Chuyên đề Đánh giá và các kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Nội

P.TỔNG GIÁM ĐỐC PHÒNG KỸ THUẬT THỊ TRƯỜNG ĐẦU TƯ QLDA PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN PHÒNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ KHỐI DỊCH VỤ KHÁCH SẠN-BQL NHÀ-TTXUẤT KHẨU CÁC XN XD (CÁC XN HIỆN CÓ VÀ TT TƯ VẤN) XÍ NGHIỆP XD NỒNG CỐT CÁC BAN ĐIỀU HÀNH DA Sơ đồ cơ cấu tổ chức được thiết kế và xây dựng đúng theo luật doanh nghiệp Nhà nước ban hành; có ĐHĐCĐ, Ban kiểm soát, HĐQT… Nhân sự trong hội đồng quản trị và ban kiểm soát công ty do HĐĐCĐ quyết định. Cơ cấu tổ chức, TGĐ điều hành, các phó TGĐ và kế toán trưởng do HĐQT quyết định Các chức danh quản lý: phòng ban, các đơn vị trực thuộc do TGĐ điều hành quyết định Năm 2007 là năm công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Nội đi vào hạot động.Theo chủ trương của Đảng và Nhà nước trong tiến trình hội nhập khu vực và quốc tế, công ty đã tiến hành cơ cấu lại tổ chức bộ máy quản lý cho phù hợp với tình hình mới nhằm ổn định tiếp tục khai thác các DASXKD và đầu tư, XD, dịch vụ nâng cao khả năng cạnh tranh và chiếm lĩnh thị trường các nước. Sơ đồ cơ cấu tổ chức trớc đây đã không còn phù hợp với tình hình SXKD mới, mối quan hệ giữa các nhân viên trong tổ chức rất phức tạp, phải chịu sự lãnh đạo của nhiều CBQL, sự phân cấp không rõ ràng gây khó khăn trong việc kỉêm tra giám sát…Trước thực tế đó công ty đã tiến hành xây dựng lại cơ cấu tổ chức cho phù hợp. Khi thiết kế sơ đồ cơ cấu tổ chức ban lãnh đạo công ty đã mạnh dạn xây dựng một mô hình cơ cấu mới, trên cơ sở áp dụng các mô hình cơ cấu trước đây nhưng đồng thời cũng đã có những sáng tạo mới, sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty không đi theo một khuôn mẫu nhất định nào. TGĐ vừa là người chịu trách nhiệm điều hành chung vừa quản lý trực tiếp 4 phòng ban chức năng (phòng kiểm soát nội bộ vẫn chưa thành lập): phòng TC-KT, phòng HC-NS; và điều hành quản lý trực tiếp khối dịch vụ. 3 PTGĐ chịu trách nhiệm về mảng chức năng nhiệm vụ khác nhau riêng biệt điều hành hoạt động cảu công ty trong lĩnh vực mình đảm nhận và tham mưu cho TGĐ về các lĩnh vực đó. 2.2.Phân tích bộ máy quản lý của công ty hiện nay 2.2.1. Sự phân chia chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn trong công ty 2.2.1.1. Sự phân chia chức năng quản trị Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Nội trước đây là doanh nghiệp nhà nước vừa chuyển sang cổ phần hóa hơn một năm, là doanh nghiệp có quy mô vừa. Hiện nay việc phân chia chức năng quản trị trong công ty rất rõ ràng với ba cấp quản trị: quản trị cấp cao, quản trị cấp trung gian, và quản trị cấp cơ sở. - Tổng giám đốc: Là người tổ chức thực hiện các nghị quyết của HĐQT , quản lý điều hành toàn bộ hoạt động SXKD, đề xuất phương án SXKD lên HĐQT, xây dựng và kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức, quy chế nội bộ quản lý điều hành công ty, trực tiếp chỉ đạo phòng: TC – KT, HC – NS, Kiểm soát nội bộ và khối dịch vụ. Chịu trách nhiệm về toàn bộ các kêt quả hoạt động của công ty trước HĐQT và pháp luật - PTGĐ phụ trách phòng KT – TT – ĐT và QLDA: Chỉ đạo thực hiện các hoạt động: KT, TT, ĐT và QLDA theo chỉ đạo của TGĐ như quan hệ đối ngoại, tiếp cận thị trường tìm kiếm hợp đồng. Quản lý kỹ thuật, chất lượng an toàn lao động, quản lý thiết bị phương tiện, công nghệ toàn công ty, tổ chức thực hiện công tác nghiệm thu ở cấp cấp cao nhất, lựa chọn nhà thầu, lập hồ sơ tham dự đấu thầu, khai thác các dự án đầu tư, thực hiện nhiệm vụ theo ủy quyền của tổng giám đốc. Chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động trong lĩnh vực KT, TT, ĐT,QLDA trước tông giám đốc và pháp luật. - PTGĐ phụ trách xí nghiệp nòng cốt: Chịu trách nhiệm cơ cấu nhân sự xây dựng xí ngiệp nòng cốt đủ năng lực thi công công tác công trình. Quan hệ đối ngoại, tiêp cận thị trường khai thác hợp đồng, tổ chức điều hành thực hiện thi công đảm bảo đúng chất lượng, tiên độ, an toàn…thực hiện theo ủy quyền của tổng giám đốc - PTGĐ phụ trách khối các đơn vị xây lắp và tư vấn hiện có: Tổ chức điều phối và thực hiện các chỉ đạo của TGĐ về hoạt động SXKD. Đề xuất phương án tổ chức, sắp xếp cơ cấu lại đơn vị. Quan hệ đối ngoại, tiếp cận thị trường khai thác hợp đồng, chỉ đạo thực hiện thi công… thực hiện theo ủy quyền của tổng giám đốc - Phòng TC – KT: Tham mưu cho Chủ tịch HĐQT, TGĐ công ty trong việc quản lý sử dụng nguồn vốn tài sản, đất đai trong kinh doanh đạt hiệu quả tối ưu, báo cáo về tình hình tài chính và những biến động không có lợi để kịp thời điều chỉnh và xử lý. Tổ chức và điều hành hoạt động hạch toán kế toán đảm bảo nguyên tắc: kịp thời, đầy đủ, rõ ràng, chính xác và đảm bảo tính pháp lý. Phân tích tình hình tài chính, quản lý hoạt động tài chính cảu công ty. Xây dựng kế hoạch tài chính, kiểm soat thực hiện kế hoạch ngân sách, chính sách tài chính được Chủ tịch HĐQT, TGĐ phê duyệt - Phòng HC – NS: Xây dựng hệ thống quản lý thực hiện chính sách, quy định của công ty về quản trị nhân sự, quản trị hành chính. Tổ chức và thực hiện theo dõi thực hiện nội quy lao động lao động cảu công ty, cập nhật thông tin về các chế độ, chính sách của Nhà Nước đối với người lao động và điều chỉnh phù hợp. Tư vấn, cố vấn cho các cấp quản trị khác về công tác quản trị nhân sự tại các đơn vị trong công ty - Phòng KT – TT – ĐT và QLDA: Quản lý kỹ thuật chất lượng an toàn lao động, quản lý thiết bị, phương tiện thi công, công nghệ sản xuất toàn công ty. Tiếp thị và tìm kiếm thị trường, khai thác hợp đồng quản lý kinh tế trong hoạt động thi công xây dựng, công tác đầu tư, quản lý dự án. Chịu trách nhiệm về lựa chọn nhà thầu và lập hồ sơ tham dự đấu thầu. Tìm kiếm, lập kế hoạch, trình, quản lý và thực hiện các dự án đầu tư - Ban dự án: Quan hệ với các đối tác để tìm nguồn dự án, thực hiện thủ tục đầu tư dự án, đầu tư xây dựng công trình theo quy định.Quản lý nguồn vốn đầu tư dự án, công trinh.Quản lý, lưu trữ, bảo quản hồ sơ tài liệu của dự án…,thực hiện đầy đủ chế độ báo cáo, chịu sự quản lý, phối hợp với các phòng ban công ty để thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao Việc phân chia chức năng quản trị trong công ty như vậy là cụ thể rõ ràng và hợp lý, tao điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức các phòng ban chức năng được chính xác, rõ ràng. 2.2.1.2. Tình hình tổ chức các phòng ban chức năng a) Tình hình phân chia chức năng nhiệm vụ giữa các cá nhân trong phòng, ban * Phòng HC-NS Phòng HC-NS chịu sự quản lý trực tiếp của TGĐ, thực hiện những nhiệm vụ chủ yếu sau: Về quản trị nhân sự: Thực hiện tổ chức và xây dựng hệ thống quản lý, điều hành thực hiện SXKD của công ty theo sơ đồ tổ chức, tổ chức sắp xếp LLLĐ, kế hoạch hoá nguồn nhân lực, tuyển dụng, đào tạo phát triển kỹ năng cho nhân viên, xây dựng quy chế tiền lương, chính sách khen thưởng và kỷ luật… Về quản trị hành chính: Bố trí sắp xếp nơi làm việc, mua sắm trang thiết bị, trực điện thoại, bảo vệ thường trực công ty… Về công tác trợ lý thư ký: Tiếp nhận, tổng hợp, chuyển thông tin, đón và tiếp khách, tổ chức các cuộc họp giao ban… Về quản trị chất lượng hệ thống (ISO): Quản lý và theo dõi việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001-2000 Biểu 2.1: Bảng cơ cấu lao động phòng HC-NS: STT Chức danh Chuyên môn đào tạo Số người tuổi đời <35 >35 1 TP Luật kinh tế 1 1 2 PP NHân sự Kinh tế 1 1 3 PP hành chính XDDD-ĐHXD 1 1 4 Nhân viên quản lý hồ sơ nhân sự, BHXH, Đảng uỷ QTKD-ĐHMở 1 1 5 Nhân viên chính sách, hưu, HĐLĐ, Lương SPNN, KTQD 1 1 6 Nhân viên văn thư lưu trữ ĐHKHXH&NV,QLKD,không 3 2 1 7 Tạp vụ TCXD 1 1 8 Nhân viên quản trị mạng Quản trị mạng 1 1 9 Y sỹ Y sỹ quân đội 1 1 10 Lái xe 3 1 2 11 Nhân viên BHXH TCXD 1 1 12 Tổng 15 Nhân viên quản trị nhân lực: công tác tuyển dụng, quản lý lưu trữ hồ sơ nhân sự và các tài liệu liên quan, theo dõi diễn biến số lượng chất lượng lao HĐLĐ, luật LĐ và các chế độ chính sách, theo dõi công tác khen thưởng kỷ luật…Cấp báo cáo TP, PP HC-NS. Nhân viên chế độ chính sách: thực hiện các thủ tục thanh lý HĐLĐ, thanh lý chế độ khi chấm dứt HĐLĐ, thực hiện chế độ chính sách như: theo dõi biến động tăng giảm số lượng lao động, biến động quỹ lương trích nộp BHXH, quyết toán BHXH hàng tháng…theo dõi và thực hiện các chế độ chính sách: theo dõi tình hình nghỉ phép, lương thưởng, theo dõi hồ sơ lương, đề xuất tăng lương…Đánh máy soạn thảo văn bản, quy định quy chế… Nhân viên lao động tiền lương: Theo dõi tình hình biến động lao động và tiền lương của CBCNV, tập hợp kiểm soát bảng chấm công. Tính và lập bảng lương hàng tháng cho khối văn phòng, tính lương bổ sung và lương ngoài giờ. Kết hợp cùng phòng KT-TT-ĐT-QLDA, phòng TC-KT tổ chức công tác lập kế hoạch lao động tiền lương, xây dựng đơn giá tiền lương năm kế hoạch, xác định quỹ lương, tham gia xây dựng quy chế quy định tiền lương, chế độ phụ cấp, giải quyết thắc mắc của người lao động, kết hợp cùng các phòng ban giải quyết những vân đề phát sinh về tiền lương trong SXKD. Quyết toán thuế thu nhập cho người lao động… Ngoài ra trong phòng còn có các mảng công việc như: Nhân viên trợ lý thư ký, nhân viên quản trị hệ thống ISO, nhân viên quản trị hành chính, nhân viên văn thư lưu trữ, nhân viên lễ tân, nhân viên CNTT, nhân viên tạp vụ… Phòng HC-NS được thành lập trên cơ sở sát nhập 2 phòng: hành chính và tổ chức lao động là hợp lý. Tuy nhiên, sự phân chia nhiệm vụ trong phòng hành chính nhân sự vừa thừa lại vừa thiếu. Hiện nay, phòng vẫn đang thiếu nhân viên quản trị hệ thống ISO, phòng vẫn chưa có một nhân viên chuyên về lao động tiền lương, số lượng nhân viên văn thư trong phòng như vậy là không cần thiết, một số nhân viên đảm nhận công việc không đúng chuyên ngành đào tạo và công ty đã khắc phục bằng cách gửi đi đào tạo các lớp ngắn hạn. Phòng nên có những điều chỉnh lại chức năng nhiệm vụ trong phòng cho hợp lý hơn * Phòng TC-KT: Phòng TC-KT chịu sự quản lý trực tiếp của TGĐ, thực hiện các nhiệm vụ sau: Công tác tài chính: Lập kế hoạch hàng năm, quý, tháng cho công ty, theo dõi việc thực hiện kế hoạch tài chính.Quản lý sử dụng các loại nguồn vốn, báo cáo tình hình tài chính, tham mưu cho TGĐ… Công tác kế toán: Thực hiện các nghiệp vụ hạch toán kế toán, kiểm tra giám sát các khoản thu, chi tài chính, hưỡng dẫn kiểm tra và đôn đốc các đơn vị kê khai, thanh toán chứng từ hoá dơn Nhân sự của phòng gồm 11 người được phân công nhiệm vụ như sau: Biểu 2.2: Bảng cơ cấu lao động phòng TC-KT: TT Chức danh số người Chuyên nghành đào tạo Trình độ Tuổi đời ĐH TC <35 >35 1 TP 1 Kiểm toán 1 1 2 Kế toán trưởng 1 Kế toán 1 1 3 Nhân viên kế toán 6 Kế toán 4 1 6 1 4 Nhân viên tài chính 3 Tài chính 3 1 4 - GĐ tài chính- TP: - KT trưởng: - KT tổng hợp: - Nhân viên kế toán: +KT doanh thu, chi phí, giá thành + KT thanh toán + KT tài sản cố định và hàng tồn kho + KT thuế, BHXH, và các khoản nghĩa vụ với ngân sách Nhà Nước + KT tiền lương + KT vốn bằng tiền +Thủ quỹ - Nhân viên tài chính + Tài chính vốn + Tài chính doanh thu, công nợ + Tài chính chi phí Tất cả các nghiệp vụ trong phong đều được phân định rất rõ ràng cho từng vị trí, mỗi người chịu trách nhiệm về công việc của mình và hàng tuần có trách nhiệm làm báo cáo tuần cho trưởng phòng kiểm tra. Điều này giúp cho phòng hoàn thành tốt những nhiệm vụ của mình và đã khắc phục được hiện tượng một số khoản chi không rõ nguồn gốc mà trước đây công ty thường gặp. Tuy nhiên, nhân sự của phòng kế toán hầu hết đã có tuổi nên bị ảnh hưởng thói quen làm việc, phương pháp xử lý công việc chưa khoa học do trình độ tổ chức của cán bộ quản lý còn han chế , trình độ tin học yếu * Phòng KT-TT-ĐT-QLDA Phòng chịu sự lãnh đạo trực tiếp của TGĐ, thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu sau: Quản lý kỹ thuật-chất lượng &ATLĐ đối với các công trình thi công, quản lý và áp dụng khoa học kỹ thuật công nghệ, quản lý xe máy thiết bị thi công, tham gia công tác đấu thầu, lập hồ sơ thầu Thị trường: Thực hiện các nhiệm vụ về kế hoạch, đấu thầu. Đầu tư và QLDA Phòng phối hợp với phòng hành chính nhân sự trong công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao tay nghề cho công nhân, trình độ kỹ thuật cho cán bộ, thực hiện công tác xây dựng đơn giá tiền lương… Bảng cơ cấu lao động phòng KT-TT-ĐT-QLDA TT Chức danh/công việc chính Công việc khác Số lượng Chuyên nghành Tuổi đời < 35 > 35 TP: Phụ trách chung 1 KSXDDD&CN 1 PP: Phụ trách chung 1 KSXDDD&CN 1 Bộ phận thị trường: - Theo dõi thực hiện các HĐ lập HS dự thầu - QL công tác kế hoạch, thống kê BC, duyệt lương, quản lý HS phòng Hỗ trợ đầu tư, QLDA Hỗ trợ quản lý HS lưu trữ 3 1 KSXDDD&CN,KTXD, ĐH Luật ĐH KTQD 2 2 1 Bộ phận đầu tư và QLDA: - Tham gia QLDA, thẩm tra HS TKKT & DT - Phụ trách công tác đầu tư và QLDA - Giao dịch các sở ban nghành về DA, văn thư DA Hỗ trợ TT lập HS đấu thầu Quản lý theo dõi tình hình thực hiện HĐ các XN Hỗ trợ kỹ thuật trong trắc đạc 2 3 1 KSKC công trình, KSXDDD &CN Kinh tế, KSXDDD&CN KS trắc đạc 1 1 2 2 Bộ phận kỹ thuật chất lượng: - Phụ trách điên nước - Kiểm tra sát hạch công trình, phụ trách ISO - Cán bộ chuyên trách an toàn - Quản lý thiết bị xe máy, kho tàng Làm HS thầu Làm hố sơ thầu LÀm hồ sơ thầu 1 4 1 1 KSĐ tự động hoá KSXDDD&CN Trung cấp XD KS cơ điện 1 4 1 1 Ban điều hành DA 25 Láng Hạ 2 KS XDDD&CN 2 Ban điều hành DA khu đô thị mới Nghĩa Đô 2 KS XDDD&CN, QTKD, TC hội hoạ 2 Sự phân chia chức năng nhiệm vụ trong phòng như thế là cụ thể và rõ ràng, mỗi người ngoài việc đảm nhận những nhiệm vụ chính còn kiêm thêm các công việc phụ kèm theo. Sự chuyên môn hoá như thế là hợp lý không quá cao mà cũng không thấp, tăng mức độ thoả mãn trong công việc. Tuy nhiên, sự phân cấp quản lý như thế là quá rộng gây khó khăn trong việc quản lý nhân viên * Khách sạn Phương Nam Khách sạn cũng là một trong những đơn vị trực thuộc công ty và chịu sự điều hành trực tiếp của TGĐ, các côn givệc cụ thể được phân chia như sau: - giám đốc KS: Phụ trách chung. Trực tiếp phụ trách công tác lễ tân, buồng phòng, giặt là, kho đồ dùng - Phó GĐ KS: 2 người. Phụ trách công tác bảo vệ, sửa chữa, vệ sinh, lữ hành du lịch và phụ trách công tác nhà hàng - Tổ bảo vệ: + Phương Nam 1: Đảm bảo ANTT, PCCC của khách sạn và văn phòng công ty. Tổng số 8 người + Phương Nam 2: Đảm bảo ANTT, PCCC của cơ sở 2. tổng số 3 người - Tổ sửa chữa, vệ sinh: Đảm bảo sửa chữa vận hành, điện, nước toàn bộ khách sạn và văn phòng công ty. Vệ sinh khách sạn. PN1: 6 người PN2: 1 người - Tổ lữ hành du lịch: Kinh doanh du lịch lữ hành Quốc tế và các dịch vụ du lịch. Văn phòng: 3 người Hưỡng dẫn: 2 người - Tổ nhà hàng: + Bếp: Phục vụ bán hàng ăn, uống từ 6h00 đến 22h00. Gồm có bếp trưởng: 1 người, bếp chính: 2 người, phụ bếp: 7 người, thủ kho: 1 người + Bàn: Phục vụ bán hàng ăn, uống gồm có: Trưởng bàn: 1 người, nhân viên bàn: 7 người + Bar: Phục vụ bán hàng ăn, uống: 2 người - Tổ lễ tân: Đảm bảo công tác bán phòng lưu trữ, làm việc theo ca. PN1: 5 người, PN2: 4 người - Tổ buồng: Đảm bảo công tác an ninh, an toàn và vệ sinh buồng phòng, làm theo ca. PN1: 12 người, PN2: 7 người - Tổ giặt: Đảm bảo công tác giặt là 56 buông phòng PN1 và 34 buồng phòng PN2, làm hành chính và ca. PN1: 6 người, PN2: 2 người Sự phân chia chức năng nhiệm vụ trong khách sạn nhìn chung là hợp lý, các công việc được phân công cụ thể, tách bạch và rõ ràng góp phần nâng cao hiệu quả SXKD cảu khách sạn nói riêng và toàn công ty nói chung. b) Tình hình bố trí cán bộ Thực trạng đội ngũ cán bộ của công ty Đảng viên chiếm tỷ lệ cao: 63,4% so với tổng số cán bộ và 91,3% so với số cán bộ cấp trưởng. Đội ngũ cán bộ,nhất là cán bộ lãnh đạo dược dào tạo cơ bản về chuyên môn nghiệp vụ, lý luận chính trị. Có chiều dành kinh nghiệm trong lãnh đạo, quản lý công tác xây dựng. Tuy nhiên, tỷ lệ cán bộ tuổi cao chiếm đa số, số cán bộ có triển vọng phát triển song chưa được đào tạo bồi dưỡng thêm về trình độ kiến thức, tin học, ngoại ngữ cũng như kỹ năng quản lý, đội ngũ cán bộ kế cận chưa được quan tâm trong quy hoạch và bồi dưỡng Bảng phân tích và so sánh trình độ đào tạo thực tế và yêu cầu của công việc của các chức danh cán bộ quản lý Chức danh Yêu cầu của công việc đang đảm nhận Nghề nghiệp và trình độ đào tạo thực tế Nghành đào tạo Trình độ chuyên môn Thâm niên nghề Trình độ ngoại ngữ/ tin học Nghành đào tạo Trình độ chuyên môn Thâm niên nghề Trìng độ ngoại ngữ/ tin học TGĐ Xây dựng, kiến trúc, quản trị doanh nghiệp Tốt nghiệp ĐH Tối thiểu 5 năm làm việc trong công ty Tiếng anh trình độ B/ Tin học thành thạo XD DD&CN, Quản trị DN ĐH 25 Anh văn trình độ B/tin học thành thạo PTGĐ Xây dựng, kiến trúc hoặc QTDN Tốt nghiệp ĐH Tối thiểu 5 năm làm việc trong công ty Tiếng anh trình độ B/Tin học thành thạo XDDD &CN ĐH 30 Nga văn B/ Tin học khá TP HC-NS QTNNL, kinh tế lao động, hành chính,QTDN, luật Tốt nghiệp ĐH Tối thiểu 5 năm kinh ngiệm Tiếng anh trình độ B/Tin học văn phòng thành thạo Luật kinh tế ĐH 15 Anh văn B/ Tin học thành thạo PP HC-NS - PP nhân sự - PP hành chính QTNNL, kinh tế lao động, hành chính,QTDN, luật Tốt nghiệp ĐH Tối thiểu 3năm kinh ngiệm Tiếng anh trình độ B/Tin học văn phòng thành thạo - Kinh tế - Xây dựng DD & CN ĐH 30 tin học yếu TP TC-KT Tài chính kế toán Tốt nghiệp ĐH Tối thiểu 5 năm kinh ngiệm Tiếng anh trình độ B/Tin học văn phòng thành thạo Tài chính ĐH 16 Ahn văn trình độ B/ Tin học khá KTT Tài chính kế toán Tốt nghiệp ĐH Tối thiểu 2năm kinh ngiệm Tiếng anh trình độ B/Tin học văn phòng thành thạo Kế toán ĐH 15 Tin học trung bình TP KT-TT-ĐT-QLDA Xây dựng, kiến trúc hoặc QTDN Tốt nghiệp ĐH Tối thiểu 5 năm kinh ngiệm Tiếng anh trình độ B/Thành thạo vi tính Xây dựng ĐH 30 Nga văn trình độ B/Tin học khá PP KT-TT-ĐT-QLDA Quản lý kỹ thuật,chất lượng, đầu tư, tư vấn giám sát Tốt nghiệp ĐH Tối thiểu 3 năm kinh nghiệm Tiếng anh trình độ B/Thành thạo vi tính Xây dựng ĐH 34 Nga văn trình độ B/Tin học khá Nhìn vào bảng so sánh ta co thể nhận thấy: hầu hết phần lớn cán bộ quản lý đảm nhận công việc đúng chuyên nghành đạo tào, bên cạnh đó vẫn còn một số cán bộ quản làm việc không phù hợp chuyên nghành đạo tạo như phó phòng HC-NSvà một số cán bộ quản lý cấp dưới khác. Trình độ tin học của cán bộ trong công ty vẫn còn yếu, tuổi đờ thâm niên nghề nghiệp cao. Năm 2007 công ty tiến hành xây dựng tổ chức hệ thống quản lý điều hành sản xuất kinh doanh theo sơ đồ mới, công ty đã bổ nhiệm mới và bổ nhiệm lại: + Phó tổng giám đốc: 3 người + Trưởng phòng: 2 người + Phó phòng và tương đương: 6 người + Giám đốc khách sạn: 1 người + Giám đốc ban quản lý tào nhà Thành Công TOWER: 1 người + Phó giám đốc ban quản lý tòa nhà Thành Công TOWER: 1 người Do lãnh đạo công ty nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác cán bộ, nên đã có sự phối hợp chỉ đạo thực hiện tốt các chỉ thị, nghị quyết, kế hoạch của thành uỷ và sở xây dựng về công tác cán bộ.Năm 2007, công ty mạnh dạn giao nhiệm vụ để bồi dưỡng và đề bạt một số cán bộ trẻ có năng lực, phẩm chất, quan tâm đến cán bộ nữ, cương quyết xử lý miễn nhiệm, hạ thấp vị trí công tác với một số cán bộ không còn phát huy tác dụng Công ty đã thực hiện tốt công tác cán bộ, song còn có những thiếu sót nhược điểm: một số chức danh cán bộ chưa xác định được cán bộ kế nận nên không đưa vào danh sách quy hoạch, nên khi có nhu cầu về đề bạt cán bộ sẽ bị hẫng hụt ở một số chức danh cán bộ 2.2.1.3.Sự phân chia quyền hạn Sự phân chia quyền hạn trong công ty hiên nay như sau: - ĐHĐCĐ: bao gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần; ĐHĐCĐ họp thường niên vào đầu năm tài chính, trong trường hợp khẩn cấp có thể tổ chức đậi hội cổ đông bất thường - HĐQT: HĐQT do ĐHCĐ bầu ra, là cơ quan quản lý của công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định và thực hiện các quyền và lợi ích hợp pháp của công ty không thuộc thẩm quyền của ĐHCĐ. Hiện tại, HĐQT của công ty có 5 người (1 chủ tịch và 4 thành viên), nhiệmkỳ của HĐQT là 5 năm - Ban kiểm soát: Ban kiểm soát do ĐHCĐ bầu ra, có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong điều hành hoạt động SXKD và các báo cáo tài chính của côgn ty. Hiện tại, ban kiểm soát cảu công ty có 3 người (1 trưởng ban và 2 thành viên), nhiệm kỳ của ban kiểm soát không quá 5 năm, thành viên ban kiểm soát có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế - Ban giám đốc: Ban giám đốc gồm có 4 thành viên ( tổng giám đốc và 3 phó tổng giám đốc) có nhiệm vụ tổ chức điều hành và quản lý mọi hoạt động SXKD hàng ngày của công ty theo những chiến lược và kế hoạch đã được HDQT và ĐHCĐ thông qua - Tổng giám đốc: Có quyền quyết định các vấn đề có liên quan đến công việc kinh doanh hàng ngày của công ty phù hợp với nghị quyết của HĐQT, quyền tuyển dụng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều chuyển, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng, cách chức các chức danh thuộc quyền bổ nhiệm của tổng giám đốc , quyết định về lương thưởng và phụ cấp đối với người lao động trong công ty. Các quyền và nhiệm vụ khác theo nghị quyết của HĐQT, điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty và quy định của pháp luật. - PTGĐ phụ trách phòng KT – TT – ĐT và QLDA: được quyền quyết định các công việc trong phạm vi phụ trách, quyền chỉ đạo, giám sát hoạt động phòng KT – TT – ĐT và QLDA, được quyền chỉ định các hoạt động thi công xây lắp trên các công trình khi có sai phạm, có quyền đề xuất tuyển dụng, bổ nhiệm, thuyên chuyển các chức danh của phòng lên TGĐ. Có quyền trao đổi đề nghị và phối hợp với các PTGĐ khác để kết hợp giải quyết các công việc trong phạm vi và quyền hạn. - PTGĐ phụ trách xí nghiệp nòng cốt: Được quyền điều hành, chỉ đạo công việc của xí nghiệp nhằm đảm bảo mục tiêu và yêu cầu của công ty; quyền đề xuất tuyển dụng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh do mình phụ trách, yêu cầu điều chuyển hay chám dứt hợp đồng với các chức danh còn lại trong xí nghiệp lên TGĐ. Có quyền trao đổi, đề nghị và phối hợp với các PTGĐ khác kết hợp để giải quyết các công việc trong phạm vi quyền hạn. - PTGĐ phụ trách khối các đơn vị xây lắp và tư vấn hiện có: Được quyền điều phối, chỉ đạo công việc của xí nghiệp nhằm đảm bảo mục tiêu và yêu cầu của công ty; quyền đê xuất tuyển dụng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh do mình phụ trách, yêu cầu điều chuyển hay chấm dứt hợp đồng với các chức danh còn lại trong các đơn vị lên TGĐ. Có quyền trao đổi, đề nghị và phối hợp với các PTGĐ khác để kết hợp giải quyết các công việc trong phạm vi quyền hạn. - TP HC-NS: Phân công công việc, lập chương trình, kế hoạch công tác và đánh giá kết quả công tác của nhân viên trong phòng đảm bảo sự công bằng và phù hợp với năng lực, sở trường công tác của người lao dộng. Được quản lý ngày công lao động của nhân viên. Được giải quyết cho nhân viên nghỉ phép đến 05 ngày và đề nghị TGĐ cho nhân viên nghỉ phép trên 05 ngày. Được kỷ luật nhân viên bằng hình thức nhắc nhở và đề nghị cấp trên kỷ luật bằng các hình thứ khiển trách, cảnh cáo, chuỷen làm việc khác có mức lương thấp hơn hoặc sa thải. Được thay mặt lãnh đạo công ty theo dõi việcthwcjhiện nội quy lao động của CBCNV. Tham gia hội đông khen thưởng, kỷ luật và nâng bậc lương. Thực hiện các quyền khác theo sự ủy quyền của TGĐ. - PP HC-NS: Thay mặt trưởng phòng giải quyết các công việc của phòng khi trưởng phòng đi công tác hoặc được ủy quyền. Được ký một số giấy tờ, văn bản trong phạm vi được trưởng phòng ủy quyền. - TP TC-KT: Được xây dựng kế hoạch công tác, kế hoạch đào tạo nhân viên trong phòng. Tham gia ý kiến chủ đạo trong việc phân công nhiệm vụ. Đánh giá kết quả công việc của nhan viên trong phòng. Được ký duyệt cho nhân viên nghỉ phép đến 02 ngày.Được ký duyệt các chứng từ kế toán, các văn bản, hợp đồng kinh tế trong phạm vi được TGĐ ủy quyền. Được kiểm soát hoạt động kế toán, kiểm soát việc thực hiện chính sách tài chính trong toàn công ty. Được đề xuất kiến nghị các vấn đề liên quan đến việc thực hiện chính sách tài chính của công ty. Cụ thể là được ủy quyền tham gia ý kiến và kiến nghị với lãnh đạo công ty về vấn đề liên quan đến SXKD, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, lợi nhuận của công ty. Thực hiện các quyền khác theo sự ủy quyền của TGĐ, chủ tịch HĐQT. - Kế toán trưởng: Có quyền độc lập về chuyên môn nghiệp vụ kế toán. Phân công công việc cho nhân viên trên cơ sở tham khảo ý kiến của TP. Yêu cầu các bộ phận liên quan trong công ty cung cấp dầy đủ kịp thời tài liệu liên quan đến công việc kế toán và giám sát tài chính của kế toán trưởng. Có quyền kiến nghị, đề xuất với TP, TGĐ, chủ tịch HĐQT các vấn đề liên quan đến công tác kế toán. Ký các chứng từ kế toán theo quy định của pháp luật và của công ty. Thực hiện các quyền khác theo sự ủy quyền của TP và chủ tịch HĐQT - Kế toán tổng hợp: Được kiến nghị đề xuất với KTT, TP các vấn đề liên quan đến KT – TC. Được yêu cầu các bộ phận liên quan trong công ty cung cấp tài liệu cho công tác hạch toán kế toán - TP KT – TT – ĐT và QLDA: Phân công công việc, lập chương trình kế hoạch công tác, đánh giá kết quả công tác. Được quản lý ngày công lao động. Được giải quyết nghỉ phép 3 ngày cho nhân viên, trên 3 ngày đề nghị lên TGĐ. Được kỷ luật nhân viên và PP . Thực hiện các quyền khác theo ủy quyền - PP KT – TT – ĐT và QLDA: Thay mặt trưởng phòng giải quyết công việc khi được ủy quyền. Được ký một số giấy tờ, văn bản trong phạm vi phụ trách - Giám đốc công trình: chịu sự quản lý chỉ đạo trực tiếp của công ty.Được làm việc trực tiếp với các phòng chức năng công ty. Được quyền dề xuất lựa chọn cán bộ giúp việc,lựa chọn công nhân trong tổ chức quản lý thi công công trình. Được tự tìm nguồn vật tư, vật liệu, bán thành phẩm xây dựng, thuê thiết bị đảm bảo yêu cầu thiết kế và chất lượng theo quy định. Được đình chỉ cán bộ hoặc công nhân dưới quyền làm việc không đạt yêu cầu phải báo cáo công ty - Người phụ trách trung tâm du lịch lữ hành Phương Nam và khách sạn Phương Nam: Tiếp nhận sử dụng có hiệu quả vốn,văn phòng, tài sản và các nguồn lực. Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của trung tâm. Đề xuất tuyển dụng, bố trí và phân phối thu nhập trong nội bộ trung tâm phù hợp quy chế quản lý của công ty. Các quyền hạn của từng bộ phận được thực hiện trong những nhiệm vụ đã được giao, néu vượt quá khả năng xử lý thì việc thực hiện các quyết định cảu từng bộ phận phải được sự thống nhất của TGĐ công ty. Hình thức phân phối quyền lực của công ty được tổ chức theo kiểu tập quyền mà ở đó những quyết định quan trọng được điều tiết và, kiểm tra chặt chẽ theo luật lệ của tổ chức và phải thông qua hội đồng quản trị cấp cao. Nhìn chung, việc phân bổ quyền hạn trong bộ máy quản trị của công ty là phù hợp, quyền hạn luôn gắn liền với trách nhiệm. 2.2.2. Ảnh hưởng của cơ cấu tổ chức tới các mặt công tác tổ chức quản lý SXKD trong công ty 2.2.2.1. Quản lý kế hoạch, thực hiện nhiệm vụ SXKD, việc làm, sản phẩm Các đơn vị trực thuộc công ty: XN, đội khách sạn,… Được tổ chức theo mô hình quản lý 3 cấp (Công ty- XN, đội, khách sạn- tổ sản xuất), là đơn vị hạch toán kinh tế nội bộ (không có tài khoản và con dấu riêng), hoạt động theo các quy chế và phân cấp quản lý của công ty: - Chủ động tìm việc làm, chăm lo đời sống thu nhập cho CBCNV đơn vị phối hợp với phòng KT-KH cũ nay là phòngTC-KT, quan hệ với các bên tham gia đấu thầu công trình - Thực hiện quy chế quản lý về kinh tế, kế hoạch, vật tư, tài chính, lao động tiền lương…do công ty ban hành - Tổ chức thực hiện nhiệm vụ thi công công trình được công ty giao. Thực hiện thi công đúng quy trình, quy phạm kỹ thuật, đảm bảo chất lượng có hiệu quả kinh tế - Quản lý sử dụng tài sản vật tư, xe máy, tiền vốn công ty giao - Quản lý bồi dưỡng LLLĐ của đơn vị - Giám đốc XN, thủ trưởng các đơn vị phải chịu trách nhiệm trước TGĐ và pháp luật về hoạt động SXKD của đơn vị Với cơ cấu tổ chức mới công ty vẫn duy trì thực hiện các quy định, quy chế hoạt động SXKD của từng đơn vị cụ thể mà công ty xây dựng số Hà Nội đã xây dựng. Trước đây bộ máy quản lý chồng chéo nên việc đôn đốc kiểm tra việc thực hiện SXKD của các đơn vị vẫn còn bộc lộ nhiều thiếu sót, nhưng từ khi chuyển đổi cơ cấu tổ chức sự phân cấp rõ ràng cụ thể hơn, việc đôn đốc, thực hiện kiểm tra tình hình hoạt động SXKD của các đơn vị được thực hiện thường xuyên và chặt góp phần làm tăng hiệu quả SXKD của toàn công ty. Khi chuyển đổi từ DNNN sang mô hình công ty cổ phần, công ty gặp rất nhiều khó khăn, lực lượng CBCNV phân tán nhiều, các xí nghiệp không còn đủ năng lực để tổ chức thi công, cùng với thị trương xây lắp giảm và một số công trình đang thực hiện dở dang không được thuận lợi nên doanh thu và sản lượng năm 2007 giảm so với năm 2006 Gía trị SXKD đạt sản lượng: 85,05 tỷ Trong đó: + Giá trị kinh doanh xây lắp: 67,603 tỷ đồng + Giá trị kinh doanh dịch vụ: 17,402 tỷ đồng + Tổng doanh thu: 85,05 tỷ đồng + Thu nhập bình quân theo đầu người: 1.810.000 đông/ người/ tháng Tuy nhiên, tính hiệu quả kinh doanh năm 2007 có kết quả khá tốt, thể hiện qua việc doanh thu khối kinh doanh dịch vụ khách sạn, cho thuê kiốt, diện tích mặt bằng tăng…, chi phí giá thành sản phẩm giảm, điều này chứng tỏ công tác quản lý SXKD mảng kinh doanh dịch vụ khách sạn rất có hiệu quả, khẳng định sự đúng đắn của lãnh đạo công ty về quyết định thay đổi lại cơ cấu tổ chức, cán bộ quản lý, sắp xếp lại nhân sự và chuyển đổi hình thức hạch toán kế toán…thể hiện ở bảng sau: STT Chỉ tiêu tài chính Năm 2006 Năm 2007 So sánh 1 Doanh thu: - Kinh doanh khách sạn, nhà hàng - Kinh doanh dich vụ khác - Kinh doanh xây lắp 219.313.513.953 18.093.253..225 1.314.857.626 199.905.403.102 84.950.153.700 14.263.973.929 3.134.054.346 67.552.125.425 Giảm 61% Giảm 21% Tăng 138% Giảm 66% 2 Lợi nhuận gộp: - Kinh doanh khách sạn, nhà hàng - Kinh doanh dịch vụ khác - Kinh doanh xây lắp 1.595.720.238 1.131.144.803 7.788.692.947 3.832.857.851 3.092.543.432 1.848.971.586 Tăng 140% Tăng 173% Giảm 76% 3 Chi phí quản lý 7.600.336.972 5.376.411.050 Giảm 30% 4 Lợi nhuận sau thuế 1.415.814.213 3.397.961.819 Tăng 140% 2.2.2.2. Quản lý kỹ thuật chất lượng Công tác quản lý kỹ thuật chất lượng được phân công cho phòng KT-TT-ĐT-QLDA đặt dưới sự quản lý của P.TGĐ phụ trách KT-TT-ĐT-QLDA. Nhờ sự phân công công việc cụ thể nên năm 2007 công tác kỹ thuật - chất lượng – ATBHLĐ đã đạt được kết quả sau: Đã tổ chức khám sức khỏe và huấn luyện định kỳ cho các cán bộ chủ chốt, tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ cho cho cán bộ làm công tác ATBHLĐ và vệ sinh viên. Tất cả các công trình trước khi thi công đều được lập và thông qua biện pháp thi công và ATLĐ. Kết quả năm 2007 không để xảy ra bất cứ trường hợp nào mất ATLĐ nào dù là nhỏ. Công ty đã cử nhiều cán bộ tham gia các khóa học, hội thảo về ứng dụng công nghệ mới vào sản xuất, thi công nhà, hệ thống quản lý môi trường ISO 1400, hệ thống quản lý chất lượng toàn diện TQM. Nhưng do hiện nay công ty vẫn chưa tiến hành sát nhập các đơn vị như theo ý định đã được xây dựng trong sơ đồ cơ cấu tổ chức; số lượng đầu các xí nghiệp nhiều các thiết bị phục vụ thi công dàn trải nhìn chung là nhỏ lẻ chưa đáp ứng được yêu cầu, còn phải thuê ngoài nhiều nhất là những công trình đòi hỏi kỹ thuật và tiến độ. Đặc biệt công tác quản trị hệ thống ISO hiện nay vẫn do phòng KT-TT-ĐT-QLDA đảm nhận vì phòng HC-NS vẫn chưa tuyển được nhân viên phụ trách hệ thống quản trị ISO, mà số lượng công việc phòng KT-TT-ĐT-QLDA rất lớn nên việc đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện hệ thống ISO các đơn vị vẫn còn thiếu sót: một số chưa thực hiện hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001-2000 Một số ít đơn vị chưa thực hiện theo hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001-2000 2.2.2.3.Quản lý vật tư, tiền vốn, tài chính Phòng TC-KT được thành lập trên cơ sở sát nhập hai phòng: phòng tài vụ và phòng kế toán chịu sự quản lý trực tiếp của TGĐ. Năm 2007 phòng tiêp tục hoàn thiện và thực hiện tốt công tác hạch toán kế toán, tài chính, thống kê theo quy định, kiểm tra; kiểm sóat mọi hoạt động tài chính DN, thực hiện tiết kiệm mọi chi phí trong quản lý vận dụng một số giải pháp tài chính nên đã khắc phục được tình trạng chiếm dụng vốn của các công trình xây lắp bảo toàn vốn và tăng lợi nhuận cho công ty, tăng tích lũy của công ty, các quỹ có số dư ngày càng tăng tạo nguồn tài chính dồi dào, lành mạnh phục vụ SXKD, đầu tư mua sắm trang thiết bị Tuy nhiên, công tác thanh quyết toán tại một số đơn vị chưa kịp thời và còn thiếu sót, tập hợp chứng từ thanh toán chi phí rất chậm và nhiều sai sót. Một số GĐXN chưa hiểu kỹ về trình tự giải quyết tủ tục xây dựng cơ bản dẫn đến thu hồi vốn chậm, bị chủ đầu tư chiếm dụng vốn. Hơn nữa nguồn vốn của các đơn vị rất nhỏ, chưa tương xứng với chức năng nhiệm vụ được giao, mặt khác các công trình thường xuyên bị chậm vốn nên dẫn đến thiếu vốn hoặc phải sử dụng ovón vay của công ty hoặc ngân hàng, làm ảnh hưởng tiến độ thi công và giảm hiệu quả kinh tế. Theo báo cáo của phòng TC-KT về tình hình tài chính và thực hiện nghĩa vụ tài chính với công ty, nhiều đơn vị vẫn còn nợ đọng vốn…và chưa có biện pháp để giải quyết dứt điểm Nhìn chung tài chính của công ty năm 2007 ổn định và tăng trưởng, đảm bảo vốn cho SXKD, thực hiện tốt việc nộp ngân sách Nhà Nước: 134,85 tỷ đồng 2.2.2.4. Quản lý nhân sự Năm 2007 tiếp tục kiện toàn bộ máy quản lý, tiến hành rà soát đánh giá phân loại cán bộ theo đúng khả năng và yêu cầu của công việc Công ty đã tiến hành kiện toàn về mặt tổ chức và lực lượng LĐ: Giải quyết chế độ cho 82 người Trong đó: Thôi việc : 75 người Hưu trí : 7 người Đào tạo về chuyên môn ngiệp vụ, nâng cao tay nghề cho 120 người Nâng lương, nâng bậc đợt 2 năm 2007: 44 người Tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho 225 người trong danh sách và 100% LLLĐ thời vụ Thu hút và tuyển dụng một số kỹ sư trẻ có năng lực Quan tâm xây dựng phong trào văn hóa văn nghệ TDTT, thường xuyên tổ chức gặp mặt, biểu dương những lao động giỏi, người tốt việc tốt, con CBCNV học giỏi xuất sắc…Với tổng số tiền thưởng: 14.700.000đ Tuy hiện nay công ty đã chuyển sang công ty cổ phần thế nhưng công ty lại vốn xuất phát là một DNNN nên công tác Đảng, công đoàn, đoàn thẻ trong doanh nghiệp hoat động khá vững chắc và có hiệu quả. Trong công ty hiện nay công tác đào tạo không được mấy chú trọng, việc đào tạo mới chỉ dừng ở những khoá đào tạo ngắn hạn. Khi có những khoá dào tạo ngắn hạn do Tỏng công ty xây dựng nhà ở Hà Nội tổ chức hoặc khi có những chủ trương chính sách do Nhà nước ban hành và phổ biến htông qua các lớp ngắn hạn thì công ty sẽ cử nhân viên tới tham dự sau đó về phổ biến lại cho các nhân viên khác. Trong công ty khôn ghề có những hình thức đào tạo dài hạn và trung hạn, nhân viên nào muốn theo học các khoá học dài hạn hoặc trung hạn đều phải tự liên hệ và hầu như không có hình thức hỗ trợ nào từ phía công ty, đièu này cũng do đặc điểm của công ty là công ty xây dựng nên hoạt động của công ty không thể đình trệ, hơn nữa số lượng đàu các đơn vị công ty nhiều nhân viên trong công ty cũng phân tán nhiều, đặc biệt là số lượng công nhân nên cũng khó tập hợp lại để tổ chức lớp đào tạo. Đội ngũ cán bộ cảu công ty tuổi đời khá cao tuy đã được đào tạo cơ bản nhưng hiện nay hầu như trình độ về ngoại ngữ và tin học rất kém. Công tác tuyển dụng đã được công ty chú trọng nhưng kế hoạch và quy trình đào tạo vẫn chưa được thực hiện một cách bài bản, nguồn tuyển dụng chủ yếu là do quen biết trong công ty, thông tin tuyển dụng không được đăgn tuyển rộng rãi. Công tác quản lý hành chính đá làm tốt nhiệm vụ của mình: đầu tư sửa chữa cải tạo văn phòng làm việc, đầu tư tiết bị, sắp xếp nơi làm việc, để xe tiện cho CBCNV…Công tác áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ có chuyển biến. Hệ thống máy tính phục vụ công tác quản lý được trang bị đầy đủ. Văn phòng công ty đã được nối mạng nội bộ và mạng Internet PHẦN III: CÁC KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SỐ 1 HÀ NỘI 1. Định hướng phát triển của công ty sau cổ phần hóa và nhiệm vụ SXKD năm 2008 Định hướng, mục tiêu hoạt động cũng như giải pháp nâng cao năng lực hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Nội được xác định: Đa dạng hóa các lọai hình kinh doanh, coi trọng việc lập và và thực hiện các dự án phát triẻn nhà, khu đô thị mới, các dự án cải tạo và xây dựng các khu tập thể của thành phố ; đồng thời mở rộng và phát triển quan hệ để nhận thầu, đấu thầu xây dựng các công trình có quy mô ngày càng lớn, đầu tư khai thác các hoạt động kinh doanh khách sạn, du lịch lữ hành, xuất khẩu lao động, tư vấn đầu tư và xây dựng, với mứ tăng trưởng giá trị SXKD bình quân hàng năm là từ 10 đến 12%. Các phương hướng hoạt động được công ty xác định cụ thể như sau: 1.1.Về hoạt động kinh doanh xây lắp đối với các công trình đấu thầu, nhận thấu và các công trình nằm trong dự án do công ty làm chủ đầu tư: - Tăng cường công tác quản lý trên các mặt quản lý kinh tế, quan lý tài chính, quản lý kỹ thuật chất lượng, an toàn bảo hộ lao động nhằm đưa công tá thi công các công trình nhận thầu, đấu thầu, các công trìhn thuộc dự án do công ty làm chủ đầu tư đạt chất lượng,hiệu quả và tăng uy tín thương hiệu của công ty - Tiếp cận với công nghệ thi công nhà cao tầng và hệ thống quản lý tiên tiên nhằm xây dựng các xí nghiệp có đủ điều kiện và năng lực thi công các nhà cao tầng - Xây dựng kế hoạch và chỉ đạo sát sao việc thực hiện từng tháng, từng quý. Thi công dứt điểm, làm tốt công tác thanh quyết toán. Phán đấu 100% các công trình thi công đảm bảo chất lượng,an toàn tuyệt đối và hoàn thành đúng thời hạn - Không ngừng nâng cao năng lực và trình độ chuyên môn xây lắp. Tiếp tục đầu tư trang thiết bị phục vụ thi công , có kế hoạch mua sắm từng bước,có chọn lọc và trọng tâm. Quản lý và sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị đã đầu tư - Đáp ứng yêu cầu cho SXKD ngày càng tăng trưởng, trong điều kiện nguồn tài chính còn hạn hẹp, các công trình nhận thầu xây lắp đòi hỏi phải đáp ứng vốn nhiều, mặt khác thương bị nợ đọng kéo dài, cần kế hợp sử dụgn hài hòa các nguồn vốn để đáp ứng tối đa cho sản xuất. Bên cạnh đó cũng cần phải làm tốt công tác thu hồi vốn - Tiếp tục mở rộng thị trường, quảng bá thương hiệu của công ty và tổng công ty. Tiếp tục duy trì và thường xuyên cải tiến hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2000 nhằm đảm bảo chất lượng các công trình của công ty 1.2. Về các dự án do công ty làm chủ đầu tư - Tập trung chỉ đạo hoàn chỉnh các dự án trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư để chuyển sang giai đoạn thực hiện đầu tư nhằm thu hút nguồn vốn, tạo việc làm tăng tích lũy cho công ty và htu nhập của CBCNV - Đối với các dự án trong giai đoạn thực hiện đầu tư: Thi công hòan chỉnh theo hồ sơ thiết kế được phê đuyệt, hoàn tất các thủ tục nghiệm thu thanh quyết toán để đưa công trình vào bàn giao, sử dụng đúng thời hạn - Đẩy mạnh công tác tiếp thị, nắm bắt nhu cầu và tình hình thị trường đề ra biện pháp và các phương án kinh doanh nhà nhằm thu hút nguồn vốn phục vụ SXKD trong các lĩnh vực xây lắp và các dịch vụ khác. Cụ thể: + Dự án tổ hợp nhà ở cao tầng tiêu chuẩn cao tại 25 Láng Hạ: Việc quản lý, khai thác sử dụng và kinh doanh các tầng dịch vụ của tòa nhà sẽ làm tăng doanh thu, công ăn việc làm cho CBCNV của công ty + Dự án đầu tư khu đô thị mới 8,2 ha Nghiã Đô: Theo kế hoạch dự án sẽ chia làm hai giai đoạn: Giai đoạn I: Xây dựng toàn bộ hạ tầng kỹ thuật của 8,2 ha và xây dựng các công trình nằm trên khu vực 2ha htuộc xưởng bê tông Nghĩa Đô cũ do công ty quản lý Giai đoạn II: xây dựng trên 6ha còn lại Với tổng giá trị của dự án là 598 tỷ đồng, nguồn vốn huy động trong dân, tự có và vay ngân hàng,khi dự án triển khai sẽ tạo công ăn việc làm cho CBCNV công ty trong những năm tiếp theo, tạo thế ôn rđịnh và phát triển cho công ty + Dự án xây án xây dựng lại trụ sở công ty và khách sạn thành tổ hợp trung tâm kinh doanh khách sạn văn phòng làm việc và nhà ở tại số 2 Tôn Thất Tùng Công ty đang tiến hành các bước chuẩn bị đầu tư, với tổng mức đầu tư dự kiến khoảng 150 tỷ đồng, nguồn vốn huy động tự có hoặc vay tín dụng, khi thực hiện sẽ tạo công ăn việc làm cho CBCNV, tăng tích lũy cho công ty sau khi cổ phần hóa trong những năm tiếp theo + Dự án cải tạo và xây dựng mới khu tập thể lắp ghép Thành Công + Dựa án đổi đất lấy hạ tầng khu đô thị mới phía tây bắc bến xe chính thị xã Sơn La, tinh Sơn La: Với mức đầu tư phần hạ tầng là 37,3 tỷ đồng, dự kiến toàn bộ dự án sẽ hoàn thành vào năm 2008 Các hoạt động kinh doanh khác Trung tâm tư vấn đầu tư xây dựng : tiếp tục tăng cường và đổi mới về mặt tổ chức, trang thiết bị máy móc nhằm tạo cho trung tâm đủ mạnh để thực hiện nhiệm vụ SXKD của công ty Trung tâm xuất khẩu lao động: Tiếp tục đào tạo nhân lực ở trong nước nhằm chủ đọng tạo nguồn cung cấp lao động xuất khẩu; mở rộng quan hệ dối tác, đông thời mở hướng xuất khẩu lao động sang các nước khác như: Malaysia, Hàn Quốc…nhằm thực hiện tốt mục tiêu xuất khẩu của công ty Kinh doanh khách sạn và các dịch vụ khác: việc kinh doanh khách sạn hiện nay dựa trên hai khách sạn Phương Nam 1 và Phương Nam 2, hướng tới việc triển khai thi công xây dựng lại trụ sở công ty và khách sạn Phương Nam 1, việc dừng để xây dựng trụ sở sẽ lam fmất khoản thu từ khách sạn và phải di chuyển văn phòng làm việc của công ty; giải pháp cho ấn đề này là sớm đưa toa nhà 25 Láng Hạ vào hoạt động sẽ tăng cương các dịch vụ trên tầng café quay…nhằm tạo việc làm cho CBCNV khối khách sạn Phương Nam tạo thế ổn định cho công ty Xí nghiệp quản lý nhà và khu đô thị:Việc hình thành các xí nghiệp quản lý nhà và khu đô thị trực thuộc công ty mỗi khi tòa nhà hay khu đô thị đi vào hoạt động nhằm quản lý, vận hành và khai thác các dich vụ bên trong tòa nhà và các nhiệm vụ SXKD khác do công ty giao Các giải pháp thưc hiện 2.1. Giải pháp tổ chức nhân sự: - Hoàn thiện cơ cấu bộ máy công ty và các đơn vị trực thuộc. Nâng cao năng lực điều hành và năng lực tham mưu, quản lý của các phòng ban. Thực hiện phân cấp phân quyền giữa lãnh đạo với lãnh đạo, giưã lãnh đạo với người thừa hành, giữa các đơn vị ngang cấp và giữa các đơn vị với cấp trên - Tiêu chuẩn hóa cán bộ , thực hiện quy chế bổ nhiệm cán bộ giữ chức danh quản lý có nhiệm kỳ: kiểm tra sát hạch nhằm tinh giảm thêm một bước về lao động hiện có, nhất là những lao động có trình độ yếu không đáp ứng được yêu cầu công việc, thiếu ý thức trách nhiệm và tinh thần làm việc, sức khỏe hạ chế, thiếu tính năng động - Bố trí cho đi bồi dưỡng và đào tạo lại một bộ phậ cán bộ để nâng cao trình độ chuyển đổi nghành nghề một cách thích hợp nếu thấy có khả năng phát triển và có nhu cầu sử dụng - Tổ chức tuyển dụng mới một số cán bộ trẻ được đào tạo cơ bản, có trình độ chuyên môn, năng động sáng tạo và có tinh thần trách nhiệm nhằm đáp ứng yêu cầu trong họat động quản lý SXKD - Xây dựng cơ chế trả lương phù hợp với mô hình công ty cổ phần với yêu cầu vừa đảm bảo sự ổn định, băng việc duy trì mức lương tại thời điểm cổ phần hoad theo quy định, vừa đảm bảo trả lương đúng người đúng việc, hạn chế tối đa chủ nghĩa bình quân trong việc trả lương cho người lao động - Công tác tổ chức lao động của công ty cổ phần hóa được bám sát mục tiêu và chương trinhhf công tác của công ty, tiếp tục tổ chức củng cố hướng vào các xí nghiệp, chuẩn hóa mô hình nhằm nâng cao năng lực tổ chức thực hiện của các đơn vị - Thương xuyên nghiên cứu, hoàn tiện cơ chế quản lý, nâng cao nănglực nghiệp vụ của các phòng, ban chuyên môn - Quan tâm hơn nữa đến đời sống của người lao động, tạo cho người lao động có đủ việc làm, có thu nhập ngày càng cao và yên tâm công tác - Có biện pháp tích cực hơn trong công tác tuyển dụng dối tượng công nhân kỹ thuật, tạo lực lượng nòng cốt và thương xuyên cho sản xuất, hạn chế sự phụ thuộc vào lực lượng thời vụ. Chủ động liên hệ với các trường đào tạo và tham gia hỗ trợ cho trường để tạo mối liên hệ thu hút lực lượng lao động - Tăng cường bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, tay nghề và công tác chuyển giao công nghệ mới cho các cán bộ và công nhân kỹ thuật, đặc biệt quan tâm đào tao lực lượng kỹ sư làm CBKT và CNKT, nghiên cứu cơ chế nhằm tăng cường trách nhiệm đông thời gắn bó với quyền lợi chính đáng cho đội ngũ CNKT. Có chính sách quan tâm giúp đỡ, bồi dưỡng cán bộ trẻ; mặt khác tăng cường đào tạo phát triển nhân lực nhằm tiếp thu công nghệ mới, nâng cao trình độ về năng lực tiếp thị, năng lực tư vấn, năng lực điều hành quản lý… - Tạo điều kiện để các tổ chức chính trị, chính trị xã hội trong công ty, thường xuyên quan tâm đến đời sống vật chất và tinh thần cho CBCNV, thực hiện tốt mọi chính sách đối với người lao động 2.2.Giải pháp quản lý và thực hiện Để phù hợp với tình hình hoạt động SXKD nhằm thực hiện đúng điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty cổ phần, đảm bảo kinh doanh an toàn và đạt hiệu quả cao nhất. Cần chú trọng các lĩnh vực sau: - Thực hiện theo đúng sự phân cấp rõ ràng giữa quản trị điều hành và thừa hành trong hoạt động kinh doanh, quản lý SXKD theo mô hình công ty cổ phần - Quản lý tài chính chặt chẽ và phát huy nguồn vốn hiện. Quản lý tài sản và phát huy nguồn tài sản sẵn có - Quản lý và sử dụng lao động hợp lý. Chế độ tiền lương, tiền thưởng và chính sách ưu đãi những người lao động có tinh thần trách nhiệm, có năng suất hiệu quả lao động cao và có những sáng kiến mang lại hiệu quả trong SXKD - Thực hiện chế độ khoán trong SXKD - Chế độ trách nhiệm đối với người quản lý điều hành và thực hành - Cần chú trọng việc hợp tác phát tiển đối với các đối tác trong và ngoài nước nhằm xây dựng và quảng bá thương hiệu của công ty cổ phần Giải pháp về tài chính - Xây dựng hệ thống tài chính kế toán từ công ty đến xí nghiệp, hoàn thiện các quy định về quản lý và thực hiẹn tài chính lành mạnh; thực hiện giao khoán cho các đơn vị trực thuộc nhưng không khoán trắng, tạo sự chủ động cho các xí nghiệp nhưng vẫn đảm bảo yêu cầu quynr lý của công ty - Xây dựng các quy chế quản lý và chi tiêu tài chính, nhằm đảm bảo sử dụng vốn có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn của công ty - Duy trì và luôn đảm bảo khả năng thanh toán của công ty, tạo dựng uy tín cảu công ty với khách hàng và các tổ chứ tài chính ngân hàng - Đa dang hóa và linh hoạt đối với các nguồn vốn huy động như: huy động vốn từ các cổ đông, thuê tài chính, phát hành cổ phiếu, trái phiếu…quản lý và sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn - Từng bước thực hiện tái cơ cấu tài chính doanh nghiệp, bổ sung tăng cường vốn chủ sở hữu nhằm đảm bảo cân đối tỷ trọng giữa vốn nợ và vốn chủ sở hữu, giảm thiểu rủi ro tài chính nhưng vẫn đảm bảo khai thác triệt để đòn bẩy nợ để gai tăng hiệu quả của vốn chủ sở hữu - Nâng cao doanh thu và lợi nhuận hàng năm của công ty, đảm bảo lợi ích tối đa và chi trả cổ tức thỏa đáng cho các cổ đông. Giải pháp về đầu tư - Tổ chức học tập, tham quan học hỏi kinh nghiệm trong và ngoài nước về những cải tiến kỹ thuật nhằm nâng cao năng suất lao động - Song song với việc khai thác và sử dụng có hiệu quả các máy móc thiết bị hiện có, tiếp tục quantam đầu tư thêm máy móc thiết bị hiện đại, đồng bộ, đáp ứng yêu cầu phục vụ kịp thời cho thi công xây lắp, đặc biệt là phục vụ thi công các công trình nhà cao tầng - Trong những năm tiếp theo, nhằm đáp ứng nhu cầu trang thiết bị phục vụ thi công xây lắp, mở rộng hoạt động kinh doanh chung, công ty có kế hoạch đầu tư cho những máy móc trang thiết bị với giá trị như sau: ĐVT: triệu đồng Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Giá trị đầu tư 5.000 7.000 9.000 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý Việc xác định nhu cầu đào tạo của công ty mang tính chất định tính mà chưa có định lượng nên hiệu quả chưa cao.Khi xác định nhu cầu đào tạo cần phải xác định khoảng cách chênh lệch năng lực cần dào tạo giữa năng lực cần phải có của cá nhân và năng lực hiện có. Sau khi xác định nhu cầu đào tạo công nhân cóa kỳ kế hoạch, nhu cầu đào tạo sẽ được xác định theo công thức: Nhu cầu dào tạo = ( Nhu cầu nhân sự cho công việc ) – ( Số nhân viên hiện có trong công ty ) + ( Nhu cầu thay thế ) Nhu cầu thay thế dành cho những người nghỉ hưu, mất sức lao động, nghỉ việc, chuyển công tác… Sau khi xác định nhu cầu đào tạo, công ty có thể lựa chọn một số hình thức dào tạo như: phương pháp hội thảo, dạy kèm, phương pháp bài giảng… + Đối với cán bộ quản lý Cán bộ quản lý của công ty hầu hết được tuyển chọn từ bên trong. Do vậy để họ có thể nắm bắt được công việc một cách nhanh chóng cần phải đào tạo lại tích luỹ thêm cho họ kiến thức về kinh doanh, kinh ngiệm quản lý, ngoại ngữ và anh văn. Công ty nên tổ chức các khoá học ngắn ngày tại công ty, mời các chuyên gia tham dự hội thảo. Lựa chọn các cán bộ trẻ có năng lực, có bầu nhiệt huyêt sẵn sàng gắn bó lâu dài ví công ty cho đi theo học các khoá đào tạo cán bộ quản lý hiện đại áp dụng vào công tác quản lý công ty. Mở các lớp học vi tính ăn bản tại công ty, khuyến khích cán bộ đi học thêm ngoại ngữ, vi tính ngoài giờ. + Đối với cán bộ công nhiên viên các phòng ban, đơn vị Đặc biệt là nhu cầu tuyển chon CNKT có tay nghề của công ty là rất lớn nên công ty cần lựa chọn nguồn tuyển dụng bên ngoài và càn đào tạo cho họ có kiến thức, kinh nghiệm, cụ thể: Xây dựng một giáo trình chuẩn, có hệ thống, nêu rõ lịch sự hình thành và phát triển của công ty, những quy chế, quy định của công ty Phân công giao nhiệm vụ hưỡng dẫn nhân viên mới cho một người cụ thể, gắn trách nhiệm của người hưỡng dẫn với kế quả thử việc của nhân viên mới. Quy trình tuyển chọn công ty có thể tham khảo quy trình sau: Bước 1: Tiếp đón ban đầu và phỏng vấn sơ bộ Bước 2: Sàng lọc qua đơn xin việc Bước 3: Các trắc nghiệm nhân sự trong tuyển chọn Bước 4: Phỏng vấn tuyển chọn Bước 5: Khám sức khoẻ và đánh giá thể lực các ứng viên Bước 6: Phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp Bước 7: Thẩm tra các thông tin thu được trong qua trình tuyển chọn Bước 8: Tham quan tuyển chọn Bước 9: Ra quyết định tuyển chọn KẾT LUẬN Công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng và số 1 Hà Nội vừa chuyển từ doanh nghiệp Nhà nước sang công ty cổ phần. Năm 2007 là năm công ty bắt đầu đi vào hạot động với cơ cấu tổ chức mới. Ban lãnh đạo công ty và toàn bộ cán bộ công nhân viên trong toàn công ty quyết tâm cùng nhau cố gắng đưa công ty vượt qua giai đoạn khó khăn này để ổn định phá triển sản xuất kinh doanh góp phần làm cho công ty ngày càng lớn mạnh Em xin trân trọng cam ơn Th.S Nguyễn Vân Điềm cùng anh, chị các bác phòng hành chính nhân sự Công ty cổ phần đầu tư xây dựng số 1 Hà Nội đã giúp em hoàn thành đề tài này. Do thời gian thực tập có hạn, chuyên đề vẫn còn những thiếu sót nhất định rất mong nhận được sự đóng góp của cô giáo cung tập thể cán bộ công ty góp ý để chuyên đề hoàn thiện hơn. MỤC LỤC Trang