Chuyên đề Giải pháp hòan thiện nội dung kế tóan nghiệp vụ cho vay tại chi nhánh ngân hàng Ngoại Thương Hưng Yên

kì hạn đề thực hiện các giao dịch thanh toán với đối tác quốc tế. 2.1.3.2. Hoạt động cho vay. Bảng 4: Tình hình sử dụng vốn từ 11/2004 đến 31/12/2006 Đơn vị: đồng Chỉ tiêu 2004 2005 2006 Tổng dư nợ cho vay 1.136.000.000 113.909.084.864 202.923.376.843 a) Đồng Việt Nam: 1.136.000.000 54.446.667.253 75.327.333.208 -Tổng dư nợ cho vay +Dư nợ ngắn hạn +Dư nợ trung và dài hạn 936.000.000 40.711.237.603 65.279.490.310 200.000.000 13.735.429.650 10.047.842.898 b) Ngoại tệ: 0 59.462.417.611 127.596.043.635 -Tổng dư nợ cho vay +Dư nợ ngắn hạn +Dư nợ trung và dài hạn 0 31.645.927.789 98.130.040.458 0 27.816.489.822 29.466.003.177 Nguồn: số liệu về tình hình cho vay vốn của chi nhánh Ngân hàng Ngoai thương Hưng Yên 2004 – 2006 (lấy từ hệ thống cơ sở dữ liệu trên máy của chi nhánh - phòng PR). Theo các số liệu thu thập được, thì nhìn chung là tình hình cho vay của chi nhánh Ngân hàng ngoại thương Hưng Yên rất khả quan. Qua bảng 5, ta đã thấy được lượng vốn cho vay trong năm 2006 đã tăng gần gấp đôi so với năm 2005: từ 114 tỷ lên đến 204 tỷ. Đây là một con số đáng mừng, vì nó không chỉ phản ánh nguồn thu của chi nhánh sẽ tăng lên, mà nó còn phản ánh tình hình phát triển của các doanh nghiệp ở khu vực Hưng Yên và các vùng lân cận đang phát triển rất tốt, và họ đang mở rộng sản xuất, đầu tư mạnh hơn nên nhu cầu vốn đang tăng cao như vậy. Điều này cũng hoàn tòan phù hợp với hoàn cảnh thực tế, bởi vì nước ta đang trong thời kì phát triển nhanh và nóng. Bảng 5: Biểu đồ tổng dư nợ cho vay trong năm 2005 và 2006 Đơn vị: tỷ đồng Nguồn: số liệu về dư nợ của chi nhánh Ngân hàng Ngoai thương Hưng Yên 2005 – 2006 (lấy từ hệ thống cơ sở dữ liệu trên máy của chi nhánh - phòng PR). Xét về cơ cấu vốn cho vay, thì một đìều đang mừng là ngoại tệ chiếm nhiều hơn so với đồng Việt Nam, bảng 6 dưới đây sẽ mô tả cụ thể Bảng 6: Biểu đồ cơ cấu vốn cho vay trong năm 2005 và 2006 Đơn vị: tỷ đồng Nguồn: số liệu về vốn vay của chi nhánh Ngân hàng Ngoai thương Hưng Yên 2005 – 2006 (lấy từ hệ thống cơ sở dữ liệu trên máy của chi nhánh - phòng PR). Vốn cho vay mà ngoại tệ nhiều hơn, đồng nghĩa với việc khác hàng chíến lược của chi nhánh không phải là cá nhân, các công ty làm ăn trong nước, mà là các công ty có triển vọng, và có quan hệ làm ăn với nước ngòai, họ thường sử dụng ngoại tệ trong các giao dịch của mình. Ngoại tệ là một thế mạnh của ngân hàng ngoại thương, do đó chiến lược này là hòan tòan chính xác và hợp với tình hình hiện tại cũng như trong tương lai khi có nhiều doanh nghiệp nước ngòai vào làm ăn ở Việt Nam hơn. Hơn thế nữa, các doanh nghiệp làm ăn với nước ngòai thường là nhưng doanh nghiệp có triển vọng và có độ rủi ro thấp, khả năng thanh tóan cao, do đó việc chọn chiến lược này là một quyết định hoàn tòan chính xác của lãnh đạo chi nhánh. Trong quá trình thực tập, tôi có hỏi thêm số liệu về dư nợ quá hạn cũng như nợ xấu thì được giám đốc và trưởng phòng PR cung cấp thông tin sau: Về các sản phẩm thì chi nhánh ngân hàng cung cấp chủ yếu là các sản phẩm liên quan đến thanh tóan quốc tế, bảo lãnh như L/C, kinh doanh ngoại tệ. Khách hàng chủ yếu là các doanh nghiệp làm ăn với nước ngòai, nợ xấu của ngân hàng hầu như không có, bởi trường hợp muộn nhât mà các doanh nghiệp nộp hoàn trả tiền gốc và lãi là chậm từ 3 ngày đến 1 tuần. Còn lại thì hầu hết họ xin gia hạn. Tuy đây là thông tin chủ quan, chưa có số liệu cụ thể (do nguồn số liệu này không được tiết lộ cho người ngòai ngân hàng) nhưng qua thực tiễn thực tập và tôi có đi khảo sát thực tế, trên khu vực Hưng Yên có rất nhìều các ngân hàng khác như TechcomBank, AgriBank, ACB… họ đều có trụ sở, có đủ sảm phẩm, tuy vậy hầu hết các doanh nghiệp đều tìm đến chi nhánh VCB để thực hiện tín dụng. VCB có thế mạnh ở mảng thanh tóan quốc tế và liên ngân hàng, ngòai ra thì chi nhánh Ngân hàng ngoại thương Hưng Yên cũng tận dụng được thế mạnh vốn có của mình, đó là mảng thương mại và bảo lãnh quốc tế. Sau khi xử lí các số liệu về tình hình cho vay, tôi đã rút ra được bảng sau: Bảng 7: Cơ cấu kì hạn của các khoản cho vay trong năm 2005 và 2006 Đơn vị: đồng Chỉ tiêu 31/12/2005 31/12/2006 Số tiền Tỉ trọng Số tiền Tỉ trọng Cho vay ngắn hạn 72.357.165.392 64% 163.409.530.768 81% Cho vay trung và dài hạn 41.551.919.472 36% 39.513.846.075 19% Tổng dư 113.909.084.864 100% 202.923.376.843 100% Nguồn: số liệu về vốn vay của chi nhánh Ngân hàng Ngoai thương Hưng Yên 2005 – 2006 (lấy từ hệ thống cơ sở dữ liệu trên máy của chi nhánh - phòng PR). Theo các số liệu khi đã qua xử lí, ta có thể nhận ngay ra một điều, đó là trong cơ cấu vốn cho vay, thì cho vay ngắn hạn chiếm phầm lớn, phần đáng kể so với cho vay trung và dài hạn: trong năm 2005 là 64% so với 36% của trung và dài hạn. Đến năm 2006 thì con số này nhẩy lên 81% trên tổng nguồn vốn cho vay. Nếu xét về số tuyệt đối thì cho vay trung và dài hạn giảm xuống, còn ngắn hạn thì tăng hơn 2 lần: từ 72 tỷ năm 2005 lên 163 tỷ năm 2006. Bảng 8: Biểu đồ Cơ cấu vốn cho vay ngắn hạn và dài hạn 2005 – 2006 Đơn vị: tỷ đồng Nguồn: số liệu về vốn vay của chi nhánh Ngân hàng Ngoai thương Hưng Yên 2005 – 2006 (lấy từ hệ thống cơ sở dữ liệu trên máy của chi nhánh - phòng PR). Điều này hoàn tòan có thể giải thích lí do vì sao nợ xấu của chi nhánh là thấp và hoàn tòan không có, đó là bởi vì kì hạn của các khoản vay chủ yếu là ngắn, do đó ít biến động và rủi ro thấp, nhờ đó khả năng thu hồi vốn cao. Cơ cấu này cũng thể hiện rằng, khách hàng chủ yếu của chi nhánh là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, họ có nhu cầu mở rộng sản xuất và kinh doanh nhưng ở mức độ còn thấp. Tuy vậy uy tín của chi nhánh Ngân hàng ngoại thương Hưng Yên là cao và ngày được các doanh nghiệp tin tưởng. Hiện nay, chi nhánh đang thực hiện các hình thức thanh tóan quốc tế bao gồm: + Thanh toán nhờ thu. + Thanh tóan tín dụng. + Thanh tóan theo phương thức chuyển tiền Tóm lại, xét về tình hình cho vay của chi nhánh nói chung là tốt, cơ cấu mặc dù theo đúng truyền thống của ngân hàng nhưng như vậy còn hơi bất hợp lí, tỉ lệ cho vay ngoại tệ còn cao, cơ cấu vốn cho vay dài hạn chiếm tỉ trọng thấp. Tóm lại cần phải có chiến lược để giữ khách hàng truyền thống, đồng thời mở rộng cho vay sang các mảng khác như cho vay trong nước, bảo lãnh… để không đánh mất khách hàng. Làm sao có thể đa dạng hóa được sản phẩm, giảm tối thiểu rủi ro có thể xảy ra khi có biến động. Hơn thế nữa, sau này khi kinh tế phảt triển thì khách hàng trong nước sẽ là phần chính, do đó cần phải nâng cao uy tín và hình ảnh của mình, mở rộng sản phẩm để có được thị phần tốt hơn. 2.1.3.3. Đánh giá tình hình hoạt động cho vay tại chi nhánh ngân hàng Ngoại Thương Hưng Yên. Bảng 9: Cơ cấu vốn huy động và vốn sử dùng 2004 – 2006 Đơn vị: đồng Chỉ tiêu 2004 2005 2006 Vốn huy động 1.526.978.305 81.957.720.247 97.926.389.317 Vốn sử dụng 1.136.000.000 113.909.084.864 202.923.376.843 Nguồn: số liệu về vốn huy động của chi nhánh Ngân hàng Ngoai thương Hưng Yên 2004 – 2006 (lấy từ hệ thống cơ sở dữ liệu trên máy của chi nhánh - phòng PR). Vì mới được thành lập từ cuối năm 2004, do đó số liệu năm 2004 có được không phản ánh một cách chính xác và chân thực được chiến lược cũng như hoạt động chính của chi nhánh ngân hàng Ngoại thương tại Hưng Yên. Theo đó thì vốn huy động là 1,5 tỷ đồng, lớn hơn con số 1,1 tỷ sử dụng cho vay của chi nhánh trong năm 2004. Tuy vậy, khi xem xét số liệu 2 năm tiếp theo đó, ta có thể thấy rõ được tình hình hiện tại cũng như trong tương lai của ngân hàng: Bảng 10: Biểu đồ cơ cấu vốn huy động và vốn sử dùng 2005 – 2006 Đơn vị: Tỷ đồng Nguồn: số liệu về huy động và cho vay vốn của chi nhánh Ngân hàng Ngoai thương Hưng Yên 2005 – 2006 (lấy từ hệ thống cơ sở dữ liệu trên máy của chi nhánh - phòng PR). Qua đây, ta nhận thấy, vốn huy động ít hơn vốn cho vay rất nhìều, và xu hướng của ngân hàng là tăng tỷ trọng vốn cho vay lên. Đây là một biện pháp để nâng cao lợi nhuận thu được vì vốn cho vay liên quan trực tiếp đến các khỏan thu của ngân hàng, tuy vậy nó có chứa rủi ro trong đó, đó chính là khả năng hoàn trả nợ của các doanh nghiệp đi vay, khi có sự cố xảy ra thì khả năng không thu hồi vốn là rất cao, do các doanh nghiệp là vừa và nhỏ, do đó nếu có biến cố, họ sẽ là những người phá sản đầu tiền, sau đó mới đến các doanh nghiệp lớn hơn. Trong hoạt động ngân hàng, thì hoạt động cho vay là chủ yếu, và chiếm phần đáng kể, có thể sẽ có nhiều nghiệp vụ huy động đuợc diễn ra, tuy nhiên một hoạt động cho vay có thể có quy mô bằng hàng chục lần hoạt động huy động vì đặc điểm là cho vay doanh nghiệp nên quy mô sẽ lớn hơn hoạt động huy động vốn tiết kiệm từ dân cư và tổ chức, do đó lợi nhuận kì vọng của chi nhánh sẽ là rất cao, nhưng lợi nhuận này chỉ là thực khi có chi nhánh có một ban kiểm soát rủi ro độc lập để tư vấn, sàng lọc các hợp đồng. Trên thực tế, chỉ chi nhánh cấp thành phố mới có, còn ở tỉnh thì chưa. Sẽ là một khiếm quyết nếu không nói đến dự trữ. Nếu thúc đẩy hoạt động cho vay nhiều để kíếm lợi nhuận mà không chú trọng đến hoạt động huy động vốn, đến khi có rủi ro hoặc khủng hoảng thì có thể sẽ gây ra tình trạng thiếu hụt vốn, dẫn đến vỡ nợ. 2.2. Thực trạng nội dung nghiệp vụ kế tóan cho vay tại chi nhánh ngân hàng Ngoại Thương Hưng Yên. 2.2.1. Các thủ tục hồ sơ. Quy trình thủ tục hồ sơ đối với các khoản vay vốn tại chi nhánh ngân hàng Ngoại Thương Hưng Yên được thực hiện theo những trình tự nhất định, trình tự đó được quy định trong cuốn “sổ tay tín dụng VCB”, lưu hành trong nội bộ ngân hàng. Có thể khái quát những thủ tục hồ sơ đó như sau: * Tíếp nhận hồ sơ vay vốn, đánh giá thẩm định: Khi một khách hàng có nhu cầu đề nghị với chi nhánh ngân hàng Ngoại Thương Hưng Yên cung cấp các sản phẩm, các cán bộ phu trách mảng cho vay (cán bộ tín dụng) sẽ trao đổi với khách hàng và tùy thuộc vào là khách hàng cũ hay mới để xác định những nội dung sau: Tìm hiểu về hoạt động kinh doanh của khách hàng, cấu trúc hoạt động, vị thế khách hàng trong ngành nghề kinh doanh, tiêu chuẩn đội ngũ quản lý. Mục đích vay vốn. Qua thảo luận ban đầu tại doanh nghiệp hoặc tại chi nhánh ngân hàng, cán bộ cho vay sẽ có trách nhiệm tập hợp tất cả các thông tin chi tiết cần thiết để phục vụ cho việc lập tờ trình tín dụng. Trong giai đoạn này, cán bộ cho vay cần xem xét: Liệu dự án, phương án sắp được tài trọ có nằm trong pham vi và khả năng tổ chức của khách hàng hay không. Việc xác định này sẽ phụ thuộc vào mục đích của khách hàng, sự thành công của khách hàng cho đến thời điểm hiện tại, kế hoạch kinh doanh của khách hàng có tham chiếu các dự án/ phương án đã hoàn thành trước đó. Đề xuất cấp tín dụng có phù hợp với chiến lược của chi nhánh ngân hàng Ngoại Thương Hưng Yên nói riêng và của hệ thống ngân hàng Ngọai Thương nói chung hay không trong từng giai đoạn, dư nợ của các bên liên quan. Nếu thấy phù hợp, cán bộ ngân hàng sẽ hướng dẫn khách hàng về hồ sơ vay vốn, đầu mối tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính đầy đủ, hợp pháp hợp lệ của các tài liệu với những nội dung trong danh mục tài liệu của chi nhánh ngân hàng Ngoại Thương Hưng Yên. Sau khi nhận đựoc đề xuất vay vốn của khách hàng, bộ phận cho vay xem xét lại chi tiết hồ sơ vay vốn, đảm bảo đã nhận đựơc tất cả thông tin, tài liệu cần thiết. Tại giai đoạn này, chi tiết về tài sản đảm bảo đưa ra đã được thu nhập, bao gồm cả các bằng chứng về quyền sở hữu. Sau khi rà soát tài liệu, bộ phận cho vay sẽ chuyển bộ tài liệu này cho bộ phận kiểm soát quản lý giải ngân cùng với hồ sơ vay vốn để rà soát. Tại đây cán bộ quản lý giải ngân sẽ vào sổ đăng kí hồ sơ để đảm bảo rằng hồ sơ tín dụng được xử lý hiệu quả và đê ghi chép kết quả của hồ sơ khi quyết định đựoc đưa ra (chấp nhận hoặc từ chối). Đồng thời, trách nhiệm của đơn vị này là kiểm tra tính đầy đủ, danh mục rả soát hồ sơ tài liệu phải tích những phần hồ sơ tài liệu đã đủ. Việc soát xét hồ sơ vay vốn phải được thực hiện đồng thời trong suốt quá trình phân tích và phê duyệt tín dùng và phải được hoàn thành đầy đủ để đảm bảo rằng không có sự chậm trễ không cần thiết trong quá trình soát xét sự đầy đủ của tài liệu thu thập được. Cán bộ tín dụng sẽ lưu giữ các tài liệu làm việc để bổ súng các báo cáo/ biên bản họp, nội dung cuộc họp và các tài liệu khách có liên quan đến thoạt động quản lý hàng ngày đối với khoản vay. Nếu xảy ra trường hợp thiếu sót hoặc có nhu cầu bổ sung tài liệu thì cán bộ tín dụng sẽ được yêu cầu sửa đổi thiếu sót đó. Cán bộ quản lý giải ngân sẽ phải ghi nhật ký để theo dõi việc nhận lại các thông tin và tài liệu đã yêu cầu. * Phân tích, thẩm định khách hàng vay vốn Cán bộ tín dụng có trách nhiệm quản lý quá trình xử lý hồ sơ cho vay vốn từ đầu đến khi có quyết định cuối cùng. Bộ phận này cũng sẽ đánh giá hồ sơ trên cơ sở rủi ro không trả được nợ của khách hàng và những tổn thất có thể xảy ra trong trường hợp gặp rủi ro. Khi đánh giá một hồ sơ thì cán bộ cần xem xét tất cả các rủi ro có liên quan, trong đó tài sản thế chấp là yếu tố rất quan trọng, tài sản thế chấp cần được lập định giá giá trị cho bất cứ tài sản nào được dùng làm tài sản thế chấp cho ngân hàng. Trước khi nhận tài sản thế chấp thì việc đầu tiên là kiểm tra tài sản đó xem có đúng với nội dung kê khai hay không. * Phân tích thảm định dự án đầu tư, phương án sản xuất kinh doanh Mục tiêu của bước này là: Đưa ra kết luận vè tính khả thi hiệu quả về mặt tài chínhc ảu phương án sản xuất kinh doanh/ dự án đầu tư, khả năng trả nợ và những rủi ro có thể xảy ra để phục vụ cho việc quyết định cho vay hoặc từ chối cho vay. Làm cơ sở dể tham gia góp ý, tư vấn cho khách hàng vay, tạo điều kiện, tiền để cho việc đảm bảo hiệu quả cho vay, thu nợ gốc đúng hạn, hạn chế, phòng ngừa rủi ro. Làm cơ sở để xác định số tiền cho vay, thời gian cho vay, dự kiến tiến độ giải ngân, mức thu nợ hợp lý, các điều kiện cho vay; tạo tiền đề cho khách hàgn hoạt động có hiệu quả và đảm bảo mục tiêu đầu tư của chi nhánh ngân hàng Ngoại Thương Hưng Yên. Đánh giá khả năng trả nợ của khách hàng vay vốn. Việc phân tích, thẩm định dự án đầu tư, phương án sản xuất được quy chiếu theo quy định về “Hướng dẫn phân tích thảm định phương án sản xuất kinh doanh/ dự án đầu tư” của hệ thống ngân hàng Ngoại Thương phát hành. * Dự kiến lợi ích của chi nhánh nếukhoản vay được phê duyệt. Tại bước này, lãi, phí có thể thu được nếu như khoản vay được phê duyệt sẽ đựơc tính tóan. Kết hợp xem xét với tổng thể lợi ích khác khi thiết lập quan hệ tín dụng với khách hàng. * Các biện pháp đảm bảo tiền vay: Đảm bảo tiền vay là việc khách hàng vay vốn của chi nhánh ngân hàng Ngoại Thương Hưng Yên dùng các loại tài sản của mình hoặc bên thứ ba để cầm cố, thế chấp, bảo lãnh nhằm thực hiện nghĩa vụ với ngân hàng. Tài sản đảm bảo là cơ sở để xác lập trách nhiệm người vay; giảm thấp rủi ro tín dụng. Cần lưu í không coi đây là điều kiện duy nhất để quyết định cho vay; không xem là phương tiện duy nhất để đảm bảo an tòan cho vay vốn. * Lập báo cáo thẩm định cho vay: Cán bộ cho vay sẽ thảo luận với cán bộ thẩm định về tòan bộ hồ sơ tín dụng đẻ giúp cán bộ thẩm định hiểu rõ nhu cầu vay vốn hơn. Cán bộ thảm định nghiên cứu và thực hiện phân tích đề xuất vay vốn trên cơ sở các báo cáo tài chính, tài liệu và thông tin được khách hàng cung cấp. Cán bộ thẩm định sau khi nghiên cứu, thẩm định các điều kiện vay vốn lập báo cáo thảm định hòan chỉnh, báo cáo thẩm định phải ghi rõ tính khả thi của dự án và sau đó chuyển lại cho bên có liên quan. Sau khi đã rà soát báo cáo thẩm định, bán bộ cho vay lập tờ trình theo mẫu chuẩn cho khách hàng, nội dung trong tờ trình phải được trình bày chi tiết, ghe rõ ý kiến của cán bộ cho vay có đồng í hay không đồng ý cho vay, lý do. Tờ trình kèm theo hồ sơ vay vốn trình trưởng phòng cho vay, tờ trình đựơc cán bộ ký thể hiện rằng cán bộ cho vay là người đề xuất phê duyệt cho tự án vay và nhận trách nhiệm với đề xuất của mình. * Xác định phương thức và nhu cầu cho vay. Tùy theo yêu cầu vay vốn của khách hàng, kết quả thẩm định khách hàng và quan hệ với khách hàng mà ngân hàng sẽ quyết định phương thức cho vay có thể. * Xem xét khả năng nguồn vốn và điều kiện thanh tóan của chi nhánh ngân hàng Ngoại Thương Hưng Yên. Cán bộ lãnh đạo sẽ phối kết hợp tham gia để: Xem xét, cân đối khả năng nguồn vốn đối với những khỏan vay vớn. Mua bán, chuyển đổi ngoại tệ với những khỏan vay để thanh tóan cho phía nước ngòai. Xác dịnh lãi suất áp dụng cho khoản vay. * Phê duyệt khoản vay. * Ký kết hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm tiền vay, giao nhận giấy tờ và tài sản đảm bảo. 2.2.2. Nội dung các nghiệp vụ trong kế tóan nghiệp vụ cho vay. 2.2.2.1. Nghiệp vụ kế tóan giai đoạn phát tiền vay. Tại chi nhánh ngân hàng Ngoại Thương Hưng Yên, giai đọan phát tiền vay (giải ngân) được thực hiện qua các bước sau: Trước khi thực hiện giải ngân hoặc phát hành các cam kết như phê duyệt thì cán giải ngân fải xác nhận rằng các tài liệu và điều kiện đã được đáp ứng đầy đủ. Ngược lại, cán bộ tín dụng sẽ được thông báo và có trách nhiệm đảo bảo rằng các tài liệu hoặc điều kiện còn thiếu được bổ sung trước khi quy trình phát tiền vay được tiến hành. Trong giai đoạn này, cán bộ ngân hàng fải chịu trách nhiệm nhận hồ sơ kèm chứng từ thanh tóan của khách hàng, kiểm tra các căn cứ phát tiền vay theo quy định và có tờ trình lãnh đạo, đồng thời fải gửi một bản saoquyết định cho vay cùng thông báo cho cán bộ này ký, thông tin chi tiết về phát hành tiền vay, lịch tiến hành (nếu nó) cho phòng dịch vụ khách hàng (phòng kế tóan). Phong kế tóan sẽ chịu trách nhiệm giải ngân khi nhận được những tài liệu này. Việc giải ngân đựoc hạch tóan kế tóan đầy đủ trong sổ kế tóan ngân hàng đảm bảo có đủ thẩm quyền của người giải ngân, người kiểm soát và người duyệt; và đựoc thông báo lại cho các bộ phận có liên quan để tiện theo dõi đối với khỏan vay. Khi việc giải ngân được thực hiện theo lịch giải ngân cụ thể. Các thay đổi trong lịch giải ngân sẽ do phòng tín dụng trình thủ trưởng. Trong năm 2006, tại chi nhánh ngân hàng Ngoại Thương Hưng Yên mặc dù khối lượng công việc kế tóan cho vay là rất lớn nhưng đều được thực hiện kịp thời, chính xác, mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được cập nhật rõ ràng, nhanh chóng. Qua thực tập tại đơn vị, tôi nhận thấy quy trinh giải ngân gồm 3 bước sau: Chứng từ giải ngân: Cán bộ ngân hàng yêu cầu khách hàng cung cấp các hồ sơ, chứng từ về mục đích sử dụng tiền vay gồm: hợp đồng cung ứng vật tư, hàng hóa, dịch vụ; bảng kê các khoản chi chi tiết, kế hoạch chi phí; biên bản nghiệm thu….; thông báo nộp tiền vào tài khoản của ngân hàng đối với nhưng khỏan vay thanh tóan với nước ngòai. Chứng từ của ngân hàng bao gồm: Hợp đồng bảo đảm tiền vay trong trường hợp khách hàng chưa hòan thành thủ tục đảm bảo tiền vay; bảng kê rút vốn vay; ủy nhiệm chi. Trình duyệt giải ngân: cán bộ tín dụng sau khi xem xét chứng từ giải ngân nói trên chuyển cho cán bộ quản lý giải ngân kiểm tra lại, nếu đủ điều kiện giải ngân thì trình trưởng phòng. Trưởng phòng kiểm tra lại điều kiện và nội dung rồi chuyển cho lãnh đạo ký duyệt. Nạp thông tin vào chương trình điện tóan và luân chuyển chứng từ. 2.2.2.2. Kế tóan nghiệp vụ thu nợ, thu lãi. Tại chi nhánh ngân hàng Ngoại Thương Hưng Yên, việc theo dõi trả nợ gốc, lãi, phí được thực hiện rất nghiêm chỉnh, cụ thể là: cán bộ cho vay theo dõi việc thu nợ theo từng hợp đồng tín dụng đã ký cho từng dự án, khoản vay theo mẫu sổ theo dõi, mạng điện tóan. Định kỳ thì sẽ thống kê các khỏan vay đến hạn trả. i. Về giai đoạn thu nợ: Cán bộ tín dùng có trách nhiêm j theo dõi và thông kê các khỏan cho vay đến hạn, tính lãi, phí fải trả của các khoản nợ vay, bảo lãnh vay vốn, chuẩn bị va thông báo cho khách hàng vay vốn trước ngày đến hạn phải trả ít nhất là 10 ngày. Phòng dịch vụ khách hàng lập chứng từ trích tài khỏan tiền gửi khách hàng hoặc lập ủy nghiệm thu gửi đến ngân hàng nơi khách hàng mở tài khoản để thu nợ và lãi theo cam kết trong hợp đồng tín dụng, biên bản bổ sung hợp đồng tín dụng, văn bản điều chỉnh kỳ hạn trả nợ và gia hạn nợ. Cách hạch tóan như sau: - Trả bằng tiền mặt: Nợ: tài khoản tiền mặt (gốc) Có: tài khoản cho vay của khách hàng (gốc). - Trả bằng chuyển khỏan: Nợ: tài khoản tiền gửi người vay (gốc) Có: tài khoản cho vay của khách hàng (gốc). Phòng dịch vụ khách hàng (phòng kế tóan) sẽ tiến hành thu ợ trước hạn trong các trường hợp: khách hàng đè nghị trả nợ trược hạn theo thỏa thuận có trong hợp đồng tín dụng hoặc theo văn bản chấp thuận của lãnh đạo. Các trường hợp thu nợ từ việc xử lý tài sản đảm bảo, hoặc xử lý từ quỹ dự phòng rủi ro.. phòng kế toán thực hiẹn theo văn bản quyết định của lãnh đạo có thẩm quyền. Khu thu đựợc nợ, phòng dịch vụ khách hàng (phòng kế tóan) ghi giảm dư nợ trên tài khoản vay. ii. Giai đoạn thu lãi. Việc xác định lãi một cách đầy đủ, chính xác là một khâu rất quan trọng bởi lẽ, lãi chính là thu nhập của ngân hàng từ các khỏan cho vay. Tại chi nhánh ngân hàng Ngoại Thương Hưng Yên thì việc thu lãi đựoc tiến hành theo khung lãi suất với các hạn kì khách nhau (tháng, quý, năm...). Trong quá trình thực tập, tôi đã ghi nhận được 2 phương thức tính lãi được áp dụng tại chi nhánh ngân hàng Ngoại Thương Hưng Yên. - Thu lãi theo món: Thu lãi theo món là số tiền lãi được thu cùng với gốc khi đến kì hạn nợ. Số tiền lãi bằng tiền gốc nhân với một lãi suất cho vay nhất định quy chiếu trên khung lãi suất và nhân với thời gian của khoản vay. L = G * r * t Khi tính đựơc tiền lãi thì cán bộ tiến hành hạch tóan: Nợ: tài khoản tiền nhu nhập – thu lãi cho vay Có: tài khoản tiền lãi cộng dồn dự thu. Cùng với đó là hách ngoại bảng TK “lãi cho vay chưa thu được”. Sau khi hạch toán xong thì giục người đi vay trả lãi ngân hàng: Nợ: tài khoản tiền mặt (nếu trả bằng tiền mặt) hoặc nợ TK tiền gửi Có: tài khoản cho vay của khách hàng. Hạch tóan TK “lãi cho vay chưa thu được”. Thu lãi theo tích số: là thu lãi hàng tháng dựa trên số dư bình quân hàng ngày trong tháng của khoản vay: Lãi = tổng tích số * lãi suất quy chiếu trong khung lãi suất (lãi suất tháng /30 ngày). Khi đã tiến hành tính tóan lãi suất thì kế tóan viên lập phiếu thu tiền hoặc lập phiếu chuyển khỏan: Nợ: tài khoản tiền mặt (nếu trả bằng tiền mặt) hoặc nợ TK tiền gửi Có: tài khoản thu lãi của ngân hàng. Lúc này, giấy tờ sẽ lập thành 2 liên: 1 liên làm chứng từ hạch toán và 1 liên làm giấy biên nhận chuyển trả cho người vay khi thu lãi xong khi đã trả hết nợ gốc và lãi kế tóan cho vay phỉa kiểm tra lại số tiền trên hợp đồng tín dụng đảm bảo tổng số tiền lãi phải thu bằng số tiền lãi thực. Trong trường hợp tài khỏan của khách hàng tại ngân hàng còn đủ tìên để chi trả thì ngân hàng tự động tiến hành chuyển khoản – khấu trừ, còn nếu không thì cán bộ ngân hàng sẽ đưa nó vào khỏan chưa thu được. Xuất phát từ thực tế là có nhiều biến không dự đoán được, thường thì việc thu lãi gặp khó khăn do các phát sinh từ ngoại cảnh tác động đến chu kì kinh doanh của khách hàng, do đó việc thu lãi thường bị muộn. Căn cứ vào thực tế đó ngân hàng tiến hành thu nợ và lãi như sau: nếu khách hàng có nợ trên tài khỏan ngọai bảng “lãi chưa thu” và không có đủ tiền mặt hay số dư để chi trả gốc và lãi thì tập trung lãi trước, xử lý lãi trước rồi xử lý gốc sau, tiếp đó nếu trường hợp không xử lý được nữa thì sẽ chuyển sang nợ quá hạn. Thực tế tại chi nhánh ngân hàng Ngoại Thương Hưng Yên cho thấy, ngân hàng luôn có các biện pháp kinh tế riêng để ràng buộc và nâng cao trách nhiêm chi trả của khách hàng đối với các khỏan vay. Dù sao đây cũng là một trong những biện pháp giảm rủi ro của ngân hàng. 2.2.2.3. Kế tóan nghiệp vụ gia hạn, chuyển nợ quá hạn. Khi khách hàng đến hạn nhưng vẫn không thanh toán được nợ cả gốc và lãi thì đúng kỳ hạn đã thỏa thuận trong hợp đồng nhưng vì các lý do khách quan như chu kì kinh doanh, thiên tai, đình công, dịch bệnh, chiến tranh….thì khách hàng có quyền viết văn bản đề nghị phía ngân hàng xem xét việc điều chỉnh kỳ hạn nợ và gia hạn nợ. Trình tự như sau: khách hàng gửi giấy xin gia hạn nợ đến ngân hàng, cán bộ tín dụng sẽ xem xét, sau đó trình lên trưởng phòng tín dụng ký cuối cùng trinh lên giám đốc. Giám đốc duyệt chuyển xuống bộ phận kế tóan cho vay xử lý: đầu tiên là đóng dấu, sau đó điều chỉnh thời gian, số tiền nợ và cuối cùng là thông báo cho kế tóan cho vay trước ngày đến hạn nợ tối thiểu 1 ngày. Thời hạn cho vay trung và dài hạn tối đa là ½ thời hạn cho vay đã thỏa thuận. Nếu đến hạn mà khách hàng không trả được nợ thì kế tóan sẽ lập chứng từ để chuyển sang tài khoản nợ quá hạn thích hợp, đồng thời lập thông báo chuyển nợ quá hạn cho cán bộ liên quan, ghi rõ lý do và cách thức trong hợp đồng đã lập ở phần phụ lục: Nợ: tài khoản nợ quá hạn tương ứng Có: tài khoản cho vay trong hạn của khách hàng Dẫu sao đây cũng chỉ là lý thuyết, bởi thực tế thì tại chi nhánh ngân hàng Ngoại Thương Hưng Yên chưa phát sinh trường hợp nợ quá hạn nào mà không thể thu hồi lại được. Trong khi đó, tại ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn AgriBank Hưng Yên thì tỉ lệ là 1.9% năm 2005 và 2.3% năm 2006 (nguồn từ báo cáo của chi nhánh ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn – lưu hành nội bộ). Điều này cũng dễ hiểu bởi khách hàng của hai ngân hàng là hòan tòan khác nhau, một bên là các hộ kinh doanh gia đình, một bên chủ yếu là các tổ chức làm ăn xuất nhập khẩu. 2.2.2.4. Vấn đề về trả nợ gốc trước hạn. Trong họat động của mình, ngân hàng thường hay gặp trường hợp trả nợ quá hạn, tuy nhiên trên thực tế cũng gặp fải trường hợp ngược lại: trả nợ trước hạn, đây là vấn đề tưởng chừng tốt đẹp nhưng trên thực tế gây khó khăn cho ngân hàng. Bởi lẽ khi thực hiện cho vay một khoản tiền nào đó, ngân hàng luôn dự trù các kế hoạch và thời gian, cân đối khỏan vốn của mình, chủ yếu là phòng trường hợp trả nợ quá hạn và không thu hồi được vốn. Tuy vậy khi gặp trường hợp trả nợ gốc trước hạn, ngân hàng sẽ đối mặt với những khó khăn sau: Do trả nợ trước hạn, nên việc huy động, điều chuyển vốn của ngân hàng sẽ gặp khó khăn. Nguồn vốn đang trong trạng thái luân chuyển có kế hoạch bỗng nhiên bị mất cân đối, cần fải điều chỉnh lại các nguồn huy động cũng như cho vay. Việc trả nợ trước hạn làm phát sinh chi phí quản lý vốn, do ngân hàng lấy lại đựơc vốn trước thời hạn dự tính. Cuối cùng, là trên thực tế ta thấy rằng khi có vốn nhàn rỗi, khách hàng trả lại nợ gốc và lãi cho ngân hàng, vô hình chung đã “cướp đi” khỏan thu kỳ vọng của ngân hàng đã hạch tóan từ trước trong kế hoạch, hơn nữa thường thì việc trả nợ trước hạn luôn có một lãi suất “tốt” hơn lãi suất dự kiến. Rõ ràng là hoạt động ngân hàng luôn cần sự ổn định, tính chính xác, bởi một thành tố xuất hiện là ảnh hưởng đến tòan bộ hệ thống đang làm việc trơn tru. 2.2.2.4. Một số vấn đề cần quan tâm khác. Khi thực tập tại chi nhánh ngân hàng Ngoại Thương Hưng Yên, tôi thấy rằng có một số vấn đề cũng đáng quan tâm khi thực hiện kế tóan nghiệp vụ cho vay, có thể kể đến là: Lưu trữ hồ sơ: cán bộ tín dụng sau khi phê duyệt xong khỏan vay thì bàn giao hồ sơ cho cán bộ quản lý giải ngân lưu trữ hồ sơ tín dụng. Các bộ cho vay lưu trữ các tài liệu làm việc có liên quan đến họat động quản lý hàng ngày đối với khoản vay. Trong thực tế thì ngòai việc lưu trữ hồ sơ, giấy, cán bộ tín dụng có thể quản lý, lưu trữ hồ sơ điện tử trên máy tính cá nhân. Mỗi cán bộ fải có thư mục cá nhân từ thư mục gốc. Sắp xếp và bảo quản hồ sơ tín dụng: cán bộ quản lý giải ngân lập mục lục, thực hiện đánh số và sắp xếp hồ sơ tín dụng theo thứ tự danh mục. Mục lục được cập nhật khi có sự bổ sung hoặc loại bớt tài liệu. Mục lục này đựoc đính ở trang đầu mỗi hồ sơ. Mỗi khỏan tín dụng được phê duyệt phải lưu vào 2 bộ hồ sơ: bộ thứ nhất là hồ sơ pháp lý và tài sản đảm bảo: trong đó lưu trữ tất cả các tài liệu liên quan đến thành lập doanh nghiệp, các vấn đề pháp lý và tài sản đảm bảo. Bộ thứ hai là hồ sơ về khỏan tín dụng trong đó lưu trữ tất cả các tài liệu khác như thư từ giao dịch, bản sao các bút tóan kế hoạch. Việc quản lý hồ sơ tín dụng: cán bộ quản lý luôn quản lý hồ sơ tín dụng và thường xuyên kiểm tra sự đầy đủ của hồ sơ tín dụng, bổ sung kịp thời các thông tài liêu, văn bản… Luân chuyển hồ sơ: chi nhánh ngân hàng Ngoại Thương Hưng Yên tổ chức hệ thống kho theo quy định, thời gian lưu tại kho và thời điểm, phưưogn thức hủy hồ sơ: thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà nước, ngân hàng Nhà Nước và Quyết Định số 3148/QĐ – PCCĐ ngày 15/11/2001 của ngân hàng ngoại thương Việt Nam VietComBank. Cuối cùng đó chính là hệ thống tin học trong quản lý và thực hiện nghiệp vụ kế tóan cho vay tại chi nhánh ngân hàng Ngoại Thương Hưng Yên: hiện nay mặc dù các tài liệu hồ sơ sẽ được tính tóan, kiểm tra và giám sát một cách đầy đủ và chính xác dưới bàn tay của các kế tóan viên, tuy vậy việc áp dụng hệ thống tin học vào trong công tác quản lý và thực thi nghiệp vụ là vô cùng hữu ích, nó không chỉ làm giảm số lượng sổ sách cần lưu trữ mà còn giúp ích rất nhiều cho quá trình tìm kiếm dữ liệu một cách nhanh chóng mà không lâu như trước kia với hệ thống sổ sách, chứng từ khổng lồ. Không chỉ có vậy, hệ thống thông tin còn giúp cho liên lạc với hệ thống ngân hàng dễ dàng, và giúp cán bộ có thể quản lý được số liệu theo cách vô cùng đơn giản, tạo ra phong cách làm việc rất hiện đại và lịch sự, nâng vị thế và lòng tin của khách hàng về bản thân chi nhánh nói riêng và hệ thống ngân hàng VCB nói chung. 2.3. Những đánh giá về nội dung nghiệp vụ kế tóan cho vay tại chi nhánh ngân hàng Ngoại Thương Hưng Yên. 2.3.1. Những kết quả đạt được. Trong những năm đã qua, mặc dù gặp rất nhiều khó khăn do mới được thành lập và sự cạnh tranh gay gắt từ các ngân hàng khác, chi nhánh ngân hàng Ngoại thương Hưng Yên đã đạt được những thành tựu đáng khích lệ. Đó là mặc dù nằm trong địa bàn ở xa thủ đô, nhưng chi nhánh đã biết tìm tòi và ra các chiến lược đúng, đó chính là tận dụng lợi thế nằm ở gần các khu công nghiệp lớn, chi nhánh đã xúc tíến quan hệ với các công ty, doanh nghiệp đóng trên địa bàn. Để kịp với thời cuộc, giám đốc công ty đã quyết định thành lập Phòng PR (phòng quan hệ khách hàng) đề nhằm thúc đẩy quan hệ, gìn giữ cũng như mở rộng thị phần của mình trước bối cảnh trong khu vực đó có rất nhiều các ngân hàng lớn cũng đang cạnh tranh với họ: ngân hàng ACB, ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn, ngân hàng TechcomBank, ngân hàng Công thương…. Với phương châm là tận dụng và nâng cao đội ngũ cán bộ, chi nhánh đã có cái nhìn tích cực và nhìn thật xa trong tương lai, họ thường xuyên cử cán bộ đi tập huấn nghiệp vụ, kĩ thuật để nâng cao nhận thức. Là một ngân hàng có truyền thống từ lâu đời, cán bộ và giám đốc chi nhánh luôn luôn thực hiện công việc với phương châm: không để mất thị phần, quan hệ tốt với khách hàng và giữ gìn và phát huy thế mạnh riêng của ngân hàng ngoại thương Việt Nam, đó chính là thế mạnh về các giao dịch quốc tế, buôn bán ngoại tệ, bảo lãnh tín dụng…. Bên cạnh đó, việc tổ chức bộ máy của chi nhánh rất gọn nhẹ đơn giản nhưng khoa học, đầy đủ các phòng ban cần thiết và cán bộ lãnh đạo luôn khuyến khích nhân viên tự chịu trách nhiệm và phát huy hết khả năng và năng lực của mình, điều này là một điều tuyệt vời trong quản lí nhân sự của chi nhánh, nó giúp tạo ra được phong cách làm việc khoa học, tự chủ nhưng lại rất đoàn kết trong nội bộ. Rõ ràng ban điều hành luôn muôn chi nhánh tự đi lên bằng chính thực lực của mình, và họ muốn phát huy điều đó một cách tốt nhất. Do đó, trong những năm qua, mặc dù còn ít kinh nghiệm và phải quản lí một lượng vốn lớn ( hơn 400 tỷ) nhưng cán bộ của chi nhánh luôn thực hiện đầy đủ và chính xác nghiệp vụ, không để ra sai sót, nhầm lẫn đáng tiếc, đảm bảo an tòan cho tài sản. Ngòai việc cố gắng hết sức để nâng cao lợi nhuận và phòng tránh tối đa rủi ro có thể gặp phải, cán bộ chi nhánh còn chủ động học hỏi kinh nghiệm từ những đơn vị bạn, tiếp cận với các công ty quốc tế và tiếp thu những sảm phẩm mới. Mặc dù nằm ở xa trung tâm thủ đô Hà Nội và xa thành phố cảng Hải Phòng, nhưng không vì thế mà chi nhánh lạc hậu. Đó là bởi vì họ hiểu bên cạnh mộ giám đốc giỏi và một đội ngũ cán bộ tuyệt vời, thì điều cần thiết trong thời đại mới, thời đại thông tin khoa học kỹ thuật tiên tiến như hiện nay đó chính là hệ thống thông tin hoa học và hiện đại. Với mục tiêu: “ không chỉ đưa các hệ thống công nghệ mới vào ứng dụng mà còn kết hợp hoàn thiện quy trình nghiệp vụ và tác nghiệp ”, chi nhánh Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam Hưng Yên đang tiếp tục triển khai giai đoạn II của tiểu dự án Hiện đại hoá ngân hàng và hệ thống thanh toán nhằm tiếp tục hoàn thiện các gói sản phẩm: quản lý vốn, xếp hạng tín dụng, quản lý rủi ro và quản lý danh mục đầu tư …. Đây là nền tảng công nghệ quan trọng để chi nhánh phát triển các ứng dụng khác và tạo điều kiện để triển khai các dịch vụ thương mại điện tử sau này. Đây chính là lợi thế của họ, đó là sở hữu một hệ thống thông tin thông suốt và tiên tiến, giúp đảy nhanh qua trình tác nghiệp giữa các chi nhánh ngân hàng Ngoại thương nói riêng và với hệ thống liên ngân hàng nói chung, đặc biệt là trong thời điểm hiện tại, khi thanh tóan điện tử sẽ là xu hướng tất yếu trong lương lai gần, và đặc biệt khi mà các Ngân hàng nước ngòai vào cạnh tranh khi ta đã gia nhập WTO, lúc đó một nền tảng vững và và căn bản sẽ có thể đứng vững trước những sóng gió của cạnh tranh. Ngòai những yếu tố thuận lợi trên, ta không thể không kể đến truỳên thống và uy tín lâu đời của ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam đã giúp chi nhánh Hưng Yên rất nhiều trong họat động kinh doanh. Nhắc tới ngân hàng Ngoại thương, người ta luôn có 2 chữ đó là “ an tòan”, khách hàng có tâm lí rất thỏai mãi khi chọn chi nhánh ngân hàng là nơi thực hiện các giao dịch cũng như khi có nhu cầu về vốn vay. Đặc biệt trong những nghiệp vụ thanh tóan quốc tế, bảo lãnh tín dụng hay kinh doanh ngoại tệ, chi nhánh luôn là “địa chỉ vàng” ở trong khu vực bởi kinh nghiệm và uy tín lâu năm của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam. Bởi vậy, chi nhánh Hưng Yên luôn là chi nhánh đứng đầu về giao dịch ngoại tệ trong khu vực. Ngoài việc hoàn thành nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nước, bình ổn tỷ giá góp phần giữ vững sự phát triển của nền kinh tế khi có biến động mạnh trên thị trường quốc tế, phục vụ đắc lực cho sự nghiệp đổi mới kinh tế của Đảng và Nhà nước, chi nhánh Ngân hàng Ngoại thương Hưng Yên đã góp phần không nhỏ trong các hoạt động xã hội, qua đó đã giúp cho mối quan hệ giữa Ngân hàng Ngoại thương với các địa phương ngày thêm gắn bó chặt chẽ đồng thời nó cũng phục vụ có hiệu quả cho chính sách Đền ơn đáp nghĩa của Đảng, Nhà nước, điều đó đã tạo đựợc niềm tin tưởng tuyệt đối của khách hàng về đạo đức và trách nhiệm của ngân hàng. 2.3.2. Những khó khăn, tồn tại và nguyên nhân. Bên cạnh những mặt đạt được, ngân hàng vẫn còn một số tồn tại và khó khăn sau: Hệ thống chứng từ còn rườm rà, rắc rối, gây bất tiện và khó khăn cho khác hàng. Khách hàng chủ yếu vẫn là các doanh nghiệp, đây là chiến lược của chi nhánh, tuy vậy nó vô tình đã làm mất đi thị phần về cho vay tiêu dung của dân cư. Bên cạnh đó, còn ít giao dịch với các công ty lớn. Chất lượng của mạng máy tính chưa cao, mặc dù đã có đầu tư về công nghệ, tuy vậy, tình trạng nghẽn mạng hoặc không vào được cơ sở dữ liệu của tòan hệ thống vẫn còn xảy ra nhiều. Hiện nay trên địa bàn có rất nhiều các ngân hàng khác cạnh tranh gay gắt, đặc biệt là họ cũng bắt đầu hạ lãi suất để thu hút khách hàng truyền thống của chi nhánh. Hiện tại vẫn đang còn thiếu bộ phận quản lí rủi ro chuyên biệt, đây là một điều rất nguy hiểm, bởi vì khả năng xảy ra rủi ro trong thời điểm cạnh tranh gay gắt là rất cao. Về cơ cấu vốn, thì vốn cho vay là rất cao, điều này đồng nghĩa với rủi ro xảy xa khi vợ nỡ hoặc có sự cố là rất lớn. Hiện tại, chi nhánh vẫn phải thuê địa điểm của trường cao đẳng Bách Khoa Hưng Yên, còn chưa có điều kiện sắm trang thiết bị, do đó phần nào cũng ảnh hưởng đến bộ mặt của chi nhánh. Việc trả nợ gốc trước hạn gây ra tình trạng mất cân đối trong nguồn vốn của ngân hàng, từ đó ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả họat động kinh doanh. Cán bộ mặc dù rất nhiệt tình nhưng nếu xét về mặt bằng của các chi nhánh lớn trong thành phố thì còn thiếu nhiều kinh nghiệm thực tế. Hơn nữa, do ở tỉnh ngòai, không phải thuộc thành phố nên các sản phẩm cũng chưa đa dạng. Tóm lại với tình trạng thực tế như trên thì còn rất nhiều tồn tại và khó khăn mà chi nhánh ngân hàng cần phải tự mình vượt qua, có như vậy mới tạo được lợi thế cạnh tranh trong hệ thống các ngân hàng thương mại trên địa bàn Chương 3. Một số giải pháp nhằm hòan thiện nội dung kế tóan nghiệp vụ cho vay tại chi nhánh ngân hàng Ngoại Thương Hưng Yên. 3.1. Phương hướng và nhiệm vụ của chi nhánh ngân hàng Ngoại Thương Hưng Yên. Đối mặt với những khó khăn trên, đòi hỏi chi nhánh cần phải có những nỗ lực hơn nữa. Chính vì thế, cán bộ và giám đốc chi nhánh ngân hàng Ngoại thương Hưng Yên đã đề ra những nhiệm vụ trước mắt như sau: Về mặt nghiệp vụ: Mặc dù là không nằm ở trung tâm nhưng trong những năm tới, đẩy mạnh nghiệp vụ kinh doanh ngoại tệ để thu lợi nhuận, đồng thời nhằm phát huy thế mạnh truyền thống của ngân hàng Ngoại thương. Cố gắng hoàn thiện và phổ cập thương mại điện tử trong các giao dịch để nhằm giảm chi phí. Nâng cao hiệu năng sử dụng vốn, tăng trưởng nguồn vốn, tăng trưởng tín dụng, cố gắng đơn giản công tác kế tóan, nhất là kế tóan nghiệp vụ cho vay. Về mặt hành chính: đẩy mạnh cải cách các thủ tục hành chính, tránh tình trạng gây khó chịu cho khách hàng dẫn đến giảm uy tín của chi nhánh. Vể quan hệ: đối với các ngân hàng khác, một mặt nâng cao lợi thế truyền thống, không để mất thị trường, dồng thời dần dần nâng cao thị phần của mình trong các mặt hàng chiến lược của họ, thúc đẩy cho vay tiêu dùng, ngòai ra cần phải hoàn thiện hệ thống thanh tóan liên ngân hàng. Về công nghệ: thực hiện tố các chương trình hiện đại hóa công nghệ ngân hàng và đa dạng hóa sản phẩm, dịch vụ ngân hàng theo kế hoạch và chỉ đạo của Ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam. 3.2. Các giải pháp nhằm hòan thiện nội dung kế tóan nghiệp vụ cho vay tại chi nhánh ngân hàng Ngoại Thương Hưng Yên. 3.2.1. Giải pháp về chứng từ. Bên cạnh hệ thống thông tin giúp ích rất nhiều cho công tác kế tóan cho vay thì hệ thống sổ sách và chứng từ được sử dụng trong ngân hàng cần được đơn giản hóa, giảm tải về số lượng. Theo tôi thì trong một số hòan cảnh cụ thế tao có thể tiến hành giảm tải, đơn giản hóa nghiệp vụ và hồ sơ như sau: Áp dụng chung một form cho đơn xin vay vốn và phương án trả nợ (với khách hàng là doanh nghiệp) hoặc đơn xin vay kiêm hợp đồng tín dụng (đối với khách hàng là cá nhân). Với tà sản thế chấp thì cần có chữ kí của các bên liên quan như với vợ và chồng, hoặc nếu khách hàng chưa lập gia đình thì là bố và mẹ để dễ dàng cho việc xiết nợ nếu rủi ro vỡ nợ xảy ra. Hồ sơ vay vốn của doanh nghiệp có truyền thống làm việc với chi nhánh ngân hàng, có tình hình tài chính ổn định và có tương lai thì việc ngân hàng yêu cầu đưa nhiều giấy tờ là không cần thiết, cần tế nhị đưa ra yêu cầu một vài loại giấy tờ nào đó, mặt khác đôn đốc cán bộ ngân hàng theo dõi sát sao tình hình tài khỏan của khách hàng. Đây là phương pháp quản lý giám sát gián tiếp mà không gây khó chịu từ phía bên đi vay vốn. 3.2.2. Giải pháp về khoản lãi chưa thu, hạch toán các khỏan thu lãi. 3.2.2.1. Lãi chưa thu. Đây là tình trạng mà rất nhiều ngân hàng đang phải đối mặt hiện này, đặc biệt là tại các ngân hàng quốc doanh, nơi mà tỉ lệ lãi chưa thu hồi được chiếm tỷ lệ rất cao. Để thực hiện tốt việc đôn đốc thu nợ, lãi, phí và hạn chế tình trạng thất thoát về vốn của các ngân hàng, qua tham khảo một số ý kiến của các cán bộ trong ngành, tôi nhận thấy rằng ý tưởng về phạt trả chậm là rất tốt, bởi nó khuyến khích khách hàng trả nợ đúng kỳ hạn. Theo đó thì lãi chưa thu được sẽ tính tiếp theo khỏan phạt lãi trả chậm với lãi suất phạt được quy định trong khung lãi suất phạt. Hạch tóan quy trình như sau: Xuất tài khỏan “lãi chưa thu” Hạch tóan: Nợ: tài khoản tiền mặt: lãi + tiền phạt (hoặc TK tiền gửi khách hàng) Có: Tài khoản thu nhập của ngân hàng (lãi + tiền phạt). Tiểu khoản: thu lãi do vay – số lãi thu được. Tiểu khỏan: thu khách – số tiền phạt thu được. Đây là một phương pháp khá hay, tuy nhiên trên thực tế các ngân hàng không muốn áp dụng với lý do là không muốn tác động mạnh tới quan hệ khách hàng – ngân hàng trong cuộc cạnh tranh giành khách hàng. 3.2.2.2.Thu lãi. Đây là họat động ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận của doanh nghiệp, do đó để đảm bảo tính linh hoạt trong thu lãi, phù hợp với luật định và tạo điều kiện cho khách hàng, thì một số ý kiến sau theo tôi là rất đáng qua tâm: Các đơn vị có vòng vay vốn chậm, số chu kỳ kinh doanh thấp thì không áp dụng thi lãi hàng tháng mà thu vào hạn kì khi khách hàng trả nợ gốc. Các đơn vị có vòng quay vốn nhanh, thu nhập ổn định thì nên tiến hanh thu lãi thường xuyên để tiện cho cả hai bên trong hạch tóan và lên kế hoạch sản xuất, kinh doanh. Với các khỏan vay nhỏ, khỏan thu về hàng tháng là thấp thì nên tiến hành thu một lần cùng với trả nợ gốc để giảm chi phí quản lý vốn. 3.2.3. Giải pháp về phương thức cho vay và thu hồi vốn. 3.2.3.1. Vấn đề nợ trước hạn. Là một trong những vấn đề gây đau đầu cho cơ quan qủan ly, nhưng không vì vậy mà không có phương pháp xử lý, khắc phục. Theo đó thì việc cho vay này nên áp dụng thêm 1 điều khoản là trả nợ trước hạn (điều này hơi trái ngược với tâm lý trên thực tế). Cách thức tính phí trả nợ trước hạn như sau: Tiền phí trả nợ trước hạn = Tiền trả nợ trước hạn x Lãi suất trả nợ trước hạn x Thời gian trả nợ trước hạn Việc trả nợ trước hạn sẽ giúp cho cả hai bên: ngân hàng và khách hàng trong việc tính tóan điều chuyển lượng vốn của mình: khách hàng sẽ có tâm lý tính tóan kỹ lưỡng hơn khỏan đi vay của mình về thời hạn để tránh lãi suất phạt, còn ngân hàng thì giảm tình trạng mất cân đối vốn. Tuy vậy cần fải xem xét khung lãi suất phạt một cách hợp lý bởi vì khách hàng sẽ tránh lãi suất nợ bằng cách “găm” vốn cho chu kì kinh doanh sau, nó gây tình trạng nợ quá hạn. Trong cả hai trường hợp thì ngân hàng đều chịu thiệt thòi, do đó thà nhận được tiền trước ít hơn kì vọng thực tế còn hơn là chịu một khỏan nợ mà quá hạn, khó đòi. 3.2.3.2. Thực hiện đôn đốc thu nợ và lãi. Tại chi nhánh ngân hàng ngoại thương Hưng Yên thì việc phân loại chất lượng các khoản vay được tíên hành rất tỉ mỉ và kĩ lưỡng bởi nó chịu ảnh hưởng từ các yếu tố môi trường, biến đổi khó lường được trước. Việc phân loại tiến hành như sau: Các tài khỏan có dấu hiệu rủi ro khó có khả năng thu hồi lại vốn do các yếu tố khách quan có thể tác động thì cần fải dự trù các biện pháp giảm nợ, gia hạn hợp đồng nhằm đảm bảo an tòan vốn làm ăn, kinh doanh của chi nhánh. Các tài khỏan có chất lượng tốt, ổn định và có tính lâu dài thì cần nhớ thúc giục bên đi vay trả lãi khi đến hạn. Trường hợp phải gia hạn hợp đồng thì cán bộ ngân hàng có thể tham khảo các biện pháp sau: Gia tăng vốn cho vay cho các khỏan vay, tuy vậy thực tế các ngân hàng không muốn thực hiện biện pháp này, nó chỉ được áp dụng khi ngân hàng có “niểm tin mãnh liệt” là khách hàng có đầy đủ khả năng trả nợ trong tương lai. Kết cấu lại khỏan nợ: cán bộ tư vấn cho khách hàng trong việc kéo dài thời hạn vay, rút bớt khỏan fải trả hàng tháng, giới thiệu và chia sẽ khỏan cho vay với một bên thứ 3 để giảm rủi ro. Với khách hàng có vi phạm hợp đồng nghiêm trọng, mất uy tín với ngân hàng thì ngân hàng nên chủ động tìm cách thu hồi trước hạn. 3.2.3.3. Thực hiện kế tóan dự thu, dự trả. Do công việc cho vay của ngân hàng là một công việc bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khách quan, yếu tố chủ quan, lại có liên quan mật thiết tới nguồn vốn của ngân hàng cũng như quyết định phần lớn tới lợi nhuận của đơn vị. Do đó nó đóng vai trò vô cùng quan trọng, mỗi sự ảnh hưởng, thay đổi trong kế tóan hoạt động cho vay ảnh hưởng tới tất cả các thành tố từ lớn đến nhỏ nhất trong hệ thống, vì thế việc lập kế hoach, dự tóan trước là vô cùng cần thiết giúp cho đơn vị phòng tránh rủi ro có thể xảy ra. Việc kế tóan dự thu dự trả không chỉ lập đơn thuần cho năm, quý, tháng mà có khi tùy theo mức độ cần cao hơn như mức tuần và ngày. Để từ đó vào cuối mỗi ngày, lãnh đạo đơn vị có thể biết được hiệu quả hoạt động của đơn vị mình trong ngày, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh có cơ sở, giảm thiểu rủi ro. 3.2.4. Giải pháp về chuyển, xử lý nợ quá hạn, lập quỹ dự phòng rủi ro tín dụng. 3.2.4.1. Xử lý nợ quá hạn. Để tiện cho việc theo dõi và quản lý nợ quá hạn, tiết kiệm chi phí sổ sách, chứng từ, quản lý… thì việc nợ quá hạn chia thành nhiều cấp là không nên. Theo tôi, ta nên chia làm 2 loại: nợ quá hạn dưới 1 năm (360 ngày) và cao hơn 1 năm. Đây là biện pháp cần thiết để quản lý đơn giản hơn. Mặc dù việc sử dụng tiêu chí nợ quá hạn cũ này là đúng, tuy vậy nếu tài khỏan phân chia thời gian quá nhỏ sẽ gây bất tiện cho công tác kế tóan cũng như việc lập báo cao tiền vay như trong thời gian ngắn, cứ 6 tháng kế tóan lại phải thực hiện chuyển nợ. Một sự thay đổi nhỏ lại làm thay đổi cả hệ thống, rõ ràng là việc phân chia kiểu mới này gọn nhẹ hơn rất nhiều, giúp ích cho các kế tóan viên. 3.2.4.2. Chuyển nợ quá hạn kịp thời. Để thuận tiện cho công việc hạch tóan và dự báo thì khi có xuất hiện dấu hiệu nợ quá hạn cán bộ lãnh đạo cần kiên quyết chỉ đạo chuyển sang các tài khỏan nợ quá hạn tương ứng. Mặc dù tỷ lệ nợ quá hạn chiếm một phần nhỏ trong tổng tài sản ngân hàng nhưng theo tôi đây là hành động cần tiến hành dứt khóat, bởi nó có thể ảnh hưởng tới tính ổn định của nguồn vốn cũng như lãi dự thu. 3.2.4.3. Lập quỹ dự phòng rủi ro. Theo quyết định 488/2000/ QĐ – NHNN ngày 27/11/2000 thì chỉ được lập quỹ dự phòng trên cơ sở báo cáo tuổi của khỏan cho vay. Căn cứ này giúp ngân hàng chủ động trong việc trích lập và sử dụng quỹ dự phòng không làm giảm thu nhập kỳ vọng hay vốn tự có của ngân hàng. 3.2.5. Giải pháp về hệ thống thông tin và nguồn nhân lực. Về hệ thống thông tin, theo tôi có 2 giải pháp chủ đạo sau: nhanh chóng hòan thiện và nâng cấp hệ thống máy tính, máy chủ, máy trạm, tăng băng thông bộ nhớ cho hệ thống, tránh tình trạng quá tải băng thông; bên cạnh đó cần áp dụng các phần mềm quản lý, phần mềm kế tóan chủân và mới, thường xuyên cập nhật, vá lỗi để tránh sự cố rỏ rỉ thông tin, bởi lẽ, với ngân hàng thì thông tin về khách hàng là tối mật. Với con người, điều quan trọng nhất là nâng cao trình độ, thường xuyên tổ chức các lớp bổ túc, huấn luyện nghiệp vụ, tạo tác phong làm việc lịch sự với khách hàng. Với cán bộ kế tóan, cần trau dồi khả năng sử dụng phần mềm thay thế cho phương pháp hạch tóan trên giấy tờ cũ. 3.3. Một số kiến nghị: 3.3.1. Kiến nghị với ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam. Ngân hàng ngoại thương Việt Nam là ngân hàng “mẹ” điều hành hoạt động của các chi nhánh thông qua các công cụ hành chính như văn bản, quyết định. Vì vậy để cho các chi nhánh hoạt động hiệu quả hơn thì ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam cần xem xét để đảm bảo các quyết định chính sách đó đưa ra là kịp thời, hợp lý và không mâu thuẫn với các văn bản khách. Bên cạnh đó cần nâng cao vị thế thông qua hoạt động Marketting, quảng cáo. 3.3.2. Kiến nghị với ngân hàng Trung Ương. Ngân hàng Trung Ương là đơn vị thi hành các định hướng nhà Nước, quản lý hoạt động của các ngân hàng thương mại ở tầm vĩ mô, do đó mỗi quyết định của nó ảnh hưởng tới cả hệ thống ngân hàng từ lớn đến nhỏ, tôi có một số kiến nghị sau: Ngân hàng Trưng Ương cần quy định cụ thể trách nhiệm và nghĩa vụ của khách hàng để hoạt động kế tóan được đơn giản hóa, tránh tình trạng xuất hiện nợ quá hạn làm gia tăng số nghiệp vụ mà kế tóan viên fải thực hiện. Hoàn thiện các văn bản pháp lý hiện hành, đặc biệt là các tài khoản chứng từ kế tóan. 3.3.3. Kiến nghị với nhà nước. Nhà nước với vai trò to lớn của mình chỉ đạo và định hướng cho nền kinh tế, do đó, trách nhiệm của Nhà Nước và ảnh hưởng của nó xuyên suốt quốc gia, tới từng thành phần kinh tế. Để thúc đẩy hoạt động của các ngân hàng một cách lành mạnh và góp phần thúc đẩy kinh tế, xã hội giải quyết công ăn việc làm, theo tôi, nhà nước cần: Cần tạo ra sân chơi lành mạnh giữa các ngân hàng. Cần có hệ thống thông tin và dự báo về kinh tế. Cần làm lành mạnh hóa chế độ kế tóan. Kết luận Tóm lại là trước mắt chi nhánh ngân hàng Ngoại thương Hưng Yên còn rất nhiều việc phải làm và đối với một chi nhánh mới có 2 năm kinh nghiệm như vậy thì đỉều đó không phải là đơn giản. Nhưng tôi tin rằng, với nòng cốt là đội ngũ cán bộ nhiệt huyết và có trình độ, chi nhánh ngân hàng Ngoại thương Hưng Yên sẽ thực hiện được những mục tiêu đó trong một tương lai không xa. Một lần nữa tôi xin được gửi lời cám ơn tới các anh chị trong phòng tín dụng, phong kế tóan chi nhánh ngân hàng Ngoại Thương Hưng Yên đã giúp đỡ tôi tận tình trong công tác thực tập và xin gửi lời cám ơn chân thành nhất tới cô giáo - Ths Nguyễn Thị Thùy Dương và các thầy cô trong khoa Ngân hàng – Tài chính đã tạo điều kiện tốt nhất cho tôi thực hiện đề tài này Hà Nội ngày 15 tháng 4 năm 2007 Sinh viên thực hiện: Lương Bình Minh Danh mục tài liệu tham khảo. Tiền tệ ngân hàng và thị trường tài chính Dr. Frederic S.Mishinkin – nhà xuất bản và kỹ thuật Hà Nội – 1994. Nghiệp vụ Ngân hàng Thương Mại – PGS. TS. Lê Văn Tế (chủ biên) - Nhà xuất bản thống kê – 2004. Sổ tay tín dụng ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam (lưu hành nội bộ) – 2004. Hạch tóan kế tóan trong các doanh nghiệp – PGS. TS. Nguyễn Thị Đông (chủ biên) – nhà xuất bản thống kê – 2004. Website ngân hàng Ngoại thương Việt Nam Ngân hàng Trung Ương Việt Nam Website bộ tài chính Báo cáo tổng hợp Chi Nhánh ngân hàng Ngoại Thương Hưng Yên năm 2004 2005 2006. Hệ thống văn bản pháp luật: Quyết định số 1627/2001/QĐ-NHNN ngày 31/12/2001 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước. Quyết định số 127/2005/QĐ-NHNN ngày 03/02/2005 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy chế cho vay của tổ chức tín dụng đối với khách hàng ban hành theo Quyết định số 1627/2001/QĐ-NHNN. Quyết định số 738/2005/QĐ-NHNN ngày 31/5/2005 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước về việc sửa đổi, bổ sung khoản 6 Điều 1 của Quyết định số 127/2005/QĐ-NHNN. Quyết định số 966/2003/QĐ-NHNN ngày 22/8/2003 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước về cho vay bằng ngoại tệ của tổ chức tín dụng đối với khách hàng vay là người cư trú; các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan. Quyết định số 435/1998/QĐ – NHNN và văn bản 155/CV – NHNN Các văn bản, tài liệu môn học khác.