Chuyên đề Hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ sản phẩm tại công ty cơ khí Quang Trung

òn sự bao cấp của nhà nước. Thị trường chủ yếu là công ty ở miền Bắc và một số tỉnh phía Nam, với các bạn hàng là cơ sở sản xuất công nghiệp thuộc các ngành giấy, mía, dệt... Trong mấy năm gần đây, thị trường tiêu thụ của công ty có chiều hướng bị thu hẹp lại do các cơ sở công nghiệp thường chú trọng việc nhập khẩu các dây chuyền, thiết bị kỹ thuật công nghệ cao của nước ngoài. Các sản phẩm truyền thống của công ty như dây chuyền sản xuất giấy, ép mía bị cạnh tranh mạnh bởi các dây chuyền công nghệ của một số nước như: Thụy Điển, Tiệp Khắc, Trung Quốc, ấn Độ... Điều này đòi hỏi công ty cần phải có những biện pháp kịp thời và hợp lý nhằm đổi mới sản xuất nghiên cứu chế tạo ra những sản phẩm có hàm lượng kỹ thuật cao thì mới có thể cạnh tranh, tìm chỗ đứng trên thị trường thiết bị cơ khí. Sản phẩm của công ty hầu như chỉ được sản xuất ra khi có đơn đặt hàng hoặc hợp đồng sản xuất. Sản phẩm làm ra chịu sự giám sát chặt chẽ về kỹ thuật của phòng KCS (kiểm tra chất lượng sản phẩm), được quản lý tại kho thành phẩm theo khối lượng chủng loại, việc tính giá thành phẩm tồn kho cũng dựa trên khối lượng sản phẩm. Giá bán của sản phẩm được quy định rõ tên đặt hàng hay hợp đồng theo sự thoả thuận giữa hai bên. Trên cơ sở giá bán ghi trên hợp đồng, công ty sẽ giao khoán cho công nhân các phân xưởng sản xuất. Giá giao khoán cho các bộ phận, phân xưởng sản xuất được tính lương đương 80% giá trị của hợp đồng. Công ty chỉ thực hiện một phương thức tiêu thụ duy nhất, đó là phương thức tiêu thụ trực tiếp (theo các phương thức ứng trước tiền hàng, thanh toán tiền hàng ngay khi nhận hàng, thanh toán sau), xuất phát từ việc khi hoàn thành việc gia công, chế tạo sản phẩm nhập kho, đơn vị đặt hàng sẽ đến nhận hàng trựctiếp tại kho thành phẩm của công ty. Cũng do việc sản xuất và tiêu thụ sản phẩm theo các đơn đặt hàng và hợp đồng kinh tế, giao hàng trực tiếp tại kho của công ty cho nên bộ phận chi phí bán hàng của công ty phát sinh với quy mô rất nhỏ và không thường xuyên. Chi phí bán hàng nhìn chung chỉ phát sinh với quy mô rất nhỏ và không thường xuyên. Chi phí bán hàng thường xuyên. Chi phí bán hàng nhìn chung chỉ phát sinh khi công ty thực hiện những hợp đồng chế tạo và lắp ráp, sau khi hoàn thành sản phẩm công ty phải vận chuyển thiết bị đến tận chân công trình của đơn vị bạn để lắp đặt và vận hành thử. Những đặc điểm này có ảnh hưởng không nhỏ tới việc tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán tiêu thụ sản phẩm và xác định kết quả tiêu thụ sản phẩm và xác định kết quả tiêu thụ của công ty. II. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại công ty cơ khí Quang Trung. 1. Tổ chức bộ máy kế toán: Do công ty có 1 chi nhánh ở phía Nam nên để tạo ra điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán ở từng bộ phận cũng như trên toàn công ty, chi nhánh phía Nam được phép tổ chức tự hạch toán lấy rồi định kỳ tổng hợp số liệu gửi về phòng kế toán tài chính của công ty. Phòng Tài chính kế toán của công ty có nhiệm vụ tổ chức hạch toán kế toán cho các đơn vị thuộc chi nhánh phía Bắc và tổng hợp số liệu trên toàn công ty sau khi nhận được báo cáo của chi nhánh phía Nam. Bảng cân đối kế toán và các quỹ tập trung của công ty được lập theo quy định của Tổng công ty và hướng dẫn của cơ quan quản lý Nhà nước. Việc bố trí lao động và công tác kế toán của phòng KT - TC của công ty cơ khí Quang Trung được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 9: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty cơ khí Quang Trung Kế toán trưởng kiêm kế toán - Vật liệu - Thanh toán với người bán - Hướng dẫn kế toán - Chi nhánh phía Nam Phó phòng kế toán kiêm kế toán - Lương, BHXH - Giá thành - Tiêu thụ - Thanh toán với người mua Phó phòng kế toán kiêm kế toán - Lương, BHXH - Giá thành - Tiêu thụ - Thanh toán với người mua Kế toán viên phụ trách - Công nợ - Thủ quỹ - Phải thu - Phải trả - Tạm ứng * Các công tác kế toán của công ty được thực hiện qua 2 giai đoạn: - Hạch toán ban đầu: Tại các phân xưởng có các nhân viên làm công tác thống kê, tập hợp các chứng từ hạch toán ban đầu, sau đó chuyển về phòng kế toán để kiểm tra và ghi sổ kế toán. + Thủ kho (nguyên liệu, thành phẩm) tuân thủ chế độ ghi chép ban đầu theo đúng các chỉ dẫn của phòng kế toán, căn cứ vào các phiếu nhập, xuất kho để ghi thẻ kho, cuối tháng lập báo cáo "Nhập - xuất - tồn" chuyển lên phòng kế toán công ty. + Nhân viên thống kê phân xưởng: bám sát quá trình sản xuất kể từ xuát kho vật liệu cho sản xuất đến khi giao thành phẩm về nhập kho. Hàng ngày tập hợp chấm công và thống kê các phiếu sản xuất phát ra cho công nhân thực hiện. Cuối tháng, tập hợp tất cả các phiếu giao khoán do công ty giao xuống lên phòng kế toán để đối chiếu thanh toán cho phân xưởng. Căn cứ trên các phiếu giao việc của quản đốc để chia tiền cho người lao động. - Hạch toán kế toán tại phòng kế toán: Sau khi nhận được các chứng từ ban đầu, các cán bộ kế toán thực hiện sự kiểm tra hợp pháp, hợp lý của chứng từ thuộc phần hành mà mình phụ trách, lập bảng kê, bảng phân bổ, nhật ký chứng từ... ghi chép sổ chi tiết, sổ tổng hợp. Tổng hợp số liệu kế toán và lập các báo cáo kế toán phục vụ cho yêu cầu quản lý doanh nghiệp. Từ các báo cáo đã lập tiến hành phân tích nội dung kinh tế nhằm tham mưu cho ban giám đốc trong việc ra quyết định quản lý. Hiện nay phòng kế toán của công ty cơ khí Quang Trung được bố trí 4 lao động kế toán. Do số lượng nhân viên hạn hẹp nên mỗi nhân viên phải thực hiện sự kiểm nghiệm đối với một số phần hành nhất định: + Trưởng phòng kế toán: thực hiện chức năng như một kế toán trưởng, chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và nhà nước về tình hình tài chính kế toán của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm tổ chức công tác hạch toán tại công ty theo chế độ hiện hành. Đồng thời kiểm nghiệm phần hành kế toán vật liệu và kế toán thanh toán với người bán. Ngoài ra còn làm nhiệm vụ hướng dẫn công tác kế toán tại chi nhánh phía Nam. + Phó phòng làm nhiệm vụ kế toán tổng hợp, lập báo cáo tài chính theo định kỳ, đồng thời phải đảm bảo trách nhiệm công việc kế toán TSCĐ, kế toán phân phối kết quả, kế toán nguồn vốn đầu tư XDCB, kế toán tiền mặt, tiền gửi NH chịu trách nhiệm về các vấn đề có liên quan đến kiểm toán. + Phó phòng: làm nhiệm vụ kế toán tiền lương, BHXH, kiểm tra đối chiếu các phiếu giao khoán đã được xác nhận về chất lượng, số lượng và tiến độ hoàn thành của các phân xưởng. Căn cứ vào bảng chấm công, hệ số doanh thu để tính lương cho cán bộ công nhân gián tiếp, sau đó lập bảng phân bổ tiền lương và BHXH. Căn cứ vào các hóa đơn kiêm phiếu xuất kho tiêu thụ thành phẩm, ghi sổ chi tiết bán hàng, tính toán xác định doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu, theo dõi các khoản thanh toán với khách hàng, trên cơ sở các bảng phân bổ, bảng kê và các tài liệu khác để tính giá. + Nhân viên kế toán: làm công việc của một thủ quỹ, kiêm kế toán các nghiệp vụ về tạm ứng, công nợ phải thu, phải trả. Ghi chép vào các loại sổ sách có liên quan đến phần hành kế toán được phân công. 2. Hình thức và phương pháp hạch toán kế toán hiện đang áp dụng tại công ty cơ khí Quang Trung. Tuy là một doanh nghiệp có quy mô vừa, nhưng số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở công ty cơ khí Quang Trung tương đối lớn (khoảng hơn 300 nghiệp vụ/tháng), do vậy để cho công tác hạch toán kế toán của công ty được dễ dàng thuận tiện, công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ và kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Đi đôi với việc áp dụng hình thức nhật ký - chứng từ để ghi sổ kế toán số lượng và sổ loại sổ sách kế toán của công ty được mở phù hợp với các yêu cầu của hình thức này và bám sát tình hình kinh doanh thực tế tại công ty (số lượng nghiệp vụ, tính chất kinh doanh, nhu cầu quản lý thông tin kế toán). Hệ thống sổ sách kế toán của công ty nhìn chung bao gồm đầy đủ các loại sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết theo đúng quy định trong chế độ kế toán hiện hành cho hình thức nhật ký chứng từ gồm các bảng kê, các bảng phân bổ, các nhật ký chứng từ, các sổ cái tài khoản, các sổ chi tiết... Ngoài ra, kế toán công ty còn sử dụng một số loại sổ sách trung gian khác để thuận tiện cho việc ghi chép tổng hợp và đối chiếu số liệu kế toán giữa các sổ chi tiết và sổ tổng hợp như bảng tổng hợp thanh toán lương và BHXH (mở cho từng bộ phận trong từng tháng), bảng tổng hợp thanh toán phiếu khoán (mở cho từng phân xưởng sản xuất trong từng tháng). Hệ thống chứng từ kế toán và tài khoản kế toán cũng được xây dựng phù hợp với chế độ kế toán tại công ty cơ khí Quang Trung bao gồm một số loại chủ yếu sau: - Các phiếu giao khoán, các lệnh sản xuất, phiếu sản xuất phiếu giao việc với số tiền cụ thể mà công ty giao cho các bộ phận. - Các loại phiếu thu, phiếu chi tiền mặt, tiền gửi, các giấy xin tạm ứng... - Các loại phiếu nhập, xuất vật tư, các lệnh bán hàng, phiếu nhập, xuất kho thành phẩm, hàng hoá... Nhìn chung, các chứng từ ban đầu phục vụ cho công tác ghi sổ kế toán của công ty được xây dựng giống với mẫu của chế độ kế toán, chỉ có các loại phiếu giao khoán, lệnh sản xuất, phiếu sản xuất là các loại chứng từ do kế toán công ty lập ra để vừa phục vụ công tác ghi sổ kế toán, vừa phục vụ cho việc quản lý, theo dõi sản xuất ở các phân xưởng. Các chứng từ này được luân chuyển theo đúng trình tự của việc điều hành sản xuất ở công ty: Khi công ty nhận được hợp đồng sản xuất, căn cứ vào quy mô đặt hàng định mức kinh tế kỹ thuật, lập "lệnh sản xuất" đưa xuống các phân xưởng để thực hiện và phòng kế toán để theo dõi và chi tạm ứng, sau khi hoàn thành công việc sản phẩm đã được kiểm tra chất lượng và nhập kho phân xưởng phải chuyển lệnh sản xuất lên giám đốc để xác nhận và lên tổng giám đốc để ký duyệt thanh toán, hàng tháng, phòng kế toán sẽ tập hợp các lệnh sản xuất, phiếu khoán theo từng phân xưởng. Đối với các lệnh công việc mà các phân xưởng hay xí nghiệp thành viên tự tìm, các phân xưởng, xí nghiệp phải trình lên Tổng giám đốc để xin phê duyệt cho sản xuất, nếu duyệt y tổng giám đốc sẽ xác nhận vào "phiếu sản xuất", sau đó việc luân chuyển "phiếu sản xuất" giống như luân chuyển "Lệnh sản xuất". Công ty bắt đầu thực hiện phương án tổ chức hạch toán kế toán tập trung theo chế độ kế toán mới kể từ ngày 29/3/96. Theo hình thức nhật ký chứng từ, công tác hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ sản phẩm ở công ty cơ khí Quang Trung được thực hiện theo quy trình sau: Sơ đồ 10: Trình tự hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ sản phẩm. Sổ theo dõi tiêu thụ Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Chứng từ CF, bảng phân bổ NKCT có liên quan Sổ chi tiết xác định kết quả Bảng kê số 11 (TK 131) NKCT số 1,2 TK 111, 112 Sổ chi tiết số 4 (TK 131) Bảng kê số 1,2 (TK 111, 112) Sổ chi tiết số 3 chi tiết bán hàng Bảng kê số 5 TK 642 Bảng cân đối chi tiết số phát sinh (bàn cờ) sổ cái TK Ghi cuối tháng Ghi hàng ngày - Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc thể hiện sự phát sinh của doanh thu bán hàng (phiếu thu, chi tiền mặt, giấy báo nợ, báo có của ngân hàng, các phiếu xuất kho sản phẩm, các hoá đơn kiêm phiếu xuất kho và các chứng từ gốc khác...) kế toán ghi vào các bảng kê, các sổ chi tiết liên quan. Theo lĩnh vực được phân công, các cán bộ kế toán lên các bảng kê, bảng phân bổ và các nhật ký chứng từ. - Kế toán tiền mặt và tiền gửi ghi bảng kê số 1 (ghi nợ TK 111 "tiền mặt") và bảng kê số 2 (ghi nợ TK 112 "tiền gửi NH") phần doanh thu hoá đơn đã được thanh toán. - Kế toán thanh toán ghi các sổ chi tiết thanh toán với người mua (sổ chi tiết số 4, ghi theo từng hoá đơn) và lên bảng kê số 11 theo dõi các khoản phải thu của khách hàng (ghi nợ TK 131 "phải thu của khách hàng" phần doanh thu nợ lại). - Kế toán bán hàng ghi sổ theo dõi tiêu thụ doanh thu bán hàng phát sinh trên hoá đơn, số tiền thu về trong tháng, số trả nợ cũ, số tiền hàng đã ứng trước và số còn nợ lại. Trên cơ sở đó, kế toán ghi các sổ chi tiết số 3 "sổ chi tiết bán hàng" (ghi có TK 511 đối ứng nợ các TK liên quan đồng thời theo dõi thuế tiêu thụ phải nộp và các khoản phát sinh làm giảm doanh thu khác như chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại). - Từ các bảng phân bổ và nhật ký chứng từ có liên quan, kế toán lên bảng kê số 5 (TK 642"chi phí quản lý doanh nghiệp"). Kế toán viên sau khi hoàn thành các bảng kê và nhật ký chuyển đến cho kế toán tổng hợp để lên bảng cân đối chi tiết số phát sinh tài khoản theo kiểu cân đối bàn cờ rồi lập bảng cân đối số phát sinh các tài khoản để xác định số dư cuối kỳ của các TK 511, 131, 111, 112... Kết cấu của bảng cân đối chi tiết số phát sinh được xâydựng để kế toán tổng hợp có thể dễ dàng đối chiếu số liệu ngay trong quá trình tổng hợp số liệu từ các bảng kê, sổ chi tiết và nhật ký chứng từ. Sau khi kiểm tra đối chiếu số liệu, kế toán tổng hợp ghi sổ chi tiết xác định kết quả (TK 911) và vào sổ cái các TK 511, 131, 111, 112, 911... và sổ cái một số TK khác có liên quan đến tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ. Từ sổ cái tài khoản, cuối kỳ kế toán tổng hợp lập các báo cáo kế toán. III. Tình hình hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ sản phẩm tại công ty cơ khí Quang Trung. Công ty cơ khí Quang Trung chỉ thực hiện một phương thức tiêu thụ duy nhất đó là phương thức tiêu thụ trực tiếp, trong đó kế toán hạch toán nghiệp vụ bán hàng chi tiết theo các hình thức thanh toán của hợp đồng. Có một số hình thức thanh toán trong bán hàng thường được áp dụng tại công ty: - Trường hợp bán hàng khách hàng đã ứng trước tiền hàng. - Trường hợp bán hàng chấp nhận thanh toán sau. - Trường hợp bán hàng thu tiền ngay. Với mỗi hình thức thanh toán, phương pháp hạch toán tiêu thụ của kế toán cũng có những điểm khác biệt, cụ thể như sau: 1. Hạch toán tiêu thụ trong trường hợp khách hàng đãứng trướctiền: - Khi nhận tiền ứng trước (thường là bằng tiền mặt, nộp tại phòng tài vụ công ty), kế toán lập phiếu thu, phiếu thu này được lập thành 4 liên, trong đó 1 liên được dùng để đính kèm vào bộ hồ sơ tiêu thụ theo hợp đồng, đồng thời kế toán ghi bút toán: Nợ TK 111 Có TK 131 (chi tiết khách hàng hoặc hợp đồng): Số tiền ứng trước. Ví dụ 1: Ngày 15 - 12 - 99, công ty dược liệu TW1 mua của công ty 1 ống khói khử bụi với giá 20.416.000đ, đã ứng trước bằng tiền mặt, số còn lại thanh toán bằng chuyển khoản khi nhận hàng. Kế toán thực hiện các công việc sau: - Khi nhận tiền ứng trước, kế toán lập phiếu thu sau: Biểu số 3: Đơn vị: Công ty cơ khí Quang Trung Địa chỉ: Km 6 đường Giải phóng - Hà Nội. Phiếu thu Ngày 08 tháng 11 năm 1999 Quyển số 5 Nợ: 111 Có : 131 - Họ và tên người nộp tiền: Nguyễn Văn Quang - Địa chỉ: Công ty dược liệu TW1 - Lý do nộp: ứng trước tiền hàng cho hợp đồng số 032 - 99 Số tiền: 10.000.000 đồng (viết bằng chữ); Mười triệu đồng chẵn Kèm theo: chứng từ gốc Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ):Mười triệu đồng chẵn Ngày 08 tháng 11 năm 1999 Thủ quĩ (Ký, họ tên) - Đồng thời phản ánh bút toán: Nợ TK 111 10.000.000 Có TK 131 10.000.000 Khi hoàn thành sản phẩm theo hợp đồng, bàn giao cho khách hàng, kế toán tiến hành phản ánh số giá vốn hàng bán, doanh thu tiêu thụ và một nghiệp vụ khác có liên quan như sau: a. Hạch toán giá vốn hàng bán: Phương pháp hạch toán hàng tồn kho đang thực hiện tại công ty là phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán sử dụng TK 632 để hạch toán giá vốn hàng bán. Tuy nhiên, đối với mỗi nghiệp vụ tiêu thụ phát sinh trong kỳ, kế toán không phản ánh ngay giá vốn hàng bán lên TK 632. Đến cuối kỳ, căn cứ trên số lượng thành phẩm thực tế tồn kho đầu kỳ, số phát sinh tăng trong kỳ và số dư cuối kỳ (TK 154, TK 155) kế toán lập bảng tính giá thành sản xuất và giá vốn hàng bán (xem biểu 2) xác định giá vốn của lượng hàng hoá, sản phẩm đã tiêu thụ trong kỳ theo công thức: GVHB trong kỳ = tồn ĐK + PS tăng - tồn cuối kỳ Biểu số 2: Bảng tính giá thành sản xuất và giá vốn hàng bán. Tháng 12 năm 1999 Chỉ tiêu Số tiền (đồng) I. Tồn đầu tháng 469.770.440 1. Bán thành phẩm (154) 310.513.660 2. Thành phẩm (155) 159.256.780 II. Cộng PS tăng trong tháng 190.340.500 III. Tồn cuối tháng 460.169.360 1. Bán thành phẩm 229.748.960 2. Thành phẩm 230.420.400 IV. Giá vốn hàng xuất bán thực tế trong tháng 199.941.580 Sau khi đã xác định được giá vốn hàng bán trong kỳ kế toán ghi sổ theo bút toán: Nợ TK 632 Có TK 155 Bút toán này được ghi tổng hợp cho giá vốn của toàn bộ lượng hàng tiêu thụ của công ty trong tháng. Công ty không sử dụng bảng kê số 8 - nhập, xuất, tồn kho thành phẩm mà sử dụng ngay số liệu từ bảng tính giá thành sản xuất và giá vốn hàng bán để làm cơ sở lên các nhật ký chứng từ và các số tổng hợp khác.Vì trên thực tế do cách hạch toán hàng tồn kho và phương pháp tính giá thành sản xuất, giá vốn hàng bán đang áp dụng tại công ty, nên nếu sử dụng bảng kê số 8 thì bảng kê này cũng chỉ được áp dụng ghi một lần tại cuối tháng các dòng tổng cộng nhập kho (ghi nợ TK 155, ghi có TK 154) và xuất kho thành phẩm (ghi nợ TK 632, ghi có TK 155). Các nội dung này có thể xác định được trên bảng tính giá thành sản xuất và giá vốn hàng bán nêu trên. Như đã trình bày trong phần "Đặc điểm sản phẩm và các vấn đề tiêu thụ sản phẩm", công ty chủ yếu tiến hành sản xuất và tiêu thụ sản phẩm theo các đơn đặt hàng, nhưng do hạn chế về lao động kế toán, kế toán công ty đã không theo dõi chi phí sản xuất và giá vốn hàng bán theo từng đơn đặt hàng mà theo dõi toàn bộ các đơn đặt hàng trong tháng, chỉ đối với những đơn đặt hàng có giá trị lớn, công ty mới tiến hành hạch toán chi phí và kết quả riêng. Phương pháp này giúp cho kế toán có thể giảm nhẹ khối lượng và đơn giản hoá công tác kế toán. Nhưng mặt khác nó lại gây khó khăn lớn cho công tác kế toán quản trị trong việc xác định kết quả kinh tế của từng đơn đặt hàng. Đây là một nhược điểm cần khắc phục trong quá trình hoàn thiện là một nhược điểm cần khắc phục trong quá trình hoàn thiện công tác hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả sản phẩm tại công ty. b. Hạch toán doanh thu bán hàng. Các chứng từ gốc thể hiện việc phát sinh doanh thu bán hàng và làm căn cứ cho việc ghi sổ kế toán nghiệp vụ tiêu thụ của công ty là các hoá đơn kiêm phiếu xuất kho thành 3 liên: liên 1 dùng cho lưu trữ, liên 2 và 3 người bán đem xuống kho thành phẩm để nhận hàng, sau khi đã nhận hàng và cùng thủ kho ký nhận vào các chứng từ này, liên 2 được giao cho khách hàng, liên 3 giao cho thủ kho để ghi thẻ kho và chuyển cho kế toán ghi sổ. Nếu khách hàng thanh toán tiền tại phòng Tài vụ trước khi nhận hàng thì trên hoá đơn kiêm phiếu xuất kho sẽ được đóng dấu "đã thu tiền" nếu sau khi nhận hàng chưa thanh toán thì kế toán sẽ dựa trên liên thứ 3 để làm thủ tục thanh toán. - Khi kết thúc hợp đồng, giao hàng cho khách hàng, kế toán lập hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (3 liên) làm thủ tục thanh toán và ghi sổ ghi nhận doanh thu tiêu thụ: Nợ TK 131: số tiền hàng đã ứng trước Nợ TK 111: phần còn lại của hợp đồng, thanh toán bằng tiền mặt Nợ TK 112: phần còn lại của hợp đồng, thanh toán tiền gửi NH Có TK 511: doanh thu bán hàng theo hợp đồng Tiếp tục ví dụ 1 khi xuất hàng giao cho công ty dược liệu TW 1 kế toán lập hoá đơn kiêm phiếu xuất kho: Biểu số 4: Đơn vị: Công ty cơ khí Quang Trung Địa chỉ: Km6 đường Giải phóng - Hà Nội Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Ngày 15 tháng 12 năm 1999 quyển số 4 (Liên :3) Nợ: 112, 131 Có: 511 - Họ tên người mua: Nguyễn Văn Quang - Địa chỉ: Công ty Dược liệu TW1 - Xuất tại kho: Kho thành phẩm số 1 - Địa chỉ giao hàng: CTCKQT - Hình thức thanh toán: chuyển khoản - Số hiệu tài khoản: STT Tên quy cách SP (Hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 01 ống khói khử bụi bộ 01 20.416.000 20.416.000 Cộng 20.416.0000 - Tổng số tiền (viết bằng chữ); Hai mươi triệu bốn trăm mười sáu ngàn đồng chẵn. Trong đó thuế: 408.320 đ(Bốn trăm lẻ tám ngàn ba trăm hai mươi đồng chẵn). - Thời gian và địa điểm bảo hành: - Ghi chú: khách hàng đã ứng trước 10.000.000 đồng tiền hàng. Người mua Người viết hoá đơn Thủ kho kế toán trưởng thủ trưởng đơn vị + Đồng thời phản ánh bút toán: Nợ TK 112 10.416.000 Nợ TK 131 10.000.000 Có TK 511 20.416.000 Từ hoá đơn kiêm phiếu xuất kho đã lập kế toán thực hiện việc ghi sổ kế toán như sau: - Ghi sổ theo dõi tiêu thụ - Ghi nhật ký chứng từ số 1 hoặc 2 đối với những hoá đơn thanh toán tiền ngay. - Ghi bảng kê số 11, theo dõi khoản phải thu của khách hàng trên TK 131 (biểu số 8). - Ghi sổ chi tiết số 4 chi tiết thanh toán với người mua trường hợp khách hàng nợ tiền hàng hoặc thanh toán tạm ứng tiền hàng. - Ghi sổ chi tiết nợ tiền hàng hoặc thanh toán tạm ứng tiền hàng. Các khoản giảm trừ (thuế doanh thu, chiết khấu, doanh thu hàng bị trả lại). (Xem biểu các trang sau) c. Hạch toán thuế doanh thu và các khoản giảm trừ khác: Thuế doanh thu đối với mỗi hàng hàng hoá, sản phẩm, dịch vụ của công ty được tính theo công thức: Thuế doanh thu = DT chịu thuế x thuế suất Thuế suất đối với từng loại sản phẩm, dịch vụ là khác nhau, cụ thể: - Thuế suất 1% đối với sản phẩm cơ khí. - Thuế suất 2% đối với dịch vụ KHKT (dịch vụ nghi khí đo lường) - Thuế suất 4% đối với doanh thu từ hoạt động cho thuê kho bãi, nhà xưởng Tiếp tục ví dụ trên: Thuế DT = 20.416.000 x 2% = 408.320 - Kế toán phản ánh thuế phải nộp qua bút toán: Nợ TK 511 408.320 Có TK 3331 408.320 - Khi nộp thuế ghi: Nợ TK 3331 Có TK 112 Cuối kỳ căn cứ và dòng tổng cộng doanh thu trên sổ chi tiết bán hàng kế toán lập tờ khai tính thuế doanh thu, tính ra tổng số thuế phải nộp ngân sách trong kỳ. Biểu số 9: Tờ khai tính thuế doanh thu tháng 12 năm 1999 công ty cơ khí Quang Trung STT Nội dung Doanh thu Thuế suất Số thuế phải nộp Ghi chú 1 SX cơ khí 185.934.200 1% 1.859.342 2 Thiết bị áp lực 254.500.000 1% 2.545.000 3 Tư vấn KT 38.000.500 2% 760.000 4 Dịch vụ KT 42.800.000 2% 856.000 ... ... ... 17.265.138 Một khoản giảm trừ doanh thu khác có thể phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm tại công ty cơ khí Quang Trung đó là khoản giảm giá hàng bán. Khoản này phát sinh khi chất lượng sản phẩm tiêu thụ của công ty không đạt yêu cầu, khách hàng yêu cầu giảm giá, đề nghị này phải được giám đốc công ty phê duyệt và có công văn chính thức gửi cho khách hàng và phòng tài vụ công ty. Trong trường hợp khách hàng đã thanh toán đầy đủ tiền hàng, nếu chấp nhận giảm giá, công ty sẽ thanh toán lại cho khách hàng chưa thanh toán hết tiền hàng, số giảm giá được trừ vào khoản phải thu của khách. Khoản giảm giá hàng bán phát sinh trong tháng 12 năm 1999, kế toán ghi: Nợ TK 532 4.240.000 Có TK 131 4.240.000 (Giảm giá do 4 lưỡi dao đáy bán cho công ty dệt 8/3 theo hoá đơn số 28796 ngày 21/12/1999 không đủ độ cứng theo tiêu chuẩn chất lượng, khách hàng từ chối thanh toán tiếp số tiền còn nợ. Giám đốc công ty đã ký gửi công văn cho công ty dệt 8/3 về việc chấp nhận giảm giá bán do chất lượng sản phẩm không đạt yêu cầu, chấp nhận giảm giá 20% trên tổng số tiền ghi trên hoá đơn bán 4 lưỡi dao này, trừ vào số tiền mà công ty dệt còn nợ). Cuối kỳ, kế toán kết chuyển khoản ghi giảm doanh thu bằng bút toán: Nợ TK 511 4.240.000 Có TK 532 4.240.000 Do được kiểm tra chất lượng khá chặt chẽ trước khi nhập kho sản phẩm, hơn nữa công ty tiến hành tổ chức sản xuất theo phương thức khoán cho các phân xưởng nên chất lượng sản phẩm của công ty thường đạt chất lượng tốt đáp ứng được đối với khách hàng. Còn trường hợp giảm giá hàng bán hay hàng bán bị trả lại do chất lượng sản phẩm kém rất hiếm khi xảy ra. Khoản doanh thu hàng bán bị trả lại (nếu có phát sinh) được hạch toán như sau: - Khi phát sinh doanh thu hàng bán bị trả lại, kế toán ghi: BT1) Phản ánh giá vốn hàng bán bị trả lại: Nợ TK 155: Hàng trả lại tạm nhập kho Có TK 632: Giá vốn hàng bán trả lại (nếu bị trả lại trong kỳ kế toán, chưa xác định kết quả tiêu thụ). Có TK 911: Giá vốn hàng bị trả lại (nếu trả lại vào kỳ kế toán sau, giá vốn số hàng này đã được kết chuyển sang TK xác định kết quả). Như đã trình bày ở phần trên, do công ty không tiến hành theo dõi giá vốn hàng bán theo từng đơn đặt hàng hay sản phẩm cho nên khi phát sinh hàng bán bị trả lại, kế toán không phản ánh chính xác được giá vốn của sản phẩm bị trả lại. Vì vậy kế toán công ty phản ánh giá vốn của lượng hàng bán bị trả lại theo giá hạch toán được tính theo công thức: Giá HT của hàng bán bị trả lại = DT hàng bán bị trả lại x 80% 80% ở đây chính là tỉ lệ so với tổng giá trị hợp đồng sản xuất hợp đồng bán hàng mà công ty đã giao khoán cho các bộ phận phân xưởng sản xuất sau khi ký được hợp đồng. BT2) Phản ánh khoản thanh toán với khách hàng về doanh thu số hàng bị trả lại. Nợ TK 531: DT hàng bán bị trả lại Có TK 111, 112: Thanh toán bằng tiền cho khách hàng Có TK 131: Trừ vào số tiền phải thu của khách hàng BT3) Cuối kỳ kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại ghi giảm doanh thu tiêu thụ: Nợ TK 511: ghi giảm doanh thu Có TK 531: K/c DT hàng bán bị trả lại Đối với các hợp đồng kinh tế có giá trị lớn, công ty có chính sách chiết khấu cho khách hàng theo một tỉ lệ hợp lý trên cơ sở các tính toán của phòng tài vụ được sự phê chuẩn của giám đốc. VD 2: Hợp đồng số 018 - 96 ký với nhà máy giấy Bãi Bằng về việc chế tạo và lắp đặt dây chuyền sản xuất giấy, trị giá 800 triệu đồng, công ty quyết định cho khách hàng hưởng chiết khấu 3% trên tổng giá trị hợp đồng. Kế toán hạch toán khoản chiết khấu này như sau: - Chấp nhận chiết khấu: Nợ TK 521 24.000.000đ Có TK 111 24.000.000đ - Cuối kỳ kết chuyển chiết khấu, ghi giảm doanh thu: Nợ TK 511 24.000.000đ Có TK 521 24.000.000đ Thuế và khoản giảm trừ doanh thu được ghi chi tiết trên sổ chi tiết số 3 (sổ chi tiết bán hàng) theo từng nghiệp vụ tiêu thụ. 2. Hạch toán tiêu thụ trong trường hợp chấp nhận trả tiền sau: Theo qui chế của Công ty, tất cả các trường hợp bán hàng thanh toán tiền sau với giá trị sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ giá trị lớn hơn 50 triệu đồng đều phải được sự phê duyệt của giám đốc công ty, đối với các hợp đồng có giá trị nhỏ hơn 50 triệu đồng kế toán trưởng có thể thừa lệnh giám đốc để xem xét và chấp nhận dựa trên cơ sở mối quan hệ trong kinh doanh của công ty với khách hàng và thanh toán với khách hàng, cũng như khả năng hợp tác kinh doanh làm ăn với khách hàng đó trong tương lai. Thời hạn thanh toán tiền hàng được xác định dựa trên sự thoả thuận giữa công ty với khách hàng và được ghi thành điều khoản trên hợp đồng kinh doanh hoặc hợp đồng bán sản phẩm. Nếu quá thời hạn trên hợp đồng, khách hàng vẫn không thanh toán hết tiền hàng cho công ty thì sẽ phải chịu một lãi suất nhất định tính theo số ngaỳ quá hành hạn thanh toán (lãi suất được thoả thuận giữa 2 bên và phù hợp với pháp lệnh về hợp đồng kinh tế). - Khi xuất kho giao hàng cho khách, sản phẩm đã được coi là tiêu thụ, dựa trên các hoá đơn kiêm phiếu xuất kho kế toán hạch toán doanh thu theo bút toán sau: Nợ TK 111: Thanh toán bằng tiền mặt Nợ TK 112: Thanh toán bằng tiền gửi (chuyển khoản) Có TK 511: DT bán hàng - Khi khách hàng thanh toán tiền kế toán ghi: Nợ TK 111: Thanh toán tiền mặt Nợ TK 112: thanh toán bằng tiền NH Giá vốn hàng bán được hạch toán tương tự như trường hợp trên, ghi theo số tổng cộng vào cuối tháng. VD3: Hoá đơn số 28794 ngày 18/12/1999 bán cho công ty thiết bị áp lực Hải phòng 1 nồi hơi 100kg/cm trị giá 13 triệu đồng, khách hàng xin hỗ nợ đã được chấp nhận. Kế toán lập hoá đơn kiêm phiếu xuất kho và ghi sổ: Nợ TK 131 13.000.000đ Có TK 511 13.000.000đ Ngày 30/12/1997 công ty thiết bị áp lực Hải phòng thanh toán bằng chuyển khoản 8 triệu đồng, khi nhận được giấy báo có của ngân hàng kế toán ghi: Nợ TK 112 8.000.000đ Có TK 131 8.000.000đ - Nếu khách hàng thanh toán sau thời hạn ghi trên hợp đồng phần lãi suất trả chậm tính trên số tiền hàng còn nợ được hạch toán vào doanh thu bán hàng của hợp đồng đó. Nợ TK 131: Ghi tăng khoản phải thu của khách (phần lãi trả chậm) Nợ TK 111, 112: Khách hàng thanh toán bằng tiền (gốc + Lãi) Có TK 511: ghi tăng DT bán hàng (phần lãi trả chậm) Có TK 131: Trừ vào số phải thu Các nghiệp vụ khác (thuế, giảm giá hàng bán, chiết khấu, hàng bán bị trả lại) nếu có phát sinh được hạch toán tương tự trường hợp tiêu thụ khách hàng ứng trước tiền hàng. 3. Hạch toán tiêu thụ trong trường hợp thu tiền ngay: Trường hợp này thường xảy ra khi công ty bán hàng trực tiếp không thông qua các hợp đồng kinh tế. Về cơ bản, cách hạch toán giống với các trường hợp trên, chỉ riêng doanh thu bán hàng được ghi theo bút toán sau: Nợ TK 111: Thanh toán bằng tiền mặt Nợ TK 112: Thanh toán bằng tiền gửi(chuyển khoản) Có TK 511: DT bán hàng 4. Hạch toán xác định kết quả tiêu thụ sản phẩm tại công ty cơ khí Quang Trung. Việc xác định kết quả tiêu thụ tại công ty cơ khí Quang Trung được thực hiện cho tất cả các loại sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ mà công ty đã tiêu thụ được trong kỳ mà không tách rời kết quả cho việc kinh doanh từng loại sản phẩm hàng hoá dịch vụ nào. Điều này khiến cho công tác kế toán của công ty được đơn giản và giảm nhẹ đi khá nhiều. Nhưng mặt khác, nó cũng gây ra một số khó khăn nhất định trong việc theo dõi chi tiết tình hình tiêu thụ và kết quả tiêu thụ của từng loại sản phẩm. Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: Toàn bộ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh tại công ty cơ khí Quang Trung đều được kế toán tập hợp trên TK 642 (biểu số 10). Chi phí bán hàng và chi phí quản lý gồm các khoản mục chủ yếu sau (chi phí bán hàng chiếm tỉ trọng không đáng kể). - Chi phí tiền lương nhân viên quản lý văn phòng - Chi phí vật liệu, dụngcụ. - Chi phí khấu hao - Tiền điện, điện thoại, điện tín, bưu phí, nước dùng chung trên toàn công ty. - Chi phí bảo hộ lao động. - Chi công tác phí, hội nghị, sách báo... Hạch toán xác định kết quả tiêu thụ sản phẩm: Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý: Nợ TK 911 79.403.350đ Có TK 642 79.403.350đ - Kết chuyển doanh thu thuần: Nợ TK 511 527.952.496đ Có TK 911 527.952.496đ - Kết chuyển giá vốn hàng bán: Nợ TK 911 196.125.000đ Có TKI 632 196.125.000đ - Kết chuyển chi phí chờ kết chuyển vào TK 911 Nợ TK 911 119.256.000đ Có TK 142 119.256.000đ - Kết chuyển lãi (tháng 12 năm 1999) Nợ TK 911 133.168.146đ Có TK 421 133.168.146đ Để hạch toán kết quả tiêu thụ trong kỳ, kế toán công ty dùng các loại sổ sau: - Để theo dõi và hạch toán chi phí quản lý và chi phí bán hàng dùng bảng kê số 5 - TK 642 (biểu số 10) - Để tổng hợp doanh thu thuần xác định kết quả dùng sổ chi tiết bán hàng (biểu số 6) - Để tổng hợp số liệu và xác định kết qủa dùng sổ cái TK 911 (biểu số 14), số liệu trên TK 911 được lấy từ bảng cân đối chi tiết số phát sinh (biểu số 12) và sổ chi tiết xác định kết quả (biểu số 11), dòng tổng cộng trên sổ cái TK 911 được đối chiếu với dòng tổng cộng trên bảng cân đối chi tiết số phát sinh và dòng của TK 911 trên bảng cân đối TK (biều số 13) Biểu số 10: Bảng kê số 5 - TK 642 Ghi nợ TK Ghi có TK TK 642 152 382.500 153 641.500 141 12.252.600 214 35.000.000 311 3.286.500 334 23.093.809 Lấy từ NKCT số 1 12.050.016 Lấy từ NKCT số 2 2.696.425 Cộng PS thực tế 89.403.350 Biểu số 11 Sổ chi tiết xác định kết quả TK xác định kết quả - số liệu 911 Loại hoạt động (sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ...) Số TT Diễn giải Ghi nợ TK 911, ghi có các TK Ghi có TK 911, nợ các TK GVHB TK632 CPQL 642 Lãi K/c TK421 DT thuần TK421 Lỗ kết chuyển 1 K/c GVHB 196.125.000 2 K/c CPQL 79.403.350 3 K/c DT thuần 527.952.496 4 Xác định lãi, lỗ 133.168.146 196.125.000 79.403.350 133.168.146 527.952.496 Biểu số 12 Bảng cân đối chi tiết số phát sinh Tháng 12 năm 1999 TK có TK nợ 111 112 142 511 632 911 Cộng nợ 111 ... 112 ... 131 ... 511 ... 527.952.496 549.457.634 632 ... 196.125.000 ... ... ... ... ... ... ... ... 911 ... 119.256.000 196.125.000 527.952.496 Cộng có ... 549.457.634 527.952.496 Biểu số 13: Bảng cân đối tài khoản (trính) Tháng 12 năm 1999 Tài khoản Dự đầu tháng Tổng PS nợ Tổng PS có Dự cuối kỳ 511 - 549.457.634 549.457.639 - 632 - 196.125.000 196.125.000 - 642 - 89.403.350 89.403.350 - 530 - 4.240.000 4.240.000 - 911 - 527.952.496 527.952.496 - Biểu số 14: Sổ cái TK 911 (cột tháng 12) Ghi có các TK đối ứng nợ với TK kỳ này Tháng 12 142 119.256.000 632 196.125.000 642 79.403.350 421 133.16.146 Cộng PS nợ 527.952.496 Cộng PS có 527.952.496 Số dư cuối kỳ Phần III Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán tiêu thụ sản phẩm và xác định kết quả tiêu thụ sản phẩm tại công ty cơ khí Quang Trung. I. Đánh giá trung về hiện trạng công tác hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ sản phẩm tại công ty CKQT Qua nghiên cứu tình hình thực tế về công tác hạch toán tại công ty CKQT ta thấy có thể rút ra một vài nhận xét chung như sau: Bộ phận kế toán - tài vụ của công ty được tổ chức khá hợp lý và chặt chẽ, nhìn chung đã hoàn thành tốt chức năng quản lý tài chính và chức năng tham mưu cho công tác quản lý sản xuất kinh doanh của công ty trong nền kinh tế trị trường. Tuy số lượng các bộ phận thực hiện công tác là rất ít (chỉ có 4 người, kể cả trưởng, phó phòng) nhưng việc bố trí, phân công phụ trách các phần hành kế toán được thực hiện khá hoàn chỉnh, các kế toán viên đều có kiến thức về giao nghiệp vụ rất vàng, nắm vững những phần hành được giao và có sự phối hợp nhịp nhàng với nhau. Công tác kế toán của công ty được thực hiện theo đúng các quy định, hướng dẫn của chế độ kế toán và chế độ quản lý tài chính hiện hành. Các cán bộ kế toán của công ty đã nghiên cứu kỹ lưỡng để chọn ra một hệ thống tài khoản, bộ sổ kế toán cũng như hình thức ghi sổ, trình tự luân chuyển... hợp lý và khoa học, vừa tuân thủ chế độ vừa phù hợp với thực tế sản xuất kinh doanh tại công ty. Việc công ty tổ chức bộ sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ là hợp lý. Trước hết hình thức này phù hợp với đặc điểm kinh doanh, quy mô của công ty, yêu cầu bố trí lao động kế toán và số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong mỗi kỳ kế toán. Mặc khác, tổ chức sổ theo dõi hình thức này đảm bảo sự thuận lợi (cả về thời gian và độ chính xác) cho kế toán khi ghi chép, đối chiếu và tổng hợp số liệu. - Hệ thống chứng từ tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá của công ty được tổ chức khá hợp lý, các yếu tố được xây dựng trên các chứng từ như "Lệnh sản xuất","Phiếu nhập kho","Phiếu khoán". "Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho" có liên hệ chặt chẽ với nhau, kế toán viên cũng như những người quản trị công ty có thể theo đó để đối chiếu kiểm tra. - Bộ sổ kế toán dùng để hạch toán tiêu thụ sản phẩm của công ty nhìn chung đã đáp ứng được nhu cầu phản ánh đầy đủ và kịp thời các nghiệp vụ về bán hàng, theo dõi sát sao tình hình tiêu thụ sản phẩm, phản ánh chính xác doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ,tình hình thanh toán với khách hàng. - Việc tập hợp các chi phí, tính giá vốn hàng bán và xác định kết quả tiêu thụ của công ty được thực hiện một cách chính xác và nhanh chóng nhờ sự tổ chức bộ sổ kế toán cũng như quy trình luân chuyển hợp lý, giảm bớt được các khâu trung gian không cần thiết. Nhìn chung tại công ty cơ khí Quang Trung, công tác kế toán nói chung và hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ sản phẩm nói riêng được thực hiện khá hoàn chỉnh. Tuy nhiên bên cạnh những nét ưu việt, phần hành kế toán này của công ty vẫn có những tồn tại nhất định mà công ty có thể nghiên cứu để cải thiện nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán, thực hiện tốt hơn nữa vai trò của kế toán trong quản lý sản xuất kinh doanh của công ty. II. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện việc hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả sản phẩm tại công ty cơ khí Quang Trung. Do được tổ chức khá công phu nên những hạn chế của công tác hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ sản phẩm của công ty là khâu trọng yếu, nhưng nó cũng gây ra một số khó khăn nhất định cho việc ghi chép, tổng hợp số liệu kế toán. Xuất phát từ những nghiên cứu tình hình thực tế tại công ty về vấn đề này, em xin nêu ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ sản phẩm của công ty, cụ thể như sau: 1. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán: Hiện nay, phòng kế toán của công ty chỉ có 4 người, do thiếu nhân viên nên trưởng, phó phòng phải kiêm nhiệm nhiều thành phần hành. Khối lượng công việc mà mỗi nhân viên kế toán phải đảm nhiệm là khá lớn so với mức trung bình ở một công ty có quy mô và tính chất kinh doanh tương tự, nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong kế toán dễ bị vi phạm. Đặc điểm này gây ra một sức ép lớn đối với công tác kế toán của đơn vị. Công ty đang áp dụng hình thức nhật ký chứng từ, hình thức ghi sổ này đòi hỏi một số lượng sổ sách chi tiết và tổng hợp lớn. Do thiếu lao động nên kế toán công ty phải bỏ một số lớn sổ sách, trong đó có một số sổ sách khá quan trọng; việc hạch toán cũng phải tiến hành ở nhiều công đoạn nhằm đảm bảo tiến độ công việc mà vẫn không thể tiến hành quyết toán đúng kỳ hạn, nhất là các quyết toán cuối năm. Tuy không ảnh hưởng lớn tới kết quả tính toán cuối cùng nhưng công tác kế toán của phòng gặp nhiều khó khăn. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán cũng là một tiền đề quan trọng nhằm hoàn thiện công tác hạch toán tiêu thụ tại công ty. Vấn đề này xin nêu ra các phương án sau: Phương án 1: Tuyển dụng thêm nhân viên kế toán và bố trí công việc theo cách sau (tuyển thêm 1 nhân viên): - Trưởng phòng kế toán: chịu trách nhiệm chung về tình hình tài chính, kế toán của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm tổ chức công tác hạch toán kế toán tại công ty theo chế độ hiện hành. Đồng thời, hướng dẫn công tác kế toán tại chi nhánh phía Nam. - Phó phòng 1: Làm nhiệm vụ kế toán tổng hợp lập báo cáo tài chính theo định kỳ, đồng thời phải đảm trách công việc kế toán phân phối kết quả, kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, đồng thời phụ trách kiểm toán. - Phó phòng 2: Làm nhiệm vụ kế toán tiền lương, BHXH, kế toán tiêu thụ sản phẩm, theo dõi các khoản thanh toán với khách hàng, tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Nhân viên kế toán 1: làm công việc của 1 thủ quỹ kiêm kế toán về các nghiệp vụ tạm ứng, công nợ phải thu, phải trả. Ghi chép vào các loại sổ sách liên quan đến các phần hành kế toán được phân công. - Nhân viên kế toán 2: Kế toán vật tư, thanh toán với người bán, kế toán TSCĐ, kế toán nguồn vốn đầu tư XDCB. Chi phí cho các phương án này chính là các chi phí có liên quan đến sử dụng nhân viên (lương, thưởng...) Sơ đồ 11: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán theo hướng hoàn thiện (PA1) Kế toán trưởng - Tổ chức và điều hành công tác kế toán của công ty - Hướng dẫn kế toán chi nhánh phía Nam Phó phòng kế toán kiêm kế toán - Tiền mặt, tiền gửi - Tổng hợp - Xác định kết quả, phân phối kết quả - Kiểm toán Phó phòng kế toán kiêm kế toán - Lương, BHXH - Giá thành - Tiêu thụ - Thanh toán với người mua Kế toán viên phụ trách: - Vật tư - TSCĐ - Thanh toán với người bán - Các nguồn vốn Kế toán viên phụ trách: - Thủ quỹ - Công nợ - Phải thu - Phải trả - Tạm ứng Phương án 2: Giữ nguyên bộ máy kế toán hiện tại nhưng sử dụng máy vi tính vào công tác kế toán. Sử dụng máy vi tính để thực hiện công tác kế toán là phương án đem lại hiệu quả cao cho công tác kế toán của đơn vị. Vì kế toán viên chỉ có nhiệm vụ nhập chứng từ còn việc tính toán, phân bổ lên các loại sổ sách, lập báo cáo kế toán đều do máy tính thực hiện. Sử dụng máy tính sẽ làm giảm đáng kể khối lượng công việc thủ công. Chi phí cho phương án này gồm các chi phí thu mua máy vi tính, chi phí thu mua phần mềm kế toán thích hợp, chi phí đào tạo nhân viên về việc sử dụng máy tính. 2. Hoàn thiện hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ sản phẩm a. Hoàn thiện xác định giá vốn hàng bán và xác định kết quả tiêu thụ: Theo phương pháp xác định giá vốn hàng tiêu thụ của công ty hiện đang áp dụng để xác định được giá vốn hàng bán cuối mỗi tháng công ty phải tiến hành kiểm kê số lượng sản phẩm thực tế tồn kho. Với bộ máy kế toán như hiện nay, số lượng nhân viên ít, khối lượng công việc nhiều, việc kiểm kê hàng tháng gây ra nhiều trở ngại cho công tác kế toán cũng như công tác quản lý sản phẩm của công ty. Mặt khác, phương pháp xác định giá vốn hàng bán hiện nay của công ty cũng còn tồn tại một số điểm không hợp lý: Công ty tổ chức sản xuất và bán hàng chủ yếu dựa trên các đơn đặt hàng hoặc các hợp đồng bán hàng, hợp đồng sản xuất. Công ty xác định giá cả của các hợp đồng chủ yếu dựa trên các định mức kinh tế - kỹ thuật đã lập sẵn cho từng loại sản phẩm, dịch vụ. Do thị trường luôn có nhiều biến động nên các định mức kinh tế kỹ thuật cũng cần được thay đổi cho phù hợp với những biến động của thị trường. Có được các định mức đúng đắn, công ty mới có thể tiến hành tổ chức sản xuất và xác định giá bán sản phẩm hợp lý, đảm bảo lợi nhuận của mình cũng như lợi ích của khách hàng. Cơ sở để xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật chính là chi phí sản xuất và giá vốn hàng bán thực tế phát sinh đối với từng loại sản phẩm, từng loại đơn đặt hàng mà công ty đã tiến hành. Để đáp ứng các yêu cầu trên, giữa việc xây dựng định mức và việc hạch toán giá vốn hàng bán cần có mối quan hệ chặt chẽ. Trên thực tế phương pháp xác định giá vốn hàng bán cho tất cả lượng sản phẩm tiêu thụ trong tháng hiện đang áp dụng tại công ty lại không cho phép tính giá vốn hàng bán theo từng đơn đặt hàng riêng biệt, do vậy khó có thể thoả mãn được các đòi hỏi nêu trên. Vì vậy, theo em, để hoàn thiện việc hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ sản phẩm, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, trước hết công ty cần có những đổi mới nhất định nhằm hoàn thiện phương pháp xác định giá vốn hàng bán. Cụ thể, công ty nên thực hiện việc hạch toán giá vốn hàng bán theo từng đơn đặt hàng và hợp đồng sản xuất. Tất cả các chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh được tập hợp trực tiếp cho từng đơn đặt hàng không phụ thuộc vào số lượng sản phẩm và trị của đơn đặt hàng đó nhiều hay ít. Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm đơn giản hay phức tạp, thời gian thực hiện đơn đặt hàng ngắn hay dài. Ngoài các chi phí về nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp được tập hợp trực tiếp cho từng đơn đặt hàng, chi phí sản xuất chung sẽ được tiến hành phân bổ cho từng đơn theo doanh thu của đơn hàng này hay chi phí nhân công trực tiếp. Do chu kỳ sản xuất kinh doanh và thời hạn hoàn thành đơn đặt hàng ở công ty thường khá dài (lớn hơn 1 tháng) cho nên thời điểm xác định giá vốn của đơn đặt hàng có thể không trùng với thời điểm xác định kết quả để lập báo cáo. Cho nên đến kỳ báo cáo, kế toán công ty tiến hành hạch toán doanh thu, giá vốn, các nghiệp vụ khác có liên quan để xác định kết quả tiêu thụ sản phẩm đối với các đơn đặt hàng nào hoàn thành. Đối với các đơn đặt hàng chưa hoàn thành toàn bộ chi phí sản xuất đã tập hợp cho từng đơn hàng đó được coi là chi phí sản xuất dở dang. b. Hoàn thiện hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ sản phẩm: Vấn đề thứ nhất: Hiện nay, tạo nên doanh thu tiêu thụ của công ty cơ khí Quang Trung có hai bộ phận chính đó là doanh thu từ các hợp đồng sản xuất sản phẩm cơ khí và doanh thu từ việc thực hiện các dịch vụ nghi khí đo lường. Trong đó doanh thu từ dịch vụ nghi khí đo lường chiếm tỉ trọng khá lớn trong doanh thu tiêu thụ của toàn công ty (vào khoảng 30%), nhưng trên thực tế doanh thu tiêu thụ và kết quả tiêu thụ của công ty không được hạch toán chi tiết cho hai hoạt động này. Vì vậy, khi có nhu cầu về thông tin kế toán của từng loại hoạt động thì kế toán phải tiến hành nhặt số liệu trên các sổ sách, công việc này rất khó khăn và tổn thất nhiều thời gian. Do đó, tính kịp thời trong cung cấp thông tin của kế toán không được đảm bảo, hơn nữa độ chính xác của thông tin không cao, vì dễ bị nhầm lẫn, trùng lặp khi nhặt số liệu. Vì vậy theo em, muốn hoàn thiện việc hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ kế toán công ty cần hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả chi tiết theo các đối tượng: - Hoạt động sản xuất sản phẩm cơ khí - Dịch vụ nghi khí đo lường. Ngoài ra, do giá vốn hàng bán cần được tính cho từng đơn đặt hàng và hợp đồng kinh tế, cho nên việc hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ sản phẩm cũng cần được hạch toán và chi tiết cho từng đơn đặt hàng. Điều này đòi hỏi kế toán phải tiến hành hạch toán chi tiết doanh thu bán hàng, giá vốn hàng bán và xác định kết quả tiêu thụ theo từng hoạt động cụ thể. Để thực hiện được điều này, kế toán có thể mở các tài khoản cấp 2 cho các TK 511, 911, 632 cụ thể như sau: TK 5111 - DT bán sản phẩm cơ khí TK 5112 - DT dịch vụ nghi khí đo lường TK 911 - chi tiết "hoạt động sản xuất sản phẩm cơ khí" TK 911 - chi tiết "Dịch vụ nghi khí đo lường" TK 6321 - giá vốn sản phẩm cơ khí TK 6322 - giá vốn sản phẩm dịch vụ nghi khí đo lường. Đối tượng hoạt động sản xuất sản phẩm cơ khí nói riêng, kế toán cũng cần hạch toán chi tiếte tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ cho từng loại sản phẩm. Sổ chi tiết số 3 cần được mở cho đối tượng chi tiết là các loại sản phẩm tiêu thụ (biểu số 17). Vấn đề thứ 2: Trình tự và nguyên tắc hạch toán tiêu thụ sản phẩm của công ty cơ khí Quang Trung về cơ bản tuân thủ chặt chẽ các quy định của chế độ kế toán hiện hành. Tuy nhiên, việc hạch toán trên các loại sổ sách kế toán có một số khác biệt. Sổ theo dõi tiêu thụ của công ty (biểu số 5) là loại sổ có kết cấu khá ưu việt, cho phép kế toán theo dõi chặt chẽ các phát sinh doanh thu, các khoản ứng trước, tình hình thanh toán tiền hàng theo hoá đơn cũng như thanh toán các khoản ứng trước của người mua. Để theo dõi thanh toán với người mua, kế toán công ty đang dùng sổ chi tiết số 4 (sổ chi tiết thanh toán với người mua) và bảng kê số 11 (phải thu của người mua). Trên thực tế số chi tiết số 4 không được mở chi tiết cho từng đối tượng khách hàng mà ghi chung cho tất cả các hoá đơn bán hàng có liên quan đến TK 131. Mặt khác, công ty không có một sổ sách nào khác biệt để theo dõi tình hình thanh toán đối với từng khách hàng. Đặc điểm này khiến cho việc lên bảng kê số 11 từ sổ chi tiết số 4 vào cuối tháng của công ty không thuận lợi và dễ nhầm lẫn do phải tổng hợp số liệu của từng khách hàng trên sổ chi tiết số 4. Để khắc phục nhược điểm này, kế toán công ty có thể sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người mua, mở cho từng khách hàng. Sổ có thể được thiết kế theo dạng tờ rời, cuối kỳ, dòng tổng cộng của mỗi sổ ( chi tiết cho từng người mua) sẽ được dùng để lên bảng kê số 11 (phải thu của khách hàng). Vấn đề thứ 3: Việc hạch toán xác định kết quả tiêu thụ của công ty hiện tại đang được thực hiện trên các sổ: Sổ cái TK 911. Sổ chi tiết xác định kết quả, bảng cân đối chi tiết số phát sinh. Về thực chất, sổ cái TK 911 và sổ chi tiết xác định kết quả có nội dung phản ánh và kết cấu tương tự nhau. Như vậy, khi hạch toán xác định kết quả tiêu thụ trên các loại sổ sách này sẽ có sự trùng lắp, gây lãng phí công sức. Theo em, công ty chỉ nên dùng một trong hai loại sổ này trong việc xác định kết quả. Sổ chi tiết xác định kết quả có nhược điểm là không phản ánh được các khoản chi phí chờ kết chuyển được kết chuyển vào TK 911, sổ cái TK 911 khắc phục được thiếu sót này cho nên chỉ cần dùng sổ cái TK 911 là đủ. Bảng cân đối chi tiết số phát sinh (biểu số 12) là sổ được kết cấu theo dạng bàn cờ, có thể dùng để tổng hợp cũng như đối chiếu thông tin trên cùng một sổ. Tuy nhiên, việc công ty dùng sổ này để hạch toán xác đinh kết quả cũng có những điểm không thuận lợi. Để hoàn thiện, kế toán nên sử dụng nhật ký chứng từ số 8 để hạch toán xác định kết quả tiêu thụ. Kết cấu của nhật ký chứng từ số 8 được sử dụng ở công ty để xác định kết quả có thể được xây dựng như biểu số 18, thêm vào cột ghi có TK 142, do các khoản chi phí chờ kết chuyển tại công ty trong các kỳ kế toán là khá lớn và thường xuyên. Trên đây là một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ sản phẩm mà em đã rút ra được sau khi em đã nghiên cứu thực tập thực tế công tác hạch toán kế toán tại công ty cơ khí Quang Trung. Để nâng cao hiệu quả của công tác kế toán cần phát huy những ưu điểm đã đạt được đồng thời không ngừng hoàn thiện những điểm còn thiết sót. Điều này đòi hỏi không chỉ sự cố gắng nỗ lực của phòng kế toán mà còn đòi hỏi sự quan tâm chỉ đaọ kịp thời của những người lãnh đạo công ty. Kết luận Kế toán là một công cụ đắc lực và không thể thiếu được trong quá trình quản lý kinh doanh của các doanh nghiệp. Trong thực tế kế toán doanh nghiệp, các phần hành kế toán được xây dựng dựa trên cơ sở, các giai đoạn hay yếu tố chủ yếu của quá trình sản xuất kinh doanh. Tiêu thụ là giai đoạn cuối cùng nhưng lại có ý nghĩa quyết định đối với cả quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nói cách khác, sự sống còn của các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường phụ thuộc rất nhiều vào khâu tiêu thụ sản phẩm. Kế toán tiêu thụ sản phẩm và xác định kết quả tiêu thụ là một trong những phần hành chủ yếu của kế toán doanh nghiệp, được xây dựng nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ quá trình tiêu thụ sản phẩm, đồng thời tính toán và xác định kết quả tiêu thụ một cách chính xác, kịp thời, phản ánh khách quan, trung thực hiệu quả kinh doanh thực tế của các doanh nghiệp. Muốn đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm, thực hiện tốt mục tiêu lợi nhuận cần phải phối hợp tốt các yếu tố: tổ chức tiêu thụ, hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả. Do vậy bên cạnh việc thúc đẩy tiêu thụ các doanh nghiệp cần không ngừng đổi mới và hoàn thiện công tác hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả. Điều này đòi hỏi phải có sự kết hợp chặt chẽ và khoa học giữa lý luận và thực tế nhằm tìm ra những mô hình, những phương pháp hạch toán phù hợp với thực tế kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Trên cơ sở lý luận cơ bản về hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ sản phẩm, kết hợp với tình hình thực tế tại công ty cơ khí Quang Trung, chuyên đề đã mạnh dạn phân tích ưu điểm cũng như nhược điểm trong công tác hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ của công ty, và đưa ra một số ý kiến với mong muốn góp phần hoàn thiện phần hành kế toán quan trọng này. Do thời gian thực tập ngắn và sự thiếu kinh nghiệm của bản thân, đề tài của em vẫn còn những hạn chế nhất định. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo và các cán bộ kế toán công ty để có thể xây dựng đề tài này thành một đề tài khoa học thật sự. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, tháng 6 năm 2000 Sinh viên: Hoàng Văn Dũng Contents