Chuyên đề Hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty Việt Hoa

hËp trong kú = + + C«ng thøc tÝnh: Tæng gi¸ trÞ hµng nhËp kho ®­îc tÝnh theo c«ng thøc sau: Gi¸ hµng Ho¸ nhËp kho = Gi¸ mua trªn hãa ®¬n + ThuÕ nhËp khÈu __ Gi¶m gi¸ hµng mua T¹i c«ng ty ViÖt Hoa, hµng hãa kinh doanh cña c«ng ty bao gåm hµng nhËp trong n­íc, hµng nhËp khÈu tõ Trung Quèc vµ mét phÇn do c«ng ty tù ®Çu t­ s¶n xuÊt. Do ®ã gi¸ hµng tån kho cña c«ng ty ®­îc tÝnh cho tõng lo¹i mÆt hµng nh­ sau: Gi¸ thùc tÕ t¹i thêi ®iÓm nhËp hµng ®èi víi hµng ho¸ nhËp khÈu Gi¸ thùc tÕ ®èi víi hµng trong n­íc (®¬n gi¸ trªn ho¸ ®¬n) Tæng chi phÝ ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt §èi víi hµng ho¸ nhËp khÈu, trÞ gi¸ cña l« hµng vµ kho¶n ph¶i tr¶ nhµ cung cÊp ®Òu ®­îc x¸c ®Þnh lµ gi¸ theo tû gi¸ thùc tÕ lóc ph¸t sinh. KÕ to¸n c«ng ty kh«ng sö dông tµi kho¶n 413- chªnh lÖch tû gi¸ ®Ó h¹ch to¸n kho¶n chªnh lÖch tû gÝa hµng nhËp mµ h¹ch to¸n cho chªnh lÖch kho¶n ph¶i tr¶ nhµ cung cÊp. Khi thanh to¸n nî kÕ to¸n míi tÝnh ra kho¶n chªnh lÖch tû gi¸ vµ ®­a vµo chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp cña th¸ng ®ã. Kho¶n chªnh lÖch tû gi¸ ngo¹i tÖ ®­îc h¹ch to¸n vµo TK 413- Chªnh lÖch tû gi¸ vµ kÕt chuyÓn vµo TK 642- Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp theo ®Þnh kho¶n: a. Chªnh lÖch thùc tÕ cao h¬n h¹ch to¸n - Nî TK 413: TGTT >TGHT Cã TK 331: Chªnh lÖch - Nî TK 642: KÕt chuyÓn t¨ng chi phÝ QLDN Cã TK 413: chªnh lÖch TGTT> TGHT b. Chªnh lÖch tû gi¸ thùc tÕ nhá h¬n tû gi¸ thùc tÕ - Nî TK331: chªnh lÖch tû gi¸ Cã TK 413: chªnh lÖch TGTT> TGHT - Nî TK 413: TGTT >TGHT Cã TK 642: kÕt chuyÓn gi¶m chi phÝ QLDN. Nh­ vËy chØ ®èi víi nh÷ng kho¶n thanh to¸n víi nhµ cung cÊp ph¸t sinh trong th¸ng th× míi ®­îc tÝnh chªnh lÖch tû gi¸ cña th¸ng ®ã. Kho¶n nî cßn l¹i sÏ ®­îc tÝnh chªnh lÖch tû gi¸ t¹i thêi ®iÓm thanh to¸n sau. 3. H¹ch to¸n tiªu thô hµng ho¸ t¹i c«ng ty ViÖt Hoa. 3.1. C¸c ph­¬ng thøc tiªu thô hµng ho¸ t¹i c«ng ty ViÖt Hoa. T¹i c«ng ty ViÖt Hoa, c¸c ph­¬ng thøc tiªu thô hµng ho¸ ®­îc ¸p dông chñ yÕu ®ã lµ: B¸n bu«n B¸n lÎ B¸n ®¹i lý ký göi. a.B¸n bu«n. §©y lµ ph­¬ng thøc b¸n hµng ®­îc ¸p dông phæ biÕn trong ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty. Theo ph­¬ng thøc nµy, kh¸ch hµng mua hµng víi khèi l­îng lín do ®ã khèi l­îng hµng hãa b¸n ra lín, c«ng ty cã thÓ thu håi vèn nhanh, thuËn tiÖn, ®Èy nhanh vßng quay vèn, n©ng cao hiÖu qu¶ kinh doanh cña c«ng ty. C¬ së cho mçi nghiÖp vô b¸n bu«n hµng ho¸ lµ c¸c hîp ®ång hoÆc c¸c ®¬n ®Æt hµng cña kh¸ch hµng.Trong c¸c hîp ®ång vµ c¸c ®¬n ®Æt hµng nµy quy ®Þnh râ tªn chñng lo¹i mÆt hµng, khèi l­îng, ®¬n gi¸, quy c¸ch phÈm chÊt hµng ho¸, ph­¬ng thøc thanh to¸n, thêi h¹n thanh to¸n, thêi h¹n giao hµng, ®Þa ®iÓm giao hµng...Tõ ®ã lµm c¬ së ®Ó viÕt ho¸ ®¬n b¸n hµng (ho¸ ®¬n GTGT), phiÕu xuÊt kho vµ vµo sæ kÕ to¸n tæng hîp, sæ kÕ to¸n chi tiÕt....... §Ó qu¶n lý chÆt chÏ vèn hµng ho¸ (vèn l­u ®éng), ph­¬ng thøc b¸n bu«n chñ yÕu mµ c«ng ty ¸p dông ®ã lµ b¸n bu«n trùc tiÕp qua kho c«ng ty. Mét sè Ýt tr­êng hîp b¸n bu«n cho kh¸ch hµng b»ng c¸ch vËn chuyÓn th¼ng mµ ng­êi mua nhËn hµng ngay t¹i c¶ng ®Çu mèi nhËp. ¨B¸n bu«n qua kho c«ng ty : Víi ph­¬ng thøc b¸n hµng nµy, kh¸ch hµng ®Õn tËn kho c«ng ty ®Ó nhËn hµng hoÆc c«ng ty chuyÓn hµng ®Õn tËn n¬i cho kh¸ch hµng theo yªu cÇu. Sè l­îng hµng ho¸ cho mçi nghiÖp vô b¸n bu«n hµng ho¸ lµ rÊt lín do vËy cã møc gi¸ thÊp h¬n so víi viÖc b¸n lÎ. Trong ph­¬ng thøc nµy, chi phÝ vËn chuyÓn hµng hãa th­êng do c«ng ty chÞu vµ ®­îc h¹ch to¸n vµo chi phÝ b¸n hµng trong th¸ng. ¨B¸n bu«n vËn chuyÓn th¼ng. Theo ph­¬ng thøc nµy, hµng hãa kh«ng ph¶i nhËp kho mµ chuyÓn th¼ng cho kh¸ch hµng vµ th­êng dïng cho kh¸ch hµng mua víi khèi l­îng lín. Hµng ®­îc kh¸ch hµng nhËn ngay t¹i cöa khÈu do ®ã gi¶m ®­îc c¸c chi phÝ liªn quan ®Õn b¸n hµng: chi phÝ vËn chuyÓn, bèc dì, chi phÝ kho b·i, chi phÝ b¶o qu¶n l­u gi÷ hµng tån kho....§ång thêi tr¸nh ®­îc viÖc ø ®äng vèn trong hµng tån kho, rót ng¾n chu kú kinh doanh, n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông vèn l­u ®éng cña c«ng ty. Theo quy ®Þnh cña chÕ ®é kÕ to¸n: B¸n bu«n qua kho vµ b¸n vËn chuyÓn th¼ng cho kh¸ch hµng kh¸c nhau ë viÖc h¹ch to¸n vµo tµi kho¶n (TK) 156 - Hµng ho¸ vµ TK 632 - Gi¸ vèn hµng b¸n. Trªn thùc tÕ, kÕ to¸n cña c«ng ty h¹ch to¸n cho hai tr­êng hîp tiªu thô nµy lµ gièng nhau nghÜa lµ ®Òu h¹ch to¸n gièng tr­êng hîp b¸n bu«n qua kho, khi xuÊt hµng vÉn viÕt phiÕu xuÊt kho b×nh th­êng - hµng ho¸ vÉn ®­îc coi lµ xuÊt tõ kho cña c«ng ty mÆc dï hµng kh«ng vÒ kho ®· chuyÓn th¼ng cho kh¸ch hµng. b. B¸n lÎ: ViÖc b¸n lÎ hµng ho¸ còng ®­îc thùc hiÖn ngay t¹i kho cña c«ng ty, mét sè kh¸c th× ®­îc b¸n lÎ t¹i cöa hµng dÞch vô. §èi víi sè hµng hãa b¸n lÎ t¹i cöa hµng dÞch vô, t¹i thêi ®iÓm ph¸t sinh nghiÖp vô b¸n hµng, kÕ to¸n ghi sæ theo dâi b¸n hµng cho tÊt c¶ c¸c mÆt hµng sau ®ã míi tæng hîp l¹i lËp b¸o c¸o b¸n lÎ hµng ho¸ vµ chuyÓn cho kÕ to¸n t¹i c«ng ty vµo cuèi tuÇn - ®Þnh kú 7 ngµy. NÕu kh¸ch hµng cã yªu cÇu ho¸ ®¬n b¸n hµng ( Ho¸ ®¬n GTGT ) th× kÕ to¸n chuyÓn vÒ c«ng ty ®Ó viÕt ho¸ ®¬n. Khi ®ã, ho¸ ®¬n vÉn ®­îc viÕt gièng nh­ c¸c tr­êng hîp trªn vµ hµng ho¸ ®­îc xuÊt ë t¹i kho cña cöa hµng dÞch vô. Kh¸ch hµng mua lÎ th­êng thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt ngay t¹i thêi ®iÓm mua hµng. Do ®ã viÖc theo dâi c«ng nî kh«ng cÇn cô thÓ nh­ng vÉn ph¶i h¹ch to¸n qua TK 131- Ph¶i thu kh¸ch hµng. c.B¸n h¸ng ký göi ®¹i lý: §©y lµ h×nh thøc b¸n hµng cã nhiÒu ­u ®iÓm mµ c«ng ty ¸p dông v× tiÕt kiÖm ®­îc mét sè chi phÝ b¸n hµng: chi phÝ nh©n c«ng, chi phÝ vËn chuyÓn bèc dì..... Theo h×nh thøc nµy, khi hµng ho¸ xuÊt cho ®¹i lý th× kh«ng viÕt hãa ®¬n GTGT ngay mµ chØ viÕt phiÕu xuÊt kho cho c¸c hµng ho¸ ®ã. §Õn cuèi th¸ng, c¸c ®¹i lý lªn b¸o c¸o tæng hîp viÖc b¸n hµng vµ thanh to¸n tiÒn trong th¸ng. KÕ to¸n dùa vµo sè l­îng hµng hãa b¸n ®­îc theo b¸o c¸o vµ gi¸ b¸n ®· quy ®Þnh trong hîp ®ång víi ®¹i lý ®Ó viÕt hãa ®¬n GTGT. 3.2. H¹ch to¸n doanh thu b¸n hµng t¹i c«ng ty ViÖt Hoa. NghiÖp vô b¸n hµng ®­îc b¾t ®Çu tõ viÖc ký kÕt hîp ®ång hoÆc ®¬n ®Æt hµng cña kh¸ch hµng. a. B¸n bu«n. Ngµy 01/ 11/ 2002 c«ng ty cã b¸n cho c«ng ty h¹t gièng Cæ phÇn ViÖt Nam t¹i kho c«ng ty sè l­îng hµng ho¸ nh­ sau: Thãc gièng nhÞ ­u 838: 2000 kg GB: 18.000 ®/kg (c¶ thuÕ GTGT) Thãc gièng nhÞ ­u 63: 1.500 kg GB: 19.000 ®/kg (c¶ thuÕ GTGT) C«ng ty h¹t gièng thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt 30.000.000 ®ång cßn l¹i thanh to¸n sau 20 ngµy kÓ tõ ngµy mua hµng. KÕ to¸n b¸n h¸ng lËp ho¸ ®¬n GTGT sè 031001 (biÓu 01), lËp phiÕu xuÊt kho sè 01/11 (biÓu 02). Ho¸ ®¬n GTGT nµy ®­îc viÕt thµnh 3 liªn: Liªn 1: L­u t¹i cuèng Liªn 2: Giao kh¸ch hµng Liªn 3: Dïng ®Ó thanh to¸n. PhiÕu xuÊt kho ®­îc ghi lµm 3 liªn : Liªn 1: L­u t¹i cuèng Liªn 2: Giao kh¸ch hµng Liªn 3: ChuyÓn cho thñ kho theo dâi xuÊt hµng. BiÓu 01: MÉu ho¸ ®¬n GTGT Ho¸ ®¬n (GTGT) MÉu sè: 01 GTKT-3 LL Liªn 1: ( L­u) 02-B Ngµy 1 th¸ng 11 n¨m 2002 BB 031001 §¬n vÞ b¸n hµng: Cty TNHH §T.PT ViÖt Hoa §Þa chØ : 109 C9B Hoµng Ngäc Ph¸ch, §§, HN §iÖn tho¹i : M· sè thuÕ : 0101............ Hä tªn ng­êi mua hµng: anh Thµnh §¬n vÞ : Cty h¹t gièng cæ phÇn ViÖt Nam §Þa chØ : Sè TK.... H×nh thøc thanh to¸n M· sè thuÕ: 3600........... STT Tªn hµng ho¸, dÞch vô §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn A B C 1 2 3= 1*2 1 2 NhÞ ­u 838 NhÞ ­u 63 kg kg 2.000 1.500 17.142,86 17.142,86 34.285.720 25.714.290 Céng tiÒn hµng: 60.000.000 ThuÕ suÊt GTGT: 5% TiÒn thuÕ GTGT: 3.000.000 Tæng tiÒn thanh to¸n: 60.000.000 Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: S¸u m­¬i ba triÖu ®ång ch½n. Ng­êi mua hµng KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ ( ký, ghi râ hä tªn) ( ký, ghi râ hä tªn) ( ký, ghi râ hä tªn) Tõ ho¸ ®¬n nµy, kÕ to¸n viÕt phiÕu xuÊt kho sè 01/11 ®Ó xuÊt hµng. Trªn phiÕu xuÊt kho nµy bao gåm c¸c th«ng tin: Chñng lo¹i hµng hãa, sè l­îng. BiÓu 02: MÉu PhiÕu xuÊt kho §¬n vÞ ....... MÉu sè :02- VT phiÕu xuÊt kho Q§ sè 1141- TC/C§KT Sè:01/11 ngµy 1/11/1995 cña BTC Ngµy 1 th¸ng 11 n¨m 2002 Nî:632: 24.106.295 Cã:156: 24.106.295 Hä tªn ng­êi nhËn hµng: anh Thµnh §Þa chØ: Cty h¹t gièng CP VN Lý do xuÊt kho: B¸n hµng............... XuÊt t¹i: kho c«ng ty......( 031001).................. STT Tªn, nh·n hiÖu, phÈm chÊt, quy c¸ch hµng hãa M· sè §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng Yªu cÇu Thùc xuÊt §¬n gi¸ Thµnh tiÒn A B C D 1 2 3 4= 2*3 1 2 NhÞ ­u 838 NhÞ ­u 63 KhuyÕn m¹i-63 kg kg kg 2.000 1.500 303 16.080,75 16.330 16.330 32.161.500 24.495.000 4.947.990 Tæng 3.803 61.604.490 XuÊt ngµy 01 th¸ng 11 n¨m 2002 Thñ tr­ëng ®¬n vÞ KÕ to¸n tr­ëng Phô tr¸ch cung tiªu Ng­êi nhËn Thñ kho Cét "®¬n gi¸" vµ cét "thµnh tiÒn" trªn liªn l­u, kÕ to¸n dïng ®Ó ghi gi¸ ®¬n vÞ vµ tæng gi¸ trÞ hµng ho¸ xuÊt kho t¹i thêi ®iÓm cuèi th¸ng sau khi tÝnh ®­îc gi¸ ®¬n vÞ hµng xuÊt kho. KÕ to¸n kh«ng thùc hiÖn viÖc ghi gi¸ b¸n cña hµng ho¸ trªn phiÕu xuÊt kho ®Ó ®¶m b¶o bÝ mËt cña th«ng tin kÕ to¸n. Tõ Ho¸ ®¬n, kÕ to¸n vµo "NhËt ký b¸n hµng" vµ "Sæ chi tiÕt b¸n hµng" NhËt ký b¸n hµng còng dïng ®Ó theo dâi c¸c nghiÖp vô b¸n hµng th­êng xuyªn theo thêi ®iÓm ph¸t sinh. (Xem biÓu 03) Sæ chi tiÕt b¸n hµng cña c«ng ty kh«ng theo dâi cho tõng lo¹i hµng ho¸ mµ dïng ®Ó theo dâi chung cho tÊt c¶ c¸c nghiÖp vô b¸n hµng ph¸t sinh trong th¸ng. (Xem biÓu 04) Kho¶n tiÒn thanh to¸n cña c«ng ty cæ phÇn h¹t gièng ViÖt Nam ®­îc kÕ to¸n viÕt phiÕu thu vµ vµo "Sæ chi tiÕt thanh to¸n víi kh¸ch hµng" (Xem biÓu 05) NghiÖp vô b¸n hµng kÕt thóc. *B¸n bu«n vËn chuyÓn th¼ng. Ngµy 18/11/2002 Trung t©m gièng c©y trång VÜnh Phóc ®· mua trùc tiÕp cña c«ng ty sè l­îng hµng nh­ sau: Thãc gièng nhÞ ­u 838 5.000 kg Gi¸ b¸n:17.650® Thãc gièng B¾c ­u 903 2.000 kg Gi¸ b¸n: 16.000® t¹i cöa khÈu H÷u NghÞ, L¹ng S¬n. TT gièng c©y trång cho ph­¬ng tiÖn lªn cöa khÈu nhËp hµng vµ ®· thanh to¸n b»ng chuyÓn kho¶n sè tiÒn lµ 50.000.000 ®ång sè cßn l¹i ®­îc thanh to¸n sau 30 ngµy kÓ tõ ngµy b¸n hµng. KÕ to¸n cña c«ng ty viÕt ho¸ ®¬n sè 031021, phiÕu xuÊt kho sè 22/11, vµo sæ NhËt ký b¸n hµng (Xem biÓu 03) vµ sæ chi tiÕt b¸n hµng (Xem biÓu 04) Ho¸ ®¬n vµ phiÕu xuÊt kho nµy gièng ho¸ ®¬n vµ phiÕu xuÊt kho trong tr­êng hîp b¸n hµng t¹i kho c«ng ty. Dùa vµo giÊy b¸o Cã cña ng©n hµng vÒ sè tiÒn mµ TT gièng c©y trång®· chuyÓn kho¶n, kÕ to¸n vµo "Sæ chi tiÕt thanh to¸n víi kh¸ch hµng" cô thÓ cho kh¸ch hµng lµ TT gièng c©y trång VÜnh Phóc. (Xem biÓu 05) b. B¸n lÎ hµng ho¸: Ngµy 6/ 11/ 2002 phô tr¸ch cöa hµng nép b¸o c¸o b¸n lÎ hµng ho¸ vµ sè tiÒn b¸n hµng cho tuÇn tõ 1/11 ®Õn 6/11 : BiÓu 06: MÉu b¸o c¸o b¸n lÎ hµng ho¸ B¸o c¸o b¸n lÎ hµng ho¸ TuÇn tõ 1/11 ®Õn 6/11 n¨m 2002 STT Tªn hµng ho¸ §.vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ (®) Thµnh tiÒn 1 N¦ 838 kg 151 19.000 2.869.000 2 N¦ 63 kg 103 19.000 1.957.000 3 BTST Kg 76.5 20.000 1.530.000 ........ ............. . . ...... .......... ................ Tæng 15.369.500 Ngµy 6/ 11/ 2002. Ng­êi lËp Phô tr¸ch cöa hµng. Tõ b¸o c¸o nµy, kÕ to¸n vµo "NhËt ký b¸n hµng" (Xem biÓu 03) vµ "sæ chi tiÕt b¸n hµng" (Xem BiÓu 04). KÕ to¸n viÕt phiÕu thu sè 09 cho sè tiÒn b¸n lÎ hµng trong tuÇn vµ vµo "Sæ chi tiÕt thanh to¸n víi kh¸ch hµng" (xem biÓu 05) vµ sæ "NhËt ký thu tiÒn". §èi víi nh÷ng kh¸ch hµng mua lÎ t¹i c«ng ty hoÆc mua lÎ t¹i cöa hµng yªu cÇu cã ho¸ ®¬n ®Òu ®­îc thùc hiÖn t¹i kÕ to¸n c«ng ty. Ngµy 27/ 11/ 2002 TT kh¶o kiÓm nghiÖm cã mua t¹i kho c«ng ty mét l­îng hµng ho¸ lµ: NhÞ ­u 838: 20 kg GB 19.000®/kg B¾c ­u 903: 20 kg GB 16.500®/kg. TT kh¶o nghiÖm thanh to¸n ngay b»ng tiÒn mÆt tæng sè tiÒn hµng lµ:710.000®. Khi ®ã, kÕ to¸n viÕt ho¸ ®¬n b¸n hµng sè 031028 vµ phiÕu xuÊt kho sè 30 cho tæng khèi l­îng hµng ho¸ xuÊt kho ®ång thêi ghi "NhËt ký b¸n hµng" ( xem biÓu 03 ) vµ "sæ chi tiÕt b¸n hµng" (Xem biÓu 04) mµ kh«ng ghi gi¸ vèn hµng b¸n. Sè tiÒn kh¸ch hµng tr¶ ngay ®­îc ghi vµo "sæ chi tiÕt thanh to¸n víi kh¸ch hµng" (Xem biÓu 05) c. Hµng ký göi ®¹i lý: Ngµy 9/11/2002 theo th­ yªu cÇu, c«ng ty chuyÓn cho ®¹i lý c« Hoa -TiÒn H¶i, Th¸i B×nh sè l­îng hµng ho¸ lµ: N¦ 838: 3.000kg GB: 19.000®/kg N¦ 63 : 1.500 kg GB: 19.000®/kg BTST : 500 kg GB: 20.000®/kg B¾c ­u 903: 1000 kg GB: 16.500®/kg C« Hoa ®· thanh to¸n sè tiÒn nî th¸ng tr­íc lµ: 25.380.000®. Khi xuÊt hµng, kÕ to¸n chØ ghi phiÕu xuÊt kho sè 12/11 cho tæng sè hµng vµ ghi vµo B¶ng kª hµng göi ®¹i lý mµ kh«ng ghi hãa ®¬n GTGT vµ "sæ chi tiÕt b¸n hµng" hay "NhËt ký b¸n hµng" Khi hµng xuÊt kho cho ®¹i lý, kÕ to¸n vµo "B¶ng kª hµng b¸n göi ®¹i lý" vÒ sè l­îng, gi¸ b¸n lÎ t¹i ®¹i lý, thµnh tiÒn( c¶ thuÕ), sè tiÒn ®· thanh to¸n vµ sè tiÒn cßn nî cña c« Hoa. §Õn ngµy 28/11 c« Hoa nép b¸o c¸o b¸n hµng th¸ng 11 vµ thanh to¸n sè tiÒn nî lµ 40.000.000®. (Xem biÓu 07) BiÓu 07: MÉu b¶ng kª hµng göi ®¹i lý B¶ng kª hµng göi ®¹i lý §¹i lý c« Hoa - TiÒn H¶i, T.B×nh. Chøng tõ SH NT Lo¹i hµng ho¸ Sl­îng (kg) §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Thanh to¸n Cßn nî 12/11 9 28 Th¸ng 11/02 NhËp hµng N¦ 838 N¦ 63 BTST B¾c ­u 903 thanh to¸n 838 63 BTST B¾c ­u 903 3.000 1.500 500 1.000 1982 659 321 473 19.000 19.000 20.000 16.500 19.000 19.000 20.000 16.500 57.000.000 28.500.000 10.000.000 16.500.00 112.000.000 37.658.000 12.521.000 6.420.000 7.804.500 64.403.500 25.380.000 40.000.000 25.380.000 112.000.000 72.000.000 Ng­êi lËp KÕ to¸n tr­ëng §ång thêi ph¶i ghi ho¸ ®¬n b¸n hµng (ho¸ ®¬n GTGT) sè 031031 cho tæng sè hµng ®· b¸n ®­îc, vµo "NhËt ký b¸n hµng" (Xem biÓu 03) vµ "Sæ chi tiÕt b¸n hµng" (xem biÓu 04). T¹i phiÕu xuÊt kho sè 12, kÕ to¸n kh«ng ®Þnh kho¶n cho sè hµng göi b¸n mµ chØ ghi sè l­îng cña tõng mÆt hµng. TrÞ gi¸ xuÊt kho cña tæng sè hµng ®­îc tÝnh vµo lóc cuèi th¸ng sau khi tÝnh ®­îc ®¬n gÝa hµng xuÊt kho ®¬n vÞ cho tõng mÆt hµng. KÕ to¸n ghi ho¸ ®¬n GTGT vµ h¹ch to¸n vµo "sæ chi tiÕt b¸n hµng" (xem biÓu 04), "NhËt ký b¸n hµng" (Xem biÓu 03). Dùa vµo phiÕu thu tiÒn hµng cña c« Hoa kÕ to¸n tÝnh hoa hång ph¶i tr¶ cho ®¹i lý lµ 5% trªn tæng sè tiÒn thanh to¸n vµ vµo "Sæ chi tiÕt thanh to¸n víi kh¸ch hµng" (Xem biÓu 05). Cuèi th¸ng, kÕ to¸n tËp hîp sè liÖu tõ sæ nhËt ký b¸n hµng vµo sæ C¸i tµi kho¶n 5113- doanh thu ho¹t ®éng th­¬ng m¹i. (Xem biÓu 08) Tõ sæ chi tiÕt b¸n hµng, kÕ to¸n lËp B¶ng kª hµng ho¸ b¸n ra cho tõng mÆt hµng vµ B¸o c¸o doanh thu b¸n hµng. (Xem biÓu 09: B¶ng kª hµng ho¸ b¸n ra) (Xem biÓu 10: B¸o c¸o doanh thu b¸n hµng) 3.3. H¹ch to¸n gi¶m gi¸, chiÕt khÊu, hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i: a. Gi¶m gi¸ hµng b¸n vµ hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i. Th¸ng 11/2002, t¹i c«ng ty ViÖt Hoa x¶y ra nghiÖp vô gi¶m gi¸ hµng b¸n vµ hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i ®ã lµ viÖc anh ChÝ - Ninh B×nh do lý gi¸ thãc gièng cao, vµ mét sè chÊt l­îng kh«ng phï hîp víi yªu cÇu, kh«ng b¸n ®­îc hµng nªn anh ®Ò nghÞ c«ng ty cho tr¶ l¹i l­îng hµng lµ 810 kg thãc gièng nhÞ ­u 838 anh ®· mua tõ th¸ng 10/2002. C«ng ty chÊp nhËn 1/2 sè hµng ®ã vµ ®Ò nghÞ gi¶m gi¸ cho mét nöa sè hµng cßn l¹i. Anh ChÝ ®ång ý vµ chÊp nhËn thanh to¸n sè nî . Ngµy 27/11 anh ChÝ chuyÓn tr¶ sè hµng kÐm chÊt l­îng cho c«ng ty lµ 405 kg thãc gièng NhÞ ­u 838 Gi¸ hµng cò : 20.000®/kg Gi¸ sau khi gi¶m: 18.00®/kg Sè tiÒn nhËp hµng T 10/ 2002: 2.000 X 20.000 = 40.000.000® anh ChÝ ®· thanh to¸n trong th¸ng 10 sè tiÒn lµ: 20.000.000®. HiÖn t¹i anh ChÝ cßn nî 20.000.000®. Sau khi tr¶ l¹i hµng vµ chÊp nhËn gi¶m gi¸ sè nî cßn l¹i cña anh ChÝ lµ: 20.000.000 - 405*20.000 - 405*( 20.000 - 18.000) = 11.090.000® Tr­êng hîp nµy ®­îc kÕ to¸n c«ng ty h¹ch to¸n nh­ sau: Khi nhËn hµng tr¶ l¹i, kÕ to¸n dùa vµo "biªn b¶n kiÓm kª hµng ho¸" do thñ kho vµ ban kiÓm nghiÖm mang lªn ®Ó viÕt "phiÕu nhËp kho". KÕ to¸n tiªu thô dùa vµo "phiÕu nhËp kho" ®Ó ghi chÐp vµo "NhËt ký b¸n hµng" vµ "sæ chi tiÕt b¸n hµng" . (Xem biÓu 03: NhËt ký b¸n hµng) (Xem biÓu 04: sæ chi tiÕt b¸n hµng) b. ChiÕt khÊu: ChiÕt khÊu cho kh¸ch hµng cña c«ng ty bao gåm hai lo¹i lµ chiÕt khÊu thanh to¸n vµ chiÕt khÊu th­¬ng m¹i. üChiÕt khÊu thanh to¸n cña c«ng ty dµnh cho kh¸ch hµng thanh to¸n tiÒn hµng tr­íc thêi h¹n quy ®Þnh trong hîp ®ång vµ ®­îc h¹ch to¸n vµo chi phÝ ho¹t ®éng tµi chÝnh- TK 811. Kho¶n tiÒn hµng mµ c«ng ty h¹t gièng cæ phÇn ViÖt Nam thanh to¸n ®­îc kÕ to¸n tÝnh chiÕt khÊu 1% vµ viÕt phiÕu thu tiÒn hµng cña Cty h¹t gièng cæ phÇn VN . PhiÕu thu cã mÉu nh­ sau: BiÓu 04: MÉu phiÕu thu. §¬n vÞ ....... MÉu sè :02- TT phiÕu thu Q§ sè 1141- TC/C§KT Sè: 02/ 11 ngµy 1/11/1995 cña BTC Ngµy 01 th¸ng 11 n¨m 2002 Nî 111: 29.700.000 Cã131: 30.000.000 Nî TK 811: 300.000 Hä tªn ng­êi nép tiÒn: anh Thµnh §Þa chØ: Cty h¹t gièng CP VN Lý do nép: Thanh to¸n tiÒn hµng .............. Sè tiÒn: 30.000.000 ® (ViÕt b»ng ch÷): Ba m­¬i triÖu ®ång ch½n/ KÌm theo : ...... ........ ....... .......... .....................chøng tõ gèc. Ngµy 1 th¸ng 11 n¨m 2002 Thñ tr­ëng ®¬n vÞ KÕ to¸n tr­ëng Ng­ßi lËp phiÕu Thñ quü Ng­êi nép tiÒn Tõ phiÕu thu nµy, ®· vµo sæ chi tiÕt thanh to¸n víi kh¸ch hµng (Xem biÓu 05) üChiÕt khÊu th­¬ng m¹i. KÕ to¸n c«ng ty ViÖt Hoa thùc hiÖn chiÕt khÊu ngay trªn ho¸ ®¬n b¸n hµng nghÜa lµ nÕu kh¸ch hµng mua hµng víi sè l­îng lín th× sÏ ®­îc gi¶m gi¸. Khi ®ã, gi¸ ghi trªn ho¸ ®¬n GTGT lµ gi¸ ®· ®­îc h­ëng chiÕt khÊu th­¬ng m¹i. Do ®ã kÕ to¸n c«ng ty còng kh«ng h¹ch to¸n riªng chiÕt khÊu th­¬ng m¹i vµo tµi kho¶n 521 nh­ quy ®Þnh cña bé tµi chÝnh. 3.4. H¹ch to¸n gi¸ vèn hµng b¸n. Ph­¬ng ph¸p tÝnh gi¸ hµng xuÊt kho c«ng ty ViÖt Hoa ¸p dông ®ã lµ gi¸ b×nh qu©n c¶ kú dù tr÷. Cuèi th¸ng, kÕ to¸n tæng hîp sè l­îng hµng ho¸ xuÊt kho cña tõng mÆt hµng theo "B¶ng kª hµng ho¸ b¸n ra" cña th¸ng 11/2002 vµ "B¶ng kª hµng nhËp" ®Ó x¸c ®Þnh gi¸ vèn hµng b¸n. Theo c¸c vÝ dô ®· nªu, tÝnh gÝa thãc gièng nhÞ ­u 838 lµm tiªu biÓu c«ng thøc tÝnh nh­ sau: Tån ®Çu kú: 40.215 X 16.113, 65 = 658.397.610 NhËp trong kú: 88.850 * 15.948,95 = 1.417.064389 Gi¸ ®¬n vÞ xuÊt ( 838) = 40.215 + 88.850 658.397.610 + 1.417.064.389 = 16.080,75 T­¬ng tù, gi¸ xuÊt ®¬n vÞ N¦ 63 : 16.330 ® .... gi¸ xuÊt ®¬n vÞ BTST : 16.923 gi¸ xuÊt ®¬n vÞ B¦ 903: 14.398,96 gi¸ xuÊt ®¬n vÞ s¸n ­u quÕ: 15.233 Víi gi¸ xuÊt kho ®¬n vÞ ®· cã, kÕ to¸n sö dông liªn 1 (liªn l­u) cña phiÕu xuÊt kho ®Ó tÝnh gi¸ vèn hµng b¸n. §èi víi c¸c ph­¬ng thøc b¸n hµng qua ®¹i lý vµ b¸n lÎ t¹i cöa hµng th× kÕ to¸n c¨n cø vµo sè liÖu trªn c¸c b¸o c¸o b¸n lÎ vµ B¶ng kª hµng göi ®¹i lý ®Ó tÝnh to¸n gi¸ trÞ hµng xuÊt kho. Gi¸ vèn hµng b¸n= Sè l­îng * §¬n gi¸ xuÊt kho Trªn liªn 1 cña phiÕu xuÊt kho sè 1/11: - Cét ®¬n gi¸ kÕ to¸n ghi gi¸ xuÊt kho ®¬n vÞ cña thãc gièng. - Cét thµnh tiÒn lµ tæng gi¸ vèn cña hai lo¹i thãc gièng ®ã theo ho¸ ®¬n GTGT sè 031001 ngµy 01/11/2002. Khi ®ã kÕ to¸n míi ghi vµo ®Þnh kho¶n cña phiÕu xuÊt kho. ( Xem biÓu 02) Tõ phiÕu xuÊt kho vµ tÝnh to¸n tæng gi¸ trÞ hµng xuÊt b¸n lÎ vµ b¸n ®¹i lý, kÕ to¸n chuyÓn sè liÖu vµo "Sæ chi tiÕt gi¸ vèn hµng b¸n". (Xem biÓu 11) BiÓu 11: MÉu sæ gi¸ vèn hµng b¸n TrÝch sæ gi¸ vèn hµng b¸n NT g.sæ Chøng tõ SH NT DiÔn gi¶i TK ®.øng Ph¸t sinh Nî Cã 30 ...... 30 30 ..... 30 .... 30 ..... 30 ...... 30 01 1/11 ... .... 09 6 ... ... 22 18 27 27 30 30 Th¸ng 11/2002 Cty h.gièng VN ................. B¸n lÎ cöa hµng ............ TTgièng V.Phóc Kh¸ch lÎ ... ......... Hµng tr¶ l¹i ............... b¸n ®¹i lý c.Hoa ....................... KÕt chuyÓn 156 ...... 156 156 156 156 156 911 56.656.500 ....... 11.241.551 ............ 109.201.670 .............. 609.594,2 ............ 6.526.028,25 .................. 54.876.507,58 ................ 3.597.981.437 Tæng sè 3.597.981.437 3.597.981.437 Ng­êi lËp biÓu KÕ to¸n tr­ëng 4. H¹ch to¸n x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô hµng ho¸. 4.1 H¹ch to¸n chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp. a. H¹ch to¸n chi phÝ b¸n hµng: Trong c«ng ty ViÖt Hoa, chi phÝ b¸n hµng bao gåm c¸c kho¶n sau: Chi phÝ khÊu hao TSC§ Chi phÝ thuª nhµ kho Chi phÝ nh©n viªn b¸n hµng, giao hµng, l­¬ng chuyªn gia kü thuËt Chi phÝ vËn chuyÓn hµng ho¸: x¨ng, vÐ cÇu, b·i, kho... Chi phÝ thu mua hµng (vËn chuyÓn, bèc xÕp, kho b·i...) Chi phÝ hoa hång ®¹i lý Chi phÝ dÞch vô mua ngoµi (®iÖn, n­íc, ®iÖn tho¹i, söa ch÷a TSC§, vËn chuyÓn...) Chi phÝ kh¸c b»ng tiÒn (c«ng cô dông cô, v¨n phßng phÈm...) Chi phÝ khuyÕn m¹i, qu¶ng c¸o Hµng ngµy khi cã c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh chi phÝ b¸n hµng, kÕ to¸n lËp phiÕu chi hoÆc dùa vµo c¸c b¶ng ph©n bæ ®Ó vµo sæ NhËt ký chung, NhËt ký chi tiÒn vµ sæ chi tiÕt chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh. Toµn bé chi phÝ b¸n hµng nµy ®­îc h¹ch to¸n vµo tµi kho¶n 641- chi phÝ b¸n hµng. Ngµy 5/11/2002 ph¸t sinh chi phÝ vËn chuyÓn hµng ho¸ tõ cöa khÈu H÷u NghÞ vÒ c«ng ty víi sè tiÒn lµ 3.265.000 trong ®ã bao gåm c¶ chi phÝ x¨ng xe, vÐ cÇu phµ, chi phÝ kiÓm ho¸, chi phÝ kho b·i, vËn chuyÓn... KÕ to¸n cña c«ng ty ®· lËp phiÕu chi theo mÉu sau: BiÓu 12: MÉu phiÕu chi §¬n vÞ ....... MÉu sè :02- TT phiÕu chi Q§ sè 1141- TC/C§KT Sè: 10/11 ngµy 1/11/1995 cña BTC Ngµy 05 th¸ng 11 n¨m 2002 Nî 641: 2.984.667 Cã 111: 3.265.000 Nî 133: 280.333 Hä tªn ng­êi nhËn tiÒn: anh S¬n §Þa chØ: c¸n bé c«ng ty Lý do chi: chi vËn chuyÓn hµng tõ CK H÷u NghÞ vÒ cty............... Sè tiÒn: 3.265.000® (Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷): Ba triÖu hai tr¨m s¸u l¨m ngh×n ®ång. KÌm theo : .................................................................... chøng tõ gèc Ngµy 5 th¸ng 11 n¨m 2002 Thñ tr­ëng ®¬n vÞ KÕ to¸n tr­ëng Ng­ßi lËp phiÕu Thñ quü Ng­êi nhËn tiÒn Tõ phiÕu chi, kÕ to¸n vµo sæ "NhËt ký chi tiÒn" vµ "sæ chi tiÕt chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh". (Xem biÓu 13: NhËt ký chi tiÒn) (xem biÓu 14: Sæ chi tiÕt chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh) §èi víi c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh liªn quan nh­: khÊu hao TSC§, trÝch l­¬ng c«ng nh©n viªn, trÝch hoa hång trùc tiÕp trõ vµo kho¶n ph¶i thu kh¸ch hµng, khuyÕn m¹i, c¸c kho¶n liªn quan ®Õn nh©n viªn.... ®­îc kÕ to¸n thùc hiÖn nh­ sau: C«ng ty ViÖt Hoa th­êng dïng chÝnh hµng ho¸ cña m×nh ®Ó khuyÕn m¹i cho kh¸ch hµng. C«ng ty ¸p dông khuyÕn m¹i cho kh¸ch hµng mua hµng víi sè l­îng tõ 10.000kg trë lªn lµ 0.3% tæng khèi l­îng. Gi¸ trÞ hµng khuyÕn m¹i ®­îc tÝnh vµo chi phÝ b¸n hµng vµ ®­îc tÝnh theo gi¸ vèn hµng b¸n. Theo tæng kÕt cña c«ng ty, c«ng ty h¹t gièng cæ phÇn VN sau ®ît nhËp hµng th¸ng 11 th× tæng sè hµng ®· tiªu thô cña c«ng ty mét l­îng lµ 10.100 kg thãc gièng. Trong ®ã bao gåm: NhÞ ­u 838 : 4.600 kg NhÞ ­u 63 : 2.500 kg BTST : 1.500 kg B¾c ­u 903 : 1.500 kg C«ng ty ®· tÝnh sè hµng khuyÕn m¹i cho c«ng ty h¹t gièng cæ phÇn ViÖt Nam lµ : 10.100 X 0.03 = 303 kg vµ thanh to¸n b»ng thãc gièng nhÞ ­u 63. KÕ to¸n ghi phÇn hµng nµy vµo cïng phiÕu xuÊt kho sè 01 cho c«ng ty h¹t gièng cæ phÇn VN. ( Xem biÓu 02) Ngµy 9/11/2002 c«ng ty trÝch hoa hång b¸n hµng cho ®¹i lý c« Hoa sè tiÒn lµ 1.153.636, kÕ to¸n ®· viÕt phiÕu thu vµ vµo sæ chi tiÕt thanh to¸n víi kh¸ch hµng (Xem biÓu 05). Ngµy 15/11, c«ng ty thanh to¸n toµn bé tiÒn thuª kho cña quý 4 n¨m 2002 sè tiÒn lµ 15.000.000®, kÕ to¸n viÕt phiÕu chi vµ vµo NhËt ký chi tiÒn, sæ Chi tiÕt chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh. (Xem biÓu 13: NhËt ký chi tiÒn) (Xem biÓu 14: Sæ chi tiÕt chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh) Ngµy 28/11, c« Hoa thanh to¸n 40.000.000 ® vµ ®­îc h­ëng hoa hång lµ: 2.000.000 ®, kÕ to¸n còng viÕt phiÕu thu vµ vµo sæ chi tiÕt thanh to¸n víi kh¸ch hµng nh­ tr­êng hîp trªn (Xem biÓu 05). Tõ c¸c b¶ng ph©n bæ tiÒn l­¬ng, ph©n bæ khÊu hao kÕ to¸n chuyÓn sè liÖu vµo Sæ NhËt ký chung (Xem biÓu 15: B¶ng ph©n bæ tiÒn l­¬ng) (xem biÓu 16: B¶ng ph©n bæ khÊu hao TSC§) (Xem biÓu 17: NhËt ký chung) BiÓu 17: MÉu sæ nhËt ký chung TrÝch sæ nhËt ký chung N¨m: 2002 NT ghi sæ Chøng tõ SH NT DiÔn gi¶i §· ghi sæ C¸i Sè hiÖu TK Sè ph¸t sinh Nî Cã ..... 30 ..... 30 30 30 09 28 30 30 30 Th¸ng 11/2002 ......... hoa hång §L .......... hoa hång §L ph©n bæ k.hao ph©n bæ tiÒn l­¬ng Ghi t¨ng TK 331 K/chchªnh lÖch tû gi¸ ....... 131 641 131 641 641 642 214 641 642 334 413 331 642 413 ........ 1.153.636 1.153.636 1.818.182 1.818.182 15.164.941 9.223.661 24.398.602 125.484.836 33.407.514 158.892.350 1.240.659 1.240.659 1.240.659 1.240.659 Tæng céng 5.120.138.901 5.120.138.901 Ng­êi lËp KÕ to¸n tr­ëng Cuèi th¸ng, kÕ to¸n chuyÓn sè liÖu tõ sæ NhËt ký chi tiÒn, NhËt ký chung vµo Sæ C¸i tµi kho¶n 641 (Xem biÓu 17) b. H¹ch to¸n chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp: Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp cña c«ng ty bao gåm c¸c kho¶n sau: Chi phÝ khÊu hao TSC§ Chi phÝ nh©n viªn qu¶n lý Chi phÝ tiÕp kh¸ch, c«ng t¸c Chi phÝ thuª v¨n phßng Chi phÝ dÞch vô mua ngoµi (®iÖn, n­íc, ®iÖn tho¹i, söa ch÷a TSC§, vËn chuyÓn ....) Chi phÝ kh¸c b»ng tiÒn( c«ng cô dông cô, v¨n phßng phÈm, chi phÝ photo tµi liÖu,.....) C¸c kho¶n chi phÝ nµy ®­îc h¹ch to¸n vµo TK 642 - Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp. T­¬ng tù nh­ chi phÝ b¸n hµng, chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp còng kh«ng ®­îc chia ra thµnh c¸c tµi kho¶n con mµ theo dâi tÊt c¶ c¸c kho¶n môc chi phÝ ®ã vµo chung TK 642. Ngµy 19/11/2002 kÕ to¸n thanh to¸n tiÒn thuª v¨n phßng cho chñ së h÷u víi tæng sè tiÒn lµ 12.000.000 ®. KÕ to¸n viÕt phiÕu chi sè 37 vµ vµo sæ "nhËt ký chi tiÒn" ( Xem biÓu 13) Vµ sæ quü tiÒn mÆt. Kho¶n chªnh lÖch tû gi¸ cho kho¶n ph¶i tr¶ nhµ cung cÊp trong th¸ng 11/2002 lµ 1.240.659® ®­îc kÕ to¸n tÝnh to¸n vµ h¹ch to¸n vµo sæ NhËt ký chung (Xem biÓu 17). Cuèi th¸ng, nh©n viªn kÕ to¸n phô tr¸ch ph¶i tËp hîp sè liÖu tõ c¸c b¶ng ph©n bæ tiÒn l­¬ng vµ ph©n bæ khÊu hao chuyÓn vµo "NhËt ký chung" (Xem biÓu 17). Tõ sæ NhËt ký chung vµ NhËt ký chi tiÒn, kÕ to¸n chuyÓn sè liÖu vµo sæ C¸i TK 642- chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp. (Xem biÓu 19) 4.2. H¹ch to¸n kÕt qu¶ tiªu thô hµng ho¸ t¹i c«ng ty ViÖt Hoa: Cuèi th¸ng, tõ sæ C¸i TK 511.3, TK 641 vµ TK 642 kÕ to¸n h¹ch to¸n kÕt qu¶ tiªu thô hµng ho¸ vµo sæ C¸i TK 911 (Xem biÓu 20) III. Hoµn thiÖn h¹ch to¸n tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô hµng ho¸ t¹i c«ng ty ViÖt Hoa. Sù cÇn thiÕt vµ c¸c nguyªn t¾c cña viÖc hoµn thiÖn c«ng t¸c h¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô hµng ho¸. 1.1. Sù cÇn thiÕt: §èi víi c¸c doanh nghiÖp th­¬ng m¹i, tiªu thô hµng ho¸ lµ kh©u cuèi cïng vµ lµ kh©u quan träng nhÊt cña viÖc lu©n chuyÓn vèn kinh doanh cña doanh nghiÖp. Vèn hµng ho¸ lµ vèn th­êng chiÕm tû träng lín trong tæng vèn kinh doanh vµ v× vËy qu¸ tr×nh lu©n chuyÓn vèn kinh doanh ph¶i ®­îc theo dâi chÆt chÏ, th­êng xuyªn, hoµn thiÖn c¶ néi dung lÉn ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n cho phï hîp víi thùc tÕ doanh nghiÖp lµ vÊn ®Ò cÊp thiÕt. Hoµn thiÖn c¸c chøng tõ ban ®Çu, n©ng cao tÝnh ph¸p lý, tÝnh chÝnh x¸c sÏ t¹o ®iÒu kiÖn tèt cho viÖc kiÓm tra kÕ to¸n cïng víi ®ã lµ tæ chøc lu©n chuyÓn chøng tõ hîp lý sÏ t¹o ®iÒu kiÖn cho kÕ to¸n theo dâi t×nh h×nh xuÊt nhËp hµng ho¸, t×nh h×nh thu nî, chi phÝ ph¸t sinh ...trong qu¸ tr×nh kinh doanh. §iÒu ®ã cho thÊy hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n phÇn hµnh tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô hµng ho¸ bao gåm c¶ viÖc sö dông hÖ thèng tµi kho¶n ®Ó ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh, t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho c«ng t¸c kiÓm tra kÕ to¸n, ®ång thêi gióp c¸c b¹n hµng, nh÷ng ng­êi quan t©m ®Õn b¸o c¸o tµi chÝnh cña doanh nghiÖp cã thÓ hiÓu râ vÒ doanh nghiÖp. Nãi tãm l¹i, hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô hµng ho¸ lµ hÕt søc cÇn thiÕt kh«ng thÓ xem nhÑ. §iÒu quan träng lµ qu¸ tr×nh hoµn thiÖn nµy ph¶i ®em l¹i hiÖu qu¶ thùc sù cho c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i doanh nghiÖp. 1.2. C¸c nguyªn t¾c cña viÖc hoµn thiÖn: C«ng t¸c hoµn thiÖn kÕ to¸n tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô hµng ho¸ lµ cÇn thiÕt vµ v« cïng quan träng v× nã cã ¶nh h­ëng trùc tiÕp ®Õn kÕt qu¶ kinh doanh vµ c¸c th«ng tin kinh tÕ quan träng ®èi víi nh÷ng ng­ßi quan t©m. Tuy vËy viÖc hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n kh«ng thÓ tiÕn hµnh véi v·. Khi tiÕn hµnh hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n phÇn hµnh nµy cÇn chó ý ®Õn c¸c nguyªn t¾c sau: Hoµn thiÖn ph¶i dùa trªn nÒn t¶ng lµ c¸c ®iÒu kho¶n ®· ®­îc quy ®Þnh trong chÕ ®é kÕ to¸n, theo ph¸p luËt quy ®Þnh. Hoµn thiÖn ph¶i phï hîp víi ®Æc ®iÓm ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp. §©y lµ nh÷ng nguyªn t¾c chung nhÊt vµ quan träng nhÊt cña c«ng t¸c hoµn thiÖn kÕ to¸n vµ ph¶i tu©n thñ theo nh÷ng quy ®Þnh ®ã th× sÏ ®¹t ®­îc kÕt qu¶ tèt. 2. NhËn xÐt chung vÒ c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô. 2.1 Nh÷ng thµnh tùu ®¹t ®­îc. Sau mét thêi gian thùc tËp t¹i c«ng ty ViÖt Hoa, cã ®iÒu kiÖn t×m hiÓu ho¹t ®éng kinh doanh nãi chung vµ phÇn hµnh h¹ch to¸n tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô hµng ho¸ nãi riªng em xin rót ra mét sè ý kiÕn nhËn xÐt nh­ sau: XÐt vÒ mÆt kh¸ch quan, c«ng ty ra ®êi vµ ph¸t triÓn trªn c¬ së nhu cÇu cña nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng vµ ph­¬ng h­íng kÕ ho¹ch CNH- H§H nÒn n«ng nghiÖp ViÖt Nam. C«ng ty ViÖt Hoa ®· n¾m b¾t ®­îc thêi c¬ cña m×nh vµ ®· kinh doanh c¸c mÆt hµng n«ng nghiÖp cã chÊt l­îng cao. Bèn n¨m ho¹t ®éng t¹i ViÖt Nam, c«ng ty ®· tõng b­íc cñng cè qu¶n lý, ho¹t ®éng kinh doanh ®Ó ®¹t ®­îc mét sè thµnh c«ng nhÊt ®Þnh: t¨ng doanh thu, thu nhËp cña c«ng nh©n viªn t¨ng... C«ng t¸c kª to¸n cña c«ng ty ®· ®ãng gãp vai trß kh«ng nhá trong viÖc cung cÊp kÞp thêi c¸c th«ng tin vÒ vèn, tµi s¶n vµ t×nh h×nh biÕn ®éng cña nã gióp nhµ qu¶n lý ra ®­îc c¸c quyÕt ®Þnh ®óng ®¾n trong ho¹t ®éng kinh doanh. VÒ tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n, c«ng ty ¸p dông h×nh thøc NhËt ký chung lµ phï hîp víi ®iÒu kiÖn kinh doanh thùc tÕ cña c«ng ty. H×nh thøc nµy ®em l¹i viÖc h¹ch to¸n kÕ to¸n c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh gän nhÑ mµ vÉn ®¶m b¶o th«ng tin kÕ to¸n kÞp thêi, chÝnh x¸c vµ khai th¸c ®­îc kh¶ n¨ng chuyªn m«n cña nh©n viªn kÕ to¸n. PhÇn hµnh kÕ to¸n tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô ®· thÓ hiÖn kh¸ tèt vai trß lµ phÇn hµnh quan träng nhÊt cña kÕ to¸n t¹i c«ng ty ViÖt Hoa. PhÇn hµnh nµy ®· qu¶n lý tèt l­îng vèn l­u ®éng hµng ho¸ vµ chuyÓn thµnh vèn l­u ®éng b»ng tiÒn, n©ng cao hiÖu qu¶ kinh doanh... 2.2. Nh÷ng h¹n chÕ cÇn ®­îc kh¾c phôc: Khi ®i s©u vµo t×m hiÓu phÇn hµnh kÕ to¸n ®· lùa chän, em ®· rót ra mét sè tån t¹i trong h¹ch to¸n phÇn hµnh nµy nh­ sau: VÒ chøng tõ vµ lu©n chuyÓn chøng tõ. §¬n vÞ ®· lËp ®Çy ®ñ c¸c chøng tõ theo quy ®Þnh cña Bé tµi chÝnh, c¸c chøng tõ cã ®Çy ®ñ c¸c th«ng tin cÇn thiÕt phôc vô cho c«ng t¸c kiÓm tra vµ ghi sæ kÕ to¸n. Tuy nhiªn ®èi víi tõng tr­êng hîp cô thÓ, viÖc lu©n chuyÓn chøng tõ vÉn cßn nh÷ng ®iÓm ch­a hîp lý. Trong mäi tr­êng hîp tiªu thô, kÕ to¸n ®Òu do kÕ to¸n b¸n hµng trùc tiÕp ghi. Nh­ vËy, viÖc h¹ch to¸n tiªu thô hµng ho¸ ®· kh«ng ®­îc t¸ch biÖt víi qu¶n lý kho hµng vµ kÕ to¸n ®· kiªm thªm nhiÒu viÖc kh«ng thuéc lÜnh vùc cña kÕ to¸n. MÆt kh¸c kÕ to¸n sö dông mét chøng tõ xuÊt kho ®ã lµ phiÕu xuÊt kho cho tÊt c¶ c¸c tr­êng hîp tiªu thô hµng ho¸. §iÒu nµy lµm ¶nh h­ëng nhiÒu tíi c«ng t¸c kÕ to¸n gi¸ vèn hµng b¸n v× khi xuÊt hµng cho cöa hµng dÞch vô thùc tÕ lµ hµng vÉn thuéc quyÒn së h÷u cña c«ng ty. Khi hµng ®­îc tiªu thô mét phÇn th× kÕ to¸n l¹i ph¶i dùa vµo "b¸o c¸o b¸n lÎ hµng ho¸" ®Ó tÝnh gi¸ vèn hµng b¸n mµ kh«ng thèng nhÊt víi c¸c tr­êng hîp b¸n hµng kh¸c. Ngoµi ra, nghiÖp vô b¸n hµng qua ®¹i lý còng t­¬ng tù nh­ b¸n lÎ t¹i cöa hµng, nghÜa lµ khi xuÊt hµng kÕ to¸n viÕt phiÕu xuÊt kho b×nh th­êng nh­ng viÖc tÝnh gÝa vèn hµng cuèi th¸ng ph¶i phô thuéc vµo b¸o c¸o b¸n hµng do ®¹i lý göi lªn. Do ®ã ¶nh h­ëng tíi c«ng t¸c kÕ to¸n. §èi víi tr­êng hîp b¸n hµng th¼ng cho kh¸ch hµng t¹i cöa khÈu nhËp hµng: hµng ho¸ b¸n ra kh«ng vËn chuyÓn vÒ l­u kho. Tuy nhiªn kÕ to¸n t¹i c«ng ty vÉn sö dông phiÕu xuÊt kho th«ng th­êng ®Ó ph¶n ¸nh sè l­îng hµng ho¸ b¸n ra. V× vËy, chøng tõ ®· kh«ng ph¶n ¸nh ®óng b¶n chÊt cña nghiÖp vô ph¸t sinh. Trªn thùc tÕ, c¸ch lµm nµy cã thÓ ®­îc chÊp nhËn do ®iÒu kiÖn kinh doanh ®Ó ®¶m b¶o qu¶n lý tèt nhÊt vèn l­u ®éng hµng ho¸ cña c«ng ty. b. HÖ thèng tµi kho¶n: C«ng ty ®· ¸p dông hÖ thèng tµi kho¶n thèng nhÊt do Bé Tµi chÝnh b¸n hµnh ngµy 1/11/1995 vµ vËn dông t­¬ng ®èi linh ho¹t. Tuy nhiªn, kÕ to¸n sö dông TK 5113 ®Ó h¹ch to¸n cho tÊt c¶ c¸c doanh thu cña c«ng ty, TK642, TK 641 ®Ó h¹ch to¸n cho c¸c lo¹i chi phÝ trong chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp vµ chi phÝ b¸n hµng. §iÒu nµy kh«ng ®¶m b¶o ®­îc viÖc cô thÓ c¸c lo¹i doanh thu vµ chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty. c. X¸c ®Þnh gi¸ vèn hµng b¸n: Gi¸ vèn hµng ho¸ mua vµo ®­îc x¸c ®Þnh lµ gi¸ mua céng thuÕ nhËp khÈu trõ c¸c kho¶n gi¶m gi¸ hµng mua. Toµn bé kho¶n chi phÝ mua hµng kh«ng ®­îc h¹ch to¸n vµo chi phÝ thu mua- TK 1562 mµ h¹ch to¸n vµo chi phÝ b¸n hµng trong th¸ng vµ do vËy, chi phÝ thu mua kh«ng ¶nh h­ëng tíi gi¸ trÞ hµng tån kho, gi¸ vèn hµng xuÊt b¸n cña c«ng ty. Theo c¸ch h¹ch to¸n nµy, chi phÝ thu mua hµng hãa ®­îc ph©n bæ hÕt vµo hµng ho¸ tiªu thô trong th¸ng, hµng tån kho chØ lµ gÝa cña hµng ho¸ ®¬n thuÇn. Hµng ho¸ t¹i c«ng ty ViÖt Hoa ®­îc mua vÒ ®Ó b¸n cho nhiÒu th¸ng do ®ã chi phÝ thu mua hµng ho¸ mçi lÇn nhËp hµng th­êng lín, khi h¹ch to¸n vµo chi phÝ b¸n hµng th¸ng ph¸t sinh sÏ lµm ¶nh h­ëng tíi kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh cña th¸ng ®ã. NÕu xÐt trong c¶ thêi kú dµi, chi phÝ nµy còng kh«ng ¶nh h­ëng g×. Theo chÕ ®é quy ®Þnh, c¸c chi phÝ thu mua hµng ho¸ trong kú ph¸t sinh ph¶i ®­îc h¹ch to¸n vµo chi phÝ thu mua hµng ho¸ trong kú tÝnh vµo gi¸ trÞ hµng ho¸ nhËp kho. C«ng ty h¹ch to¸n nh­ vËy lµ kh«ng phï hîp víi c¸c quy ®Þnh ®· ®Ò ra vµ khi muèn gi¶m gi¸ vèn hµng b¸n th«ng qua gi¶m chi phÝ lµ ®iÒu kh«ng thÓ x¶y ra. Tuy vËy, c¸ch h¹ch to¸n t¹i c«ng ty nh­ vËy l¹i phï hîp víi ®iÒu kiÖn kinh doanh th­¬ng m¹i cña c«ng ty vµ ®¶m b¶o nguyªn t¾c ch¾c ch¾n trong kinh doanh. §èi víi nh÷ng lo¹i thãc gièng c«ng ty do c«ng ty tù s¶n xuÊt, c¸c chi phÝ tËp hîp trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt ®Ó tÝnh gi¸ thµnh kh«ng bao gåm kho¶n chi l­¬ng chuyªn gia kü thuËt. Nh­ vËy gi¸ trÞ cña hµng s¶n xuÊt nhá h¬n so víi thùc tÕ trong khi chi phÝ ®ã l¹i ®­îc h¹ch to¸n vµo chi phÝ b¸n hµng trong th¸ng. KÕ to¸n cña c«ng ty ®· h¹ch to¸n kh«ng ®óng theo quy ®Þnh cña chÕ ®é kÕ to¸n lµm ¶nh h­ëng c¶ ®Õn gi¸ trÞ hµng tån kho, gi¸ trÞ hang xuÊt b¸n, chi phÝ b¸n hµng vµ kÕt qu¶ tiªu thô hµng ho¸. d. Sö dông sæ kÕ to¸n chi tiÕt, sæ tæng hîp: ViÖc ghi sæ "Chi tiÕt b¸n hµng" lµ kh«ng ®óng theo quy ®Þnh cña chÕ ®é kÕ to¸n. Cét " C¸c kho¶n gi¶m trõ " chØ dïng ®Ó ghi c¸c nghiÖp vô lµm gi¶m doanh thu nh­: hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i, gi¶m gi¸ hµng b¸n, thuÕ GTGT ph¶i nép. Tuy nhiªn sæ nµy ¸p dông t¹i c«ng ty ®· dïng ®Ó theo dâi chi tiÕt doanh thu, ThuÕ vµ h¹ch to¸n kh«ng ®óng cét. MÆt kh¸c, viÖc ghi sæ nh­ vËy cßn dÉn ®Õn ph¶i viÕt sè ©m ®èi víi c¸c kho¶n doanh thu hµng gi¶m gi¸, doanh thu hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i nhiÒu khi lµ mét khã kh¨n ®èi víi kÐ to¸n c«ng ty. Sæ NhËt ký b¸n hµng còng cã nhiÒu kh¸c biÖt víi c¸ch h¹ch to¸n theo quy ®Þnh cña chÕ ®é kÕ to¸n. Theo quy ®Þnh, sæ nµy chØ dïng ®Ó theo dâi doanh thu thuÇn cña c¸c nghiÖp vô tiªu thô hµng ho¸ mµ kh«ng ®Ò cËp ®Õn kho¶n thuÕ GTGT ph¶i nép. Tuy nhiªn, kÕ to¸n t¹i c«ng ty l¹i sö dông sæ nµy nh­ mét sæ theo dâi chi tiÕt c¶ doanh thu thuÇn, doanh thu b¸n hµng vµ thuÕ GTGT ph¶i nép. §iÒu nµy lµm trïng lÆp trong viÖc theo dâi thuÕ GTGT ®Çu ra ph¶i nép cho tõng ho¸ ®¬n v× kho¶n thuÕ nµy ®­îc theo dâi trªn c¸c sæ: Sæ chi tiÕt b¸n hµng, sæ nhËt ký b¸n hµng, sæ theo dâi thuÕ gi¸ trÞ gia t¨ng. Nh­ vËy c«ng t¸c kÕ to¸n ®· thùc sù t¨ng lªn mµ viÖc theo dâi thuÕ lµ kh«ng cÇn thiÕt ph¶i sö dông nhiÒu sæ nh­ vËy. KÕ to¸n c«ng ty sö dông phiÕu xuÊt kho vµ c¸c b¸o c¸o b¸n hµng lµm c¨n cø ®Ó tÝnh gi¸ vèn hµng b¸n trong th¸ng ®iÒu ®ã rÊt dÔ x¶y ra nhÇm lÉn cho c¸c phiÕu xuÊt kho hµng ho¸ cho cöa hµng, cho ®¹i lý vµ cã thÓ bÞ tÝnh trïng hai lÇn ®èi víi c¸c h×nh thøc b¸n hµng nµy. Víi nh÷ng tån t¹i trong c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n phÇn hµnh tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô, viÖc hoµn thiÖn lµ cÊp thiÕt ®Ó cã hiÖu qu¶ ho¹t ®éng b¸n hµng nãi riªng vµ ho¹t ®éng kinh doanh nãi chung. e. H¹ch to¸n chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp. ViÖc theo dâi chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp còng cÇn ph¶i cã mét sè thay ®æi v× toµn bé chi phÝ nµy chØ ®­îc theo dâi trªn sæ NhËt ký chi tiÒn, sæ NhËt ký chung, c¸c sæ nh©n viªn liªn quan. Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp ®· kh«ng ®­îc theo dâi cô thÓ trªn sæ chi tiÕt do ®ã kh«ng ®¶m b¶o ®é tin cËy cña c¸c th«ng tin, kh«ng cã c¬ së ®Ó ®èi chiÕu víi sæ C¸i TK 642 khi cÇn thiÕt. Chi phÝ b¸n hµng cña c«ng ty bao gåm c¶ phÇn l­¬ng cña c¸c chuyªn gia kü thuËt phôc vô cho viÖc s¶n xuÊt c¸c lo¹i thãc gièng. ViÖc h¹ch to¸n nh­ kÕ to¸n c«ng ty ®· lµm kh«ng ph¶n ¸nh ®óng b¶n chÊt cña c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh vµ còng kh«ng h¹ch to¸n ®óng sæ s¸ch cÇn thiÕt. §iÒu nµy lµm t¨ng chi phÝ b¸n hµng ph¸t sinh trong th¸ng nh­ng lµm gi¶m tæng gi¸ thµnh cña hµng s¶n xuÊt, gi¶m gi¸ vèn hµng b¸n vµ ph¶n ¸nh kh«ng chÝnh x¸c kÕt qu¶ tiªu thô trong th¸ng. 3. Mét sè kiÕn nghÞ hoµn thiÖn c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n phÇn hµnh tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô cña c«ng ty ViÖt Hoa. 3.1. Chøng tõ vµ sù lu©n chuyÓn chøng tõ: Trong c«ng t¸c kÕ to¸n tiªu thô hµng ho¸, kÕ to¸n sö dông duy nhÊt "PhiÕu xuÊt kho" lµm c¨n cø xuÊt hµng cho tÊt c¶ c¸c ph­¬ng thøc b¸n hµng. §iÒu nµy thùc sù g©y ra kh«ng Ýt khã kh¨n cho kÕ to¸n khi tÝnh to¸n gi¸ vèn hµng b¸n.V×, trong qu¸ tr×nh tÝnh gi¸ vèn hµng b¸n, kÕ to¸n hÇu nh­ sö dông phiÕu xuÊt kho lµm c¨n cø tÝnh gi¸ vèn hµng xuÊt b¸n nh­ng trªn phiÕu xuÊt kho l¹i cã c¶ nh÷ng lÇn xuÊt cho ®¹i lý, cho cöa hµng. Trªn thùc tÕ ®Õn lóc cuèi th¸ng, ®¹i lý vµ c­¶ hµng dÞch vô ch­a thÓ b¸n hÕt l­îng hµng ®· nhËp vµ sè hµng cßn l¹i vÉn thuéc së h÷u cña c«ng ty. Nh­ vËy, nÕu kÕ to¸n chØ dùa vµo phiÕu xuÊt kho ®Ó tÝnh gi¸ vèn hµng b¸n th× tøc lµ ®· tÝnh c¶ gi¸ vèn cu¶ l­îng hµng ch­a ®­îc b¸n vµ gi¸ vèn hµng b¸n khi ®ã lµ gi¸ trÞ hµng xuÊt kho. KÕ to¸n ph¶n ¸nh kh«ng chÝnh x¸c kho¶n chi phÝ ®ã sÏ lµm ¶nh h­ëng tíi kÕt qu¶ ho¹t ®éng tiªu thô hµng ho¸ nãi riªng vµ kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh nãi chung. NÕu lÊy nghiÖp vô xuÊt hµng ngµy 9/11/2002cho ®¹i lý c« Hoa lµm vÝ dô ta cã phÐp tÝnh nh­ sau: Gi¸ vèn hµng xuÊt kho theo phiÕu xuÊt kho: 3000*16.080,75 + 1.500*16.330 + 500*16.923 + + 1.000*14.398,96 = 95.597.710 Thùc tÕ ®¹i lý c« Hoa míi b¸n ®­îc mét phÇn hµng ho¸ víi tæng sè vèn lµ : 1982* 16.080,75 + 659* 16.330 + 321*16.923 + + 473*14.398,96 = 54.876.507,58 Nh­ vËy kÕ to¸n cã thÓ lµm t¨ng gi¸ vèn hµng b¸n lªn mét l­îng lµ: 95.597.710 - 54.876.507,58 = 40.721.202,42 Vµ nh­ vËy, kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh gi¶m ®i lµ: 40.721.202,42 ®. ViÖc cÇn thay ®æi trong kÕ to¸n tiªu thô hµng hãa lµ viÖc kÕ to¸n c«ng ty nªn sö dông "PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé" ®Ó lµm c¨n cø xuÊt hµng cho tr­êng hîp chuyÓn hµng qua ®¹i lý vµ cho cöa hµng dÞch vô. Khi xuÊt hµng cho nh÷ng n¬i nµy, kÕ to¸n viÕt phiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé. Trªn ®ã còng ghi c¸c th«ng tin vÒ mÆt hµng, sè l­îng hµng, n¬i ®Õn....mµ kh«ng ghi gÝa trÞ cña l« hµng ®ã. Khi nµo nhËn ®­îc b¸o c¸o b¸n lÎ cña cöa hµng vµ b¸o c¸o b¸n hµng cña ®¹i lý th× kÕ to¸n míi viÕt phiÕu xuÊt kho cho sè hµng ®· b¸n ®­îc. §Õn cuèi th¸ng kÕ to¸n chØ ph¶i sö dông mét c¨n cø duy nhÊt ®Ó tÝnh gi¸ vèn hµng b¸n ®ã lµ; phiÕu xuÊt kho. LÊy vÝ dô lµ nghiÖp vô giao hµng cho ®¹i lý c« Hoa Th¸i B×nh ngµy 9/11/2002 th× "phiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé" ®­îc ghi nh­ sau: PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé QuyÓn sè:... Sè:................ - C¨n cø lÖnh ®iÒu ®éng sè........................ ngµy........ th¸ng...... n¨m......... cña ..................................vÒ viÖc............................................................... - Hä tªn ng­êi vËn chuyÓn:................................Hîp ®ång sè:................... - Ph­¬ng tiÖn vËn chuyÓn............................................................................ - XuÊt t¹i kho: C«ng ty............................................. -NhËp t¹i kho: §¹i lý c« Hoa Th¸i B×nh.................... Sè TT Tªn, nh·n hiÖu, quy c¸ch, phÈm chÊt hµng ho¸ M· sè §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Yªu cÇu Thùc xuÊt A B C D 1 2 3 4 1 2 3 4 N¦ 838 N¦ 63 BTST B¾c ­u 903 kg kg kg kg 3.000 1.500 500 1.000 Céng 6.000 Khi b¸o c¸o b¸n hµng ®­îc ®¹i lý göi lªn th× kÕ to¸n viÕt phiÕu xu©t kho vµ trªn phiÕu xuÊt kho nµy lµ sè l­îng hµng ®· ®­îc tiªu thô, gi¸ vèn hµng b¸n trªn phiÕu xuÊt kho ®ã kh«ng ph¶i lµ tæng gi¸ trÞ hµng xuÊt kho. Víi c¸ch lµm nµy, nh©n viªn kÕ to¸n ®· sö dông thèng nhÊt phiÕu xuÊt kho ®Ó lµm c¨n cø tÝnh gi¸ vèn hµng b¸n mµ kh«ng ph¶i sö dông thªm c¸c b¸o c¸o do cöa hµng vµ ®¹i lý göi ®Õn n÷a. VÒ sù lu©n chuyÓn chøng tõ: kÕ to¸n c«ng ty th­êng kh«ng ghi tõng chøng tõ ph¸t sinh vµo NhËt ký chung ngay t¹i thêi ®iÓm ph¸t sinh mµ c¸c chøng tõ ®ã th­êng ®­îc vµo sæ chi tiÕt vµ sæ C¸i. Nh­ vËy, kÕ to¸n ®· kh«ng thùc hiÖn ®óng theo c¸c quy ®Þnh vÒ viÖc lu©n chuyÓn chøng tõ vµ do ®ã kh«ng ®¶m b¶o vai trß cña sæ NhËt ký chung víi nhiÖm vô lµ theo dâi c¸c nghiÖp vô mét c¸ch th­êng xuyªn, tæng qu¸t. MÆt kh¸c, lµm nh­ vËy cßn cã thÓ g©y ra hiÖn t­îng mÊt chøng tõ ®Çu vµo hay ®Çu ra, kh«ng cã lîi cho ho¹t ®éng kÕ to¸n cña c«ng ty. V× vËy, kÕ to¸n cÇn ph¶i thùc hiÖn viÖc lu©n chuyÓn chøng tõ cho phï hîp vµ ph¶i ®¶m b¶o ®óng theo chÕ ®é quy ®Þnh. 3.2 HÖ thèng tµi kho¶n: ViÖc sö dông tµi kho¶n 5113 ®Ó h¹ch to¸n doanh thu b¸n hµng còng nh­ doanh thu c¸c ho¹t ®éng kh¸c cña c«ng ty lµ kh«ng ®óng. Theo quyÕt ®Þnh 1141- Q§/C§KT ngµy1/11/1995 cña Bé tµi chÝnh, TK 5113 ph¶n ¸nh doanh thu cña c¸c ho¹t ®éng cung cÊp dÞch vô nãi chung cßn tµi kho¶n 5111 ph¶n ¸nh doanh thu b¸n hµng ho¸. Theo th«ng t­ 89/2002/TT-BTC ngµy 9/10/2002, doanh thu b¸n hµng ®­îc ph¶n ¸nh vµo tµi kho¶n 5111 nh­ tµi kho¶n cò. §Ó ph¶n ¸nh ®óng b¶n chÊt cña c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh, c«ng ty nªn sö dông hÖ thèng tµi kho¶n míi vµ h¹ch to¸n doanh thu b¸n hµng, doanh thu dÞch vô ... lªn c¸c tµi kho¶n doanh thu kh¸c nhau: 5111- doanh thu b¸n hµng, 5113- doanh thu cung cÊp dÞch vô. Cã nh­ vËy, kÕ to¸n míi thùc sù ®­a ra c¸c th«ng tin cô thÓ vµ chÝnh x¸c cho nhµ qu¶n lý ®Ó cã biÖn ph¸p n©ng cao hiÖu qu¶ kinh doanh cña c¸c lo¹i h×nh ho¹t ®éng. MÆt kh¸c c«ng ty còng cã thÓ chia tµi kho¶n doanh thu thµnh c¸c tµi kho¶n con ®Ó h¹ch to¸n cho c¸c lo¹i hµng ho¸ cña c«ng ty: doanh thu b¸n thãc gièng, doanh thu b¸n thuèc b¶o vÖ thùc vËt, doanh thu b¸n h¹t gièng.... §èi víi c¸c tµi kho¶n chi phÝ : 641, 642 lµ c¸c tµi kho¶n chung cho tÊt c¶ c¸c thµnh phÇn cña c¸c chi phÝ ®ã. Khi muèn gi¶m chi phÝ, th«ng tin kÕ to¸n lµ th«ng tin tæng hîp, kh«ng cô thÓ cho mét thµnh phÇn nµo do ®ã g©y khã kh¨n cho c«ng t¸c lµm gi¶m chi phÝ kinh doanh. Trong c¸c quy ®Þnh cña kÕ to¸n ®· chia c¸c tµi kho¶n nµy thµnh c¸c tµi kho¶n con ®Ó h¹ch to¸n chi phÝ. Do vËy kÕ to¸n cña c«ng ty cã thÓ sö dông c¸c tµi kho¶n ®ã ®Ó h¹ch to¸n cô thÓ c¸c kho¶n chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh cã hiÖu qu¶ h¬n. 3.3 X¸c ®Þnh gi¸ vèn hµng b¸n: HiÖn t¹i, mäi chi phÝ ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh mua hµng ®Òu ®­îc kÕ to¸n h¹ch to¸n vµo chi phÝ b¸n hµng trong th¸ng. Nh­ vËy kh«ng ®óng víi quy ®Þnh cña chÕ ®é kÕ to¸n hiÖn hµnh lµ chi phÝ thu mua hµng ho¸ ph¶i ®­îc tÝnh vµo gi¸ trÞ hµng xuÊt kho vµ ®­îc h¹ch to¸n vµo tµi kho¶n 1562 - chi phÝ thu mua hµng ho¸. MÆt kh¸c, kh«ng ph¶n ¸nh kho¶n chi phÝ thu mua hµng ho¸ vµo gi¸ vèn hµng nhËp kho th× sÏ kh«ng ph¶n ¸nh ®óng gi¸ trÞ cña hµng tån kho còng nh­ gi¸ vèn hµng xuÊt b¸n trong th¸ng vµ gi¸ trÞ hµng tån kho lóc cuèi kú. §ång thêi víi c¸ch lµm nµy, chi phÝ b¸n hµng cña th¸ng nµo cã nhiÒu nghiÖp vô nhËp hµng sÏ t¨ng ®ét biÕn, lµm ¶nh h­ëng tíi kÕt qu¶ kinh doanh. VÝ dô th¸ng 11/2002 chi phÝ thu mua hµng ho¸ cña c«ng ty lµ 15.036.522 ®ång, tæng khèi l­îng hµng ho¸ nhËp lµ 65.000 kg thãc gièng vµ sè hµng nhËp vÒ nµy, ®Õn cuèi th¸ng ®· tiªu thô ®­îc 40.000 kg th× ta tÝnh ®­îc nh­ sau: Theo c¸ch h¹ch to¸n cña c«ng ty th× chi phÝ b¸n hµng ®­îc tÝnh cã thªm kho¶n 15.036.522 ® nh­ng gi¸ vèn hµng b¸n kh«ng bao gåm kho¶n chi phÝ thu mua nµo, gi¸ hµng b¸n ra lµ gi¸ thuÇn. NÕu ph©n bæ chi phÝ nµy cho sè hµng ho¸ xuÊt b¸n th× ®­îc ph©n bæ nh­ sau: Chi phÝ thu mua hµng ho¸ ph©n bæ cho hµng b¸n ra trong th¸ng = 65.000 15.036.522 * 40.000 = 9.253.244,308 Nh­ vËy gi¸ vèn hµng b¸n ®· t¨ng h¬n so víi viÖc kh«ng ph©n bæ chi phÝ lµ: 9.253.244,308®. Tuy nhiªn l¹i tÝch kiÖm ®­îc chi phÝ b¸n hµng mét kho¶n lµ: 15.036.522®. Tõ ®ã thÊy r»ng, viÖc kh«ng h¹ch to¸n chi phÝ thu mua hµng ho¸ vµo gi¸ mua hµng ho¸ trong th¸ng sÏ lµm t¨ng mét kho¶n chi phÝ lµ: 15.036.522 - 9.253.244,308 = 5.783.277,692®, do ®ã lµm lîi nhuËn gi¶m ®i mét l­îng lµ: 5.783.277,692®. §èi víi tr­êng hîp h¹ch to¸n chi phÝ thu mua hµng ho¸ trong th¸ng vµo chi phÝ b¸n hµng trong th¸ng th× c¸c th¸ng tiÕp theo kh«ng ph¶i tÝnh vµo chi phÝ n÷a. §èi víi tr­êng hîp h¹ch to¸n chi phÝ ®ã vµo gÝa trÞ hµng nhËp kho kú th× sè hµng ho¸ cßn l¹i ®ã ®­îc tiªu thô tiÕp vµo c¸c th¸ng sau, kho¶n chi phÝ thu mua hµng hãa trong th¸ng 11/2002 sÏ ®­îc tÝnh dÇn vµo gi¸ vèn hµng b¸n trong c¸c th¸ng ®ã. Vµ v× vËy, chi phÝ gi¸ vèn hµng b¸n c¸c th¸ng tiÕp theo l¹i cao h¬n. Nh­ vËy cã thÓ kÕt luËn r»ng, dï trÝch kho¶n chi phÝ thu mua d­íi d¹ng chi phÝ b¸n hµng hay chi phÝ gi¸ vèn hµng b¸n th× ®Òu kh«ng lµm ¶nh h­ëng tíi kÕt qu¶ kinh doanh cña c«ng ty trong mét thêi kú dµi. §èi víi c«ng ty ViÖt Hoa, kho¶n chi phÝ ®ã cã thÓ ®­îc h¹ch to¸n vµo chi phÝ thu mua hµng ho¸ TK- 1562 vµ ®­îc tÝnh vµo gi¸ vèn hµng b¸n ®Ó ®¶m b¶o gi¸ trÞ hµng tån kho cuèi kú trÕn sæ s¸ch ph¶n ¸nh ®óng b¶n chÊt cña nã. 3.4. Sö dông sæ chi tiÕt vµ sæ tæng hîp. HiÖn t¹i c«ng ty kh«ng cã sæ chi tiÕt chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh ®Ó theo dâi th­êng xuyªn, chi tiÕt chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp vµ do ®ã c«ng t¸c h¹ch to¸n chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp lóc cuèi th¸ng gÆp nhiÒu khã kh¨n bëi thùc sù c¨n cø cho viÖc vµo sæ C¸i TK 642 lµ c¸c chøng tõ vµ c¸c b¶ng kª, c¸c b¶ng ph©n bæ. Do vËy kÕ to¸n cÇn bæ sung thªm sæ chi tiÕt ®Ó theo dâi chi tiÕt chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp. Mét mÆt kh¸c, c¸c sæ chi tiÕt b¸n hµng vµ sæ NhËt ký b¸n hµng còng ph¶i ®­îc ghi chÐp l¹i sao cho cã hÖ thèng vµ theo ®óng quy ®Þnh cña chÕ ®é kÕ to¸n. Cô thÓ, ®èi víi sæ chi tiÕt b¸n hµng ®­îc h¹ch to¸n l¹i nh­ sau: Cét ®¬n gi¸: ghi gi¸ b¸n bao gåm c¶ thuÕ GTGT ®Çu ra ph¶i nép Cét thµnh tiÒn: ghi tæng gi¸ thanh to¸n cña tõng nghiÖp vô b¸n hµng Cét thuÕ : Ghi sè thuÕ GTGT ®Çu ra ph¶i nép Cét gi¶m gi¸, hµng tr¶ l¹i: Ghi doanh thu thuÇn cña hµng ho¸ bÞ tr¶ l¹i hoÆc gi¶m gi¸ hµng b¸n. Sæ chi tiÕt b¸n hµng ®­îc ghi l¹i nh­ sau: §èi víi sæ NhËt ký b¸n hµng sÏ chØ ghi l¹i doanh thu thuÇn cña tõng nghiÖp vô b¸n hµng mµ kh«ng sö dông ®Ó theo dâi c¶ thuÕ GTGT ®Çu ra. §iÒu nµy kh«ng lµm trïng lÆp trong viÖc theo dâi thuÕ trong sæ theo dâi chi tiÕt thuÕ GTGT vµ sæ chi tiÕt b¸n hµng. Sæ NhËt ký b¸n hµng th¸ng 11/2002 ®­îc ghi chi tiÕt nh­ sau: 3.5. ViÖc h¹ch to¸n chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp: Trong chi phÝ b¸n hµng, c«ng ty nªn bá phÇn l­¬ng cña c¸c chuyªn gia vµ h¹ch to¸n vµo chi phÝ tËp hîp cho sè hµng s¶n xuÊt ra. §iÒu nµy phï hîp víi c¸c quy ®Þnh cña chÕ ®é kÕ to¸n vµ lµm gi¶m chi phÝ b¸n hµng ®ång thêi ph¶n ¸nh ®óng b¶n chÊt cña nghiÖp vô ph¸t sinh. NÕu t¸ch kho¶n tiÒn l­¬ng chuyªn gia, chi phÝ b¸n hµng th¸ng 11/2002 sÏ gi¶m ®i mét l­îng lµ: 65.000.000 ®ång. §ång thêi, sÏ lµm t¨ng chi phÝ s¶n xuÊt mét l­îng t­¬ng tù. NÕu c«ng ty kh«ng tiªu thô hÕt sè hµng s¶n xuÊt ra th× kÕt qu¶ tiªu thô cña c«ng ty sÏ t¨ng lªn do kho¶n chi phÝ trªn ®· ®­îc ph©n bæ cho c¶ hµng tån kho. MÆt kh¸c, chi phÝ thuª kho vµ thuª v¨n phßng cña c«ng ty còng cÇn ®­îc tÝnh to¸n l¹i cho phï hîp. V× c«ng ty thanh to¸n hai kho¶n chi phÝ nµy theo quý nh­ng l¹i h¹ch to¸n cho chi phÝ cña th¸ng ph¸t sinh kho¶n chi tiÒn nµy. §iÒu nµy lµm t¨ng chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh cña mét sè th¸ng vµ lµm gi¶m kÕt qu¶ kinh doanh cña th¸ng ®ã. NÕu thuª nhµ kho vµ v¨n phßng ®­îc chia ®Òu cho c¸c th¸ng trong quý th× chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp vµ chi phÝ b¸n hµng ®· gi¶m ®i mét l­îng lµ: 15.000.000+12.000.000 -15.00.000+12.000.000)/3 =18.000.000 Nh­ vËy, kÕt qu¶ tiªu thô ®· t¨ng lªn lµ:18.000.000®. ViÖc theo dâi chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp cÇn ph¶i ®­îc h¹ch to¸n vµo sæ chi tiÕt riªng biÖt mµ kh«ng thÓ kh«ng h¹ch to¸n chi tiÕt nh­ hiÖn nay. H¹ch to¸n chi tiÕt ®Ó ®¶m b¶o cho th«ng tin kÕ to¸n chÝnh x¸c vµ cô thÓ. KÕ to¸n cña c«ng ty cã thÓ dïng sæ chi tiÕt chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh ®Ó theo dâi chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp gièng nh­ h¹ch to¸n víi chi phÝ b¸n hµng. 4. Ph­¬ng thøc b¸n hµng. §Ó ®¶m b¶o n©ng cao hiÖu qu¶ kinh doanh, bªn c¹nh viÖc hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n phÇn hµnh tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô, c«ng t¸c nghiªn cøu ®Ó ®­a ra ph­¬ng thøc tiªu thô, ph­¬ng thøc thanh to¸n hiÖu qua nhÊt còng v« cïng quan träng. §èi víi c«ng ty ViÖt Hoa, ban gi¸m ®èc c«ng ty cÇn cã nh÷ng chÝnh s¸ch míi khuyÕn khÝch kh¸ch hµng mua hµng nh­: T¨ng tû lÖ % khuyÕn m¹i cho kh¸ch hµng mua hµng víi sè l­îng lín. T¨ng hoa hång cho c¸c ®¹i lý Më réng hÖ thèng ®¹i lý vµ chó träng vµo h×nh thøc nµy v× trªn thùc tÕ ho¹t ®éng cña c«ng ty, b¸n hµng ®¹i lý kh«ng buéc c«ng ty ph¶i ®i thu tiÒn cña tõng kh¸ch hµng lÎ mµ viÖc ®ã th«ng qua c¸c ®¹i lý, lµm gi¶m bít c¸c c«ng viÖc cña c«ng nh©n viªn, võa kh«ng bÞ kh¸ch hµng chiÕm dông vèn. C«ng ty nªn më réng chÝnh s¸ch qu¶ng c¸o hµng ho¸ trªn nhiÒu h×nh thøc kh¸c: ti vi, ®µi ph¸t thanh vµ c¸c b¸o kh¸c thay v× chØ qu¶ng c¸o trªn b¸o N«ng th«n ngµy nay nh­ hiÖn t¹i. KÕt luËn Cïng víi sù ph¸t triÓn cña nÒn kinh tÕ, th­¬ng m¹i ngµy cµng hoµn thiÖn ®Ó ®¹t ®­îc nh÷ng kÕt qu¶ nh­ mong muèn. Trong qu¸ tr×nh hoµn thiÖn, ho¹t ®éng th­¬ng m¹i kh«ng chØ hoµn thiÖn vÒ kü thuËt, vÒ ph­¬ng thøc tæ chøc qu¶n lý, vÒ qu¶n lý tµi chÝnh kÕ to¸n.... Tiªu thô hµng ho¸ lµ giai ®o¹n cuèi cïng cña quy tr×nh lu©n chuyÓn hµng ho¸ vµ quyÕt ®Þnh tíi kÕt qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña mçi c«ng ty th­¬ng m¹i. C«ng t¸c kÕ to¸n tiªu thô hµng ho¸ vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô lµ mét phÇn kh«ng thÓ thiÕu ®èi víi ho¹t ®éng qu¶n lý cña mçi c«ng ty. V× vËy hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n cho phÇn hµnh nµy lµ v« cïng cÇn thiÕt . Hoµn thiÖn kÕ to¸n phÇn hµnh tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô bao gåm nhiÒu vÊn ®Ò: chøng tõ, lu©n chuyÓn chøng tõ, tµi kho¶n sö dông, sæ s¸ch tæng hîp, sæ chi tiÕt....Bªn c¹nh ®ã cßn cã viÖc ph¶i hoµn thiÖn c¸c chÝnh s¸ch tµi chÝnh còng nh­ c¸c ph­¬ng thøc tiªu thô, c¸c h×nh thøc thanh to¸n.... §iÒu ®ã ®em l¹i hiÖu qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh. Trong chuyªn ®Ò thùc tËp cña m×nh, em chän phÇn hµnh kÕ to¸n tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô vµ ®­a ra mét sè kiÕn nghÞ nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n phÇn hµnh nµy t¹i c«ng ty ViÖt Hoa víi mong muèn c«ng ty kinh doanh cã hiÖu qña h¬n.