Chuyên đề GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ THUẬT ELCOM

nh của ngành này trên đất nước ta. Hiện tại Việt Nam chưa có nhà sản xuất linh kiện lớn phục vụ cho sản xuất trong nước như chíp điện tử, bo mạch nhiều lớp…Toàn bộ các nhà cung cấp đều nhập hàng từ nước ngoài nên chi phí thu mua, chi phí vận chuyển bốc dỡ còn rất cao và khó kiểm soát chất lượng theo yêu cầu. Do đó đây là yếu tố khó khăn để Công ty thực hiện việc giảm giá thành cho dự án. Phải dựa vào các trung gian, các nhà nhập khẩu nên vấn đề bảo mật trong thiết bị nghiên cứu, vấn đề cạnh tranh với các đối tác cung gặp nhiều khó khăn. + Khách hàng Đòi hỏi ngày càng cao về chất lượng, giảm giá thành là nhu cầu tất yếu. Sự thay đổi về sản phẩm, liên tục đưa ra những sản phẩm mới đáp ứng được nhu cầu khách hàng cũng là yếu tố lớn ảnh hưởng tới việc tìm kiếm những linh kiện , nguồn hàng cần cung ứng. Đối tượng khách hang tương đối đa dạng, từ các cơ quan nhà nước, các công ty có yếu tố nước ngoài đến những doanh nghiệp tư nhân với lượng đầu tư chưa cao. Điều này đòi hỏi các sản phẩm cung cấp phải năng động, phù hợp với nhu cầu từng đối tượng khách hàng. Từ đó bộ phận cung ứng cũng phải đáp ứng các nhu cầu một cách linh hoạt. Yêu cầu ngày càng cao trong việc đáp ứng về mặt môi trường của nhà nước, của dư luận xã hội cũng làm khối lượng khách hàng trong hệ thống sử lý nước cấp, nước thải của công ty cung cấp ra thị trường trong một vài năm gần đây bắt đầu phát triển mạnh. 1.5.2.Môi trường bên trong. + Sự hạn chế về cán bộ kỹ thuật trong nghiên cứu thiết kế : Chưa hỗ trợ đắc lực được cho cán bộ thương mại trong việc định tên quốc tế, tìm mã phù hợp, tìm kiếm các nhà cung cấp trực tiếp tiềm năng. Khi sản phẩm của công ty là các bo mạch điện tử cần đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối, sử tỉ mỉ trong khâu nghiên cứu thiết kế thì những lồi nhỏ nhất cũng làm cho việc đạt được yêu cầu trong sản phẩm đặt hàng mặt hàng này trở nên khó khăn. Quan hệ với bên gia công cũng thường xuyên xảy ra xung đột, khó kiểm soát. + Điều kiện nhân sự : Một số nguyên vật liệu phục vụ sản xuất cần mua tại nước ngoài như chíp điện tử, các thiết bị tự động hoá… thì Công ty chưa có cán bộ chuyên môn phụ trách về xuất nhập khẩu nên phải tìm kiếm nguồn hàng qua trung gian. Mà tìm kiếm nguồn hàng qua trung gian sẽ phải chịu chi phí nhập nguyên vật liệu lớn, không chủ động về mặt thời gian. Ngoài ra, với tình trạng quá tải do các hợp đồng, các yêu cầu nghiên cứu thiết kế thì việc cung ứng đủ, quản lý và cấp phát hợp lý là điều khó khăn với lượng nhân viên chưa đủ như hiện nay. + Chế độ dãi ngộ với nhân viên: Được sự quan tâm từ phía ban lãnh đạo, các nhân viên nói chung và các nhân viên phục vụ cho công tác cung ứng vật tư nói riêng cũng được thoả đáng. Đời sống về vật chất và tinh thần của toàn bộ anh chị em nhìn chung đều phong phú và đảm bảo đủ điều kiện để cống hiến cho công việc. Thời gian làm việc, chế độ đãi ngộ trong việc làm thêm, công tác phí cũng phần nào tao sự động viên, khích lệ cho nhân viên hoàn thành tốt công việc được giao. CHƯƠNG IITHỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ THUẬT ELCOM 2.1. Các đặc điểm đặc thù của nguyên vật liệu sử dụng để nghiên cứu sản xuất, thi công tại Công ty Cổ phần kỹ thuật ELCOM. 2.1.1. Nguyên vật liệu cho nghiên cứu, sản xuất các sản phẩm điện tử . Gồm 2 loại chính : - Bo mạch điện tử và vỏ thiết bị : Đây là sản phẩm của sự kết hợp giữa việc nghiên cứu thiết kế tại công ty với việc đặt và gia công bên ngoài. Bo mạch chủ yếu được đặt hàng là mạch RF4 2 lớp, vỏ thiết bị là hộp nhựa hoặc hộp sắt. Sau khi được nghiên cứu, thiết kế bản vẽ chi tiết sẽ được gửi kèm yêu cầu mua hàng để thực hiện gia công, chế tạo… - Linh kiện điện tử và các thiết bị ngoại vi : Nguyên vật liệu này chủ yếu được đặt hàng tại những công ty trong nước chuyên trách về xuất nhập khẩu, gồm có IC , chíp điện tử, tụ điện cuộn cảm ….. 2.1.2. Nguyên vật liệu cho Thi công lắp đặt cho các dự án . Tuỳ thuộc vào các dự án được ký kết thì chủng loại nguyên vật liệu được phân tích, tính toán và phân loại để tổ chức cung ứng cho phù hợp. + Dự án về điện tử : Trên cơ sở những sản phẩm điện tử được sản xuất, kết hợp với những thiết bị và phụ liệu khác như dây cáp điện, ống máng nhựa, các nguyên liệu như gạch, xi măng trong lĩnh vực xây dựng cơ bản… + Dự án trong lĩnh vực môi trường và tự động hoá: Tuỳ theo công nghệ và phương pháp sử lý sẽ có những chủng loại nguyên vật liệu, hệ thống bồn bể và hoá chất khác nhau. Với các dự án này, chủng loại nguyên vật liệu hầu như đã được tính toán từ chủng loại, số lượng và nguồn gốc xuất xứ từ khi chào hàng, ký hợp đồng. Chủ yếu gồm : Hệ thống bồn bể, hoá chất, bơm, lọc, van, thiết bị đo nồng độ… 2.2. Thực tế công tác tổ chức cung ứng nguyên vật liệu tại công ty ELCOM. Công tác cung ứng nguyên vật liệu là khâu quan trọng đầu tiên trong quá trình tổ chức thi công công trình. Hơn nữa, cung ứng nguyên vật liệu là bộ phận hợp thành của kế hoạch sản xuất - kinh doanh hàng năm. Nhiệm vụ của kế hoạch này là phải lập kế hoạch cung ứng hợp lý, giảm tồn đọng vật tư trong kho dài ngày làm tăng vốn lưu động, có kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm nhất. Cung ứng nguyên vật liệu là một nhiệm vụ rất quan trọng nhằm đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra một cách hiệu quả. Trong các công ty, các xí nghiệp nguyên vật liệu luôn dịch chuyển, ở Công ty ELCOM cũng vậy sự dịch chuyển như vậy có ý nghĩa lớn đến hiệu quả hoạt động sản xuất. Dòng dịch chuyển của nguyên vật liệu có thể chia làm 3 giai đoạn: + Giai đoạn đầu vào với các hoạt động cơ bản: Đặt hàng mua sắm, vận chuyển, tiếp nhận. + Giai đoạn kiểm soát sản xuất với hoạt động tổ chức vận chuyển nội bộ, kiểm soát quá trình cung ứng phù hợp với tiến độ sản xuất. + Giai đoạn ở đầu ra gồm gửi hàng, tổ chức xếp dỡ, vận chuyển. Đối với các tổ chức sản xuất dịch vụ dòng dịch chuyển vật chất không đầy đủ các hoạt động như đối với hàng chế tạo, nội dung và tầm quan trọng của mỗi hoạt động sẽ tuỳ thuộc loại dịch vụ. * Xác định rõ tầm quan trọng của công tác cung ứng, sử dụng nguyên vật liệu nên ban lãnh đạo đã lựa chọn phương pháp quản lý theo quy trình ISO 9001 – 2000. Theo phương pháp này công tác cung ứng là giai đoạn đầu của quy trình quản lý nguyên vật liệu: 2.2.1. Phạm vi áp dụng . Tại công ty chỉ thực hiện cung ứng vật tư từ các nhà cung cấp trong nước ( các nhà cung cấp có thể có chức năng sản xuất hoặc nhập khẩu ) nên phạm vi áp dụng bao gồm toàn bộ hoạt động mua hàng phục vụ nghiên cứu, sản xuất, thi công lắp đặt cho công trình, các dự án trong công ty. 2.2.2 Các tài liệu được sử dụng . Các biểu mẫu quy trình gồm có : Quy trình nhập/xuất kho của Elcomtek Quy định thanh toán và tạm ứng của Elcomtek Biểu mẫu: 01.BM.QTCN.ETC_Phiếu yêu cầu mua hàng Biểu mẫu: 02.BM.QTCN.ETC_Đơn đặt hàng (tham khảo) Biểu mẫu: 03.BM.QTCN.ETC_Phiếu đề nghị nhập kho Biểu mẫu: 04.BM.QTCN.ETC_Phiếu kiểm tra hàng hóa Biểu mẫu: 05.BM.QTCN.ETC_Phương án mua hàng 2.2.3. Quy trình cung ứng nguyên vật liệu. Hình 2 : Quy trình cung ứng nguyên vật liệu Bắt đầu Lựa chọn phương án mua Phê duyệt Ký kết Hợp đồng/ Đơn đặt hàng (nếu có) Nếu có Xử lý vấn đề phát sinh Thực hiện mua hàng Kết thúc Tổng hợp, báo cáo Hoàn tất thủ tục Đã hoàn tất thủ tục? N Y Tiếp tục 2.2.3.1. Điều kiện bắt đầu. * Để thực hiện 1 dự án, dự phòng cho kế hoạch phát triển, nghiên cứu hay sản xuất sản phẩm là sự chuẩn bị công phu, có sự kết hợp giữa ban lãnh đạo, các bộ phận và giữa các bộ phận trong công ty với nhau. Nhu cầu cung ứng hàng hoá từ đó mà nảy sinh nên người có nhu cầu luôn phải tìm hiểu sâu về đặc tính, đặc thù hàng hoá mà mình hoặc bộ phận mình sử dụng. - Khi ai có nhu cầu cung ứng hàng hoá, người đó sẽ thông báo với các bộ phận liên quan như kế toán kho, thủ kho và bộ phận thương mại để tìm hiểu thông tin về hàng hoá, lượng tồn kho, mã hàng, nhà sản xuất để có thông tin ban đầu. Bộ phận thương mại có trách nhiệm tìm kiếm những thông tin về giá thành, khả năng đáp ứng ( có thể tập hợp từ những nguồn như : từ dự án đả triển khai trước, từ nhà cung cấp…) để thông tin cho người có nhu cầu cung ứng. - Thông tin này sẽ giúp người có nhu cầu hiểu về tình trạng hàng hoá, sơ bộ về thời gian cung ứng, giá thành… để điền vào phiếu yêu cầu mua hàng trình cán bộ phụ trách và ban lãnh đạo. Phiếu yêu cầu mua hàng có thể gồm một vài mục với những thông tin hiện có hoặc một bản dự toán theo hợp đồng hay một công trình... Xem xét bản “dự toán nguyên vật liệu” dưới đây để thấy rõ hơn về những thông tin ban đầu cần có khi trình ban lãnh đạo khi có nhu cầu mua hàng: Bảng 5 : Dự toán nguyên vật liệu Mã dự án ( HĐ) : Nâng cấp RF – SH 02 STT Tên vật tư ĐVT SL thực Dự phòng SL Tổng Kho SL mua nhập Đơn giá dự kiến Thành tiền dự kiến Mua ngoài (dự kiến) Ghi chú Vật tư chính trên sân 1 Nam châm Y30 Thanh 1020 0 1020 900 120 22,000 22,440,000 2,640,000 2 Nẹp nam châm Mét 540 0 540 160 380 14,000 7,560,000 5,320,000 3 Ống cao su Mét 620 0 620 400 220 100,000 62,000,000 22,000,000 4 Nẹp ống cao su Mét 620 0 620 400 220 28,000 17,360,000 6,160,000 5 Sensor khí Chiếc 22 2 24 13 11 630,000 15,120,000 6,930,000 6 Tủ điện nhỏ Chiếc 22 0 22 0 22 80,000 1,760,000 1,760,000 7 Tủ điện to Chiếc 3 0 3 0 3 120,000 360,000 360,000 Vật tư Phụ trên sân 1 Băng dính điện Cuộn 50 0 50 0 50 3,000 150,000 150,000 2 Keo con chó Hộp 5 0 5 0 5 20,000 100,000 100,000 3 Ống nhựa mềm Ø10mm Mét 200 0 200 0 200 4,500 900,000 900,000 4 Đai sắt Ø27mm Chiếc 200 0 200 0 200 3,500 700,000 700,000 5 Đai sắt Ø50mm Chiếc 40 0 40 0 40 4,000 160,000 160,000 6 Cốt càng cua 2.5 Chiếc 100 0 100 0 100 250 25,000 25,000 7 Cốt càng cua 3.5 Chiếc 100 0 100 0 100 500 50,000 50,000 8 Ruột gà Ø20mm Mét 400 0 400 0 400 2,500 1,000,000 1,000,000 9 Ống nhựa C3 Ø34mm Mét 80 0 80 0 80 14,900 1,192,000 1,192,000 10 Ống nhựa C3 Ø42mm Mét 60 0 60 0 60 19,400 1,164,000 1,164,000 11 Cút 76 Chiếc 10 0 10 0 10 12,500 125,000 125,000 12 Ống nhựa Ø90mm Mét 120 0 120 0 120 28,800 3,456,000 3,456,000 13 Dây tín hiệu bọc kim 4 lõi Mét 1400 0 1400 0 1,400 2,700 3,780,000 3,780,000 14 Dây tín hiệu bọc kim 10 lõi Mét 500 0 500 0 500 7,500 3,750,000 3,750,000 15 Cầu đấu 12 mắt, 15A Chiếc 10 0 10 0 10 6,000 60,000 60,000 16 Cút đồng nối thẳng Chiếc 100 0 100 0 100 6,000 600,000 600,000 TỔNG DỰ TOÁN LẮP ĐẶT SÂN SÁT HẠCH ( dự kiến ) 143,812,000 MUA NGOÀI LẮP ĐẶT SÂN SÁT HẠCH ( dự kiến ) 62,382,000 Phê duyệt Phụ trách dự án Kế toán kho Người lập - Mạng nội bộ công ty là nơi trao đổi, cung cấp những thông tin nội bộ chính xác, kịp thời, đáp ứng được một phần lớn lượng thông tin cần thiết để những người cố nhu cầu về nguyên vật liệu có thể tham khảo và nắm vững các quy trình, quy định. - Do đặc thù nghiên cứu, thiết kế nên lượng hàng hoá, tên, mã hàng rất lớn và phong phú. Kế toán hàng hoá dựa vào các thông tin trên phần mềm để tổng hợp báo cáo tới các phòng ban lượng hàng hoá tồn kho có liên quan giúp các bộ phần có được cái nhìn tổng quát về các chủng loại vật tư, nguyên liệu sẵn có, việc cung ứng cũng được thực hiện nhanh chóng. - Nếu là một dự án, một công việc phức tạp cần nhiều thời gian, số lượng và chủng loại nguyên vật liệu lớn thì trưởng dự án hay người chịu trách nhiệm sẽ phân nhỏ từng phần tuỳ thuộc vào nhu cầu về thời gian, về công việc để thực hiện các phiếu yêu cầu khác nhau cho phù hợp. - Tại công ty Elcom, cán bộ thương mại cũng thường xuyên được giao nhiệm vụ phân bổ về tổ chức cung ứng vật tư cho các công trình dưới sự chỉ đạo của trưởng dự án hoặc trưởng bộ phận. - Khi phiếu yêu cầu mua hàng được phê duyêt, người có nhu cầu sẽ copy thêm 1 bản, giữ bản gốc tại bộ phận của mình và gửi bản sao tới bộ phận thương mại. - Phụ trách bộ phận thương mại sẽ phân bổ cán bộ thực hiện việc cung ứng, đảm bảo điều kiện bắt đầu cho quy trình cung ứng nguyên vật liệu. Cũng cần phải nói thêm, để công tác cung ứng nguyên vật liệu được tiến hành trôi chảy thì với mỗi cán bộ thương mại được phân công 1 hoặc một số nhiệm vụ chuyên trách, có sự giám sát chặt chẽ từ trưởng phòng và ban giám đốc. Các cán bộ chuyên trách này ngoài việc trao đổi với trưởng phòng còn chịu sự quản lý trực tiếp từ ban lãnh đạo, trưởng dự án mà cán bộ chuyên trách đó đảm nhiệm phần nguyên vật liệu liên quan. Có thể người ngoài nhìn thấy sự chồng chéo trong việc quản lý trên nhưng nếu nhìn từ góc độ nguyên vật liệu: có được sự quan tâm theo dõi từ nhiều nguồn và vẫn có cán bộ chuyên trách nên luôn được đảm bảo trong khâu cung ứng. 2.2.3.2. Mô tả công tác cung ứng nguyên vật liệu . Người có nhu cầu mua hàng lập “Phiếu yêu cầu mua hàng_01.BM.QTCN.ETC” trình Lãnh đạo phê duyệt và chuyển “Phiếu yêu cầu mua hàng” đã được ký duyệt cho bộ phận mua hàng. Xem xét phiếu yêu cầu mua hàng phục vụ nghiên cứu mạch truyền thông RF của bộ phận điện tử cho nâng cấp hệ thống Sát Hạch lái xe để cùng phân tích quy trình cung ứng vật tư : Bảng 6 : Phiếu yêu cầu mua hàng Mã dự án ( HĐ) : Nâng cấp RF – SH 02 STT TÊN HÀNG Model NHÀ SẢN XUẤT SỐ LƯỢNG CẦN MUA NGÀY CẦN HÀNG 1 Modem truyền thông RF RFM334 MHz 25 30/2/2010 2 IC dán Atmega 128L Atmega 25 3 Trở dán 22K 1% 0805 R223SMD0805 China 25 4 Trở dán 50K 5% 0603 R503SMD0805 China 75 5 Mạch điện tử RF4 Sao Kim 25 6 IC cắm max232 Max 232 Dip 25 7 UNL 2803 ULN 2803 DIP 26 8 Vỏ hộp nhựa 20*23*10 VN 25 9 Led 7 vạch 4 digit China 26 10 Pin 3,3V CR2032 China 26 (Nguồn : phòng thương mại ) Cán bộ mua hàng kiểm tra “Phiếu yêu cầu mua hàng”, gửi yêu cầu chào hàng đến các nhà cung cấp (có tên trong danh mục nhà cung cấp đã được phê duyệt định kỳ hàng năm hoặc phải trình phê duyệt danh mục nhà cung cấp mới theo đơn hàng cụ thể). Cán bộ mua hàng căn cứ vào tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp để lựa chọn “Phương án mua hàng” tối ưu nhất. 2.2.3.2.1. Lập phương án mua hàng. Lập “Phương án mua hàng _ 05.BM.QTCN.ETC”.Trình Lãnh đạo phê duyệt và hoàn thiện “Phương án mua hàng” theo yêu cầu của Lãnh đạo (nếu có) hoặc hoàn tất thủ tục nếu “Phương án mua hàng” không được duyệt. Bảng 7: Phương án mua hàng Người lập : Mã dự án ( HĐ) : Nâng cấp RF – SH 02 ĐVT : 1000VNĐ STT Tên vật tư Modem Nhà cung cấp Số lượng cần Số lượng thực tế SL cần Đơn giá SL mua Đơn giá 1 Modem truyền thông RF RFM334 MHz 25 25 1.600 2 IC dán Atmega 128L Atmega 25 25 130 3 Trở dán 22K 1% 0805 R223SMD0805 China 25 100 0.03 4 Trở dán 50K 5% 0603 R503SMD0805 China 75 100 0.03 5 Mạch điện tử RF4 Sao Kim 25 25 80 6 IC cắm max232 Max 232 Dip 25 25 10 7 UNL 2803 ULN 2803 DIP 26 25 4.5 8 Vỏ hộp nhựa 20*23*10 VN 25 25 120 9 Led 7 vạch 4 digit China 26 26 1.2 10 Pin 3,3V CR2032 China 26 26 14 (Nguồn: Phòng thương mại ) Khi lựa chọn phương án mua cán bộ thương mại được giao trách nhiệm thực hiện thường xuyên trao đổi với người có nhu cầu mua để hiểu rõ hơn tính năng, các phương án thay thế nếu có để cùng bàn bạc, thoả thuận với các nhà cung cấp chon ra phương án mua hợp lý nhất trình lãnh đạo phê duyệt. Kết quả của việc lập phương án mua hàng là : - Danh mục các nhà cung cấp được phê duyệt. - Bản chào hàng của các nhà cung cấp ( nếu có ). - Phương án mua hàng được phê duyệt. - Phiếu yêu cầu mua hàng sẽ được ký đóng nếu phương án mua hàng không được phê duyệt. Hồ sơ : Việc lập và lưu giữ các hồ sơ trên sẽ do cán bộ chuyên trách của phòng thương mại đảm nhận. 2.2.3.2.2. Ký kết hợp đồng, đơn đặt hàng. Khi phương án mua hàng được ký duyệt, cán bộ thương mại chuyên trách sẽ thực hiện tiếp việc thảo hợp đồng hoặc đơn đặt hàng. Cán bộ mua hàng đàm phán, thống nhất với nhà cung cấp các điều khoản và lập bản dự thảo “Đơn đặt hàng_02.BM.QTCN.ETC”. Trình Phụ trách bộ phận xem xét và xin ý kiến Lãnh đạo trong trường hợp cần thiết. Bảng 8 : Đơn đặt hàng ĐƠN ĐẶT HÀNG Hà nội, ngày……..tháng…….năm……... Chúng tôi gồm: Bên Mua: Địa chỉ: Điện thoại: Tài khoản: Tại: Mã số thuế: Do ông: Chức vụ: …………………………………………….làm đại diện. Bên Bán: Địa chỉ: Điện thoại: Tài khoản: Tại: Mã số thuế: Do ông: Chức vụ: ………………………………………………làm đại diện Bên mua đồng ý đặt hàng Bên bán các hàng hóa, thiết bị như sau: TT Tên hàng hóa, thiết bị Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (VNĐ) Thành tiền (VNĐ) 1 Modem truyền thông RF Bộ 25 1.600.000 40.000.000 2 IC dán Atmega 128L Chiếc 25 130.000 3.250.000 3 IC cắm max232 Chiếc 25 10.000 250.000 Tổng cộng tiền hàng 43.500.000 Thuế GTGT 4.350.000 Tổng giá trị thanh toán 47.850.000 Ghi chú: Ngày giao hàng : 25/02/2010 Điều kiện thanh toán : Điều kiện bảo hành: Đơn đặt hàng này được lập thành 02 bản, có giá trị pháp lý như nhau mỗi bên giữ một bản. ĐẠI DIỆN BÊN MUA ĐẠI DIỆN BÊN BÁN ( Nguồn : Phòng thương mại ) Trong trường hợp Hợp đồng mua hàng/Đơn đặt hàng có nhiều ràng buộc về mặt pháp lý, phức tạp và có giá trị lớn, Cán bộ mua hàng cần phối hợp với Trưởng bộ phận, Phòng kế toán và Ban giám đốc để thống nhất các nội dung trước khi ký kết hợp đồng. Sau khi các điều khoản trong Hợp đồng mua hàng/Đơn đặt hàng đã được thống nhất giữa các bên, Cán bộ mua hàng chuyển Lãnh đạo 2 bên ký kết Hợp đồng/Đơn đặt hàng. Cán bộ mua hàng chuyển 01 bản gốc Hợp đồng mua hàng/ Đơn đặt hàng cho bộ phận kế toán và lưu 01 bản gốc tại bộ phận mua hàng để triển khai thực hiện. Tuy nhiên do đặc thù về công việc nên việc thực hiện mua hàng được chia làm 2 nhóm : Nhóm 1 : Đối với vật tư không thường xuyên, có số lượng it, giá trị bằng tiền nhỏ, thời gian gấp : Cán bộ thương mại sau khi nhận được yêu cầu mua hàng được phê duyệt có thể trực tiếp trao đổi với nhà cung cấp để thực hiện mua hàng bằng việc phê duyệt dự trự kinh phí mà không làm đơn đặt hàng hoặc hợp đồng để kịp tiến độ về thời gian. Với những mặt hàng thường xuyên được nhập mua, nhà cung cấp đó quen thuộc, giá cả không biến động nhiều thì cán bộ thương mại phụ trách việc cung ứng cũng chọn phương án này để thực hiện nhập mua: Bảng 9: Dự trù kinh phí Mã dự án ( HĐ) : Nâng cấp RF – SH 02 TT Nội dung Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú 1 Cáp tín hiệu 2 sợi 20 5.000 100.000 2 Cáp tín hiệu 4 sợi 50 10.000 500.000 3 Cổng COM 37 chân 10 10.000 100.000 4 Cổng COM 9 chân 10 6.000 60.000 5 Đai siết bằng sắt 20 1.000 20.000 6 Đầu kẹp cốt đồng 30 1.000 30.000 7 Dây loa kéo dài 5 8.000 40.000 8 Dây điện 2*1,5 20 6.500 130.000 9 Dây nguồn DC 10 8.000 80.000 10 Dây thít loại nhỏ 1 50.000 50.000 TỔNG DỰ TOÁN 1,110,000 ( Nguồn : Phòng thương mại ) Với yêu cầu mua hàng phục vụ nghiên cứu với giá trị không quá cao nêu trên cán bộ thương mại chuyên trách sau khi đàm phán về số lượng, giá cả với nhà cung cấp đã lập dự trù kinh phí để thực hiện mua trực tiếp với bản dự trù sau khi đã được phê duyệt . Bản dự trù chi phí mặc dù được mua trực tiếp, không lập phương án cụ thể về thời gian cung ứng, về điều kiện thương mại nhưng về giá thành và chất lượng vấn được kiểm soát một cách chặt chẽ. Do chủ yếu là các nguồn cung cấp truyền thống nên việc báo giá có kiểm soát của bộ phận kế toán vẫn thường xuyên được cập nhật, chất lượng hàng hoá đều không thể bỏ qua khâu kiểm tra của bộ phận kỹ thuật. Nhóm 2 : Với vật tư có giá trị lớn, số lượng nhiều và yêu cầu đòi hỏi cao về kỹ thuật thì cán bộ thương mại chuyên trách ngoài việc thực hiện mua hàng theo quy trình còn thường xuyên phối hợp với trưởng các bộ phận, ban lãnh đạo trong quá trình thực hiện lập hợp đồng, đơn đặt hàng. Với sự trợ giúp từ hệ thống mạng internet, mạng lưới các nhà cung cấp thường xuyên, các đơn vị xuất nhập khẩu và việc cán bộ thương mại chuyên trách có tầm hiểu biết về kỹ thuật liên quan là những lợi thế để việc đặt hàng, ký kết hợp đồng được diễn ra nhanh chóng và thuận lợi tại công ty. Kết quả của việc này là : - Đơn đặt hàng hoặc hợp đồng được ký kết. Hồ sơ: - là đơn đặt hàng hoặc hợp đồng ngoài phần chuyển cho đơn vị cung cấp còn được lập hoặc phôtô thêm 1 bản để lưu trữ thực hiện và chuyển 1 bản cho bộ phận kế toán theo dõi. - Nếu là mua hàng theo nhóm 1 thì dự trù chi phí được lưu cùng đề nghị tạm ứng tại bộ phận kế toán. 2.2.3.2.3. Thực hiện mua hàng. Cán bộ mua hàng thực hiện các thủ tục thanh toán với nhà cung cấp theo Quy định tạm ứng và thanh toán. Và thống nhất với nhà cung cấp về kế hoạch giao hàng theo Hợp đồng mua hàng/Đơn đặt hàng đã được ký kết. Với những hợp đồng, đơn đặt hàng được công ty thực hiện chi trả tạm ứng và thanh toán chủ yếu qua hệ thống ngân hàng. Trên hợp đồng được ký kết có thể hiện rõ các điều kiện để tạm ứng và thanh toán nhưng ngoài các thủ tục về biên bản nghiệm thu, giao nhận, hoá đơn tài chính… thì chỉ khi có yêu cầu từ cán bộ thương mại chuyên trách thông qua “ Đề nghị thanh toán công nợ “ thì việc thanh toán cho khách hàng cung cấp vật tư mới được thực hiện. Cán bộ mua hàng có trách nhiệm thông báo ngay sau khi có thông tin về tiến độ giao hàng cho các bộ phận liên quan (người yêu cầu mua hàng, cán bộ kỹ thuật, kho....) để chuẩn bị nhân lực, mặt bằng nhận hàng và kiểm tra hàng trước khi nhập kho nếu cần (Cán bộ kỹ thuật có thể sử dụng Biên bản bàn giao của khách hàng để thay thế “Phiếu kiểm tra hàng hóa_04.BM.QTCN.ETC”). Bảng 6 : Phiếu kiểm tra hàng hoá Mã dự án ( HĐ) : Nâng cấp RF – SH 02 STT Tên vật tư Modem Số lượng Tình trạng hiện tại Đánh giá chung 1 Modem truyền thông RF RFM334 MHz 25 Truyền thông tốt Mới, đạt yêu cầu 2 IC dán Atmega 128L 25 Đúng mã hàng Đạt 3 Trở dán 22K 1% 0805 R223SMD0805 25 Nguyên cuộn, nguyên nhãn mác Đạt 4 Trở dán 50K 5% 0603 R503SMD0805 75 Nguyên cuộn, nguyên nhãn mác Đạt 5 Mạch điện tử RF4 25 Đúng thiết kế, đường mạch tốt Đạt 6 IC cắm max232 Max 232 Dip 25 Thông 2 cổng truyền thông Đạt 7 UNL 2803 ULN 2803 DIP 26 Đúng mã, chân tốt Đạt 8 Vỏ hộp nhựa 20*23*10 25 Đúng mã , nguyên kiện Đạt 9 Led 7 vạch 4 digit 26 Sáng đủ Đạt 10 Pin 3,3V CR2032 26 Điện áp đủ Đạt ( Nguồn : Phòng thương mại ) Cán bộ mua hàng phối hợp cùng các bộ phận liên quan thực hiện việc nhập kho hàng hóa theo Quy trình nhập kho của công ty Với những hàng hóa có yêu cầu kiểm tra kỹ thuật cán bộ thương mại ngoài việc lập phiếu đề nghị nhập kho cần thông báo với bộ phận kỹ thuật của bộ phận yêu cầu mua hàng cùng tiến hành kiểm tra. Tùy thuộc vào từng loại hàng hóa mà cán bộ kỹ thuật quyết định phương pháp và cách thức kiểm tra phù hợp. Với hàng hóa cồng kềnh, cần nhân lực vận chuyển, xắp xếp chỗ để thì ngoài việc thông báo cho bộ phận kho bãi còn thông báo cho văn phòng để thu xếp nhân lực tại công ty hay thuê nhân công, phương tiện phù hợp. Đây là đặc điểm ít có tại các công ty khác do nhu cầu vận chuyển không thường xuyên của các loại hàng hóa lớn nên bộ phận văn phòng đảm trách việc bố trí nhân lực vận chuyển. Kết quả của việc thực hiện mua hàng: - Các chứng từ thanh toán, tạm ứng mua hàng ( gồm hoá đơn, giấy chứng nhận các loại, giấy bảo hành…. nếu có, theo yêu cầu của hợp đồng và đơn đặt hàng). - Biên bản bàn giao và nghiệm thu hàng hoá. - Phiếu kiểm tra tình trạng hành hoá ( nếu có ). - Phiếu đề nghị nhập kho. - Phiếu nhập kho theo phần mềm kế toán. Hồ sơ : Đựơc lưu tại bộ phận kế toán. Đánh giá của việc thực hiện mua hàng : - Đây là khâu then chốt của toàn bộ quy trình cung ứng nguyên vật liệu. Các cán bộ thực hiện đều rất chú trọng, dành nhiều thời gian quan tâm và cùng nhau phối hợp giữa thương mại với cán bộ kỹ thuật, với kế toán và với nhà cung cấp… 2.2.3.2.4. Xử lý vấn đề phát sinh. Trong quá trình giao nhận với nhà cung cấp, nếu phát hiện các vấn đề phát sinh về hàng hóa (bao bì rách, nát, vỡ, hỏng, thiếu, thừa.....), cán bộ mua hàng phải lập biên bản ghi nhận tình trạng hàng hóa. Trong trường hợp có thể xử lý ngay, cán bộ mua hàng yêu cầu nhà cung cấp đổi hàng hoặc bổ sung hàng hóa bị thiếu hụt. Trường hợp không thể xử lý ngay, cán bộ mua hàng đề nghị nhập tạm vào kho số hàng không đạt tiêu chuẩn và xác định nguyên nhân, đề xuất phương án xử lý, trình Lãnh đạo phê duyệt. Cán bộ mua hàng phối hợp với các bộ phận liên quan giải quyết những vấn đề phát sinh theo phương án xử lý đã được duyệt và báo cáo Lãnh đạo. Kết quả : - Biên bản sử lý vấn đề phát sinh ( nếu có ). - Báo cáo sử lý vấn đề phát sinh. Hồ sơ : Được lưu tại các bộ phận liên quan. Đánh giá chung : Việc giải quyết vấn đề phát sinh tại công ty, trong thời gian thực tập chưa thấy vấn đề nổi trội, nhìn chung đề được các cán bộ thương mại và bên cung ứng nguyên vật liệu bàn bạc cùng nhau giải quyết ổn thoả thông qua việc đổi hàng mới trong thời gian cho phép. 2.2.3.2.5. Hoàn tất thủ tục mua hàng. Cán bộ mua hàng phối hợp với các bộ phận liên quan rà soát và kiểm tra các hóa đơn chứng từ, phiếu bảo hành, biên bản bàn giao và nghiệm thu hàng hóa, … của hàng nhập kho, hoàn tất thủ tục và thanh lý Hợp đồng mua hàng/Đơn đặt hàng. Cán bộ mua hàng lập biên bản thanh lý hợp đồng mua hàng (nếu có) chuyển cho lãnh đạo và nhà cung cấp ký. Cán bộ mua hàng thực hiện các thủ tục thanh toán cho nhà cung cấp theo Quy định tạm ứng và thanh toán. Đồng thời, thu thập đầy đủ hồ sơ thanh toán chuyển kế toán. Kết quả Hóa đơn tài chính, giấy bảo hành, biên bản bàn giao và nghiệm thu hàng hóa,... Biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có). Chứng từ thanh toán, quyết toán của Hợp đồng mua hàng/Đơn đặt hàng. Đánh giá : Đây là khâu quan trọng, quyết định nhiều đến vấn đề hoàn tất các thủ tục. Nhưng tại mỗi công ty dù thực hiện nhiều, với sự quan tâm của các bộ phận từ kế toán, thưong mại …. nhưng cũng thường xuyên gặp nhiều thiếu sót. Có những vấn đề tưởng như chưa quan trọng, nhưng nếu không giải quyết triệt để thì khi rà soát lại để thực hiện gặp rất nhiều khó khăn. 2.2.3.2.6. Tổng hợp và báo cáo. Số liệu tổng hợp và báo cáo được bộ phận thương mại kế thực hiện nhằm theo dõi, đánh giá hoạt động của phòng và các nhân viên qua đó đánh giá năng lực cũng như kiểm soát được các hoạt động trong phòng. Sau khi hàng hoá được nhập kho, cán bộ thương mại nào phụ trách cung ứng sẽ ký đóng yêu cầu. Trưởng phòng đã cử ra 1 cán bộ chuyên trách lập kế hoạch, theo dõi hồ sơ, theo dõi các công việc chung cũng như lên lịch các hoạt động chính trong phòng mình. Người này có trách nhiệm tổng hợp, đánh giá các phương án mua hàng sau khi được ký đóng. Bảng đánh giá theo từng quý được theo dõi và gửi tới trưởng phòng theo quý hoặc theo yêu cầu: Bảng 10 : Bảng đánh giá hiệu quả phương án mua hàng Mã dự án ( HĐ) : Nâng cấp RF – SH 02 Năm SL yêu cầu SL phương án mua Đáp ứng Số lượng % Thời gian % Chất lượng % 2006 260 210 180 85.71 200 95.24 208 99.05 2007 320 310 260 83.87 280 90.32 305 98.39 2008 360 300 285 95 298 99.33 300 100 2009 185 180 170 94.44 178 98.89 179 99.44 ( Nguồn : Phòng thương mại ) Nhìn vào bản đánh giá trên có thể thấy được phần nào hoạt động cung ứng , khối lượng và tỉ lệ rất cao các phương án mua hàng được đáp ứng. Cột số liệu yêu cầu : Cho thấy số lượng rất lớn nhu cầu từ các phòng ban nhằm sử dụng vật tư. Trên thực tế, số lượng các dự án, các hợp đồng không thể cho ra số lượng yêu cầu mua hàng lớn như trên. Với mỗi dự án, các trưởng phòng chỉ lập ra 1 yêu cầu duy nhất và thực hiện theo dự toán đã đề ra trong dự toán, khối lượng phát sinh là không đáng kể. Số lượng yêu cầu chủ yếu nảy sinh từ phòng điện tử, nơi thường xuyên nghiên cứu các sản phẩm mới và nâng cấp nhằm hoàn thiện hơn những sản phẩm hiện có. Phương án mua hàng: Sở dĩ số phương án mua luôn nhỏ hơn số yêu cầu vì một số yêu cầu với lượng hàng nhỏ, giá trị không lớn nên cán bộ mua hàng xin ý kiến trưởng phòng và thực hiện mua hàng không cần lập và phê duyệt phương án mua. Về các phương án mua được đáp ứng: Ta có thể thấy các phương án mua được đáp ứng với tỷ lệ phần trăm tương đối cao. Điều này một phần vì sự nỗ lực từ phía các nhân viên phòng thương mại, một phần vì lượng hàng hoá có tính ổn định theo các dự án tương tự nhau. Tuy nhiên trong 3 chỉ tiêu đánh giá thì chỉ tiêu đáp ứng về số lượng là chỉ tiêu có tỉ lệ phần trăm thấp nhất : điều này cũng chính là vấn đề mà ban lãnh đạo cần quan tâm. Do đặc thù các nguyên vật liệu là linh kiện nhỏ sử dụng ít ( trong nghiên cứu, mua về nhưng tỷ lệ ứng dụng trong sản xuất là không cao) nhưng số lượng tối thiểu có thể phải mua với số lượng lớn hơn rất nhiều lần. Về tổng thể đánh giá trên được thực hiện để theo dõi hoạt động chung trong phòng. Ngoài ra, theo yêu cầu của trưởng phòng, cán bộ theo dõi còn tập hợp và có những bản báo cáo riêng với mỗi nhân viên trong phòng. Điều này tuy tạo áp lực rất lớn với những nhân viên mới của phòng. Nhưng với những nhân viên có ý thức, có tinh thần làm việc nghiêm chỉnh và thạo nghề thì nó là động lực để phấn đấu thực hiện. 2.3. Đánh giá công tác tổ chức cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần kỹ thuật ELCOM. Qua quá trình tìm hiểu thực tế và đã đi sâu vào phân tích thực trạng của công tác cung ứng nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần kỹ thuật ELCOM, em thấy được một số những thành tích đã đạt được, những hạn chế còn tồn tại và nguyên nhân của những hạn chế đó 2.3.1. Những thành tích đã đạt được. - Với việc xây dựng và quản lý khâu tổ chức cung ứng nguyên vật liệu bằng tiêu chuẩn ISO , được sự hỗ trợ đắc lực của phũng thương mại phòng này có nhiệm vụ lập kế hoạch và tổ chức cung ứng nguyên vật liệu) và mạng máy tính nội bộ trong công ty đã giúp việc tổ chức cung ứng nguyên vật liệu đã đạt được những thành tựu khả quan. - Để đảm bảo cho việc cung ứng nguyên vật liệu được nhanh gọn và chính xác Doanh nghiệp đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu một cách hợp lý và khoa học dựa trên những cơ sở về vai trò và công dụng của từng loại vật tư để thuận lợi cho công tác cung ứng vật tư được dễ dàng. - Thành lập năm 2005, năm 2006 có dự án sát hạch đầu tiên thực hiện tại Phú Thọ trong suốt hơn một năm sau đó. Đến nay Công ty thực hiện hàng chục dự án tương đương mỗi năm. Có được thành tích như vậy cũng do việc cung ứng, cấp phát vật tư nhanh chóng, chất lượng và chỉ tiêu kỹ thuật đề ra. - Thời gian triển khai sản xuất và thi công thiết bị cho mỗi dự án chỉ từ 3 đến 6 tuần. Công tác cung ứng vật tư đi tiên phong và luôn đáp ứng kịp nhu cầu và tiến độ cũng là thành tích đáng lưu tâm. - Giá thành chi phí cho mỗi dự án ngày một giảm thiểu. Chi phí cho dự án ban đầu tại Phú Thọ năm 2006 lên tới 830 triệu đồng cho vật tư và lắp đặt. Hiện nay với những dự án tương tự chỉ còn từ 350 – 400 triệu đồng. Giảm chi phí vật tư sẽ làm tăng lãi suất, giảm giá thành cung cấp ảnh hưởng tốt sức cạnh tranh của Công ty với thị trường. 2.3.2. Những hạn chế còn tồn tại. - Nhìn chung công tác quản lý nguyên vật liệu là khá chặt chẽ về mọi khâu song không tránh được những mặt còn tồn tại như : Tìm kiếm đối tác chiến lược nhằm ổn định nguồn cung ứng, Khâu kiểm tra linh phụ kiện, kiểm soát khối lượng, khâu bảo quản, khâu dự trữ, ổn định kế hoạch... + Việc cung ứng nguyên vật liệu bị ảnh hưởng rất lớn từ các nhà cung cấp, nguồn hàng chưa thực sự đảm bảo, giá thành còn cao chưa đáp ứng được yêu cầu từ ban lãnh đạo của công ty. Nguồn hàng cung cấp vẫn còn một phần không nhỏ từ các đối tác trung gian, hàng trên thị trường tự do nên chất lượng nguyên vật liệu chưa thực sự đáng tin cậy. Chưa đi sâu tìm hiểu các nguồn cung ứng trong nước cũng như nước ngoài, tạo thành những đối tác chiến lược để ổn định nguồn hàng từ đó tiết kiệm thời gian và chi phí, tạo sự tin cậy với khách hàng khi luôn đáp ứng đầy đủ nguồn nguyên liệu cung ứng. + Việc kiểm tra nguyên vật liệu nhập kho tiến hành còn sơ sài, chưa thực sự đi vào chiều sâu để kiểm soát tốt hơn nguồn nguyên liệu đầu vào. Nguyên vật liệu không những cho nghiên cứu mà còn sản xuất nhằm đáp ứng cho khác hàng là các cơ sở lớn phục vụ cho các nghành kinh tế mũi nhọn của quốc gia. Nếu nguyên vật liệu chưa được kiểm soát kỹ dẫn đến những tổn thất lớn về thương hiệu của công ty và kinh tế nước nhà.. + Nhân sự phục vụ việc vận chuyển nguyên vật liệu vào kho bãi còn chồng chéo, chưa có bộ phận chuyên trách về giao nhận hàng hoá. Bộ phận văn phòng tận dụng sử dụng, phân công nhân viên từ các phòng ban phục vụ bốc xếp hàng hoá vào kho tạo sự thiếu chuyên nghệp, ảnh hưởng tới năng suất và hiệu quả lao động của các bộ phận khác. - Khâu điều chỉnh kế hoạch cung ứng theo thực tế sản xuất của Công ty chưa kịp thời từ đó dẫn đến kế hoạch cung ứng vật tư chưa ăn khớp làm cho nguyên vật liệu tồn kho cung ứng cuối kỳ loại thì quá nhiều, loại thì quá ít. Mặc dù đặc thù nguyên vật liệu chủ yếu là linh phụ kiện, giá trị nhỏ nhưng số lượng cung ứng lớn hơn gấp nhiều lần số lượng cần sử dụng cũng gấy tổn thất về kinh tế tương đối nhiều. Ví dụ như có những phiếu yêu cầu mua hàng chỉ là 10 chiếc transitor C228 dán nhưng số lượng tối thiểu theo lô đặt hàng là 5000 chiếc( nguyên lô ), sẽ rất lâu để có thể sử dụng hết lượng hàng tồn kho này. Nếu kế hoạch cung ứng quan tâm sâu sát hơn, biết được ứng dụng để chuyển thành loại khác với tính năng tương tự có sẵn trong kho sẽ giúp giảm thiểu chi phí. 2.3.3. Nguyên nhân của những tồn tại. Nguyên nhân của các tồn tại trên có cả những tác động khách quan do yếu tố bên ngoài tác động lẫn những yếu tố nội tại nảy sinh trong các khâu: + Khâu tìm kiếm đối tác và nguồn hàng cung ứng: Đầu tiên phải kể đến việc bố trí và tổ chức nhân sự tại phòng thương mại còn chưa tương xứng với quy mô công việc dẫn đến những quá tải trong công việc. Mặc dù yếu tố bên ngoài là việc nên kinh tế chưa thực sự mạnh và các nhà sản xuất, các nhà phân phối tại việt nam còn chưa nhiều trong ngành hàng mà Công ty cần đáp ứng nhưng việc quan tâm thực sự tới tìm kiếm đối tác trong và ngoài nước một cách có tổ chức, có định huớng lâu dài là điều còn chưa làm được tại công ty. + Kh©u kiểm tra linh phụ kiện : Do đặc thù Công ty là một Công ty nghiên cứu, sản xuất các sản phẩm điện tử nên nguyên vật liệu chủ yếu là linh kiện và máy móc phức tạp, số lượng lớn nên việc kiểm tra khó khăn, không đủ điều kiện máy móc thực hiện kiểm tra trước khi nhập kho. + Khâu kiểm soát khối lượng: Với hàng ngàn loại linh phụ kiện tương đối giống nhau cả về hình dạng lẫn tính năng sử dụng gây khó khăn trong việc thống nhất đặt tên quốc tế và tên thường gọi nên việc kiểm soát khối lượng, đặt hàng hay bị nhầm lẫn. Ngoài ra điều kiện về kho bãi, chỗ để cũng làm việc kiểm soát các linh kiện trên gặp nhiều khó khăn. + Khâu dự trữ, bảo quản vật tư: Nền kinh tế phát triển, ngành công nghệ điện tử luôn đi tiên phong trong việc đổi mới công nghệ, các linh kiện luôn được thay thế bằng những linh kiện có tính năng ưu việt hơn. Những vật tư tồn kho rất ít khi được sử dụng lại. Việc dự trữ và bảo quản những vật tư dự trữ nói trên gặp rất nhiều khó khăn. Điều kiện thời tiết nóng ẩm là 1 vấn đề nan giải cần được chú trọng xử lý để bảo quản vật tư không bị hỏng hóc…. CHƯƠNG IIIMỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆUỞ CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ THUẬT ELCOM 3.1. Định hướng phát triển chung của công ty trong thời gian tới. Cùng với việc chuyển đổi cơ chế kinh tế từ tập trung bao cấp sang cơ chế thị trường, nhà nước đang tiến hành các chính sánh tự do hóa thương mại để hòa nhập vào nền kinh tế khu vực và trên thế giới như tham gia vào khu mậu dịch tự do châu Á (AFTA), tổ chức thương mại thế giới ( WTO ), triển khai hiệp định thương mại Việt – Mỹ. Với sự hòa nhập như vậy nhà nước khuyến khích mọi thành phần kinh tế tích cực quan hệ với các nước bên ngoài, khuyến kích các công ty nước ngoài đầu tư mạnh mẽ vào Việt Nam. Điều đó là những thuận lợi rất lớn nhưng cũng đặt ra không ít thách thức đòi hỏi các công ty, đặc biệt là những công ty tham gia vào các lĩnh vực nghiên cứu, chế tạo những sản phẩm công nghệ cao như ELCOM cần vượt qua để phát triển. Vị vậy công ty cũng luôn đặt ra và phấn đấu thực hiện những mục tiêu cho ngắn và dài hạn, cụ thể như sau : Mục tiêu ngắn hạn ( trong năm 2010): Ban lãnh đạo cùng với cán bộ nhân viên trong công ty đặt mục tiêu về kinh tế : Mức doanh thu thuần đạt từ 100 tỷ đồng trở lên, tăng 60 tỷ so với năm 2009. Tổng chi phí đạt : 32 tỷ, tăng 28,6 tỷ so với năm 2009. Mức lợi nhuận : trên 30 tỷ đồng. Thực hiện nộp ngân sách ước tính 300 triệu. Mục tiêu dài hạn : Đẩy mạnh công tác nghiên cứu, đưa ra thị trường những sản phẩm có ưu thế cạnh tranh đối với cả thị trường trong và ngoài nước. Mở rộng thêm các chi nhánh, tiến tới mở rộng thị trường rộng khắp trong nước, dần tiến tới thị trường Đông Nam Á và châu Á. Hoàn thiện cơ cấu công ty, trở thành một tập đoàn kinh tế vững mạnh trong 10 đến 15 năm tới: Những mục tiêu trên được đề ra là tương đối cao, tuy nhiên bằng đội ngũ tri thức trẻ đầy nhiệt huyết với nội lực là những sản phẩm đang có sức cạnh tranh rất lớn trong thị trường trong nước toàn công ty đang cố gắng từng ngày để hoàn thành mục tiêu đã đề ra. Từng khâu, từng bước đang được thực hiện đúng quy trình . 3.2. Định hướng hoàn thiện công tác cung ứng nguyên vật liệu trong những năm tới. 3.2.1.Về phía doanh nghiệp. Là một công ty nghiên cứu, sản xuất và cung ứng các sản phẩm điện tử, tự động hoá, môi trường… do vậy vấn đề nguyên vật liệu rất là quan trọng và cấp bách trong cơ chế thị trường như hiện nay, công ty đã đặt ra nhiều câu hỏi: làm sao để chi phí nguyên vật liệu thấp nhất ( song không làm mất đi tính đảm bảo yêu cầu đặt ra cho mỗi công trình ), hay làm thế nào để tận dụng được hết các nguyên vật liệu dự thừa khi nghiên cứu và sản xuất và còn rất nhiều câu hỏi được đặt ra ở phía trước song điều đó lại phụ thuộc vào sự tính toán thiết kế, lập kế hoạch của những kỹ sư, phụ trách dự án trong Công ty. Sự tính toán chính xác bao nhiêu thì giúp Công ty tiết kiệm được bấy nhiêu và ngược lại nếu tính toán sai thì làm cho công ty thiệt hại nhiều. Do vậy công ty cần có những giải pháp tối ưu trong công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu, như tính toán phải thật chính xác từ khâu nghiên cứu đến khâu lắp đặt triển khai, tận dụng hết các nguyên vật liệu dư thừa khi nghiên cứu và sản xuất, những nguyên vật liệu dư thừa đó đem tận dụng vào những công trình sau. Trước tiên về phía công ty, khi đấu thầu được những công trình lớn thì Công ty có thể chia công trình đó ra làm nhiều phần và mỗi phần lại giao cho các phòng ban quản lý và khi công trình hoàn thành công ty sẽ tập hợp lại so sánh với dự kiến ban đầu. Khi đó biết được dự kiến như vậy đã tối ưu chưa, nếu chưa tối ưu thì phải làm cách nào để tối ưu nhất. Còn về các phòng ban nói chung cũng phải xem xét lại xem mình đã quản lý và sử dụng triệt để hay chưa nguồn nguyên liệu sẵn có và nếu có những trường hợp vi phạm trong hợp đồng về cung cấp nguyên vật liệu thiếu hay không kịp với tiến độ thi công như trong hợp đồng đã ký, làm cho công trình không hoàn thành với thời gian quy định, khi đó công ty phải xử lý nghiêm khắc những trường hợp vi phạm vì cơ chế hiện nay là cạnh tranh gay gắt do vậy đòi hỏi sự quản lý thật chặt chẽ. Muốn chặt chẽ cần có những biện pháp mạnh mẽ hơn trong công tác quản lý. Tiếp tục triệt để sử dụng mạng máy tính trong việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận trong suốt quá trình cung ứng nguyên vật liệu và sử dụng một cách có hiệu quả. Các phần mềm quản lý tiên tiến cần được áp dụng, đào tạo đội ngũ nhân viên thương mại chuyên trách, đào tạo cán bộ quản lý kế toán, quản lý kho ngày càng có hiểu biết sâu về chuyên nghành mình đảm trách. Tiếp tục đẩy mạnh việc quản lý bằng quy trình ISO, áp dụng một cách có chọn lọc nhằm phù hợp hơn nữa trong các khâu, phù hợp với điều kiện nội tại trong công ty. Sản phẩm cung cấp ra thị trường sẽ đạt được hiệu quả đúng như chính sách chất lượng mà ban lãnh đạo đã đề ra: “ Mỗi con người ELCOM cam kết với tất cả trí tuệ, sức sáng tạo, lòng nhiệt thành, phương pháp làm việc khoa học sẽ đem đến cho khách hàng những sản phẩm và dịch vụ hoàn hảo nhất”. 3.2.2 Về phiá cơ quan quản lý Nhà nước. Nhà nước cần hoàn thiện hơn nữa về cơ chế đấu thầu, tiếp tục sửa đổi bổ sung quy chế đấu thầu đáp ứng yêu cầu phát triển của lĩnh vực phần mềm, điện tử và tự động hoá trong giai đoạn hiện nay. Nhà nước cần đề cao các yêu cầu về kỹ thuật trong hồ sơ dự thầu hơn là vấn đề giá cả để giúp các Doanh nghiệp cổ phần tư nhân có điều kiện hơn trong đấu thầu quốc tế. Việc phân chia gói thầu cho một dự án phải hợp lý nhằm khai thác được tiềm năng trong nước, tạo điều kiện cho Doanh nghiệp trong nước có thể dự thầu độc lập, không những thế nhà nước cần có những chính sách ưu đãi đối với các nhà thầu Việt Nam, điều này chưa được chính phủ quy định trong quy chế dự thầu. Về mặt lâu dài thì nhà nước cần có những biện pháp thích hợp hơn đối với quy chế đấu thầu, như ở trên đã nói những gói thầu lớn có thể chia thành nhiều hạng mục để tạo điều kiện cho những công ty tham gia đấu thầu, kể cả công ty tư nhân lẫn Công ty Nhà nước đều bình đẳng trong việc tham gia đấu thầu và khi đó Nhà nước có thể giám sát tốt hơn hoặc khi đó Nhà nước có thể cử một Công ty Nhà nước đứng ra giám sát và cử những kỹ sư thuộc ban ngành nhà nước giám sát. Khi đó Nhà nước có thể thấy được những mặt mạnh của Công ty và từ đó có biện pháp hỗ trợ, nhằm nâng cao tay nghề của các kỹ sư hay công nhân. 3.3. Một số giải pháp hoàn thiện công tác cung ứng nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần kỹ thuật ELCOM. Để hoàn thiện công tác cung ứng nguyên vật liệu ở công ty thì công ty phải quản lý chặt chẽ các khâu: Khâu kiểm tra linh phụ kiện, kiểm soát khối lượng, khâu bảo quản, khâu dự trữ và Tìm kiếm đối tác chiến lược nhằm ổn định nguồn cung ứng, ổn định kế hoạch, đầu tư máy móc thiết bị hiện đại… + Khâu kiểm tra linh phụ kiện : Là một khâu quan trọng trong công tác quản lý nguyên vật liệu, nó ảnh hưởng rất lớn đến quá trình sản xuất sản phẩm từ đó nó ảnh hưởng rất lớn tới giá thành sản phẩm hay lợi nhuận. Để hoàn thiện khâu kiểm tra linh phụ kiện ngoài việc mua sắm máy móc tiên tiến phục vụ việc kiểm tra còn đòi hỏi các cán bộ kỹ thuật phải thường xuyên trau dồi các kiến thức kỹ thuật tiên tiến phù hợp với yêu cầu và sự phát triển của ngành điện tử nói chung . + Khâu kiểm soát khối lượng : Việc thống nhất đặt tên linh phụ kiện giữa các bộ phận như bộ phận thương mại, kỹ thuật, kế toán và các nhà phân phối phải được thực hiện đồng bộ, tránh nhầm lẫn sẽ giúp việc quản lý và kiểm soát khối lượng được chặt chẽ. Sau mỗi công trình, mỗi đợt sản xuất cần có báo cáo cụ thể về lượng vật tư sử dụng, thu hồi những nguyên vật liệu dự thừa để tái sử dụng đồng thời lấy đó làm căn cứ lập kế hoạch cho dự án hoặc kỳ sản xuất sau. + Khâu dự trữ, bảo quản vật tư : - Do chủng loại vật tư nhiều, tương đối giống nhau về hình dáng, kích thước nên cần cải thiện cách tổ chức lại kho một cách hợp lý. Phân kho thành nhiều khu vực với từng chủng hàng riêng biệt. Đánh dấu, ghi đẩy đủ tên, mã hàng, ngày nhập để tiện theo dõi. - Hàng năm cần tổ chức kiểm kê, báo cáo và điều chỉnh hợp lý. Việc này tuy những năm đầu sẽ tốn nhiều thời gian, nhân lực nhưng với cách tổ chức hợp lý như trên kết hợp với việc lấy số liệu kế toán để theo dõi tổng quan sẽ thực hiện hiệu quả hơn trong các năm tiếp theo. - Với những linh phụ kiện ít sử dụng cần phân khu riêng, tổ chức thanh lý, loại thải những nguyên phụ liệu không còn có khả năng đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của nền khoa học kỹ thuật hiện đại. + Tìm kiếm đối tác chiến lược nhằm ổn định nguồn cung ứng: Nguồn cung ứng nguyên vật liệu chính cho Công ty chủ yếu là thị trường tự do trong nước. Nguồn cung ứng này trong thời điểm hiện tại đã không còn phù hợp cả về giá cả, điều kiện thương mại và nguồn hàng đủ lớn, đủ đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao. Để giải quyết vấn đề bất cập này Công ty cần thực hiện ổn định nguồn cung ứng để có được nguyên liệu tốt cả về số lượng và chất lượng. Như vậy cần phân bổ lao động hợp lý cho phòng thương mại, có nhân viên chuyên trách về mảng nhập nguyên vật liệu từ thị trường nước ngoài. Về phía ban lãnh đạo, cần tìm kiếm đối tác cung ứng nguyên vật liệu tận gốc đáng tin cậy, cung ứng nhanh gọn, đảm bảo ổn định giá. Giảm thiểu nguồn hàng từ các đối tác trung gian và thị trường tự do. Ngoài giải pháp lâu dài trên, trước mắt công ty cần tập hợp những nhà cung cấp hiện có, theo dõi và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất đối với những đơn hàng tương đối lớn và có giá trị cao bằng cách gửi yêu cầu cung cấp, so sánh báo giá cạnh tranh. + Đầu tư máy móc thiết bị hiện đại Để giảm hao phí nguyên vật liệu và công tác kiểm tra linh phụ kiện trước khi đưa vào sản xuất. Việc này giúp kiểm soát chất lượng đầu vào, tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu tiêu hao trong sản xuất, giảm thời gian và công sức trong kiểm tra sản phẩm. Mua sắm máy hút hơi ẩm, bố trí kho nhằm tiện lợi trong việc chuyển hàng vào ra. 3.4. Một số kiến nghị với Nhà nước nhằm hoàn thiện công tác cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần kỹ thuật ELCOM. - Nhà nước cần thắt chặt việc kiểm soát cửa khẩu, biên giới nhằm đảm bảo nguồn cung ứng sản phẩm trong nước được đảm bảo và các sản phẩm có nguồn gốc xuất sứ rõ dàng. Từ đó việc kiểm soát đầu vào nguyên liệu tại các công ty trong đó có ELcom được minh bạch và dễ kiểm soát , chất lượng cũng từ đó được đảm bảo. - Giảm thuế đối với các mặt hàng linh kiện điện tử và các sản phẩm công nghệ cao, trong khi thị trường trong nước chưa sản suất được những sản phẩm loại này, việc giảm thuế nhập khẩu không những giảm được việc buôn bán bất hợp pháp qua biên giới mà còn tạo điều kiện cho những công ty nghiên cứu chế tạo tiếp xúc, sử dụng và ứng dụng vào sản phẩm được dễ dàng, tạo nên sức cạnh tranh trong việc giảm giá thành với những sản phẩm nhập khẩu khác. - Nhà nước cũng cần tích cực tuyên truyền, khuyến khích các công ty, các đơn vị trong nước sử dụng những sản phẩm công nghệ cao có nguồn gốc sản xuất trong nước. Trong các công trình, các dự án đầu tư của nhà nước cũng cần khuyến khích các công ty trong nước tham gia vào đấu thầu bằng việc không quá coi trọng nguồn gốc sản xuất tại Châu Âu, Mỹ hay Nhật Bản …mà nên chú trọng vào tính năng sử dụng, điều kiện đáp ứng của những sản phẩm có xuất xứ tại Việt Nam trong đó có ELcom. - Tích cực khuyến khích nền kinh tế phát triển theo hướng đa dạng hóa các ngành hàng, đẩy mạnh nền công nghiệp phụ trợ. Có như vậy thì việc các nhà cung ứng các đơn vị sản xuất và gia công mới đáp ứng được nhu cầu về nguyên vật liệu cho các công ty như ELcom KẾT LUẬN Một lần nữa ta cần khẳng định cung ứng nguyên vật liệu có tác dụng to lớn trong việc quản lý kinh tế. Thông qua công tác cung ứng nguyên vật liệu giúp cho Công Ty bảo quản vật liệu an toàn phòng ngừa hiện tượng mất mát, lãng phí vật liệu, tăng tốc độ chu chuyển vốn lưu động, từ đó tăng cường tích tuỹ vốn.Vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật quản lý và phát huy tác dụng như một công cụ sắc bén có hiệu lực phục vụ yêu cầu quản lý kinh doanh trong điều kiện nền kinh tế thị trường như hiện nay. Qua thời gian tìm hiểu tại Công ty cổ phần Kỹ thuật ELCOM em thấy công tác cung ứng nguyên vật liệu có ảnh hưởng rất lớn đến sự phát triển của Công Ty. Công tác Cung ứng nguyên vật liệu là công cụ đắc lực giúp lãnh đạo Công Ty nắm bắt tình hình triển khai sản xuất. Cung ứng vật liệu có đảm bảo phản ánh chính xác tình hình thu mua vật liệu, sử dụng và dự trữ thì lãnh đạo Công Ty mới có biện pháp chỉ đạo đúng đắn. Với đề tài Giải pháp nâng cao hiệu quả Công tác tổ chức cung ứng nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần kỹ thuật ELCOM, em mong rằng giải pháp được đưa ra sẽ mang lại hiểu quả cao cho Công ty trong những năm tới Tuy nhiên, báo cáo thực tập của em còn có những khó khăn khách quan và chủ quan nên không tránh khỏi thiếu sót. Do vậy, em rất mong và xin trân thành tiếp thu những ý kiến đóng góp bổ xung nhằm hoàn thiện hơn báo cáo thực tập tốt nghiệp mà em đã nghiên cứu. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Giáo trình sách PGS.TS. Nguyễn Thành Độ và TS Nguyền Ngọc Huyền ( Đồng chủ biên): Giáo trình Quản trị Kinh doanh tổng hợp ( tập 1-2) – NXB thống kê- 2001 ( tái bản lần thứ hai có sửa đổi, bổ xung ). PGS.TS. Đồng Xuân Ninh – TS Vũ Kim Dũng ; Giáo trình Những nội dung cơ bản về quản trị Doanh nghiệp vừa và nhỏ - 1/2001. PGS.PTS. Phạm Hữu Huy ( chủ biên ) : Giáo trình Kinh Tế và tổ chức sản xuất trong doanh nghiệp – 1995. Ngô Trần Ánh : Kinh tế và quản ký doanh nghiệp, NXB thống kê 2000. TS.Nguyễn Ngọc Huyền ; Giới thiệu khái quát phương pháp tính CPKD bộ phận ở các DN Mỹ, tạp chí kinh tế và dự báo số 11/1999, 29-30. TS. Nguyễn Ngọc Huyền : Vấn đề tính đúng, tính đủ chi phí vào giá thành sản phẩm, Tạp chí thah tra số 12/1999, 24-26. TS. Nguyễn Ngọc Huyền : Tập hợp chi phí kinh doanh sử dụng vật tư theo nguyên tắc bảo toàn tài sản về mặt hiện vật, Tạp chí thanh tra số 1+ 2/2000,29-30. GS.PTS. Nguyễn ĐÌnh Phan ; Quản trị kinh doanh - Những vấn đề lý luận và thực tiễn ở Việt Nam, NXB Chính trị quốc gia 1996. Đỗ Hoàng Toàn : Những vấn đề cơ bản của quản trị Kinh doanh, NXB Khoa học và kỹ thuật 1994. 2. Các trang web : 1. 2. 3. LỜI CẢM ƠN Nhân dịp hoàn thành luận văn tốt nghiệp, cho phép em được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc và lời cảm ơn chân thành tới : Cô giáo Thạc sỹ Nguyền Thị Hồng Thắm, cô đã trực tiếp hướng dẫn, tận tình giúp đỡ và tạo điều kiện để em hoàn thành luận chuyên đề tốt nghiệp này Em xin chân trọng cảm ơn các thầy cô giáo trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân, những người đã giảng dạy, cho em tri thức trong suốt 5 năm vừa qua. Em cũng xin phép được gửi lời cảm ơn sâu sắc tới các cô chú, anh chị trong Công ty cổ phần kỹ thuật ELCOM đã giúp đỡ em trong quá trình thực tập thu thập số liệu cho chuyên đề tốt nghiệp này. Hà Nội, ngày 13 tháng 4 năm 2010 Sinh viên Nguyễn Thị Phương Thuỳ NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Hà Nội, ngày ……tháng…….năm 2010