Chuyên đề Hoàn thiện bộ máy tổ chức lao động ở công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà Nội

n 29.650 95.230 41.220 Trung Quốc 22.500 962.342 191.167 12.135.000 Nhật Bản 127.720 33.210 137.167 180.314 Hàn Quốc 299.486 238.962 80.973 500.170 Đài Loan 352..278 383.028 26.546 Đức 137.445 Hồng Kông 398 13.981 Mỹ 510 196.201 ấn Độ 232.590 20.300 464.674 1.110.000 Liên Xô cũ Anh 22.060 22.000 Philippin 60.660 ả Râpxeut 21.000 Ba Lan 6.400 ĐVT: Tính USD Qua bảng trên ta thấy Công ty mặc dù quan hệ với nhiều nước trên thế giới nhưng Công ty không phải giữ được kim ngạch xuất nhập khẩu với thị trường truyền thống như Inđonexia. Trước đây Indonexia là một thị trường nhiều tiềm năng phát triển các mặt hàng nông sản xuất khẩu như lạc nhân nhưng do ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng tài chính tiền tệ mà Indonexia là nước bị khủng hoảng nghiêm trọng nhất do vậy năm 1998 do đó Indonexia chỉ quan hệ một chiều với Việt nam và có giá trị kim ngạch nhập khẩu là 385.266USD . Riêng Trung Quốc năm 2000 có giá trị kim ngạch XNK tăng vọt với Việt nam ở Công ty trên 12 triệu USD đây là sự biến động của cả nguyên nhân chủ quan và khách quan. Chủ quan do doanh nghiệp đã nhanh chóng thích ứng trong việc khai thác thị trường Trung Quốc tăng cường các mối quan hệ trao đổi, mua bán XNK . Khách quan đó là sự chuyển biến mạnh mẽ của quan hệ kinh tế Việt - Trung. Thị trường Nga trước đây là thị trường có quan hệ quan trọng nhất của Tổng Công trước đấy và Công ty bây giờ nhưng do sự tan rã của Liên Xô cũ và Đông Âu nên thị trường này đã giảm xuống rất lớn đây là nguyên nhân khách quan ảnh hưởng mạnh đến hoạt động của Công ty về mặt thị trường . Như vậy cùng với biến động của cơ cấu mặt hàng xuất nhập khẩu thì thị trường xuất nhập khẩu của Công ty cũng biến động. Các thị trường mới cũng đang mở rộng. Tuy nhiên thị trường xuất nhập khẩu của Công ty cũng mới chỉ tập trung vào khu vực Châu á Thái Bình Dương là chủ yếu các thị trường có nhiều tiềm năng như Mỹ Tây Âu, Liên Xô … còn chưa được khai thác mở rộng. 2.2.4. Nguồn hàng trong nước và quốc tế: Trước năm 1986 Công ty chủ yếu mua hàng xuất khẩu theo phương thức đổi hàng và thu mua theo chỉ tiêu Nhà nước giao cho các đơn vị kinh tế , các đơn vị giao hàng ký kết hợp đồng thu mua tạo nguồn theo hợp đồng thu mua, tạo hàng thông qua liên doanh liên kết với các đơn vị sản xuất , thu mua qua đại lý, muađứt bán đoạn, cácư phương thức đối lưu hàng qua LC xuất khẩu uỷ thác cho các đơn vị tư nhân không có khả năng nhập khẩu . Phương thức thanh toán cho hoạt động thu mua trong nước chủ yếu là trả bằng tiền mặt, séc tín phiếu, nó tuỳ thuộc với yêu cầu của khách hàng. Đối với các nguồn hàng nước ngoài Công ty nhập hàng từ nước ngoài qua các bạn hàng nhập khẩu tìm kiếm nguồn hàng trên thị trường thế giới sau đó chuyển cho các nhu cầu trong nước hình thức thanh toán chủ yếu là LC (thư tín dụng, Lettr cridite). 2.2.5. Quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. a. Lập phương án kinh doanh . - Khi doanh nghiệp xuất khẩu . + Lập phương án sản xuất + Lựa chọn bạn hàng. + Lựa chọn điều kiện cơ sở giao dịch + Phương thức - Khi doanh nghiệp nhập khẩu + Lựa chọn bạn hàng + Lựa chọn điều kiện cơ sở giao dịch + Lựa chọn phương thức thanh toán b. Tổ chức điều tra nghiên cứu thị trường c. Tổ chức ký kết hợp đồng. - Những công việc trước khi giao dịch tiến tới ký kết hợp đồng. - Chuẩn bị về giao dịch - Các bước chào hàng, hỏi hàng đặt hàng - Các phương tiện kiểm tra tính giá hàng XNK Quảng cáo và nhãn hiệu trong ngoại thương Đàm phán gồm các yếu tố có tính chất quyết định như : bối cảnh, thời gian và quyền lực. Khi ký kết hợp đồng kinh doanh XNK ( thương mại quốc tế) AGREXPORT - HNv tập trung vào điều kiện sau: + Điều kiện: Tên hàng, phẩm chất, số lượng, bao bì, cơ sở giao dịch, giá cả, tin hàng, thanh toán, trả tiền, khiếu nại, bảo hành các trường hợp bất khả kháng và điều kiện vận tải. d. Thực hiện hợp đồng XNK. + Xin giấy phép XNK + Chuẩn bị XNK + Kiểm tra chất lượng hàng hoá + Thủ tục lưu cước + Mua bảo hiểm + Làm thủ tục hải quan + Giao nhận hàng tới tầu + Làm thủ tục thanh toán e. Giải quyết tranh chấp khiếu nại (nếu có) f. Đánh giá việc thực hiện hợp đồng XNK 2.2.6. Khó khăn và thuận lợi trong sản xuất kinh doanh của Công ty nông sản thực phẩm Hà Nội. a. Khó khăn. A.1. ổn định chính sách XNK. Hoạt động xuất nhập khẩu là một hoạt động kinh doanh chịu sự tác động lờn về các yếu tố không gian, thời gian hoàn cảnh lịch sử, về giá cả, phương thức thanh toán. Giá trị hàng hoá là rất lớn nên đòi hỏi chính sách nhập khẩu của mỗi quốc gia phải ổn định lâu dài có vậy doanh nghiệp xuất khẩu mới yên tâm trong việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh dài hạn, có điều kiện thuận lợi để tìm kiếm khách hàng và thực hiện các hợp đồng kinh doanh tuy nhiên trong điều kiện nước ta hiện nay do nhiều nguyên nhân nên việc thiết lập các chính sách về kinh tế nói chung và chính sách XNK nói riêng còn gặp rất nhiều khó khăn đây là một trở ngại của các doanh nghiệp xuất khẩu nói chung và của AGREXPORT - HNv nói riêng. A.2. Thủ tục hành chính và các cơ quan quản lý XNK. Đây là một khó khăn xuất phát từ cơ chế quản lý kinh tế hành chính của nước ta. Mặc dù có nhiều sửa đổi nhưng cơ chế quản lý kinh tế nói chung v à quản lý xuất nhập khẩu nói riêng còn nhiều rườm rà về văn bản giấy tờ, các quy định trong kinh doanh xuất nhập khẩu. Trong thực tế hiện nay có rất nhiều các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu tư TW đến địa phương với các quyền hạn quy mô và phạm vi khác nhau cho nên các văn bản thủ tục mà doanh nghiệp tuân theo còn rườm rà vẫn còn ảnh hưởng của cơ chế quản lý cũ của các cơ quan chức năng và số lượng cơ quan chức năng quản lý nên gây ảnh hưởng xấu đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Bên cạnh đó hoạt động XNK rất nhạy cảm về thời gian nên sự chậm trễ vướng mắc của văn bản giâý tờ không những gây thiệt hại về hoạt động uy tín của các doanh nghiệp xuất nhập khẩu mà còn có thể gây thiệt hại vê kinh tế trong việc thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu. Bởi giá trị hàng hoá của XNK là lớn nên sự chậm trễ hoặc vướng mắc có thể gây thiệt hại không nhỏ về mặt kinh tế cho doanh nghiệp . A.3. Thuế XNK. AGREXPORT - HNv là một đơn vị sản xuất kinh doanh thương mại. Thuế xuất nhập khẩu có tác động trực tiếp đến sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp . Hiện nay vấn đề thuế nhập khẩu của Việt Nam là tương đối cao có những mặt hàng đánh thuế > 100% giá trị . Bởi vậy chính sách thuế nhập khẩu nói riêng và chính sách thuế XNK nói chung vẫn chưa thực sự là phù hợp. Các chính sách thuế đối với danh mục hàng hoá trong kinh doanh xuất nhập khẩu vẫn còn nhiều bất cập, có những mặt hàng khuyến khích xuất khẩu chưa có sự linh động hoặc bảo trợ phù hợp về mức thuế để cho doanh nghiệp nó có thể cạnh tranh tốt trên thị trường thế giới nhất là hàng nông sản thực phẩm. A.4. Trợ giá và đ ầu tư phát triển cho nông sản.ư Mặt hàng nông sản là mặt hàng chính trong hoạt động xuất khẩu của AGREXPORT - HN ở nước ta số mặt hàng được ưa chuộng trên thế giới như lạc, dầu, cà phê ... Nhưng người sản xuất nông nghiệp vẫn gặp khó khăn trong sản xuất và tiêu thụ hàng hoá. Về sản xuất người nông dân gặp khó khăn về vốn, kỹ thuật, và các định hướng sản xuất các mặt hàng hoá nông sản của Công ty. Về mặt tiêu thụ thì người nông dân gặp phải tình trạng "Được mùa nhưng vẫn lo" đó là tình trạng tụt giá hàng nông phẩn, tư thương ép giá.. Nhà nước chưa có sự nghiên cứu đầu tư tốt cho sản xuất nông nghiệp cho những mặt hàng có giá trị xuất khẩu cao. A.5. Chất lượng hàng hoá nhất là nông sản. Thực tế hiện nay mà các phương tiên thông tin đại chúng nhắc đến nhiều đó là chất lượng hàng nông sản của nước ta trên thị trường thế giới. Các mặt hàng xuất khẩu của nước ta trên thị trường thế giới. Các mặt hàng xuất khẩu về nông lâm thuỷ sản ... của Việt Nam khi xuất khẩu còn ở dạng thô 100% hoặc là sở chế. Trong khi xuất khẩu thế giới cần những hàng hoá ở chất lượng cao. Do đặc điểm hạn chế như vậy nên tỉ lệ về ngoại tệ thu được hay giá hàng hoá nước ta nhất là hàng nông sản còn thấp không có sức cạnh tranh cao bị ép giá trên thị trường thế giới hoặc giá xuất khẩu rẻ. Trong khi một số thị trường nhiều tiềm năng như Mỹ, Tây âu có một số đòi hỏi khắt khe về chất lượng hàng hóa các tiêu chuẩn cao mà hàng nông sản Việt Nam hiện chưa đáp ứng được nhu cầu đấy là một thực tế chung nhưng đã ảnh hưởng đến AGREXPORT - HNv trong việc khai thác tìm thị trường xuất khẩu và ảnh hưởng đến hoạt động xuất khẩu của Công ty. A.6. Vốn kinh doanh. Vốn kinh doanh là vấn đề có thế nói là nhức nhối của tất cả các doanh nghiệp trong nước. Riêng AGREXPORT - HNv mặc dù có lượng vốn lớn và có sử dụng vốn vay từ các tổ chức tín dụng, vốn ODA để mở rộng sản xuất kinh doanh nhưng nguồn vốn bổ sung vẫn là vốn vay và đang ít còn ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của Công ty nhất là việc mở rộng quy mô số lượng các mặt hàng trong sản xuất kinh doanh .. A.7. Thông tin và vấn đề xúc tiến thương mai. Trong thế kỷ 21, kinh tế thế giới sẽ là kinh tế thị trường thông tin rất quan trọng trong mọi mặt của đời sống kinh tế xã hội . Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp ở Việt Nam nói chung thông tin thiếu nhiều nhất là trong hoạt động xuất nhập khẩu. Trong một cuộc hội thảo về xúc tiến thương mại khi đề cập đến vấn đề xúc tiến thương mại của Việt Nam một chuyên gia nước ngoài nhận xét. "Các doanh nghiệp Việt Nam chỉ mới đưa ra một yêu cầu tìm cho chúng tôi một bạn hàng để chúng tôi XNK và giao dịch trong khi câu nói cần thiết là chúng tôi có một số mặt hàng với chất lượng, kiểu dáng, giá cả, số lượng có thể... ra sao. Chúng tôi muốn biết trên thế giới nơi nào có nhu cầu về loại mặt hàng chúng tôi có với số lượng bao nhiêu chấp nhận giá cả như thế nào? Thông tin có 2 loại : - Thông tin miễn phí - Thông tin mua Trong việc kinh doanh xuất nhập khẩu và các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh để có đủ thông tin cần kết hợp cả hai nguồn trừ miễn phí và mua nhưng nếu mua phải bỏ ra 10.000USD/tháng đây là mức mà các doanh nghiệp ở nước ta không thể. Chính vì vậy việc thiếu thông tin phục vụ cho sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu là trở ngại của AGREXPOR-HN B. Thuận lợi trong sản xuất kinh doanh của công ty XNK nông sản thực phẩm Hà Nội. Là một doanh nghiệp xuất nhập khẩu trực thuộc sự quản lý trực tiếp của Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn, được quyền xuất nhập khẩu trực tiếp AGREXPORT-Hà Nội có những thuận lợi trong sản xuất kinh doanh. Tư cách pháp nhân của công ty rất lớn, có quyền XNK trực tiếp các mặt hàng nông sản nhiều chủng loại khác nhau với số lượng lớn, tự lập trong hạch toán sản xuất kinh doanh, được quyền vay vốn trực tiếp từ các tổ chức tín dụng để phục vụ kinh doanh. AGREXPORT-Hà Nội có tiền thân là Tổng Công ty XNK nông sản Việt Nam với bề dày kinh nghiệm lâu năm. Có đội ngũ cán bộ quản lý có kinh nghiệm, có trình độ tương đối cao kết hợp với lực lượng lao động trử và năng động nên công ty đã thực hiện tương đối tốt, những nhiệm vụ nhà nước giao phó, đảm bảo tăng trưởng đều đặn với tốc độ tăng trưởng cao so với các đơn vị khác. Được quyền tham gia triển khai các dự án đầu tư có tầm cỡ về quy mô và vốn. 2.2.6. Sự ảnh hưởng của đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đến quản lý lao động đặc biệt là cơ cấu tổ chức và bộ máy . 3. Cơ cấu cán bộ của doanh nghiệp - Hoạt động xuất nhập khẩu giao dịch với bạn hàng quốc tế đòi hỏi phải có đội ngũ cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ, trình độ ngoại ngữ tốt. Đặc biệt trong những năm gần đây hoạt động sản xuất kinh doanh củ doanh nghiệp ngày càng được mở rộng và phát triển đòi hỏi lực lượng cán bộ có trình độ chuyên môn sâu. Sau đây là cơ cấu cán bộ của AGREXPORT - Hà Nội. Thời kỳ 1997 - 2000 Bảng 5 Năm Chỉ tiêu 1997 1998 1999 2000 1. Tổng số lao động 153 157 157 159 2. Tỷ lệ lao động nữ 41,83% 42% 42% 42,13% 3. Lao động gián tiếp 30 30 30 30 4. Lao động trực tiếp 129 127 127 129 - Cơ cấu tuổi hiện nay tuổi 25 - 40 40 - 60 76(47,8%) 83 (52,2%) - Trình độ cán bộ công nhân viên hiện nay. Trình độ Không qua đào tạo Sơ cấp + trung cấp Cao đẳng Đại học + trên đại học 21 (13,2%) 17 (10,7%) 5 (3,14%) 116 (72,96%) * Nhận xét: II. Thực trạng bộ máy tổ chức. 1. Bộ máy tổ chức của doanh nghiệp trước 1995. (1995 là năm bản lề thời kỳ 1995 đ nay tự chủ HĐSXKD) Năm 1995 Công ty AGEXPORT được thành lập lại từ tổng công ty) Trước 1995 AGREXPORT-Hà Nội là tổng công ty XNK Nông sản, chịu tácđộng của cơ chế quản lý cũ, ** phải độc lập hạch toán kinh doanh nên bộ máy quản lý cồng kềnh có nhiều phòng ban. Hoạt động theo cơ chế cũ có nhiều hạn chế. Đây là tình trạng chung của các doanh nghiệp nhà nước trước đây. P XNK 1 P XNK 2 P XNK 3 P XNK 7 Phòng thị trường Phòng Tài chính Phòng kế toán Ban đề án thanh toán công nợ Chi nhánh XNK hải phòng Chi nhánh XNK  tp Hồ chí minh Phòng kế hoạch Phòng Tổ chức cán bộ Phòng hành chính Ban giám đốc + Tống g iám đốc + Hai phó tổng Sơ đồ. Bộ máy trước 1995 Do cơ chế chung của quản lý cũ nên tổng tiền thầu của AGREXPORT-Hà Nội có nhiều phòng ban với đội ngũ các phòng ban cồng kềnh hoạt động của tổng công ty thụ động phụ thuộc vào chỉ tiêu XNK mà nhà nước giao phó. Được độc quyền XNK hàng nông sản thực phẩm và không phải hạch toán tự lập. 2. Bộ máy tổ chức của công ty sau 1995. Đến 1995 tổng công ty được đổi tên thành công ty xuất nhập khẩu nông snr thực phẩm Hà Nội. Lúc này công ty đã hoàn toàn tự chủ trong sản xuất kinh doanh độc lập cạnh tranh trong cơ chế thị trường tự đảm bảo các nguồn voón, tài sản của nhà nước, đảm bảo nộp thuế nộp ngân sách, đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên do đòi hỏi của thực tế khách quan do sự sáng tạo năng động của công ty nên bộ máy quản lý và hoạt động của bộ máy có sự thay đổi lớn ngày càng điều chỉnh phù hợp với thực tế và nhu cầu của sản xuất kinh doanh. Tăng sức cạnh tranh đảm bảo sự phát triển bền vững và lâu dài của công ty. Ban giám đốc + Giám đốc. + Hai phó giám đốc P XNK 1 P XNK 2 P XNK 3 P XNK 4 Phòng tổ chức hành chính Phòng tài chính kế toán Phòng thị trường Chi nhánh XNK  Hải Phòng Chi nhánh xuất nhập khẩu TP HCM Xĩ nghiệp chế biến Nông sản Vinh Hoà P XNK 5 P XNK 6 P XNK 7 Nhà máy sản xuất đồ hộp Bắc Giang Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty từ 1995 đến nay. So với bộ máy quản lý từ trước 1995 Bộ máy quản lý hiện nay của công ty đã được thanh giảm gọn nhẹ hơn các phòng ban sát nhập tăng cường chức năng nhiệm vụ của mình nhiều hơn. Trong đó có sự sát nhập các phòng ban từ trước và sau 1995. - Phòng tổ chức + phòng HC thành phòng tổ chức hành chính - Phòng kế toán + phòng thị trường thành phòng kế hoạch và khai thác thị trường. + Ban đề án và thanh toán công nợ đã được chuyển nhiệm vụ cho các phòng ban khác. - Phòng tài vụ và phòng kế toán nay thành phòng tài chính kế toán Mô hình quản lý hiện nay của công ty là mô hình quản lý trực tuyến chức năng. Hai chi nhánh vẫn được giữ nguyên đến 2000 có thêm 2 nhà máy trực thuộc đó là nhà máy sản xuất hoa quả đóng hộp Bắc Giang và xí nghiệp chế biến nông sản Vĩnh Hoà. 3. Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban hiện nay. 3.1. Ban giám đốc. - Giám đốc là đại diện pháp nhân của công ty chịu trách nhiệm về toàn bộ sản xuất kinh doanh và thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước giám đốc trực tiếp điều hành công ty theo chế độ một thủ trưởng có quyền quyết định cơ cấu tổ chức phù hợp với từng thời kỳ. - Phó giám đốc giúp giám đốc điều hành các mảng hoạt động mà ban giám đốc giao phó. Cụ thể quản lý các chi hánh các nhà máy, xí nghiệp, trực thuộc đồng thời thay mặt giám đốc để quản lý điều hành các công việc được uỷ quyền. 3.2. Các phòng nghiệp vụ XNK (P.XNK 1 - PXNK7) - Các phòng này có nhiệm vụ tham mưu đề xuất tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh theo sự chỉ đạo chung của giám đốc. Kinh doanh tất cả các mặt hàng mà công ty đã được uỷ ban kế hoạch - Sở kế hoạch đầu tư Thành phố cho phép kinh doanh, ngoài ra còn làm d dại lý tiêu thụ các hàng tiêu dùng khác mà pháp luật cho phép. - Khai thác mặt hàng trong phạm vi cả nước, xây dựng phương án kinh doanh thu mua và xuất khẩu. - Được phép ký kết các hợp đồng kinh tế với các tổ chức kinh doanh trong và ngoài nước trên cơ sở sự đồng ý và uỷ quyền của giám đốc. - Được phép liên doanh liên kết xuất nhập khẩu với các tổ chức sản xuất có điêu kiện trong và ngoài nước. Và các đơn vị khác có lên quan đến giám đốc duyệt. - Được phép uỷ thác xuất nhập khẩu khi cần thiết và có hiệu quả - Được phép vay vốn trong và ngoài nước để đầu tư cho sản xuất thu mua, mua bán với nước ngoài trên cơ sơ có sự tham gia của các phòng ban khác và sự phê duyệt của giám đốc. Nhìn chung, các phòng này là tương đối độc lập. 3.3. Phòng kế toán tài chính. Chức năng và nhiệm vụ chủ yếu là giúp giám đốc quản lý chỉ đạo điều hành, kiểm tra các hoạt động tài chính, tiền tệ của công ty và các đơn vị cơ sở. Hạch toán hiệu quả kinh tế trong kinh doanh cân đối giữa vốn và các nguồn, kiểm tra quản lý sử dụng tài sản vật tư, tiền vốn nhằm phát huy quyền chủ động sản xuất kinh doanh tự chủ tài chính của công ty phát hiện ngăn chặn kịp thời các tiêu cực và vi pham về chế độ chính sách về tài chính, của công ty và các đơn vị trực thuộc. 3.4. Phòng tổ chức hành chính. Tham mưu lên giám đốc để sắp xếp, bố chí bộ máy tổ chức và lực lượng lao động. Thực hiện công tác cán bộ chế độ tiền lương, tiền thưởng giúp giám đốc thanh tra kiểm tra các hoạt động về chức năng nhiệm vụ của các bộ phận của công ty, về kinh tế của các bộ phận của các đơn vị cơ sở bao gồm: Tiền lương, tiền thưởng, chính sách khác... Tổ chức bồi dưỡng cán bộ phát huy nguồn lực con người. Giúp giám đốc thực hiện các mặt công tác nội bộ an toàn, khen thưởng, kỷ luật. Trực tiếp điều hành quản lý các bộ phận trực thuộc bộ phận mình quản lý như đội xe, bảo vệ, tạp vụ... 3.5. Phòng kế hoạch thị trường. Do tính chất đặc thù của công ty nên phòng kế hoạch thị trường của công ty có nhiệm vụ rất quan trọng ban thân phòng có 2 bộ phận: 3.5.1. Bộ phận kế hoạch và khai thác thị trường Chức năng nhiệm vụ chủ yếu của phòngn ày là tham mưu cho giám đốc xây dựng chương trình, kế hoạch, mục tiêu hoạt động kinh doanh XNK ngắn hặn, trung hạn và dài hạn. Phòng này đảm bảo việc thực hiện các nhiẹm vụ chức năng phần lớn trong nghiệp vụ ngoại thương. Tổng hợp cân đối toàn diện kế hoạch và điều chỉnh sự cân đối trong thực hiện mục tiêu phương hướng và nhiệm vụ. Giúp ban giám đốc kiểm tra việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh XNK của Công ty. Tìm tòi quan hệ hợp tác với các đối tác nhằm tạo ra các hợp đồng kt, khai thác thị trường trong và ngoài nước. Theo dõi sự biến động về giá cả, biến động về cung, cầu trong nước và quốc tế, thiết lập các mối quan hệ bạn hàng trong và ngoài nước. Hỗ trợ các phòng ban XNK trong việc khai thác và kinh doanh XNK. Về thộng tin, về các hợp đồng kinh tế nội và ngoại. Quản lý các công văn điện tín (fax, telex, mail...) phụ trách bộ phạn phiên dịch để phục vụ cho các phòng ban XNK. 3.5.2. Bộ phận pháp chế và tuyên truyền quảng cáo. Bộ phận này có nhiệm vụ giúp giám đốc quản lý các chính sách thị trường, sự thay đổi các quy định pháp chế trong và ngoài nước liên quan đến XNK. Tuyên truyền quảng cáo (xúc tiến thương mại) cung cấp thông tin cho đối tác về uy tín, khả năng của công ty. Thông tin liên lạc, lễ tân với bạn hàng trong và ngoài nước. Nghiên cứu đề xuất kiến nghị với giám đốc để giải quyết các vấn đề liên quan đến các chức năng nhiệm vụ về thông tin quảng cáo lễ tân và quan hệ, có liên quan đến lợi ích và nhiệm vụ của công ty. 3.6. Các chi nhánh và các nhà máy xí nghiệp. ở phía Bắc chi nhánh XNK Hải phòng, và nhà máy sản xuất đồ hộp ở Bắc Giang phía Nam có chi nhánh XNK TP Hồ Chí Minh và Xí nghiệp Vĩnh Hoà. Nhiệm vụ chức năng khai thác vùng nguyên liệu mở rộng thị trường. Hai chi nhánh XNK Hải Phòng và TPHCM mở rộng quan hệ thương mại với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước. Hai chi nhánh được uỷ quyền đại diện cho công ty trong quan hệ tài chính kinh tế, hợp tác, tìm kiếm đầu tư và giao dịch ở tại địa bàn nơi mình hoạt động. Các nhà máy ngoài nhiệm vụ khai thác nguồn nguyên liệu còn độc lập hạch toán sản xuất kinh doanh với công ty để đóng góp cho hoạt động cuả công ty. Sơ đồ: Khái quát hoạt động của công ty theo mục tiêu đặt ra, thời kỳ hiện nay. Ban Giám đốc Kế toán Tài chính Các phòng XNK Các chi nhánh + nhà máy Phòng Kế hoạch thị trường Phòng Tổ chức hành chính - Thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình - Phối kết hợp với các phòng ban chia sẻ, báo cáo với các phòng ban khác để hướng tới thực hiện mục tiêu chung. 4. Tình hình hoạt động của các phòng ban hiện nay củaAGREXPORT-Hà Nội. ở phần 3 của mục thực trạng bộ máy tổ chức trình bày những chức năng, nhiệm vụ cơ cấu, của bộ máy, tổ chức của công ty nhưng thực trạng về hoạt động của bộ máy trong việc hoàn thành chức năng nhiệm vụ theo mục tiêu đề ra hiện nay như sau: 4.1. Các phòng nghiệp vụ XNK. Hiện nay Công ty AGREXPORT-Hà Nội có 7 phòng XNK phòng XNK 1, phòng XNK 2, phòng XNK 3, phòng XNK 4, phòng XNK 5, phòng XNK 6, phòng XNK 7, nhiệm vụ của phòng này tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh XNK trong tất cả các mặt hàng của công ty. Các phòng này hoạt động tương đối độc lập với nhau. Tuy nhiên mỗi phòng đều có mặt hàng chủ lực của mình. Ví dụ ngoài các mặt hàng nôngười sản thông thường thì mặt hàng chính của phòng 1 và 6 là lạc nhân phòng số 2 và 3 là cà phế, phòng 4 là tiêu, phòng số 5 là chủ yếu nhập. Hiện nay các phòng xuất nhập khẩu hoạt động tốt. Phần lớn các hợp đồng kinh tế của công ty là do các phòng XNK mang lại. Sự chủ động, tính SSđộc lập và năng động thể hiện rất tốt. Trang thiết bị kỹ thuật của phòng được trang bị đầy đủ gồm các cơ sở vật chất như bàn ghế, máy tính, máy in điện thoại... Các phòng ban XNK đảm nhiệm hầu hết các công việc của công tác XNK bao gồm tìm kiếm nguồn hàng nôị địa và quốc tế, tìm hiếm, thu thập theo dõi thông tin biến động trên thị trường, ký kết các hợp đồng xuất nhập khẩu. Tuy độc lập về hoạt động XNK nhưng các phong ban này cũng có sự chia sẻ thông tin về các mặt có liên quan đến nghiệp vụ như nguồn hàng thông tin về thị trường nguồn hàng tất cả các phòng ban XNK đều chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc tuy độc lập hoạt động nhưng các phòng ban này không bao giờ xảy ra tranh chấp về nguồn hàng. nói chung các phòng XNK nổi bật ưu điểm là tính độc lập trong hoạt động khả năng tự chủ sáng tạo sự năng động trong công việc và giải quyết công việc.Tuy nhiên sự phối hợp còn chưa được tốt giữa các phòng ban XNK cần tăng cường sự phối hợp nhất là việc thiết lập ra các nhóm công tác tăng cương khả năng thế mạnh cho các lao động làm công tác XNK. 4.2. Phòng kế toán tài chính. Phòng kế toán tài chính có 9 người 2 nam 7 nữ hoạt động tương đối tốt đảm nhiệm và thực hiện tốt chức năng được giao. Bao gồm cân đối vốn và nguồn thu, luôn trả quản lý việc sử dụng tài sản vật tư vốn,... Nói chung hoạt động của phòng kế toán tài chính đã thực hiện được nhiệm vụ đề ra. 4.3. Phòng tổ chức hành chính. Phòng tổ chức hành chính Phòng tổ chức hành chính có 14 người bao gồm các quản lý như trưởng phó phòng, đội xe, bảo vệ... Phòng tổ chức hành chính hiện nay ngoài thực hiện các nhiệm chức năng được giao đã đề xuất bố trí sắp xếp cho cán bộ và nhan viên đi đào tạo nâng cao trình độ của cán bộ và công nhân viên của công ty. Phòng tổ chức quản lý trực tiếp điều hành đội xe và một khio lớn của công ty là kho số 2 cầu Tiên Giáp Bát. Hoạt động của đội xe. Trước đây bao gồm có xe tải phục vụ chở hàng hoá XNK và đội xe nhỏ chuyên chở Tổng giám đốc, phục vụ công tác của các bộ phận trong doanh nghiệp khi đi làm công tác cho công ty. Kho 2 cầu Tiên có một bộ phận phụ trách kho để chứa đựng hàng xuất và nhập của công ty. 4.4. Các chi nhánh ở TP Hải Phòng và TP HCM. Hai chi nhánh này được uỷ quyền cho công ty trong quan hệ kinh tế, tài chính, chắp nối hợp tác tìm kiếm đầu tư giao dich nơi địa bàn mình hoạt động hạch toán độc lập. Ngoài ra các chi nhánh này còn đảm nhận nhiệm vụ giao nhận vận chuyển cho công ty trong việc giao nhận vận chuyển còn chưa đảm bảo tốt. Hiện nay ở các nghiệp vụ có liên quan đến vận tải ở cảng chiếm khối lượng hàng hoá lớn của ngành XNK có rất nhiều đơn vị, tổ chức tham gia kinh doanh XNK ở các bộ ngành, địa phương kéo theo nó là cácđại lý giao nhận vạn chuyển hình thành và cạnh tranh với nhau. Khi thực hiện giao nhận vận chuyển hàng hoá AGREXPORT-Hà Nội có thể dựa vào hai lực lượng chính đó là chi nhánh ở Hải Phòng và các đại lý giao nhận vận chuyển. Nếu thuê các đại lý giao nhận vận chuyển thì sẽ có một chi phí thấp hơn khi nhờ chi ndhánh nhưng sự tin tưởng của công ty trong giao nhận vận chuyển hàng hoá không thể bằng chi nhánh của mình ngược lại khi nhờ chi nhánh hỗ trợ thì có thể yên tâm về vấn đề đảm boả những chi phí giao nhận vạan chuyển lại cao hơn. 4.5. Phòng kế hoạch thị trường Nhiệm vụ và chức năng chính - Phân tích thị trường và trong ngoài nước , bao gồm các vấn đề cung cầu, giá cả chất lượng số lượng.Mở rộng quan hệ bạn hàng quan hệ đối ngoại của công ty . Trong đó bao gồm cả việc tìm kiếm khai thác thị trường tìm là các hợp đồng thiết lập hợp đồng xuất nhập khẩu cho công ty . - Lập kế hoạch khai thác thị trường và kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty . - Phối hợp cung cấp thông tin liên quan cho các phòng nghiệp vụ xuất nhập khẩu. - Hiện nay phòng kế hoạch thị trường chỉ hoàn thành và quản lý đội ngũ phiên dịch phục vụ cho công ty và quản lý điện tín , Fax, telex công văn đi về ... - Nhân sự của phòng: 5 người + Trưởng phòng Đại học + Tiếng Anh + Phóphòng Đại học + Tiếng Anh + Một nhân viên ĐHTM biết tiếng Anh. + Một quản lý photo và Fax. + Một phục vụ 5.Các mặt đã đạt được và những vấn đề còn tồn tại về bộ máy tổ chức của AGREXPORT-HN. A. Những mặt đã đạt được - Nhìn chung hoạt động của Bộ máy tổ chức của AGREXPOR - HN có những mặt đạt được và chưa được sau: - Bộ máy tổ chức đã thanh giảm gọn nhẹ hơn trước với một cơ cấu tương đối hợp lý. - Không ngừng nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ lực lượng lao động thông qua việc đưa đi đào tạo + kết hợp tuyển dụng mới. - Xoá bỏ được tính quan liêu của cơ chế cũ, nhanh chóng thích ứng với cơ chế kinh tế mới. Tính năng động và tự chủ của các phòng ban và đội ngũ cán bộ là một trong những thế mạnh của Công ty. - Thống nhất tập trung sự điều hành trực tiếp của cấp trên đối với cấp dưới, nâng cao năng lực quản lý của cán bộ. - Không ngừng hoàn thiện để có thể tận dụng các lợi thế của mình, khai thác tương đối tốt các nguồn lực, khai thác thị trường, tạo các mối quan hệ vững chắc, tạo uy tín trên thương trường. - Có cơ sở vật chất trang thiết bị phục vụ được đầu tư liên tục cho các phòng ban, phục vụ lao động, khai thác và tìm kiếm thông tin như cơ sở vật chất nhà cửa, bàn ghế, máy tính, máy in, kết nối internet... B. Các mặt chưa đạt được. Thực hiện chức năng của mỗi phòng ban. ở các phòng nghiệp vụ xuất nhập khẩu, phòng kế toán, thực hiện chức năng của mình khá tốt. Có tính độc lâp tự chủ cao nhưng các phòng tổ chức hành chính và phòng kế hoạch thị trường còn chưa thực hiện tốt chức năng của mình, nhất là phòng kế hoạch thị trường thiếu chức năng của mình, trong khi chức năng nhiệm vụ của phòng này là rất lớn đối với Công ty như đã trình bày ở trên nhưng họ lại thực hiện mỗi 2 chức năng là quản lý thư từ, công văn... và phiên dịch. Trong thực tế hiện nay khi thực hiện nghiệp vụ xuất nhập khẩu các cán bộ làm công tác xuất nhập khẩu đều có trình độ ngoại ngữ tốt nên chức năng phiên dịch không thực sự quan trọng đối với Công ty. Mặt khác, khi ký kết các hợp đồng xuất nhập khẩu thì người tham gia ký kết là các phòng ban nghiệp vụ xuất nhập khẩu nên công văn điện tín giấy tờ giao dịch sẽ được liên hệ trực tiếp đến các phòng nghiệp vụ xuất nhập khẩu. Hơn nữa, do việc không thực hiện tốt các chức năng chính của mình là: giúp Giám đốc xây dựng các chương trình, kế hoạch mục tiêu. Tìm kiếm khai thác thị trường trong và ngoài nước, theo dõi thông tin, nghiên cứu sự biến động cung cầu giá cả, mặt hàng. Thiết lâp các quan hệ bạn hàng và cung cấp cho các phòng nghiệp vụ xuất nhập khẩu. Tìm kiếm cung cấp các hợp đồng xuất nhập khẩu cho Công ty... những chức năng này phòng kế hoạch thị trường không thực hiện được dẫn đến các phòng nghiệp vụ xuất nhập khẩu phaỉ làm luôn cả chức năng của phòng kế hoạch thị trường, đây là sự bất hợp lý của việc thực hiện chức năng của các phòng ban. Phòng tổ chức hành chính trong những nhiệm vụ chính hỗ trợ, kiến nghị với Giám đốc trong việc bố trí, sắp xếp, khai thác nguồn lao động cảu Công ty nhưng cũng đã thực hiện thiếu chức năng này bởi phòng KHTT có nhiệm vụ chức năng rất quan trọng nhưng phòng chỉ có 4 lao động, nghiệp vụ cần có sự sắp xếp - bố trí hợp lý hơn. Bởi bản thân cán bộ phòng KHTT chưa hề có nhân sự được đào tạo chuyên nghiệp về kế hoạch thị trường, dẫn đến việc thực hiện chức năng của phòng KHTT không hoàn thành có nguyên nhân khách quan tác động là chủ yếu. Sự hợp tác giữa Công ty và các chi nhánh. Tinh thần hợp tác giữa chi nhánh và Công ty còn sự vướng mắc, do đó vấn đề hợp tác giữa chi nhánh và Công ty còn sự vướng mắc do vấn đề hợp tác trong việc giao nhận vận chuyển hàng hoá xuất nhập khẩu của Công ty, đây là vấn đề do năng lực và tinh thần hợp tác. Gây ảnh hưởng đến lợi ích của Công ty . Buộc Công ty gặp khó khăn trong giao nhận, vận chuyển là khi giao cho chi nhánh xuất nhập khẩu thì chi phí cao hơn mà khi giao cho các đại lý giao nhận vận chuyển thuê ngoài thìS không yên tâm, cần có lực lượng cán bộ giám sát. III. Hiện trạng về lực lượng lao động của Công ty Trên thực tế, nếu kể cả 2 chi nhánh là chi nhánh ở Hải Phòng và chi nhánh ở thành phố Hồ Chí Minh, Công ty có tới 159 cán bộ công nhân viên nhưng do sự hoạt động độc lập của các chi nhánh và nhà máy nên Công ty chỉ có 69 lao động như sau: 1. Lực lượng cán bộ quản lý TT Chỉ tiêu Số lượng Trình độ Tuổi Giám đốc 1 Cao học 55 Phó giám đốc 2 Đại học 56 Trưởng phòng XNK 1 1 Đại học 53 Trưởng phòng XNK 2 1 Đại học 50 Trưởng phòng XNK 3 1 Đại học 50 Trưởng phòng XNK 4 1 Đại học 60 Trưởng phòng XNK 5 1 Đại học 50 Trưởng phòng XNK 6 1 Đại học 54 Trưởng phòng XNK 7 1 Đại học 53 Trưởng phòng KH - TT 1 Đại học 53 Trưởng phòng TC KT 1 Đại học 47 Trưởng phòng TC HC 1 Đại học 55 2. Lực lượng lao động còn lại TT Chỉ tiêu Số LĐ Tuổi Giới tính (Nam/ Tổng số) Trình độ ĐH/ Tổng số Phòng XNK 1 7 27 - 53 3/7 4/7 Phòng XNK 2 7 24 - 58 5/7 5/7 Phòng XNK 3 4 28 - 56 2/4 2/4 Phòng XNK 4 6 28 - 50 2/6 5/6 Phòng XNK 5 4 40 - 50 2/4 2/4 Phòng XNK 6 6 27 - 54 2/6 4/6 Phòng XNK 7 7 30 - 53 4/7 Phòng TC hành chính 14 30 - 60 9/14 2/14 Phòng KT TT 5 25 - 53 2/5 3/5 Phòng KT TC 9 24 - 47 2/9 6/9 Qua bảng trên chúng ta có thể nhận thấy về đội ngũ cán bộ quản lý cụ thể: giám đốc, phó giám đốc, các trưởng phòng đều có trình độ cao, 100% đại học và trên đại học. Với độ tuổi từ 47 - 60 đây là độ tuổi chín chắn và giàu kinh nghiệm nhất. Trong các công tác quản lý Công ty có nhiều thuận lợi bởi Công ty có một lực lượng đồng đều quản lý. Tuy nhiên cũng có một hạn chế của lực lượng cán bộ quản lý là trong công tác kinh doanh xuất nhập khẩu, việc phải đi công tác xa thì cán bộ của Công ty bị hạn chế về vấn đề tuổi tác. Về lực lượng lao động còn lại. Các lực lượng lao động ở các phòng ban có độ tuổi trải đều, có sự phối kết hợp giữa lao động già và trẻ. Tức có sự bù đắp trong vấn đề kinh nghiệm của lực lượng lao động già và sự năng động, sức khoẻ của lao động trẻ, nhất là ở các phòng ban nghiệp vụ xuất nhập khẩu, nơi mà công việc đòi hỏi rất cao về sự năng động, sáng tạo, khả năng làm việc độc lập, tự chủ. Đòi hỏi về sức khoẻ khi cần thiết phải di chuyển trong quá trình công tác. Về trình độ ở các phòng ban tham gia làm công tác nghiệp vụ như nghiệp vụ xuất nhập khẩu, kế toán, tổ chức hành chính... phần lớn đều có trình độ đại học. Các lao động còn lại, đó là phục vụ các phòng ban, phục vụ tổ chức sản xuất, bảo vệ và lái xe. Tuy nhiên cung có những vấn đề mà Công ty cần phải hoàn thiện trong thời gian tới về lực lượng lao động, tuổi của lao động. ở tất cả các phòng ban, kể cả cná bộ quản lý đã có một số lượng lao động tuổi cao gần đến tuổi nghỉ hưu. Công ty cần có kế hoạch, phương án có đội ngũ lao động mới thay thế, tức là phải xây dựng kế hoạch về nguồn nhân lực trong thời gian tới. Cần tiếp tục nâng cao trình độ cho lực lượng lao động thông qua việc bố trí, sắp xếp để đi học nâng cao. Cơ cấu nhận lực của phòng ban như phòng Kế hoạch thị trường cần phải có sự bổ sung thêm lao động được đào tạo và có năng lực cao để đảm nhận các công tác của phòng này. Có nghĩa là như số lượng, về lao động của phòng Kế hoạch thị trường là gây ảnh hưởng đến thực hiện chức năng của phòng này. Trình độ ngoại ngữ chưa đồng đều, thiếu đi sự chủ động của lao động trong xuất nhập khẩu. Phần III Giải pháp và kết luận I. Mục tiêu hoàn thiện Trong điều kiện hiện nay trong cơ chế thị trường có sự cạnh trah mạnh mẽ của các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu. Sự cạnh tranh về mặt hàng của xuất khẩu Việt Nam, nhất là về nồng sản. Việc hoàn thiện bộ máy tổchức lao động của AGREXPORT - Hà Nội nhằm hướng tới việc thực hiện những mục tiêu sau: - Tận dụng tốt những lợi thế của Công ty, đó là cơ quan trực thuộc Bộ Nông nghiệp có những quyền hạn và lợi thế lớn được quyền kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp. Là các lợi thế về nguồn lực, các mối quan hệ đã tạo lập từ trước với các bạn hàng trong và ngoài nước. - Khai thác tối đa nguồn lực về vốn, về lực lượng lao động. - Giữ vững và nâng cao tốc độ tăng trưởng hàng năm, nâng cao lợi nhuận, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên đóng góp ngân sách cho Nhà nước. - Có một bộ máy quản lý hợp lý hơn, nâng cao tính năng động, chủ động trong sản xuất kinh doanh của Công ty, khai thác được tiềm năng của lực lượng lao động, nâng cao khả năng hiệp tác giữa các phòng ban các bộ phận trong doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện công việc và hiệu quả sản xuất kinh doanh. - Thực hiện tốt những mục tiêu đề ra và nhiệm vụ Nhà nước giao, phấn đấu đưa Công ty trở thành một đơn vị xuất nhập khẩu có uy tín, không những phạm vi toàn quốc mà có uy tín đối với bạn hàng nước ngoài. II. Chiến lược kế hoạch sản xuất kinh doanh Hiện nay ngành xuất khẩu nước ta có kế hoạch đưa 5 mặt hàng nông sản làm 5 mặt hàng nông sản xuất khẩu chủ lực là: cao su, hạt điều, cà phê, chè, gạo, trong đó Công ty xuất nhập khẩu Nông sản Thực phẩm Hà Nội có 4 trong 5 mặt hàng nông sản đó, đây là một thời cơ cũng như nhiệm vụ kinh doanh của Công ty. Mặt khác, quá trình quốc tế hoá nền kinh tế thế giới tức là thị trường ngày càng rộng mở, các hàng rào thuế quan bảo hộ được cắt bỏ dần. Tức là cơ hội được mở ra đồng thời là sự cạnh tranh gay gắt ngày càng nâng cao và sẽ là những thách thức lớn của Công ty trong các lĩnh vực của mình. Đi đôi với việc củng cố các quan hệ ban hàng cũ, ngày càng mở rộng các quan hệ với bạn hàng quốc tế và trong nước, mở rộng hơn chủng loại hàng hoá trong Công ty. Công ty cần hoàn thiện bộ máy tổ chức của mình, tức là xây dựng một bộ máy gọn nhẹ hơn, phù hợp hơn, có hoàn thiện được đội ngũ cán bộ công nhân viên vững chắc về nghiệp vụ, có trình độ ngoại ngữ tốt. Dần đưa mô hình quản lý khai thác tiềm năng của con người. Trong đó người quản lý có đủ năng lực trình độ để khai thác các tiềm năng chưa được khai thác. Tạo lập được môi trường làm việc có thể có sự tham gia tối đa theo khả năng của mình. Khuyến khích sự tham gia của họ vào các vấn đề quan trọng thường xuyên mở rộng tự quản, tự kiểm soát cá nhân của người lao động. Hơn nữa, không chỉ dừng lại tham gia vào các hoạt động kinh doanh hàng hoá xuất nhập khẩu. Trong thời gian tới, Công ty đã và đang tham gia vào các dự án kinh tế lớn khác, đó là: - Dự án OPERA tại số 6 Tràng Tiền Hà Nội, tổng giá trị đầu tư 6 triệu USD, Công ty cóp vốn 35%, khởi công năm 2000. - Dự án nhà máy chế biến nông sản đồ hộp tại Bắc Giang trị giá 130 tỉ VNĐ, sử dụng nguồn ODA củaItalia, vốn đối ứng 30 tỉ VNĐ. Khi tham gia vào các dự án này, đòi hỏi cần có sự bổ sung của Công ty trong vấn đề quản lý và trực tiếp điều hành các dự án của mình, kế hoạch về nhân sự của Công ty đã có dự kién: Bổ sung 1 Giám đốc + 1 Phó giám đốc + 3 Trưởng phòng thuộc biên chế Công ty. 1. Trưởng phòng Nhân sự - Kế hoạch 1. Trưởng phòng Bán hàng - Thị trường 1. Trưởng phòng Vật tư và Phát triển vùng Đây cũng là một vấn đề đặt ra trong kế hoạch tổ chức bộ máy, lao động của Công ty trong kế hoạch sản xuất kinh doanh của giai đoạn tới. III. Giải pháp hoàn thiện 1. Giải pháp cho bộ máy tổ chức Toàn Công ty, với mô hình xây dựng bộ máy quản lý như trên là tương đối hợp lý, đã phát huy được tính năng động, tự chủ của các phòng ban của Công ty, nhất là sự chủ động trong sản xuất kinh doanh cua các phòng ban xuất nhập khẩu, tuy nhiên, cần có một số vấn đề cần hoàn thiện trong bộ máy tổ chức như sau. - Việc thực hiện chức năng của mình ở phòng tổ chức hành chính cần có sự cụ thể hơn trong việc phân chia trách nhiệm, cụ thể là: phòng Tổ chức Hành chính đang quản lý trực tiếp Kho số 2 ở Giáp Bát. Cần phân ra một bộ phận quản lý trực tiếp Kho số 2 này tức là cần giao khoán kho cho một bộ phận quản lý kho. Như vậy khả năng hoạt động của kho sẽ nâng cao hiệu quả. Kho số 2 ngoài việc đảm bảo việc nhận hàng và xuất hàng của Công ty còn có thể dựa vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty mà xây dựng kế hoạch riêng cho bộ phận kho và từ đó có sự điều chỉnh để có thể cho thuê kho cho các đơn vị kinh tế khác mang lại nguồn lợi cho Công ty. - Trong các phòng ban xuất nhập khẩu, mỗi cán bộ sẽ có sự am hiểu hay sở trường trong từng lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu và các công việc cụ thể về kinh doanh và nhập khẩu, sự hài hào trong việc phối hợp với đồng nghiệp. Cần có sự điều chỉnh bố trí sắp xếp họ thành các nhóm trong mỗi phòng ban để nâng cao sự chuyên môn hoá và hợp tác lao động sẽ nâng cao được hiệu quả công việc, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. - Cần nâng cao sự phối kết hợp giữa các phòng ban, nhất là các phòng kế hoạch thị trường và các phòng ban xuất nhập khẩu để giảm nhẹ công việc cho các phòng nghiệp vụ xuất nhập khẩu, cụ thể là: có sự cải tổ lại phòng Kế hoạch thị trường, xây dựng một phòng Kế hoạch thị trường bằng việc điều động, bổ sung thêm nhân sự, tăng cường sự đầu tư cho phòng này về các mặt nhân sự, cơ sở vật chất. Trong đó cần có bổ sung thêm các lao động chuyên trách về thị trường và khai thác thị trường trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Các lao động thành thạo ngoại ngữ, thành thạo nghiệp vụ trong xúc tiến thương mại, quản trị kinh doanh quốc tế. Từ đó sẽ nâng cao được hiệu quả của việc khai thác thị trường, quan hệ bạn hàng, cung cấp hợp đồng kinh tế, cung cấp thông tin hỗ trợ cho các phòng ban xuất nhập khẩu. Hỗ trợ Giám đốc trong việc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh trong thời kỳ này. - Nâng cao sự phối hợp của Công ty với các chi nhánh bằng cách phối hợp đề nghị xây dựng kế hoạch giữa Công ty với các chi nhánh, nhất là chi nhánh xuất nhập khẩu Hải Phòng. Trong đó Công ty có sự hỗ trợ các chi nhánh trong việc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch về nhân sự và tổ chức nhân sự để tạo sự thuận lợi cho Công ty trong việc giao nhận vận chuyển. Đồng thời nâng cao được tính cạnh tranh hiệu quả sản xuất kinh doanh của các chi nhánh. - Hiện nay, Công ty đang xây dựng các dự án của mình như dự án OPERA - Hà Nội, Nhà máy sản xuất đồ hộp ở Bắc Giang. Công ty nên xây dựng một bộ phạn hoặc một phòng ban riêng có thể là Ban quản lý dự án hỗ trợ Giám đốc trong việc theo dõi, quản lý, điều hành việc hoàn thành các dự án, như vậy sẽ giúp Giám đốc theo dõi chỉ đạo tốt hơn các dự án mà Công ty đang thực hiện. 2. Giải pháp với lực lượng lao động Đối với một doanh nghiệp xuất nhập khẩu tầm cỡ như AGREX PORT - Hà Nội, nhất là trong các giai đoạn hiện nay, trong điều kiện thời cơ và khó khăn đều rất lớn, đòi hỏi lực lượng lao động của Công ty phải có trình độ, năng lực vững vàng. Trình độ chuyên môn nghiệp vụ vững, thông thạo ngoại ngữ. Có sức khoẻ, khả năng sáng tạo, làm việc độc lập và tự chủ. Nhất là đối với lực lượng lao động tham gia vào nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu và các nghiệp vụ trong quản lý kinh tế, quản lý nhân sự để thực hiện được điều trên, Công ty cần tihết: - Tiếp tục đào tạo lập kế hoạch đào tạo để tiến tới 100% lao động (trừ phục vụ, bảo vệ, lái xe) nghiệp vụ có trình độ đại học và trên đại học. - Tuyển dụng và tuyển dụng mới các lao động có trình độ, năng lực để bổ sung vào các vị trí cần thiết như vị trí phụ trách kế hoạch thị trường, xúc tiến thương mại và marketing, phụ trách quản lý thông tin kinh tế và các thông tin có liên quan của doanh nghiệp. - Tổ chức các hội thảo kinh nghiệm sản xuất kinh doanh cũng như đi đôi với việc tăng cường truyền đạt kinh nghiệm của lao động già với lao động trẻ, nhất là của quản lý với lao động nghiệp vụ. Phối hợp vừa sựe năng động, sức khoẻ của lao động trẻ với sự chín chắn sâu sắc của lao động già để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. - Tổ chức cho cán bộ công nhân viên để học tập, nâng cao trình độ ngoại ngữ, nhất là các cán bộ xuất nhập khẩu và kế hoạch thị trường để nâng cao chủ động trong việc, nhất là với đối tác nước ngoài. 3. Một số kiến nghị đối với Chính phủ và cơ quan chức năng - Thuế xuất nhập khẩu là nguồn thu tương đối lớn của nước ta hiện nay tuy nhiên thuế xuất nhập khâủ của Việt Nam còn rất cao. Chính vì vậy chính phủ Việt Nam cần phải từng bước hoàn thiện chính sách thuế để nâng cao tính cạnh tranh của hàng trong nước, của các doanh nghiệp trong nước. Đồng thời cần tiếp tục có sự hỗ trợ về thuế cho các mặt hàng khuyến khích xuất khẩu nhất là hàng nông sản. - Chính sách xuất nhập khẩu để xây dựng một chính sách xuất nhập khẩu có tính ổn định mà có thể phát huy được tiềm năng về xuất nhập khẩu của một quốc gia không phải là rễ tuy nhiên cần tưng bước đầu tư, lập kế hoạch riêng cho chính sách xuất nhập khẩu trong kế hoạch phát triển kinh tế đất nước. Làm tốt điều này sẽ tạo được tâm lý yên tâm cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu và các doanh nghiệp xuất nhập khẩu có cơ sở để xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh dài hạn phát huy tối đa nguồn lực của mình , làm ăn hiệu quả và đóng góp ngân sách cho quốc gia. - Thủ tục hành chính đây là vấn đề Việt Nam đã có sự tiến bộ rất nhiều tuy nhiên vẫn còn nặng thủ tục hành chính đối với quan hệ kinh tế với nước ngoài cần từng bước giảm nhẹ hơn nữa thủ tục hành chính song song với việc quản lý Nhà nước chặt chẽ như vâỵ sẽ là một thuận lợi cho kinh doanh xuất nhập khẩu nói chung và thuận lợi cho xuất nhập khẩu nông sản nói riêng. - Trong kế hoạch phát triển kinh tế 2001 - 2010 các mặt hàng nông sản vẫn sẽ là những mặt hàng có tỷ trọng xuất khẩu cao trong các loại mặt hàng xuất khẩu của Việt Nam chính vì vậy cần tăng cường đầu tư cho phát triển nông nghiệp nếu cần thiết trợ gía hơn nữa cho sản xuất và xuất khẩu nông sản. - Chất lượng hàng nông sản: hàng nông sản của Việt Nam trên thị trường thế giới có giá cả thấp chính vì vậy cần đầu tư xây dựng các chương trình nâng cao chất lượng hàng nông sản ngay từ khi chọn mặt hàng chủ lực, chọn giống chăm sóc, gieo trồng đến chế biến như vậy sẽ tăng cường tính cạnh tranh về chất lượng hàng hoá cho các mặt hàng nông sản ở Việt Nam có thể bán ở mức giá cao hơn hiện nay thu nguồn lợi về cho Nhà nước. - Vấn đề thông tin và cung cấp thông tin: tuy đây là một vấn đề phụ thuộc vào nhiều yếu tố như cơ sở vật chất trình độ phát triển của mỗi quốc gia... Nhưng chính phủ có thể thiết lập một tổ chức chuyên trách để thu thập (cả mua) thông tin về mọi mặt từ sản xuất đến tiêu dùng nhất là các thông tin chính xác có giá trị về kinh tế như tình hình biến động về cung , cầu, giá cả... Các loại hàng hoá trên thị trường trong nước và quốc tế để cung cấp cho các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp xuất nhập khẩu nói riêng để phục vụ cho sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất. Kết luận Việc xây dựng hoàn thiện một bộ máy tổ chức lao động là chìa khoá để doanh nghiệp có thể khai thác hiệu quả những nguồn lực, tiềm năng của mình để đạt hiệu quả trong sản xuất kinh doanh. Chính vì vậy để tồn tại và phát triển cán bộ công nhân viên chức của AGREXPORT - HN không ngừng tự hoàn thiện mình, hoàn thiện bộ máy tổ chức để có thể nâng cao hiệu qủa sản xuất kinh doanh mở rộng phạm vi kinh doanh đa dạng hoá các hình thức, tận dụng tối đa lợi thế của mình. Trên đây là sự nghiên cứu tìm hiểu về đặc điểm sản xuất kinh doanh kết hợp với hoàn thiện bộ máy tổ chức lao động của AGREXPORT - HN qua sự tìm hiểu tại quý công ty đã giúp em rất nhiều điều bổ ích về khả năng thực tế về chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức. Do trình độ và kinh nghiệm còn hạn chế nên chuyên đề thực tập của em không tránh khỏi hạn chế và thiếu sót. Qua đây em cũng xin chân trọng cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của cô TS. Nguyễn Thị Thiềng, Bác Sinh, Anh Doanh, Anh Minh và các cô chú trong công ty. Tài liệu tham khảo - Luận văn K39 - Giáo trình kinh tế lao động - Giáo trình quản trị nhân lực - Giáo trình tổ chức lao động khoa học - Giáo trình phân tích lao động xã hội - Giáo trình kỹ thuật nội vụ ngoại thương - Hành vi tổ chức - Thời báo kinh tế sài gòn ... Mục lục Trang Lời giới thiệu 1 Phần I Những vấn đề cơ bản về tổ chức bộ máy quản lý và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 2 I Cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp 2 1. Khái niện cơ cấu tổ chức 2 2.1 Các yếu tố chủ thể của hệ thống 4 2.2 Nhóm các yếu tố thuộc về đối tượng quản lý 4 2.3 Nhóm các yếu tố thuộc môi trường 5 3. Các nguyên tắc tổ chức quản lý 5 3.1 Nguyên tắc cơ cấu tổ chức quản lý gắn liền với phương phướng, mục đích của hệ thống 5 3.2 Nguyên tắc chuyên môn hoá và cân đối 5 3.3 Nguyên tắc linh hoạt và thích nghi với môi trường 6 3.4 Nguyên tắc hiệu lực của hệ thống và hiệu quả 6 4. Các kiểu cơ cấu tổ chức quản lý cơ bản 7 4.1 Cơ cấu trực tuyến 7 4.2 Cơ cấu chức năng 8 4.3 Cơ cấu trực tuyến tham mưc 10 4.4 Cơ cấu trực tuyến chức năng 12 4.5 Cơ cấu mai trận 13 4.6 Cơ cấu chính thức và cơ cấu không chính thức 15 4.7 Một số cơ cấu khác 16 II Lý luận chung về quản lý và lao động quản lý 17 1. Lịch sử hình thành và phát triển tư tưởng quản lý 17 2. Khái niệm thực chất vai trò quản lý 21 2.1 Khái niệm 21 2.2 Thực chất quản lý 23 2.3 Vai trò quản lý 24 3. Chức năng quản lý 24 4. Lao động quản lý trong bộ máy quản lý doanh nghiệp 26 4.1 Đặc điểm của hoạt động lao động quản lý 26 4.2 Nội dung lao động quản lý 27 4.3 Phân loại lao động quản lý 29 Phần II Thực trạng bộ máy quản lý ở AGREXPORT - Hà Nội 30 I Đặc điểm sản xuất của AGREXPORT - Hà Nội ảnh hưởng đến cơ cấu bộ máy tổ chức 30 1. Quá trình hình thành và phát triển của AGREXPORT - HN 30 2. Đặc điểm sản xuất của doanh nghiệp 33 2.1 Yêu cầu thực tế, chức năng nhiệm vụ của công ty 33 2.2 Đặc điểm của sản xuất, những khó khăn thuận lơi trong sản xuất kinh doanh 34 3. Cơ cấu cán bộ của doanh nghiệp 48 II Thực trạng bộ máy tổ chức 49 1. Bộ máy tổ chức của doanh nghiệp trước 1945 49 2. Bộ máy tổ chức cửa công ty sau 1945 51 3. Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban hiện nay 53 3.1 Ban gíam đốc 53 3.2 Các phòng nghiệp vụ xuất nhập khẩu 53 3.3 Phòng kế toán tài chính 54 3.4 Phòng tổ chức hành chính 54 3.5 Phòng kế hoạch thị trường 55 3.6 Các nhà máy xí nghiệp 56 4. Tình hình hoạt động của các phòng ban hiện nay 57 4.1 Các phòng nghiệp vụ xuất nhập khẩu 57 4.2 Phòng kế toán tài chính 58 4.3 Phòng tổ chức hành chính 28 4.4 Các chi nhánh thành phố Hải phòng và TPHCM 59 4.5 Phòng kế hoạch thị trường 59 5. Các mặt đã đạt được và những vấn đề cần tồn tại về bộ máy tổ chức AGREXPORT - Hà Nội 60 III Hiện trạng về lực lượng lao động của công ty 62 Phần III Giải pháp và kết luận 65 I Mục tiêu hoàn thiện 65 II Chiến lược kế hoạch sản xuất kinh doanh 65 III Giải pháp hoàn thiện 67 1. Giải pháp cho bộ máy tổ chức 67 2. Giải pháp với lực lượng lao động 68 3. Một số kiến nghị với chính phủ và cơ quan chức năng 69 Kết luận 71 Tài liệu tham khảo 72 Nhận xét của công ty ...................................................................................................... ...................................................................................................... ...................................................................................................... ...................................................................................................... ...................................................................................................... ...................................................................................................... ...................................................................................................... ...................................................................................................... ...................................................................................................... ...................................................................................................... ...................................................................................................... ...................................................................................................... ...................................................................................................... ...................................................................................................... ...................................................................................................... ...................................................................................................... ...................................................................................................... ...................................................................................................... ...................................................................................................... ......................................................................................................