Chuyên đề Hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long

nhu cầu về nguyên vật liệu phụ trách các đội, tổ công trình căn cứ vào kế hoạch xây dựng đã được duyệt viết giấy đề nghị lĩnh nguyên vật liệu. Giám đốc và phụ trách phòng kế hoạch vật tư, phòng kế toán sẽ căn cứ vào nhu cầu thực tế, dự toán nguyên vật liệu và phiếu đề nghị xuất nguyên vật liệu để ký duyệt lệch xuất nguyên vật liệu. - Nếu NVL đã được công ty xây dựng định mức hao phí thì sẽ lập “Phiếu xuất vật tư theo hạn mức”. Phiếu này được lập trên hạn mức được duyệt trong tháng do Phòng kĩ thuật lập cho từng loại vật liệu. Thường rất ít sử dụng trong công ty. Nếu NVL chưa có định mức tiêu hao thì sẽ lập “ Phiếu xuất kho” (Bảng 1.8) Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên, đặt giấy than viết 1 lần có nội dung kinh tế giống nhau. Liên 1: Lưu ở bộ phận cung ứng (phòng nguyên vật liệu) Liên 2: Thủ kho vào thẻ kho chuyển cho kế toán nguyên vật liệu vào sổ kế toán lưu tại phòng kế toán Liên 3: Người nhận nguyên vật liệu giữ Xuất cho nội bộ các đội công trình Công ty sử dụng “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” (Bảng 1.9). Phiếu này công ty ít sử dụng bởi đặc thù của ngành xây dựng là vật liệu mua về dùng luôn cho công trình không dư trữ, mặt khác các công trình của công ty thường rất xa nhau nên công ty chỉ sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ khi kết thúc một công trình mà NVL vẫn còn thừa hoặc lý do đột xuất thì xuất sang các công trình khác. Phiếu này do phòng kế hoạch vật tư lập thành 3 liên: Liên 1: Được lưu tại phòng kế hoạch vật tư. Liên 2: Dùng để vận chuyển hàng. Liên 3: Dùng để làm căn cứ để thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán . Bảng 1.8 Công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long Địa chỉ: 8B/2 Láng Hạ - Thành Công - Ba Đình – Hà Nội Phiếu xuất kho Ngày 12 tháng 10 năm 2005 Số:005216 Nợ: TK 621 Có: TK 152 - Họ và tên người nhận hàng: Lê Anh Tâm - Địa chỉ ( bộ phận): Tổ làm đường - Lý do xuất kho: Thi công công trình đường ven sông Lam, gói thầu Đ6 (Km17-Km18+500), tỉnh Nghệ An - Xuất tại kho: Công trường đường ven sông Lam, gói thầu Đ6 (Km17-Km18+500), tỉnh Nghệ An stt Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B c d 1 2 3 4 1 Cát vàng m3 100 100 76.000 7.600.000 2 Đá dăm m3 50 50 99.000 4.950.000 Cộng 12.550.000 Xuất, ngày 12 tháng 10 năm 2005 Phụ trách bộ Phụ trách Người nhận Thủ kho phận sử dụng cung tiêu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng 1.9 Công ty tnhh đầu tư và xây dựng thành long Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Ngày 20/ 11/2005 Liên 1: Lưu Căn cứ vào lệnh điều động số 107 ngày 20 tháng 11 năm 2005 của .... Họ tên người vận chuyển: Nguyễn Đức Quyết Phương tiện vận chuyển: ô tô Xuất tại kho: kho công trình đường ven sông Lam, gói thầu Đ6 (Km17-Km18+500), tỉnh Nghệ An Nhập tại kho: Kho công trình đường nối QL 47- QL 48, tỉnh Nghệ An, gói thầu Đ4 (Km18-Km23) S T T Tên, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số đơn vị tính Số lượng đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Đế cống D 1.500 VC CK 12 12 152.000 1.824.000 2 Đai cống D1.500 VC Bộ 31 31 130.000 4.030.000 Cộng 5.854.000 Xuất, ngày 20 tháng 11 năm 2005 Nhập, ngày 25 tháng 11 năm 2005 Người viết phiếu (kí, họ tên) Thủ kho xuất (kí, họ tên) Người vận chuyển (kí, họ tên) Thủ kho nhập (kí, họ tên) 2- Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đang áp dụng tại công ty Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và theo QĐ 885/1998/QĐ/BTC ngày 16/7/1998 của Bộ trưởng Bộ tài chính, các chứng từ kế toán về vật tư hàng hoá bao gồm : Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá Ngoài các chứng từ bắt buộc phải sử dụng trên Công ty còn sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn : Phiếu xuất vật tư theo hạn mức Biên bản kiểm nghiệm Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Công tác kế toán chi tiết NVL tại Công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long được tiến hành theo phương pháp thẻ song song Phiếu nhập Phiếu xuất Sổ kế toán chi tiết NVL Bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn Sổ kế toán tổng hợp NVL Thẻ kho Chú thích : Ghi hàng ngày : Ghi cuối kỳ : Quan hệ đối chiếu Theo phương pháp này thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất NVL để ghi “Thẻ kho” (mở theo từng danh điểm trong từng kho). Kế toán NVL cũng dựa trên chứng từ nhập, xuất NVL để ghi số lượng và tính thành tiền NVL nhập, xuất vào “ Sổ kế toán chi tiết vật liệu” (mở tương ứng với thẻ kho). Cuối kì, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên “ Sổ kế toán chi tiết vật liệu” với “Thẻ kho” tương ứng do thủ kho chuyển đến, đồng thời từ “ Sổ kế toán chi tiết vật liệu”, kế toán lấy số liệu để ghi vào “ Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn vật liệu” theo từng danh điểm, từng loại NVL để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu. Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho của từng danh điểm NVL kịp thời, chính xác. VD: Trên cơ sở phiếu nhập, xuất thủ kho vào thẻ kho( Bảng1.10). Còn kế toán chi tiết vào sổ chi tiết (Bảng1.11). Cuối tháng đối chiếu giữa sổ chi tiết và thẻ kho, sau đó vào “bảng tổng hợp Nhập – Xuất - Tồn” (Bảng 1.12)  Bảng 1.10 Công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long Tên kho:kho của Công trình đường ven sông Lam, gói thầu Đ6 (Km17-Km18+500), tỉnh Nghệ An Thẻ kho Ngày lập thẻ: ngày 31 tháng 10 năm 2005 Tờ số - Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư : Ximăng Hoàng Thạch - Đơn vị tính: tấn - Mã số: đvt: tấn Số TT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn A B c d e 1 2 3 4 1 01/10 Tồn đầu tháng 01/10 5 2 002122 06/10 Nhập của công ty vạn phúc 06/10 18 23 3 002125 08/10 Nhập của công ty vạn phúc 08/10 15 38 4 005751 10/10 Xuất cho công trình 10/10 19 19 5 005754 13/10 Xuất cho thi công 13/10 1 18 6 005763 21/10 Xuất cho thi công 21/10 4 14 7 002133 25/10 Nhập của công ty Ngọc Hiếu 25/10 3 17 8 005772 30/10 Xuất cho công trình 30/10 5 12 Cộng phát sinh 36 29 Tồn cuối tháng 12 Bảng 1.11 Sổ chi tiết vật liệu Tên vật liệu: Xi măng Hoàng Thạch Tháng 10/2005 đvt:đồng stt Ct Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT SL TT SL TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Tồn đầu tháng 720.000 5 3.600.000 1 002122 06/10 Nhập của công ty Vạn Phúc 720.000 18 12.960.000 23 16.560.000 2 002125 08/10 Nhập của công ty Vạn Phúc 720.000 15 10.800.000 38 27.360.000 3 005751 10/10 Xuất cho công trình 720.000 19 13.680.000 19 13.680.000 4 005754 13/10 Xuất cho công trình 720.000 1 720.000 18 12.960.000 5 005763 21/10 Xuất cho công trình 720.000 4 2.880.000 14 10.080.000 6 002133 25/10 Nhập của công ty Ngọc Hiếu 720.000 3 2.160.000 17 12.240.000 7 005772 30/10 Xuất cho thi công 720.000 5 3.600.000 12 8.640.000 Cộng phát sinh 36 25.920.000 29 20.880.000 Tồn cuối tháng 12 8.640.000 Bảng 1.12 Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn kho vật liệu (Trích) Tháng 10/2005 đvt: đồng Tên vật tư Đơn vị tính Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ SL TT sl tt sl tt sl tt Xi măng Hoàng Thạch tấn 5 3.600.000 36 25.920.000 29 20.880.000 12 8.640.000 Cát vàng m3 10 760.000 160 12.160.000 100 7.600.000 70 5.320.000 Đá dăm m3 30 2.970.000 70 6.930.000 50 4.950.000 50 4.950.000 Cát đen m3 5 325.000 0 0 5 325.000 0 0 Thép tấn 0,1 734.000 3,5 25.690.000 3,2 23.488.000 0,4 2.936.000 ……………………. …………. …………. …………. …………… ……………………. …………. …………. …………… ………….. …………………….. …………. …………… ……………. …………… …………………….. ………… …………… ………….. ………….. Cộng 9.786.500 65.325.000 47.582.400 27.529.100 III- Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty 1-Phương pháp hạch toán hàng tồn kho và phương pháp tính thuế GTGT tại công ty Hàng tồn kho tại Công ty bao gồm NVL, CCDC, hạch toán hàng tồn kho tại Công ty được tiến hành theo phương pháp kê khai thường xuyên. Đây là phương pháp kế toán phải tổ chức ghi chép một cách thường xuyên liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho của vật tư hàng hoá trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho Công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Theo phương pháp này, giá trị thực tế của NVL mua ngoài là giá chưa tính thuế GTGT 1.1.Tài khoản sử dụng Để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của NVL, kế toán sử dụng TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu Kết cấu cơ bản của TK này như sau : Bên Nợ ghi : + Giá thực tế nguyên, vật liệu nhập kho do mua ngoài + Số tiền điều chỉnh tăng giá nguyên vật liệu khi đánh giá lại + Giá thực tế nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê Bên Có ghi : + Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ cho sản xuất + Số tiền giảm giá, chiết khấu thương mại hàng mua; + Số tiền điều chỉnh giảm giá nguyên vật liệu khi đánh giá lại; + Giá thực tế nguyên vật liệu thiếu phát hiện khi kiểm kê Số dư Nợ : phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. TK 152 có thể được mở theo dõi chi tiết các TK cấp 2 theo từng loại nguyên vật liệu phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp, bao gồm : TK 1521 – Nguyên vật liệu chính TK 1522 – Vật liệu phụ TK 1523 – Nhiên liệu TK 1524 – Phụ tùng thay thế TK 1525 – Thiết bị xây dựng cơ bản TK 1528 – Vật liệu khác Ngoài ra, Công ty còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như :TK111, 112, 133, 141, 331, 334, 336, 621, 622, 623, 627, 641, 642…. 1.2. Hình thức sổ kế toán sử dụng tại Công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long Tuy mới được thành lập nhưng Thành Long đã sớm ứng dụng thành tựu của công nghệ tin học tiên tiến, công ty sử dụng phần mềm kế toán ACER soft. Với phần mềm kế toán này công việc kế toán của Công ty được thực hiện một cách nhanh chóng, giảm thiểu sai sót. Hình thức ghi sổ được Công ty lựa chọn để ghi sổ là hình thức Nhật ký chung Hệ thống sổ chi tiết - Thẻ kho: Được sử dụng để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho về mặt số lượng của nguyên vật liệu. Sổ này do thủ kho lập chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu - Sổ chi tiết nguyên vật liệu : được sử dụng để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho cả về số lượng và giá trị của nguyên vật liệu. Sổ này do kế toán nguyên vật liệu trên phòng kế toán lập. Cơ sở lập là phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất kho. - Bảng tổng hợp Nhập – xuất – tồn : được sử dụng để theo dõi tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn theo cả chỉ tiêu về số lượng và giá trị. Sổ này do kế toán nguyên vật liệu lập vào cuối kỳ. Hệ thống sổ tổng hợp Để quản lý tổng hợp vật liệu Công ty sử dụng các sổ tổng hợp sau: - Nhật ký chung - Sổ cái TK 152 Quy trình ghi sổ được thực hiện theo sơ đồ sau: Bảng tổng hợp n-x-t kho vật liệu Sổ chi tiết vật liệu Chứng từ gốc ( phiếu nhập, phiếu xuất, bảng kê vật tư, bảng phân bổ) Máy tính Nhật ký chung Sổ cái TK 152 Bảng cân đối Số phát sinh Báo cáo kế toán : Ghi hàng ngày : Ghi cuối kỳ : Quan hệ đối chiếu 2- Hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu 2.1. Chứng từ, sổ sách Các chứng từ sử dụng là: Phiếu nhập kho Hoá đơn GTGT Biên bản kiểm nghiệm vật tư Phiếu báo vật liệu còn lại cuối kì Biên bản kiểm kê vật tư Hệ thống sổ kế toán tổng hợp theo dõi nhập NVL Nhật ký chung Sổ cái TK152 2.2. Phương pháp hạch toán TK 111,112,331 TK 711 TK 152 TK 151 TK 154 TK 621 (2) (3) (4) (5) TK 133 (1) (1) – Nguyên vật liệu đã về nhập kho có hoá đơn kèm theo (2) - Nguyên vật liệu đang trên đường về nhập kho (3) – Nhập kho phế liệu thu hồi từ thanh lý TSCĐ (4) - Nhập kho phế liệu thu hồi từ trong sản xuất (5) - Nhập lại kho do xuất dùng cho sản xuất nhưng sử dụng không hết 2.3. Quy trình ghi sổ Sổ chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp n-x-t kho vật liệu Phiếu nhập Máy tính Nhật ký chung Sổ cái TK 152 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán : Ghi hàng ngày : Ghi cuối kỳ : Quan hệ đối chiếu 3. Hạch toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu 3.1. Chứng từ sổ sách Các chứng từ sử dụng là: Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Phiếu xuất vật liệu theo hạn mức Biên bản kiểm nghiệm Phiếu báo vật liệu còn lại cuối kì Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá Hệ thống sổ kế toán tổng hợp theo dõi xuất NVL Nhật ký chung Sổ cái TK152 3.2. Phương pháp hạch toán TK 621,627,623,641… TK 152 (1) TK 412 (2) (1) - Xuất kho sử dụng cho các hoạt động của công ty (2) – Khi đánh giá vật liệu giảm giá Căn cứ vào tình hình xuất thực tế , vào phiếu xuất kho, kế toán đội vào “Bảng kê” (Bảng1.13) sau đó vào “ Bảng phân bổ nguyên vật liệu”(Bảng 1.14). Trên cơ sở bảng phân bổ nguyên vật liệu để tính giá thành công trình hoàn thành. Bảng 1.13 Bảng kê phân loại số 1 Cho Công trình đường ven sông Lam, gói thầu Đ6 (Km17-Km18+500), tỉnh Nghệ An Ghi Có TK 152, 153: Tháng 10 năm 2005 ĐVT: đồng Ct Diễn giải Tổng số Ghi nợ các TK 621 623 627 641 005216 Xuất kho vật tư 12.550.000 12.550.000 0 0 0 005217 Xuất kho vật tư 8.000.000 8.000.000 0 0 0 ….. ………….. …….. ….. …….. ……. ……. 005751 Xuất kho vật tư 13.680.000 13.680.000 0 0 0 005755 Xuất kho vật tư 9.528.000 9.528.000 0 0 0 005759 Xuất kho vật tư 8.750.000 0 0 1.125.000 0 .. ………. ………. ………… …….. ……… ……… 005772 Xuất kho vật tư 3.600.000 3.600.000 0 0 0 Cộng 56.618.600 53.458.000 1.235.600 1.125.000 800.000 Bảng 1.14 Bảng phân bổ nvl, ccdc Tháng 10 năm 2005 (Trích) đvt: đồng Ghi có TK Ghi nợ các TK Tổng cộng TK 152 TK 153 Ghi nợ TK 621 Bảng kê phân loại 1 Công trình đường ven sông Lam, gói thầu Đ6 (Km17-Km18+500), tỉnh Nghệ An 53.458.000 47.582.400 5.875.600 Tổng cộng nợ TK 621 53.458.000 47.582.400 5.785.600 Ghi nợ TK 623 Bảng kê phân loại số 1 Công trình đường ven sông Lam, gói thầu Đ6 (Km17-Km18+500), tỉnh Nghệ An 1.235.600 0 1.235.600 Tổng cộng nợ TK 623 1.235.600 0 1.235.600 Ghi nợ TK 627 Bảng kê phân loại số 1 Công trình đường ven sông Lam, gói thầu Đ6 (Km17-Km18+500), tỉnh Nghệ An 1.125.000 0 1.125.000 Tổng cộng ghi nợ TK 627 1.125.000 0 1.125.000 Ghi nợ TK 641 Bảng kê phân loại số 1 Công trình đường ven sông Lam, gói thầu Đ6 (Km17-Km18+500), tỉnh Nghệ An 800.000 0 800.000 Tổng cộng ghi nợ TK 641 800.000 0 800.000 3.3.Quy trình ghi sổ Bảng tổng hợp N-X-T kho vật liệu Phiếu xuất Máy tính Nhật ký chung Sổ cái TK 152 Bảng cân đối Số phát sinh Báo cáo kế toán Sổ chi tiết vật liệu : Ghi hàng ngày : Ghi cuối kỳ : Quan hệ đối ứng 4. Hạch toán nguyên vật liệu thừa, thiếu trong kiểm kê Định kì theo tháng, quý, hoặc đột xuất, công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long tổ chức kiểm kê nguyên vật liệu trong kho để kiểm tra tình hình tồn kho nguyên vật liệu. Công tác kiểm kê này do phòng tài chính kế toán , phòng vật tư – thiết bị, phòng KCS...phối hợp tiến hành. Kết quả kiểm kê tập hợp vào mẫu “ Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá” (Bảng 1.15). Bảng 1.15 Công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long Kho công trình QL 55 Vũng Tàu Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá Thời điểm kiểm kê: 8 giờ ngày 1/2/2005 Ban kiểm kê gồm: Ông, bà Đã kiểm kê kho có những mặt hàng dưới đây: Số thứ tự Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Đơn giá Theo sổ sách Theo kiểm kê Chênh lệch Phẩm chất Thừa Thiếu Còn tốt 100% kém phẩm chất Mất phẩm chất Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền A B C D 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 11 1 Xi măng HT Tấn 690.909 2 1.381.818 2 1.381.818 0 0 0 0 x 2 Thép Tấn 7.100.000 2.5 17.750.000 2.5 17.750.000 0 0 0 0 x 3 Nhựa đường kg 4.750 750 3.562.500 720,85 3.424.037,5 29,5 140.125 x Ngày 1 tháng 2 năm 2005 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ kho Trưởng ban kiểm kê ý kiến giải quyết số chênh lệch trong định mức (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) cho phép nên tính vào giá vốn (Ký, họ tên) TK 711 4.1. Trường hợp kiểm kê phát hiện thừa chưa rõ nguyên nhân: TK 152 (1) (2) TK 3381 (1) : Căn cứ vào biên bản kiểm kê, kế toán ghi (2) : Khi có quyết định xử lý 4.2. Trường hợp kiểm kê thiếu chưa rõ nguyên nhân TK 642 TK 138,334,111… TK 1381 TK 152 TK 632 (1) (2) (3) (4) : Căn cứ vào biên bản kiểm kê : Nếu nguyên vật liệu thiếu hụt trong định mức cho phép, ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp : Nếu người chịu trách nhiệm phải bồi thường : Giá trị nguyên vật liệu thiếu hụt còn lại (sau khi trừ đi phần đã được bồi thường) được phản ánh vào giá vốn hàng bán Theo số liệu kiểm kê tháng 1 năm 2005, kế toán định khoản như sau Căn cứ biên bản kiểm kê Nợ TK 1381 : 140.125 Có TK 152: 140.125 Quyết định xử lý: Nợ TK 632: 140.125 Có TK 1381: 140.125 Từ các chứng từ nhập xuất, kế toán công ty tổng hợp vào Nhật ký chung (Bảng 1.16), sau đó vào sổ Cái TK152 (Bảng 1.17) Bảng 1.16 nhật ký chung ( Trích) Năm 2005 NT ghi sổ CT Đã ghi sổ cái Diễn giải TKĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có … … …… ……………….. … …. ………….. 0200 02/10 Tạm ứng cho Nguyễn Văn Hải (phòng vật tư) để mua NVL 141 111 30.000.000 052142 05/10 Nhập kho cát vàng 1521 141 7.600.000 052142 05/10 Thuế GTGT của cát vàng 133 141 760.000 052142 05/10 Nhập kho đá dăm 1521 141 4.950.000 052142 05/10 Thuế GTGT của đá dăm 133 141 495.000 002122 06/10 Nhập kho ximăng HT 1521 141 12.960.000 002122 06/10 Thuế GTGT của ximăng 133 141 1.296.000 ….. ……………….. ……. ... ………… 005763 21/10 Xuất ximăng HT cho sản xuất 621 1521 2.880.000 005764 21/10 Xuất thép 621 1521 14.680.000 …. …. …… …. …. …… 005919 26/10 Nhập lại kho đế cống 1521 621 4.864.000 005920 26/10 Nhập lại kho đai cống 1521 621 1.950.000 …. ………… …. … …….. 005772 30/10 Xuất ximăng HT cho sản xuất 621 1521 3.600.000 Cộng phát sinh xxx Bảng 1.17 Sổ cáI TK 152 (Trích) Năm 2005 NT ghi sổ CT Trang sổ nhật ký Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 9.786.500 052142 05/10 56 Nhập kho cát vàng 111 7.600.000 052142 56 Nhập kho đá dăm 111 4.950.000 002122 06/10 56 -Nhập ximăng 111 12.960.000 002123 56 -Nhập thép 331 22.020.000 002123 56 -Nhập cát vàng 331 3.800.000 002124 56 -Nhập đá dăm 331 1.980.000 002124 56 -Nhập sỏi 331 8.000.000 … … …. … …… …… 005763 21/10 56 -Xuất ximăng cho sản xuất 621 2.880.000 005764 21/10 56 -xuất thép 621 14.680.000 … …. …. … …. … 005919 26/10 57 - nhập lại kho đế cống 621 4.864.000 005920 26/10 57 - Nhập lại kho đai cống 621 1.950.000 … ….. … …….. ……. ………. ………. 005772 30/10 57 - Xuất ximăng 621 3.600.000 Cộng phát sinh 65.325.000 47.582.400 Số dư cuối kỳ 27.529.100 IV- Hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động Một số chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sử dụng vốn lưu động Bảng một số chỉ tiêu hiệu quả sử dụng vlđ đơn vị tính : đồng STT Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 1. Tổng doanh thu thuần 45.333.310.530 51.011.217.261 2. Lợi nhuận sau thuế 476.197.581 483.378.544 3. Vốn lưu động bình quân 36.607.897.679 50.958.822.946 4. Sức sinh lợi của VLĐ((2)/(3)) 0,013 0,009 5. Số vòng quay của VLĐ ((1)/(3)) 1,238 1,001 6. Số ngày của 1 vòng quay (360/ (5)) 290,709 359,630 7. Hệ số đảm nhiệm VLĐ ((3)/(1)) 0,807 0,9989 8. Mức lãng phí 9.765.955.847 (Nếu lấy năm 2003 là năm gốc, năm 2004 là năm phân tích) Qua số liệu tính toán ở trên ta có thể có một số nhận xét như sau: Về sức sinh lợi của VLĐ: theo số liệu ta thấy chỉ tiêu này trong năm 2003 là 0,013 và tới năm 2004 chỉ tiêu này giảm xuống còn 0,009 tức là về số tuyệt đối giảm 0,004 hay giảm 30,77% điều này có nghĩa là trong năm 2003 thì 1đ tài sản lưu động đem lại 0,013 đ lợi nhuận sau thuế nhưng con số này chỉ còn là 0,009 đ vào năm 2004. Đây là một biểu hiện không tốt cho tình hình kinh doanh của công ty. Để hiểu rõ tại sao có hiện tượng như vậy ta đi tìm hiểu nguyên nhân. Nguyên nhân của hiện tượng này là do: Do ảnh hưởng của nhân tố lợi nhuận sau thuế: Lợi nhuận sau thuế năm 2004 tăng so với năm 2003 là7.180.963(đ) đã làm cho sức sinh lợi của VLĐ tăng lên 1 lượng là: 483.378.544 476.197.581 ----------------------- - ----------------------- = 0,0002 36.607.897.679 36.607.897.679 Do ảnh hưởng của nhân tố vốn lưu động bình quân: Vốn lưu động thay đổi làm cho sức sinh lợi giảm một lượng: 0,009 – 0,0132 = - 0,0042 Như vậy, qua tính toán ta thấy sức sinh lợi của VLĐ giảm là do + Vốn lưu động bình quân có xu hướng tăng: năm 2004 tăng so với năm 2003 là 14.350.925.267 (đ), theo số liệu trên bảng cân đối kế toán ta thấy vốn lưu động của công ty tăng lên chủ yếu là do hàng tồn kho của năm 2004 tăng so với nâm 2003 là 3.254.789.175 (đ) trong đó hàng tồn kho tăng lên chủ yếu là do chi phí sản xuất dở dang tăng lên. Điều này được giải thích là do công ty hàng năm thường không có tồn kho NVL mà tất cả NVL sẽ được dùng hết trong năm, không dự trữ năm sau bởi vì hệ thống kho của Công ty không đáp ứng được cho nhu cầu dự trữ. + Lợi nhuận sau thuế: Đây là một nhân tố tích cực làm cho sức sinh lợi của VLĐ hàng năm tăng lên hay tăng hiệu quả sử dụng VLĐ. Chính vì vậy, nhân tố này cần được khuyến khích tăng càng nhiều càng tốt. Về số vòng quay của VLĐ: năm 2003 VLĐ quay được 1,238 vòng và năm 2004 chỉ còn lại 1,001 vòng như vậy tức là số vòng quay năm 2004 giảm (1,001 – 1,238) = - 0,237 (vòng). Điều này có nghĩa là vốn lưu động năm 2003 được sử dụng cho quá trình kinh doanh của công ty nhiều hơn vào năm 2004. Chính vì lý do đó đã làm cho sức sinh lợi của năm 2004 giảm so với năm 2003. GiảI thích điều này là do 2 nguyên nhân: Do ảnh hưởng của doanh thu thuần: doanh thu thuần thay đổi làm cho số vòng quay của VLĐ tăng lên là: 51.011.217.261 45.333.310.530 ---------------------------- - ----------------------- = 1,393 - 1,238 = 0,155 (vòng) 36.607.897.679 36.607.897.679 Do ảnh hưởng của VLĐ bình quân: Mức ảnh hưởng là: 1,001 – 1,393 = - 0,392(vòng) Về số ngày của 1 vòng quay VLĐ: theo tính toán ở trên ta thấy số ngày của 1 vòng quay VLĐ năm 2004 tăng so với năm 2003 là 68,921 (ngày). Việc chỉ tiêu này tăng lên là do số vòng quay của VLĐ năm 2004 giảm so với năm 2003 là (1,001- 1,238) = 0,237 (vòng) Về hệ số đảm nhiệm của VLĐ: năm 2004 thì hệ số này có xu hướng tăng lên hơn so với năm 2003. Điều này có ý nghĩa là mức đảm nhiệm của VLĐ ngày càng giảm tức là hiệu quả sử dụng VLĐ kém. Về mức lãng phí Do số vòng quay của VLĐ năm 2004 giảm so với năm 2003 là 0,237 vòng nên đã làm cho số ngày của 1 vòng quay năm 2004 tăng so với năm 2003 là 68,921 ngày. Nếu lấy năm 2003 là năm gốc để phân tích hiệu quả sử dụng VLĐ năm 2004 thì ta có thể thấy năm 2004 đã lãng phí một lượng là: 51.011.217.261 Mức lãng phí = (359,630 - 290,709) x ---------------------- = 9.765.955.847 360 (đ) Nói tóm lại, qua phân tích ở trên ta nhận thấy hiệu quả sử dụng vốn lưu động của công ty kém thể hiện ở số liệu năm nay giảm so với năm trước. Đây là một tín hiệu xấu cần có biện pháp để khắc phục. 2. Mối quan hệ giữa hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty Chi phí NVL là một trong ba nhóm chi phí chính cấu thành giá thành sản phẩm. Bởi vậy, doanh nghiệp muốn tăng lợi nhuận bằng cách giảm chi phí hạ giá thành sản phẩm thì một trong các biện pháp cần phải làm là giảm chi phí NVL. Để đạt được điều này thì doanh nghiệp cần phải có biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng NVL tức là nâng cao hiệu quả sử dụng VLĐ chung của toàn doanh nghiệp. Để làm rõ điều này tại công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long ta cần đi phân tích một số vấn đề sau: 2.1. Phân tích tình hình cung cấp nguyên vật liệu Tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu tháng 10/2005 tại công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long như sau: Tên vật liệu Đơn vị tính Kế hoạch cung ứng Thực tế nhập kho % hoàn thành kế hoạch cung ứng 1. Xi măng HT Tấn 36 36 100% 2. Đá dăm m3 72 70 97,22% 3. Cát vàng m3 155 160 103,22% ................................ ………. ………. …….…. ………………. Như vậy, nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy, nhìn chung trong tháng 10, công ty đã hoàn thành tốt kế hoạch cung ứng vật tư trong kì. Chênh lệch giữa số thực tế nhập kho với kế hoạch đề ra là không đáng kể. Chỉ có sự chênh lệch của đá dăm điều này có thể do trong tháng 10 nhà cung cấp đã bán hết hàng nên không cung cấp đủ tuy nhiên số lượng hao hụt không nhiều và sẽ ít ảnh hưởng tới tiến độ thi công. Qua số liệu trên cho thấy quá trình cung cấp nguyên vật liệu đã đảm bảo được kế hoạch đề ra, có một số NVL thu mua không được đúng như kế hoạch nhưng không nhiều và nhìn chung không ảnh hưởng tới tiến độ chung của công trình. Để khắc phục tình trạng này, công ty nên đề ra trước kế hoạch cung ứng sau đó đi liên hệ với nhà cung cấp để được cung cấp kịp thời gian và số lượng. 2.2. Phân tích quá trình dự trữ, bảo quản Tình hình dự trữ nguyên vật liệu trong tháng 10/2005 cuả công ty như sau: Chỉ tiêu đơn vị tính Kế hoạch Thực tế Chêch lệch ± % 1. Xi măng HT tấn - Tồn đầu kì tấn 5 5 0 0% - Tồn cuối kì tấn 12 12 0 0% 2. Đá dăm m3 - Tồn đầu kì m3 31 30 - 1 - 3,23% - Tồn cuối kì m3 50,5 50 - 0,5 - 0,99% ... Nhìn vào bảng số liệu tính toán về tình hình dự trữ NVL của công ty, nhìn chung quá trình dự trữ NVL trong tháng 10 rất đảm bảo, ít hao hụt so với kế hoạch tuy nhiên trên thực tế do đặc thù ngành XDCB là ít dự trữ lâu dài vì hệ thống kho bãi của công ty hầu hết là tạm bợ, không kiên cố nên một số NVL như ximăng tuy chênh lệch so với kế hoạch không nhiều nhưng chất lượng ximăng không đảm bảo thường bị vón cục, khả năng kết dính không cao…Còn đối với các NVL như: đá dăm, cát vàng, cát đen tuy làm thủ tục nhập kho nhưng không có kho chứa những NVL cồng kềnh như vậy nên việc chênh lệch so với kế hoạch là không tránh khỏi 2.3. Phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu tại công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long Tình hình sử dụng NVL trong tháng 10/2005 của công ty như sau: Tên vật liệu Đơn vị tính Tồn đầu kì + Nhập trong kì Thực tế sử dụng Hệ số đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất 1. Ximăng HT m3 41 29 141,38% 2. Đá dăm m3 100 50 200% 3. Cát đen m3 5 5 100% ……………….. ………………..... Qua số liệu tính toán trên ta thấy trong tháng 10, NVL do công ty cung cấp trong tháng 10 đã đáp ứng được kịp thời cho công trình đang thi công. Đây là một thành tích đáng khích lệ của công ty. Chính yếu tố cung ứng đầy đủ cho quá trình thi công của các đội đã làm cho các công trình do Thành Long bàn giao luôn kịp tiến độ với chất lượng tốt, Phần III- Phương hướng hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long Nhận xét, đánh giá ưu, nhược điểm về tình hình quản lí, sử dụng và hạch toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long Là một doanh nghiệp trẻ, thời gian hoạt động chưa dài lại hoạt động trong một lĩnh vực có sự góp mặt của khá nhiều các đối thủ cạnh tranh lớn và có nhiều năm kinh nghiệm nên Thành Long luôn đứng trước những thử thách và khó khăn để tự khẳng định mình trên thị trường. Hiểu được khó khăn đó nên toàn thể đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty luôn cố gắng nỗ lực hết mình. Và thực sự Thành Long đã đạt được những thành công ban đầu rất đáng khích lệ, hoàn thành nghĩa vụ đóng góp với ngân sách Nhà nước, không ngừng nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Là một công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xây dựng các công trình giao thông, thời gian thi công dài và phức tạp. Sản phẩm hoàn thành với sự tham gia của nhiều loại NVL có giá trị lớn, chịu sự hư hại lớn. Chính vì vậy nên phần hành kế toán nguyên vật liệu là một phần công việc quan trọng cần được quan tâm tại công ty. Qua thời gian thực tập tại công ty và trực tiếp tiếp cận và tìm hiểu về công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty, em nhận thấy ở phần hành kế toán này đã thể hiện những ưu điểm lớn, góp phần vào việc đáp ứng tốt yêu cầu của hoạt động quản lí công ty đồng thời vẫn còn những hạn chế cần khắc phục. 1.ưu điểm 1.1.Về chứng từ Để phản ánh tình hình biến động nguyên vật liệu, Công ty sử dụng đầy đủ các loại chứng từ theo quy định của Bộ tài chính. Hệ thống các chứng từ được lập chính xác, đầy đủ các thông tin về các nội dung kinh tế phát sinh. Việc sử dụng đầy đủ các loại chứng từ, quá trình lập chính xác góp phần rất lớn cho việc truyền đạt thông tin đồng thời để dễ dàng cho việc kiểm tra giám sát 1.2. Vệ hệ thống sổ sách Sổ sách của công ty được thiết kế bởi phần mềm kế toán acer soft, công ty ghi sổ theo hình thức nhật kí chung- đây là một ưu điểm bởi theo hình thức này thì mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, các nghiệp vụ được ghi chép cập nhật thường xuyên hàng ngày 1.3. Hệ thống tài khoản Hệ thống tài khoản kế toán mà công ty áp dụng theo quyết định số 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Cùng với các văn bản quy định bổ sung, sửa đổi như thông tư 10TC/CĐKT ngày 20/03/1997, thông tư 100/1998/TC-BTC ngày 15/07/1998, quyết định 1864/1998/QĐ - BTC … Hệ thống tài khoản kế toán của công ty bao gồm 9 loại tài khoản trong bảng và 2 loại tài khoản ngoài bảng. Trong phần hành này, Công ty đã sử dụng hệ thống tài khoản chuẩn theo quy định của Bộ tài chính rất thuận lợi cho quá trình kiểm tra và giám sát. 1.4. Về quản lý và sử dụng NVL - Về quá trình quản lý: Vì đặc thù ngành nghề của công ty là tham gia thi công những công trình giao thông, phải thi công ở ngoài trời, kho bãi dựng tạm bợ nhưng công ty hầu như không bị hao tổn mất mát lớn nào do ý thức con người, phần nhiều là do ảnh hưởng và sự xâm hại của thời tiết nắng, gió, mưa… -Về quá trình sử dụng NVL: Việc sử dụng NVL tại công ty được quản lý khá chặt chẽ. Theo dự toán ban đầu và tiến độ thi công công trình, kế toán đội và công ty, phòng vật tư, phó giám đốc phụ trách kỹ thuật, đội trưởng đội thi công sẽ quản lý xuất NVL . NVL khi xuất dùng sẽ sử dụng đúng mục đích và yêu cầu kỹ thuật tạo sản phẩm đạt chất lượng 1.5. Về công tác thu mua NVL Công tác thu mua NVL được thực hiện bởi phòng vật tư – thiết bị, giám sát bởi phòng kĩ thuật – KCS, các kỹ sư xây dựng, đội trưởng công trình …đã bước đầu tỏ ra có nhiều ưu điểm. Nhờ áp dụng phương pháp này hạn chế được tối đa những nhược điểm của phương thức khoán cho các đội thi công như : quản lý đựơc tiền tạm ứng, vay thi công, kiểm soát chặt chẽ chứng từ kế toán, kiểm soát được chi phí NVL phát sinh, chất lượng và giá cả NVL được đảm bảo… 1.6. Chính sách khoán Căn cứ vào tình hình thực tế tại công ty, qua thời gian nghiên cứu thử nghiệm mô hình khoán gọn khoản mục chi phí, Công ty đã lựa chọn cho mình mô hình phù hợp nhất đó là: công ty chỉ giao khoán gọn các khoản chi phí nhân công và chi phí máy thi công cho các đội, còn công ty sẽ đảm nhiệm cung cấp vật tư cho công trình. Đây là một phương án phù hợp với công ty. Nhờ có phướng án này mà chi phí NVL giảm đI đáng kể góp phần giảm đáng kể giá thành công trình, tăng lợi nhuận cho công ty. Mặt khác, NVL của công ty được quản lý về chất lượng và số lượng một cách chặt chẽ, góp phần nâng cao chất lượng công trình xây dựng 1.7. Về hạch toán NVL - Hạch toán chi tiết NVL: công ty sử dụng phương pháp thể song song- đây là phương pháp hạch toán khá phù hợp với công ty vì lĩnh vực hoạt động của công ty là đường giao thông NVL không quá nhiều hơn nữa địa bàn hoạt động của công ty chưa rộng…Chính vì vậy, nên công ty đã sử dụng phương pháp thẻ song song nhằm tận dụng ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu… - Về phương pháp tính giá xuất kho NVL: Công tác tính giá NVL của công ty được kịp thời và thông qua việc tính giá NVL xuất kho, kế toán có thể theo dõi được thời hạn bảo quản của từng lô NVL 2. Nhược điểm Công ty tuy đạt được những thành công như đã nêu nhưng vẫn còn những hạn chế cần khắc phục như sau: 2.1. Về hệ thống chứng từ Chứng từ vê phần hành NVL khá nhiều nhưng tốc dộ luân chuyển trong công ty còn chậm làm ảnh hưởng đến tốc độ hạch toán kế toán tại doanh nghiệp. Việc chứng từ lưu chuyển chậm là do nhiều nguyên nhân. Trước hết là do trình độ kế toán trong công ty chưa có sự đồng đều. Khi có nghiệp vụ phát sinh tại các đội thi công, các công trường, nhân viên kế toán của các đội, các công trường có thể do trình độ còn hạn chế sẽ phản ánh vào các chứng từ, bảng kê tổng hợp không đầy đủ và thiếu chính xác dẫn đến việc hạch toán tại phòng tài vụ lại phải xem xét, đối chiếu Hai là do quan niệm của kế toán viên về vấn đề đưa chứng từ vào lưu chuyển còn xem nhẹ nên chứng từ thường được tập trung vào một tập để làm một lúc. Ba là do địa bàn hoạt động của công ty chủ yếu tập trung ở khu vực miền Trung, cách khá xa trụ sở làm việc và giao dịch của công ty cho nên để có được chứng từ gốc minh chứng cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại các công trường thì phải đợi khá lâu có khi tới 2-3 tháng Chính những lí do trên đã làm cho chứng từ lưu chuyển chậm và cũng vì đó làm cho khối lượng công việc của phòng kế toán nhiều và luôn bận rộn nhất là vào thời điểm cuối tháng, cuối quý hay khi công trình sắp bàn giao. Ngoài ra còn một số tồn tại nữa là do có khá nhiều nghiệp vụ phát sinh liền trong một thời gian nên đôi khi nội dung của một số loại chứng từ như: phiếu nhập, phiếu xuất nguyên vật liệu, giấy đề nghị tạm ứng… chưa được điền đủ thông tin như ngày tháng chứng từ, định khoản… 2.2. Về hình thức sổ sách kế toán Công ty ghi sổ theo hình thức Nhật kí chung, ở đơn vị lại thường xuyên diễn ra các nghiệp vụ mua nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp nhưng công ty không sử dụng nhật kí đặc biệt. Tồn tại này làm giảm hiệu quả công tác kế toán tại Công ty. 2.3. Về tài khoản sử dụng Lĩnh vực hoạt động của công ty chủ yếu là xây dựng cơ bản cho nên công ty sử dụng khá nhiều loại nguyên vật liệu chính cùng loại nhưng tên khác nhau như : Ximăng Hoàng Thạch và ximăng Nghi Sơn; thép d< 10 và thép d< 18; sỏi 1*2 và sỏi 2*4… phục vụ thi công các công trình. Bộ phận kế toán công ty mới dừng lại ở chi tiết tài khoản cấp 2 mà chưa cụ thể cho từng loại nguyên vật liệu chính vì vậy sẽ rất khó quản lí và kiểm tra. 2.4.Về quản lý, sử dụng NVL - ở khâu xây dựng định mức và lập kế hoạch thu mua NVL: Công tác xác định định mức nguyên vật liệu đã được công ty chú trọng trong việc xây dựng kế hoạch sản xuất cho mỗi công trình. Tuy nhiên, việc xây dựng kế hoạch này còn chậm trễ, không nhiều và có lúc còn chưa sát với tình hình thực tế gây ảnh hưởng đến quá trình sản xuất. - ở khâu bảo quản: Với đặc thù văn phòng công ty ở trên địa bàn Hà Nội cách khá xa với các công trình mà công ty đảm nhiệm (phần nhiều ở khu vực miền Trung) nên kho chứa NVL được đặt trực tiếp tại các công trình cho nên đó là những kho không kiên cố, tạm bợ dẫn đến hiện tượng NVL rất dễ bị hư hại do khí hậu, thời tiết - ở khâu sử dụng NVL: NVL của công ty tuy được quản lý khá chặt chẽ về việc xuất dùng nhưng do công ty chưa xây dựng được định mức tiêu hao nên đôI khi NVL bị sử dụng lãng phí mà không đem lại kết quả cao. - ở khâu dự trữ: như đã nêu ở trên, do hệ thống kho tàng bảo quản chủ yếu là những kho tự tạo nên không đáp ứng nhu cầu dự trữ trong thời gian dài. Chính vì lẽ đó công ty chỉ dừng lại ở việc dự trữ thời gian ngắn do vậy không đảm bảo được mức dự trữ đầy đủ nên đôi khi làm gián đoạn tiến độ thi công của cả công trình. 2.5. Về công tác thu mua NVL của công ty hầu hết là do phòng vật tư – thiết bị cung cấp nên dù có cố gắng trong thủ tục nhưng nói chung thời gian cung ứng vẫn không được đảm bảo đôI khi làm gián đoạn thi công công trình do một vài lý do như: chưa nhận được các khoản tiền tạm ứng, nhà cung cấp hết hàng… 2.6. Về chính sách khoán Chính sách khoán theo từng loại chi phí của công ty, tuy có nhiều ưu điểm nhưng vẫn bộc lộ những yếu kém như NVL do công ty cung cấp nên các đội thi công không có ý thức tiết kiệm, gây lãng phí trong quá trình sử dụng, NVL cung ứng không kịp về thời gian tiến độ…. 2.7 Về hạch toán NVL - Thủ tục nhập – xuất NVL : Công ty hầu như không sử dụng “phiếu xuất kho theo hạn mức” - Về phương pháp tính giá xuất kho NVL: công ty sử dụng giá thực tế đích danh (tính trực tiếp) để tính giá xuất kho. Phương pháp này có nhiều ưu điểm song như đẫ trình bày thì hệ thống kho ở các công trình của công ty không đảm bảo, khi có quá nhiều NVL nhập trong một thời gian thì sẽ không có chỗ bảo quản, cất trữ. Vì vậy, mà rất khó cho quá trình theo dõi riêng từng lô hàng về số lượng và giá cả. Chính điều này gây rất nhiều khó khăn cho thủ kho và nhân viên kế toán công ty. - ở phần hạch toán NVL thiếu trong kiểm kê công ty vẫn hạch toán phần NVL thiếu hụt trong định mức cho phép vào quản lý doanh nghiệp (TK642). Đây là điều cần phải được sửa đổi lại vì theo chế độ kế toán mới thì công ty phải hạch toán theo sơ đồ sau: TK 334,111… TK 152 TK 1381 TK 632 (1) (2) (3) (1): Căn cứ vào biên bản kiểm kê (2): Nếu người chịu trách nhiệm phải bồi thường (3): Giá trị vật liệu thiếu hụt sau khi trừ đi khoản phải bồi thường II- Những kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu Qua thời gian thực tập tại công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long, được tiếp cận với các hoạt động thực tế tại công ty, em nhận thấy chi phí nguyên vật liệu là một thành phần quan trọng và chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm của Công ty. Việc giảm chi phí nguyên vật liệu cũng đồng nghĩa với tăng lợi nhuận cho công ty. Chính vì lẽ đó, em đã trọn đề tài nghiên cứu hạch toán nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long. Trong bài viết này em hi vọng bằng những kiến thức đã được học của mình kết hợp với quan sát tình hình thực tế tại công ty có thể đưa ra một số giải pháp khả thi nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng NVL của công ty 1- ý kiến đề xuất đối với công ty 1.1. Về tài khoản sử dụng. Để quản lí theo dõi nguyên vật liệu, phòng kế toán nên mở tài khoản chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu chính để cho dễ quản lí và kiểm tra khi cần thiết. Ví dụ với nguyên vật liệu là xi măng, công ty sử dụng TK 1521 nhưng để quản lý rõ ràng hơn có các loại xi măng khác nhau ta có thể tạo nên các kí hiệu cho dễ quản lý như : xi măng Hoàng Thạch có kí hiệu 1521X.01; xi măng Nghi Sơn kí hiệu 1521X.02… 1.2. Về hình thức sổ sách kế toán Với hình thức “Nhật ký chung”, các nghiệp vụ mua NVL và thanh toán diễn ra nhiều, Công ty nên sử dụng thêm hai mẫu nhật ký đặc biệt sau nhằm giảm khối lượng công việc kế toán do ghi chép nhiều Sổ nhật ký mua hàng Năm…. Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ghi Nợ Phải trả người bán (ghi Có) Số Ngày tháng Hàng hoá Nguyên vật liệu TK khác Số hiệu Số tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Ngày…tháng…năm… Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký tên, đóng dấu) Sổ nhật ký chi tiền Năm… Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Ghi Có TK… Ghi Nợ các TK Số Ngày tháng TK khác 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Ngày…tháng…năm…. Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký tên, đóng dấu) 1.3. Về quản lý, sử dụng - ở khâu xây dựng định mức: để cho việc xây dựng định mức sát với thực tế nhằm tăng hiệu quả sử dụng NVL hay tăng hiệu quả sử dụng VLĐ, công ty cần phải xác định lượng nguyên vật liệu trực tiếp bởi các kĩ sư và phó giám đốc phụ trách kỹ thuật căn cứ trên cơ sở quy mô của công trình và các yêu cầu kĩ thuật khác của công trình. Ngoài ra, cuối kì, công ty nên đánh giá kết quả thực hiện chi phí định mức bằng cách so sánh chi phí thực tế với định mức chi phí để xác định nguyên nhân gây ra chênh lệch ( nếu có) và xác định các biện pháp cụ thể để khắc phục các nguyên nhân làm tăng chi phí so với định mức. - ở khâu thu mua: Việc tổ chức thu mua NVL được làm chủ yếu bởi các nhân viên phòng VT – TB tuy có những thuận lợi song còn nhiều cái tồn tại. Do vậy, để quá trình thu mua NVL được đảm bảo chính xác thì cần có sự giám sát chặt chẽ từ phía công ty như thường xuyên liên lạc với nhà cung cấp NVL để biết giá NVL mua vào, đồng thời phải thường xuyên tham khảo giá thị trường để tránh sự gian lận từ phía nhân viên cung ứng -ở khâu sử dụng NVL: Việc xuất kho NVL đưa vào sử dụng cần phải được kiểm soát chặt chẽ. Muốn vậy, Công ty cần xây dựng định mức tiêu hao NVL cho từng công trình, từng loại công việc một cách hợp lý. Đồng thời tổ chức thực hiện theo định mức một cách chặt chẽ, sử dụng hợp lý, triệt để tiết kiệm tuân theo các định mức đã đề ra. Quản lý NVL đưa vào sử dụng là một yêu cầu quan trọng trong quản lý NVL. Giám sát công trình, đội trưởng sử dụng NVL có trách nhiệm quản lý NVL đưa vào sử dụng thông qua việc giám sát và nghiệm thu kết quả vào cuối ngày lao động. Việc quản lý sử dụng NVL là công tác nhằm đảm bảo NVL sử dụng đúng mục đích, đúng yêu cầu không xảy ra tình trạng gây hư hỏng phảI sửa chữa lại gây thiệt hại lớn không chỉ về NVL mà còn ảnh hưởng đến tiến độ thi công của công trình. Công tác quản lý này cũng nhằm đảm bảo không mất mát hư hại trong quá trình sử dụng. 1.4. Công tác hạch toán NVL - Về phương pháp tính giá NVL xuất kho: Như đã trình bày, phương pháp tính giá xuất kho NVL của công ty không phù hợp với đặc thù của công ty cho nên theo ý kiến của bản thân em, công ty nên sử dụng phương pháp tính giá thực tế bình quân gia quyền trong việc tính giá thực tế của NVL xuất kho. Bởi vì, phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL nhưng số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều. Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế của NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định được giá bình quân của 1 đơn vị NVL. Căn cứ vào lượng NVL xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong kỳ. Giá ttế của NVL xuất kho = Giá bq của 1 đơn vị NVL x Lượng NVL xuất kho - Về thủ tục nhập xuất NVL: + Đối với việc nhập NVL dùng thẳng tại công trình thì công ty nên đưa quy định bổ sung thủ tục giao nhận vật tư nói chung, NVL nói riêng . Dưới đây là mẫu “ Biên bản giao nhận vật tư” Biên bản giao nhận vật tư Ngày… tháng…năm Thành phần + Ông (bà)….địa chỉ… đại diện bên cung ứng + Ông (bà)….địa chỉ… đại diện bên mua Tiến hành bàn giao số lượng nguyên vật liệu như sau stt Tên, chủng loại đơn vị tính Số lượng Thành tiền Ghi chú ………… Tổng cộng Đại diện bên cung ứng Đại diện bên nhận (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) + Đối với nghiệp vụ xuất từ kho công trình mà công ty đã xây dựng được hệ thống định mức thì công ty nên phản ánh nên nghiệp vụ qua “ Phiếu xuất kho theo hạn mức” Phiếu xuất kho theo hạn mức Ngày… tháng… năm Bộ phận sử dụng: Lý do xuất: Xuất kho tại:…. Mã số Tên nguyên vật liệu Đơn vị tính Hạn mức duyệt Số lượng xuất Đơn giá Thành tiền Ngày Ngày … Cộng …….. ….. … ….. …. … ….. …. …….. …… Cộng Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho (ký, ghi rõ họ tên) (ký , ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) 2-ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện chế độ kế toán, chế độ quản lí kinh tế- tài chính 2.1. Hoàn thiện hệ thống tài khoản của phần hành kế toán nguyên vật liệu: ã Thống nhất về hệ thống tài khoản trong các loại hình doanh nghiệp Để tạo nên một hệ thống kế toán nhất quán bao quát được toàn bộ các loại hình doanh nghiệp và các lĩnh vực hoạt động trong nền kinh tế quốc dân thì một yêu cầu đặt ra là phải có sự thống nhất hệ thống tài khoản giữa các loại hình doanh nghiệp. Tuy nhiên trên thực tế thì vấn đề trên ở hệ thống kế toán nước ta vẫn chưa làm được, hệ thống tài khoản nói chung và tài khoản ở phần hành kế toán nguyên vật liệu nói riêng vẫn chưa có sự thống nhất giữa các loại hình doanh nghiệp. Cụ thể, trong các đơn vị hành chính sự nghiệp để hạch toán nguyên vật liệu thì sử dụng TK 152 “Vật liệu, dụng cụ” và chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2 TK 1521: Vật liệu TK 1526: Dụng cụ Việc mở tài khoản như vậy tạo ra khó khăn cho việc hạch toán giữa các doanh nghiệp khác nhau, theo ý kiến của bản thân em thì nên sử dụng chuẩn chung tài khoản về phần hành nguyên vật liệu như sau: TK 152: vật liệu TK 153 : công cụ dụng cụ ã Về tài khoản 621-“chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ”: Tài khoản này để theo dõi chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm cả chi phí nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu...được dùng trực tiếp để sản xuất sản phẩm. Việc này gây khó khăn cho kế toán trong việc xác định giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ vì tới cuối kỳ kế toán phải xác định chi phí NVL chính, chi phí NVL phụ trực tiếp phân bổ cho sản phẩm dở dang. Để cho công việc của kế toán được đơn giản , đỡ phức tạp có 2 phương án để hoàn thiện TK 621 như sau : Phương án 1 : Thay đổi nội dung phản ánh của TK 621. Theo đó tài i khoản 621 chỉ phản ánh chi phí NVL chính trực tiếp, còn các khoản chi phíi nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu thì phản ánh vào tài khoản 627- chi phí sản xuất chung, cuối kỳ phân bổ cho các đối tượng tính giá có liên quan. Phương án 2 : Mở thêm tài khoản cấp 2 cho TK 621. Theo đó, TK 621 chi tiết thành hai tài khoản cấp 2 như sau : TK 6211: Chi phí nguyên vật liệu chính trực tiếp TK 6218: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp khác 2.2. Thống nhất về phương pháp tính giá trong các loại hình doanh nghiệp. Hiện nay, so với chuẩn mực kế toán ban hành giá thực tế NVL mua về trong các đơn vị hành chính sự nghiệp chưa thật sát vì giá thực tế vật liệu mua ngoài nhập kho tại đơn vị hành chính sự nghiệp được tính theo giá ghi trên hoá đơn của người bán. Các chi phí phát sinh trong quá trình thu mua vật liệu được hạch toán trực tiếp vào chi phí cho các đối tượng sử dụng và được ghi sổ như sau: Nợ TK 661, 662, 631,635, 643, 241…. Có TK 111, 112, 331… Để hạch toán NVL trong đơn vị hành chính sự nghiệp phù hợp với chuẩn mực kế toán cũng như tạo sự thống nhất về phương pháp tính giá NVL nhập kho trong các loại hình doanh nghiệp, theo em thì nên hạch toán chi phí liên quan đến mua NVL vào giá trị vật liệu chứ không nên hạch toán vào các khoản chi phí liên quan đến việc sử dụng vật liệu. 2.3. Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu thừa khi kiểm kê. Theo em việc hạch toán các khoản hàng tồn kho thừa chưa rõ nguyên nhân nên được tiến hành như sau: - Căn cứ vào biên bản về hàng tồn kho thừa, kế toán phản ánh giá trị thừa: Nợ TK 152, 153, 155, 156... Có TK 3381 - Căn cứ vào quyết định xử lí tài sản thừa, kế toán định khoản: Nợ TK 3381: giá trị hàng tồn kho thừa Có TK 632 : Giá vốn hàng bán 2.4. Về trích lập và sử dụng dự phòng giảm giá hàng tồn kho Trong kinh doanh, để hạn chế bớt những thiệt hại và để chủ động hơn về tài chính trong các trường hợp xảy ra rủi ro do các nguyên nhân khách quan giảm giá vật tư, hàng hoá giảm giá các khoản vốn đầu tư trên thị trường chứng khoán, thị trường vốn... hoặc thất thu các khoản nợ phải thu có thể phát sinh... ; doanh nghiệp cần và được phép thực hiện chính sách dự phòng giảm giá giá trị thu hồi của vật tư, tài sản, tiền vốn trong kinh doanh. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc. Việc lập và hoàn nhập dự phòng hàng tồn kho hiện nay được hạch toán như sau : TK 159 TK 632 Lập dự phòng Hoàn nhập dự phòng Việc hạch toán như vậy không thấy được sự bù đắp tổn thất do giảm giá hàng tồn kho thông qua việc sử dụng số dự phòng đã trích lập. Để phản ánh được điều này thì khi xuất dùng nguyên vật liệu đã được lập dự phòng nên hạch toán như sau: Nợ TK 621, 627, 641, 642...: Giá trị thuần có thể thực hiện được Nợ TK 159: Số dự phòng giảm giá đã lập Có TK 152, 153...: Giá gốc của hàng tồn kho Kết luận Kế toán nguyên vật liệu là một phần hành phức tạp trong công tác kế toán ở các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nói chung và công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long nói riêng. Đó là vì chi phí nguyên vật liệu là một trong ba nhóm chi phí chính cấu thành nên sản phẩm của công ty, thiếu nguyên vật liệu quá trình sản xuất sẽ bị đình trệ. Hơn nữa, trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay, giống như các doanh nghiệp khác, Thành Long muốn tồn tại và phát triển phải luôn tìm biện pháp để giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho mình. Để thực hiện được mục tiêu đó, kế toán nguyên vật liệu đóng vai trò quyết định. Chính vì tầm quan trọng đó của công tác kế toán nguyên vật liệu nên Thành Long phải có kế hoạch sử dụng, dự trữ NVL, tránh mất mát lãng phí góp phần tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, tăng tốc độ chu chuyển VLĐ Thành Long là một doanh nghiệp trẻ, thời gian hoạt động chưa lâu nhưng cũng đã đạt được những thành tựu đáng khích lệ, đã có chỗ đứng trên thị trường. Có thể nói, công tác kế toán nguyên vật liệu đã đóng góp phần không nhỏ vào thành công này. Và trong tương lai, khi công ty mở rộng địa bàn hoạt động thì công tác kế toán NVL ngày càng phải được quan tâm và chiếm một vị trí quan trọng hơn nữa Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn cô giáo Trần Thị Phượng cùng toàn thể cán bộ công nhân viên đặc biệt là phòng tài chính kế toán của công ty TNHH Đầu Tư và Xây Dựng Thành Long đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này. Hà Nộ, tháng 4 năm 2006 Sinh viên Phạm Thị Xuân Danh mục tài liệu tham khảo Giáo trình “ Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp” trường Đại học Kinh tế quốc dân – NXB Thống Kê. Hà Nội- 2004. Giáo trình “ Kế toán doanh nghiệp” trường Học viện Tài Chính – NXB Thống Kê. Hà Nội- 2003 Giáo trình “Phân tích hoạt động kinh doanh” trường Đại học Kinh tế quốc dân – NXB Thống Kê. Hà Nội- 2004 Giáo trình “Kế toán quản trị” trường Đại học Kinh tế quốc dân – NXB Tài chính. Hà Nội- 2004 Giáo trình “Kế toán công trong đơn vị hành chính sự nghiệp” trường Đại học Kinh tế quốc dân – NXB Tài chính- 9/2005 Giáo trình “Lý thuyết hạch toán kế toán” – NXB Tài chính. Hà Nội-03/2002 Giáo trình “ Tổ chức công tác kế toán” – NXB Tài chính. Hà Nội- 03./2002 Chuẩn mực kế toán Việt Nam Tạp chí kế toán Một số luận văn tốt nghiệp của sinh viên K 41, K42, K43 trường Đại học Kinh tế quôc dân. Mục lục Trang