Chuyên đề Hạch toán Nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng Nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Nội

từ nước ngoài theo các hợp đồng ký kết. Trước khi nhập kho, phòng Kinh doanh sẽ lập Bảng kê trị giá hàng nhập khẩu (Bảng này được lập theo từng chuyến hàng nhập kho). Khi hàng về nhập kho, trình tự nhập kho tương tự như các trường hợp mua của các cơ sở trong nước. Căn cứ vào phiếu nhập kho, bảng kê trị giá hàng nhập khẩu, kế toán phản ánh như sau: Nợ TK 152 : Giá CIF và thuế nhập khẩu Có TK331: Giá CIF Có TK 333.3: Thuế nhập khẩu Phản ánh số thuế GTGT của hàng nhập khẩu, căn cứ vào Bảng kê thuế của hải quan, kế toán ghi: Nợ TK 133 Có TK 333.12 Ví dụ: Ngày 29/3/04 Công ty Cổ phần Dược Phẩm Hà Nội nhập khẩu Kolidon 30 của Công ty BASF ở Singapore theo hợp đồng số 1406011691. Căn cứ vào lệnh nhập kho số 37/03 và phiếu nhập kho số 21/3, Bảng kê trị giá hàng nhập khẩu (Biểu số 14) kế toán định khoản: Bút toán 1: Nợ TK 152: 260.384.500 Có TK 331: 237.568.000 Có TK 333.3: 22.816.500 Bút toán 2: Nợ TK 133: 26.038.450 Có TK 333.12: 26.038.450 - Trường hợp NVL mua ngoài với khối lượng lớn, được bên bán giảm giá, kế toán phản ánh khoản chiết khấu được hưởng: Nợ TK 111.112.331…: Tổng giá thanh toán Có TK 152 : Giá thực tế NVL nhập kho Có TK 515 : Thu nhập hoạt động tài chính (phần chiết khấu) Hàng ngày từ các Phiếu nhập kho và Hoá đơn GTGT liên quan đến NVL kế toán sẽ lập Chứng từ ghi sổ (Biểu số 15). Chứng từ ghi sổ Công ty lập theo từng tháng và không phải từ một nghiệp vụ phát sinh thì vào một trang chứng từ ghi sổ riêng mà nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào luôn một trang chứng từ ghi sổ. Còn việc theo dõi mua hàng trả chậm từ các nhà cung cấp, kế toán mở Sổ chi tiết công nợ (Biểu số 16) theo từng đối tượng. Sổ này dùng để theo dõi tình hình thanh toán với các nhà cung cấp mà công ty có quan hệ. Sổ chi tiết công nợ lập cho 3 tháng một, sau 3 tháng kế toán mới cộng phát sinh và tính số dư . Nhưng cuối mỗi tháng, căn cứ số liệu trên sổ chi tiết công nợ của từng khách hàng, kế toán tiến hành lập Bảng kê thanh toán với người bán (Biểu số 17) để có thể xem xét tổng hợp tình hình công nợ của từng Nhà cung cấp và để đối chiếu kiểm tra khi cần thiết. Bảng kê này có vai trò như Sổ tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán. 6.2.2.Hạch toán giảm NVL. Nhiệm vụ chủ yếu của Công ty là sản xuất, do vậy NVL xuất chủ yếu cho mục đích sản xuất sản phẩm. Ngoài ra, công ty còn xuất NVL phục vụ cho công tác quản lý ở phân xưởng, cho bán hàng, cho quản lý DN và xuất bán. Công ty áp dụng hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX và tính giá theo phương pháp bình quân gia quyền, kế toán thực hiện xuất vật tư như sau: Nợ TK 621: xuất dùng cho sản xuất trực tiếp Nợ TK 627: xuất dùng chung cho phân xưởng Nợ TK 641: xuất dùng cho bán hàng Nợ TK 642: xuất dùng cho quản lý Nợ TK 632: xuất bán Có TK 152: giá trị NVL xuất trong kỳ. Đối với trường hợp xuất bán, Doanh thu từ hoạt động bán vật liệu kế toán phản ánh vào Doanh thu trong kỳ: Nợ TK 111,112,131:Tổng giá bán Có TK 511: Giá không thuế của số NVL bán Có TK 333.11: Thuế GTGT đầu ra Ví dụ: Ngày 26/3/04 theo phiếu xuất kho số 5/3 và hoá đơn GTGT số 0024949 công ty đã xuất bán 25 Kg Doxycilin cho công ty Dược phẩm TW1 với giá gốc là 426.316 đ/kg (giá vốn 10.658.000), giá bán chưa thuế là 47.000đ/kg (tổng: 11.750.000), thuế GTGT 5% và đã thu bằng tiền mặt. Kế toán phản ánh như sau: Giá vốn: Nợ TK 632: 10.658.000 Có TK 152: 10.658.000 Doanh thu: Nợ TK 111: 12.337.500 Có TK 511: 11.750.000 Có TK 333.11: 587.500 Sau khi định khoản kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào các Bảng kê và Phiếu sản xuất kế toán vật tư tiến hành lập Bảng tổng hợp xuất NVL cho các phân xưởng (Biểu số 18). Bảng này phản ánh giá trị NVL đã xuất trong tháng cho tất cả các Phân xưởng của công ty. Sau khi lập xong Bảng tổng hợp xuất NVL cho các phân xưởng, kế toán lấy số liệu trên bảng này ghi vào cột Nhập nội bộ của Bảng tổng hợp tháng 3 (Biểu số 19). Bảng tổng hợp tháng 3 chỉ rõ giá trị NVL xuất sử dụng cho các mục đích cụ thể và đã thực sự sử dụng bao nhiêu và còn tồn bao nhiêu. Cuối tháng, toàn bộ các sổ chi tiết do kế toán vật tư nhận và tự lập được chuyển cho kế toán tổng hợp, kế toán tổng hợp tiến hành vào Sổ Cái TK 152 (Biểu số 20). Sổ Cái TK 152 được ghi dựa vào số liệu trên chứng từ ghi sổ. Công ty bảng kê trị giá hàng nhập khẩu CPDPHN Tháng 3/2004 Tỷ giá VNĐ Tên hàng Số tờ khai Số lượng Đơn giá (USD) Tiền (USD) Tỷ giá Tiền Việt Nam Thuế Nhập khẩu Tổng tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 007F0/03/HPF/BB Công ty BASF- Singapore Kocilidon 30 436 1000 15 15.000 15.750 236.250.000 22.816.500 259.066.000 Cộng 1000 15.000 236.250.000 22.816.500 259.066.000 Phí vận chuyển: 1.118.000 Phí mở và thanh toán L/C 200.000 Tổng giá thanh toán chưa Thuế GTGT 260.384.500 Ngày 29 tháng 3 năm 2004 Giám đốc duyệt Trưởng phòng tài vụ Người lập Biểu số 14: Bảng kê trị giá hàng nhập khẩu Công ty chứng từ ghi sổ CPDPHN Tháng 3/2004 Số hiệu Ngày tháng Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 1 1/3 Xuất NVL cho phân xưởng viêc theo FX số 1/3V 621 152 246.211.500 2 2/3 Bán Enphedrin cho Công ty DP TW2 theo hoá đơn 0024924 632 152 42.635.000 3 2/3 Xuất NVL cho FX ống mắt theo FX 2/3 621 152 4.418.760 4 3/3 Mua bột Ampicilin của AUROBINDO 152 1331 331 369.608.000 36.960.800 … … ……. … …. ……. Cộng x x 13.460.765.100 Ngày 30 tháng 3 năm 2004 Người lập Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Biểu số 15: Chứng từ ghi sổ Công ty CPDP HN sổ chi tiết công nợ Phòng tài vụ Từ ngày: 01/01/04 đến ngày 31/03/04 TK 331- Phải trả người bán Đối tượng: Hãng Anomi Đơn vị: Đồng Ngày Số phiếu Diễn giải TK đối ứng PS Nợ PS Có 2/3 29/3 2/3 28/3 Tháng 3/2004 Số dư Phenylpropanolamin Meclo (5Kg) Trả qua ngân hàng 152 152 112 413.700.000 627.480.000 409.563.000 Cộng PS Dư cuối kỳ 413.700.000 1.037.043.000 623.343.000 Ngày30 tháng 3 năm 2004 Người lập Biểu số 16: Sổ chi tiết công nợ Công ty Bảng kê thanh toán cho người bán CPDPHN Tháng 3/2004 TT Tên khách hàng Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong tháng Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có TK112 TK111 TK311 1 Hãng Develing 929.387 929.387 2 Hãng Nomura 208.032.000 190.890 208.032.000 190.890 3 Hãng ChongQuing 1.230.651.900 1.230.651.900 4 N/M Thuỷ tinh Hưng Phú 80.568.100 4.322.1700 33.415.200 7.0761.600 5 Công ty BRAU 9.326.000 33.280.000 33280.000 6 Xí nghiệp Hoá Dược 1.0114.000 9.450.000 18.964.000 7 Cty Bao bì Dược 56.695.780 39.833.640 24.480.000 41.342.140 8 XN Dược phẩm TW1 8.268.750 8.268.750 9 XN Dược phẩm TW2 140.000 140.000 10 Cty Hoàng Nguyên 24.000.060 24.000.060 … ……….. ……… ……….. …….. …….. …….. …….. ………. ……… Cộng 621732000 28553593751 5879553066 171538960 1230651900 8232943327 1570503525 3045356467 Biểu số 17: Bảng kê thanh toán cho người bán Nơi sử dụng Nguyên vật liệu PX ống mắt 187.447.592 PX viên 1.307.918.952 Phòng kỹ thuật 11.369.910 PX Đông Dược 164627.375 PX Nghiên cứu 309.83.095 Tổng cộng 1.702.346.924 Biểu số 18: Bảng tổng hợp xuất NVL cho các phân xưởng Chỉ tiêu Tổng kho PX Viên PX ống mắt PX Đông dược PX thực nghiệm Cộng Tồn đầu kỳ 5830331839 395250312 21041248 50705154 42062763 6339391316 Nhập 7630101042 7630101042 Nhập nội bộ 1307928952 187447592 164627375 43692404 1703686323 Xuất 621 1442236263 147169447 162425818 10398601 1762230129 Giá vốn 632 4122517000 4122517000 Xuất nội bộ 1702346924 1339399 Xuất khác 5800133 400000 192300 6392433 Tồn cuối kỳ 7629768824 259593602 60919393 52714411 75356566 8078352796 Biểu số 19: Bảng tổng hợp tháng 3 Công ty sổ cái cpdphn Mã TK: 152 Tên TK: Nguyên liệu, vật liệu Từ ngày 01/03/04 đến ngày 31/03/04 Trang 01 N-T ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu N-T Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 27/3 27/3 28/3 28/3 ….. 1 2 3 4 ….. 1/3 2/3 2/3 3/3 ….. Số dư Xuất NVL cho PX viên Bán Enphedrin cho Cty Dược phẩm TW 2 Xuất NVL cho PX ống mắt Mua bột Ampicilin của aurobindo …………… 621 632 621 331 …… 5.830.331.834 369608000 ……….. 246.211.500 42.635.000 4.418.760 ………. Cộng PS tháng Số dư cuối tháng 7.630.101.042 7.629.768.924 5.830.664.057 Biểu số 20: Sổ cái tài khoản 152 6.2.3.Hạch toán nghiệp vụ kiểm kê Nguyên vật liệu Tại Công ty CPDP Hà Nội công việc kiểm kê NVL thường tiến hành vào cuối năm và mỗi năm công ty chỉ tiến hành kiểm kê một lần, trừ trường hợp đột xuất xảy ra sự cố trong công tác quản lý NVL thì hoạt động kiểm kê sẽ được tiến hành ngay lúc đó. Mục đích của việc kiểm kê vật tư là nhằm xác định một cách chính xác về số lượng và giá trị của từng loại vật tư hiện có trong kho của công ty. Mặt khác công tác kiểm kê vật tư còn có mục đích đôn đốc và kiểm tra tình hình bảo quản, phát hiện và xử lý các hao hụt, hư hỏng, mất mát… vật tư tại các kho. Từ đó nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm của từng người trong việc bảo quản, sử dụng vật tư, chấn chỉnh và đưa công tác quản lý NVL vào nề nếp. Trước khi tiến hành kiểm kê phải khoá sổ sách, xác định lượng NVL tồn kho ở thời điểm kiểm kê trên sổ sách. Công ty sẽ lập ra một ban kiểm kê. Kết quả kiểm kê sẽ được thể hiện trên Biên bản kiểm kê. Biên bản này ghi rõ từng loại vật tư được kiểm kê về số lượng, đơn giá, lượng tồn trên sổ sách và thực tế kiểm kê cũng như mức chênh lệch giữa số thực tế và trên sổ sách. Sau đó căn cứ vào kết quả kiểm kê và Biên bản kiểm kê xác định các nguyên nhân làm cho NVL thừa, thiếu của thực tế so với sổ sách để có biện pháp xử lý thích hợp. Thực tế, NVL của công ty được phát hiện là thiếu thường do trong quá trình bảo quản, NVL được bảo quản chưa thật đúng theo qui định về việc bảo quản vật tư đó. Khi kiểm kê thiếu kế toán ghi: Nợ TK 138.8 Có TK 152: Giá trị NVL hao hụt Còn đối với NVL thừa trong quá trình kiểm kê, công ty cũng xác định các nguyên nhân xem thừa do đâu để có biện pháp xử lý kịp thời. Nếu thừa do NVL không phải của công ty sẽ được hạch toán vào Nợ TK 002 “Vật tư hàng hoá nhận giữ hộ gia công”. Còn nếu NVL thừa (thường là với số lượng nhỏ) xác định là của công ty thì kế toán sẽ định khoản: Nợ TK 152 Có TK 138.8 Như vậy kế toán NVL xem 138.8 như là một TK dùng để điều chỉnh số NVL thừa, thiếu. 6.2.4. Hạch toán dự phòng giảm giá vật liệu Hàng năm, công ty vẫn chưa tiến hành lập dự phòng giảm giá NVL nói riêng và hàng tồn kho nói chung. Công ty không tiến hành lập dự phòng giảm giá NVL có thể là do lượng NVL mà công ty sử dụng trong sản xuất được cung cấp bởi khách hàng có uy tín, sự biến động về giá cả là không nhiều…Vì vậy, công tác lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho vẫn chưa được thực hiện. 7. Phân tích tình hình quản lý, sử dụng NVL tại công ty CPDP Hà Nội Định kỳ, cuối mỗi quý công ty phải lập báo cáo tài chính quý( Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh) và cuối niên độ kế toán, kế toán lập đầy đủ các baos cáo tài chính theo quy định của chế đoọ kế táon hiện hành, bao gồm: Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả kinh doanh Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Thuyết minh báo cáo tài chính Trên thuyết minh báo cáo tài chính có bổ sung, giải trình, thuyết minh chi tiết một số chỉ tiêu trong báo cáo tài chính mang tính tổng quát. Đó là những chỉ tiêu đánh giá khái quát tình hình hoạt động của công ty như: Tỷ suất lợi nhuận trên vốn đầu tư, tỷ suất lợi nhuận theo doanh thu, hệ số khả năng thanh toán… Tuy có đánh giá khái quát tình hình hoạt động của công ty theo một số chỉ tiêu trên nhưng nhìn chung, công ty không tổ chức tiến hành riêng hoạt động phân tích tình hình sản xuất kinh doanh cũng như phân tích thình hình quản lý, sử dụng NVL. Đây chính là một trong những hạn chế ảnh hưởng tới công tác quản lý và hạch toán NVL của công ty. Phần II Một số kiến nghị nhằm hoàn thiệncông tác kế toán kế toán Nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng quản lý NVL tại công ty Cổ phần DP Hà Nội I- Đánh giá chung về công tác kế toán NVL với việc nâng cao hiệu quả sử dụng, quản lý NVL tại công ty CPDP Hà Nội Sau gần 30 năm hình thành và phát triển, trải qua nhiều khó khăn đặc biệt là khi chuyển đổi từ nền kinh tế bao cấp sang nền kinh tế thị trường đến nay hoạt động của công ty CPDP Hà Nội đã đi vào ổn định và đang có chiều hướng phát triển cao. Sản phẩm của công ty đã tạo được chỗ đứng trên thị trường, thu nhập của công nhân viên được cải thiện. Đạt được như vậy là cả một quá trình phấn đấu không ngừng trong việc sử dụng đồng bộ nhiều biện pháp tổ chức kỹ thuật và quản lý của các bộ phận trong toàn công ty. Một trong những biện pháp cơ bản và đem lại hiệu quả mà công ty đang thực hiện là tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm trên cơ sở đảm bảo và không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm. Để thực hiện được điều này, việc tăng cường công tác quản lý và hoàn thiện công tác kế toán NVL là cần thiết vì đây là một trong những biện pháp hữu hiệu, quan trọng nhất góp phần tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tránh mất mát, hao hụt, hư hỏng trong quá trình sản xuất kinh doanh mà vẫn đảm bảo được chất lượng của sản phẩm sản xuất ra. Sau một thời gian thực tập tại công ty CPDP Hà Nội, được tiếp xúc với công tác kế toán tại công ty, cùng những kiến thức đã học ở trường em xin nêu lên một số nhận xét của cá nhân về thực trạng công tác kế toán NVL tại công ty như sau. 1.Những ưu điểm - Thứ nhất: Về bộ máy kế toán Công ty đã tổ chức bộ máy kế toán tương đối hoàn chỉnh và gọn nhẹ, hoàn toàn phù hợp với tình hình thực tế của công ty và quy mô hoạt động loại hình sản xuất kinh doanh. Đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ nghiệp vụ đồng đều, có tinh thần trách nhiệm cao. BMKT được tổ chức theo mô hình tập trung đáp ứng yêu cầu theo dõi chi tiết, tổng hợp tại công ty. Hình thức này kịp thời đảm bảo cho việc xử lý thông tin kế toán được chặt chẽ, chính xác kịp thời và có hiệu quả. - Thứ hai: Trong công tác quản lý NVL Công ty đã có nhiều chú trọng trong công tác quản lý NVL từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản đến khâu sử dụng. + Đối với công tác thu mua: công ty có một đội ngũ cán bộ thu mua tương đối linh hoạt, am hiểu về chất lượng và thị trường nên việc thu mua NVL tương đối ổn định. Đồng thời, công ty thường xuyên ký hợp đồng với các nhà cung cấp có mặt hàng tốt, chất lượng cao, giá cả phù hợp, luôn đảm bảo đúng, đủ về số lượng cũng như quy cách chất lượng của NVL, giao hàng đúng hẹn, kịp thời để công ty có thể sử dụng cho nhu cầu sản xuất sản phẩm được tiến hành liên tục. + Đối với công tác dự trữ, bảo quản: công ty có một hệ thống kho được tổ chức một cách khoa học, bảo quản hợp lý theo tính năng, công dụng cũng như yêu cầu bảo quản của từng NVL, phù hợp với tính chất lý, hóa học của từng loại vật tư. Bên cạnh đó, công ty đã xây dựng được định mức dự trữ NVL tối đa và tối thiểu để phục vụ quá trình SXKD được tiến hành liên tục. Ngoài ra, với một đôi ngũ cán bộ quản lý kho có tinh thần trách nhiệm cũng như trình độ chuyên môn cao, việc quản lý NVL ở công ty được thực hiện khá nề nếp, đảm bảo vật tư được quản lý chặt chẽ, tránh được tình trạng thất thoát vật tư, gây thiệt hại cho công ty. + Đối với công tác sử dụng: Công ty đã xây dựng được hệ thống định mức tiêu hao NVL cho từng sản phẩm tương đối chính xác. Thông qua hệ thống định mức tiêu hao vật liêu, NVL sẽ được xuất kho sử dụng đúng mục đích, tránh thất thoát lãng phí NVL, do đó sẽ tiết kiệm được chi phí về NVL. Ngoài ra, công ty không ngừng tìm mọi biện pháp để có thể tiết kiệm được NVL trong sản xuất (như tìm nguồn trong nước thay cho nguồn nhập khẩu…) mà chất lượng thuốc vẫn bảo đảm, đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dùng. Nhờ có định mức tiêu hao NVL, công ty có thể tính toán một cách hợp lý mức thu mua, dự trữ và sử dụng NVL. - Thứ ba: Về hệ thống sổ kế toán Hệ thống chứng từ, sổ sách của công ty đang áp dụng hiện nay là tương đối đầy đủ, đúng với qui định của chế độ kế toán, đồng thời đảm bảo phù hợp với điều kiện thực tế của công ty. Tại công ty không sử dụng các chứng từ, các loại sổ đặc thù nhưng chứng từ sổ sách đã được tổ chức luân chuyển 1 cách khoa học, chặt chẽ đáp ứng nhu cầu thông tin và tạo ra mối quan hệ mật thiết lẫn nhau giữa các bộ phận trong toàn hệ thống kế toán. Việc áp dụng hệ thống sổ kế toán theo hình thức CT-GS là rất phù hợp với 1 doanh nghiệp có qui mô vừa như công ty. - Thứ tư: Về phương pháp hạch toán tổng hợp NVL Để hạch toán tổng hợp NVL, công ty đã áp dụng phương pháp KKTX. Với phương pháp này, NVL được quản lý chặt chẽ và tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL cũng sẽ được cung cấp một cách thường xuyên và kịp thời. - Thứ năm: Về hạch toán chi tiết NVL Công ty hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song là rất phù hợp với qui mô Doanh nghiệp cũng như đặc điểm NVL của công ty. Phương pháp này đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất, và tồn kho NVL kịp thời, chính xác. - Thứ 6: Về phân loại NVL Công ty dựa vào vai trò, công dụng của NVL để chia thành NVL chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế. Việc phân loại này thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán chi tiết NVL. Ngoài ra, công tác kế toán NVL được thực hiện khá nề nếp, vừa đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán, vừa phù hợp với tình hình thực tế của công ty, đồng thời đáp ứng được nhu cầu thông tin về tình hình nhập, xuất, tồn NVL, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính toán và phân bổ chính xác giá trị NVL cho từng đối tượng sử dụng, góp phần nâng cao hiệu quả của thông tin kế toán. Tuy nhiên bên cạnh đó, công ty cũng gặp phải những hạn chế mà công ty cần phải khắc phục và hoàn thiện, để có thể đáp ứng được cho nhu cầu ngày càng cao về thông tin cho công tác quản lý. 2.Những nhược điểm - Thứ nhất: Việc lập hệ thống danh điểm và sổ danh điểm NVL Công ty hiện nay đang sử dụng một số lượng lớn NVL, đa dạng về chủng loại, quy cách mà không lập danh điểm NVL cũng như chưa sử dụng Sổ danh điểm NVL để thống nhất chung về mã vật tư, tên gọi, quy cách,…của vật tư. Do đó, đã gây khó khăn cho việc theo dõi NVL, không có sự thống nhất giữa thủ kho và kế toán vật tư trong việc ghi chép tên, loại các NVL, làm cho công tác quản lý cũng như hạch toán còn gặp nhiều khó khăn. - Thứ hai: Về tính giá NVL xuất kho Công ty sử dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá NVL. Sử dụng phương pháp này thì phải đến cuối tháng, công ty mới cung cấp được giá trị NVL xuất kho trong tháng. Điều này khiến cho việc cung cấp thông tin cho công tác quản lý không được kịp thời và thường xuyên trong khi cần. Mặt khác, trong một số trường hợp để đáp ứng yêu cầu thông tin cho cấp trên kế toán vật tư đã lấy giá thực tế nhập NVL làm giá xuất kho cho một số phiếu xuất kho. Việc làm này vi phạm nguyên tắc nhất quán trong kế toán, cho dù giá NVL đó là không biến động trong một thời gian dài. - Thứ ba: Về hệ thống sổ kế toán +Trong hình thức chứng từ ghi sổ công ty áp dụng, kế toán chưa vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Điều này gây ra hạn chế trong việc kiểm tra, đối chiếu số liệu vào cuối tháng và tra soát số liệu kho cần thiết. + Trong hệ thống sổ chi tiết, kế toán vật tư không lập Sổ chi tiết vật tư mà lại lập Thẻ kho. Như vậy, chỉ lập thẻ kho mà có đến hai người làm, gây sự trùng lặp, trong kho đó lại thiếu Sổ chi tiết vật tư - một sổ quan trọng trong quá trình hạch toán chi tiết NVL. - Thứ tư: Về hạch toán tổng hợp NVL + TK 152 của công ty chỉ là TK tổng hợp, không được chi tiết nên chỉ cung cấp được thông tin tổng hợp về giá trị nhập, xuất, tồn kho của tất cả NVL chứ không chi tiết cho từng loại, từng nhóm NVL. + Việc hạch toán NVL trong kiểm kê là không chính xác. Đồng thời với NVL xuất thừa cho các phân xưởng kế toán không định khoản mà chỉ theo dõi trên sổ sách là không đúng. - Thứ năm: Công tác thu hồi phế liệu Nguyên nhân có thể do chất lượng NVL, do công tác quản lý và sử dụng hoặc cũng có thể do lỗi trong quá trình sản xuất. ở công ty có rất nhiều loại phế liệu có thể tận dụng được như thuỷ tinh, nhựa, giấy, thùng cacton… Tuy nhiên, những phế liệu này không được thu hồi hoặc nếu có thu hồi cũng không được nhập kho hay tái chế mà công ty đem bán và hạch toán luôn giá trị của chúng vào doanh thu trong kỳ. Tuy nhiên, việc sản xuất có phế liệu, phế phẩm mang tính chất không thường xuyên do đó công ty phản ánh giá trị của chúng vào doanh thu trong kỳ là không đúng mà phải hạch toán giá trị của chúng vào Doanh thu khác. - Thứ sáu: Việc hạch toán Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Hiện nay, công ty không tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho mà chỉ tiến hành lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Việc lập dự phòng trong kinh doanh là để hạn chế bớt những thiệt hại và để chủ động hơn về tài chính trong các trường hợp xảy ra rủi ro do các nguyên nhân khách quan giảm giá vật tư. - Thứ bảy: Công tác phân tích tình hình quản ly, sử dụng NVL Việc không phân tích tình hình quản lý, sử dụng NVL của công ty như hiện nay đã ảnh hưởng tới việc lập kế hoạch thu mua, sử dụng NVL, có thể làm sai lệch các phán đoán và quyết định của công ty trong việc nghiên cứu, hạch toán NVL. - Thứ tám: Việc áp dụng kế toán máy trong các phần hành kế toán Hiện nay, ở công ty việc hạch toán kế toán vẫn còn làm thủ công, chủ yếu là ghi chép bằng tay, còn nếu dùng máy tính thì cũng chỉ là sử dụng bảng tính excel để tính toán và kẻ bảng biểu chứ công ty chưa sử dụng phần mềm kế toán. Việc làm kế toán như vậy rất tốn thời gian, mất nhiều công sức lại không chính xác. Khi việc sử dụng phần mềm kế toán đã trở nên thông dụng như ngày nay thì kế toán thủ công đã trở nên lỗi thời. Việc sử dụng phần mềm kế toán là rất cần thiết để cho việc lập các chứng từ chính xác hơn, thông tin được phản ánh cung cấp kịp thời và giảm bớt được khối lượng công tác kế toán. II- Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán Nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng,quản lý NVL tại công ty CPDP Hà Nội Sự cần thiết phải hoàn thiện Thông tin kế toán là một loại thông tin rất cần thiết cho công tác quản lý hiện nay, nhất là trong nền kinh tế thị trường ở nước ta. Trong điều kiện cạnh tranh để tìm chỗ đứng trên thị trương, các doanh nghiệp cần phải có những thông tin thật chính xác về tình hình tài chính của mình để có thể đề ra những biện pháp thích hợp cho hoạt động SXKD của doanh nghiệp mình. Điều này đòi hỏi công tác kế toán trong doanh nghiệp nói chung và kế toán NVL nói riêng cần phải hoàn thiện để có thể đáp ứng được nhu cầu cao nhất về thông tin kế toán cho quản lý. Nguyên tắc hoàn thiện Hoàn thiện công tác kế toán NVL không phải có thể làm bất cứ thay đổi gì sao cho nó phục vụ được thuận lợi cho mình mà hoàn thiện phải dựa trên những nguyên tắc sau: - Thứ nhất, phải tuân thủ chế độ tài chính kế toán hiện hành, các văn bản pháp luật của nhà nước có liên quan, đồng thời hướng tới hoà nhập các thông lệ chung và chuẩn mực kế toán quốc tế. - Thứ hai, phải phù hợp với đặc điểm tổ chức hoạt động SXKD riêng có của công ty. Việc vận dụng sáng tạo chế độ kế toán tài chính vào công tác hạch toán NVL sẽ nâng cao hiệu quả và hiệu năng của công tác kế toán. - Thứ ba, phải được đặt trong mối quan hệ giữa chi phí bỏ ra và lợi ích đạt được, bởi vì mục đích của hoàn thiện là nhằm nâng cao hiệu quả của công tác kế toán NVL, góp phần vào công tác hạch toán chung của doanh nghiệp được thuận lợi. - Thứ tư, phải hướng tới làm tốt hơn vai trò cung cấp thông tin của kế toán cho công tác quản trị trong nôị bộ công ty cũng như cho các nhà quản lý tài chính, những người quan tâm được biết về tình hình tài chính của công ty. Yêu cầu hoàn thiện Để hoàn thiện kế toán NVL với việc nâng cao hiệu quả sử dụng, quản lý NVL ở công ty CPDP Hà Nội, qúa trình hoàn thiện cần đáp ứng một số yêu cầu sau: - Một là, cung cấp các thông tin chi tiết về tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ, từng loại NVL cho yêu cầu quản lý của công ty. - Hai là, củng cố và tăng cường vai trò cung cấp thông tin tổng hợp về tình hình nhập, xuất, tồn kho của NVL từ các sổ kế toán tổng hợp của công ty. - Ba là, phản ánh giá trị của NVL một cách xác thực hơn, phù hợp hơn với giá cả của NVL tại thời điểm sử dụng. - Bốn là, phản ánh đúng nội dung kinh tế của các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ, tạo điều kiện cung cấp chính xác thông tin cho công tác hạch toán. - Năm là, cung cấp kịp thời số liệu để có thể tiến hành phân tích hiệu quả sử dụng NVL phục vụ cho yêu cầu quản lý NVL nói riêng và quản lý trong toàn công ty nói chung. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL tại công ty CPDP Hà Nội Sau một thời gian thực tập tại công ty CPDP Hà Nội, qua tiếp xúc với thực tế kết hợp với những kiến thức đã học trong trường, em xin mạnh dạn đề ra một số ý kiến với mục đích góp phần hoàn thiện công tác kế toán NVL tại công ty. 4.1. Xây dựng hệ thống danh điểm NVL và Sổ danh điểm NVL Để phục vụ cho nhu cầu quản lý NVL tránh nhầm lẫn, thiếu sót công ty cần lập hệ thống danh điểm NVL và ghi vào sổ danh điểm vật tư theo dõi cho từng thứ, nhóm, loại NVL một cách chặt chẽ, giúp cho công tác hạch toán và quản lý được thực hiện dễ dàng. Nhất là trong điều kiện hiện nay, công ty đang ứng dụng tin học vào kế toán thì việc lập hệ thống danh điểm NVL càng cần thiết vì nó sẽ giúp cho việc quản lý NVL trên máy tính được dễ dàng hơn. Việc lập hệ thống danh điểm NVL phải đảm bảo tính thống nhất và có sự kết hợp chặt chẽ giữa các bộ phận phòng ban trong toàn công ty. Sổ danh điểm NVL lập ra phải tiện cho hạch toán và quản lý, đảm bảo có thể sử dụng lâu dài. Khi sổ danh điểm NVL được lập, kế toán vật tư có thể theo dõi NVL trên máy vi tính, tạo được sự thống nhất giữa kế toán vật tư và thủ kho trong việc theo dõi, phản ánh từng loại NVL. * Nguyên tắc xây dựng hệ thống danh điểm NVL: Lập theo vần A,B,C…của tên vật liệu. Nghĩa là dựa vào ký hiệu tài khoản cấp 2, tên vật liệu và việc phân loại NVL theo các cấp độ từ loại, nhóm, thứ để lập danh điểm. Mỗi khi theo dõi một loại vật liệu nào đó thì đưa ra được mã của nó gồm: Tên tài khoản cấp hai, mã nhóm, mã vật liệu và tên kho. Ví dụ: Xây dựng một số danh điểm NVL (Biểu số 21) TT Tên vật liệu Loại vật liệu Mã nhóm Mã vật liệu Tên kho Danh điểm NVL 1 Atropinsulfat VL chính A 1 Kho 1 1521- A -1- k1 2 Benzakolium VL chính B 1 Kho 1 1521- B -1- k1 3 Bột mì VL phụ B1 1 Kho 3 1522-B1-1- k3 4 Bột phacmocat 606 VL phụ B1 2 Kho 3 1522-B1-2- k3 5 Hòm Apixilin VL phụ H1 1 Kho 2 1522-H1-1-k2 6 Hòm Amoxilin VL phụ H1 2 Kho 2 1522-H1-2-k2 Biểu số 21: Xây dựng một số danh điểm NVL * Mã nhóm: Chữ cái đầu tiên của tên vật liệu và kho trong nhóm đó có một số nhóm nhỏ khác thì chi tiết thêm. Ví dụ: Trong nhóm B có một nhóm nhỏ là Bột thì ký hiệu là B1. Trong nhóm H có hai nhóm nhỏ là Hòm và Hộp thì ký hiệu là H1 và H2. Sau khi lập hệ thống danh điểm NVL, công ty có thể mở Sổ danh điểm NVL (Biểu số 22) theo kho hoặc theo nhóm. công ty CPDP HN Sổ DANH ĐIểM nGUYÊN VậT LIệU ký hiệu Tên, nhãn hiệu quy cách NVL Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Ghi chú Nhóm Danh điểm NVL A 1521-A-1-K1 Atropinsulfat g A 1521-A-2-K1 Ampixilin g 400.000 B 1521-B-1-K1 Benzakolium g B1 1522-B1-1-K3 Bột mì Kg .......... .................... H1 1522-H1-1-K2 Hòm Ampixilin Cái .......... C 1521-C-1-K1 Codeinbazo Kg ....... ................ Biểu số22: Sổ danh điểm nguyên vật liệu 4.2.Về hệ thống sổ sách kế toán - Thứ nhất: Hiện nay công ty chưa sử dụng Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Chứng từ gốc được phân loại vào chứng từ ghi sổ, sau đó căn cứ vào chứng từ ghi sổ kế toán phải tiến hành ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Vì vậy công ty nên mở và ghi chép sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để thực hiện đầy đủ theo chế độ kế toán quy định và đảm bảo tính hợp lý hơn trong cách ghi chép. Kế toán cần phải sử dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo mẫu sau: (Biểu số 23) Công ty Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ CPDPHN Tháng (năm, quý) Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng 1 2 1 1 2 3 Cộng tháng Cộng luỹ kế từ đầu quý Ngày tháng năm Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký tên, đóng dấu) Biểu số 23 : Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian (Nhật ký). Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra đối chiếu số liệu với bảng cân đối số phát sinh. * Phương pháp ghi chép sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ: Cột 1: Ghi số hiệu của chứng từ ghi sổ Cột 2: Ghi ngày tháng lập chứng từ ghi sổ Cột3: Ghi số tiền của chứng từ ghi sổ Cuối trang sổ phải cộng số luỹ kế để chuyển sang trang sau. Đầu trang sổ phải ghi số cộng trang trước chuyển sang. Cuối tháng, cuối năm kế toán cộng tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ lấy số liệu đối chiếu với Bảng cân đối số phát sinh. - Thứ hai: trong hệ thống sổ chi tiết, kế toán vật tư không lập Sổ chi tiết NVL mà lại lập thẻ kho. Theo qui định thì thẻ kho là do phòng kế toán lập và ghi các chỉ tiêu: tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật tư sau đó phải giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày. Việc kế toán ghi thẻ kho là không đúng với qui định cũng như không tạo sự phù hợp và thống nhất trong qui trình ghi sổ. Do vậy, công ty nên sử dụng sổ chi tiết NVL (Biểu số 24) trong quá trình hạch toán chi tiết. Sổ này theo dõi NVL theo từng kho và theo từng loại NVL về cả mặt số lượng và giá trị. 4.3. áp dụng phương pháp giá hạch toán trong tính giá NVL Với đặc điểm tình hình SXKD và đặc điểm NVL của công ty như hiện nay công ty nên đổi phương pháp tính giá NVL xuất kho từ phương pháp bình quân gia quyền sang phương pháp hệ số giá. Nghĩa là kế toán vật tư sẽ sử dụng giá hạch toán để tính giá NVL. Giá hạch toán có thể lấy theo giá kế hoạch hoặc giá cuối kỳ trước đã được quy định thống nhất tại Sổ danh điểm NVL (Giá hạch toán không có giá trị giao dịch với bên ngoài, chỉ sử dụng hạch toán nội bộ). Việc nhập, xuất kho NVL hàng ngày được phản ánh theo giá hạch toán. Cuối kỳ kế toán vật tư phải tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế để ghi sổ kế toán tổng hợp. Việc tính giá thực tế NVL xuất kho trong kỳ được thực hiện như sau: + Xác định hệ số giá (H) giữa giá thực tế và giá hạch toán của NVL luân chuyển trong kỳ: Giá thực tế NVL Giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ + nhập kho trong kỳ H = Giá hạch toán NVL Giá hạch toán NVL tồn kho đầu kỳ + nhập kho trong kỳ + Tính trị giá của NVL xuất trong kỳ: Trị giá thực tế của = Trị giá hạch toán của x Hệ số NVL xuất trong kỳ NVL xuất trong kỳ giá Ví dụ: Đối với Ampixilin (Thẻ kho- Biểu số 7) ta tính như sau: 246.211.500 +369.608 x 1000 615.680.000 H = = = 0,962 600 x 400.000 + 1000 x 400.000 640.000.000 Vậy trị giá thực tế Ampixilin xuất kho là: 0,962 x ( 1100 x 400.000 ) = 423.280.000 Nếu áp dụng phương pháp hệ số giá thì Sổ chi tiết NVL cũ (Biểu số 24) được lập lại như sau: (Biểu số 25). Phương pháp hệ số giá giúp cho việc hạch toán được tiến hành thuận lợi hơn, công tác tính giá nhanh chóng và không bị phụ thuộc vào số lượng danh điểm NVL, công ty sổ chi tiết NVL cpdp hn Tháng 3 năm 2004 Danh điểm vật tư: 1521-A-2-K1 Tên kho: Kho 1(Vật liệu chính) Tên vật tư: Ampixilin Giá kế hoạch: 400 (Giá hạch toán). Đơn vị tính: gam Đơn vị tính: 1.000 đồng. N - T Số hiệu chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất SL TT SL TT SL TT Tồn đầu tháng 3/04 410,12 600 246.072 17/3 3/3 Mua của Aurobin 369,608 1.000 369.608 1.600 615.680 17/3 10/3 Bán cho XN DPTW1 384,8 500 192.400 1.100 423.280 30/3 26/3 Bán cho XN DPTW1 384,8 600 230.880 500 192.400 Cộng 1.000 369.608 1.100 423.280 Tồn cuối tháng 3/04 500 192.400 Biểu số 24: Sổ chi tiết NVL công ty sổ chi tiết NVL cpdp hn Tháng 3 năm 2004 Danh điểm vật tư: 1521-A-2-K1 Tên kho: Kho 1(Vật liệu chính) Tên vật tư: Ampixilin Giá kế hoạch: 400 (Giá hạch toán). Đơn vị tính: gam Đơn vị tính: 1000 đồng. Số hiệu chứng từ Diễn giải Đơn giá thực tế Nhập Xuất Tồn N X SL HT TT SL HT TT SL HT TT Tồn đầu tháng 3/04 410,12 600 240.000 246.072 3/3 Mua của Aurobin 369,608 1.000 400.000 369.608 1.600 640.000 615.680 10/3 Bán cho XN DPTW1 500 200.000 192.400 1.100 440.000 423.280 26/3 Bán cho XN DPTW1 600 240.000 230.880 500 200.000 192.400 Cộng 1.000 400.000 369.608 1.100 440.000 423.280 Tồn cuối tháng 3/04 500 200.000 192.400 Biểu số 24: Sổ chi tiết NVL số lần nhập, xuất cũng như có sự kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp. Hơn nữa, với đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn khá cao như ở công ty thì việc tính giá thực tế NVL theo phương pháp hệ số giá sẽ không gặp khó khăn gì. 4.4.Về hạch toán tổng hợp NVL Thứ nhất, về tài khoản 152 “ Nguyên liệu, vật liệu” Công ty chỉ sử dụng TK 152 “ Nguyên liệu, vật liệu” để hạch toán tổng hợp chung cho tất cả NVL của công ty và TK này không được chi tiết thành các tiểu khoản. Như vậy, ta chỉ có thể biết là tổng NVL được nhập, xuất trong kỳ thôi chứ không thể biết được loại NVL vào được nhập, xuất cũng như nó được nhập, xuất từ kho nào. Điều này gây khó khăn cho công tác kế toán cũng như quản lý. Do đó, công ty nên mở chi tiết cho TK 152 để tạo thuân lợi hơn trong công tác kiểm tra và đối chiếu. Theo hướng phân loại NVL theo tác dụng cũng như theo cách chia kho để quản lý vật tư, TK 152 có thể được chi tiết thành: TK 152.1: Vật liệu chính TK 152.2: Vật liệu phụ TK 152.3: Nhiên liệu TK 152.4: Vật tư kỹ thuật Các tài khoản này có thể được chi tiết hoá theo đặc điểm của nhóm vật tư hay có thể chi tiết cho từng loại vật tư. Với việc chi tiết hoá TK 152 công ty có thể theo dõi được giá trị vật liệu chính ,vật liệu phụ…được hạch toán như thế nào và giá trị nhập, xuất của chúng được rõ ràng hơn. Thứ hai, về hạch toán NVL khi kiểm kê Hiện nay tại công ty việc NVL thừa, thiếu qua kiểm kê đều được phản ánh thông qua TK 138.8. Việc xem TK 138.8 là một TK điều chỉnh số NVL thừa, thiếu là không đúng với nội dung TK cũng như nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, và có thể dẫn tới việc TK 138.8 dư bên có. Trong hệ thống TK theo qui định thì TK 138.1 được lập để theo dõi không chỉ Tài sản cố định thiếu khi kiểm kê mà còn bao gồm cả NVL. Vì vậy, công ty nên sử dụng TK 138.1 để phản ánh số NVL thiếu khi kiểm kê - để sử dụng đúng tài khoản cũng như đúng với qui định của chuẩn mực kế toán. Khi kiểm kê thấy NVL thiếu thì định khoản: Nợ TK 138.1: Tài sản thiếu chờ xử lý Có TK 152: Giá trị vật liệu thiếu Sau đó dựa vào biên bản xử lý kiểm kê ta phản ánh: Nợ TK 334: Phần tổ chức cá nhân phải bồi thường Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 138.1: Tài sản thiếu chờ xử lý Còn đối với NVL thừa phát hiện trong kiểm kê được xác định là của doanh nghiệp, kế toán phải hạch toán vào TK 711 “Thu nhập khác”( vì đây là một khoản thu nhập bất thường ) như sau: Nợ TK 152: Giá trị NVL thừa khi kiểm kê Có TK711: Thu nhập khác Thứ ba, về việc hạch toán NVL xuất kho cho sản xuất ở công ty, khi xuất kho NVL kế toán chỉ phản ánh giá trị NVL xuất vào Bảng kê xuất NVL cho các phân xưởng, sau đó cuối tháng dựa vào báo cáo từ kế toán phân xưởng gửi sang mà biết giá trị NVL thực sự sử dụng trong tháng, lúc đó kế toán mới định khoản. Còn NVL thực tế xuất, xuất thừa thì chỉ theo dõi trên sổ sách, chỉ số NVL thực sử dụng mới định khoản vào TK621,627…Cách hạch toán như vậy không đúng với phương pháp KKTX mà công ty đăng ký trong Bảng thuyết minh Báo cáo tài chính, cũng không phải là phương pháp KKĐK vì kế toán không sử dụng các TK611,631. Vậy công ty nên thống nhất hạch toán tổng hợp NVL theo đúng phương pháp KKTX. Ví dụ: Ngày 11/3 xuất NVL chính cho phân xưởng trị giá 153.328.297 cho phân xưởng viên thì định khoản ngay là: Nợ TK 621: 153.328.297 Có TK 152: 153.328.297 Cuối kỳ, khi phân xưởng báo cáo về số NVL chưa sử dụng (xuất thừa) là 259.593.602 thì phản ánh: Nợ TK 152: 259.593.602 Có TK 154: 259.593.602 4.5. Về hạch toán phế liệu thu hồi Sau khi sản xuất các phân xưởng thường có phế liệu thu hồi. Nhưng hiện nay công ty không hạch toán nghiệp vụ phế liệu thu hồi từ sản xuất. Điều đó sẽ gây lãng phí và không phản ánh đúng giá trị của hàng tồn kho của doanh nghiệp.Theo em, cuối tháng kế toán tiến hành nhập kho phế liệu thu hồi vào kho để quản lý riêng và tiến hành định khoản như sau: Nợ TK 152: chi tiết theo từng vật liệu Có TK 621: chi tiết theo từng phân xưởng Khi xuất bán phản ánh giá trị thu hồi: Nợ TK 111 Có TK 711 4.6. Về lập dự phòng giảm giá NVL Công ty nên tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nói chung và cho NVL nói riêng. Việc lập dự phòng sẽ giúp cho công ty có được khoản để bù đắp khi NVL bị giảm giá. Việc lập dự phòng được thực hiện như sau: Số dự phòng cần lập dựa trên số lượng của mỗi loại HTK theo kiểm kê và thực tế diễn biến giá trong năm có sự kết hợp với dự báo giá sẽ diễn biến trong niên độ tiếp theo. Mức dự phòng cần phải Số lượng hàng Mức chênh lệch giảm lập cho niên độ (n+1) = tồn kho mỗi loại x giá của mỗi loại Cuối niên độ kế toán nếu có những chứng cứ chắc chắn về giá trị thực tế của vật liệu tồn kho thấp hơn giá thị trường, kế toán lập dự phòng giảm giá vật liệu: Nợ TK 632 Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Trường hợp khoản dự phòng giảm giá vật liệu phải lập cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá vật liệu đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm, kế toán ghi: Nợ TK 632 Có TK 159 Trường hợp khoản dự phòng giảm giá vật liệu phải lập cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá vật liệu đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập, kế toán ghi: Nợ TK 159 Có TK 632 Trường hợp khoản dự phòng giảm giá vật liệu phải lập cuối kỳ kế toán năm nay không thay đổi so với khoản dự phòng giảm giá vật liệu đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì không cần ghi sổ. Ví dụ: Lập dự phòng cho NVL tồn kho cuối năm 2003 (Biểu số 26) Căn cứ vào mức trích dự phòng cần lập cho NVL, kế toán ghi: Nợ TK 632 :150.628.270 Có TK 159: 150.628.270 Bảng trích lập dự phòng giảm giá NVL Đơn vị tính: Đồng TT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Đơn giá ghi sổ Đơn giá thị trường Chênh lệch Mức dự phòng A B C 1 2 3 4 = 3-2 5 = 4x1 .... .............. Ampixilin g 500 410.300 410.000 -300 150.000 Dexametazon g 2.511,2 23.000 22.175 -825 2.071.740 Tetraxilin g 1.000 190.400 190.000 -400 400.000 Axid Benzoic g 300 41 42 1 0 ... ......... Cộng 150.628.270 Biểu số 26: Bảng trích lập dự phòng giảm giá NVL Cuối năm 2004 và trong các năm sau nữa, kế toán sẽ căn cứ vào số dự phòng cần phải lập cho năm sau để có sự điều chỉnh mức dự phòng và hạch toán dự phòng giảm giá NVL cho phù hợp với qui định của Nhà nước. 4.7. Về công tác phân tích tình hình quản lý, sử dụng NVL Hiện nay công ty chưa tiến hành phân tích tình hình quản lý, sử dụng NVL. Việc phân tích này là rất quan trọng đối với công tác quản lý, sử dụng NVL vậy công ty nên tiến hành phân tích, việc phân tích tiến hành trên các mặt sau: 4.7.1.Phân tích tình hình cung cấp tổng khối lượng NVL và tình hình cung cấp khối lượng NVL chủ yếu Phương pháp phân tích ở đây là phương pháp so sánh. Kế toán tiến hành so sánh mức độ hoàn thành kế hoạch chỉ tiêu cung cấp tổng khối lượng NVL và chỉ tiêu cung cấp các loại NVL chủ yếu. Cơ sở lý luận là kế hoạch thu mua NVL do phòng Kinh doanh lập cho tháng (quý) và tình hình thực hiện kế hoạch đó. Công thức sử dụng là chỉ tiêu tỷ lệ hoàn thành kế hoạch cung cấp rổng khối lượng NVL(Tvt) và chỉ tiêu hoàn thành kế hoạch cung cấp các loại NVL chủ yếu(Tvc). Trong đó: Vti: Số lượng thực tế cung cấp về từng loại NVL Vki: Số lượng kế hoạch cung cấp về từng loại NVL Gki: Đơn giá kế hoạch của từng loại NVL Tvt >=100%, Tvc = 100%: Đạt yêu cầu về cung cấp NVL Tvt <=100%,Tvc < 100% : Không hoàn thành kế hoạch cung cấp vật tư Trường hợp kế hoạch cung cấp NVL không hoàn thành có thể do nhiều nguyên nhân: nguyên nhân khách quan (do giá cả thị trường thay đổi, thiên tai, hoả hoạn, do nhà cung cấp không thực hiện hợp đồng hay do thị trường khan hiếm vật tư…) và có thể do nguyên nhân chủ quan của công ty (không làm tốt kế hoạch thu mua, do bộ phận thu mua không có tinh thần trách nhiệm, không tìm được nguồn cung cấp, không có khả năng tài chính đáp ứng cho việc thu mua…). Công ty cần xác định rõ nguyên nhân và đưa ra biện pháp khắc phục để đảm bảo cho quá trình sản xuất tiến hành bình thường. 4.7.2 Phân tích khoản chi NVL trong giá thành sản phẩm Kế toán sử dụng phương pháp so sánh để xác định đối tượng phân tích và dùng phương pháp số chênh lệch để xác định mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố đến khoản chi NVL trong giá thành sản phẩm. Công thức sử dụng để phân tích là chỉ tiêu khoản chi NVL trong giá thành sản xuất: Khoản chi NVL trong giá thành tăng hay giảm do các nguyên nhân: Do mức tiêu hao vật tư bình quân: Do đơn giá NVL: Do giá trị phế liệu thu hồi: Do sử dụng NVL thay thế: Khi phân tích, doanh nghiệp cần tìm rõ nguyên nhân đã làm tăng hay giảm chi phí NVL trong giá thành từ đó đề ra những biện pháp quản lý, sử dụng NVL sao cho hợp lý, tiết kiệm nhằm giảm khoản chi NVL, hạ giá thành sản phẩm. 4.7.3.Phân tích tình hình bảo quản NVL Kế toán sử dụng chỉ tiêu tỷ lệ tiêu hao, mất mát, hao hụt NVL và chất lượng NVL tồn kho. Cuối tháng hay cuối kỳ, kế toán vật tư và các phòng ban tiến hành kiểm kê NVL tồn kho. Tiến hành so sánh tỷ lệ tiêu hao, mất mát NVL kỳ này so với kỳ trước hoặc của thực tế so với kế hoạch, từ đó rút ra được những kết luận về công tác bảo quản NVL của công ty. Công tác bảo quản được coi là có tiến bộ kho tỷ lệ hao hụt mất mát thực tế giảm so với kế hoạch hay của kỳ này giảm so với kỳ trước. Dựa vào những đánh giá về công tác bảo quản NVL mà có thể tìm ra những nguyên nhân chủ quan hay khách quan, từ đó đề ra những biện pháp khắc phục, cải tiến, nâng cao hệ thống bảo quản NVL của công ty. 4.8. Việc áp dụng kế toán máy trong các phần hành kế toán Mặc dù hệ thống kế toán của công ty đã được trang bị hệ thống máy tính khá đầy đủ nhưng phần mềm kế toán máy vẫn chưa được xây dựng và cài đặt hoàn chỉnh do đó chưa đáp ứng được yêu cầu cập nhật số liệu và cung cấp thông tin một cách đầy đủ và chính xác. Công việc kế toán mặc dù có sự trợ giúp của máy vi tính nhưng kế toán vẫn phải sử dụng cả phương pháp thủ công trong quá trình hạch toán NVL như: trong việc xử lý Hoá đơn mua hàng, kế toán hạch toán phải tách thuế GTGT từ các hoá đơn bằng thủ công sau đó tính riêng trên máy bằng chương trình excel, sau đó kế toán vật tư lại một lần nữa tách thuế để lấy giá không thuế phục vụ cho việc hạch toán. Vì vậy, công việc kế toán nhiều khi trùng lắp. Do đó, máy vi tính mới chỉ sử dụng để hỗ trợ trong một số công việc chứ chưa thực sự phát huy được hiệu quả đối với toàn bộ công tác kế toán. Vì vậy cần phát huy hơn nữa vai trò của Máy vi tính trong công tác hạch toán và quản lý của công ty. Để có thể khắc phục được những hạn chế của việc áp dụng máy vi tính trong công tác hạch toán, công ty cần xây dựng một phần mềm kế toán hoàn chỉnh theo hình thức Chứng từ ghi sổ, nhằm phát huy tối đa hiệu quả của việc lập, luân chuyển, xử lý chứng từ và truy xuất thông tin trên máy, tạo điều kiện cung cấp thông tin tài chính cho công tác quản lý đạt hiệu quả cao nhất. Đồng thời, công ty cũng nên chú ý tới công tác đào tạo, bồi dưỡng thêm cho các nhân viên kế toán nhanh chóng thích nghi với việc sử dụng kế toán máy trong công tác kế toán, giúp cho việc hạch toán được tiến hành nhanh, gọn nhẹ hơn. Các thông tin sẽ được cung cấp một cách nhanh chóng chính xác và kịp thời nhất. Kết luận Trong quá trình sản xuất, NVL là một yếu tố không thể thiếu để cấu thành sản phẩm. NVL đóng một vai trò quan trọng, nó vừa là đối tượng lao động vừa là cơ sở vật chất trực tiếp tạo ra sản phẩm, chiếm một tỷ trọng lớn trong quá trình sản xuất. Trong thế chuyển mình của Đất nước, các doanh nghiệp luôn tìm mọi cách để đạt được chi phí thấp nhất thông qua việc giảm chi phí NVL. Để làm được điều đó thì ngay từ khâu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng NVL phải tiến hành một cách khoa học, chặt chẽ. Trong thời gian thực tập tài phòng Kế toán - Tài vụ của công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Nội, em đã được tiếp cận với thực tiễn của công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của công ty, hệ thống các chứng từ cũng như hệ thống sổ sách kế toán và Báo cáo tài chính của công ty. Từ đó em hiểu sâu sắc hơn về các kiến thức mình đã được học trong quá trình học tập và có được một số kinh nghiệm thực tiễn. Giai đoạn thực tập tại công ty đã giúp em nhận thấy được vai trò của kế toán NVL trong quản lý NVL nói riêng và quản lý sản xuất nói chung, đồng thời em thấy được cần phải vận dụng lý thuyết vào thực tiễn như thế nào để đạt được hiệu quả cao nhất. Qua nghiên cứu đề tài em đã hiểu rõ hơn về vai trò của NVL trong sản xuất và khái quát được sơ bộ về thực trạng kế toán NVL tại công ty CPDP Hà Nội. Từ đó thấy được ưu, nhược điểm của công tác kế toán NVL cũng như công tác quản lý sử dụng NVL tại công ty CPDP Hà Nội, tìm ra nguyên nhân và đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện vấn đề sao cho phù hợp với tình chung của Đất nước, phù hợp với điều kiện kinh doanh hiện nay và đảm bảo đúng theo chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước. Trong quá trình thực tập, em đã tìm hiểu và thu thập số liệu có liên quan đến kế toán NVL. Tuy nhiên trong khuôn khổ chuyên đề tốt nghiệp chắc chắn không tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót, em mong được sự đóng góp ý kiến của thầy giáo. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của các cô trong phòng kế toán và thầy giáo Nguyễn Hữu Đồng đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. Hà Nội, ngày 9 tháng 5 năm 2004 Sinh viên Nguyễn thị Xuân Danh mục Những từ viết tắt: Sxkd : Sản xuất kinh doanh kkđk : Kiểm kê định kỳ kktx : Kê khai thường xuyên ct-gs : Chứng từ ghi sổ nvl : Nguyên vật liệu cpdp : Cổ phần dược phẩm htk : Hàng tồn kho tk : Tài khoản N-T : Ngày-Tháng TSCĐ : Tài sản cố định BMKT : Bộ máy kế toán GTGT : Giá trị gia tăng PX : Phân xưởng Danh mục sơ đồ, bảng biểu sử Dụng Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức Bộ máy quản lý tại công ty CPDP Hà Nội Sơ đồ 2: Bộ máy kế toán của Công ty CPDP Hà Nội Sơ đồ 3: Trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty CPDP Hà Nội Sơ đồ 4: Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho NVL Sơ đồ 5: Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho NVL Sơ đồ 6: Quy trình hạch toán tổng hợp NVL Biểu số 1: Bảng phân bổ cán bộ quản lý tại các phòng ban Biểu số 2: Bảng cân đối kế toán Biểu số 3: Hoá đơn giá trị gia tăng Biểu số 4: Lệnh nhập kho Biểu số 5: Phiếu nhập kho Biểu số 6: Phiếu xuất kho Biểu số 7:Thẻ kho Biểu số 8:Bảng kê Nhập –Xuất- Tồn Biểu số 9: Phiếu sản xuất Biểu số 10: Bảng kê xuất NVL cho các Phân xưởng Biểu số 11:Bảng kê bán NVL Biểu số 12: Báo cáo tồn kho NVL Biểu số 13: Bảng tổng hợp Nhập- Xuất –Tồn Biểu số 14: Bảng kê trị giá hàng nhập khẩu Biểu số 15: Chứng từ ghi sổ Biểu số 16: Sổ chi tiết công nợ Biểu số 17: Bảng kê thanh toán với người bán Biểu số 18: Bảng tổng hợp xuất NVL cho các phân xưởng Biểu số 19: Bảng tổng hợp tháng 3 Biểu số 20: Sổ cái TK 152 Biểu số 21: Xây dựng một số danh điểm NVL Biểu số 22: Sổ danh điểm NVL Biểu số 23: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Biểu số 24: Sổ chi tiết NVL Biểu số 25: Sổ chi tiết NVL Biểu số 26: Bảng trích lập dự phòng giảm giá NVL Tài liệu tham khảo Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp Chủ biên: TS . Đặng thị Loan Giáo trình phân tích hoạt động kinh doanh Đại học Kinh tế Quốc dân – 2001 Bài giảng kế toán tài chính Chủ biên: Thầy Nguyễn Hữu Đồng Giáo trình kế toán quản trị Chủ biên: TS . Nguyễn Mai Phương Luận văn 41-42 KT-KT, 41-52 KT-KT Các tài liệu sổ sách, chứng từ kế toán của công ty CPDP Hà Nội 7. Lý thuyết hạch toán kế toán Chủ biên: TS . Nguyễn Thị Đôngmục lục Trang Phần I- Thực trạng về công tác kế toán NVL với việc nâng cao hiệu quả quản lý NVL tại công ty CPDP Hà Nội. 1 I- Tổng quan về công ty CPDP Hà Nội 1 1.Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty CPDP Hà Nội 1 2.Bộ máy kế toán và tổ chức công tác kế toán tại công ty CPDP Hà Nội 4 2.1.Bộ máy kế toán 4 2.2.Tổ chức công tác kế toán 8 II- Thực trạng về công tác kế toán NVL với việc nâng cao hiệu quả quản lý NVL tại công ty CPDP Hà Nội. 13 1.Đặc điểm NVL và quản lý NVL tại công ty 13 2.Phân loại NVL 15 3.Tính giá NVL 15 4.Tổ chức chứng từ ban đầu 17 4.1.Đối với NVL nhập kho 17 4.2.Đối với NV xuất kho 19 5.Quy trình hạch toán chi tiết NVL 21 6.Hạch toán tổng hợp NVL 32 6.1.Tài khoản kế toán sử dụng 32 6.2.Trình tự hạch toán 33 6.2.1.Hạch toán tăng NVL 33 6.2.2.Hạch toán giảm NVL 34 6.2.3.Hạch toán nghiệp vụ kiểm kê NVL 42 6.2.4. Hạch toán dự phòng giảm giá NVL 43 7. Phân tích tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty 43 Phần II- Một số kiến nghị về công tác kế toán NVL với việc nâng cao hiệu quả quản lý NVL tại công ty CPDP Hà Nội. 44 I- Đánh giá chung về công tác kế toán NVL với việc nâng cao hiệu quả quản lý NVL tại công ty CPDP Hà Nội. 44 1.Những ưu điểm 44 2.Những nhược điểm 46 II. Một số kiến nghị đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL tại công ty CPDP Hà Nội 48 1. Sự cần thiết phải hoàn thiện 48 2. Nguyên tắc hoàn thiện 49 3.Yêu cầu hoàn thiện 49 4.Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL tại công ty CPDP Hà Nội 50 4.1.Xây dựng hệ thống danh điểm NVL và sổ danh điểm NVL 50 4.2.Về hệ thống Sổ kế toán 50 4.3.áp dụng phương pháp giá hạch toán trong tính giá NVL 53 4.4. Về hạch toán tổng hợp NVL 55 4.5.Về hạch toán phế liệu thu hồi 57 4.6.Về lập dự phòng giảm giá NVL 58 4.7.Về công tác phân tích tình hình quản lý, sử dụng NVL 59 4.7.1.Phân tích tình hình cung cấp tổng khối lượng NVL và tình hình cung cấp khối lượng NVL chủ yếu 59 4.7.2.Phân tích khoản chi NVL trong giá thành sản xuất sản phẩm 60 4.7.3.Phân tích tình bảo quản NVL 61 4.8.Việc áp dụng kế toán máy trong các phần hành kế toán. 62