Chuyên đề Giải pháp nâng cao tính chuyên nghiệp cho hoạt động tổ chức sự kiện của công ty cổ phần văn hóa Phương Đông

Châu Á, đây là cơ hội để cho đội tuyển Việt Nam có cơ hội học hỏi, cọ sát, và cũng là cơ hội khán giả thủ đô có thể chứng kiến các trận đấu đỉnh cao. Tiếp nối sự kiện thể thao là các sự kiện văn hóa đó chính là “Festival Huế - Âm sắc Huế” diễn ra từ ngày 21 đến 30/5/2006 tại Thừa Thiên Huế và chương trình nghệ thuật “Đẹp mãi hoa Tràng An” trực tiếp trên VTV3 ngày 7/10/2006. Chương trình nghệ thuật “Đẹp mãi hoa Tràng An” diễn ra chào mừng 52 năm giải phóng thủ đô (10/10/1954 – 10/10/2006), chào mừng hội nghị APEC 2006 và hướng tới kỷ niệm 1000 năm Thăng Long - Hà Nội. Chương trình diễn ra tại cung văn hóa hữu nghị Việt – Xô do báo Hà Nội mới, công ty cổ phần văn hóa Phương Đông và đài truyền hình Việt Nam phối hợp thực hiện. Chương trình với chủ đề đẹp mãi hoa Tràng An mang đến cho người xem những ca khúc bất hủ viêt về Thăng Long – Hà Nội ngàn năm văn hiến, vừa anh dũng, vừa hào hoa thanh lịch do các nghệ sĩ ,ca sĩ của đoàn ca múa nhạc Thăng Long và nhạc viện Hà Nội trình bày. Kết thúc năm 2006, hưởng ứng phong chào tháng vì người nghèo của mặt trận tổ quốc Việt Nam phát động, Công ty cổ phần văn hóa Phương Đông kết hợp với hội cứu trợ trẻ em tàn tật Việt Nam và Đài truyền hình Việt Nam tổ chức chương trình nghệ thuật từ thiện “Tấm lòng Việt” truyền hình trực tiếp trên VTV1 vào ngày 12/11/2006. Trong những năm qua trẻ em nghèo, có hoàn cảnh khó khăn, bị khuyết tật đã và đang được các cấp các ngành, các cơ quan đoàn thể quan tâm hỗ trợ. Nhằm tiếp tục của cộng đồng trong việc bảo vệ và chăm sóc giáo dục trẻ em, công ty cổ phần văn hóa phương đông đã phối hợp với các cơ quan đoàn thể, các nhà hảo tâm tổ chức đêm nhạc, như nguồn động viên tình thần và vật chất gửi đến những trẻ em không may mắn. Mang niềm tin cũng như một phần nào giúp các em vững bước hơn cho cuộc sống. Chương trình không chỉ được sự đón nhận của công chúng mà còn được rất nhiều sự quan tâm của những tấm lòng người con đất Việt. Kết thúc năm 2006, có thể nói tình hình hoạt động tổ chức sự kiện của công ty cổ phần văn hóa Phương Đông đã từng bước mở rộng và lớn mạnh. Những chương trình ngày càng được đầu tư, chăm chút hơn cả về nội dung và hình thức. Không những làm hài lòng các khách hàng mục tiêu (các công ty thuê tổ chức sự kiện) mà còn tạo được dấu ấn trong lòng công chúng về một loạt các sự kiện về cộng đồng. Nối tiếp thành công của chương trình nghệ thuật từ thiện “Tấm lòng Việt” năm 2006, đầu năm 2007 công ty cổ phần văn hóa Phương Đông kết hợp với Tổng liên đoàn Lao động Việt Nam, báo lao động tổ chức chương trình nghệ thuật từ thiện “Nguồn sáng” trực tiếp trên VTV1 vào ngày 3/4/2007 tại Nhà hát Lớn TP Hà Nội, hưởng ứng cuộc vận động “Cả nước chung ta cùng thủy điện Sơn La”. Đây là thời điểm kết thúc giai đoạn hai của cuộc vận động mang nhiều ý nghĩa xã hội, thu hút nhiều đối tượng tham gia sau 17 tháng thực hiện. Song hành cùng công trình thủy điện Sơn La, hơn 5,15 tỉ đồng từ những tấm lòng vàng trong cả nước đã giúp các con em các xã vùng sâu, vùng xa có thêm những ngôi trường mới, lớp học, nhà bán trú, trạm xá cho người nghèo…. Sau hai lần kết hợp thành công tổ chức các giải thể thao với ủy ban TDTT và báo thể thao, năm 2006 Phương Đông Media tiếp tục phối hợp tổ chức “Giải vô địch bóng đá U16 Quốc tế” diễn ra từ ngày 25/7 đến 2/8/2007 được truyền hình trực tiếp trên VTV3. Như chúng ta đã biết, bóng đá luôn là môn thể thao yêu thích và giành được rất nhiều sự chú ý từ người hâm mộ khắp nơi trên thế giới không riêng gì ở Việt Nam. Giải bóng đá U16 Quốc tế không chỉ là cơ hội cho các tài năng bóng đá trẻ của nước nhà có dịp cọ sát, học hỏi của các đội bóng trẻ trên thế giới, mà còn là cơ hội cho người hâm mộ trong nước được thưởng thức những màn trình diễn bóng đá đẹp mắt trẻ trung, đầy nhiệt huyết của các cầu thủ trẻ nhưng đầy tài năng này. Ở Việt Nam hàng năm có rất nhiều lễ hội được tổ chức, nhưng “Lễ hội Bia Việt Nam” mà công ty cổ phần văn hóa Phương Đông kết hợp với Bộ Công Thương, Hiệp hội bia Rượu nước giải khát Việt Nam tổ chức từ ngày 10 đến 12/8/2007 là một điều mới lạ đối với công chúng. Lễ hội kéo dài ba ngày, mỗi ngày là một chủ đề với những đêm nhạc hội sôi động. Ngày đầu tiên của lễ hội là chương trình đêm hội “Hương vị tình yêu” mang đến cho người nghe những ca khúc về tình yêu đối lứa, sự khao khát và mong ước của tình yêu.Các bài hát không chỉ phong phú về số lượng mà còn đầy tính nghệ thuật, có giá trị thẩm mỹ cao, sôi động trẻ trung được trình bày bởi các nghệ sĩ, ca sĩ nổi tiếng, thu hút được sự quan tâm của công chúng. Ngày thứ hai của lễ hội với chủ đề “Đêm hội lấp lánh”. Trong ngày thứ hai này các doanh nghiệp bia sẽ có buổi hội thảo với chủ đề “Xây dựng và phát triển thương hiệu mạnh trong môi trường hội nhập WTO” tại phòng hội thảo của triển lãm Giảng Võ. Tại buổi hội thảo này các doanh nghiệp có cơ hội trao đổi tọa đàm về xây dựng và phát triển thương hiệu trong môi trường hội nhập WTO. Song song với hội thảo của các doanh nghiệp đang diễn ra thì tại khu vực sân khấu ngoài trời là cuộc thi “Kỷ lục về uống bia nhanh và nhiều nhất”. Ban tổ chức phối hợp với Đài truyền hình Việt Nam – Ban thể thao giải trí thông tin kinh tế tìm kiếm những người có khả năng về uống bia nhanh nhất và nhiều nhất để tham gia. Đây là dịp doanh nghiệp kinh doanh và sản xuất bia rượu có cơ hội tiếp xúc trực tiếp với người tiêu dùng. Đây cũng được coi là một công cụ PR hiệu quả cho thương hiệu của doanh nghiệp mình qua truyền hình và các báo đài thông tin đại chúng. Ngày thứ ba của lễ hội là ngày hội trang phục PG đẹp nhất của các thương hiệu và trò chơi “Khỏe và khéo” với các loại bia. Tất cả các khách đến tham gia và người đại diện của các hãng đều có thể tham gia vào trò chơi. Xen kẽ giữa các trò chơi là những chương trình ca nhạc, không chỉ lôi cuốn người xem mà còn tạo bầu không khí cho lễ hội. Xuyên suốt trong ba ngày lễ hội, người tiêu dùng có thể dùng bia và rượu của các doanh nghiệp tham gia lễ hội ở các gian trưng bày với giá ưu đãi chỉ bằng 50% giá thị trường. Đây là một cơ hội tốt cho doanh nghiệp tiếp cận trực tiếp với người tiêu dùng để giới thiệu sản phẩm.“Lễ hội Bia” đã được diễn ra hết sức thành công và tốt đẹp, khép lại một năm hoạt động tổ chức sự kiện thành công của công ty. Tuy năm 2007, công ty chỉ có ba sự kiện lớn được diễn ra, nhưng đã tạo được sự biết đến của các doanh nghiệp và công chúng, đồng thời cũng mở đầu cho hàng loạt lễ hội đồ uống sau này. Bước sang năm 2008, hoạt động tổ chức của công ty vẫn đang từng bước được cải thiện. Thực hiện công ước quốc tế về quyền trẻ em, trong những năm qua Đảng và Nhà nước đã ban hành rất nhiều chính sách để bảo về quyền lợi của trẻ em, đặc biệt đối với các em có hoàn cảnh khó khăn, trẻ em bị dị tật bẩm sinh và các bệnh hiểm nghèo cần chữa trị gấp. Đặc biệt có rất nhiều trẻ em cần phẫu thuật tim, nhu cầu chi phí cho hoạt động này là rất lớn, ngân sách nhà nước chưa thể đáp ứng được. Để tạo thêm nguồn kinh phí giúp đỡ các trẻ em nghèo được phẫu thuật tim, kết hợp với Bộ Y tế, Báo sức khỏe và Đời sống, Viện Tim Hà Nội, Bệnh Viện tim TP Hồ Chí Minh, Phương Đông Media đã tổ chức chương trình nghệ thuật từ thiện “Vì trái tim trẻ thơ” cầu truyền hình trực tiếp Hà Nội – TP Hồ Chí Minh trên VTV1 ngày 20/6/2008. Với cầu truyền hình mang ý nghĩa nhân đạo, chương trình đã thu hút được đông đảo sự chú ý của khán giả xem cả nước. Thông qua chương trình hàng ngàn tấm lòng của các nhà hảo tâm đã đến được với trẻ em nghèo, giúp các em có thêm hy vọng vượt qua bệnh tật, có một cái tết thiếu nhi tràn đầy niềm vui và ý nghĩa. Chương trình đã được sự quan tâm của các doanh nghiệp trong cả nước, toàn bộ tiền từ thiện thu được sẽ phục vụ cho việc mổ tim cho các em có hoàn cảnh khó khăn. Tiếp nối thành công của chương trình “Vì trái tim trẻ thơ”, ngày 13/9/2008 kết hợp với Bộ Giáo dục và Đào tạo, Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh tổ chức chương trình “Ước mơ hồng” trực tiếp trên VTV1. Đây là một chương trình giao lưu nhằm quyên góp cho Quỹ học bổng “Giúp bạn đến trường”. Chương trình là dịp để các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, các cá nhân trong và ngoài nước sẻ chia với trẻ em khó khăn, giúp đỡ và tạo cơ hội để các em được đến trường như bao trẻ em khác. “Trẻ em như búp trên cành”, trẻ em là thế hệ tương lai của đất nước, vì thế xã hội phải có trách nhiệm quan tâm, chăm sóc. Nhận thấy tầm quan trọng của công tác ươm mầm xanh cho đất nước, công ty cổ phần văn hóa Phương Đông kết hợp với ban ngành đoàn thể trong cả nước luôn nỗ lực không ngừng tổ chức những sự kiện mang tính xã hội để quên góp giúp đỡ trẻ em nghèo, có hoàn cảnh khó khăn, bệnh tật. Giúp các em có điều kiện sống tốt hơn, được ăn no, mặc ấm, cắp sách đến trường, để tuổi thơ các em không vắng tiếng cười. Năm 2008 kinh tế khủng hoảng, các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh gặp khó khăn, vì thế chi phí hoạt động Marketing, Pr cũng bị giảm. Tình hình hoạt động tổ chức sự kiện của công ty cũng bị hạn chế, rất nhiều kế hoạch đã được xây dựng nhưng do thiếu ngân sách cho nên đã không được tổ chức. Khép lại năm 2008 với chỉ hai sự kiện nổi trội trong năm, nhưng nhìn nhận trên khía cạnh về mặt xã hội, hai sự kiện của Phương Đông rất thành công. Đã thu hút được sự quan tâm của đông đảo các mạnh thường quân có lòng quan tâm ủng hộ giúp đỡ các trẻ em nghèo, bệnh tật có điều kiện khám chữa bệnh, có cuộc sống nó đủ hơn và có thể cắp sách đến trường. Bước sang năm 2009, nền kinh tế đang dần được phục hồi sau thời kỳ khủng hoảng. Tình hình hoạt động tổ chức sự kiện của doanh nghiệp cũng có bước khởi sắc hơn so với năm 2008. Mở đầu cho hoạt động tổ chức sự kiện năm 2009 là sự kiện âm nhạc với chủ đề “Nửa thế kỉ vang khúc quân hành” kỉ niệm 50 năm ngày truyền thống bộ đội biên phòng. Chương trình được tổ chức tại cung văn hóa Hữu nghị Hà Nội vào tối ngày 28 -2-2009 vào lúc 20h, truyền hình trực tiếp trên VTV1. Đây là chương trình chào mừng 50 năm Ngày thành lập lực lượng Bộ đội biên phòng và 20 năm Ngày Biên phòng toàn dân nên đã được dàn dựng công phu, hoành tráng và đầy xúc động nhằm tôn vinh những chiến công huyền thoại của bộ đội biên phòng trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Tiếp nối những sự kiện những năm trước mà Phương Đông đã thực hiện, bước sang năm 2009, với mục tiêu luôn mang đến cho cộng đồng, đặc biệt là trẻ em những điều tốt đẹp nhất, phối hợp với Bộ giáo dục và đào tạo, Bộ lao động thương binh và xã hội tổ chức chương trình “Ngày hội giành cho trẻ em lang thang đường phố và trẻ em nghèo hiếu học”. Hẳn chúng ta đều đồng cảm khi nhận thức rằng: Trẻ em hôm nay – Thế giới ngày mai! Tất cả những gì tốt đẹp nhất phải dành cho trẻ em, vì trẻ em, vì các em chính là chủ nhân tương lai của đất nước. Cho đến nay, theo thống kê chưa đầy đủ của các cơ quan chức năng, Việt Nam còn hơn bốn triệu trẻ em gặp hoàn cảnh đặc biệt khó khăn. Trong đó, các em nếu không là nạn nhân của chất độc màu da cam, tình trạng bạo hành trong gia đình, nghèo đói, các tệ nạn xã hội, suy thoái kinh tế, chứng thờ ơ, vô cảm, lạm dụng lao động trẻ em…..thì cũng là người bị hại thảm nhất của sự phổ biến tràn lan ngoài tầm kiểm soát những đồ chơi, ấn phẩm, phim ảnh, trò chơi điện tử độc hại, bạo lực…Vấn đề nhức nhối khẩn thiết liên quan đến quyền trẻ em nói trên, đã đặt ra những câu hỏi mà xã hội, từ nhà nước, chính quyền đến các cơ quan chức năng….đến tất cả những ai quan tâm lo lắng cho số phận và tương lai nững đứa trẻ bất hạnh, sẽ cùng nhau trả lời, đề ra giải pháp và hành động thiết thực…Đó cũng chính là mục đích tổ chức “Ngày hội trẻ em lang thang đường phố và trẻ em nghèo hiếu học” được diễn ra vào hai ngày 19 và 20/9/2009. Mỗi ngày là một chủ đề khác nhau, nhưng xuyên suốt vẫn là nội dung về trẻ em lang thang đường phố và trẻ em nghèo hiếu học. Hoạt động ngày thứ nhất diễn ra với chủ đề “Mái ấm” được tổ chức tại khuôn viên Dinh Thống Nhất. Tại đây sẽ là điểm tập kết của các cơ sở, tổ chức về dự lễ hội, dựng lều trại và trang hoàng cho “Mái ấn”, và trưng bày gian hàng “đặc sản” của mình. Đây là dịp giap lưu vui chơi cho các em thiếu nhi, chia sẽ những nỗi vất vả khó khăn trong cuộc sống. Ngày thứ nhất khép lại với cảm xúc và ý tưởng nỗi bất hạnh của trẻ em thiếu mái ấm gia đình, trách nhiệm xã hội và hành động cụ thể. Hoạt động ngày thứ hai với chủ đề mái trường, thông qua các cuộc thi tài năng, năng khiếu của các học sinh nghèo hiếu học, ở tất cả các lĩnh vực khác nhau như thể thao, vẽ, hát, diễn kịch, làm đồ mỹ nghệ, khéo tay…mang lại những sân chơi bổ ích, tiếng cười và những phần quà cho các em, mang đến cho các em những giây phút thoải mái và hạnh phúc. Kết thúc ngày hội là chương trình truyền hình trực tiếp vào tối ngày 20/9 trực tiếp trên VTV với chủ đề “Em kể chuyện này và em mơ…” Chương trình được đầu tư dàn dựng với ý tưởng độc đáo mới lạ. Sân khấu được đầu tư thiết kế công phu với những ngôi nhà, con đường, mái ấm gia đình, mái trường…thể hiện những khát vọng của các em. Trong chương trình không chỉ có sự tham gia biểu diễn của nghệ sĩ ca sĩ khách mời, còn có sự tham gia biểu diễn của chính các em với chủ đề “Xin lắng nghe, câu chuyện buồn của em”. Chương trình có cái nhìn rõ hơn về số phận của các em, thông qua chương trình các ban ngành, cơ quan chức năng, các bạn xem đài có lòng hảo tâm có thể giúp đỡ được phần nào sự khó khăn của các em trong cuộc sống, để các em có điều kiện và cơ hội được cắp sách đến trường, có cuộc sống tốt đẹp hơn. Sau thành công của lễ hội bia năm 2007, bước sang năm 2009, dưới sự bảo trợ của Bộ Công Thương, Bộ văn hóa, Thể thao và Du lịch “Lễ hội bia – 2009” sẽ được tổ chức từ ngày 25 đến 27 tháng 9 tại Cung văn hóa Hữu Nghị Hà Nội. Đây là lễ hội được tổ chức với quy mô lớn nhằm khuyêchs trương thương hiệu Việt, thực hiện cuộc vẫn động “Người Việt Nam ưu tiên dùng hàng Việt Nam”. Lễ hội có sự tham gia của hàng trăm doanh nghiệp, và là nơi quy tụ của đông đảo các thương hiệu đồ uống trong nước và nước ngoài. Tại lễ hội, người dân thủ đô sẽ có cơ hội thưởng thức bia và tham gia những trò chơi vui nhộn hấp dẫn và nhận được những phần quà có giá trị do các thương hiệu đồ uống trao tặng. Đêm khai mạc Lễ hội mang tên “Hương vị cuộc sống” được truyền hình trực tiếp trên VTV1 của Đài truyền hình Việt Nam lúc 21h ngày 25/9. Thông qua chương trình các hoạt động mang tính xã hội như hoạt động từ thiện hỗ trợ các nạn nhân chất độc màu da cam cũng được phát động và nhận được sự tham gia nhiệt tình của các doanh nghiệp và người tham gia Lễ hội. Bên cạnh các hoạt động tổ chức biểu diễn các chương trình nghệ thuật, Công ty cổ phần văn hóa Phương đông còn nhận các hợp đồng tổ chức các sự kiện họp báo, giới thiệu sản phẩm cho các doanh nghiệp có nhu cầu. Tối ngày 12/12/2009, Phương Đông Media đã cũng hãng thời trang Canifa tổ chức buổi biểu diễn thời trang mang tên “Canifa night” đánh dấu ngày triển khai chương trình “Khách hàng thân thiết của Canifa”, nhằm khuyến khích và cụ thể hóa phong trào “Người Việt Nam dùng hàng Việt Nam” trên hệ thống các cửa hàng trên toàn quốc. Đây là dịp để cho khách hàng có cái nhìn toàn diện hơn về thị trường may mặc của các doanh nghiệp may mặc trong nước. Đồng thời cũng là cơ hội để cho doanh nghiệp tiếp cận tới nhu cầu, mong muốn và thị hiếu của người tiêu dùng. Nhìn lại những sự kiện đã làm được năm 2009, hoạt động tổ chức của công ty cũng đã có những chuyển biến mới, tốt hơn năm cũ. Tuy nhiên muốn phát triển mạnh hơn nữa, hoạt động tổ chức sự kiện của công ty còn phải phấn đấu nỗ lực không ngừng. Bước sang năm 2010, cả nước hướng tới ngày đại lễ lớn “Kỉ niệm 1000 năm Thăng Long – Hà Nội”, hàng loạt các sự kiện chào mừng vì một thủ đô ngàn năm văn hiến được diễn ra. Và hoạt động tổ chức sự kiện của công ty cũng trở lên sôi động hơn với những dự án chương trình hoàng tráng và độc đáo, hứa hẹn thu hút được sự chú ý của các doanh nghiệp trong cả nước và nhân dân thủ đô tham gia. Năm 2010 với hi vọng làm mới hơn nữa trong công tác tổ chức sự kiện, Phương Đông Media sẽ có những chuyển biến tốt đẹp và thành công hơn nữa. 2.2 Một số sự kiện tiêu biểu của Công ty cổ phần văn hóa Phương Đông Nhìn vào các hoạt động tổ chức sự kiện của Công ty cổ phần văn hóa Phương Đông trong suốt năm năm qua, chúng ta có thể các sự kiện như có một dây liên kết, xuyên suốt các sự kiện tạo nên những nét riêng độc đáo cho các sự kiện mà Phương Đông đã thực hiện. Nổi bật trong các sự kiện đó chính là sự kiện “Lễ hội bia Việt Nam”. Một sự kiện ở trên thế giới đã được tổ chức nhiều, nhưng ở Việt Nam đây là lễ hội đầu tiên của ngành bia rượu nói riêng cũng như ngành nước giải khát nói chung. Lễ hội có quy mô mang tính chất quốc gia, là nơi quy tụ những thương hiệu nổi tiếng trong và ngoài nước. Hơn nữa đây là nơi tạo điều kiện cho các nhà sản xuất trong nước giao lưu, hợp tác tìm kiếm bạn hàng, tiếp cận với nền công nghệ tiên tiến, nâng cao chất lượng sản phẩm và khả năng cạnh tranh, sớm đưa nước ta thành một nước công nghiệp theo hướng hiện đại hóa, bền vững và hội nhập kinh tế quốc tế. Đồng thời lễ hội cũng là nơi tiếp xúc, gặp gỡ trực tiếp giữa người tiêu dùng với các nhà sản xuất bia, qua đó giúp các nhà sản xuất có được những thông tin phản hồi chính xác, kịp thời nhất từ khách hàng để nâng cao chất lượng sản phẩm. Nhận thấy những lợi ích mà sự kiện mang lại không những cho doanh nghiệp mà còn cho cộng đồng, cứ hai năm một lần lễ hội lại được tổ chức định kỳ (2007 và 2009). Lễ hội là sự kết hợp giữa Hiệp hội Bia – Rượu – Nước giải khát Việt Nam, dưới sự bảo trợ của Bộ Công Thương, Bộ văn hóa – Thể thao – Du lịch cùng Công ty cổ phần văn hóa Phương Đông, Đài truyền hình Việt Nam phối hợp thực hiện. Năm 2007 là năm đầu tiên tổ chức sự kiện, tất cả đều còn mới mẻ cho nên chưa thu hút được sự chú ý đông đảo của các doanh nghiệp cũng như của công chúng tham gia. Trong quá trình diễn ra sự kiện vẫn còn những sai xót, rủi ro mà Công ty chưa lường trước được. Nhưng với nét mới lạ, ý tưởng độc đáo, sự kiện “Lễ hội Bia” năm 2007 kết thúc đã thành công tốt đẹp, đã được sự đón nhận nhiệt tình của doanh nghiệp và công chúng, hứa hẹn thành công cho lễ hội đồ uống lần sau. Khác với Lễ hội “Bia Việt Nam 2007”, ngay từ đêm khai mạc “Lễ hội đồ uống 2009” mang tên “Hương vị cuộc sống” được truyền hình trực tiếp trên sóng VTV1 của Đài truyền hình Việt Nam váo ngày 25/09/2009 được diễn ra hoành tráng trong không khí tưng bừng hơn với nhiều tiết mục văn nghệ hấp dẫn, do nhiều ca sĩ nổi tiếng trong nước thực hiện, trình diễn trên nền sân khấu nước với màn hình laze bao quát được những hình ảnh minh họa tươi đẹp về cuộc sống, về con người… Bên cạnh đó, tại lễ hội còn diễn ra hội thảo chuyên ngành đồ uống cùng với hàng loạt các hoạt động sôi động và hấp dẫn diễn ra liên tiếp trong suốt ba ngày của lễ hội, thu hút được sự tham gia ủng hộ nhiệt tình của khách tham quan như các cuộc thi “Ai uống bia nhanh nhất” và “Ai uống bia nhiều nhất”. Chỉ riêng cuộc thi “Ai uống bia nhanh nhất” đã thu hút khoảng 200 khách tham sự, với sự tham gia nhiệt tình của cả nam và nữ, cả du khách trong nước và nước ngoài ở mọi lứa tuổi. Đặc biệt, đêm 26/9, bên cạnh những tiết mục nhảy hip hop trẻ trung, sôi động, Công ty cổ phần văn hóa Phương Đông với vai trò là ban tổ chức còn dành sân khấu để cho các đơn vị tài trợ được thể hiện bản sắc văn hóa độc đáo của doanh nghiệp, nhằm giới thiệu và khuyếch trương thương hiệu của mình đến người tiêu dùng trong nước. Tại lễ hội, khách tham gia đã hiểu hơn về các thương hiệu bia và được thưởng thức các loại bia mà mình yêu thích như Bia Hà Nội, Bia Sài Gòn, Bia tiger, Halida Thăng Long … được giới thiệu về công nghệ sản xuất rượi Goldstar Vodka mang đậm hương vị truyền thống, tinh hoa rượu của Việt Nam kết hợp với công nghệ sản xuất hiện đại. Ai đã đến với Lễ hội Đồ uống Việt Nam 2009 cũng không thể quên được ấn tượng về sự sôi động, tưng bừng và thiết kế đẹp mắt của các gian hàng tham gia. Tại gian hàng bia Sài Gòn có các tiết mục nhảy múa, trò chơi hấp dẫn thu hút hàng trăm lượt khách tham gia. Đối diện là gian hàng của Tiger bia được thiết kế với nền biển xanh, cát trắng trong lành, khiến khách đến như đang được thưởng thức bia vàng trên biển xanh thật sự. Gian hàng Bia Hà Nội trầm lắng hơn, nhưng “Một nén văn hóa Hà Nội” vẫn luôn cuốn hút khách Thủ Đô. Đêm bế mạc Lễ hội đã kết thúc trong không khí sôi động của nhiều tiết mục văn nghệ hấp dẫn và khép lại trong tiếng trống rền vang của ca khúc “Dòng máu lạc hồng”. Đó chính là hào khí ngàn năm Thăng Long, hào khí của con rồng cháu Việt 4000 năm dựng nước và giữ nước. Đó cùng chính là ý nghĩa mà Lễ hội Đồ uống Việt Nam hướng tới chào mừng kỉ niệm 1000 năm Thăng Long – Hà Nội. Theo đánh giá của các nhà tài trợ và sự tham gia của các doanh nghiệp thì Lễ hội đồ uống năm 2009 đã thành công hơn, quy mô tổ chức cũng hoành tráng hơn với với năm 2007. Tuy vẫn còn tồn tại những điểm chưa hoàn thiện, nhưng với kinh nghiệm qua hai lần tổ chức thì Lễ hội đồ uống năm 2011 hứa hẹn sẽ thành công tốt đẹp hơn. Ở Việt Nam mỗi năm, cứ khoảng 140 bé sinh ra thì lại có một em mắc bệnh khuyết tật tim bẩm sinh và mỗi ngày trôi qua lấy đi những phần đời đáng sống của rất nhiều trẻ em bất hạnh. Tất cả những trường hợp mắc bệnh tim bẩm sinh đều có thể điều trị khỏi bằng phương pháp phẫu thuật, thế nhưng không phải đứa trẻ nào cũng may mắn có cơ hội được cứu sống, nhất là những số phận sinh ra trong gia đình quá nghèo. Để tạo thêm nguồn kinh phí cho trẻ em nghèo được phẫu thuật tim, kết hợp với Bộ y tê, Báo sức khỏe và đời sống, Bệnh viện tim Hà Nội, Bệnh viện tim TP Hồ Chí Minh, Công ty cổ phần văn hóa Phương Đông đã tổ chức chương trình nghệ thuật từ thiện “Vì trái tim trẻ thơ” cầu truyền hình trực tiếp Hà Nội – TP Hồ Chí Minh. Đây là chương trình giao lưu từ thiện có quy mô lớn phát động nhằm mục đích vẫn động nguồn tài trợ, hỗ trợ trong nước và quốc tế giúp đỡ cho những trẻ em dị tật tim bẩm sinh có hoàn cảnh khó khăn. Trong chương trình sẽ giới thiệu các phóng sự về bệnh biện tim Hà Nội, viện tim TP Hồ Chí Minh cùng các bác sĩ – những người trực tiếp thực hiện ca mổ, cũng như hóa cảnh trước và sau khi ra viện của các em… Tất cả các nội dung trong chương trình đều hướng tới mục đích ý nghĩa nhân đạo như lời thông điệp “Yêu thương, chia sẻ và đồng cảm với nỗi bất hạnh mà các em đang phải gánh chịu”. Chương trình đã được sự quan tâm của các doanh nghiệp và các nhà hảo tâm, toàn bộ số tiền thu được sẽ phục vụ cho quá trình mổ tim cho các em. Bên cạnh đó, chương trình đã thành công tốt đẹp, để lại dấu ấn trong lòng công chúng cũng như các nhà tài trợ. Đây là chương trình đầu tiên mở đầu cho một chuỗi các chương trình từ thiện chia sẻ, giúp đỡ những mảnh đời bất hạnh, giảm gánh nặng mưu sinh cho những số phận nghèo không may mắn những năm tiếp theo. 2.3 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần văn hóa Phương Đông Công ty cổ phần văn hóa Phương Đông thành lập đến nay đã được năm năm, trong hai năm đầu kết quả kinh doanh nói chung, và hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực tổ chức sự kiện nói riêng còn chưa ổn định. Nhưng từ năm 2007 đến nay hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đã đi vào nề nếp. Điều đó đã được thể hiện rất rõ trong bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2007 và 2008. Bảng 3 – Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2007 và 2008 (Đơn vị tính: đồng) Các chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Chênh lệch (+/-) Chênh lệch % Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 10.613.339.289 11.045.085.936 431.746.647 4.07 Các khoản giảm trừ 0 0 Doanh thu thuần 10.613.339.289 11.045.085.936 Giá vốn hàng bán 9.360.810.099 9.362.964.397 Lợi nhuận gộp 1.252.529.190 1.682.121.539 Chi phí quản lý kinh doanh 1.057.516.962 1.113.699.876 156.182.914 14.77 Lợi nhuận trước thuế 195.013.228 568.421.663 Thuế thu nhập doanh nghiệp 54.603.703 159.158.065 Lợi nhuận sau thuế 140.409.525 409.263.598 268.854.073 191.4 Qua bảng báo cáo trên ta thấy sự tăng trưởng rõ nét qua hai năm 2007 – 2008 Năm 2007, doanh thu thuần từ hoạt động tổ chức sự kiện và cung cấp dịch vụ quảng cáo, truyền thông Marketing đã tương đối lớn trên 10 tỷ đồng. Đến năm 2008, doanh thu thuần đạt hơn 11 tỷ, tăng 4.07% so với 2007. Tốc độ tăng trưởng so với ngành như vậy là chưa lớn nhưng so với quy mô công ty thì doanh thu như vậy về con số tuyệt đối là ở mức cao. Cụ thể doanh thu cho từng loại dịch vụ mà công ty cung cấp như sau: những năm đầu khi mới thành lập doanh thu từ hoạt động bảo trợ cho các chuyên mục của các báo đài chiếm tỉ lệ cao. Năm 2005 hoạt động này chiếm khoảng 50% doanh thu của công ty, nhưng sang những năm tiếp theo hoạt động này chỉ chiếm 10% doanh thu. Hiện nay với sự phát triển chung của nền kinh tế và của ngành, thì hoạt động tổ chức sự kiện đã trở dịch vụ chủ lực của doanh nghiệp. Hàng năm, doanh thu của hoạt động tổ chức sự kiện chiếm 70% doanh thu của toàn bộ hoạt động của công ty. Còn 30 % doanh thu còn lại là do hoạt động quảng cáo, quan hệ công chúng mang lại….Năm 2007 hoạt động tổ chức sự kiện đạt doanh thu 7 tỷ đồng, và năm 2008 là hơn 9 tỷ đồng, tăng 28.57 % so với năm 2007. Chi phí quản lí kinh doanh năm 2008 tăng 14.77% so với năm 2007, điều này cho thấy việc tập trung vào hoạt động vẫn ở mức tương đối. Công ty đang dần mở rộng quy mô công ty, đầu tư trang thiết bị, công nghệ và nhân sự. Tổng chi phi quản lý và giá vốn hàng bán chiếm 98.16 % doanh thu thuần vào năm 2007, điều nay làm cho lợi nhuận của công ty vẫn còn rất thấp. Con số này đến năm 2008 là 94.85 %, tuy đã giảm đi song vẫn còn rất cao. Tuy nhiên, lợi nhuận sau thuế năm 2008 tăng 191.4 % so với năm 2007, điều nay cho thấy công tác quản lý chi phí rất hiệu quả làm cho hiệu suất trên một đơn vị chi phí cao hơn. 2.4 Đánh giá các hoạt động tổ chức sự kiện của công ty qua các năm 2.4.1 Thành công Điểm lại hoạt động tổ chức sự kiện của doanh nghiệp, có thể thấy chủ yếu là hoạt động sự kiện mang tính cộng đồng chiếm khoảng 90% hoạt động tổ chức của doanh nghiệp. Hoat động tổ chức sự kiện ở Việt Nam ngày càng phát triển, ở Hà Nội và Thành Phố Hồ Chí Minh vì thế để công chúng nhận biết và nhớ được một sự kiện là việc khó khăn. Vì thế với ý tưởng tổ chức sự kiện mới là như “Lễ hội Bia” hay hàng loạt sự kiện xã hội như “Vì trái tim trẻ thơ”, “Ngày hội trẻ em”….vừa là sự kiện có tính xã hội, chung tay cũng xã hội giải quyết những khó khăn còn tồn tại, vừa là sự kiện có tính mới lạ, độc đáo, thu hút được sự tham gia ủng hộ của các doanh nghiệp, ban ngành trong cả nước mà còn được sự hưởng ứng tham gia nhiệt tình của công chúng trong cả nước. Tạo dấu ấn trong lòng công chúng và cả trong các doanh nghiệp về một doanh nghiệp tổ chức sự kiện luôn gắn lợi ích của doanh nghiệp với lợi ích của xã hội. Thông qua các sự kiện mà Phương Đông tổ chức, các doanh nghiệp có thể tạo dựng hình ảnh tốt, thân thiện và chiếm được cảm tình của công chúng trong xã hội. Với phương châm “Luôn cam kết tạo dựng lên một sự độc đáo riêng biệt, và đặt trọn niềm tin cho danh tiếng của công ty với thành công của khách hàng”, vì thế doanh nghiệp luôn mang đến cho khách hàng những giá trị tốt nhất với giá cả phù hợp, đáp ứng yêu cầu của khách hàng tốt nhất một cách linh hoạt và nhanh chóng. Các chương trình của Phương Đông hầu hết được truyền hình trực tiếp trên Đài truyền hình Việt Nam, điều này rất thuận lợi cho các doanh nghiệp Việt Nam tiếp cận với người tiêu dùng vì mức độ phủ sóng của truyền hình. Tham gia vào các sự kiện này các doanh nghiệp tài trợ không lo về mức độ truyền tin, nhất là các chương trình mà thu hút được người xem có tỉ lệ cao mà Phương Đông Media đã tổ chức thực hiện. 2.4.2 Những hạn chế còn tồn tại Với quy mô nhỏ, nguồn lực và nhân sự hạn chế vì thế rất khó khăn để tổ chức những chương trình với quy mô lớn, đòi hỏi tính sáng tạo vượt trội. Các sự kiện chủ yếu mang tính xã hội, mà nhận thức của các doanh nghiệp Việt Nam về tính thương mại khi tham gia những chương trình về xã hội chưa cao. Vì thế khi xây dựng những đề án chương trình để mời gọi các nhà tài trợ gặp rất nhiều khó khăn từ khâu tiếp cận đến đàm phán đạt được hợp đồng. Các đề án chương trình đã xây dựng trên giấy tờ có thực hiện được hay không còn phụ thuộc rất nhiều vào sự tham gia tài trợ của các doanh nghiệp. Vì thế hoạt động tổ chức sự kiện cũng rất bị động cho các khâu chuẩn bị đến các khâu còn lại. Vì thiếu nguồn lực, nên khi tổ chức sự kiện Công ty cổ phần văn hóa Phương Đông mất rất nhiều chi phí cho hàng loạt những dịch vụ khác như: sân bãi, địa điểm tổ chức, hệ thống âm thanh ánh sáng, đến người dẫn chương trình, ca sĩ, người mẫu… phục vụ cho những sự kiện diễn ra. Vì thế cũng tốn rất nhiều chi phí cho những dịch vụ này. Bên cạnh đó các ca sĩ tham gia vào sự kiện nhưng lại không biết nội dung của sự kiện, họ chỉ biết hát và nhiều khi hát những ca khúc không hợp với nội dung của sự kiện. Kết quả là không ăn nhập gì với chương trình. Vấn đề hạn chế nữa đó là địa điểm tổ chức sự kiện. Vấn đề này không chỉ có công ty cổ phần văn hóa Phương Đông gặp phải mà còn là hạn chế của các tổ chức hoạt động trong lĩnh vực này. Ở Hà Nội và Thành Phố Hồ chí Minh là hai nơi có số lượng sự kiện diễn ra nhiều nhất. Tuy nhiên địa điểm tổ chức tại hai thành phố này lại “vừa thiếu, vừa thừa”. Thông thường các sự kiện họp báo, giới thiệu sản phẩm, lễ kỉ niệm …thường được tổ chức ở khách sạn cao cấp 4 hoặc 5 sao. Tuy nhiên không phải khách sạn nào cũng có sức chứa lớn, đảm bảo đúng yêu cầu của đối tác. Các sân vận động, nhà thi đấu có sức chứa lớn nhưng nó chỉ phục vụ cho các sự kiện đại trà, chất lượng không cao. Bên cạnh đó là chất lượng âm thanh, hệ thống máy lạnh, ánh sáng, an ninh cũng góp phần làm cho chất lượng của sự kiện bị giảm sút. Chính vì vậy cần phải có một sự chuẩn bị trước thật tốt thì chất lượng chương trình mới đạt hiệu quả như mong đợi. CHƯƠNG 3 ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO TÍNH CHUYÊN NGHIỆP TRONG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN HÓA PHƯƠNG ĐÔNG 3.1 Công tác hậu cần Hoàn thiện hệ thống nhận diện thương hiệu của công ty Sau khi nghiên cứu những điểm còn tồn tại sinh viên xin đưa ra một vài kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống nhận diện thương hiệu. Xây dựng hệ thống nhận diện thương hiệu đồng bộ, tạo niềm tin cho khách hàng và công chúng nhận tin về công ty cổ phần văn hóa Phương Đông là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Logo: sử dụng logo chính cho tất cả các sản phẩm của công ty như phong bì, hòm thư, sách ảnh giới thiệu về công ty và các chương trình mà công ty tổ chức và thực hiện. Khẩu hiệu: Công ty nên sử dụng một khẩu hiệu cố định tránh việc sử dụng quá nhiều câu như hiện nay. Khẩu hiệu mà công ty lựa chọn cần thể hiện được phương châm kinh doanh của công ty “Luôn cam kết tạo dựng lên một sự độc đáo riêng biệt, và đặt trọn niềm tin cho danh tiếng của công ty với thành công của khách hàng”, thể hiện lợi ích mà doanh nghiệp đối tác nhận được. Xuất phát từ tiêu chí tạo ra sự độc đáo, đặt trọn niềm tin cho doanh tiếng của công ty với thành công của khách hàng nên sử dụng câu “Sự lựa chọn số 1 dành cho bạn”, lựa chọn số 1 về dịch vụ chất lượng độc đáo và thành công. Màu sắc: để tránh nhầm lẫn với các thương hiệu cạnh tranh, nên sử dụng màu sắc đồng nhất trong tất cả các ấn phẩm của công ty, cũng như là màu sắc chủ đạo trong website của công ty. Ngoài ra cũng cần chú ý đến các yếu tố cơ bản của một thương hiệu như: Văn hóa doanh nghiệp: là sự biểu hiện của văn hóa doanh nghiệp. Như vậy công ty cần xây dựng tốt văn hóa doanh nghiệp, tạo cho khách hàng có cái nhìn tốt về cách làm chuyên nghiệp của mình. Để xây dựng một thương hiệu mạnh cần xây dựng tốt cảm xúc về sản phẩm dịch vụ và con người của công ty. Những yếu tố xây dựng văn hóa doanh nghiệp: Đồng phục cho nhân viên: Công ty đã có đồng phục cho nhân viên, nhưng chỉ mang tính hình thức, chỉ được sử dụng trong những dịp sự kiện diễn ra, chưa thể hiện phong cách làm việc chuyên nghiệp. Công ty cần thiết kế lại đồng phục cho nhân viên, tạo sự thoải mái tiện lợi, tạo cảm xúc làm việc tốt, biểu hiện bên ngoài của nhân viên tốt hơn, tạo hình ảnh đẹp trong mắt khách hàng. Cần thể hiện sự quan tâm chia sẻ giữa những người đồng nghiệp trong công ty, để họ cùng đồng lòng phát triển công ty. Tổ chức thăm hỏi, tham quan dã ngoại nhân dịp lễ tết, thể hiện sự quan tâm của ban lãnh đạo công ty đối với từng thành viên trong công ty. Ngoài ra cần xây dựng nề nếp tác phong làm việc, phục vụ khách hàng một cách chặt chẽ, tạo môi trường làm việc tốt, cạnh tranh, giúp cho nhân viên tự hoàn thiện mình hơn. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện: Một sự kiện dù lớn hay nhỏ đều phải có một kế hoạch cụ thể cho nó. Kế hoạch cho một sự kiện càng chi tiết càng tốt, vì nó giúp cho những nhân viên trong công ty có thế hình dung ra được những công việc mình cần phải chuẩn bị cho sự kiện diễn ra. Họ có thể chủ động hơn trong những công việc của mình. Đối vơi mỗi sự kiện của công ty, đầu tiên phải chỉ ra một người phụ trách toàn bộ cho sự kiện. Người này có thể xử lý tất cả mọi việc hoặc có thể đôn đốc một số người khác thực hiện nhiệm vụ khác nhau. Đối với mỗi sự kiện thì chủ đề của sự kiện cũng vô cùng quan trọng. Chủ đề của sự kiện không những giúp các nhân viên trong công ty hiểu rõ hơn về mục đích của sự kiện, mục tiêu cần đạt được và những tác động mà doanh nghiệp muốn tạo ra là gì? Để từ đó phân công nhiệm vụ cho từng bộ phận chuyên trách và thời gian hoàn thành các phần công việc khác nhau của sự kiện. Tiếp tục duy trì hoạt động họp hàng tuần báo cáo tình hình thực hiện của nhân viên phụ trách sự kiện trong công ty để đảm bảo các công việc đang được triển khai. Địa điểm tổ chức, giấy mời phải được kiểm tra, tránh tình trạng sát đến ngày sự kiện diễn ra địa điểm tổ chức không thuê được, giấy mời chưa gửi đi… Để tổ chức một sự kiện thành công thì ngay từ bước đầu cần lập một kế hoạch rõ ràng, chi tiết, yêu cầu tất cả các nhân viên trong công ty nắm bắt và hiểu rõ, phân công công việc rõ ràng đảm bảo chuẩn bị sẵn sàng cho sự kiện diễn ra. Quy trình tổ chức một sự kiện Hầu hết các sự kiện của công ty cổ phần văn hóa Phương Đông là sự kiện cộng đồng, vì thế quy mô tổ chức ngày càng lớn và công phu hơn. Để tổ chức thành công một sự kiện thì điều đầu tiên phải xây dựng cho nó một quy trình tổ chức hoàn thiện và chuyên nghiệp. Chuyên nghiệp là phải làm được mọi thứ từ nhỏ nhất đến lớn nhất như làm kế hoạch, gửi giấy mời như thế nào, trình bày màu sắc ra sao cho phù hợp với công ty và sản phẩm, khách mời là ai, ăn gì, chỗ ngồi như thế nào, khách quan trọng thì đứng ra làm sao, bảo vệ an toàn như thế nào. Một sự kiện luôn phải trải qua những thủ tục cơ bản sau: Hình thành chủ đề Viết chương trình Hoạch định Thực hiện kế hoạch có kèm giám sát Tổ chức sự kiện và kiểm soát Kết thúc và chuyển đồ đạc về kho Họp rút kinh nghiệm Khi quản lý một sự kiện luôn bao gồm quá trình hoạch định và kiểm soát chi phí, công việc và rủi ro đi kèm với những ràng buộc về pháp luật, văn hóa đạo đức và những thay đổi không thể lường trước được ở bên trong cũng như bên ngoài công ty. Đối với mỗi sự kiện thì chủ đề cho sư kiện vô cũng quan trọng. Chủ đề này bị ràng buộc và chí phối bởi những vấn đề vĩ mô như luật hay khu vực tổ chức, văn hóa riêng của khách hàng, nguồn lực. Đối với mỗi chương trình, sự kiện cần xác định rõ đối tượng khách hàng và công chúng nhận tin là ai để hình thành chủ đề đúng và phù hợp, trách tình trạng chủ đề và nội dung không ăn nhập nhau. Đối với mỗi sự kiện, viết chương trình là cách tạo sản phẩm trên giấy tờ. Chương trình này sẽ được gửi tới khách hàng với bảng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng. Đối với công ty đây được coi là giai đoạn quan trọng nhất. Để chương trình có thể diễn ra phải mời được nhà tài trợ. Để các doanh nghiệp tài trợ chương trình thì khi tái tạo sản phẩm trên giấy tờ không chỉ thiết kế đẹp, ý tưởng hay mà con tạo được sự khác biệt không trùng lắp với các công ty tổ chức sự kiện khác. Trong khi viết chương trình thì mỗi người phụ trách cũng phải hoạch định những công việc cần thiết cho một sự kiện. Lên kế hoạch các bước công việc cần như chuẩn bị đặt hàng cho dàn dựng và trang trí, tiến hành dàn dựng và trang trí địa điểm tổ chức sự kiện, tổng duyệt chương trình…, bảng phân công công việc, phân chia cho các thành viên trong công ty, ai sẽ là người chịu trách nhiệm đặt hàng, hối thúc các nhà cung cấp… và thời gian hoàn thành công việc. Khi tiến hành công việc cần phải có cử ra người kiểm soát. Các trưởng bộ phận được phân công sẽ điều phối nhân lực theo công việc được giao. Những khi có sự cố được phát hiện sẽ tập hợp mọi người để cùng giải quyết. Sau khi sự kiện kết thúc, chuyển đồ đạc về kho, các nhân viên dọn dẹp nơi tổ chức, sửa lại những vận dụng đã sử dụng, thanh toán các hợp đồng cho các nhà cung cấp… Mỗi sự kiện kết thúc, các bộ phận sẽ viết báo cáo ghi lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc sự kiện để cũng nhau rút kinh nghiệm cho những lần sau. Nghe tưởng chừng đơn giản là thế, nhưng công việc tổ chức sự kiện là một công việc khó, đòi hỏi toàn công ty phải đồng lòng, cùng nhau cố gắng công việc mình đang làm. Làm theo một quy trình, giúp doanh nghiệp có cái nhìn khái quát và nắm bắt được những công việc cần làm. Nguồn nhân lực cho hoạt động tổ chức sự kiện Các sự kiện ngày càng được tổ chức với quy mô lớn hơn và công phu hơn nên đội ngũ nhân viên tổ chức sự kiện cũng cần được đào tạo một cách chuyên nghiệp hơn, có chuyên môn hơn. Nhanh nhạy, năng động, sáng tạo, có đầu óc tổ chức, biết cách xoay sở tình thế và ứng phó mọi tình huống…đó là những phẩm chất của những người làm công việc tổ chức sự kiện. Trước một sự kiện lớn, các nhân viên trong công ty tổ chức đều phải ngồi lại với nhau, cùng nhau đưa ra ý tưởng kịch bản chương trình. Để thực hiện ý tưởng, những nhân viên trong công ty cần phân công công việc rõ ràng, mỗi người phụ trách những mảng khác nhau của công việc. Ví dụ như: nhân viên phụ trách mời những nghệ sĩ, ca sĩ, nhà văn, nhà thơ …những người nổi tiếng trong chương trình. Nhân viên phụ trách trang phục, âm thanh ánh sáng, liên hệ với báo đài, nhà sản xuất……. Để luôn có ý tưởng mới, các nhân viên trong công ty phải nắm bắt được những cái hay, mới lạ trong cuộc sống để từ đó nảy sinh ra những ý tưởng khả thi, phù hợp với văn hóa, pháp luật nơi tổ chức. Đồng thời trong quá trình làm việc các nhân viên phải trao đổi với nhau, để từ đó hiểu biết lẫn nhau, có cảm hứng sáng tạo và đam mê trong công việc. Sau khi có ý tưởng, các nhân viên trong công ty phải chuẩn bị một bản kế hoạch chi tiết cho từng công việc cần chuẩn bị cho sự kiện, những danh mục công việc cần làm để nắm bắt tình trạng công việc và thời gian hoàn thành công việc. Các nhân viên trong công ty không chỉ có lòng yêu nghề, mà còn phải có khả năng chịu áp lực cao trong công việc. Không chỉ lên chi tiết cho chương trình, liên hệ với các công ty cần thiết như: ánh sáng, xe cộ, đặt nhà hàng, đón khách… mà còn liên hệ với khách mời để biết thông tin chính xác. Phải bám sát chương trình từ đầu đến cuối, nếu có sự cố xảy ra phải tìm cách giải quyết nhanh chóng. Nếu chương trình bị thay đổi vào phút cuối với bất kỳ lý do nào, kế hoạch sẽ bắt đầu bằng con số không, vì vậy nhân viên tổ chức sự kiện phải chuẩn bị kỹ lưỡng mọi chi tiết của chương trình. Nghề tổ chức sự kiện có nhiều vất vả nhưng lại được giới trẻ săn đón vì có những niềm vui mà không ngàng nghề nào có được nhất là khi chương trình của mình được những tín hiệu tốt đẹp từ khách hàng và công chúng. Tuy nhiên để đạt được điều đó thì các nhân viên tổ chức sự kiện phải thường xuyên nâng cao trình độ của mình, tạo phong cách làm việc chuyên nghiệp, từ đó sẽ tạo ra được những sự kiện không chỉ hay về nội dung mà còn thu hút bởi hình thức thể hiện. Bên cạnh đó, để thu hút nhân tài và giữ những nhân viên có kinh nghiệm, chuyên môn giỏi thì ban lãnh đạo công ty cũng phải có những chính sách lương thưởng hợp lý, tạo một môi trường làm việc thoải mái, tạo mọi điều kiện cho nhân viên phát huy hết khả năng của bản thân trong lĩnh vực tổ chức sự kiện này. 3.2 Triển khai sự kiện Khắc phục rủi ro trong quá trình diễn ra sự kiện Sau khi đã có ý tưởng thì công việc quan trọng đầu tiên mà mỗi công ty tổ chức sự kiện cần phải làm là chuẩn bị một bản kế hoạch chi tiết cho từng công việc chuẩn bị cho sự kiện. Trong tay luôn phải có bảng danh mục công việc cần làm để nắm bắt tình trạng công việc và thời gian hoàn tất. Ngoài ra điều không thể thiếu bản tiến độ công việc, cũng như phải nghĩ đến các phương án quản lý rủi ro để có thể giải quyết sự cố một cách an toàn và nhanh chóng nhất. Để sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp, thì doanh nghiệp cần tính đến các giải pháp xử lý khủng hoảng. Ban lãnh đạo cũng như các nhân viên chuyên trách cần dự đoán được những tình huống nào có thể xảy ra, và cách giải quyết cụ thể từng trường hợp…Khắc phục rủi ro không có nghĩa là cố gắng làm một chương trình hoàn thiện theo kiểu tránh không để xảy ra bất kỳ một sơ suất nào. Trên thực tế điều đó là không thể, đôi khi còn có tác dụng ngược lại, càng cố chu tất mặt này thì lại sơ hở mặt khác. Vì thế trong quá trình diễn ra sự kiện xảy ra rủi ro, các nhân viên cần nhanh chóng xác định nguyên nhân và tìm ra hướng giải quyết một cách nhanh chóng và hạn chế tổn thất cho doanh tiếng của công ty cũng như của khách hàng thấp nhất. Sau khi lên kế hoạch hoàn chỉnh cần phải chú ý đến những rủi ro khi sự kiện diễn ra gặp phải. Ví dụ như : đối với sự kiện diễn ra ngoài trời thì những rủi ro về thời tiết cần phải chú ý, chương trình đang diễn ra thì thời mưa, các nhân viên trong công ty phải có phương án dự phòng khắc phục rủi ro như chuẩn bị phông bạt và các cột tiến hành che khu vực khách mời một cách nhanh nhất và đảm dảo cho khách mời không bị ướt. Đối với những chương trình có mời ca sỹ nổi tiếng, nhưng khi sự kiện diễn ra ca sỹ đó không tới, mặc dù đã treo tên trên băng rôn khẩu hiệu rồi thì phải xin lỗi khán giả, đồng thời có những phương án dự phòng đảm bảo chương trình diễn ra bình thường. Trong sự kiện xuất hiện ca sỹ nổi tiếng cũng làm cho khán giả chen lấn sô đẩy để xin chữ ký, tặng hoa làm ảnh hưởng tới khách và sự an toàn của các ca sỹ, gây ra tình trạng hỗn loạn bên cạnh sân khấu. Lúc này đội an ninh cần đảm bảo chương trình diễn ra an toàn, bố trí hàng rào bảo vệ nhưng nghiêm cấm không được sử dụng bạo lực. Các hoạt động xay quanh sự kiện Sự phối hợp giữa các bộ phận là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng tới sự thành công của sự kiện. Người mẫu không thể diễn khi mà sân khấu được thiết kế theo kiểu đủng đỉnh. Ca sỹ không thể hiện tốt nếu như người phụ trách âm thanh không có sự chuẩn bị tốt trước giờ diễn. Ánh sáng sân khấu cũng vậy, phải thật hoàn hảo ngay từ buổi tập để đạo diễn sắp xếp đội ngũ người mẫu: cô mặc trang phục màu đậm thì đứng ở nơi có ánh sáng nhiều, trang phục sáng thì đứng ở nơi tối hơn… Trong khi sự kiện diễn ra thì cần có một người chịu trách nhiệm chính cho toàn bộ chương trình. Một sự kiện thành công là một sự kiện diễn ra liên tục, không có sự cố, nếu có thì những sự cố đó không đáng kể. Và điều đó gắn liền với sự gắn kết giữa các bộ phận với nhau. Để các đối tác nhìn nhận doanh nghiệp là công ty chuyên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì những việc làm trên là vô cùng cần thiết. Bên cạnh đó, trong quá trình diễn ra sự kiện, doanh nghiệp cũng cần chú ý đến đó là tạo bầu không khí cho sự kiện. Bầu không khí của sự kiện chính là cảm nhận của khách mời về sự kiện. Và đối với mỗi sự kiện thì có những bầu không khí khác nhau như sự kiện mang tính cộng đồng như các chương trình từ thiện thì tạo bầu không khí cởi mở, thân thiện. Những sự kiện dành cho giới trẻ thì bầu không khí sôi động, trẻ trung. Đối với nhưng sự kiện đòi hỏi sự sang trọng thì bầu không khí lịch sự trang trọng. Tùy vào mỗi sự kiện diễn, cũng như văn hóa doanh nghiệp đối tác, phong cách sản phẩm, mục tiêu sự kiện, đối tượng tham gia mà người nhân viên phụ trách tổ chức sự kiện của công ty có sự lựa chọn bầu không khí phù hợp nhất. Bên cạnh bầu không khí thì không gian diễn ra sự kiện cũng vô cùng quan trọng, nó tác động đến tâm lý cũng như cách nhìn nhận đánh giá của công chúng về sự kiện. Không gian sự kiện chịu sự chi phối của khách mời và số lượng khách mời, loại hình sự kiện,bầu không khí sự kiện……Và đặc biệt cần chú ý trong không gian sự kiện chính là sân khấu. Sân khấu là trung tâm sự chú ý của khách mời, vì thế cần lựa chọn và quyết định sân khấu cần quan tâm cân nhắc kỹ: số lượng sân khấu, vị trí sân khấu, chiều cao sân khấu, chiều rộng, tầm nhìn và cách trang trí sân khấu. Trong quá trình sự kiện diễn ra hoạt động truyền thông cũng vô cùng quan trọng. Hoạt động truyền thông trong sự kiện chủ yếu là quảng cáo qua băng rôn và các hình thức trang trí sự kiện. Nhân viên công ty phối hợp với doanh nghiệp tài trợ sử dụng các công cụ của xúc tiến bán như quà tặng cho khách tham gia sự kiện, quay số trúng thưởng… 3.3 Hoạt động sau sự kiện Quan hệ công chúng Xuất phát từ thực tế quảng cáo nhiều sẽ tốn rất nhiều chi phí cho doanh nghiệp mà hiện nay cần tập trung vốn để mở rộng quy mô sản xuất. Và sau mỗi sự kiện diễn ra, bản thân các doanh nghiệp và chính công ty cổ phần văn hóa Phương Đông luôn tận dụng “Quan hệ công chúng” (PR) để quảng cáo cho thương hiệu của bản thân mình cũng như của chính đối tác kinh doanh. Với ưu điểm : Mang tính khách quan cao: thông qua các phương tiện báo chí, phóng sự truyền hình…đặc biệt khi tham gia tài trợ cho các sự kiện cộng đồng, từ thiện… vì vậy dễ dàng được người tiêu dùng chấp nhận hơn vì nó mang ít tính thương mại. Sau mỗi sự kiện kết thúc, sử dụng công cụ PR tạo điều kiện cho việc truyền tải lượng thông điệp nhiều hơn so với các phương tiện tuyên truyền và quảng cáo khác. Người tiêu dùng có cơ hội nhân được nhiều lượng thông tin hơn về doanh nghiệp cũng như sản phẩm của doanh nghiệp Hoạt động này tốn ít chi phí so với quảng cáo trên phương tiện truyền thông trong khi hiệu quả đem lại thì không thấp hơn. Điều này có lợi cho bản thân công ty Phương Đông cũng như các doanh nghiệp đối tác của công ty. Hoạt động PR mang lợi ích cụ thể cho đối tượng, qua đó tạo sự gắn bó gần gũi hơn cho người tiêu dùng với doanh nghiệp và sản phẩm của doanh nghiệp. Từ những ưu điểm trên công ty cần chọn PR là một công cụ hữu hiệu trong quyền lợi của nhà tài trợ để thu hút sự chú ý của doanh nghiệp tham gia vào sự kiện mà công ty tổ chức thực hiện. Chỉ cho khách hàng thấy lợi ích của hoạt động tài trợ, xây dựng thương hiệu thông qua hoạt động tài trợ và xem hoạt động này như là một công cụ marketing hữu hiệu đạt hiệu quả cao hơn hẳn so với việc thiết lập sự nhận biết thương hiệu thông qua quảng cáo. Bản thân công ty cổ phần văn hóa Phương đông tiếp tục duy trì tổ chức, mời gọi tài trợ cho các chương trình chào mừng các lễ kỉ niệm nhân dịp ngày lễ, hội. Bên cạnh đó luôn có những nét đổi mới trong các hoạt động tổ chức kỉ niệm ngày thành lập công ty và các hoạt động khác như họp báo, giới thiệu sản phẩm mới cho các đối tác có nhu cầu. Không chỉ tạo niềm tin là một công ty chuyên tổ chức sự kiện cho các doanh nghiệp trong cả nước mà còn xây dựng hình ảnh về một doanh nghiệp thân thiện trong lòng công chúng thông qua các sự kiện mang tính cộng đồng cao. Sau mỗi sự kiện diễn ra, các nhân viên trong công ty họp lại, đúc rút kinh nghiệp những gì sai xót chưa làm được trong khi diễn ra sự kiện. Bên cạnh đó cùng cần xem xét phản ứng của công chúng nhận tin đối với sự kiện. Thống kê số người tham gia sự kiện, phản ứng của công chúng thông qua báo đài, điều tra phỏng vấn……..Từ đó có cái nhìn bao quát những vẫn đề còn tồn tại, để hoàn thiện hơn nữa công tác chuẩn bị, tiến hành và hoạt động sau sự kiện của công ty. Để hoạt động tổ chức sự kiện của Công ty ngày càng trở nên chuyên nghiệp hơn không chỉ trong mắt các doanh nghiệp có nhu cầu tổ chức sự kiện mà con trong lòng công chúng. Để xây dựng công ty cổ phần văn hóa Phương Đông thành một công ty tổ chức sự kiện hàng đầu Miền Bắc. KẾT LUẬN ****** Rõ ràng trong thời đại ngày nay, thỏa mãn được nhu cầu khách hàng là một việc vô cùng khó khăn và phức tạp. Phần lớn các doanh nghiệp vấp ngã chỉ vì họ không phát hiện ra nhu cầu của khách hàng. Để có một chỗ đứng trong tâm trí khách hàng, các doanh nghiệp phải thương xuyên quảng bá hình ảnh của mình, những hoạt động của mình tới khách hàng. Những chương trình quảng cáo đã dần trở nê tràn lan, bão hòa, do vậy phải tìm một cách khác cho chiến lược truyền thông của mình. Sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp trong nước và nước ngoài với nhau đã làm cho nhận thức về xây dựng thương hiệu một cách rõ ràng hơn. Các doanh nghiệp trong nước đã chú ý đến công cụ tổ chức sự kiện cho chiến lược truyền thông để tạo dựng thương hiệu trong tâm trí khách hàng. Trong môi trường cạnh tranh găy gắt giữa các công ty tổ chức sự kiện, công ty nào cũng tự nhận mình là doanh nghiệp hoạt động chuyên nghiệp. Để tồn tại trong môi trường cạnh tranh đó, nâng cao tính chuyên nghiệp là chiến lược rất quan trọng của công ty cổ phần văn hóa Phương Đông. Với phương châm “Luôn cam kết tạo dựng lên một sự độc đáo riêng biệt, và đặt trọn niềm tin cho danh tiếng của công ty với thành công của khách hàng” Phương Đông media đã không ngừng đổi mới, hoàn thiện hơn các khâu trong quá trình tổ chức sự kiện để đem đến cho khách hàng sự hài lòng nhất, cung ứng cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của thầy GS. TS Nguyễn Văn Thường đã giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập. Sau khi hoàn tất chuyên đề không tránh khỏi những thiếu xót mong thầy cô đóng góp ý kiến để giải pháp áp dụng vào công ty có tính thiết thực hơn. TÀI LIỆU THAM KHẢO Quản trị Marketing, Philip Kotler, Nhà xuất bản thống kê 2003 Giáo trình Tổ chức sự kiện, PGS.TS Lưu Văn Nghiêm, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế quốc dân 2009 PR hiệu quả, Nhà xuất bản Trẻ 2005 Website: www.phuongdongmedia.com www.vtv.com.vn www.lantabrand.com www.vietbao.com www.events.com.vn MỤC LỤC TRANG NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………