Chuyên đề Hạch toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA

Có Nợ Có Nợ Có 1 Cty CP TM và DV Thiên Anh 40.457 99.407 102.379,5 37.200,5 ... ... ... ... ... ... ... 9 Cty TNHH Phúc Hưng 25.411 58.306 50.717 33.000 10 Cty CP Phát triển công nghệ Hoa Hồng 16.379 40.567,3 46.201,3 10.745 ... ... ... ... ... ... ... Cộng phát sinh 330.402,8 863.550 626.150,8 567.802 Biểu 1.9: Sổ tổng hợp chi tiết thanh toán với nguời mua 1.2.3.2. Hạch toán tổng hợp Căn cứ vào chứng từ có liên quan, kế toán cập nhập số liệu vào máy tính và phần mềm kế toán sẽ tự động ghi vào Chứng từ ghi sổ, Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ Cái TK 131 và cuối quý kế toán tổng hợp tiến hành cộng sổ và in ra Sổ Cái . Chứng từ ghi sổ để lên sổ cái phải thu khách hàng được lấy từ chứng từ ghi sổ doanh thu bán hàng biểu 1.5 trang 29 và chứng từ ghi sổ thuế GTGT được lập tương tự. Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ được lập định kỳ cuối tháng kế toán kết chuyển vào Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. Mẫu sổ và cách thức ghi sổ giống như phần hạch toán doanh thu. Và cũng từ Chứng từ ghi sổ kế toán cũng kết xuất số liệu vào Sổ Cái Tk 131. Cuối tháng thì kế toán tiến hành cộng sổ cái, sổ cái dùng để đối chiếu với sổ chi tiết về số phát sinh trong tháng và số dư cuối kỳ. Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội SỔ CÁI TK 131 - PHẢI THU KHÁCH HÀNG Tháng 12/2007 Đơn vị: 1000đ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 330.402,8 ... ... ... ... ... ... 780 20/12 Bán máy in Canon LBP 2900 cho Phú Thái 51111 20.412 VAT hàng bán 3331 1.020,6 780 20/12 Bán DDR 256Mb bus 400 51111 2.162 VAT hàng bán 3331 108,1 780 20/12 Sam sung LCD Monitor 17’’ TFT (740N) 51111 13.456,8 VAT hàng bán 3331 672,84 ... ... ... ... ... ... 880 31/12 Thu tiền của công ty Hoa Hồng 111 46.201,3 ... 885 31/12 Thu tiền của công ty Thiên Anh 111 102.379,5 ..... ... ... ... Cộng phát sinh 863.550 626.150,8 Số dư cuối kỳ 567.802 Biểu 1.10: Sổ cái phải thu khách hàng 1.2.4. Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm: Giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp. Các khoản này phát sinh trong quá trình bán hàng, nhưng do công ty tính thuế theo phương pháp khấu trừ và không kinh doanh mặt hàng chịu thuế đặc biệt nên các khoản giảm trừ doanh thu không bao gồm thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp và thuế tiêu thụ đặc biệt. Do số lượng bán ra cho mỗi khách hàng với số lượng lớn không nhiều nên các nghiệp vụ về chiết khấu thương mại không có, bên cạnh đó công ty chủ yếu thực hiện chính sách khuyến mãi cho khách hàng khi mua sản phẩm của công ty vì thế mà hình thức giảm giá hàng bán ít khi xẩy ra. Đối với hình thức hàng bán bị trả lại thì hầu như không phải do chất lượng không đảm bảo mà chủ yếu là do xuất bán sai chủng loại số lượng. Vì thế ở công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA các nghiệp vụ làm giảm doanh thu là hàng bán bị trả lại Trị giá hàng bán bị trả lại được tính đúng trị giá trên hoá đơn và kế toán sử dụng TK 531 – Hàng bán bị trả lại để hạch toán theo dõi. Khi khách hàng báo trả lại hàng và vận chuyển hàng đến công ty, dựa trên hoá đơn thuế GTGT mà khách hàng xuất cho hàng bị trả lại giao cho công ty. Phòng kinh doanh sẽ xem xét thông tin trên hoá đơn sau đó lập biên bản giải trình về số lượng, giá cả hàng bị trả lại trình giám đốc ký duyệt, rồi chuyển cho thủ kho lập phiếu nhập kho và cho kế toán để nhập số liệu vào máy thông qua giao diện phiếu nhập hàng bán bị trả lại. Từ đó cuối tháng các số liệu sẽ được kết xuất vào chứng từ ghi sổ và Sổ Cái TK 531. Các nghiệp vụ giảm trừ doanh thu xẩy ra không nhiều nên kế toán không theo dõi chi tiết mà cuối tháng thì lên sổ tổng hợp. Căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán sẽ nhập số liệu và máy tính, theo định kỳ 1 tháng 1 lần thì phần mềm kế toán sẽ kết xuất số liệu vào chứng từ ghi sổ, và cuối tháng sẽ kết xuất ra Sổ Cái TK 531. Ví dụ: Ngày 4/12/2007 Công CP thiết bị giáo dục Hải Hà trả lại một phần hàng hoá đã mua ngày 20/11 do hàng không đúng quy cách yêu cầu gồm: 2 chiếc máy tính để bàn Elead M635i. HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01 GTKT – 3LL Liên 2: Giao cho khách hàng Ký hiệu: AA/2007A Ngày 20 tháng 12 năm 2007 Số: 006246 Đơn vị bán hàng: Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Địa chỉ: Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội Điện thoại: 04.5148356 MST: 0101293546 Họ tên người mua hàng: Trần Bảo Minh Đơn vị: Công ty CP thiết bị giáo dục Hải Hà Địa chỉ: 567 Đường CMT8 – TP Thái Nguyên - Tỉnh Thái Nguyên Điện thoại: MST: 4600284664 Hình thức thanh toán: TM STT Tên hàng hóa ĐVT SL Đơn giá Thành tiền 01 Máy tính đồng bộ Elead M635i. (Hàng bán trả lại) C 02 8.007.400 16.014.800 Cộng tiền hàng: 16.014.800 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 800.740 Tổng cộng tiền thanh toán: 16.814.874 Số tiền viết bằng chữ: Mười sáu triệu tám trăm mười bốn nghìn tám trăm bảy mươi bốn đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 1.11: Hóa đơn GTGT trả lại hàng Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31/12/2007 Số hiệu: 886 Đơn vị: 1000đ Chứng từ Diễn giải Số hiệu tài khoản Số tiền SH NT Nợ Có HĐ 006246 4/12 Cty thiết bị giáo dục Hải Hà trả lại hàng 531 131 16.014,8 HĐ 006342 20/12 Cty CP TM và DV Thiên Anh trả lại hàng 531 131 4.028,4 Cộng phát sinh 20.043,2 Biều1.12: Chứng từ ghi sổ hàng bán bị trả lại SỔ CÁI TK 531 – HÀNG BÁN BỊ TRẢ LẠI Tháng 12/2007 Đơn vị: 1000đ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TKđối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có 886 31/12 Hàng bán bị trả lại 131 20.043,2 891 31/12 Kết chuyển hàng bán bị trả lại 51111 20.043,2 Cộng phát sinh 20.043,2 Biểu 1.13: Sổ cái hàng bán bị trả lại 1.2.5. Hạch toán giá vốn hàng bán Giá vốn hàng hoá tiêu thụ trong công ty được xác định khi hàng hoá xuất ra khỏi kho và được coi là tiêu thụ. Đối với trường hợp xuất bán theo hoá đơn thì giá vốn là giá trị xuất kho của hàng hóa , song nếu công ty có khoản khuyến mại khi bán hàng thì giá vốn sẽ bao gồm cả giá trị xuất kho của hàng khuyến mại. Kế toán sử dụng chứng từ chủ yếu là phiếu xuất kho để vào sổ chi tiết giá vốn. TK sử dụng để theo dõi giá vốn của hàng hoá TK 632 và TK 156 dùng để theo dõi tình hình nhập xuất tồn của hàng hoá để cuối kỳ tính giá vốn cho hàng hoá xuất kho. Các sổ được sử dụng bao gồm: Sổ chi tiết giá vốn, Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn. Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ, Sổ Cái TK 632. 1.2.5.1. Hạch toán chi tiết giá vốn hàng bán Khi có quyết định bán hàng thì thủ kho lập phiếu xuất kho, phiếu được lập làm 3 liên, liên 1 lưu tại quyển, liên 2 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi vào cột 3, 4 và ghi sổ kế toán, liên 3 được giao cho người nhận hàng hoá. Điều cần lưu ý ở đây là trên Phiếu xuất kho kế toán chỉ ghi được sổ lượng hàng xuất,chưa được ghi đơn giá xuất và số tiền vì công ty sử dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Giá vốn hàng bán sẽ được ghi nhận vào cuối mỗi tháng sau khi kế toán tính ra giá vốn xuất kho. Dưới đây là minh họa phiếu xuất kho đã xác định được giá vốn hàng bán vào cuối tháng 12/2007 Đơn vị: Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Địa chỉ: Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội PHIẾU XUẤT KHO Ngày 20/12/2007 Nợ TK: 6321 Số hiệu: 590 Có TK: 1561 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Tường Long Địa chỉ: Phòng kinh doanh Lý do xuất kho: Xuất bán Xuất tại kho: Kho công ty Đơn vị: 1000đ STT Tên vật tư, hàng hoá MS ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 01 Máy in Canon LBP 2900 Chiếc 10 10 1.830,2 18.302 02 Sam Sung LCD Monitor 17’’ TFT(740N) Chiếc 4 4 3.102 12.408 03 DDR 256Mb bus 400 Chiếc 10 10 193,9 1.939 Cộng 24 24 Tổng số tiền: 32.649.000 Số chứng từ gốc kèm theo 01 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký. họ tên) Biểu 1.14: Phiếu xuất kho Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán nhập dữ liệu vào máy tính nhưng chỉ nhập số hiệu, ngày tháng, số lượng, mã hàng hoá chứ chưa nhập được số tiền. Đến cuối tháng khi tính được giá vốn xuất kho thì phần mềm kế toán sẽ tổng hợp và in ra sổ chi tiết giá vốn cho tất cả hàng hoá. Đối với hàng bán bị trả lại nếu trả lại trong kỳ thì cuối kỳ phần mề kế tóan sẽ áp giá vốn cho hàng bán trả lại, còn nếu hàng mua từ kỳ trước thì kế toán phải ghi giá vốn ngay, căn cứ vào giá vốn của kỳ trước. Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội SỔ CHI TIẾT GIÁ VỐN Tháng 12/2007 Đơn vị:1000đ STT Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Nợ TK 632 Có TK 632 SH NT SL ĐG Thành tiền 01 PXK 389 1/12 Xuất bán Mainboard 945 GZM 1561 05 833,16 4.165,8 ... ... ... ... ... ... ... 25 PXK 590 20/12 Xuất bán máy in Canon LBP2900 1561 10 1.830,2 18.302 25 PXK 590 20/12 Xuất bán DDR 256Mb bus 400 1561 10 193,9 1.939 ... ... ... ... ... ... ... ... 36 PNK 601 20/12 Khách hàng trả lại hàng hóa 1561 02 1.830,2 3.660,4 Kết chuyển giá vốn hàng bán 911 738.971,2 Cộng phát sinh 755.942,3 755.942,3 Biểu 1.15: Sổ chi tiết giá vốn Sổ chi tiết được ghi hàng ngày, khi kế toán lấy phiếu xuất kho. Mỗi dòng trên sổ chi tiết ứng với giá vốn một loại hàng hoá trên phiếu xuất kho. Cứ cuối tháng thì kế toán tính ra giá vốn để ghi vào cột phát sinh Nợ và Có, do là công ty kinh doanh thương mại nên nghiệp vụ bán hàng xẩy ra thường xuyên vì thế mà cuối tháng là kế toán tiến hành cộng sổ chi tiết và sổ cái, trên cơ sở đó đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết và sổ cái, nếu có sai sót thì cũng dễ phát hiện và kịp thời sửa chữa. Tránh tình trạng dồn vào cuối quý khi đó số lượng nghiệp vụ rất lớn thì việc tìm ra sai sót là rất khó. 1.2.5.2. Hạch toán tổng hợp Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán nhập dữ liệu vào máy tự động phần mềm kế toán sẽ chuyển số liệu vào chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ cái TK 632. Giá vốn hàng bán được xác định theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ vì thế cuối tháng khi tính được giá vốn thì kế toán mới tiến hành lập Chứng từ ghi sổ và Sổ cái. Chỉ riêng đối với hạch toán giá vốn là một tháng kế toán chỉ cần lập một chứng từ ghi sổ vào cuối tháng, trên cơ sở đó phần mềm sẽ kết chuyển số liệu vào Sổ cái. Cuối tháng sau khi đã lên Sổ cái thì kế toán tiến hành cộng sổ và kết chuyển giá vốn hàng bán vào TK Xác định kết quả kinh doanh. Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày: 31/12/2007 Số hiệu: 880 Đơn vị: 1000đ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK Số tiền SH NT Nợ Có ... ... ... ... ... ... PXK 590 20/12 DDR 256Mb bus 400 6321 1561 1.939 PXK 590 20/12 Xuất bán máy in Canon LBP2900 6321 1561 18.302 ... ... ... ... ... ... PXK 721 31/12 Xuất bán Lenovo 3000 N100 6321 1561 14.667 ... ... ... ... .. .. Cộng phát sinh 755.942,3 Biểu 1.16: Chứng từ ghi sổ Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội SỔ CÁI TK 632 – GIÁ VỐN HÀNG BÁN Tháng 12/2007 Đơn vị: 1000đ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có 880 31/12 Xuất bán Mainboard 945 GZM 1561 4.165,8 ... ... ... ... ... ... 880 31/12 Xuất bán máy in LBP 2900 1561 18.302 880 31/12 Xuất bán DDR 256Mb bus 400 1561 1.939 880 31/12 Sam Sung LCD Monitor 17’’ TFT(740N) 1561 12.408 ... ... ... ... ... ... 886 31/12 Khách hàng trả lại hàng 1561 3.660,4 893 31/12 Kết chuyển giá vốn hàng hoá 911 738.971,3 Cộng phát sinh 755.942,3 755.942,3 Biểu 1.17: Sổ cái giá vốn hàng bán 1.2.6. Hạch toán doanh thu và chi phí tài chính Doanh thu tài chính và chi phí tài chính của công ty chủ yếu là từ lãi vay vì thế mà các nghiệp vụ kinh tế xẩy ra rất ít, chỉ đến cuối tháng công ty trả lãi vay cũng như nhận được thông báo về lãi cho vay thì kế toán mới tiến hành khi sổ. Do vậy mà không hạch toán chi tiết nghiệp vụ này. Hạch toán tổng hợp TK sử dụng là TK 635 và TK 515, khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì kế toán cập nhật vào máy tính, phần mềm kế toán kết xuất các số liệu vào Chứng từ ghi sổ và Sổ Cái TK 635 và TK 515. Đối với Doanh thu tài chính: Tại Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA thì hoạt động đầu tư tài chính là chưa có, vì thế mà doanh thu tài chính chỉ có doanh thu về lãi vay. Vào cuối tháng khi nhận được thông báo của ngân hàng về lãi vay kế toán tiến hành ghi sổ. Căn cứ để ghi sổ là bảng sao kê mà ngân hàng gửi đến, bảng sao kê được công ty quy định đánh số thứ tự theo tháng phát sinh. Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31/12/2007 Số hiệu: 878 Đơn vị: 1000đ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK Số tiền SH NT Nợ Có BSK12 31/12 Doanh thu từ lãi vay 138 515 3.219,5 Cộng phát sinh 3.219,5 Biểu 1.18: Chứng từ ghi sổ của doanh thu tài chính Sau khi lập xong chứng từ ghi sổ thì ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, từ chứng từ ghi sổ phần mềm kế toán sẽ chuyển các thông tin cần thiết vào Sổ Cái TK 515, và sau đó tiến hàng cộng sổ và kết chuyển doanh thu tài chính sang TK Xác định kết quả kinh doanh Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội SỔ CÁI TK 515 – DOANH THU TÀI CHÍNH Tháng 12/2007 Đơn vị: 1000đ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có 878 31/12 Doanh thu từ lãi vay 138 3.219,5 892 31/12 Kết chuyển doanh thu tài chính 911 3.219,5 Tổng số phát sinh 3.219,5 3.219,5 Biểu 1.19: Sổ cái doanh thu tài chính Chi phí hoạt động tài chính: Do chưa có các hoạt động đầu tư tài chính vì thế mà khoản mục chi phí tài chính chỉ có chi phí lãi vay. Vào cuối tháng thì ngân hàng cũng sẽ gửi bảng sao kê cho công ty, căn cứ vào đấy kế toán tiến hành ghi sổ. bảng sao kê về tiền vay cũng được đánh số thứ tự theo tháng phát sinh. Cách thức ghi sổ tương tự như đối với Doanh thu tài chính, dưới đây là Sổ cái tháng 12/2007. Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội SỔ CÁI TK 635 – CHI PHÍ TÀI CHÍNH Tháng 12/2007 Đơn vị: 1000đ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có 879 31/12 Chi phí lãi vay 338 2.928,5 893 31/12 Kết chuyển chi phí tài chính 911 2.928,5 Tổng số phát sinh 2.928,5 2.928,5 Biểu 1.20: Sổ cái chi phí tài chính 1.2.7. Hạch toán thuế giá trị gia tăng phải nộp Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA là đơn vị kê khai và nộp thuế theo phương pháp khấu trừ vì thế mà số thuế GTGT phải nộp được phản ánh trên TK 3331. Khi bán hàng căn cứ vào các hoá đơn thuế GTGT kế toán lập chứng từ ghi sổ phản ánh số thuế GTGT đầu ra phải nộp của hàng hoá tiêu thụ, sau đó làm căn cứ vào Sổ Cái TK 3331. Cuối mỗi tháng kế toán lập tờ khai căn cứ vào bảng kê hoá đơn mua vào và bán ra nộp cho cơ quan thuế. 1.2.7.1 Hạch toán chi tiết Căn cứ vào các hóa đơn bán hàng, hàng tháng kế toán lập bảng kê hóa đơn hàng hóa, dịch vụ bán ra. Căn cứ vào các bảng kê hóa đơn mua vào và bán ra, kế toán tiến hành lên sổ chi tiết thuế GTGT phải nộp, cuối tháng kế toán kê khai thuế hàng tháng theo từng thuế suất và nộp tờ khai cùng với bảng kê cho cơ quan thuế. Tại Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA mức thuế suất áp dụng là 5%. BẢNG KÊ HÓA ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HÓA, DỊCH VỤ BÁN RA (Kèm theo tờ khai thuế GTGT) (Dùng cho cơ sở tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế kê khai hàng tháng) Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội Đơn vị: 1000đ Hóa đơn bán ra Tên KH MST KH Mặt hàng DS bán chưa thuế Thuế suất Thuế GTGT Kí hiệu HĐ Số HD NT ... ... ... ... ... ... ... ... ... AA/2007B 006340 20/12 Công ty Phú Thái 0100109106 Máy in Canon LBP 2900 20.412 5% 1.020,6 AA/2007B 006340 20/12 Công ty Phú Thái 0100109106 Bán DDR 256MB bus 400 2.162,7 5% 108.135 AA/2007B 006340 20/12 Công ty Phú Thái 0100109106 Sam sung LCD Monitor 17’’ TFT (740N) 13.456,8 5% 672,84 ... ... ... ... ... ... ... ... ... Tổng cộng 901.750 45.087,5 Biểu 1.21: Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra Mẫu số CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 01/GTGT Độc lập - Tự do - Hạnh phúc TỜ KHAI THUẾ GIÁ TRỊ GIA TĂNG(GTGT) (01) Kỳ kê khai: Tháng 12 năm 2007 (02) Mã số thuế: 0101293546 (03) Tên cơ sở kinh doanh: Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA (04) Địa chỉ: Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội (05) Quận/ Huyện: Đống Đa (06) Tỉnh/ Thành phố: Hà Nội (07) Điện thoại: 5148356 (08) Fax: 5148359 Email: www.saraecom.com TT Chỉ tiêu Giá trị hàng hoá DV (chưa có thuế GTGT) Thuế GTGT A Không phát sinh nghiệp vụ mua bán trong kỳ (10) B Thuế GTGT kỳ trước khấu trừ c. sang (11) 0 C Kê khai thuế GTGT phải nộp NSNN I Hàng hoá dịch vụ (HHDV) mua vào 1 HHDV mua trong kỳ 12=14+16 (12) 888.915.000 (13) 44.445.750 a HHDV mua vào trong nước (14) 673.560.000 (15) 33.678.000 b HHDV nhập khẩu (16) 215.355.000 (17) 10.767.750 2 Điều chỉnh thuế GTGT của HHDV mua vào kỳ trước Điều chỉnh tăng (18) (19) Điều chỉnh giảm (20) (21) 3 Tổng số thuế GTGT của HHDV mua vào 22=13+19-21 (22) 44.445.750 4 Tổng số thuế GTGT được khấu trừ kỳ này (23) 44.445.750 II Hàng hoá dịch vụ bán ra 1 Hàng hoá dịch vụ bán ra trong kỳ 24=26+27 (24) 897.721.600 (25) 44.886.080 1.1 Hàng hoá bán ra không chịu thuế GTGT (26) 0 0 1.2 Hàng hoá bán ra chịu thuế GTGT 27=29+30+32; 28=31+33 (27) 897.721.600 (28) 44.886.080 Hàng hoá bán ra chịu thuế suất 0% (29) Hàng hoá bán ra chịu thuế suất 5% (30) 897.721.600 (31) 44.886.080 Hàng hoá bán ra chịu thuế suất 10% (32) (33) Điều chỉnh thuế GTGT của HHDV bán ra kỳ trước Điều chỉnh tăng. (34) (35) Điều chỉnh giảm (36) 16.014.800 (37) 800.740 Tổng doanh thu và thuế GTGT của HHDV bán ra 38=24+34 -36;39=25+35 -37 (38) 881.706.800 (39) 44.085.340 III Xđ nghĩa vụ thuế GTGT phải nộp trong kỳ Thuế GTGT phải nộp trong kỳ 40=39-23-11 (40) Thuế GTGT chưa K.trừ hết kỳ này=39-23-11 (41) 360.410 1 Thuế GTGT đề nghị hoàn kỳ này (42) 2 Thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau 43=41-42 (43) 360.410 Biểu 1.22: Tờ khai thuế GTGT Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội SỔ CHI TIẾT THUẾ GTGT PHẢI NỘP Tháng 12/2007 Đơn vị: 1000đ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu tháng 006340 20/12 VAT của Máy in Canon LBP 2900 131 1.020,6 006340 20/12 VAT của Bán DDR 256MB bus 400 131 108.135 006340 20/12 VAT của Sam sung LCD Monitor 17’’ TFT (740N) 131 672,84 005779 20/12 VAT hàng bàn bị trả lại 131 201,42 VAT được khấu trừ trong tháng 44.085,34 Cộng phát sinh 45.087,5 45.087,5 Số dư cuối tháng Biểu 1.23: Sổ chi tiết thuế GTGT phải nộp Khi nộp tờ khai thuế cho cơ quan thuế thì phải kèm theo bảng kế hóa hơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra. Chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày kết thúc tháng đó thì kế toán phải nộp tờ khai thuế cho cơ quan thuế. 1.2.7.2 Hạch toán tổng hợp Căn cứ vào các hóa đơn GTGT, kế toán cập nhất vào máy thì phần mềm kế toán sẽ kết xuất số liệu vào Chứng từ ghi sổ và Sổ cái Thuế GTGT phải nộp. Dưới đây là Sổ cái Thuế GTGT phải nộp của tháng 12 năm 2007. Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội SỔ CÁI TK 3331 - THUẾ GTGT PHẢI NỘP Tháng 12/2007 Đơn vị: 1000đ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu tháng 1/12 VAT của của Mainboard 131 232,29 ... ... ... ... ... ... 788 20/12 VAT của máy in Canon LBP 2900 131 1.020,6 788 20/12 VAT cua DDR 256 Mb bus 400 131 108.135 892 20/12 VAT hàng bán bị trả lại 131 201,42 ... ... ... ... ... ... 31/12 VAT được khấu trừ 44.085,34 Cộng phát sinh 45.087,5 45.087,5 Số dư cuối tháng Biểu 1.24: Sổ cái thuế GTGT phải nộp 1.2.8. Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp 1.2.8.1. Hạch toán chi phí bán hàng Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA là một doanh nghiệp thương mại, các hoạt động bán hàng là nguồn thu chính của công ty nên các chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng và quản lý doanh nghiệp phát sinh nhiều. Cụ thể chi phí bán hàng bao gồm một số chi phí sau: Chi phí nhân viên bán hàng: Chi phí này bao gồm tiền lương của nhân viên bán hàng, nhân viên giao hàng, tiền công tác phí phục vụ cho bán hàng Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Bao gồm chi phí văn phòng phẩm như giấy, mực in, bút... Chi phí khấu hao: Kế toán tính khấu hao cho các tài sản phục vụ công tác bán hàng như hệ thống máy tính, máy photo, máy in, xe vận chuyển.. Chi phí bảo hành: Đặc thù của công ty là công ty kinh doanh các sản phẩm công nghệ thông tin vì thế mà các sản phẩm đều có thời gian bảo hành do đó chi phí bảo hành sản phẩm là khoản chi phí thường xuyên phát sinh. Chi phí bằng tiền khác: Bao gồm các chi phí điện, nước, tiền thuê xe, thuê bốc xếp, chi quảng cáo, bảo hiểm hàng hoá, chi phí mở L/C... TK sử dụng để phản ánh chi phí bán hàng là TK 641, chi phí bán hàng không được chi tiết theo khoản mục nào cả, công ty sử dụng TK 641 để theo dõi toàn bộ chi phí bán hàng phát sinh tại công ty. Các chứng từ dùng để ghi sổ có thể bao gồm bảng thanh toán tiền lương, bảng tính khấu hao, phiếu chi... Sổ kế toán thì có Sổ chi tiết chi phí bán hàng, Chứng từ ghi sổ và Sổ cái TK 641. Trình tự ghi sổ như sau: 1.2.8.1.1. Hạch toán chi tiết Khi phát sinh các nghiệp vụ chi tiền phục vụ cho công tác bán hàng thì kế toán lập phiếu chi căn cứ vào các hóa đơn bên cung cấp giao cho, còn các nghiệp vụ phân bổ chi phí khấu hao, công cụ dụng cụ thì căn cứ vào các bảng tính và phân bổ khẩu hao, công cụ dụng cụ. Chi trả tiền lương thì căn cứ vào bảng tính và phân bổ tiền lương và BHXH, bảng thanh toán tiền lương. Do không chi tiết chi phí bán hàng theo các khoản mục nên kế toán chỉ lập một sổ chi tiết chi phí bán hàng để theo dõi toàn bộ chi phí bán hàng phát sinh tại công ty, cuối tháng thì kế toán tiến hành cộng sổ và kết chuyển chi phí vào TK Xác định kết quả kinh doanh. Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ BÁN HÀNG Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có PC 211 1/12 Mua giấy than, bút, đinh ghim giấy 111 2.114,4 PC 214 1/12 Thuê xe, thuê bốc xếp hàng hoá 111 5.204 ... ... ... ... .. BBTTTL 31/12 Phải trả nhân viên bán hàng 334 25.506. PC 247 31/12 Thanh toán tiền điện nước 111 12.201,1 ... ... ... ... ... ... 31/12 K/c chi phí bán hàng 911 63.512,4 Cộng phát sinh 63.512,4 63.512,4 Tháng 12/2007 Đơn vị: 1000đ Biểu 1.25: Sổ chi tiết chi phí bán hàng 1.2.8.1.2. Hạch toán tổng hợp Trình từ ghi sổ tương tự như các phần hành khác, căn cứ vào chứng từ chi hoặc bảng thanh toán lương kế toán tiến hành cập nhật chứng từ vào máy, sau đó phần mềm kế toán sẽ tự động kết xuất số liệu vào Chứng từng ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ cái TK 641. Dưới đây là trình tự ghi sổ kế toán, số liệu của tháng 12/2007. Cuối tháng kế toán tiến hành cộng Sổ cái để đối chiếu với Sổ chi tiết chi phí bán hàng. Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Số hiệu: 887 Đơn vị: 1000đ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK Số tiền SH NT Nợ Có BTTTL 31/12 Phải trả nhân viên bán hàng 641 334 25.506 PC 247 31/12 Thanh toán tiền điện nước 641 111 12.201,1 ... ... ... ... ... ... Cộng số phát sinh 40.121 Biểu 1.26: Chứng từ ghi sổ của chi phí bán hàng Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội SỔ CÁI TK 641 – CHI PHÍ BÁN HÀNG Tháng 12/2007 Đơn vị: 1000đ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có 630 1/12 Mua giấy than, bút viết, đinh ghim giấy 111 3.165,8 ... ... ... ... ... ... 887 31/12 Tiền lương phải trả cho nhân viên bán hàng 334 25.506 887 31/12 Thanh toán tiền điện nước 111 12.201,1 ... ... ... ... ... ... 893 31/12 K/c chi phí bán hàng 911 63.512,4 Cộng phát sinh 63.512,4 63.512,4 Biểu 1.27: Sổ cái chi phí bán hàng 1.2.8.2. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong quá trình kinh doanh của công ty nhằm phục vụ cho việc quản lý các hoạt động của công ty bao gồm một số chi phí sau: Chi phí tiền lương của nhân viên quản lý, chi phí tiếp khách, chi phí khấu hao, chi phí ăn trưa cho cán bộ nhân viên trong công ty, chi phí dịch vụ mua ngoài ... Khoản chi phí này cũng chiếm phần lớn trong tổng chi phí phát sinh tại công ty. Toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp được phản ánh trên TK 642, TK này không được chi tiết theo các khoản mục. Các sổ kế toán bao gồm sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp, Chứng từ ghi sổ, Sổ Cái TK 642. Trình tự ghi sổ chi tiết và tổng hợp giống như đối với chi phí bán hàng, vì tất cả các chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động quản lý đều được phản ánh trên TK 642 nên kế toán không mở sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng khoản mục mà tập hợp chung trên một sổ chi tiết giống như chi phí bán hàng. Đối với hạch toán tổng hợp cũng tương như như hạch toán chi phí bán hàng, căn cứ vào các chứng từ liên quan kế toán lập chứng từ ghi sổ, từ các chứng từ ghi sổ phần mềm kế toán sẽ tự động kết xuất số liệu vào Sổ cái TK 642.  Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội SỔ CÁI TK 642 – CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP Tháng 12/2007 Đơn vị: 1000đ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có 635 1/12 Mua nước uống, bút viết, mực in 111 3.165,8 ... ... ... ... ... ... 888 31/12 Tiền lương phải trả cho nhân viên quản lý và nhân viên văn phòng 334 30.013 888 31/12 Thanh toán tiền điện nước dùng cho hoạt động quản lý 111 8.706,5 ... ... ... ... ... ... 893 31/12 K/c chi phí quản lý doanh nghiệp 911 55.423,4 Cộng phát sinh 55.423,4 55.423,4 Biểu 1.28: Sổ cái chi phí quản lý doanh nghiệp 1.2.9. Kế toán xác định kết quả kinh doanh Kết quả kinh doanh là kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác của doanh nghiệp sau một thời kỳ nhất định, biểu hiện bằng tiền lãi hay lỗ. Đối với Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA thì cuối tháng là xác định kết quả kinh doanh một lần để xem công ty làm ăn có lãi hay lỗ để có kế hoạch điều chỉnh vào tháng sau. Kết quả kinh doanh của công ty chủ yếu là kết quả từ hoạt động bán hàng ngoài ra còn có từ hoạt động tài chính và một số hoạt động khác nhưng các hoạt động đó xẩy ra không nhiều. Để hạch toán xác định kết quả kinh doanh kế toán sử dụng: TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh Cuối kỳ, kế toán phản ánh các bút toán kết chuyển và khai báo các bút toán kết chuyển, sau đó thực hiện các lệnh ghi chứng từ ghi sổ và Sổ Cái TK 911. Đầu tiên là kế toán thực hiện kết chuyển bút toán giảm trừ doanh thu, sau đấy mới thực hiện các bút toán kế chuyển doanh thu và chi phí. Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội CHỨNG TỪ GHI SỔ Số hiệu: 891 Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK Số tiền SH NT Nợ Có 31/12 K/c giảm trừ doanh thu 5111 531 20.043,2 Cộng phát sinh 20.043,2 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Đơn vị: 1000đ Biểu 1.29: Chứng từ ghi sổ kết chuyển giảm trừ doanh thu CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Số hiệu: 892 Đơn vị: 1000đ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK Số tiền SH NT Nợ Có 31/12 K/c doanh thu bán hàng 5111 911 881.706,8 31/12 K/c Doanh thu tài chính 515 911 3.219,5 31/12 K/c thu nhập khác 711 911 1.127 Cộng phát sinh 886.053,3 Biểu 1.30: Chứng từ ghi sổ kết chuyển doanh thu Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 20 tháng 12 năm 2007 Số hiệu: 893 Đơn vị: 1000đ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK Số tiền SH NT Nợ Có 31/12 K/c Giá vốn hàng bán 6321 911 738.971,3 31/12 K/c Chi phí bán hàng 641 911 63.512,4 31/12 K/c Chi phí QLDN 642 911 55.423,4 31/12 K/c Chi phí tài chính 635 911 2.928,5 31/12 K/c Chi phí khác 811 911 1.102,2 Cộng phát sinh 861.937,8 Biểu 1.31: Chứng từ ghi sổ kết chuyển giá vốn và chi phí phát sinh Sau khi lập xong chứng từ ghi sổ thì kế toán tiến hành đăng ký vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Căn cứ để lên các sổ cái là các chứng từ ghi sổ vì vậy sau khi lập xong chứng từ ghi sổ thì phần mềm sẽ tự động kết xuất số liệu lên Sổ Cái. Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội SỔ CÁI TK 911 – XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH Tháng 12/2007 Đơn vị: 1000đ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có 892 31/12 K/c Doanh thu bán hàng 5111 881.706,8 K/c Doanh thu tài chính 515 3.219,5 K/c Thu nhập khác 711 1.127 893 31/12 K/c Giá vốn hàng bán 6321 738.971,3 K/c Chi phí QLDN 642 55.423,4 K/c Chi phí bán hàng 641 63.512,4 K/c Chi phí tài chính 635 2.928,5 K/c Chi phí khác 811 1.102,2 K/c lợi nhuận 421 24.115,2 Cộng phát sinh 886.053,3 886.053,3 Biểu: 1.32: Sổ cái xác định kết quả kinh doanh Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA Số 178 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trưng - Hà Nội BÁO CÁO KẾT QUẢ KINH DOANH Tháng 12/2007 Đơn vị: 1000đ STT Chỉ tiêu Mã số Tháng 12 1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 1 901.750 2 Các khoản giảm trừ doanh thu 2 20.043,2 3 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 10 881.706,8 4 Giá vốn hàng bán 11 738.971,3 5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 20 142.735,5 6 Doanh thu hoạt động tài chính 21 3.219,5 7 Chi phí tài chính 22 2.928,5 8 Chi phí bán hàng 24 63.512,4 9 Chi phí QLDN 25 55.423,4 10 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 30 24.090,7 11 Thu nhập khác 31 1.127 12 Chi phí khác 32 1.102,2 13 Lợi nhuận khác 40 24,8 14 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 50 24.115,5 Biểu 1.33: Báo cáo kết quả kinh doanh CHƯƠNG II PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ TỔNG HỢP MÁY VĂN PHÒNG SARA 2.1. Đánh giá thực trạng hạch toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty Sai gần sáu năm thành lập, công ty Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA đã vượt qua nhiều thử thách, nhiều chặng đường chông gai để có được một chỗ đứng như ngày hôm nay và cũng giành được nhiều thành tích đáng kể. Bất kỳ một doanh nghiệp nào, không phân biệt là doanh nghiệp thương mại hay doanh nghiệp sản xuất thì khâu quan trọng được quan tâm đặc biệt đó là đầu ra cho hoạt động của mình. Đối với doanh nghiệp sản xuất thì đầu ra là tiêu thụ sản phẩm do doanh nghiệp mình sản xuất ra, còn với doanh nghiệp thương mại thì đầu ra chính là tìm kiếm thị trường tiều thụ cho hàng hoá kinh doanh. Đối với công ty Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA là một doanh nghiệp thương mại cũng có chung mục đích là khai thác và tìm kiếm lợi nhuận. Kết quả kinh doanh chính là chỉ tiêu phản ánh chính xác những nỗ lực mà toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty bỏ ra trong suốt một kỳ kinh doanh. Chính vì vậy công tác kế toán doanh thu bán hàng và kết quả kinh doanh đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh doanh của công công ty. Nhìn chung công tác kế toán doanh thu bán hàng đã đáp ứng được yêu cầu của Ban giám đốc trong việc phản ánh ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá, hạch toán chi tiết, tổng hợp tình hình tiêu thụ và kết quả kinh doanh của đơn vị. Công ty đã thực hiện đúng chế độ kế toán Nhà nước, không vi phạm chế độ về thuế, nhưng quy định của pháp luật, chấp hành đúng những thể lệ kinh tế chính sách tài chính áp dụng cho doanh nghiệp thương mại. Song việc áp dụng và vận dụng chế độ kế toán tại các doanh nghiệp không phải hoàn toàn giống nhau, mỗi doanh nghiệp khi vận dụng chế độ đều phải vận dụng một cách linh hoạt để thuận lợi cho công tác kế toán cũng như phù hợp với đặc điểm kinh doanh của đơn vị mình. Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại công ty em nhận thấy trong công tác kế toán nói chung và công tác kế toán hạch toán bán hàng nói riêng tại công ty có một số ưu nhược điểm như sau: 2.1.1. Ưu điểm Về tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán được tổ chức gọn nhẹ nhưng hiệu quả, mặc dù phòng kế toán chỉ có 4 nhân viên nhưng đã phân công lao động rất rõ ràng cùng với trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao của đội ngũ nhân viên kế toán đã đảm bảo hoạt động của bộ máy kế toán diễn ra rất nhịp nhàng. Phân công nhiệm vụ cho các nhân viên rõ ràng không chồng chéo nhau, không vi phạm nguyên tắc bất kiêm nghiệm. Vận dụng chế độ kế toán: Hiện nay công ty áp dụng theo chế độ kế toán mới ban hành theo Quyết định số 15/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính do đó đã cập nhật những thay đổi của chế độ kế toán mới. Công ty cũng đã lựa chọn phương pháp Thẻ song song để theo dõi chi tiết hàng hoá, kế toán và thủ kho cùng chịu trách nhiệm quản lý hàng hoá, đảm bảo cả về mặt chất lượng và số lượng của hàng hoá. Phương pháp này nếu có sai sót gì thì cũng dễ kiểm tra, phát hiện giảm bớt công sức của kế toán vì công ty áp dụng kế toán máy nên không tránh khỏi những sai sót nhất định. Hệ thống tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản kế toán, xương sống của toàn bộ chương trình kế toán, được xây dựng dựa trên hệ thống tài khoản do Bộ Tài Chính ban hành và được chi tiết theo nhu cầu của doanh nghiệp. Có một số tài khoản được chi tiết thành TK cấp 3, trong đó TK 156 được chi tiết thành 2 tài khoản là 1561 – Giá trị mua hàng hoá và 1562 – Chi phí thu mua hàng hoá là điều rất cần thiết. Vì hàng hoá kinh doanh của công ty là rất đa dạng và chúng được mua cả trong nước và ngoài nước do đó mà việc chi tiết giữa giá mua với chi phí giúp công ty tách biệt được thuế nhập khẩu với chi phí thu mua, đồng thời phân bổ được chi phí thu mua cho toàn bộ hàng hóa khi mà chi phí đó bao gồm cho nhiều loại hàng hóa nhập kho cùng một lúc. TK Doanh thu và giá vốn hàng bán cũng được mở chi tiết cho hàng hoá bán trong nước và hàng hoá xuất khẩu. Về sổ sách kế toán: Hệ thống sổ sách kế toán sử dụng đã bao gồm khá đầy đủ các loại sổ chi tiết và tổng hợp, các sổ được thiết kế tương đối hoàn chỉnh và hợp lý. Sổ sách được kế toán ghi hàng ngày và đặc biệt là cuối tháng kế toán tiền hành cộng sổ, đối chiếu sổ chi tiết với sổ tổng hợp và xác định kết quả kinh doanh của tháng đó. Về sử dụng chứng từ: Các chứng từ trong khâu tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh vừa bao gồm những chứng từ do Bộ Tài Chính quy định vừa bao gồm những chứng từ do công ty tự thiết kế để đảm bảo phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các chứng từ mà công ty tự thiết kế như: Phiếu đề nghị xuất kho, Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu bảo hành...Chứng từ được cập nhật ngay khi nó phát sinh vì thế mà tránh được tình trạng là quên vào sổ cũng như đã phát hiện và xử lý kịp thời những chứng từ ghi chép không đầy đủ, hợp lệ. Vì thế mà cuối tháng có rất ít chứng từ không hợp lệ. Công ty đã xây dựng và áp dụng quy trình lập và luân chuyển chứng từ trong hoạt động tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh một cách khoa học, đảm bảo được chức năng thông tin và kiểm tra chứng từ. Vì thế rất ít khi xẩy ra tình trạng thất lạc chứng từ. Báo cáo kế toán: Cuối mỗi kỳ kế toán thì kế toán đều phải lập các báo cáo theo quy định hiện hành và một số báo cáo theo yêu cầu của Ban quản trị nhằm phục vụ cho việc quản lý. Về tính giá: Đối với giá nhập kho và giá xuất kho thì công ty đều sử dụng các phương pháp tính giá theo quy định nhà nước, và công việc tính giá được thực hiện trên máy vì thế mà có tính chính xác khá cao và nhanh chóng, thuận tiện cho việc ghi sổ. Về áp dụng kế toán máy: Việc áp dụng phần mềm kế toán trong công tác kế toán là một tiến bộ lớn, giúp cho việc kế toán được nhanh chóng, thuận tiện và tiết kiệm được thời gian cũng như chi phí. Và cũng chứng tỏ là doanh nghiệp rất chú trọng vào việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của mình. 2.1.2. Nhược điểm Về bộ máy tổ chức kế toán: Mặc dù công ty đã tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ, tuy nhiên chỉ có 4 nhân viên kế toán thì khối lượng của mỗi người sẽ nhiều dẫn đến hay xẩy ra sai sót. Trong đó kế toán công nợ vừa phải theo dõi công nợ vừa phải kiêm luôn kế toán bán hàng theo dõi doanh thu và giá vốn, khối lượng công việc lớn sẽ ảnh hưởng đến sự chính xác và kịp thời của thông tin kế toán. Hình thức kế toán sử dụng tại công ty: Hình thức Chứng từ ghi sổ phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều tài khoản kế toán và nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA quy mô còn nhỏ, hệ thống TK, không nhiều nên việc áp dụng hình thức này là chưa phù hợp lắm. Về sổ sách kế toán: Đối với sổ chi tiết về doanh thu và giá vốn hàng bán thì nên chi tiết theo hàng hoá để tiện theo dõi doanh thu của từng mặt hàng, để xem là mặt hàng nào bán chạy nhất cũng như mặt hàng nào tiêu thụ kém nhất để có biện pháp điều chỉnh Sổ chi tiết chi phí bán hàng cũng nên được lập chi tiết cho từng khoản mục như chi phí nhân viên, chi phí bảo hành ... vì là công ty thương mại nên chi phí này chiếm phần lớn trong tổng chi phí do vậy mà cần theo dõi chi tiết để có thể kiểm soát được các khoản chi phí. Tránh tình trạng chi phí tháng này tăng lên đột ngột so với tháng trước trong điều kiện doanh số bán ra không thay đổi nhiều mà kế toán không biết được là do khoản mục nào tăng gây ảnh hưởng nhiều nhất. Và công ty cũng khó cân đối giữa các khoản mục chi phí hơn. Về tài khoản kế toán: Đối với loại hình kinh doanh thương mại, đặc biệt tại Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA khi hình thức bán buôn là chủ yếu thì việc chiếm dụng vốn và bị chiếm dụng vốn xẩy ra thường xuyên và với số lượng lớn. Do vậy việc lập dự phòng phải thu khó đòi là hết sức cần thiết, đảm bảo tình hình tài chính của công ty luôn ổn định và không gặp khó khăn khi khách hàng không có khả năng thanh toán cho công ty. Nhưng tại công ty vẫn chưa có TK – Dự phòng phải thu khó đòi vì vậy công ty nên mở thêm tài khoản này. TK 641 không được chi tiết cho từng loại chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá mà hạch toán chung trên TK 641, điều này sẽ làm cho công ty khó kiểm soát được các chi phí phát sinh. Phương pháp tính giá hàng hoá xuất kho: Hiện nay công ty đang sử dụng phương pháp tính giá hàng hoá xuất kho là phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Theo phương pháp này thì đến cuối kỳ kế toán mới tính được giá hàng hoá xuất kho và thực hiện các bút toán kết chuyển liên quan. Như vậy việc phản ánh giá vốn sẽ không kịp thời cũng như không phản ánh chính xác được giá thị trường của hàng hoá. Bởi các sản phẩm về công nghệ thông tin giá cả thay đổi rất nhanh. 2.2. Một số kiến nghị hoàn thiện hạch toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Trong nền kinh tế thị trường với sự phát triển đa dạng của các loại hình kinh doanh và giữa các doanh nghiệp luôn có sự cạnh tranh để tồn tại và phát triển. Không ngoại lệ Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA muốn tồn tại và phát triển thì cũng phải không ngừng đẩy manh mối quan hệ, mở rộng thị trường và luôn phải cập nhật thông tin. Để làm được điều đó thì không những các nhà quản lý cần biết các thông tin bên ngoài mà phải nắm được chính các thông tin của doanh nghiệp, và công cụ đắc lực để làm điều đấy là công tác kế toán mà đối vơi một doanh nghiệp thương mại thì công tác kế toán bán hàng lại càng quan trọng hơn.Vì thế tổ chức, cơ cấu bộ máy kế toán bán hàng phải sao cho phù hợp, gọn nhẹ và hoạt động có hiệu quả. Qua thời gian thực tập ở Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA em thấy công tác kế toán doanh thu và xác định kết quả kinh doanh của công ty là tương đối hoàn thiện. Tuy nhiên trong cơ chế thị trường biến đổi liên tục như hiện nay, việc không ngừng hoàn thiện kế toán doanh thu và xác định kết quả kinh doanh la điều rất cần thiết, nó không những giúp cho doanh nhgiệp có thể tồn tại và còn phát triển hơn. Sau đây em xin đề xuất một số kiến nghị: 2.2.1. Về bộ máy tổ chức kế toán Công ty nên tuyển thêm nhân viên kế toán đẻ giảm nhẹ cho nhân viên kế toán bán hàng, nên tách biệt giữa nhân viên kế toán công nợ và kế toán bán hàng, có thêm kế toán tiền mặt để giảm bớt công việc cho kế toán tổng hợp. Công ty nên có 2 kế toán bán hàng vì doanh số của công ty càng ngày càng tăng kéo theo công ty cũng đang phát triển nhiều hình thức bán hàng hơn vì thế chỉ có một nhân viên kế toán thì công việc sẽ quá tải. 2.2.2. Tài khoản sử dụng cấp 1, cấp 2 Về việc chi tiết các tài khoản kế toán Tuy công ty đã tách chi phí bán hàng và chi phí quản lý kinh doanh ra 2 tài khoản là 641 và 642, nhưng lại không chi tiết các TK này thành các tài khoản cấp 2, điều này là chưa hợp lý vì hai chi phí này chiếm phần lớn trong tổng chi phí phát sinh của doanh nghiệp vì thế công ty nên chi tiết thành thành các TK cấp 2 theo các khoản mục chi phí. Điều này là rất cần thiết vì đôi khi chi phí bán hàng phát sinh quá lớn so với doanh số bán ra, nhưng công ty không thể biết khoản mục chi phí làm tăng tổng chi phí là khoản mục nào vì chúng được tập hợp chung trên một TK, nếu muốn tìm ra nguyên nhân thì phải soát lại các chứng từ, sổ sách. Thực tế thì để làm được công việc này không đơn giản vì khối lượng chứng từ là rất lớn. Công ty có thể chi tiết thành các TK cấp 2 như sau: TK 6411: Chi phí nhân viên bán hàng TK 6413: Chi phí đồ dụng, dụng cụ TK 6414: Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6415: Chi phí bảo hành sản phẩm TK 6418: Chi phí bằng tiền khác Tương tư đối với chi phí quản lý cũng nên chi tiết ra như thế TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6426: Chi phí dự phòng TK 6428: Chi phí bằng tiền khác Về việc trích lập các khoản dự phòng phải thu khó đòi Để đảm bảo an toàn trong kinh doanh, thực hiện nguyên tắc thận trọng của kế toán đòi hỏi kế toán tại công ty phải lập các khoản dự phòng. Thực chất của việc lập dự phòng là ghi nhận một khoản chi phí vào chi phí quản lý doanh nghiệp nếu là dự phòng phải thu khó đòi. Việc trích lập dự phòng này giúp cho công ty tránh khỏi những rủi ro khi có biến động xẩy ra như khách hàng mất khả năng thanh toán, phá sản hay giá cả thị trường có sự biến động lớn. Nếu năm sau khi đã lập dự phòng cho các khoản này mà thực tế không xẩy ra thì kế toán vẫn có thể hoàn nhập khoản dự phòng này, nó sẽ không có tác động xấu đến công ty mà chỉ giúp công ty chủ động hơn. Dự phòng phải thu khó đòi được lập vào cuối mỗi niên độ kế toán căn cứ vào tình hình tài chính của khách hàng, thời gian quá hạn nợ để lập dự phòng. Để theo dõi tình hình trích lập dự phòng và sử dụng dự phòng phải thu khó đòi, kế toán sử dụng TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi. Theo quy định của Bộ Tài Chính Thì mức trích lập dự phòng như sau: - 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm - 50% giá trị đối với khoản nợ phai thu quá hạn từ trên 1 năm đến dưới 2 năm - 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến 3 năm Vào cuối niên độ kế toán, căn cứ vào mức dự phòng phải thu khó đòi đã xác định, kế toán ghi: Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi Sang năm sau khi mà khoản phải thu có những cơ sở chắc chắn không thể thu hồi được sẽ xử lý như sau: Nợ TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi Có TK 131: Phải thu khách hàng Có TK 138: Phải thu khác Đồng thời ghi: Nợ TK 004 : Nợ khó đòi đã xử lý Đối với các khoản đã trích lập dự phòng không dùng hết thì phải hoàn nhập số dự phòng còn lại như sau: Nợ TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi Có TK 6426: Chi phí quản lý doanh nghiệp 2.2.3. Sổ kế toán sử dụng tại công ty Do là công ty kinh doanh thương mại nên bán hàng là nguồn thu chủ yếu của công ty, vì việc theo dõi doanh thu bán hàng rất quan trọng. Vì thế mà sổ chi tiết TK doanh thu bán hàng nên chi tiết theo mặt hàng sản phẩm để tiện theo dõi doanh thu của từng mặt hàng xem mặt hàng nào đem lại lợi nhuận nhiều nhất cho doanh nghiêp và cũng là căn cứ để phòng kinh doanh tính được số lượng hàng hoá cần mua. Căn cứ cào các sổ chi tiết đó kế toán lập sổ tổng hợp doanh thu bán hàng để đối chiếu với Sổ cái doanh thu bán hàng. Đối với sổ chi tiết doanh thu công ty có thể mở sổ chi tiết doanh thu cho từng mặt hàng như: Sổ chi tiết doanh thu bán máy in, Sổ chi tiết doanh thu bán linh kiện máy tính... Sau đó tổng hợp nên sổ chi tiết doanh thu và Sổ chi tiết giá vốn cũng được chi tiết tương tự như thế. Để kiểm soát được tốt chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, công ty nên mở các sổ chi tiết chi phí bán hàng thành các sổ chi tiết như: Sổ chi tiết chi phí nhân viên bán hàng, sổ chi phí bảo hành, sổ chi tiết chi phí dụng cụ đồ dùng ... Công ty cũng nên theo dõi chi tiết nợ phải thu của khách hàng theo thời hạn nợ để tiện cho việc lập trích dự phòng vào cuối mỗi niên độ kế toán. 2.2.4. Báo cáo kế toán Mặc dù kế toán đã lập đủ các loại báo cáo theo như quy định của chế độ nhưng cuối kỳ kế toán là 1 năm thì kế toán mới lập báo cáo, điều này là không phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty. Theo em thì kế toán nên lập báo cáo giữa niên độ kế toán, căn cứ vào báo cáo giữa niên độ để có kế chiến lược kinh doanh cho sáu tháng cuối năm. Bên cạnh đó thì lập thêm báo cáo về doanh thu, chi phí, lãi, lỗ và báo cáo nợ phải thu và phải trả. Công ty áp dụng kế toán máy nên việc lập các báo cáo giữa niên độ kế toán là không vượt quá khả năng của công ty. 2.2.5. Phương pháp tính giá hàng hoá xuất kho Phương pháp tính giá hàng hoá xuất kho mà công ty đang áp dụng là phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Theo phương pháp này, kế toán công ty phải đợi đến cuối kỳ mới xác định được giá vốn và các bút toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế xuất kho. Phương pháp này có hạn chế là làm tăng khối lượng công việc cho kế toán vào cuối kỳ mặt khác nó cũng phản ánh được chính xác giá cả thị trường của hàng hoá, điều này dẫn đến việc tính giá vốn cho hàng hoá xuất kho nhiều lúc không chính xác. Do vậy công ty cần tìm ra một phương pháp tính giá thích hợp để khắc phục hạn chế này Do công ty đã áp dụng kế toán máy nên theo em thì công ty nên sử dụng phương pháp tính giá hàng hóa xuất kho là phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập. Theo phương pháp này giá của hàng hoá xuất kho sẽ được máy tự động tính ra khi kế toán nhập dữ liệu vào, sau cứ mỗi lần nhập thì phần mềm kế toán sẽ tự động tính ra giá của hàng hoá xuất kho. Cụ thể cách tính như sau: Trị giá xuất cùa hàng hoá = Số luợng hàng hoá xuất x Đơn giá bình quân Sau mỗi lần nhập, máy tính sẽ tự động tính ra giá bình quân của hàng hoá xuất kho, lần xuất ngày sau đó sẽ lấy đơn giá này làm đơn giá xuất: Giá thực tế từng loại tồn kho sau mỗi lần nhập Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập = Số lượng hàng hoá tồn kho sau mỗi lần nhập Phương pháp này vừa phán ánh chính xác giá cả của hàng hoá vừa tính được ngay giá trị hàng hoá xuất kho, vì áp dụng kế toán máy nên áp dụng phương pháp này là rât thuận tiện và hợp lý. KẾT LUẬN Ngày nay khi mà nền kinh tế có sự tăng trưởng vượt bậc, xu hướng hợp tác kinh tế quốc tế ngày càng mở rộng sự giao lưu buôn bán giữa các nước trở nên dễ dàng. Việc trở thành thành viên chính thức của tổ chức thương mại lớn nhất thế giới - WTO đã cho thấy nước ta đã có những bước tiến phù hợp với kinh tế thế giới, điều này tạo ra nhiều cơ hội mới cho các doanh nghiệp trẻ trong nước nhất là các doanh nghiệp kinh doanh thương mại. Vì thế mà công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA đã có những lợi thế rất lớn, bên cạnh đó công ty có một cơ cấu tổ chức hợp lý chặt chẽ, làm việc hiệu quả đã giúp cho công ty ngày càng phát triển hơn. Nhưng để có thể phát triển và đứng vững trên thị trường thì bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng đều phải có một bộ máy tổ chức kế toán thật tốt, hợp lý. Vì bộ máy kế toán như một bộ phận theo dõi xuyên suốt hoạt động của công ty, nhận thức được điều đó nên tại Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA công tác kế toán được tổ chức khá tốt, đáp ứng được yêu cầu của công ty, và cũng đã góp một phần vào thành công chung của công ty. Tuy nhiên nếu từng bước khắc phục được những tồn tại và hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán thì chắc chắn trong tương lai nó sẽ góp phần rất lớn trong việc phát triển thương hiệu công ty. Qua thời gian thực tập Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA em đã thu hoạch được những kiến thức thực tế rất bổ ích và quý báu, tránh được những bở ngỡ ban đầu khi tốt nghiệp và bước vào một môi trường hoàn toàn mới. Đối với em bài viết này là kết quả của bước đầu nghiên cứu, tổng hợp giữa lý thuyết và thực tế. Vì vậy không thể tránh khỏi những sai sót, do vậy em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các cán bộ kế toán trong công ty, của các thầy cô giáo và của các bạn trong trường để bài viết này được hoàn thiện hơn. Để hoàn thành được bài viết này em đã được sự giúp đỡ rất tận tình của Thầy giáo hướng dẫn Trần Đức Vinh và của Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA . Em xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Chế độ kế toán doanh nghiệp, Quyển 1, do Bộ Tài Chính ban hành, Nhà xuất bản Tài Chính, năm 2006 2. Chế độ kế toán doanh nghiệp, Quyển 2, do Bộ Tài Chính ban hành, Nhà xuất bản Tài Chính, năm 2006 3. Giáo trình Lý thuyết và thực hành Kế toán tài chính – Tác giả Nguyễn văn Công, Nhà xuất bản Đại học kinh tế quốc dân, năm 2006 4.Các luận văn khóa trước 5. Tài liệu do Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA cung cấp