Chuyên đề Hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Traphaco

ợc phẩm, vật tư và thiết bị y tế - Chuyên thu mua, chế biến dược liệu - Sản xuất, tư vấn dịch vụ chăm sóc sức khoẻ thẩm mỹ, dịch vụ khoa học kỹ thuật, chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực y dược. - Kinh doanh xuất nhập khẩu thuốc 1.1.3.2. Sản phẩm kinh doanh Quy trình công nghệ chung sản xuất sản phẩm như sau: Lệnh sản xuất Xuất nguyên phụ liệu Sản xuất pha chế Đóng gói Nhập kho Kiểm nghiệm thành phẩm Kiểm soát, kiểm nghiệm bán thành phẩm, giám sát thực hiện quy trình kỹ thuật Đã qua kiểm tra đạt tiêu chuẩn Từ khi thành lập cho đến nay Công ty cổ phần Traphaco đã sản xuất được hơn 200 loại sản phẩm chữa được nhiều căn bệnh cho con người như thuốc bảo vệ gan lợi mật, bài sỏi, thuốc an thần, thuốc chống dị ứng, thuốc chống ung thư và tăng cường khả năng miễn dịch, thuốc dùng cho mắt mũi, thuốc dùng ngoài da, thuốc đường hô hấp,…. trong đó với các sản phẩm chủ yếu như: BOGANIC, viên sáng mắt, hoạt huyết dưỡng não, nhân sâm tam thất… Do công ty hoạt động trong một lĩnh vực đặc biệt đó là sản xuất kinh doanh dược phẩm, chăm sóc sức khoẻ và chữa bệnh cho con người nên đòi hỏi yêu cầu về kỹ thuật cao, ảnh hưởng của xã hội rộng hơn không chỉ tri thức đa ngành mà còn đòi hỏi cả tính nhân đạo sâu sắc. Do sớm xác định được yêu cầu quan trọng như vậy nên công ty đã không ngừng cố gắng nghiên cứu nguồn dược liệu có từ nguồn gốc thiên nhiên, sạch, an toàn để sản xuất ra nhiều sản phẩm chữa được nhiều bệnh cho con người. Từ những nguồn tài nguyên dân gian được lưu truyền từ cha ông như chè dây, hà thủ ô, actisô thậm chí là gừng, tỏi, nghệ cho đến đan sâm, bạch quả, công ty đã áp dụng công nghệ chiết xuất, bào chế thành những sản phẩm hết sức gần gũi với người dân như hoạt huyết dưỡng não, đan sâm tam thất, Boganic. Từ ngàn xưa đồng bào dân tộc biết rằng lá chè dây để chữa bệnh đau bụng, ợ chua các nhà khoa học Việt Nam đã nghiên cứu trong 10 năm để đưa ra 1 sản phẩm viên nang độc đáo dễ dàng sử dụng đó là viên Ampelop điều trị bệnh viêm loét tá tràng. Một công trình khoa học lớn được nghiên cứu thành công sau 20 năm là viên Cadef đó là sự kết hợp nhuần nhuyễn của các dược liệu như tỏi, mầm thóc, men bia, nhân sâm, tam thất, dừa cạn… sử dụng trong ngăn ngừa và điều trị bệnh ung thư, tăng cường khả năng miễn dịch cho cơ thể đã được chứng minh lâm sàng và mang lại 1 niềm tin, niềm hy vọng lớn lao cho những con người không may bị mắc chứng bệnh hiểm nghèo này. Với phương châm "Công nghệ mới và bản sắc cổ truyền" cộng với những nỗ lực không ngừng mệt mỏi của toàn thể cán bộ, công nhân viên đã làm cho các sản phẩm của Traphaco luôn được người dân tin cậy và ưa chuộng. 1.1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán 1.1.4.1. Đặc điểm bộ máy kế toán Công ty cổ phần Traphaco là một đơn vị sản xuất có quy mô và địa bàn hoạt động rộng lớn mặc dầu phân tán ở nhiều nơi do đã được trang bị và sử dụng các phương tiện máy móc kỹ thuật hiện đại cho tổ chức công tác kế toán nên để đảm bảo sự quản lý thống nhất tập trung kế toán của đơn vị, dễ phân công sắp xếp công việc kế toán, thuận lợi cho cơ giới hoá công tác kế toán công ty đã áp dụng hình thức kế toán tập trung. Theo hình thức này thì tất cả các khu vực hoạt động ở xung quanh địa bàn Hà Nội như xí nghiệp Dược Hoàng Liệt, xí nghiệp Đông Dược công nghệ cao Văn Lâm, các cửa hàng bán buôn và bán lẻ… đều có bố trí nhân viên kinh tế làm, nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ chuyển về phòng kế toán trung tâm tại 75 Yên Ninh - Ba Đình - Hà Nội. Bộ máy kế toán của công ty gồm có 18 nhân viên kế toán, mỗi nhân viên thực hiện các chức năng nhiệm vụ khác nhau, đó là: + 1 kế toán trưởng: Ở Công ty cổ phần Traphaco kế toán trưởng kiêm phó chủ tịch HĐQT người có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán của công ty, đảm bảo tổ chức bộ máy làm việc nhịp nhàng , gọn nhẹ và đạt hiệu quả cao. Kế toán trưởng có nhiệm vụ kiểm tra, chỉ đạo, hướng dẫn các công việc do nhân viên phòng kế toán thực hiện đồng thời chịu trách nhiệm trước Giám đốc và Nhà nước về thông tin mà các kế toán viên cung cấp. + 2 kế toán tổng hợp Kế toán tổng hợp kiêm phó phòng có nhiệm vụ tổng hợp, tính giá thành sản xuất, lập báo cáo Tài chính hàng tháng, hàng quý và hàng năm. Theo dõi kiểm tra đối chiếu các khoản công nợ với từng bộ phận trong công ty; ký nhập vật tư, hàng khai thác, tài sản hàng hoá, kiểm tra và đôn đốc việc hạch toán kết quả kinh doanh hàng khai thác và trong nội bộ của công ty. + 1 kế toán tiền mặt Có nhiệm vụ kiểm tra và làm thủ tục thanh toán đúng chế độ tài chính, lưu giữ và quản lý chứng từ gốc, kiểm kê quỹ theo định kỳ, cập nhật thông tin về thu chi tiền mặt, vào máy vi tính chứng từ tiền mặt. + 1 kế toán tiền gửi: Kiểm tra làm thủ tục theo chế độ tài chính và quy định của Ngân hàng, theo dõi tiền gửi tại Ngân hàng, giao dịch với các Ngân hàng, theo dõi khế ước vay và thời hạn trả nợ, lưu giữ quản lý chứng từ gốc, cập nhật thông tin dữ liệu về tiền gửi vào chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính của văn phòng. + 4 kế toán công nợ Có nhiệm vụ mở sổ kiểm tra và theo dõi từng khách hàng mua và bán; quản lý chứng từ hồ sơ liên quan đến công nợ của khách hàng, kiểm tra xác nhận về tiền thanh toán cho khách hàng khi có yêu cầu, thực hiện đủ các báo cáo theo đúng chế độ, khi có yêu cầu kiểm tra phải giải trình bằng sổ sách và chứng từ có liên quan về công nợ và thanh quyết toán công nợ, định kỳ lập bảng đối chiếu công nợ với khách hàng. Cập nhật các thông tin về công nợ vào chương trình phần mềm kế toán trên hệ thống máy vi tính của văn phòng công ty. + 1 kế toán vật tư kiêm tài sản cố định Có nhiệm vụ kiểm tra, theo dõi TSCĐ, công cụ dụng cụ đang sử dụng ở các bộ phận trong toàn công ty . Tính giá trị vốn vật liệu xuất kho, mở sổ sách, lập thẻ TSCĐ để theo dõi từng nhóm danh mục TSCĐ của công ty, trích lập khấu hao TSCĐ, định giá lại TSCĐ theo định kỳ và theo yêu cầu đột xuất của lãnh đạo cập nhật thông tin về tình hình nhập xuất vật tư, tình hình quản lý TSCĐ vào chương trình phần mềm kế toán trên hệ thống máy vi tính của phòng kế toán. + 7 kế toán bán hàng Có nhiệm vụ kiểm tra, định khoản và lưu giữ các chứng từ gốc có liên quan đến nghiệp vụ bán hàng, cập nhật thông tin về tiêu thụ sản phẩm vào phần mềm kế toán trên hệ thống máy vi tính của phòng kế toán. + 1 thủ quỹ Có nhiệm vụ kiểm tra chứng từ thu chi tiền mặt theo đúng quy định của Nhà nước, thu tiền mặt theo đúng phiếu thu, phiếu chi, đúng người nộp và người nhận tiền, cập nhật sổ quỹ, kiểm quỹ định kỳ và đột xuất nếu có lệnh của cấp trên, báo cáo quỹ hàng ngày, lập biên bản kiểm quỹ có sự chứng kiến của các thành phần theo quy định. Có thể khái quát chung về bộ máy kế toán của công ty như sau: Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán tiền mặt Kế toán tiền gửi Kế toán công nợ Kế toán tiền lương Kế toán vật tư kiêm TSCĐ Kế toán bán hàng Thủ quỹ Nhân viên kiểm kê ở các đơn vị trực thuộc Ở Công ty cổ phần Traphaco phòng kế toán đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc công ty, có nhiệm vụ thực hiện tổ chức công tác kế toán giúp Giám đốc tổ chức thực hiện công tác thông tin, kinh tế. Để quản lý công việc có hiệu quả thì phòng kế toán của công ty đã phối hợp cùng nhau hoàn thành tốt nhiệm vụ. Để hỗ trợ một cách đắc lực cho công việc của các nhân viên phòng kế toán, công ty đã trang bị cho phòng kế toán 5 chiếc máy vi tính, 1 máy in giúp các nhân viên kế toán thực hiện 1 cách dễ dàng, nhanh chóng trong việc tính toán số liệu, in ấn và lưu giữ văn bản. 1.1.4.2. Áp dụng chế độ kế toán 1.1.4.2.1. Hệ thống chứng từ kế toán Hiện nay, Công ty sử dụng hầu hết các chứng từ trong hệ thống chứng từ kế toán do Bộ Tài chính ban hành, có thể chia thành 5 loại như sau: Loại 1: Chứng từ về lao động tiền lương Loại 2: Chứng từ về hàng tồn kho Loại 3: Chứng từ về bán hàng Loại 4: Chứng từ về tiền tệ Loại 5: Chứng từ về tài sản cố định 1.1.4.2.2. Hệ thống tài khoản sử dụng Hiện nay Công ty áp dụng chế độ kế toán 1441/TC/QĐ-CĐKT do Bộ Tài chính ban hành. Công ty cổ phần Traphaco là doanh nghiệp thực hiện toàn bộ từ khâu sản xuất đến khâu tiêu thụ cuối cùng nên hệ thống tài khoản của Công ty khá lớn. Do đó công ty đăng ký sử dụng hầu hết các tài khoản do Bộ Tài chính ban hành. Bên cạnh đó một số tài khoản được mở chi tiết cho phù hợp với nội dung kinh tế của từng phần hành trong Công ty. 1.1.4.2.3. Hệ thống sổ sách kế toán trong Công ty Xuất phát từ đặc điểm cụ thể của Công ty về cơ cấu tổ chức, bộ máy kế toán, trình độ của nhân viên kế toán, phòng kế toán của Công ty đã quyết định lựa chọn hình thức Nhật ký chung. Hệ thống sổ sách của Công ty bao gồm các loại: * Sổ nhật ký chung: Sổ nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian, bên cạnh đó việc phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản (định khoản kế toán) để phục vụ ghi sổ cái. * Sổ cái Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp, dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán được quy định trong hệ thống tài khoản kế toán áp dụng trong doanh nghiệp. Mỗi tài khoản được mở một hoặc nhiều trang liên tiếp trên sổ cái đủ để ghi chép trong một niên độ kế toán. * Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Các sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chép chi tiết các đối tượng nhằm mục đích phục vụ yêu cầu tính toán một số chỉ tiêu, tổng hợp, phân tích và kiểm tra các thông tin mà kế toán tổng hợp không thể đáp ứng được. Có thể khái quát trình tự vào sổ theo hình thức Nhật ký chung của Công ty như sau: Chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Chứng từ mã hoá nhập dữ liệu vào máy Nhật kí chung Sổ cái tài khoản Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Hạch toán hàng ngày Hạch toán cuối kỳ Đối chiếu 1.1.4.2.4. Báo cáo tài chính Báo cáo tài chính là những báo cáo tổng hợp nhất về tình hình tài sản, vốn chủ sở hữu và công nợ cũng như tình hình tài chính, kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp. Báo cáo tài chính có ý nghĩa quan trọng đối với công tác quản lý doanh nghiệp cũng như các cơ quan chủ quản và các đối tượng quan tâm. Do đó, tại công ty đã lập các báo cáo tài chính là: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính. Còn báo cáo lưu chuyển tiền tệ - một báo cáo tài chính rất quan trọng trong việc cung cấp thông tin tài chính cho doanh nghiệp vẫn chưa được công ty chú ý. Các nhân viên kế toán còn tỏ ra xa lạ với việc lập báo cáo này. Bên cạnh đó, công ty cũng mới chỉ dừng lại ở việc lập báo cáo kế toán tài chính còn các báo cáo quản trị cũng vẫn chưa được quan tâm đúng mức, việc sử dụng báo cáo quản trị còn rất ít. 1.2. TÌNH HÌNH THỰC TẾ HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TRAPHACO 1.2.1. Đặc điểm, phân loại, tính giá nguyên vật liệu tại Công ty * Đặc điểm: Nguyên vật liệu là một yếu tố không thể thiếu được của quá trình sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp. Nhất là đối với Công ty Traphaco một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh dược phẩm chữa bệnh cho con người. Hiện nay Công ty đang sản xuất vàkinh doanh trên 200 sản phẩm khác nhau. Vì vậy nguyên vât liệu để sản xuất ra các sản phẩm cũng rất đa dạng và phong phú. Mỗi sản phẩm của Công ty được tạo ra từ rất nhiều dược liệu khác nhau và đều phải đảm bảo quá trình sản xuất khép kín vô trùng, các dược liệu đều trải qua quá trình kiểm nghiệm rất nghiêm ngặt và khi nguyên vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất thì giá trị của nó được chuyển dịch 1 lần vào giá trị của sản phẩm. Giá trị nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh. Vì vậy, Công ty rất chú trọng đến việc quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng vật liệu vì đó là điều kiện tốt nhất để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho chính công ty. Tại Công ty có hơn 2000 loại nguyên vật liệu khác nhau và nguồn cung cấp nguyên vật liệu này chủ yếu là do mua ngoài. Nguyên vật liệu của công ty rất đa dạng và phong phú về số lượng, chủng loại. Ngoài ra nó còn có giá trị, thời hạn sử dụng, yêu cầu bảo quản rất khác nhau. Đối với những sản phẩm làm ra từ thực vật như tỏi, nghệ, gừng, astiso, chè dây… là những thứ mà trong nước sản xuất được thì công ty mua trong nước, với những loại nguyên vật liệu mà giá cả tương đối ổn định, ít biến động thì công ty dự trữ với khối lượng vừa đủ, còn đối với những loại nguyên vật liệu mang tính thời vụ thì Công ty đã lên kế hoạch thu mua đúng thời vụ để đảm bảo giá thành và đảm bảo đủ số lượng để phòng thời kỳ chúng khan hiếm. Còn lại chủ yếu là những loại nguyên vật liệu mà Công ty phải nhập từ nước ngoài như một số hoá chất, vitamin C, vitamin B1, Aspirin… và phải lên kế hoạch nhập khẩu từ trước vì trong nước không thể chủ động được loại nguyên vật liệu đó. Từ những đặc điểm nêu trên nên việc quản lý nguyên vật liệu rất được Công ty chú trọng. Để tránh nhầm lẫn trong công ty quản lý và nguyên vật liệu nhất là đối với ngành dược tên của nguyên vật liệu thường mang tên của thành phần hoá học rất khó nhớ, để tiện cho việc quản lý và thuận tiện trong quá trình sử dụng Công ty đã xây dựng được một hệ thống mã hoá nguyên vật liệu theo phương pháp gợi nhớ: mỗi nguyên vật liệu của Công ty được mã hoá bằng 5 ký tự trong đó ký tự đầu tiên dùng để phân biệt nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ, 4 ký tự còn lại là 4 chữ cái đầu tiên của tên nguyên vật liệu đó. Để bảo quản tốt nguyên vật liệu dự trữ, giảm thiểu hư hao, mất mát, Công ty đã xây dựng một hệ thống kho bãi đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, bố trí nhân viên thủ kho có đủ phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn để quản lý nguyên vật liệu tồn kho và thực hiện các nghiệp vụ nhập, xuất kho. Danh mục vật tư của Công ty được thể hiện qua bảng sau: Bảng 2: Bảng danh mục mã vật tư của Công ty STT Mã VT Tên vật tư ĐVT TK VT TK GV TK DT TK hbbtl 1 1AASC Axit ascocbic Kg 1521 6321 5111 5311 2 1ABEN Axit benzoric Kg 1521 6321 5111 5311 3 1ABOR Axit boric Kg 1521 6321 5111 5311 … … … … … … … 581 2DAU1 Đầu xịt lọ Hexatra Cái 1522 6321 5111 5311 582 2DAUX Đầu xịt lọ nhỏ mũi Nostravin Cái 1522 6321 5111 5311 … … … … … … … … Vì số lượng nguyên vật liệu và chủng loại, đa dạng nên công ty đã tiến hành phân loại từng thứ dược liệu theo tiêu chuẩn hoá học để sắp xếp vào những chỗ phù hợp nhằm tránh hư hao, hỏng và mất mát. Công ty đã tiến hành mã hoá, phân loại chúng vào các kho khác nhau để tiện việc theo dõi và quản lý tình hình nhập - xuất - tồn kho. Hiện nay công ty đang sử dụng một số các kho sau: Bảng 3: Danh mục kho hàng của Công ty Mã kho Tên kho KH008 Kho dược liệu hoá chất 75 Yên Ninh KH009 Kho phụ liệu 75 Yên Ninh KH010 Kho hoá chất dược liệu thực nghiệm Hoàng Liệt KH011 Kho phụ liệu thực nghiệm Hoàng Liệt KH011 Kho dược liệu Phú Thượng … … * Phân loại: Vì do đặc điểm nguyên vật liệu sử dụng trong Công ty có nhiều loại, nhiều thứ có vai trò công dụng khác trong quá trình sản xuất kinh doanh. Nên công ty đã phân loại nguyên vật liệu thành 2 loại sau: + Nguyên vật liệu chính: Sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm nên nó là đối tượng chủ yếu của Công ty. + Nguyên vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng phụ được sử dụng kết hợp với NVL chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm như: bông, hộp, vỉ, chai, giấy gói, đơn, nhãn… Ngoài ra công ty còn xếp các loại nhiên liệu như: xăng, gas, than củi… vào nguyên liệu phụ. * Tính giá: Tính giá nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, phương pháp tính giá một cách hợp lý sẽ có tác dụng rất lớn tới nhiệm vụ, mục đích của hạch toán nguyên vật liệu. Hiện nay, ở các doanh nghiệp nói chung và ở Công ty cổ phần Traphaco nói riêng đều thực hiện, đánh giá hàng tồn kho theo chuẩn mực 02-hàng tồn kho. Hàng tồn kho được tính theo giá gốc. - Nếu nguyên vật liệu nhập do mua ngoài công ty tính theo: = + + - - Đối với nguyên vật liệu nhập kho do tự sản xuất hoàn thành thì trị giá vốn thực tế là giá thành sản xuất ra vật liệu đó. - Đối với vật liệu xuất kho thì giá xuất được tính theo phương pháp bình quân gia quyền của kỳ dự trữ: Đơn giá nh quân = Trị giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ + Giá vốn thực tế của vật liệu nhập trong kỳ Số lượng tồn ĐK + Số lượng nhập trong kỳ = x Vì Công ty đã áp dụng phần mềm kế toán nên đơn giá bình quân này được cài đặt sẵn trong máy cho từng thứ vật liệu riêng theo công thức trên, kế toán chỉ cần nhập liệu vào số lượng xuất, còn trị giá vốn thực tế xuất kho là do máy tự động tính vào thời điểm cuối kỳ. 1.2.2. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Nguyên vật liệu trong công ty có nhiều chủng loại khác biệt nhau, nếu thiếu một loại nào đó, có thể gây ra ngừng sản xuất, chính vì vậy công ty rất chú trọng đến việc hạch toán nguyên vật liệu để đảm bảo theo dõi được tình hình biến động của từng loại nguyên vật liệu và công ty đã áp dụng một trong ba phương pháp hoạch toán chi tiết nguyên vật liệu đó là phương pháp thẻ song song: Theo phương pháp này, thủ kho dùng "Thẻ kho"để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho là căn cứ để xác định việc tồn kho dự trữ vật liệu và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho. Căn cứ vào các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho về vật liệu, thủ kho tiến hành đối chiếu ghi chép,phản ánh tình hình nhập xuất nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng vào thẻ kho. Mỗi loại chứng từ nhập, xuất được ghi một dòng trên thẻ kho và thẻ kho để mở chi tiết cho từng thứ nguyên vật liệu, cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi chép vào cột tồn kho trên thẻ kho. Thủ kho phải thường xuyên kiểm tra, đối chiếu số liệu tồn kho trên thẻ kho với số liệu thực tế còn lại ở trong kho để đảm bảo sổ sách và nguyên vật liệu trong kho luôn khớp nhau. Định kỳ thủ kho gửi các giấy tờ chứng từ nhập xuất để phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán. Biểu 1 CÔNG TY CP TRAPHACO 75 YÊN NINH, HÀ NỘI Mẫu số: 01-VT Ban hành theo QĐ số 15/2006-TC/QĐ/CĐKT ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng BTC PHIẾU NHẬP KHO Ngày 11/12/2006 Nợ TK 152 Số: 15 Có TK 331 Họ, tên người giao hàng: Trần Thị Thu Theo HĐ GTGT số 15351 ngày 09/12/2006 của Công ty dược phẩm trung ương II Nhập tại kho: KH008 STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 1MGST-Mg Stearat Kg 510 510 26.000 13.260.000 Cộng Kg 510 510 26.000 13.260.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Mười ba triệu hai trăm sáu mươi ngàn đồng chẵn Ngày 11 tháng 12 năm 2006 Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) T/L KTT (Ký, họ tên) T/L GĐ Công ty (Ký, họ tên) Biểu 2 CÔNG TY CP TRAPHACO PHÒNG KH-CT Mẫu số: 02-VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 15/12/2006 Số: 83 Nợ TK 621 Có TK 152(1521) Họ, tên người nhận hàng: Nguyễn Thị Liên Địa chỉ: Quản đốc phân xưởng Tây Y Lí do xuất: sản xuất Haloperidol Xuất tại kho: Kho hoá chất 75 Yên Ninh STT Tên hàng Mã -VT ĐV Số lượng Đơn giá (1000đ) Thành tiền (1000đ) Yêu cầu Thực xuất 1 2 3 4 Carnauba Mg Stearat Aspartan Camphor 1CARN 1MGST 1ASPA 1CAMP kg kg kg kg 6 3,4 25 71 6 3,4 25 71 6 8 7 8 30 20,4 175 568 Cộng 105,4 105,4 793,4 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Bảy trăm chín mươi ba ngàn bốn trăm đồng chẵn Số chứng từ gốc kèm theo: 03 Ngày 15 tháng 12 năm 2006 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) Biểu 3 THẺ KHO Kho: KH008 - Kho dược liệu hoá chất 75 Yên Ninh Vật tư: 1 MGST - Mg Stearat, ĐVT: Kg Từ ngày: 01/12/2006 đến ngày 31/12/2006 Chứng từ Khách hàng Diễn giải Mã NX SL nhập SL xuất SL tồn kho Ngày Số 01/12 PN 2314 KWANG DAH ENTEPRISE NK 8000 kg MGST x 1,6 = 12.800$ x tỷ giá 15780 IVN IE041201ex. 331 8000,000 8.985,530 02/12 PN 15 Công ty dược phẩm TW II Nhập 510 331 510 1.061,900 03/12 PX 332 Astemizol SX 1.000.000 viên astemizol SKS HL09 621A04 2,100 558,500 11/12 PX 97 Bisacodil SX 1000 000 x2 viên Bisacodil SKS HL 05+06 3,2 551.900 23/12 PX 83 Haloperidol SX 600 000 x 2 viên Haloperidol SKS HL 04 + 05 621H02 3,400 555,100 … 29/12 PN 2314 KWANG DAH ENTEPRISE NK 8000 kg MGST x 1,6 = 12.800$ x tỷ giá 15780 IVN IE041201ex. 331 8000,000 8.985,530 30/12 HĐ 40249 C.ty XNK thiết bị vật tư Hải Hoàng Xuất Magnesium 6321 8000, 000 985,530 Tổng cộng: 510,000 8085,057 985,530 Ngày….tháng…..năm…….. Người lập biểu (Ký, họ tên) Tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại phòng kế toán của công ty. Tại đó sau khi nhập liệu cho từng chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu máy tự động chạy theo chương trình và cho phép kết xuất in ra sổ chi tiết vật tư với từng mã vật tư trong danh mục vật tư đã cài đặt. Ví dụ như "Bảng tổng hợp nhập xuất tồn"; "sổ chi tiết vật tư" + Sổ chi tiết vật tư trong công ty là sổ phản ánh thông tin chi tiết tình hình nhập xuất tồn của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng và giá trị, sổ này do kế toán vật liệu mở để ghi chép hàng ngày trên cơ sở các phiếu nhập - xuất kho và số liệu trên sổ chi tiết là cơ sở để lập "Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn". + Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn trong công ty phản ánh các thông tin chi tiết về tình hình nhập - xuất - tồn của từng loại nguyên vật liệu cũng như tổng hợp tình hình vật liệu của toàn công ty. Muốn lập bảng này phải lấy căn cứ từ bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn tháng trước và sổ chi tiết vật tư. Biểu 4: SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ Kho: KH08 - Kho dược liệu hoá chất 75 Yên Ninh Vật tư: 1 MGST - Mg Stearat, Đvt: KG, TK:1521 Từ ngày 01/12/2006 đến ngày 31/12/2006 Tồn đầu 560,600 16.818.000 Chứng từ Khách hàng Diễn giải Mã NX Đơn giá Nhập Xuất Ngày Số Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị 01/12 PX 332 Astemizol - Saste Sx 1.000.000 viên astemizol SKS HL09 621A04 25.971,7 2,100 54,541 02/12 PX 83 Haloperidol - SHALO Sx 600.000 x 2 viên Haloperidol SKS HL 04 + 05 621H02 25.971,7 3,400 03/12 PX 97 Bisacodyl-BSIA Sx 1000.000 x 2 viên Bisacodyl SKS HL 05 + 06 6211B02 25.971,7 3,200 11/12 PN 15 Công ty dược phẩm TW II Nhập 510 kg Mg Stearat HĐ 15351 331 26 000 510 13.260.000 23/12 PX 7286 Kho hoá chất phụ liệu Phú Thượng Xuất điều chuyển HĐ 0005051 1521 25.971,7 45,00 …. … ………………… ………………………. ….. ……… ….. ….. …. …. 29/12 PN 2314 KWANG DAH ENTERPRISE CO., LTD-MCK104 NK 8000 kg MGST x 1,4679 =11743 $ x tỷ giá 15780 IVN.IB041201 ex 331 3333 1111 23.163,46 2.084,70 437,5 8.000,000 185307680 16 677 566 3.500.000 30/12 HĐ 40249 Công ty XNK thiết bị vật tư Hải Hoàng Xuất Magnesium 6321 25.971,7 8.000.000 207.773.600 Tổng cộng: 8 510,000 218.745.246 8.085,070 209.983.0123 Tồn cuối: 985,53 25.595.890 Ngày…..tháng……năm……….. Người lập biểu (Ký, họ tên) Biểu 5: TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN Kho: KH008 - Kho dược liệu hoá chát 75 Yên Ninh Từ ngày: 01/12/2006 đến 31/12/2006 Stt Mã vật tư Tên vật tư ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị 1 1 AMID Amidon KG 700 6.584.403 650,000 6.114.089 50,000 470.315 2 1 BTAL Bột Tale KG 400 1.400.000 325,000 1.137.500 75,000 262.500 3 1 DGAN Dầu gan cá KG 25 3.625.000 31,000 4.775.000 25,000 3.750.000 31,000 4.650.000 4 K2SO K2S04 KG 20 1.388.385 0,25 17.355 19,750 1.371.030 5 1 GLYC Glycerin glycol KG 400 6.296.525 250,000 3.935.330 150,000 2.361.197 6 1 MGST Mg Stearat KG 560,600 16.818.000 8.510,000 218.745.246 8.085,070 209.983.013 895,530 25.595.890 7 1 PROP Propylen glycol KG 300 7.466.875 215,000 5.351.260 85,000 2.115.615 8 VTMA VTMA KG 1,59 1.545.530 0,1 97.142 1,690 1.641.700 … ………. ………….. …… …… …… ……. ……. …….. …….. ………. ………. Tổng cộng 538.580.483 318.742.000 420.198.730 437.123.753 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày…..tháng…..năm……… Người lập biểu (Ký họ tên) Có thể khái quát hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song trong công ty như sau: 1.2.3. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là tài sản lưu động và được nhập, xuất kho thường xuyên, tuy nhiên căn cứ vào đặc điểm nguyên vật liệu và các nghiệp vụ kế toán phát sinh liên tục nên Công ty Dược Traphaco đã chọn phương pháp kê khai thường xuyên. Đó là một phương pháp theo dõi, phản ánh thường xuyên liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn cho vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán. * Hình thức kế toán áp dụng Cũng từ đặc điểm cụ thể của công ty về cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán, trình độ của nhân viên kế toán, phòng kế toán của công ty đã lựa chọn áp dụng hình thức nhật ký chung. Sơ đồ hình thức nhật ký chung Chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Chứng từ mã hoá nhập dữ liệu vào máy Nhật ký chung Sổ Cái tài khoản Bảng tổng hợp chi tiết Sổ kế toán chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Hạch toán hàng ngày Hạch toán cuối kỳ Đối chiếu * TK sử dụng Đó là TK 152 "Nguyên liệu, vật liệu". TK này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tămg giảm của các loại nguyên, vật liệu trong kho của doanh nghiệp. Nguyên, vật liệu của doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. Nguyên, vật liệu phản ánh vào tài khoản này được phân loại như sau: - Nguyên, vật liệu chính (1521) - Nguyên, vật liệu phụ (1522) Nhiên liệu Phụ tùng thay thế Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản. Bên cạnh đó kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan như: TK 151 (hàng mua đang đi trên đường). Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị của nguyên, vật liệu mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp và tình hình nguyên vật liệu đã về nhập kho. TK331 (phải trả cho người bán). Tài khoản này được phản ánh quan hệ thanh toán với người bán. TK133 (thuế GTGT được khấu trừ). Tài khoản này được dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ. Ngoài các tài khoản trên, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như TK 111, TK112, TK 151, TK128, TK627, TK621, TK641… * Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh: - NVL thu mua nhập kho Sau khi lên kế hoạch nhu cầu vật tư cho sản xuất, đối chiếu với thực tế vật liệu tại kho, nếu xét thấy cần phải mua thêm một số loại nguyên vật liệu nào đó thì phòng kế hoạch cung tiêu sẽ xác định rõ số lượng, chủng loại, quy cách, mẫu mã… và giao cho cán bộ vật tư đi thu mua trên thị trường có ký hợp đồng với nhà cung cấp. Khi nhận được hoá đơn của nhà cung cấp gửi tới, phòng kế hoạch sẽ tiến hành đối chiếu với hợp đồng mua hàng để quyết định có nhận hàng hay không. Khi hàng mua về căn cứ vào hoá đơn chứng từ của người bán có ghi rõ các chỉ tiêu như: tên vật tư, chủng loại vật tư, đơn giá, hình thức thanh toán, số lượng… ban kiểm tra sẽ tiến hành kiểm tra hàng mua về có đúng với nội dung ghi trên hoá đơn không và có đúng với hợp đồng đã ký kết không và lập phiếu kiểm nghiệm. Phiếu đó được lập thành 2 bản, 1 bản giao cho phòng kế hoạch, 1 bản giao cho phòng kế toán. Khi có sự nhất trí của ban kiểm tra về việc vật liệu đủ điều kiện nhập kho, cán bộ vật tư sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho thành 2 liên: liên 1 lưu tại nơi lập phiếu, liên 2 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho rồi chuyển lên phòng kế toán. Phiếu nhập kho được lập dùng làm căn cứ để ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với những người có liên quan và ghi sổ kế toán. Ta có thể thấy được quá trình luân chuyển chứng từ qua ví dụ sau: ngày 8/11/2005 Công ty cổ phần Traphaco mua của công ty dược phẩm TW I 600kg MgStearat theo hoá đơn số 15487, về nhập kho, chi phí vận chuyển, bốc dỡ cho người bán chịu. Quy trình nhập nguyên vật liệu cần phải có các chứng từ sau: Biểu 6 HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 9 tháng 12 năm 2006 Mẫu số 01 GTKT-3LL AA2004T 15351 Đơn vị bán hàng: Công ty dược phẩm TW II Địa chỉ: 60 Nguyễn Huy Tưởng - Thanh Xuân - Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại: Mã số 0300483319 Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty cổ phần Traphaco Địa chỉ: 75 Yên Ninh - Ba Đình - Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: thanh toán sau bằng tiền mặt Mã số: STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 01 Mg Stearat Kg 510 26.000 13.260.000 Cộng tiền hàng 13.260.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.326.000 Tổng cộng tiền thanh toán 14.586.000 Số tiền viết bằng chữ: Mười bốn triệu, năm trăm tám mươi sáu nghìn Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu 7: TRAPHACO Số 2023 CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ============== QUYẾT ĐỊNH NHẬP VẬT TƯ Tên vật tư: Mg Stearat Nhập kho: DL HC 75 Yên Ninh - Nhà sản xuất: Hàn Quốc - Quy cách: - Số lô: - Tên nhà cung cấp: Công ty dược phẩm trung ương II - Đơn vị tính: Kg Đơn giá: 26.000 - Số lượng trên hoá đơn: 510 Số lượng thực tế: 510 Căn cứ: - Vào biên bản nhập vật tư số: …………...….ngày…tháng….năm……. - Kết quả kiểm tra chất lượng phiếu kiểm nghiệm số 23 Đạt Không đạt x Tiêu chí Yêu cầu Kết quả kiểm tra Quyết định x - Nhập - Không nhập - Yêu cầu thực hiện trước khi nhập…………………………………….. Ngày 30 tháng 12 năm 2006 Trưởng phòng ĐBCL DSCKL Nguyễn Tất Văn Ngày 30 tháng 12 năm 2006 Phó Giám đốc DSCKL Phạm Thị Phượng Khi kế toán vật tư nhận được phiếu nhập kho do thủ kho chuyển lên thì kế toán sẽ lập như sau: + Trường hợp hàng và hoá đơn cùng về: Căn cứ vào hoá đơn, giá nhập và các chứng từ có liên quan, kế toán sẽ ghi: Nợ TK 152: Phần ghi vào giá NVL nhập kho Có TK 133: Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Có các TK 111, 112, 311, 333 - giá hoá đơn + Trường hợp hàng đang đi đường Kế toán chỉ nhận được hoá đơn mà chưa nhận được phiếu nhập kho thì lưu hoá đơn vào cặp hồ sơ hàng đang đi đường, nếu trong tháng hàng về thì ghi bình thường như trường hoặp trên, nhưng nếu đến ngày cuối tháng, hàng vẫn chưa về thì căn cứ vào hoá đơn và các chứng từ có liên quan, kế toán ghi: Nợ TK 151 - Phần được tính vào giá NVL Nợ TK 133 - Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Có TK 331 - Hoá đơn chưa trả tiền cho người bán Có TK 111, 112, 331… Hoá đơn đã thanh toán Sang các tháng sau, khi số hàng trên đã về kho, căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 151 - Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn Khi kế toán chỉ nhận được phiếu nhập, chưa nhận được hoá đơn thì căn cứ vào lượng NVL thực tế nhập kho và giá tạm tính (giá hạch toán), kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 331 Khi nhận được hoá đơn kế toán dùng bút toán ghi bổ sung, hoặc ghi số âm để điều chỉnh giá tạm tính thành giá hoá đơn và phản ánh số thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (nếu tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ). Chẳng hạn, khi giá hoá đơn lớn hơn giá tạm tính, kế toán ghi bút toán bổ sung. Nợ TK 152 - Giá nhập thực tế trừ (-) giá tạm tính Nợ TK 133 - Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Có TK 331 - Giá thanh toán trừ (-) giá tạm tính - Trường hợp công ty ứng trước trước tiền hàng cho người bán: Khi ứng trước tiền, căn cứ vào chứng từ thanh toán, kế toán ghi: Nợ TK 331 Có TK 111, 112, 311 Khi người bán chuyển hàng cho công ty, căn cứ vào hoá đơn phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152 - Phần được ghi vào giá nhập kho Nợ TK 133 - Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Có TK 331 - Giá thanh toán theo hoá đơn - Phản ánh chi phí phát sinh trong quá trình thu mua NVL: Nợ TK 152 - Phần được tính vào giá NVL Nợ TK 133 - Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Có TK 111, 112, 331…. - Nếu khi nhập kho phát hiện thấy NVL thiếu so với hoá đơn, tuỳ theo nguyên nhân, kế toán ghi: Nợ TK 138 (1381) - Chờ xử lý Nợ TK 138 (1388) - Yêu cầu bồi thường Có TK 111, 112, 311, 331 - Giá thanh toán của số NVL thiếu - Nếu khi nhập kho phát hiện thấy NVL thừa so với hoá đơn thì kế toán có thể ghi số thừa vào tài khoản 002 "Vật tư, hàng hoá giữ hộ" (nếu công ty không mua số thừa) hoặc căn cứ vào giá hoá đơn của số vật liệu thừa, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 338 (3388) Trường hợp khi nhận được "Hoá đơn bán hàng" mà công ty đã thanh toán một phần, số còn lại công ty nhận nợ với người bán hoặc thanh toán bằng nhiều loại tiền thì kế toán căn cứ vào "hoá đơn bán hàng"… để ghi: Nợ TK 151, 152 - Giá không có thuế GTGT Nợ TK 133 - Thuế GTGT Có TK 331 - Giá thanh toán ghi trên hoá đơn Phản ánh số tiền đã thanh toán, kế toán ghi: Nợ TK 331 Có TK 111, 112, 141, 331… - Nguyên vật liệu xuất kho Do công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên vì vậy khi xuất kho nguyên vật liệu công ty phải lập "phiếu xuất kho" hoặc"phiếu xuất vật tư" theo hạn mức, thủ kho và người nhận nguyên vật liệu phải làm thủ tục kiểm nhận lượng nguyên vật liệu xuất kho theo phiếu xuất. Khi xuất nguyên vật liệu phục vụ sản xuất thì kế toán theo dõi tình hình xuất kho của từng thứ vật tư theo số lượng kho xuất, theo số kiểm soát (SKS) nào, lệnh nào của công ty. Khi kế toán nhận được phiếu xuất kho do thủ kho chuyển lên thì kế toán sẽ lập như sau: + Trường hợp công ty xuất NVL để góp vốn liên doanh hoặc trả vốn góp liên doanh, căn cứ vào phiếu xuất kho và biên bản giao nhận vốn, kế toán ghi: Nợ TK 222 - Góp vốn liên doanh (theo giá thoả thuận) Nợ TK 411 - Trả vốn góp liên doanh (theo giá thoả thuận) Có TK 152 - Ghi theo giá thực tế xuất kho Nợ (Có) TK 412 - Chênh lệch giá (nếu có) Trường hợp công ty xuất kho NVL để gia công chế biến thêm trước khi đưa vào sử dụng, căn cứ vào giá thực tế của NVL xuất kho, kế toán ghi: Nợ TK 154 Có TK 152 Tập hợp chi phí phát sinh trong quá trình gia công hoặc tự chế NVL, kế toán ghi: Nợ TK 154 Nợ TK 133 - Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ (nếu có) Có TK 334, 338 - Chi phí nhân viên Có TK 331 - Tiền thuê gia công …. Trườngg hợp công ty xuất kho NVL để bán thì căn cứ vào giá thực tế, kế toán ghi: Nợ TK 632 Có TK 152 Tiền thu được từ việc nhượng bán NVL, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 131 - Số tiền thực thu Có TK 511 - Doanh thu Có TK 333 (3331) - Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Trường hợp NVL đã nhập kho nhưng do chất lượng kém và đang trong thời hạn bảo hành thì công ty phải làm thủ tục xuất kho số NVL đó để trả lại cho người bán. Căn cứ vào giá hoá đơn của số vật liệu này, kế toán ghi bằng số âm (ghi đỏ): Nợ TK 152 - Theo giá nhập kho đích danh Nợ TK 133 - Thuế GTGT tương ứng (nếu có) Có TK 111, 112, 331 - Giá thanh toán Trường hợp công ty được hưởng chiết khấu thương mại (hồi khấu giảm giá…) kế toán ghi giảm NVL nhập kho trong kỳ bằng số âm: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331 - Hạch toán kết quả kiểm kê kho NVL Định kỳ hoặc đột xuất, công ty có thể tiến hành kiểm kê kho NVL nói riêng và các loại hàng tồn kho khác nói chung để xác định lượng tồn kho của từng danh điểm, từ đó đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán và xác định số thừa, thiếu. Trường hợp khi kiểm kê phát hiện NVL hư hỏng, mất mát, căn cứ vào biên bản kiểm kê và biên bản xử lý (nếu có) kế toán ghi: Nợ TK 138 (1381) - Tài sản thiếu chờ xử lý Có TK 152 - Giá thực tế của NVL thiếu Khi có biên bản xử lý về NVL hư hỏng, mất mát, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 1388, 338…. phần được bồi thường Nợ TK 632 - Phần thiệt hại mà công ty phải chịu Có TK 1381 - Giá trị tài sản thiếu được xử lý Khi kiểm kê phát hiện NVL thừa so với sổ sách, công ty phải xác định số NVL thừa là của mình hay phải trả cho đơn vị, cá nhân khác. Nếu NVL thừa xác định là của công ty, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 711 Nếu NVL thừa xác định sẽ trả cho đơn vị khác thì kế toán ghi đơn vào bên Nợ TK 002. Nếu công ty quyết định mua số vật liệu thừa thì phải thông báo cho bên bán biết để họ gửi hoá đơn bổ sung cho công ty. Căn cứ vào giá mua của NVL cùng loại, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 338 Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên TK 111, 112, 311, 331… Giá mua và chi phí mua NVL đã nhập kho TK 152 TK 621, 627,641,642… Gtt NVL xuất kho sử dụng trong công ty TK 133 VAT đầu vào TK 151 Hàng mua đang đi đường Hàng đi đường nhập kho TK 154 Gtt NVL xuất để gia công chế biến TK 154 Nhập kho NVL tự chế hoặc gia công TK 411 Nhận vốn góp liên doanh bằng NVL TK 128,222 Nhận lạ vốn góp liên doanh bằng NVL TK 338,711 Trị giá NVL thừa khi kiểm kê kho TK 128,222 Xuất NVL để góp liên doanh TK 412 TK 411 Xuất NVL trả vốn góp liên doanh TK 138,632 Trị giá NVL thiếu khi kiểm kê kho Sơ đồ: Hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu (Bảng kê tính giá) Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu Thẻ kế toán chi tiết vật liệu Thẻ kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu PHẦN 2 MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TRAPHACO 2.1. NHỮNG NHẬN XÉT CHUNG VỀ HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TRAPHACO 2.1.1. Về bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức một cách khoa học, có hiệu quả nên tránh được sự chồng chéo giữa các bộ phận. Với trình độ, khả năng chuyên môn của từng người được bố trí một cách phù hợp cùng với đội ngũ nhân viên trẻ, năng động có năng lực chuyên môn có nhiệt tình công việc và luôn trau dồi kiến thức để hoàn thành tốt công việc nên đã giúp cho kế toán tại công ty trở thành một công cụ quản lý hữu hiệu, cung cấp những thông tin chính xác kịp thời cho ban lãnh đạo và những người quan tâm. Mọi công việc của một nhân viên kế toán muốn làm tốt thì vấn đề đầu tiên là phải yêu ngành, yêu nghề, phải nắm vững lý luận và hiểu rõ mọi chủ trương, đường lối của Đảng, nắm được chế độ, chính sách, nghĩa vụ đối với Nhà nước, những chuẩn mực quy định của kế toán do nhà nước ban hành. Được sự quan tâm kịp thời và chu đáo của Ban lãnh đạo công ty đã trang bị cho phòng kế toán một dàn máy vi tính và đưa phần mềm kế toán vào sử dụng nên đã giảm đáng kể thời gian và khối lượng công việc của kế toán viên giúp cho kế toán của công ty làm việc có hiệu quả hơn. Ngoài ra công ty còn luôn thường xuyên cử người đi học các lớp đào tạo, tập huấn để nâng cao tay nghề, nghiệp vụ kế toán giúp công ty làm ăn ngày càng phát đạt. 2.1.2. Về áp dụng chế độ kế toán tại công ty đến hạch toán nguyên vật liệu Trong công ty thường xuyên tổ chức các hội thảo, tập huấn phổ biến những văn bản mới ban hành cho các nhân viên kế toán, do đó công tác kế toán và đặc biệt là công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty luôn được cập nhật, tuân thủ các quy định, quy chế chế độ kế toán mới nhất do Bộ Tài chính ban hành. 2.1.3. Về công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty Nguyên vật liệu có đặc điểm và vị trí quan trọng trong quá trình sản xuất, vì vậy yêu cầu tất yếu đặt ra là chúng ta phải quản lý nguyên vật liệu. Đây là công tác không thể thiếu được trong mọi nền sản xuất xã hội, nhưng do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi, mức độ, phương pháp quản lý chúng cũng khác nhau. Muốn giảm chi phí trong quá trình sản xuất thu được nhiều lợi nhuận, hạ được giá thành để thu hút khách hàng, mở rộng thị trường của công ty thì phải quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu ở các khâu mua, bảo quản và dự trữ, sử dụng nguyên vật liệu. Đó là yếu tố khách quan và là yêu cầu thiết yếu trong kinh doanh của nền kinh tế thị trường nhằm đem lại hiệu quả kinh tế cao. Trong khâu thu mua nguyên vật liệu phải quản lý về khối lượng, quy cách chủng loại, giá mua, thuế GTGT được khấu trừ và chi phí mua. Đồng thời phải thực hiện kế hoạch mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong khâu bảo quản NVL phải tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, xây dựng và thực hiện tốt chế độ bảo quản đối với từng loại nguyên vật liệu, tránh hư hỏng, mất mát, hao hụt để cho nguyên vật liệu đảm bảo cả về số lượng, chất lượng và giá trị. Ngoài những quy định bắt buộc của công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty ra định kỳ hoặc đột xuất; công ty còn tiến hành kiểm kê kho nguyên vật liệu nói riêng và các loại hàng tồn kho nói chung để xác định lượng tồn kho của từng danh điểm, từ đó đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán và thừa thiếu tại công ty nguyên vật liệu rất đa dạng về số lượng và chủng loại, mỗi nguyên vật liệu lại mang một tên hoá học rất khó nhớ. Vì thế việc công ty tiến hành mã hoá các nguyên vật liệu theo phương pháp gợi nhớ và cách phân loại nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ trong việc mã hoá đã đóng góp một phần quan trọng trong công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty. Nó giúp cho việc quản lý nguyên vật liệu tại công ty có hiệu quả, độ chính xác cao, tiết kiệm thời gian và tiết kiệm bộ nhớ khi nhập các dữ liệu vào máy vi tính. - Nguyên vật liệu tại công ty khi nhập về không phân biệt do nguồn nào cung cấp, trước khi đưa vào nhập kho đều phải trải qua quá trình kiểm tra chặt chẽ thông qua các thông số kỹ thuật do phòng kiểm tra chất lượng, thưc hiện ki được thông qua là đã đảm bảo đầy đủ các yêu cầu kỹ thuật và có xác nhận của trưởng phòng kiểm tra chất lượng thì mới được nhập kho, vì các mặt hàng của công ty là một loại hàng hoá đặc biệt, nhằm đề phòng và chăm sóc sức khoẻ cho toàn dân. 2.2. NHỮNG VẤN ĐỀ CẦN HOÀN THIỆN 2.2.1. Về phân loại nguyên vật liệu Hiện nay công ty đang sản xuất và kinh doanh trên 200 loại sản phẩm khác nhau do đó nguyên vật liệu để sản xuất ra các loại sản phẩm cũng rất đa dạng và phong phú với khối lượng lớn. Trong tổng chi phí để sản xuất ra sản phẩm thì chi phí về nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn. Việc nhập kho nguyên vật liệu chủ yếu là do mua ngoài, chỉ có một số ít là do tự chế biến. Đối với những sản phẩm làm ra từ thực vật như chè dây, tỏi, nghệ, gừng, hà thủ ô, atisô… là những nguyên liệu mà trong nước sản xuất được thì công ty mua trong nước, với những loại mà giá cả trên thị trường ít biến động thì khối lượng dự trữ sẽ ít, còn đối với những loại nguyên vật liệu mang tính thời vụ thì doanh nghiệp phải có kế hoạch thu mua đúng thời vụ nhằm mua được với giá rẻ, đảm bảo được chất lượng, số lượng để sản xuất chúng trong thời kỳ khan hiếm để tiết kiệm được giá thành nhằm giảm chi phí và góp phần làm tăng lợi nhuận cho công ty. Còn lại phần lớn là những loại hoá chất như vitamin C, vitamin B1, acxybilin… thì công ty bắt buộc phải nhập khẩu từ nước ngoài và đã có kế hoạch nhập khẩu từ tháng trước. Do mỗi loại NVL có tính chất hoá học, vật lý khác nhau do vậy điều kiện bảo quản cũng phải khác nhau. Nguyên vật liệu của công ty được chia làm 2 loại: - Nguyên vật liệu chính là đối tượng chủ yếu của Công ty cổ phần Traphaco, nólà cơ sở vật chất chủ yếu, là nguyên liệu chủ yếu để tạo nên sản phẩm. - NVL phụ là đối tượng lao động không trực tiếp cấu tạo nên sản phẩm nhưng nó sẽ làm cho sản phẩm bền hơn, đẹp hơn cả về chất lượng lẫn hình thức phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật như: bao, hộp, giấy gói. Tại Công ty cổ phần Traphaco nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn tổng chi phí sản xuất ra sản phẩm, đó là các loại gas, xăng, than, củi… được xếp vào nguyên vật liệu phụ nhưng vì nó là một nguyên vật liệu phụ đóng vai trò quan trọng nên xếp nó vào một hạng mục riêng để tiện cho công tác quản lý, theo dõi và kiểm tra. 2.2.2. Tính giá vật liệu xuất kho Nguyên vật liệu được nhập kho ở nhiều nơi khác nhau từ các nguồn khác nhau ở nhiều điểm khác nhau nên có những giá khác nhau. Do đó khi xuất kho NVL tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động, yêu cầu,năng lực quản lý và cơ sở phương tiện kỹ thuật cụ thể của từng doanh nghiệp mà lựa chọn các phương pháp để xác định sao cho phù hợp. * Theo chuẩn mực 02 - hàng tồn kho thì có 4 phương pháp xác định giá vật liệu xuất kho: - Phương pháp theo giá thực tế đích danh Giá vốn của hàng được xác định giá trị đích danh từng chiếc, từng lô theo nguyên lúc nhập vào. -> Phương pháp này áp dụng đối với doanh nghiệp có ít mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được. - Phương pháp bình quân gia quyền: Theo phương pháp này giá trị của từng loại NVL được tính theo giá trung bình của từng loại NVL tương tự tồn kho đầu kỳ và giá trị từng loại NVL nhập kho trong kỳ. - Phương pháp nhập trước xuất trước (FiFo) - Giá thực tế của hàng nhập trước sẽ được dùng để tính giá thực tế của lô hàng xuất trước. - Phương pháp nhập sau xuất trước (LiFo) Giá thực tế của hàng nhập sau sẽ được dùng để tính giá thực tế của lô hàng xuất trước. Công ty đang áp dụng phương pháp giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ như vậy đến cuối tháng sau khi tổng hợp được toàn bộ giá trị nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ và nhập kho trong kỳ, kế toán mới tính được đơn giá nguyên vật liệu thực xuất trong kỳ, công ty nên áp dụng phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập, như vậy nguyên vật liệu vào kho sẽ xác định được giá cho nguyên vật liệu xuất kho. Phương pháp này được tính như sau: = x Trong đó đơn giá bình quân được xác định theo công thức sau: = 2.2.3. Việc xử lý nguyên vật liệu thừa thiếu hư hỏng trong quá trình bảo quản: Khi phát hiện ra nguyên vật liệu bảo quản trong kho bị thừa hoặc thiếu, hư hỏng công ty nên phân định rõ trách nhiệm cụ thể cho từng cá nhân và tìm ra nguyên nhân để rút kinh nghiệm lần sau, có như vậy mới hạch toán được chi tiết nguyên vật liệu. Nếu phát hiện nguyên vật liệu thừa thì cũng xác định rõ là thừa so với sổ sách hay thừa do nhà cung cấp để có cách giải quyết hợp lý. Mặc dù công ty đã xác định định mức hư hỏng nguyên vật liệu trong quá trình bảo quản nhưng khi hạch toán thì lại chưa đưa vào thực hiện, điều này thực ra chưa hợp lý và chưa nâng cao được trách nhiệm trong công tác bảo quản kho tàng của công ty. 2.3. MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TRAPHACO - Đối với một công ty có nhiều loại vật liệu, nghiệp vụ nhập xuất vật liệu diễn ra thường xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức và nhiều khi rất khó thực hiện, do vậy việc hạch toán nên sử dụng giá hạch toán. Cộng với đội ngũ nhân viên kế toán trẻ, trình độ chuyên môn cao nên phương pháp hệ số giá cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp về nguyên vật liệu trong công tác tính giá nên công việc tính giá được tiến hành nhanh chóng, và không bị phụ thuộc vào số lượng danh điểm nguyên vật liệu, số lần nhập xuất của mỗi loại nhiều hay ít sử dụng giá hạch toán để giảm bớt khối lượng cho công tác kế toán nhập, xuất vật liệu hàng ngày nhưng cuối tháng phải tính chuyển giá hạch toán của vật liệu xuất, tồn kho theo giá thực tế. Việc tính chuyển dựa trên cơ sở hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán. Hệ số giá vật liệu = Gtt NVL xuất kho = Hệ số giá NVL x Ght NVL xuất kho. - Môi trường sản xuất kinh doanh cạnh tranh quyết liệt, công ty luôn phải có những giải pháp tăng sức cạnh tranh trên thị trường và chống những hành vi cạnh tranh không lành mạnh. Vì vậy việc hạch toán nguyên vật liệu tại công ty luôn luôn phải được thực hiện một cách thường xuyên và đồng bộ trong toàn bộ các phòng ban có liên quan. KẾT LUẬN Trong suốt quá trình hoạt động và phát triển, trải qua 36 năm xây dựng và trưởngthành, công ty cổ phần Traphaco ngày nay đã khá lớn mạnh, trở thành một trong những doanh nghiệp đi đầu trong ngành y dược Việt Nam. Thương hiệu Traphaco đã thực sự chiếm được lòng tin của các bạn hàng, đặc biệt là đối với mọi người dân nước ta. Đạt được kết quả này là nhờ sự cố gắng, lòng nhiệt tình yêu nghề của toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty. Đặc biệt, trong công tác kế toán ngày càng phát huy rõ hơn vai trò của mình, và tư đó trở thành một công cụ quản lý hữu hiệu. Công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng được tổ chức hợp lý, chặt chẽ và tương đối hoàn chỉnh, không chỉ đảm bảo tuân thủ đúng và chính xác những quy định của chế độ kế toán hiện hành mà còn có sự vận dụng sáng tạo phù hợp với đặc điểm của công ty mà không phải bất cứ một doanh nghiệp nào cũng có thể làm được. Do còn nhiều hạn chế về hiểu biết và trình độ lý luận nên chuyên đề thực tập tốt nghiệp không thể tránh khỏi những thiếu sót. Tôi rất mong nhận được sự xem xét, đánh giá và các ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo cùng các bạn trong phòng kế toán của Công ty cổ phần Traphaco để chuyên đề này thật sự có ý nghĩa hơn nữa về phương diện lý luận và thực tiễn. Tôi xin chân thành cảm ơn lãnh đạo Công ty và toàn thể các đồng sự trong phòng kế toán của Công ty cổ phần Traphaco và đặc biệt là những sự chỉ đạo, hướng dẫn của thầy giáo TS. Nguyễn Hữu Đồng đã giúp đỡ tôi hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này. MỤC LỤC ĐỀ CƯƠNG CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Đề tài: Hạch toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần traphaco Sinh viên : Nguyễn Minh Nguyệt Lớp : K35 Địa điểm : Trường ĐTCB ngành xây dựng PHẦN 1: THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TRAPHACO 1.1. Tổng quan về Công ty cổ phần Traphaco 1.1.1. Lịch sử hình thành, quá trình pht của Công ty cổ phần Traphaco 1.1.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán 1.2. Tình hình thực tế hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Traphaco 1.2.1. Đặc điểm, phân loại, tính giá nguyên vật liệu tại công ty 1.2.2. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu 1.2.3. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu PHẦN 2: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TRAPHACO 2.1. Những nhận xét chung về hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Traphaco 2.1.1. Về bộ máy kế toán 2.1.2. Về áp dụng chế độ kế toán tại công ty đến hạch toán nguyên vật liệu 2.1.3. Về công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty 2.2. Những vấn đề cần hoàn thiện 2.2.1. Về phân loại nguyên vật liệu 2.2.2. Tính giá vật liệu xuất kho 2.2.3. Việc xử lý nguyên vật liệu thừa thiếu hư hỏng trong quá trình bảo quản 2.3. Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Traphaco