Chuyên đề Giải pháp, hoàn thiện quản trị kho nguyên vật liệu tại Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy Lifan - Việt Nam

ăm cho dự trữ của công ty là tương đối cao và tăng lên theo từng thời kỳ. Điều đó cũng đồng nghĩa với việc khối lượng các nguyên vật liệu phục vụ cho dây chuyền lắp ráp hàng năm tăng lên, cho thấy số lượng động cơ và xe máy mà công ty lắp ráp ngày càng nhiều và đa dạng. Nhưng chi phí này nó cũng làm ảnh hưởng đáng kể tới quyết toán tài chính của công ty. 2.3. Hình thức lựa chọn nhà cung ứng, cấp phát nguyên vật liệu, hoạt động vận chuyển tại Công ty liên doanh chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam. 2.3.1. Tìm kiếm và lựa chọn người cung ứng. Việc tìm kiếm và lựa chọn người cung ứng nguyên vật liệu đối với một doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng mà chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng cao trong giá thành như Công ty liên doanh chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam là rất lớn. Bởi vì việc lựa chọn người cung ứng với tổng giá cả và chi phí vận tải nhỏ nhất đối với công ty sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới chi phí lắp ráp thành phẩm động cơ và xe máy, do đó làm tăng lợi nhuận có thể thu được. Mặt khác, thị trường luôn có nhiều loại nguyên vật liệu với chất lượng khác nhau, có loại đáp ứng yêu cầu lắp ráp và chất lượng của sản phẩm nhưng có loại không đáp ứng được các yêu cầu này. Vì vậy việc tính toán cho đầy đủ các khía cạnh cần thiết để lựa chọn người cung ứng nguyên vật liệu là một trong những vấn đề quan trọng đối với Công ty liên doanh chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam. Nhận thức rất rõ về điều đó, Công ty rất quan tâm đến việc tìm kiếm và lựa chọn những nhà cung ứng nguyên vật liệu đáp ứng được yêu cầu cho hoạt động kinh doanh của công ty. Với đặc trưng kinh doanh của loại hình xe máy là cần sử dụng nhiều chủng loại nguyên vật liệu khác nhau có chất lượng khác nhau do vậy đối với mỗi loại nguyên vật liệu công ty đưa ra cách tìm kiếm và lựa chọn người cung ứng cụ thể như sau: - Đối với những loại nguyên vật liệu như: Bộ nhựa, bộ côn, lốc máy, khung xe, càng xe và các loại dung cho xe phân khối lớn thì hầu hết công ty nhập khẩu từ Trung Quốc hoặc các công ty vệ tinh trong khu công nghiệp của tập đoàn Lifan. Bởi đó là những loại vật liệu rất quan trọng cho một chiếc xe hoàn chỉnh với độ chính xác cao về mặt kỹ thuật - Đối với những loại nguyên vật liệu như: Moay ơ, bát phanh, săm lốp vành, nan hoa… thì công ty có thể lựa chọn các nhà cung ứng trong nước như Công ty AMA, Cao su sao vàng, Á Long, Cường Hậu, Ngọc lan… . Như vậy Công ty sẽ xem xét những nhà cung ứng đáp ứng được yêu cầu, tham khảo giá và các yêu cầu khác nhau để lựa chọn. Sau đó Công ty liên hệ với nhà cung ứng để thực hiện kí kết hợp đồng. Công ty sẽ định kỳ tiến hành đánh giá người cung cấp thông qua một hệ thống các chỉ tiêu như giá cả, thời hạn cung ứng, việc thực hiện các hợp đồng… để chủ động tìm nguồn cung ứng thích hợp. - Còn với những nguyên vật liệu nhỏ, lẻ như: Súng hơi, xe đẩy, xe kéo… thì các nhân viên phòng cung ứng vật tư tiến hành mua tại các đại lý, với tiêu chuẩn đáp ứng được yêu cầu của công việc. Việc mua nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu phải thực hiện qua các khâu trung gian (các hãng kinh doanh về nguyên vật liệu, các tổ chức đại lý…). Về nguyên tắc nhân viên phòng cung ứng vật tư của công ty luôn mua trực tiếp nguyên vật liệu từ chính nơi sản xuất ra có lợi hơn mua qua trung gian, bởi việc này giảm chi phí rất đáng kể. 2.3.2. Công tác tổ chức mua sắm và vận chuyển nguyên vật liệu. * Hoạt động mua sắm của công ty. Công ty liên doanh chế tạo xe máy Lifan Việt Nam thực hiện công tác tổ chức mua sắm nguyên vật liệu khá tốt, luôn đảm bảo tốt yếu tố đầu vào cho hoạt động lắp ráp và phục vụ cho dây chuyền sản xuất của Công ty không bị gián đoạn và chờ đợi công việc. Sơ đồ 5: Quy trình mua nguyên vật liệu của Công ty LD chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam Biểu hiện cầu Thực hiện đơn hàng Thương lượng và đặt hàng Tìm và chọn người bán Thoả mãn Không thoả mãn Đánh giá kết quả mua * Hoạt động vận chuyển của công ty. Sau khi đã ký kết hợp đồng mua nguyên vật liệu của nhà cung ứng, trong bản hợp đồng công ty luôn ghi rõ hình thức vận chuyển. Nếu nhà cung ứng chấp nhận vận chuyển tới tận kho của công ty thì mức chi phí vận chuyển sẽ được tính theo mức giá cố định dược hai bên chấp nhận, còn đối với một số nhà cung ứng ở gần công ty thì công ty luôn có các đội xe vận chuyển. Công ty luôn đặt vấn đề vận chuyển nguyên vật liệu từ nhà cung ứng tới kho của công ty phải đảm bảo đúng thời gian, chất lượng và hiệu quả lên hàng đầu. Trước khi vận chuyển các loại nguyên vật liệu thì công ty cung luôn lên kế hoạch vận chuyển; lựa chọn phương thức và phương tiện vận chuyển; xây dựng kế hoạch vận chuyển; tổ chức vận chuyển theo kế hoạch; kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh hoạt động vận chuyển sao cho phù hợp với hình thức công việc và có sự chủ động nhất. 2.4. Hình thức bố trí hệ thống kho tàng và phương pháp bảo quản. 2.4.1. Hình thức bố trí kho tàng của Công ty. Bất kì một doanh nghiệp nào trong quá trình kinh doanh đều cần phải có hệ thống kho tàng bởi vì trong quá trình sản xuất kinh doanh luôn luôn có sự tách biệt giữa việc mua sắm nguyên vật liệu với việc sử dụng chúng. Nhưng do đặc trưng của ngành nghề lắp ráp động cơ và xe máy nguyên vật liệu với số lượng là rất lớn và nhiều chủng loại. Chính vì vậy hệ thống kho tàng của công ty với diện tích lớn và được xây dựng tập chung để tiện cho việc cấp phát nguyên vật liệu ra dây chuyền lắp ráp được nhanh chóng và thuận tiện (hệ thống kho của công ty luôn được xây dựng liền với dây chuyền lắp ráp). Hệ thống kho của công ty được phân bổ theo nguyên tắc gần giống như hình bàn cờ với các khu và các lô cột, giá để linh kiện theo từng chủng loại. Các cột hàng được xếp theo kiểu 5-5, xếp theo hình thức này rất tiện cho việc cấp phát hàng ra dây chuyền lắp ráp và kiểm kể linh kiện trong kho. Đặc điểm chung của cả hai kho động cơ và xe máy đều giống nhau. Đầu tiên vào phân xưởng là phòng kho vật tư được nằm trung gian giữa hai kho tiện cho việc quản lý và đôn đốc công việc cho các nhân viên trong kho. Tiếp đến là kho để nguyên vật liệu đầu vào, tiếp theo là phân xưởng sản xuất, còn cuối cùng là kho thành phẩm dùng để lưu trữ động cơ và xe máy đã được lắp ráp hoàn chỉnh để tiện cho việc xuất hàng. Hệ thống kho, nhà xưởng được bố trí theo sơ đồ sau: Sơ đồ 6: Sơ đồ kho, nhà xưởng tại Công ty LD chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam. Phòng kho vật tư Phân xưởng 1 Phân xưởng 2 Kho linh Dây chuyền Kho Kho linh Dây chuyền Kho kiện xe lắp ráp thành kiện động lắp ráp thành máy xe máy phẩm cơ động cơ phẩm Nhìn chung hệ thống kho tàng của Công ty được sắp xếp 1 cách hợp lý và tương đối thuận tiện cho việc tiếp nhận, cấp phát và bảo quản nguyên vật liệu. 2.4.2. Phương pháp bảo quản. Lượng nguyên vật liệu trong kho của công ty có số lượng lớn, đa dạng và phong phú về chủng loại và trạng thái nên công tác bảo quản nguyên vật liệu rất quan trọng và cần thiết. Phương pháp bảo quản: Tất cả các loại nguyên vật liệu trong kho của công ty khi nhập hàng về vận chuyển vào trong kho khi sắp xếp chỗ để đều được đụng trên các giá đỡ và các cột đều được lót các miếng gỗ để tránh tiếp đất trực tiếp, các linh kiện đều được đóng hộp kín tránh được không khí, tránh rỉ. Bởi mặt hàng của công ty đều là động cơ và xe máy nên lượng linh kiện là rất nhiều, nếu không được bọc kỹ cận thận rất rễ bị hư. Nhìn chung công tác bảo quản nguyên vật liệu như hiện nay của Công ty là khá tốt tránh được sự hao hụt, mất mát nguyên vật liệu, đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu. 3. Thực trạng quản trị kho nguyên vật liệu tại Công ty liên doanh chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam. 3.1. Thực trạng ghi sổ theo dõi nguyên vật liệu tại kho của Công ty. Tại kho, thủ kho dùng thẻ kho để theo dõi sự biến động của NVL về mặt số lượng. Thẻ kho được mở cho từng danh điểm NVL. Hàng ngày, khi nhận được các chứng từ xuất, nhập NVL từ phòng Cung ứng, thủ kho kiểm tra tính hợp lí và hợp pháp của các chứng từ này rồi tiến hành nhập, xuất NVL. Sau đó, thủ kho phân loại chứng từ và lấy số liệu ghi vào Thẻ kho. Cuối tháng, căn cứ vào Thẻ kho, thủ kho lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho của từng danh điểm NVL để đối chiếu với số liệu trong Thẻ chi tiết nguyên vật liệu do kế toán nguyên vật liệu lập. Thẻ kho được lập theo mẫu sau: (Biểu 1 – Trang 35) Doanh nghiệp: Cty LFVN THẺ KHO Mẫu số:12-DN Tên kho: 1(Lắp ráp Xe máy) Theo QĐ số15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính Ngày lập thẻ : 01/01/2008 Tờ số : 32 Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: ........................Cụm đồng hồ công tơ mét................... ....................................................................................................................................... Đơn vị tính :....................Chiếc............Mã số......................C110................................ Ngày tháng năm Chứng từ DIỄN GIẢI Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số hiệu Ngày tháng ghi sổ Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tồn đầu tháng 12/2008 500 02/12 10/12 02/12 Nhập của Công ty Thiên An 100 600 08/12 35/12 08/12 Nhập của Công ty Thiên An 100 700 08/12 13/12 08/12 Xuất sản xuất 100 600 11/12 19/12 11/12 Xuất sản xuất 50 550 22/12 41/12 22/12 Nhập của Công ty Thiên An 100 650 23/12 27/12 23/12 Xuất sản xuất 80 570 26/12 49/12 26/12 Nhập của Công ty Thiên An 100 670 27/12 36/12 27/12 Xuất sản xuất 70 600 Cộng phát sinh 400 300 Tồn cuối tháng 12/2008 600 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc ( ký , họ tên , đóng dấu) ( ký , họ tên , đóng dấu) ( ký , họ tên , đóng dấu) Biểu 1: Mẫu Thẻ kho Cuối tháng, căn cứ vào Thẻ kho thủ kho tiến hành lập Báo cáo tổng hợp nhập, xuất, tồn vật tư theo mẫu sauCÔNG TY LIÊN DOANH CHẾ TẠO XE MÁY LIFAN VIỆT NAM -------------o0o------------ BÁO CÁO TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT - TỒN Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Bộ phận lập : Kho xưởng 1- Lắp ráp Xe máy STT Tên linh kiện Chủng loại Tồn đầu Nhập Xuất Tồn Ghi chú 1 Cụm đồng hồ công tơ mét C110 500 400 300 600 2 Cụm đồng hồ công tơ mét C100 600 500 100 1000 3 Cụm đồng hồ công tơ mét W100 150 150 200 100 4 Đầu xilanh C110 700 600 400 900 5 Đầu xilanh C100 480 95 50 525 6 Đầu xilanh W100 550 95 200 445 7 Nắp máy trái C110 505 250 350 405 … …………….. ……… ……….. ……… ……….. ……… … 327 Cụm đèn pha W100 93 80 100 73 Người lập Thẩm duyệt Phê chuẩn Biểu 2: Mẫu báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn Sau khi đã có thẻ kho chi tiết của thủ kho nhân viên thanh toán của phòng cung ứng mở thẻ chi tiết nguyên vật liệu để theo dõi tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu về số lượng và giá trị. Một mặt tiện cho việc theo dõi vật liệu tồn trong kho bao nhiêu, mặt khác theo dõi lượng tiền phải thanh toán cho đơn vị cung ứng là như thế nào với từng loại nguyên vật liệu. Mẫu thẻ chi tiết nguyên vật liệu được lập theo (biểu 3 trang 38): Đơn vị: Công ty LF - VN Mẫu số S10-DN Địa chỉ: Mỹ Hào – Hưng Yên (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 cuả Bộ trưởng BTC) THẺ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU Tên vật liệu, sản phẩm : Cụm đồng hồ công tơ mét - C110 Mở sổ : Ngày 01Tháng 12 Năm 2008 Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT Số lượng Tiền Số lượng Tiền Số lượng Tiền Tồn đầu tháng 12/2008 75.000 500 37.500.000 02/12 10/12 02/12 Nhập của thiên an 80.000 100 8.000.000 600 45.500.000 08/12 35/12 08/12 Nhập của thiên an 80.000 100 8.000.000 700 53.500.000 08/12 13/12 08/12 Xuất sản xuất 77.222 100 7.722.200 600 45.777.800 11/12 19/12 11/12 Xuất sản xuất 77.222 50 3.861.100 550 41.916.700 22/12 41/12 22/12 Nhập của thiên an 80.000 100 8.000.000 650 49.916.700 23/12 27/12 23/12 Xuất sản xuất 77.222 80 6.177.760 570 43.738.940 26/12 49/12 26/12 Nhập của thiên an 80.000 100 8.000.000 670 51.738.940 27/12 36/12 27/12 Xuất sản xuất 77.222 70 5.405.540 600 46.334.400 ……. …….. …….. …………………… ……… …….. ………. ……… ……….. ……. ……….. Cộng cuối tháng 12/2008 400 32.000.000 300 23.166.600 600 46.334.400 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người ghi sổ Trưởng phòng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 3.2. Thực trạng các biến động do tăng nguyên vật liệu tại kho của Công ty. Nguyên, vật liệu tại Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy Lifan - Việt Nam được thu mua từ nhiều nguồn khác nhau đế đáp ứng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh. 3.2.1. Trường hợp nguyên, vật liệu tăng do mua ngoài. Sản phẩm sản xuất của công ty là các loại Động cơ và Xe máy. Để sản xuất ra một sản phẩm cần sử dụng một lượng vật tư khá lớn. NVL của công ty chủ yếu là do mua ngoài. Việc thu mua NVL do phòng Cung ứng vật tư đảm nhận. Căn cứ vào dự toán NVL, cán bộ phòng Cung ứng vật tư sẽ tiến hành thu mua từ những nhà cung cấp có NVL đảm bảo chất lượng và chào giá thấp nhất. Khi NVL về đến công ty, công ty sẽ thành lập Hội đồng kiểm nghiệm vật tư bao gồm đại diện phòng Kiểm tra chất lượng sản phẩm, phòng Cung ứng vật tư và thủ kho để kiểm tra chất lượng của NVL. Nếu phẩm chất, quy cách của NVL đúng với yêu cầu trong hợp đồng kinh tế sẽ được phép nhập kho và đưa vào sử dụng, còn nếu không đúng sẽ thông báo với nhà cung cấp để xử lý. Trong quá trình kiểm nghiệm, Hội đồng kiểm nghiệm sử dụng Biên bản kiểm nghiệm vật tư, thiết bị. Ví dụ: Ngày 02/12/2008, Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy Lifan - Việt Nam mua Cụm đồng hồ công tơ mét các loại: Loại C110 số lượng 300 chiếc, đơn giá 75.000đ/chiếc. Loại C100 số lượng 200 chiếc, đơn giá 65.000đ/chiếc. Loại W100 số lượng 50 chiếc, đơn giá 80.000đ/chiếc của Công ty Thiên An, thuế GTGT 10%. Công ty chưa thanh toán tiền cho bên cung cấp vật tư. Trước khi nhập kho, Hội đồng nghiệm thu tiến hành kiểm tra chất lượng của NVL. Biên bản nghiệm thu vật tư, thiết bị được lập theo Biểu 4: Biên bản kiểm nghiệm vật tư thiết bị - Trang 40. Đơn vi: Công ty LF - VN Bộ phận: Phòng KTCL BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ THIẾT BỊ Kí hiệu: 7.4TT01BM04 Lần ban hành/sửa đổi: 01/03 Ngày ban hành: 02/06/2006 Căn cứ vào yêu cầu cung cấp ngày 02 tháng 12 năm 2008 của phòng Cung ứng vật tư về việc cung cấp vật tư sản xuất Xe máy các loại. Hôm nay, ngày 02 tháng 12 năm 2008, Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy Lifan – Việt Nam với hội đồng nghiệm thu gồm: 1. Ông Nguyễn Văn Hoan Chức vụ: Phòng KCS 2. Ông Nguyễn Văn Mạnh Chức vụ: Phòng Cung ứng vật tư 3. Bà Nguyễn Thị Lập Chức vụ: Thủ kho I. Nội dung kiểm tra, nghiệm thu: TT Tên vật tư, thiết bị Quy cách Số lượng Đơn vị Ghi chú 1 Cụm đồng hồ công tơ mét C110 300 Chiếc 2 Cụm đồng hồ công tơ mét C100 200 Chiếc 3 Cụm đồng hồ công tơ mét W100 50 Chiếc II. Kết quả kiểm tra, nghiệm thu: Các loại vật tư trên đã được nghiệm thu, cả số chìm (ấn chỉ đăng kí nhập khẩu). Các loại vật tư trên có chứng chỉ kèm theo. III. Kết luận: - Vật tư, thiết bị đã được kiểm tra, nghiệm thu: - Phù hợp với yêu cầu hợp đồng, được phép nhập kho và đưa vào sử dụng. CHỮ KÝ CỦA HỘI ĐỒNG NGHIỆM THU Phòng Cung ứng vật tư Phòng KCS Thủ kho (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) Biểu 4: Mẫu Biên bản kiểm nghiệm vật tư, thiết bị Sau khi có Biên bản kiểm nghiệm vật tư, thiết bị thủ kho tiến hành nhập kho và lập Phiếu nhập kho theo biểu 5– trang 41. Đơn vị: Cty LF VN PHIẾU NHẬP KHO Địa chỉ: Hưng Yên Mẫu số : 01-VT Ngày 02 tháng 12 năm 2008 Theo QĐ: 15/2006/QĐ - BTC Ngày 20 tháng 03 năm 2006 Của Bộ trưởng Bộ tài chính Nợ 152 Số: 10/12 Có 331 Họ tên người giao hàng : Công ty Thiên An Theo: Phiếu TBGH Số 060820-01 ngày 02 tháng 12năm 2008 của Phòng Cung ứng Vật tư ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Nhập tại kho : 1 - Lắp ráp Xe máy STT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Cụm đồng hồ công tơ mét C110 Chiếc 300 300 75.000 22.500.000 2 Cụm đồng hồ công tơ mét C100 Chiếc 200 200 65.000 13.000.000 3 Cụm đồng hồ công tơ mét W100 Chiếc 50 50 80.000 4.000.000 Cộng 39.500.000 Tổng số tiền ( Viết bằng chữ):......................................................................................................................... Số chứng từ gốc kèm theo : ........................................................................................................................ Ngày 02 tháng 12 năm 2008 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng ( Ký, Họ tên ) ( Ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký , họ tên) Biểu 3.6: Mẫu phiếu nhập kho Biểu 5: Phiếu nhập kho. 3.2.2. Trường hợp nguyên, vật liệu tăng do nhập khẩu từ nước ngoài. Để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh ngày càng mở rộng, công ty còn nhập khẩu nguyên, vật liệu về để phục vụ lắp ráp Động cơ và Xe Máy. Việc nhập khẩu nguyên, vật liệu do Ban giám đốc, phòng Cung ứng vật tư và phòng Xuất nhập khẩu kết hợp để làm. Khi hàng về tới công ty sẽ được cán bộ của Cơ quan Hải quan tới thông quan, mở kẹp khóa kẹp chì để kiểm tra nguyên, vật liệu. Sau khi cán bộ cơ quan Hải quan kiểm tra xong, đúng với tờ khai Hải quan thì Thủ kho tiến hành nhập kho và làm phiếu nhập. Mẫu phiếu nhập được lập tương tự như: (Biểu 5 trang 41). Khi nhận được Tờ khai hải quan do Phòng xuất nhập khẩu chuyển tới, Phiếu nhập kho do Thủ kho gửi lên của số nguyên, vật liệu nhập khẩu đã được Hải quan kiểm tra và làm thủ tục nhập kho. 3.2.3. Trường hợp nguyên, vật liệu tăng do nhập linh kiện tháo rỡ Động cơ Xe máy. Do nhu cầu kỹ thuật ngày một cải tiến, những Động cơ tồn kho không thể đáp ứng được thông số kỹ thuật, vì thế Phòng sản xuất xem xét và sẽ ra kế hoạch tháo rỡ Động cơ đó. Linh kiện tháo rỡ ra được nhập lại kho, phiếu nhập kho cũng được lập tương tự như biểu 5 trang 41. Sau khi được nhập linh kiện vào kho thủ kho tiến hành ghi số liệu vào sổ kho chi tiết để theo dõi. Các loại linh kiện này sẽ được xắp xếp riêng vào một khu của kho chứ không để lẫn với các loại linh kiện khác, tránh phát nhầm linh kiện ra dây chuyền sản xuất linh kiện nhập vào kho sẽ được thủ kho phân loại ra xem loại dùng chung dùng riêng và có thể còn sử dụng được nữa không. Tất cả các loại linh kiện này chỉ được phát ra dây chuyền lắp ráp khi có lệnh của ban lãnh đạo công ty và phòng kho vật tư. 3.2.4. Trường hợp nguyên, vật liệu tăng do nhập gia công về. Có những linh kiện của công ty trước khi đưa vào lắp ráp phải qua công đoạn gia công. Công ty xuất những linh kiện Phôi sang công ty vệ tinh để gia công phun sơn, hoặc những linh kiện do quá trình vận chuyển, lắp ráp bị bong sơn công ty cũng phải xuất đi để gia công phun sơn lại. Khi hàng gia công về đến công ty, trước khi làm thủ tục nhập kho, công ty cũng lập Hội đồng kiểm nghiệm vật tư giống như vật tư mua ngoài để kiểm tra. Có Biên bản kiểm nghiệm vật tư theo Biểu 4 – Trang 40. Nếu đạt, thủ kho tiến hành nhập kho và làm phiếu nhập kho theo Biểu 5 – Trang 41. Lúc này thủ kho cũng vào sổ kho chi tiết về việc hàng nhập do đi gia công về. 3.3. Thực trạng các biến động do giảm nguyên, vật liệu. Nguyên, vật liệu tại công ty thu mua về chủ yếu là để phục vụ sản xuất, song bên cạnh đó, các hoạt động khác cũng cần đến nguyên, vật liệu. 3.3.1. Nguyên, vật liệu giảm do xuất kho để phục vụ sản xuất sản phẩm. Do nhu cầu ngày một lớn của thị trường tiêu dùng. Vì thế hàng Công ty luôn nhận được những đơn đặt hàng của khách hàng hợp tác với Công ty. Để đáp và duy trì tốt hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Công ty luôn xem xét, nghiên cứu và ra kế hoạch sản xuất hàng ngày theo từng đơn đặt hàng của khách hàng. Do vậy mà nguyên, vật liệu xuất kho để phục vụ sản xuất sản phầm luôn diễn ra thường xuyên hàng ngày theo kế hoạch sản xuất. Khi có kế hoạch sản xuất, Thủ kho căn cứ vào Bảng trạng thái kế hoạch sản xuất để tiến hành xuất kho nguyên vật liệu để phục vụ lắp ráp Động cơ và Xe máy và lập phiếu xuất kho. Ví dụ 2: Ngày 08/12/2008, công ty xuất Cụm đồng hồ công tơ mét các loại để phục vụ lắp ráp Xe máy: Loại C110 số lượng 100 chiếc, loại C100 số lượng 20 chiếc, loại W100 60 chiếc. Cuối tháng, kế toán tính ra đơn giá bình quân của 01 Cụm đồng hồ công tơ mét cho các loại. Căn cứ vào Bảng trạng thái kế hoạch sản xuất Xe máy (Biểu 6 – trang 44) thủ kho tiến hành xuất kho vật tư. CÔNG TY LIÊN DOANH CHẾ TẠO XE MÁY LIFAN - VIỆT NAM BẢNG TRẠNG THÁI KẾ HOẠCH SẢN XUẤT XE MÁY Ngày sản xuất: Ngày 08 tháng 12 năm 2008 Số kế hoạch: 2008-12-08 STT Kiểu loại xe Thương hiệu Loại ĐC Màu sắc Số lượng Đồng hồ công tơ mét 1 Wave 110 Skygo C110 1303 200 C110 2 Dream LF100-4C C100 2118 50 C100 3 LF V Futuer Neo W100 9013 40 W100 Lập Thẩm duyệt Phê chuẩn Biểu 6: Bảng trạng thái kế hoạch sản xuất Xe máy Căn cứ vào Bảng trạng thái kế hoạch sản xuất Xe máy và thực tế xuất vật tư, thủ kho lập Phiếu xuất kho theo mẫu sau: Biểu 7 – trang 45. Đơn vị : Cty LFVN PHIẾU XUẤT KHO Địa chỉ: Hưng Yên Mẫu số : 02-VT Ngày 08 tháng 12 năm 2008 Theo QĐ: 15/2006/QĐ - BTC Ngày 20 tháng 03 năm 2006 Của Bộ trưởng Bộ tài chính Nợ 621 Số 13/12 Có 152 Họ tên người nhận hàng : A. Đô Lý do xuất kho : Xuất sản xuất - theo kế hoạch số 2008-12-08 Xuất tại kho : Xưởng 1 (Lắp ráp Xe máy) STT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Cụm đồng hồ công tơ mét C110 C110 Chiếc 200 200 75.222 15.044.400 2 Cụm đồng hồ công tơ mét C100 C100 Chiếc 50 50 65.000 3.250.000 3 Cụm đồng hồ công tơ mét W100 W100 Chiếc 40 40 80000 3.200.000 Cộng 21.494.400 Cộng thành tiền ( Viết bằng chữ): Ngày 08háng 12 năm 2008 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên) ( ký, họ tên ) ( ký , họ tên) Biểu 3.9: Mẫu phiếu xuất kho Biểu 7: Phiếu xuất kho. 3.3.2. Nguyên, vật liệu giảm do xuất kho để sửa chữa. Trong quá trình lắp ráp, không phải lúc nào sản phẩm cũng đạt được thông số kỹ thuật như yêu cầu đề ra. Khi sản phẩm hoàn thành cho qua bộ phận nổ, chạy thử, nếu sản phẩm không đạt chất lượng, khi đó sẽ yêu cầu xuất nguyên, vật liệu ra để sửa chữa. Căn cứ vào phiếu đề nghị lĩnh vật tư của Bộ phận sửa chữa, thủ kho sẽ xuất kho nguyên, vật liệu ra để phục vụ sửa chữa và viết phiếu xuất kho tương tự như Biểu 7 trang 45. Căn cứ vào Phiếu đề nghị lĩnh vật tư của bộ phận sửa chữa và phiếu xuất kho, thủ kho ghi vào sổ kho chi tiết phần xuất nguyên vật liệu, vật liệu trực tiếp chế tạo sản phẩm cho từng phân xưởng, vật liệu tồn trong kho cũng được trù lùi dần. 3.3.3. Nguyên, vật liệu giảm do xuất kho để bảo hành. Công ty thực hiện phương châm uy tín và chất lượng. Vì vậy, sau khi khách hàng mua sản phẩm của công ty, công ty vẫn có một khoảng thời gian dài để bảo hành cho khách hàng. Khi sản phẩm mà khách hàng mua về có sự cố hay như những linh kiện dễ bị vỡ, công ty vẫn cung cấp lại linh kiện đó cho khách hàng nếu sản phẩm còn trong thời gian bảo hành. Khi phát sinh nghiệp vụ bảo hành, căn cứ vào Công văn phản hồi của khách hàng, phòng Tiêu thụ sẽ xem xét. Nếu đang trong thời gian bảo hành, phòng Tiêu thụ sẽ viết phiếu đề nghị lĩnh vật tư. Căn cứ vào phiếu đề nghị lĩnh vật tư, thủ kho sẽ xuất kho vật tư và viết phiếu xuất kho theo mẫu (Biểu 7 – trang 45). 3.3.4. Nguyên, vật liệu giảm do xuất kho đi gia công. Do một số loại Động cơ và Xe máy của công ty mang tính chất đặc biệt, thử nghiệm, đòi hỏi tính chính xác và thông số kỹ thuật cao. Khi đó, công ty sẽ nhập khẩu linh kiện từ Trung Quốc về để lắp ráp chúng. Có những linh kiện khi nhập khẩu về chỉ là hàng phôi, trước khi đưa vào lắp ráp, công ty phải xuất sang những công ty vệ tinh để gia công phun sơn. Cũng có thể những linh kiện do quá trình vận chuyển, lắp ráp bị bong sơn, Công ty cũng xuất sang những công ty vệ tinh để gia công phun sơn lại. Nhìn chung khi tiến hành công tác cấp phát nguyên vật liệu tại công ty đã đảm bảo mọi thủ tục giấy tờ được thực hiện chính xác, đầy đủ, quá trình diễn ra kịp thời, tạo điều kiện thuận lợi cho dây chuyền lắp ráp tận dụng triệt để và có hiệu quả công suất thiết bị và thời gian lao động của công nhân từ đó góp phần nâng cao hiệu quả tiến độ lắp ráp động cơ và xe máy của công ty theo đúng kế hoạch. → Tóm lại việc quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại kho hợp lý và tiết kiệm đóng vai trò vô cùng quan trọng. Nó đảm bảo việc sử dụng nguyên vật liệu đúng mục đích, đúng số lượng, chất lượng, đúng quy trình kỹ thuật nhằm bảo đảm chất lượng và tiến độ lắp ráp trên dây chuyền, hạn chế những hao hụt và lãng phí quá mức, từ đó làm giảm chi phí nguyên vật liệu, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động và vốn kinh doanh nói chung. Việc quản lý sử dụng nguyên vật liệu do các kho và thủ kho từng phân xưởng trực tiếp quản lý, các thành viên trong ban lãnh đạo đội phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về công tác sử dụng nguyên vật liệu của phân xưởng mình. Trong đó quản đốc, tổ trưởng phân xưởng phối hợp với các cán bộ kỹ thuật, là người trực tiếp có trách nhiệm đôn đốc và hướng dẫn công nhân làm đúng yêu cầu kỹ thuật, tránh tình trạng hao phí nguyên vật liệu làm cho chi phí nguyên vật liệu vượt quá cao so với dự tính kế hoạch. Để thực hiện công tác quản lý tốt, định kỳ hàng quý, hàng năm các cán bộ phòng ban có liên quan của Công ty (gồm đại diện phòng kinh tế - kế hoạch; tài chính kế toán; kỹ thuật; vật tư thiết bị và ban Giám đốc) tiến hành kiểm tra việc sử dụng nguyên vật liệu tại các kho, phân xưởng để kịp thời có biện pháp nếu sử dụng nguyên vật liệu không đúng mục đích và chưa hiệu quả. Tuy nhiên ban kiểm tra không chỉ kiểm tra tình hình sử dụng nguyên vật liệu trên tài liệu giấy tờ như báo cáo của kho hay phân xưởng về tình hình sử dụng nguyên vật liệu mà còn tiến hành kiểm tra thực tế ở từng kho. Công việc kiểm tra này được thực hiện như sau: Công ty cử các đại diện của từng phòng xuống kiểm tra, tất cả sẽ căn cứ vào lượng nguyên vật liệu đã nhập kho, tính toán khối lượng nguyên vật liệu đã đưa vào sử dụng, kiểm kê nguyên vật liệu còn tồn trong kho. Từ đó xem xét việc sử dụng nguyên vật liệu có hợp lý không. Đồng thời công ty cũng có những chế độ khuyến khích và chế độ quy trách nhiệm về việc sử dụng nguyên vật liệu. Tuy nhiên các chế độ này vẫn chưa được quy định rõ ràng và ban hành toàn công ty. Tại công ty, sẽ có chế độ khen thưởng đối với các kho khi quản lý kho tốt, ngược lại sẽ bị nhắc nhở, khiển trách để rút kinh nghiệm. Tại hai kho và phân xưởng của công ty việc kiểm tra sử dụng, bảo quản nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên và định kỳ do tổ kiểm tra gồm cán bộ ban kế hoạch kỹ thuật, ban tài chính kế toán, ban vật tư, ban Giám đốc tiến hành thực hiện kiểm tra. Những vật tư không sử dụng hết ngoài dây chuyền sản xuất đều được nhập lại kho. Với công tác tổ chức quản lý sử dụng nguyên vật liệu khá hợp lý và chặt chẽ như vậy, cùng với sự cố gắng của đội ngũ công nhân nhìn chung việc sử dụng nguyên vật liệu tại công ty đã hợp lý và tiết kiệm đảm bảo chất lượng và tiến độ chung cho việc lắp ráp động cơ và xe máy. PHẦN III HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ KHO NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY LIÊN DOANH CHẾ TẠO XE MÁY LIFAN - VIỆT NAM 1. Đánh giá thực trạng quản trị kho nguyên vật liệu tại công ty. 1.1. Về tổ chức bộ máy quản trị kho nguyên vật liệu. Tại Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy Lifan - Việt Nam, hình thức tổ chức bộ máy quản trị nguyên vật liệu đã tạo điều kiện cho phòng cung ứng vật tư và phòng kho vật tư, chỉ đạo nghiệp vụ, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất đối với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Ngoài ra, hình thức tổ chức bộ máy quản trị nguyên vật liệu còn giúp cho việc thuận tiện trong công tác phân công, phân nhiệm rõ ràng đối với nhân viên cung ứng vật tư, nhân viên kho vật tư cũng như đối với việc trang bị phương tiện làm việc, đảm bảo thực hiện công tác quản lý kho nguyên vật liệu được tốt hơn và có khoa học nhất. Các nhân viên kho vật tư, cung ứng vật tư được phân chia công việc, nhiệm vụ cụ thể từ đó tạo điều kiện trong việc chuyên môn hoá về công việc, có thể hoàn thành phần việc của mình một cách tốt hơn. Bộ máy quản trị kho nguyên vật liệu gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả mặc dù khối lượng công việc lớn và thực hiện theo phương thức thủ công. Với đội ngũ nhân viên làm việc nhanh nhẹn, có trách nhiệm, bộ máy quản trị kho đã luôn đáp ứng được yêu cầu về việc cung cấp, cấp phát nguyên vật liệu một cách chính xác và kịp thời cho hoạt động của dây chuyền lắp ráp động cơ và xe máy. Mô hình tổ chức và phân công lao động trong bộ máy quản trị kho nguyên vật liệu của công ty khá phù hợp, tuy nhiên vẫn còn một số điểm hạn chế: Thứ nhất, đội ngũ nhân viên phòng kho vật tư, phòng cung ứng vật tư của công ty hầu hết là những người trẻ tuổi, mặc dù nhanh nhẹn và linh hoạt trong công việc, tuy nhiên lại còn thiếu kinh nghiệm trong công tác quản lý kho. Do đó, công ty nên tuyển một số nhân viên giàu kinh nghiệm hơn, đảm bảo việc thành thạo trong công việc và có thể hướng dẫn cho các nhân viên trẻ. Thứ hai, việc kiêm nhiệm trong phân công lao động quản lý kho làm cho khối lượng công việc của cùng một nhân viên khá nhiều, khó đảm bảo về mặt thời gian cũng như việc chuyên môn hoá về nghiệp vụ. 1.2. Về tổ chức quản lí kho nguyên vật liệu. Nguyên, vật liệu là một yếu tố quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghịêp sản xuất nói chung và của Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy Lifan - Việt Nam nói riêng. Chính vì vậy, việc quản lý nguyên, vật liệu từ khâu thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên, vật liệu cần phải được thực hiện một cách khoa học và hợp lí. Thứ nhất, về công tác thu mua nguyên, vật liệu: Công tác thu mua nguyên, vật liệu của công ty thực hiện khá tốt. Khi các nhà cung cấp chào giá, công ty luôn tìm chọn những nhà cung cấp tốt nhất với mức giá hợp lí, nguyên, vật liệu có chất lượng đảm bảo nhằm tiết kiệm chi phí, đồng thời có thể tạo ra những sản phẩm tốt nhất. Nguyên, vật liệu mua về được kiểm tra chặt chẽ về số lượng cũng như chất lượng trước khi nhập kho.Việc thu mua nguyên, vật liệu của công ty được dựa trên nhu cầu sử dụng và kế hoạch sản xuất của từng hợp đồng kinh tế, do đó đã luôn đáp ứng được nhu cầu nguyên, vật liệu của đơn vị mình. Điều này có thuận lợi là không gây ứ đọng vốn. Tuy nhiên, hiện nay Công ty chưa xây dựng định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng loại nguyên, vật liệu, điều này có thể dẫn đến việc dự trữ nguyên, vật liệu không hợp lí. Khi có những biến động bất thường trên thị trường vật tư như biến động về giá, khan hiếm nguyên, vật liệu…có thể sẽ ảnh hưởng đến giá thành của sản phẩm cũng như việc sản xuất và thực hiện đơn đặt hàng của công ty. Thứ hai, về công tác bảo quản nguyên, vật liệu: Hiện nay, công ty có hệ thống kho tàng, bến bãi đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, bố trí thủ kho có phẩm chất đạo đức tốt, có đủ trình độ chuyên môn, tuân thủ quy tắc bất kiêm nhiệm, đảm bảo quản lý tốt nguyên, vật liệu, tránh hiện tượng hư hỏng và thất thoát nguyên, vật liệu. Nguyên, vật liệu được sắp xếp một cách hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra cũng như xuất dùng. 1.3. Về tổ chức kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu đầu vào. Việc kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu đầu vào là rất quan trọng để đảm bảo một nguồn nguyên liệu tốt, chất lượng cho hoạt động sản xuất. Tuy nhiên, kiểm tra là một hoạt động bị động chỉ mang tính trước mắt. Nếu lô hàng nhập về mới bắt đầu kiểm tra sẽ gây ra tình trạng thiếu đầu vào cho sản xuất khi phát hiện lô hàng không đạt chất lượng, khi đó lô hàng sẽ phải trả lại nhà cung ứng không chỉ làm mất thời gian mà còn làm cho hoạt động sản xuất bị ngừng trệ đồng thời gây lãng phí do hoạt động kiểm tra phải lặp lại cho lần sau. Chính bởi vậy, để giảm thời gian lãng phí đồng thời tiết kiệm chi phí cho Công ty thì hoạt động kiểm tra phải được tiến hành kết hợp với kiểm soát chất lượng đầu vào. Kiểm soát ở đây có thể bắt đầu từ kiểm soát chất lượng sản xuất nguyên vật liệu của nhà cung ứng có đúng với bản thiết kế hay không. Tuy nhiên việc quan trọng nhất là công ty phải luôn tiến hành đánh giá chất lượng nhà cung ứng không phải đánh giá theo từng năm mà phải theo từng quý, từng tháng, từng lô hàng nhập về. Công việc đánh giá phải được tiến hành lâu dài theo dõi qua nhiều đơn hàng để có thể đánh giá chính xác chất lượng của nhà cung ứng. Công ty nên cử cán bộ chất lượng đến cơ sở của nhà cung ứng để xem xét, đánh giá quá trình cung ứng, máy móc thiết bị cũng như quy trình công nghệ để có được những báo cáo chính xác, khách quan về nhà cung ứng. 2. Phương hướng phát triển của Công ty trong thời gian tới. 2.1. Các định hướng của Công ty. Thực hiện nghị quyết đại hội công nhân viên chức năm 2008 ngay từ đầu năm tập thể lãnh đạo công ty đã đề ra những trọng tâm cơ bản sau: Tiếp tục dầu tư để củng cố, mở rộng thị trường. Tăng cường bám sát thị trường phát huy thế mạnh và vốn kinh doanh để thâm nhập thị trường mới, thu hút khách hàng, kết hợp linh hoạt các hình thức kinh doanh, coi trọng hiệu quả và an toàn. Duy trì sự ổn định của mặt hàng truyền thống đồng thời phát triển nhiều mặt hàng mới để đáp ứng nhu cầu thị trường. Thực hiện dự án đầu tư mở rộng quy mô tăng năng lực sản xuất. Đổi máy móc công nghệ đáp ứng nhu cầu về chất lượng và mẫu mã sản phẩm. ngoài ra về vần đề quản trị nhân sự công ty đề ra hai phương hướng là nâng cao chất lượng tuyển dụng và hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực của công ty. 2.2. Phương hướng nhiệm vụ, mục tiêu năm 2009. Công ty liên doanh chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam đã nhận thức một cách thực tế rằng, chặng đường phía trước còn rất nhiều khó khăn và thử thách. Vì vậy, Công ty đề ra nhiệm vụ cũng như phương hướng phát triển trong những năm tới: Tiếp tục mở rộng thị trường ở các địa phương, các thành phố và các tỉnh lẻ trong cả nước. Liên danh, liên kết với các Công ty có uy tín trong ngành để mở rộng và tăng thị phần. Phát triển cơ sở hạ tầng cho lĩnh vực đào tạo, cung ứng lao động. Hoàn thiện bộ máy quản trị và nâng cao trình độ quản lý của các cán bộ nhằm tương xứng với quy mô của giá trị sản lượng. Không ngừng nâng cao chất lượng và cải tiến mẫu mã sản phẩm để luôn thích ứng với nhu cầu của thị trường. Tăng cường tìm kiếm thị trường cho Công ty, thực hiện đa dạng hoá sản phẩm, định hướng đến năm 2009 Công ty sẽ đạt được tổng sản lượng cũng như tổng doanh thu hơn hẳn năm 2009. Vì vậy trong năm 2009 này Công ty đã đưa ra một số chỉ tiêu kế hoạch nhằm phấn đấu đạt được, nhằm đưa công ty ngày càng phát triển và lớn mạnh, tạo thu nhập ổn định cho cán bộ công nhân viên với các mức chỉ tiêu sau: + Doanh thu đạt: 350 tỷ đồng. + Thu nhập bình quân từ: 2 - 3 triệu đồng. + Nộp ngân sách nhà nước: 28 tỷ đồng. + Lợi nhuận trước thuế: 65 tỷ đồng. Nhận thức được vai trò vô cùng quan trọng của công tác quản trị nguyên vật liệu vì thế Công ty rất quan tâm và chú trọng đầu tư cho công tác quản lý nguyên vật liệu. Đội ngũ cán bộ công ty nói chung cũng như đội ngũ cán bộ quản lý nguyên vật liệu nói riêng luôn luôn cố gắng tìm các biện pháp khắc phục những mặt còn hạn chế nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu. - Cán bộ quản lý nguyên vật liệu sẽ được đào tạo nhiều hơn và cao hơn về các nghiệp vụ nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý nguyên vật liệu. - Đầu tư mới một số trang thiết bị phục vụ cho công tác kiểm tra, kiểm soát và đo lường chất lượng nguyên vật liệu. - Tăng cường nghiên cứu, hoàn thiện việc xác định định mức sử dụng nguyên vật liệu, giúp cho công tác dự toán định mức sử dụng nguyên vật liệu chính xác hơn, hợp lý hơn. Đồng thời định hướng cho các dây chuyền lắp ráp sử dụng nguyên vật liệu hiệu quả và tiết kiệm hơn. - Điều đặc biệt và đáng chú ý nhất đó là làm mới và cải thiện lại toàn bộ hệ thống kho bãi trong công ty. Để ban giám đốc cũng như phòng kho vật tư có thể quản lý được dễ dàng các mặt hàng khi kho bãi xuất nhập hàng không bị nhầm lẫn, không bị chồng chéo sổ sách khiến cho nhà quản trị không thể kiểm soát được độ chính xác nhất. Quản trị nguyên vật liệu được tốt không chỉ các phòng ban như phòng cung ứng vật tư, phòng kho vật tư mà ngay cả phòng kế toán cũng rất dễ quản lý sổ sách của mình trong các nghiệp vụ kế toán và thanh khoản. - Sang năm 2009 công ty đề ra mục tiêu quan trọng hơn cả là xuất khẩu và ký kết hợp đồng bán động cơ và lắp ráp xe máy hoàn chỉnh sang nước Lào. Bởi đây là một thị trường đầy tiềm năng và triển vọng cho ngành hàng sản xuất của công ty. Không chỉ có vậy mà ngay tại nước Lào đặt một nhà máy sản xuất tại đó khi đã được cấp phép. Đó là mục tiêu cốt yếu của công ty đặt ra để các phòng ban có hướng đích cho một bước chuyển biển mới. 3. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quản trị kho nguyên vật liệu tại Công ty liên doanh chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam. 3.1. Về xây dựng định mức tồn kho nguyên vật liệu. Để sản xuất ra một sản phẩm, công ty cần sử dụng một lượng nguyên, vật liệu rất lớn. Do đó, công ty nên tiến hành xây dựng hệ thống định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng loại nguyên, vật liệu và và lên kế hoạch đặt mua hàng với những nguyên, vật liệu có giá trị lớn nhằm giúp cho công tác thu mua nguyên, vật liệu được tốt hơn, đảm bảo luôn cung cấp một cách kịp thời nguyên, vật liệu cho quá trình sản xuất, hoàn thành các đơn đặt hàng đúng theo tiến độ kế hoạch. 3.2. Giải pháp về lưu trữ kho. Do tính chất và đặc điểm của linh kiện xe máy dễ han rỉ và tất cả các linh kiện đều được đựng trong các thùng giấy nên rất dễ cháy. Vì vậy việc hoạt động lưu kho phải được tiến hành cẩn thận, tỉ mỉ từ cách bố trí kho, vận chuyển nguyên vật liệu vào kho và đặc biệt phải tuân thủ nghiêm nội quy ra vào kho. Khi nhập nguyên vật liệu vào kho cần phân loại theo từng phẩm cấp chất lượng, phải ghi rõ thời gian nhập về của lô hàng và đặt đúng vị trí đảm bảo có đủ không gian để đi lại vận chuyển lấy hàng trong kho. Phải đảm bảo tuân thủ nội quy ra vào kho. Do đặc tính dễ han rỉ và dễ cháy nên việc bố trí các phương tiên cứu hỏa phải được đảm bảo thường xuyên và luôn sẵn sàng cho mọi tình huống. Công ty cần cử riêng cán bộ chuyên trách thực hiện nhiệm vụ kiểm tra việc tuân thủ nội quy của mọi đối tượng ra vào kho đảm bảo đến mức tối đa nguy cơ xẩy ra cháy. Do đặc tính khí hậu nước ta là khí hậu nhiệt đới gió mùa độ ẩm cao do đó công ty cần hạn chế việc lưu kho tránh gây hiện tượng han rỉ linh kiện ảnh hưởng đến chất lượng của linh kiện khi đưa vào dây chuyền lắp ráp. Đối với các linh kiện trong kho thì việc xuất nhập kho công ty nên sử dụng phương pháp nhập trước xuất trước để đảm bảo linh kiện lắp ráp tồn kho không quá lâu. 3.3. Về xây dựng bảng mã nguyên vật liệu. Tai Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy Lifan - Việt Nam, do sản phẩm sản xuất ra là các loại Động cơ và Xe máy, Những sản phẩm này gắn liền với chuyển động cơ học. Vì vậy tất cả các nguyên, vật liệu đều được coi là nguyên, vật liệu chính, không thể thiếu một chi tiết nhỏ nào. Công ty cũng đã tiến hành xây dựng kí hiệu cho các loại nguyên, vật liệu, tuy nhiên những kí hiệu này chưa rõ ràng và chưa được quy định cụ thể. Để thuận tiện trong công tác theo dõi, quản lý nguyên, vật liệu được tốt và tránh nhầm lẫn trong việc ghi chép sổ sách, công ty nên sử dụng bảng mã cho nguyên, vật liệu. Sổ danh điểm nguyên, vật liệu bao gồm tất cả các loại nguyên, vật liệu được sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty. Trong đó thống nhất tên gọi, mã hoá cũng như đơn vị tính của từng vật liệu. Để lập bảng mã nguyên, vật liệu điều quan trọng nhất là phải xây dựng được một bộ mã hoá khoa học và hợp lý. Việc sắp xếp các mã nguyên, vật liệu một cách trật tự, logic sẽ giúp cho việc theo dõi, tra cứu thuận tiện hơn. Mã vật liệu có thể xây dựng theo kiểu dãy chữ, số kết hợp. Một mã số là một dãy bao gồm ba nhóm chữ, số: - Nhóm chữ số đầu có 04 chữ số ứng với loại nguyên vật liệu dùng cho xưởng nào ( 152.4: NVL xuất cho xưởng 1để lắp ráp Xe máy, 152.6: NVL xuất cho xưởng số 2 để lắp ráp Động cơ) - Nhóm thứ 2 gồm 02 chữ cái: ứng với từng loại Xe - Nhóm thứ 3 gồm 03 chữ số ứng với tên của từng vật liệu trong nhóm. Với cách xây dựng đó, bảng mã nguyên, vật liệu có thể được lập theo mẫu trang bên: Bảng mã có thể được xây dựng như sau: Nhóm Mã linh kiện Tên linh kiện Đơn vị tính Ghi chú 152.4 152.4-AF-001 Khung xe Chiếc Xe C100 152.4 152.4-AF-002 Bình xăng Chiếc Xe C100 ............ 152.4 152.4-BF-001 Khung xe Chiếc Xe C110 152.4 152.4-BF-002 Bình xăng Chiếc Xe C110 .......... 152.6 152.6-CF-001 Đầu xi lanh Bộ Xe C110 152.6 152.6-CF-002 Lốc máy Chiếc Xe C110 .............. 152.6 152.6-DF-001 Đầu xi lanh Bộ Xe C110 152.6 152.6-DF-002 Lốc máy Chiếc Xe C110 Bảng 1: Bảng mã nguyên, vật liệu. 3.4. Nâng cao trình độ, năng lực và trách nhiệm của cán bộ, công nhân toàn Công ty. Trong sản xuất kinh doanh yếu tố con người đóng vai trò vô cùng quan trọng, sự tác động của sức lao động lên đối tượng lao động bằng các công cụ lao động cần thiết tạo ra của cải vật chất cho xã hội. Như vậy sự tồn tại, thành bại của một doanh nghiệp liên quan đến con người mà cụ thể chính là nhận thức và trình độ của họ. Tại Công ty liên doanh chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam nhìn chung đội ngũ công nhân trực tiếp sản xuất khá lành nghề (số lượng công nhân bậc 1 và 2 chỉ chiếm 11,55%), thái độ và tinh thần làm việc của họ khá tốt, luôn tuân thủ kỷ luật công tác và làm việc, nhưng không phải ai cũng có được những nhận thức đúng đắn như vậy. Vì thế mặc dù trong quá trình lắp ráp động cơ và xe máy có sự kiểm tra giám sát chặt chẽ của các phòng, ban kỹ thuật và cán bộ kỹ thuật nhưng một số công nhân vẫn chưa có ý thức tự giác lao động và tinh thần làm việc cao, làm ảnh hưởng đến tình hình sử dụng tiết kiệm và hợp lý nguyên vật liệu của công ty. Thêm vào đó một số cán bộ quản trị có trình độ chưa cao, còn thiếu kinh nghiệm, chưa được đào tạo về các nghiệp vụ chuyên môn nên việc điều hành các công việc chưa đạt hiệu quả cao. Từ thực tế đó cần phải có các biện pháp nâng cao trình độ, năng lực và nhận thức cho người lao động. Tuy nhiên việc đào tạo cán bộ công nhân phải dựa trên cơ sở xác định nhiệm vụ, mục tiêu sản xuất kinh doanh của công ty trong từng thời kỳ, phải dựa vào trình độ năng lực hiện có để xây dựng một kế hoạch đào tạo cụ thể, chi tiết, hợp lý, tránh đào tạo tràn lan, không hiệu quả, không phù hợp. * Biện pháp thực hiện: Trước hết để thực hiện nâng cao trình độ, năng lực và nhận thức của đội ngũ cán bộ quản lý nguyên vật liệu toàn công ty và công nhân sản xuất, đòi hỏi đội ngũ nhà quản trị cấp cao trong toàn công ty phải nhận thức được vai trò quan trọng và là xu thế tất yếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Kết quả và hiệu quả của công tác quản lý nguyên vật liệu như thế nào phụ thuộc vào chính nhận thức và trình độ của họ. - Cán bộ quản trị nguyên vật liệu: Cử cán bộ quản lý về nguyên vật liệu tham gia vào các khoá học đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý kinh tế dài hạn hoặc ngắn hạn tuỳ theo trình độ và vị trí của từng người. Vì hiện tại nhiều cán bộ dựa vào kinh nghiệm để tiến hành quản trị, có nhiều cán bộ mới chỉ có trình độ chuyên môn chưa được đào tạo nghiệp vụ quản lý bài bản và có hệ thống. Cần trang bị thêm kiến thức và bồi dưỡng cho họ những kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ, cần nắm chắc nội quy quy chế về quản lý nguyên vật liệu, nắm rõ kế hoạch sản xuất kinh doanh, các thông số kỹ thuật, kinh tế… Công ty nên tạo điều kiện về mặt thời gian cho các thành viên vừa làm, vừa tham gia lớp bồi dưỡng đào tạo nghiệp vụ và vẫn tiến hành trả lương. Ngoài ra, trong quá trình học tập công ty nên có sự hỗ trợ về kinh phí để khuyến khích họ học tập và đem kiến thức, nhiệt huyết phục vụ cho công ty. - Công nhân sản xuất Hàng năm cần đào tạo, đào tạo lại, nâng cao bậc thợ cho công nhân, đặc biệt là đối với cồng nhân trong các khâu thiết yếu và quan trọng. Tuyên truyền và phát động phong trào thi đua sử dụng tiết kiệm, hợp lý nguyên vật liệu giữa các tổ đội với nhau, có chính sách khen thưởng, động viên kịp thời với những người tìm ra các cải tiến kỹ thuật. Tổ chức các buổi tuyên truyền giáo dục y thức trách nhiệm làm việc của công nhân sản xuất, sao cho mỗi công nhân thấy được rằng làm tốt cho công ty chính là việc đem lại lợi ích cho chính mình. Từ đó, họ có ý thức hơn trong việc bảo vệ tài sản cũng như sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu. Công ty cần có những thông báo những quyết định mang tính văn bản, tính bắt buộc, đòi hỏi người lao động phải chấp hành nghiêm chỉnh, nếu vi phạm sẽ bị xử lý kịp thời và thích đáng. Để thực hiện được những biện pháp trên đòi hỏi sự nhận thức đúng đắn của ban lãnh đạo công ty về vai trò của cán bộ quản trị nguyên vật liệu và công nhân sản xuất, lắp ráp nói chung và hoạt động quản trị nguyên vật liệu nói riêng. Xây dựng một kế hoạch đào tạo chi tiết, cụ thể, sát với yêu cầu của các kế hoạch trong tình hình mới, dựa trên cơ sở xác định nhiệm vụ, mục tiêu sản xuất kinh doanh trong từng thời kì, trình độ năng lực hiện có của toàn công ty. Thường xuyên kiểm tra chất lượng công tác đào tạo để đảm bảo tính hiệu quả của công tác, tránh sự lãng phí về tiền bạc và thời gian. 3.5. Về ứng dụng phần mềm quản lý kho. Là một công ty liên doanh với Trung Quốc, đây là một nước có nền công nghiệp phát triển và khoa học công nghệ kỹ thuật cao. Nhưng công ty vẫn thực hiện các thao tác quản lý sổ sách kho trên Word và Excel hoặc được thực hiện bằng các thao tác thủ công. Điều này khiến cho việc tổ chức quản lý sổ sách kho vẫn còn chậm trễ, khối lượng công việc lớn và tốn nhiều công sức, đôi khi còn dẫn đến tình trạng sai sót trong thống kê số liệu nhập xuất tồn và các chủng loại nguyên vật liệu. Do vậy rất không đảm bảo hoàn thành công việc về mặt thời gian. Thiết nghĩ việc cài đặt phần mềm quản lý kho ứng dụng vào trong công tác quản lý kho vật tư của công ty là rất quan trọng. Nó giúp cho việc làm các thủ tục giấy tờ như xuất nhập hang được chính xác hơn, tiết kiệm thời gian và sức lao động, giảm bớt được lao động thủ công trong phòng kho vật tư. Điều này cũng phần nào giảm được khoản chi phí nhân công, góp phần vào việc hạ giá thành sản phẩm cho công ty. Để thực hiện được điều này, công ty cần tìm mua hoặc tự thiết kế một phần mềm quản lý kho vật tư sao cho phù hợp với thực tiễn công tác quản lý kho cũng như đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mình. Đồng thời công ty cần trang bị thêm các trang thiết bị tin học hiện đại và tổ chức đào tạo đội ngũ nhân viên phòng kho vật tư có thể sử dụng thành thạo phần mềm đó. Trên đây là một số kiến nghị của em nhằm hoàn thiện quản lý kho nguyên, vật liệu tại Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy Lifan - Việt Nam. Em hy vọng rằng công tác tổ chức quản lý nói chung và quản lý kho nguyên, vật liệu nói riêng tại công ty sẽ tiếp tục được thực hiện tốt và ngày càng hiệu quả và hoàn thiện hơn nữa. KẾT LUẬN Sau quá trình thực tập tại công ty, em đã được trang bị hơn rất nhiều về việc áp dụng các kiến thức đã được học tại trường vào thực tế công việc. Qua đó không những em đã được nâng cao trình độ của mình mà còn được hiểu rõ hơn về tình hình thực tế trong một công ty về: Phương pháp quản lý, phương pháp điều hành công việc của các thành viên trong công ty. Một phần rõ rệt nhất mà em hiểu được đó là sự áp dụng lý thuyết vào thực tế công việc là cả một quá trình dài, nó đòi hỏi người học phải nắm vững những gì đã được trang bị trên ghế nhà trường cộng với sự nỗ lực tìm hiểu, nghiên cứu trong thực tế làm việc mới giúp cho công việc được thành công. Quản lý kho nguyên liệu, vật liệu là một trong những vấn đề quản lý của nhà quản trị có tính chất khối lượng công việc nhiều đòi hỏi nhân viên quản lý kho nguyên vật liệu phải có kiến thức thực tế vững, việc sắp sếp công việc phải hợp lý thì mới giải quyết được một khối lượng công việc lớn phát sinh hàng ngày. Tuy nhiên, trong điều kiện hiện nay, công ty còn gặp nhiều khó khăn khách quan mang lại, nhưng với trách nhiệm nghề nghiệp, đội ngũ nhân viên phòng cung ứng vật tư và phòng kho vật tư của công ty vẫn cố gắng hoàn thành tốt công việc của mình được giao. Do vậy công tác quản lý vật tư tại nhà máy luôn được thực hiện tốt đảm bảo theo dõi chính xác cả về số lượng lẫn giá trị. Từ đó, công ty đã giảm bớt được tình trạng thất thoát và lãng phí. Như vậy, nó sẽ góp phần đảm bảo chất lượng của sản phẩm, điều đó góp phần không nhỏ vào sự thành công của công ty. Trong thời gian thực tập không lâu tại Công ty Liên doanh Chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam, em đã đi sâu vào tìm hiểu và nghiên cứu công tác quản lý kho Nguyên, vật liệu ở công ty. Qua đó em nhận thấy rằng công tác quản lý kho Nguyên liệu, vật liệu ở công ty đã được những thành tựu nhất định, nhưng bên cạnh đó vẫn còn những hạn chế theo ý kiến chủ quan của em, từ đó em xin đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác quản lý kho nguyên vật liệu ở công ty. Những ý kiến đề xuất của em về công tác quản lý kho nguyên, vật liệu tại công ty mang đậm ý kiến chủ quan cá nhân nên không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được sự thông cảm và góp ý của các nhân viên của phòng cung ứng vật tư, phòng kho vật tư, ban lãnh đạo công ty. Cuối cùng em xin cảm ơn tới toàn thể các Thầy cô giáo trong khoa Quản trị trường Đại học Kinh tế Quốc dân, đặc biệt là Cô giáo: Thạc Sỹ : Nguyễn Thu Thuỷ đã tận tình hướng dẫn và truyền đạt những kiến thức quý báu cho em. Cùng với sự giúp đỡ của cán bộ Phòng cung ứng vật tư, phòng kho vật tư của công ty liên doanh chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam đã giúp em hoàn thiện chuyên đề thực tập chuyên ngành của mình. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 20 tháng11 năm 2009 Sinh viên Nguyễn Văn Phú DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình Quản Trị Kinh Doanh Tổng Hợp - Chủ biên PGS.TS Nguyễn Thành Độ, PGS.TS Nguyễn Ngọc Huyền - Trường ĐH KTQD – Hà Nội năm 2007. 2. Giáo trình quản trị sản xuất và tác nghiệp, NXB Giáo dục 1999. 3. Quản trị học, NXB thống kê 1998. 4. Kinh tế và quản lý doanh nghiệp, NXB thống kê 2000. 5. Một số tài liệu quản lý và tài liệu tham khảo của Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy LIFAN - VIỆT NAM như: Cuốn Điều lệ cuả Công ty Giấy chứng nhận đầu tư Số:051022000009 (Chứng nhận lần đầu) Giấy chứng nhận đầu tư Số:051022000009(Chứng nhận thay đổi lần 2) Báo cáo tài chính năm 2008 NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN MỤC LỤC Trang