Chuyên đề Hoạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương của Xí nghiệp Môi trường đô thị số 4

h kế toán được thành lập theo quyết định của xí nghiệp với chức năng chính là tham mưu cho giám đốc về công tác tài chính kế toán, đảm bảo cân đối nguồn tài chính, thu chi đúng nguyên tắc đáp ứng kịp thời mọi nhu cầu về tài chính của xí nghiệp. Nhiệm vụ của phòng: - Lập và thực hiện kế hoạch tài chính theo tiến độ phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. - Hạch toán kế toán nội bộ hoạt động sản xuất kinh doanh. - Hướng dẫn kiểm tra đôn đốc thu thập đầy đủ kịp thời các chứng từ kế toán, từ các bộ phận thu (hợp đồng thu phí hợp vệ sinh) thực hiện thu chi đúng chế độ qui định, nguyên tắc. - Thanh quyết toán theo kế hoạch sản xuất với công ty và các bộ phận trong xí nghiệp. -Xây dưng qui chế quản lý tài chính kế toán và hệ thống tài khoản có liên quan đến đơn giá phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. - Quản lý thu phí và dịch vụ vệ sinh. - Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc xí nghiệp giao. - Phòng Tài chính Kế toán Xí nghiệp chịu sự kiểm tra trực tiếp định kỳ hay bất thường của Phòng kế toán công ty. b. Đối tượng hạch toán. - Toàn bộ Tài sản, vốn của Xí nghiệp. - Toàn bộ Chi phí Sản xuất Kinh doanh. - Các Hợp đồng kinh tế với các đơn vị khác. 1.2. Cơ cấu tổ chức của phòng Tài chính Kế toán. Việc tổ chức thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và nội dung của công tác kế toán trong doanh nghiệp đều do bộ máy kế toán đảm nhiệm. Do vậy việc tổ chức cơ cấu bộ máy kế toán phù hợp, gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả là điều kiện quan trọng để cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác, đầy đủ và hữu ích cho các đối tượng sử dụng, đồng thời phát huy nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán. Hoạt động SXKD của Xí nghiệp được tiến hành trong phạm vi rất rộng nhưng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được đưa về phòng kế toán Xí nghiệp để sử lý. Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao, đảm bảo sự tập trung thống nhất trong hoạt động của phòng Tài chính kế toán, bộ máy kế toán của Xí nghiệp được tổ chức theo hình thức tập trung theo sơ đồ sau: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán. Giám đốc xí nghiệp Phó trưởng phòng TCKT Kế toán trưởng Kế toán quỹ Thủ Quỹ Kế toán phí Kế toán thanh toán Kế toán tổng hợp Kế toán Vật tư nhiên liệu  - Phó trưởng phòng phụ trách quản lý phòng tài chính kế toán kiêm kế toán trưởng của xí nghiệp có nhiệm vụ chính giám sát, điều động, phân bổ chức năng cho từng người; là trợ lý đắc lực cho Giám đốc Xí nghiệp trong việc ra các Quyết định Tài chính trong Sản xuất kinh doanh; có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các phần kế toán; làm cho các hoạt động kinh tế theo đúng quy định của Nhà nước về chế độ kế toán thống kê; tổ chức kiểm tra chế độ kế toán trong nội bộ Xí nghiệp và các bộ phận; là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc Xí nghiệp, Công ty và nhà nước về công tác tài chính của Xí nghiệp. - Kế toán Tổng hợp : thực hiện pháp lệnh kế toán thống kê SXKD của Xí nghiệp, đồng thời là người kiểm tra phân tích số liệu; Kiểm tra các nội dung nghiệp vụ hạch toán tại các chứng từ ghi sổ giúp lãnh đạo phòng hướng dẫn các bộ phận kế toán ghi chép đúng chế độ quy định, đôn đốc lập chứng từ đúng thời gian quy định; Cuối tháng vào sổ cái và lập báo cáo. - Kế toán Quỹ: Quản lý thu chi tiền từ các đơn vị, cá nhân, tổ chức kinh tế qua ngân hàng; Theo dõi chặt chẽ số séc, tiền mặt, ngân phiếu đã nộp vào ngân hàng, vào quỹ đối chiếu hàng ngày với Thủ quỹ về số dư cuối ngày; Chịu trách nhiệm về tính pháp lý của các chứng từ thu, chi Ngân hàng, theo dõi lãi tiền gửi. - Kế toán nhiên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ: Mở sổ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho của nhiên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ tại Xí nghiệp. - Kế toán Thanh toán theo dõi công nợ, các khoản phải trả, tạm ứng: Hàng ngày mở sổ theo dõi công nợ phải thu của khách hàng. Lập bảng kê phân loại lên chứng từ ghi sổ cuối kỳ lập báo cáo số phát sinh, tính thuế, theo dõi đốc thúc thu hồi công nợ. - Kế toán phí: Chuyên theo dõi việc thu phí vệ sinh theo quyết định 102/UB. - Thủ Quỹ: giữ quỹ tiền mặt và các chứng từ có giá trị như tiền; Thu chi theo phiếu được duyệt; cuối ngày đối chiếu số dư với kế toán quỹ. 1.3 Đặc điểm và phương pháp hạch toán tại phòng Tài chính kế toán. Xí nghiệp môi trường đô thị số 4 là một đơn vị doanh nghiệp nhà nước hoạt động công ích không nhằm mục đích lợi nhuận nên không sử dụng tài khoản 911: Tài khoản kết quả sản xuất kinh doanh. Xí nghiệp sử dụng tài khoản chuyên chi, hạch toán báo sổ dưới sự quản lý trực tiếp của phòng kế toán công ty. Sau khi nhận được các chứng từ ban đầu, các cán bộ kế toán của phòng thực hiện kiểm tra sự hợp pháp, hợp lý của chứng từ, sau đó tổng hợp chứng từ để thiết lập Bảng kê, Chứng từ ghi sổ… ghi chép sổ chi tiết, số tổng hợp … Tổng hợp số liệu kế toán và lập Báo cáo kế toán phục vụ cho yêu cầu quản lý của công ty. Từ các báo cáo đã lập, tiến hành phân tích nội dung kinh tế, nhằm thực hiện tham mưu cho Ban Giám đốc ra các quyết định quản lý. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán. Cùng với việc áp dụng chế độ kế toán mới của nhà nước ban hành năm 1995, Công ty MTĐT Hà nội (mà Xí nghiệp MTĐT số 4 là một đơn vị thành viên trực thuộc )áp dụng hệ thống Tài khoản kế toán đã được nhà nước ban hành theo quyết định số 1141 TC/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Công ty đã tiến hành việc chuyển từ Tài khoản cũ sang Tài khoản mới. Về cơ bản, số lượng tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết được sử dụng trong công tác kế toán tại Công ty gồm đầy đủ các loại tài khoản kế toán mới . Công ty áp dụng phương pháp hạch toán tập trung tại phòng Tài chính Kế toán của công ty theo hình thức chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sơ đồ hình thức Kế toán chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Bảng th chứng từ kế toán chi tiết BCTC Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ Số đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng TH chi tiết số PS Chứng từ ghi sổ Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu kiểm tra: Trình tự luân chuyển chứng từ về hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Chứng từ gốc (Bảng thanh toán lương) Sổ tổng hợp Sổ đăng ký chứng từ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Báo cáo tài chính Bảng cân đối Mọi hoạt động Tài chính phát sinh ở các Xí nghiệp đều được lập ngay chứng từ ban đầu. Kế toán tổng hợp ở các Xí nghiệp tiến hành ghi chép sổ sách ở các Xí nghiệp, hạch toán báo sổ và chuyển các chứng từ đó lên phòng TCKT công ty, để kế toán công ty hạch toán tổng hợp kết quả của toàn bộ công ty. Việc ghi chép sổ sách phải tuân theo đúng nguyên tắc chuyên môn nghiệp vụ do Nhà nước ban hành. Các xí nghiệp phải thực hiện đúng quy trình mở sổ sách kế toán theo hệ thống Tài khoản Kế toán thống nhất từ công ty đến xí nghiệp . Một số biểu mẫu kế toán được sử dụng tại Công ty Môi trường đô thị Hà nộiBảng kê chứng từ (chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng …) Tháng …. Năm ….. STT Số liệu CT Diễn giải TK ghi nợ TK ghi có Ngày Số 334 136 338 … 111 112 … Bảng kê chứng từ để ghi tất cả các nghiệp vụ phát sinh của 1 Tài khoản trong quá trình SXKD. Chứng từ ghi sổ Ngày … tháng … năm …. STT Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Nợ Có Chứng từ ghi sổ dùng để tập hợp số hiệu của các chứng từ gốc theo từng loại sự việc và ghi nội dung sự việc đó. Từ đây kế toán vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ngày … tháng … năm …. STT Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là loại sổ kế toán tổng hợp dùng để đăng ký tổng số tiền của chứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian. Sổ cái TK: …. Ngày … tháng … năm …. STT C.từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Sổ cái là loại sổ kế toán tổng hợp dùng để đăng ký tổng sổ tiền của các chứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian. Ngoài ra doanh nghiệp còn có thể áp dụng các hình thức khác như : Nhật ký chứng từ, Nhật ký chung, Nhật ký Sổ cái … tuỳ theo sự lựa chọn của doanh nghiệp. 2. Công tác hoạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương : Để có cơ sở và căn cứ trả lương theo đúng số lượng, chất lượng công việc của toàn bộ lao động trong doanh nghiệp thì doanh nghiệp phải thực hiện quá trình kế toán tiền lương bao gồm hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp tiền lương. Hạch toán tiền lương dựa vào các chứng từ ban đầu; do đó nó là khâu rất quan trọng và là cơ sở để hạch toán tổng hợp tiền lương. 2.1 Hạch toán lao động về mặt số lượng, thời gian và kết quả lao động. Để quản lý về mặt số lượng lao động trong xí nghiệp chỉ tiêu này được phản ánh trên sổ danh sách lao động của xí nghiệp do cán bộ phụ trách lao động tiền lương, thuộc phòng Tổ chức Hành chính lập. Căn cứ vào số lượng lao động hiện có của xí nghiệp bao gồm cả số lao động dài hạn và lao động tạm thời, cả lực lượng lao động trực tiếp và lao động thuộc các lĩnh vực khác ngoài sản xuất. Sổ này không chỉ lập chung cho toàn xí nghiệp mà còn được lập riêng cho từng bộ phận sản xuất nhằm thường xuyên nắm chắc số lượng lao động hiện có của xí nghiệp, của từng bộ phận. Cơ sỏ ghi sổ này là các chứng từ ban đầu do phòng Tổ chức Hành chính lập khi tuyển dụng, nâng bậc, thôi việc… Mọi biến động về lao động phải được ghi chép kịp thời vào sổ sách lao đọng để làm cơ sở căn cứ cho việc tính lương phải trả và các chế độ khác cho người lao động được kịp thời. Hạch toán thời gian lao động: Là công việc đảm bảo ghi chép kịp thời chính xác số ngày, số công, số giờ làm việc thực tế, cũng như ngày nghỉ việc, ngừng việc của từng người lao động, từng bộ phận sản xuất, từng phòng ban trong Xí nghiệp. Trên cơ sở này để tính lương phải trả cho từng người. Chứng từ ban đầu quan trọng nhất để hạch toán thời gian lao động trong các doanh nghiệp là Bảng chấm công. Bảng chấm công dùng để ghi chép thời gian làm việc thực tế và vắng mặt trong tháng của CBCNV trong tổ đội, phòng ban … Bảng chấm công phải lập riêng cho từng tổ sản xuất, từng phòng ban và dùng trong 01 tháng. Danh sách người lao động ghi trong sổ danh sách lao động của từng bộ phận được ghi trong bảng chấm công, số liệu của chúng phải khớp nhau. Tổ trưởng sản xuất hoặc trưởng các phòng ban là người trực tiếp ghi bảng chấm công căn cứ vào số lao động có mặt, vắng mặt đầu ngày làm việc ở đơn vị mình. Trong bảng chấm công những ngày nghỉ theo quy định, ngày lễ tết, chủ nhật … đều phải ghi rõ ràng. Cuối tháng, trưởng các tổ sản xuất, bộ phận tập hợp tình hình sử dụng lao động, số có mặt, vắng mặt theo từng nguyên nhân; sau đó cung cấp số liệu cho cán bộ Thống kê của xí nghiệp . Cán bộ thống kê kiểm tra và xác nhận hàng ngày trên bảng chấm công; sau đó tập hợp số liệu báo cáo tổng hợp cho cán bộ tiền lương để tiến hành tính lương. Những trường hợp nghỉ việc do ốm đau, tai nạn lao động… thì phải có phiếu nghỉ ốm do bệnh viện, cơ sở y tế cấp và xác nhận. Còn đối với những trường hợp ngừng việc xảy ra trong ngày do bất cứ lý do gì đều phải được phản ánh vào biên bản ngừng việc; trong đó nêu rõ nguyên nhân ngừng việc và người chịu trách nhiệm, để làm căn cứ tính lương và xử lý thiệt hại xảy ra. Những chứng từ này được chuyển lên phòng Tài chính Kế toán làm căn cứ tính trợ cấp, BHXH, sau khi đã được tổ trưởng căn cứ vào chứng từ đó ghi vào Bảng chấm công theo những ký hiệu quy định. Biểu số 01: Đơn vị: Xí nghiệp Môi trường đô thị số 4 Bộ phận: Phòng kế toán bảng chấm công Tháng 4 năm 2000 Mẫu số 01 - LĐTL TT Họ và tên Cấp bậc lương hoặc cấp bậc chức vụ Ngày trong tháng Quy ra công 1 2 . . . 30 31 số công hưởng lương SP số công hưởg lươg TG . . . . . . Số công hườg BHXH A B C 1 2 . . . 30 31 32 33 34 35 36 1 Trần Thị Hương x x . . . x x 28 2 Vũ Thị Phương x x . . . x x 28 3 Lê Duy Đạt x x . . . P x 27 4 Nguyễn Thị Nga Cô Cô . . . P x 21 5 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cộng : Người duyệt Phụ trách bộ phận Người chấm công (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) b. Hạch toán Kết quả lao động. Là một nội dung quan trọng trong toàn bộ công tác quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Công việc tiến hành là ghi chép chính xác kịp thời số lượng và chất lượng sản phẩm hay khối lượng công việc hoàn thành của từng cá nhân, tập thể làm căn cứ tính lương và trả lương chính xác. Tuỳ thuộc vào loại hình và đặc điểm sản xuất của từng doanh nghiệp, người ta sử dụng chứng từ ban đầu khác nhau để hạch toán kết quả lao động là Phiếu xác nhận sản phẩm hay công việc hoàn thành, Hợp đồng giao khoán… Phiếu xác nhận sản phẩm hay công việc hoàn thành là chứng từ xác nhận số lượng hay công việc hoàn thành của đơn vị hay cá nhân người lao động … Phiếu này do người giao việc lập và có đầy đủ chữ ký của người giao việc và người nhận việc, người kiểm tra chất lượng công việc và người duyệt. Sau đó những chứng từ này được chuyển cho phòng kế toán để tính lương. Đối với trường hợp giao khoán công việc thì chứng từ ban đầu là Hợp đồng giao khoán. Đó là bản ký kết giữa người giao khoán và người nhận khoán với khối lượng, thời gian làm việc , trách nhiệm và quyền lợi mỗi bên khi thực hiện công việc đó. Chứng từ này là cơ sở để thanh toán tiền công lao động cho người nhận khoán. Trường hợp khi nghiệm thu phát hiện sai phạm thì cán bộ kiểm tra chất lượng công việc cùng với người phụ trách bộ phận lập biên bản xử lý. Số lượng, chất lượng công việc đã hoàn thành được nghiệm thu và ghi vào chứng từ hạch toán kết quả lao động mà doanh nghiệp sử dụng và sau khi được ký duyệt; sau đó được chuyển cho cán bộ tiền lương làm căn cứ tính lương và trả lương cho công nhân. Hạch toán thanh toán tiền lương với người lao động. Hạch toán thanh toán lương với người lao động dựa trên cơ sở các chứng từ hạch toán thời gian lao động ( Bảng chấm công), kết quả lao động ( Biên bản nghiệm thu) và các chứng từ khác có liên quan ( như giấy nghỉ ốm, biên bản xử phạt … ) cán bộ tiền lương tiến hành tính lương sau khi đã kiểm tra tất cả các chứng từ trên. Việc tính lương, thưởng và các khoản thu nhập khác của người lao động được tiến hành theo hình thức thanh toán tiền lương hiện đang được áp dụng tại doanh nghiệp. Cán bộ lao động tiền lương lập Bảng thanh toán tiền lương ( gồm tiền lương cơ bản, lương sản phẩm, các khoản trợ cấp, phụ cấp, tiền thưởng …) Bảng thanh toán tiền lương được lập cho từng bộ phận tương ứng với Bảng chấm công ; trong Bảng thanh toán tiền lương, mỗi Công nhân viên được ghi một dòng, căn cứ vào bậc lương, mức lương, thời gian làm việc để tính lương cho từng người. Sau đó, cán bộ lao động tiền lương lập bảng thanh toán tiền lương tổng hợp cho toàn doanh nghiệp, bộ phận mỗi tháng 01 tờ. Bảng thanh toán tiền lương cho toàn doanh nghiệp sẽ được chuyển sang cho kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị ký duyệt. Trên cơ sở đó, kế toán thu chi viết phiếu chi và thanh toán tiền lương cho từng bộ phận. Việc thanh toán lương cho người lao động thường được chia làm 02 kỳ trong một tháng; Kỳ 1 ( vào ngày 22 hàng tháng) tạm ứng, kỳ 2 (vào ngày 07 tháng sau) thanh toán nốt phần còn lại sau khi đã trừ đi các khoản khấu trừ vào lương của người lao động theo chế độ quy định. Tiền lương được thủ quỹ trả tận tay người lao động hoặc đại diện cho các bộ phận, tổ sản xuất. Khi lĩnh được tiền , người nhận phải ký nhận vào Bảng thanh toán tiền lương. 2.2 Tài khoản sử dụng Kế toán sử dụng các tài khoản sau để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương: TK 334: Phải trả cho người lao động. TK 338: Phải trả khác. TK 431: Quỹ phúc lợi và khen thưởng. ... Và các TK 111, 112, 621, 627, 642... Sơ đồ kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương. Cho NV TK 622 Cho CNSX trích trước TLNP TK 335 Cho CNVP Tiền lương phải trả TK 334 Thanh toán lương kỳ 2 Tạm ứng lương kỳ 1 Rút TGNH về quỹ TK112 TK111 XX TK 138 Các khoản khấu trừ Các khoản trích theo lương TK338 BHXH chi tại DN TK627,641,642 Tiền thưởng TK 431 khoản CN đi vắng chưa lĩnh TK3388 Tóm lại, hạch toán lao động vừa là để quản lý việc huy động sử dụng lao động vừa làm cơ sở tính toán tiền lương phải trả cho người lao động. Vì vậy hạch toán lao động có rõ ràng, chính xác, kịp thời mới có thể tính đúng, tính đủ tiền lương cho CNV trong doanh nghiệp. 2.3. Tính lương, BHXH và thanh toán tiền lương BHXH tại Xí nghiệp. Việc tính lương, BHXH và thanh toán tiền lương, BHXH ở Xí nghiệp Môi trường đô thị số 4 được thực hiện định kỳ hàng tháng. Căn cứ trên cơ sở các chứng từ và lao động, kết quả lao động của CNVC như: bảng chấm công, bảng kê chất lượng công việc hoàn thành, phiếu nghỉ hưởng BHXH... a) Đối với bộ phận quản lý hành chính và nghiệp vụ: Bộ phận này Xí nghiệp áp dụng phương pháp tính trả lương theo thời gian, gồm số cán bộ gián tiếp làm việc ở các bộ phận như: Ban giám đốc, phòng kế toán tài vụ, phòng kế hoạch... Căn cứ để tính trả lương là các bảng chấm công, các phiếu làm thêm giờ , thang lương, bậc lương của CNV và chế độ trợ cấp ưu đãi, độc hại... Hàng ngày tổ trưởng hoặc người chịu trách nhiệm các phòng ban, tổ công tác sử dụng bảng chấm công để theo dõi số ngày công làm việc thực tế của từng nhân viên trong bộ phận. Cuối tháng tính ra số ngày công làm việc thực tế, công hưởng BHXH gửi cho bộ phận kế toán. Căn cứ kết quả lao động đã tổng hợp trên các bảng chấm công theo số công làm việc thực tế, số công nghỉ hưởng lương chế độ và thang lương, bậc lương của từng nhân viên, bộ phận tính lương tính toán số tiền lương cho từng người. Để tính lương tháng 4/2000 của từng nhân viên phòng kế toán, thực hiện như sau: Tính đơn giá lương ngày theo lương cấp bậc của từng người theo công thức: Đơn giá Mức lương tháng theo cấp bậc lương = Ngày Số ngày làm việc bình quân theo chế độ Như vậy đơn giá tiền lương ngày theo cấp bậc của từng nhân viên sẽ là: 1) Trần Thị Hương = (180.000 đ x 3,22) : 26 = 22.292 đ 2) Vũ Thị Phương = (180.000 đ x 2,74) : 26 = 18.969 đ 3) Lê Duy Đạt = (180.000 đ x 2,42) : 26 = 16.754 đ 4) Nguyễn Thị Nga = (180.000 đ x 2,56) : 26 = 17.723 đ Sau đó căn cứ vào bảng chấm công thực tế và đơn giá tiền lương ngày theo cấp bậc để tính ra tiền lương phải trả thực tế cho từng nhân viên trong Xí nghiệp theo công thức: x = Tiền lương phải Mức lương Số ngày công làm trả thực tế ngày việc thực tế Tiền lương của từng nhân viên như sau: 1) Trần Thị Hương = 22.292 x 28 = 624.176 đ 2) Vũ Thị Phương = 18.969 x 28 = 531.132 đ 3) Lê Duy Đạt = 16.754 x 27 = 452.358 đ 4) Nguyễn Thị Nga = 17.723 x 21 = 37.183 đ Sau khi tính lương phải trả thực tế cho từng nhân viên bộ phận tính lương lập bảng thanh toán tiền lương cho từng bộ phận trong Xí nghiệp. b) Đối với nhân viên trực tiếp sản xuất: Việc tính tiền lương cho nhân viên trực tiếp sản xuất được thực hiện trên cơ sở thời gian làm việc thực tế, cấp bậc kỹ thuật va thang lương của người lao động. Về cơ bản việc tính lương cho nhân viên trực tiếp sản xuất được tính tương tự như đối với tiền lương theo thời gian kết hợp với chế độ quy định của công ty và xí nghiệp. Tiền lương khoán được tính đối với từng tổ sản xuất theo định mức, theo tỷ lệ quy định mà Xí nghiệp giao hàng tháng. Sau khi tính được tiền lương cho từng bộ phận, kế toán lập bảng thanh toán tiền lương cho phòng, ban, tổ sản xuất để làm cơ sở thanh toán chi phí trả lương cho công nhân viên toàn Xí nghiệp. Bảng thanh toán lương cùng được làm căn cứ để ghi sổ kế toán, tính toán phân bổ chi phí tiền lương chi phí kinh doanh của Xí nghiệp. Đông thời căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương kế toán tính ra số tiền trích BHXH, BHYT và KPCĐ, từ đó khấu trừ thu nhập của người lao động và trích nộp các cơ quan quản lý quỹ và phân bổ vào chi phí kinh doanh. c) Đối với chế độ trích thưởng: Xí nghiệp áp dụng chế độ tiền thưởng theo quỹ lương cho các cá nhân trên cơ sở bình bầu trong hội nghị CNVC Tổ Sản xuất. Kế toán tính ra số tiền thưởng cho từng nhân viên lập bảng thanh toán tiền lương tiền thưởng của các bộ phận. Ví dụ trích bản thanh toán tiền thưởng của tổ Biểu số 03: "trích" bảng thanh toán tiền thưởng Tháng 4 năm 2001 TT họ và tên Công SX mức thưởng Số tiền thưởng ghi chú A B A B C D 1 2 4 1 Trần Thị Hương 28 5.000 140.000 2 Vũ Thị Phương 28 3.500 98.000 3 Lê Duy Đạt 27 3.500 94.000 4 Nguyễn Thị Nga 21 5.000 105.000 . . . . . . . . . . . . . . . . . . 437.000 Ngày ....tháng.... năm ...... Giám đốc Kế toán trưởng Lập biểu d) Chế độ thanh toán BHXH cho công nhân viên: Theo chế độ quy định về BHXH, quỹ BHXH dùng để chi trả cho công nhân viên trong các trường hợp tạm thời hay vĩnh viễn mất sức lao động như ốm đau, tai nạn lao động, mất sức, về nghỉ hưu. Trong quá trình làm việc tại đơn vị người lao động có thể phải nghỉ việc trong các trường hợp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động ... Người lao động được hưởng chế độ trợ cấp BHXH do quỹ BHXH thanh toán theo chế độ hiện hành. Căn cứ để tính toán và thanh toán BHXH là các phiếu nghỉ hưởng BHXH của các cơ quan y tế xác nhận cho người lao động. Ví dụ khi nhận được giấy nhập viên của nhân viênlà anh Phạm Quốc Hà ở bộ phận tổ sản xuất. Kế toán lập phiếu nghỉ hưởng BHXH như sau: Biểu số 04: Phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội Họ và tên: Phạm Quốc Hà Tuổi: 37 tên CQ YT N.T.N lý do số ngày nghỉ YBS ký tên số ngày thực nghỉ xác nhận của phụ trách đvị T.số Từ ngày đến ngày BV Saint Paul 11/4 Nghỉ ốm 8 1/4 8/4 Số ngày nghỉ tính BHXH lương BQ 1 ngày % tính BHXH số tiền lương BHXH 8 16.654 75% 100.110 Ngày ..... tháng 4 năm 2000 Trưởng ban bhxh (Ký, họ tên) Giám đốc duyệt (Ký, họ tên) Kế toán (Ký, họ tên) Từ các phiếu nghỉ hưởng BHXH của công nhân viên và số liệu đã xác nhận của cơ quan y tế và cơ quan BHXH bộ phận kế toán thanh toán tổng hợp số liệu tính toán số tiền BHXH phải trả cho từng lao động lập bản thanh toán BHXH trên cơ sở thanh toán BHXH thực hiện chi trả BHXH CNV trong Xí nghiệp. Biểu số 05 Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội Tháng 4 năm 2000 tt họ và tên nghỉ ốm nghỉ tại nạn ...... tổng số tiền ký SN ST SN ST A B 1 2 3 4 5 6 7 8 1 Ngô Thị Xuân 8 100.110 100.110 2 Nguyễn Thị Hoa 15 187.706 187.706 Cộng 100.110 187.706 287.816 Tổng số tiền (Bằng chữ): Hai trăm tám mười bảy nghìn tám trăm mười sáu đồng Hà nội, ngày tháng năm Trưởng ban bhxh (Ký, họ tên) Giám đốc duyệt (Ký, họ tên) Kế toán (Ký, họ tên) Cán bộ bhxh (Ký, họ tên) Bảng thanh toán BHXH làm căn cứ để kế toán ghi sổ kế toán. Hàng tháng hoặc cuối quý kế toán Xí nghiệp lập báo cáo quyết toán tình hình thanh toán BHXH với Xí nghiệp BHXH chủ quản. 2.4 Phương pháp tính trích BHXH, BHYT và KPCĐ ở Xí nghiệp Môi trường đô thị số 4. Dựa trên quy định về chế độ trích, lập thu nộp BHXH, BHYT, và KPCĐ bao gồm: + Tiền lương cấp bậc, chức vụ, hệ số chênh lệch bảo lưu và các khoản phụ cấp khu vực, đắt đỏ (nếu có). Theo Nghị định 26/CP ngày 25/3/1993 và Nghị định 05/CP ngày 26/1/1994 của Chính phủ mức thu BHXH là 20% tổng quỹ tiền lương BHXH là 20% tổng quỹ tiền lương hàng tháng của cán bộ CNV trong Xí nghiệp. Trong đó Xí nghiệp đóng bằng 15% tổng quỹ tiền lương của CNV, số này được hạch toán vào chi phí kinh doanh của Xí nghiệp. Còn lại 5% do người lao động đóng, số này được khấu trừ vào tiền lương hàng tháng của CNV. Số tiền trích BHXH tính vào chi phí kinh doanh được kế toán phân bổ vào các đối tượng sử dụng lao động. Xí nghiệp còn có nghĩa vụ tham gia BHYT, số tiền tham gia BHYT được nộp lên cơ quan bảo hiểm y tế để phục vụ và chăm sóc sức khoẻ cho công nhân viên (khám, chữa bệnh). Theo chế độ hiện hành BHYT ở đơn vị được tính theo tỷ lệ % trên tổng số tiền lương phải trả CNV hàng tháng. Tỷ lệ trích đó là 3%, trong đó người lao động đóng góp 1% trừ vào tiền lương hàng tháng, 2% do Xí nghiệp đóng góp tính vào chi phí kinh doanh. Nguồn kinh phí của tổ chức công đoàn hoạt động được hình thành do trích lập KPCĐ. Theo chế độ quy định kinh phí công đoàn được hình thành bằng cách tính theo tỷ lệ 2% trên tổng quỹ lương của Xí nghiệp, được tính vào chi phí kinh doanh. Số tiền kinh phí công đoàn được phân cấp quản lý như sau: Một phần nộp cho tổ chức công đoàn cấp trên, một phần để lại đơn vị để phục vụ cho hoạt động công đoàn cơ sở. 3. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của Xí nghiệp. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Xí nghiệp Môi trường đô thị số 4 căn cứ vào chứng từ về lao động, tiền lương, BHXH do bộ phận tính lương tính trích và thanh toán các khoản BHXH, BHYT và KPCĐ lập, làm căn cứ để thanh toán lương, BHXH và ghi sổ kế toán. Các chứng từ kế toán dùng để hạch toán ở Xí nghiệp sử dụng bao gồm: - Bảng thanh toán tiền lương - Bảng thanh toán BHXH - Bảng thanh toán tiền thưởng Các chứng từ liên quan khác như: Bảng tính trích và phân bổ BHXH, BHYT và KPCĐ, bảng kê khấu trừ lương, phiếu chi, giấy báo của Ngân hàng... Căn cứ vào các chứng từ trên kế toán Xí nghiệp phân loại theo nội dung kinh tế ghi vào các sổ kế toán có liên quan. Để phản ánh tổng hợp tiền lương, các khoản trích theo lương và tình hình thanh toán các khoản trên kế toán Xí nghiệp sử dụng các tài khoản chủ yếu sau: + Tài khoản 334 "Phải trả CNVC" Nội dung phản ánh tình hình tiền lương, tiền công, BHXH và tình hình thanh toán các khoản đó với CNVC. + Tài khoản 338 "Phải trả phải nộp khác" Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả, phải nộp khác và tình hình thanh toán các khoản phải trả, phải nộp khác, trong đó có các tài khoản cấp 2. TK 3382: Kinh phí công đoàn TK 3383: Bảo hiểm xã hội TK 3384: Bảo hiểm y tế Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản có liên quan như: TK 111, 112, 641, 642 ... 1. Bảng tổng hợp tiền lương phải trả của các bộ phận trong Xí nghiệp trong tháng 4/2000: bộ phận lương cơ bản phụ cấp tổng số Văn phòng 15.579.400 859.200 16.438.600 Đội xe 9.633.500 980.000 10.613.500 Tổ Sản xuất 16.512.000 1.960.000 18.472.000 Cộng 41.724.900 3.799.200 45.524.100 2. Bảng tổng hợp thanh toán bảo hiểm xã hội phải trả CNV trong tháng 4/2000: - Bộ phận văn phòng : 371.000 đ - Bộ phận sản xuất : 694.700 đ Cộng : 1.065.700 đ 3. Bảng tổng hợp thanh toán tiền thưởng theo quỹ lương tháng 4/2000: - Bộ phận văn phòng : 1.100.000 đ - Bộ phận cửa hàng : 2.875.000 đ - Bộ phận sản xuất : 6.521.000 đ Cộng : 10.496.000 đ 4. Trích bảng kê các khoản khấu trừ vào lương tháng 4/2000 của công nhân viên chức: - Thu tiền tạm ứng : 2.634.997 đ - Thu BHXH (5%) : 2.276.205 đ - Thu BHYT (1%) : 455.241 đ Cộng : 5.336.443 đ 5. Trích số liệu trên các NKCT liên quan đến tình hình thanh toán chi trả tiền lương, BHXH, BHYT và KPCĐ tháng 4/2000: - Trích NKCT số 1: Ghi có TK 111: 51.719.477 đ Ghi nợ TK 334: 51.719.477 đ Trong đó: + Phiếu chi số 120 ngày 15/4 chi trả BHXH cho CNV: 1.065.700đ + Phiếu chi số 132 ngày 25/4 chi trả lương tháng 4 : 51.719.477đ - Trích NKCT số 2: Ghi có TK 112: 3.256.000 đ Ghi nợ TK 338: 3.256.000 đ Trong đó: + Giấy báo nợ số 28 ngày 17/4 của Ngân hàng ngoại thương về khoản tiền Xí nghiệp chuyển nộp BHXH, BHYT tháng 3/2000: 3.256.000 đ - BHXH : 2.784.000 đ - BHYT : 472.000 đ + Giấy báo nợ số 45 ngày 29/4 của Ngân hàng ngoại thương về khoản tiền Xí nghiệp chuyển nộp BHXH, BHYT tháng 4/2000: 3.186.687 đ - BHXH : 6.826.615 đ - BHYT : 910.000 đ Căn cứ vào các tài liệu trên kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của Xí nghiệp tổ chức hạch toán như sau: Kế toán tổng hợp: Cuối tháng kế toán căn cứ vào các bảng thanh toán tiền lương, BHXH lập bảng phân bổ tiền lương, trích BHXH, BHYT và KPCĐ tháng 4/2000. Bảng phân bổ tiền lương, BHXH là căn cứ để ghi vào các bảng kê số 5, số 6 và NKCT để cuối tháng ghi vào sổ cái các tài khoản. Trước hết theo số liệu đã tính toán trên bảng phân bổ tiền lương, BHXH, BHYT và KPCĐ tháng 4/2000 được ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 622: 18.472.000 đ Nợ TK 641: 10.613.500 đ Nợ TK 642: 16.438.600 đ Nợ TK 338: 1.065.700 đ Nợ TK 431: 10.496.000 đ Có TK 334: 57.085.800 đ Phần trích BHXH, BHYT và KPCĐ phân bổ vào chi phí kinh doanh như sau: - BHXH trích 15% = 45.524.100 x 15% = 6.828.615 đ - BHYT trích 2% = 45.524.100 x 2% = 910.482 đ - KPCĐ trích 2% = 45.524.100 x 2% = 910.482 đ Cộng = 8.649.579 đ Khấu trừ vào lương tháng 4/2000 số tiền BHXH, BHYT: - BHXH 5% = 2.276.205 đ - BHYT 1% = 455.241 đ Cộng = 2.731.446 đ Số liệu tiền ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 622: 3.509.680 đ Nợ TK 642: 3.123.334 đ Nợ TK 641: 2.016.565 đ Nợ TK 334: 2.731.446 đ Có TK 338: 11.381.025 đ Có TK 3381: 910.482 đ Có TK 3382: 9.104.820 đ 1.365.723 đ Các bảng thanh toán tiền lương, BHXH, BHYT, bảng tổng hợp tiền thưởng, bảng kê khấu trừ BHXH 5%, BHYt 1% được tổng hợp số liệu trên bảng phân bổ tiền lương, trích BHXH, BHYT và KPCĐ. Bảng phân bổ tiền lương, BHXH sau khi lập xong được chuyển cho bộ phận kế toán tổng hợp chi phí SXKD để tổng hợp chi phí nhân công vào các bảng kê tập hợp chi phí. Nhật ký chứng từ là sổ kế toán tổng hợp dùng để tổng hợp chi phí SXKD toàn doanh nghiệp. Cơ sở để ghi vào nhật ký chứng từ là các bảng kê và các bảng phân bổ vật liệu, công cụ, dụng cụ, bảng phân bổ tiền lương, BHXH, bảng phân bổ khấu hao và các tài liệu có liên quan khác. Nhật ký chứng từ gồm 3 phần: Phần I: Tập hợp chi phí SXKD toàn doanh nghiệp Phần II: Chi phí sản xuất theo yêú tố Phần III: Chi tiết số liệu luân chuyển nội bộ không tính vào chi phí sản xuất. Theo các tài liệu kế toán liên quan đã trích dẫn phần chỉ liên quan đến chi phí nhân viên làm cơ sở để ghi vào NKCT của Xí nghiệp như sau: - Căn cứ số liệu đã tập hợp trên bảng kê dòng ghi Nợ TK 622, 641, 642 tương ứng với các cột ghi có TK 334, 335... tiền NKCT phần I mục A. - Căn cứ vào số liệu trên bảng phân bổ tiền lương - BHXH phần số liệu không phản ánh vào bảng kê như: Tiền thưởng - BHXH phải trả CNV: Nợ TK 431: 10.496.000 đ Có TK 334: 10.496.000 đ Nợ TK 338: 1.065.700 đ Có TK 334: 1.065.700 đ Các số liệu này được ghi vào NKCT phần I mục B. Như vậy theo các tài liệu đã trích dẫn trên đã phản ánh việc ghi chép trên NKCT của kế toán Xí nghiệp. Sau khi hoàn tất việc ghi nhật ký chứng từ phần I chi phí sản xuất kinh doanh toàn doanh nghiệp. Số liệu tiền NKCT phần I được sử dụng để ghi sổ cái các TK 334, 338 và các TK liên quan khác. Số liệu ghi có các TK trên NKCT đối ứng với các TK ghi nợ dùng để ghi vào sổ cái ở dòng tổng số phát sinh bên có của các TK trên sổ cái. Còn số liệu ghi nợ các TK được lấy từ các NKCT có liên quan. Theo số liệu đã nghiên cứu có liên quan đến kế toán tiền lương, các khoản trích theo lương ở phòng kế toán Xí nghiệp, để khái quát việc sổ cái TK 334 và TK 338 (3382, 3383, 3384) của đơn vị như sau: - Căn cứ vào các NKCT có liên quan đến số phát sinh bên nợ của TK 334, TK 338 kế toán ghi vào dòng ghi có các TK đối ứng với nợ TK 334, TK 338 như sau: Từ NKCT số 1: Nợ TK 334: 51.719.477 đ Có TK 111: 51.719.477 đ Từ NKCT số 10: Nợ TK 334: 2.634.997 đ Có TK 141: 2.634.997 đ Từ NKCT số 11: Nợ TK 334: 2.731.446 đ Có TK 338: 2.731.446 đ Tổng số phát sinh có TK 334 được lấy trên NKCT ở dòng tổng cộng A + B cột TK 334: Các số liệu trên được ghi chép trên sổ cái TK 334 phải trả CNV như sau: Biểu số 10: sổ cái TK 334 "Phải trả CNV" Tháng 4/2000 Số dư đầu kỳ Nợ Có 120 ghi có các TK đối ứng với nợ tk này tháng 1 . . . tháng 4 . . . cộng - Ghi có TK 111 51.719.477 - Ghi có TK 141 2.634.997 - Ghi có TK 338 2.731.446 Cộng phát sinh nợ 57.085.920 Cộng phát sinh có 57.085.800 Dư : Nợ 120 Có - Đối với sổ cái TK 338 (3382, 3383, 3384) được ghi sổ trên cơ sở số liệu lấy ở NKCT ghi có TK 338 để ghi vào dòng tổng số phát sinh có TK 338. Từ NKCT số 2: Nợ TK 338: 6.442.687 đ Có TK 112: 6.442.687 đ Từ NKCT : Nợ TK 338: 1.065.700 đ Có TK 334: 1.065.700 đ Theo các tài liệu trên việc ghi chép trên sổ cái TK 338 (3382, 3383, 3384) được phản ánh như sau: Biểu số 11: sổ cái TK 338 "Phải trả phải nộp khác" Tháng 4/2000 Số dư đầu kỳ Nợ Có 3.872.638 ghi có các TK đối ứng với nợ tk này tháng 1 . . . tháng 4 . . . cộng - Ghi có TK 112 6.442.687 - Ghi có TK 334 1.065.700 Cộng phát sinh nợ 7.508.387 Cộng phát sinh có 11.381.025 Dư : Nợ Có 3.872.638 Kế toán chi tiết: Để phản ánh chi tiết tình hình thanh toán với CNVC, tình hình trích lập và thanh toán các khoản BHXH, BHYT và KPCĐ kế toán đơn vị mở các sổ chi tiết thanh toán. Sổ chi tiết tình hình thanh toán công nợ được mở để theo dõi các khoản phải trả, đã trả theo từng đối tượng thanh toán. Cơ sở ghi chép vào các sổ chi tiết là các chứng từ gốc và các chứng từ có liên quan khác. Số liệu trên các sổ chi tiết là căn cứ để đối chiếu với kế toán tổng hợp. Tại phòng kế toán Xí nghiệp Môi trường đô thị số 4 bộ phận kế toán chi tiết thanh toán mở các sổ theo dõi thanh toán với công nhân viên và tình hình thanh toán các khoản đóng góp BHXH, BHYT và KPCĐ. Theo các số liệu tài liệu nghiên cứu ở phần trên, bộ phận kế toán thanh toán Xí nghiệp mở các sổ chi tiết chủ yếu sau: - Sổ lương: Sổ này dùng để theo dõi tình hình thanh toán với CNV về các khoản lương, phụ cấp và các khoản thuộc thu nhập của CNV. Do đặc điểm cụ thể về tình hình thanh toán ở Xí nghiệp nên kế toán sử dụng các bảng thanh toán với công nhân viên như bảng thanh toán lương, bảng thanh toán BHXH, bảng thanh toán tiền thưởng cho từng bộ phận hàng tháng. - Sổ chi tiết thanh toán BHXH: Sổ này dùng để phản ánh tình hình trích lập và thanh toán BHXH với cơ quan BHXH. - Sổ chi tiết BHYT: Dùng để phản ánh tình hình trích lập và thanh toán BHYT với cơ quan y tế. - Sổ chi tiết KPCĐ: Dùng để phản ánh tình hình trích lập và thanh toán chi tiết kinh phí công đoàn với công đoàn cấp trên. Các tài liệu trên các sổ chi tiết BHXH, BHYT và KPCĐ ở Xí nghiệp được phản ánh như sau: Biểu số 12: sổ chi tiết TK 338 (3383) "Bảo hiểm xã hội" Đối tượng: Bảo hiểm xã hội thành phố Hà nội TT Chứng từ diễn giải tk đối ứng số phát sinh số dư Số Ng N C N C Dư đầu tháng 4 5.631.000 Trích BHXH tháng 4 622 2.770.800 641 2.465.790 642 1.592.025 Trừ BHXH 5% vào lương 334 2.276.205 BHXH phải trả CNV T4 334 1.065.700 Chuyển TGNH nộp BHXH 112 10.496.000 Cộng dư 11.561.700 9.104.820 3.174.120 Biểu số 13: sổ chi tiết TK 338 (3384) "Bảo hiểm y tế" Đối tượng: Bảo hiểm xã hội thành phố Hà nội TT Chứng từ diễn giải tk đối ứng số phát sinh số dư Số Ng N C N C Dư đầu tháng 4 1.913.000 Trích BHYT T4 622 369.440 642 328.772 642 212.270 Trừ BHYT 1% 334 455.241 Chuyển tiền gửi NH nộp BHYT 112 1.382.482 Dư cuối tháng 1.382.482 1.365.723 1.896.241 Biểu số 14: sổ chi tiết TK 338 (3382) "Kinh phí công đoàn" Đối tượng: Công đoàn Công ty Môi trường đô thị Hà nội TT Chứng từ diễn giải tk đối ứng số phát sinh số dư Số Ng N C N C Dư đầu tháng 4 3.276.000 Trích KPCĐ tháng 4 622 369.440 641 328.772 642 212.270 Dư cuối tháng 910.482 4.186.482 Theo số liệu trên các sổ chi tiết TK 338 đã phản ánh mối quan hệ giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp, đảm bảo khớp đúng thể hiện ở bảng tổng hợp các chi tiết của TK 338 (3382, 3383, 3384) như sau: Biểu số 15: bảng tổng hợp chi tiết Tài khoản 338 (3382, 3383, 3384) Tháng 4/2000 đối tượng dư đầu tháng tăng trong tháng giảm trong tháng dư cuối tháng BHXH 5.631.000 9.104.820 11.561.700 3.174.120 BHYT 1.913.000 1.365.723 1.382.482 1.896.241 KPCĐ 3.276.000 910.482 4.186.482 Cộng 10.820.000 11.381.025 12.944.182 9.256.843 Qua các tài liệu kế toán có liên quan đến tiền lương, các khoản trích theo lương ở phòng kế toán Xí nghiệp Môi trường đô thị số 4 chúng ta có thể tóm tắt toàn bộ trình tự hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở đơn vị như sau: Hàng tháng, khi nhận được các chứng từ liên quan đến tiền lương, BHXH và các chứng từ liên quan khác, kế toán phân loại chứng từ theo nội dung kinh tế để ghi vào các sổ kế toán có liên quan. Để tổng hợp phân bổ tiền lương, trích BHXH, BHYT và KPCĐ tính vào chi phí kinh doanh kế toán căn cứ vào các bảng thanh toán lương lập bảng phân bổ tiền lương và tính trích BHXH, BHYT và KPCĐ và chi phí sản xuất kinh doanh theo đối tượng tập hợp. Bảng phân bổ tiền lương, BHXH, BHYT và KPCĐ dùng để ghi vào các bảng kê tập hợp chi phí như các bảng kê số 5, bảng kê số 6. Bảng phân bổ tiền lương, các bảng kê số 5, số 6 cuối tháng được chuyển số liệu vào nhật ký chứng từ . Sau khi hoàn tất việc ghi các nhật ký chứng từ kế toán tổng hợp căn cứ vào số liệu tổng hợp trên các nhật ký chứng từ để ghi vào sổ cái các tài khoản. Việc ghi sổ cái các tài khoản ở Xí nghiệp được tiến hành hàng tháng vào cuối tháng. Đối với kế toán tổng hợp tiền lương, các khoản trích theo lương được hạch toán trên sổ cái TK 334, TK 338. Theo số liệu đã phản ánh ở các phần trên việc ghi sổ cái TK 334, TK 338 được căn cứ số liệu đã tổng hợp trên Nhật ký chứng từ và các nhật ký chứng từ có liên quan như nhật ký chứng từ số 1, nhật ký chứng từ số 2, nhật ký chứng từ số 10... Tổng số phát sinh bên có TK 334, TK 338 được lấy trên dòng tổng cộng cột ghi có TK 334, TK 338 đối ứng với nợ các TK, còn số phát sinh bên nợ TK 334, TK 338 được lấy từ các nhật ký chứng từ liên quan đến các TK ghi có đối ứng với nợ TK 334, TK 338 để ghi như các TK 111, 112, 141, 138 ... Sau khi ghi sổ cái xong kế toán kiểm tra lại số liệu đã vào sổ, tiến hành cộng sổ, khoá sổ, tính sổ dư các TK 334, TK 338 và các tài khoản có liên quan. Kế toán chi tiết tiền lương, các khoản trích theo lương ở Xí nghiệp Môi trường đô thị số 4 được hạch toán trên các sổ chi tiết, mở theo các đối tượng thanh toán cần theo dõi chi tiết. Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa kế toán chi tiết với kế toán tổng hợp được tiến hành sau khi đã khoá sổ kế toán trên cơ sở số liệu tổng hợp trên các bảng tổng hợp các chi tiết của từng TK. Nhìn chung công tác hạch toán tiền lương ở Xí nghiệp được tổ chức tốt từ khâu quản lý lao động đến khâu thanh toán tiền lương và vào sổ sách. Các phòng ban, các tổ SX có ý thức trách nhiệm cao phối hợp cùng phòng Tài chính Kế toán đảm bảo cho công tác hoạch toán tiền lương tiến hành được chính xác, nhanh chóng, thanh toán kịp thời góp phần tích cực thúc đẩy, khuyến khích người lao động. Việc vận dụng hình thức ghi sổ là hình thức Nhật ký chứng từ và sổ sách kế toán theo mẫu đảm bảo thông báo kịp thời, chính xác tình hình số liệu cho lãnh đạo, bộ phận quản lý Xí nghiệp lập báo cáo quyết toán và có biện pháp khắc phục những khó khăn trong công tác hoạch toán tiền lương. Qua đây ta thấy được vai trò của kế toán tổ chức tiền lương bằng việc kiểm tra và tính toán của mình, xét về mặt nào đó, những người này có ảnh hưởng gián tiếp đến quyền lợi của người lao động. Nếu tính đúng đủ tiền công cũng có nghĩa là họ đã bảo vệ quyền lợi và tạo nên sự công bằng cho người lao động. Chính vì thế việc hoàn thiện công tác Kế toán tiền lương luôn là mục tiêu hướng tới của các nhân viện và BGĐ Xí nghiệp . Phần III: Một số ý kiến đánh giá công tác kế toán tiền Lương và các khoản trích theo lương tại Xí nghiệp môi trường đô thị số 4 Trong những năm đổi mới vừa qua, đứng vững trên thị trường như Xí nghiệp Môi trường đô thị Hà nội hiện nay hẳn không phải doanh nghiệp Nhà nước nào cũng thực hiện được. Đằng sau sự thành đạt ấy là cả một quá trình phấn đấu liên tục không ngừng của toàn bộ cán bộ công viên trong Công ty. Sự linh hoạt và nhạy bén trong công tác quản lý kinh tế, quản lý sản xuất đã thực sự trở thành đòn bẩy tích cực cho quá trình phát triển của Công ty. Cùng với sự đổi mới về công nghệ thu gom, vận chuyển rác phế thải, công tác quản lý cũng từng bước được hoàn thiện. Việc tổ chức quản lý sản xuất với sự đôn đốc chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Xí nghiệp, khiến tiến độ sản xuất luôn ổn định, năng suất lao động tăng. Bên cạnh đó trong công tác quản ý nói chung có sự đóng góp không nhỏ của công tác kế toán. Bộ máy kế toán được tổ chức phù hợp với yêu cầu của công việc, với trình độ và khả năng chuyên môn của từng người. Ngoài những kế toán có trình độ Đại học, các kế toán khác đều tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ theo chương trình Đại học. Vì vậy, việc tổ chức công tác hạch toán và vận dụng cải tiến mới trong hạch toán kế toán được tiến hành kịp thời và thích ứng với điều kiện của Công ty. Qua thời gian thực tập tại Xí nghiệp Môi trường đô thị số 4, với thời gian chưa nhiều, phạm vi nghiên cứu chưa rộng, kiến thức thực tế còn nhiều hạn chế nhưng tôi xin mạnh dạn nêu lên một số ưu điểm và tồn tại về kế toán tiền lương và các khoản trích lương của Xí nghiệp như sau: 1. Ưu điểm: - Việc ghi chép tổng hợp phản ánh kịp thời, trung thực, đầy đủ, chính xác về tình hình hiện có cũng như sự biến động về tiến lương, BHXH của Xí nghiệp. - Tính toán chính xác, hạch toán theo đúng chế độ chính sách, các khoản tiền lương, phụ cấp, trợ cấp phải trả cho công nhân viên, các khoản BHXH, BHYT và KPCĐ phải nộp cho các cơ quan chuyên môn quản lý, và các khoản phải nộp cho Nhà nước. - Tính toán phân bổ chính xác, đúng đối tượng các khoản tiền lương, BHXH và đối tượng sử dụng. - Kiểm tra hướng dẫn kịp thời các bộ phận ghi chép ban đầu theo đúng chế độ quy định. - Xí nghiệp đã áp dụng hình thức trả lương tương đối phù hợp với điều kiện thực tế của đơn vị. Để khuyến khích người lao động hăng say hơn đối với kết quả lao động, Xí nghiệp áp dụng hình thức tính trả lương theo khối lượng công việc hoàn thành đây là hình thức tiền lương tiên tiến nhất nhằm thúc đẩy năng suất lao động và gắn liền lao động với kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh ở đơn vị. Qua những ưu điểm trên kế toán lao động tiền lương giúp cho việc quản lý, tiết kiệm chi phí trong Sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. 2. Tồn tại: Song trong công tác quản lý kinh tế nói chung, cũng như công tác quản lý lao động tiền lương và tổ chức kế toán tiền lương ở các đơn vị SXKD nói chung cũng không tránh khỏi những khiếm khuyết nhất định. Ngoài những ưu điểm nêu ở trên xí nghiệp vẫn có một số hạn chế về quản lý, hạch toán tiền lương, chẳng hạn hạch toán tiền lương nghỉ phép CNV, Xí nghiệp không có điều kiện để bố trí cho lao động nghỉ phép đều đặn giữa các kỳ hạch toán.Công ty áp dụng phương pháp tính nghỉ ngày nào trả tiền ngày đó, không trích trước lương nghỉ phép, do đó có thể dẫn tới có tháng phải tính tiền lương nghỉ phép quá nhiều, ảnh hưởng đến Chi phí sản xuất. Tại Xí nghiệp mọi công việc thống kê, kế toán đều được thực hiện một cách thủ công. Xí nghiệp cần phải nghiên cứu xem xét để áp dụng CNTT vào công tác Kế toán. 3. Biện pháp khắc phục Tổ chức hạch toán kịp thời chính xác đầy đủ thu nhập của người lao động, thực hiện phân phối thu nhập trong nội bộ doanh nghiệp đang hoạt động kinh doanh có hiệu quả hay trong tình trạng thua lỗ thì việc hoàn thiện công tác tiền lương và các thu nhập khác là việc làm cần thiết để làm động lực thúc đẩy sản xuất phát triển và kích thích người lao động làm việc có hiệu quả cao nhất. 1) Về công tác tổ chức tính toán và thanh toán lương, BHXH ở Xí nghiệp: - Xí nghiệp nên có chế độ thưởng phạt đối với công nhân viên trực tiếp sản xuất, qua đó nhằm thúc đầy khuyến khích và động viên kịp thời đối với những lao động tích cực, những cá nhân hoặc bộ phận hoàn thành vượt mức kế hoạch. - Xí nghiệp nên thực hiện trích trước tiền lương nghỉ phép. Xí nghiệp tính tiền lương khoán khối lượng công việc trong đó bao gồm cả khoản tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất. điều đó đảm bảo sự công bằng cho người lao động được nghỉ phép và không trực tiếp nghỉ phép. Song để đảm bảo cuộc sống và nhu cầu tối thiểu khi công nhân có việc phải nghỉ phép để giải quyết những vấn đề trong cuộc sống của họ; nếu nghỉ ngày nào trả lương ngày đó thì có tháng công nhân nghỉ quá nhiều, có tháng không ai nghỉ, sẽ gây ảnh hưởng đến tiền lương của đơn vị dẫn đến sự biến động về Chi phí sản xuất, Xí nghiệp nên trích trước tiền lương nghỉ phép cho công nhân sản xuất theo kế hoạch mà vẫn không ảnh hưởng đến chi phí sản xuất và đảm bảo chế độ nghỉ phép của Công nhân viên. Hàng năm xí nghiệp nên dự kiến tổng lương nghỉ phép của CBCNV trong năm làm cơ sở để tính trước tiền lương nghỉ phép = Số tiền lương nghỉ phép Tổng số tiền lương nghỉ phép CN trích trước SX được hưởng theo chế độ hàng tháng 12 tháng Tổng số tiền lương nghỉ Tổng số công nhân Tiền lương phép CNSX được hưởng = SX được hưởng x 12 x được hưởng theo chế độ lương nghỉ phép 1 ngày phép (1 năm) Ví dụ: Trong tháng 4/2000 kế toán có thể trích trước tiền lương nghỉ phép cho 1 tổ như sau: Tổ gồm có 7 người hưởng các mức lương cơ bản khác nhau, số ngày nghỉ phép của các tổ sẽ được hưởng 100% lương cơ bản. Mỗi công nhân được nghỉ 12 ngày trong 1 năm, do vậy cách tính như sau: - 2 công nhân có mức lương cơ bản là 14.000 đ/1 ngày công, thì số tiền lương nghỉ phép trong năm là: 2 x 12 x 14.000 đ = 336.000 đ - 2 công nhân có mức lương cơ bản là 10.500 đ/1 ngày công, thì số tiền lương nghỉ phép trong năm là: 2 x 12 x 10.500 đ = 252.000 đ - 3 công nhân có mức lương cơ bản là 9.450 đ/1 ngày công, thì số tiền nghỉ phép trong năm là: 3 x 9.450 = 340.200 đ Tổng số tiền lương nghỉ phép năm của tổ áp lực là : 336.000 đ x 252.000 đ + 340.200 đ = 928.200 đ Số tiền lương nghỉ = 77.350 phép củ tổ áp lực trích = 928.200 đ trước cho mỗi tháng 12 Vậy mỗi tháng áp lực phải trích trước số tiền lương nghỉ phép là 77.350 đ. Có thể áp dụng cách tính trên để trích trước tiền lương nghỉ phép cho các tổ sản xuất khác trong Xí nghiệp. Hạch toán trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất. Nợ TK 622: Số tiền trích trước Có TK 335(VD là 77.350 đ) Tính tiền lương nghỉ phép phải trả thực tế trong tháng kế toán ghi: Nợ TK: 335 Số tiền lương nghỉ phép Có TK334 CNV thực nghỉ trong tháng Chi tiền lương nghỉ phép thực tế. Nợ TK 335 Nợ TK 622, 627, 642 Có TK 334 2) Về công tác tổ chức hạch toán ban đầu và luân chuyển chứng từ: - Trong công tác kế toán, tổ chức ghi chép ban đầu nhằm cung cấp những thông tin kinh tế về những hoạt động cụ thể là một trong những yêu cầu mang tính nguyên tắc, nó ảnh hưởng đến thời gian, chất lượng, hiệu quả công tác kế toán. Trong đó nội dung tổ chức chứng từ kế toán là một trong những nội dung quan trọng nhất ở Xí nghiệp Môi trường đô thị số 4. Việc tổ chức ghi chép ban đầu về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đảm bảo tính đầy đủ, nhưng về thời gian còn chưa kịp thời, ảnh hưởng đến trình tự ghi sổ kế toán. Công tác kiểm trả đối chiếu số liệu kế toán là một công việc bắc buộc, thường xuyên liên tục của kế toán. Trong công tác kế toán tiền lương, các khoản trích theo lương tại Xí nghiệp Môi trường đô thị số 4 việc kiểm tra đối chiếu số liệu thường dồn vào cuối tháng, cuối quý. Để đảm bảo tính kịp thời của kế toán việc kết hợp giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết phải được tiến hành thường xuyên, liên tục nhằm cung cấp số liệu cho việc lập báo báo cáo tài chính và các báo cáo kế toán liên quan về phòng kế toán để đảm bảo cho việc ghi sổ và lập báo cáo kế toán. áp dụng CNTT vào công tác kế toán. Ngày nay, khoa học công nghệ đang phát triển việc áp dụng công nghệ thông tin vào xí nghiệp để giúp công việc hạch toán nhanh hơn đỡ tốn thời gian, làm giảm bớt khối lượng công việc. Vì vậy, xí nghiệp nên mua những phần mềm kế toán thích hợp để áp dụng và đăng ký áp dụng phương pháp hạch toán, tạo điều kiện cho việc hạch toán thống kê kế toán đạt được hiệu quả cao . Kết luận Qua thời gian học tập, được sự giảng dạy nhiệt tình của các thầy cô giáo giàu kinh nghiệm, tôi đã nhận thức sâu sắc những vấn đề lý luận, những thông tin kinh tế thị trường, xã hội và hướng hoạt động tất yếu của quy luật kinh tế trong cơ chế quản lý mới. Được trang bị những kiến thức cơ bản về công tác tác tổ chức kế toán ở doanh nghiệp sản xuất, với nhận thức doanh nghiệp. Công tác tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương đối với tôi có một vai trò hết sức quan trọng trong việc xây dựng giá thành sản phẩm. Bởi vì tiền lương là một trong những yếu tố của chi phí sản xuất giảm giá thành sản phẩm, mang lại lợi nhận, thu nhập của người lao động cao là vai trò của kế toán tiền lương, BHXH. Do đó đòi hỏi công tác kế toán tiền lương ngày càng phải hoàn thiện về mặt quản lý, quản lý lao động, sử dụng lao động hợp lý, tính toán tiền lương bảo đảm phù hợp nguyên tắc chế độ Nhà nước quy định. Đồng thời kế toán tiền lương, các khoản trích theo lương phải phản ánh phân bổ chi phí về tiền lương, BHXH và các đối tượng sử dụng kịp thời, chính xác tính đúng và chi trả lương, BHXH cho cán bộ CNV trong các doanh nghiệp đầy đủ kịp thời, đúng chế độ nhằm động viên người lao động tích cực trong sản xuất, thúc đẩy kinh doanh phát triển. Đồng thời cũng giúp cho cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý có những quyết định tốt hơn nữa để quản lý, chỉ đạo sản xuất, mở rộng quy mô sản xuất nâng cao năng suất lao động. Với trình độ nhận thức thực tế còn nhiều hạn chế tôi đã hoàn thành cơ bản chuyên đề kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Xí nghiệp môi trường đô thị. Chuyên đề của tôi chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế nhất định. Tôi rất mong nhận được những ý kiến phê bình của các thầy cô giáo và cô chú lãnh đạo Xí nghiệp Môi trường đô thị để chuyên đề của tôi được bổ sung hoàn chỉnh, lý luận sát với thực tế. Tôi xin chân thành cảm ơn ! Hà nội, ngày 24 tháng 3 năm 2001 Sinh viên Phạm Quốc Bình Lời cảm ơn. Bản chuyên đề " Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương " của tôi được hoàn thành dưới sự giúp đỡ chỉ bảo, hướng dẫn tận tình của các thầy cô giáo trong khoa Tài chính Kế toán trường Đại học Dân lập Phương Đông cũng như của các cô chú cán bộ hiện đang công tác tại Xí nghiệp Môi trường đô thị số 4. Tôi xin cảm ơn các thầy cô giáo, đặc biệt là thầy giáo Dương Nhạc, đã tận tình hướng đẫn, chỉ bảo giúp cho tôi hoàn thành được bản chuyên đề này. Tôi xin cảm ơn các cô chú cán bộ hiện đang công tác tại Xí nghiệp Môi trường đô thị số 4, đặc biệt là phòng Tài chính Kế toán Xí nghiệp đã giúp đỡ chuyên môn nghiệp vụ giúp cho tôi nâng cao hiểu biết của mình tạo điều kiện để tôi đem những hiểu biết của mình vào thực tế. Tôi cũng xin cảm ơn gia đình bạn bè đã tạo mọi điều kiện cho tôi hoàn thành bản chuyên đề này. Hà nội, ngày 9 tháng 5 năm 2001 Sinh viên Phạm Quốc Bình