Chuyên đề Hạch toán tiền lương và bảo hiểm xã hội trong các doanh nghiệp

Lời nói đầu Nhân tố quan trọng nhất trong các nhân tố quyết định đến sự sống còn của doanh nghiệp là việc sử dụng các biện pháp, hình thức trả lương cho người lao động nhằm phát huy sáng kiến của con người nâng cao chất lượng sản phẩm và hiệu quả sản xuất kinh doanh. Một trong những biện pháp được các doanh nghiệp hiện nay đặc biệt chú ý là công tác tiền lương. Thực hiện các hình thức phân phối tiền lương hợp lý nhằm đảm bảo sự công bằng tạo ra động lực khuyến khích người lao động, phải làm cho năng suất lao động tăng thêm giảm chi phí về chế độ tạo sản phẩm, hạ giá thành tăng sức cạnh tranh trên thị trường góp phần tạo nên lợi nhuận cho doanh nghiệp, tăng thu nhập cho người lao động. Với vai trò quan trọng như vậy, việc hạch toán chi phí về lao động là một bộ phận công việc hết sức phức tạp trong hạch toán chi phí kinh doanh. Hạch toán chi phí nhân công có vị trí không chỉ là cơ sở để xác định giá thành sản phẩm mà còn là căn cứ để xác định các khoản phải nộp Ngân sách, phải nộp cho các tổ chức phúc lợi xã hội và nó còn bảo đảm tính đúng, tính đủ tiền lương cho người lao động và công bằng về quyền lợi cho họ. Tuy nhiên trong điều kiện kinh tế hiện nay, tuỳ theo đặc điểm của mỗi doanh nghiệp mà việc hạch toán tiền lương cho chính xác khoa học không chỉ đảm bảo tính đúng tính đủ tiền lương trả cho người lao động mà còn phải đảm bảo công tác kế toán, thanh tra kiểm tra được dễ dàng thuận tiện. Chính vì công tác hạch toán tiền lương có vai trò đặc biệt quan trọng cho nên tôi đã chọn đề tài: “Hạch toán tiền lương và bảo hiểm xã hội trong các doanh nghiệp ” làm chuyên đề thu hoạch trong khóa học kế toán này. Trong chuyên đề này ngoài phần mở đầu và phần kết luận em xin được trình bày kết cấu với hai phần như sau: Lời nói đầu Phần I: Những lý luận cơ bản về tiền lương Phần II: Tổ chức hạch toán tiền lương Lời kết: Phần I Những lý luận cơ bản về tiền lương I.Khái niệm và đặc điểm về tiền lương: 1.Khái niệm: Trong sản xuất kinh doanh, tiền lương là một yếu tố quan trọng của chi phí sản xuất, nó có quan hệ trực tiếp và có tác động nhân quả đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Vì vậy quan niệm về tiền lương trong cơ chế thị trường phải được đổi mới về cơ bản. Để có nhận thức đúng đắn về tiền lương phù hợp với cơ chế quản lý mới, khái niệm tiền lương phải đáp ứng một số yêu cầu sau: - Phải quan niệm sức lao động là một loại hàng hoá của thị trường yếu tố sản xuất. Tính chất hàng hoá của sức lao động có thể bao gồm không chỉ lực lượng lao động làm việc trong khu vực kinh tế tư nhân, lĩnh vực sản xuất kinh doanh thuộc sở hữu của Nhà nước mà cả đối với công chức, viên chức trong lĩnh vực quản lý Nhà nước, quản lý xã hội. Tuy nhiên do những đặc thù riêng trong việc sử dụng lao động của từng khu vực kinh tế và quản lý mà các quan hệ thuê mướn mua bán hợp đồng lao động cũng khác nhau các thoả thuận về tiền lương và cơ chế tiền lương cũng được thực hiện theo những hình thức khác nhau. - Tiền lương là tiền phải trả cho sức lao động tức là giá cả của hàng hoá sức lao động mà người sử dụng và người cung ứng thoả thuận với nhau theo luật cung cầu giá cả trên thị trường lao động. -Tiền lương là bộ phận cơ bản trong thu nhập của người lao động đồng thời là một trong những yếu tố chi phí đầu vào của sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Như vậy, tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động, là giá của các yếu tố sức lao động mà người sử dụng phải trả cho người cung ứng sức lao động, tuân theo các nguyên tắc cung cầu giá cả của thị trường và pháp luật hiện hành của Nhà nước. Nền kinh tế thị trường càng phát triển và được xã hội hoá cao thì quan hệ cung ứng và sử dụng sức lao động trên tất cả các lĩnh vực càng trở lên linh hoạt hơn, tính chất xã hội hoá của lao động ngày càng cao hơn, tiền lương trở thành nguồn thu nhập chủ yếu là mối quan tâm và động lực lớn nhất với mọi đối tượng cung ứng sức lao động. Ngoài ra họ còn được hưởng trợ cấp bảo hiểm xã hội khi gặp tai nạn bảo hiểm xã hội như: ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, nghỉ hưu... và khoản tiền thưởng thi đua, thưởng năng suất lao động 2. Đặc điểm của tiền lương: Tiền lương là một phạm trù kinh tế gắn liền với lao động tiền tệ và nền sản xuất hàng hoá. Trong điều kiện còn tồn tại nền sản xuất hàng hoá và tiền tệ thì tiền lương là một yếu tố của chi phí sản xuất. Tiền lương là một đòn bẩy kinh tế quan trọng để kích thích lao động viên tích cực và sáng tạo của người lao động, nâng cao hiệu quả công tác. II. Chức năng của tiền lương và nguyên tắc trả lương: 1.Chức năng của tiền lương: + Tiền lương phải đảm bảo tái sản xuất sức lao động: Quá trình tái sản xuất được thực hiện bởi việc trả công cho người lao động thông qua tiền lương. Bản chất của tái sản xuất sức lao động là duy trì và phát triển sức lao động, nghĩa là số tiền lương nhận được người lao động không chỉ để đủ sống mà còn đủ để nâng cao trình độ về mọi mặt cho bản thân và có một phần để tích luỹ. + Chức năng kích thích người lao động: Tiền lương đảm bảo và góp phần tác động để tạo cơ cấu lao động hợp lý trong toàn bộ nền kinh tế, khuyến khích phát triển ngành và lãnh thổ. Khi người lao động được trả công xứng đáng sẽ tạo niềm say mê hứng thú tích cực làm việc, phát huy tinh thần làm việc sáng tạo, tự học hỏi để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, gắn trách nhiệm cá nhân với lợi ích tập thể và công việc. Tiền lương là đòn bảy kinh tế, là công cụ khuyến khích vật chất và là động lực thúc đẩy kinh tế phát triển. Như vậy, tiền lương phải được trả theo kết quả của người lao động, mới khuyến khích được người lao động làm việc có hiệu quả và năng suất. + Chức năng giám sát lao động: Người sử dụng lao động thông qua việc trả công cho người lao động có thể tiến hành kiểm tra, theo dõi người lao động làm việc theo kế hoạch tổ chức của mình để đảm bảo tiền lương bỏ ra phải đem lại kết qủa và hiệu quả cao. Nhà nước giám sát lao động bằng chế độ tiền lương đảm bảo quyền lợi tối thiếu cho người lao động, khi họ hoàn thành công việc. Đặc biệt trong trường hợp người sử dụng lao động vì sức ép, vì lợi nhuận mà tìm mọi cách giảm chi phí trong đó có chi phí tiền lương trả cho người lao động cần phải được khắc phục ngay. Ngoài các chức năng vừa nêu, tiền lương còn có một số chức năng khác như chức năng thanh toán, chức năng thước đo giá trị sức lao động, chức năng điều hoà lao động. 2. Các nguyên tắc trả lương: Để phát huy tốt tác dụng của tiền lương trong hoạt động sản xuất kinh doanh và hiệu quả của doanh nghiệp, khi các tổ chức tiền lương cho người lao động cần đạt được các yêu cầu sau: - Bảo đảm tái sản xuất sức lao động, không ngừng nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho người lao động. - Làm cho năng suất lao động không ngừng nâng cao. - Đảm bảo tính đơn giản dễ tính, dễ hiểu. Xuất phát từ các yêu cầu trên, công tác tổ chức tiền lương phải bảo đảm được các nguyên tắc sau: Nguyên tắc1: Đảm bảo nguyên tắc phân phối lao động và gắn với hiệu quả sản xuất kinh doanh. Nguyên tắc 2: Tổ chức tiền lương phải đảm bảo được tốc độ tăng năng suất lao động lớn hơn tốc độ tăng trưởng của tiền lương bình quân. Nguyên tắc 3: Đảm bảo mối quan hệ về tiền lương giữa các ngành kinh tế quốc dân. Nguyên tắc 4: Đảm bảo tái sản xuất mở rộng sức lao động Các nguyên tắc trên dù thực hiện tốt mà không đảm bảo những điều sau đây thì không có ý nghĩa. Việc trả lương phải: + Theo điều luật 55 - BLLĐ thì tiền lương của người lao động do hai bên thoả thuận trong hợp đồng lao động và được trả theo năng suất lao động, chất lượng và hiệu quả công việc. Mức lương cho người lao động không thấp hơn mức lương tối thiểu do Nhà nước tuyên bố cụ thể ở từng vùng, từng khu vực (144.000 đ - được thực hiện từ 1/1/1997) Nhà nước không khống chế mức lương tối thiểu, mức lương tối đa mà điều tiết bằng thuế thu nhập. Việc khống chế mức lương tối thiểu có nghĩa là Nhà nước buộc các doanh nghiệp phải đảm bảo lợi ích tối thiểu của người lao động. Nếu doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thua lỗ đến mối người lao động có thu nhập dưới mức tối thiểu thì Nhà nước phải can thiệp, kiểm tra, xem xét thay đổi cán bộ lãnh đạo, giúp doanh nghiệp chuyển hướng sản xuất hoặc thậm chí cho xát nhập với xí nghiệp khác hoặc phá sản. khi đơn vị phá sản, giải thể thanh lý, thì tiền lương phải được ưu tiên thanh toán cho người lao động. Đối với người lao động có thu nhập quá cao sẽ được điều tiết theo luật thuế thu nhập. Việc thực hiện chế độ tiền lương phải được đảm bảo đúng như trong nghị định số 26/CP ra ngày 23/5/1993 của Chính phủ. + Đơn vị trả lương cho người lao động và các khoản phụ cấp phải trả đẩy đủ, trực tiếp đúng hẹn, tại nơi làm việc và bằng tiền mặt + Người lao động làm công việc gì , đảm nhiệm chức vụ gì thì hưởng theo công việc đó, chức vụ đó thông qua hợp đồng và thoả ước tập thể. + Việc trả lương phải theo kết quả sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải đảm bảo nghĩa vụ đối với Nhà nước, không được thấp hơn mức quy định hiện hành. + Khi đơn vị bố trí người lao động tạm thời chuyển sang nơi làm việc hoặc công việc khác thì phải trả lương cho người lao động không thấp hơn công việc trước. + Người lao động đi làm đêm, làm thêm giờ thì doanh nghiệp phải trả thêm lương dựa trên cơ sở điều 61 – Bộ Luật lao động. *Đối với người lao động làm việc vào ban đêm thì được trả thêm ít nhất bằng 30% tiền lương làm việc vào ban đêm. * Đối với người lao động làm thêm giờ: - Vào ngày thường được trả ít nhất bằng 150% tiền lương giờ của cả ngày làm việc bình thường. - Vào ngày nghỉ hàng tuần hoặc ngày lễ được trả lương ít nhất bằng 200% tiền lương giờ của cả ngày làm việc bình thường. Nếu người lao động được nghỉ bù vào những giờ làm thêm thì người sử dụng lao động chỉ phải trả phần tiền lương chênh lệch so với tiền lương giờ của ngày làm việc bình thường. III. Các hình thức tiền lương: Việc tính trả lương cho người lao động tại doanh nghiệp ngành thương mại được thực hiện theo hai hình thức chủ yêú: Hình thức tiền lương theo thời gian và hình thức theo tiền lương sản phẩm 1. Hình thức tiền lương theo thời gian: Theo hình thức này tiền lương trả cho người lao động căn cứ vào thời gian làm việc thực tế của họ, trả lương cho họ theo đúng thang lương, bậc lương. Hình thức tiền lương theo thời gian có thể áp dụng theo cách trả lương theo thời gian đơn giản hay trả lương theo thời gian có thưởng. a. Trả lương theo thời gian giản đơn có thể là lương tháng, lương ngày, hoặc lương giờ, lương công nhật. + Lương tháng là tiền lương trả cho công nhân viên theo thang bậc lương. Mức lương được lĩnh theo thời gian thường là 1 tháng, không phân biệt số ngày làm việc trong tháng. Người hưởng lương theo hình thức này nhận được tiền lương theo cấp bậc lương và các khoản phụ cấp nếu có . + Lương ngày là tiền lương trả cho người lao động theo mức lương số ngày và số ngày làm việc thực tế trong tháng. Mức lương 1 ngày = Mức lương tháng theo cấp bậc kể cả phụ cấp lương (nếu có) Số ngày làm việc bình quân tháng (26 ngày) Tiền lương phải trả cho công nhân viên trong tháng = Mức lương 1 giờ ´ Số giờ làm việc thực tế trong tháng + Tiền lương công nhật là hình thức tiền lương phải trả cho người làm việc chưa sắp xếp vào thang bảng lương. Người lao động làm việc ngày nào, hưởng lương ngày đó theo mức lương công nhật và số ngày làm việc thực tế. b. Trả lương theo thời gian có thưởng: Trả lương theo thời gian có thưởng là hình thức trả lương theo thời gian có kết hợp với trả lương thưởng từ quỹ lương. Mức tiền thưởng được quy định bằng tỷ lệ % theo tiền lương thực tế và mức độ hoàn thành công việc hoặc chất lượng công tác. Trả lương theo thời gian có thưởng là một trong những biện pháp kích thích kinh tế đối với người lao động quan tâm đến thực hiện nhiệm vụ được giao và chất lượng công tác của họ. 2. Hình thức tiền lương theo sản phẩm: Theo hình thức tiền lương theo sản phẩm, tiền lương phải trả cho người lao động được tính theo số lượng và chất lượng công việc đã hoàn thành. Đây là hình thức trả lương tiên tiến vì tiền lương gắn liền với số lượng và chất lượng lao động, khuyến khích cải tiến kỹ thuật, tăng nhanh hiệu quả công tác, tăng thu nhập cho người lao động. Để thực hiện trả lương theo sản phẩm thì phải xây dựng được các định mức kinh tế kỹ thuật để làm cơ sở cho việc xác định đơn giá tiền lương đối với từng loại công việc, từng sản phẩm, từng dịch vụ... trong từng điều kiện cụ thể hợp lý. Tiền lương phải trả theo sản phẩm = đơn giá tiền lương ´ Khối lượng sản phẩm hoặc công việc đã hoàn thành Trong kinh doanh mua bán hàng hoá, dịch vụ, lương sản phẩm thường được tính theo doanh số bán hàng bằng các quy định đơn giá tiền lương trên 1000 đ doanh thu bán hàng của từng mặt hàng, từng hoạt động. Để áp dụng hình thức trả lương theo sản phẩm, đòi hỏi hàng hoá cung cấp phải đầy đủ và việc xác định đơn giá tiền lương cho từng mặt hàng, từng hoạt động dịch vụ phải chính xác. Tiền lương trả theo sản phẩm có thể tính riêng cho từng cá nhân hoặc tính chung cho cả tổ, đội, tập thể người lao động. áp dụng hình thức tiền lương theo sản phẩm đảm bảo thực hiện đủ nguyên tắc phân phối theo lao động, gắn chặt số lượng lao động với chất lượng lao động, động viên người lao động sáng tạo và tính cực hăng say lao động. IV. Quỹ tiền lương - quỹ bảo hiểm xã hội - quỹ Bảo hiểm y tế: 1.Quỹ tiền lương của doanh nghiệp: là toàn bộ số tiền lương tính theo số công nhân viên của doanh nghiệp do doanh nghiệp trực tiếp quản lý và chỉ trả lương, bao gồm cả tiền lương cấp bậc và các khoản phụ cấp... 2. Quỹ bảo hiểm xã hội: Tổng số tiền trả cho người lao động trong thời gian ốm đau, thai sản, tai nạn lao động ... * Nội dung các khoản trợ cấp thuộc quỹ bảo hiểm xã hội - Trợ cấp cho công nhân viên khi ốm đau - trợ cấp cho công nhân viên nữ khi thai sản - Trợ cấp cho công nhân viên khi bị tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp - Trợ cấp cho công nhân viên mất sức lao động - Trợ cấp tiền tuất - Chi về công tác quản lý quỹ bảo hiểm xã hội và các sự nghiệp bảo hiểm xã hội khác. * Theo điều 149 Bộ Luật lao động quỹ bảo hiểm xã hội được hình thành từ các nguồn sau: + Người sử dụng lao động đóng = 15% so với tổng quỹ tiền lương + Người lao động đóng = 5% tiền lương + Nhà nước đóng và hỗ trợ thêm để bảo đảm thực hiện các chế độ BHXH đối với người lao động + Các nguồn khác Khi tính được mức trích BHXH, các doanh nghiệp phải nộp hết cho cơ quan BHXH sau khi nộp, được cơ quan BHXH ứng lại tối đa 3% nhờ doanh nghiệp trả hộ khi người lao động ốm đau, thai sản, tai nạn lao động. 3. Quỹ Bảo hiểm y tế Quỹ bảo hiểm y tế là quỹ sử dụng để đài thọ người lao động có tham giá đóng góp quỹ trong các hoạt động khám chữa bệnh. Nó được hình thành bằng cách trích 3% trên số thu nhập phải trả cho người lao động trong đó người sử dụng lao động phải chịu 2% tính vào chi phí kinh doanh, người lao động trực tiếp nộp 1%(trừ vào thu nhập của người lao động ) Quỹ BHYT do cơ quan BHYT thống nhất quản lý và trợ cấp cho người lao động thông qua mạng lưới y tế. Khi tính được mở trích BHYT, các doanh nghiệp phải nộp hết 3% cho cơ quan BHYT. 4. Kinh phí công đoàn: Kinh phí công đoàn là quỹ tài trợ cho hoạt động công đoàn ở các cấp theo chế độ hiện hành, chi phí công đoàn được tính theo tỷ lệ 2% trên tổng số lương phải trả cho người lao động và người sử dụng lao động phải chịu (tính cho chi phí sản xuất kinh doanh ) khi tính được mức kinh phí công đoàn trong kỳ thì một nửa, doanh nghiệp phải nộp cho công đoàn cấp trên, 1 nửa được sử dụng để chi tiêu cho các công đoàn tại các đơn vị. V. Nhiệm vụ của kế toán tiền lương – bảo hiểm xã hội - Ghi chép phản ánh và giám sát chặt chẽ tình hình sử dụng quỹ tiền lương đúng theo nguyên tắc chế độ hiện hành, kiểm tra tình hình sử dụng lao động, chấp hành kỷ luật lao động của công nhân viên trong doanh nghiệp. - Tính toán đúng đắn tiền lương, tiền thưởng và các khoản phụ cấp phải trả cho từng người lao động theo số lượng và chất lượng lao động theo đúng thang bậc lương của từng người. Phân bổ chính xác chi phí tiền lương, BHXH vào các đối tượng chịu sự chi phí. Hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đúng chế độ ghi chép ban đầu về số lao động tiền lương và BHXH, việc mở sổ, thẻ hạch toán về lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội phải đúng theo mẫu quy định. - Đôn đốc việc thanh toán kịp thời tiền lương và các khoản thanh toán cho công nhân viên, thực hiện đúng chế độ tiền lương, đảm bảo tính đúng tỉnh đủ và chi trả kịp thời tiền lương cho người lao động. - Lập báo cáo về lao động tiền lương và bảo hiểm xã hội, phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương, quỹ bảo hiểm xã hội, đề xuất các biện pháp để khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động, nâng cao năng suất lao động, ngăn ngừa kịp thời những vi phạm lao động kỷ luật lao động, vi phạm chính sách chế độ về lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội. Phần II Tổ chức hạch toán tiền lương trong doanh nghiệp I. Thủ tục chứng từ thanh toán tiền lương Cơ sở chứng từ để tính trả lương theo thời gian là “Bảng chấm công” mấy số 01 - LĐLT , còn cơ sở để tính trả lương theo sản phẩm là “Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành”- mẫu số 06 - LĐLĐ, ngoài ra kế toán còn sử dụng một số chứng từ sau: - Phiếu báo làm thêm giờ - mẫu số 07 - LĐTL - Hợp đồng giao khoán - mẫu số 08 - LĐTL - Biên bản điều tra tai nạn lao động - Mẫu số 09 - LĐTL Đơn vị...... Mẫu số: 06 - LĐTL Bộ phận..... Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn chỉnh Ngày..... tháng ....... năm 199... Tên đơn vị (hoặc cá nhân).... Theo hợp đồng số ......ngày .... tháng...... năm199... STT Tên sản phẩm (công việc) Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú A B C 1 2 3 D S X X X Tổng số tiền (viết bằng chữ)... Người giao việc (Ký, họ tên) Người nhận việc (Ký, họ tên) Người kiểm tra chất lượng (Ký, họ tên) Người duyệt (Ký, họ tên) II. Tài khoản sử dụng: 1. Tài khoản 334: Dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 334 - phải trả CNV. Bên nợ: các khoản tiền lương, tiền công tiền thưởng BHXH và các khoản khác đã trả, đã ứng cho công nhân viên. - Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của công nhân viên Bên có: - Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH và các khoản phải trả cho công nhân viên. Số dư bên có: các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng các các khoản khcá phải trả cho công nhân viên. Tài khoản 334 có thể có số dư bên nợ trong trường hợp rất cá biệt số dư nợ TK334 (nếu có) phản ánh số tiền đã trả quá số phải trả và tiền lương , tiền công, tiền thưởng và các khoản khác cho công nhân viên. Tài khoản 334 phải hạch toán chi tiết theo 2 nội dung thanh toán lương và thanh toán các khoản khác. Để hạch toán hai khoản này kế toán phải sử dụng 2 tài khoản cấp 2: TK3341: tiền lương: Dùng để hạch toán các khoản trợ cấp tiền thưởng và các khoản phụ cấp, trợ cấp có tính chất lương. TL3342: các khoản khác: dùng để hạch toán các khoản trợ cấp tiền thưởng có nguồn bù đắp riêng từ các quỹ khác ngoài lương ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan. TK662: chi phí nhân công trực tiếp: Dùng để tập hợp và kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp vào giá thành sản phẩm bao gồm chi phí tiền lương trả cho công nhân sản xuất và những khoản trích theo chế độ. Tài khoản này được mở chi tiết theo đối tượng hạch toán chi phí. TK627(6271) chi phí nhân viên quản lý phân xưởng dùng để tập hợp chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương cuả nhân viên quản lý phân xưởng. TK641(6411) chi phí nhân viên bán hàng: Dùng để tập hợp chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng. TK642 (6421) chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp dùng để tập hợp chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý và sử dụng một số tài khoản khác như: TK111, TK141; TK335; TK333; 338... 2. Tài khoản 338 - phải trả, phải nộp khác. Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản phải trả, phải nộp ngoài nội dung đã phản ánh ở các tài khoản khác (từ TK331 đến TK336). Tài khoảng này còn phản ánh các khoản doanh thu nhập trước và cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng. a. Nội dung phản ánh tài khoản 338 - phải trả, phải nộp khác - Giá trị tài sản thừa phải trả cho cá nhân, tập thể (trong và ngoài đơn vị) theo quyết định của cấp có thẩm quyền ghi trong buôn bán xử lý, nếu đã xác định được nguyên nhân. - Giá trị tài sản thừa chưa xác định rõ nguyên nhân,còn chờ quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền. - Tình hình trích và thanh toán BHXH, BHYT và kinh phí công đoàn. - Các khoản khấu trừ vào tiền lương của công nhân viên theo quyết định của toà án (tiền nuôi con khi li dị, con ngoài giá thú...) - Các khoản phải trả cho các đơn vị bên ngoài do nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn. - Các khoản lãi phải trả cho các bên tham gia liên doanh. - Số tiền doanh thu nhận trước về lao vụ, dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng các khoản đi vay, đi mượn vật tư, tiền vốn có tính chất tạm thời. - Các khoản nhận từ đơn vị uỷ thác hoặc các đại lý của đơn vị nhậ uỷ thác hàng xuất nhập khẩu hoặc đại lý bán hàng để hợp các loại thuế xuất, nhập khẩu, doanh thu... - Các khoản phải trả, phải nộp khác. b. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK338 - phải trả, phải nộp khác: Bên nợ: - Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào các tài khoản liên quan theo quyết định ghi trong biên bản xử lý. - BHXH phải trả công nhân viên - Kinh phí công đoàn chi tại đơn vị - Số BHXH, BHYT và chi phí công đoàn đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ BHXH, BHYT và kinh phí công đoàn. - Số kết chuyển doanh thu nhận trước sang TK511 - doanh thu bán hàng phần doanh thu của kỳ kế toán. - Thuế doanh thu phải nộp tính trên doanh thu nhận trước - Các khoản đã trả, đã nộp khác Bên có: - Giá trị tài sản thừa chờ giải quyết (chưa xác định rõ nguyên nhân) - Giá trị tài khoản thừa phải trả cho cá nhân, tập thể (trong và ngoài đơn vị) theo quyết định ghi trong biên bản xử lý chưa xác định ngay được nguyên nhân. - Trích BHXH, BHYT và kinh phí công đoàn vào chi phí sản xuất, kinh doanh. - Các khoản thanh toán với công nhân viên về tiền nhà, điện nước ở tập thể. - Trích BHYT trừ vào lương của công nhân viên - BHXH và kinh phí công đoàn vượt chi được cấp bù. - Số tiền doanh thu nhận trước về lao vụ, dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng. - Các khoản phải trả khác. Số dư bên có: - Số tiền cần phải trả, cần phải nộp - BHXH, BHYT và kinh phí công đoàn đã trích chưa nộp đủ cho cơ quan quản lý hoặc số quỹ để bù cho đơn vị chưa chi hết. - Giá trị tài sản phát hiện thừa còn chờ giải quyết. Tài khoản này có thể có số dư bên nợ phản ánh số đã trả, đã nộp nhiều hơn số phải trả, phải nộp hoặc số BHXH và kinh phí công đoàn vượt chi chưa được cấp bù. TK338 có 6 tài khoản cấp 2: TK3381: tài sản thừa chờ giải quyết: Phản ánh giá trị tài sản thừa chưa xác định rõ nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền. Trường hợp tài sản thừa xác định được nguyên nhân và có biện pháp xử lý thì được ghi ngay vào các tài khoản có liên quan, không hạch toán vào TK 338 (3381). - TK 3382 - kinh phí công đoàn: Phản ánh tình hình trích và thanh toán kinh phí công đoàn tại đơn vị. - TK 3383 - BHXH: phản ánh tình hình trích và thanh toán BHXH của đơn vị. - TK 3384 - Bảo hiểm y tế: Phản ánh tình hình trích và thanh toán BHYT theo quyết định. - TK 3387 - Doanh thu nhận trước: Phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm doanh thu nhận trước. Chỉ hạch toán vào TK này số tiền khách hàng trả trước hoặc niên độ kế toán về lao vụ, dịch vụ... đơn vị đã cung cấp cho khách hàng. Từng kỳ kế toán trích, kết chuyển doanh thu nhận trước sang TK511. Không hạch toán vào TK3387 số tiền người mau ứng trước mà đơn vị chưa cung cấp sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ cho khách hàng. - TK3388 - phải trả phải nộp khác : phản ánh các khoản phải trả khác của đơn vị ngoài nội dung các khoản phải trả đã phản ánh trong các tài khoản từ TK331 đến TK336 và từ TK3381 đến TK3387 III. Phương pháp hạch toán: 1. Hạch toán tiền lương: a. Hạch toán chi tiết tiền lương: 1a hạch toán số lương lao động - Số lượng lao động của doanh nghiệp được phản ánh trên sổ sách thường do phòng tổ chức lao động quản lý dựa vào số lao động hiện có của doanh nghiệp bao gồm cả số lao động dài hạn và số lao động tạm thời cả lực lượng lao động trực tiếp, gián tiếp và lao động thuộc các lĩnh vực khác ngoài sản xuất. - Sổ sách lao động không chỉ tập trung cho toàn doanh nghiệp mà còn được lập riêng cho từng bộ phận sản xuất trong doanh nghiệp nhằm thường xuyên nắm chắc số lượng lao động hiện có của từng đơn vị. - Hạch toán số lượng lao động là việc theo dõi kịp thời, chính xác, tình hình biến động tăng giảm số lượng lao động theo từng loại lao động trên cơ sở đó làm căn cứ cho việc tính lương phải trả và các chế độ khác cho người lao động kịp thời. - Số lao động tăng thêm khi doanh nghiệp tuyển dụng thêm lao động chứng từ là các hợp đồng lao động. - Số lao động giảm khi lao động trong doanh nghiệp thuyên chuyển công tác, thử việc, nghỉ hưu, mất sức. - Các chứng từ hạch toán số lượng lao động do phòng tổ chức lao động lập 2a. Hạch toán thời gian lao động: Hạch toán thời gian lao động là việc ghi chép kịp thời chính xác thời gian lao động của từng người trên cơ sở đó tính tiền lương phải trả cho một lao động được chính xác. Hạch toán thời gian lao động phản ánh số ngày công, số giờ làm việc thực tế hoặc ngừng sản xuất nghỉ việc của từng người lao động từng bộ phận sản xuất, từng phòng ban trong doanh nghiệp Chứng từ hạch toán thời gian lao động: + Bảng chấm công dùng để theo dõi thời gian làm việc của từng người trong tháng cho các tổ đội. Phòng ban ghi hàng ngày. Tổ trưởng sản xuất hoặc trưởng các phòng ban trực tiếp ghi bảng chấm công căn cứ vào số lao động có mặt, vắng mặt của bộ phận mình phụ trách. Cuối tháng dựa trên số liệu trên bảng chấm công tính ra tổng số giờ làm việc, nghỉ việc để căn cứ tính lương thưởng và tổng hợp thời gian lao động sử dụng trong doanh nghiệp ở mỗi bộ phận. + Phiếu làm thừa giờ (hay phiếu làm thêm) được hạch toán chi tiết cho từng người theo số giờ làm việc. + “Phiếu nghỉ hưởng BHXH” dùng cho trường hợp ốm đau, con ốm, nghỉ thai sản, nghỉ tai nạn lao động: chứng từ này do y tế cơ quan (nếu được phép) hoặc do bệnh viện cấp và được ghi vào bảng chấm công theo những ký hiệu nhất định. 3a. Hạch toán kết quả lao động : Hạch toán kết quả lao động là việc ghi chép kịp thời chính xác số lượng chất lượng sản phẩm hoàn thành của tùng công nhân hoặc của tập thể công nhân để từ đó tính lương, tính thưởng và kiểm tra sự phù hợp của tiền lương phải trả với kết quả lao động thực tế, tính toán xác định năng xuất lao động kiểm tra tình hình định mức lao động của từng người, của từng bộ phận và cả doanh nghiệp. Để hạch toán kết quả lao động, người ta sử dụng các chứng từ ban đầu khác nhau tuỳ thuộc vào loại hình và đặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp. Mỗi một bộ phận sản xuất phải mở sổ tổng hợp theo dõi kết quả lao động dựa vào chứng từ hạch toán kết quả lao động hàng ngày. Phòng kế toán có nhiệm vụ tập hợp kết quả của toàn doanh nghiệp. Dựa trên các chứng từ đã lập về số lượng lao động, thời gian lao động, kết quả lao động, kế toán lập “Bảng thanh toán tiền lương ” cho từng tổ, từng đội, từng phân xưởng và các phòng ban dựa trên kết quả tính lương cho từng người lao động. b. Hạch toán tổng hợp tiền lương: * Khi tính tiền lương, tiền công và những khoản phụ cấp theo quy định phải trả cho công nhân viên ghi : Nợ TK 241 - XDCB dở dang Nợ TK 641 - CPSXC (6411) Nợ TK 642 - CPQLDN (6421) Có TK334 - Phải trả cho nhân viên. * Tính số tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho công nhân viên + Trường hợp không trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân viên ghi: Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 334 - Phải trả cho công nhân viên + Trường hợp trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân viên ghi: Nợ TK335 - chi phí phải trả CóTK334- phải trả công nhân viên Đối với những doanh nghiệp sản xuất thực hiện trích trước tiền lương nghỉ phép thì phải tiến hành trích trước vào chi phí của từng thời kỳ hạch toán theo số dự toán để không làm giá thành bị biến đổi đột ngột. Cách tính : Mức trích trước tiền lương nghỉ phép của CNSX theo KH = Tiền lương thực tế phải trả cho CNSX trong tháng ´ Tỷ lệ trích trước Tỷ lệ trích trước = Tổng số tiền lương nghỉ phép KH năm của CNSX Tổng số tiền lương chính KH năm của CNSX ´100% * Trích số BHXH (ốm đau, tai nạn, thai sản ....) phải trả cho công nhân viên ghi: Nợ TK338 - phải trả, phải nộp khác. CóTK334 - phải trả công nhân viên * Trích tiền thưởng phải trả cho công nhân viên ghi: Nợ TK431 - Quỹ khen thưởng phúc lợi Có TK334 - Phải trả cho công nhân viên * Các khoản phải khấu trừ vào lương và thu nhập của công nhân viên như tiền tạm ứng, BHYT, tiền bồi thường... ghi: Nợ TK 334 - Phải trả công nhân viên. Có TK 338 - Phải trả phải nộp khác. * Tính thuế thu nhập của công nhân viên, người lao động phải nộp Nhà nước, ghi: Nợ TK 334 - Phải trả công nhân viên. Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (3338) * Thanh toán các khoản phải trả công nhân viên ghi: Nợ TK 334 - Phải trả công nhân viên. Có TK 111 - Tiền mặt hoặc. Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng. Sơ đồ hạch toán tiền lương 111, 112 334 622 Trả lương cho CNV Tiền lương phải trả cho CNSX Trực tiếp 333 627 Thuế thu nhập phải nộp Tiền lương phải trả Tính trừ vào lương công nhân Nhân viên phân xưởng 138(8) 641 Khấu trừ vào lương Tiền lương phải trả nhân viên bán hàng 336 642 Khấu trừ vào lương chuyển sang Tiền lương phải trả nhân viên Khoản phải trả nội bộ QLSN 511 241 Trả lương bằng sản phẩm Tiền lương phải trả nhân viên hàng hoá Thực hiện công việc XDCB 338 338(3) Khấu trừ vào lương hoặc tiền thưởng CNV chưa lĩnh nợ 2. Tổ chức Hạch toán BHXH, BHYT và KPCĐ: Kế toán các khoản trích theo lương cần phải thực hiện các nhiệm vụ sau: * Tính chính xác số BHXH, BHYT và kinh phí công đoàn được trích theo tỷ lệ quy định. * Kiểm tra và giám sát chặt chẽ tình hình chi tiêu các khoản này. * Thanh toán kịp thời BHXH, BHYT và kinh phí công đoàn. Cho người lao động cũng như với các cơ quan quản lý cấp trên. a. Hạch toán chi tiết. Căn cứ vào chế độ tính các khoản trích theo tiền lương BHXH, BHYT, KPCĐ trích 19% vào chi phí và từ 6% vào lương Mức trích các khoản tiền lương = Tổng số tiền lương thực tế phải trả hàng tháng ´ Tỷ lệ trích các khoản Tỷ lệ trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo chế độ BHXH trích 15% vào chi phí và trừ 5% vào lương BHYT trích 2% vào chi phí và trừ 1% vào lương. Kinh phí công đoàn trích 2% vào chi phí. Theo nguyên tắc phân bổ các khoản trích theo lương, ta lập bảng phân bổ kinh phí công đoàn, BHXH, BHYT - Bảnh phân bổ này dùng chung cho bảng phân bổ tiền lương. Sau khi tính xong, trích BHXH phải trả cho người lao động có chứng từ “phiếu nghỉ hưởng BHXH” cho cơ quan y tế cấp. b. Hạch toán tổng hợp BHXH, BHYT, KPCĐ: * Hàng tháng trích BHXH, BHYT, CPCĐ, ghi: Nợ TK 241 - XDCB dở dang Nợ TK 641 - chi phí bán hàng (6411) Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421) Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác * Nộp BHXH, BHYT, kinh phí công đoàn cho cơ quan quản lý quỹ, ghi: Nợ TK 338 - phải trả phải nộp khác (3383, 3384, 3382) Có TK 111 - tiền mặt Có TK112 - tiền gửi ngân hàng * Chi tiêu quỹ BHXH, kinh phí công đoàn tại đơn vị, ghi: Nợ TK 338 - phải trả phải nộp khác(3382, 3383) Có TK 111 - tiền mặt Có TK 112 - tiền gửi ngân hàng * BHXH và kinh phí công đoàn vượt chi được cấp bù, ghi Nợ TK 111 - tiền mặt Nợ TK 112 - tiền gửi ngân hàng Có TK 338 - phải trả, phải nộp khác (3382, 3383) * BHXH, BHYT, chi phí công đoàn phải trả cho công nhân viên ghi: Nợ 338 - phải trả phải nộp khác (3382, 3383, 3384) Có TK 334 - phải trả công nhân viên * BHYT, BHXH trừ vào lương Nợ TK 334 - phải trả công nhân viên Có TK338 - phải trả, phải nộp khác (3382, 3383, 3384) Sơ đồ hạch toán BHXH, BHYT - kinh phí công đoàn 334 338 (2,3,4) 622, 627, 641, 642, 241 BHXH phải trả CNV Trích BHXH, BHYT KPCĐ 111, 112 Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ 334 BHXH, BHYT Trừ vào lương Chi BHXH, BHYT 111, 112 tại DN BHXH, KPCĐ được cấp bù IV. Tổ chức hệ thống sổ sách để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp Tuỳ vào đặc điểm, quy mô của mỗi doanh nghiệp mà kế toán thựchiện ghi sổ theo 1 trong 4 hình thức sau: 1. Hình thức nhật ký chung: Căn cứ vào chứng từ gốc là bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng và BHXH và các chứng từ khác có liên quan, kế toán ghi vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ các tài khoản liên quan (TK334, TK338) Trình tự ghi sổ Chứng từ gốc: - các chứng từ thanh toán - Bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng, BHXH Nhật ký chung Sổ cái TK334, TK338 Hình thức này đơn giản, dễ làm, công việc phân bổ đều trong tháng do có thể áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp 2. Hình thức nhật ký sổ cái: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về tiền lương và các khoản trích theo lương được ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ nhật ký, sổ cái. Hình thức này đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu song không thích hợp với các doanh nghiệp lớn vì kết cấu sổ lớn và không cùng một lúc, hệ thống sổ chi tiết tách rời sổ tổng hợp. Hình thức này, thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nội dung đơn giản, sử dụng ít tài khoản kế toán, số người là kế toán ít. Sơ đồ ghi sổ: Chứng từ gốc Nhật ký sổ cái 3. Hình thức chứng từ ghi sổ: Căn cứ vào chứng từ gốc về tiền lương và các khoản trích theo lương để lập chứng từ ghi sổ trước khi ghi sổ kế toán. Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK334, TK338 Sổ đăng ký chứng từ Hình thức ghi sổ này phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp có qui mô và đặc điểm khác nhau. Nó dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu, công việc dễ phân chia nhỏ, song với hình thức này kế toán dễ nhầm lẫn, ghi chép trùng lặp, khối lượng công việc dồn nhiều vào cuối tháng. 4. Hình thức nhật ký chứng từ: Đặc điểm: Tổ chức sổ sách theo nguyên tắc tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo một vế của tài sản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng. Kế toán tiền lương lập bảng phân bổ số 1 (bảng phân bố tiền lương và BHXH) căn cứ trên các chứng từ gốc về tiền lương và các khoản trích theo lương Căn cứ vào các chứng từ gốc và số liệu của bảng phân bố số 1 để ghi vào nhật ký chứng từ số 7 (ghi có các TK 334, TK 338) nhật ký chứng từ số 10 (ghi có các TK138, 141, 333...) ghi nhật ký chứng từ số 1, 2 (ghi có các TK111, 112) ghi nợ TK334, TK338 dựa trên các chứng từ thanh toán cuối cùng, tổng hợp các từ bảng kê và nhật ký - chứng từ để ghi sổ cái tài khoản 334, 338. Chứng từ gốc Bảng phân bổ số 1 Nhật ký chứng từ số 1, 10 Sổ cái TK334, 338 Chứng từ thanh toán Nhật ký chứng từ số 1, 2 Sơ đồ ghi sổ: Hình thức này thuận lợi cho các doanh nghiệp có quy mô lớn nhưng sử dụng kế toán thủ công. Hình thức này giảm bớt đáng kể khối lượng công việc ghi chép hàng ngày do đó có thể nâng cao năng suất lao động của người làm kế toán. Kết luận Công tác tiền lương hiện nay đang là một vấn đề lớn đối với xã hội, đối với doanh nghiệp và với mỗi người lao động Đối với doanh nghiệp, đã biết là các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ thì chi phí tiền lương chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí kinh doanh. Một sự biến động nhỏ trong tiền lương có thể làm ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh trong doanh nghiệp. Bởi vậy việc hạch toán chi phí về lao động là 1 bộ phận công việc phức tạp trong việc hạch toán chi phí kinh doanh. Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống do đó tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương là một phần kế toán quan trọng, giúp cho các nhà quản lý số lượng, và chất lượng lao động góp phần nâng cao năng suất, hiệu quả lao động Qua thời gian học tập và nghiên cứu lý luận làm cơ sở để xây dựng chuyên đề này. Tôi nhận thấy còn thiếu nhiều kinh nghiệm và kiến thức nên không tránh khỏi nhiều sai sót. Chính vì vậy tôi rất mong sự quan tâm đóng góp của thầy để chuyên đề được hoàn chỉnh có chất lượng hơn.