Chuyên đề Hạch toán tài sản cố định với những vấn đề quản lý nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định tại Công Ty TNHH Hoàng Anh

. Chứng từ gốc Báo cáo kế toán Nhật ký sổ cái Bảng tính và phân bố khấu hao TSCĐ Sổ chi tiết các TK Tập hợp chi phí TK 627, 641, 642 Sổ chi tiết kế toán 211, 212, 213 Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Quan hệ đổi chiều. 2. Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức nhật ký chung trình tự ghi sổ TSCĐ được thể hiện theo sơ đồ sau. Chứng từ gốc Sổ cái TK 211,212,213 Nhật ký chung Bảng tính và phân bố khấu hao TSCĐ Bảng cân đối Sổ chi tiết các TK chi phí TK 627, 641, 642 Sổ chi tiết TK 211, 212, 213 Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Quan hệ đổi chiều. 3. Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ. Chứng từ gốc Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tính và phân bố khấu hao TSCĐ Sổ chi tiết TSCĐ TK:211, 212,213 Sổ chi tiết TK 627, 641, 642 Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK: 211, 212, 213 Báo cáo kế toán Bảng cân đối TK Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Quan hệ đổi chiều. 4. Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức nhật ký chứng từ. Chứng từ gốc Nhật ký chứng từ số 9 Sổ chi tiết TSCĐ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Bảng kê số 4, 5, 6 Nhật ký chứng từ số 7 Sổ các TK 211, 212, 213, 214 Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi cuối tháng. Ghi hàng ngày Quan hệ đổi chiều. Phần II . Thực trạng tổ chức hạch toán TSCĐ tại công ty Thương Mại Hoàng Anh Khái quát chung về công ty thương mại Hoàng Anh Quá trình hình thành và phát triển Công ty Thương Mại Hoàng Anh được thành lập theo giấy phép số : 1317/GP - UB, ngày 18/7/1994 do UBTP Hà Nội cấp - Giấy phép đăng ký kinh doanh : 051928 của UBKH Thành phố Hà Nội cấp ngày 24 / 9 / 1994. Ban đầu thành lập, Công ty Thương Mại Hoàng Anh chỉ có hơn 30 cán bộ công nhân, hầu như chưa có đội ngũ cán bộ kỹ tuật chuyên nghành , vốn liếng cơ sở vật chất, kỹ thuật buổi ban đầu rất nhỏ bé, hạn hẹp. Là một doanh nghiệp mới được thành lập nên Công ty gặp rất nhiều khó khăn như thiếu vốn đội ngũ cán bộ công nhân viên chưa có tay nghề và kinh nghiệm . Nhiệm vụ của công ty là là chuyên kinh doanh và sản xuất các loại vật tư , thiết bị phụ tùng cho ngành cung cấp nước - cấp hơi - cấp xăng dầu. Công ty có tư cách pháp nhân , có con dấu riêng , được mở tài khoản tại ngân hàng Công thương Việt Nam tại Hà Nội , thực hiện chế độ hạch toán kế toán độc lập , được phép liên doanh , liên kết với các tổ chức kinh tế khác trong và ngoài nước trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trải qua hơn 7 năm hoạt động, cùng với sự phát triển chung của cả nước cũng như của ngành , công ty đã lớn mạnh không ngừng về doanh số , cơ sở vật chất, tài sản và nhân sự. Hiện nay công ty đã tạo được vị trí vững chắc của mình từ chỗ bắt đầu thành lập công ty chỉ có địa diểm giao dịch nhỏ trên đường Giải Phóng nay công ty đã có một nhà máy sản xuất lớn với diện tích 20.000m2 với đầy đủ trang thiết bị , dây chuyền sản xuất hiện đại tại tỉnh Hà Tây. Nhân sự công ty phát triển từ 30 người nay lên tới 300 người, thu nhập bình quân hàng tháng theo đầu người đạt 850.000đồng/ tháng .Doanh thu và nghĩa vụ nộp vào ngân sách nhà nước ngày càng tăng. Công ty hoạt động trên phạm vi trong nước và ngoài nước, cung cấp sản phẩm cho hầu hết các công trình cấp thoát nước lớn , các nhà máy mía đường nhà máy giấy, các công ty lắp đặt điện nước tại các tỉnh đồng thời các sản phẩm của công ty còn được xuất khẩu sang nước ngoài như Trung Quốc , Hàn Quốc .vv.., 2. Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty Trong thời kỳ đổi mới của nền kinh tế nhiều thành phần có sự quản lý và định hướng của nhà nước, để nâng cao hiệu quả trong sản xuất kinh doanh, đòi hỏi tổ chức bộ máy của công ty phải được củng cố và kiện toàn với cơ cấu đơn giản , hiệu quả cao. Mặt khác để mở rộng sản xuất kinh doanh của công ty , buộc công ty phải có một bộ máy quản lý hợp lý . Từ những yêu cầu và đòi hỏi như vậy . Công ty đã cố gắng điều chỉnh và kiện toàn cơ cấu tổ chức, các lực lượng lao động, sắp xếp được hợp lý theo từng công việc phù hợp với trình độ của mỗi người . Cơ cấu tổ chức của Công ty Thương Mại Hoàng Anh: - Ban giám đốc - Các phòng chức năng + Phòng kế hoạch + Phòng hành chính + Phòng tài chính , kế toán + Phòng kỹ thuật + Phòng tư vấn , chuyển giao công nghệ + Các tổ sản xuất Đứng đầu công ty là giám đốc công ty , giám đốc là người đại diện cho quyền lợi và nghĩa vụ của toàn thể công ty trước pháp luật. Giám đốc chịu trách nhiệm chung về tình hình sản xuất kinh doanh của công ty , trực tiếp phụ trách khâu tổ chức, lao động, kế hoạch, tài chính kế toán . Giám đốc là người quyết định mọi phương thức kinh doanh , hoạt động của công ty . Các phòng chức năng thực hiện các chức năng chính của mình đồng thời là bộ phận tham mưu giúp ban giám đốc điều hành quản lý toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh . Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán của công ty 3.1- Bộ máy kế toán Công ty Thương Mại Hoàng Anh là một doanh nghiệp tư nhân, thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập và áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Trong số các phòng ban chức năng thuộc bộ máy quản lý của công ty. Phòng tài chính kế toán có vị trí trung tâm quan trọng, nó đảm bảo tài chính , giám sát toàn bộ quá trình kinh doanh và tính toán kết quả kinh doanh, tham mưu cho giám đốc về mặt của quá trình kinh doanh. Tất cả các công tác kế toán như thu nhận chứng từ , hạch toán, lập báo cáo kế toán , phân tích hoạt động kinh tế đều do phòng kế toán đảm nhận . Sơ đồ bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán thanh toán kiêm kế toán tập hợp chi phí Thủ quỹ kiêm kế toán ngân hàng Kế toán tổng hợp kiêm kế toán thuế Kế toán tiền lương kiêm kế toán vật tư, CCDC,TSCĐ * Đứng đầu bộ máy kế toán là kế toán trưởng, là người phụ trách và quản lý chung về toàn bộ tài chính, phân công công tác cho từng phần hành kế toán của công ty, có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc về mọi mặt trong quản lý hoạt động tài chính . * Kế toán tổng hợp kiêm kế toán thuế là người có trách nhiệm giúp việc cho kế toán trưởng, có nhiệm vụ kiểm tra, đối chiếu làm các báo cáo tổng hợp theo định kỳ theo yêu cầu quản lý và Bộ Tài chính quy định ,phản ánh giá thành tiêu thụ , lỗ lãi và tổng kết tài sản , đồng thời theo dõi các khoản thuế. * Kế toán thanh toán kiêm kế toán tập hợp chi phí Có nhiệm vụ theo dõi thu chi tiền mặt, tiền gửi, thanh toán công nợ , tạm ứng và phản ánh kịp thời chính xác theo từng đối tưọng, từng khoản thanh toán. Đồng thời có nhiệm vụ xác định đối tượng tập hợp chi phí sản xuất để tập hợp chi phí sản xuất theo từng dối tượng cụ thể . Kế toán tiền lương kiêm kế toán vật tư, CCDC, TSCĐ : - Về tiền lương Có nhiệm vụ chấm công , ghi rõ ngày công làm việc, nghỉ việc của từng cán bộ công nhân viên, đảm bảo chấp hành chế độ đối với lao động, cung cấp thông tin về sử dụng lao động, về chi phí tiền lương và các khoản trích nộp bảo hiểm. Cuối kỳ tổng hợp thời gian lao động và tính lương, thực hiện các khoản nộp bảo hiểm cho từng bộ phận trong công ty. Về vật tư : Phản ánh tình hình hiện có, biến động từng loại vật liệu và toàn bộ vật liệu. Chấp hành đầy đủ thủ tục về nhập xuất, bảo quản vật liệu. Nắm vững phương pháp tính giá vật liệu và phân bổ vật liệu cho các đôid tượng sử dụng vật liệu. Hàng tháng lập bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu đảm bảo đúng khớp với chi tiết và tổng hợp với thẻ kho, cuối kỳ lập báo cáo kiểm kê Về công cụ dụng cụ, tài sản cố định: Theo dõi vào sổ sách tình hình tài sản phát sinh trong tháng , quý năm. Thủ quỹ kiêm kế toán nhân hàng có nhiệm vụ thu chi tiền mặt, vào sổ quỹ hàng ngày cuối ngày phải báo cáo số tiền tồn két cho Giám đốc. Đồng thời có nhiệm vụ giao dịch với ngân hàng theo dõi tiền mạt và tiền gửi ngân hàng làm thủ tục, lập phiếu chi, ghi séc, uỷ nhiệm chi . Công ty Hoàng Anh hiện đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ . Trình tự ghi chép và xử lý số liệu được thực hiện như sau : 3.2- Đặc điểm tổ chức hệ thống sổ kế toán Sổ kế toán là một phương tiện vật chất cơ bản, cần thiết để người làm kế toán ghi chép phản ánh một cách có hệ thống các thông tin kế toán theo thời gian cung như theo đối tượng. Việc lựa chọn hình thức sổ kế toán nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm tổ chức quản lý và tính chất hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Đối với công ty thương mại Hoàng Anh thì hình thức sổ sách được sử dụng là hình thức " Chứng từ ghi sổ ", công tác kế toán được kết hợp vừa làm thủ công và vừa được thực hiện bằng máy vi tính. 1. Định khoản cho chứng từ gốc. 2. Từ chứng từ gốc vào sổ quĩ. 3. Từ chứng từ gốc vào chứng từ ghi sổ. 4. Từ chứng từ gốc vào sổ chi tiết. 5. Từ chứng ghi sổ vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. 6. Từ chứng từ ghi sổ vào sổ cái. 7. Từ sổ chi tiết lập bảng tổng hợp. 8. Đối chiếu giữa sổ cái và bảng tổng hợp. 9. Lên báo cáo kế toán. Sơ đồ: Trình tự hạch toán Sổ quỹ Thẻ, sổ hạch toán chi tiết Chứng từ gốc Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Lập bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối kế toán Báo cáo kế toán tài chính : Thực hiện thường xuyên : Cuối kỳ kế toán : Đối chiếu cuối kỳ Các loại sổ kế toán sử dụng + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ + Sổ cái + Các sổ kế toán chi tiết ( Sổ TK 112, 111,131, 133 , 144 , 156.1 , 156.2 , 311, 331, 333.1, 333.12, 333.3, 333.4, 334, 421 , 211, 511, 632, 642, 413, 711, 155, 911, 142 ) Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán Tất cả các loại báo cáo tài chính đều được lập theo mẫu và gửi đúng kỳ hạn quy định . Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Thuyết minh báo cáo tài chính Bảng lưu chuyển tài sản Bảng cân đối tài khoản Ngoài ra công ty còn sử dụng một số loại báo cáo nội bộ Báo cáo các khoản phải thu, phải trả, tình hình công nợ của công ty Báo cáo quỹ, thủ quỹ lập hàng ngày và gửi tới giám đốc 5. Đặc điểm tài sản cố định tại công ty TM Hoàng Anh Qua nhiều năm hoạt động từ một công ty nhỏ đến nay công ty đã có một cơ ngơi khang trang, máy móc thiết bị tương đối hiện đại, cùng với quá trình hiện đại hoá sản xuất công ty đã sử dụng bộ máy kế toán của mình ngày càng hữu hiệu để quản lý chặt chẽ TSCĐ trên mọi mặt nâng cao hiệu quả sử dụng và cung cấp thông tin, để tiếp tục đổi mới TSCĐ, đưa công nghệ tiên tiến vào sản xuất. Mặc dù công ty thương mại Hoàng Anh không phải là một công ty lớn , nhưng địa bàn hoạt động của công ty rộng, vì vậy khả năng quản lý tập chung TSCĐ là rất khó khăn. Tuy nhiên đây không phải là yếu tố quyết định đối với hiệu quả sử dụng TSCĐ mà điều quyết định là công ty có được biện pháp quản lý TSCĐ đúng đắn. Trước hết, TSCĐ được xác định đúng nguyên giá khi nhập về hoặc khi xây dựng cơ bản bàn giao. Đây là bước khởi đầu quan trọng để công ty hạch toán chính xác TSCĐ theo đúng giá trị của nó. Sau đó mọi TSCĐ được quản lý theo hồ sơ ghi chép trên sổ sách cả về số lượng và giá trị. TSCĐ không chỉ theo dõi trên tổng số mà còn được theo dõi riêng từng loại, không những thế mà còn được quản lý theo địa điểm sử dụng, thậm chí giao trực tiếp cho nhóm đội sản xuất .TSCĐ khi có sự điều chuyển trong nội bộ đều có biên bản giao nhận rõ ràng. Để sản xuất được tốt hơn công ty luôn kịp thời tu bổ sửa chữa những tài sản đã xuống cấp . Trong thời gian sử dụng , một mặt TSCĐ được tính và trích khấu hao đưa vào giá thành theo tỷ lệ quy định của công ty, mặt khác lại dược theo dõi xác định mức hao mòn giá trị còn lại thực tế để có kế hoạch đổi mơí. Hàng năm công ty đều tổ chức kiểm kê vào cuối năm, vừa để kiểm tra TSCĐ, vừa để xử lý trách nhiệm vật chất với các truờng hợp hư hỏng, mất mát một cách kịp thời. Định kỳ công ty có tổ chức đánh giá lại TSCĐ. Đối với việc quản lý vốn, Công ty Hoàng Anh luôn luôn quan tâm quản lý các nguồn vốn. Vì vậy ngoài các biện pháp quản lý TSCĐ về mặ hiện vật và giá trị công ty còn có biện pháp bảo toàn nguồn vốn cố định. Tuy nhiên trong cơ chế thị trường không cho phép đợi đến khi có hệ số trượt giá do cơ quan thẩm quyền công bố mới tính toán . Vì vậy công ty luôn chủ động việc thực hiện viêc bảo toàn vốn để phân bổ vào giá thành kế hoạch. Sau khi có hệ số trượt giá do Nhà nước công bố. Công ty lấy đó làm căn cứ điều chỉnh lại mức vốn đã tự bảo toàn. Có thể nói nhiều năm qua, công ty đã thực hiện tốt việc bảo toàn vốn, tạo điều kiện duy trì để phát huy hết năng suất của mình, tăng cường hiệu quả trang bị thông qua quá trình quản lý TSCĐ. Tính đến thời điểm cuối năm 2001, TSCĐ của công ty đạt mức trên 3 tỷ đồng, về nguyên giá gồm nhiều loại do nhiều nước sản xuất như : Liên Xô, Đức, Pháp. Trong đó thiết bị máy móc chủ yếu là của Việt Nam. Công ty có rất nhiều TSCĐ nhưng thông qua bảng sau ta cũng thấy phần nào TSCĐ của công ty. Bảng cơ cấu TSCĐ Loại tài sản Nguyên giá Tỷ trọng(% ) - Nhà cửa 826.520.482 28,59 - Vật kiến trúc 228.673.557 7,91 - Phưong tiện vận tải 1.024.839.144 35,45 - Máy móc thiết bị 206.702.394 7,15 - Dụng cụ quản lý 261.052.114 9,03 - Tài sản chờ thanh lý 343.154.883 11,87 Cộng 2.890.942.574 100 Toàn bộ TSCĐ ở công ty được quản lý tập trung và phân cấp quản lý đến các phòng, ban , bộ phận sử dụng. Để tiện cho việc hạch toán người ta chia TSCĐ theo các tiêu thức khác nhau. - Theo tình hình sử dụng TSCĐ được chia làm 3 loại: + TSCĐ dùng trong sản xuất kinh doanh + TSCĐ ngoài sản xuất + TSCĐ chưa dùng TSCĐ bao gồm: Thiết bị công tác, phương tiện vận tải, dụng cụ văn phòng, nhà cửa, vật kiến trúc, thiết bị chưa sử dụng, thiết bị không dùng thanh lý. Để xác định chính xác giá trị ghi sổ cho TSCĐ công ty đánh giá TSCĐ khi đưa vào sử dụng và có đáng giá lại khi cần thiết. Trên cơ sở nguyên giá và giá trị hao mòn, công ty xác định giá trị còn lại cho TSCĐ theo công thức sau : Giá trị còn lại = Nguyên giá - Hao mòn Như vậy toàn bộ TSCĐ của công ty được theo dõi chặt chẽ với 3 loại giá : Nguyên giá, giá trị còn lại , giá trị hao mòn nhờ đó mà phản ánh được tổng số vốn đầu tư mua sắm, xây dựng TSCĐ và trình độ trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật cho sản xuất. II. Hạch toán tăng , giảm TSCĐ tại công ty TM Hoàng Anh Hạch toán tăng TSCĐ TSCĐ ở công ty TM Hoàng Anh nói chung ít có biến động. Các trường hợp tăng TSCĐ chủ yếu là do công ty mua sắm bằng nguồn vốn tự có. Xuất phát từ nhu cầu cần thiết của các bộ phận , căn cứ vào kế hoạch đầu tư, tình hình TSCĐ hiện có tại công ty , công ty đã có kế hoạch mua sắm TSCĐ cho mỗi năm mà công ty có quyết định mua sắm mới TSCĐ. Bộ phận có nhu cầu sử dụng TSCĐ và kế toán trưởng lập tờ trình gửi giám đốc xét duyệt và cho lập kế hoạch mua sắm. Khi Tài sản mà bên bán giao cho công ty, căn cứ vào hoá đơn bán hàng hay hoá đơn GTGT và các chứng từ gốc cần thiết kế toán hạch toán nghiệp vụ mua sắm TSCĐ Hồ sơ TSCĐ bao gồm : + Quyết định cấp phát hoặc điều chuyển TSCĐ giữa các bộ phận trong công ty + Các tài liệu kỹ thuật kèm theo + Biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản này được lập thành 3 bản - 01 bản được lưu ở kế toán công ty để làm hồ sơ gốc để ghi sổ kế toán - 01 bản được giao cho bên giao tài sản + Phiếu thu của bên giao nhận tài sản giữ + Phiếu chi của đơn vị + Phiếu bảo hành ( Nếu có ) Ngày 24 / 5 /200 công ty mua thêm một máy vi tính và một máy in Canon Hồ sơ lưu ở phòng kế toán gồm có : 01 phiếu thu tiền mặt của công ty TNHH Hoàng Đạo ở 26 Trần Hưng Đạo - Hà Nội 01 phiếu chi tiền mặt của công ty TM Hoàng Anh 01 Phiếu xuất kho kiêm hoá đơn bán hàng Căn cứ vào nhu cầu quản lý kinh doanh, Giám đốc công ty quyết định đầu tư thêm một máy vi tính và một máy in Canon và làm thủ tục chi tiền mặt cho ông Nguyễn Khắc Mạnh đi mua : Công ty TM Hoàng Anh Phiếu chi Ngày 24 tháng 5 năm 2000 Tài khoản ghi nợ : 211 Người nhận Tiền : Ông Nguyễn Khắc Mạnh Bộ phận công tác : Cán bộ quản lý tài sản văn phòng Lý do Chi : Mua máy tính và máy in Số tiền : 17.900.000đ ( Bằng chữ : Mười bảy triệu chín trăm ngàn đồng ) Kèm theo : 3 chứng từ gốc Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người nhận Thủ Quỹ ( Ký,họ tên, đóng dấu) ( Ký, họ tên ) ( Ký , họ tên) ( Ký ,họ tên) Khi nộp tiền mua hàng công ty TNHH Hoàng Đạo đã ghi phiếu thu xác nhận việc trả tiền hàng của ông nguyễn Khắc Mạnh Đồng thời ghi hoá đơn bán hàng như sau : Đơn vị : Hoá Đơn bán hàng Mẫu số : 01a - BH Công ty TNHH Hoàng Đạo Theo QĐ số : 1141TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1996 của BTC Ngày 13 tháng 11 năm 2000 ( Liên 2 giao cho khách hàng ) Nợ : AX/95 - B Có : Quyển số : 932 Họ tên người mua hàng : Nguyễn Khắc Mạnh Địa chỉ : Công ty TM Hoàng Anh Địa chỉ giao hàng : 255 Đường Giải Phóng Hình thức thanh toán : Tiền mặt Số hiệu tài khoản : STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư sản phẩm Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 Máy vi tính 586DX Máy in Canon Chiếc Chiếc 01 01 15.600.000 2.300.000 15.600.000 2.300.000 Cộng 17.900.000 Tổng số tiền : Mười bảy triệu chín trăm ngàn đồng Trong đó thuế : Thời gian và địa điểm bảo hành Người mua Người thu tiền Người viết hoá đơn Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) Căn cứ vào chứng từ trên kế toán phản ánh tăng tài sản cố định và tiến hành ghi sổ, trước tiên kế toán lập chứng từ ghi sổ, vào số đăng ký chứng từ ghi sổ và vào sổ cái Ghi Nợ TK 211 : 17.900.000 Có TK 111 : 17.900.000 Kế toán tiến hành ghi sổ: Mẫu số 01 - SKT/DNN Chứng từ ghi sổ Số 133 Ngày 13 tháng 11 năm 2000 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Mua máy vi tính 211 111 15 600 000 Mua máy in Canon 211 111 2 300 000 Tổng cộng: 17 900 000 Kèm theo ………….chứng từ gốc. Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Mẫu số 02 - SKT/DNN Số đăng ký chứng từ ghi sổ (Năm 2000 ) Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày/tháng Số hiệu Ngày/tháng 113 13 - 11 17 900 000 Tổng: 17 900 000 Ngày 13 tháng 11 năm 2000. Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên đóng dấu) Đồng thời ghi bút toán kết chuyển nguồn vốn và kế toán tiến hành ghi sổ cái 411 Nợ TK 414 : 17.900.000 Có TK 411 : 17.900.000 Số cái (TK 411 - Nguồn vốn kinh doanh) Đơn vị : 1000đ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 30-11 115 13-11 Dư đầu kỳ . Bổ sung vốn kinh doanh từ quỹ đầu tư phát triển… Công phát sinh. Dư cuối. 414 ……. 17 900 000 17 900 000 ….. Ngày 13 tháng 11 năm 2000. Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên đóng dấu) Trưòng hợp giảm tài sản cố định TSCĐ của công ty TM Hoàng Anh giảm có thể do nhượng bán thánh lý , đối với một số TSCĐ đã cũ không dùng được không phù hợp với công việc thì bộ phận sử dụng và kế toán trưởng đề nghị với giám đốc nhượng bán thanh lý TSCĐ Giám đốc công ty sẽ xem xét tình hình thực tế hiện trạng TSCĐ tại công ty từ đó cho phép tổ chức nhượng bán thanh lý . Thủ tục thanh lý bao gồm : Lập ban thanh lý TSCĐ để xem xét đánh giá hiện trạng của TSCĐ cần thanh lý và giá trị TSCĐ thanh lý cần thu hồi, lập biên bản thanh lý TSCĐ. Ngày 18 tháng 11 năm 2000 Công ty thanh lý xe cẩu, biên bản thanh lý được lập như sau : Biên bản thanh lý TSCĐ Ngày 18 tháng 11 năm 2000 Căn cứ quyết định số 324 ngày 15 tháng 11 năm 2000 của giám đốc công ty TM Hoàng Anh về việc thanh lý TSCĐ I. Ban thanh lý TSCĐ Ông : Nguuyễn Quốc Hùng - Giám đốc công ty Ông : Nguyễn Khắc Mạnh - Cán bộ quản lý tài sản văn phòng Bà : Nguyễn Ngọc Liên - Kế toán trưởng II . Tiến hành thanh lý TSCĐ Tên Tài sản : Xe cẩu KC2 biển số 29E - 15 - 32 Số hiệu TSCĐ : DX21 Năm đưa vào sử dụng : 1994 Nguyên giá TSCĐ : 210.450.000 đồng Giá trị hao mòn đã trích đến thời điểm thanh lý : 209.730.000 đồng Giá trị còn lại của TSCĐ : 720.000 đồng III. Kết luận của ban thanh lý TSCĐ Xe cẩu KC2 biển số 29E - 15 - 32 trong quá trình sử dụng đã bị hư hỏng và phải sửa chữa, nay xét việc sử dụng không còn có hiệu quả và không còn đảm bảo được cho phục vụ kịp thời tiến độ sản xuất kinh doanh của công ty Ngày 18 tháng 11 năm 2000 Trưởng ban thanh lý TSCĐ ( Ký, họ tên ) IV. Kết quả thanh lý TSCĐ - Chi phí về thanh lý TSCĐ là 720.000 đ ( bằng chữ :bảy trăm hai mươi ngàn đồng ) - Giá trị thu hồi : 65.000.000 đ ( bằng chữ : Sáu mươi năm triệu đồng chẵn ) - Đã ghi giảm TSCĐ ngày 25 tháng 11 năm 2000 Ngày 25 tháng 11 năm 2000 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng ( Ký, họ tên, đóng dấu) ( Ký ,họ tên ) Biên bản thanh lý TSCĐ nhằm mục đích xác nhận việc thanh lý TSCĐ và là căn cứ để kế toán ghi giảm TSCĐ trên sổ kế toán Biên bản này do ban thanh lý TSCĐ lập và có đầy đủ chữ ký ghi rõ họ tên của trưởng ban , kế toán trưởng , giám đốc.Cùng với biên bản thanh lý còn có biên bản giao nhận TSCĐ với bên mua TSCĐ, phiếu thu. Việc xác định kết quả về thanh lý TSCĐ được tính như sau : - Xoá sổ TSCĐ Kế toán ghi Nợ TK 821 : 720.000đ Nợ TK 214 : 209.730.000đ Có TK 211 : 210.450.000đ - Toàn bộ số thu về thanh lý TSCĐ Kế toán ghi Nợ TK 111 : 65.000.000đ Có TK 721 : 65.000.000đ - Xác định kết quả thanh lý Kế toán ghi Nợ TK 911 : 64.280.000đ Có TK 421 : 64.280.000đ Trên cơ sở chứng từ kế toán gốc, kế toán TSCĐ cuối tháng và sổ chi tiết TSCĐ tại công ty lập theo tháng và theo loại tài sản , đối với việc tăng giảm TSCĐ được hạch toán kịp thời chi tiết vào sổ TSCĐ của đơn vị và được lập theo mẫu sổ sau : Báo cáo tổng hợp tăng giảm TSCĐ ở công ty được theo dõi cho tình hình biến động của TSCĐ trong tháng theo nguồn hình thành TSCĐ đó Mẫu số 01 - SKT/DNN Chứng từ ghi sổ Số 214 Ngày 18 tháng 11 năm2000. Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Chi phí thanh lý TSCĐ 821 211 720 000 Giá trị hao mòn đã tính 214 211 209 730 000 Tổng: 210 450 000 Kèm theo ………….chứng từ gốc. Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm 2000 Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Ngày tháng 114 18 - 11 210 450 000 Tổng: 210 450 000 Ngày tháng năm 2000. Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên đóng dấu) Số cái (TK 211 - TSCĐ) Đơn vị : 1000đ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 113 113 214 13-11 13-11 18-11 Dư đầu kỳ Mua máy vi tính Mua máy in canon Thanh lý TSCĐ Cộng phát sinh Dư cuối 111 111 2141 821 15 600 000 2 300 000 17.900 000 ……. 209 730 000 720 000 210 450 000 ….. Ngày 13 tháng 11 năm 2000. Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên đóng dấu) Đơn vị:…….. Sổ cái TK 2141 Hao mòn TSCĐ Ngày tháng Chứng từ ghi sổ Diên giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 1 2 3 4 5 6 45 18.11 Số dư đầu kỳ. Thanh lý TSCĐ Cộng phát sinh. Dư cuối kỳ. 211 209.730.000 Ngày tháng năm 2000. Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên đóng dấu) Trong gần 160 đơn vị TSCĐ của công ty 35 máy móc quá cũ, để quản ký và có kế hoạch xử lý số máy móc này kế toán TSCĐ lập "bảng kê thiết bị chờ xử lý" Số liệu của bảng này được bổ sung thường xuyên năm Báo cáo tổng hợp tăng giảm tài sản cố định Tháng 12 năm 2000 Chỉ tiêu Nguyên giá Gtrị hao mòn Gtrị còn lại A TSCĐ tăng Máy vi tính 15.600.000 Máy in Canon 2.300.000 Cộng TSCĐ tăng 17.900.000 Nguồn vốn công ty bổ sung 17.900.000 B TSCĐ giảm Xe cẩu biển số 29E- 15 - 32 210.450.000 209.730.000 720.000 Nguồn vốn công ty bổ sung 210.450.000 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) III. Hạch toán khấu hao TSCĐ Trong quá trình sử dụng TSCĐ cùng với sự tác động của thiên nhiên và sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật thì TSCĐ bị hao mòn dần về giá trị theo thời gian. Do vậy kế toán phải làm công tác khấu hao TSCĐ theo định kỳ, hàng tháng kế toán TSCĐ tại công ty phải tiến hành tính và trích khấu hao TSCĐ theo từng đối tượng sử dụng.Việc khấu hao TSCĐ là quá trình chuyển dần giá trị TSCĐ đang được sử dụng vào chi phí kinh doanh cụ thể là chi phí bán hàng , chi phí quản lý doanh nghiệp. Việc xác định thời gian khấu hao TSCĐ dựa vào tuổi thọ kỹ thuật của TSCĐ theo thiết kế, đặc tính hao mò của TSCĐ, đặc điểm nguồn vốn hình thành TSCĐ và điều kịên kinh doanh của doanh nghiệp Phương pháp trích khấu hao : TSCĐ trong công ty được trích kháu hao theo phương pháp khấu hao đường thẳng, việc tính hấu hao theo nguyên tắc tròn tháng, đối với TSCĐ chưa khấu hao hết đã hư hỏngthì giá trị còn lại phải thu hồi một lần, đối với những TSCĐ đã khấu hao hết mà vẫn sử dụng được thì không trích khấu hao nữa . Nguyên giá TSCĐ Mức KH TB năm = Thời gian sử dụng Mức KH TB năm Mức KH tháng = 12 Từ đây sẽ xác định được mức khấu hao của mỗi tháng là : mức khấu hao tháng này bằng mức khấu hao tháng trước cộng với mức khấu hao tăng trong tháng trừ mức khấu hao giảm trong tháng Việc tính và phân bổ khấu hao được xác định theo từng tháng, nó được thể hiện trên bảng tính và phân bổ khấu hao. Ví dụ trong tháng 3 năm 2000 thì việc hạch toán khấu hao như sau: Trong tháng 02 : Số tài sản cố định tăng lên 31.932.248 làm cho số khấu hao trong tháng 3 tăng là 530.537 ; Số TSCĐ giảm : 36.560.000 làm số khấu hao trong tháng 03 giảm 253.889. Từ bảng tính và phân bổ khấu hao kế toán tiên hành ghi sổ và ghi nợ TK 009 - Nguồn vốn khấu hao DN: Công ty TM hoàng Anh. Sổ cái TK 214 - hao mòn tài sản cố định Ngày tháng Chứng từ ghi sổ Diên giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 1 2 3 4 5 6 30-3 116 15-3 Số dư đầu kỳ Trích khấu hao TSCĐ tháng 03 năm 2000 ……….. Cộng phát sinh Dư cuối kỳ 641 642 142 335 ……… 101.651.871 77.311.475 13.137.784 30.654.828 …….. Và ghi nợ TK 009 : 222.755.958 Để cung cấp thông tin chi tiết cho nhà quản lý tại phòng kế toán của công ty mở sổ chi tiết TK 214, sổ chi tiết này mở chi tiết theo từng loại TSCĐ. Căn cứ vào số liệu trên sổ tổng hợp và sổ chi tiết TK 214 của từmg tháng, kế toán tập hợp khấu hao trích theo quý và lập ra bảng khấu hao của mỗi quý để cung cấp cho nhà quản lý. IV . Hạch toán sửa chữa TSCĐ TSCĐ là tư liệu lao động có giá trị lớn , thời gian sử dụng lâu dài. Vì vậy để TSCĐ của công ty hoạt động tốt, hoạt động kinh doanh diễn ra đều đăn thì phải luôn quan tâm đến sửa chữa TSCĐ. Việc sửa chữa TSCĐ tại công ty có thể sửa chữa lớn thưòng xuyên hoặc sửa chữa lớn TSCĐ 1. Sửa chữa thường xuyên loại hình sửa chữa này có tính chất bảo quản, bảo dưỡng thường xuyên TSCĐ, kỹ thuật sửa chữa đơn giản thường do công nhân của công ty làm , thời gian sửa chữa diễn ra ngắn, chi phí phát sinh chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng chi phí của doanh nghiệp, chi phí này được đưa vào chi phí kinh doanh trong kỳ Ví dụ : Tháng 3/ Quý I năm 2000 trong công ty có sửa chữa nhỏ như sau : tại công ty có sửa chữa nền nhà của một số phòng với tổng chi phí là : 4.342.000 đ, nghiệp vụ này được hạch toán như sau : Căn cứ vào chứng từ có liên quan : hoá đơn xuất vật liệu, phiếu chi tiền mặt cho sửa chữa kế toán ghi : Nợ TK 642 : 4.341.500 Có TK 152 : 1.085.500 Có TK 111 : 3.256.000 Sau đó kế toán tiến hành ghi sổ: chứng từ ghi sổ Số :95 Ngày 30 tháng 3 năm 2000. Chứng từ ghi sổ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Xuất nguyên vật liệu để sửa chữa nền nhà Xuất tiền mặt để sửa nền nhà 642 642 152 111 1 085 500 3 256 000 Tổng: 4.341.500 Kèm theo ………….chứng từ gốc. Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Số đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng 95 …. 30-3 ….. 4 341 500 Tổng: 4 341 500 Ngày 30 tháng 03 năm 2000. Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên đóng dấu) Tên đơn vị: Cty TM Hoàng Anh. Sổ cái TK : 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Đvị: 1000đ. Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Kiến giải Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 95 - 30-3 - Xuất NVL sửa chữa nền nhà Xuất tiền mặt để sửa nền nhà. Công phát sinh 152 111 …… 1 085 500 3 256 000 4 341 500 Ngày 30 tháng 03 năm 2000. Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên đóng dấu) Sửa chữa lớn : Tại công ty thì loại hình sửa chữa này có tính chất khôi phục năng lực hoạt động của TSCĐ, kỹ thuật sửa chữa phức tạp có thể do công nhân của công ty đảm nhận hoặc thuê ngoài. Thời gian sửa chữa thường kéo dài và phải ngừng hoạt động đối với TSCĐ. Chi phí sửa chữa phát sinh thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí của công ty. Sửa chữa lớn TSCĐ tại công ty có thể ngoài kế hoạch hoặc theo kế hoạch * Sửa chữa lớn TSCĐ ngoài kế hoạch Khi TSCĐ không thể hoạt động , hoặc hoạt động không hiệu quả mà cần sửa chữa thì bộ phận sử dụng trình giám đốc và đề nghị cần sửa chữa TSCĐ. Giám đốc công ty duyệt và cho tiến hành sửa chữa. Khi sửa chữa xong Công tytiến hành quyết toán công trình, bộ phận sửa chữa xây dựng kế hoạch giải trình. Căn cứ vào bản quyết toán công trình và các chứng từ liên quan kế toán tiến hành hạch toán , chi phí của nghiệp vụ này được tập hợp vào TK 142 và tiến hành phân bổ vào chi phí kinh doanh của các kỳ sau khi sửa chữa hoàn thành. Ví dụ : Trong tháng 02/ 2000 Công tytiến hành sửa chữa lớn một số phương tiện vận tải theo phương thức tự làm, với tổng chi phí 17.794.872 đ Trong đó chi phí về vật tư là : 11.235.271 đ, số công là : 1.534; tiền lương là : 5.594.200 đ khi tiến hành sửa chữa các chi phí được tập hợp theo các chứng từ gốc ( chi phí khác : 965.401đ) Kế toán tiến hành vào sổ cái TK 241, TK 142 Đơn vị: Cty TM Hoàng Anh Sổ cái Tên TK : Sửa chữa TSCĐ TK 2413 Đvị: 1000đ Ngày tháng Chứng từ ghi sổ Diên giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 1 2 3 4 5 6 30-2 ….. 30-2 75 ….. 78 16-2 …… 20-2 Tập hợp chi phí sửa chữa lớn …. Quyết toán SCL TSCĐ 152 334 111 142 11.235.270 5.594.200 965.401 17.794.872 Ngày 30 tháng 03 năm 2000. Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên đóng dấu) Khi công trình được quyết toán kế toán còn ghi sổ cái : Sổ cái Tên TK : Chi phí trả trước TK 142 Đvị:1000đ Ngày tháng Chứng từ ghi sổ Diên giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 1 2 3 4 5 6 87 92 30-3 30-3 …. Quyết toán SCL TSCĐ Phân bổ chi phí sửa chữa lớn TSCĐ Cho chi phí bảo hiểm 241 641 17.794.872 5 931 642 Ngày 30 tháng 03 năm 2000. Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên đóng dấu) Loại hình sửa chữa này ít xảy ra, phần lớn các nghiệp vụ SCL xảy ra đã có kế hoạch định trước. * Sửa chữa lớn TSCĐ theo kế hoạch Tại công ty Hoàng Anh cùng với dịnh kỳ kiểm kê TSCĐ là 6 tháng hoặc 1 năm thì bộ phận bảo dưỡng TSCĐ của công xem xét tình hình thực tế TSCĐ tại từng bộ phận sử dụng quản lý TSCĐ. Đến cuối mỗi năm , căn cứ rà soát những tài sản , trang thiết bị cần sửa chữa , bảo dưỡng hay thay thế . Từ đây cùng với phòng kế toán lập văn bản và lập kế hoạch sửa chữa lớn TSCĐ trình lên giám đốc. Ví dụ : Công ty có dự định sửa một chiếc ô tô biển số 29 H 97.38 và Xe cẩu biển số 29 H 61.38 Kế toán có kế hoạch trích trong 3 tháng ( tháng 1,2,3 ). Khi trích trước kế toán hạch toán tại thời điểm tháng 01/2000 và tháng 02.03/2000 và tiến hành ghi sổ như sau : Nợ TK 642 : 6.987.000 Có TK 335 : 6.987.000 Đồng thời kế toán vào sổ cái như sau : Đvị: Cty TM Hoàng Anh. Sổ cái Tên TK : Chi phí trích trước TK 335 Đvị:1000đ Ngày tháng Chứng từ ghi sổ Diên giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 1 2 3 4 5 6 64 30-1 …. Trích trước chi phí SCL theo kế hoạch ( QI ) …… 642 6.987.000 Ngày 30 tháng 03 năm 2000. Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên đóng dấu) Nhưng thực tế nghiệp vụ này xảy ra đầu tháng 4 năm 2000, căn cứ vào các chứng từ như phiếu xuất kho vật tư, hoá đơn GTGT kế toán hạch toán như sau : Nợ TK 2413 : 24.840.348 Nợ TK 133 : 230.000 Có TK 152 : 10.305.588 Có TK 334 : 6.034.760 Có TK 111 : 8.730.000 Đồng thời ghi sổ như sau : Đvị: Cty TM Hoàng Anh Chứng từ ghi sổ Số 86 Ngày 30 tháng 4 năm 2000 Trích yếu Số liệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Xuất NVL sửa ôtô và xe cẩu Chi phí nhân công xuất tiền mặt 2413 2413 2413 152 334 111 10 305 588 6 034 760 8 730 000 Tổng: 25 070 348 Kèm theo ………….chứng từ gốc. Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đvị: Cty TM Hoàng Anh Số đăng ký chứng từ ghi sổ ( Năm 2000 ) Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng 86 …. 30 - 4 ….. 25 070 348 ………… Tổng: 25 070 348 Ngày 30 tháng 04 năm 2000. Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên đóng dấu) Sổ cái Tên TK : 2413 Sửa chữa lớn TSCĐ Ngày tháng Chứng từ ghi sổ Diên giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 1 2 3 4 5 6 86 30 - 4 …. Tập hợp chi phí cho SCL TSCĐ ( đã trích trước theo kế hoạch ( QI ) 152 111 334 10.305.588 8.500.000 6.034.796 Ngày 30 tháng 04 năm 2000. Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên đóng dấu) Khi cuối tháng 04 năm 2000 việc sửa chữa tài sản này kết thúc và giá trị sửa chữa được quyết toán là 20.960.000đ. kế toán so sánh số liệu này với số đã trích theo kế hoạch xác định, chênh lệch giữa số đã trích và thực tế phát sinh là : 3.880.348 đ. Kế toán căn cứ vào bảng quết toán sửa chữa lớn và các chứng từ liên quan hạch toán như sau : Nợ TK 335 : 20.960.000 Có TK 2413 : 20.960.000 Số chênh lệch được hạch toán vào chi phí trả trước Nợ TK 142 : 3.880.348 Có TK 2413 : 3.880.348 V. Hạch toán kiểm kê TSCĐ Tại công ty TM Hoàng Anh, công tác kiểm kê được tiến hành đều đặn mỗi năm một lần vào cuối năm. trước mỗi đợt kiểm kê, công ty lập ban chỉ đạo kiểm kê, ban này sẽ lập phương án kiểm kê, đánh giá TSCĐ, xác định phạm vi kiểm kê, xác định đối tượng chính xác, chuẩn bị kiểu mẫu báo cáo, dự trù kinh phí. Phòng kế toán có nhiệm vụ cung cấp chứng từ, sổ sách và các tài liệu có liên quan để tổng hợp số liệu sau khi đã tiến hành kiểm kê đánh giá TSCĐ cùng hệ thống chỉ tiêu, kiểu mẫu báo cáo. Quá trình kiểm kê sử dụng các phiếu sau : Phiếu kiểm kê hiện vật Tính đến ngày 31/12 /2000 Số TT Tên vật tư thiết bị Nước SX Đ/ vị Số lượng Phân loại chất lượng Người kiểm kê Ghi chú Tốt kém Hỏng 1 2 3 4 5 6 7 8 Máy tiện cụt Máy khoan Máy phun bi Máy cắt hơi Máy mài Máy đột dập Máy hàn điện Máy nén khí Cái Cái Cái Cái Cái Cái Cái Cái 1 2 1 3 16 2 1 1 1 13 1 1 1 1 1 3 1 1 1 Sau khi kiểm kê kết thúc ngoài biên bản kiểm kê ban kiểm kê đánh giá TSCĐ còn lập bảng tổng hợp Thực tế kết quả kiểm kê năm 2000 của công ty TM Hoàng Anh không thừa thiếu so với sổ sách. Nếu thấy thừa hoặc thiếu thì sử lý theo chế độ sau: - Nếu phát hiện thiếu: Căn cứ vào biên bản kiểm kê và quyết định xử lý của giám đốc, kế toán ghi : Nợ TK 214 : Giá trị hao mòn Nợ TK 138 : Giá trị cá nhân phải bồi thường Nợ TK411 : Ghi giảm vốn Nợ TK 821 : Tính vào chi phí bất thường Có TK 211 : Nguyên giá - Mặt khác phân tích để phục vụ cho công tác quản lý Phân tích TSCĐ đã kiểm kê theo các loại giá Phân tích khấu hao và quỹ khấu hao, mức hao mòn Phân tích hiệu quả kinh tế sử dụng TSCĐ qua các chỉ tiêu cơ bản Trên đây là công tác hạch toán các nghiệp vụ cơ bản về TSCĐ của công ty TM Hoàng Anh.Tuy nhiên công việc không chỉ dừng lại ở các bút toán định khoản mà kế toán TSCĐ còn có nhiệm vụ phản ánh các nghiệp vụ này và hệ thống sổ kế toán thống nhất của công ty. Phần III. Những tồn tại và một số ý kiến hoàn thiện công tác quản lý và tổ chức hạch toán TSCĐ nhằm nâng cao hiệu qủa sử dụng TSCĐ tại công ty TM Hoàng Anh I. Đánh giá chung về công tác quản lý và hạch toán TSCĐ Tại công ty tm hoàng anh. Có thể nói cho đến nay Công ty Hoàng Anh dã có vai trò quan trọng trong việc cung cấp vật tư các thiết bị ngành hơi , ngành nước, xăng dầu cho các công trình cấp thoát nước lớn trên khắp các tỉnh miền bắc. Công ty không ngừng lớn mạnh , sự lớn mạnh này được thể hiện ở đội ngũ công nhân viên trình độ cao, cơ sở vật chất không ngừng được nâng cấp, cũng như trình đồ quản lý đang từng bước được hoàn thiện. Hiện nay công ty không ngừng khẳng định tính độc lập, tự chủ trong kinh doanh, khai thác nguồn hàng mới và mở rộng thị trường tiêu thụ trong và ngoài nước. Công ty đã biết khai thác, phát huy và sử dụng có hiệu quả nội lực, tiềm năng sẵn có của mình, mà trong đó TSCĐ là yếu tố quan trọng. Nhận thức được điều này ban lãnh đạo Công ty đã có những biện pháp quan trọng, tích cực tới quản lý và sử dụng TSCĐ. Công ty không ngừng tăng cường công tác quản lý, sử dụng TSCĐ như phân công phân cấp quản lý, sửa chữa bảo dưỡng thường xuyên, sử dụng TSCĐ đúng công suất cố gắng đảm bảo hiệu quả sử dụng TSCĐ đạt mức cao nhất . Công ty đã đưa máy vi tính vào sử dụng phục vụ cho công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng, nhờ đó hiệu quả công việc được nâng lên rõ rệt, giảm bớt nhân lực. Công ty đã làm tốt công tác phân công, bố trí nhân lực ở các phân xưởng và phòng ban song song với việc tổ chức gọn nhẹ ở các bộ phận . ở phòng kế toán chỉ với 8 nhân viên nhưng đã tỏ ra làm việc rất hiệu quả. phản ánh kịp thời, đầy đủ , chính xác tình hình biến động tài sản, tính toán tập hợp đầy đủ chi phí phát sinh và kết quả kinh doanh cũng như quản lý các nguồn vốn của công ty. Trong đó phải kể đến sự đóng góp không nhỏ của kế toán TSCĐ, kế toán TSCĐ đã phản ánh tuơng dối đầy đủ, chính xác kịp thời tình hình biến động tăng, giảm TSCĐ, quá trình sử dụng quỹ khấu hao TSCĐ. Qua một thời gian thực tập tại công ty thương mại Hoàng Anh, vận dụng lý thuyết vào thực tiễn công tác hạch toán TSCĐ, tôi rút ra một số nhận xét cụ thể về công tác hạch toán TSCĐ tại công ty TM hoàng Anh như sau : 1. Các ưu diểm 1.1) Sổ sách hạch toán Với đặc điểm kinh doanh và sản xuất của công ty TM Hoàng Anh, với khối lượng TSCĐ tương đối lớn. Do đó lượng thông tin cho người quản lý là rất nhiều và cần thiết. vì vậy kế toán tổng hợp áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ là phù hợp. Sổ sách kế toán tổng hợp được thực hiện theo đúng quy định của Bộ tài chính, và kế toán viên ghi đúng theo quy định . 1.2) Về hệ thống quản lý của công ty và các yếu tố có ảnh hưởng tới công tác hạch toán TSCĐ. Hệ thống quản lý TSCĐ tập chung đã giúp công quản lý tuơng đối tốt TSCĐ. Từ công nhân ,trưởng phòng kế toán, kế toán chi tiết TSCĐ, kế toán tổng hợp, giám đốc đều có mối quan hệ chặt chẽ trong vấn đề quản lý sử dụng 1.3) Về hạch toán TSCĐ Về cơ bản kế toán TSCĐ đã theo dõi tình hình tăng giảm, khấu hao và sửa chữa TSCĐ theo đúng quy định, đảm bảo việc phản ánh đúng nguyên giá TSCĐ hiện có cũng như mức tính khấu hao. Các bước trong quá trình hạch toán đã tuân thủ đúng theo quy định của bộ tài chính Hiện nay, công ty tiến hành trích khấu hao TSCĐ theo đúng quyết định 166/1999/QĐ - BTC ngày 30 / 12 /1999. Hàng tháng, công ty lập tính và phân bổ khấu hao theo quy định. Qua việc phân tích những ưu điểm trên , cho phép rút ra kết luận: Nhìn chung công tác hạch toán TSCĐ tại công ty thương mại Hoàng Anh dược thực hiện khá tốt đảm bảo việc tuân thủ các quy định hiện hành của bộ tài chính về các nghiệp vụ hạch toán TSCĐ và việc ghi sổ sách kế toán. Tuy nhiên bên cạnh đó , công ty vẫn còn một số tồn tại, và thiếu sót sau : Một số tồn tại 2.1) Về kiểm kê đánh giá TSCĐ Theo quy đinh 6 tháng hoặc 1 năm công ty tiến hành kiểm kê đánh giá lại TSCĐ xem xét hiện trạng TSCĐ. Nhưng tại công ty TM Hoàng Anh chỉ diễn ra kiểm kê và xem xét hiện trạng tình hình TSCĐ cần bảo duưỡng mà không đánh giá lại giá trị hiện thời của TSCĐ. Điều này dẫn tới việc xem xét giá trị của TSCĐ hiện có không đúng với thực tế mà chỉ theo sổ sách. Từ đây làm cho nhà quản lý đưa ra các quyết định không sát với thực tế, đầu tư và sử dụng TSCĐ kém hiệu quả hơn. 2.2) Về việc áp dụng máy tính trong công tác kế toán Phòng kế toán đã áp dụng máy vi tính, nhưng một số phần hành kế toán viên chưa có khả năng áp dụng, khai thác phần mềm hiện có. Mặt khác số lượng người biết sử dụng máy vi tính vẫn ít ( 4/8). Do đó khối lượng công việc làm thủ công vẫn còn nhiều. 2.3) Về việc sửa chữa TSCĐ Việc sửa chữa lớn TSCĐ theo kế hoạch khá chặt chẽ và chủ động, còn việc sửa chữa lớn ngoài kế hoạch diễn ra chậm , điều này dẫn đến tình trạng bị động trong quá trình kinh doanh tại công ty 2.4) Về việc khấu hao TSCĐ Hiện nay công ty thực hiện tính khấu hao nhanh nhằm đổi mới công nghệ, mức khấu hao này đối với công ty còn quá cao làm tăng giá thành một cách giả tạo gây khó khăn cho công ty khi quyết toán vì theo quy định 507 DT/XD ngày 22 / 7/1986 của bộ tài chính đã quy định về mức khấu hao nên công ty cũng phải bỏ ra một khoản chi phí để bù đắp số thiếu. Như vậy việc tính khấu hao của công ty không những không chính xác mà còn không có cơ sở khoa học cho phương pháp tính. 2.5) Phương pháp đánh giá lại TSCĐ chưa phù hợp với thực tế nên việc xác định giá trị còn lại của maý móc thiết bị cao hơn nhiều so với giá cả thực mà nó có thể làm được. Vì vậy công ty có nhiều máy móc thiết bị hư hỏng cần thanh lý nhưng không bán được vì bán không thu được vốn, vậy là cứ để đó, tiếp tục khấu hao mặc cho vốn không phát huy được hiệu quả. II. phân tích hiệu quả sử dụng TSCĐ tại công ty tm hoàng anh. Nhiều năm qua Công ty TM Hoàng Anh luôn quan tâm đến việc đổi mới TSCĐ đồng thời hoàn thiện công tác quản lý để năng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty. Một trong những việc làm cần thiết để quản lý và tìm ra hướng đầu tư đúng đắn. Sau đây là bẳng hiệu quả sử dụng TSCĐ tại công ty. Chỉ tiêu Năm 1999 Năm 2000 Chênh lệch 1. Nguyên giá bình quân 2. Giá trị sản lượng - Sức sản xuất của TSCĐ 3. Lợi nhuận - Sức sinh lời của TSCĐ - Suất hao phí TSCĐ 7 168 787 988 67 864 565 600 9 336 3 150 216 591 0,433 2,307 8 842 814 926 88 769 052 100 10 038 5 861 366 782 0,662 1,508 + 1 574 026 938 + 20 904 486 500 + 0,702 + 2 711 150 191 + 0,229 - 0,799 Hiệu quả sử dụng TSCĐ của Công ty năm 2000 có tăng lên so với năm 1999 điều này thể hiện ở chỗ sưcs sản xuất của TSCĐ tăng lên, mỗi đồng giá trị của TSCĐ ( theo nguyên giá) không chỉ sản xuất ra 9,336 đồng giá trị sản lượng sản phẩm như năm 1999 mà là 10,038 đ, tăng 1,702 đ. Sức sinh lời của TSCĐ cũng tăng từ 0,330 lên 0,662 trên một đồng nguyên giá. Xét ngược lại để tạo ra một đồng lợi nhuận chỉ mất 1,508 đồng nguyên giá TSCĐ, giảm 0,799 so với năm 1999. Kết quả này có được do nhiều nguyên nhân: Do cơ cấu TSCĐ có sự thay đổi hợp lý, do việc sử dụng vận hành máy móc khoa học hơn, hiệu quả này chưa phải thật là cao, vì vậy công ty TM Hoàng Anh vẫn phải có biện pháp quản lý sử dụng TSCĐ hoàn thiện hơn. Đầu năm 1999 vốn cố định của Công ty là: 2 552 981 357 đ, đến cuối năm vốn này tăng lên : 3 614 204 508 đ, ta có: Chỉ tiêu Năm 1999 Năm 2000 Giá trị TSCĐ Doanh thu Hiệu quả sử dụng TSCĐ 2 385 028 425 63 226 892 900 26,51 3 083 592 933 84 779 695 300 27, 49 Như vậy TSCĐ không chỉ tăng lên về giá trị tuyệt đối mà hiệu quả sử dụng vốn của Công ty càng tăng lên III. một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán TSCĐ tại công ty tm hoàng anh. Căn cứ vào những tồn tại và khó khăn hiện nay của công ty, căn cứ vào chế độ quy định của nhà nướcvà Bộ tài chính em xin có một vài ý kiến sau đây hy vọng sẽ góp phần nâng cao chất lượng quản lý và hiệu quả sử dụng TSCĐ tại công tyTM Hoàng Anh 1) Về việc kiểm kê đánh giá lại TSCĐ Công việc kiểm kê đánh giá lại TSCĐ của bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng là việc làm cần thiết, qua đó xác định số lượng thừa thiếu TSCĐ, thực trạng TSCĐ cần sửa chữa bảo dưõng cũng như đánh giá được giá trị hiện tại của TSCĐ thực tế của doanh nghiệp trên thị trường từ đó đưa ra các biện pháp thích hợp cho quá trình sử dụng và quản lý nên khi doanh nghiệp tiến hành kiểm kê thì cần đi đôi với đánh giá lại TSCĐ sẽ được thể hiện trên biên bản đánh giá lại TSCĐ Biên bản đánh giá lại TSCĐ: Mục đích của biên bản này nhằm xác nhận việc đánh giá lại TSCĐ và làm căn cứ để ghi sổ kế toán và các tài liệu liên quan số chênh lệch ( tăng , giảm ) do đánh giá lại TSCĐ Sau đây là mẫu biên bản đánh giá lại TSCĐ Biên bản đánh giá lại TSCĐ Ngày tháng năm …. Số ….. Nợ …… Có…… -Căn cứ quyết định số …ngày tháng…năm…của….về việc đánh giá lại TSCĐ Ông, Bà……….Chức vụ………….. Ông, Bà……….Chức vụ………….. - Ông, Bà……….Chức vụ………….. Đơn vị :……… TT Tên,ký, mã, hiệu, quy cách TSCĐ Số hiệu TSCĐ Số thẻ TSCĐ Giá đang hạch toán Đánh giá lại Nguyên giá Hao mòn Giá trị còn lại Nguyên giá Hao mòn Giá trị còn lại A B C D 1 2 3 4 5 6 Cộng Uỷ viên Uỷ viên Chủ tịch hội đồn ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) Sau khi đánh giá xong, Hội đồng có trách nhiệm lập biên bản ghi đầy đủ các nội dung và các thành viên trong hội đồng ký, ghi rõ họ tên vào biên bản đánh giá lại TSCĐ. Biên bản đánh giá lại TSCĐ được lập thành 2 bản, 1 lưu tại phòng kế toán để ghi sổ kế toán, 1 bản lưu cùng với hồ sơ kỹ thuật của TSCĐ. 2) Về việc hạch toán sửa chữa lớn TSCĐ. * Công việc sửa chữa lớn TSCĐ ngoài kế haọch: Việc sửa chữa lớn TSCĐ ngoài kế hoạch trong Công ty còn diễn ra chậm, mất nhiều thời gian * Biên bản giao nhận sửa chữa lớn hoàn thành: Như đã trình bày phần hạch toán sửa chữa lớn TSCĐ, Công ty không sử dụng biên bản này trong hạch toán, mà bộ phận sửa chữa lớn của Công ty chỉ lập biên bản bàn giao khối lượng công việc hoàn thành. Việc sử dụng chứng từ này sẽ không khoa học và không đúng quy định của Bộ tài chính. Vì vậy đối với việc sửa chữa lớn TSCĐ hoàn thành thì cần lập biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành việc sửa chữa lớn giữa bên có TSCĐ sửa chữa và bên thực hiện sửa chữa. Đây là căn cứ ghi sổ kế toán và thnah toán chi phí sửa chữa TSCĐ. Giả sử với ví dụ trong phần hạch toán sửa chữa lớn ngoài kế hoạch thì khi hoàn thành công việc quyết toán công trình và giao cho đơn vị sử dụng thì hội đồng giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành sẽ được lập như sau: Đơn vị: ……………………………… Mẫu 04 TSCĐ Địa chỉ: …………………………….. Biên bản giao nhận TSCĐ Sửa chữa lớn hoàn thành Ngày ..tháng….năm………. Số……. Nợ : Có : Căn cứ Quyết định số:………. Ngày………tháng……..năm……… Chúng tôi gồm: - Ông , bà: ……………đại diện………….đơn vị sửa chữa. - Ông , bà: ……………đại diện………….đơn vị sửa chữa. Đã kiểm nhận việc sửa chữa TSCĐ như sau: Tên, ký mã hiệu, quy cách (cấp hạng) TSCĐ………….. Số hiệu TSCĐ………….Số thẻ TSCĐ…………………… Bộ phận quản lý, sửa dụng TSCĐ: Thời gian sửa chữa ngày…tháng…năm……đến ngày…tháng..năm Các bộ phận sửa chữa gồm có: Tên bộ phận sửa chữa Nội dung (mức độ) công việc sửa chữa Giá dự toán Chi phí thực tế Kết quả kiểm tra A B 1 2 3 Kết luận: Viêc sửa chữa đã hoàn thành đúng kế hoạch và theo đúng yêu cầu. Kế toán trưởng Đơn vị nhận Đơn vị giao (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Phương pháp và trách nhiệm ghi: - Khi có TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành phải tiến hành lập ban giao nhận gồm đại diện bên thực hiện việc sửa chữa và đại diện bên có TSCĐ sửa chữa. Nơi quản lý sử dụng TSCĐ và ghi rõ thời gian bắt đầu sủa chữa và hoàn thành việc sửa chữa TSCĐ. Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành lập thành 2 bản, hai bên giao nhận cùng ký và mỗi bên giữ một bản, sau đó chuyển cho kế toán trưởng của đơn vị mình duyệt và lưu tại phòng kế toán. 3) Về việc trang bị hiện đại cho phòng kế toán góp phần nâng cao năng lực TSCĐ. Trong hạch toán kế toán cần áp dụng tin học hoá nhằm hoà nhập với sự phát triển KHCN kỹ thuật, hoà nhập với xu hướng tiến bộ trên toàn thế giới. Công ty nên trang bị máy vi tính cho phòng kế toán đầy đủ hơn, đồng thời cần có chính sách thích hợp để các kế toán viên đều có khả năng sử dụng máy vi tính thành thạo. Việc này, ban đầu sẽ gặp khó khăn nhưng đảm bảo được tính nhất quán và chính xác trong công tác kế toán. Hơn nữa việc cập nhật thông tin diễn ra thường xuyên nhanh chóng đáp ứng kịp thời thông tin, phục vụ đắc lực trong công tác quản lý mọi mặt hoạt động của Công ty cũng như góp phần giảm nhẹ khối lượng công tác kế toán trong đó có việc quản lý và hạch toán TSCĐ. 4 ) Cần khẩn trương hơn nữa trong quá trình thanh lý nhượng bán TSCĐ Tại thời điểm này công ty có sự lãng phí lớn về vốn gây ra bởi TSCĐ chờ thanh lý . Số tài sản này cần phải được giải quyết nhanh hơn , tốt hơn trên nguyên tắc cơ bản bảo tồn vốn, sử dụng vốn có hiệu quả cao hơn không nhằm mục dích mua đi bán lại tạo chênh lệch để ăn chia vào vốn. Thời gian thanh lý công ty nên rút ngắn và hạn chế tối đa các chi phí trong quá trình này Kết luận Tài sản cố định có vị trí quan trọng và cần thiết trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, nó phản ánh năng lực trình độ tiến bộ khoa học kỹ thuật và trang bị cơ sở vật chất của doanh nghiệp. Với vị trí như vậy mà nó được quản lý một cách chặt chẽ và các doanh nghiệp luôn tìm ra những biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ. Việc tổ chức tốt công tác hạch toán TSCĐ và sử dụng TSCĐ có ý nghĩa quan trọng đối với việc hoạt động kinh doanh. Chương trình thực tập tại Công ty Hoàng Anh đã giúp em vận dụng những kiến thức đã được trang bị ở nhà trường vào thực tiễn, đồng thời giúp em củng cố nhứng kiến thức đã học. Thông qua việc thực tập đã giúp cho sinh viên kế toán vững vàng, tự tin bước vào nghề, bởi vì thực tế và lý luận luôn có một khoảng cách nhất định. Chuyên đề tốt nghiệp này được hoàn thành trên cơ sở những kiến thức được tiếp thu tại nhà trường và các hoạt động thực tiễn tại Công ty thương mại Hoàng Anh. Do hạn chế về thời gian thực tập cũng như kiến thức, chuyên đề của em không tránh khỏi những sai sót, Em mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy giáo, cô giáo để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn. Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn các thầy giáo, cô giáo trong khoa kế toán trường ĐHKTQD. - Cảm ơn cô giáo Đặng Thị Loan. - Cảm ơn các cô, các chú phòng kế toán và các cán bộ nhân viên của Công ty thương mại Hoàng Anh đã tận tình hướng dẫn em trong quá trình thực tập để em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này. Hà Nội,ngày 8 tháng 4 năm 2002 Nhận xét của Công ty thương mại Hoàng Anh.