Chuyên đề Hoàn thiện công tác dự thầu cung cấp thiết bị công nghệ thông tin ở công ty Cổ phần Máy tính – truyền thông – điều khiển 3C

ra các giải pháp tổng thể đáp ứng nhu cầu phát triển của khách hàng trong và ngoài nước. 1.1.3.2. Nhiệm vụ: 3C tập trung vào các lĩnh vực hoạt động chính sau: Cung cấp các sản phẩm công nghệ thông tin, bao gồm: Thiết bị, phần mềm, giải pháp công nghệ, thiết kế triển khai các hệ thống mạng INTRANET, INTERNET. Sản xuất, lắp đặt, lắp ráp và bảo dưỡng thiết bị điện, điện tử, tin học, điều khiển tự động Nghiên cứu và triển khai các đề tài khoa học kỹ thuật về điện tử, tin học và công nghệ kỹ thuật cao. Dịch vụ tư vấn đầu tư. Thi công các công trình hạ tầng điện nhẹ. Buôn bán tư liệu sản xuất và tư liệu tiêu dùng. 1.1.4. Chính sách của công ty: Tôn trọng khách hàng. Phục vụ nhanh nhất. Tạo niềm tin với khách hàng. Chất lượng, giá cả tốt nhất. "Chuyên nghiệp” và “Chia sẻ” nhằm phục vụ khách hàng tốt nhất. 1.1.5. Cơ cấu tổ chức: Bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty được tổ chức theo hình thức hỗn hợp, đó là sự kết hợp của 2 kiểu cấu trúc tổ chức theo trực tuyến và theo chức năng. Hệ thống chỉ huy trực tuyến từ Ban lãnh đạo công ty đến các trung tâm của công ty (điều khiển, công nghệ thông tin và công nghệ viễn thông). Hệ thống các trung tâm này có nhiệm vụ tham mưu cho cán bộ trực tuyến. Các trung tâm tại các khu vực được phân cấp triệt để, hoàn toàn chủ động trong toàn bộ các chính sách phát triển thị trường, tổ chức bán hàng. Hệ thống tổ chức và quản lý cán bộ thực hiện theo qui định thống nhất của công ty. Sơ đồ cơ cấu tổ chức: BAN LÃNH ĐẠO Nguồn: Công ty 3C Sơ đồ 1: Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty Sơ đồ tổ chức các phòng ban trong công ty cung cấp cho từng cá nhân cái nhìn cụ thể và rõ ràng về vị trí mà hiện nay mình đang chịu trách nhiệm cũng như sự phân cấp điều phối giữa các bộ phận với nhau. Ban giám đốc: Chủ tịch Hội đồng quản trị và Tổng Giám Ðốc : GS. Tiến sĩ khoa học - - Nguyễn Quang A Phó Tổng Giám Ðốc : Ông Nguyễn Minh Song Phó Tổng Giám Ðốc : Ông Ngô Trung Sơn Trụ sở Chính của Công ty: Số 18 Tam Đa, Tây Hồ, Hà Nội, Việt Nam. Tel: (844) 7280593 Fax: (844) 7280592 Email: 3cnet@hn.vnn.vn Hệ thống các văn phòng, trung tâm thương mại và dịch vụ TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Trung tâm CNTT - Số 6 Láng Hạ, Ba Ðình, Hà Nội. Trung tâm phát triển phần mềm 3CSoft - Số 6 Láng Hạ, Hà Nội. Kho chứa, lắp ráp máy tính - Số 15 Khu Chiến Thắng - Thị trấn Xuân Mai - Huyện Chương Mỹ - Hà Tây. Trung tâm CNTT - 21/6 Lý Nam Ðế, Hà Nội. Trung tâm CNTT - 19C Lý Nam Ðế, Hà Nội. Trung tâm CNTT - 38C Lý Nam Ðế, Hà Nội. Trung tâm CNTT - 92 Ðào Tấn, Hà Nội. Trung tâm CNTT - 63/167 Tây Sơn, Hà Nội. Trung tâm CNTT - 109 Trần Hưng Đạo, Hà Nội. Trung tâm cân Điện tử - C13 Khu đô thị mới Ðịnh Công, Hà Nội. TRUNG TÂM 3C ĐIỆN TỬ VIỄN THÔNG: Số 18 Tam Đa, Tây Hồ, Hà Nội TRUNG TÂM 3C THƯƠNG MẠI: 1. Số 18 Tam Đa, Tây Hồ, Hà Nội. 2. Văn phòng số 6 Láng Hạ, Hà Nội. 1.1.6. Kết quả kinh doanh một số năm gần đây của công ty: Bảng 1: Bảng kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 3C Đơn vị tính: triệu đồng Chỉ tiêu 2002 2003 2004 2005 2006 1. Tổng Vốn kinh doanh bình quân 24886,379 28810,763 43473,860 53082,459 68632,805 2. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. 80069,693 111859,666 137070,802 134309,627 163708,334 3. Thu nhập của công ty 933,754 5274,243 9470,872 3549,618 8334,911 4. Nộp ngân sách Nhà nước 231,760 383,555 563,027 803,449 987,135 5. Lợi nhuận sau thuế 672,303 3797,455 6819,028 2555,725 6001,136 Nguồn: công ty 3C Từ những năm đầu mới thành lập, trải qua nhiều giai đoạn phát triển đến nay công ty đã đạt được những thành tựu nhất định trong kinh doanh. Đặc biệt giai đoạn 2002 – 2006, đây là giai đoạn mà thị trường công nghệ thông tin ở nước ta phát triển sôi động, cũng là giai đoạn mà công ty 3C có những thời điểm phát triển chững lại, song đã khắc phục được những khó khăn vượt lên khẳng định lại vị trí của mình trong ngành vào năm 2006. Nhìn vào bảng kết quả hoạt động kinh doanh của công ty, ta có thể thấy được điều này. Về tổng nguồn vốn kinh doanh bình quân: Tổng nguồn vốn kinh doanh của công ty liên tục tăng trong 5 năm trở lại đây. Năm 2002 đạt 24886,379 triệu đồng, đến năm 2003 đạt 28810,763 triệu đồng tăng 3924,384 triệu đồng, tương ứng với tốc độ tăng là 15,77% so với năm 2002. Năm 2004 đạt 43473,860 triệu đồng, tăng 14663,097 triệu đồng, tương ứng với tốc độ tăng là 50,894% so với năm 2003. Năm 2005 đạt 53082,459 triệu đồng, tăng 9608,599 triệu đồng, tương ứng với tốc độ tăng là 22,102% so với năm 2004. Năm 2006 đạt 68632,805 triệu đồng, tăng 15550,346 triệu đồng, tương ứng với tốc độ tăng là 29,295% so với năm 2005. Tuy sự tăng không đồng đều qua các năm nhưng việc tăng liên tục này chứng tỏ sức mạnh tài chính của công ty ngày càng được củng cố. Về doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty liên tục tăng trong các năm 2002, 2003, 2004: năm 2002 đạt 80069,693 triệu đồng, năm 2003 đạt 111859,666 triệu đồng, tăng 31789,973 triệu đồng tương ứng với tốc độ tăng là 39,70% so với năm 2002; năm 2004 đạt 137070,802 triệu đồng, tăng 25511,136 triệu đồng tương ứng với tốc độ tăng là 22,538% so với năm 2003; nhưng có thể thấy tốc độ tăng đang có sự giảm sút. Đến năm 2005 lại chỉ đạt 13309,627 triệu đồng, giảm so với năm 2004 là: 2761,175 triệu đồng tương ứng với tốc độ giảm là 2,014%. Tuy giảm nhẹ nhưng điều này cho thấy hoạt động kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2002 – 2005 đã bị chững lại và có phần giảm sút. Nguyên nhân khách quan: đây là giai đoạn mà số lượng, cũng như chất lượng các doanh nghiệp kinh doanh thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin này ngày một đông đảo và phát triển; về phía công ty: tuy có nhận ra được sự biến động này nhưng lại chậm thay đổi cơ chế quản lý, cơ chế giá để thích ứng với thị trường. Đến năm 2006, doanh thu lại tăng nhanh và vượt bậc so với các năm trước, đạt 163708,334 triệu đồng, tăng 29398,707 triệu đồng tương ứng với tốc độ tăng là 21,889% so với năm 2005. Đây là một sự vực dậy đáng kinh ngạc của công ty 3C, công ty đã có những tiến triển đáng nể trong hoạt động quản lý doanh nghiệp, quản lý bán hàng để giảm chi phí. Bên cạnh đó, cũng đã áp dụng chính sách giá hợp lý, cạnh tranh được với các công ty kinh doanh máy tính cùng ngành, chất lượng dịch vụ sau bán ngày càng tốt hơn mà giá dịch vụ lại giảm nên đã thu hút được nhiều khách hàng. Về thu nhập của công ty 3C: Công ty 3C là công ty kinh doanh phân phối máy tính, thiết bị công nghệ thông tin, nên cần lượng vốn lưu động lớn để chi trả cho việc mua sắm hàng hóa và dịch vụ đầu vào. Điều này lý giải cho việc tổng nguồn vốn kinh doanh bình quân tăng liên tục trong giai đoạn 2002 – 2006 và khá lớn, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ cũng rất lớn nhưng thu nhập của công ty lại lớn không tương xứng. Như năm 2002, trong khi tổng vốn kinh doanh bình quân là 24886,379 triệu đồng thì thu nhập của công ty chỉ đạt 933, 754 triệu đồng. Nhưng nhìn chung, thu nhập của công ty tăng liên tục trong giai đoạn 2002 – 2004, năm 2005 thu nhập giảm mạnh( giảm 5921,254 triệu đồng tương ứng với tốc độ giảm là 62,52% so với năm 2004), nhưng lại tăng mạnh trở lại vào năm 2006( tăng 4785,293 triệu đồng tương ứng với tốc độ tăng là 134,811% so với năm 2005). Nguyên nhân là do sự biến động của doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ như đã phân tích ở phần trên, hơn nữa là do sự tác động của hoạt động tài chính của công ty. Về vấn đề nộp ngân sách Nhà nước: Nộp ngân sách Nhà nước liên tục tăng qua các năm, điều này thể hiện sự thực hiện nghĩa vụ của công ty đối với Nhà nước là rất tốt. Đặc biệt, ta thấy năm 2005 công ty nộp ngân sách Nhà nước tăng vọt lên ( đến 803,449 triệu đồng). Đó là do năm 2005 công ty hết thời gian được miễn thuế đối với sản phẩm phần mềm – một mặt hàng cho doanh thu khá lớn mà chi phí đầu vào lại nhỏ, chủ yếu là do đội ngũ nhân viên trung tâm 3C Soft sáng tạo ra bằng tài năng, trí tuệ của mình. Đây cũng là một trong những nguyên nhân dẫn đến lợi nhuận năm 2005 của công ty giảm mạnh. Về vấn đề lợi nhuận: Mục tiêu của công ty là thu hút khách hàng, mở rộng thị phần. Chính vì vậy, tỷ suất lợi nhuận của công ty không được như mong muốn, lợi nhuận nhìn chung là vẫn tăng đều qua các năm, duy chỉ có năm 2005 là lợi nhuận giảm mạnh, điều này là do những nguyên nhân đã nói ở phần trên gây ra. 1.2. Một số đặc điểm của công ty ảnh hưởng đến công tác dự thầu: 1.2.1. Đặc điểm về lao động trong công ty: Nguồn nhân lực của công ty từ cấp cao nhất đến cấp cơ sở( hay tập thể những người lao động trong công ty) là yếu tố quan trọng nhất, quyết định sự thành công, thực hiện thắng lợi các mục tiêu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Từ khi mới thành lập đến nay đội ngũ lao động của Công ty 3C không ngừng lớn mạnh cả về số lượng và chất lượng. Hiện nay, tính đến ngày 31/12/2006 công ty 3C có khoảng 234 nhân viên với cơ cấu như sau: Bảng 2: Cơ cấu lao động theo độ tuổi (năm 2006) Độ tuổi Số người Tỷ lệ (%) Dưới 25 33 14,1 26 – 30 98 41,9 31 – 35 78 33,3 Trên 35 25 10,7 Nguồn: Công ty 3C Bảng 3: Cơ cấu lao động theo trình độ văn hoá( năm 2005) Trình độ Số người Tỷ lệ(%) Trên đại học 24 10,3 Đại học 158 67,5 Dưới đại học 52 22,2 Nguồn: Công ty 3C Đội ngũ lao động của công ty 3C tương đối trẻ: tập trung chủ yếu ở độ tuổi 26-35( trong đó độ tuổi 26-30T chiếm 41,9% tổng số lao động, độ tuổi 30-35T chiếm 33,3%); có trình độ học vấn khá cao( trình độ đại học và trên đại học chiếm 77,8% trong đó trình độ trên đại học chiếm 10,3% trong tổng số lao động). Thực tế nhìn nhận cũng cho thấy 3C có một phong cách làm việc rất năng động và nhiệt huyết, nhạy bén trong các quyết định kinh doanh. Độ tuổi trên 35T chỉ chiếm 10,7% tổng số lao động nhưng lại là lực lượng giàu kinh nghiệm và có thâm niên trong lĩnh vực kinh doanh, lực lượng này sẽ giữ vai trò đầu tàu trong việc dẫn dắt công ty phát triển lớn mạnh không ngừng. 1.2.2. Uy tín của công ty: Uy tín của công ty là một chỉ tiêu định tính liên quan đến nhiều yếu tố khác như : hoạt động Marketing, quan hệ của công ty với các tổ chức, doanh nghiệp bên ngoài. Uy tín của công ty càng cao, công ty càng có nhiều thuận lợi trong nắm bắt thông tin dự án và liên danh, liên kết với các đối tác để hoàn chỉnh hồ sơ kinh nghiệm cũng như hồ sơ kỹ thuật. Công ty 3C là công ty đầu tiên đã cung cấp các giải pháp và dịch vụ một cách đầy đủ nhất về công nghệ thông tin cho các doanh nghiệp Nhà nước cũng như doanh nghiệp tư nhân, và đã được đánh giá là một trong những công ty phát triển nhanh nhất Việt Nam. Với kinh nghiệm phục vụ hơn 17 năm qua, 3C chuyên nghiệp trong việc tư vấn, thiết kế các giải pháp tổng thể về Công nghệ thông tin cho doanh nghiệp, giúp Khách hàng lập kế hoạch và hỗ trợ triển khai các hạ tầng Công nghệ thông tin. 3C chuyên cung cấp thiết bị, phần mềm và tổ chức mạng máy tính, quản trị, bảo mật mạng, lưu dữ liệu. Đặc biệt 3C sử dụng các chuyên gia có trình độ và kinh nghiệm để tư vấn, tích hợp, quản trị các dịch vụ IT, đem lại sức mạnh cạnh tranh cho Khách hàng. 3Csoft ( thuộc công ty 3C) là một trong những Trung tâm phần mềm đầu tiên và có tiếng tại Việt Nam từ những năm 1990. Với kinh nghiệm phát triển phần mềm toàn diện cho kinh doanh, truyền thông và điều khiển, 3Csoft có khả năng tích hợp đa ứng dụng trên một môi trường truyền thông duy nhất. Cung cấp các giải pháp phần mềm cho Chính phủ, Doanh nghiệp, Ngân hàng, Ytế, Giáo dục, Dịch vụ mạng dùng riêng, Dịch vụ người dùng trên mạng Internet...3Csoft đã cung cấp giải pháp phần mềm cho các khách hàng lớn như: Các Bộ, Ngành, Tổng công ty, Doanh nghiệp... Các giải pháp của 3C đã đáp ứng những yêu cầu về quản lý, tổ chức kinh doanh trên diện rộng một cách hiệu quả: Giải pháp cho Chính phủ điện tử Các sản phẩm được thực hiện nghiêm ngặt từ thu thập thông tin - xây dựng - chuyển giao - bảo hành - bảo trì: RPMS Government GPortal G2G-G2B-G2C CMIS Manage Citizen KMSS Manage Knowledge DPMS Manage Documents CPMS Manage Complaints CHIS Community Health TIIS Trade-Industry-Invest DPIS Integrate Data LPMS Manage Licenses    Giải pháp Tài chính - Ngân hàng  Giải pháp hệ điều hành mã nguồn mở cho Ngân hàng, Tài chính.  Hệ thống lưu trữ, an ninh. Nhận dạng, xác thực điện tử Quản trị nợ và danh mục đầu tư Tự động hoá tư vấn, chăm sóc Giải pháp Doanh nghiệp Hỗ trợ Doanh nghiệp hoạch định, quản trị, thống kê. Nâng cao sức cạnh tranh của Doanh nghiệp. 3CBiz DirCom OnNews WebBox BMMS OQMS EITariff BizForm BizInfo Điều khiển tự động hoá  Quản trị tự động hoá sản xuất Hệ điều hành mã mở cho đ.khiển Giải pháp siêu máy tính tính toán Lập trình điều khiển cho máy CNC. 1.2.3. Hoạt động Marketing của công ty: Hoạt động Marketing của công ty cũng rất ảnh hưởng đến hoạt động dự thầu, vì nhiệm vụ của nó là thu thập, phân tích, xử lý thông tin, đảm bảo đem lại những thông tin chính xác, kịp thời về sự phát triển của thị trường. Hoạt động Marketing của công ty bao gồm các công việc như: xem xét những triển vọng trước khi ra quyết định tranh thầu, đánh giá những người phân phối, các bạn hàng lớn, các đối thủ cạnh tranh, những nhà cung cấp và những nhân tố có liên quan khác. Nói chung hoạt động dự thầu phục vụ cho công tác dự thầu là tìm hiểu các thông tin về kế hoạch đấu thầu của bên mời thầu, về các điều kiện dự thầu rồi đánh giá khả năng của mình liệu có đáp ứng được các yêu cầu đó. Hoạt động Marketing mà được thực hiện một cách chu đáo và hoàn tất sẽ tăng thêm mức độ tin cậy của chủ đầu tư đối với doanh nghiệp, điều này sẽ có lợi cho doanh nghiệp trong tương lai đối với các dự án đấu thầu hạn chế, các dự án mà bên mời thầu áp dụng hình thức chỉ định thầu. 1.2.4. Khả năng liên danh, liên kết: Liên danh, liên kết là sự kết hợp hai hay nhiều pháp nhân kinh tế để tạo ra sức mạnh tổng hợp về năng lực, kinh nghiệm, khả năng tổ chức. Thông qua đó, doanh nghiệp có thể đáp ứng một cách toàn diện các yêu cầu của những công trình có quy mô lớn và mức độ phức tạp cao, đòi hỏi những yêu cầu đôi khi vượt khả năng của một doanh nghiệp đơn lẻ trong cạnh tranh đấu thầu. Vấn đề mở rộng các quan hệ liên danh, liên kết dưới nhiều hình thức thích hợp là giải pháp quan trọng và phù hợp, nó giúp doanh nghiệp tự tin hơn trong việc ra quyết định tranh thầu. Đối tác của chúng tôi là các công ty tin học và viễn thông uy tín trên thế giới như IBM, HP, Microsoft, Toshiba, Cisco, Oracle, Motorola, Samsung... Bên cạnh đó, 3C còn là nhà dịch vụ hậu mãi tốt nhất, là nhà bảo hành chính thức của nhiều hãng (như IBM, HP, Motorola, Samsung...) tại Việt Nam về cả phần cứng lẫn phần mềm. Với hệ thống đối tác này 3C có thể cung cấp các sản phẩm và dịch vụ mới nhất của thế giới trong lĩnh vực CNTT và viễn thông vào phục vụ khách hàng tại Việt Nam. Bảng 4: CÁC ĐỐI TÁC CHIẾN LƯỢC CỦA CÔNG TY. TT ĐỐI TÁC QUAN HỆ Đối tác chiến lược trong việc phân phối các giải pháp phần cứng và phần mềm cao cấp. Server, PCs, Notebook… Lotus Domino, ERP, Portal… Đại lý uỷ quyền chính thức sản phẩm và giải pháp mạng diện rộng WAN, mạng LAN cao cấp của Cisco system. Đối tác hỗ trợ sản xuất máy tính thương hiệu 3C trong lĩnh vực bộ vi xử lý Máy tính PC, máy chủ, máy xách tay, máy tính cầm tay, thiết bị ngoại vi cho văn phòng lớn vừa và lớn… Cung cấp thiết bị và giải pháp an toàn, bảo mật mạng cao cấp. Đối tác hộ trợ sản xuất máy tính thương hiệu 3C Bảng 5: CÁC ĐỐI TÁC QUAN TRỌNG KHÁC: CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC DỰ THẦU CUNG CẤP THIẾT BỊ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Ở CÔNG TY 3C ( 2004 – 2006) 2.1. Quy trình thực hiện công tác dự thầu của công ty: Bao gồm các giai đoạn sau: Nghiên cứu cơ hội dự thầu, Phân tích thông tin và ra quyết định tranh thầu, Mua và nghiên cứu hồ sơ mời thầu, Tiến hành làm hồ sơ dự thầu, Hoàn thiện và nộp hồ sơ dự thầu, Tham dự mở thầu. 2.1.1. Nghiên cứu cơ hội dự thầu: Đây là bước đầu tiên trong quy trình dự thầu của công ty, nội dung bước này là tìm kiếm và phân tích thông tin về các cuộc đấu thầu. Phòng dự án của công ty đảm nhiệm công việc này, phòng dự án sẽ cử một nhóm khoảng 3 người phụ trách công việc này, nhóm này sẽ thu thập thông tin từ nhiều nguồn như: từ các phương tiện thông tin đại chúng như báo, tạp chí chuyên ngành, mạng Internet, từ bộ kế hoạch và đầu tư, từ các chủ đầu tư đã làm việc với công ty trước đây, nguồn thông tin nội bộ trong Bộ xây dựng… Với những gói thầu đấu thầu rộng rãi bên mời thầu sẽ thông báo mời thầu trên các phương tiện thông tin đại chúng, sách báo chuyên ngành trên 3 kỳ liên tục trước khi phát hành hồ sơ thầu từ 5 – 10 ngày. Nhóm này phải nắm được các thông tin này càng sớm càng tốt để kịp chuẩn bị một bộ hồ sơ thầu hoàn chỉnh. Sau khi tìm kiếm được cơ hội dự thầu, nhóm này sẽ chuyển thông tin cho phòng dự án và chuyển sang bước thứ hai. 2.1.2. Phân tích thông tin ra quyết định tranh thầu: Theo quy định của Nhà nước, bên mời thầu trước khi tiến hành đấu thầu phải nộp kế hoạch đấu thầu của dự án cho cấp trên có thẩm quyền phê duyệt, do vậy phòng dự án phải cố gắng để có được thông tin về kế hoạch đấu thầu của bên mời thầu. Các thông tin cần nắm bắt: Tìm hiểu người phụ trách dự án, phụ trách gói thầu để tiện việc liên hệ. Tìm hiểu thông tin về dự án, gói thầu xem dự án được chia thành bao nhiêu gói thầu, gói thầu nào sẽ có phần lắp đặt thiết bị công nghệ thông tin để công ty có thể tham dự gói thầu đó. Tìm hiểu nguồn tài chính chi trả cho gói thầu là từ đâu, là từ vốn ngân sách, vốn vay tín dụng nước ngoài, vốn hỗ trợ hay vốn tự có của chủ đầu tư vì nguồn tài chính của chủ đầu tư có ảnh hưởng tới việc thanh toán trong khi lắp đặt sau này. Nếu là vốn ngân sách thì việc cấp vốn thường, chậm hay nhỏ giọt. Hơn nữa ta tìm hiểu nguồn tài chính chi trả cho gói thầu là để xem chủ đầu tư có ràng buộc với bên cho vay không( với vốn vay tín dụng nước ngoài, phía cho vay thường đưa ra các điều kiện ràng buộc mà hầu như chỉ có các công ty của họ mới có thể trúng thầu được, phía công ty ta không nên tham dự thầu). Tìm hiểu sơ lược xem hình thức lựa chọn nhà thầu và phương thức đấu thầu cho từng dự án. Bên mời thầu sẽ áp dụng đấu thầu rộng rãi, hay đấu thầu hạn chế. Phương thức đấu thầu một giai đoạn hay hai giai đoạn. Tìm hiểu sơ bộ thời gian tổ chức lựa chọn nhà thầu cho từng gói thầu để kịp thời chủ động chuẩn bị tốt cho việc dự thầu. Tìm hiểu hình thức hợp đồng, nếu là hợp đồng có điều chỉnh giá, bộ phận lập hồ sơ dự thầu phải thận trọng trong lập giá dự thầu, vì rất có thể nó sẽ ảnh hưởng đến việc (chi phí ) lắp đặt sau này. Tìm hiểu thời gian thực hiện hợp đồng để chủ động lên kế hoạch bố trí lao động và thiết bị để lắp đặt thiết bị cho thích hợp nếu trúng thầu. Với hầu hết các cuộc đấu thầu, nhà thầu phải luôn đảm bảo điều kiện dự thầu: có giấy đăng ký kinh doanh, có giấy phép bán hàng thuộc bản quyền của nhà sản xuất, có đủ năng lực về kỹ thuật và tài chính đáp ứng yêu cầu của dự án. Công ty 3C nghiên cứu cả vấn đề này để tránh những rủi ro trong đấu thầu. Tất cả các thông tin trên đều được trình bày rõ trong các báo cáo nghiên cứu khả thi, trong luận chứng kinh tế, kỹ thuật, trong dự toán của dự án mà bên mời thầu phải trình duyệt lên cấp trên có thẩm quyền. Để thực hiện tốt việc tìm kiếm thông tin, phòng dự án cần có được các tài liệu này. Lưu ý, các báo cáo này được bên mời thầu chỉnh sửa nhiều lần, nên ta cần có được báo cáo mới nhất để tránh nhận được những thông tin sai lệch so với hồ sơ mời thầu sau này. Ngoài ra, tìm kiếm thông tin về đối thủ cạnh tranh, về năng lực tài chính, kỹ thuật, công nghệ của họ, nghiên cứu những điểm mạnh, điểm yếu của họ khi tham dự gói thầu này, nếu điểm mạnh của họ lại là điểm mà ta còn hạn chế có thể đề xuất hai bên cùng liên danh đấu thầu, khả năng trúng thầu của liên danh sẽ cao hơn và cả hai bên cùng có lợi. Tìm kiếm thông tin về nhà cung cấp thiết bị, nhà cung cấp các yếu tố đầu vào để chuẩn bị tốt cho việc dự thầu. Có thể ký thỏa thuận hợp tác hay biên bản ghi nhớ với các nhà cung cấp này để độc quyền sử dụng sản phẩm của họ khi tham gia dự thầu. Sau khi tiến hành nghiên cứu các thông tin trên, phòng dự án sẽ lập tờ trình báo cáo tình hình lên giám đốc hay trưởng phòng dự án và đề xuất kiến nghị có nên dự thầu dự án này hay không. Ban giám đốc xem xét, ra quyết định, cử phòng dự án mua hồ sơ thầu và tiến hành các thủ tục chuẩn bị cho cuộc đấu thầu. Quyết định này làm cơ sở để thanh toán các chi phí có liên quan đến gói thầu sau này. 2.1.3. Mua và nghiên cứu hồ sơ mời thầu: Đây là một bước quan trọng của nhà thầu. Nó quyết định sự thành công hay thất bại của nhà thầu khi tham gia dự thầu. Mua hồ sơ mời thầu gồm các công việc: Ngay khi có quyết định tham gia dự thầu của lãnh đạo cấp cao, người được giao vào sổ, lịch công tác, báo cáo trưởng bộ phận. Trước thời điểm một ngày gọi điện kiểm tra thông tin nơi bán, làm thủ tục tạm ứng tiền; xin giấy giới thiệu mua hồ sơ thầu do Lãnh đạo công ty ký, có đóng dấu của công ty; bản tự kê khai, trong đó nêu rõ tên, tuổi, vị trí công tác, địa chỉ và điện thoại liên hệ, cam kết việc mình đúng là người của doanh nghiệp có giấy giới thiệu đến mua hồ sơ mời thầu, và phải ký vào bản tự khai đó. Để mua được hồ sơ phải có đủ các nội dung này, nếu thiếu sẽ không được mua hồ sơ mời thầu. Nội dung nghiên cứu của hồ sơ mời thầu là xác định xem hồ sơ yêu cầu những vấn đề gì và phải bóc tách các yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Một hồ sơ mời thầu thường bao gồm: Thư mời thầu, Chỉ dẫn cho các nhà thầu, Bản dữ liệu thầu, Các điều kiện chung của hợp đồng, Các điều kiện riêng của hợp đồng, Lịch biểu yêu cầu, Yêu cầu kỹ thuật, Mẫu đơn thầu và biểu giá, Mẫu bảo lãnh dự thầu, Mẫu hợp đồng, Mẫu bảo lãnh thực hiện hợp đồng, Mẫu bảo lãnh của ngân hàng để tạm ứng, Mẫu ủy quyền của nhà sản xuất. Người được giao cần kiểm tra tất cả các chỉ dẫn, biểu mẫu, điều kiện và yêu cầu kỹ thuật trong hồ sơ mời thầu. Việc không nghiên cứu kỹ càng các thông tin trong hồ sơ mời thầu sẽ gây nên những rủi ro cho công ty và có thể làm cho hồ sơ dự thầu bị loại. 2.1.4. Tiến hành làm hồ sơ dự thầu: Chất lượng hồ sơ dự thầu là một trong những tiêu chí cơ bản quyết định việc nhà thầu có trúng thầu hay không vì bên mời thầu chỉ biết các thông tin của công ty về mọi mặt qua hồ sơ dự thầu. Tổ chức lập hồ sơ dự thầu là một công việc hết sức phức tạp, chỉ cần sai sót hay đánh giá không chính xác hay đánh giá không chính xác, không thể hiện ưu điểm của phương án giải pháp thì sẽ có thể bị trượt thầu,hơn nữa yêu cầu thực hiện trong khoảng thời gian thường rất hạn chế. Vì vậy, phòng dự án với sự hợp tác của các phòng ban, bộ phận, trung tâm khác phải hết sức chú trọng, tập trung cho công tác này. Khi mua hồ sơ dự thầu về, người được giao phải đọc nhanh qua hồ sơ để biết mức độ cấp thiết phải nộp hồ sơ như thế nào và hoàn thiện đủ các nội dung công việc như sau: lập lịch trình thực hiện hồ sơ: thời gian nộp thầu, thời gian mở thầu, tóm tắt các yêu cầu của bảng dữ liệu đấu thầu (yêu cầu năng lực kinh nghiệm, quan hệ hãng sản xuất, chủng loại hàng hóa, các điều kiện đặc biệt khác…), các tiêu chí đánh giá giá. Sau đó gửi mail, báo cáo cho trưởng bộ phận nắm lịch để phân công công việc cho mọi người. Chuẩn bị các tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ và năng lực của nhà thầu: 2.1.4.1. Tư cách hợp lệ: Hồ sơ dự thầu: có đủ số lượng bản gốc, bản sao theo yêu cầu của chủ đầu tư, Hồ sơ dự thầu có hiệu lực theo đúng yêu cầu của chủ đầu tư. Chuẩn bị các file, làm bìa, đơn dự thầu có chữ ký hợp lệ: khi có quyết định mua hồ sơ mời thầu, đồng thời một cán bộ được giao thảo ngay một đơn dự thầu. Trong đơn dự thầu nêu ra giá dự thầu của công ty và đưa ra cam kết nếu hồ sơ dự thầu được chấp nhận thì công ty sẽ tiến hành ngay công việc sau khi nhận lệnh khởi công, hoàn thành bàn giao đúng thời gian đã nêu trong hồ sơ mời thầu, và cam kết sẽ tiến hành bảo hành, bảo trì theo thời gian được quy định cụ thể trong hồ sơ dự thầu. Giá dự thầu: Trong đấu thầu, chỉ tiêu giá bỏ thầu có vai trò quan trọng nhất trong việc doanh nghiệp trúng thầu hay không, và ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Lập giá dự thầu là một công việc hết sức phức tạp, và cần nhiều đến trí tuệ của những người có kinh nghiệm, phải lập được giá dự thầu sao cho càng sát với giá chủ đầu tư đưa ra càng tốt nhưng không được nhỏ hơn giá đó, đồng thời giá dự thầu vẫn phải đảm bảo cạnh tranh được với giá đối thủ cùng tham gia dự thầu đưa ra. Việc lập giá dự thầu được dựa trên định mức và quy định của Nhà nước, định mức giá trong nội bộ ngành cũng như mức giá thực tế thị trường có thể chấp nhận được. Lập bảng giá chào thầu với các nội dung như: thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, điều kiện bảo hành, hình thức thanh toán, bảng phụ lục các thiết bị chào thầu với giá chào thầu được lập sau khi công ty đã nghiên cứu rất kỹ càng và có sự lựa chọn các nhà cung cấp thích đáng nhất, phù hợp với yêu cầu của chủ đầu tư. Để lập giá dự thầu: người được giao dự toán các chi phí như: dự toán chi phí vật liệu, dự toán thiết bị lắp đặt, dự toán chi phí nhân công, dự toán chi phí bảo hành bảo trì sau lắp đặt, dự toán chi phí chung, lãi dự kiến, thuế doanh thu và VAT, sau đó tổng hợp các chi phí này lại. Với những dự án ở xa, công ty phải nghiên cứu tính toán cả cước phí và thời gian vận chuyển sao cho hợp lý tức vẫn đưa ra được giá cạnh tranh đối với gói thầu. Ngoài ra, tùy từng gói thầu mà người được giao có tính thêm hệ số trượt giá và yếu tố rủi ro trong giá. Hàng hóa chào thầu: đáp ứng tối thiểu yêu cầu của chủ đầu tư (nêu trong hồ sơ mời thầu), phòng dự án sẽ chuẩn bị các tài liệu chứng minh tính hợp lệ và sự phù hợp của hàng hóa đối với hồ sơ mời thầu. Người được giao sẽ liên hệ với các nhà cung cấp và yêu cầu được cung cấp đầy đủ những chứng nhận và tài liệu, giấy tờ về hàng hóa mà mình sẽ mua, có thể bằng văn bản, bản vẽ, số liệu như: Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa của nhà sản xuất, Giấy chứng nhận về chất lượng của thiết bị công nghệ thông tin, Giấy ủy quyền cung cấp của nhà sản xuất, Bản mô tả về đặc tính kỹ thuật và cấu hình của thiết bị, năm sản xuất, thời hạn bảo hành của thiết bị, thuyết minh tính năng sử dụng của thiết bị và của từng bộ phận, Một danh mục cho toàn bộ các thiết bị công nghệ thông tin bao gồm các nguồn sẵn có và giá cả hiện hành của từng chi tiết, phụ tùng...cần thiết cho lắp đặt. Cam kết thương mại kèm theo bảng giá: Cam kết thiết bị mới 100%, Cam kết thời gian giao hàng, Cam kết vận hành thử và hướng dẫn sử dụng cho bên B, Cam kết thời gian bảo hành theo tiêu chuẩn của hãng sản xuât. Hình thức thanh toán, điều kiện thanh toán… Bảo lãnh dự thầu: giá trị và hiệu lực theo đúng yêu cầu của chủ đầu tư (nêu trong hồ sơ mời thầu), công việc này do phòng kế toán đảm nhiệm liên hệ với Ngân hàng Ngoại thương để được ngân hàng bảo lãnh dự thầu và bảo lãnh thực hiện hợp đồng, khi lập bảo lãnh dự thầu người được giao phải tuân thủ các quy định, các biểu mẫu có trong hồ sơ mời thầu và phải tính đúng, tính đủ thời gian hiệu lực để đảm bảo không có sai sót dẫn đến ảnh hưởng đến khả năng thắng thầu. Yêu cầu khác nêu trong hồ sơ mời thầu (nếu có). 2.1.4.2. Kinh nghiệm, năng lực sản xuất, kinh doanh: Giấy phép kinh doanh: giấy phép kinh doanh giúp cho bên chủ đầu tư kiểm chứng lại sự tồn tại của công ty là thật, do cán bộ lưu trữ hồ sơ trong công ty cung cấp. Người này sẽ lấy các thông tin về danh sách các cổ đông sáng lập ra công ty và người đại diện theo pháp luật của công ty, về lĩnh vực hoạt động phù hợp với gói thầu và số năm phù hợp với yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Giới thiệu về công ty: do cán bộ lưu trữ hồ sơ trong phòng dự án đảm nhiệm, người này có trách nhiệm chọn lọc những thông tin cần thiết nhất, xác đáng nhất theo yêu cầu của gói thầu để cho vào hồ sơ dự thầu. Trong bản giới thiệu này công ty giới thiệu lại một lần nữa về công ty như: tên công ty bằng tiếng việt, tên công ty bằng tiếng anh, địa chỉ liên hệ của công ty, số điện thoại giao dịch, website của công ty, mã số thuế của công ty cùng với số tài khoản được mở tại Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội. + Giới thiệu một cách tổng quan về lịch sử phát triển của công ty. + Giới thiệu sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty để phần nào khẳng định được năng lực quản lý của công ty. + Giới thiệu về lĩnh vực hoạt động chính của công ty. + Giới thiệu các sản phẩm mà công ty cung cấp, đặc biệt là các sản phẩm phần mềm đi theo công trình mà công ty đang chuẩn bị tham dự thầu, qua đó nêu bật được kinh nghiệm sản xuất kinh doanh của công ty. + Giới thiệu các đối tác chiến lược của công ty, các khách hàng chính của công ty, mục tiêu – định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới. Qua đó thể hiện chất lượng hàng hóa của công ty. Danh sách các hợp đồng đã thực hiện của công ty: là danh sách và giá trị các công trình mà công ty đã trúng thầu trong thời gian 02, 03 năm tùy theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu (Có thể kèm theo các bản hợp đồng sao y bản chính có tính chất tương tự): do cán bộ lưu trữ hồ sơ trong phòng dự án đảm nhiệm. Thông qua danh sách này để phản ánh tình hình hoạt động tham gia đấu thầu của công ty và năng lực kinh nghiệm của công ty. Cũng thông qua danh sách này để khẳng định thành công của công ty trên lĩnh vực lắp đặt thiết bị công nghệ thông tin. Cam kết hỗ trợ từ nhà sản xuất của thiết bị chào hàng: cán bộ phòng kinh doanh sẽ liên hệ với nhà cung ứng thiết bị để yêu cầu giấy cam kết này. Danh sách nhân viên hiện có, nhân viên tham gia dự án này (chú ý số lượng nhân viên đạt tối thiểu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu): người được giao kết hợp với bộ phận nhân sự để lên danh sách nhân viên tham gia dự án theo chỉ thị của trưởng phòng dự án. 2.1.4.3. Thuyết minh biện pháp quản lý kỹ thuật và tổ chức lắp đặt: Trên cơ sở nội dung, các yêu cầu kỹ thuật trong hồ sơ mời thầu, các thông tin từ việc khảo sát mặt bằng, năng lực thiết bị, năng lực con người hiện có, cán bộ phòng dự án và phòng kỹ thuật sẽ phối hợp với nhau để phân tích rõ ràng đặc điểm kinh tế kỹ thuật của địa điểm được lắp đặt thiết bị, từ đó lập ra các nội dung sau: Mô tả địa điểm lắp đặt, đặc điểm kinh tế kỹ thuật của việc lắp đặt. Biện pháp quản lý kỹ thuật và tổ chức lắp đặt: + Những công việc chung bao gồm: Công tác chuẩn bị thi công: Khảo sát chi tiết hiện trường sau khi nhận mặt bằng thi công. Công tác tổ chức tiếp nhận, bảo quản thiết bị hàng hóa do bên vật tư cung cấp, lắp ráp trước một số thiết bị. Công tác vệ sinh môi trường: đưa ra các biện pháp tránh gây bụi, gây ồn ảnh hưởng đến môi trường. Công tác phòng chống cháy nổ: thực hiện nghiêm chỉnh nội quy phòng chống cháy nổ được Nhà nước ban hành. Công tác an toàn lao động: hướng dẫn biện pháp thi công an toàn lao động để đảm bảo tối đa an toàn lao động cho mọi người xung quanh khi lắp đặt. Thực hiện đầy đủ quy trình về trang bị bảo hộ lao động cho cán bộ phụ trách và nhân viên lắp đặt. Công tác an ninh khu vực. + Thiết kế biện pháp lắp đặt: phân tích các bản vẽ mà bên mời thầu cung cấp, từ đó đưa ra bản thiết kế tổ chức lắp đặt và sơ đồ tổ chức lắp đặt hợp lý nhất để tổ chức lắp đặt một cách có hiệu quả nhất về mặt thời gian, chất lượng công trình với chi phí thấp nhất. + Lập tiến độ thực hiện hợp đồng: phòng kỹ thuật đảm nhiệm. Căn cứ vào tiến độ giao hàng, lắp đặt được quy định cụ thể trong hồ sơ mời thầu, báo cáo khảo sát địa bàn lắp đặt, nguồn lực sẵn có của mình, qua đó người được giao bố trí các phần việc hợp lý nhằm đưa ra được tổng thời gian lắp đặt thiết bị ngắn nhất mà vẫn mang tính khả thi cao, sử dụng tối đa nguồn lực sẵn có của công ty. Cách lập tiến độ thi công của công ty 3C: Chia công trình lắp đặt thành từng bộ phận kết cấu, Quy định trình tự thực hiện các quá trình lắp đặt, Dự tính thời gian thực hiện trong mỗi quá trình để lập tiến độ thi công phù hợp. Điều chỉnh tiến độ bằng cách sắp xếp lại thời gian hoàn thành các công việc, có thể thực hiện đồng thời hoặc song song các công việc nhưng phải đảm bảo tiến độ giao hàng, lắp đặt thiết bị một cách hợp lý. + Năng lực về bảo hành thiết bị: trưởng phòng kỹ thuật nêu rõ địa chỉ, thời gian, cách thức bảo hành, tiến độ bảo hành thiết bị sau khi hoàn thành dự án (nếu trúng thầu). + Yêu cầu khác nêu trong hồ sơ mời thầu (nếu có): tùy từng hồ sơ mời thầu, người được giao việc sẽ bổ sung thêm. 2.1.4.3. Năng lực tài chính: 2.1.5. Hoàn thiện và nộp hồ sơ dự thầu: Sau khi hoàn tất các công việc trên, chủ nhiệm dự án tổng hợp lại thành một bộ hồ sơ và trình trưởng phòng dự án xét duyệt xem có sửa đổi gì không để hoàn chỉnh hồ sơ. Tùy theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu mà in thành bấy nhiêu bản gốc, rồi trình giám đốc ký, đóng dấu giáp lai. Bước tiếp theo là nộp hồ sơ dự thầu đúng thời hạn, địa điểm đã quy định trong hồ sơ mời thầu. Người được giao cần lưu ý các điểm sau khi nộp hồ sơ dự thầu: Đóng gói và kiểm tra hồ sơ lần cuối trước khi niêm phong, Xin giấy giới thiệu nộp hồ sơ dự thầu, Tính toán thời gian nộp hồ sơ dự thầu đảm bảo an toàn về thời gian, Khi nộp hồ sơ phải chú ý lấy thông tin của các đối thủ cạnh tranh đã nộp trước đó (nếu được). 2.1.6. Tham dự mở thầu: Đến ngày giờ mở thầu như đã được thông báo, phòng dự án sẽ cử cán bộ phụ trách chính việc làm hồ sơ dự thầu để tham dự mở thầu. Các cán bộ này cần đến đúng giờ, kiểm tra sự niêm phong, chứng kiến bên mời thầu bóc hồ sơ, thuyết trình tính năng sử dụng, tính hiệu quả khi sử dụng máy móc thiết bị công ty cung cấp. Chú ý lắng nghe thuyết minh của các nhà thầu cùng tham dự để học hỏi, trau dồi thêm kinh nghiệm lập hồ sơ dự thầu. 2.2. Kết quả dự thầu của công ty trong thời gian qua: (giai đoạn 2002 – 2006). Với uy tín lâu năm trên thị trường, công ty đã nhiều lần tham dự đấu thầu từ đấu thầu mua sắm hàng hóa, đấu thầu tư vấn giải pháp công nghệ đến đấu thầu cung cấp lắp đặt thiết bị công nghệ thông tin. Bảng sau thể hiện kết quả dự thầu của công ty trong giai đoạn 2002 – 2006: Bảng 6: Kết quả đấu thầu cung cấp thiết bị công nghệ thông tin của 3C (2002 – 2006) Chỉ tiêu 2002 2003 2004 2005 2006 1. Số dự án trúng thầu (Dtt) 6 7 14 8 19 2. Số dự án tham dự thầu (Ddt) 9 10 18 8 23 3. Giá trị trung bình một gói thầu thắng (Gtt) (triệu đồng) 1111,773 991,417 937.625 951,373 925,431 4. Giá trị trung bình một gói thầu tham dự (Gdt) (triệu đồng) 1128,136 1296,145 998,864 951,373 986,569 Nguồn: Phòng dự án Để thấy rõ khả năng thắng thầu của công ty, ta quan sát biểu đồ sau: Biểu đồ 1: Số lượng công trình dự thầu và trúng thầu của công ty. Nguồn: phòng dự án DT: Số công trình dự thầu. TT: Số công trình thắng thầu. Để thấy rõ hơn chất lượng hoạt động dự thầu của công ty, ta xem xét biểu đồ thể hiện các chỉ tiêu về giá sau: Biểu đồ 2: Giá trị trung bình các công trình dự thầu và thắng thầu của công ty 3C GTTBDT: giá trị trung bình một gói thầu tham dự. GTTBTT: giá trị trung bình một gói thầu trúng. Bảng 7: Một số dự án tiêu biểu mà công ty đã thắng thầu và đã thực hiện STT Tên dự án Giá trị dự án 1 Cung cấp và lắp đặt Hệ thống mạng thông tin văn phòng cơ quan tổng công ty Thủy tinh và gốm xây dựng VIGLACERA. 524.035.345 2 Cung cấp và lắp đặt 69 bộ máy tính LCD và 164 bộ máy tính CRT để bàn – Công ty điện thoại di động VIETTEL 1.322.307.000 3 Cung cấp Thiết bị lập trình xây dựng hệ thống thông tin dân cư tỉnh Bắc Ninh giai đoạn 2 – UBND tỉnh Bắc Ninh 699.930.993 4 Cung cấp cài đặt thiết bị tin học phục vu cho công việc của công ty thu cước và dịch vụ VIETTEL. 1.355.625.570 5 Dự án cung cấp máy tính, phần mềm thiết kế mẫu 3 chiều, nhảy cỡ, giáp cơ đồ tự động trên máy vi tính – Trường cao đẳng công nghiệp dệt may thời trang. 829.935.480 6 Dự án đầu tư trang thiết bị kĩ thuật cho trung tâm Thông tin tư liệu, thư viện phục vụ nghiên cứu – lên hiệp các Hội khoa học kỹ thuật Việt Nam. 1.498.084.200 7 Cung cấp và lắp đặt thiết bị mạng và các chương trình ứng dụng giáo dục - Trường T36 Bộ nội vụ. 3.000.000.000 8 Dự án đầu tư lắp đặt thiết bị mạng và phần mềm ứng dụng mạng trong khách sạn NIKKO (NHẬT BẢN) tại Hà Nội. 3.645.000.000 9 Cung cấp trang thiết bị mạng máy tính và thiết bị phần mềm ứng dụng – Trung tâm quốc gia khí tượng thủy văn. 5.500.000.000 10 Tăng cường trang thiết bị và nâng cấp Website trung tâm Khí tượng thủy văn quốc gia. 905.711.940 2.3. Đánh giá công tác dự thầu của công ty 3C: 2.3.1. Những mặt hợp lý: - Công tác dự thầu được tổ chức đúng quy định Nhà nước về dự thầu. Khi có dự án, tất cả các bộ phận chuyên môn đều được huy động vào công tác chuẩn bị đấu thầu, điều này vừa tận dụng được trí tuệ của đội ngũ lao động vừa phát huy được tinh thần tập thể, gắn kết mọi người. - Do có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về kế hoạch thực hiện nên những lỗi mắc phải do sơ suất của cán bộ phụ trách trong quá trình tham dự thầu dẫn đến trượt thầu không hề xảy ra. Và nếu thắng thầu thì tất cả các dự án thắng thầu đều được công ty hoàn thành, bàn giao đúng tiến độ, không có sai sót, hư hỏng, đảm bảo sự an toàn cho người sử dụng và được chủ đầu tư đánh giá cao. Điều này làm cho uy tín công ty ngày được khẳng định. - Về bộ máy thực hiện công tác dự thầu: Bộ máy được tổ chức theo cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng: mỗi thành viên, bộ phận tham gia công tác dự thầu đều có sự chủ động, độc lập tương đối trong quá trình thực hiện các công việc được giao. Từ việc tìm kiếm thông tin đến chuẩn bị hồ sơ dự thầu, nộp và tham dự mở thầu đều không phụ thuộc nhiều vào cấp trên (Giám đốc, trưởng phòng dự án). Tuy nhiên, cấp trên vẫn có thể giám sát công việc của mọi người và không hề mất đi nguyên tắc thủ trưởng (ra quyết định cuối cùng) do trong suốt quá trình thực hiện, kết quả của từng giai đoạn thực hiện đều phải trình thủ trưởng xem xét, đánh giá, góp ý kiến hoàn thiện hoặc hướng dẫn hoàn thiện. Cơ cấu tổ chức này giúp cho tiến trình thực hiện công tác dự thầu được thông suốt và ăn ý. Việc dự kiến bảo hành, bảo trì sau khi công trình hoàn thành, đưa vào sử dụng được phòng dự án và phòng kỹ thuật chuẩn bị rất kỹ lưỡng, nên đã gây được nhiều thiện cảm từ phía chủ đầu tư. 2.3.2. Những mặt còn hạn chế: Bên cạnh những ưu điểm mà công tác dự thầu của công ty làm được giúp cho công ty thắng được nhiều dự án, gói thầu, còn có những khuyết điểm trong công tác dự thầu mà công ty cần có giải pháp hoàn thiện kịp thời: Hạn chế đầu tiên có thể thấy được đó chính là lỗ hổng trong quá trình dự thầu. Công tác dự thầu chưa đề cập đến khâu lập kế hoạch dự thầu và khâu tổng kết đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ của các cán bộ tham gia công tác, đúc rút kinh nghiệm. 2.3.2.1.Việc lên kế hoạch dự thầu chưa được chú ý đúng mức: Sau khi thu thập được thông tin về các gói thầu, công việc sẽ được giao đến từng phòng, từng người. Nhưng không kèm theo quy định chính thức về kế hoạch chung cho tất cả các bộ phận thực hiện, mà mỗi phòng lại có một kế hoạch thực hiện riêng. Các bộ phận có mục tiêu cục bộ, chưa chú trọng đến mục tiêu chung (đôi khi vì công việc chính của mình mà một số phòng chưa thật sự chú tâm hỗ trợ cho phòng dự án trong công tác chuẩn bị hồ sơ dự thầu). Do vậy, việc thực hiện chưa được quy định theo một khung thời gian thống nhất, cứ ai làm xong phần việc của mình là trình trưởng bộ phận xem xét, chỉ là càng sớm càng tốt, chứ không quy định thời gian cụ thể cho mỗi phần, mỗi khâu, dẫn đến đôi khi tiến độ thực hiện công tác dự thầu bị trì trệ, chất lượng hồ sơ dự thầu chưa cao do cuối cùng thiếu thời gian kiểm tra và tổng hợp lại. 2.3.2.2. Hạn chế trong khâu tiếp thị, thu thập thông tin: - Công tác nghiên cứu thị trường, tìm kiếm dự án, gói thầu còn chưa thật sự linh hoạt, việc lựa chọn dự án để trình xét duyệt dự thầu còn nhiều hạn chế, dẫn đến công ty hay bị rơi vào tình trạng có thời gian ngập đầu trong các dự án cứ nối tiếp, chồng chéo nhau (điều này gây khó khăn trong khâu chuẩn bị hồ sơ dự thầu vì năng lực của công ty chỉ có hạn), nhưng lại có thời gian phòng dự án rất nhàn rỗi vì ít dự án phải tham dự, làm ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh của công ty, các chỉ tiêu đặt ra không hoàn thành như dự tính. - Hơn nữa, các thông tin về đấu thầu do phòng dự án thu thập chủ yếu dựa vào các yêu cầu thiết thực nhất của chủ đầu tư, yêu cầu gì thì đáp ứng cái ấy, như kiểu chạy theo dự án nên công ty không thể xây dựng được kế hoạch dự, đấu thầu dài hạn mà luôn bị động. - Công tác tìm hiểu phân tích đối thủ cạnh tranh chưa được đầu tư đúng mức, việc đánh giá đối thủ cạnh tranh chủ yếu dựa vào ý kiến chủ quan của nội bộ công ty, thông qua các kênh thông tin phổ biến như tạp chí, báo chuyên ngành, internet… - Việc thu thập thông tin còn thiếu sót về địa hình, điều kiện tự nhiên, nên đôi khi tạo sự chênh lệch giá cả bỏ thầu so với thực tế. 2.3.2.3. Hạn chế trong xem xét ra quyết định dự thầu: Cán bộ lãnh đạo cấp cao chủ yếu xem xét các thông tin do nhóm tìm kiếm thông tin trình lên theo cách nhìn trực quan. Chưa có một phương pháp thống nhất được áp dụng trong ra quyết định tranh thầu. Nên đôi khi có những quyết định sai lầm dẫn đến có sự cách biệt giữa năng lực công ty và yêu cầu của hồ sơ mời thầu. 2.3.2.4. Hạn chế trong quá trình tiến hành làm hồ sơ dự thầu: - Việc giám sát lập hồ sơ dự thầu chưa thật sự chặt chẽ, đồng bộ, liên tục dẫn đến sự trì trệ, mất thời gian. - Việc khảo sát hiện trường chưa thật sự kỹ lưỡng nên đã không lường trước được những nguyên nhân về thời tiết, khí hậu, hệ thống cung cấp điện nước. Dẫn đến việc lập biện pháp lắp đặt sai, tiến độ giao hàng, lắp đặt không tốt. - Khi lập thiết kế tổ chức thi công, các cán bộ không lường trước được những biến động trên thị trường cung ứng vật tư, hàng hóa, máy móc thiết bị phục vụ thi công lắp đặt vì hiện nay nước ta đã gia nhập WTO và các đối tác của ta chủ yếu là các hãng kinh doanh ở nước ngoài, liên doanh nước ngoài. Dẫn đến việc lập giá dự thầu chưa thật sự sát với thực tế, giá bỏ thầu còn khá cao so với các nhà thầu trúng thầu. - Chưa đưa ra được một mức giá bỏ thầu linh hoạt dựa trên chiến lược cạnh tranh phù hợp và đúng đắn. Mức giá công ty đưa ra ít có sự thay đổi phù hợp với tình hình môi trường đấu thầu. Cán bộ lập hồ sơ dự thầu chưa có sự tìm tòi, nghiên cứu các biện pháp cung cấp thiết bị khả thi khác biện pháp truyền thống với chi phí khác nhau, chất lượng khác nhau. Công ty chưa có sự khuyến khích đúng mức cả về vật chất và tinh thần đối với nhân viên có sáng tạo trong lập phương án tổ chức lắp đặt. - Tổng thời gian thi công lắp đặt công ty đề xuất dự thầu ở nhiều dự án còn lâu hơn thời gian công ty đối thủ cạnh tranh đề xuất. 2.3.2.5. Hạn chế trong tổng kết cuối cùng công tác dự thầu: Khâu kiểm tra, kiểm điểm, rút kinh nghiệm cuối cùng chưa được coi trọng. Điều này gây sự thiếu trách nhiệm của nhân viên từ đó không tránh khỏi những sai sót có thể lặp lại ở lần dự thầu tiếp theo. Một hạn chế nữa trong công tác thực hiện dự thầu của công ty là thiếu bộ phận lưu trữ thông tin một cách hiệu quả. Thông tin chi tiết về các cuộc tranh thầu mà công ty đã tham dự nhưng trượt thầu hầu như không được lưu lại ở bất kỳ một văn bản hay một hình thức lưu trữ nào khác trong công ty. Việc thực hiện công việc chỉ đơn thuần dựa trên kinh nghiệm mà không được ghi chép thành tài liệu sẽ khiến cho các cán bộ trẻ gặp nhiều khó khăn trong thực hiện công việc, tốn kém chi phí để đào tạo mà hiệu quả lại có thể không cao. 2.3.3. Nguyên nhân: 2.3.3.1. Nguyên nhân dẫn đến những hợp lý trong công tác dự thầu: Những mặt hợp lý trên xuất phát từ kinh nghiệm dự thầu lâu năm của công ty, ngay từ những năm cuối Thập kỷ 80, công ty 3C đã tham gia phân phối các sản phẩm tin học. Đến những năm đầu thập kỷ 90, công ty đã tham gia đấu thầu một số công trình tuy giá trị chưa lớn, và có dự án trúng thầu, có dự án trượt thầu. Hoạt động dự thầu đã gắn bó lâu dài với quá trình phát triển của công ty nên kinh nghiệm của các cán bộ quản lý, thực hiện công tác dự thầu (đặc biệt là cán bộ lâu năm) khá dày dặn. Kinh nghiệm này thể hiện ở sự linh hoạt trong mọi hoạt động như tìm kiếm thông tin, cách thức bàn bạc nhận định và giải quyết vấn đề. Trải qua lịch sử phát triển, những kinh nghiệm mà công ty đã tích lũy được có thể coi là vốn quý của công ty khi hoạt động trên thị trường hiện nay. 2.3.3.2. Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trong công tác dự thầu: - Cơ chế vận hành bộ máy quản trị chưa thật sự linh hoạt và có hiệu quả cao. Công ty được thành lập năm 1989, nên ít nhiều vẫn chịu ảnh hưởng của cơ chế quan liêu bao cấp. - Tuy việc tổ chức quy trình dự thầu của công ty có sự phối hợp khá nhịp nhàng giữa các bộ phận, song trên thực tế quá trình thực hiện dự thầu của công ty chưa áp dụng bất kỳ một hệ thống quản lý chất lượng nào. Cho đến nay công ty vẫn chưa có một phương pháp quản lý công tác dự thầu hiệu quả, còn cục bộ trong quản lý. Với sự phát triển ngày càng cao của nền kinh tế, khi khối lượng thông tin trở nên lớn hơn và khối lượng công việc cũng nhiều lên, thiếu một hệ thống quản lý theo quá trình có thể gây nên sự rối loạn trong hoạt động của các bộ phận. Quy trình dự thầu là một quá trình gồm nhiều bước có liên quan chặt chẽ với nhau. Việc tiếp cận dự thầu như một quá trình có ý nghĩa to lớn, nó giúp cho người thực hiện biết rõ vị trí và tầm quan trọng của công việc mà mình được giao. - Công ty chưa có hẳn một phòng riêng chuyên trách việc nghiên cứu thị trường và thu thập thông tin. Các thông tin về đấu thầu chủ yếu do phòng dự án thu thập, đồng thời thực hiện cả công tác lập hồ sơ dự thầu, do cùng một lúc kiêm nhiều nhiệm vụ nên lực lượng làm công tác dự thầu bị phân tán, và hiệu quả tìm kiếm thông tin không cao. - Việc lập giá dự thầu đơn giản chỉ dựa vào một khung tính thống nhất được quy định trên máy tính. Và chỉ có một nhân viên đảm nhận việc tính giá dự thầu mà chưa có sự tham khảo và kết hợp với các cán bộ có chuyên môn về kế hoạch, giá. - Nhân viên lập biện pháp tổ chức thi công thường chọn biện pháp thi công với mức giá cao nhất để giảm rủi ro cho công ty phòng trường hợp chi phí thực tế thi công lắp đặt bị đội giá so với dự kiến nếu trúng thầu. Do vậy giá dự thầu thường cao. - Trình độ cán bộ làm công tác dự thầu còn chưa đồng đều. Nhiều cán bộ kinh tế không có kiến thức công nghệ tin học nên công tác lập hồ sơ dự thầu còn lúng túng. Ngược lại, cũng có không ít kỹ sư công nghệ thông tin thiếu hiểu biết về kinh tế, nên đã không giải quyết được các yêu cầu kinh tế trong việc thiết kế, viết giải pháp; dẫn đến tính tối ưu của hệ thống thiết kế bị hạn chế. - Nguyên nhân khách quan dẫn đến những hạn chế trong công tác dự thầu là: + Hệ thống văn bản pháp quy của Nhà nước luôn thay đổi, thiếu chi tiết, thậm chí chồng chéo khiến cho các công ty hay doanh nghiệp không biết phải thực hiện theo văn bản nào. + Nhà cung cấp không tạo điều kiện để thực hiện gói thầu: ép công ty phải thuê chuyên gia của họ tư vấn hướng dẫn cách lắp ráp, sử dụng, chứ không chuyển giao công nghệ trực tiếp cho công ty, điều này làm tăng chi phí khiến giá dự thầu cao, làm ảnh hưởng tới khả năng thắng thầu của công ty.