gói cho từng loại sản phẩm. Các sản phẩm sau khi đóng gói phải được xếp lên các bục kê hàng ngay ngắn, chắc chắn để chuyển vào kho hoặc giao cho khách hàng. Các phân xưởng có nhiệm vụ trực tiếp tham gia sản xuất, thực hiện kế hoạch mà nhà máy đề ra, phù hợp với yêu cầu của khách hàng về số lượng và chất lượng. 4.2. Quy trình sản xuất sản phẩm chính của Công ty: 4.2.1.Sản phẩm chính của Công ty: Công ty Bao Bì Thăng Long chuyên sản xuất các loại bao bì từ màng mỏng chất lượng cao, phong phú về hình thức, đa dạng về chủng loại. Màng đơn có các loại LDPE, HPPE, PP,… Màng phức có các loại: OPP+PP, OPP+PE, PET+ Màng nhôm; Màng OPP+MCPP,… Ngoài ra Công ty còn sản xuất các loại bao bì đựng linh kiện máy tính, máy ảnh và đồ gia dụng khác. Đồng thời Công ty còn kinh doanh một số mặt hàng như: - XNK bao bì; thiết bị, nguyên vật liệu dùng để sản xuất bao bì. -Vận chuyển hành khách, vận tải hàng hóa. -Buôn bán vật tư, máy móc thiết bị ngành in, văn phòng. 4.2.2. Quy trình sản xuất bao bì của Công ty: NVL Màng Ghép màng In màng Cắt dán, định hình sản phẩm Chia cuộn màng Đếm chọn sản phẩm Bao gói sản phẩm Nhập kho thành phẩm