Chuyên đề Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí của Trung tâm thí nghiệm vật liệu xây dựng

hơn. Với những con số này là không hợp lý đối với đặc thù quản lý của Trung tâm, dẫn đến nhân viên không làm hết khả năng của mình và tinh thần trách nhiệm cá nhân không tích cực, hiệu quả lao động không cao. Việc hoàn thiện lại cơ cấu sản xuất và nâng cao trình độ của cán bộ quản lý là một việc làm rất cần thiết nhưng không phải là một sớm một chiều mà làm việc này phải có một quá trình lâu dài cho nên nghiên cứu lại đặc điểm của thị trường, tính chất của sản xuất và đặc thù của đơn vị để sắp xếp lại lao động một cách hợp lý, cán bộ quản lý có chuyên môn nghiệp vụ để đảm bảo cho sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao. 3 - Bộ máy điều hành của Trung Tâm : * Giám đốc Trung tâm Giám đốc là người đại diện cho toàn thể cán bộ, nhân viên của Trung tâm, Quản lý theo chế độ một thủ trưởng - Là người điều hành cao nhất của Trung tâm về các hoạt động sản xuất kinh doanh và chịu trách nhiệm trước Trung tâm và pháp luật về các hoạt động sản xuất kinh doanh của Trung tâm. Quyền và nghĩa vụ: Giám đốc ban hành các quy chế, quyết định, quy định liên quan đến công tác quản lý, điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức của trung tâm theo đúng kế hoạch, đúng chính sách, pháp luật của nhà nước và tuân thủ theo nghị quyết Đảng uỷ Tổng công ty. Quyết định, giám sát - điều hành tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Trung tâm. Tổ chức thực hiện các quyết định của đon vị và cấp trên. Tổ chức thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh và các phương án đầu tư của Trung tâm. Kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ đơn vị. Bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh quản lý từ cấp Trưởng phòng thí nghiệm trở xuống. Quyết định lương, thưởng, phụ cấp đối với người lao động trong Trung tâm, kể cả cán bộ quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Giám đốc. Giám đốc quyết địnhviệc cấp phát chi tiêu sử dụng tài chính cho các hoạt động của Trung tâm ở phạm vi cho phép và pơhải chịu trách nhiệm về quyết định của mình. Trực tiếp phụ trách công tác kế hoạch, tổ chức hành chính, thanh tra, kiểm tra của Trung tâm. Lựa chọn các đối tác kinh doanh, nhà cung cấp nguyên vật liệu; ký kết các hợp đồng kinh tế, quan hệ giao dịch với các đơn vị trong và ngoài Tổng công ty. Hàng tháng tổ chức giao ban để kiểm điểm công tác thực hiện và giao nhiệm vụ mới tháng tới cho cán bộ quản lý. Giám đốc chịu trách nhiệm về mọi hoạt động, kết quả sản xuất kinh doanh, giao nộp Tổng công ty, bảo toàn và phát triển vốn đồng thời đảm bảo đời sống cho toàn thể cán bộ, công nhân viên của Trung tâm ngày càng được nâng cao. Giám đốc trực tiếp chỉ đạo sản xuất thông qua các hợp đồng và tạo mối quan hệ qua lại với các đơn vị bạn, giám đốc chỉ đạo toàn bộ các phòng chức năng và các mảng hiện trường thông qua phó giám đốc trực tiếp điều hành, phó giám đốc có thể thay mặt giám đốc khi giám đốc vắng mặt và chịu trách nhiệm với giám đốc về chỉ đạo từng mặt công việc. Giúp việc trực tiếp cho giám đốc Trung tâm trong công tác quản lý gồm có: Phó Giám đốc và kế toán trưởng. * Phó giám đốc Là người được uỷ quyền giám đốc trong công tác kế hoạch – công tác kỹ thuật, chỉ đạo, kiểm tra, điều hoạt động hành sản xuất kinh doanh. Đồng thời là bí thư chi bộ phụ trách công tác Đảng, công tác chính trị, tổ chức vận động cán bộ. Quyền và nghĩa vụ: Là người thay mặt Giám đốc xem xét, phê duyệt các vấn đề liên quan phục vụ cho sản xuất. Tổ chức chỉ đạo việc cung ứng các yếu tố đầu vào cho sản xuất kinh doanh. Kiểm tra, đề xuất kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ các máy móc thiết bị… Nghiên cứu, nắm bắt thị trường, tìm hiểu khách hàng và các đối tác kinh doanh. Tính toán chi tiết các chỉ tiêu - yếu tố lập hồ sơ dự thầu. Theo dõi, chấn chỉnh, xử lý các nội dung vướng mắc phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh. Chịu trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện, nội quy, quy định của đơn vị. Tham mưu cho Giám đốc trong việc lập quy hoạch đào tạo, bồi dưỡng nhân viên, lao động hợp đồng. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về việc chỉ đạo thi công các công trình. Đề nghị xét khen thưởng đối với tập thể, cá nhâncó thành tích xuất sắc trong hoạt động sản xuất. Đề nghị xử lý kỷ luật đối với các tập thể, cá nhân vi phạm kỷ luật của đơn vị. * Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm trước giám đốc Trung tâm, Trực tiếp điều hành phòng tài chính – kế toán, thống kê cho phù hợp với mô hình sản xuất kinh doanh của đơn vị. Tổ chức hướng dẫn những quy định mới về công tác tài chính, kế toán của nhà nước theo chức năng quản lý. Tham mưu cho giám đốc hoạch định chiến lược kinh doanh, dự báo thông tin kinh tế xã hội nhằm hướng điều chỉnh hoạt động kinh doanh theo mục tiêu nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, từng bước áp dụng khoa học công nghệvào quản lý tài chính của đơn vị. Thực hiện chế độ báo cáo thống kê, báo cáo định kỳ theo quy điịnh của nhà nước, của đơn vị hoặc các báo cáo thường xuyên khác. Tổ chức bảo quản, lưu giữ hồ sơ chứng từ, tài liệu kế toán theo quy định. 4 - Các phòng chức năng 4.1. Phòng tài chính - kế toán *Cơ cấu tổ chức : Gồm 3 người được bố trí công việc cụ thể như sau: - Một trưởng phòng phụ trách chung (Kế toán trưởng kiêm nhiệm) - Một nhân viên thủ quỹ, thanh toán lương - bảo hiểm xã hội - Một nhân viên giúp việc và giải quyết một số công việc liên quan *Chức năng nhiệm vụ : Là giúp giám đốc trong công tác quản lý kinh tế, tài chính, kế toán, tài vụ, quản lý vốn, chi phí tài sản cố định theo dõi công tác tiêu thụ, thanh toán lương, thanh toán BHXH, các khoản chi phí tài chính. Theo dõi về nguyên vật liệu, lợi nhuận, thông tin kinh tế, tổ chức kiểm tra việc thực hiên các chế độ hạch toán ngân sách, đôn đốc kiểm traviệc thực hiện các hợp đồng kinh tế đối với các đơn vị đối tác, quyết toán và thanh lý hợp đồng. *Tình hình bố trí sử dụng cán bộ trong phòng Nhìn chung là tương đối phù hợp với chức năng, nhiệm vụ nhưng xét về chuyên môn nghiệp vụ thì kế toán trưởng kiêm trưởng phòng mới tốt nghiệp cao đẳng tài chính kế toán, mặc dù có kinh nghiệm và tâm huyết với công việc nhưng sẽ là một áp lực không nhỏ trong mối quan hệ và trách nhiệm của nhân viên dưới quyền. Phòng có 1 nhân viên tốt nhiệp học viện ngân hàng, và 1 người có trình độ trung cấp kế toán. Như vậy, xét về chuyên môn nghiệp vụ thì đã đáp ứng được yêu cầu của công việc, nhưng xét về mặt bằng tổng thể thì Trung tâm cũng cần nhìn nhận một cách đúng đắn về trình độ của cán bộ quản lý . 4.2. Phòng hành chính tổng hợp *Cơ cấu tổ chức: Gồm 3 người. - Một trưởng phòng phụ trách chung. - Hai nhân viên giúp việc *Chức năng và nhiệm vụ. Tham mưu cho giám đốc trong lĩnh vực quản lý trụ sở, giao dịch tiếp khách, quản lý công văn giấy tờ, nhận mẫu, mã hoá, bàn giao kết quả, xây dựng các quy chế làm việc. quan tâm đến chế độ chính sách, đời sống của cán bộ, nhân viên và người lao động. Thực hiên đúng các quy định về văn thư, lưu trữ, bảo mật; các nguyên tắc quản lý công văn, giấy tờ đi và đến. thực hiện các biện pháp quản lý tài sản thuộc lĩnh vực nghiệp vụ chuyên môn. Phối hợp với các phòng ban chức năng xây dựng quy chế làm việc, gia dịch tiếp khách. Có chế độ, quy định quản lý và sử dụng có hiệu quả, hợp lý các thiết bị văn phòng, thực hiện chế độ kiểm tra, kiểm kê, bảo dưỡng theo định kỳ. Sắp xếp nơi làm việc, trang thiết bị cho các phòng ban; lập kế hoạch điều động xe con phục vụ lãnh đạo theo nhu cầu công tác. Phục vụ công tác: Đánh máy, in ấn và quản lý các công văn, giấy tờ, con dấu của đơn vị theo đúng quy định của nhà nước. Quản lý các hồ sơ quản lý đất đai, trụ sở làm việc, xe con và các tài sản phục vụ Trung tâm. *Tình hình bố trí sử dụng cán bộ: Phòng hành chính tổng hợp được bố trí 3 người, việc bố trí sử dụng các cán bộ và nhân viên trong phòng là phù hợp với chức năng của công việc. Nhưng xem ra số lượng công việc khá nhiều sẽ gây ra vất vả cho các thành viên trong phòng. Trong phòng gồm có 1 người có trình độ đại học là trưởng phòng, một nhân viên trình độ trung cấp. Còn lại 1 nhân viên trình độ sơ cấp. Để tạo được kết quả công việc, tránh cho các nhân viên phải làm việc quá sức, và diều quan trọng hơn là trình độ của nhân viên trong phòng còn chưa đáp ứng được chuyên môn công việc. Chính vì vậy Trung tâm cần có biện pháp bố trí nhân lực của phòng một cách hài hoà để có hiệu quả cao trong công việc. 4.3. Phòng thí nghiệm * Cơ cấu tổ chức của phòng: Gồm 5 người - Một trưởng phòng phụ trách chung - Bốn nhân viên thí nghiệm * Chức năng và nhiệm vụ của phòng - Đây là phòng chức năng chuyên ngành đặt tại trụ sở thực hiện nhiệm vụ thí nghiệm,thử nghiệm theo yêu cầu của các đơn vị trong và ngoài Tổng công ty. * Tình hình bố trí sử dụng cán bộ Phòng có 1 cán bộ tốt nghiệp đại học là trưởng phòng. Có 1 nhân viên trình độ đại học, còn lại 3 người có trình độ trung cấp. Số lượng nhân của phòng còn ít vì vậy nên bố trí thêm từ 1 đến 2 nhân viên để phù hợp với mức độ công việc. 4.4. Các phòng thí nghiệm hiện trường. * Gồm có: - Một trưởng phòng phụ trách chung, xác định khối lượng nghiệm thu thanh toán mỗi quý với ban điều hành dự án báo cáo về Giám đốc Trung tâm để thanh toán giá trị sản lượng theo hợp đồng đã ký. - Nhân viên thí nghiệm tuỳ theo khối lượng công việc của mỗi dự án được bố trí từ 4 đến 7 người. Nhân viên thí nghiệm thực hiện công việc chuyên môn trong phòng thí nghiệm và ngoài công trường. * Chức năng và nhiệm vụ của phòng - Khi Tổng công ty hoặc các công ty trong Tổng trúng thầu xây dựng thì mỗi công trình xây dựng tuỳ theo quy mô, cơ cấu Tổng Giám đốc sẽ giao nhiệm vụ hoặc giám đốc các công ty sẽ trực tiếp ký kết hợp đồng với Trung tâm thí nghiệm VLXD để triển khai công tác thí nghiệm theo yêu cầu kỹ thuật và tiêu chuẩn quy định. 5. Thông tin trong bộ máy quản lý 5.1. Mối quan hệ trực tuyến: Từ Giám đốc xuống phó giám đốc, kế toán trưởg và các phòng, các phòng hiện trường trong Trung tâm. Từ phó giám đốc xuống trưởng phòng tài chính - kế toán, trưởng phòng hành chính tổng hợp , trưởng các phòng thí nghiệm. Từ kế toán trưởng xuống viên phòng tài chính - kế toán. Từ trưởng các phòng thí nghiệm xuống nhân viên và lao động trực tiếp. 5.2. Mối quan hệ chức năng: Là các mối quan hệ, liên hệ nhiệm vụ trong các phòng ban, bộ phận: Phó giám đốc có quyền ra các quyết định, phê duyệt kế hoạch sản xuất kinh doanh. Kiểm soát, thanh tra, kiểm tra các công trình thi công. Kế toán trưởng kiểm soát mảng hạch toán, kế toán, các luồng luân chuyển tiền tệ trong đơn vị. Các trưởng phòng thí nghiệm hiện trường có quyền điều hành hoạt động sản xuất hàng ngày tại công trường theo nhiệm vụ chuyên môn của công trình. 5.3. Mối quan hệ phối hợp: Để hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả, mọi phòng ban chức năng, các phòng hiện trường trong Trung tâm đều phải phối hợp chặt chẽ với nhau trong công việcđể tạo nên sức mạnh tổng hợp. Các phòng trong Trung tâm cùng phối hợp với nhau nên phương án, lập các hồ sơ dự thầu sao cho khả năng trúng thầu là cao nhất mà vẫn đảm bảo được lợi nhuận và tính khả thi của công trình. Căn cứ vào báo cáo của cấp cơ sở, ban giám đốc nghiên cứu và đi đến quyết định cuối cùng trong việc tham gia đấu thầu và sẽ có chỉ đạo chi tiết khi thắng thầu. Trong các phòng hiện trường thường xuyên có thông tin phối hợp với nhau về công việc và báo cáo về Trung tâm khi cần thiết sẽ có sự luân chuyển cả về con người cũng như trang thiết bị, máy móc đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc theo đúng tiến độ công trình. V/ Đánh giá thực trạng công tác tổ chức cơ cấu bộ máy của trung tâm. Như đã trình bày ở phần trước Trung tâm thí nghiệm VLXD mới được ra đời vào tháng 8 năm 1997. Cơ sở vật chất ban đầu còn nghèo nàn và lạc hậu cùng với số vốn ít ỏi trong tay, để hoạt động được thì tập thể cán bộ nhân viên đơn vị phải nỗ lực hết mình. Với đội ngũ cán bộ có chất lượng, và một sự nhạy bén với cơ chế mới của nền kinh tế thị trường mà Trung tâm đã từng bước đi lên một cách rất vững vàng. Lãnh đạo của đơn vị đã hoạt động hết mình để thích nghi với điều kiện mới. Mặc dù vậy cũng không tránh khỏi được những mặt hạn chế, tồn tại. 1 - Ưu điểm - Sau gần 10 năm hoạt động đến nay, Trung tâm đã xây dựng được một đội ngũ cán bộ lão thành dày dặn kinh nghiệm và những thành viên trẻ tuổi mới được tuyển dụng có trình độ, phẩm chất tốt rất năng động sáng tạo trong công việc. Qua đó đã gặt hái được những thành quả đáng trân trọng và là niềm tự hào đối với Tổng công ty. - Uy tín về mặt chất lượng, giá cả: Qua các công trình xây dựng hoàn thành trước đó trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, Trung tâm đã tạo được uy tín đối với các chủ đầu tư và với khách hàng về chất lượng cao của công trình, với giá thành hạ đây là một dạng tài sản vô hình mà Trung tâm có thể khai thác cho hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm thực hiện, tạo thuận lợi cho mình cũng như trong quá trình đấu thầu, tìm kiếm khách hàng. - Năng lực, thiết bị, kinh nghiệm và con người cho phép Trung tâm có khả năng tham gia đấu thầu và nhận các công trình lớn, công trình mang tính quốc tế. Cùng với khối lượng trang thiết bị máy móc ổn định và đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn cao, có năng lực quản lí, có trách nhiệm và tâm huyết cho phép Trung tâm nhận thầu các công trình với hiệu quả cao. Mặt khác do những địa điểm hoạt động phân tán nên lực lượng lao động trực tiếp được tuyển chọn đào tạo có tay nghề cao phù hợp với đặc điểm sản xuất của từng công trình. - Được sự hỗ trợ của cấp trên Là đơn vị trực thuộc Tổng công ty xây dựng Trường Sơn - một Tổng công ty lớn của bộ quốc phòng, Trung tâm thí nghiệm VLXD có lợi thế lớn được hỗ tợ về vốn để thực hiện các công trình lớn. - Một thành tích nữa của bộ máy quản lý của đơn vị phải nói đến là Trung tâm đã tạo cho mình một thị trường tương đối rộng lớn, đa dạng và ổn định tạo được niềm tin cho khách hàng. Minh chứng cho vấn đề này là việc ký kết được những hợp đồng quan trọng trong khắp các tỉnh thành cả nước. Hơn nữa trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh Trung tâm đã tuyển dụng và lựa chọn cho mình một đội ngũ công nhân có trình độ tay nghề tương đối đồng đều, tuổi đời trẻ nên tiếp thu kỹ thuật mới một cách nhanh nhậy. Hiện nay trang thiết bị máy móc đã được cải tiến khá hiện đại phần nào đã góp phần vào sự thành công của các công trình. 2 - Nhược điểm. Trên đây là những thành tựu đã đạt được. Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn một số tồn tại Trung tâm cần phải giải quyết một cách hợp lý có hiệu quả. Bên cạnh những thuận lợi nêu trên, Trung tâm cũng gặp không ít những khó khăn trong quá trình sản xuất kinh doanh, cụ thể là: - Thứ nhất, yếu tố cạnh tranh: Trong nền kinh tế thị trường nhiều thành phần, các doanh nghiệp nhà nước là một bộ phận cùng song song hoạt động với các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế khác. Vì vậy, sự cạnh tranh trên thị trường nói chung và xây dựng cơ bản nói riêng diễn ra ngày một gay gắt. Sự cạnh tranh về công nghệ và tiến bộ khoa học kỹ thuật. Nếu không có các giải pháp hữu hiệu và mở rộng thị trường , nâng cao chất lượng sản phẩm thì sẽ bị thất bại trước các doanh nghiệp khác đã và đang rất năng động và linh hoạt. - Thứ hai, Trung tâm thí nghiệm VLXD mới được thành lập, hoạt động sản suất kinh doanh còn non trẻ trong nền kinh tế thị trường. Để đảm bảo có doanh thu và lợi nhuận. Khó khăn nhất của Trung tâm hiện nay là nhu cầu vốn cho sản xuất kinh doanh rất lớn trong khi đó, nguồn vốn tự có ( bao gồm vốn ngân sách cấp và vốn tự bổ xung ) lại rất nhỏ, hạn hẹp. - Thứ ba, vốn lưu thông thiếu. - Thứ tư, nợ đọng vốn là một yếu tố chi phối. Trong khi Trung tâm đang cần vốn cho đầu tư mua sắm máy móc, trang thiết bị phục vụ cho sản suất kinh doanh khi mà cơ hội tiềm năng là rất lớn. Điều này là một khó khăn cho đơn vị trong việc tạo nguồn vốn. Vì vây, đòi hỏi Trung tâm phải có biện pháp, chính sách thanh toán thu hồi nợ đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Mặc dù công ty còn có những mặt hạn chế như vậy nhưng đó là những vấn đề không đáng lo ngại, Trung tâm hoàn toàn có thể khắc phục được. Mọi việc sẽ đi vào khuôn khổ nếu như có thời gian giải quyết chúng. Bằng những kinh nghiệm vốn có của mình và sự tiếp nhận cơ chế mới một cách linh hoạt tôi tin tưởng rằng Trung tâm thí nghiệm VLXD sẽ vững bước đi lên và xứng đáng là đơn vị vững mạnh của Tổng công ty xây dựng Trường S ơn. 3 - Nguyên nhân - Đẩy mạnh công tác quản lý và nâng cao chất lượng các công trình. Sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường về cơ bản là sự cạnh tranh về chất lượng và giá bán. Chất lượng sản phẩm góp phần đảm bảo giá bán hợp lý là điều kiện tạo uy tín và chỗ đứng cho doanh nghiệp trên thị trường. Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản như Trung tâm thí nghiệm VLXD, do đặc điểm của sản phẩm, thời gian bảo hành kéo dài nên vấn đề bảo đảm chất lượng công trình luôn là vấn đề quan tâm hàng đầu. Việc tạo được uy tín trên thị trường là một bài toán khó song để giữ được uy tín đó lại là vấn đề nan giải đặt ra cho Trung tâm, nó đòi hỏi phải tăng cường hơn nữa trong công tác quản lý chất lượng cũng như nâng cao chất lượng công trình. Để làm tốt điều này trong thời gian tới Trung tâm cần thực hiện các biện pháp sau: - Đầu tư đổi mới máy móc, trang thiết bị Sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật và việc áp dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào sản xuất là nhân tố cực kỳ quan trọng cho phép Trung tâm nâng cao chất lượng sản suất kinh doanh, tiết kiệm nguyên nhiên vật liệu, từ đó tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. Trong thời gian qua Trung tâm đã có sự đầu tư mua sắm máy móc, trang thiết bị song vẫn chưa đáp ứng hết nhu cầu sử dụng cho một số công trình, hơn nữa số máy móc thiết bị này vẫn chưa hiện đại. Vì vậy số máy móc cần đầu tư trong thời gian tới là khá lớn, điều này đặt ra cho Trung tâm một khó khăn là nguồn vốn đầu tư khá hạn hẹp. Để giải quyết khó khăn này Trung tâm cần phải tổ chức khai thác huy động có hiệu quả các nguồn vốn như: + Nguồn vốn bên trong: Trung tâm có thể sử dụng lợi nhuận được trích lập vào các quỹ (quỹ đầu tư phát triển) hoặc có thể dùng số tiền trích khấu hao tài sản cố định để lại cho đầu tư đổi mới tài sản cố định. + Nguồn vốn bên ngoài: Khi nguồn vốn bên trong chưa đáp ứng đủ nhu cầu vốn, thì có thể huy động thêm vốn bên ngoài như: Đề nghị Tổng công ty cho vay vốn. Để được cấp nguồn vốn này công ty cần giải quyết tốt các vấn đề: Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh có tính khả thi, đảm bảo quản lý và sử dụng vốn có hiệu quả. - Nâng cao trình độ tay nghề cho cán bộ, công nhân viên. Đây là một biện pháp quan trọng góp phần nâng cao năng suất lao động và hiệu quả sản xuất kinh doanh. Trình độ tay nghề là một yếu tố quyết định tới hiệu quả của quá trình sản xuất kinh doanh. Cho dù máy móc hiện đại đến đâu nhưng nếu trình độ tay nghề không đáp ứng được những đòi hỏi về kỹ thuật, yêu cầu sử dụng thì cũng không thể phát huy được hết những tác dụng của nó. Vì vậy nâng cao trình độ tay nghề cho cán bộ, công nhân viên là một chiến lược quan trọng và mang tính lâu dài. Trung tâm cần có sự đầu tư thích đáng cho việc nâng cao trình độ tay nghề của cán bộ - nhân viên như: cử cán bộ đi nghiên cứu, tìm hiểu công nghệ mới; mở các lớp đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ kỹ thuật ngắn hạn tạo điều kiện nâng cao trình độ tay nghề, thường kỳ tổ chức báo cáo và đúc rút kinh nghiệm trong phạm vi các phòng thí nghiệm hiện trường cũng như toàn đơn vị. Bên cạnh đó Trung tâm cũng cần phải có chính sách khuyến khích, động viên một cách hợp lý để kích thích tạo động lực cho cán bộ, công nhân viên phấn đấu phát huy hết khả năng của mình. - Tăng cường quản lý nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định. + Tài sản cố định là những tư liệu lao động chủ yếu tham gia vào quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, do đó nếu huy động tối đa số lượng lẫn năng lực của tài sản cố định hiện có vào hoạt động sản xuất kinh doanh thì sẽ giảm được chi phí đáng kể. - Tổ chức tốt công tác thanh toán công nợ. Trong khi thiếu vốn cho sản xuất kinh doanh thì Trung tâm lại để cho một số khách hàng nợ đọng một lượng vốn gây ảnh hưởng tới hiệu quả sản xuất kinh doanh nói chung và đến doanh thu và lợi nhuận nói riêng. Để giải quyết tình trạng này Trung tâm cần thực hiện các nội dung sau: + Xác định thời gian thanh toán cụ thể trong khi ký kết các hợp đồng. + áp dụng hình thức triết khấu thanh toán để kích thích khả năng thanh toán nhanh của khách hàng. Việc áp dụng các hình thức triết khấu thanh toán phải căn cứ vào lãi xuất ngân hàng để xây dựng nhằm đảm bảo kết hợp hài hoà lợi ích của cả hai bên. Với những khoản phải thu đến hạn thì cần phải có những kế hoạch đôn đốc khách hàng trả nợ tránh tình trạng rây dưa kéo dài làm thiệt hại đến vốn sản xuất kinh doanh. + áp dụng những hình thức thanh toán linh hoạt như: thanh toán theo từng hạng mục công trình, thanh toán theo giai đoạn hoàn thành. - Đối với Tổng công + Trung tâm thí nhiệm VLXD là đơn vị trực thuộc Tổng công ty xây dựng Trường Sơn, do đó sự hoạt động của Trung tâm phải chịu sự quản lý của tổng công ty cũng như phải thực hiện các khoản trích nộp. Bên cạnh đó thì khi cần thiết sẽ có sự trợ giúp của Tổng công ty trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình đặc biệt là sự hỗ trợ về vốn. + Tổ chức các hội thảo chuyên ngành áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật mới vào thi công công trình trong tất cả các công ty góp phần nâng cao chất lượng công trình tạo ra sức mạnh cạnh tranh đối với các Tổng công ty các công ty khác trong ngành. Phần II biện pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Trung tâm thí nghiệm vlxd I/ phương hướng hoàn thiện bộ máy quản lý. 1- Mục đích của việc hoàn thiện. Qua việc phân tích mô hình quản lý của Trung tâm thí nghiệm VLXD ta thấy còn có mặt hạn chế chưa hợp lý. Nguyên nhân của vấn đề là do sự chủ quan của Trung tâm chưa theo kịp với cơ chế là một phần chưa nắm bắt được toàn diện về vấn đề này. Là một doanh nghiệp ra đời chưa được lâu nên ban đầu kinh nghiệm cán bộ trong đơn vị còn hạn chế, do hiểu biết về quản lý, về kinh tế thị trường còn hạn hẹp nên không thể tránh được những sai lầm và lệch hướng. Lại chưa có biện pháp thích hợp, mặt khác năng lực quản lý một số vị trí chủ chốt chưa đáp ứng được yêu cầu của đơn vị. Vì vậy hoàn thiện bộ máy quản lý là một vấn đề cần thiết ở Trung tâm thí nghiệm VLXD. Bộ máy quản lý là một trong những nhân tố quyết định của quá trình tổ chức, sự thành bại trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Bộ máy được xây dựng lên để thực hiện các chức năng quản lý này phải hội tụ đầy đủ các yếu tố. Tức là phải tạo dựng nên một môi trường mà trong đó mọi thành viên có thể hoàn thiện được các mục tiêu của doanh nghiệp thu được lợi nhuận với nguồn lực sẵn có. Để thực hiện được điều đó mỗi bộ máy quản lý phải thực sự thích ứng các điều kiện của doanh nghiệp, mục tiêu, môi trường hoạt động của doanh nghiệp. Nghị định của chính phủ về việc sắp xếp lại các đơn vị sản xuất kinh doanh cho phù hợp với cơ chế mới, đảm bảo tính tự chủ trong sản xuất kinh doanh nhằm mục đích đạt hiệu quả cao nhất. Điều đó càng đòi hỏi mức độ hợp lý của việc tổ chức phân quyền và tập trung quyền của doanh nghiệp. Khi thực hiện được điều đó, mọi hoạt động trong doanh nghiệp sẽ được sắp xếp đúng logic, các bộ phận thực hiện tốt chức năng của mình, đồng thời kết hợp linh hoạt với các bộ phận khác và với các cấp lãnh đạo. 2 - Phương hướng của việc hoàn thiện. Trong giai đoạn tới để giúp cho việc quản lý Trung tâm có hiệu quả thì bộ máy quản lý cần được thực hiện theo các hướng sau: - Thứ nhất: Là xây dựng chức năng, nhiệm vụ của các cấp lãnh đạo và các phòng ban trong đơn vị đầy đủ hợp lý trong đó quan trọng là việc phân chia các bộ phận theo cách nào là hợp lý nhất, bao nhiêu phòng ban với số lượng con người ở các phòng ban là bao nhiêu, chức năng nhiệm vụ và các lĩnh vực thuộc sự quản lý mối quan hệ qua lại... - Thứ hai: Là việc sắp xếp lại bộ máy quản lý một cách hợp lý, logic, năng động để có thể phù hợp với bất kỳ sự thay đổi nào. Hiện nay, sự thay đổi trong kiến trúc của các dự án các công trình là tương đối đa dạng và nhu cầu của khách hàng là rất cao. Đòi hỏi phải có sự chính xác trong thi công, và cả về chất lượng của công trình. Vì vậy, sự nhận thức, trình độ con người là yếu tố hết sức quan trọng. Thực hiện được điều này thì Trung tâm mới có cơ hội mở rộng thị trường trên mọi lĩnh vực, gây uy tín lớn để có thể xâm nhập ra thị trường nước ngoài. Cho nên việc nghiên cứu các nhu cầu, các phương thức cải tiến kỹ thuật, đồng thời đòi hỏi sự quản lý cũng đa dạng và phong phú mà nhân tố quyết định cho sự thành bại trong quản lý là yếu tố đổi mới thường xuyên, và có sự ổn định; như vậy mới phát huy được hết khả năng và sức mạnh đoàn kết tạo nên mô hình tổ chức hoàn hảo. - Thứ ba: Là việc đào tạo xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý có năng lực là những nhà lãnh đạo thực sự và nhân viên có trình độ, có khả năng làm việc độc lập và có tính kỷ luật cao. Như vậy ở phần đầu của chuyên đề này, tôi đã khẳng định tầm quan trọng của người lãnh đạo đối với một tổ chức như thế nào. Không những họ là người ra quyết định cho tổ chức mà còn có thể tạo ra môi trường thúc đẩy quá trình thực hiện các quyết định quản lý một cách tốt nhất. 3 - Hướng phát triển Trung tâm đến 2010. Trên cơ sở định hướng và mục tiêu phát triển kinh tế, phương hướng của Trung tâm từ nay đến năm 2010 là: Phát huy truyền thống của đơn vị, tăng cường đoàn kết, áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật - công nghệ mới vào hoạt động sản xuất kinh doanh một cách có hiệu quả, tối đa hoá lợi nhuận. Xây dựng đội ngũ cán bộ nhân viên có trình độ chuyên môn, kỹ thuật cao. Phấn đấu vì sự phát triển bền vững của Trung tâm thí nghiệm VLXD, góp phần đưa Tổng công ty xây dựng Trường Sơn là một đơn vị vững mạnh toàn diện của Bộ quốc phòng. Mục tiêu: 3.1 - Tài sản cố định và kết quả hoạt động XSKD STT Chỉ tiêu ĐVT 2007 2008 2009 2010 1 Tài sản cố định Triệu đ 3.500 4.200 5.500 7.500 2 Giá trị sản xuất Triệu đ 5.200 6.500 8.000 10.500 3 Doanh thu Triệu đ 5.000 6.400 7.800 10.300 4 Lợi nhuận Triệu đ 450 600 700 1.000 5 Số lao động Người 40 45 50 60 5 Tiền lương BQ 1000 đ 1600 1700 1900 2200 3.2 - Cơ cấu và trình độ lao động quản lý Mục tiêu là xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý có trình độ cao, năng động và sáng tạo: STT Các bộ phận Số người Trình độ Đại học C.đẳng T.cấp 1 Ban giám đốc 3 3 0 0 2 Phòng tài chính - Kế toán 3 3 0 0 3 Phòng hành chính tổng hợp 4 3 1 0 4 Phòng thí nghiệm TT 1 1 0 0 5 Các phòng thí nghiệm HT 9 9 0 0 Tổng số 20 19 1 0 Tỷ lệ % so với tổng LĐQL 100% 95% 5% 0% 3.3 - Đầu tư thêm máy móc thiết bị: Để đáp ứng đòi hỏi chất lượng công trình ngày càng cao thì ngoài yếu tố con người, trang thiết bị máy móc cũng cần phải đầu tư đổi mới để phù hợp với công nghệ tiên tiến. Mặt khác nó còn là một yếu tố cạnh tranh mang lại tính hiệu quả cao trong việc đấu thầu, chỉ định thầu. STT Chủng loại Nước SX ĐVT Số lượng Giá trị 1 Máy kéo thép ELE Chiếc 1 100% 2 Máy nén bê tông + Vữa Malaixia Chiếc 2 100% 3 Máy nén CBR Italy Chiếc 1 100% 4 Máymài mòn LosAngeles ELE Chiếc 2 100% 5 Máy nén Marshall ELE + Italy Chiếc 2 100% 6 Máy hút chân không Nhật Chiếc 2 100% 7 Máychiết suất ly tâm ELE Chiếc 1 100% 8 Máy khoan bê tông nhựa ELE Chiếc 2 100% 9 Máy siêu âm Nhật Chiếc 1 100% 14 Máy nén 3 trục ELE Chiếc 1 100% II/ Một số biện pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý của trung tâm thí nghiệm vlxd 1- Đề xuất mô hình tổ chức bộ máy quản lý ở Trung tâm. * Mô hình tổ chức bộ máy quản lý hiện tại của Trung tâm TN Giám đốc Phó Giám đốc Kế toán trưởng Phòng hành chính tổng hợp Phòng thí nghiệm TT Các phòng thí nghiệm hiện trường Nhân viên thí nghiệm Phòng tài chính – Kế toán Trong mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hiện tại của Trung tâm thí nghiệm vật liệu xây dựng về lý thuyết thì rất gọn nhẹ, nhưng trên thực tế nếu chỉ có một phó giám đốc phụ trách chung nhiều mảng: Kinh doanh, kỹ thuật, kế hoạch và công tác Đảng thì sẽ gặp rất nhiều khó khăn; thậm chí có lúc công việc sẽ bị chồng chéo, không giải quyết kịp thời. Từ áp lực đó rất rễ gây bức súc và như vậy tính hiệu quả trong công việc là không cao. Do vậy em xin đề xuất mô hình như sau: * Đề xuất mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Trung tâm TN Giám đốc Phó Giám đốc kinh doanh Phó Giám đốc kỹ thuật Phòng hành chính tổng hợp Phòng thí nghiệm TT Các phòng thí nghiệm hiện trường Nhân viên thí nghiệm Phòng tài chính – Kế toán Ưu điểm: * Hoàn thiện tính chuyên môn hoá của CCTC quản lý Thực chất chính là việc hoàn thiện sự phân chia chức năng nhiệm vụ, quyền hạn cho các bộ phận và các vị trí quản lý theo hướng nâng cao tính chuyên môn hoá và mức độ kiêm nhiệm một các hợp lý và quy định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ cho các phòng ban và các vị trí quản lý trong CCTC quản lý mà em đề xuất như việc bổ nhiệm thêm Phó giám đốc kinh doanh. - Phó giám đốc kinh doanh (kiêm PGĐ chính trị) Chức vụ Phó giám đốc kinh doanh bổ xung vào ban Giám đốc thể hiện sự linh hoạt hơn trong chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mỗi thành viên trong ban Giám đốc. PGĐ kinh doanh sẽ phụ trách về tình hình sản xuất kinh doanh, là người giúp Giám đốc trong các lĩnh vực kinh tế, tài chính, sản xuất kinh doanh, vấn đề giao dịch, quan hệ với các đối tác, tìm kiếm thị trường. Chịu trách nhiệm triển khai mọi hoạt động công tác Đảng, công tác chính trị, công tác đời sống, duy trì các chế độ ,nền nếp và kỷ luật, sinh hoạt trong toàn đơn vị. - Phó giám kỹ thuật (kiêm PGĐ kế hoạch) Là người được uỷ quyền giám đốc trong công tác kế hoạch – công tác kỹ thuật, chỉ đạo, kiểm tra, điều hoạt động hành sản xuất kinh doanh. * Hoàn thiện hệ thống điều hành Thực chất của việc hoàn thiện hệ thống điều hành trong CCTC quản lý mà em đề xuất là hoàn thiện hệ thống quyền lực, các mối quan hệ báo cáo, mối quan hệ chức năng, nhiệm vụ và sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận và vị trí quản lý trong CCTC quản lý của Trung tâm. Các mối quan hệ trong mô hình CCTC quản lý em đề xuất như sau: + Quan hệ trực tuyến Giám đốc có quyền chỉ đạo trực tiếp xuống các phòng ban: Tài chính – Kế toán, Hành chính - tổng hợp, các phòng thí nghiệm. Phó Giám đốc kinh doanh có quyền lãnh đạo, điều hành phòng Tài chính – Kế toán. Phó Giám đốc Kỹ thuật có quyền chỉ đạo, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh, lãnh đạo mảng kỹ thuật, chỉ huy, giám sát các phòng thí nghiệm . Trưởng các phòng Thí nghiệm trực tiếp quản lý, chỉ huy các phòng chức năng theo từng dự án mà mình phụ trách. Các trưởng phòng quản lý, theo dõi chấm công cho lao động hợp đồng. Trực tiếp chỉ đạo nhân viên của mình thực hiện các chức năng, nhiệm vụ được giao. + Quan hệ chức năng Phó Giám đốc Kinh doanh có quyền quyết định và kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. Các mảng nhân sự và các vấn đề của công tác Đảng - Công tác chính trị. Phó Giám đốc Kỹ thuật quản lý, giám sát kỹ thuật, kế hoạch hoạt động SXKD, chỉ đạo việc thực hiện các định mức kinh tế – kỹ thuật. Phó Giám đốc Chính trị quản lý mảng nhân sự và các vấn đề của công tác Đảng, công tác chính trị của Xí nghiệp. Kế toán trưởng kiểm soát mảng hạch toán kế toán, các luồng luân chuyển tiền tệ. + Quan hệ phối hợp Khi mà ban giám đốc mới được thành lập, có sự hỗ trợ của phó giám đốc kinh doanh thì quan hệ phối hợp được hoàn thiện cơ bản nhất. Do các phòng thí nghiệm hiện trường của Trung tâm hoạt động rộng khắp trên các Tỉnh Thành cả nước nên mối quan hệ phối hợp sẽ gặp nhiều khó khăn, song khi PGĐ kỹ thuật trực tiếp tới công trường nhiều hơn do mức độ kiêm nhiệm giảm đi thì quan hệ phối hợp giữa các phòng ban chức năng được thiết lập chặt chẽ hơn, tăng tính kịp thời của thông tin, hoạt động SXKD đem lại hiệu quả cao. + Quan hệ tham mưu Ngoài các mối quan hệ trên, trong CCTC quản lý còn có mối quan hệ tham mưu giữa các phòng ban chức năng, các cán bộ quản lý, trưởng phòng, các Phó Giám đốc với Giám đốc, giữa các nhân viên trong các phòng với trưởng các phòng. + Hoàn thiện các yếu tố liên quan đến hiệu quả của CCTC quản lý của Trung tâm thí nghiệm VLXD: Có rất nhiều yếu tố tác động đến hiệu quả của CCTC quản lý một doanh nghiệp như: chính sách tuyển dụng nhân sự, năng lực của cán bộ quản lý, chính sách tạo động lực cho người lao động, công tác tổ chức lao động khoa học... tuy nhiên với đặc thù của một đơn vị quân đội, em chỉ đề cập đến một vài yếu tố thực sự có tính khả thi và có ảnh hưởng nhất. 2 - Đề xuất cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở Trung tâm. 2.1 - Ban giám đốc * Cơ cấu hiện tại ban giám đốc Trung tâm STT Chức năng, nhiệm vụ Trình độ chuyên môn Ngoại ngữ Tin học 1 Giám đốc Trên đại học B A 2 Phó giám đốc Đại học A A 3 Kế toán trưởng Cao đẳng - A Qua bảng trên ta thấy cơ cấu ban giám đốc chưa được hợp lý, hiện tại Trung tâm chỉ có một phó giám đốc, cho nên việc bao quát sẽ bị chi phối, sẽ rất khó để đáp ứng nhanh về mọi mặt do yêu cầu nhiệm vụ SXKD. Do vậy cần phải được hoàn thiện lại một cách tối ưu, đáp ứng những đòi hỏi của cơ chế thị trường. Hơn nữa ban giám đốc cần được bổ xung kiến thức về các mặt ngoại ngữ, tin học.Sau đây là giải pháp hoàn thiện: * Đề xuất cơ cấu ban giám đốc STT Chức năng, nhiệm vụ Trình độ chuyên môn Ngoại ngữ Tin học 1 Giám đốc Trên đại học C C 2 Phó giám đốc kỹ thuật Đại học C C 3 Phó giám đốc kinh doanh Đại học C C 2.2 - Phòng tài chính - Kế toán * Cơ cấu hiện tại phòng tài chính - Kế toán STT Chức năng, nhiệm vụ Trình độ chuyên môn Ngoại ngữ Tin học 1 Trưởng phòng Cao đẳng - A 2 Nhân viên 1 Đại học A B 3 Nhân viên 2 Trung cấp - A Qua bảng trên ta thấy về cơ cấu của phòng so với chức năng nhiệm vụ của Trung tâm là hợp lý, nhưng xét về trình độ chuyên môn thì rõ ràng cần phải củng cố nhất là vị trí trưởng phòng, về kinh nghiệm thì có thể chấp nhận được xong về trình độ nếu để như vậy rất dễ gây tư tưởng kém tôn trọng đối với nhân viên và trong quan hệ giao dịch. Như vậy sẻ ảnh hưởng tới hiệu quả công việc không cao và dễ phát sinh mâu thuẫn trong quan hệ công tác. * Đề xuất cơ cấu phòng tài chính - Kế toán STT Chức năng, nhiệm vụ Trình độ chuyên môn Ngoại ngữ Tin học 1 Trưởng phòng Đại học C C 2 Nhân viên 1 Đại học B C 3 Nhân viên 2 Đại học B C 2.3 - Phòng hành chính tổng hợp * Cơ cấu hiện tại phòng hành chính tổng hợp STT Chức năng, nhiệm vụ Trình độ chuyên môn Ngoại ngữ Tin học 1 Trưởng phòng Đại học A B 2 Nhân viên 1 Đại học A B 3 Nhân viên 2 Trung cấp - A Trong bối cảnh bộ máy quản lý của Trung tâm thí nghiệm VLXD bố trí gọn theo cơ cấu chức năng và nhiệm vụ hoạt động SXKD thì phòng hành chính tổng hợp đảm nhiệm nhiều chức năng nhiệm vụ có liên quan đến hoạt động SXKD. Do vậy nếu chỉ có 3 người như cơ cấu hiện tại thì rất khó giải quyết nhanh nhất, hiệu quả nhất tất cả các công việc. Đành rằng bộ máy quản lý cần tinh giảm tối đa, hoạt động có hiệu quả nhưng với Trung tâm thí nghiệm VLXD theo tôi nên bố trí thêm một nhân viên nữa, có như vậy thì công việc mới không bị chồng chéo, mang lại hiệu quả cao trong công việc hàng ngày. Mặt khác Trung tâm cũng phải bố trí cho cán bộ phòng nâng cao trình độ kiến thức chuyên môn một cách toàn diện hơn. * Đề xuất cơ cấu phòng hành chính tổng hợp STT Chức năng, nhiệm vụ Trình độ chuyên môn Ngoại ngữ Tin học 1 Trưởng phòng Đại học C C 2 Nhân viên 1 Đại học B C 3 Nhân viên 2 Đại học B B 4 Nhân viên 3 Cao đẳng B B 2.4 - Các phòng thí nghiệm * Cơ cấu hiện tại các phòng thí nghiệm STT Chức năng, nhiệm vụ Trình độ chuyên môn Ngoại ngữ Tin học 1 Trưởng phòng Đại học (3 người) A A 2 Trưởng phòng Trung cấp (4 người) A A 3 Nhân viên Trung cấp & sơ cấp - - Hiện tại Trung tâm có 7 phòng thí nghiệm hiện trường đặt tại các dự án lớn, nhưng mới chỉ có 3 Trưởng phòng có trình độ đại học, 4 trưởng phòng còn lại có trình độ trung cấp. Về mặt kinh nghiệm không thể phủ nhận, xong nhìn chung nếu về góc độ chuyên môn thì đây sẽ là một yếu tố chưa thể chấp nhận. để đảm bảo cho hoạt động SXKD phát triển, Trung tâm có tiềm năng và năng lực trong công tác đấu thầu cũng như tạo uy tín đối với các công ty bên ngoài thì việc làm ngay là cử cán bộ đi học, và tuyển thêm cán bộ có năng lực bổ xung nguồn kế cận cho vị trí chỉ đạo trong các phòng thí nghiệm. * Đề xuất cơ cấu các phòng thí nghiệm STT Chức năng, nhiệm vụ Trình độ chuyên môn Ngoại ngữ Tin học 1 Trưởng phòng Đại học (7 người) B C 2 Nhân viên Trung cấp trở lên A B 2.5 Hiệu quả của việc sắp xếp, bố trí lại các phòng chức năng Việc sắp xếp bố trí lại cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý nói chung và các phòng ban nói riêng là kết hợp giữa hoạt động của các bộ phận lại gần với khâu sản xuất. Xác định rõ ràng nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn của từng bộ phận trong cơ cấu quản lý đơn vị gọn nhẹ, sử lý thông tin một cách kịp thời, không qua nhiều khâu do đó giảm bớt thời gian lãng phí và tiết kiệm được chi phí quản lý, làm tăng hiệu quả quản lý tạo điều kiện thuận lợi để nâng cao năng suất lao động, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. 3 - Tăng cường quản lý trong cơ cấu tổ chức. Trung tâm cần phải tổ chức thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát thường xuyên ở các cấp nhằm khắc phục các yếu kém trong quản lý điều hành và xử lý kịp thời các vi phạm, sai sót của những trường hợp thiếu tinh thần trách nhiệm gây thiệt hại đến lợi ích của tập thể và người lao động. Không ngừng nâng cao năng lực của các phòng ban, của các cán bộ quản lý. Chất lượng của công trình cần được đánh giá chính xác để rút kinh nghiệm kịp thời phát huy tính hiệu quả cao, tạo uy tín với chủ đầu tư và khách hàng. Một số máy móc thiết bị quan trọng của Trung tâm đã lạc hậu và hết khấu hao sử dụng, hỏng hóc nhiều cần phải đầu tư thay thế. áp dụng thành tựu khoa học tiên tiến và công nghệ mới tránh nguy cơ tụt hậu so với các đơn vị bạn. Tóm lại việc tăng cường quản lý trong cơ cấu tổ chức của Trung tâm thí nghiệm VLXD nói riêng và các doanh nghiệp nói chung là hết sức cần thiết. Khi sản xuất kinh doanh càng phát triển thì càng cần phải có bộ máy quản lý tốt cho phù hợp, giữ vững được vai trò chủ đạo của nền kinh tế nhà nước trong cơ chế thị trường. 4 - Coi trọng hơn nữa công tác đào tạo, nâng cao trình độ cho toàn thể cán bộ nhân viên. Quy mô sản xuất ngày càng phát triển cho nên Trung tâm cần có đội ngũ chuyên môn hùng hậu, việc đào tạo và đào tạo lại là hết sức cần thiết và bức bách. Cùng với việc nhập máy móc thiết bị, Trung tâm cần phải quan hệ tiếp cận các hội thảo khoa học, tham dự các hội chợ triển lãm giới thiệu sản phẩm và công nghệ mới để áp dụng kịp thời nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh đạt mức tối đa. Mặt khác Trung tâm cần phải trẻ hoá đội ngũ cán bộ quản lý, mạnh dạn sử dụng những cán bộ trẻ có năng lực công tác làm việc trong các phòng ban. Trình độ là chỉ tiêu quan trọng nhất thể hiện chất lượng của nguồn nhân lực. Đào tạo nguồn nhân lực là quá trình trang bị kiến thức về chuyên môn, nghiệp vụ cho người lao động để họ cá thể đảm nhiệm công việc một các tốt nhất - hiệu quả nhất. Đối với đội ngũ cán bộ quản lý, vấn đề đào tạo bồi dưỡng trình độ lại càng quan trọng, bởi nếu cán bộ quản lý ccó trình độ chuyên môn cao, nghiệp vụ vững vàng sẽ giải quyết công việc năng động và mang lại hiệu quả. Hiện tại, trong đội ngũ lao động quản lý của Trung tâm còn tồn tại một số lao động quản lý trình độ còn hạn chế, khả năng đáp ứng yêu cầu công việc chưa nhanh; số ít người làm không đúng ngành nghề đào tạo. Do đó đơn vị cần bồi dưỡng kiến thức cho đội ngũ cán bộ quản lý không chỉ về chuyên môn nghiệp vụ, mà còn cả lĩnh vực quản trị kinh doanh,… nhằm giúp cho cán bộ có những hiểu biết sâu rộng về môi trường kinh tế. Ngay từ khâu tuyển chọn lao động vào đơn vị , cần phải có yêu cầu tuyển chọn, sát hạch và phỏng vấnđể có thể tuyển chọn được người có đủ chuyên môn nghiệp vụ và phẩm chất nghề nghiệp cần thiết nhằm đáp ứng được yêu cầu giao phó. Cùng với quá trình tuyển chọn, đơn vị nên mạnh dạn loại bỏ những cán bộ, nhân viên có trình độ yếu kém không đáp ứng được yêu cầu công việc. Tiến hành kết hợp giữa thế hệ cán bộ trẻ có năng lực, trình độ học vấn với cán bộ công tác lâu năm giàu kinh nghiệm một cách hợp lý nhất. Bên cạnh đó thì tin học và ngoại ngữ luôn là hành trang đi kèm, ngày nay nó trở thành phương tiện cần thiết để giao tiếp và nghiên cứu tài liệu, lưu trữ - sử lý thông tin. Vì vậy nên coi đây là một kiến thức bắt buộc cho một cán bộ quản lý nếu như xác định gắn bó lâu dài với đơn vị. Đối với lao động gián tiếp: Đối với chuyên ngành thí nghiệm lao động gián tiếp không chỉ đòi hỏi những con người có chuyên môn, trình độ mà còn đòi hỏi tính kiên nhẫn và khéo léo trong công việc. Do vậy Trung tâm nên thường xuyên mở các lớp đào tạo nâng cao tay nghề bàng việc truyền đạt kinh nghiệm của những người đã công tác lâu năm là rất cần thiết. Mặt khác khuyến khích động viên họ tích cực học hỏi lẫn nhau trong quá trình làm việc; chịu khó quan sát, làm đi làm lại nhiều lần với mỗi một công việc chuyên môn sẽ là hành trang kiến thức quý báu theo suốt bước sự nghiệp hôm nay và mãi mãi về sau. * Biện pháp kinh tế Bên cạnh đó Công ty nên áp dụng đòn bẩy kinh tế làm cho các phòng ban cũng như đơn vị sản xuất, người lao động quan tâm và có trách nhiệm vật chất về kết quả những quyết định đề ra và giải quyết các nhiệm vụ, kế hoạch một cách sáng tạo bằng cách: Khuyến khích bằng vật chất đối với các đơn vị hoàn thành và vượt chỉ tiêu kế hoạch Thưởng bằng vật chất đối với các đơn vị cá nhân có những sáng kiên làm tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Công tác tiền lương, tiền thưởng Trung tâm phải chú ý chi trả đầy đủ và đúng thời hạn cho cán bộ công nhân viên khuyến khích kịp thời việc hoàn thành công tác. 5 - Xác lập trách nhiệm và mối quan hệ giữa Đảng, chính quyền và các đoàn thể quần chúng. Với chức năng nhiệm vụ mối quan hệ giữa Đảng, chính quyền và các đoàn thể quần chúngđã được công ty xây dựng nhưng cần làm sáng tỏ các mối quan hệ trên các mặt sau đây. * Vai trò lãnh đạo của Đảng trong công tác quản lý: Căn cứ vào chủ trương đường lối chính sách của Đảng và nhà nước trong từng thời kỳ. Căn cứ vào hệ thống pháp luật hiện hành sự lãnh đạo của Đảng trong công tác quản lý được thể hiện ở các mặt sau đây: - Đảng xác định chủ trương, phương hướng, biện pháp lớn thể hiện thông các nghị quyết của Đảng bộ. - Đảng kiểm tra chính quyền trong việc thực hiện các chủ trương, biện pháp lớn trong từng thời gian 3 tháng, 6 tháng, 9 tháng, 1 năm... Kiểm tra chính quyền trong việc thực hiện chủ trương chính sách của Đảng và nhà nước. Chủ yếu là chính sách thuế và các khoản nộp ngân sách. - Thực hiện công tác chuyên môn của Đảng. * Đối với chính quyền trong công tác quản lý. Chính quyền thể hiện công tác quản lý qua những mặt sau: - Căn cứ vào chủ trương phương hướng lớn của Đảng cụ thể hoá thành những kế hoạch tháng, quý, năm. - Vận dụng những chủ trương, đường lối chính sách của Đảng, vận dụng các đòn bẩy kinh tế để tổ chức chỉ đạo thực hiện các mục tiêu kế hoạch. - Định kỳ báo cáo với Đảng về việc thực hiện những chủ trương phương hướng kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.. * Đối với Công đoàn trong công tác tham gia quản lý. Công đoàn thực hiện chức năng tham gia quản lý. Điều đó có nghĩa là ngoài viẹc thực hiện chức năng chủ yếu của Công đoàn là đảm bảo và không ngừng đời sống cho cán bộ công nhân viên còn cùng với chính quyền tham gia công tác quản lý, vai trò tham gia công tác quản lý của Công đoàn được thể hiện: - Cùng với Đảng, chính quyền bàn bạc quyết định chủ trương, biện pháp lớn. - Động viên cán bộ công nhân viên thực nội quy, quy chế. Kịp thời phát hiện những khâu yếu, những mặt không hợp lý trong sản xuất kinh doanh báo cáo kịp thời với những đơn vị có chức năng. - Động viên cán bộ công nhân viên chức thực hiện những nhiệm vụ mà cấp chính quyền giao cho. *Đoàn thanh niên và công tác quản lý. Ngoài những nhiệm vụ mà cơ bản của đoàn thanh niên (Phong trào văn nghệ, thể dục thể thao, nếp sống văn minh xây dựng con người mới). Đối với công tham gia quản lý đoàn thanh niên nên đi sâu vào các lĩnh vực chủ yếu là xây dựng và thực hiện các phong trào thi đua nâng cao năng xuất công trình và tiết kiệm nguyên vật liệu, Cải tiến kỹ thuật và ứng dụng kỹ thuật vào sản xuất. Động viên đoàn viên trong phong trào học tập nâng cao tay nghề... để góp phần cho sản xuất ngày càng đạt hiệu quả kinh tế cao. Tóm lại việc thực hiện tốt những chức năng nhiệm vụ cơ bản trên. Chắc chắn sẽ đưa những mặt quản lý ngày càng đi sâu vào nếp sống. Các tổ chức Đảng, chính quyền, đoàn thể quần chúng phối hợp chặt chẽ hoạt động của mình tạo điều kiện phát triển sản xuất của Trung tâm cả về số lượng và chất lượng. Kết luận Qua quá trình nghiên cứu em nhận thấy hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là một trong những nội dung quan trọng trong tổ chức sản xuất kinh doanh. Bất cứ một doanh nghiệp nào cũng cần đặc biệt quan tâm đến đội ngũ lao động quản lý bởi vì có một cơ cấu tổ chức hoàn thiện với các nhà quản lý có trình độ, kinh nghiệm sẽ chèo lái con thuyền doanh nghiệp ngày càng phát triển. Trong thời gian qua Trung tâm thí nghiệmVLXD đã có nhiều cố gắng trong việc sắp xếp tổ chức bộ máy quản lý và đổi mới hoạt động sản xuất kinh doanh. Những cố gắng đó đã giúp đơn vị đạt nhiều thành tựu khả quan, từng bước khẳng định vị trí của mình trên con đường phát triển. Trung tâm đã và đang hoàn thiện mình bằng cách quan tâm phát triển sản xuất, mở rộng thị trường, luôn luôn đảm bảo có đủ công ăn việc làm cho cán bộ, công nhân viên với mức thu nhập ổn định. Mặc dù vậy trong việc xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý Trung tâm vẫn còn tồn tại một vài hạn chế cần khắc phụ, điều chỉnh. Sau một thời gian thực tập tại đơn vị, tôi đã cố gắng đi sâu tìm hiểu thực trạng về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Trên cơ sở đó tôi đưa ra một vài giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện hơn cơ cấu tổ chức của Trung tâm. Với suy nghĩ của một sinh viên chưa có nhiều kinh nghiệp thực tế, thời gian có hạn nên không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Rất mong được sự góp ý của thầy cô và các bạn. Cuối cùng một lần nữa em xin chân thành cảm ơn Thày giáo hướng dẫn PGS - TS: Lê Văn Tâm, ban lãnh đạo Trung tâm thí nghiệm VLXD đã giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này. Em có được kết quả hôm nay là được sự quan tâm dạy dỗ không mệt mỏi Ban giám hiệu, các thày cô trường đại học KTQD luôn hết mình vì học sinh thân yêu - Xin được gửi tới các thầy cô lời cảm ơn chân thành nhất. Sinh viên thực hiện: Bùi Văn Quý Tài liệu tham khảo 1 - Giáo trình kinh tế lao động (NXB Giáo dục) 2 - Giáo trình quản trị nhân sự 3 - Giáo trình quản lý doanh nghiệp công nghiệp (NXB Giáo dục) 4 - Giáo trình quản lý nhà nước về kinh tế (NXB khoa học và kỹ thuật hà Nội) 5 - Giáo trình tổ chức và định mức lao động khoa học trong xí nghiệp Nhận xét thực tập tốt nghiệp Sinh viên: Bùi Văn Quý Đề tài: " Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí của Trung tâm thí nghiệm VLXD ". Thực tập tại: Trung tâm thí nghiệm VLXD - Tổng công ty xây dựng Trường Sơn. Trong thời gian thực tập Trung tâm thí nghiệm VLXD sinh viên Bùi Văn Quý đã có nhiều cố gắng, tích cực học hỏi, tìm hiểu tình hình thực tế về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, cũng như về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Sinh viên Bùi Văn Quý đã có ý thức đạo đức tốt - chấp hành nghiêm nội quy, quy định của đơn vị; khả năng tiếp thu tốt, nhiệt tình và có trách nhiệm trong suốt quá trình thực tập ở đơn vị. Đề tài nghiên cứu có tìm tòi sáng tạo mang tính thực tiễn và toát lên được những vấn đề bứ c xúc đang đặt ra hiện nay. Chúng tôi sẽ nghiên cứu ý tưởng đề xuất này. Cảm ơn nhà trường đã có định hướng đúng đắn cho các em. Trung tâm thí nghiệm VLXD Giám đốc Nguyễn Văn Dũng Mục lục Đề mục Trang Lời nói đầu 1 Phần I: phân tích Thực trạng công tác tổ chức bộ máy quản lý ở trung tâm thí nghiệm vlxd 3 I/ Lời giới thiệu 3 1. Quá trình hoàn thành và phát triển của Trung tâm thí nghiệm VLXD - Tổng công ty xây dựng Trường Sơn 3 2. Đặc điểm cơ bản của Trung tâm 5 II/ Những đặc điểm kinh tế kỹ thuật của Trung tâm có ảnh hưởng tới công tác tổ chức bộ máy quản lý 8 1. Đặc điểm về lao động 8 1.1 Số lượng lao động 8 1.2 Chất lượng lao động 8 1.3 Chất lượng lao động quản lý 8 2. Đặc điểm về máy móc thiết bị của đơn vị 10 3. Đặc điểm về cơ cấu sản xuất 12 III/ kết quả hoạt động sxkd của trung tâm thí nghiệm vlxd trong những năm gần đây 12 IV/ phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở trung tâm thí nghiệm vlxd 14 1. Mô hình tổ chức bộ máy quản lý ở Trung tâm 14 2. Cơ cấu và trình độ lao động quản lý 14 3. Bộ máy điều hành của Trung tâm 16 4. Các phòng chức năng 18 4.1 Phòng tài chính - Kế toán 18 4.2 Phòng hành chính tổng hợp 19 4.3 Phòng thí nghiệm 20 4.4 Các phòng thí nghiệm hiện trường 21 5. Thông tin trong bộ máy quản lý 21 5.1 Mối quan hệ trực tuyến 21 5.2 Mối quan hệ chức năng 21 5.3 Mối quan hệ phối hợp 22 V/ đánh giá thực trạng công tác tổ chức tổ chức cơ cấu bộ máy quản lý ở trung tâm 22 1. Ưu điểm 23 2. Nhược điểm 24 3. Nguyên nhân và phương hướng 25 Phần II: phương hướng và Một số biện pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của trung tâm thí nghiệm vlxd 29 I/ Mục đích và phương hướng hoàn thiện bộ máy 29 1. Mục đích của việc hoàn thiện 29 2. Phương hướng của việc hoàn thiện 30 3. Hướng phát triển của Trung tâm thí nghiệm đến năm 2010 31 3.1 Tài sản cố định và kết quả hoạt động SXKD 31 3.2 Cơ cấu và trình độ lao động quản lý 32 3.3 Đầu tư máy móc thiết bị 32 II/ một số biện pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quản quản lý của trung tâm thí nghiệm vlxd 33 1. Đề xuất mô hình tổ chức bộ máy quản lý ở Trung tâm 33 2. Đề xuất cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở Trung tâm 37 2.1 Ban Giám đốc 37 2.2 Phòng tài chính - Kế toán 38 2.3 Phòng hành chính tổng hợp 39 2.4 Các phòng thí nghiệm 40 2.5 Hiệu quả của việc sắp xếp, bố trí lại các phòng chức năng 40 3. Tăng cường quản lý trong cơ cấu tổ chức 41 4. Coi trọng hơn nữa công tác đào tạo, nâng cao trình độ cho toàn htể cán bộ nhân viên 41 5. Xác lập trách nhiệm và mối quan hệ giữa Đảng, chính quỳen và các đoàn thể quần chúng 43 Kết luận 46