Chuyên đề Giải pháp tích hợp các Hệ thống quản lý: chất lượng, môi trường và trách nhiệm xã hội theo tiêu chuẩn ISO 9000, ISO 14000 và SA 8000 tại công ty cổ phần May 10

được cập nhật thường xuyên, còn nhiều bất cập. Trong khi mọi thứ đều thay đổi từng ngày, từng phút: nền kinh tế thế giới và trong nước đều có những biến động. Cơ chế pháp luật của VN cũng thay đổi. Các công ty, xí nghiệp dệt may đều có những thành công và thất bại, phá sản hay đứng vững trên thị trường. Song điều quan trọng hơn cả là công ty CP May 10 cũng có những biến động, thay đổi: hoạt động sản xuất kinh doanh được mở rộng cả về quy mô và cơ cấu, những đòi hỏi, yêu cầu của khách hàng với sản phẩm của May 10 cũng cao hơn, yêu cầu của các tổ chức xã hội cũng khác nhiều. Thế nhưng hệ thống tài liệu của cả ba HTQL chất lượng, môi trường, trách nhiệm xã hội được công ty ban hành từ năm 2003 và được sử dụng cho đến nay có rất ít những sửa đổi bổ sung mặc dù có những điểm chưa phù hợp. à Một số những điểm chung chưa hợp lý của cả ba hệ thống đó là: - Tài liệu của cả ba hệ thống đến thời điểm hiện nay có một số nội dung không phù hợp như sự trùng lặp một số quy trình như quy trình xem xét của lãnh đạo, quy trình, quy trình kiểm soát tài liệu, hồ sơ, quy trình đánh giá nội bộ,... và do đó cũng có một số hướng dẫn, biểu mẫu trùng nhau. - Mục tiêu, chỉ tiêu của các đơn vị về cả ba hệ thống xây dựng chưa thuận tiện cho việc theo dõi, đánh giá kết quả ở từng thời điểm. Thậm chí có đơn vị còn chưa có mục tiêu, chỉ tiêu của năm 2006. Với mỗi tổ chức để thực hiện được các chiến lược kinh doanh, chiến lược quản trị thì cần xác định mục tiêu dài hạn tiếp đó là các mục tiêu ngắn hạn và cụ thể hơn là các chỉ tiêu. Do đó mà mục tiêu, chỉ tiêu cần xác định rõ ràng, dễ hiểu, có như vậy chúng ta mới có căn cứ để so sánh kết quả thực hiện để từ đó có đánh giá đúng tình hình. Vì thế công ty CP May 10 cần xây dựng mục tiêu, chỉ tiêu của cả ba hệ thống một cách rõ ràng, cụ thể và tạo điều kiện cho công tác theo dõi, kiểm tra, đánh giá. - Chính sách chất lượng, môi trường và trách nhiệm xã hội của công ty chưa được truyền đạt tới mọi cán bộ công nhân viên để thấu hiểu. Chính sách chất lượng, môi trường và trách nhiệm xã hội chính là lời cam kết, lời hứa của công ty sẽ thực hiện, sẽ đem lại cho khách hàng và các bên liên quan. Để thực hiện được điều đó đòi hỏi mọi cán bộ công nhân viên trong công ty đều phải thấu hiểu các chính sách. Vì thế công tác tuyên truyền, giáo dục là rất quan trọng. - Các văn bản của cả ba hệ thống có liên quan đến kiểm soát thông tin như: quy trình tiếp nhận các thông tin về pháp luật và các yêu cầu khác- QTMT3/2, quy trình thông tin liên lạc của HTQL môi trường- QTMT4/3, quy trình thông tin liên lạc của HTQL chất lượng- QT02,... chồng chéo và áp dụng không đầy đủ theo yêu cầu. - Sơ đồ tổ chức của công ty chưa thể hiện rõ việc phân cấp về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cả ở các đơn vị cũng như cấp công ty. Đây là những hạn chế chung của cả ba HTQL của công ty May 10. Bên cạnh đó là hạn chế riêng của từng HTQL. à Trước hết chúng ta cùng xem xét HTQL chất lượng. Công ty May 10 xây dựng xây dựng hệ thống tài liệu theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, song hiện nay bộ tiêu chuẩn này đã có phiên bản mới ISO 9001:2004. Tuy rằng phiên bản cũ vẫn được sử dụng phổ biến nhưng công ty cũng nên tìm hiểu để sửa đổi, xây dựng lại hệ thống tài liệu một cách ngắn gọn, xúc tích, chính xác, sát với thực tế nhưng phải dễ hiểu. HTQL chất lượng của công ty có một số điểm hạn chế như sau: - Mô tả cho các vị trí công việc ở các đơn vị, bộ phận không đầy đủ, chính xác và đã lỗi thời như mô tả vị trí công việc của trưởng phòng kế hoạch chưa đầy đủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cũng như năng lực để làm việc. - Văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của các đơn vị cũng như của đại diện lãnh đạo chưa cập nhật cho phù hợp với thực tế và không lưu giữ đầy đủ ở các đơn vị. - Hồ sơ xử lý không phù hợp, hành động khắc phục/ phòng ngừa, đánh giá nội bộ và hồ sơ xem xét của lãnh đạo chưa cập nhật đầy đủ tại các đơn vị, bộ phận liên quan. - Một số hoạt động chưa có văn bản hướng dẫn: kỹ thuật sản xuất veston, marketing, nghiên cứu tổ chức sản xuất, thiết kế thời trang. à Cùng với các tài liệu về quản lý chất lượng là hệ thống tài liệu về quản lý môi trường theo tiêu chuẩn ISO14001. Hệ thống này cũng có những điểm chưa hợp lý cần chỉnh sửa lại, cụ thể: - Chính sách, mục tiêu môi trường chưa cụ thể, chưa có bằng chứng phổ biến, chưa có chương trình thực hiện kiểm tra công tác đánh giá thực hiện. - Tài liệu, hồ sơ HTQL môi trường chưa có sẵn tại các đơn vị và người cần sử dụng. - Thiếu một số hướng dẫn quản lý, xử lý chất thải độc hại như chất thải y tế ở các xí nghiệp địa phương. - Hợp đồng với các nhà thầu xử lý rác thải chưa đầy đủ nhất là rác thải độc hại và rác thải y tế và thiếu hồ sơ theo dõi lượng rác thải. à Không chỉ có tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng, môi trường chưa đầy đủ, chưa hoàn thiện mà tài liệu của hệ thống trách nhiệm xã hội cũng cần xem xét một số điểm sau: - Mục tiêu hệ thống trách nhiệm xã hội về sự thỏa mãn yêu cầu của khách hàng cần được cải tiến cho dài hạn hơn và có yếu tố hiệu quả - Quy trình thông tin liên lạc không còn phù hợp với thực tế Như vậy hệ thống tài liệu của cả ba HTQL cần phải sửa đổi, bổ sung cho hợp lý, phù hợp với thực tế và tiện lợi cho người sử dụng. 3.2. Thực hiện không đúng quy định, hướng dẫn của các HTQL Bên cạnh sự thiếu sót của hệ thống tài liệu ba HTQL là sự thực hiện không đúng một số quy định, hướng dẫn. à HTQL môi trường - Đánh giá tác động môi trường chưa đầy đủ, sơ sài - Chưa thực hiện đúng quy định cụ thể về ứng phó tình trạng khẩn cấp - Chưa thực hiện việc lưu mẫu thức ăn tại nhà ăn theo quy định - Chưa có đầy đủ bằng chứng giám sát môi trường à Hệ thống trách nhiệm xã hội - Việc theo dõi và kèm cặp nhân viên mới không theo quy trình - Nhân viên hợp đồng của nhà ăn chưa được khám sức khỏe định kỳ theo quy định - Hồ sơ tuyển dụng của một số nhân viên mới chưa phù hợp với yêu cầu của hướng tuyển dụng của hệ thống trách nhiệm xã hội – HDXH01,01 - Chưa cập nhật đầy đủ hồ sơ kiểm soát an toàn vệ sinh lao động như yêu cầu tại quy trình kiểm soát hồ sơ - QTXH03. - Chưa lưu đầy đủ hồ sơ tập huấn PCCC năm 2006 như trong yêu cầu của quy trình PCCC và ứng phó với tình trạng khẩn cấp. - Một số công nhân chưa được ký hợp đồng đúng hạn. - Sau khám sức khỏe định kỳ cho cán bộ công nhân viên những hành động tiếp theo để xử lý những trường hợ được xếp loại sức khỏe loại 2, 3 không thấy có thủ tục và hồ sơ đã thực hiện. à HTQL chất lượng - Các kho nguyên phụ liệu, thành phẩm ở công ty cũng như ở các đơn vị áp dụng theo yêu cầu của quy trình bảo toàn sản phẩm QT15 không đạt yêu cầu- sử dụng sai biểu mẫu, thiếu chỉ dẫn sắp xếp thiếu khoa học và mất an toàn. - Việc xem xét hợp đồng không theo thủ tục của quy trình xem xét hợp đồng QT03. - Nhiều đơn hàng không có bảng thống kê chi tiết về thông số bán thành phẩm 3.3. Chi phí, thời gian cho các cuộc đánh giá là lớn Công ty CP May 10 áp dụng ba HTQL: chất lượng, môi trường, trách nhiệm xã hội và được cấp chứng chỉ cho hai hệ thống do đó mỗi năm sẽ có ít nhất năm cuộc đánh giá: hai cuộc đánh giá của bên thứ ba và ba cuộc đánh giá nội bộ. Với các cuộc đánh giá của bên thứ ba, chi phí và thời gian là rất lớn bao gồm chi phí, thời gian chuẩn bị; Chi phí đón tiếp; chi phí và thời gian đánh giá, tổng chi phí khoảng 10-15 triệu cho một cuộc đánh giá. Thêm và đó là chi phí và thời gian cho đánh giá nội bộ. Như vậy công ty chỉ bận chuẩn bị cho công tác đánh giá, cố gắng làm hài lòng các chuyên gia. 3.4. Khó khăn cho người sử dụng Với mỗi hệ thống thì các yều cầu là khác nhau. Do chưa thực hiện tích hợp các HTQL công ty vẫn có đại diện lãnh đạo về chất lượng riêng, đại diện lãnh đạo về môi trường cũng như đại diện lãnh đạo về trách nhiệm xã hội riêng nên khi cần thống nhất một vấn đề nào đó thường xảy ra mâu thuẫn, ai cũng muốn thực hiện mục tiêu, yêu cầu của mình trước, không ai chịu nhượng bộ. Vì thế rất khó để thống nhất một vấn đề. Và thế là ai thực hiện việc của người ấy mặc cho chúng có mâu thuẫn hay không. Các lãnh đạo không thống nhất được nên nhân viên cũng như người thực hiện không biết phải thực hiện yêu cầu nào trước, chất lượng, môi trường hay trách nhiệm xã hội trước. Chính vì thế các bộ tiêu chuẩn không phát huy được hết tác dụng của chúng Về phương diện người dùng, do có quá nhiều quy trình, hồ sơ, biểu mẫu nên rất khó khăn khi tra cứu, áp dụng. CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP TÍCH HỢP ISO 9001:2000, ISO 14001 VÀ SA 8000 TẠI CÔNG TY CP MAY 10. 1. Cơ sở lý thuyết về tích hợp các hệ thống quản lý (HTQL) Tích hợp các hệ thống quản lý là vấn đề khá mới đối với các tổ chức, doanh nghiệp VN, chúng ta cùng tìm hiểu bản chất cũng như các nguyên tắc của vấn đề này 1.1. Bản chất của tích hợp các HTQL Hiện nay có rất nhiều đơn vị đã và đang thực hiện cải tiến phương pháp quản lý của mình dựa vào mô hình của các tiêu chuẩn quốc tế như ISO9000, ISO14000, SA8000, hay OHSAS18001,... Do nhiều cơ quan, chuyên gia tư vấn khác nhau nên hầu hết các phương pháp quản lý của DN về các lĩnh vực khác nhau ít khi gắn kết được với nhau. Do nguồn lực rất hạn chế và để giảm chi phí tư vấn nhiều DN phải xé nhỏ, phân vùng, chia thành nhiều khu vực như xí nghiệp 1 thì áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000, xí nghiệp 2 thì áp dụng tiêu chuẩn ISO 14000,... sau đó copy, nhân rộng các quy trình thủ tục đã viết cho một xí nghiệp ra toàn DN. Để cho nhanh DN còn phân công rất rõ rãng rằng ngoài các hoạt động chuyên môn thì lãnh đạo A phụ trách về góc độ chất lượng, cán bộ B phụ trách riêng về môi trường, một người khác phụ trách riêng về vấn đề trách nhiệm xã hội hay an toàn lao động,...để dễ nhớ các yêu cầu, dễ trả lời các cơ quan đánh giá, chứng nhận. Với cách làm trên, DN có thể có rất nhiều chứng nhận phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế, đá ứng nhanh đòi hỏi của thị trường. Tuy nhiên nó cũng dẫn tới hiện trạng trong DN thường tồn tại đồng thời nhiều HTQL dẫn đến tình trạng phân tán nguồn lực, quản lý không thống nhất, phức tạp và hiệu lực, hiệu quả sẽ thấp, khó có thể duy trì lâu dài. Trước tình hình này đã có nhiều DN đã suy nghĩ, chủ động tìm cách tích hợp các HTQL trên cho đơn giản hơn. Vậy tích hợp các HTQL là gì? Thực tế chưa có một khái niệm nào nói rõ về tích hợp, song có thể hiểu về tích hợp như sau: Tích hợp các HTQL là tìm ra những điểm chung của các HTQL và xây dựng chúng thành một văn bản, một chính sách hay một hệ thống chung duy nhất thỏa mãn các yêu cầu của các HTQL đó. Hay nói một cách nôm na là làm thế nào để có một hệ thống chung duy nhất, một lần đánh giá, một ban chỉ đạo, một đại diện lãnh đạo và đặc biệt là dễ dàng kiểm soát và duy trì hệ thống với chi phí thấp. Điều này có nghĩa là làm cho các HTQL trở nên đơn giản hơn nhiều, dễ quản lý hơn và đem lại hiệu quả cao hơn. Nói về tích hợp các chuyên gia đã kiến nghị năm nguyên tắc cơ bản trong khi tích hợp các HTQL tại DN dựa trên kinh nghiệm tư vấn và huấn luyện. 1.1.1. Nguyên tắc 1: Chỉ nên có một HTQL của DN Bạn phải đảm bảo rắng DN chỉ nên có một HTQL. Mỗi người dù ở cương vị công tác nào, khi họ làm việc gì cũng chỉ phục vụ một mục đích, đó là đạt hiệu quả cao nhất. Do vậy bất cứ một quy trình nào, một nguyên công nào trong quy trình bạn viết ra cũng phải thỏa mãn đồng thời yêu cầu của tất cả các lĩnh vực như kinh doanh, chất lượng, môi trường, an toàn,.... Do vậy các HTQL phải quyện vào nhau, làm một lần mà phù hợp mọi yêu cầu. như thế bạn không thể có quan điểm là “ DN phải xây dựng một HTQL phù hợp với các yêu cầu của các tổ chức như ISO9000, ISO14000” mà DN phải hiểu bản chất những ý tưởng chính của từng tiêu chuẩn để cải tiến và hoàn thiện phương pháp quản lý hiện có của mình. Chúng ta cũng không thể và không nên copy HTQL của một đơn vị khác, mặc dù họ có nhiều điểm tương đồng song vẫn có những điểm khác biệt khiến HTQL đó không phát huy được hiệu quả hay hiệu quả thấp. Vì thế hãy học tập kinh nghiệm và ứng dụng sáng tạo vào thực tế. 1.1.2. Nguyên tắc 2: Nguyên tắc mọi cải tiến phải xuất phát từ mục tiêu dài hạn của DN HTQL hiện có của bạn không thể cùng một lúc phù hợp ngay với các yêu cầu của tất cả các tiêu chuẩn. Trong khi nguồn lực của chúng ta còn rất hạn chế, chúng ta không thể và cũng không nên có một HTQL hoàn chỉnh ngay hay nói đúng hơn với hoàn cảnh, điều kiện của chúng ta thì không thể có ngay được một HTQL hoàn chỉnh. Để tránh việc phải làm đi, làm lại, thay đổi nhiều trong phương thức quản lý, để kiểm soát được qúa trình thay đổi chúng ta nên xác định rõ định hướng, mục tiêu dài hạn của DN. Có được mục tiêu, viễn cảnh dài hạn chúng ta có thể hoạch định quản lý thế nào, tập trung vào vấn đề nào trước, chất lượng hay môi trường hay các vấn đề về trách nhiệm xã hội hoặc tiến hành song song tất cả các lĩnh vực nhưng mục tiêu, phạm vi, mức đọ khác nhau. Như vậy xác định được mục tiêu dài hạn của DN là rất quan trọng. 1.1.3. Nguyên tắc 3: Nguyên tắc triển khai từ từ, mở rộng dần HTQL sang các lĩnh vực khác Vấn đề quả lý luôn là vấn đề khó, nhạy cảm và cũng là vấn đề bức xúc của nhiều DN không chỉ ở VN mà còn cả trên thế giới, để HTQL đem lại hiệu quả cao chúng ta cần xây dựng, hoàn thiện HTQL hiện có của DN. Song không thể vội vàng mà phải xây dựng, hoàn thiện một cách từ từ. Cải tiến phương pháp quản lý là một dự án lớn, dài hơi và do chúng ta còn ít có điều kiện nghiên cứu sâu nên phải đi từng bước, phải cẩn thận. Do đó nên có một ban quản lý dự án, đặt dưới sự điều hành trực tiếp của lãnh đạo cao nhất. Chúng ta nên hoàn thiện dần HTQL của mình song song với quá trình sản xuất kinh doanh. Nên chăng bắt đầu từ lĩnh vực quản lý chất lượng vì kết quả của nó gán sát với hiệu quả sản xuất kinh doanh, với sự tồn tại của DN, sau đó mở rộng dần sang các lĩnh vực khác. 1.1.4. Nguyên tắc 4: Các cán bộ quản lý phải nhuần nhuyễn chu trình PDCA Bản chất của mọi yêu cầu trong các HTQL khác nhau đều dựa trên chu trình PDCA( Plan: lập kế hoạch, Do: thực hiện, Check: kiểm tra, Action: hành động, khắc phục). Ví dụ như mô hình quản lý môi trương ISO14001 bạn phải trả lời được: - Hiện nay quá trình sản xuất kinh doanh của bạn đang gây ra những tác động gì tới môi trường xung quanh, vấn đề nào quan trọng nhất mà bạn phải có khả năng cải tiến? - Bạn sẽ làm gì để cải tiến hoặc giảm thiếu các tác động môi trường đó? - Làm thế nào để bạn xác nhận, kiểm tra được kết quả của những cải tiến đã thực hiện? - Làm thế nào để bạn duy trì được kết quả đã đạt được? Trong tương lai bạn sẽ tiếp tục cải tiến vấn đề gì? Như vậy chu trình PDCA là chu trình rất quan trọng và cần thiết cho mọi HTQL. Chính vì thế đã đặt ra yêu cầu đòi hỏi các cán bộ quản lý phải nhuẫn nhuyễn chu trình PDCA 1.1.5. Nguyên tắc 5: Nguyên tắc đánh giá đúng thực trạng, phát hiện những cơ hội để cải tiến Với bất kỳ một hoạt động nào, vấn đề nào cũng cần đánh giá đúng thực trạng. Có đánh giá đúng thực trạng chúng ta mới biết mình mạnh ở điểm nào, yếu ở đâu để từ đó phát huy thế mạnh và khắc phục điểm yếu. Phát hiện cơ hội để cải tiến cũng cần được tiến hành tại các DN vì nắm được cơ hội coi như đã nắm chắc phần thắng trong tay. Hoạt động quản lý cũng không nằm ngòai quy luật này. Chúng ta không nên chỉ quan tâm duy nhất tới việc HTQL của mình có phù hợp hay không với các yêu cầu của của các tiêu chuẩn, các cơ quan chứng nhận. Chúng ta phải tìm hiểu, phải xác định được những cơ hội, rủi ro đang tiềm ẩn liên quan tới các HTQL có thể làm ảnh hưởng tới mục tiêu sản xuất kinh doanh của mình. Do vậy chúng ta cần có cách nhìn hệ thống, tổng quát, rộng hơn và luôn trả lời câu hỏi: bạn cần phải làm gì để HTQL thực sự giúp bạn đạt được mục tiêu sản xuất kinh doanh của mình. Trên đây là năm nguyên tắc khi thực hiện tích hợp các HTQL mà các chuyên gia đã đưa ra. Đây mới chỉ là những kiến nghị chưa phải là tài liệu chính thức về tích hợp song giá trị của của chúng lại rất lớn và có sức thuyết phục các nhà quản lý cũng như các chuyên gia đánh giá khác. 1.2. Lợi ích của tích hợp các HTQL Theo xu hướng hiện nay, do áp lực từ các bên hữu quan khác nhau nên ngày càng có nhiều tiêu chuẩn cho các HTQL và việc các DN áp dụng đồng thời nhiều HTQL đang ngày càng trở nên phổ biến hơn. Khi ấy các DN gặp phải nhiều khó khăn như vấn đề là với bao nhiêu hệ thống, thì có bao nhiêu đội ngũ, ban chỉ đạo, hệ thống văn bản, hệ thống đánh giá, hệ thống giám sát,... ngày đêm làm việc để duy trì các hệ thống đảm bảo đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn hay DN không biết phải tuân thủ theo quy trình của hệ thống nào trước,... Câu trả lời rất đơn giản và có lẽ đã có nhiều nhà quản lý nghĩ tới đó là giải pháp tích hợp. Tại sao không phải là một giải pháp khác mà lại là tích hợp. Chỉ có một câu trả lời duy nhất đó là tích hợp đã khắc phục được nhược điểm của việc áp dụng đồng thời các HTQL và đem lại nhiều lợi ích cho DN khi áp dụng. Dưới đây là một số những lợi ích căn bản của tích hợp các HTQL 1.2.1. Nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, thỏa mãn nhu cầu khách hàng Như chúng ta đã biết mọi nỗ lực của tổ chức luôn hướng tới một mục tiêu chung là nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh và thỏa mãn nhu cầu khách hàng cả nội bộ lẫn bên ngoài. Đối với bất kỳ một HTQL theo tiêu chuẩn nào chăng nữa dù là ISO9001:2000 hay ISO14001, SA8000 hay OHSAS18001 thì mục tiêu hướng tới các lợi ích của khách hàng và lợi ích của công ty bao giờ cũng được đặt lên hàng đầu, đồng thời phải thỏa mãn các yêu cầu khác nhau của các bên hữu quan. Tuy nhiên với mỗi tiêu chuẩn áp dụng khác nhau thì vấn đề lại được nhìn nhận dưới góc độ khác nhau. Quan trọng là ở chỗ: khi có nhiều hệ thống cùng xem xét về những vấn đề khác nhau (chẳng hạn như khách hàng) nhưng lại từ các góc độ khác nhau thì tất nhiên sẽ nảy sinh các mâu thuẫn. Việc tích hợp các HTQL cho phép DN xem xét các mục tiêu, chính sách của mình trên phương diện tổng thể, dưới nhiều góc độ khác nhau của các bên hữu quan. Do đó sẽ thoả mãn khách hàng cả nội địa lẫn bên ngoài. Khi khách hàng được thỏa mãn thì hiệu quả hoạt động kinh doanh cũng được nâng cao vì có khách hàng hoạt động sản xuất kinh doanh mới thực hiện được, khách hàng là đối tượng trực tiếp mà DN phục vụ và cũng là đối tượng trực tiếp đem lại doanh thu, lợi nhuận và thị phần cho DN. 1.2.2. Một hệ thống tích hợp sẽ dễ dàng quản lý và kiểm soát hơn Với nhiều HTQL cùng song song tồn tại mà không có sự nhất quán thì rất khó thực hiện và quản lý. Ngược lại sự đồng bộ và nhất quán của hệ thống cho phép công tác quản lý, giám sát hệ thống trở nên đơn giản hơn rất nhiều, đồng thời cơ cấu tổ chức của các ban chỉ đạo, của các cán bộ chuyên trách cũng đơn giản hơn. Tổ chức có thể chỉ cần một đại diện lãnh đạo đồng thời là QMR- đại diện lãnh đạo về chất lượng, ERM- đại diện lãnh đạo về môi trường và SAMR- đại diện lãnh đạo về trách nhiệm xã hội để chăm lo cho hệ thống. Về một phương diện khác, phương diện người sử dụng, nếu chỉ có một hệ thống văn bản, các quy trình hướng dẫn công việc sẽ nhất quán, dễ dàng tìm kiếm tra cứu và áp dụng. Còn với rất nhiều hệ thống thì người dùng không biết phải tuân theo yêu cầu của hệ thống nào trước và do đó dễ dẫn tới mâu thuẫn lợi ích cũng như cách thức hiện. Đây là yếu tố rất quan trọng trong việc đảm bảo tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống. 1.2.3. Giảm rất đáng kể thời gian và chi phí cho các đợt đánh giá Trước kia, nếu tổ chức có hai hệ thống chẳng hạn, có nghĩa là mỗi năm sẽ có khoảng bốn lần đánh giá. Đánh giá nội bộ có thể không tốn kém nhiều về kinh phí nhưng đánh giá của bên thứ ba thì lại khác. Đánh giá của bên thứ ba có thể là của tổ chức chứng nhận cũng có thể là của khách hàng nên chi phí là rất lớn do phải tiếp đón bao gồm cả chi phí đánh giá và chi phí chứng nhận. Ngoài thời gian các chuyên gia đánh giá, làm việc trực tiếp thì thời gian chuẩn bị để đón tiếp các chuyên gia cũng rất đáng kể. Mà với các DN thời gian luôn là vàng, với họ luôn là kinh doanh từng phút. Do đó chi phí của DN sẽ tăng theo cấp số cộng. Nhưng với một hệ thống duy nhất, DN sẽ giảm được số lần đánh giá đồng nghĩa với giảm chi phí và thời gian, các HTQL mà DN đang áp dụng đều được chứng nhận khi hệ thống tích hợp được chứng nhận. Ví như DN tích hợp HTQL chất lượng và HTQL môi trường và nhận được chứng chỉ tích hợp thì điều đương nhiên là HTQL chất lượng và môi trường cũng được công nhận mà không cần phải xin chứng chỉ riêng cho từng hệ thống. Như vậy với một hệ thống duy nhất, DN có thể thu được rất nhiều lợi ích và lợi ích ngay trước mắt là giảm đáng kể thời gian và chi phí cho các đợt đánh giá và xin chứng nhận 1.2.4. Toàn tổ chức sẽ hoạt động trong một hệ thống thống nhất Sau khi tích hợp DN sẽ có một hệ thống, một chính sách và mục tiêu trong đó đề cập đầy đủ các yêu cầu của các bên liên quan. Như vậy DN sẽ hoạt động trong một hệ thống duy nhất thay vì những hệ thống chồng chéo nhau. Có lẽ đây là điều mà bất kỳ nhà lãnh đạo nào cũng mong muốn. Để đảm bảo các HTQL theo tiêu chuẩn luôn sát với thực tế, phản ánh đúng và chính xác những điều mà các nhà lãnh đạo mong muốn được thực hiện trong tổ chức của mình thì một hệ thống tích hợp sẽ làm điều đó một cách hoàn hảo hơn rất nhiếu so với các hệ thống đơn lẻ hoạt động độc lập. Hoạt động trong một hệ thống thống nhất DN sẽ hài hòa được các mục tiêu, thỏa mãn được yêu cầu của các bên hữu quan. Ngoài những lợi ích nêu trên, tích hợp các HTQL còn có đầy đủ lợi ích của từng hệ thống riêng biệt như thỏa mãn nhu cầu khách hàng, xây dựng niềm tin cho các bên liên quan, giảm chi phí do chi phí thiệt hại giảm đáng kể, giảm chi phí xử lý môi trường và một số lợi ích khác tùy thuộc DN áp dụng những HTQL nào. Như chúng ta đã thấy lợi ích của tích hợp các HTQL là rất lớn, cả lợi ích trước mắt cũng như lợi ích lâu dài, vì thế các tổ chức nên thực hiện tích hợp khi có thể 1.3. Điều kiện để tích hợp các HTQL Tích hợp các HTQL là một phương pháp quản lý mới, tiên tiến, hiện đại, đem lại hiệu quả cao và đã được các nước bạn triển khai áp dụng. Nhưng ở VN chúng ta số các đơn vị áp dụng tích hợp trong quản lý là rất hiếm. Song xu hướng của thời đại đòi hỏi phải có những bước đột phá trong kinh doanh cũng như trong quản lý. Và tích hợp các HTQL là một trong những đột phá lớn cho các tổ chức, DN của VN. Để thực hiện được tích hợp các HTQL cần có những điều kiện nhất định, cụ thể là: 1.3.1. DN đang áp dụng ít nhất hai hệ thống quản lý Tích hợp chính là kết hợp các HTQL với nhau. Vì thế chỉ khi DN đang áp dụng ít nhất hai hệ thống quản lý thì mới có sự kết hợp ví như DN đang áp dụng HTQL chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 và môi trường theo ISO 14001. Chỉ với một HTQL chúng ta không thể kết hợp và do đó không có sự tích hợp. Đây chính là điều kiện cần đầu tiên của tích hợp 1.3.2. Các HTQL mà DN đang áp dụng phải có mục đích chung Khi các HTQL của DN cùng hướng tới mục tiêu chung nào đó thì chúng mới có thể hòa đồng cùng nhau cũng giống như con người khi có cùng chí hướng, cùng mục tiêu thì mới có tiếng nói chung, mới có thể cùng ngồi trên bàn đàm phán Nhưng thông thường các HTQL của cùng một tổ chức thường có mục tiêu chung do tổ chức đặt ra. Vì thế điều kiện này thường dễ được thực hiện. 1.3.3. Các HTQL phải có sự tương thích Các HTQL mà DN đang áp dụng phải có sự tương thích nghĩa là chúng phải có những điểm tương đồng nào đó để khi kết hợp không xảy ra những mâu thuẫn, không có sự khập khuyễn. Các chuyên gia về chất lượng sớm đã thấy được yêu cầu này và do đó Ủy ban kỹ thuật ISO/TC 176 (ISO 9000) và ISO/TC 207 (ISO 14000) đã hợp tác với nhau nhiều năm để làm cho tiêu chuẩn của họ thêm phần tương thích. Điều đặc biệt là ISO 9000 là hệ thống có khả năng tương thích với nhiều hệ thống khác ngoài ISO14000 như HACCP, SA 8000 hay OHSAS 18001. Vì thế khi các tổ chức đang áp dụng các bộ tiêu chuẩn này thì hoàn toàn có thể tiến hành tích hợp. 1.3.4. Một đội ngũ cán bộ có chuyên môn cao, am hiểu về chất lượng Đây là một điều kiện quan trọng để tích hợp đem lại hiệu quả thực sự cho các tổ chức áp dụng. Bất kỳ công việc gì cũng cần tới chuyên môn, nghiệp vụ nhất là khi nền kinh tế phát triển cùng với công nghệ cao. Một đội ngũ cán bộ có chuyên môn về chất lượng là điều không thể thiếu vì khi tích hợp có nghĩa là đòi hỏi sự tổng hợp cao. Chỉ khi thực sự hiểu sâu chúng ta mới có thể tổng hợp được. Công tác tổng hợp chúng ta có thể nhờ sự trợ giúp của các chuyên gia tư vấn chất lượng nhưng khi đi vào thực hiện thì phải bằng chính sức của tổ chức mình. Nếu đội ngũ cán bộ mà nhất là đại diện lãnh đạo không có đủ trình độ chuyên môn thì không thể thực hiện được hay chỉ là thực hiện như một cái máy do các chuyên gia điều khiển mà không đem lại hiệu quả gì thậm chí là tổn thất cho DN. Đó là một số điều kiện cơ bản, cần thiết để tổ chức, các DN có thể triển khai áp dụng tích hợp các HTQL một cách có hiệu quả, đem lại nhiều lợi ích nhất là thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. 2. Tổng quan về ISO 9001:2000, ISO 14001 và SA 8000. Công ty May 10 hiện đang áp dụng ba HTQL: ISO 9001:2000, ISO 14001 và SA 8000. Do đó chúng ta cần tìm hiểu những nét cơ bản về ba hệ thống này. 2.1. HTQL chất lượng ISO 9001:2000 ISO 9001:2000 là một phần của bộ tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000, quy định các yêu cầu đối với một HYQL chất lượng cho các tổ chức cần chứng tỏ khả năng cung cấp một cách ổn định sản phẩm thoả mãn các yêu cầu của khách hàng. Tiêu chuẩn này gồm năm yêu cầu: - Các yêu cầu chung của HTQL chất lượng: gồm các yêu cầu về hệ thống văn bản, tài liệu và hồ sơ. - Trách nhiệm của lãnh đạo: gồm cam kết của lãnh đạo; định hướng vào khách hàng; chính sách chất lượng, hoạch định chất lượng; trách nhiệm, quyền hạn và trao đổi thông tin và xem xét của lãnh đạo. - Quản lý nguồn lực: có các yêu cầu cung cấp nguồn lực, nguồn nhân sự, cơ sở hạ tầng và môi trường làm việc. - Tạo sản phẩm: gồm các yêu cầu về sản phẩm, dịch vụ trong đó có việc xem xét hợ đồng, mua hàng, thiết kế sản xuất, đo lường và hiệu chuẩn. - Đo lường, phân tích và cải tiến: gồm các yêu cầu cho các hoạt động đo lường trong đó có việc đo lường sự thoả mãn của khách hàng, phân tích dữ liệu và cải tiến liên tục. Tiêu chuẩn này đã dược sắp xếp lại dưới dạng tiện dụng cho người sử dụng với các từ vựng dễ hiểu với DN trong tất cả các lĩnh vực và cho việc chứng nhận hay cho các mục đích cá biệt khác khi tổ chức muốn HTQL chất lượng của mình được thừa nhận. 2.2. HTQL môi trường Cùng với HTQL chất lượng là HTQL môi trường ISO 14000. Bộ tiêu chuẩn này gồm ISO 14001 là các yêu cầu đối với hệ thống (mà theo đó việc đánh giá chứng nhận các HTQL môi trường sẽ được tiến hành) và ISO 14004 là các văn bản hướng dẫn xây dựng hệ thống theo các yêu cầu đó. Tiêu chuẩn ISO 14001:1996 gồm các yêu cầu: Chính sách môi trường; các khía cạnh môi trường; yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác; mục tiêu và chỉ tiêu; chương trình quản lý môi trường; cơ cấu và trách nhiệm; đào tạo, nhận thức và năng lực; thông tin liên lạc; tài liệu của HTQL môi trường; kiểm soát tài liệu; kiểm soát điều hành; sự sẵn sàng và đáp ứng tình trạng khẩn cấp; giám sát và đo lường; sự không phù hợp và hành động khắc phục; hồ sơ; đánh giá HTQL môi trường và cuối cùng là xem xét của lãnh đạo. Đây là những yêu cầu không thể thiếu của tiêu chuẩn ISO 14001:1996. 2.3. HTQL trách nhiệm xã hội SA 8000 là tiêu chuẩn quốc tế ban hành năm 1997, đưa ra các yêu cầu về quản trị trách nhiệm xã hội nhằm cải thiện điều kiện làm việc trên toàn cầu. Các yêu cầu của tiêu chuẩn này gồm: Lao động trẻ em, lao động bắt buộc, sức khoẻ và an toàn, tự do hiệp hội và quyền thương lượng tập thể, phân biệt đối xử, kỷ luật, giờ làm việc, thù lao và sau cùng là HTQL. Các yêu cầu của tiêu chuẩn này phù hợp với công ước quốc tế về lao động. Tiêu chuẩn SA 8000 mới ra đời chưa lâu nên ít được áp dụng, nhất là với VN. VN có 23 tổ chức đạt được chứng chỉ chủ yếu là các công ty thuộc các ngành công nghiệp: giày dép, dệt may, mỹ phẩm, thuốc lá, dược phẩm. Chúng ta nhận thấy rằng ISO 9001:2000 về chất lượng, ISO 14001:1996 về môi trường, SA8000 về trách nhiệm xã hội là các tiêu chuẩn liên quan nhiều nhất mà tổ chức có thể cùng áp dụng. Tất cả các tiêu chuẩn này đều hài hòa với các nguyên tắc cơ bản của HTQL, đều được xây dựng dựa trên cùng một cách tiếp cận, đặc biệt là ISO 9001:2000 và ISO 14000 là kết quả của một quá trình nhất trí toàn cầu. Như vậy với công ty May 10 kết hợp các HTQL có nghĩa là sát nhập các hệ thống riêng rẽ vào thành một hệ thống tích hợp duy nhất dựa trên các tiêu chuẩn này. Điều quan trọng là phải biết tiêu chuẩn như thế nào là thích hợp để hỗ trợ cho một cách tiếp cận chung đến việc nhận diện và đánh giá các mặt trọng yếu và rủi ro, cũng như các cơ hội để định hướng cho công ty cũng như kiểm soát và cải tiến các quá trình và hoạt động của công ty. Do đó cần nghiên cứu và so sánh các nguyên tắc của ba tiêu chuẩn ISO 9001:2000, ISO 14001 và SA 8000 trên cơ sở xem xét: - Đối tượng của HTQL: lĩnh vực quản lý: môi trường, trách nhiệm xã hội hay chất lượng. - Điểm mấu chốt của công ty có ảnh hưởng đến lĩnh vực quản lý: phương diện môi trường, yêu cầu trách nhiệm xã hội hay các chỉ tiêu chất lượng và - HTQL để kiểm soát ảnh hưởng này. Bảng 3.1. So sánh thuật ngữ và khái niệm của ISO 9001:2000, ISO 14001 và SA 8000 Khái niệm ISO9001:2000 ISO14001 SA8000 Lĩnh vực quản lý Chất lượng Môi trường Trách nhiệm xã hội Mục tiêu chủ yếu Tăng cường sự thỏa mãn của khách hàng Cải thiện môi trường Nâng cao trách nhiệm của tổ chức đối với người lao động Các bên liên quan chủ yếu Khách hàng, chính phủ (cơ quan quản lý) Chính phủ (cơ quan quản lý), các bên liên quan đến môi tường Chính phủ (cơ quan quản lý), người lao động Các yêu cầu liên quan đến các điểm chính Yêu cầu của khách hàng, yêu cầu liên quan đến mục đích sử dụng, yêu cầu quản lý, yêu cầu của bản thân tổ chức Yêu cầu quản lý, yêu cầu của các bên liên quan, yêu cầu do kết quả phân tích rủi ro gây nên (phân tích khía cạnh môi trường) Yêu cầu của người lao động và các bên liên quan, yêu cầu từ phân tích trách nhiệm Trọng điểm của các hoạt động quản lý Các quá trình chủ chốt để đạt được các tính năng chất lượng sản phẩm và hoạt động toàn diện của tổ chức liên quan đến chất lượng Các hoạt động liên quan đến các khía cạnh môi trường quan trọng Hoạt động liên quan tới trách nhiệm của tổ chức với người lao động Kết qủa của việc quản lý sai lệch Tổ chức hoạt động kém, bao gồm cả sản phẩm không thỏa mãn khách hàng Các ảnh hưởng làm tổn thương tới môi trường Ảnh hưởng xấu tới quyền lợi, sức khỏe và an toàn của người lao động Rủi ro đối với tổ chức Tổ chức không thể đáp ứng yêu cầu quản lý và yêu cầu khách hàng Hậu quả: khách hàng không thỏa mãn, trách nhiệm dân sự, hình sự, giảm thị phần, thiệt hại tài chính Xử lý môi trường không phù hợp với yêu cầu của pháp luật, yêu cầu của các bên liên quan Hậu quả: trách nhiệm dân sự, hình sự, giảm uy tín và thiệt hại tài chính Điều kiện đảm bảo thực hiện trách nhiệm và kiểm soát các điều kiện không đáp ứng yêu cầu của luật pháp và yêu cầu của người lao động Hậu quả: trách nhiệm dân sự, hình sự, thiệt hại về lực lượng và tài chính Mặc dù các tiêu chuẩn sử dụng ngôn ngữ khác nhau, có thể chúng thể hiện một tư duy nhất quán, từ đó một HTQL được hình thành, đó là công cụ để thiết lập và đạt được chính sách và mục tiêu nhất định của công ty. 3. Giải pháp tích hợp các HTQL ISO 9001:2000, ISO 14001 và SA 8000 ở công ty CP May 10 Việc khiển khai đồng thời ba HTQL ở công ty CP May 10 đã xuất hiện nhiều bất cập, nhiều sự chồng chéo nhau và rất khó kiểm soát. Chỉ có một HTQL chất lượng đã có 20 quy trình, 49 hướng dẫn và trên 200 biểu mẫu việc kiểm soát cũng đã gặp rất nhiều khó khăn. Cả ba hệ thống cùng tồn tại đã có ba đại diện lãnh đạo, ba ban thường trực và số lượng người đòi hỏi ở mỗi ban cũng phải cần phải đáp ứng đủ. Việc lập kế hoạch, mục tiêu, chỉ tiêu, chương trình hoạt động cho cả ba hệ thống đôi khi bị chồng chéo giữa các hạng mục và khó thực hiện được, do đó đòi hỏi lãnh đạo công ty phải tập trung nguồn lực và chỉ đạo thống nhất. Và việc thuê cơ quan đánh giá rất tốn kém thời gian và chi phí. Chính vì thế thực hiện: Tích hợp các HTQL chất lượng, môi trường, trách nhiệm xã hội theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000, ISO 14001 và SA 8000 ở công ty CP May 10 là một giải pháp hữu hiệu. 3.1. Lựa chọn quy trình có thể tích hợp chung cho ba hệ thống. Trên cơ sở các yêu cầu của ba HTQL cùng hệ thống tài liệu đã được xây dựng ở công ty May 10, công ty có thể thực hiện tích hợp các HTQL mà mình đang áp dụng thành một hệ thống duy nhất. Hệ thống đó vẫn có những yêu cầu riêng, có quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu riêng của từng tiêu chuẩn, song nó có một số quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu có thể kết hợp chung cho cả ba. Những quy trình có thể kết hợp chung là: Quy trình xem xét của lãnh đạo Quy trình thông tin liên lạc Quy trình kiểm soát hồ sơ Quy trình đánh giá nội bộ Quy trình kiểm soát sự không phù hợp Quy trình hành động và khắc phục/ phòng ngừa Quy trình kiểm soát tài liệu và dữ liệu Quy trình đào tạo Những quy trình trên có thể dùng chung cho cả ba hệ thống và do đó những hướng dẫn, biểu mẫu trong các quy trình đó cũng được xây dựng để dùng chung nên số lượng các hồ sơ, biểu mẫu sẽ giảm đi một cách đáng kể. Trong cả ba tiêu chuẩn đó có thể tiến hành các bước chung sau đây để kiểm soát rủi ro: - Xác định các phương diện và rủi ro mấu chốt - Đánh giá và xếp hạng rủi ro - Xác định yêu cầu cần phải đáp ứng - Xác định và áp dụng các cơ chế kiểm soát. ISO 14001 yêu cầu xác định các phương diện môi trường và các mặt quan trọng khác. Phải áp dụng các yêu cầu pháp lý và áp dụng các yêu cầu này vào các phương diện môi trường quan trọng. Phải đặt ra các mục tiêu (các chỉ tiêu môi trường) cần phải đạt. Cuối cùng phải giám sát theo theo công đoạn các hoạt động liên quan đến các phương diện này. ISO 9001:2000 yêu cầu xác định tiêu chí và phương pháp cần thiết để đảm bảo hoạt động hệu quả và kiểm soát được các quá trình của tổ chức, tức là dẫn tới mức thực hiện đáp ứng yêu cầu đề ra và tăng cường sự thỏa mãn của khách hàng. Các yêu cầu liên quan tới sản phẩm cũng phải được xác định và các thông số chất lượng liên quan của sản phẩm phải được kiểm soát trong quá trình làm ra sản phẩm. SA 8000 yêu cầu xác định các yếu tố lao động trẻ em, lao động bắt buộc, sức khỏe và an toàn, tự do hiệp hội và thương lượng tập thể, phân biệt đối xử, kỷ luật, giờ làm việc, thù lao và HTQ, tiếp đến là kiểm tra theo dõi và kiểm soát hành động của công ty. 3.2. Lựa chọn mô hình tích hợp phù hợp Để thực hiện tích hợp các HTQL đang áp dụng, công ty có hai cách để tiến hành là: - Thứ nhất là công ty có thể tự thực hiện nhưng điều này đòi hỏi công ty phải có một đội ngũ cán bộ có chuyên môn cao, am hiểu sâu sắc về các HTQL. - Cách thứ hai là tổ chức thuê tư vấn khi cảm thấy mình không có đủ khả năng để tự thực hiện. Tuỳ tình hình cụ thể mà công ty có thể chọn cho mình một phương án có lợi nhất. Song công ty có thể thực hiện tích hợp các HTQL ISO 9001:2000, ISO 14001 và SA 8000 theo mô hình như sau: Mô hình tích hợp các HTQL ISO 9001: 2000, ISO 14001 và SA 8000 Chuẩn bị và lập kế hoạch tiến hành Xây dựng và lập hệ thống tích hợp ISO 9001:2000, ISO 14001, SA 8000 Thực hiện , theo dõi hệ thống tích hợp Đánh giá nội bộ và xem xét Đánh giá và chứng nhận hệ thống Duy trì hệ thống và chứng chỉ Bước 1: Chuẩn bị và lập kế hoạch tiến hành - Thành lập ban chỉ đạo tích hợp- bổ nhiệm đại diện lãnh đạo về tích hợp Trang bị cho ban chỉ đạo tích hợp các kiến thức cơ bản về môi trường, chất lượng, và trách nhiệm xã hội như là lợi ích, các bước tiến hành,... - Thực hiện đánh giá công tác quản lý các hệ thống theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000, ISO 14001:1996 và SA 8000. - Lập kế hoạch hành động ( công ty nên kết hợp với các chuyên gia tư vấn để cùng thực hiện). - Xem xét lại chính sách, mục tiêu, cam kết của lãnh đạo về môi trường, chất lượng và trách nhiệm xã hội. - Soát xét hệ thống ISO9001:2000, ISO 14001 và SA 8000 Bước 2: Xây dựng và lập văn bản hệ thống tích hợp - Trang bị kiến thức chi tiết về các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001: 2000, ISO 14001:1996 và SA 8000 cho nhóm thực hiện dự án và các cán bộ lãnh đạo. -Phát hiện, tìm kiếm sự trùng lặp các quy trình, biểu mẫu, hướng dẫn - Lập kế hoạch và phân công công việc cụ thể cho cán các bộ chuyên trách. - Tổ chức đào tạo về hệ thống tài liệu và khả năng viết văn bản. -Xây dựng hồ sơ hệ thống tích hợp Bước 3: Thực hiện và theo dõi hệ thống tích hợp Đảm bảo nhận thức và thông tin liên lạc cho mọi thành viên trong tổ chức để thực hiện hệ thống tích hợp một cách có hiệu quả. Theo dõi và kiểm tra việc thực hiện hệ thống quản lý tích hợp, thực hiện các hành động cần thiết để đảm bảo sự phù hợp với các yêu cầu của các bộ tiêu chuẩn. Bước 4: Đánh giá nội bộ và xem xét - Trang bị kiến thức về đánh giá nội bộ của hệ thống tích hợp cũng như của các tiêu chuẩn công ty đang áp dụng. - Thiết lập hệ thống đánh giá nội bộ và hệ thống xem xét của lãnh đạo. - Báo cáo kết quả của đợt đánh giá lên lãnh đạo để xem xét, thực hiện các hành động khắc phục nếu cần thiết. Bước 5: Đánh giá, xem xét và chứng nhận hệ thống - Tổ chức tiến hành đánh giá trước chứng nhận để đảm bảo chất lượng của hệ thống - Lựa chọn cơ quan chứng nhận phù hợp và xin đăng ký chứng nhận. Chuẩn bị cho cơ quan chứng nhận tiến hành đánh giá hệ thống văn bản và thực trạng của công ty - Xem xét kết quả đánh giá ban đầu của cơ quan chứng nhận và thi hành các biện pháp khắc phục đối với những điểm không phù hợp. Bước 6: Duy trì hệ thống, chứng chỉ - Thực hiện đánh giá nội bộ - Thực hiện các hành động khắc phục - Thực hiện đánh giá giám sát. - Tổ chức các kỳ họp xem xét của lãnh đạo - Không ngừng cải tiến Trên đây là các bước để tiến hành áp dụng hệ thống tích hợp và xin chứng chỉ. Công ty có thể không cần xin chứng nhận nhưng với tình hình của công ty May 10 thì nên xin chứng nhận vì như thế công ty sẽ được chứng nhận cả hệ thống trách nhiệm xã hội và là cơ hội để đánh giá thực trạng duy trì chứng chỉ ISO 9001:2000 và ISO 14001:1996 của công ty. 3.3. Kế hoạch và nguồn lực triển khai hoạt động tích hợp Dù là công việc gì cũng cần có kế hoạch hành động, cũng cần có nguồn lực để thực hiện. Triển khai hoạt động tích hợp cũng vậy, cần có kế hoạch và các nguồn lực. 3.3.1.Kế hoạch thực hiện Với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình quản lý chất lượng, công ty CP May 10 có thể thực hiện triển khai xây dựng HTQL tích hợp trong 6 tháng. Kế hoạch cụ thể như sau: TT Nội dung triển khai Đơn vị kiểm tra Thời gian thực hiện 1 Lập kế hoạch triển khai đề tài Phòng QA 3 ngày 2 Soát xét chính sách và hệ thống văn bản chất lượng, môi trường và trách nhiệm xã hội Phòng QA 2 tuần 3 Đào tạo về nhận thức chung, xây dựng văn bản, đánh giá nội bộ Phòng QA 1 tuần 4 Lập kế hoạch chi tiết về xây dựng các văn bản, hồ sơ hệ thống tích hợp Phòng QA 1 tuần 5 Triển khai xây dựng văn bản, hồ sơ hệ thống tích hợp Phòng QA 2 tháng 6 Triển khai áp dụng Phòng QA 1 tháng 7 Nghiệm thu các văn bản Phòng QA 1 tháng 8 Đánh giá nghiệm thu Hội đồng cấp công ty 1 tháng Với kế hoạch như trên hy vọng công ty May 10 có thể thực hiện thành công việc xây dựng, triển khai hệ thống tích hợp của mình. Sau khi áp dụng công ty có thể xin cấp chứng chỉ hệ thống tích hợp. 3.3.2.Nguồn nhân lực triển khai hoạt động tích hợp Để triển khai hoạt động tích hợp thì nguồn nhân lực đóng một vai trò quan trọng. Các cán bộ công nhân viên trong công ty là những người trực tiếp làm việc trong quá trình nên nhận thức đúng đắn của họ về sự cần thiết phải tích hợp các HTQL là yếu tố quyết định sự thành công của hệ thống tích hợp. Do đó cơ quan Tổng giám đốc cần thực hiện đào tạo: - Đào tạo nhận thức về HTQL tích hợp và sự cần thiết phải tích hợp các HTQL ISO 9001:2000, ISO 14001 và SA 8000. Thành phần là các cấp trưởng, phó phòng, ban, các đơn vị trong công ty. - Đào tạo lớp soạn thảo văn bản HTQL tích hợp: khoảng 40 người - Đào tạo chuyên gia đánh giá nội bộ HTQL tích hợp : khoảng 30 người Tất cả cán bộ tham gia khoá đào tạo cần được kiểm tra để đánh giá hiệu quả đào tạo, để xem đã đáp ứng được yêu cầu chưa. 3.3.3.Chi phí triển khai hoạt động tích hợp Bất cứ công việc gì cũng cần có chi phí để thực hiện. Triển khai hoạt động tích hợp ở công ty May 10 dự trù chi phí là150 triệu đồng, cụ thể như sau: STT Nội dung chi Chi phí hạch toán 1 Đánh giá thực trạng hệ thống quản lý của công ty 5.000.000 2 Thuê chuyên gia tư vấn áp dụng tích hợp các HTQL ISO 9001:2000, ISO 14001 và SA 8000 120.000.000 3 Đào tạo về nhận thức, đào tạo chuyên sâu về kỹ năng xây dựng văn bản hệ thống tích hợp các yêu cầu của 3 tiêu chuẩn ISO 9001:2000, ISO 14001 và SA 8000 5.000.000 4 Xây dựng các tài liệu của hệ thống 5.000.000 5 Chi phí đánh giá, kiểm tra nghiệm thu 1.500.000 6 Động viên khen thưởng công tác áp dụng hệ thống 2.500.000 7 Hội thảo 1.000.000 8 In tài liệu, văn phòng phẩm 2.000.000 9 Chi khác 900.000 Tổng cộng 150.000.000 Công ty May 10 là công ty CP nhà nước nên có thể xin sự hỗ trợ kinh phí của bộ công nghiệp. 3.3.4.Triển khai hệ thống sau khi tích hợp Sau khi hoàn thành hồ sơ, văn bản tích hợp các HTQL, công ty sẽ triển khai áp dụng trên toàn DN, ở tất cả các phòng, ban dưới sự chỉ đạo của ban chỉ đạo tích hợp. Khi thực hiện áp dụng hệ thống tích hợp công ty có thể gặp một số khó khăn: Trước hết là việc đáp ứng đồng thời các yêu cầu khác nhau của tiêu chuẩn ISO 9001:2000, ISO 14001 và SA 8000 trong cùng một hệ thống sao cho việc triển khai áp dụng và tuân thủ hệ thống không gặp vướng mắc, đồng thời phải đáp ứng yêu cầu của các tiêu chuẩn thành phần trong hệ thống. Điều này cần có dự kết hợp của các cán bộ chuyên trách, các ý kiến chuyên môn liên quan tới các vấn đề về kỹ thuật của các hệ thống. Khó khăn thứ hai là việc đánh giá chứng nhận. Nếu xin chứng nhận ở cùng một tổ chức và tốt hơn nữa nếu tổ chức đó có chuyên gia đánh giá tích hợp thì điều này không còn là vấn đề khó nữa. Tuy nhiên nếu xin chứng nhận của nhiều tổ chức khác nhau thì do quan điểm của các chuyên gia đánh giá và tổ chức chứng nhận có thể khác nhau nên kết luận cũng sẽ khác nhau. Và hiện nay ở VN có rất ít các tổ chức chứng nhận có chuyên gia đánh giá tích hợp. Một khó khăn khác nữa có thể xuất phát từ chính nội bộ tổ chức. Do việc các cán bộ quản lý thuộc các chức năng khác nhau như chất lượng, môi trường hay trách nhiệm xã hội,… nay ngồi cùng với nhau để thống nhất một hệ thống chung, thì việc hiểu nhau để tìm ra tiếng nói chung trong những vấn đề chuyên môn khác nhau cũng không phải lúc nào cũng dễ dàng. Việc tích hợp các HTQL theo tiêu chuẩn thành một hệ thống duy nhất trong tổ chức là một việc nên làm. Mặc dù có những khó khăn nhất định nhưng so với những gì mà hệ thống tích hợp mang lại cho tổ chức thì dường như việc đầu tư công sức để vượt qua những khó khăn đó là rất xứng đáng. 3.3.5.Một số biện pháp hỗ trợ khác Để thực hiện thành công tích hợp các HTQL ở công ty May 10 thì cần một số biện pháp hỗ trợ như: Nâng cao vai trò lãnh đạo: Người lãnh đạo là người chèo lái con thuyền, là người quyết định vận mệnh của công ty, vì thế vai trò của người lãnh đạo hết sức quan trọng. Do đó người lãnh đạo phải là người am hiểu tất cả các lĩnh vực trong công ty, là người hoà đồng nhưng cũng cần là người cương trực. Người lãnh đạo cần có những quyết định đúng đắn khi cần thiết và đặc biệt là phải được sự tin tưởng của tất cả cán bộ công nhân viên trong công ty. Nâng cao nhận thức chất lượng: Nhận thức đúng chúng ta mới có thể có những hành động đúng. Vì thế muốn nâng cao hơn nữa công tác QLCL, chúng ta cần nâng cao nhận thức chất lượng của toàn thể cán bộ công nhân viên của công ty. Công ty có thể thực hiện điều này bằng các hành động cụ thể như: tổ chức nói chuyện với chuyên gia về chất lượng, tổ chức thi đua khen thưởng về nâng cao chất lượng cho cán bộ công nhân viên,… Truyền thông việc sử dụng hệ thống sau khi tích hợp:Việc truyền thông có ý nghĩa rất đặc biệt, giúp công nhân viên trong công ty thấu hiểu các chính sách mà công ty đang thực hiện. Công nhân hiểu biết về lợi ích của hệ thống tích hợp sẽ thực hiện chúng vì lợi ích của công ty cũng là lợi ích của họ. Công ty thực hiện truyền thông bằng các biện pháp như: Treo băng rôn, khẩu hiệu, truyền thanh trong công ty, phát hành tạp chí của công ty,… Đó là một số biện pháp hỗ trợ nhằm nâng cao công tác quản lý chất lượng và triển khai thành công tích hợp các HTQL ISO 9001:2000, ISO 14001 và SA 8000 ở công ty CP May 10. 4. Một số kiến nghị với Cơ quan quản lý nhà nước về chất lượng. Để công tác chất lượng thực sự trở thành công cụ đắc lực cho việc đạt được các mục tiêu thì: -Tổng cục TCĐLCL cần là nơi biên soạn các tài liệu về các bộ tiêu chuẩn phù hợp với VN và quốc tế vì hiện nay có quá ít tài liệu. -Tổng cục cũng nên đưa ra các mô hình tích hợp chung cho các HTQL thường hay được sử dụng tại các tổ chức VN như mô hình tích hợp chung cho HTQL chất lượng, môi trường; Mô hình tích hợp ISO 9000, ISO 14000, OHSAS 18001 hay SA8000. -Cơ quan chứng nhận và công nhận chỉ nên công nhận cho các tổ chức tư vấn thật sự có chuyên môn cao, có khả năng. KẾT LUẬN Trong những năm qua, cùng với sự ổn định và phát triển của nền kinh tế, ngành may mặc nói chung và công ty CP May 10 nói riêng đã có nhiều đóng góp trong việc tạo ra sản phẩm đáp ứng nhu cầu thị trường trong và ngoài nước. Hàng may mặc của công ty may 10 đã được thị trường thế giới biết đến với chất lượng, mẫu mốt ngày càng được nâng cao, góp phần khẳng định thương hiệu Việt trên trường quốc tế. Đây là một bước tiến quan trọng. Nhưng khi VN chính thức gia nhập WTO thì yêu cầu về chất lượng, đảm bảo môi trường cũng như thực hiện trách nhiệm đối với người lao động ngày càng cao. Vì thế công ty May 10 đã và đang cố gắng để thực hiện. Đối chiếu với mục đích ấy, chuyên đề đã đạt đựợc kết quả: - Giới thiệu tổng quan về công ty CP May 10 với quá trình hình thành, phát triển và các đặc tính kinh tế kỹ thuật chủ yếu. - Đánh giá được tình hình sản xuất kinh doanh của công ty, từ đó đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. - Đánh giá được công tác quản lý chất lượng, môi trường cũng như trách nhiệm xã hội mà công ty đang áp dụng. -Cơ sở lý luận và giải pháp tích hợp các HTQL: chất lượng, môi trường, và trách nhiệm xã hội cho công ty May 10. Đã đưa ra một số kiến nghị lên ban lãnh đạo công ty và cơ quan quản lý nhà nước cụ thể là Tổng cục TCĐLCL và cơ quan chứng nhận, công nhận. Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng khả năng có hạn, đối tượng nghiên cứu phức tạp nên chắc còn nhiều vấn đề cần bổ sung, hoàn chỉnh, kính mong các thầy cô giáo và bạn đọc đóng góp ý kiến để chuyên đề của tôi được hoàn thiện hơn. Sơ đồ 1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty CP May 10 P. kỹ thuụat Đ DLĐ về CL Phó TGĐ Phó TGĐ Đ DLĐ về MT Phó TGĐ Đ DLĐ về ATSK ÁsTK Ban tổ chức hành chính Tổng giám đốc Phòng tài chính kế toán Các XN dịch vụ P.Kế hoạch P.Kho vận Các XNTV& LD Phòng QA Phòng kinh doanh Ban BVQS Ban Marketing Ban NC_ SX Tường dào tạo Ban đầu tư Ban y tế Trường mầm non P.cơ điện GĐ điều hành Sơ đồ 2. - - - - - + - - + KCS - KCS Kho thành phẩm - KCS - Giặt + - Thêu/in - KCS - Đóng gói KCS + - Là gấp KCS - Cắt KCS Chuẩn bị sản xuất Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm may măc của công ty CP May 10 May TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ tiêu chuẩn ISO 9000: 2000- HTQL chất lượng cơ sở và từ vựng Bộ tiêu chuẩn ISO 14000- HTQL môi trường Bộ tiêu chuẩn SA 8000- Hệ thống trách nhiệm xã hội Tạp chí TCĐLCL số 13+14 và 15+16 năm 2005 Trang web: http//tcvn.org.vn Báo cáo giải thưởng chất lượng vàng năm 2003 và 2005 của công ty May 10. MỤC LỤC Trang DANH MỤC BẢNG BIỂU VÀ SƠ ĐỒ Bảng 1.1. Sản lượng năm 2006 5 Bảng1.2. Sản lượng hàng tiêu thụ trong nước năm 2006 7 Bảng 1.3. Số cửa hàng, đại lý sản phẩm nội địa của May 10 (2002-2006) 8 Bảng 1.4. Sản lượng hàng xuất khẩu năm 2006. 9 Bảng 1.5. Số lượng lao động (2002- 2006) 10 Bảng 1.6. Trình độ tay nghề công nhân May 10 năm 2006. 11 Bảng 1.7. Trình độ chuyên môn của cán bộ công ty May 10 năm 2006. 11 Bảng1.8. Danh mục những máy móc thiết bị chính của công ty CP May10 14 Bảng1.9. Giá trị máy móc thiết bị của công ty (2002- 2006) 15 Bảng 1.10. Các loại nguyên phụ liệu chủ yếu 17 Bảng 1.11.Chi phí nguyên phụ liệu (2002- 2006) 18 Bảng1.12. Cơ cấu vốn (2002 – 2006) 19 Bảng1.13. Sản lượng sản phẩm sản xuất giai đoạn 2005- 2006. 20 Bảng 1.14. Sản lượng hàng tiêu thụ (2002- 2006) 22 Bảng 1.15. Một số kết quả kinh doanh (2002- 2006) 24 Bảng 1.16. Cơ cấu doanh thu theo sản phẩm 24 Bảng 2.1. Kết quả chất lượng hàng xuất khẩu 33 Bảng 2.2. Kết quả chất lượng hàng trong nước. 34 Bảng 2.3.Chi phí nguyên nhiên liệu (2004- 2006) 35 Bảng 2.4: Danh mục thuốc và dụng cụ trong tủ thuốc sơ cứu. 37 Bảng 3.1. So sánh thuật ngữ và khái niệm của ISO 9001:2000, ISO 14001 và SA 8000 55 Biểu đồ 1. Tổng sản lượng công ty May 10 (2002- 2006) 21 sơ đồ 1:Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty CP May 10 66 Sơ đồ 2:Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm may mặc của công ty CP May 10 67 LỜI CẢM ƠN Chuyên đề tốt nghiệp được hoàn thành tại trường Đại học Kinh tế quốc dân Hà Nội, là kết quả của khóa học chính quy khóa 45 (2003 - 2007). Đầu tiên cho phép tôi được tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới các thầy cô giáo trường Đại học kinh tế quốc dân, đặc biệt là Thạc sỹ Nguyễn Việt Hưng - thầy đã giúp tôi tận tình trong suốt thời gian nghiên cứu và học tập khóa học này. Tôi cũng xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới các thầy cô giáo chuyên ngành quản trị chất lượng, khoa quản trị kinh doanh vì sự hướng dẫn nhiệt tình, sự khích lệ động viên trong suốt thời gian tôi học tập tại khoa. Cuối cùng tôi xin cảm ơn chú Nguyễn Xuân Hoàn - Trưởng phòng, chú Đặng Kim Lợi - Phó phòng, cùng các anh chị Phòng QA - Phòng đảm bảo chất lượng cũng như cán bộ các phòng ban công ty CP May 10, nếu không có sự giúp đỡ, hỗ trợ thì chắc chắn tôi không thể hoàn thành tốt chuyên đề tốt nghiệp. Tôi xin cam kết đây là công trình nghiên cứu của riêng mình. Người viết Lê Hồng Gấm DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Chữ viết tắt VN DN DNVN HTQL QLCL DT XK BHYT BHXH TCĐLCL Chữ viết đầy đủ Việt Nam Doanh nghiệp Doanh nghiệp Việt Nam Hệ thông quản lý Quản lý chất lượng Doanh thu Xuất khẩu Bảo hiểm y tế Bảo hiểm xã hội Tiêu chuẩn đo lường chất lượng