Chuyên đề Hoàn thiện công tác đấu thầu tại Công ty cổ phần xây dựng VINACONEX 12

u tham gia, thì doanh nghiệp mới bắt tay vào việc lập phương án và chiến lược tranh thầu. Sau khi có phương án và chiến lược tranh thầu, doanh nghiệp phải kiểm tra lần nữa để ra quyết định nộp hồ sơ dự thầu và theo đuổi gói thầu. Sở dĩ vậy vì mỗi bài thầu đòi hỏi đầu tư một lượng tiền của và công sức nhất định, do đó không thể lãng phí nguồn lực để thực hiện đấu thầu khi mà tỉ lệ thắng gói thầu đó là không cao. Ở Công ty xây dựng VINACONEX 12 công tác đấu thầu được quan tâm ngay từ hoạt động thu thập thông tin trước khi đấu thấu. Nhờ đó Công ty biết được các thông tin liên quan đến bên mời thầu, nội dung mời thầu, địa điểm, thời gian tổ chức đấu thầu và những yêu cầu của bên mời thầu. Các thông tin này được thu thập từ: Các phương tiện thông tin đại chúng: mạng internet, truyền hình, báo chí…. Từ các mối quan hệ của Công ty. Do Tổng công ty giao. Để thông tin có độ tin cậy và hiệu quả cao, có thể giúp tiếp cận và tham gia dự thầu, Công ty đặc biệt tìm hiểu kỹ về: Ban quản lý dự án, chủ đầu tư, nguồn vốn đầu tư cho thực hiện dự án và các thông tin liên quan đến các đối thủ tham gia dự thầu. Không chỉ có như vậy, Công ty còn luôn quan tâm đến đầu tư cho các trang thiết bị xử lý thông tin một cách hệ thống và hiện đại. Sau khi các thông tin thu thập được xử lý để đảm bảo độ chính xác và hiệu quả, Công ty sẽ tiến hành đánh giá hồ sơ dự án và quyết định tham gia dự thầu hay không. Phòng kế hoạch–kĩ thuật của Công ty sẽ chịu trách nhiệm mua hồ sơ mời thầu. 1.2.2.2. Chuẩn bị hồ sơ dự thầu Bên mời thầu đánh giá, lựa chọn nhà thầu thông qua hồ sơ dự thầu. Vì vậy sau khi mua hồ sơ mời thầu, Công ty nghiên cứu kỹ lưỡng các yêu cầu của gói thầu. Công tác đấu thầu đòi hỏi khắt khe về thời gian cũng như việc chính xác trong kết quả tính toán nên thông thường để hoàn thành một hồ sơ dự thầu toàn bộ phòng kế hoạch- kỹ thuật được huy động dưới sự chỉ đạo, tham mưu của Ban giám đốc. Theo quy chế đấu thầu một hồ sơ dự thầu phải bao gồm các nội dung sau: Nội dung về kỹ thuật Nội dung về thương mại, tài chính Nội dung về hành chính pháp lý Trong đó nội dung về kỹ thuật và thương mại tài chính tốn nhiều công sức và có tỷ trọng điểm cao nhất. 1.2.2.2.1. Chuẩn bị nội dung về kĩ thuật Căn cứ vào bản vẽ kỹ thuật của hồ sơ mời thầu để bóc tách khối lượng công việc cần làm trong gói thầu. Nhà thầu phải hiểu rõ công việc nào phải làm thông qua bảng tiên lượng dự toán chi tiết. Thông qua bảng này nhà thầu có thể tính giá trị dự thầu. Điều quan trọng ở đây là nhóm kỹ thuật phải khẳng định tiên lượng đã bao gồm tất cả các công việc phải làm trong quá trình thi công. Bởi vì, có những công việc mà nhà thầu khi tiến hành tiên lượng công việc không được chào vì vậy nhà thầu khi trúng thầu vẫn phải thực hiện để đảm bảo chất lượng công trình như đã cam kết dẫn đến tăng chi phí cho thi công mà không được bên mời thầu thanh toán. Các biện pháp và tổ chức thi công của gói thầu được thể hiện qua bản thuyết minh các biện pháp thi công. Bản thuyết minh các biện pháp thi công thường bao gồm các nội dung chính sau: Giới thiệu chung về công trình Ở phần này Công ty tóm tắt phần giới thiệu chung về công trình trong hồ sơ mời thầu, phần giới thiệu chung thường có những nội dung chính sau: Vị trí địa lý Nhiệm vụ công trình và các thông số kỹ thuật Hiện trạng công trình và nội dung sửa chữa (nếu là công trình sửa chữa và nâng cấp) Yêu cầu kỹ thuật Các quy định chung về kỹ thuật, chất lượng sản phẩm xây lắp. Yêu cầu kỹ thuật đối với từng loại vật tư. Yêu cầu kỹ thuật đối với từng loại công việc. Các yêu cầu về nghiệm thu khối lượng chất lượng công trình, xử lý chất thải môi trường, bảo hành công trình... Các biện pháp tổ chức thi công Căn cứ vào các yêu cầu và bản vẽ kỹ thuật của công trình mà Công ty đưa ra các biện pháp tổ chức thi công phù hợp và hiệu quả nhất a) Công tác chuẩn bị để mở công trường: Tuỳ theo vị trí đặc điểm nơi tiến hành thi công công trình mà có phương án chuẩn bị mở công trường: Đường thi công: Mở đường thi công nếu chưa có, tận dụng đường giao thông có sẵn dùng phương tiện cơ giới và thô sơ để chuyển nguyên vật liệu. Chỉ cần gia cố thêm nếu thấy cần thiết. Lán trại: Tự thuê mướn trong dân, bố trí trụ sở làm việc tại hiện trường thi công để bàn giao công việc thường kỳ cùng bên A. Hạng mục này đơn vị thi công sẽ trình cụ thể với ban quản lý trước khi thi công. Điện nước dùng trong sinh hoạt: Dùng nguồn đã có sẵn trong dân, hoặc có thể huy động thêm máy phát điện. Kho bãi tập kết nguyên vật liệu: Có thể dựng kho với hình thức lán trại hoặc thuê kho trong dân. b) An toàn lao động trong quá trình thi công: Bất kỳ công trình nào nhà thầu cũng phải cam kết và có những biện pháp an toàn trong quá trình thi công : Cam kết thực hiện đầy đủ các chính sách chế độ về bảo hộ lao động: bao gồm thời gian làm việc, chế độ lao động, chế độ bồi dưỡng độc hại, trang bị bảo hộ lao động, tiện nghi phục vụ sinh hoạt người lao động (lán trại, nhà vệ sinh, nhà ăn...). Thực hiện các biện pháp vệ sinh mặt bằng quanh phạm vi sinh hoạt và thi công, dự phòng các phương án chống lũ, phòng tránh dịch bệnh. Thực hiện các biện pháp phòng chống cháy nổ, đảm bảo an ninh trong khu vực xây dựng công trình. Có biển hướng dẫn, biển báo an toàn giao thông đảm bảo an toàn cho người và phương tiện. c) Phương án tổ chức thi công chi tiết Tuỳ theo đặc điểm, khối lượng công việc mà đưa ra các biện pháp thi công: tiến độ thi công,bố trí nhân lực, huy động máy móc cho thi công, sau đó được tổng hợp để tính tổng tiến độ thi công, tổng số nhân lực và máy móc cần huy động. + Tiến độ thi công Bảng 1.10: Tiến độ thi công gia cố kênh đoạn K0- K5 + 791 STT Nội dung công việc Thời gian ( ngày) Khoảng thời gian 1 Công tác chuẩn bị mở công trường 5 26/3 - 30/3/2008 2 Thời gian đúc tấm bê tông 56 4/1 - 25/5/2008 3 Thi công cống trên kênh 30 20/4 - 30/6/2008 4 Thi công gia cố lòng kênh 40 20/5 - 30/6/2008 5 Hoàn thiện và bàn giao công trình 30/6/2008 6 Tổng thời gian 141 Nguồn: Công ty cổ phần xây dựng VINACONEX 12 Tiến độ thi công là yếu tố quan trọng cần được giải quyết trong hồ sơ dự thầu, nó không chỉ thể hiện năng lực nhà thầu mà còn ảnh hưởng lớn đến chi phí và kết quả kinh doanh. Trong một công trình các công việc có thể tiến hành song song với nhau, có những công việc phải xong công việc trước mới thực hiện được. Căn cứ vào đó Công ty đã có những giải pháp cho tiến độ thi công phù hợp nhất. Ví dụ: + Máy móc huy động cho thi công Tuỳ theo từng công trình, yêu cầu về thời gian mà nhóm kỹ thuật tính toán khối lượng máy móc cần thiết huy động sao cho đảm bảo hoàn thành công trình trong điều kiện hiện có. Tính toán khối lượng máy móc có huy động; - Chi phí máy thi công là chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong tổng lớn nhất là đối với công trình cao tầng, kết cấu lớn. - Tiết kiệm chi phí này được thực hiện trên cơ sở yêu cầu thực tế của từng công việc cũng như cả công trình và năng lực thiết bị hiện có. Việc tính toán khối lượng máy phải được lập kế hoạch cụ thể, danh mục thiết bị chi tiết, nguồn huy động cũng như dự phòng trong trường hợp cần thiết. Số lượng máy móc cần huy động cho công trình được thể hiện ở danh sách máy móc thiết bị dự kiến đưa vào công trình. Đó là khối lượng máy móc thiết bị sẵn sàng được đưa vào sử dụng khi trúng thầu. Bảng 1.11: Máy móc huy động cho thi công gia cố kênh đoạn K0 - K5 + 791 STT Tên thiết bị- xe máy Đơn vị Số lượng I Tại bãi đúc cấu kiện bê tông 1 Máy trộn 250 lít Chiếc 4 2 Máy bơm nước Chiếc 2 3 Máy phát điện Chiếc 1 4 Khuôn đúc tấm các loại Chiếc 315 5 Xe cải tiến Chiếc 10 6 Dàn dung loại 8 tấm Dàn 4 7 Ôtô vận chuyển vật liệu Chiếc 6 II Tại tuyến công trình 1 Máy bơm nước Chiếc 8 2 Máy đầm đất Chiếc 16 3 Máy đào 40.4m3/gầu Chiếc 1 4 Máy ủi C100 Chiếc 1 5 Máy trộn bê tông 250lít Chiếc 4 6 Máy đầm bàn Chiếc 8 7 Xe cải tiến chuyên dùng Chiếc 8 III Xe chở vật liệu bán thành phẩm 1 Ôtô IFA5-7 tấn Chiếc 5 2 Xe tải loại >= 0.5 tấn Chiếc 10 Nguồn: Hồ sơ dự thầu gói thầu Kênh dẫn nước sông Đà -2007 + Nhân lực huy động cho thi công: Căn cứ vào các yêu cầu của hồ sơ mời thầu mà Công ty bố trí nhân lực cho hợp lý với công việc trình độ, tuổi tác, kinh nghiệm. Ngoài các phần trên Công ty còn có các hồ sơ sau trong hồ sơ dự thầu: Sơ đồ tổ chức hiện trường Bảng kê khai chủng loại vật tư Biện pháp kiểm tra chất lượng và bàn gia công trình Các nội dung này đóng vai trò quan trọng trong hồ sơ dự thầu. 1.2.2.2.2. Chuẩn bị nội dung về tài chính Giá dự thầu là yếu tố cơ bản quyết định đến khả năng thắng thầu của Công ty, nó phải được xác định dựa trên những cơ sở khoa học, những quy định của pháp luật và tình hình thực tế của thị trường, của Công ty và những biến động của nền kinh tế. * Cơ sở xây dựng đơn giá dự thầu - Căn cứ vào hồ sơ thiết kế kỹ thuật đã được chủ đầu tư thông qua. - Căn cứ vào khối lượng trong bản tiên lượng mời thầu của chủ đầu tư và các công văn về việc bổ sung tiên lượng mời thầu của Ban quản lý dự án. - Căn cứ biện pháp tổ chức thi công do Công ty cổ phần xây dựng VINACONEX 12 thiết kế để tính khối lượng phụ tạm phục vụ thi công. - Xây dựng đơn giá chi tiết: Giá vật liệu: Lấy giá vật liệu theo thông báo giá gần nhất của cơ quan chức năng và tính vận chuyển vào chân công trình. Máy thi công: căn cứ vào tập giá ca máy gần nhất của Bộ xây dựng Định mức dự toán căn cứ tập định mức số24/2005/QĐ- BXD ngày 29 tháng 07 năm 2006 của Bộ xây dựng. * Phương pháp lập đơn giá tổng hợp Đơn giá dự thầu là đơn giá tổng hợp đã bao gồm mọi chi phí để hoàn thành 1 đơn vị sản phẩm. Bao gồm các nội dung sau: a) Chi phí trực tiếp: VL = Qj*Djvt + CLvt) + Chi phí vật liệu: được xác định theo công thức sau: Trong đó: VL: chi phí vật liệu CLvt: Chênh lệch vật liệu nếu có Qj: Khối lượng công tác xây lắp thứ j Djvt: Chi phí vật liệu công tác xây lắp thứ j theo đơn giá xây dựng NC = Qj * Djnc(1+F1/h1n+ F2/h2n) + Chi phí nhân công: được xác định theo công thức: Trong đó: NC: Chi phí nhân công. Djnc: Chi phí nhân công trong đơn giá xây dựng cơ bản của công tác xây lắp thứ j F1: Các loại phụ cấp chư tính hoặc tính chưa đủ vào tiền công trên mức lương tối thiểu trong đơn giá F2: Các khoản phụ cấp chưa tính hoặc tính chưa đủ vào tiền công trên mức lương cấp bậc. h1i: Hệ số tiền công nhóm i so với tiền công tối thiểu trong đơn giá h2i: Hệ số tiền công nhóm i so với lương cấp bậc trong đơn giá. Các hệ số h1i và h2i hiện nay được tính như sau: Nhóm mức lương I II III IV Hi1 2.342 3.439 2.638 2.795 Hi2 1.377 1.370 1.363 1.357 M = Qj * Djn( 1 + Ktrg) + Chi phí máy thi công: được tính theo công thức sau: Trong đó : M: Chi phí máy thi công. Djn: Chi phí máy thi công trong đơn giá xây dựng cơ bản của công tác xây lắp thứ j. Ktrg: hệ số trượt giá ca máy( nếu có) T = VL + NC + M Ta có chi phí trực tiếp T: b) Chi phí chung : C=NC*P Chi phí chung được tính theo tỷ lệ % so với chi phí nhân công. Trong đó: C: Chi phí chung NC: Chi phí nhân công. P: là định mức chi chung theo thông tư số 01/BXD-VKT. c) Thuế và lãi : TL = ( T + C)* m Được tính bằng tỷ lệ % so với chi phí trực tiếp và chi phí chung tính theo từng loại công trình. Trong đó: TL: Thuế và lãi m: Tỷ lệ quy định theo thông tư18/TC gxl = T + C + TL d) Giá trị dự toán xây lắp : gxl Thuế giá trị gia tăng (VAT) = gxl* t Gxl = gxl + VAT Giá trị dự toán xây lắp sau thuế Gxl: Sau khi tính toán được tổng hợp theo đơn giá chi tiết như sau: Bảng… : Đơn giá chi tiết công trình … STT Thành phần hao phí Đơn vị Khối lượng định mức Đơn giá thành tiền I Hạng mục A 1 Chi phí trực tiếp: Vật liệu:( chi tiết: Nhân công(chi tiết) Máy thi công(chi tiết) 2 Chi phí chung 3 Thu nhập chịu thuế tính trước 4 Giá trị dự toán xây lắp trước thuế 5 Thuế VAT đầu ra 6 Giá trị dự toán xây lắp sau thuế G1 II ... Tiếp đó sẽ tổng hợp để có được giá dự thầu. Bảng… : Bảng giá dự thầu công trình … STT Hạng mục công trình Đơn vị Khối lượng Đơn giá Thành tiền 1 Hạng mục A M1 G1 M1*G1 2 Hạng mục B M2 G2 M2*G2 Tổng giá trị dự toán xây lắp SMi*Gi Thư giảm giá : Sau khi đã hoàn thiện công việc tính giá dự thầu Công ty xác định mức giảm giá dựa vào các cơ sở sau: - Chi phí khấu hao tài sản cố định, công cụ dụng cụ thi công là nhỏ hoặc một số đã khấu hao hết nhưng vẫn còn sử dụng được. - Đơn vị thi công có bề dày kinh nghiệm trong công tác quản lý thi công, lực lượng công nhân lành nghề chiếm tỷ lệ cao, do vậy có thể tiết kiệm được chi phí chung. - Thị trường cung cấp vật liệu tốt và ổn định, đã được ký kết hợp đồng từ trước do vậy có thể giảm giá vật liệu hoặc tránh trường hợp giá lên quá cao. - Tận dụng vật liệu tồn kho từ công trình trước. - Khoảng cách giữa địa điểm công trình nhỏ do vậy việc hỗ trợ kỹ thuật thuận lợi, chi phí đi lại, vận chuyển máy móc giảm. - Căn cứ và chiến lược mở rộng thị trường, giải quyết việc làm cho lao động, tận dụng máy móc trong thời gian nhàn rỗi... 1.2.2.2.3. Chuẩn bị nội dung về pháp lý Chuẩn bị các thủ tục, giấy tờ, theo yêu cầu của Bên mời thầu: Bảo lãnh dự thầu Đơn dự thầu hợp lệ (phải có chữ ký của người thẩm quyền). Bản sao giấy đăng ký kinh doanh Tài liệu giới thiệu năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu kể cả nhà thầu phụ nếu có. Văn bản thỏa thuận liên doanh (trường hợp liên doanh dự thầu) Giấy đăng ký kinh doanh .... 1.2.2.3. Nộp hồ sơ dự thầu Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các tài liệu liên quan đến hồ sơ dự thầu, Công ty mang hồ sơ nộp cho Bên mời thầu theo thời hạn quy định. Trong thời gian này, Công ty tăng cường công tác ngoại gia với chủ đầu tư, với cơ quan có thẩm quyền quyết định đầu tư để nắm bắt thông tin, làm tăng thêm uy tín dộ tin cậy của Công ty. Mặt khác, Công ty vẫn tiếp tục nghiên cứu các đề xuất tiến độ và biện pháp thi công đã nêu trong hồ sơ dự thầu. Nếu có nhu cầu bổ sung theo quy định nhằm phát huy tính cạnh tranh và nâng cao khả năng thắng thầu của Công ty. 1.2.2.4. Hoàn thiện và kí kết hợp đồng Khi có thông báo trúng thầu của chủ đầu tư, đại diện của Công ty cùng với chủ đầu tư ký kết hợp đồng kinh tế giao nhận thầu thi công. Nội dung của hợp đồng phản ánh đúng những cam kết của hai bên trong quá trình đấu thầu. Nội dung của hợp đồng bao gồm: - Các tài liệu kèm theo (là một phần) bản hợp đồng kinh tế. - Đối tượng của hợp đồng. - Yêu cầu về số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách mỹ thuật công trình. - Nghiệm thu công trình. - Phương thức và điều kiện thanh toán. - Bảo hành công trình. Ngoài ra nội dung của hợp đồng còn có điều khoản trách nhiệm và cam kết của bên ký nhận hợp đồng, biện pháp bảo đảm việc ký kết hợp đồng: phạm vi hợp đồng: xử lý hợp đồng: những bổ sung, điều chỉnh hợp đồng, huỷ bỏ hợp đồng: cam kết của chủ đầu tư. Nội dung của hợp đồng được ký kết phải phù hợp với hồ sơ đấu thầu, nếu có thay đổi, điều chỉnh gì so với hồ sơ đấu thầu thì phải do người có thẩm quyền quyết định đầu tư và phải được chấp nhận không được sửa đổi những yếu tố cơ bản ảnh hưởng đến nội dung của hồ sơ đấu thầu và kết quả đấu thầu. 1.2.3. Tình hình tham dự đấu thầu Hoạt động đấu thầu chủ yếu của Công ty là các gói thầu xây dựng thuộc các lĩnh vực xây dựng công trình dân dụng, công trình thuỷ lợi, thuỷ điện, các công trình hạ tầng giao thông, công trình hạ tầng công nghiệp, khu công nghiệp. Trong đó, xây dựng các công trình thuỷ lợi là lĩnh vực Công ty có nhiều kinh nghiệm và chiếm thị phần đáng kể. Bảng 1.12: Giá trị và mức tăng trưởng các công trình trúng thầu Năm Giá trị các công trình trúng thầu (tr.đồng) Mức tăng trưởng (%) Số lượng các công trình trúng thầu Mức tăng trưởng (%) Giá trị trung bình một công trình trúng thầu (tr.đồng) 2004 109.68 - 8 - 13.71 2005 209.01 90.57 8 0.00 26.13 2006 30.64 (85.34) 2 (75.00) 15.32 2007 221.79 623.97 17 750.00 13.05 2008 125.20 (43.55) 14 (17.65) 8.94 Nguồn: Báo cáo tổng kết năm2004-2008_Cty CPXD VINACONEX 12 Một điều dễ nhận thấy là kết quả đấu thầu của Công ty không đều trong những năm qua cả về số lượng cũng như tổng giá trị các công trình trúng thầu. Sự thất thường này thực sự gây ra những mối nguy hại lớn cho hoạt động của Công ty, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp, việc làm của cán bộ công nhân viên… Năm 2006 là năm mà Công ty chỉ trúng thầu 2 công trình với tổng giá trị vèn vẹn 30 tỷ đồng. Tương ứng với đó là tình hình sản xuất kinh doanh trong năm đó của Công ty cũng đi xuống với mức doanh thu giảm hẳn so với năm trước. Tuy nhiên ngay sau đó năm 2007 tình hình lại trở lại bình thường khi Công ty trúng thầu 17 công trình với tổng giá trị lên đến hơn 220 tỷ đồng. Mặc dù có giảm vào năm 2008 nhưng cũng có thể nói tình hình đấu thầu của Công ty đã dần đi vào ổn định. Nguồn: Báo cáo tổng kết năm2004-2008_Cty CPXD VINACONEX 12 Một xu hướng rõ ràng nhất mà ta có thể thấy qua bảng số liệu trên là giá trị trung bình trên một công trình ngày càng giảm. Công ty có xu thế chuyển sang tham dự những gói thầu công trình vừa và nhỏ, thời gian thi công ngắn, vòng quay vốn nhỏ. Bài thầu với các công trình loại này có vẻ dễ làm hơn, khi những yêu cầu mà bên mời thầu đòi hỏi không cao, tuy nhiên chính vì vậy mà có rất nhiều Công ty có khả năng đáp ứng và tham gia tranh thầu nên tính cạnh tranh cao hơn những bài thầu khác rất nhiều. 1.2.4. Đánh giá hoạt động đấu thầu ở Công ty 1.2.4.1. Thời cơ - Thách thức 1.2.4.1.1. Thời cơ Nhà nước ngày càng quan tâm hoàn thiện công tác quản lý đấu thầu. Làm cho công tác tổ chức thầu trở nên công khai, minh bạch, thể hiện rõ tính cạnh tranh công bằng. Bên cạnh đó, việc ban hành luật đấu thầu cùng những văn bản hướng dẫn thi hành luật tạo cho công tác đấu thầu có một hành lang cụ thể tạo sự dễ dàng trong đấu thầu. Công ty tiến hành tăng vốn điều lệ lên 300 tỷ đồng, mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh đã góp phần tạo thế và lực để hoạt động đấu thầu có cơ sở đạt được những kết quả lớn hơn. Công ty đã có thể đáp ứng yêu cầu của nhiều gói thầu hơn, hướng tới nhiều loại công trình khác nhau, thi công nhiều công trình 1 lúc… Trải qua quãng thời gian dài hoạt động, Công ty có nhiều kinh nghiệm trong hoạt động đấu thầu. Với những công trình đã thực hiện, Công ty đã tạo được uy tín trong lòng khách hàng, xây dựng được 1 số thị trường truyền thống. 1.2.4.1.2. Thách thức Càng ngày càng có nhiều Công ty mới tham gia vào thị trường nên cạnh trạnh sẽ càng khốc liệt hơn. Khi có nhiều Công ty tham gia dự thầu thì có nghĩa là khả năng thắng thầu của Công ty sẽ giảm xuống, tính cạnh tranh trong mỗi bài thầu sẽ tăng lên. Việc tiến hành cổ phần hoá, dần dần tách ra làm ăn độc lập có nghĩa là sẽ ngày càng ít những công trình được nhà nước, hoặc Tổng công ty giao cho thực hiện. Khi đó, đấu thầu sẽ là phương thức duy nhất để có hợp đồng, có công ăn việc làm cho công nhân viên, có lợi nhuận cho doanh nghiệp. Do đó sức ép lên công tác đấu thầu là ngày một gia tăng. Sự phát triển không ngừng của khoa học kĩ thuật trong đó có sự phát triển của kỹ thuật, máy móc phục vụ xây dựng, quản lý… Tạo sức ép phải liên tục đổi mới máy móc thiết bị, học tập những kỹ thuật mới để không bị tụt hậu và luôn đáp ứng tốt nhất yêu cầu mà chủ đầu tư đặt ra. Đó cũng là thách thức không nhỏ với Công ty. Nền kinh tế thế giới đang khủng hoảng, sự lên xuống thất thường của giá cả vật liệu xây dựng làm công tác lập hồ sơ dự thầu gặp rất nhiều khó khăn, chủ đầu tư đòi hỏi rất khắt khe về giá. Thậm chí nhiều dự án phải tạm hoãn dẫn đến số lượng các gói thầu giảm. Những điều này sẽ gây không ít khó khăn cho Công ty đặc biệt với hoạt động đấu thầu 1.2.4.2. Ưu nhược điểm 1.2.4.2.1.Ưu điểm Qua nghiên cứu thực trạng vấn đề đấu thầu của Công ty ta có thể thấy được những ưu điểm của Công ty. Những ưu điểm này đã được Công ty phát huy và đã được cụ thể hoá bằng sự tăng trưởng, lớn mạnh của Công ty về chiều rộng cũng như chiều sâu. Có thể tóm lại những lợi thế của Công ty : - Chất lượng công trình luôn đảm bảo, đáp ứng được các yêu cầu về kỹ thuật, thẩm mỹ, được khách hàng tín nhiệm. - Công ty đã áp dụng một số công nghệ kỹ thuật tương đối hiện đại trong sản xuất và thi công, từ đó đã nâng cao được năng suất lao động. - Thời gian thi công luôn đảm bảo, luôn đạt và vượt mức kế hoạch đề ra. - Công ty có môi trường làm việc lành mạnh, đoàn kết, đồng tâm hiệp lực. - Đội ngũ cán bộ khoa học - kỹ thuật đông đảo, công nhân kỹ thuật lành nghề, có kinh nghiệm thi công các công trình lớn - Công ty có cơ cấu tổ chức tương đối hợp lý và hoàn chỉnh, bộ máy quản trị từ cao xuống thấp đều đang hoạt động tương đối hiệu quả. - Có khả năng huy động vốn tương đối tốt 1.2.4.2.2. Nhược điểm Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được thì Công ty cũng có rất nhiều các hạn chế, đã và đang ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng trúng thầu của Công ty, nó là những mối đe doạ thường trực đến sự tồn tại và phát triển của Công ty. Có thể kể ra đây một số tồn tại sau: - Yếu trong khâu tìm kiếm thông tin thị trường, thông tin khách hàng, thông tin về đối thủ cạnh tranh. - Máy móc thiết bị đã cũ, chưa đồng bộ, chậm được đổi mới trong khi các công trình xây dựng đang ngay càng đa dạng về yêu cầu, kĩ thuật thi công… - Giá dự thầu của Công ty thường cao. Phần lớn các công trình Công ty trượt thầu đều có nguyên nhân là do giá bỏ thầu lớn. 1.2.4.3. Nguyên nhân 1.2.4.3.1. Nguyên nhân khách quan - Do chủ đầu tư : những dự án gần đây, tài liệu địa chất không chính xác, khi nhà thầu khoan kiểm tra khác quá xa với tài liệu thầu. Nhà thầu phải làm nhiều thủ tục đệ trình nhiều cấp để được khoan bổ sung. Điều này ảnh hưởng đến tiến độ thi công kế hoạch của doanh nghiệp, cũng như các doanh nghiệp không chủ động điều tiết nguồn nhân lực - Do các nhà thầu khác: Trong hoàn cảnh cạnh tranh khốc liệt nhiều nhà thầu thực hiện chiến lược cạnh tranh nhằm chiếm lĩnh thị truờng, khánh hàng quen thuộc, tạo công ăn việc làm cho cán bộ công nhân… vì vậy các doanh nghiệp này đưa ra giá dự thầu thấp, chấp nhận tỷ lệ lợi nhuân thấp thậm chí là không có lợi nhuận nhằm đạt được những mục tiêu trên. 1.2.4.3.2. Nguyên nhân chủ quan - Về đầu tư mua sắm máy móc thiết bị: + Do Tổng công ty chưa tận dụng hết các nguồn vốn để mua sắm máy móc thiết bị. + Do một số cán bộ của các doanh nghiệp thành viên chưa nhận thức rõ chủ chương đa dạng hoá lĩnh vực kinh doanh. Mặt khác do tâm lý e ngại sẽ không thành công trong lĩnh vực kinh doanh mới nên đã không dám mạnh dạn đầu tư mua sắm máy móc thiết bị. - Về việc thiếu đội ngũ làm Marketing: + Thiếu cán bộ có hiểu biết về lĩnh vực Marketing. + Vấn đề marketing trong đấu thầu ở Công ty chưa được thực sự quan tâm, và hiểu một cách đầy đủ - Về việc giá bỏ thầu cao: + Do máy móc thiết bị cũ nên dẫn đến chi phí máy móc thiết bị thi công thường cao. + Do không bám sát sự lên xuống của giá cả thị trường, sau khi gửi hồ sơ dự thầu đi thì không có bộ phận theo dõi điều chỉnh giá trong phần giảm giá khi mở thầu. + Do xác định định mức quá cao. + Do khả năng bóc tách bản tiên lượng, xác định các công việc cần làm còn nhiều hạn chế. Chương 2: GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC ĐẤU THẦU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VINACONEX 12 2.1. Phương hướng phát triển 2.1.1. Định hướng sản xuất kinh doanh của Công ty Xây dựng cơ chế quản lý phù hợp và thực hiện cơ chế nghiêm túc công bằng dân chủ như giao khoán, quản lý chất lượng, tiến độ, thanh quyết toán… có thưởng phạt nghiêm minh. Xác định các mục tiêu tăng trưởng, tốc độ tăng trưởng trong sản xuất kinh doanh từ 15%-20%, chú trọng đặc biệt đến hiệu quả, chất lượng, tiến độ và an toàn. Xây dựng chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng chung cho toàn Công ty, trong đó được cụ thể hoá cho từng công trình, dự án, lấy uy tín với khách hàng làm chủ đạo trong điều hành, lấy hiệu quả kinh tế làm chủ đạo trong quản lý. Giữ vững thị trường truyền thống hiện nay, mở rộng thị trường mới, lập phương án trình hội đồng quản trị Công ty cũng như Tổng công ty xin thành lập chi nhánh miền Trung để đón các dự án đang và sẽ đầu tư của Nhà nước trên địa bàn này. Xây dựng chiến lược lâu dài về nguồn nhân lực trong đó có qui chế rõ ràng giữa tuyển dụng và chế độ sử dụng lao động sao cho hợp lý từ công việc làm đến chế độ trả lương hợp lý, nâng cao đời sống… Tăng cường công tác đào tạo cán bộ, chú trọng bồi dưỡng nâng cao trình độ quản lý cũng như kinh nghiệm chuyên môn cho những đồng chí đang công tác tại Công ty nhất là một số cán bộ trẻ có năng lực. Mặc khác, thu hút cán bộ có trình độ bên ngoài. Tập trung chỉ đạo sản xuất kinh doanh mỏ đá Đồng Hấm, trạm trộn bê tông cần có phương án cụ thể rõ ràng, ổn định công tác cán bộ đủ tầm để quản lý, cũng như đưa ra những qui chế, có kế hoạch cụ thể cho từng tháng, quý, năm để không ngừng nâng cao hiệu quả. Tăng cường công tác quản lý máy móc thiết bị đã đầu tư để sao cho phát huy hiệu quả một cách cao nhât, ổn định cán bộ quản lý, phân công cụ thể cho từng đồng chí. Chỉ đạo công tác thanh quyết toán nhanh gọn và tập trung thu hổi công nợ để đảm bảo sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao. Công tác an toàn lao động phải thực hiện đúng qui đinh, thường xuyên liên tục và đảm bảo tốt vệ sinh lao động, đảm bảo đời sống cho người lao động. Tập trung chỉ đạo dự án kinh doanh và phát triển nhà, hoàn tất các thủ tục để sớm đưa vào thực hiện dự án. Công tác đầu tư, lập dự án đầu tư cẩu tháp phục vụ thi công nhà cao tầng của Công ty cũng như Tổng công ty giao. Đáp ứng đầy đủ chế độ đối với người lao đông, không ngừng nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên Công ty. Bảng 2.1: Các chỉ tiêu chủ yếu được xây dựng năm 2009  Chỉ tiêu Đơn vị tính Thực hiện năm 2008 KH năm 2009 % tăng trưởng I. Tổng giá trị SXKD Triệu đồng 360,374 414,430 15% 1. Giá trị sản xuất xây lắp Triệu đồng 345,364 397,169 15% 2. Giá trị SXCN, VLXD Triệu đồng 15,010 15,761 5% II. Tổng doanh thu Triệu đồng 262,596 288,856 10% 1. Doanh thu xây lắp Triệu đồng 248,301 273,131 10% 2. Doanh thu sản xuất CN, VLXD Triệu đồng 14,295 21,871 53% Tỷ trọng Tổng DT/ Giá trị tổng sản lượng % 1 1 8% III. Tổng lợi nhuận trước thuế Triệu đồng 5,120 8,727 70% 1. Lợi nhuận xây lắp Triệu đồng 4,700 8,225 75% 2. Lợi nhuận khác Triệu đồng 420 502 20% Tỷ suất Lợi nhuận/ Tổng doanh thu % 1.95% 3.02% 55% IV. Tỷ suất cổ tức % 14% 14% 0% V. Đầu tư xây dựng cơ bản Triệu đồng 43,000 78,500 83% * Đầu tư phát triển nhà, đô thị Triệu đồng 35,000 73,500 110% * Đầu tư chiều sâu thiết bị Triệu đồng 8,000 5,000 -38% VI. Lao động và tiền lương 1. Lao động sử dụng bình quân người 1,900 2,200 13% 2. Thu nhập bình quân /1 người /1 tháng 1.000 đồng 1,800 2,000 4% Nguồn: Báo cáo tổng kết năm 2008_Cty CPXD VINACONEX 12 2.1.2. Định hướng trong công tác đấu thầu của Công ty - Công ty cần tích cực duy trì các mối quan hệ hợp tác với đối tác và khách hàng truyền thống, bên cạnh việc mở rộng mối quan hệ với các khách hàng mới. Đồng thời phát động toàn Công ty cùng hợp tác trong công tác tìm kiếm các thông tin liên quan đến đấu thầu. Xây dựng quy trình xử lý thông tin hiện đại và bài bản hơn nhằm nâng cao hiệu quả của các thông tin. Qua đó, có thể tăng số lượng các công trình mà Công ty tham gia dự thầu và tăng tỷ lệ thắng thầu của Công ty hơn nữa. Góp phần nâng cao và khẳng định uy tín của Công ty. - Tập trung vào các gói thầu về xây dựng dân dụng, nhà ở là những lĩnh vực mới đang được nhà nước tập trung phát triển. - Đầu tư nâng cao năng lực thực hiện thầu để nâng cao khả năng thắng thầu: + Năng lực tài chính: mở rộng quan hệ với ngân hàng, bổ sung nguồn vốn kinh doanh từ lợi nhuận để lại, hoàn thiện thủ tục phát hành cổ phiếu ra công chúng. + Nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ công nhân viên trong Công ty, đặc biệt là đội ngũ trong bộ phận liên quan đến công tác dự thầu, lập hồ sơ dự thầu bằng các biện pháp như: cử cán bộ đi học, thi nâng bậc cho công nhân kỹ thuật, thực hiện tốt công tác học tập, rút kinh nghiệm từ những sai sót đã xảy ra. + Đầu tư cải tiến máy móc thiết bị phục vụ thi công, kiểm tra chất lượng, giám sát, thu thập và xử lý thông tin… Đồng thời có chính sách khuyến khích những sáng kiến cải tiến kỹ thuật, phương pháp quản lý mang lại lợi ích cho Công ty. - Hoàn thiện công tác lập hồ sơ dự thầu, thực hiện tốt quá trình tính giá dự thầu, bóc tách khối lượng công việc để có sự linh hoạt trong giá dự thầu. - Áp dụng các tiêu chuẩn chất lượng, an toàn lao động, vệ sinh môi trường… 2.2. Giải pháp hoàn thiện công tác đấu thầu 2.2.1. Tăng cường Marketing Thông qua hoạt động marketing, Công ty sẽ gây dựng được uy tín của mình trên thị trường xây lắp, tạo dựng được lòng tin của khách hàng đồng thời giúp Công ty có những được thông tin quý gía về hoạt động của thị trường đấu thầu, biến động về giá cả vật liệu xây dựng, về khách hàng,về đối thủ cạnh tranh và luật pháp...Công ty mới xây dựng được chiến lược kinh doanh đúng đắn đặc biệt trong lĩnh vực đấu thầu - tìm kiếm thị trường đầu ra. Công tác marketing trong đấu thầu bao gồm những hoạt động chính sau: Tìm kiếm và thu thập các thông tin về dự án, các gói thầu để tham dự đấu thầu Thu thập thông tin về sự biến động của giá cả nguyên vật liệu trên thị trường. Thu thập các thông tin về khách hàng. Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh. Thông tin, quảng cáo, khuyếch trương các nguồn lực của Công ty tạo uy tín đối với khách hàng. 2.2.1.1. Phân loại tìm kiếm thị trường Công ty cần phân chia thị trường xây dựng ra thành các thị trường nhỏ có tính đồng nhất cao về một mặt nào đó để tìm cách xâm nhập vào thị trường đó phù hợp với sở trường của Công ty. Phân loại theo tính chất công trình: Thị trường xây dựng dân dụng, công nghiệp, các công trình giao thông, công trình thuỷ lợi,… Phân theo khu vực địa lý: Thị trường nước ngoài, thị trường trong nước, thị trường địa phương. Phân loại thị trường theo quy mô: Thị trường các công trình lớn, thị trường các công trình nhỏ, vừa. Điều này sẽ giúp Công ty xác định được những thị trường trọng tâm, thị trường Công ty có lợi thế, thị trường tiềm năng cần mở rộng. Ở thị trường Công ty có lợi thế khả năng thắng thầu cao, thu được lợi nhuận lợi lớn vì vậy cần hướng sự quan tâm, tập trung vào đó. Với thị trường tiềm năng nơi mà Công ty có thể mở rộng tầm ảnh hưởng, nâng cao khả năng cạnh tranh cần có chiến lược kinh doanh phù hợp như bỏ giá dự thầu thấp, tăng cường quảng bá hình ảnh … Cụ thể với định hướng phát triển của Công ty và tình hình ngành xây dựng ở nước ta hiện nay, các cán bộ làm đấu thầu nên tập trung tìm kiếm thị trường xây dựng dân dụng và công trình thuỷ lợi ở các địa phương Công ty đã có nhiều dấu ấn như Hà Tây, Hoà Bình. Công ty có thể hướng vào những công trình có qui mô vừa và nhỏ hoặc tiến hành liên danh để tham dự với gói thầu có qui mô lớn. Tuy nhiên việc định hướng này không nên quá cứng nhắc mà cần linh hoạt thay đổi trong từng điều kiện của thị trường và khả năng của Công ty ở từng thời kì. 2.2.1.2. Hoàn thiện công tác thu thập và xử lý thông tin Việc thu thập, xử lý thông tin về dự án, gói thầu, về chủ đầu tư và thông tin về các nhà thầu… là yếu tố quan trọng để Công ty đưa ra quyết định có tham gia dự thầu hay không, là một trong những cơ sơ quan trọng để Công ty xây dựng hồ sơ dự thầu. Hệ thống thông tin nước ta còn nhiều bất cập, do vậy những thông tin doanh nghiệp nhận được từ những nguồn trực tiếp là rất hạn chế và tính hiệu quả của những thông tin này chưa cao. Muốn hoạt động có hiệu quả và nắm bắt được những thông tin kịp thời, đầy đủ thì Công ty phải tự xây dựng cho mình một hệ thống thông tin thị trường hữu hiệu. Việc tìm kiếm thị trường phải được quán triệt đến mọi cán bộ công nhân viên, đồng thời có quy định về các khuyến khích đối với những nhân viên có thể cung cấp những thông tin có ích cho hoạt động của thông tin. Công ty cần thiết lập một hệ thống thông tin được trang bị đầy đủ, đồng bộ và hiện đại. Những nhân viên chuyên làm công tác về thông tin phải được đào tạo sử dụng thành thạo các máy móc thiết bị này, đồng thời phải nắm rõ mục tiêu, nhiệm vụ của mình, của Công ty. Hệ thống thông tin này phải cập nhật đầy đủ kịp thời những định hướng chiến lược, những chính sách ưu tiên…của nhà nước, những đặc điểm kinh tế xã hội của từng giai đoạn, từng địa phương, những thông tin chi tiết về các nhà thầu, chủ đầu tư và những dự án sắp được đem ra đấu thầu. Đây chính là cơ sở dữ liệu quan trọng để Công ty có thể tiến hành phân tích và xử lý thông tin có hiệu quả. Bên cạnh việc tìm hiểu thông tin từ thị trường, Công ty cần quan tâm hơn nữa tới việc quảng bá hình ảnh của mình. Nhiều trường hợp chủ đầu tư tổ chức đấu thầu cạnh trạnh hạn chế khi đó việc nằm trong danh sách ngắn của chủ đầu tư là bước đầu tiên để tiếp cận với gói thầu. Chính vì vậy việc tạo ấn tượng với khách hàng là hết sức quan trọng. Công ty có thể quảng bá hình ảnh qua những khách hàng cũ, khách hàng truyền thống thông qua chính những công trình mà mình đã thực hiện cho khách hàng đó, chất lượng tiến độ thi công, chế độ duy tu bảo dưỡng, những hoạt động sau hợp đồng sẽ để lại ấn tượng rất tốt trong lòng khách hàng là nguyên nhân để khách hàng đó lại chọn Công ty trong những gói thầu khác. Ngoài ra, Công ty có thể quảng cáo hình ảnh của mình thông qua internet với những khách hàng mới, khách hàng tiềm năng. Việc tạo một webside riêng không những giúp tăng cường quảng bá hình ảnh đến khách hàng, mà còn khẳng định vị thế, qui mô của Công ty. 2.2.1.3. Công tác dự báo thị trường Đặc điểm của hoạt động xây dựng là sử dụng lượng lớn nguyên vật liệu lại tiến hành trong thời gian dài, giá cả khi tiến hành lập hồ sơ dự thầu đến khi tiến hành xây dựng rồi đến khi công trình hoàn thành có thể trải qua những biến động lớn. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến giá bỏ thấu, giá thành xây dựng, lơi nhuận của Công ty. Trong những năm qua, công tác dự báo thị trường ở Công ty hầu như không được tiến hành nếu có thì cũng chỉ ở mức khởi đầu và phần nhiều dựa vào kinh nghiệm cảm tính, chưa thường xuyên nghiên cứu dự báo dẫn đến tình trạng Công ty bị bất ngờ, chịu ảnh hưởng nghiêm trọng như biến động giá xăng dầu, khan hiếm sắt thép, tăng giá xi măng… Chính vì vậy Công ty phải đẩy mạnh công tác dự báo một cách thường xuyên, không mơ hồ, phải có độ tin cậy tức là nghiên cứu các yếu tốt có tác động mạnh nhất, trực tiếp nhất đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Dự báo là xác định các thông tin chưa biết có thể xảy ra trong tương lai giúp ban lãnh đạo Công ty trong công tác quản lý, lập kế hoạch kinh doanh … chính xác từ đó nâng cáo khả năng cạnh tranh của Công ty trên thị trường. 2.2.2. Nâng cao năng lực lập hồ sơ dự thầu Hồ sơ dự thầu phải rõ ràng, tỷ mỉ, có tính thuyết phục cao và thỏa mãn được yêu cầu của chủ đầu tư. Nó phải thể hiện được sự thận trọng và hoàn chỉnh của công tác chuẩn bị, bởi đó chính là sự khẳng định việc coi trọng dự án mà Công ty tham gia dự thầu. Là tài liệu quan trọng nhất được bên chấm thầu xem xét đánh giá tỉ mỉ, có tính quyết định đến khả năng trúng thầu vì vậy công tác lập hồ sơ dự thầu cần phải được đặc biệt quan tâm. 2.2.2.1. Thực hiện chuyên môn hóa công tác lập hồ sơ dự thầu Việc tổ chức lập hồ sơ dự thầu đòi hỏi sự tỉ mỉ và kiến thức về nhiều mặt của công tác thi công xây dựng công trình. Sự chuyên môn hóa sẽ làm tăng hiệu quả , chất lượng hồ sơ dự thầu sẽ được nâng cao hơn. -Quy trình hóa công tác lập Hồ sơ dự thầu. Công tác lập Hồ sơ dự thầu như chúng ta đã biết là bước quan trọng nhất, quyết định chất lượng tranh thầu. Công tác lập Hồ sơ dự thầu được tiến hành tùy từng loại dự án khác nhau trong đó biện pháp công nghệ, giá, điều kiện thanh toán là các nội dung cơ bản nhất đòi hỏi phải có nhiều thời gian và chi phí để đảm bảo thông tin là đủ điều kiện tin cậy và phù hợp với năng lực tài chính, kỹ thuật của Công ty. Công ty trải qua một thời gian kinh nghiệm thực hiện nhiều loại dự án khác nhau, đã có đủ cơ sở để xây dựng quy trình lập Hồ sơ đấu thầu nhằm giảm bớt các hao phí và tiết kiệm thời gian lập hồ sơ. Việc quy trình hóa này cũng như một sự đầu tư cần phải có sự quan tâm của lãnh đạo và những người có trách nhiệm đồng thời nó đòi hỏi một sự chuẩn bị đồng bộ về dữ liệu và thiết bị đồng bộ không chỉ ở bộ phận kỹ thuật-nơi lập dự án. Quy trình hóa cần thiết tạo ra một sơ đồ tổng hợp hay từng bước đơn vị riêng biệt. Các công việc nội dung phải đảm bảo được thực hiện và kiểm tra nhằm tránh sai, thiếu sót không cần thiết của Hồ sơ dự thầu tránh sửa chữa bổ sung và giảm đáng kể thời gian lập dự toán. -Trong công tác lập hồ sơ dự thầu, Công ty cần tổ chức thành các nhóm chuyên môn : Nhóm làm phần hành chính pháp lý: nhóm này phải kê khai những năng lực sẵn có theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Đây là phần đầu tiên của hồ sơ dự thầu được chủ đầu tư đánh giá, Công ty phải lập sẵn hồ sơ về năng ực cao nhất để khi đấu thầu có thể rà soát lại nhằm giảm bớt thời gian và những sai sót có thể xảy ra. việc bố trí hình thức hồ sơ cũng rất quan trọng vì đay chính là yếu tố tạo ấn tượng ban đầu với chủ đầu tư. Nhóm làm hồ sơ kĩ thuật: bao gồm những cán bộ kĩ thuật, chuyên gia có tay nghề và kinh nghiệm. Nhóm này dựa vào sự hiểu biết, kinh nghiệm và những thông tin thu được để thực hiện đầy đủ và hoàn chỉnh các khâu: Lập bản vẽ thiết kế và biện pháp thi công, biện pháp đảm bảo chất lượng, bố trí máy móc thiết bị, vật tư vật liệu và nhân công thực hiện dự án. Đồng thời đưa ra sơ đồ tổ chức hiện trường, bố trí lao động, máy móc thiết bị sao cho có hiệu quả nhất. Đây chính là khâu quyết định đến các chỉ tiêu kỹ thuật của công trình: tiến độ, chất lượng, an toàn… trong thi công công trình. Đồng thời thực hiện công tác này có thể tránh được sự chồng chéo trong quản lý và sử dụng hiệu quả máy móc thiết bị, phát huy được các thế mạnh về nhân lực và máy móc thiết bị. Nhóm làm phần thương mại tài chính: Nhóm này thực hiện lập giá dự thầu, thuyết minh biểu tính giá dự thầu. Một công việc cần thiết của nhóm này nữa là các điều kiện về tài chính và các điều kiện thanh toán hợp đồng có lợi cho doanh nghiệp nhưng lại phải để cho chủ đầu tư dễ chấp nhận. 2.2.2.2. Hoàn thiện công tác xác định giá bỏ thầu Hiện nay, ở Công ty cổ phần xây dựng VINACONEX 12 cũng như các Công ty khác trong lĩnh vực xây dựng đều sử dụng các phần mềm kế toán trong công tác xác định giá bỏ thầu. Vì vậy các lỗi số học trong quá trình tính toán giá là rất ít gặp. Vấn đề đặt ra là quá trình bóc tách bản tiên lượng và xác định giá thành nguyên vật liệu, chi phí sử dụng máy móc thiết bị: + Bóc tách bản tiên lượng: đây là quá trình phân tách gói thầu thành các công việc cụ thể chi tiết.Việc phân tách này càng chính xác chi tiết thì càng dễ dàng trong quá trình thi công, đặc biệt nó giúp xác định mức giá bỏ thầu một cách chính xác gần với thực tế nhất. Tuy nhiên công việc này đòi hỏi cán bộ lập hồ sơ phải có chuyên môn kinh nghiệm cao. Ở Công ty hiện nay, cán bộ được đào tạo một cách có hệ thống về lập hồ sơ dự thầu không nhiều, chủ yếu là tự tích luỹ kinh nghiệm trong quá trình công tác. Do đó Công ty cần mạnh dạn cử cán bộ đi đào tạo chuyên sâu về công tác lập hồ sơ dự thầu. Tiến tới xây dựng đội ngũ cán bộ đấu thầu có trình độ cao, được chuyên môn hoá. + Xác định giá thành nguyên liệu, chi phí sử dụng máy móc thiết bị: Vấn đề này được để cập ở trên là một phần của công tác marketing trong đấu thầu. Tuy nhiên cần phải chú ý ngay cả khi hồ sơ dự thầu đã được hoàn thành và gửi đi vẫn phải theo dõi các biến động về giá. Để có thay đổi phù hợp trong thư giảm giá được công bố khi mở thầu. 2.2.3. Nâng cao năng lực thực hiện thầu Hoạt động đấu thầu xây dựng diễn ra trước khi công trình được bắt tay vào thi công nên chủ đầu tư, công ty tổ chức đấu thầu phải đánh giá khả năng thi công và chất lượng công trình dựa trên các công trình tương tự mà nhà thầu đã thi công, trình độ của công nhân viên kĩ sư xây dựng, máy móc thiết bị mà công ty có thể huy động cho dự án… Những yếu tố trên gọi chung là năng lực thực hiện thầu. Năng lực thực hiện thầu thể hiện nhà thầu có hay không có khả năng thi công công trình như trình bày trong hồ sơ kĩ thuật vì vậy là một yếu tố quan trọng để lực chọn nhà thầu của chủ đầu tư. Nâng cao năng lực thực hiện thầu là nâng cao khả năng trúng thầu của công ty. 2.2.3.1 Đầu tư mua sắm máy móc thiết bị Do những yêu cầu ngày càng cao về kỹ thuật, mỹ thuật của công trình, tính phức tạp trong quá trình thực hiện dự án đòi hỏi máy móc thiết bị, công nghệ phải không ngừng được cải tiến, thay thế cho phù hợp. Việc đầu tư vào máy móc, thiết bị và công nghệ là chiến lược lâu dài và quan trọng và cần phải làm của Công ty nhằm đáp ứng các yêu cầu mới của thị trường hiện nay. Mục tiêu của giải pháp là khắc phục những bất lợi do thiếu máy móc, thiết bị và công nghệ hiện đại phục vụ cho quá trình thi công xây lắp, dẫn đến Công ty không có khả năng thực hiện những biện pháp thi công tiên tiến, rút ngắn tiến độ và giảm giá thành công trình. Máy móc hiện đại là cơ sở của chất lượng công trình, là nhân tố chính ảnh hưởng đến tiến độ thi công, tăng uy tín của Công ty, khẳng định khả năng thực hiện gói thầu của Công ty tạo lòng tin với chủ đầu tư qua đó tăng khả năng thắng thầu, đáp ứng yêu cầu của sản xuất - kinh doanh và phục vụ định hướng phát triển lâu dài. Trong hồ sơ dự thầu, năng lực về máy móc trang thiết bị phục thi công là yếu tố quan trọng để Bên mời thầu đánh giá và cho điểm. Công ty nào có máy móc càng hiện đại thì cơ hội trúng thầu càng cao. Hơn nữa, với sự đòi hỏi ngày càng cao của chủ đầu tư về tiêu chuẩn kỹ thuật và tiến độ thi công công trình xây dựng thì đây là vấn đề quan tâm hàng đầu của Bên mời thầu khi xét thầu. Bởi vậy Công ty không ngừng đầu tư vào trang thiết bị nhằm nâng cao năng lực kỹ thuật của Công ty đáp ứng yêu cầu của Bên mời thầu và tăng sức cạnh tranh với các nhà thầu khác. Thực tế máy móc thi công của Công ty chưa phải là mạnh để cạnh tranh được với mọi loại hình công trình, với những công trình đòi hỏi kỹ thuật phức tạp, yêu cầu thẩm mỹ cao vì thế Công ty cần có những biện pháp đầu tư vào máy móc, trang thiết bị phù hợp để nâng cao khả năng trúng thầu của Công ty. Việc đầu tư máy móc thiết bị là một chiến lược lâu dài nên Công ty cần chú ý một số điều kiện để có thể đạt được hiệu quả cao trong chiến lược này: + Có một khả năng cung cấp tài chính ổn định lâu dài để đầu tư vào chiến lược, nên sử dụng nguồn vốn vay dài hạn và các nguồn vốn khấu hao của Công ty. + Để theo sát trình độ công nghệ xây lắp của đối thủ cạnh tranh, Công ty cần có một số cán bộ kỹ thuật chuyên về máy móc thiết bị, yêu cầu biết rõ tình trạng hoạt động hiện đại, khả năng cải tiến và vận dụng các loại thiết bị Công ty đang có. Mặt khác nắm bắt được những công nghệ hiện đại hơn mà thị trường xây lắp đang sử dụng; từ đó, phân tích, tổng hợp, đánh giá, xem xét khi nào thì cần phải cải tạo, mua mới hoặc kết hợp cả hai hình thức này. Có thể thực hiện một số giải pháp sau: - Trước hết là phải nâng cao hiệu quả sử dụng máy móc sẵn có: lựa chọn phương án cơ giới xây dựng tối ưu, phân phối máy móc hợp lý theo tiến độ thi công, phân bố máy móc theo các địa điểm xây dựng và mặt bằng hợp lý, điều phối máy móc giữa các công trường; Có kế hoạch cải tiến sử dụng máy móc, nhằm nâng cao hệ số sử dụng máy theo công suất theo thời gian và đầu máy đưa vào hoạt động. - Đổi mới máy móc theo các hình thức: + Chuyển giao công nghệ thông qua liên doanh với các Công ty khác, hoặc liên doanh với nước ngoài + Mua mới công nghệ bằng vốn tự có, vay ngân hàng, chú ý tính toán kỹ lững hiệu quả của máy móc đó mang lại thông qua các chỉ tiêu:thời gian thu hồi vốn(T) , thu nhập hiện tại ròng(NPV), tỷ suất hoàn vốn nội bộ ( IRR), … + Thuê tài chính: Theo phương thức thuê tài chính Công ty sẽ đi thuê các tài sản cố định về hoạt động và được quyền sử dụng, tính khấu hao, nhưng không có quyền sở hữu, hết hạn hợp đồng Công ty được phép mua lại tài sản cố định với giá hợp lý - Ngoài ra để nâng cao năng lực kinh tế kỹ thuật (năng lực, máy móc thiết bị) tăng khả năng cạnh tranh tham gia đấu thầu, Công ty có thể thực hiện liên doanh liên kết với các đơn vị khác. Đây là giải pháp quan trọng và hữu hiệu đối với Công ty trong điều kiện còn hạn chế về kỹ thuật. Bởi vậy mở rộng quan hệ liên kết, Công ty sẽ tận dụng được nhiều công nghệ kỹ thuật thi công của đơn vị bạn. Hơn nữa theo phương án này Công ty sẽ nâng cao năng lực kinh tế kỹ thuật của mình mà không cần phải bỏ vốn đầu tư. Tuy nhiên để thực hiện phương án này Công ty cần phải có khả năng đàm phán ngoại giao tốt và ưu thế vượt trội một lĩnh vực nào đó. - Hoạt động kiểm tra chất lượng máy móc phải được tiến hành thường xuyên. Hoạt động này giúp cán bộ quản lý biết máy nào chưa phát huy tác dụng, máy nào hỏng...xác định chính xác tiến độ thi công hợp lý. Các máy móc thiết bị chuyên dụng cần được cán bộ kỹ thuật có kinh nghiệm, trình độ chuyên môn giỏi đánh giá kiểm tra. 2.2.3.2. Tăng cường công tác quản lý chất lượng công trình Chất lượng công trình là một trong những tiêu chuẩn quan trọng nhất mà Bên mời thầu sử dụng để xét thầu và giao thầu đối với các nhà thầu. Chủ đầu tư bỏ vốn ra xây dựng công trình với mong muốn công trình chất lượng cao mang lại lợi ích cho họ. Chính vì vậy Công ty muốn tham dự thầu và trúng thầu thì phải chứng tỏ được mình có phương pháp quản lý chất lượng khoa học, có khả năng thi công công trình có chất lượng cao. Để làm được điều này Công ty có thể chi nhỏ quản lý theo từng yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng công trình. Từ đó có những cách, hướng giải quyết riêng cho từng vấn đề của từng loại yếu tố cụ thể. Cụ thể như sau: - Quản trị chất lượng trong khâu thiết kế Đây là giai đoạn rất quan trọng vì nó định hướng cho công tác thi công công trình đạt hiệu quả cao, tránh sai sót về mặt kinh tế - kỹ thuật có thể gây hậu quả lớn như: Thi công công trình không đúng tiêu chuẩn kỹ thuật đặt ra. Trong giai đoạn này, bản vẽ thiết kế kỹ thuật thi công đều thể hiện những thông số kỹ thuật đã được phê chuẩn là tiêu chuẩn chất lượng quan trọng mà sản phẩm sản xuất ra phải tuân thủ. Thông thường, các yêu cầu chất lượng công trình được nhà thiết kế kỹ thuật đại diện cho chủ đầu tư ấn định Tổng công ty cần phải xây dựng hệ thống quản lý đồng bộ, đáp ứng nhu cầu của khách hàng (chủ đầu tư), bằng cách tập hợp đội ngũ kiến trúc sư có trình độ kinh nghiệm để khảo sát thiết kế, bóc tách bản vẽ, nghiên cứu cân đối và thực hiện triển khai kế hoạch thiết kế thi công. - Quản trị chất lượng nguyên vật liệu, chế phẩm và thiết bị Đây là biện pháp quan trọng đảm bảo chất lượng công trình. Vì chất lượng nguyên vật liệu hình thành nên thực thể công trình. Tổng công ty cần phải kiểm chứng nguyên vật liệu, chế phẩm và thiết bị thi công trình trước khi đưa vào xây dựng kiểm tra tình hình cung ứng vật tư, nguyên vật liệu đúng số lượng, chất lượng, chủng loại và thời gian cung ứng trong suốt quá trình thi công. - Quản trị chất lượng công trình trong thi công xây lắp Giai đoạn thi công xây lắp là giai đoạn phức tạp nhất. Vì vậy, trong quá trình thi công cán bộ cán bộ kỹ thuật phải kiểm tra kỹ lưỡng, dứt điểm từng phần công việc để đảm bảo công tác kiểm tra được tiến hành thường xuyên theo tiến độ công trình và đảm bảo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lượng mới được phép thực hiện thi công xây dựng các công việc tiếp theo. Để đảm bảo hiệu quả trong quá trình thi công xây lắp thì các cán bộ kỹ thuật phải thực hiện những công việc sau: + Kiểm tra chất lượng các chi tiết, bộ phận, bán thành phẩm sau từng công tác xây lắp, phát hiện sai sót và có biện pháp khắc phục kịp thời. + Thiết lập và thực hiện các tiêu chuẩn, qui trình, thao tác thực hiện từng công việc. + Kiểm tra thường xuyên máy móc thiết bị: độ an toàn, năng lực từng loại và có kế hoạch duy trì bảo dưỡng kịp thời máy móc thiết bị phục vụ cho việc thi công công trình. + Kiểm tra, hiệu chỉnh thường kỳ các công cụ kiểm tra, đo lường chất lượng. Trong giai đoạn này, ở mỗi thao tác đều cần phải có cán bộ quản lý giám sát, kiểm tra chất lượng, hướng dẫn, đôn đốc chỉ đạo công nhân trên từng thao tác. * Quản trị chất lượng công trình trước khi nghiệm thu Đây là giai đoạn kiểm tra tổng thể công trình trước khi bàn giao và đưa vào sử dụng. Cán bộ kỹ thuật và cán bộ quản lý chất lượng có trách nhiệm trước giám đốc về những sản phẩm mà mình đã nghiệm thu. Tuy nhiên, để quá trình kiểm tra có hiệu quả thì kiểm tra phải được thực hiện từ các công nhân kỹ thuật trực tiếp xây dựng cho đến cán bộ kỹ thuật kiểm tra. Tổng công ty phải khuyến khích các công nhân cho đến các cán bộ kiểm tra có trách nhiệm và ý thức trước sản phẩm mình làm ra. Sau khi cán bộ kiểm tra thấy chất lượng đạt yêu cầu mới cho nghiệm thu. Kết luận Trong nền kinh tế thị trường, đấu thầu với tính cạnh trạnh của nó ngày càng trở thành phương pháp phổ biến được chủ đầu tư lựa chọn. Vì vậy, hơn ai hết các doanh nghiệp xây dựng phải nhận thức được tầm quan trọng của công tác đấu thầu với hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Với Công ty cổ phần xây dựng VINACONEX 12, hoạt động đấu thầu đã không còn xa lạ. Công ty đã tham gia đấu thầu và thắng thầu nhiều công trình có giá trị và qui mô lớn, có yêu cầu kĩ thuật phức tạp. Tuy nhiên, công tác đấu thầu của Công ty không tránh khỏi vẫn còn những sai sót, hạn chế, tỷ lệ trúng thầu vẫn còn ở mức thấp. Nhận thức được tầm quan trọng của đấu thầu đến tình hình sản xuất kinh doanh, lợi nhuận của mình, trong những năm qua Công ty luôn quan tâm đến vấn đề đổi mới, hoàn thiện công tác đấu thầu, vì vậy tình hình đấu thầu ở Công ty đã có những chuyển biến tích cực. Mặc dù vậy trong thời gian tới Công ty vẫn cần mạnh dạn cải cách đổi mới, đầu tư hơn nữa cho công tác này cả về cơ cấu tổ chức, nhân sự … để hoạt động đấu thầu đạt hiệu quả hơn nữa góp phần thúc đẩy sự phát triển của Công ty. Tài liệu tham khảo 1. PGS.TS Nguyễn Bạch Nguyệt – TS. Từ Quang Phương_Giáo trình kinh tế đầu tư_ Nhà xuất thống kê 2. Tập bài giảng : Đấu thầu_ Ths. Đinh Đào Ánh Thủy_Bộ môn KTĐT_ ĐHKTQD 3. PGS.TS Nguyễn Bạch Nguyệt_ Giáo trình lập dự án đầu tư_ Nhà xuất thống kê. 4. Luật đấu thầu _21/11/2005 5. Hồ sơ năng lực năm 2009_Công ty CPXD VINACONEX 12 6. Báo cáo tài chính các năm 2004 – 2007_Công ty CPXD VINACONEX 12 7. Hồ sơ dự thầu gói thầu Kênh dẫn nước sông Đà_Công ty CPXD VINACONEX 12 8. Www.mpi.gov.vn _trang web chính thức của bộ kế hoạch và đầu tư.