Chuyên đề Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính tại chi nhánh Công ty Kiểm toán và Tư vấn tài chính kế toán Sài Gòn (AFC)

à được trưởng phòng ký, kế toán trưởng kiểm soát, Giám đốc ký duyệt. Công ty không bố trí riêng biệt kho thành phẩm và kho bán thành phẩm, không chia ô cho từng loại mặt hàng một số pallet để nhiều loại mặt hàng trên cùng 1 pallet. Việc không bố trí sắp xếp riêng biệt từng loại sản phẩm dẫn đến kho cho việc theo dõi và xác định chính xác số lượng tồn kho của thành phẩm, bán thành phẩm cũng như xác định không chính xác giá vốn thàmh phẩm xuất bản do thành phẩm được xác định theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Trên cùng một pallet để nhiều loại mặt hàng khác nhau có thể xuất nhầm hoặc đếm nhầm số lượng tồn kho. (2) Giám sát quá trình sản xuất và mua hàng Quá trình mua hàng Quan sát: Nhân sự phòng mua hàng - Panning & purchase manager Hoàng Bình A - Purchuse Admin Assistant Nguyễn Thị B - Purchase Exccutive Nguyễn Thanh C Kiểm soát hoạt động mua hàng: Trợ lý mua hàng căn cứ vào số lượng tồn kho tháng trước do thủ kho cung cấp và số lượng tiêu thụ sản phẩm của tháng gần nhất do phòng kinh doanh cung cấp lập Stock level report. Trưởng phòng mua hàng căn cứ vào SLR xác định số lượng từng loại giấy cần nhập. Sau đó, trợ lý mua hàng lấy báo giá của các nhà cung cấp qua mail hoặc fax trình Giám đốc. Sau khi đã nhận được đầy đủ thông tin từ phía nhà cung cấp qua lựa chọn nhà cung cấp quyết định giá nhập và số lượng nhập. Trợ lý mua hàng gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp, chuẩn bị hợp đồng mua hàng. Sau khi ký kết xong hợp đồng, đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng chuyển cho phòng kế toán để chuẩn bị mở L/C thanh toán 10% giá trị hợp đồng. Sale Dept. gửi BC bán hàng 4 tháng gần nhất Quy trình mua hàng của công ty như sau: ds Purchuse Dept. lập Stock level report purchase orderr (P/O) contrac GD approve supplier and price Thủ kho giấy gửi BC tồn kho tháng trước Kế toán giá thành Quy trình nhập hàng của Công ty A: Hãng vận tải Công ty New hope Công ty A Bộ phận kiểm tra chất lượng Phòng mua hàng giám sát việc nhập hàng Nhập kho Raw Material (thủ kho giấy) - Đối với các NVL nhập trong nước thì trước khi hàng về đến Công ty được cân kiểm tra bởi Công ty Newhope. - Đối với RM nhập ngoại thì không tiến hành cân mà kiểm tra trọng lượng được ghi trên bao bì cuộn giấy. Bộ phận Q/C lấy mẫu giấy kiểm tra chất lượng giấy có đạt tiêu chuẩn không. - Phòng mua hàng giám sát việc nhập kho NVL giấy - Mỗi một cuộn giấy nhập kho được dán nhãn ghi số cuộn, trọng lượng. Một liên lưu ở cuống, một liên được dán ở cuộn giấy. Nhận xét Thủ kho NVLC (giấy) là người ghi chép, quản lý việc nhập xuất NVL chính nên trực thuộc phòng kế toán không nên trực thuộc phòng mua hàng. Việc phòng mua hàng vừa trực tiếp mua hàng, vừa trực tiếp quản lý hàng sẽ không khách quan trong việc quyết định trả lại hàng không đạt tiêu chuẩn hoặc nhập hàng không đủ về mặt số lượng. ý kiến của kiểm toán viên Thủ kho NVLC nên trực thuộc phòng kế toán để đảm bảo tính độc lập và bộ phận mua hàng - bộ phận trực tiếp lựa chọn NCC. (3) Quy trình sản xuất Phòng kinh doanh lập Production Order, phiếu đề nghị phát giấy Phòng kinh doanh gửi P/O của khách hàng Quan sát Production Dept. Thủ kho giấy viết phiếu phát giấy cuộn Kế toán giá thành Kiểm soát quá trình sản xuất: phòng kinh doanh nhận đơn đặt hàng từ khách hàng chuyển cho phòng kế hoạch để tính toán số lượng giấy cần cho đơn đặt hàng đó. Phòng kế hoạch viết Production Order (thuế sản xuất), phiếu đề nghị phát giấy cuộn một liên gửi cho xưởng một liên gửi cho thủ kho giấy. Thủ kho giấy viết phiếu phát giấy cuộn cho xưởng. Cuối ngày hết ca sản xuất thủ kho nhập lại cuộn giấy và viết phiếu thu hồi giấy cuộn. Hết một ngày phiếu phát và thu hồi giấy cuộn chuyển cho kế toán để ghi chép số lượng giấy xuất cho sản xuất. Nhận xét - Số lượng thành phẩm, thành phẩm hoàn thành ghi trên các báo cáo sản xuất và phiếu sản xuất là do đội sản xuất ghi nhận sau khi kết thúc mỗi ca sản xuất và kết thúc mỗi đơn đặt hàng. Kế toán sử dụng số liệu này để đối chiếu với số liệu của thủ kho là chưa đủ vì thực tế các phiếu nhập kho thành phẩm không được đề cập kịp thời ngay khi nhập kho mà thủ kho đến cuối ngày mới căn cứ vào sổ ghi chép của nhân viên xưởng để viết phiếu nhập kho. - Bán thành phẩm của từng giai đoạn sản xuất không có thủ kho theo dõi ghi chép việc nhập xuất tồn kho mà chỉ theo dõi trên sổ ghi chép của nhân viên xưởng, dẫn tới có hiện tượng hàng đã nhập kho thành phẩm mà vẫn còn tồn trên kho bán thành phẩm. ý kiến của kiểm toán viên Nên có một thủ kho để theo dõi bán thành phẩm riêng, lập phiếu nhập, phiếu xuất bán thành phẩm. Hàng tháng, kế toán cần tham gia kiểm kê kho thành phẩm, bán thành phẩm cùng với thủ kho để xác định chính xác số lượng tồn kho, như vậy thì việc xác định giá vốn của hàng xuất bán mới chính xác khi áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ. (4) Kiểm soát hoạt động tiếp thị và quá trình bán hàng Quan sát Nhân sự của bộ phận bán hàng: 01 quản lý bán hàng, 05 nhân viên bán hàng, 01 trợ lý theo dõi công nợ, luân chuyển hàng tồn kho thành phẩm, bộ phận kho 03 người , 02 logistic và 01 storekeeper để ghi chép tồn kho hàng, nhận các yêu cầu của khách hàng để báo cáo với tổng bộ phận và Giám đốc Công ty. Giám đốc Công ty lập bảng tính toán đơn giá sản phẩm để đàm phán với khách hàng. Sau khi đã nhận được đầy đủ các thông tin từ khách hàng, Giám đốc Công ty là người duy nhất quyết định: giá bán sản phẩm và mục đích chi hoa hồng cho khách hàng hiện tại trong khoảng từ 1%-10% doanh thu tuỳ theo từng trường hợp cụ thể. Hàng tuần, Giám đốc họp với bộ phận bán hàng 02 lần chủ yếu để đôn đốc thu nợ, xử lý hàng tồn kho, giảm giá hàng bán. Quá trình bán hàng của Công ty như sau: (1) (2) (3) Bộ phận BH Bộ phận xuất hàng Bộ phận SX - Đơn đặt hàng - Lập KH xuất hàng ( kho thành phẩm) - Viết phiếu xuất kho - Thực hiện xuất hàng (4) (5) (6) Giao hàng cho lái xe Giao cho KH Lái xe - Nhận lại phiếu xuất (7) (8) Bộ phận BH Bộ phận KH -Nhận lại phiếu xuất kho - Nhận lại phiếu xuất kho - Viết HĐBH - Theo dõi thanh toán Nhận xét - Công ty đã thiết lập được hệ thống kiểm soát bán hàng, hệ thống kiểm soát có hoạt động như: phiếu xuất hàng phải được phê duyệt của Giám đốc, bán hàng, kế toán, khi giao hàng phải có sự chứng kiến của bảo vệ, nhân viên bán hàng. Tuy nhiên Công ty chưa quy định được rõ trách nhiệm của lái xe - người đại diện cho Công ty trong việc giao hàng cho khách hàng. Nên khi khách hàng xác nhận thiếu hàng đều do Công ty chịu trách nhiệm. - Hàng chỉ được xác nhận là xuất thực sự khi giao tới khách hàng và có sự xác nhận của khách hàng vào phiếu xuất kho. Như vậy hoá đơn bán hàng không được lập tại thời điểm xuất kho giao hàng tại Công ty mà lập sau khi có sự xác nhận của khách hàng về số lượng, chất lượng hàng. Việc không lập hoá đơn kịp thời tại thời điểm xuất khỏi kho của Công ty là chưa đúng quy định về vận chuyển không có hoá đơn kèm theo. Phiếu xuất kho sau khi đã được ký duyệt bởi: Quản lý bộ phận bán hàng, Giám đốc, kế toán, thủ kho để viết hoá đơn. Như vậy thời gian từ khi xuất hàng đến khi nhận lại phiếu xuất kho để viết hoá đơn có thể từ vài ngày đến vài tuần, nhưng khi ký duyệt phiếu xuất kho kế toán không cập nhật vào sổ theo dõi. Có thể xảy ra trường hợp: hai phiếu trùng số hàng vẫn có thể xuất ra khỏi Công ty 02 lần nhưng chỉ được viết hoá đơn đòi tiền 01 lần, bộ phận kế toán không kiểm soát được bộ phận bán hàng. Bộ phận bán hàng khi giao phiếu xuất kho (phiếu xuất kho từ KH đã ký quay lại) cho bộ phận kế toán không có sổ giao nhận chứng từ, vì vậy khi bộ phận kế toán phát hiện có những phiếu xuất chưa quay lại (dựa trên sự liên tục của những phiếu xuất đã quay trở lại) thì bộ phận bán hàng mới phát hiện là chưa giao lại kế toán. - Thủ kho thành phẩm trực thuộc phòng bán hàng, trong khi các quyết định nhập lại hàng không đủ phẩm chất đều xuất phát từ phòng bán hàng, việc sắp xếp nhân sự như thế chưa đảm bảo được tính khách quan. ý kiến của kiểm toán viên - Cần xác định rõ trách nhiệm của lái xe- người đại diện giao hàng cho Công ty trong hợp đồng vận chuyển, nếu cần sẽ mua bảo hiểm hàng hoá vận chuyển. - Nên lập hoá đơn bán hàng ngay khi xuất kho để đảm bảo đúng quy định về vận chuyển hàng trên đường, đồng thời quản lý chặt chẽ hơn việc xuất kho thành phẩm và xác nhận nghiệp vụ việc bán hàng đã thực hiện. Trường hợp giảm giá hàng bán hoặc hàng bị trả lại căn cứ vào biên bản làm việc giữa hai bên để điều chỉnh vào hoá đơn sau hoặc lập riêng 1 hoá đơn điều chỉnh. - Cần lập sổ giao nhận chứng từ giữa bộ phận bán hàng và kế toán trong việc chuyển phiếu, chứng từ cho nhau. - Thủ kho thành phẩm nên trực thuộc phòng kế toán, kế toán giá thành sẽ thực hiện việc kiểm tra và đối chiếu thường xuyên, định kỳ với thủ kho khi khoá sổ kế toán lập báo cáo. (5) Quản lý tồn kho bán thành phẩm và thành phẩm. Quan sát Nhân sự của kho thành phẩm: Kho thành phẩm thuộc bộ phận bán hàng quản lý (như đã nêu ở phần trên), nhân sự quản lý kho thành phẩm bao gồm 3 người: 2 người sắp xếp theo dõi nhập, xuất kho (logistic), 01 người ghi chép và theo dõi sổ sách, vị trí thủ kho có sự thay đổi nhiều lần, mỗi lần thay đổi không có sự bàn giao giữa thủ kho mới và cũ. Kiểm soát hạch toán hàng tồn kho thành phẩm theo phương pháp kê khai định kỳ: căn cứ vào phiếu nhập kho thành phẩm từ bộ phận bán hàng, chuyển sang để hạch toán vào sổ kế toán, cuối kỳ lấy số lượng tồn kho cho báo cáo tồn kho từ bộ phận bán hàng chuyển sang, đơn giá tồn kho: là giá thành thực tế trong kỳ để hạch toán tồn kho thành phẩm cuối kỳ. Quy trình quản lý hàng tồn kho của Công ty như sau: (1) (2) (3) Xưởng SX Thủ kho Bộ phận BH - Xác nhận vào sổ nhập (thuộc bộ phận BH) - Vào sổ kho thành phẩm sau mỗi - Xác nhận nhập kho nhập kho ca SX. - Lập phiếu xuất kho thành phẩm. - phiếu xuất kho từ khách hàng quay lại (5) (4) Bộ phận kế toán Bộ phận BH - Kế toán tính giá trị - Lập BC tồn kho thành phẩm tồn kho Sau mỗi ca SX bộ phận SX nhập toàn bộ số sản phẩm hoàn thành vào kho thành phẩm giữa thủ kho và tổ SX cùng ký xác nhận vào sổ theo dõi nhập kho. Thủ kho căn cứ vào sổ theo dõi nhập kho để lập phiếu nhập kho. Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho vào sổ kho thành phẩm. Cuối tháng BC tồn kho thành phẩm được gửi cho bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán (kế toán giá thành) tính giá trị tồn kho thành phẩm. Nhận xét - Thủ kho phải là người ghi chép thẻ kho thành phẩm theo từng lô sản phẩm, từng loại sản phẩm (có mã sản phẩm), thủ kho nên trực thuộc bộ phận kế toán, như vậy sẽ khách quan hơn trong việc giám sát các nghiệp vụ BH bị trả lại, thuận tiện cho việc kiểm tra, kiểm soát thường xuyên ghi chép của thủ kho cũng như tồn kho thành phẩm. Bộ phận BH- đó là nhiệm vụ riêng biệt, đồng thời cung cấp thông tin cho Ban giám đốc độc lập với thông tin của bộ phận kế toán. - Thủ kho thay đổi mà không có sự bàn giao giữa người mới và người cũ có thể sẽ không quy định được trách nhiệm trong trường hợp thiếu mất thành phẩm. Hơn nữa Ban giám đốc Công ty lại không tìm được thủ kho để thay thế kịp thời dẫn đến mất kiểm soát trong một thời gian. Ví dụ như: số phiếu xuất đánh số không liên tục, trường từ 978 đến 997, kế toán không nhận được những số phiếu này. Việc kiểm soát hàng tồn kho chưa được tốt. - Phiếu nhập kho chưa được lập ngay khi sản phẩm hoàn thành nhập kho, không nên căn cứ vào sổ giao nhận kho để tái lập lại phiếu nhập kho. - Kế toán hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai định kỳ hạch toán theo phương pháp này thường áp dụng cho các trường hợp số lượng mặt hàng nhỏ, lẻ, chủng loại nhiều. Hạch toán theo phương pháp này mức độ kiểm soát hàng tồn kho không cao bằng phương pháp kế khai thường xuyên. Công ty hoàn toàn có thể hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. ý kiến của kiểm toán viên - Thủ kho nên trực thuộc bộ phận kế toán để đảm bảo tính độc lập với bộ phận bán hàng- bộ phận phê duyệt đầu tiên các phiếu nhập, xuất thành phẩm đồng thời xác nhận hàng bán bị trả lại, hàng không đủ phẩm chất. - Nên lập phiếu nhập kho ngay tại thời điểm sản phẩm hoàn thành nhập vào trong kho. - Nên áp dụng hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. (6) Kiểm soát hoạt động mua hàng và các tài khoản phải trả nhà cung cấp, tồn kho nguyên vật liệu, thanh toán. Quan sát - Ghi sổ kế toán nhập kho Raw Matrial Kế toán căn cứ vào: + Phiếu nhập kho + Bộ hồ sơ nhập khẩu hàng hoá (tờ khai hải quan, invoice, BL, C/O) + Hoá đơn vận chuyển, bảo hiểm, tờ khai thuế. Kế toán phân bổ chi phí vận chuyển, chi phí bảo hiểm, thuế cho từng loại giấy, để tính giá nhập kho giấy. - Ghi sổ kế toán xuất kho Raw Matrial. Kế toán căn cứ vào báo cáo phiếu xuất kho từng cuộn giấy hàng ngày. Cuối tháng, kế toán tổng hợp lượng giấy xuất cho SX cuối tháng, lập bảng kê xuất kho nguyên vật liệu. Từ đó, lập chứng từ ghi sổ ghi nhận giá trị nguyên vật liệu xuất kho. Giá NVL xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền. - Hạch toán thanh toán. - Đối với các nhà cung cấp nước ngoài: kế toán thanh toán căn cứ vào P/O và Contrac chuẩn bị hồ sơ để mở L/C, thanh toán 10% giá trị hợp đồng. Căn cứ vào thời hạn thanh toán cho nhà cung cấp trên hợp đồng, kế toán thanh toán vay ngắn hạn ngân hàng UBO (chủ yểu là 4 tháng) để trả tiền cho nhà cung cấp nước ngoài. Các khoản vay trên được bảo lãnh bởi Công ty mẹ. Sau khi nhận được thông báo của ngân hàng các khoản nợ vay đến hạn thì kế toán thanh toán trình kế toán trưởng, thông báo Giám đốc. Sau khi Giám đốc duyệt, thanh toán tiền trả ngân hàng. Đối với các nhà cung cấp nước ngoài: kế toán thanh toán căn cứ vào thời hạn ghi trên hợp đồng để thanh toán cho nhà cung cấp. Trình tự thanh toán theo từng hợp đồng, từng hoá đơn. Kế toán thanh toán viết uỷ nhiệm cho thanh toán cho nhà cung cấp. Nhận xét - Các sổ chi tiết tài khoản không có đối ứng tài khoản và số chứng từ rất khó cho việc tìm kiếm cũng như kiểm soát chứng từ. - Tại thời điểm 31/12 kế toán tiến hành xác nhận công nợ phải trả với các nhà cung cấp, tuy nhiên vẫn chưa đầy đủ. ý kiến của kiểm toán viên - Sổ chi tiết cần phải có cột tài khoản đối ứng và có số chứng từ theo dõi để thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu, tránh tình trạng hạch toán trùng lặp. - Cần tiến hành đối chiếu, xác nhận công nợ đầy đủ vào thời điểm 31/12 hàng năm. (7)Kiểm soát hạch toán bán hàng và các tài khoản: doanh thu, phải thu, kho thành phẩm. Quan sát Nhân sự của bộ phận kế toán theo dõi bán hàng: 01 người. Hoạt động kiểm soát bán hàng và quản lý các tài khoản doanh thu, phải thu. - Thực hiện kiểm soát doanh thu thông qua việc ký xác nhận lên phiếu xuất kho thành phẩm. - Kiểm soát sự đầy đủ việc ghi nhận doanh thu theo số thứ tự của các phiếu xuất kho. Quy trình kiểm soát các hoạt động bán hàng, doanh thu và phải thu của Công ty như sau: (1) (2) (3) Bộ phận kế toán Bộ phận BH Bộ phận BH Nhận phiếu xuất kho - Thủ kho giao hàng - Nhận lại Ký duyệt vào phiếu xuất kho - Chuyển 02 liên 01 phiếu phiếu xuất cho xuất khách hàng thông qua lái xe (4) (5) (6) Bộ phận kế toán Ghi nhận doanh thu Theo dõi phải - Nhận lại phiếu xuất thu - Viết hoá đơn Kế toán trưởng ký phiếu xuất kho chuyển cho bộ phận BH xuất kho. Bộ phận BH xuất kho xong chuyển 02 liên cho khách hàng thông qua lái xe. Giao hàng xong bộ phận BH nhận lại phiếu xuất từ lái xe ( thời gian có thể từ một vài ngày đến hàng tuần). Bộ phận kế toán nhận lại phiếu xuất kho từ bộ phận BH. Căn cứ vào phiếu xuất kho được xác nhận đã nhận hàng để kế toán lập hoá đơn đòi tiền và ghi nhận doanh thu. Kế toán BH theo dõi phải thu. Nhận xét - Bộ phận kế toán phát hành hoá đơn và ghi nhận doanh thu chỉ khi nhận được phiếu xuất kho từ khách hàng quay lại. Việc ghi nhận doanh thu như trên có thể dẫn tới không phù hợp giữa doanh thu và giá vốn vì: Công ty áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ nên giá vốn được xác định bằng tồn kho thành phẩm đầu kỳ + nhập kho trong kỳ - tồn kho thành phẩm cuối kỳ. Khi xuất hàng ra khỏi kho khi đó chưa ghi nhận doanh thu. Bộ phận BH và kế toán nhận được phiếu xuất kho quay trở lại muộn dẫn tới tình trạng: doanh thu chưa ghi nhận nhưng giá vốn đã được xác nhận vì hàng không còn trong kho nữa (phương pháp kiểm kê định kỳ). - Kế toán đã thực hiện kiểm soát doanh thu trên cơ sở số thứ tự các phiếu xuất kho từ khách hàng quay trở lại, nhưng như phần trên đã đưa ra tổng hợp: nếu có sự gian lận ghi 02 phiếu xuất trùng số, hàng vẫn ra khỏi Công ty, nếu bộ phận bán hàng chỉ giao lại 01 hoá đơn thì kế toán sẽ chỉ phát hành 01 hoá đơn đòi tiền. - Vì áp dụng phương pháp kê khai định kỳ nên giữa kế toán kho thành phẩm và kế toán bán hàng không có sự điều chỉnh . - Hàng bán bị trả lại hoặc giảm giá, khi nhận được các chứng từ xác nhận từ phía bộ phận bán hàng, kế toán kho thành phẩm sẽ ghi nhận lại, đồng thời kế toán bán hàng kiểm tra để trừ vào hoá đơn tiếp theo. ý kiến của kiểm toán viên - Giữa kế toán bán hàng và bộ phận bán hàng cần thiết lập sổ giao nhận chứng từ. - Bộ phận kế toán cần mở sổ theo dõi phiếu xuất kho thành phẩm ngay sau khi ký duyệt xuất kho. - Nên sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để giám sát tốt hơn tài khoản doanh thu và tồn kho thành phẩm. Theo phương pháp này thì kế toán kho thành phẩm có thể đối chiếu với kế toán bán hàng. - Cần có sự đối chiếu giữa kế toán tồn kho và kế toán bán hàng để xác định các trường hợp đã xuất kho nhưng chưa ghi nhận doanh thu (hàng đi đường) để ghi nhận giá vốn cho phù hợp. - Phải có thẻ kho để theo dõi hàng tồn kho, thẻ kho phải được bộ phận kế toán theo dõi về tồn kho thành phẩm thường xuyên kiểm tra đối chiếu, phát hiện kịp thời các trường hợp thiếu, xác nhận rõ từng lô hàng, mã hàng theo đơn đặt hàng. - Nên theo dõi hàng xuất theo từng lô hàng, mã hàng theo đơn đặt hàng. - Nên theo dõi hàng xuất theo từng đơn đặt hàng để xác định rõ hàng tồn kho, chậm luân chuyển thuộc đơn hàng nào, lý do luân chuyển. (8) Hạch toán dự phòng nợ phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho, chi phí hoa hồng trả, chi phí vận chuyển cho khách hàng. Quan sát - Khi nhận nguyên vật liệu giấy về kho (cuộn) bộ phận mua hàng đã gắn mã số cho từng cuộn giấy và khi xuất vào sản xuất cũng được theo dõi xuất kho từng mã cuộn vì vậy đã lập được bảng phân tích tuổi hàng tồn kho. Công ty hoàn toàn có căn cứ để phân tích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Tồn kho giấy trong Công ty tại thời điểm kiểm toán (20/6/2003) như sau: + Trên 5 đến 8 tháng 82 cuộn tương đương 46,269 tấn + Trên 8 đến 12 tháng 35 cuộn tương đương 17,585 tấn + Trên 12 đến 15 tháng 22 cuộn tương đương 17,585 tấn + Trên 15 tháng 118 cuộn tương đương 39,174 tấn - Số giấy tồn kho lâu ngày đã được lập dự phòng phù hợp, số giấy tồn kho chậm luân chuyển trên chủ yếu là nhập ở thời kỳ đầu kinh doanh, không theo đơn đặt hàng, hiện nay số giấy tồn trên đang được tận dụng để đưa dần vào sản xuất, tồn chủ yếu là do chủng loại kích thước không phù hợp với yêu cầu của các đơn đặt hàng. - Đối với thành phẩm tồn kho, bộ phận bán hàng cũng đã phân tích được tuổi tồn kho của thành phẩm theo từng loại hàng, từng đơn đặt hàng và đang có biện pháp giảm giá, sửa chữa để bù thu tiếp 122 triệu đồng chiếm khoảng 10% giá trị tồn kho thành phẩm. - Các khoản phải thu cũng được phân tích tiền nợ và lập dự phòng theo đúng quy định. - Commision Công ty đang áp dụng thuế từ 1%-10% tuỳ theo từng khách hàng Nhận xét - Các bộ phận: bán hàng, mua hàng, kế toán đã theo dõi được tuổi của hàng tồn kho và tuổi nợ của khoản phải thu, việc lập dự phòng được thực hiện đúng theo quy định. - Hiện tại Công ty chưa xây dựng chính sách đối với các đối tượng khách hàng, mà tuỳ theo từng trường hợp cụ thể do Giám đốc trực tiếp quyết định. - Đã thực hiện được sự kiểm tra, giám sát chi phí vận tải thành phẩm thông qua việc đối chiếu với các chứng từ xuất kho thành phẩm và cung đoạn vận chuyển. ý kiến của kiểm toán viên - Hàng tháng, kế toán nên tham gia kiểm kê cùng với thủ kho để xác định chính xác số lượng tồn kho. - Khi kiểm kê, cần dán nhãn đã kiểm kê để tránh tình trạng kiểm kê trùng hoặc kiểm kê thiếu. - Cần bố trí, sắp xếp kho hàng riêng biệt, phân công cho từng mặt hàng, mỗi một pallet nên để một loại hàng để thuận tiện cho việc nhập xuất hàng cũng như kiểm kê hàng tránh không xuất nhầm. - Các cuộn giấy cần được dán thẻ màu đầy đủ. 2.3- Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát Kiểm toán viên thưòng tập trung vào các thử nghiệm kiểm soát trên các khoản mục trọng yếu mà theo nhận định là có thể hàm chứa rủi ro. Bảng tổng hợp các thử nghiệm kiểm soát được thực hiện tại Công ty A là ví dụ minh hoạ cho việc kiểm tra hệ thống kiểm soát đối với các khoản mục trọng yếu trên các báo cáo tài chính. Bảng 3: Bảng tổng hợp các thử nghiệm kiểm soát thực hiện tại Công ty A Các khoản mục cần xem xét Các thử nghiệm kiểm soát được thực hiện 1. Vốn bằng tiền - Phỏng vấn và quan sát thực hiện kiểm kê quỹ, kiểm tra các chữ ký trên các biên bản kiểm kê kỹ thuật - Đối chiếu các khoản thu tiền đã ghi sổ với phiếu thu hoặc giấy báo có của Ngân hàng. Phỏng vấn và kiểm tra các văn bản quy định về kiểm soát chi tiền, thu tiền mặt. - So sánh ngày ghi trên phiếu thu, phiếu chi với ngày vào sổ nhật ký tiền mặt. - Thẩm tra nhật ký thu tiền, Sổ cái, các sổ chi tiết các khoản phải thu với các nghiệp vụ thu tiền có quy mô lớn hoặc bất thường. 2.Các khoản phải thu - Lấy và theo dõi xác nhận của người mua về các khoản phải thu có quy mô lớn kết hợp chọn các khoản phải thu có quy mô nhỏ điển hình. - Đối chiếu hoá đơn bán hàng và vận chuyển với sổ thu tiền và sổ theo dõi khoản phải thu. - Trao đổi với các nhà quản lý bán chịu về khả năng thu tiền ở các khoản quá hạn và đánh giá khả năng thu được tiền. - Chọn các nghiệp vụ bán hàng ở cuối kỳ này và đầu kỳ sau để đối chiếu với chứng từ vận chuyển có liên quan. - Kiểm tra các lô hàng trả lại sau ngày lập bảng khai tài chính và quan hệ với kỳ quyết toán. 3.Hàng tồn kho - Điều tra và quan sát việc sử dụng các tài liệu có đánh số trước này và kiểm tra tính liên tục của chúng cũng như kiểm tra chữ ký phê duyệt liên quan. - Phỏng vấn về việc sử dụng hệ thống chi phí định mức. - Kiểm tra dấu hiệu của công tác kiểm soát nội bộ. - Phỏng vấn về việc cập nhật thông tin hàng tồn kho để xác định định mức sản xuất hoặc số lượng sản xuất và kiểm tra dấu hiệu của việc sử dụng. - Phỏng vấn và kiểm tra việc đối chiếu và kiểm tra dấu vết của việc đối chiếu. - Phỏng vấn và quan sát các chính sách về thiết lập các chuẩn mực kỹ thuật và chính sách kiểm tra chất lượng, thủ tục kiểm tra và kiểm tra dấu vết của công tác kiểm soát. 4. Tiền lương nhân viên - Cập nhật sổ nhân sự và hồ sơ nhân viên liên tục đối với mọi nhân viên. - Duy trì một danh sách đã được cập nhật và phê duyệt về các mức lương, bậc lương và những khoản khấu trừ. - Thống nhất một cách hợp lý giữa hệ thống các bảng tổng hợp chi phí nhân công, nhật ký tiền lương, sổ thanh toán tiền lương và sổ cái. - Yêu cầu phải có chữ ký của các bên có liên quan đối với tất cả các khoản chi tiền lương mà lớn hơn một số cụ thể nào đó đã xác định trước. - Thiết lập một hệ thống bảo đảm khỏi bị lấy cắp hoặc bị lấy trộm. - Tách bạch các trách nhiệm đối với quyền phê duyệt, quyền ghi sổ, quyền thanh toán tiền lương và các nghiệp vụ nhân sự. 5.TSCĐ - Quan sát TSCĐ ở đơn vị và xem xét sự tách biệt giữa các chức năng quản lý và ghi sổ với bộ phận bảo quản. - Kiểm tra tính đầy đủ của chứng từ, sự luân chuyển chứng từ - Kết hợp giữa kiểm tra vật chất với việc kiểm tra chứng từ, hồ sơ pháp lý về quyền sở hữu của tài sản. - Phỏng vấn những người có liên quan. 6. Các khoản phải trả - Phỏng vấn và quan sát việc sử dụng các phiếu chi và séc chi có đánh số trước. - Phỏng vấn và quan sát việc đối chiếu với các bảng kê khai ngân hàng. - Kiểm tra các chứng từ thanh toán với nhật ký mua hàng. 2.4. Đánh giá rủi ro kiểm soát. Việc đánh giá rủi ro kiểm soát của các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính là một vấn đề phức tạp đòi hỏi kinh nghiệm của kiểm toán viên và sự hiểu biết của kiểm toán viên đối với hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng. Tuy nhiên đây cũng chỉ là bước đánh giá ban đầu còn để đưa ra kết luận cuối cùng về tính chính xác trung thực hợp lý của các báo cáo tài chính kiểm toán viên phải thu thập thêm các bằng chứng có giá trị và độ tin cậy cao. Với Công ty A kiểm toán viên dự kiến các chỉ tiêu hàm chứa rủi ro trên các báo cáo tài chính bao gồm: doanh thu, các khoản phải thu, hàng tồn kho, tài sản cố định, vốn bằng tiền.. Bảng 4: Bảng tổng hợp về rủi ro kiểm toán có thể xảy ra tại Công ty A Các chỉ tiêu cần xem xét Rủi ro kiểm toán có thể xảy ra Thử nghiệm kiểm soát cần được thực hiện 1. Doanh thu biến động không tỷ lệ với các khoản phải thu - Rủi ro tiềm tàng: do áp lực phải hoàn thành kế hoạch của Ban lãnh đạo. - Rủi ro kiểm soát: trong quy trình kiểm soát công nợ, doanh thu. - Kiểm tra chính sách bán hàng, chính sách giá, chính sách tín dụng. - Kiểm tra báo cáo công nợ của Công ty, và phân loại, xử lý công nợ, quy trình kiểm soát công nợ. 2. Hàng tồn kho - Rủi ro tiềm tàng do tính chất của hàng tồn kho. - Rủi ro kiểm soát trong quy trình kiểm toán hàng tồn kho. - Kiểm tra thủ tục kiểm kiểm soát đối với hàng tồn kho, chính sách kế toán về hàng tồn kho, xem xét sự tồn tại của hàng hoá kém phẩm chất và có chính sách đánh giá lại hàng tồn kho không. 3. TSCĐ tăng đáng kể, nợ phải trả lại giảm Rủi ro kiểm soát đối với quá trình tăng giảm tài sản và kiểm soát công nợ. - Kiểm tra kế hoạch đầu tư dài hạn mua sắm TSCĐ. - Kiểm tra tính hiệu lực của quá trình kiểm soát đối với TSCĐ 4. Tiền mặt tăng đột biến trong kỳ, khả năng thanh toán quá cao ứ đọng vốn - Rủi ro tiềm tàng về tính hoạt động liên tục của khách hàng. - Rủi ro kiểm soát đối với quá trình kiểm soát tín dụng. - Xem xét kết quả hoạt động của năm trước, so sánh kết quả thực hiện với kế hoạch . - Kiểm tra thủ tục kiểm soát đối với các chính sách tín dụng. Sau khi xem xét tính chất hoạt động kinh doanh và tính liên tục đối với Công ty A, rủi ro tiềm tàng được đánh giá ở mức trung bình, rủi ro kiểm soát ở mức cao do hệ thống kiểm soát nội bộ không đáng tin cậy. Phần iii Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính thực hiện bởi chi nhánh công ty kiểm toán và tư vấn tài chính kế toán tại hà nội I- Sự cần thiết phải hoàn thiện quy trình đánh giá HTKSNB trong kiểm toán báo cáo tài chính Trong bất kỳ một cuộc kiểm toán nào việc tìm hiểu và đánh giá HTKSNB của khách hàng là bước công việc quan trọng, nó quyết định đến việc lập kế hoạch cho cuộc kiểm toán và liên quan rất nhiều đến quá trình thực hiện kiểm toán. Thực tế hiện nay cho thấy hầu hết HTKSNB ở các doanh nghiệp còn rất yếu kém, ngoại trừ một số tổng công ty hoặc các công ty lớn, doanh nghiệp liên doanh, các công ty 100% vốn nước ngoài đã có hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh. Chính vì hầu hết các doanh nghiệp Nhà nước ở nước ta có quy mô nhỏ nên rất ít thấy dấu hiệu tồn tại của một hệ thống kiểm soát nội bộ. Tại những doanh nghiệp này, ở khâu chuẩn bị kiểm toán, kiểm toán viên thường bỏ qua các bước đánh giá HTKSNB, xác định rủi ro kiểm soát là cao và tiến hành các thủ tục cơ bản ở khâu thực hiện kiểm toán. Khi nền kinh tế nước ta chuyển đổi cơ chế kế hoạch hoá tập trung sang cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước thì các doanh nghiệp cũng đang dần thích ứng với sự chuyển biến này. Nền kinh tế phát triển có nghĩa là các doanh nghiệp ngày càng làm ăn phát đạt, mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh và do đó việc đòi hỏi phải có một HTKSNB vận hành hữu hiệu là một tất yếu khách quan. Như vậy việc hoàn thiện phương pháp đánh giá HTKSNB để tiến hành kiểm toán là vấn đề cần được quan tâm. Trong bất kỳ kiểm toán nào, việc tìm hiểu và đánh giá HTKSNB của khách hàng là bước công việc đặc biệt quan trọng, nó quyết định đến việc lập kế hoạch cho cuộc kiểm toán đó. Kết luận của kiểm toán viên là có dựa vào hệ thống kiểm soát nội bộ hay không có ảnh hưởng rất lớn đến việc xác định phạm vi kiểm toán, thời gian kiểm toán, số lượng người tham gia kiểm toán và dự tính chi phí kiểm toán phải bỏ ra. Nếu kiểm toán viên đưa ta ý kiểm tin tưởng vào hệ thống kiểm soát nội bộ nhưng thực tế hệ thống này hoạt động không có hiệu quả hoặc ngược lại thì trong cả hai trường hợp này đều gây nên kiểm toán kém hiệu quả. II- Nhận xét về quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ thực hiện bởi chi nhánh Công ty kiểm toán và tư vấn tài chính kế toán Sài Gòn tại Hà Nội Việc kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty khách hàng trong kiểm toán báo cáo tài chính là hết sức quan trọng, nó quyết định việc lập kế hoạch cho cuộc kiểm toán đó. Mục đích của việc kiểm tra HTKSNB là nhằm: - Hiểu rõ về hệ thống kiểm toán của khách hàng. - Thiết kế các thử nghiệm cơ bản - Đưa ra các gợi ý nâng cao hiệu quả công tác quản lý của khách hàng sẽ được trình bày trong thư quản lý của khách hàng và dự tính chi phí kiểm toán bỏ ra. Sau đây là một số nhận xét về quy trình đánh giá HTKSNB của chi nhánh công ty AFC Sài Gòn tại Hà Nội: Về tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ Khi tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng, các kiểm toán viên của chi nhánh thường có sự khác biệt giữa khách hàng mới và khách hàng thường xuyên. Với khách hàng mới, việc tìm hiểu về HTKSNB được tìm hiểu môt cách kỹ lưỡng nhưng mức độ tin cậy vào HTKSNB thường được đánh giá thấp hơn. Với khách hàng thường xuyên, KTV thường xác định có thể tin tưởng vào HTKSNB và quá trình tìm hiểu chỉ tập trung vào những trường hợp có sự thay đổi lớn về nhân sự hoặc môi trường hoạt động. Để mô tả HTKSNB, các Kiểm toán viên của AFC đã sử dụng bảng tường thuật về hệ thống kiểm soát nội bộ Việc thiết kế Bảng tường thuật về hệ thống kiểm soát nội bộ chung cho các doanh nghiệp chưa cung cấp thông tin tổng quát về hoạt động kiểm soát nội bộ tại đơn vị. Về đánh giá rủi ro kiểm soát KTV thường có hai xu hướng khi đánh giá rủi ro kiểm soát: Đối với khách hàng thường xuyên, KTV đánh giá chủ yếu dựa vào kinh nghiệm đối với khách hàng, KTV thường đánh giá rủi ro ở mức thấp. Tuy nhiên đối với khách hàng mới, KTV thường có nghi ngờ cao hơn về HTKSNB rủi ro kiểm soát được đánh giá ở mức cao hơn và trong quá trình kiểm toán các thử nghiệm chi tiết sẽ được thực hiện. Việc đánh giá rủi ro kiểm soát chủ yếu dựa vào kinh nghiệm kiểm soát là chủ yếu. Về thực hiện các thủ tục phân tích sơ bộ Công ty AFC thực hiện các thủ tục phân tích sơ bộ báo cáo tài chính như so sánh năm nay so với năm trước, phân tích tỷ suất và phân tích xu hướng thông qua đó Kiểm toán viên sẽ xác định những biến động bất thường và dự đoán những chỉ tiêu hàm chứa rủi ro. Mặc dù sự phân tích báo cáo tài chính của Công ty có dựa trên đặc điểm của khách hàng nhưng chủ yếu mang tính chất dự đoán và phụ thuộc rất nhiều vào kinh nghiệm và trình độ của Kiểm toán viên. Trên thực tế tại phần lớn khách hàng Công ty thực hiện kết hợp các loại phân tích trên song các Kiểm toán viên thường chỉ ghi lại kết quả phân tích thông qua việc so sánh năm nay với năm trước. Về hồ sơ kiểm toán Quá trình đánh giá HTKSNB của các Kiểm toán viên Công ty AFC Sài Gòn được ghi trên giấy tờ làm việc, thư quản lý, biên bản làm việc và đưa ra các cuộc họp với khách hàng. Việc ghi lại quá trình đánh giá trên giấy tờ làm việc, giấy tờ làm việc, thư quản lý, biên bản làm việc giúp cho người đọc Hồ sơ kiểm toán trên giấy tờ làm việc hiểu về tiến trình đánh giá, giúp khách hàng khắc phục những điểm hạn chế trong HTKSNB, giúp các kiểm toán viên thuận khi tổng hợp các giai đoạn kiểm toán và lập báo cáo kiểm toán. III- Kiến nghị hoàn thiện quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính. Về phía Công ty AFC Qua hơn 10 năm hoạt động Công ty đã tạo được cho mình một vị trí vững chắc trên thị trường. Tuy nhiên trong một số ngành nghề có tính cạnh tranh cao như nghề kiểm toán độc lập, một lĩnh vực có tính thận trọng cao, trách nhiệm pháp lý và trách nhiệm nghề nghiệp lớn, Công ty cần luôn hoàn thiện quy trình kiểm toán của mình nói chung và quy trình đánh giá HTKSNB nói riêng. Với kiến thức lý luận và kiến thức thực tế còn hạn chế, em chỉ xin đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn nữa quy trình đánh giá HTKSNB. Tìm hiểu môi trường kiểm soát Trong công việc này Công ty đã sử dụng Bảng tường thuật về kiểm soát nội bộ bảng này có ưu điểm dễ mô tả song nó cũng khó mô tả các chi tiết của cơ cấu kiểm toán nội bộ do đó chưa cung cấp đủ thông tin cho quá trình phân tích có hiệu quả các quá trình phân tích có hiệu quả các quá trình kiểm soát và đánh giá rủi ro kiểm soát. Để đánh giá một cách có hiệu quả HTKSNB của khách hàng, Kiểm toán viên có thể sử dụng kết hợp với bảng hệ thống câu hỏi và lưu đồ thông qua việc tìm hiểu quy chế KSNB nói chung hoặc từng bộ phận để từ đó có thể đặt ra câu hỏi về từng phần của HTKSNB. Hoặc Kiểm toán viên có thể đặt ra câu hỏi chung khái quát sự tồn tại và tính hữu hiệu của HTKSNB như xem doanh nghiệp có xây dựng quy chế không, quy chế có hoạt động không…Việc xây dựng câu hỏi cụ thể phù hợp với đặc điểm của các doanh nghiệp là việc làm cần thiết để KTV có thể đánh giá về HTKSNB một cách hiệu quả nhất. Hệ thống câu hỏi cần sự cụ thể hoá, đặt ra các câu hỏi cho từng phần hành khác nhau. Từ việc xây dựng bảng câu hỏi như vậy, sau khi đánh giá HTKSNB, KTV sẽ quyết định có tính tin cậy vào hệ thống đó hay không để đưa ra trắc nghiệm phù hợp nhằm làm giảm khối lượng công việc và chi phí cho cuộc kiểm toán. Bảng 5: Bảng câu hỏi đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ Ngày thực hiện: 5/3/2001 Ngưòi thực hiện: Ngọc Tên khách hàng: Công ty A Bước công việc: Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ Các vấn đề cần tìm hiểu Không áp dụng Có Không A. Tổng quát 1.Toàn bộ các ghi chép kế toán được cập nhật hàng ngày và lập bảng cân đối số phát sinh hàng tháng không? 2. Các ghi chép có được thực hiện đầy đủ nvà lưu trữ cẩn thận không? Các sổ kế toán có được in ra hàng tháng để lưu trữ không? 3. Tất cả các chứng từ hạch toán có được duyệt bởi lãnh đạo không? 4. Ban lãnh đạo có rà soát các hợp đồng bảo hiểm theo định kỳ hay không (giá trị tài sản được đảm bảo bao nhiêu%)? 5. Công ty có quy định cán bộ chủ chốt phải nghỉ hết phép hàng tháng không? 6. Nhân viên kế toán có được đào tạo qua trường lớp chính quy hay không? Công việc của những người nghỉ phép có được người khác đảm nhận thay không? B. Đối chiếu với ngân hàng 1. Các tài khoản tiền gửi ngân hàng có được đối chiếu hàng tháng hay không? 2. Bản xác nhận số dư ngân hàng có được kiểm tra bởi lãnh đạo hay không? 3. Ban lãnh đạo có đối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng trên sổ kế toán với bản xác nhận số dư ngân hàng không? Nếu có chênh lệch đã được điều chỉnh sổ kế toán chưa? C. Thu tiền 1. Hàng ngày toàn bộ tiền mặt thu về có được gửi hết vào ngân hàng hay không? 2. Ban lãnh đạo có kiểm tra các thư từ gửi đến đơn vị hay không? 3. Các phiếu thu có được đánh số theo seri tương ứng với các khoản tiền nhận được hay không? 4. Các phiếu thu có đầy đủ chữ ký của đơn vị hay không? 5. Các phiếu thu và hoá đơn bán hàng bị huỷ bỏ có được lưu lại bản gốc hay không? 6. Các phiếu thu và hoá đơn bán hàng chưa phát hành có được kiểm soát chặt chẽ bởi lãnh đạo đơn vị hay không? D. Chi tiền 1. Toàn bộ séc và lệnh chuyển tiền có được duyệt chi bởi lãnh đạo hay không? 2. Các hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ đề nghị thanh toán có được một người khác người ghi sổ kiểm tra về: A. Giá cả B. Biên bản giao nhận hàng C. Tính toán chính xác về mặt số học D. Chiết khấu giảm giá E. Tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ 3. Các hoá đơn trên có bằng chứng đầy đủ chứng tỏ đã được kiểm tra hay không? 4. Các chứng từ thanh toán và giấy tờ kèm theo có được đóng dấu đã thanh toán để tránh việc tái sử dụng lại hay không? 5. Các séc chưa phát hành có được kiểm soát chặt chẽ không? E. Quỹ tiền mặt 1. Số tiền tồn quỹ có được quy định hạn mức tối đa hay không? 2. Các khoản thanh toán có được duyệt bởi ban lãnh đạo hay không? 3. Các chứng từ có được đánh dấu đã thanh toán để ngăn ngừa để ngăn ngừa việc sử dụng lại hay không? 4. Ban lãnh đạo có thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt bất thường hay không? 5. Quỹ tiền mặt có được kiểm kê hàng tháng, hàng quý hay không? Nếu có đơn vị có lập biên bản kiểm kê và lưu dữ trong chứng từ kế toán hay không? 6. Nhân viên kế toán có đồng thời là người giữ két không? F. Các khoản phải thu 1.Có việc phân nhiệm rõ ràng giữa người lập hoá đơn và người ghi sổ hay không? 2. Người có trách nhiệm theo dõi nợ phải thu có đồng thời là người giao hàng và thu tiền không? 3. Các khoản phải thu có được vào sổ nhanh chóng và chính xác không? 4. Tổng hợp số dư chi tiết các khoản phải thu có được đối chiếu hàng tháng với sổ cái hay không? 5. Báo cáo công nợ hàng tháng có được gửi cho các con nợ xác nhận hay không? Nếu có chênh lệch đơn vị đã tìm kiếm nguyên nhân và điều chỉnh sổ kế toán kịp thời chưa? 6. Các báo cáo công nợ hàng tháng có được ban lãnh đạo xem xét trước khi gửi đi hay không? 7. Việc xoá nợ khó đòi có được ban lãnh đạo phê duyệt không? 8. Các hoá đơn bán hàng và giấy báo có cho khách hàng có được phê duyết bởi ban lãnh đạo hay không? 9. Các hoá đơn bán hàng và giấy báo có cho khách hàng (Về các khoản chiết khấu, giảm giá…) có được kiểm tra về giá cả, tổng giá thanh toán sau khi lập bản gốc hay không? 10. Công ty có đôn đốc khách hàng trả nợ hay không? Công ty có giao nhiệm vụ đôn đốc thu hồi nợ cho một người hay không? 11. Công ty có cơ chế xác định các khoản nợ chậm trả, nợ khó đòi không? Các khoản nợ có được theo dõi về tuổi nợ không? 12. Công ty có các biện pháp cụ thể để thu hồi nợ chậm trả, nợ khó đòi hay không? G. hàng tồn kho 1. Số lượng các loại hàng tồn kho có được kiểm soát chặt chẽ bởi thủ kho hay không? Hàng hoá trong kho có được phân khu riêng đẻ quản lý hay không? 2. Đơn vị có mở sổ theo dõi chi tiết cho từng mặt hàng, từng danh điểm vật tư hay không? 3. Hệ thống kho hàng có đảm bảo lưu giữ hàng hoá cẩn thẩn không bị mất trộm, mất cắp và chỉ những người có nhiệm vụ thì mới được vào kho hay không? 4. Có quy định thủ kho phải báo cáo về những mặt hàng lỗi thời, không sử dụng được, bán chậm hay tồn đọng lâu trong kho không? 5. Có duy trì ghi chép đầy đủ đối với: - Nguyên vật liệu đang sử dụng, đang còn trong kho. - Hàng gửi đi bán, cho vay mượn tạm thời. 6. Việc thanh lý hàng hư hỏng, kém phẩm chất, lỗi thời không sử dụng được có được phê duyệt đầy đủ bởi ban lãnh đạo không? 7. Có đảm bảo rằng hàng hoá ra khỏi kho chỉ khi có đơn đề nghị giao hàng được Ban lãnh đạo phê duyệt hay không? 8. Có duy trì việc ghi chép thường xuyên đối với hàng tồn kho hay không? 9.Toàn bộ hàng tồn kho có được kiểm đếm vào cuối lỳ kế toán hay không? 10. Công ty có quy định thủ tục kiểm kê kho hay không? Các thủ tục này có đầy đủ và phu hợp để đảm bảo tính chính xác của kết quả kiểm kê kho hay không? 11. Việc kiểm đếm có được thực hiện bởi người khác với thủ kho hay không? Các cuộc kiểm kê có được duy trì thường xuyên không? 12. Các biên bản kiểm kê gốc có sẵn để phục vụ kiểm toán hay không? Các hồ sơ kiểm kê có được lưu trữ liên tục không? 13. Các biên bản kiểm kê gốc có đầy đủ chữ ký của những người tham gia kiểm kê hay không? 14. Công ty có xác định các phiếu nhập kho, xuất kho cuối cùng của năm để đảm bảo các chứng từ trên đã được ghi chép đầy đủ, đúng niên độ hay không? 15. Có xác định nguyên nhân chênh lệch giưa kết quả kiểm kê và sổ sách kế toán không? 16. Các điều chỉnh theo kết quả kiểm kê có được phê duyệt bởi Ban lãnh đạo hay không? H. Tài sản lưu động khác 1. Tài khoản theo dõi các tài sản lưu động khác có được kiểm tra định kỳ để đảm bảo rằng các số dư của chúng là phù hợp với giá trị của chúng trên thực tế hay không? I. Tài sản cố định 1. Sổ chi tiết tài sản cố định có được lập đầy đủ thông tin theo yêu cầu của công ty không? 2. Tài sản cố định tăng, giảm trong năm có được ghi chép kịp thời và có đủ chứng từ cần thiết hay không? 3. Việc kiểm kê của đơn vị có được thực hiện theo định kỳ và so sánh với sổ chi tiết tài sản cố định hay không? 4. Tài sản cố định của đơn vị có được mở lý lịch theo dõi chi tiết cho từng tài sản hay không? 5. Đơn vị có theo dõi, ghi chép đối với các tài sản đã khấu hao hết nhưng vẫn đang sử dụng thậm chí với các tài sản đã xoá sổ hay không? 6. Đơn vị có theo dõi ghi chép đối với các tài sản cố định đang sử dụng, không cần dùng, chờ thanh lý và chưa cần dùng không? 7. Có thể nhận dạng được tài sản cố định để đối chiếu ngược lại với sổ chi tiết tài sản cố định hay không? 8. Công ty có mua các loại hình chống mất trộm, hư hại do hoả hoạn hay không? J. các khoản phải trả 1. Có sử dụng các đơn đặt hàng hay không? Có giao cho một người khác người ghi sổ kế toán thực hiện mua hàng hay không? 2. Có các bằng chứng ghi nhận việc giao nhận hàng hay không? Khi giao hàng có đối chiếu với đơn đặt hàng không? 3. Công ty có thanh toán cho nhà cung cấp trên cơ sở hoá đơn gốc không? Có đối chiếu với biên bản giao nhận hàng và đơn đặt hàng không? 4. Có thực hiện đối chiếu số dư chi tiết phải trả người bán với sổ tổng hợp ít nhất là hàng tháng hay không? 5. Có thực hiện xác nhận công nợ hàng tháng đối với người bán hay không? Nếu có đã được điều chỉnh sổ kế toán kịp thời theo thực tế hay chưa? 6. Công ty có kế hoạch trả nợ cho các chủ nợ hay không? 7. Công ty có chủ động trả nợ cho các chủ nợ khi đến hạn hay chờ đến khi bị đòi nợ? K. lương 1. Việc tuyển dụng nhân viên có được Ban lãnh đạo phê duyệt hay không? 2. Khi nhân viên nghỉ vắng mặt Ban lãnh đạo có biết hay không? 3. Các bảng thanh toán lương có được ban lãnh đạo phê duyệt hay không? 4. Các bảng thanh toán lương có được kiểm tra trước khi ký duyệt hay không? L. Nợ dài hạn 1. Các khoản nợ dài hạn có được theo dõi về kế hoạch trả nợ , thanh toán cho chủ nợ hay không? Có biện pháp kiểm tra để đảm bảo rằng khoản vay nợ dài hạn có được sử dụng đúng mục đích và có hiệu quả hay không? 2. Công ty có duy trì việc chuẩn bị Báo cáo tài chính nhanh để phục vụ cho việc đưa ra các quyết định quản lý hay để xem xét các khoản chi, sổ tiền cần dự tính trước hay không? M. Doanh thu 1. Có chữ ký của khách hàng trên hoá đơn giao hàng không? 2. Các bản copy của hoá đơn giao hàng có được theo dõi để đảm bảo việc giao chuyển hàng được thực hiện chính xác và nhanh chóng không? 3. Các hoá đơn có được viết theo đúng số seri và trình tự thời gian không? 4. Các chức năng giao hàng và viết hoá đơn có được tách biệt không? 5. Các khoản chiết khấu, giảm giá có yêu cầu phải có phê duyệt bằng văn bản của lãnh đạo hay không? Về phía kiểm toán viên Để thực hiện tốt công việc kiểm toán nói chung và đặc biệt là quy trình đánh giá HTKSNB riêng (quy trình này đòi hỏi đánh giá dựa trên hiểu biết và kinh nghiệm của KTV), KTV phải luôn học hỏi trau dồi và cập nhật kiến thức, đặc biệt là các chuẩn mực (như các chuẩn mực mới ban hành của Việt Nam hiện nay). Về thực hiện các thủ tục phân tích sơ bộ Công ty chủ yếu thực hiện các thủ tục phân tích sơ bộ báo cáo tài chính thông qua so sánh năm trước và năm nay, phân tích các tỷ suất tài chính để xác định những biến động bất thường và dự đoán rủi ro. Để đánh giá rủi ro kiểm toán được chính xác, thiết kế các thủ tục kiểm toán phù hợp và thu thập được các bằng chứng kiểm toán thích hợp, Công ty nên thực hiện thêm một số thủ tục phân tích như: - So sánh số liệu thực tế của khách hàng với các kế hoạch hay dự toán như kế hoạch sản xuất, tiêu thụ sản phẩm, kế hoạch đầu tư mua sắm tài sản cố định và các kế hoạch tài chính. - So sánh số liệu trên báo cáo tài chính với kết quả ước tính của kiểm toán viên. Kiểm toán viên có thể ước tính các số dư của một tài khoản nào đó bằng cách liên hệ nó với một hoặc một vài tài khoản có liên quan trên báo cáo tài chính của khách hàng. - So sánh số liệu của khách hàng với kết quả ước tính thông qua việc sử dụng các dữ kiện phi tài chính. Ví dụ như khi xác định khoản phải trả công nhân viên tại công ty khách hàng. Để thuận lợi cho người sử dụng Hồ sơ kiểm toán, Kiểm toán viên ngoài việc ghi lại kết quả phân tích thì cần phải ghi rõ quá trình tính toán các tỷ suất tài chính, các thủ tục phân tích đó. Về phía Nhà nước Trong tiến trình hội nhập kiểm toán với các nước trong khu vực và trên Thế giới, ngoài những cam kết chung bằng văn bản thì mục tiêu để đưa kiểm toán hoà nhập nhanh chóng đó là việc nâng cao chất lượng dịch vụ. Hoạt động kiểm toán độc lập là một trong những hoạt động mang tính nghề nghiệp cao. Với vai trò là một bộ phận quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế trong nền kinh tế mở cửa kiểm toán độc lập cần hội nhập và có được sự công nhận Quốc tế. Thực tế cho thấy hoạt động kiểm toán độc lập có xu hướng vượt ra khỏi phạm vi từng quốc gia và mang tính quốc tế phổ biến. Nhà nước cần tạo môi trường hoạt động cho hoạt động kiểm toán độc lập để hoạt động này thực sự trở nên có hiệu quả, đó là việc tổ chức bộ máy, tổ chức công tác và áp dụng công nghệ kiểm toán tiên tiến để ngày càng nhanh chóng đưa kiểm toán Việt Nam hoà nhập với kiểm toán trong khu vực và trên Thế giới. Đối với các doanh nghiệp Nhà nước nên khuyến khích và tạo điều kiện cho các doanh nghiệp thành lập kiểm soát nội bộ. Nếu các yếu tố được thiết lập đầy đủ thì các bước công việc cụ thể trong hoạt động kiểm toán như việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ trở nên có hiệu quả hơn. Kết luận Hoạt động kiểm toán ở Việt Nam tuy đang còn rất mới mẻ nhưng nó cũng phần nào đáp ứng được nhu cầu phát triển kinh tế của đất nước trong giai đoạn hiện nay Qua hơn 10 năm hoạt động, hoạt động kiểm toán độc lập ở nước ta ngày càng đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế thị trường. Là một trong những Công ty Kiểm toán hàng đầu Việt Nam, Công ty Kiểm toán và Tư vấn tài chính kế toán Sài Gòn đang nỗ lực rất nhiều trong việc mở rộng loại hình cũng như chất lượng dịch vụ cung cấp khách hàng. Thực tế cho thấy hệ thống kiểm soát nội bộ có ý nghĩa rất quan trọng đối với doanh nghiệp, các nhà quản lý khi ra các quyết định nên cân nhắc các ý kiến của hệ thống kiểm soát nội bộ, còn đối với các kiểm toán viên bên ngoài cũng cần phải đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp để có cơ sở cho việc thực hiện các bước kiểm toán của mình. Trong thời gian thực tập tại Công ty, em đã được tiếp cận với những vấn đề trong thực tiễn kiểm toán, đặc biệt là công tác đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng. Những kiến thức thực tế thật là bổ ích giúp em củng cố và nâng cao kiến thức lý luận đã học trong nhà trường. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn cô giáo TS Lê Thị Hoà, các cô chú trong chi nhánh Công ty AFC Sài Gòn tại Hà Nội đã giúp em hoàn thành chuyên đề này. tài liệu tham khảo 1. Kiểm toán - Alvin A.Arens - Jame. Lobbecke Nhà xuất bản Thống kê - 2000 2. Kiểm toán tài chính NSƯT - GS - TS Nguyễn Quang Quynh Nhà xuất bản Tài chính - 2001 3. Kiểm toán Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh 4. Hệ thống Chuẩn mực Kế toán Việt Nam Bộ tài chính 5. Hệ thống Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam Bộ Tài chính 6. Hệ thống chuẩn mực Kiểm toán Quốc tế 7. Các tài liệu của chi nhánh công ty AFC Sài Gòn tại Hà Nội 8. Các tạp chí Kế toán và Kiểm toán Việt Nam Mục lục Trang Lời nói đầu 1 Phần I. Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính 3 I. Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ 3 1. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ 3 2. Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ 5 2.1 Môi trường kiểm soát 5 2.2 Hệ thống kế toán 9 2.3 Các thủ tục kiểm soát 10 2.4 Kiểm toán nội bộ 12 3. Những ưu điểm và hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ 13 4. Mục đích của việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ 15 II. Quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán Báo cáo tài chính 17 1. Thu thập hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ và mô tả chi tiết hệ thống kiểm soát nội bộ trên các giấy làm việc 17 1.1 Hiểu biết về môi trường kiểm soát 20 1.2 Hiểu biết về hệ thống kế toán 20 1.3 Hiểu biết về các thủ tục kiểm soát 21 2. Đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát để lập kế hoạch cho từng khoản mục 25 3. Thực hiện thử nghiệm kiểm soát 28 4. Lập bảng đánh giá kiểm soát nội bộ 31 5. Mối quan hệ giữa việc đánh giá rủi ro kiểm soát và việc xác định các phép thử nghiệm áp dụng 31 Phần ii. thực trạng về quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính thực hiện bởi chi nhánh công ty kiểm toán và tư vấn tài chính kế toán sài gòn tại hà nội thực hiện 33 I. Đặc điểm của chi nhánh công ty kiểm toán và tư vấn tài chính kế toán sài gòn tại hà nội 33 1- Quá trình hình thành và phát triển của chi nhánh Công ty AFC Sài Gòn tại Hà Nội. 33 2- Nhiệm vụ chức năng và phạm vi hoạt động của Chi nhánh Công ty AFC Sài Gòn tại Hà Nội. 35 3- Tổ chức bộ máy quản lý tại Chi nhánh Công ty AFC Sài Gòn tại Hà Nội. 39 II- Quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính do chi nhánh công ty afc sài gòn tại hà nộithực hiện 40 1- Quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ do chi nhánh công ty AFC Sài Gòn tại Hà Nội thực hiện. 40 1.1. Tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng 40 1.2. Tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ theo từng yếu tố cấu thành 42 1.3. Thực hiện thử nghiệm kiểm soát 45 1.4. Đánh giá rủi ro kiểm soát 47 2- Thực trạng thực hiện quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính của Công ty AFC Sài Gòn 47 2.1. Tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng 47 2.2. Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ 49 2.3- Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát 71 2.4. Đánh giá rủi ro kiểm soát. 74 Phần iii. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính thực hiện bởi chi nhánh công ty kiểm toán và tư vấn tài chính kế toán tại hà nội 77 I- Sự cần thiết phải hoàn thiện quy trình đánh giá HTKSNB trong kiểm toán báo cáo tài chính 77 II- Nhận xét về quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ thực hiện bởi chi nhánh Công ty kiểm toán và tư vấn tài chính kế toán Sài Gòn tại Hà Nội 78 III- Kiến nghị hoàn thiện quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính ở chi nhánh Công ty AFC Sài Gòn tại Hà Nội 79 Kết luận 91 Tài liệu tham khảo 92