Chuyên đề Hoàn thiện công tác hạch toán CPSX và tính giá thành công trình xây lắp điện tại Xí nghiệp Dịch vụ khoa học kỹ thuật

được ghi một lần vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Nguyên vật liệu XN sử dụng có thể được mua ngoài hoặc do XN tự sản xuất. * Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Đây là nguồn cung cấp vật liệu chủ yếu của xí nghiệp. Do tính chất đơn chiếc của sản phẩm và phương thức thi công khoán gọn cho các đơn vị nên vật liệu được các đơn vị chủ động mua cho từng công trình và nhập xuất thẳng. Khi nhận được công trình thi công do xí nghiệp giao khoán cán bộ cung ứng của đơn vị thi công (các đội xây lắp) căn cứ vào công trình đó để xác định số lượng, quy cách chủng loại từng loại vật liệu sử dụng cho công trình. Sau đó tiến hành thu mua theo đúng các yếu tố và bàn giao trực tiếp cho cán bộ thi công tại chân công trình. Khi mua vật tư về công trường chứng từ ban đầu làm căn cứ hạch toán là Hoá đơn bán hàng hoặc Hoá đơn GTGT. Chẳng hạn khi nhân viên đội mua vật tư phục vụ công trình XL điện chiếu sáng tuyến số 2-Đà Nẵng sẽ có hoá đơn như sau: Hoá đơn GTGT Liên 2: Giao khách hàng Ngày 20 tháng 11 năm 2003 Mẫu số : 01 GTKT – 3LL BB/2003B No 0046942 Đơn vị bán hàng: Tiệm điện ánh Sáng Địa chỉ: 4.3 Quang Trung, Quảng Ngãi Số tài khoản: 43101410003 Điện thoại: 0511.881302 MS: 0200414696 Họ tên người mua hàng: Cần Văn Mùi Tên đơn vị: Xí nghiệp Dịch vụ khoa học kỹ thuật Địa chỉ: 599 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: 01001009530031 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x 2 1 Aptomat 3 pha 50A Cái 01 680.000 680.000 2 Đồng hồ thời gian Cái 03 690.000 2.070.000 3 Contacter + rơle nhiệt Cái 03 626.000 1.878.000 4 Rơ le trung gian Cái 01 470.000 470.000 5 Đèn sợi đốt + đuôi Bộ 02 6.000 12.000 6 Công tắc 3 cực Cái 03 5.000 15.000 7 Nút nhấn on/off Cái 03 30.000 90.000 8 Dây đèn động lực Mét 20 55.000 1.100.000 9 ốc siết cáp + bán kẹp Cái 150.000 10 Bảng gỗ phíp Cái 01 395.000 395.000 11 Thanh U Cái 01 38.000 38.000 Cộng tiền hàng: 6.898.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 689.800 Tổng cộng tiền thanh toán: 7.587.800 Số tiền viết bằng chữ: Bảy triệu năm trăm tám mươi bảy ngàn tám trăm đồng chẵn. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) Khi xuất vật liệu cho thi công, căn cứ vào hoá đơn mua hàng, kế toán các đội lập Phiếu nhập xuất thẳng vật liệu . Phiếu nhập xuất thẳng vật liệu chỉ có giá trị khi có đủ chữ ký của thủ trưởng đơn vị, kế toán, người giao và người nhận vật tư. Hoá đơn và phiếu nhập xuất thẳng vật liệu sẽ được kế toán các đội tập hợp lại, định kỳ gửi về phòng kế toán XN để làm căn cứ ghi sổ sách và hạch toán chi phí. Đơn vị: Địa chỉ: Phiếu Nhập xuất Thẳng vật liệu Ngày 20 tháng 11 năm 2003 Mẫu số 02 –VT Số: 75 QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT/11/95 Họ tên người nhận hàng: Cần Văn Mùi Lý do xuất: Nhập xuất thẳng cho công trình HT điện chiếu sáng tuyến số 2- Đà Nẵng Xuất tại kho: Nợ 621: 6.898.000 Có 152: 6.898.000 T.T Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Aptomat 3 pha 50A Cái 01 01 680.000 680.000 2 Đồng hồ thời gian Cái 03 03 690.000 2.070.000 3 Contacter + rơle nhiệt Cái 03 03 626.000 1.878.000 4 Rơ le trung gian Cái 01 01 470.000 470.000 5 Đèn sợi đốt + đuôi Bộ 02 02 6.000 12.000 6 Công tắc 3 cực Cái 03 03 5.000 15.000 7 Nút nhấn on/off Cái 03 03 30.000 90.000 8 Dây đèn động lực Mét 20 20 55.000 1.100.000 9 ốc siết cáp + bán kẹp Cái 150.000 10 Bảng gỗ phíp Cái 01 01 395.000 395.000 11 Thanh U Cái 01 01 38.000 38.000 Tổng 6.898.000 Nhập, ngày 20 tháng 11 năm 2003 Người giao hàng Người nhận hàng Kế toán đội Đội trưởng Tuy vật liệu của XN được xuất thẳng đến chân CT, không qua kho nhưng để tiện cho việc quản lý vật liệu trên hệ thống sổ sách và theo qui định của Tổng công ty Điện nên XN vẫn sử dụng TK 152 để hạch toán nguyên vật liệu. Khi mua nguyên vật liệu kế toán ghi: + Tại đơn vị thi công (Đội XL 4), kế toán ghi: Nợ TK 152 : 6.898.000 Nợ TK 133 : 689.800 Có TK 111: 7.587.800 Đồng thời ghi: Nợ TK 621 : 6.898.000 Có TK 152: 6.898.000 - Tại phòng kế toán Xí nghiệp, kế toán ghi: Nợ TK 152 : 6.898.000 Nợ TK 133 : 689.800 Có TK 338: 7.587.800 Đồng thời ghi: Nợ TK 621 : 6.898.000 Có TK 152: 6.898.000 Như vậy, tuy đáp ứng yêu cầu quản trị của công ty, nhưng việc sử dụng TK152 để hạch toán là sai với chế độ kế toán. Không những thế điều này sẽ làm tăng khối lượng công tác hạch toán lên rất nhiều do phải ghi chép và mở sổ TK152 Trong trường hợp, giá trị nguyên vật liệu mua lớn, đơn vị mua bằng chuyển khoản thì trước hết các đội ghi Nợ người bán rồi báo về XN để XN làm thủ tục chuyển khoản. * Vật liệu do XN tự sản xuất: Ngoài các đội XL điện, XN DVKHKT còn có xưởng cơ khí có nhiệm vụ gia công chế tạo các sản phẩm cơ khí như các loại cột thép, xà đỡ, tiếp địa,.. cung cấp cho công trình XL điện. Khi cần sử dụng các loại vật liệu này, các đội XL không mua ngoài mà đặt làm tại xưởng cơ khí theo phương thức thanh toán nội bộ. Khi xuất nguyên vật liệu cho các đội, chứng từ ban đầu để hạch toán là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Để xác nhận giá trị nguyên vật liệu xưởng xuất cho các đội, kế toán xưởng lập Biên bản nghiệm thu giữa Xưởng cơ khí và đội. Tại phòng kế toán xí nghiệp căn cứ vào biên bản nhiệm thu hạch toán nội bộ TK 141. Kế toán xí nghiệp ghi: Nợ TK 141- Đội XL Có TK 141- Xưởng cơ khí Với công trình XL điện chiếu sáng tuyến số 2 - Đà Nẵng nguyên vật liệu sử dụng cho thi công hoàn toàn do mua ngoài. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được tổ chức hạch toán trên hệ thống sổ như sau: Căn cứ vào phiếu nhập xuất thẳng, kế toán đơn vị lập các Bảng kê phân tích chứng từ gốc theo từng tài khoản ghi có. Ví dụ: nếu mua bằng tiền mặt thì thể hiện trên bảng liệt kê ghi Có TK 111, nếu nợ người bán thì thể hiện trên Bảng liệt kê ghi Có TK 331... Định kỳ (mỗi quý) kế toán đơn vị lập bảng tổng hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp theo từng khoản mục chi phí vào TK 621. Đồng thời cuối mỗi quý, kế toán đơn vị gửi các chứng từ gốc cùng các bảng liệt kê đã lập (được đóng thành 1 bộ chứng từ) gửi về phòng kế toán Xí nghiệp. Tại phòng kế toán Xí nghiệp sau khi nhận được các bộ chứng từ (đã xác định là hợp lý, hợp lệ) kế toán lập bảng liệt kê chứng từ gốc cho từng đơn vị theo từng TK ghi có (ghi có TK 338, 331). Các bảng liệt kê này đều được đánh số thứ tự dễ tìm, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu. Từ các bảng liệt kê đó kế toán vào sổ Nhật ký chung và sổ cái TK 621. Bảng số 1: Bảng liệt kê phân tích chứng từ gốc Trích quý IV/2003 - Đội 4 Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Diễn giải Tên công trình Ghi Nợ TK 621 Ghi Có TK 152 TT Ngày 30 11/10 Đầu cốt, hộp CTT ĐDK0.4 kV Nghệ An 5.450.000 5.450.000 35 15/10 Xi măng Trạm 110 kV Thanh Hoá 3.585.000 3.585.000 37 25/10 Cột điện ĐDK 35 kV Đại, TX Yên Bái 16.595.000 16.595.000 40 20/11 Dây điện động lực XL điện chiếu sáng tuyến số 2- ĐN 1.100.000 1.100.000 45 30/11 Dây đồng các loại XL Điện chiếu sáng Hà Giang 1.000.000 1.000.000 ......................................................... Cộng 350.265.589 350.265.589 Bảng số 2: Bảng liệt kê phân tích chứng từ gốc (trích) Quý IV/2003 - Đội 4 Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Diễn giải Tên công trình Ghi Nợ các TK Ghi Có TK 338 TT Ngày TK152 TK133 TK627 TK3341 TK3342 30 37 40 45 11/10 25/10 20/11 30/11 Đầu cốt, hộp CTT Cột điện Dây điện động lực Công tác phí ĐDK0.4 kV Nghệ An ĐDK 35 kV Đại, TX Yên Bái XL điện chiếu sáng tuyến số 2- ĐN XL Điện chiếu sáng Hà Giang 5.450.000 16.595.000 1.100.000 110.000 1.000.000 5.450.000 16.595.000 1.210.000 1.000.000 Cộng 350.265.589 20.569.875 76.865.849 44.365.432 3.950.000 496.016.745 Từ các bảng liệt kê, kế toán tổng hợp vào sổ Nhật ký chung (bảng số 3) và sổ Cái TK 621(bảng số 4) Bảng số 3: Nhật ký chung (trích phần TK 621) Năm 2003 Số hiệu chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Nợ Có BK09/IV BK04/IV BK09/IV BK09/IV BK04/IV mua vật liệu CT Nghệ AN K/c CPNVLTT Mua dây điện CT Đà Nẵng VAT được khấu trừ K/c CPNVLTT . 152 621 152 133 621 338 152 338 338 152 5.450.000 5.450.000 1.100.000 110.000 1.100.100 Cộng sang trang Bảng số 4: Sổ Cái (trích) Năm 2003 TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Số hiệu CT Diễn giải TK đối ứng Số tiền Nợ Có BK04/IV BK04/IV BK10/IV .. mua vật tư CT Nghệ An Mua dây điện CT đà Nẵng K/c NVLTT CT Nghệ An .. 152 152 154 5.450.000 1.100.000 5.450.000 Cộng phát sinh quý IV 9.228.088.545 9.228.088.545 Số dư cuối quý IV 0 0 1.2. Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp Nhân công trực tiếp cũng là khoản chi phí quan trọng trong chi phí sản xuất của Xí nghiệp. Bởi việc thi công công trình điện chủ yếu thực hiện theo phương pháp thủ công. Để nâng cao hiệu quả làm việc của công nhân, tại mỗi công trình xí nghiệp có những biện pháp tổ chức quản lý thích hợp. Từ đó tiết kiệm được chi phí nguyên vật liệu, góp phần hạ giá thành sản phẩm đồng thời đảm bảo thu nhập cho người lao động. Do các công trình của xí nghiệp nằm trên nhiều vùng lãnh thổ nên việc di chuyển các yếu tố sản xuất đến chân công trình là phức tạp. Để khắc phục nhược điểm này bên cạnh lực lượng lao động thuộc biên chế, Xí nghiệp còn phải thuê lao động ngoài. Số lượng lao động ngoài này do đội trưởng tự thuê, quản lý và trả lương theo quy định của Xí nghiệp. Có 2 hình thức thuê lao động: - Thuê lao động, nhân công theo thời vụ: Hợp đồng thuê là 3 tháng, mức lương tối thiểu là 300.000đ đến 500.000đ/ tháng. Số công nhân này tuy không thuộc biên chế Xí nghiệp nhưng cũng có thể mua BHXH bằng cách trích lương của chính họ. Với những điều kiện thời tiết không thuận lợi công nhân phải nghỉ việc thì xí nghiệp vẫn phải trả lương đầy đủ theo hợp đồng đã ký. - Thuê nhân công tại chân công trình. Thực hiện trả lương khoán theo khối lượng công việc thực tế hoặc theo ngày công. Nếu thuê theo khối lượng công việc thì số tiền phải trả là theo thoả thuận. Nếu thuê nhân công theo ngày thì phải trả từ 15.000đ / ngày trở lên tuỳ theo tính chất công việc. Các công nhân này không được hưởng những chế độ khác của nhà nước. Còn đối với các công nhân thuộc biên chế của Xí nghiệp ( do xí nghiệp hạch toán theo chế độ nửa tập trung, nửa phân tán, các đơn vị sản xuất hưởng lương theo sản phẩm ) kế toán căn cứ vào bảng thang bậc lương công nhân viên do phòng tổ chức gửi xuống để xác định mức lương tối thiểu phải trả cho công nhân viên. Định kỳ tạm ứng lương và trích BHXH, BHYT, KPCĐ(các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ đều do Xí nghiệp nộp và báo nợ cho các đơn vị). Hiện nay, cả công ty và Xí nghiệp đều áp dụng trả lương theo điểm. Thu nhập về lương của người lao động được tính như sau: Li = Ltgi + Lspi Trong đó: - Li : Thu nhập về lương của người lao động thứ i trong quý. - Ltgi: Lương thời gian của người lao động thứ i trong quý tính theo lương cấp bậc ( Kể cả phụ cấp nếu có) Ltgi = (LCB +PC)i NCcđ x NCi (LCB + PC): Lương cấp bậc theo NĐ 26CP cộng với các khoản phụ cấp khác theo chế độ chính sách của Nhà nước của người lao động thứ i NCcđ: Ngày công chế độ làm việc(22 ngày/ tháng) NCi: Ngày công lao động thực tế trong quý của người lao động thứ i - Lspi: Lương sản phẩm của người lao động thứ i trong quý Lspi = NCi x Ki x Kc Ki: Là hệ số sản phẩm của người lao động thứ i và được tính từ 0 đ 10 do đội trưởng đơn vị đánh giá theo năng suất lao động của công nhân. Kc: Là hệ số chia lương chung và được tính như sau: Kc = Qsản phẩm ∑(NCi x Ki) Qsp: là quỹ lương sản phẩm được xí nghiệp phân chia cho đơn vị theo sản lượng thực hiện trong quý được duyệt của đơn vị Qsp = QNT -Qtg QNT : Quỹ lương của đơn vị theo nghiệm thu Qtg : Quỹ lương thời gian của đơn vị Hàng ngày, đội trưởng các đơn vị có nhiệm vụ theo dõi công việc của từng công nhân trong ngày, sau đó ghi vào Bảng chấm công (Bảng số 5) và Bảng tính điểm năng suất lao động (Bảng số 6 ). Bảng chấm công được lập căn cứ vào số ngày làm việc thực tế của cán bộ công nhân viên trong tháng. Bảng tính điểm năng suất lao động được lập căn cứ vào các tiêu thức được quy định trong quy chế lương của đơn vị và thực tế làm việc của công nhân viên. Đội trưởng còn có nhiệm vụ theo dõi thời gian sản xuất của từng công nhân phục vụ thi công cho từng CT, HMCT cụ thể trong tháng và ghi vào sổ nhật ký làm việc. Khối lượng công việc thực hiện của từng đội sẽ do cán bộ kỹ thuật theo dõi và ghi vào sổ theo dõi khối lượng công việc hoàn thành. Căn cứ vào tổng số tiền lương của các đội trong quý, số lao động trong đội, khối lượng công việc của từng lao động thực tế để tiến hành chia lương cho từng công nhân. Việc trả lương cho công nhân viên không tiến hành theo tháng mà theo từng quý và chia làm nhiều đợt. Trong quý Xí nghiệp tiến hành tạm ứng lương ( số tạm ứng không vượt quá số tiền lương theo kế hoạch) và cuối quý quyết toán số tiền lương theo thực tế. VD:Trong quý IV/2003, XN xuất quỹ số tiền 6.000.000 đ cho đội XL 4 để tạm ứng lương. Kế toán XN định khoản: Nợ TK141: 6.000.000 Có TK 111:6000.000 Nhập quỹ tiền mặt đội, kế toán ghi: Nợ TK 111:6000.000 Có TK 338:6000.000 và thực hiện chi tạm ứng lương: Nợ TK 334:6000.000 Có TK111:6000.000 Cuối quý kế toán đội lập Bảng quyết toán lương cán bộ CNV căn cứ vào Bảng chấm công và Bảng tính điểm năng suất lao động, rồi gửi lên phòng Tổ chức – Hành chính ký duyệt. Chi phí lương sau khi được duyệt thì kế toán đơn vị lập bảng tổng hợp tiền lương phân bổ (Bảng số 7) và định khoản: Nợ TK 622:146.220.591 Nợ TK 627:14.000.000 Có TK 334:160.220.591 Cuối mỗi quý toàn bộ các chứng từ trên được gửi về phòng kế toán xí nghiệp . Sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ kế toán Xí nghiệp lập các bảng liệt kê chứng từ gốc- ghi có tài khoản 334 để taph hợp chi phí nhân công trực tiếp (Bảng số 8). Sau đó kế toán vào sổ Nhật ký chung (Bảng số 9) và sổ cái TK 622 (Bảng số 10) Bảng số 5 Xí nghiệp dịch vụ KHKT Bảng chấm công Đội Xây Lắp 4 (Tháng 10 năm 2003) STT Họ và tên Chức vụ Ngày trong tháng Số công Ghi chú 1 2 30 31 1 2 3 4 5 6 Nguyễn Tiến Văn Lê Lam Thanh Nguyễn thị Bình Nguyễn văn Độ Nguyễn văn Vĩnh Bùi quang Vinh Đội trưởng x x x x x x x 22 22 22 22 22 22 Cộng 238 Bảng số 6 Xí nghiệp Dịch vụ KHKT Bảng tính điểm năng suất lao động Bộ phận: Đội XL4 Quý IV/2003 STT Họ tên Tiêu thức 1 Tiêu thức 2 Tiêu thức 3 Tổng 3 tiêu thức Tiêu thức 4 Tổng cộng điểm Ghi chú HT nhiệm vụ Kỷ luật lao động NC>2\3 Kỹ sư T.cấp CB CNV ĐKT Trưởng đơn vị Phó đơn vị Cn Đề án Tt sx 1 2 3 4 5 6 7 Nguyễn Tiến Văn Lê Lam Thanh Nguyển Thị Bình Nguyễn Văn Vĩnh Nguyễn Việt Phương Bùi Quang Ty Nguyễn Xuân Điền ............ 1 1 1 1 1 1 1 0.5 0.5 0.5 0.5 0.5 0.5 0.5 0.5 0.5 0.5 0.5 0.5 0.5 0.5 1.5 1.5 1 1 1 1 0.8 3 1.5 6.5 2.8 3 5 3 3 3 1.8 2.5 1.9 1.5 1.1 1.5 2.5 8.3 5.3 4.9 6.5 4.1 4.5 5.5 Cộng 18 9 9 5 6 6.4 3 1.5 57.9 31.4 89.3 Bảng số 7 Bảng tổng hợp tiền lương Phân bổ (trích) (Quý IV năm 2003- đội XL4) STT Nội dung Nhân công Số tiền Thuê ngoài Khối quản lý CBCNV 1 2 3 Xà điện Sơn La Tuyến số 2 Đà Nẵng CT điện chiếu sáng Hà Giang . 56.839.000 15.610.000 8.000.000 6.000.000 12.000.000 9.000.000 2.618.091 76.839.000 15.000.000 18.228.091 Tổng 75.771.500 14.000.000 70.509.091 160.220.591 Bảng số 8 Bảng Liệt kê phân tích chứng từ gốc (trích) Quý IV/2003 Đơn vị: Đồng STT Nội dung Tên công trình Ghi Nợ các TK Ghi Có TK 334 Trong đó 622 627 3341 3342 1 2 3 Phân bổ tiền lương Phân bổ tiền lương Phân bổ tiền lương Xà điện Sơn La Tuyến số 2 Đà Nẵng CT điện chiếu sáng Hà Giang 68.839.000 9.000.000 18.228.091 8.000.000 6.000.000 0 76.839.000 15.000.000 18.228.091 20.000.000 15.000.000 2.618.091 56.839.000 0 15.610.000 Cộng 146.220.591 14.000.000 160.220.591 84.509.091 75.711.500 Bảng số 9 Nhật ký chung ( trích phần 622) Năm 2003 Số hiệu chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Nợ Có BK08/IV BK08/IV BK10/IV BK08/IV Quý IV CP tiền lương CNSX đôi4 CP tiền lương quản lý đội 4 K/c CPNCTT đội 4 CP tiền lương CNSX đội 5 .. 622 627 154 622 334 334 622 334 146.220.591 14.000.000 146.220.591 47.935.147 Bảng số 10 Sổ Cái ( trích) Năm 2003 TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp Số hiệu chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Nợ Có BK 08/IV BK 08/IV BK 10/IV BK 10/IV .. CP tiền lương CNSX đội 4 CP tiền lương CNSX đội 5 K/c lương CNSX đội 4 K/c lương CNSX đội 5 .. 334 334 154 154 146.220.591 47.935.147 146.220.591 47.935.147 Cộng phát sinh quý IV 3.527.743.019 3.527.743.019 Số dư cuối quý IV 0 0 1.3. Kế toán chi phí sử dụng máy thi công. Trong quá trình sản xuất việc sử dụng máy thi công là cần thiết. Có thể nói, chi phí sử dụng máy thi công là chi phí đặc thù của lĩnh vực này. Tại XN DVKHKT, công tác hạch toán kế toán được thực hiện theo chế độ hiện hành của Nhà nước. Vì vậy, trên Bảng tổng hợp CPSX và tính giá thành sản phẩm có khoản mục chi phí sử dụng máy thi công. Tuy nhiên do Xí nghiệp chủ yếu dùng phương pháp thủ công nên hầu hết các công trình đều không phát sinh các khoản mục chi phí này. Cũng có một số công trình sử dụng máy thi công như máy hàn, máy cẩu.. nhưng rất ít. Do việc sử dụng máy thi công không thường xuyên, giá trị của máy thi công chuyên dụng lại rất lớn, hơn nữa do địa bàn hoạt động của Xí nghiệp rất rộng nên Xí nghiệp không đầu tư mua máy mà hoàn toàn thuê ngoài và hạch toán vào TK 627 Chứng từ ban đầu để hạch toán chi phí sử dụng máy thi công là Hợp đồng thuê máy móc thiết bị, phiếu chi... Căn cứ vào các chứng từ này kế toán đơn vị lập các Bảng liệt kê phân tích chứng từ gốc ghi có TK 111, ghi có TK 331. Cuối mỗi quý, các bảng liệt kê này cùng với các chứng từ liên quan được gửi về phòng kế toán xí nghiệp. Sau khi nhận được các bộ chứng từ này kế toán xí nghiệp lập Bảng liệt kê phân tích chứng từ gốc ghi có TK 141, 331. Sau đó vào Nhật ký chung và sổ cái TK 627. Đối với công trình XL điện chiếu sáng tuyến số 2 - Đà Nẵng do thi công hoàn toàn bằng phương pháp thủ công nên không phát sinh khoản mục chi phí này. 1.4. Kế toán tập hợp chi phí sản xuất chung. Ngoài các khoản mang chi phí NVLTT, chi phí NCTT, chi phí sử dụng MTC, XN còn có các chi phí mang tính chất chung liên quan đến quá trình tạo ra các sản phẩm XL Các chi phí đó bao gồm: tiền lương nhân viên quản lý đội, các khoản trích theo lương, . Hiện nay tiền lương của bộ phận quản lý cũng tiến hành theo dõi thời gian làm việc trên nhật ký làm việc và Bảng chấm công như đối với NCTT. Đây sẽ là căn cứ để kế toán tính lương cho nhân viên quản lý đội trên bảng thanh toán lương. Ngoài chi phí tiền lương, chi phí dịch vụ mua ngoài như chi phí xăng dầu, chi phí tiền điện thoại, điện nước, chi phí khác như chi phí nghiệm thu CT, chi phí đấu thầu, chi phí cắt và đóng điện, cũng được tính trực tiếp vào chi phí SXC cho từng CT, HMCT. Còn các khoản chi phí khác như chi phí NVL, CCDC, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí đội vận tải và các khoản trích theo lương là các khoản chi phí chung của các công trình. Các khoản chi phí này không được hạch toán trực tiếp cho các công trình mà chúng sẽ được tập hợp lại và phân bổ một lần vào cuối quý. Kế toán theo dõi sự biến động của khoản mục chi phí này trên TK 627 và được mở chi tiết thành các tiểu khoản: TK 6271: Chi phí nhân viên quản lý TK 6272: Chi phí vật liệu quản lý TK 6273: Chi phí công cụ dụng cụ quản lý TK 6274: Khấu hao TSCĐ TK 6277: Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6278: Chi phí khác. Căn cứ vào Bảng tổng hợp tiền lương phân bổ để hạch toán chi phí tiền lương nhân viên quản lý. Chẳng hạn lương nhân viên quản lý của Đội 4 (Quý 4) sẽ được kế toán định khoản như sau: Nợ TK 627: 14.000.000 Có TK 334: 14.000.000 Căn cứ vào tiền lương cơ bản của cán bộ công nhân viên toàn Xí nghiệp, kế toán XN tiến hành trích BHXH, BHYT. Riêng KPCĐ được trích trên tổng số lương thực tế của từng đơn vị- Bảng trích BHXH, BHYT, KPCĐ (Bảng 11). bảng 11 Trích BHXH, BHYT, KPCĐ quý 4 năm 2002 Đơn vị Ghi Nợ TK Ghi có TK 338 BHXH BHYT KPCĐ 15% ghi Z 5% thu CBCNV 2% ghi Z 1% thu CBCNV Khối quản lý Khối quản lý Đội XL4 Đội XL 5 Đội XL 6 .... Cộng 642 334 141 141 141 7.161.349 1.615.182 10.690.838 10.970.430 19.256.529 89.097.533 4.037.955 2.807.784 3.364.740 3.319.760 22.016.328 - 1.345.985 935.928 1.121.580 439.920 7.338.776 538.394 - 374.371 448.632 175.968 2.935.510 - 269.179 187.186 224.316 87.984 1.467.757 2.585.000 - 6.385.569 5.811.162 17.232.897 55.339.182 Kế toán hạch toán Nợ TK 642: 7.161.349 Nợ TK 334: 1.615.182 Nợ TK 141: 80.321.022 CóTK338: 89.097.533 Do đặc điểm của ngành xây dựng cơ bản, do cơ chế khoán gọn tại XNDVKHKT, hơn nữa do việc gửi chứng từ của các đơn vị về phòng kế toán xí nghiệp thường bị chậm trễ. Để thuận tiện cho việc quản lý cũng như việc hạch toán kế toán, xí nghiệp căn cứ vào tổng quỹ lương của quý trước xác định các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ và báo nợ cho các đơn vị. Khi đó kế toán đơn vị ghi: Nợ TK 627 Có TK 338 Kế toán xí nghiệp ghi : Nợ TK 141-Chi tiết đơn vị Có TK: 338 Cuối quý căn cứ vào toàn bộ chứng từ do các đơn vị gửi lên kế toán xí nghiệp tập hợp toàn bộ các khoản trích theo lương của xí nghiệp và định khoản: Nợ TK 627 Có TK 141-Chi tiết đơn vị Cuối quý, căn cứ vào Bảng chấm công kế toán đội lập danh sách tiền ăn ca của nhân viên trong đội. Căn cứ vào chứng từ trên kế toán đội vào bảng liệt kê ghi có TK 111. Tại phòng kế toán xí nghiệp sẽ vào bảng liệt kê ghi có TK 141 -Chi phí khấu hao TSCĐ: Tài sản cố định của xí nghiệp được kế toán mở sổ và thẻ TSCĐ theo dõi. Định kỳ tiến hành trích khấu hao, thường được kế toán Xí nghiệp trích vào đầu quý, sau đó phân bổ và báo Nợ cho các đơn vị. Trích khấu hao TSCĐ, kế toán XN hạch toán: Nợ TK 642 Nợ TK 141 Có TK 214 Khi được báo Nợ về chi phí khấu hao, kế toán đơn vị hạch toán: Nợ TK 627 Có TK 338 - Chi phí vật liệu dụng cụ quản lý: Gồm các loại vật liệu, CCDC để sửa chữa bảo dưỡng và phục vụ cho quản lý công trình đội thi công. CCDC lớn và nhỏ khi xuất dùng đều được ghi một lần vào chi phí sản xuất chung. Bảng số 12 Bảng phân bổ chi phí sản xuất chung (Quý 4/2003- Đội Xây lắp 4) STT Tên công trình CFSXC từng CT CFSXC phân bổ Tổng 1 2 3 4 Xà điện lực Sơn La Điện c/s tuyến số 2-ĐN Điện c/s Hà Giang .... 3.787.642 8.380.228 2.958.422 15.405.949 10.047.358 1.607.578 19.193.691 18.427.586 4.566.000 Cộng 111.400.563 66.982.378 178.382.950 Các chi phí SXC sau khi được phân bổ được tập hợp trên các Bảng liệt kê và ghi vào sổ chi tiết TK 627 (bảng 13) Bảng 13 Sổ kế toán chi tiết TK 627 (Trích quý IV/2003- Đội 4) Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Chi tiết SH NT Nợ Có 6271 6272 6273 6274 6278 21 27 35 12/10 15/10 30/12 . 30/12 mua văn phòng phẩm lương quản lý đội 4 XN báo Nợ KHTSCĐ K/c CPSXC đội 4 111 334 338 154 200.000 8.621.367 300.000 76.853.849 8.621.367 300.000 200.000 Cộng PS quý IV 76.853.849 76.853.849 8.621.367 21.779.482 1.300.000 300.000 44.853.000 Số dư cuối quý IV 0 Từ các sổ trên, kế toán vào Nhật ký chung và sổ Cái TK 627 (Bảng 14) Bảng 14 Sổ Cái (trích TK 627) Năm 2003 SH chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Nợ Có BK 09/IV BK 08/IV BK 10/IV mua văn phòng phẩm Tiền lương quản lý đội 4 K/c CPSXC đội 4 111 334 154 200.000 8.621.367 178.382.950 Cộng PS quý IV/2003 4.279.613.376 4.279.613.376 Số dư cuối quý IV 0 2. Tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm hoàn thành. 2.1. Tổng hợp chi phí sản xuất. Việc tổng hợp chi phí sản xuất được căn cứ vào đối tượng hạch toán chi phí sản xuất. Mỗi đối tượng tập hợp chi phí được mở sổ chi tiết theo dõi riêng từng khoản mục chi phí để làm cơ sở cho việc tính giá thành công trình xây lắp. Toàn bộ chi phí sau khi được tập hợp vào bên Nợ TK 621, TK 622, TK 627 cuối kỳ được kết chuyển sang bên Nợ TK 154- chi phí sản xuất kinh doanh dở dang ( chi tiết cho từng CT, HMCT). Để tập hợp chi phí sản xuất kế toán lập Bảng liệt kê phân tích chứng từ gốc ghi có TK 621, TK 622, TK 627 ( Bảng số 15) . Sau đó vào sổ chi tiết tài khoản 154 ( Bảng số 16) (cả phần tổng hợp và phần chi tiết cho các CT, HMCT). Căn cứ vào các Bảng liệt kê và Sổ chi tiết đó, kế toán vào sổ Nhật ký chung và sổ Cái TK 154 (Bảng số 17). Bảng số 15 Bảng liệt kê phấn tích chứng từ gốc Quý IV năm 2003 - Đội 4 STT SH Diễn giải Công trình Ghi Nợ TK 154 Ghi Có các TK 621 622 627 1 3 6 8 10 20 25 30 37 47 48 20 24 25 27 41 Mua dây điện động lực hộp dàu cáp K/c CPNCTT K/c CPNCTT K/c CPNCTT Phân bổ CPSXC Phân bổ CPSXC Phân bổ CPSXC Điện c/s tuyến số 2-ĐN Xà điện lực Sơn La Điện c/s tuyến số 2-ĐN Xà điện lực Sơn La Điện c/s Hà Giang Điện c/s tuyến số 2-ĐN Xà điện lực Sơn La Điện c/s Hà Giang 1.100.00 4.515.000 68.839.000 695.000 1.120.000 19.193.691 350.000 800.000 1.100.000 4.515.000 68.839.000 695.000 1.120.000 19.193.691 350.000 800.000 Cộng 467.423.160 344.596.969 45.972.342 76.853.849 Bảng số 16a Sổ kế toán chi tiết TK 154 (trích phần tổng hợp Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số tiền Vật liệu Nhân công MTC CPSXC Số SH Nợ Có BK09/IV BK20/IV BK22/IV Số dư 1/10/2003 .. CPNVL, NCTT, SXC các CT đội 4 CPNVL, NCTT, SXC các CT đội 5 CPNC, SXC các CT đội 6 621,622,627 621,622,627 622,627 20.999.775.801 533.724.454 218.334.750 25.711.369 386.371.231 111.547.945 76.515.455 53.080.805 13.870.711 70.837.768 53.706.000 11.840.658 Cộng phát sinh quý IV 17.034.008.940 26.291.071.205 9.228.088.545 3.527.743.019 4.278.177.376 Số dư cuối quý IV 22.530.351.281 Bảng số 16b Sổ chi tiết TK 154 (trích phần chi tiết) Năm 2003 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số tiền Vật liệu Nhân công MTC SXC Số SH Nợ Có BK31 BK35 36 37 38 39 40 XL Điện chiếu sáng tuyến số 2- Đà Nẵng Số dư cuối quý 3 Chi ăn ca quý 4 Thanh toán CP thẩm định giá CT Vật liệu phục vụ thi công CP quyết toán CT lương CBCNV K/c CPSX CT 627 627 621 627 622 632 324.712.326 6.300.000 2.272.727 8.846.000 4.045.885 8.409.091 360.973.310 8.846.000 4.045.885 6.300.000 2.272.727 4.045.885 Cộng PS quý 4 36.260.984 360.973.310 8.846.000 8.899.091 0 18.515.893 Số dư cuối quý 4 0 Bảng số 17 Sổ Cái (trích) Năm 2003 TK154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Số hiệu chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Nợ Có Số dư 1/1/2003 K/c CPNVLTT đội 1 K/c CPNCTT đội 1 K/c CPSXC đội 1 .. K/c giá thành 621 622 627 632 20.999.775.801 689.797.211.481 146.220.591 178.382.950 26.291.071.205 Cộng PS quý IV 17.034.008.940 26.291.071.205 Số dư cuối quý IV 22.530.351.281 2.2 Đánh giá sản phẩm dở dang và xác định giá thành sản phẩm hoàn thành Để xác định giá thành thực tế khối lượng xây lắp hoàn thành trong kỳ đòi hỏi kế toán phải xác định được chi phí thực tế của khối lượng xây lắp dở dang cuối kỳ. Tại xí nghiệp DVKHKT, sản phẩm dở dang cuối kỳ là các CT, HMCT đến cuối kỳ hạch toán vẫn còn trong giai đoạn thi công, chưa hoàn thành. Thông thường để đánh giá sản phẩm dở dang một cách hợp lý trước hết phải kiểm kê chính xác mức độ hoàn thành của khối lượng dở dang. Tuy nhiên đối với Xí nghiệp Dịch vụ KHKT do số lượng công trình nhiều, phân tán ở các địa phương khác nhau nên chi phí sản phẩm dở dang là toàn bộ chi phí của từng công trình , hạng mục công trình phát sinh từ lúc khởi công cho đến cuối kỳ hạch toán đó ( nằm trên số dư Nợ TK 154). Việc tính giá thành sản phẩm hoàn thành dược xác định trên tài khoản 154- chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình - công thức xác định như sau: CP dở dang cuối kỳ = CP dở dang đầu kỳ + CP phát sinh trong kỳ Do không có sản phẩm dở dang đầu kỳ và cuối kỳ nên giá thành CT Điện chiếu sáng tuyến số 2 - Đà Nẵng chính là tổng chi phí phát sinh trong kỳ. 2.3. Tính giá thành công trình hoàn thành Tính giá thành CT XL hoàn thành là công tác cuối cùng của quá trình tập hợp chi phí sản xuất. Để tính giá thành đầy đủ và chính xác, XN áp dụng phương pháp trực tiếp và phương pháp tổng cộng chi phí để tính giá thành sản phẩm cho từng CT, HMCT hoàn thành. Sau khi xác định được giá thành của từng CT bàn giao, kế toán đội lập Báo cáo chi phí sản xuất và giá thành công trình (Bảng số 18) và gửi về phòng kế toán XN. Sau khi được quyết toán, kế toán các đội ghi: Nợ TK 338 Có TK 154 - Kế toán xí nghiệp ghi: Nợ TK 632 Có TK 154 Để xác định được giá thành toàn bộ các công trình, hạng mục công trình kế toán cũng tiến hành phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp. Cuối mỗi quý căn cứ vào số phát sinh bên nợ TK 642 và số dư TK 1422-Chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán tiến hành phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp cho các công trình hoàn thành theo giá trị sản lượng thực hiện được trong kỳ. Đối với các công trình còn dở dang vào kỳ tính giá thành thì toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp cần phân bổ được treo trên TK 1422-Chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp. Sang kỳ sau nếu công trình hoàn thành kế toán sẽ phân bổ vào giá thành công trình. Với các công trình hoàn thành được quyết toán, kế toán xác định được doanh thu, lỗ, lãi. Sau đó kế toán lập báo cáo chi phí sản xuất và tính giá thành các công trình hoàn thành toàn xí nghiệp (bảng số 19) Bảng số 17 Báo cáo chi phí sản xuất và giá thành qúy IV/2003 STT Tên công trình Số dư đầu kỳ Báo cáo chi phí sản xuất hạch toán ở đội kèm theo chứng từ Vật liệu Nhân công MTC CPSXC Cộng CPSX trong kỳ Hoàn thành bàn giao Số dư cuối kỳ I Các CT thiết kế II Các CT khảo sát III 4 6 7 9 Các CT XL .. Điện c/s tuyến số 2- ĐN Xà điện Sơn La Điện c/s Hà Giang ĐDK 220 kV Yên Bái 0 33.675.002 643.809.521 25.552.103 224.777.593 201.303.876 7.870.126 14.667.000 66.810.946 8.000.000 23.500.000 5.150.000 - - - - 69.384.771 4.721.037 3.441.220 800.000 360.973.310 214.024.913 34.811.346 1.950.000 360.973.310 234.051.516 678.620.867 0 13.648.399 0 4.882.456 Cộng (XL) 12.585.842.912 15.443.527.918 2.712.701.065 8.614.300 1.705.474.323 19.870.317.606 22.474.670.605 9.981.489.913 Bảng số 18 Bảng liệt kê phân tích chứng từ gốc (giá thành CT bàn giao) Năm 2003 Chứng từ Diễn giải Tên công trình Ghi Nợ TK 141 Chi Có TK 154 STT NT I CT thiết kế II CT khảo sát III 1 2 CT thi công Giá thành CT hoàn thành bàn giao Giá thành CT hoàn thành bàn giao .. Cộng Điện c/s tuyến số 2-ĐN Điện c/s Hà Giang 360.973.310 678.620.867 22.474.671.605 360.973.310 678.620.867 22.474.671.605 Bảng số 19 Báo cáo chi phí sản xuất và giá thành Quý IV/2003(trích) STT Tên công trình Dở dang đầu kỳ CPSX trong kỳ CPQLDN Giá thành CT bàn giao VAT Nghiệm thu A-B Lãi(+) lỗ(-) Dở dang cuối kỳ NVLTT CPNCTT MTC SXC Tổng CPSX I Các CT thiết kế II Các CT khảo sát III 4 6 7 Các CT thi công Điện c/s tuyến số 2 Điện c/s Hà Giang Xà ĐL Sơn La . Cộng 0 643.809.521 33.675.002 12.585.842.912 224.777.593 7.870.126 201.303.876 15.443.527.918 668.810.946 23.500.000 8.000.000 2.712.701.065 0 0 0 8.614.300 69.384.771 3.441.220 4.721.037 1.705.474.323 360.973.310 34.811.346 214.024.913 19.870.617.606 53.312.900 14.104.400 9.719.500 758.207.541 360.973.310 678.620.867 234.051.516 22.474.670.605 21.354.960 35.707.492 12.565.521 1.210.203.904 427.099.195 714.149.846 251.310.399 24.031.006.151 12.812.985 21.424.579 7.539.383 798.128.005 0 0 13.648.399 9.981.489.913 III. Đánh giá chung về thực trạng XN DVKHKT 1. Các ưu điểm Xí nghiệp Dịch vụ Khoa học Kỹ Thuật là một doanh nghiệp nhà nước, được thành lập chưa lâu, số vốn ban đầu không phải là lớn. Nhưng trải qua hơn mười năm Xí nghiệp đã dần dần khắc phục được mọi khó khăn và đạt được những kết quả đáng khích lệ với hoạt động chủ yếu là khảo sát thiết kế và thi công các công trình xây lắp điện. Nguồn vốn của xí nghiệp ngày càng tăng về cả quy mô và chất lượng, đời sống của cán bộ công nhân viên cũng ngày càng được cải thiện. Điều đáng nói nhất là khả năng tiếp cận thị trường, mở rộng quy mô sản xuất, thu hút các chủ đầu tư và tham gia các cuộc đấu thầu cơ bản. Sự tồn tại và phát triển không ngừng của Xí nghiệp đã và đang được khẳng định bằng hàng loạt các công trình có quy mô lớn, chất lượng cao. Có được những thành quả trên là cả một quá trình phấn đấu liên tục của ban lãnh đạo và tập thể cán bộ công nhân viên trong toàn Xí nghiệp. Trong quá trình hoạt động và phát triển, công tác quản lý của xí nghiệp không ngừng được hoàn thiện và ngày càng phù hợp với đặc điểm của ngành và phù hợp với sửa đổi chế độ kế toán của nhà nước. Nhìn chung Xí nghiệp có nhiều ưu điểm về công tác tổ chức sản xuất kinh doanh, công tác tổ chức quản lý hành chính * Về tổ chức quản lý: Để có được sự đánh giá chính xác về hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp, trước hết là phải tìm hiểu về bộ máy quản lý của doanh nghiệp đó. Doanh nghiệp nào có bộ máy quản lý được tổ chức một các khoa học và hợp lý thì việc lập kế hoạch, tổ chức, thực hiện sản xuất kinh doanh sẽ hiệu quả và ngược lại. Xí nghiệp Dịch vụ khoa học kỹ thuật, với đặc điểm sản xuất kinh doanh đặc trưng của ngành xây lắp, cộng với những thách thức đặt ra trong thời đại mới vấn đề này càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Nhận thức được điều này Xí nghiệp đã xây dựng cho mình một bộ máy quản lý tinh giản và gọn nhẹ, nhưng đầy đủ các phòng ban chức năng, đảm nhận được mọi công việc cơ bản của một doanh nghiệp phải có, đồng thời thực hiện tốt các công việc đặc thù về lĩnh vực sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. Trên thực tế đã cho thấy việc tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp là khoa học và phù hợp. Trước những biến động của thị trường, bộ máy quản lý của Xí nghiệp luôn tỏ ra linh hoạt, thích ứng nhanh và luôn tìm cách đầu tư sao cho có hiệu quả nhất. Có thể nói những thành tựu mà Xí nghiệp có được như hiện nay, trước hết là bắt nguồn từ hiệu quả của việc sắp xếp, tổ chức bộ máy quản lý. * Về cách thức tổ chức sản xuất: Như đã nói ở phần trên, các đơn vị sản xuất chính trong Xí nghiệp là các đội xây lắp, xưởng cơ khí, hoạt động theo mô hình tổ chức đơn giản và gọn nhẹ nhưng năng động. Các đợn vị sản xuất này có chức năng là thi công các công trình mà Xí nghiệp giao và được thanh toán theo phương thức khoán gọn. Khoán gọn là một hình thức quản lý mới xuất hiện trong các doanh nghiệp ở nước ta. Hình thức này giúp Xí nghiệp giảm bớt được khối lượng công việc trong quản lý cũng như trong hạch toán, đồng thời tăng cường trách nhiệm và khuyến khích lợi ích vật chất đối với người lao động. Từ đó tăng cường hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. *Về tổ chức công tác hạch toán kế toán: - Bộ máy kế toán của Xí nghiệp được tổ chức theo hình thức vừa tập trung, vừa phân tán. Hình thức này phù hợp với đặc điểm bộ máy tổ chức quản lý của doanh nghiệp, một mặt giúp kế toán Xí nghiệp giảm bớt khối lượng công tác kế toán, mặt khác tăng cường trách nhiệm ở các đơn vị cơ sở. Nhìn vào mô hình tổ chức bộ máy kế toán ta thấy có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng. Sự phân công, phân nhiệm này làm cho công tác hạch toán được thực hiện kịp thời theo nguyên tắc cập nhật và tăng cường trách nhiệm của mỗi kế toán viên. - Hệ thống tài khoản kế toán Xí nghiệp áp dụng phù hợp với đặc thù sản xuất kinh doanh của đơn vị và đúng với những chế độ kế toán mà Bộ Tài chính ban hành. Đó là Xí nghiệp sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định số 1864/1998/QĐ/BTC ngày 16/12/1998 của Bộ Tài chính dành cho các doanh nghiệp xây lắp. Và chỉ hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Các chứng từ kế toán sử dụng được lập theo đúng mẫu qui định của Bộ Tài chính và phù hợp với loại hình sản xuất kinh doanh của đơn vị. Việc tập hợp, luân chuyển chứng từ cũng như bảo quản, lưu trữ được tổ chức thực hiện một cách khoa học, hợp lý và đúng theo qui định. - Hệ thống sổ kế toán Xí nghiệp áp dụng theo hình thức Nhật ký chung. Hình thức này phù hợp với loại hình doanh nghiệp của đơn vị, mặt khác tạo thuận lợi cho việc áp dụng máy vi tính vào phục vụ công tác kế toán của Xí nghiệp. Các sổ kế toán chi tiết và tổng hợp mà Xí nghiệp áp dụng nhìn chung là giống mẫu qui định của Bộ Tài chính. Tuy nhiên do đặc thù sản xuất kinh doanh của đơn vị và để tiện theo dõi, tổ chức hạch toán theo yêu cầu của người quản lý, kế toán Xí nghiệp đã thiết kế những sổ chi tiết có nội dung kết cấu tương tự như mẫu qui định mà vẫn đảm bảo cung cấp được những thông tin theo yêu cầu (ví dụ như Bảng liệt kê phân tích chứng từ gốc). - Về hệ thống báo cáo tài chính: Xí nghiệp luôn lập đủ và đúng thời hạn các Báo cáo tài chính theo qui định bắt buộc của Bộ Tài chính và các báo cáo quản trị theo yêu cầu nội bộ. - Để giảm bớt khối lượng công tác kế toán, hiện nay Xí nghiệp đã trang bị hệ thống máy tính hiện đại. Đây là một định hướng rất tốt, vì trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay, việc nắm bắt thông tin chính xác và nhanh có ý nghĩa quyết định đối với công việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt là thông tin kế toán. Tuy nhiên, phần mềm kế toán áp dụng chưa có hiệu quả thực sự đối với một số phần hành như kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành. 2. Những tồn tại * Về luân chuyển chứng từ Cũng như các doanh nghiệp xây lắp khác, Xí nghiệp có địa bàn hoạt động rất rộng. Các công trình thi công của Xí nghiệp được tiến hành trên khắp các tỉnh thành nên việc gửi chứng từ của các đội về Xí nghiệp thường bị chậm trễ làm cho việc hạch toán không kịp thời, hơn nữa khối lượng công việc bị dồn vào một thời điểm có thể dẫn tới những sai sót không đáng có như bỏ sót nghiệp vụ, ghi nhầm số liệu.. Những điều này làm sai lệch thông tin kế toán cung cấp cho nhà quản lý. Việc gửi chứng từ về Xí nghiệp chậm không chỉ do nguyên nhân khách quan trên, mà còn do nguyên nhân chủ quan từ phía các đội thi công. Đó là họ không thực hiện đúng trách nhiệm luân chuyển chứng từ của mình. Xuất phát từ hình thức khoán của Xí nghiệp là tiến hành tạm ứng cho các đội để tự chủ động về nguyên vật liệu, nhân công.. nên nhiều trường hợp các đội phải khất nợ chứng từ để xin tạm ứng tiếp. * Về tài khoản sử dụng: - Sản phẩm của Xí nghiệp chủ yếu là các công trình và hạng mục công trình được thi công ở các địa bàn xa. Do đó nguyên vật liệu thường được các đội thi công mua và chuyển thẳng đến chân công trình mà không qua kho. Tuy nhiên Xí nghiệp vẫn sử dụng TK 152 để hạch toán nguyên vật liệu. Điều này không những sai với chế độ mà còn làm tăng khối lượng công tác hạch toán và quản lý vật tư. * Về việc áp dụng phần mềm kế toán Hiện nay, Xí nghiệp đã sử dụng máy vi tính vào phục vụ công tác kế toán. Điều này làm giảm nhẹ khối lượng công tác kế toán rất nhiều và hiệu quả hơn làm kế toán thủ công. Tuy nhiên, phần mềm kế toán áp dụng chưa đáp ứng được yêu cầu của tất cả các phần hành, như kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Phần III Hoàn thiện công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành CT xây lắp tại XN DVKHKT I. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành tại XN DVKHKT Trong nền kinh tế thị trường, để có thể tồn tại và phát triển bền vững mọi doanh nghiệp phải luôn tìm các biện pháp để khẳng định chỗ đứng của mình. Đây là vấn đề bao trùm xuyên suốt hoạt động của doanh nghiệp. Trên cơ sở các tiềm lực sẵn có các doanh nghiệp phải tổ chức hoạt động sản xuất để đạt hiệu quả cao nhất vì mục tiêu cuối cùng là lợi nhuận và lợi nhuận tối đa. Vấn đề hiệu quả ở đây được hiểu là với một yếu tố đầu vào nhất định doanh nghiệp phải tạo cho được kết quả tối đa. Và để đạt được như vậy thì ngoài việc tiết kiệm các yếu tố đầu vào doanh nghiệp còn phải tổ chức phối hợp chúng với nhau một cách khoa học. Đó là biện pháp tối ưu trong vấn đề hiệu quả. Tuy nhiên để quá trình sản xuất diễn ra thuận lợi từ khâu lập dự toán đến khâu thực hiện, chủ doanh nghiệp phải thu thập thông tin về tình hình chi phí đi đôi với kết quả thu được. Những thông tin này không chỉ xác định bằng trực quan mà phải được ghi chép, phản ánh, tính toán trên sổ sách kế toán. Xét trên góc độ này hạch toán kế toán với chức năng cơ bản là cung cấp thông tin cho quản lý đã khẳng định vai trò không thể thiếu trong hoạt động quản trị doanh nghiệp. Từ đó đặt ra yêu cầu phải hoàn thiện hơn công tác hạch toán kế toán trong doanh nghiệp, đặc biệt là công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành. Bên cạnh đó, giá thành sản phẩm là một chỉ tiêu kinh tế tổng hợp phản ánh chất lượng hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ báo cáo. Vì vậy để sử dụng chỉ tiêu giá thành vào công tác quản lý thì phải tổ chức tính đúng, tính đủ giá thành sản phẩm mà doanh nghiệp tạo ra. Do đó, việc hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở các doanh nghiệp nói chung chính là một tất yếu khách quan phù hợp với sự phát triển và yêu cầu quản lý. Hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán chi phí sản xuất nói riêng nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho quản lý luôn là nhiệm vụ có ý nghĩa chiến lược trong sự phát triển của mỗi doanh nghiệp. II.Các giải pháp hoàn thiện công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm XL tại XN DVKHKT 1. Vấn đề luân chuyển chứng từ Cũng như các doanh nghiệp xây lắp khác, Xí nghiệp có địa bàn hoạt động rất rộng. Các công trình thi công của Xí nghiệp được tiến hành trên khắp các tỉnh thành nên việc gửi chứng từ của các đội về Xí nghiệp thường bị chậm trễ làm cho việc hạch toán không kịp thời, hơn nữa khối lượng công việc bị dồn vào một thời điểm có thể dẫn tới những sai sót không đáng có như bỏ sót nghiệp vụ, ghi nhầm số liệu.. Những điều này làm sai lệch thông tin kế toán cung cấp cho nhà quản lý. Việc gửi chứng từ về Xí nghiệp chậm không chỉ do nguyên nhân khách quan trên, mà còn do nguyên nhân chủ quan từ phía các đội thi công. Đó là họ không thực hiện đúng trách nhiệm luân chuyển chứng từ của mình. Xuất phát từ hình thức khoán của Xí nghiệp là tiến hành tạm ứng cho các đội để tự chủ động về nguyên vật liệu, nhân công.. nên nhiều trường hợp các đội phải khất nợ chứng từ để xin tạm ứng tiếp. Vì vậy, Xí nghiệp nên đẩy nhanh việc luân chuyển bằng cách thực hiện nghiêm túc qui định: đội phải thanh toán dứt điểm chứng từ lần này mới được tạm ứng lần tiếp theo và mức độ tạm ứng cho mỗi lần phải được sự xem xét cẩn thận của các phòng ban có liên quan. Đồng thời, Xí nghiệp nên rút ngắn định kỳ gửi chứng từ về Xí nghiệp. Như vậy, các đội sẽ buộc phải thực hiện trách nhiệm luân chuyển chứng từ nhanh chóng và đúng hạn. 2. Vấn đề sử dụng TK để hạch toán Sản phẩm của Xí nghiệp chủ yếu là các công trình và hạng mục công trình được thi công ở các địa bàn xa. Do đó nguyên vật liệu thường được các đội thi công mua và chuyển thẳng đến chân công trình mà không qua kho. Tuy nhiên Xí nghiệp vẫn sử dụng TK 152 để hạch toán nguyên vật liệu. Điều này không những sai với chế độ mà còn làm tăng khối lượng công tác hạch toán và quản lý vật tư. Vì vậy Xí nghiệp không nên hạch toán qua TK 152 mà hạch toán thẳng chi phí nguyên vật liệu vào các TK 621, TK 627. Khi mua nguyên vật liệu, căn cứ vào các Phiếu nhập xuất thẳng nguyên vật liệu, kế toán đội định khoản: Nợ TK 621, 627 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331 Còn kế toán Xí nghiệp ghi: Nợ TK 621, 627 Nợ TK 133 Có TK 338 Cách hạch toán trên là áp dụng đúng chế độ kế toán hiện hành, mặt khác nó còn giúp Xí nghiệp giảm được khối lượng ghi chép một cách đáng kể do không cần hạch toán qua TK 152. 3.Chi phí thiệt hại trong sản xuất Thiệt hại trong sản xuất là một trong những nguyên nhân làm tăng chi phí, mà đó lại là một đặc trưng riêng mà DN xây lắp hay gặp phải. Tại XN, kế toán không theo dõi khoản phát sinh chi phí thiệt hại phá đi làm lại cũng như khoản thiệt hại ngừng sản xuất do các nguyên nhân khách quan (thời tiết). Đó có thể là do: Xuất phát từ cơ chế khoán gọn các đội XL đã nhận khoán phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mình nên các đội đều phải quản lý chặt chẽ quá trình hoạt động của mình để hạn chế tối đa các thiệt hại. Hoặc do các đội không giám sát chặt chẽ, khi phát sinh thiệt hại lại không lập biên bản và kiểm kê xác định giá trị thiệt hại để từ đó căn cứ xác định nguyên nhân gây thiệt hại. Việc không phản ánh các thiệt hại sẽ làm sai lệch thông tin kế toán, gây khó khăn cho nhà quản trị trong việc đánh giá chính xác hiệu quả công tác quản lý hiện tại của đơn vị. Vì vậy, XN cần tăng cường công tác quản trị nội bộ, cử cán bộ giám sát chặt chẽ quá trình hoạt động thi công XL của các đội, khi phát sinh các thiệt hại thì buộc các đội phải tiến hành xác định giá trị thiệt hại, xác định nguyên nhân gây thiệt hại, đề ra các biện pháp xử lý kịp thời và lập biên bản gửi về XN. 4.Việc trích trước lương nghỉ phép của CNTTSX Hiện nay xí nghiệp không thực hiện trích trước lương phép của công nhân trực tiếp sản xuất mà thực hiện tính chi phí lương phép một cách trực tiếp khi có công nhân nghỉ phép. Căn cứ vào số ngày nghỉ phép để quy ra số giờ công nghỉ phép và tính ra số tiền lương nghỉ phép theo cấp bậc. Điều này không hợp lý vì thực tế công nhân nghỉ phép khômg đều đặn, gây khó khăn trong việc bố trí công nhân sản xuất ,làm biến động tới chi phí tiền lương và ảnh hưởng tới giá thành sản phẩm. Do vậy Xí nghiệp cần tính và trích lương phép 5.Việc áp dụng khoa học công nghệ trong công tác kế toán Hiện nay, Xí nghiệp đã sử dụng máy vi tính vào phục vụ công tác kế toán. Điều này làm giảm nhẹ khối lượng công tác kế toán rất nhiều và hiệu quả hơn làm kế toán thủ công. Tuy nhiên, phần mềm kế toán áp dụng chưa đáp ứng được yêu cầu của tất cả các phần hành, như kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Do đó để phát huy hết hiệu quả của việc đưa công nghệ thông tin vào phục vụ công tác kế toán của đơn vị, Xí nghiệp nên áp dụng một phần mềm kế toán khác phù hợp hơn với loại hình sản xuất kinh doanh của mình. Để làm được điều này Xí nghiệp có thể mua trên thị trường một phần mềm kế toán thích hợp nhất, hoặc thuê thiết kế phần mềm phù hợp với đặc thù sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản trị của đơn vị. III. Một số biện pháp giảm CPSX và hạ giá thành sản phẩm Nhìn chung các doanh nghiệp sản xuất vật chất nói chung và doanh nghiệp thuộc ngành xây lắp nói riêng muốn tồn tại và phát triển thì phải luôn luôn quan tâm đến vấn đề giảm chi phí và hạ giá thành nhưng vẫn phải đảm bảo chất lượng. Trong hoạt động xây dựng cơ bản biện pháp để hạ giá thành công tác xây lắp là thực hiện tiết kiệm các yếu tố chi phí sản xuất khi sử dụng, nâng cao năng suất lao động. Tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: việc thu mua vật tư nên căn cứ vào dự toán và tiến độ thi công để tránh thất thoát vật tư và tránh bị ứ đọng vốn, giảm chi phí bảo quản, chi phí thuê kho bãiĐối với nguyên vật liệu thông dụng nên khuyến khích việc mua vật liệu tại chân công trình để giảm chi phí thu mua, vận chuyển vật liệu. Địa bàn hoạt động của xí nghiệp rất rộng, xí nghiệp nên mở rộng hơn nữa mối quan hệ với các nhà cung cấp để có nguồn hàng lâu dài. Đồng thời xí nghiệp nên tăng cường tìm kiếm các nhà cung cấp mới với giá cả phải chăng, chất lượng đảm bảo, điều này giúp cho việc thu mua được nhanh chóng. Trong điều kiện có thể, xí nghiệp nên sử dụng một cách hợp lý vật liệu thay thế do các địa phương sản xuất, khai thác vật liệu tại chân công trình, tận dụng phế phẩm, phế liệu để giảm chi phí, hạ giá thành. Tiết kiệm chi phí nhân công. Để tiết kiệm chi phí nhân công, Xí nghiệp nên có biện pháp nhằm nâng cao năng suất lao động, tổ chức các biện pháp thi công một cách khoa học. Các khôí lượng công việc sắp xếp theo một trình tự hợp lý, không để sản xuất bị gián đoạn. Vật liệu cần được cung cấp thường xuyên kịp thời cho thi công. Xí nghiệp nên thường xuyên ứng dụng khoa học kỹ thuật mới vào thi công để tăng năng suất lao động. Đặc biệt đối với nhân công thuê ngoài nên thuê đội ngũ có kinh nghiệm thi công những công trình tương tự nhằm giảm thời gian công nhân thuê ngoài làm quen với công việc. Điều này sẽ góp phần đẩy manh thi công. Giảm tối đa các khoản chi phí chung. Khoản chi phí chung bao gồm rất nhiều chi phí phát sinh, những khoản chi phí này thường không dự đoán trước được. Bởi vậy dự đoán những khoản này tại Xí nghiệp là 71% chi phí nhân công trực tiếp .Với tỷ lệ như vậy Xí nghiệp nên hạn chế và cắt giảm chi phí không cần thiết hoặc những chi phí có thể tận dụng được để giảm chi phí thực tế và gián tiếp đồng thời có khoản dư với dự toán để chi dùng vào việc khác. Kết luận Qua nghiên cứu ở trên, ta thấy hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ngày càng giữ vai trò quan trọng trong công tác kế toán ở các DN đặc biệt là các DN xây lắp. Tính đúng tính đủ đầu vào là cơ sở xác định chính xác kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của DN. Không những thế việc tiết kiệm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm đi đôi với việc nâng cao chất lượng sản phẩm là điều kiệu để DN có khả năng cạnh tranh và phát triển trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Qua thời gian thực tập tại XN DVKHKT, được sự quan tâm giúp đõ, chỉ bảo nhiệt tình của thầy giáo Ngiêm Văn Lợi và các cán bộ nhân viên trong phòng Tài chính- Kế toán đã giúp em nắm bắt, thâm nhập thực tế, củng cố kiến thức và hoàn thiện kiến thức lý luận tiếp thu được trong nhà trường, tạo điều kiện cho em hoàn thiện chuyên đề với nội dung “Hoàn thiện công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại XN DVKHKT”. Mặc dù đã cố gắng rất nhiều nhưng do hạn chế về kiến thức thực tế và thời gian nên chuyên đề mới chỉ tập trung vào những vấn đề cơ bản cũng như mới chỉ đưa ra những ý kiến ban đầu. Do đó em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến và chỉ bảo của các thầy cô và các cán bộ nhân viên trong phòng kế toán tại XN DVKHKT để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn. Một lần nữa, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới thầy giáo TS Nghiêm Văn Lợi và các cán bộ nhân viên kế toán XN DVKHKT đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. Mục lục