Chuyên đề Hoàn chỉnh công tác đánh giá thực hiện công việc tại công ty xuất nhập khẩu than và hợp tác quốc tế -Coalimex

ố lượng lao động không được xếp loại A này chủ yếu là do nghỉ BHXH hoặc nghỉ thai sản chứ không phải do vi phạm các quy định, quy chế trong quá trình thực hiện công việc 4.Người đánh giá Hiện nay đánh giá thực hiện công việc tại công ty chủ yếu do lãnh đạo đánh giá cho nhân viên còn những nhà lãnh đạo lại chưa được đánh giá. Việc lựa chọn người đánh giá chính thức hiện nay cho công ty là cần thiết để có thể tiến hành đánh giá được cho cả nhân viên và người lãnh đạo. Đồng thời người đánh giá phải được đào tạo về những kiến thức và kỹ năng cần thiết để phục vụ cho việc đánh giá. 5.Chu kỳ đánh giá. Công ty duy trì đánh giá thông qua các buổi giao ban hàng tháng. Trong các cuộc họp lãnh đạo xem xét tình hình thực hiện công việc chung của toàn công ty sau đó nhận xét sự thực hiện công việc của từng cán bộ nên những mặt tích cực và chưa tích cực trong thực hiện công việc của từng nhân viên để góp ý cho việc thực hiện công việc tiếp theo. Đối với mỗi nhân viên, lãnh đạo lại xem xét theo những tiêu thức khác nhau. Các tiêu thức do lãnh đạo công ty đưa ra căn cứ vào đòi hỏi mức độ hoàn thành công việc nhưng chưa có các tiêu chuẩn cụ thể. Việc đánh giá này chủ yếu do lãnh đạo thực hiện. có sự tham gia trực tiếp của nhân viên đó và tập thể cán bộ công ty cho nên có tính công khai. Tuy nhiên với chu kỳ đánh giá như hiện nay trong thời gian ngắn như vậy đôi khi toàn bộ quá trình làm việc cũng như kết quả thực hiện công việc không đươc phản ánh đầy đủ do đó dễ dẫn đến kết quả đánh giá THCV là không chính xác 6. Thông tin phản hồi Sau khi họp xét đánh giá thực hiện công việc hay phân loại lao động, lãnh đạo phụ trách mỗi đơn vị sẽ có trách nhiệm thông báo kết quả cho từng người trong đơn vị trong các buổi nói chuyên môn. Mọi ý kiến thắc mắc về kết quả phân loại sẽ được cán bộ phụ trách giải đáp, nên chưa thoả mãn thì có thể kiến nghị lên văn phòng công ty để đề nghị xem xét, tuy nhiên trường hợp này rất hiếm vì phần lớn kết quả phân loại thường cao hơn sơ với việc thực hiện công việc thực tế của người lao động. Như vậy hàng tháng người lao động chỉ được thông báo về kết quả phân loại lao động của mình mà không được đưa ra có lý do cụ thể vè kết quả xếp loại đó. Do công tác thông tin phản hồi yếu kém như vậy nên người lao động không có điều kiện để nêu ra những khó khăn của họ trong quá trình thực hiện công việc cũng như không nhận được những chỉ dẫn cụ thể để khắc phục những khó khăn đó. II. CÁC HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY 1.Hoạt động đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Công ty đã tiến hành tổ chức thực hiện theo các hình thức đào tạo phong phú đa dạng như : Đào tạo dài hạn , đào tạo cơ bản ngắn hạn, đào tạo tại chỗ, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ các chuyên nghành …với quy mô trong toàn công ty ở cả trong và ngoài nước. *Đối với đào tạo trong nước . - Công ty coi đây là cơ sở, nền tảng để đào tạo bồi dưỡng đội ngũ cán bộ công nhân viên chức đủ trình độ đáp ứng yêu cầu phát triển của công ty, đảm bảo cho sự phát triển của công ty. Công ty chủ chương đào tạo và bồi dưỡng ngay tại các lớp công ty tự mở và ở tại các trường đào tạo chính quy trong nước Đối với các lớp do công ty tự mở nhằm bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ công nhân viên trong công ty đã có trình độ, để đáp ứng với điều kiện kinh doanh mới, được khai giảng hàng năm, mỗi năm trung bình đào tạo khoảng 5- 7cán bộ công nhân viên, trong đó chủ yếu là nhân viên phòng xuất nhập khẩu. Đối với những cán bộ được gửi đi học ở các trường chính quy trong nước, thường là những người có thâm niên công tác ở công ty từ 3 năm trở lên cần phải đào tạo thêm trình độ chuyên môn cơ bản để có thể làm việc ở vị trí mới hoặc vẫn làm ở vị trí cũ nhưng phải đáp ứng được yêu cầu cao hơn của công ty. Trong năm 2005 công ty đã gửi đi 5 cán bộ công nhân viên thuộc phòng xuất khẩu và phòng hành chính tổng hợp đến các cơ sở đào tạo chính quy trong nước Đào tạo nước ngoài . - Công ty đào tạo ngoài nước được thực hiện bằng nhiều hình thức và cấp độ đào tạo khác nhau. Đối với các chuyên nghành đặc thù các cơ sở đào tạo khác nhau. Đối với các chuyên nghành đặc thù các cơ sở đào tạo trong nước chưa có khả năng đảm nhiệm. Do vậy việc gửi học viên đi đào tạo, huấn luyện các chuyên ngành ở nước ngoài theo các chương trình hợp tác khác nhau sẽ ngày càng phát triển ở công ty. Trong đó việc đào tạo cho cán bộ quản lý rất được chú trọng ở tất cả các bộ phận phòng ban. Trong năm 2005 đã có một thạc sỹ được đào tạo ở Nhật Bản và 2 cán bộ quản lý hành chính , 1 cán bộ phòng xuất nhập khẩu được đào tạo tại các trung tâm tập huấn Nhật Bản. - Nhìn chung hoạt động đào tạo bồi dưỡng nguồn nhân lực là tương đối mạnh, hầu hết các cán bộ đã trải qua các khoá đào tạo, nhưng việc đào tạo và bồi dưỡng nguồn nhân lực ở công ty vẫn tồn tại nhiều hạn chế. Việc đào tạo và bồi dưỡng cán bộ còn mang nặng hình thức, chỉ chú trọng đào tạo bằng cấp, chưa chú ý đến đào tạo kỹ năng chuyên nghiệp. Ví dụ như kỹ năng soạn thảo văn bản hoặc sử dụng phần mềm quản lý dữ liệu là những kĩ năng hết sức cần thiết cho hoạt động hàng ngày của công ty nhưng chưa có cán bộ nào được cử đi đào tạo các nghiệp vụ này, cán bộ thực hiện công việc chủ yếu tự học hỏi công việc thực tế. 2. Thù lao lao động. Thù lao lao động là một hoạt động quan trọng trong bất kì tổ chức nào. Các chính sách thù lao nhằm khuyến khích người lao động đóng góp khả năng của mình vào thực hiện công việc. Hệ thống trả lương, trả thưởng trong công ty được tổ chức khá linh hoạt, khuyến khích sự tham gia nhiệt tình của người lao động trong thực hiện công việc. Thù lao bao gồm thù lao mang tính chất tài chính và thù lao mang tính chất phi tài chính. Bảng tạm ứng tiền lương trong tháng 8 năm 20005 Đợt 1 STT Các ban Hệ số lương 205/CP và PC Hệ số lương khoán cá nhân Hệ số k điều chính lương khoán Lương NĐ205/CP và PC Lương khoán Ngày công Tổng lương thời gian 1 Ban giám đốc 9.89 11.6 1.40 2.868.100 3.198.000 6.066.100 2 Ban tuyển dụng 13.53 13.5 3.20 3.923.700 4.212.000 8.135.700 3 Ban đào tạo 27.67 25.7 7.90 8.024.100 7.179.900 15.204.200 4 Phòng KTTH 17.22 19.00 4.70 6.193.800 5.865.600 12.059.400 5 Phòng TTNN 19.78 19.8 5.60 5.736.200 6.177.600 11.913.800 Cộng 88.09 89.60 22.8 26.746.100 26.633.100 53.379.200 Cán bộ công nhân viên trong công ty nhận được khoản lương bao gồm: lương cơ bản theo NĐ 205/ct&PL và khoản lương khoán của công ty( phụ thuộc vào ngày công làm việc của công ty ) Ngoài ra cán bộ công nhân viên công ty còn nhận được các khoản thưởng khác ngoài lương khi các đơn vị, phòng ban hoàn thành chỉ tiêu Khoản thưởng cho mỗi đơn vị, phòng ban phụ thuộc vào mức độ hoàn thành công việc của mỗi đơn vị đó, còn mức thưởng cho mỗi cá nhân phụ thuộc vào thời gian làm việc, hệ số lương khoán và hệ số k điều chỉnh lương khoán của mỗi người Bảng chi thưởng thi đua 6 tháng đầu năm 2005 Stt Họ và tên Thời gian công tác trong kì (tháng ) Hệ số lương khoán cá nhân Hệ số k điều chỉnh lương khoán Tổng cộng hệ số thưởng Số tiền 1. Ban giám đốc chi nhánhTrần Hưng PhúNguyễn Quốc Hùng 2. Phòng kế toán tông hợp Đậu Tuấn AnhLê Ngọc Toán Lê Thị Xuân LaiLê Thị HoànNguyễn Việt Cường 26 6 6 6 2 6.2 5.4 4.2 3.0 3.0 2.2 1.2 1.0 1.2 1.2 1.0 1.0 14.88 32.4 30.24 21.6 18.00 4.40 0.00 1.828.285 3.980.943 3.715.547 2.653.926 2.211.635 540.622 0.0 Thu nhập này không cố định trong từng tháng mà tuỳ thuộc vào mức độ thực hiện công việc, tuy nhiên công ty vẫn cố gắng đảm bảo có khoản thu nhập này cho cán bộ, cơ sở để tả phần chi thưởng này phụ thuộc cả vào hệ số lương khoán hay phụ thuộc vào chức danh công việc, do vậy việc chia thưởng ở mỗi đơn vị còn chưa phản ánh được mức độ thực hiện công việc của mỗi người. Qua số liệu thù lao lao động của cán bộ công nhân viên công ty ta thấy các phần thù lao này được trả chưa thực sự gắn kết với kết quả thực hiện công việc do cả yếu tố khách quan và chủ quan đem lại. Yếu tố khách quan đó là quy chế trả lương của nhà nước và quy định trả lương của công ty vì trả lương khoán là cố định đối với từng loại lao động điều này không phản ánh được mức độ THCV của cán bộ có khác nhau hay không ? Yếu tố chủ quan tứ phía công ty phản ánh qua phần chi thưởng. Phần thu nhập này cũng được trả thông qua đánh giá thực hiện công việc tuy nhiên do đánh giá còn chưa có hệ thông chính thức nên kết quả đánh giá cũng chưa phản ánh được chính xác mức độ chênh lệch trong thực hiện công việc 3. Bố trí nhân sự - Từ khi mới thành lập công ty chưa có bản mô tả công viêc và bản yêu cầu công việc đối với người thực hiện cho nên phân công công việc chủ yếu được dựa trên cơ sở các vị trí công việc của ban quản lý đã có từ trước. Cho đến nay với sự mở rộng và phát triển kinh doanh của công ty, khối lượng công việc nhiều hơn, yêu cầu cần có một số vị trí công việc mới. Bố trí nhân sự vào các vị trí này dựa vào khả năng trình độ của cán bộ trên cơ sở đánh giá của lãnh đạo công ty về cán bộ đó. Thông qua điều tra về sự phù hợp với công việc tại vị trí của mình hầu hết cán bộ cho là đã phù hợp với khả năng và trình độ, các cán bộ đã phát huy được hiệu quả trong công việc. Tuy nhiên việc phân công công việc hiện nay tại các vị trí còn chưa rõ ràng cho hầu hết các cán bộ làm việc tại công ty đều là những người kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau công ty và không làm đúng chuyên nghành được đào tạo - Giám đốc của công ty phải kiêm nhiệm các công việc bao gồm : Kế hoạch phát triển của công ty, xét duyệt các đề án, dự án mới, tổ chức và quản lý nhân sự, trực tiếp điều hành các công việc hàng ngày của công ty, làm công tác đối ngoại cho công ty. - Cán bộ nhân sự của công ty hầu hết là những người tốt nghiệp thuộc chuyên nghành khác như Maketing, Kế toán, Tài chính. Ngoài thực hiện các nội dung liên quan đến trị nhân sự của công ty còn tham gia vào công việc của ban quản trị. - Cán bộ phòng xuất nhập khẩu : Đa phần là những cán bộ không được đào tạo chuyên sâu, không đúng chuyên nghành, nhân viên mới thường là những người được đào tạo thuộc lĩnh vực khác vào làm việc dưới sự hướng dẫn của nhân viên có kinh nghiệm trong phòng. Ngoài công việc thuộc lĩnh vực của mình như: lập đơn đặt hàng, soạn thảo , hợp đồng trình giám đốc tổ chức hợp đồng khi đã được kí kết, cán bộ thuộc phòng xuất nhập khẩu còn phải làm các công việc như các nhân viên Maketing thực hiện việc giao dịch, đàm phán với các đối tác trong và ngoài nước, tổ chức giao lưu, giới thiệu thông tin nhằm khuyếch trương công ty. Hiện nay trong công ty có khoảng 70% số lượng cán bộ nhân viên trong công ty là làm trái nghành trái nghề và có khoảng 30% số lượng cán bộ trong công ty làm kiêm nhiệm các công việc. Nếu xét khối lượng công việc thông qua thời gian thực hiện công việc, trong một tuần trung bình thời gian lãng phí không phục vụ vào công việc của toàn công ty là 9,6 % trong đó thời gian lãng phí của người đảm nhiệm công việc nhiều nhất là 2.71% trong khi của một số người lên đến 18,2%. Hiện nay với khả năng thực hiện công việc của các cán bộ thì các nhiệm vụ vẫn được hoàn thành với chất lượng khá tốt tuy nhiên nếu hoạt động kinh doanh của công ty mà ngày càng phát triển, khối lượng công việc nhiều lên thì việc đảm nhiệm công việc như hiện nay gây ra hiện tượng “ quá tải “và hiệu quả của việc thực hiện công việc. Do đó cần phải thực hiện công việc phân công công việc cho hợp lý nhằm mục đích phát triển bền vững cho công ty. 4. Tuyển dụng nhân lực. Công ty xuất nhập khẩu than và hợp tác quốc tế -coalimex là công ty đã được thành lập cách đây hơn 20 năm , uy tín của công ty trên thị trường đã được xác định , đời sống cán bộ công nhân viên trong công ty ngày càng được nâng cao , thu nhập bình quân của người lao động trong công ty vào mức cao so với mức lương trên thị trường hiện nay. Do vậy việc tuyển dụng lao động của công ty thường được rất nhiều lao động quan tâm , tập hợp ứng viên nộp hố sơ xin xét tuyển thường là lớn trong đó hàng năm công ty chỉ tuyển dụng khoang5-10 người , vì vậy việc những người được tuyển chọn đều là những người có trình độ cao ít nhất cũng phải có trình độ đại học trở lên và phải có hai năm kinh nghiệm và đòi hỏi phải thực hiện được công việc ngay khi vào làm ở công ty . III. NGUYÊN NHÂN CỦA TÌNH TRẠNG TRÊN Đánh giá thực hiện tại công ty tuy đã được tiến hành một cách chính thức nhưng còn tồn tại nhiều hạn chế , điều này là do những nguyên nhân chủ yếu sau: Nguyên nhân khách quan: ĐGTHCV là một nội dung quan trọng trong hoạt động QTNL nhưng trong các doanh nghiệp việt nam thì hầu như công tác này còn chưa được quan tâm một cách đúng mức , chưa có những tiêu chuẩn cụ thể cho các cho từng loại công việc cũng như cho mỗi chức danh. Đồng thời việc tiếp cận thông tin về đánh giá thực hiện công việc từ các nguồn đặc biệt từ các trường đại học hay các viện còn chưa tới được với công ty dễ dàng và công ty xuất nhập khẩu hợp tác quốc tế cũng là một trong số đó. Nguyên nhân chủ quan: Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, khối lượng công việc tăng thêm , đòi hỏi cần có nhiệm vụ mới phương pháp thực hiện công việc mới ,cần có những chức vụ vị trí mới , do vậy những quy định cụ thể về thực hiện công việc không thể thay đổi hay xây dựng mới ngay được, do vậy trong thực tế nhân viên trong công ty thường thực hiện các công việc do người lãnh đạo đơn vị trực tiếp giao cho chứ không thực hiện công việc theo một tiêu chuẩn cụ thể nào. Đồng thời vấn đề đánh giá thực hiện công việc trong công ty không phải công ty không quan tâm và không muoons làm tốt nhưng công ty đã và đang khẳng định mình , do đó những việc khác được ưu tiên hơn trong đó công tác đánh giá thực hiện công việc cũng được tiến hành nhưng với tốc độ chậm. Với đội ngũ 4 người như hiện nay thì có những người không làm đúng chuyên ngành học vì vậy việc tiếp cận kiến thức đánh giá thực hiện công việc một cách khó khăn và không có hệ thống là một nguyên nhân khác dẫn dến công tác đánh giá thực hiện công việc chưa tốt Hơn nữa việc đánh giá mang tính chủ quan của lãnh đạo vẫn chưa gặp phải những phản ứng không tốt về phía nhân viên, chưa gây ảnh hưởng nặng đến kết quả THCV của toàn công ty do đó ban lãnh đạo chưa thấy hết được sự cần thiết phải xây dựng hệ thống đánh giá. VI. SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ THCV TẠI CÔNG TY - Công tác ĐGTHCV của cán bộ công nhân viên chức có một ý nghĩa hết sức quan trọng, công việc này sẽ đem lại lợi ích không chỉ cho công ty mà còn cho cả bản thân người đánh giá. Kết quả đánh giá càng chính xác sẽ giúp cho ban lãnh đạo của công ty đưa ra các quyết định nhanh chóng chính xác, giúp cho công tác quản lý nguồn nhân lực được hiệu quả. Để có thể cạnh tranh trong môi trường kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, công ty phải có bộ máy hoạt động năng động hơn, để việc kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất, nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên công ty thì phải có một chính sách quản lý tốt nguồn nhân lực và phát triển nguồn nhân lực. Do vậy để thực hiện tốt công tác trên điều quan trọng cần làm ngay là phải có một hệ thông đánh giá THCV trong công ty một cách hệ thống khoa học và hiệu quả. Đồng thời việc xây dựng hệ thống ĐGTHCV cho công ty xuất phát từ mục đích của việc sử dụng thông tin đánh giá THCV của công ty nó giúp cho cán bộ quản lý +Sắp xếp người phù hợp với công việc + Trả thù lao cho cán bộ + Có chính sách đào tạo và phát triển nguồn nhân lực cho phù hợp CHƯƠNG III KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC CỦA CÁN BỘ NHÂN VIÊN Ở CÔNG TY XN K THAN VÀ HTQT COALIMEX I. PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNGTY ẢNH HƯỞNG TỚI HOẠT ĐỘNG ĐGTHCV CỦA CÁN BỘ NHÂN VIÊN 1.Phuơng hướng của công ty Tính đến cuối năm 2006 công ty XNKT-HTQT Coalimex đã trở thành công ty cổ phần được một năm. Tuy rằng loại hình doanh nghiệp thay đổi với những hình thức kinh doanh mới, lĩnh vực mới, nhưng con người trong công ty hầu như là không đổi. Do vậy phương hướng phát triên của công ty trong tương lai cho công ty trong thời gian tới được ban lãnh đạo công ty xác định sẽ như sau : Đầu tư theo chiều sâu, đổi mới trang thiết bị máy móc cho công ty Tìm hiểu thị trường và khách hàng mới Nâng cao chất lượng sản phẩm và kiểu dáng mẫu mã nhằm nâng cao uy tín của công ty trên thị trường Không ngừng đào tạo bồi dưỡng đội ngũ cán bộ trong công ty nâng cao trình độ chuyên môn thích nghi với công việc mới. 2. Các giải pháp thực hiện Để thực hiện được các mục tiêu đã đề ra, công ty đã đưa ra các giải pháp sau -Xác định đúng người, đúng khả năng, đúng công việc để từng bước nâng cao chất lượng lao động, nhập và xuất ra những sản phẩm có chất lượng cao đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. - Xem xét chuẩn bị đầu tư thiết bị, công nghệ có chất lượng cao nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, đa dạng hoá sản phẩm và cập nhật thông tin giúp cho việc quản lý và xử lý thông tin nhanh chóng kịp thời với tình hình. - Tranh thủ sự giúp đỡ của ban lãnh đạo ngân hàng nhà nước, tăng cường quan hệ với ngân hàng nhà nước các tỉnh, với các ngân hàng thương mại, với các đơn vị ngoài nghành. - Quan hệ với các đơn vị có khả năng vốn, kĩ thuật liên kết tạo khả năng cớ thể nhập và xuất khẩu những mặt hàng có giá trị lớn kỹ thuật hiện đại nhằm mở rộng lĩnh vực hoạt động. II. HOÀN THIỆN HỆ THỐNG DGTHCV CHO CÁN BỘ CÔNG NHÂN VIÊN CỦA CÔNG TY XNK Để đáp ứng được những yêu cầu trong quá trình phát triển của công ty theo những phương hướng đã đề ra, công ty nhận thức được tốt hơn nguồn lao động của mình, công ty cần phải quan tâm hơn nữa đến các hoạt động QTNL của mình, đặc biệt là cần phải hoàn thiện hệ thông ĐGTHCV cho toàn bộ CBCNV cũng như lao động quản lý. 1.Nâng cao nhận thức của ban lãnh đạo công ty về ĐGTHCV cho lao động quản lý. Hiện nay ngoài mục đích khen thưởng công ty chưa hề sử dụng kết quả ĐGTHCV vào bất cứ hoạt động QTNS nào khác của công ty. Ngay cả công tác khen thưởng cũng được thực hiện rất sơ sài, làm theo phong trào nên dẫn đến ĐGTHCV chưa được chính xác và công bằng. Trong khi đó 100% lao động quản lý đều có ý kiến muốn gắn kết quả ĐGTHCV vào các hoạt động quản trị nhân lực như đào tạo, trả lương hay đề bạt. Ta thấy rằng chính ban giám đốc công ty cũng như toàn thể lao động quản lý của công ty nhận thấy tầm quan trọng của ĐGTHCV nhưng do cơ chế xơ cứng cũng như không muốn có sự xác nhận lớn trong các hoạt động của công ty nên ban giám đốc của công ty chưa mạnh dạn đưa ra một hệ thông ĐGTHCV hiệu quả Do vậy để ĐGTHCV cho lao động quản lý làm tốt được công tác thì trước hết ban giám đốc của công ty cũng như lao động quản lý của công ty phải nhận thức rõ tầm quan trọng của ĐGTHCVcungx như phải bạo dạn trong việc đổi mới công tác đánh giá hiện nay. 2.Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá THCV cho lao động quản lý của công ty Tiêu chuẩn THCV là một hệ thống các chỉ tiêu để thực hiện các yêu cầu của công việc cả về chất lượng và về mặt số lượng các chỉ tiêu trên thực hiện công việc bao gồm các chỉ tiêu định lượng và chỉ tiêu định tính. Mặc dù vậy đối với lao động quản lý rất khó có thể đưa ra chỉ tiêu định lượng vì vậy các chỉ tiêu định tính sẽ là những tiêu chuẩn quan trọng để đánh giá tình hình thực hiện công việc của lao động quản lý. Về đánh giá THCV cho lao động quản lý của công ty được chính xác và công bằng, tạo động lực làm việc cho người lao động thì việc xây dựng tiêu chuẩn để đánh giá thực hiện công việc là rất quan trọng . Chính bởi vì hoạt động của lao động quản lý khó theo dõi, khó đánh giá và khó định mức lên tiêu chuẩn đưa ra thường rất chung chung không rõ ràng và thiếu hiệu quả, công tác ĐGTHCV không được chính xác và công bằng. Vì thế theo ý kiến của em để đánh giá THCV cho lao động quản lý được công bằng và hiệu quả tránh hiện tượng trách nhiệm thuộc về tập thể dẫn đến không ai phải chịu trách nhiệm thì với mỗi vị trí cụ thể, căn cứ vào bản phân tích công việc ta sẽ đưa ra tiêu chuẩn đánh giá THCV cụ thể. Ta có thể chia ra các chức danh trong công ty như sau : Ban giám đốc, Trưởng phó các phòng ban, và nhân viên phục vụ. Do vậy tiêu chuẩn thực hiện công việc cũng sẽ được xây dựng riêng cho từng loại lao động cho phù hợp với đặc điểm của họ 2.1.Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc cho giám đốc công ty. Ban giám đốc công ty bao gồm 1 giám đốc, 1 phó giám đốc là người có quyền đưa ra các quy định, tổ chức thực hiện các quy định quản lý và chịu trách nhiệm về quyết định của mình. Hoạt động của Ban giám đốc công ty giải quyết những vấn đề chung đảm bảo cho sự phát triển của cả hệ thống quản lý. Vì vậy sự phát triển của từng tổ chức phụ thuộc vào các quyết đinh của ban giám đốc công ty. A. Các chỉ tiêu dành cho vị trí thuộc ban giám đốc công ty Chỉ tiêu kết quả sản xuất kinh doanh của công ty. Đây là chỉ tiêu quan trọng nhất đề phản ánh kết quả làm việc của ban giám đốc trong một tập thể lao động. Nhiệm vụ quan trọng nhất của ban giám đốc công ty là điều hành hoạt động của một tổ chức để hoàn thành những mục tiêu cơ bản của đơn vị chỉ tiêu sản xuất kinh doanh rất quan trọng nhất là đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Do vậy đây là chỉ tiêu không thể thiếu khi đánh giá THCV của ban giám đốc công ty. Ta có thể đánh giá mức độ hoàn thành mà có thể kết luận về sự thực hiện công việc Nếu vượt kế hoạch : Mức độ thực hiện công việc là tốt Nếu hoàn thành kế hoạch : Mức độ thực hiện công việc là khá Nếu không hoàn thành kế hoạch : Mức độ thực hiện công việc là kém B. Chỉ tiêu tinh thần trách nhiệm Với bất cứ vị trí công việc nào của một cán bộ lãnh đạo, tinh thần trách nhiệm là một phẩm chất không thể thiếu vì họ phải có một vai trò quan trọng trong tổ chức là đầu tàu và là tấm gương để mọi người trong công ty. Tinh thần trách nhiệm này chính là sự hoàn thành công việc đối với vị trí của mình. C. Chỉ tiêu về uy tín trong tập thể. Để có thể lãnh đạo tập thể với một số lượng người lao động lớn, người lãnh đạo ngoài đáp ứng các yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ của mình còn phải là người được mọi người coi trọng và nể phục. Uy tín của một cán bộ lãnh đạo chính là sự tin tưởng kính trọng và nể phục của mọi người trong công ty đối với họ uy tin này không thể tạo dựng bằng sự vững vàng về chuyên môn mà còn thu được do thái độ, cách xử sự hàng ngày, sự quan tâm với mọi người xung quanh, tinh thần trách nhiệm đối với công việc, đối với tập thể. Đây cũng là một chỉ tiêu có thể dùng để phản ánh về sự THCV của ban giám đốc. D. Khả năng phân tích và giải quyết vấn đề. Đây là một chỉ tiêu định tính rất khó xác định tuy nhiên lại liên quan lớn đến sự THCV của một người lãnh đạo. Người cán bộ lãnh đạo phải đưa ra rất nhiều vấn đề liên quan đến công ty, người lao động, công việc do vậy họ phải có khả năng phân tích và giải quyết vấn đề để THCV của mình. Chỉ tiêu này cũng có thể được xác định thông qua một số mức độ sau: + Đưa ra các quyết định sai Không có: Mức độ thực hiện công việc là tốt 1 lần : Mức độ thực hiện công việc là khá Nhiều hơn 1 lần : Mức độ thực hiện công việc là kém + Báo cáo chậm so với yêu cầu. Không có : Mức độ thực hiện công việc là tốt 1 đến 2 lần : Mức độ thực hiện công việc là khá Nhiều hơn 2 lần : Mức độ thực hiện công việc là kém. E, Khả năng tạo việc làm cho người lao động. Việc làm và thu nhập luôn là vấn đề quan tâm lớn nhất của người lao động trong công ty. Nếu công ty hoàn thành kế hoạch về doanh thu, lợi nhuận mà trong khi vẫn có những lao động phải nghỉ việc thì người cán bộ lãnh đạo vẫn chưa được coi là hoàn thành công việc của mình. Do vậy vấn đề tạo việc làm cũng có thể được tính là 1 chỉ tiêu quan trọng trong công việc đánh giá THCV của cán bộ lãnh đạo. Chỉ tiêu này được thể hiện thông qua các hợp đồng kinh doanh mới, những thị trường mới, bạn hàng mới và thu nhập của người lao động. Nên những yếu tố này tăng hoặc giảm cũng có thể được đánh giá một mức độ của sự hoàn thành công việc cho cán bộ lãnh đạo. Ngoài các chỉ tiêu quan trọng trên chúng ta có thể xây dựng thêm các chỉ tiêu đánh giá khác cho ban giám đốc công ty như: khả năng sáng tạo, khả năng làm việc độc lập, quan hệ với bạn đồng nghiệp. Hầu hết các chỉ tiêu đưa ra để đánh giá THCV của ban giám đốc đều là các chỉ tiêu định tính, có chỉ tiêu để nhận biết được phải có thời gian dài như chỉ tiêu kết quả sản xuất kinh doanh, khả năng tạo việc làm cho người lao động. Nhưng cũng có những chỉ tiêu trên được đánh giá trong thời gian ngăn như chỉ tiêu tinh thần trách nhiệm, uy tín trong tập thể Tuy nhiên để đánh giá THCV cho cán bộ lãnh đạo với những chỉ tiêu như trên thì cần phải có sự tham gia của người lao động trong công ty vào việc đánh giá thì mới đảm bảo chính xác và công bằng. Người lao động trong công ty chính là những người công nhận hoặc không công nhận về sự thực hiện công việc của cán bộ lãnh đạo vì nó liên quan trực tiếp tới họ. Tuy nhiên cũng có phần hạn chế nhưng đôi khi người lao động không thể hiểu biết hết được về các hoạt động của ban lãnh đạo công ty do đó sẽ có những đánh giá thiếu chính xác. Do vậy, đánh giá của họ chỉ mang tính chất tham khảo là chính. 2.2.Xây dựng chỉ tiêu ĐGTHCV cho cán bộ lãnh đạo của công ty Cán bộ lãnh đạo là những người quản lý trực tiếp thực hiện chức năng lãnh đạo bao gồm : Giám đốc, Phó giám đốc, Trưởng phó phòng, Để đảm bảo tính chính xác và công bằng trong đánh giá THCV cho lao động quản lý của công ty em đã tách riêng tiêu chuẩn của Ban giám đốc và cán bộ lãnh đạo còn lại. Với mỗi cán bộ lãnh đạo khác nhau thì nhiệm vụ và chức năng của họ cũng khác nhau vì họ đảm nhiệm công việc hoàn toàn khác nhau. Nếu ta lấy các tiêu chuẩn của Ban giám đốc áp dụng cho bất kì cán bộ lãnh đạo nào không thể có độ chính xác. Ví dụ nếu công ty không hoàn thành chỉ tiêu sản xuất kinh doanh nhung không phải do vấn đề lao động, thậm chí người lao động hoàn thành tốt nhiệm vụ, được bố trí đúng người đúng công việc thì không thể đánh giá chánh văn phòng, trưởng phòng của các phòng là không hoàn thành nhiệm vụ. Các tiêu chuẩn cho vị trí lãnh đạo của công ty. * Chỉ tiêu người lao động được bố trí đúng nghành nghề phù hợp với trình độ chuyên môn. Để đảm bảo tính liên tục của sản xuất, một trong những trách nhiệm của người lãnh đạo là tuyển chọn được người lao động phù hợp với yêu cầu, phân công bố trí đúng nghành nghề phù hợp với họ. Trong công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực ngắn hạn, lãnh đạo được quyền phân công, bố trí người lao động vào vị trí cần thiết đang thiếu người từ tổ công tác. Do vậy chỉ tiêu người lao động được bố trí đúng nghành nghề phù hợp với trình độ chuyên môn là một tiêu chuẩn cần thiết để đánh giá THCV của lãnh đạo. Chỉ tiêu này phản ánh quá trình thực hiện công việc có bị gián đoạn hay không * Chỉ tiêu người lao động được đào tạo để phù hợp với vị trí công tác Với 1 vị trí công tác trong công ty, người lao động có trình độ chuyên môn không phù hợp với công việc của mình đang thực hiện. Trong khi đó lao động quản lý đóng vai trò quan trọng trong tổ chức, công việc của họ thực hiện khó có thể lường những tác động đến tổ chức với các quyết định của mình. Để người lao động thực hiện công việc được tốt thì công ty phải đào tạo họ tới một trình độ nhất định để có thể thực hiện công việc, ngoài ra cần đào tạo bổ xung do công tác quản lý ngày càng phức tạp và tiến độ của khoa học kĩ thuật ngày càng cao. Do vậy, chỉ tiêu số lượng người lao động được đào tạo cho phù hợp với vị trí công tác cũng là một chỉ tiêu để đánh giá sự thực hiện công việc của lãnh đạo. * Chỉ tiêu số lần phàn nàn của người lao động đối với công tác quản trị nhân lực của công ty. - Văn phòng là bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực của công ty lãnh đạo của công ty là người trực tiếp giải quyết các công việc liên quan đến người lao động, là người thay mặt công ty giải quyết các thắc mắc cho người lao động. Do vậy, để đánh giá thực hiện công việc cho lãnh đạo của công ty thì số phàn nàn của người lao động đó với công tác quản trị nhân lực của công ty là một chỉ tiêu sát thực để đánh giá THCV của công ty lãnh đạo .* chỉ tiêu về số lần giải quyết các đơn khiếu nại phản ánh của người lao động Công ty luôn hoan nghênh những đóng góp ý kiến của người lao động về các hoạt động của mình nhằm ngày càng hoàn thiện về mọi mặt và giải quyết mọi đơn thư khiếu nại của người lao động. Văn phòng là nơi tiếp nhận và tổ chức việc giải quyết và đơn thư đóng góp ý kiến cũng như đơn thư khiếu nại của người lao động . Do vậy, đây cũng là một chỉ tiêu có thể dùng để ĐGTHCV của lãnh đạo. Ngoài ra, công ty có thể sử dụng các chỉ tiêu định tính khác để đánh giá thực hiện công việc cho lãnh đạo cũng như các lao động quản lý khác như chỉ tiêu tinh thần trách nhiệm, chỉ tiêu uy tín trong tập thế. 2.3. Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá THCV cho nhân viên nghiệp vụ Nhân viên nghiệp vụ là bộ phận cấu thành của đội ngũ cán bộ ở mọi cấp mọi khâu khác nhau. Họ là những người hiểu sâu nghiệp vụ với nhiệm vụ chủ yếu là hoạt động tác nghiệp chuẩn bị các thông tin đầy đủ, chính xác cho các chuyên gia và cán bộ lãnh đạo trong việc xây dựng và quyết định lựa chọn phương án tối ưu - Nhân viên hành chính : Họ là những người có trách nhiệm thực hiện các công việc thuộc các lĩnh vực hành chính quản trị công tác an ninh, quốc phòng công tác tổ chức nhân sự, lao động, tiền lương và công việc bảo đảm. - Nhân viên kỹ thuật : Họ là những người có trách nhiệm thực hiện các công việc thuộc lĩnh vực về chuyên môn kĩ thuật, kiểm tra chất lượng vật tư, các mặt hàng xuất khẩu xây dựng. - Nhân viên kinh tế : Họ là những người có trách nhiệm thực hiện các công việc thuộc lĩnh vực kinh tế, tính toán các chỉ tiêu kinh tế, lập báo cáo tài chính, phân tích thị trường. Đối với các nhân viên nghiệp vụ, khi đánh giá thực hiện công việc của họ công ty có thể sử dụng các chỉ tiêu trong bản phân tích công việc làm các chỉ tiêu đánh giá thực hiện công việc. Có thể đánh giá THCV của họ theo các mức độ sau : - Nếu họ hoàn thành tốt công việc được giao về cả số lượng và chất lượng được đánh giá là tốt. - Nếu họ chưa hoàn thành tốt công việc đúng hạn hoặc chất lượng công việc chưa đáp ứng yêu cầu nhưng không làm ảnh hưởng đến các hoạt động khác của công ty thì có thể đánh giá là khá. -Nếu họ chưa hoàn thành công việc hoặc chất lượng công việc chưa đáp ứng được yêu cầu và làm ảnh hưởng đến các hoạt động khác của công ty thì bị đánh giá là kém - Ngoài những tiêu thức trên công ty còn có thể sử dụng các tiêu thức khác để đánh giá như tính sáng tạo trong công việc, tính hợp tác với đồng nghiệp - Đồng thời khi đánh giá thực hiện công việc người đánh giá cần phải kết hợp cả các tiêu chuẩn ở trên với các quy định nội quy của công ty, chỉ tiêu về ngày công chỉ tiêu về việc tham gia cac phong trào thi đua. Việc đánh giá kết hợp như vậy sẽ cho công ty cũng như toàn thể CBCNV trong công ty có một các nhìn toàn diện hơn về lao động quản lý của mình. 3. Lựa chọn và thiết kế phương pháp Để đánh giá tình hình thực hiện công việc của cán bộ nhân viên tại công ty thì phương pháp đánh giá thích hợp nhất là phương pháp thang đo đánh giá bằng đồ hoạ. Theo phương pháp này người ta sẽ cho ý kiến đánh giá về các tiêu thức đã được xây dựng trước dựa trên một thang đo xác định các mức độ THCV từ thấp đến cao. Các tiêu thức đánh giá bao gồm 3 loại: Thứ nhất : Liên quan đến những nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc đã được phân công cụ thể như trong bản mô tả công việc Thứ hai : Liên quan đến sự quản lý công việc cá nhân bao gồm : Đưa ra các mục tiêu cho bản thân phấn đấu, tính tự quyết trong công việc, tính sáng tạo và có các sáng kiến trong công việc, xây dựng kế hoạch làm việc khoa học. Thứ ba : Liên quan đến quá trình thực hiện công việc. Đối với nhóm tiêu thức thứ nhất dùng để đánh giá nhiệm vụ và trách nhiệm cho từng công việc cụ thể, nhóm tiêu thức thứ hai và thứ ba được đưa ra rất khái quát có thể áp dụng cho các công việc được thực hiện trong các hoạt động Thang đo đánh giá có thể gồm từ 3 đến 7 mức và được xác định bằng các tính từ như : rất tốt, tốt,bình thường ,không hài lòng,rất không hài lòng. Việc xác định số mức của thang đo là rất quan trọng, không nên quá ít ởi bởi như vậy sẽ thiếu chính xác do khoảng cách giữa các mốc quá lớn gây ra khó khăn khi xếp những người này vào mức độ này, người kia vào mức độ kia khi chỉ chênh lệch nhau rất ít về điểm số hay về việc xếp loại Trên thang đo đánh giá có thể có điểm lượng hoá kết quả đánh giá. Tất cả các tiêu thức đánh giá có thể được soạn thảo trên một phiếu đánh giá, người đánh giá bằng cách điền vào các mức độ thực hiện trên mẫu in sẵn này. Mỗi nhân viên sẽ được đánh giá theo từng yêu cầu và cuối cùng cấp quản trị sẽ đưa ra đánh giá chung về tình hình THCV tổng thể. Biểu mẫu đánh giá thực hiện công việc của cán bộ công nhân viên trong công ty Họ và tên:……………………………………………………………………. Tuổi:…………………………………………………………………………. Thâm niên công tác:…………………………………………………………. Vị trí:………………………………………………………………………… Thời gian đảm nhiệm vị trí:…………………………………………………. Chức vụ:…………………………………………………………………….. Ngày đánh giá:……………………………………………………………… Chỉ tiêu đánh giá Xếp loại Giải thích Trọng số 5.4.3.2.1 1. Kết quả sản xuất kinh doanh của tập thể 1 5.4.3.2.1 2. Tinh thần trách nhiệm 1 5.4.3.2.1 3. Khả năng phân tích và giải quyết vấn đề 1 5.4.3.2.1 4. Kết quả thực hiện công việc 1 5.4.3.2.1 5. Khả năng giao tiếp 1 5.4.3.2.1 6. Khả năng tạo việc làm cho người lao động 1 5.4.3.2.1 7. Uy tín trong tập thể 1 5.4.3.2.1 8. Khả năng sáng tạo 1 5.4.3.2.1 9. Khả năng lãnh đạo 1 5.4.3.2.1 Tổng điểm Xếp loại Chữ ký của người nhận Chữ ký của giám sát viên Ngày….tháng….năm……… Ngày….tháng….năm……. Kiểm tra Duyệt Sau đó hội đồng đánh giá sẽ tổ chức biểu quyết theo đa số cho từng chỉ tiêu theo các mức: 5- Rất tốt : người nhân viên vượt qua tất cả những tiêu chuẩn quy định và những mong đợi của công việc một cách xuất sắc. 4- Tôt: người nhân viên vượt được những tiêu chuẩn quy định và những mong đợi của công việc. 3- Bình thường : đạt được những tiêu chuẩn quy định và những mong đợi của công việc và ít khi đạt những kết quả mong đợi 2- Không hài lòng : không đáp ứng được yêu cầu của công việc , nếu bồi dưỡng thêm có thể làm được. 1-Rất không hài lòng: không đáp ứng được yêu cầu và phải sa thải . Với trọng số như nhau (bằng 1) thì: Loại Lãnh đạo Nhân viên Rất tốt 36 ¸38 31 ¸33 Tốt 29 ¸30 27 ¸30 Trung bình 24 ¸28 22 ¸26 Không hài lòng 17 ¸ 24 13 ¸21 Rất không hài lòng £16 £12 4. Lựa chọn chu kì đánh giá. Chu kì đánh giá THCV của CBCNV trong công ty hiện nay áp dụng giống như các công ty kinh doanh khác là một tháng. Chu kì này là quá ngắn để đánh giá thực hiện công việc của người lao động. Với phương pháp lựa chọn như trên thì chu kì đánh giá THCV nên là một quý đánh giá một lần. Với một chu kì như vậy, tổng hợp về kết quả sản xuất kinh doanh của công ty chính là đánh giá được chỉ tiêu kết quả sản xuất kinh doanh của CBCNV 5.Chọn nguời đánh giá. Với hoạt động như hiện nay của công ty nếu chỉ chọn một người làm công tác đánh giá thì hết sức khó khăn, cho nên để đánh giá chính xác hoạt động thì việc đánh giá nên tổ chức theo nhóm. Nhóm đánh giá bao gồm những cán bộ lãnh đạo trực tiếp cùng với sự có mặt của cán bộ nhân sự . Trước khi tiến hành đánh giá công ty sẽ tổ chức việc đánh giá thông qua việc phát cho mỗi nhân viên một mẫu tự đánh giá với các tiêu thức đánh giá tương tự như tiêu thức trong mẫu đánh giá của nhóm đánh giá. Khi tiến hành đánh giá nhóm đánh giá sẽ căn cứ vào kết quả THCV trong cả kì và bản tiêu chuẩn THCV đã được thiết kế sẵn kết hợp với kết quả của việc tự đánh giá, nhóm đánh giá sẽ thảo luận và đánh giá một cách chính thức, kết quả cuối cùng được cán bộ nhân sự tập hợp. Nhóm đánh giá có thể từ 3-5 người 6.Thông tin phản hồi Sau mỗi kỳ đánh giá người dánh giá cần trình kết quả đánh giá lên lãnh đạo công ty sau đó tổ chức một cuộc họp chính thức để thảo luận với cán bộ về kết quả đánh giá thực hiện công việc của từng cán bộ công nhân viên để đua ra các kiến nghị , giải pahps để nâng cao hiệu quả hoạt động trong thời gian tới Tổ chức thu thập thông tin phản hồi của nhân viên qua phiếu thăm dò ý kiến sau : Phiếu thăn dò ý kiến đánh giá Tên người được hỏi:………………………………………………………... Công việc thực hiện:……………………………………………………….. Anh chị thấy các nhận xét đánh giá thực hiện công việc của mình đã hợp lý và công bằng chưa? Rất công bằng và hợp lý Công bằng và hợp lý tương đối Chưa công bằng và còn nhiều bất hợp lý Những vấn đề gì làm anh chị không hài lòng về kết quả đánh giá Những người tham gia đánh giá chưa đủ Các tiêu chuẩn căn cứ thiếu khoa học Các đánh giá chỉ có tình hình thức Ý kiến khác của anh chị: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Anh chị thấy được gì qua cuộc đánh giá vừa qua Cần phải nỗ lực hơn nữa trong thực hiện công việc Thấy phấn khởi vì kết quả đánh giá công bằng Không có gì phải thay đổi nhiều Rất thất vọng vì cách đánh giá này Các ý kiến khác của anh chị: …………………..................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... Các kiến nghị của anh chị …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Xin cám ơn sự giúp đỡ của anh chị 7. Các bước tiến hành công tác dánh giá thực hiện công việc trong công ty xuất nhập khẩu than và hợp tác quốc tế -coalimex. Căn cứ vào các bước tiến hành dánh giá tình hình thực hiện công việc củ cán bộ nhân viên , ta có thể rút ra quy trình đánh giá cụ thể tại công ty xuất nhập khẩu than như sau : 7.1 cán bộ đánh giá Nhằm loại bỏ các lỗi mắc phải khi đánh giá , để nâng cao hiệu quả của công tác đánh giá cần phải tổ chức các buổi tập huấn , cung cấp bổ xung theem các thông tin và kiến thức cần có cho cán bộ quản lý . Để đào tạo các cán bộ quản lý , công ty phải tự sưu tầm tài liệu , sau đó trao đổi với nhau đẻ đi đến thống nhất về các chỉ tiêu đánh giá . Mời các chuyên gia về lĩnh vực này để giúp cho cán bộ quản lý , đồng thời nghiên cứu phương pháp đánh giá hữu hiệu. 7.2 Thảo luận phương pháp đánh giá với cán bộ nhân viên trong công ty. Trước khi có cuộc gặp gỡ với cán bộ nhân viên để đánh giá , nếu ban lãnh đạo không giải thích mục đích và quy trình đánh giá cho nhân viên của mình thì họ sẽ bị bất ngờ và không hiểu lãnh đạo đang làm gì, điều này cố thể dẫn tới hậu quả : nhân viên bực tức, cảm thấy bị xúc phạm, không hợp tác với cán bộ đánh giá, hoài nghi vào lãnh đạo . Do vậy, trước khi tổ chức đánh giá, lãnh đạo công ty phải phổ biến trước cho nhân viên của mình hiểu : đánh giá công việc như thế nào ? để làm gì ? nhấn mạnh vào những lợi ích mang lại cho công ty và cho chính bản thaan họ khi tham gia công tác đánh giá. Phương án sẽ tiến hành, đồng thời công ty đặt yêu cầu nhân viên làm gì, lên có thái độ ra sao. Vì thế muốn có sự đánh giá chính xác đòi hỏi cán bộ phải am hiểu sâu sắc về nhiệm vụ của cán bộ nhân viên mình quản lý, cộng với sự quản lý tốt và sự cộng tác tích cực của đơn vị tẻong thời gian đánh giá thì hiệu quả sẽ cao. 7.3 Tổ chức đánh giá trong các bộ phận. - Sự đánh giá thực hiện công việc sẽ được thực hiện theo sự phân cấp quản lý trong công ty . Giám đốc trực tiếp theo dõi và giải quyets kịp thời các vướng mắc theo sự phân cấp quản lý trong công ty - Tổng kết nội dung đánh giá và so sánh với các mục tiêu đã đề ra - Rút kinh nghiệm cho lần sau đánh giá - Trao đổi kết quả đánh giá với cán bộ nhân viên III. ÁP DỤNG ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC CỦA CÁN BỘ NHÂN VIÊN NGAY TRONG CÔNG TY XUẤT NHẬPKHẨU THAN VÀ HỢP TÁC QUỐC TẾ Nghiên cứu bô máy tổ chức nhân sự của một công ty hay một tổ chức nào đó ta phải nghiên cứu chức năng nhiệm vụ yêu cầu của từng vị trí công việc , xong công ty xuất nhập khẩu than và hợp tác quốc tế là một công ty cổ phần thuộc tổng công ty than việt nam. Với tổng số 216 nhân viên có hợp đồng dài hạn với công ty bao gồm một hội đồng quản trị, một giám đốc và các phòng ban. Sau đây em chỉ đánh giá một số vị trí toàn diện cho toàn bộ cán bộ nhân viên trong công ty. 1.Trưởng phòng - Bản mô tả công việc: Nhiệm vụ chung : Nắm bắt tình hình thực hiện kinh doanh của đơn vị, chỉ đạo đôn đốc thực thi nhiệm vụ và tham mưu cho ban giám đốc trong việc đưa ra các quyết định kinh doanh Nhiệm vụ cụ thể : Quản lý điều hành toàn bộ lao động trong phòng mình phụ trách. Thực hiện các hoạt động kiểm tra giám sát các hoạt động kinh doanh của đơn vị chuẩn bị kế hoạch kinh doanh cho phòng theo từng tháng và phối hợp với các phòng khác để phục vụ kế hoạch của công ty Quyền hạn : Giao nhiệm vụ cho cán bộ công nhân viên trong phòng mình phụ trách, triệu tập nhân viên để làm rõ các vấn đề liên quan yêu cầu bổ sung nhân sự nếu cần thiết và đề nghị thuyên chuyển thăng chức, hạ bậc, đào tạo người lao động trong phạm vi thẩm quyền của mình Những hoạt động chính và đột xuất. Kiểm tra đôn đốc giám sát tình hình nhiệm vụ kế hoạch của phòng, tổ chức thực hiện nội quy quy chế của công ty phối hợp các phó phòng ban chức năng khác để tham mưu cho giám đốc trong việc điều hành hoạt động của công ty và tham gia nghiên cứu thị trường khảo sát thị trường để nắm bắt xu thế phát triển của thị trường - Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc Có kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ có ý thức tổ chức kỉ luật cao có tinh thần trách nhiệm có khả năng làm việc độc lập am hiểu về lĩnh vực quản lý nắm được chủ trương chính sách của Đảng nhà nước. Có khả năng tổng hợp phân tích đánh giá để đưa ra quyết định thuộc phạm vi trách nhiệm của mình Tốt nghiệp đại học, sử dụng thành thạo vi tính văn phòng có khả năng sử dụng các văn bản bằng tiếng Anh Tham gia lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước Biểu mẫu đánh giá thực hiện công việc của cán bộ công nhân viên trong công ty Họ và tên:……………………………………………………………………. Tuổi:…………………………………………………………………………. Thâm niên công tác:…………………………………………………………. Vị trí:………………………………………………………………………… Thời gian đảm nhiệm vị trí:…………………………………………………. Chức vụ: Trưởng phòng Ngày đánh giá:……………………………………………………………… Chỉ tiêu đánh giá Xếp loại Giải thích Trọng số 5.4.3.2.1 Kết quả sản xuất kinh doanh của tập thể Doanh thu của doanh nghiệp luôn tăng Số lượng doanh thu 1 5.4.3.2.1 Tinh thần trách nhiệm Khả năng tư duy và phán đoán Khả năng ra quyết định Khả năng lập kế hoạch và phân công lao động Khả năng tổ chức theo dõi và giám sát nhân viên thừa hành Khả năng đánh giá và động viên nhân viên 1 5.4.3.2.1 Khả năng tạo việc làm cho người lao động Lao động trong công ty có việc làm thường xuyên hay không Số lượng lao động có việc làm thường xuyên 1 5.4.3.2.1 Khả năng sáng kiến sáng t ạo Khi gặp các tình huống khó khăn có biện pháp tháo gỡ Số lượng các biện pháp tháo gỡ Đã có những sáng kiến gì để nâng cao hiệu quả trong công tác kinh doanh 1 5.4.3.2.1 Khả năng giao tiếp Quan hệ làm việc khó hay dễ Tình hình hợp tác với các phòng ban khác Quan hệ tình cảm giúp đỡ động viên nhân viên Khả năng trình bày và truyền đạt thông tin 1 5.4.3.2.1 Uy tín trong tập thể Ý thức trách nhiệm và sự tận tâm trong công việc Ý thức tiết kiệm và bảo vệ của công Không để vi phạm nội quy kỹ luật Trung thực cẩn thận luôn giữ được lòng tin đối với cấp trên và mọi người 1 5.4.3.2.1 Khả năng lãnh đạo Các nhân viên dưới quyền làm việc dưới sự lãnh đạo của mình Các nhiệm vụ được giải quyết nhanh chóng và phù hợp với trình độ chuyên môn của mỗi nhân viên 1 5.4.3.2.1 Tổng điểm Xếp loại Chữ ký của người nhận Chữ ký của giám sát viên Ngày….tháng….năm……… Ngày….tháng….năm……. Kiểm tra Duyệt 2.Nhân viên văn thư - Xây dựng bản mô tả công việc Nhiệm vụ chung : Tiếp nhận các văn bản đến công ty chuyển giao đúng phòng ban đơn vị, sắp xếp các văn bản hồ sơ tài liệu bảo quản để tra tìm nhanh Nhiệm vụ cụ thể : Quản lý con dấu ấn chỉ và chịu trách nhiệm về những dấu mình đã đóng và cung cấp thông tin cho các chủ thể quản lý, các đối tượng khác theo sự chỉ đạo của cấp trên Quyền hạn : Tham gia các cuộc họp do phòng ban đơn vị tổ chức. Từ chối đóng dấu khi chưa có chữ kí của người chịu trách nhiệm trực tiếp. Và được hưởng các chế độ chính sách theo quy định của công ty - Xây dựng bản tiêu chuẩn thực hiện công việc Khả năng đánh 60 chữ trên một phút có khả năng bảo quản bảo mật thông tin tốt nghiệp trường trung cấp văn thư và đã qua lớp đào tạo tin học văn phòng Biểu mẫu đánh giá thực hiện công việc của cán bộ công nhân viên trong công ty Họ và tên:……………………………………………………………………. Tuổi:…………………………………………………………………………. Thâm niên công tác:…………………………………………………………. Vị trí:………………………………………………………………………… Thời gian đảm nhiệm vị trí:…………………………………………………. Chức vụ: Nhân viên văn thư Ngày đánh giá:……………………………………………………………… Chỉ tiêu Xếp loại Giải thích Trọng số 5.4.3.2.1 Kết quả thực hiện công việc Các văn bản hồ sơ tài liệu được chuyển đúng đối tượng kịp thời phục vụ cho sản xuất kinh doanh Quản lý chất lượng thiết bị kịp thời điều chỉnh để nâng cao chất lượng kinh doanh Mức độ hoàn thành và hiệu quả của công việc được giao 1 5.4.3.2.1 Sáng kiến sáng tạo Đã có những biện pháp để nâng cao hiệu quả trong công tác phục vụ cấp phát đồ dùng cho cán bộ nhân viên Số lượng các biện pháp sáng kiến 1 5.4.3.2.1 Khả năng giao tiếp Quan hệ với đồng nghiệp Thực hiện quan hệ hợp tác với cán bộ nhân viên trong công ty 1 5.4.3.2.1 Tác phong làm việc Tính tự giác, chủ động trong công việc Làm việc khoa học khẩn trương 1 5.4.3.2.1 Quản lý thông tin liên quan Các thông tin của công ty được quản lý chặt chẽ không bị lộ ra ngoài Các thông tin được bảo mật Số các thông tin bị lộ ra ngoài 1 5.4.3.2.1 Ý thức trong lao động Tuân thủ sự chỉ đạo của lãnh đạo Thực hiện tốt các quy định trong công ty Số lần vi phạm các quy định trong công ty 1 5.4.3.2.1 Tổng điểm Xếp loại Chữ ký của người nhận Chữ ký của giám sát viên Ngày….tháng….năm……… Ngày….tháng….năm……. Kiểm tra Duyệt 3.Nhân viên kế toán - Xây dựng bản mô tả công việc: Nhiệm vụ chung : Tổng hợp số liệu của các phòng thuộc công ty báo lên để lập báo cáo quyết toán theo quý, năm gửi các ban nghành có liên quan Nhiệm vụ cụ thể : Tổ chức công việc kế toán, tính toán tổng hợp phân bổ số liệu cho hạch toán kế toán cung cấp tài liệu số liệu cho lãnh đạo đơn vị và chịu trách nhiệm về các nghiệp vụ kế toán tài sản cố định, kế toán tiêu thụ, kế toán tiền mặt, kế toán tổng hợp Quyền hạn : Kiến nghị để xuất phương án liên quan đến chuyên môn nghiệp vụ của mình. Hướng dẫn chỉ đạo kiểm tra các nghiệp vụ kế toán và được tham gia các cuộc họp do công ty tổ chức cho toàn bộ cán bộ công nhân viên công ty - Xây dựng bản tiêu chuẩn thực hiện công việc Nắm vững các chế độ kế toán, nắm chắc quy trình tổ công việc kế toán. Am hiểu pháp luật kinh tế các chế độ chính sách tài chính. Trình độ đại học kế toán có 2 năm kinh nghiệm làm việc kế toán, biết sử dụng chương trình kế toán máy Biểu mẫu đánh giá thực hiện công việc của cán bộ công nhân viên trong công ty Họ và tên:……………………………………………………………………. Tuổi:…………………………………………………………………………. Thâm niên công tác:…………………………………………………………. Vị trí:………………………………………………………………………… Thời gian đảm nhiệm vị trí:…………………………………………………. Chức vụ: Nhân viên kế toán Ngày đánh giá:……………………………………………………………… Chỉ tiêu Xếp loại Giải thích Trọng số 5.4.3.2.1 Kết quả thực hiện công việc Tính toán cân đối thu chi theo đúng quy định hay không Lập báo cáo hàng quý, năm phải đúng thời hạn, trung thực chính sác 1 5.4.3.2.1 Tinh thần tập thể Đoàn kết với mọi người trong phòng Phối hợp với đồng nghiệp hoàn thành các chỉ tiêu của phòng củng như của công ty 1 5.4.3.2.1 Thái độ làm việc Tự giác siêng năng làm việc tôn trọng giờ làm việc và nội quy kỷ luật Phương pháp làm việc khoa học khẳn trương Có tinh thần trách nhiệm trong khi làm việc Chấp hành mọi nội quy không vi phạm kỷ luật lao động 1 5.4.3.2.1 Khả năng giao tiếp Quan hệ với đồng nghiệp, giúp đỡ động viên đồng nghiệp Tình hình quan hệ hợp tác với khách hàng và cấp trên 1 5.4.3.2.1 Độ tin cậy trong công tác - Trung thực cẩn thận luôn giữ được lòng tin với cấp trên và với mọi người xung quanh 1 5.4.3.2.1 Tổng điểm Xếp loại Chữ ký của người nhận Chữ ký của giám sát viên Ngày….tháng….năm……… Ngày….tháng….năm……. Kiểm tra Duyệt KẾT LUẬN Qua thời gian thực tập tại cơ quan xuất nhập khẩu và hợp tác quốc tế -coalimex . Em thấy rằng công tác đánh giá thực hiện công việc của công ty hiện nay là một hoạt động không thể thiếu , nó không những là cơ sở để đánh giá thực hiện của cán bộ công nhân viên trong công ty mà nó còn có tác động tới việc khuyến khích người lao động làm việc tích cực hơn hiẹu quả hơn và là cơ sở cho nhiều hoạt động quản trị nhân sự khác trong công ty . Công tác đánh giá thực hiện công việc trong công ty hiện nay đã được quan tâm và thực hiện khá tốt nhưng vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế , còn bị ảnh hưởng của quan hệ cá nhân chi phối nhiều và vẫn mang tính hình thức , vì vậy công ty đã và đang cố gắng tìm các biện pháp cũng như không ngừng học hỏi các phương pháp khác của các doanh nghiệp trong và ngoài ngành để hoàn thiện hệ thống của mình . Nhận thức được tính cấp thiết và tầm quan trọng của hoạt động đánh giá thực hiện công việc và muốn góp một phần nhỏ vào hoàn thiện hệ thống đánh giá của công ty , trong báo cáo của em ngoài cung cấp một số kiến thức cơ bản về đánh giá thực hiện công việc phân tích thực trạng đánh giá thực hiện công việc của công ty em còn đưa ra một số biện pháp nhằm hoàn thiên hệ thống này . Do còn nhiều hạn chế về kiến thức , thời gian lên báo cáo của em còn tồn tại nhiều thiếu sót , em rất mong được sự góp ý kiến của thầy cô để báo cáo cảu em được hoàn thiện hơn. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. 20 năm xây dựng và phát triển – Coalimex 2. Báo cáo thành tích thi đu 5 năm (2001 – 2005) 3. Quy chế trả lương trả thưởng cho người lao động trong công ty xuất nhập khẩu than và hợp tác quốc tế - Coalimex. 4. Quy định thưởng thi đua hoàn thành kế hoạch năm 2005 đối với bộ máy điều hành của công ty 5. Quy định thưởng thi đua hoàn thành kế hoạch hàng năm 6. Giáo trình quản trị nhân lực MỤC LỤC