Chuyên đề Hạch toán tài sản cố định hữu hình với việc quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định hữu hình tại công ty cổ phần đầu tư và xây dựng phát triển đô thị Lilama

doanh Toyota Giải Phóng – Hà Nội về việc bàn giao TSCĐ: I. Ban giao nhận TSCĐ bao gồm: - Ông Nguyễn Tùng Quân Chức vụ: Phó Tổng giám đốc Công ty liên doanh Toyota Giải Phóng – Đại diện bên giao - Ông Nguyễn Tân Thành Chức vụ: Tổng giám đốc Công ty CPĐT & XDPT Đô thị Lilama – Đại diện bên nhận Địa điểm giao nhận TSCĐ: Số 101 – Láng Hạ - Đống Đa – Hà Nội Xác nhận việc giao nhận TSCĐ như sau: S TT Tên, mã, quy cách (cấp hạng TSCĐ) Số hiệu TS CĐ Năm sản xuất Năm đưa vào sử dụng Tính nguyên giá TSCĐ Giá mua (VNĐ) CP vận chuyển chạy thử Nguyên giá TSCĐ (VNĐ) … Tài liệu kỹ thuật kèm theo A B C 1 2 3 4 5 6 E 1 Xe Toyota Innova G VP 004 2005 2007 421 204 364 421 204 364 Cộng \ \ \ 421 204 364 \ 421 204 364 \ \ DỤNG CỤ, PHỤ TÙNG KÈM THEO STT Tên, quy cách dụng cụ, phụ tùng Đơn vị tính Số lượng Giá trị A B C 1 2 1 2 3 4 5 6 7 Cờ lê Kìm Đệm chèn lốp Lốp dự phòng Tuyp tháo lốp Bugi + tay công Kích + tay quay kích Cái - - - - - - 02 01 01 01 01 01 01 - - - - - - - Giám đốc bên nhận Kế toán trưởng Người nhận Người giao (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Ngày 06/04/2007, Công ty liên doanh Toyota Giải Phóng gửi hóa đơn GTGT tới Công ty CPĐT & XDPT Đô thị Lilama để làm cơ sở thanh toán: Bảng 5: Hóa đơn GTGT HÓA ĐƠN GTGT Mẫu số: 01 GTKL – 3LL Liên 2 (Giao khách hàng) DM/2006B Ngày 06 Tháng 04 Năm 2007 004476 Đơn vị bán hàng: Công ty liên doanh Toyota Giải Phóng Địa chỉ: Số 807 đường Giải Phóng – Hai Bà Trưng – Hà Nội. Điện thoại: 04 6640 124 Fax: 04 664 01 27 MST: 0100773902-1 Tên người mua hàng: Nguyễn Tân Thành Đơn vị: Công ty CPĐT & XDPT Đô thị Lilama Địa chỉ: Phòng 0560 - Tòa nhà 101 Láng Hạ - Đống Đa – Hà Nội Số tài khoản: 0-0310058-341 Ngân hàng: Ngân hàng Thương mại cổ phần Quân đội MPBank – Chi nhánh Điện Biên Phủ Hình thức thanh toán: Chuyển khoản. MS: 0100243805-1 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Xe ôtô Toyota Innova G 2.4 mới 100% Số khung: KT5- 2043908 Số máy: 5K- 0452816 Màu đen Chiếc 01 421 204 364 421 204 364 Cộng tiền hàng: 421 204 364 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 42 120 436 Tổng cộng tiền thanh toán: 463 324 800 Số tiền viết bằng chữ: Bốn trăm sáu ba triệu ba trăm hai tư ngàn tám trăm đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Sau khi bàn giao xong ôtô và việc thanh toán đã được thực hiện, hai bên tiến hành lập biên bản thanh lý hợp đồng. Công ty nộp các khoản thuế trước bạ và các khoản phí khác liên quan tới nghiệp vụ mua sắm TSCĐ này. Cuối cùng, Tổng giám đốc ký quyết định tăng TSCĐ. Kế toán căn cứ các chứng từ (bao gồm cả phiếu thu tiền do phòng thuế trước bạ và các phòng thuế khác giao cho, bảng báo giá xe ôtô, phiếu nhập khẩu, phiếu kiểm tra chất lượng xe nhập khẩu…) và quyết định của Tổng giám đốc để ghi sổ kế toán: ghi vào sổ nhật ký chung và mở thẻ TSCĐ. Bảng 6: Thẻ TSCĐ Tổng công ty Lilama Mẫu số: S23-DN Công ty CPĐT&XDPT ĐT Lilama (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) THẺ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Số: 00182 Ngày 06 Thàng 4 Năm 2007 lập thẻ Căn cứ biên bản giao nhận TSCĐ số 001 ngày 03 Tháng 4 Năm 2007 Tên, ký hiệu, quy cách (cấp hạng) TSCĐ: Xe Toyota Innova G, Số hiệu TSCĐ: VP 004 Nước sản xuất (xây dựng): Liên doanh Năm sản xuất: 2005 Bộ phận quản lý, sử dụng: Văn phòng Năm đưa vào sử dụng: 2007 Công suất (diện tích thiết kế)………………………………………………….. Đình chỉ sử dụng TSCĐ ngày………..Tháng…………..Năm………………... Lý do đình chỉ………………………………………………………………….. Số hiệu chứng từ Nguyên giá tài sản cố định Giá trị hao mòn TSCĐ Ngày, tháng, năm Diễn giải Nguyên giá Năm Giá trị hao mòn Cộng dồn A B C 1 2 3 4 HĐ 045 06/04/2007 Mua xe Innova G mới 100% 421 204 364 DỤNG CỤ, PHỤ TÙNG KÈM THEO STT Tên, quy cách dụng cụ, phụ tùng Đơn vị tính Số lượng Giá trị A B C 1 2 1 2 3 4 5 6 7 Cờ lê Kìm Đệm chèn lốp Lốp dự phòng Tuyp tháo lốp Bugi + tay công Kích + tay quay kích Cái - - - - - - 02 01 01 01 01 01 01 - - - - - - - Ghi giảm TSCĐ chứng từ số……..ngày………..tháng……….năm………….. Lý do giảm…………………………………………………………………….. Ngày 06 Tháng 04 năm 2007 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Bảng 7: Sổ chi tiết TSCĐ Tổng công ty Lilama Mẫu số: S21-DN Công ty CPĐT & XDPT ĐT Lilama (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Năm 2007 Loại tài sản: ôtô Innova G Số TT Ghi tăng TSCĐ Khấu hao TSCĐ Ghi giảm TSCĐ Chứng từ Tên, đặc điểm, kí hiệu TSCĐ Nước sản xuất Tháng năm đưa vào cử dụng Số hiệu TSCĐ Nguyên giá TSCĐ Khấu hao Khấu hao tính đến khi ghi giảm TSCĐ Chứng từ Lý do giảm TSCĐ Số hiệu Ngày tháng Tỷ lệ (%) khấu hao Mức khấu hao A B C D E G H 1 2 3 4 I K L 1 HĐ 045 06/04 Xe ôtô Toyota Innova G 2.4 mới 100% Số khung: KT5- 2043908 Số máy: 5K- 0452816 Màu đen Liên doanh sản xuất 2007 VP 004 421 204 364 Cộng x x x 421 204 364 x x x - Sổ này có…..trang, đánh số thứ tự từ trang 01 đến trang… - Ngày mở sổ: 06/04/2007 Ngày … tháng … năm 2007 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Bảng 8: Sổ nhật ký chung (nghiệp vụ mua sắmTSCĐ) Công ty CPĐT & XDPT ĐT Lilama Mẫu số: S03b-DN Địa chỉ: P.0506 Nhà 101 Láng Hạ (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm 2007 Đơn vị tính: Đồng NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái STT dòng Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu NT Nợ Có A B C D E G H 1 2 ….. 06/4 07/04 …. HĐ 045 PC 081 … 06/4 07/04 Số trang trước chuyển sang …………… Mua Xe ôtô Toyota Innova G mới Hạch toán tiền mua văn phòng công ty …………… … … …… ……. ……… 211 133 331006 211 133 1111 ……… ………….. 421 204 364 42 120 436 2593000000 259300000 …………… …………… 463 324 800 2 852300000 …………… Cộng chuyển trang sau x x x Ngày…tháng… năm… Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Bảng 9: Sổ cái tài khoản 211 Công ty CPĐT & XDPT ĐT Lilama Mẫu số: S03b-DN Địa chỉ: P.0506 Nhà 101 Láng Hạ (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI CỦA MỘT TÀI KHOẢN Tài khoản: 211 - Tài sản cố định hữu hình Từ ngày: 01/01/2007 đến ngày: 31/12/2007 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có B C D H 1 2 06/4 07/4 20/6 PKT Moto PC 081 PKT TT1 - Số dư đầu năm - Số phát sinh trong năm 790 085 518 ……………….. Hạch toán tiền mua ôtô Innova G phục vụ văn phòng công ty Hạch toán tiền mua văn phòng công ty Hạch toán tiền mua điều hòa LG cải tạo VP công ty ………………… 331006 1111 331006 ……. 421 204 364 2 593 000 000 53 909 092 ………….. - Cộng số phát sinh năm - Số dư nợ cuối kỳ 4 203 205 902 4 993 291 420 0 Ngày … Tháng … Năm… Kế toán trưởng Người ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 1.2. Thừa TSCĐHH phát hiện trong kiểm kê Kiểm kê phát hiện TSCĐ thừa thì Công ty phải truy tìm nguyên nhân dể xử lý, ghi sổ phù hợp với từng nguyên nhân. Mức khấu hao của TSCĐ đó trong thời gian quên ghi sổ được tập hợp vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Tài sản thừa không phát hiện được nguyên nhân, không tìm được chủ sở hữu của TSCĐ thì kế toán nghi nhận tăng TSCĐ. 1.3. Đánh giá lại TSCĐHH Khi Tổng Giám đốc công ty có quyết định đánh giá lại TSCĐ, công ty thành lập Hội đồng đánh giá lại TSCĐ, tiến hành đánh giá lại TSCĐ có trong quyết định của Tổng giám đốc. Các chứng từ sử dụng trong nghiệp vụ này: - Tờ trình tăng giá trị TSCĐ - Quyết định đánh giá lại TSCĐ - Biên bản xác định lại giá trị TSCĐ, Quyết định tăng giá trị TSCĐ Sau khi có quyết định tăng giá trị cho TSCĐ, kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy tính, sau đó in ra thẻ TSCĐ, cuối kỳ in ra sổ chi tiết TSCĐ, Nhật ký chung, sổ cái TK 211, tùy theo yêu cầu quản lý. 2 nghiệp vụ trên được công ty quy định cụ thể về phương pháp, quy trình hạch toán, thủ tục, trình tự… Nhưng do mới thành lập và TSCĐ của công ty chủ yếu là do mua sắm mới nên chưa phát sinh 2 nghiệp vụ này. 2. Hạch toán biến động giảm TSCĐHH * Thanh lý, nhượng bán TSCĐ Để thanh lý một TSCĐ, công ty cần có các chứng từ sau: - Tờ trình xin thanh lý TSCĐ, Quyết định thanh lý TSCĐ - Biên bản đánh giá lại TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ - Hợp đồng bán TSCĐ, Phiếu thu, Phiếu chi (khi phát sinh chi phí thanh lý TSCĐ), Hóa đơn GTGT… Khi có đầy đủ các chứng từ trên, kế toán nhập số liệu vào máy tính, sau đó máy sẽ tự động nhập số liệu vào sổ TSCĐ, cuối kỳ in ra sổ TSCĐ. Nghiệp vụ trên được công ty quy định cụ thể về phương pháp hạch toán, quy trình hạch toán, thủ tục, trình tự…Nhưng do mới thành lập, TSCĐ của công ty chủ yếu là do mua sắm mới nên chưa phát sinh 2 nghiệp vụ này. IV. Hạch toán khấu hao TSCĐHH 1. Phương pháp tính khấu hao TSCĐ đang áp dụng tại doanh nghiệp Theo chế độ tài chính hiện hành thì các doanh nghiệp có thể tính khấu hao theo 3 phương pháp là: phương pháp khấu hao theo đường thẳng, khấu hao theo số dư giảm dần có điều chỉnh và khấu hao theo số lượng sản phẩm. Công ty đang áp dụng phương pháp tính khấu hao theo đường thẳng Theo phương pháp này, mức khấu hao hằng năm của TSCĐ (Mkhn) được tính theo công thức sau: Mkhn (%)= Nguyên giá của TSCĐ x Tỷ lệ khấu hao năm Trong đó: 1 = x 100 Số năm sử dụng dự kiến Tỷ lệ khấu hao năm (%) Đối với những TSCĐ được mua sắm hoặc đầu tư mới thì số năm sử dụng dự kiến phải nằm trong khoảng thời gian sử dụng tối đa và tối thiểu do Nhà nước quy định. Tuy nhiên, để xác định số năm sử đụng dự kiến cho từng TSCĐ cụ thể, doanh nghiệp phải dựa vào các căn cứ chủ yếu sau: - Tuổi thọ kỹ thuật của TSCĐHH theo thiết kế. - Hiện trạng TSCĐHH (thời gian TSCĐHH đã qua sử dụng, thế hệ TSCĐHH, tình trạng thực tế của tài sản…) - Tuổi thọ kinh tế của TSCĐHH: được quyết định bởi thời gian kiểm soát TSCĐHH hoặc yếu tố hao mòn vô hình do sự tiến bộ kỹ thuật. 2. Phương pháp hạch toán khấu hao TSCĐHH Hiện nay Công ty CPĐT & XDPT ĐT Lilama thực hiện tính khấu hao TSCĐ theo quyết định số 206/2003/TC-BTC ngày 12/12/2003 về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ của Bộ tài chính. SHTK Tên tài khoản 214 2141 21412 21413 21414 21415 21418 Hao mòn tài sản cố định Hao mòn TSCĐHH HM nhà cửa, vật kiến trúc HM máy móc, thiết bị HM phương tiện vận tải, thiết bị truyền dẫn HM thiết bị dụng cụ quản lý HM các TSCĐ khác Bảng 10: Số hiệu tài khoản hạch toán khấu hao TSCĐ HH Ba năm, kế toán phải lập bảng đăng ký mức trích khấu hao từng TSCĐ với cục quản lý vốn và tài sản Nhà nước. Trong thời gian đó, nếu công ty có phát sinh tăng TSCĐ, công ty sẽ phải lập bảng đăng ký trích khấu hao bổ sung. Với những tài sản đã khấu hao hết hoặc thanh lý, nhượng bán, kế toán lập bảng đăng ký xin giảm trích khấu hao trong năm. Việc trích và thôi không trích khấu hao TSCĐ được thực hiện theo nguyên tắc không tròn tháng. Tức là việc trích hoặc thôi trích khấu hao được thực hiện bắt đầu từ ngày TSCĐ tăng, giảm hoặc ngừng tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Khi có nghiệp vụ tăng, giảm TSCĐ, kế toán nhập số liệu vào phần mềm kế toán máy, chương trình sẽ tự động tính và phân bổ khấu hao cho từng bộ phận theo những quy định cụ thể. Kế toán TSCĐ sẽ căn cứ vào các số liệu này để hạch toán vào cuối tháng và in ra Sổ cái tài khoản 214 Bảng 11: Bảng trích khấu hao TSCĐ quý IV năm 2007 Tæng c«ng ty L¾p m¸y ViÖt Nam C«ng ty cæ phÇn §TXD & PT ®« thÞ Lilama B¶ng trÝch khÊu hao TSC§ quý IV n¨m 2007 (C¨n cø vµo QuyÕt dÞnh sè 206/2003Q§-BTC ngµy 12/12/2003 cña Bé trëng Bé tµi chÝnh) TT Tªn TS §VT SL Thêi gian ®ưa vµo sö dông Nguyªn gi¸ Thêi h¹n sö dông (n¨m) Gi¸ trÞ cßn l¹i Møc khÊu hao trung b×nh/th¸ng Sè trÝch khÊu hao trong kú Ký hiÖu Dư ®Çu kú 4,879,211,361 4,270,589,910 615,745,258 1 « t« Camry C¸i 1 01/09/2003 575,212,524 6 159,781,256 7,989,063 23,967,189 642 VT 2 Xe m¸y C¸i 1 30/07/2005 25,900,000 3 5,036,111 719,444 2,158,333 241 VT 3 M¸y vËn th¨ng C¸i 1 30/03/2005 32,838,096 6 17,787,302 456,085 1,368,254 623 MM 4 M¸y vi tÝnh (Mr Hưng) C¸i 1 10/03/2006 15,143,000 2 1,892,875 630,958 1,892,875 627 MM 5 Kho¸ gi¸o (Mr Hµ) Bé 1 22/04/2006 34,131,000 3 15,169,333 948,083 2,844,250 627 K 6 Khung gi¸o (Mr Hµ) Bé 1 11/03/2006 85,485,660 3 42,742,830 2,374,602 7,123,805 627 K 7 M¸y vi tÝnh + m¸y in Bé 1 06/07/2006 21,375,238 2 5,343,808 890,635 2,671,905 642 MM 8 ¤ t« INNOVA C¸i 1 05/04/2007 421,204,364 6 375,378,889 5,850,061 17,550,182 642 VT 9 VP c«ng ty C¸i 1 07/04/2007 2,832,867,100 25 2,760,939,869 9,442,890 28,328,671 642 K 10 M¸y xóc b¸nh lèp C¸i 1 13/06/2007 571,428,571 6 519,312,169 7,936,508 23,809,524 623 MM 11 §iÒu hoµ LG C¸i 4 15/06/2007 53,909,092 5 48,068,940 898,485 2,695,455 642 MM 12 MTXT VaiO C¸i 1 03/07/2007 24,694,200 3 20,578,500 685,950 2,057,850 642 MM 13 MTXT Acer 5583 C¸i 1 30/07/2007 14,390,096 3 12,391,471 399,725 1,199,175 642 MM 14 M¸y photocopy C¸i 1 16/08/2007 39,081,210 5 36,378,732 651,354 1,954,061 642 MM 15 MTXT HP C¸i 1 31/08/2007 25,082,720 3 22,295,751 696,742 2,090,227 241 MM 16 Néi thÊt VP (bµn, tñ) Bé 1 15/09/2007 115,613,000 7 110,795,791 1,376,345 4,129,036 642 K 17 MTXT HP Compaq C¸i 1 22/10/2007 11,804,100 3 11,039,019 327,892 765,081 627 MM 18 MVT ®Ó bµn Bé 2 05/11/2007 24,676,190 3 23,396,684 685,450 1,279,506 241 MM 19 Tivi C¸i 1 09/11/2007 12,081,819 3 11,500,102 335,606 581,717 642 MM 20 MVT ®Ó bµn Bé 2 05/12/2007 25,299,540 3 24,690,477 702,765 609,063 241 MM 21 MTXT Dell+IBM C¸i 2 05/12/2007 35,280,000 3 34,430,667 980,000 849,333 642 MM 22 MTXT Dell C¸i 1 18/12/2007 17,600,000 3 17,388,148 488,889 211,852 627 MM Céng 5,015,097,520 4,276,338,725 45,467,531 130,137,344 1 - TrÝch khÊu hao TSC§ quý IV/2007 Nợ TK 642 : 85,984,574 Nợ TK 241 : 6,137,129 Nợ TK 623 : 25,177,778 Nợ TK 627 : 12,837,863 Có TK 214 : 130,137,344 Hµ néi, ngµy 31 th¸ng 12 n¨m 2007 Kế toán trưởng Người lập Trần Thanh Khiết Đoàn Cường Lo¹i tµi s¶n KH T6 KH T9 KH T12 KH N¨m SD ®Çu n¨m SD cuèi n¨m GT cßn l¹i cuèi n¨m M¸y mãc, thiÕt bÞ 16,363,422 36,740,473 44,035,878 97,139,773 9,577,778 106,717,551 817,966,321 VËn t¶i 62,976,155 43,675,704 43,675,704 150,327,563 337,136,879 487,464,442 534,852,446 Kh¸c 35,205,999 38,984,899 42,425,762 117,065,902 34,634,707 151,700,609 2,894,590,051 Tæng  114,545,576 119,401,076 130,137,344 364,533,238 381,349,364 745,882,602 4,247,408,818 Bảng 12: Sổ nhật ký chung (Trường hợp trích khấu hao TSCĐ) Công ty CPĐT & XDPT ĐT Lilama Mẫu số: S03b-DN Địa chỉ: P.0506 Nhà 101 Láng Hạ (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm 2007 Đơn vị tính: Đồng NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái STT dòng Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E G H 1 2 ….. 31/12 31/12 …. …… Số trang trước chuyển sang ……………… Trích khấu hao tháng 12 TSCĐ thuộc CPQLDN Trích khấu hao quý 4 TSCĐ thuộc CPSXC ……………… … … …… ……. ……… 642 21412 627 21412 ……… ………… 85984574 12837863 ………… ………… 85984574 12837863 ………… Cộng chuyển trang sau x x x Ngày…tháng… năm… Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Bảng 13: Sổ cái tài khoản 214 Công ty CPĐT & XDPT ĐT Lilama Mẫu số: S03b-DN Địa chỉ: P.0506 Nhà 101 Láng Hạ (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI CỦA MỘT TÀI KHOẢN Tài khoản: 214 – Hao mòn tài sản cố định Từ ngày: 01/01/2007 đến ngày: 31/12/2007 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có B C D H 1 2 31/ 12 31/ 12 PKT Moto PC 081 - Số dư đầu năm - Số phát sinh trong năm 381 349 364 ……………….. Trích khấu hao quý IV ôtô Innova G phục vụ văn phòng công ty Trích khấu hao quý IV văn phòng công ty ………………… 6424 6424 ……….. ……………… 17 550 182 28 328 671 ……………. Cộng số phát sinh năm Số dư nợ cuối kỳ 364 533 238 745 882 602 Ngày … Tháng … Năm… Kế toán trưởng Người ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) V. Hạch toán sửa chữa TSCĐHH tại Công ty 1. Hạch toán sửa chữa thường xuyên TSCĐHH Sửa chữa thường xuyên là công việc sửa chữa nhỏ có tính chất bảo dưỡng hoặc thay thế những chi tiết, bộ phận nhỏ của TSCĐ Để hạch toán sửa chữa thường xuyên tại công ty, kế toán cần thu thập các chứng từ sau: - Hóa đơn mua vật tư, phụ tùng cho xe, máy… - Hóa đơn GTGT - Phiếu chi - Giấy đề nghị thanh toán, đề nghị tạm ứng, thanh toán tạm ứng… Khi có các chứng từ cần thiết, kế toán nhập số liệu vào phần mềm kế toán, máy tính tự động cập nhật số liệu vào sổ nhật ký chung. Chi phí sửa chữa thường xuyên được tập hợp theo từng đối tượng sử dụng. Các TSCĐ của công ty đều được hình thành từ mua sắm mới nên chưa phát sinh nghiệp vụ này. 2. Hạch toán sửa chữa lớn TSCĐHH Từ khi thành lập cho đến nay, Công ty chỉ phát sinh duy nhất một nghiệp vụ sửa chữa lớn TSCĐ. Đó là sủa chữa cải tạo công trình văn phòng công ty. Quá trình tiến hành sửa chữa, kế toán cần tập hợp các chứng từ cần thiết để lập hồ sơ sửa chữa lớn TSCĐ. Hồ sơ gồm có: - Giấy đề nghị sửa chữa TSCĐ - Hợp đồng kinh tế - Bảng dự toán chi tiết chi phí sửa chữa TSCĐ - Tờ trình phê duyệt dự toán sửa chữa TSCĐ - Bảng tổng hợp quyết toán chi phí công trình sửa chữa TSCĐ - Quyết định phê duyệt quyết toán chi phí sửa chữa TSCĐ - Biên bản nghiệm thu - Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành. - Biên bản thanh lý hợp đồng. - Hóa đơn GTGT - Phiếu chi… Kế toán cần tập hợp đủ các chứng từ cần thiết, nhập số liệu vào phần mềm kế toán, máy tình tự động chuyển số liệu vào sổ nhật ký chung. Bảng 14: Tờ trình phê duyệt dự toán sửa chữa lớn TSCĐ Công ty CPĐT&XDPTĐT Lilama Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam Phòng Kế toán Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số 154/TTr/PKT Hà Nội, Ngày 05 tháng 07 năm 2007 TỜ TRÌNH V/v: Xin duyệt dự toán sửa chữa TSCĐ Công trình: Văn phòng công ty Kính gửi: Ban giám đốc Công ty Căn cứ kế hoạch sửa chữa TSCĐ năm 2007 Căn cứ biên bản kiểm tra tình trạng văn phòng công ty và đơn đề nghị sửa chữa TSCĐ. Phòng kế toán trình Ban Giám đốc xem xét và phê duyệt dự toán sửa chữa TSCĐ như sau: Tên công trình: Văn phòng công ty Địa điểm: Phòng 0506 Tòa nhà 101 Láng Hạ - Đống Đa – Hà Nội Thời gian sửa chữa: Từ ngày 05 tháng 07 năm 2007 đến ngày 15 tháng 09 năm 2007 Đơn vị sửa chữa: Công ty xây dựng Hoàng Nguyên Địa chỉ: Giá trị dự toán xin duyệt: 219 701 790 Nội dung Giá trị dự toán trước thuế Thuế GTGT 10% Giá trị dự toán sau thuế Dự toán sửa chữa 190 218 000 19 021 800 209 239 800 Dự phòng (5% dự toán sửa chữa) 10 461 990 Cộng 219 701 790 Trưởng phòng kế toán ( Ký, họ tên) Bảng15: Tổng hợp quyết toán chi phí công trình sửa chữa TSCĐ BẢNG TỔNG HỢP QUYẾT TOÁN CHI PHÍ CÔNG TRÌNH SỬA CHỮA TSCĐ Chỉ tiêu Ký hiệu Công thức tính Số tiền I. Chi phí trực tiếp CPT 192 645 900 1. Chi phí NVL NVL 145 285 900 2. Chi phí nhân công NC 40 110 000 3. Chi phí máy thi công CPM 7 250 000 II. Chi phí chung CPC 14 046 991 III. Thu nhập chịu thuế TN TN = (CPT+CPC)5.5% 11 368 109 Giá trị quyết toán thuế Z1 Z1 = CPT+ CPC+ TN 218 061 000 IV. Thuế GTGT đầu ra VAT VAT = 10% Z1 21 806 100 Giá trị quyết toán sau thuế Z Z = Z1 + VAT 239 867 100 Công ty xây dựng Hoàng Nguyên Người lập (Ký, họ tên) Sau khi xem xét bảng tổng hợp dự toán chi phí, Tổng Giám đốc ra quyết định phê duyệt quyết toán. Hai bên tiến hành làm biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng. Công ty xây dựng Hoàng Nguyên lập hóa đơn GTGT giao cho Công ty CPĐT & XDPT ĐT Lilama. Công ty có trách nhiệm thanh toán cho công ty xây dựng theo đúng cam kết trong hợp đồng. Bảng 16: Phê duyệt quyết toán sửa chữa lớn TSCĐ Tổng công ty Lilama Mẫu số: S03b-DN Công ty CPĐT&XDPT ĐT Lilama (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BẢN PHÊ DUYỆT QUYẾT TOÁN SỬA CHỮA LỚN TSCĐ Tên tài sản: Văn phòng công ty CPĐT&XDPTDT Lilama Địa điểm: Phòng 0506 Tòa nhà 101 Láng Hạ - Đống Đa – Hà Nội Số thẻ TSCĐ: 00182 Năm xây dựng: 2004 Đơn vị sửa chữa: Công ty xây dựng Hoàng Nguyên Thời gian sửa chữa: Thừ ngày 05 tháng 07 năm 2007 đến ngày 15 tháng 09 năm 2007 I. Căn cứ: Căn cứ kế hoạch sửa chữa TSCĐ năm 2007 Căn cứ biên bản kiểm tra tình trạng văn phòng công ty và đơn đề nghị sửa chữa TSCĐ. Căn cứ hợp đồng sửa chữa, phiếu chi, bảng tổng hợp quyết toán chi phí công trình sửa chữa TSCĐ II. Quyết toán: - Giá trị dự toán xin duyệt: 219 701 790 - Giá trị quyết toán: 239 867 100 - Chênh lệch: 1 640 790 Công ty CPĐT&XĐPTT Lilama Giám đốc (Ký, họ tên, con dấu) Kế toán căn cứ vào hồ sơ quyết toán, hóa đơn GTGT và các chứng từ cần thiết kèm theo, tiến hành ghi sổ kế toán sau đó kết chuyển chi phí sửa chữa lớn vào sổ cái liên quan như: Sổ cái TK 335, 241, 331, 641… 3. Hạch toán sửa chữa cải tạo, nâng cấp TSCĐHH Kế toán cần thu thập các chứng từ sau: - Biên bản kiểm tra tình trạng TSCĐ - Phiếu dề xuất sửa chữa, cải tạo TSCĐ - Dự toán sửa chữa nâng cấp TSCĐ - Biên bản nhận TSCĐ sủa chữa nâng cấp hoàn thành - Hóa đơn GTGT, Phiếu chi… Qua 5 năm kể từ khi thành lập và đi vào hoạt động ổn định, Công ty không phát sinh các nghiệp vụ sửa chữa thường xuyên và sửa chữa nâng cấp TSCĐ. Mặc dù vậy nhưng các quy định về hạch toán các nghiệp vụ này vẫn được quy định rõ ràng, sẵn sàng khi phát sinh nghiệp vụ. VI. Quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ tại Công ty CPĐT & XDPT Đô thị Lilama 1. Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sử dụng TSCĐ: TSCĐ là bộ phận quan trọng, chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số vốn đầu tư của Công ty. Là điều kiện giảm nhẹ sức lao động, nâng cao năng suất , thể hiện trình độ công nghệ, năng lực và thế mạnh của công ty trong sản xuất kinh doanh. Việc mở rộng quy mô TSCĐ, nâng cao hiệu quả trong quá trình sử dụng TSCĐ góp phần tăng cường hiệu quả của quá trình xản xuất, là mối quan tâm chung của toàn doanh nghiệp trong nền kinh tế quốc dân. Điều đó đặt ra yêu cầu quản lý và sử dụng TSCĐ ngày càng chặt chẽ và nhất thiết phải tổ chức tốt công tác hạch toán TSCĐ trong doanh nghiệp. Cũng như tất cả các doanh nghiệp khác, Công ty CPĐT & XDPT ĐT Lilama cũng nghiên cứu các giải pháp tốt nhất để quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ để tạo ra được các sản phâm có chất lượng cao, giá thành hạ, đảm bảo cho công ty đứng vững và ngày càng lớn mạnh trong điều kiện cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường. Bảng 17: BẢNG PHÂN TÍCH HIỆU QUẢ SỬ DỤNG TSCĐHH TT Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Chênh lệch +/- % 1 NGTSCĐHH bình quân 790 085 518 2 101 602 951 1 311 517 433 165,9% 2 GTCL bình quân 415 859 959 2 359 411 478 1 943 551 519 467,4% 3 Doanh thu 15 125 516 534 18 067 431 148 2 941 914 610 19,5% 4 Lợi nhuận trước thuế 151 360 168 212 799 737 61 439 569 40,6% 5 Sức sản xuất của 1đồng TSC (=3/1) 19,14 0,101 - 19,04 - 99,5% 6 Sức sản xuất của 1đồng GTCL (=3/2) 36,37 8,59 - 27,78 - 76,3% 7 Sức sinh lời của TSCĐHH (=4/2) 0,36 0,09 - 0,27 - 75% 8 Suất hao phí NGTSCĐHH (=1/3) 0,052 0,116 0,064 123,1% 9 Suất hao phí GTCL (=2/3) 0,027 0,13 0,103 381,4% Qua bảng số liệu trên, ta thấy hiệu quả sử dụng TSCĐHH tại công ty năm 2007 giảm đi đang kể so với năm 2006. Cụ thể, sức sản xuất của TSCĐHH năm 2006 là 19,14 trong khi năm 2007 chỉ có 0,101, tức là một đồng TSCĐHH trong năm 2006 đem lại 19,14 đồng doanh thu và chỉ đem lại 0,101 đồng trong năm 2007, chứng tỏ sức sản xuất của TSCĐHH đã giảm 19,04 tương đương giảm 99,5%. Sức sinh lời của TSCĐHH năm 2006 là 0,36, năm 2007 là 0,09. tức là cứ một đồng TSCĐHH đem lại 0,36 đồng lợi nhuận năm 2006 và 0,09 đồng lợi nhuận năm 2007. Chứng tỏ sức sinh lời của TSCĐHH năm 2007 giảm đi 0,27 tương đương 75%. Suất hao phí nguyên giá TSCĐHH năm 2007 tăng so với năm 2006, cụ thể, năm 2007 để tạo ra 1 đơn vị doanh thu thuần, công ty cần sử dụng 0,116 đơn vị TSCĐHH thay vì 0,052 đơn vị như năm 2006. Suất hao phí TSCĐHH năm 2007 tăng so với năm 2006 là 0,064 tương đương với 123,1%. Sở dĩ hiệu quả sử dụng TSCĐHH năm 2007 có giảm so với năm 2006 và mức giảm đi đáng kể là do năm 2007 Công ty đã phát sinh rất nhiều nghiệp vụ mua sắm TSCĐHH với giá trị lớn. Cụ thể như việc mua sắm nhà văn phòng công ty vào ngày 07/04/2007 với trị giá 2 832 867 100 đồng, vào ngày 13/06/2007 mua máy xúc bánh lốp trị giá 571 428 571 đồng… Việc mua sắm nhiều TSCĐHH với giá trị lớn là nguyên nhân của việc giảm sức sản xuất của TSCĐHH cũng như của GTCL năm 2007 so với năm 2006, đồng thời suất hao phí TSCĐHH năm 2007 so với năm 2006 tăng lên rất lớn. Dĩ nhiên, với một doanh nghiệp mới đi vào hoạt động như Công ty CPĐT & XDPT Đô thị Lilama thì việc mua sắm mới TSCĐHH, tạo cơ sở cho hoạt động quản lý và SXKD là điều tất yếu và do đó, hiệu quả sử dụng TSCĐHH ở thời điểm này là hoàn toàn chấp nhận được. 2. Biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐHH: Việc sử dụng TSCĐ một cách có hiệu quả rất quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp. Nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐHH đối với một doanh nghiệp xây lắp lại càng trở nên quan trọng bởi TSCĐHH luôn chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của doanh nghiệp và có ảnh hưởng không nhỏ đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp đó. Căn cứ tình hình thực tế TSCĐHH và công tác tổ chức quản lý tại công ty, để nâng cao hơn nữa hiệu quả sử sụng TSCĐHH, công ty cần xem xét một số biện pháp sau: - Điều chỉnh cơ cấu đầu tư, tăng tỷ trọng các loại TSCĐHH phục vụ trực tiếp cho sản xuất kinh doanh. Đặc biệt tăng cường đầu tư cho các loại máy móc thiết bị đã lạc hậu hay bị hư hỏng. - Công ty cần tiến hành lập kế hoạch cụ thể và thực hiện tốt việc quản lý, sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa, nâng cấp, mua sắm TSCĐHH. Bên cạnh đó, tăng cường công tác kiểm tra, bảo quản TSCĐHH, tránh hư hỏng, mất mát, duy trì và không ngừng nâng cao năng lực sản xuất của TSCĐ. Bố trí công việc, nhiệm vụ phù hợp với chức năng của TSCĐ cũng như phù hợp với từng đối tượng quản lý, sử dụng chúng. - Phân cấp quản lý TSCĐHH cho các bộ phận nhằm nâng cao trách nhiệm trong quản lý và sử dụng TSCĐHH, giảm tối đa thời gian ngừng việc, sử dụng các chính sách, quy chế khuyến khích người lao động giữ gìn, bảo quản máy móc thiết bị, quy trách nhiệm đối với từng người sử dụng TSCĐHH cụ thể. - TSCĐ là một bộ phận của vốn cố định, hàng năm, công ty nên tiến hành đánh giá lại TSCĐHH kết hợp với việc bảo toàn và phát triển vốn cố định. Bảo đảm vốn xuất phát từ điều kiện kinh tế có lạm phát, giá cả thường xuyên biến động, đánh giá lại TSCĐHH theo giá thị trường sẽ cho chúng ta thấy được tiềm lực thực tế của công ty. Bảo toàn vốn được thực hiện cả về mặt vật chất và giá trị: + Về mặt hiện vật: trong quá trình sử dụng TSCĐHH, công ty phải thực hiện đúng quy trình sử dụng, bảo quản, bảo dưỡng, nhằm duy trì sự ổn định cũng như nâng cao tuổi thọ, năng lực của TSCĐ + Về mặt giá trị: trong điều kiện có thay đổi lớn về giá cả, công ty phải thực hiện nghiêm chỉnh quy định của nhà nước về việc điều chỉnh nguyên giá TSCĐHH dưới sự ảnh hưởng của hệ số trượt giá. Bảo toàn vốn cố định giúp cho công ty có khả năng tái tạo TSCĐ khi hết thời gian sử dụng, phù hợp với những biến động về giá cả trên thị trường. Ngoài ra, là một doanh nghiệp kinh doanh lắp máy, TSCĐ của công ty sẽ ngày càng nhiều hơn và có giá trị cao hơn, đa dạng chủng loại và các thông số kỹ thuật. Việc quản lý TSCĐHH sẽ ngày càng khó khăn hơn. Chính vì vậy, áp dụng một phầm mềm quản lý TSCĐ là một việc cần thiết. eFAs là phần mềm được thiết kế tổng thể cho phép tất cả các đơn vị thuộc các ngành khác nhau sử dụng hiệu quả. eFAs được xây dựng theo hướng mở, dễ dàng nâng cấp, mở rộng trong tương lai. eFAs là một trong những modules của Hệ thống Phần mềm Quản trị Doanh nghiệp của VNNETSOFT (VNNETSOFT'S ERP) với các ưu điểm như sau: - Chi tiết hóa nghiệp vụ quản lý tài sản, đáp ứng được nhiều mô hình khác nhau - Hỗ trợ quản lý bằng công nghệ quét mã vạch, giúp việc nhập xuất kiểm kê hàng hóa, TSCĐ nhanh chóng và chính xác - Hệ thống được xây dựng theo Tiêu chuẩn Mở, có khả năng mở rộng kết nối với các module khác của hệ thống và với phần mềm của nhà cung cấp. - Cơ chế bảo mật tin cậy, phân quyền quản lý theo yêu cầu của công ty. *Các chức năng chính: eFAs cho phép lập các loại sổ để xem xét, báo cáo các giao dịch đa tiền tệ, thuế, tài chính và các công việc liên quan đến kiểm kê, thanh lý, thuê mượn và bảo hiểm TSCĐHH. - Quản lý khai báo nhập, kiểm kê, khấu hao và thanh lý Với eFAs công việc khai báo nhập mới, kiểm kê, khấu hao, thanh lý TS được đơn giản hóa. Hệ thống cho phép thực hiện kiểm kê với thiết bị quét mã vạch cầm tay, nhập liệu kết quả kiểm kê chính xác và làm các báo cáo phân loại tài sản, tình trạng thừa/ thiếu, mất/ kém phẩm chất, thanh lý tài sản cũng như việc chỉnh sửa số liệu. - Quản lý khấu hao TSCĐ eFAs cung cấp cách tính khấu hao TS dựa trên các công thức linh hoạt thay cho các bảng tỉ lệ. Người sử dụng có thể đặt kế hoạch cho chiến lược khấu hao, sử dụng chức năng phân tích để xem trước kết quả của các tình huống giả định, phân tích và tối ưu hóa những tình huống này cho các TS. Khi cần thiết có thể thay đổi các thông số khấu hao để đạt được chiến lược khấu hao tốt nhất cho bài toán thuế Với hệ thống quản lý này, nhà quản lý TSCĐHH có thể tập trung vào các hoạt động GTGT, đóng góp cho chiến lược kinh doanh của công ty. Điều này cùng hỗ trợ trong việc đánh giá khấu hao và kiểm kê TSCĐHH khi tham gia liên doanh liên kết. TSCĐHH sau hoạt động liên doanh có thể được bổ sung vào cùng một sổ thuế, làm giảm yêu cầu hợp nhất dữ liệu. - Quản lý bảo trì TSCĐ Quản lý kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng và các thông tin liên quan trong việc theo dõi bảo dưỡng TS. Dùng thư điện tử thông báo cho nhân viên biết trách nhiệm trong quy trình phối hợp bảo dưỡng. Thông tin bảo dưỡng giúp việc xác định các chiến lược quản lý cung ứng và thanh toán - Quản lý TSCĐ trong các dự án eFAs quản lý tài sản từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành dự án, theo dõi các phí tổn cho quá trình dự án và vốn hóa chúng khi hoàn thành - Quản lý TSCĐ đi thuê eFAs sắp xếp các thông tin bằng cách lưu giữ bảng liên kê chi phí đi thuê đồng thời tích hợp với các tài khoản phải trả để tính toán nhanh chóng và chính xác chi phí đi thuê mỗi kỳ - Quản lý bảo hiểm TSCĐ eFAs cho phép quản lý một cách hiệu quả các rủi ro thất thoát, theo dõi các giá trị, bảo hiểm , yêu cầu bồi thường trong trường hợp có thất thoát hay thiệt hại, làm giảm tối thiểu tổng chi phí cho chủ TSCĐ - Chức năng bảo mật Hệ thống cho phép phân quyền sử dụng, từ đó chống được các truy nhập bất hợp pháp vào hệ thống dữ liệu, đồng thời định rõ được trách nhiệm trong trường hợp có sự cố - Chức năng báo cáo Báo cáo phân loại vật tư hàng hóa: cho biết thông tin về hàng hóa theo các tiêu chí phân loại của người sử dụng Báo cáo danh mục đơn vị của hệ thống đơn vị với mô hình quản lý phân cấp Báo cáo tài sản được quản lý của một đơn vị và báo cáo tổng hợp cho tất cả các đơn vị trong hệ thống : Báo cáo tài sản theo kỳ kế toán Cho phép người sử dụng in ra các báo cáo hoặc xuất ra các file dưới dạng MS World, MS Excel, Acrobat Reader để lưu trữ PHẦN III. PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN TSCĐHH TẠI CÔNG TY LILAMA – UDC: I. Đánh giá tình hình quản lý, sử dụng, hạch toán TSCĐHH tại Công ty: Đầu tư xây dựng và phát triển đô thị luôn là nhu cầu cần thiết và đang là xu thế của thời đại. Kinh tế càng phát triển thì nhu cầu xây dựng ngày càng được coi trọng về khối lượng, cơ cấu, chất lượng và mẫu mã. Đây chính là điều kiện thuận lợi giúp cho Công ty đứng vững và không ngừng khẳng định mình trên thị trường. Trong những năm qua, Công ty CPĐT & XDPT Đô Thị Lialama đã dần khẳng định vị trí của mình và đã vươn lên là một trong những công ty lớn mạnh trong ngành xây lắp. Để có được những thành công đó phải kể đến sự nỗ lức phấn đấu của cả bộ máy quản lý, điều hành và toàn thể cán bộ nhân viên Công ty. Sự phát triển của công ty trong những năm vừa qua đánh dấu những thay đổi trong công tác kế toán nói chung và công tác Kế toán TSCĐHH nói riêng. Việc quản lý, sử dụng và hạch toán TSCĐHH tại Công ty nói chung là rất tốt, tuy nhiên, những hạn chế cũng như tồn tại vẫn còn. Nghiên cứu thành tựu đạt được cũng như những vướng mắc còn tồn tại sẽ giúp cho Công ty ngày càng hoàn thiện và vững mạnh hơn. 1. Ưu điểm Về vấn đề quản lý và sử dụng TSCĐHH: Để có được những thành tựu như hiện nay thì không thể không kể đến những thành công trong công tác quản lý, sử dụng TSCĐHH của lãnh đạo Công ty. Định kỳ theo tháng, quý, năm, lãnh đạo Công ty thường họp bàn để xây dựng lập kế hoạch, chương trình hành động để quản lý và sử dụng TSCĐHH sao cho hiệu quả nhất. Công ty cũng chủ động kiến nghị xin ý kiến của Tổng công ty Lắp máy Việt Nam về những vấn đề bất cập mà công ty gặp phải trong quá trình hoạt động mà bản thân công ty không được toàn quyền quyết định phương án xử lý. Công ty đã xây dựng dược các khuôn mẫu cho hoạt động mua sắm, nhượng bán, thanh lý, điều chuyển hay tiếp nhận TSCĐHH dựa trên quy chế của Tổng công ty và quy định của Chế độ kế toán hiện hành. Vì thế, khi có biến động về tài sản kế toán và các bộ phận liên quan theo quy trình mẫu mà tiến hành thủ tục vừa nhanh gọn lại hiệu quả trong việc tạo điều kiện cho công ty dễ dàng nắm bắt, ghi chép và quản lý chặt chẽ các tài sản này. Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty phải thi công nhiều công trình, hạng mục công trình khác nhau, ở nhiều nơi khác nhau, vì vậy, khi giao TSCĐ để đội công trình thực hiện công việc, Công ty tiến hành giao cho đội thi công công trình đó trách nhiệm tự bảo quản tài sản, tự chịu trách nhiệm về những tài sản mình sử dụng thi công. Điều đó làm cho công nhân có ý thức trách nhiệm bảo vệ tài sản hơn. Công ty luôn chú trọng việc tổ chức bộ máy quản lý công ty, bên cạnh nhữnh quy định bắt buộc, công ty cũng tạo điều kíện cho các phòng ban, bộ phận trong Công ty phối kết hợp với nhau trong việc sử dụng và bảo vệ tài sản của Công ty. Do tài sản của công ty tương đối nhiều nên ngoài phòng vật tư cơ giới có trách nhiệm quản lý TSCĐ về mặt hiện vật thì phòng Hành chính có trách nhiệm quản lý những tài sản phục vụ cho hoạt động quản lý doanh nghiệp. Đây là mặt tốt của công tác quản lý TSCĐ, tránh cho phòng vật tư phải quản lý quá nhiều tài sản, tạo hiệu quả trong quản lý và dễ dàng đối chiếu giữa các phòng ban. TSCĐ được quản lý cả về mặt hiện vật và giá trị, khi cần kiểm tra, Ban quản lý chỉ cần đối chiếu số liệu giữa các phòng ban với nhau. Định kỳ, công ty tiến hành kiểm tra tình hình TSCĐ trong toàn công ty từ trên xuống. Ngoài ra, các phòng ban có thể kiểm tra chéo với nhau khi cần thiết. Mặt khác, do mới đi vào hoạt động được 5 năm, các TSCĐ của công ty chủ yếu là do mua sắm mới nên việc bảo quản và sử dụng TSCĐ là rất thuận lợi, chưa phải phát sinh các nghiệp vụ thanh lý. Nhượng bán. Sủa chữa thường xuyên, nhận lại vốn góp bằng TSCĐ… Về công tác kế toán TSCĐ Nhìn chung, việc tổ chức công tác kế toán đã được thực hiện theo quy định của nhà nước và phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty, đảm bảo cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ cho việc quản lý, điều hành của Ban Giám đốc Trong công tác phân loại TSCĐ: Công ty đã tiến hành phân loại TSCĐ theo nhiều cách khác nhau, mỗi cách đều có những đặc trưng riêng phù hợp với yêu cầu quản lý TSCĐ trong công ty và đáp ứng được yêu cầu kế toán. - Phân loại TSCĐHH theo nguồn hình thành giúp cho Công ty có biện pháp mở rộng việc khai thác nguồn vốn, kiểm tra theo dõi tình hình thanh toán, chi trả các khoản vay đúng hạn, giúp cho Công ty biết nguồn hình thành TSCĐ để hạch toán khấu hao được chính xác. - Phân loại TSCĐHH theo hình thức biểu hiện giúp cho Công ty biết đuợc một cách tổng quát về TSCĐ hiện có, tạo điều kiện cho tính và phân bổ khấu hao một cách chính xác. Đồng thời nó cũng cho biết cơ cấu cụ thể TSCĐ cho từng hoạt động, bộ phận…Từ đó đề ra phương hướng giả quyết, xử lý kịp thời, tránh ứ đọng vốn, tạo điều kiện trang bị và đổi mới TSCĐ theo kịp tiến độ khoa học kỹ thuật, tăng năng xuất và chất lượng sản xuất. Mỗi cách phân loại TSCĐ của Công ty đều có tác dụng riêng và thông qua đó giúp cho Công ty quản lý TSCĐ được chặt chẽ, cụ thể và chi tiết hơn. Tạo điều kiện nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ. Việc sử dụng phần mềm kế toán: Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán Fast Acounting có chỉnh sửa theo quyết định mới của nhà nước. Việc tin học hóa công tác kế toán đã giúp cho việc xử lý dữ liệu kế toán trở nên nhanh gọn hơn, việc quản lý số liệu kế toán trở nên dễ dàng hơn, nâng cao tính bảo mật và đảm bảo việc cung cấp thông tin một cách kịp thời. Công ty hiện có 7 nhân viên kế toán, mỗi người được trang bị một máy tính riêng. Các máy tình được nối mạng với Tổng công ty, các phòng ban và các đơn vị trực thuộc nhằm thúc đẩy việc truyền đạt thông tin một cách kịp thời, nhanh chóng và chính xác nhất. Về hình thức sổ kế toán: Công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung. Ưu điểm của hình thức ghi sổ này là mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho phân công lao động cũng như ứng dụng máy vi tính. Việc áp dụng theo hình thức Nhật ký chung được coi là hình thức tiên tiến nhất và phù hợp nhất đối với các đơn vị tổ chức công tác kế toán trên máy. Việc mã hóa TSCĐ: Công ty đã sử dụng phương pháp mã hóa để quản lý toàn bộ TSCĐ. Việc kết hợp giữa các phương pháp mã hóa để dễ dàng giúp cho công ty biết được TSCĐ đó thuộc nhóm nào( Cơ sở hạ tầng, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải..) thuộc chi nhánh nào, bộ phận nào quản lý. Ngoài ra việc mã hóa còn giúp công ty giảm bớt khối lượng ghi chép và phù hợp với việc sử dụng kế toán máy. Về đội ngũ lao động kế toán: Phòng kế toán – Tài chính của Công ty bao gồm 7 người, với khối lượng công việc rất nhiều thì đây chưa phải là đủ nhưng với trình độ chuyên môn cao (tất cả nhân viên kế toán đều có trình độ Đại học), cộng với sự hăng say, tận tình trong công việc, khó khăn này đã được khắc phục triệt để. Đây là yếu tố quan trọng giúp nâng cao chất lượng công tác kế toán. Các nhân viên kế toán được phân giao nhiệm vụ từng phần hành cụ thể, tạo cơ sở cho việc chuyên môn hóa công tác kế toán, giúp cho từng kế toán đi sâu hơn, hiểu rõ hơn công việc của mình, nâng cao trình độ nghiệp vụ. Ngoài ra, phòng kế toán và các phòng ban khác luôn có sự phối hợp nhịp nhàng trong việc đối chiếu, kiểm tra TSCĐ trên sổ sách cũng như thực tế, đảm bảo sự chính xác số liệu trên sổ sách và thực tế. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình quản lý tập trung, phù hợp với mô hình của bộ máy quản lý. Các tổ đội thi công không tổ chức kế toán riêng mà chỉ tập hợp chứng từ ban đầu, gửi về phòng kế toán của công ty để hạch toán. Chính điều đó đã đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất, tập trung, dễ phân công, dễ kiểm tra xử lý, tránh sai phạm, rủi ro. Về hệ thống chứng từ kế toán: Quy trình hạch toán ban đầu được Công ty tổ chức tốt, phản ánh kịp thời và đầy đủ những nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Khi có nghiệp vụ liên quan đến TSCĐ phát sinh. Kế toán tiến hành tập hợp các chừng từ cần thiết cho việc hạch toán cũng như làm căn cứ pháp lý cho nghiệp vụ đó. Việc luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận có liên quan để tiến hành ghi sổ diễn ra nhịp nhàng, đúng thời hạn, đảm bảo tính kịp thời trong việc ghi chép sổ sách kế toán. Hệ thống chứng từ công ty đang sử dụng theo quyết định mới nhất của Bộ tài chính. Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lập, luân chuyển, sử dụng. lưu trữ và bảo quản chứng từ cũng nhue việc kiểm tra đối chiếu các số liệu khi cần thiết. Về tài khoản hạch toán: Công ty đã sử dụng hệ thống tài khoản tương đối phù hợp dể hạch toán các nghiệp vụ tăng giảm tài sản, đảm bảo hiêuh quả của công tác hạch toán TSCĐ, đáp ứng nhu cầu theo dõi và quản lý TSCĐ. Sự chi tiết các tài khoản 211, 212. 214 rất hợp lý, thuận tiện cho kế toán ghi chép số liệu liên quan đến từng nhóm tài sản riêng biệt. 2. Nhược điểm * Công tác phân tích TSCĐHH Việc phân tích TSCĐHH là rất quan trọng vì nó cho biết được cơ cấu hiện có của TSCĐ, tình trạng kỹ thuật và hiệu quả trong việc quản lý TSCĐHH, sử dụng TSCĐHH…từ đó giúp công ty có những biện pháp cụ thể và kịp thời để sửa chữa, nâng cấp, cải tạo, thanh lý…nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐHH. Tuy nhiên, công ty chưa thực sự chú ý tới vấn đề này. * Việc lựa chọn phương pháp khấu hao TSCĐHH: Công ty đang áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng cho tất cả các loại TSCĐHH hiện có. Theo phương pháp này, mức trích khấu hao không thay đổi theo các năm, trong khi đó, khả năng kinh doanh của các tài sản ở mỗi thời điểm là khác nhau. Lúc TSCĐHH mới, hiệu quả sử dụng cao và ngược lại, khi đã cũ, hiệu quả sử dụng lại rất thấp. Có nhiều TSCĐ HH như máy vi tính thì mức độ hao mòn tăng dần, do đó muốn thu hồi vốn nhanh thì phải rút ngắn thời gian sử dụng của TSCĐ. * Về công tác hạch toán: Hiện công ty không sử dụng Bảng tính và phân bổ khấu hao mà chỉ sử dụng bảng trích khấu hao TSCĐ *Về công tác phân loại TSCĐ HH: Công ty tiến hành phân loại tất cả các TSCĐ HH theo tiêu thức hình thái biểu hiện. Như vậy, việc bỏ qua các tiêu thức phân loại khác sẽ làm cho công tác quản lý tài sản cũng như đưa ra các biện pháp hay việc quản lý, thu hồi vốn không được dễ dàng. Công ty nên chú ý tới cách thức phân loại khác tùy yêu cầu quản lý. Ví dụ như có thể phân loại theo nguồn hình thành TSCĐ HH. Khi phân loại theo tiêu thức này, người quản lý cũng như người sử dụng sẽ biết được nguồn gốc hình thành TSCĐ HH, từ đó, công tác quản lý cũng như sử dụng TSCĐ HH sẽ hiệu quả hơn, việc thu hồi vốn và cách thức thu hồi vốn, thời gian thu hồi vốn cũng vì thế được xác định chính xác và phù hợp với tình hình thực tế của công ty. Hay việc phân loại theo tiêu thức nơi sử dụng TSCĐ HH làn cho công tác quản lý, phân chia trách nhiệm rõ ràng, gắn trách nhiệm bảo quản TSCĐ HH cho từng bộ phận, từng cá nhân sử dụng tài sản đó. II. Những kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán TSCĐHH: 1. Ý kiến đề xuất đối với Công ty * Lựa chọn đúng phương án đầu tư và mua sắm TSCĐ: Đây là công việc hết sức quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sử dụng TSCĐHH. Chất lượng công tác mua sắm và đầu tư xây dựng TSCĐHH phải được dảm bảo đúng các yêu cầu lỹ thuật đề ra và hiệu quả sử dụng TSCĐ sẽ được như mong muốn. Công ty cần tăng cường công tác tìm kiếm vốn đẩu tư. Bên cạnh các nguồn vốn đang có, cần huy động thêm các nguồn khác như thông qua liên doanh, liên kết với các đơn vị bạn, thuê TSCĐHH. Trước khi thực hiện đầu tư, mua sắm TSCĐHH, công ty phải căn cứ vào hiện trạng TSCĐHH đang có tại công ty để lên kế hoạch đầu tư dài hạn. Việc đầu tư TSCĐHH cần được tiến hành theo xu hướng TSCĐHH dùng trong sản xuất kinh doanh đóng vai trò chủ đạo, còn TSCĐHH dùng ngoài hoạt động kinh doanh cần sử dụng đúng mục đích và thật sự cần thiết. Đối với TSCĐHH đã hư hỏng hợac không còn phù hợp với yêu cầu của công việc, cần nhanh chóng nhượng bán hoặc thanh lý đẻ tránh tình trạng gây ứ đọng vốn, làm ảnh hưởng đến hiẹu quả sử dụng vốn. Đối với quá trình đầu tư TSCĐHH, dựa vào nhu cầu của bộ phận sử dụng, công ty cần xem xét thực trạng của TSCĐHH hiện có để có quyết dịnh mua sắm mới hay tu bổ, sửa chữa. Nếu quyết định mua mới, công ty phải tiến hành điều tra thị trường để xem xét giá cả và chất lượng của tài sản cần đầu tư của từng nhà cung cấp cũng như các chính sách ưu đãi để có quyết định đầu tư vào loại TSCĐHH nào hay lựa chọn nhà cung cấp nào. * Tăng cường vai trò của công tác kế toán quản trị ở công ty: Khác với kế toán tài chính, kế toán quản trị chỉ cung cấp thông tin nhằm đáp ứng nhu cầu của các nhà quản trị doanh nghiệp. Việc ra quyết định của họ có tác động đến sự thành công của công ty, có thẻ nói. Kế toán quản trị đã tạo ra phần lớn các thông tin, giúp nhà quản trị ra quyết định cung cấp, sản xuất, tiêu thụ…ở doanh nghiệp. * Nâng cao trình độ của nhân viên kế toán: Để hoàn thiện công tác hạch toán TSCĐ nói riêng và công tác hạch toán kế toán nói chung thì con người là nhân tố dầu tiên phải quan tâm. Việc thường xuyên nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của nhân viên kế toán là việc làm cần thiết. Bên cạnh đó, kỹ năng sử dụng máy vi tính và các phần mềm kế toán cũng rất quan trọng. Nước ta đang trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế và công tác kế toán cũng không nằm ngoài xu hướng đó. Chế độ kê toán hiện nay chưa thực sự ổn định, còn cần điều chỉnh để phù hợp hơn với thông lệ kế toán quốc tế. Điều này đòi hỏi người làm kế toán phải đi sâu tìm hiểu bản chất từng nghiệp vụ để có khả năng chuyên môn vững vàng, có thể nhanh chónh cập nhật những thay đổi của chế độ và vận dụng linh hoạt đối với từng loại hình doanh nghiệp. Công ty cần quan tâm đến công tác đào tạo, phát triển nguồn nhân lực trước và sau tuyển dụng. Cần thường xuyên bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho các nhân viên kế toán bằng cách tạo điều kiện cho những người có năng lực đi học cao hơn như đi du học, học cao học…hay tham dự các cuộc hội thảo về kế toán…. Những khóa đào tạo này không chỉ nhằm củng cố và nâng cao năng lực cho nhân viên mà còn trang bị cho họ khả năng phân tích kinh doanh, tổ chức công việc, kỹ năng sử dụng máy tính…Tuy nhiên, bên cạnh sự quan tâm của công ty, bản thân mỗi nhân viên nên thường xuyên nghiên cứu tài liệu, chế dộ kế toán mới để trau dồi nghề nghiệp, chủ động áp dụng vào công việc cụ thể ở công ty. * Đối với công tác kế toán: Công ty nên áp dụng đúng biểu mẫu sổ sách kế toán của Bộ Tài chính. Cụ thể, tại công ty không sử dụng Bảng tính và phân bổ khấu hao mag chỉ sử dụng bảng trích khấu hao TSCĐ với cột ký hiệu có bao gồm các tài khoản loại 6, điều này sẽ gây khó khăn cho công tác kiểm tra tính chính xác số học cũng như việc phân bổ cho từng đói tượng sử dụng TSCĐHH. Công ty cần áp dụng đúng mấu để thuận tiện cho kiểm tra, đối chiếu sổ sách kế toán. Với yêu cầu thận trọng nghề nghiệp, phòng kế toán phải thường xuyên cung cấp, in các tài liệu, sổ sách cần thiết theo yêu cầu quản lý, đồng thời sau mỗi kỳ, kế toán cần sao chép các số liệu vào đĩa để phòng sự cố mất dữ liệu trên máy tính. * Về công tác quản lý TSCĐ HH: Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh lắp máy, TSCĐ HH của công ty ngày càng nhiều ,có giá trị lớn và phân bố ở nhiều nơi khác nhau. Việc quản lý TSCĐ là rất khó khăn. Do đó, công ty có thể xem xét tới việc sử dụng phần mềm quản lý TSCĐ eFAS để giảm bớt gánh nặng cho nhân viên kế toán, giúp cho việc quản lý TSCĐ HH trở nên dễ dàng hơn, chính xác hơn. Việc phân loại TSCĐ HH cần được phối hợp các tiêu thức phân loại, điều đó sẽ giúp cho việc quản lý TSCĐ HH được dễ dàng hơn. Ví dụ như có thể áp dụng thêm tiêu thức phân loại theo nguồn hình thành hay theo nơi sử dụng TSCĐ HH. 2. Ý kiến đề xuất với Nhà nước: Nhà nước cần tạo môi trường kinh doanh thuận lợi cho các doanh nghiệp hơn nữa, cụ thể như: - Có chính sách nhập khẩu máy móc, thiết bị hợp lý, đồng thời voái nó là chính sách thuế nhập khẩu máy móc thiết bị để tạo điều kiện cho các doanh nghiẹp có thể tự do lựa chọn các mặt hàng phù hợp với yêu cầu kỹ thuật của doanh nghiệp. - Hình thành thị trường vốn, thị trường chứng khoán đa dạng để doanh nghiệp có thể dễ dàng huy động vốn và đầu tư vốn có hiệu quả, tăng tốc độ quay vòng vốn trong doanh nghiệp, đẩy nhanh tốc độ lưu chuyển tiền tệ trong nèn kinh tế quốc dân. KẾT LUẬN Là một bộ phận cấu thành của công tác kế toán, kế toán TSCĐ giữ một vai trò không nhỏ quyết định đến sự thành công hay thất bại của một sản phẩm nói chung và của một doanh nghiệp nói riêng. Đứng trước những đòi hỏi chung cùng với ựu phát triển của đất nước nên trong suốt những năm qua, Công ty CPĐT & XDPH Đô thị Lilama đã không ngừng phát triển và đổi mới, tích cực tham gia triển khai và thực hiện tốt các dự án, các công trình lớn trong cả nước. Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực lắp máy, Công ty nhận thấy rõ tầm quan trọng của chất lượng sản phẩm đối với uy tín, sự tồn tại và phát triển của công ty. Một trong những yếu tố quan trọng quyết định tới chất lượng sản phẩm là việc sử dụng TSCĐ HH một cách hợp lý và có hiệu quả. TSCĐ HH chiếm tỉ trọng lớn trong tổng nguồn vốn đầu tư của công ty. Quản lý tốt các hoạt động liên quan tới TSCĐ HH sẽ giúp công ty nắm bắt trạng thái của tài sản đó một cách nhanh chóng và chính xác nhất để đưa ra các kế hoạch và quyết định kịp thời, hỗ trợ nâng hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, giảm chi phí, bảo vệ đầu tư và tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Trong thực tế, vấn đề không chỉ đơn giản là có và sử dụng TSCĐ HH mà quan trọng hơn là phải bảo quản và sử dụng một cách có hiệu quả, phát huy hết công suất và trang bị đổi mới TSCĐ. Kế toán TSCĐ đã giúp Công ty thực hiện được điều đó. Em xin chân thành cảm ơn tập thể cán bộ lãnh đạo Công ty CPĐT & XDPT Đô thị Lilama đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong quá trình thực tập. Em xin đặc biệt cảm ơn Cô giáo – GV Trần Thị Phượng đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành chuyên đề này. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 - NXB Tài chính 2. Giáo trình kế toán tài chính - trường Đại học Kinh tế quốc dân – xuất bản năm 2006 3. 26 chuẩn mực kế toán Việt Nam 4. Báo cáo tài chính của Công ty CP đầu tư và Xây dựng phát triển Đô thị LILAMA năm 2005, 2006 5. Tài liệu của phòng Tổ chức 6. Tài liệu của phòng Hành chính 7. Các trang web: www.ketoan.com www.kiemtoan.com www.mof.gov.com