Chuyên đề Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần xây lắp Hạ Long II

công ty và các nhân viên kinh tế của từng phân xương, đội sản xuất. Sơ đồ 2.3: Tổ chức bộ máy kế toán công ty Cổ phần xây lắp Hạ Long II. KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán vật tư, thủ kho, kế toán TSCĐ. Kế toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, thủ quỹ. Kế toán thuế, kế toán tổng hợp Nhân viên tiếp liệu Mỗi bộ phận có nhiệm vụ riêng nhưng tất cả đều có mối quan hệ mật thiết với nhau trong phạm vi chức năng quyền hạn của mình. + Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm chỉ đạo mọi hoạt động của phòng kế toán, xây dựng mô hình bộ máy kế toán ở Công ty, phân công trách nhiệm cho các bộ phận. Đồng thời, Kế toán trưởng chịu trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn kịp thời các chính sách, các chế độ kế toán, tham mưu với Giám đốc về tình hình tài chính của công ty, chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về mọi hoạt động trong bộ máy kế toán. + Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ kiểm soát thanh toán các khoản chi phí bằng tiền mặt, TGNH, tiền vay ngắn hạn, vay ngắn hạn ngân hàng, đồng thời là kế toán thuế, lập báo cáo thuế, báo cáo tài chính... + Kế toán vật tư, TSCĐ, thủ kho: Theo dõi, phản ánh về tình hình nhập- xuất tồn kho NVL, mở sổ, thẻ kế toán chi tiết theo dõi tình hình nhập xuất vật tư. Tính giá thành thực tế của hàng mua về nhập kho, trị giá vật tư xuất kho, quản lý sổ xin lĩnh vật tư của các đơn vị . Đồng thời theo dõi tăng giảm TSCĐ của công ty. + Kế toán tiền lương, BHYT, BHXH, KPCĐ, thủ quỹ: Chịu trách nhiệm tính tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, tổng hợp, phân bổ đủ tiền lương, tiền thưởng, BHYT, BHXH, KPCĐ... của cán bộ, công nhân viên trong công ty. + Nhân viên tiếp liệu: tổ chức tìm và lựa chọn nhà cung cấp, mua sắm vật tư đáp ứng yêu cầu của các đơn vị sản xuất theo kế hoạch . 2.1.4.3 Hình thức kế toán áp dụng tại công ty. Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và yêu cầu hạch toán kinh tế của đơn vị, hiện nay Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II đang áp dụng hình thức Kế toán ghi sổ là “ Nhật ký chung” kết hợp với sư dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính ( phần mềm Kế toán cua Công ty FAST). Nhờ việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán nên việc cặp nhật, xử lý những số liệu kế toán đơn giản hơn rất nhiều, bộ máy kế toán gọn nhẹ hơn, việc xử lý và cung cấp thông tin kinh tế tài chính được nhanh chóng, đáp ứng nhu cầu quản lý của Lãnh đạo Công ty cũng như các cơ quan quản lý nhà nước...... Trình tự ghi sổ trên máy được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.4. Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung áp dụng phần mềm kế toán FAST CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Bảng tổng hợp chứng từ kế toán MÁY TÍNH -Sổ chi tiết -Sổ tổng hợp… BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra Từ các chứng từ phát sinh ban đầu, kế toán nhập vào máy theo Modul của mình, Máy tính lưu giữ và phân loại các loại chứng từ theo khai báo của kế toán viên. Khi cần lấy thông tin, người sử dụng sẽ khai báo với máy yêu cầu thông tin đầu ra. Máy sẽ tự xử lý và đưa ra những thông tin theo yêu cầu của người sử dụng đã khai báo. Hệ thống sổ kế toán của Công ty gồm: Sổ tổng hợp: + Sổ nhật ký chung. + Sổ cái các loại tài khoản. + Các sổ tổng hợp: Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, bảng phân bổ khấu hao, bảng phân bổ vật liệu, CCDC... Sổ chi tiết: + Sổ TSCĐ. + Sổ chi tiết nguyên vật liệu, CCDC, bảng kê nhập xuất tồn vật tư + Sổ chi tiết thanh toán với người bán ( người mua ). + Sổ chi phí sản xuất kinh doanh, thẻ tính giá thành. + Sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết TGNH... 2.2 Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II. Công tác kế toán trong doanh nghiệp được chi phối bởi những đặc điểm đặc thù của hoạt động SXKD của doanh nghiệp. Xây lắp là một hoạt động đặc trưng rất khác các loại hình doanh nghiệp khác. Biểu hiện ở chỗ sản phẩm của ngành xây lắp là những công trình, hạng mục công trình lớn có kết cấu phức tạp, thời gian thi công dài, giá trị công trình lớn . Bởi vậy, khi tiến hành Công tác xây lắp nhất thiết phải có dự toán chi phí và lấy dự toán chi phí đó để làm cơ sở cho các khoản chi phí. NVL cũng như các khoản chi phí khác nhất thiết phải được lập kế hoạch trước khi mua vào. Đồng thời, do đặc điểm SXKD của doanh nghiệp xây lắp là các công trình xây dựng có giá trị lớn, mang đặc điểm sản xuất đơn chiếc nên việc thu mua NVL với số lượng và chủng loại không theo định kỳ mà theo kế hoạch xây dựng và dựa vào nhu cầu sử dụng cho mỗi loại công trình. Công việc này được thực hiện sau lệnh thi công của ban giám đốc và chủ đầu tư. Việc xuất NVL theo phương pháp tính giá nào cũng nằm trong tổng lượng NVL phục vụ từng công trình, không nằm trong tổng lượng NVL của tất cả các công trình của công ty theo tháng hay quý. Hơn nữa, đặc điểm của các công trình xây dựng lại nằm rải rác ở nhiều nơi nên các DN xây lắp luôn phải xây dựng nhiều kho tàng bến bãi để dự trữ NVL tại chân công trình phục vụ cho nhu cầu sử dụng. Cụ thể, đặc điểm SXKD của các DN xây lắp mang những đặc điểm riêng đã đặt ra các yêu cầu cho công tác hạch toán kế toán NVL như sau: - Ghi chép, tính toán, phản ánh trung thực, kịp thời số lượng, chất lượng trong giá thành thực tế từng thứ, từng loại, NVL nhập kho, xuất kho và tồn kho. - Thông qua việc ghi chép phản ánh để kiểm tra, giám đốc tình hình thu mua, dự trữ và tiêu hao NVL, qua đó phát hiện và xử lý kịp thời NVL thừa, thiếu, ứ đọng kém phẩm chất, ngăn ngừa những trường hợp sử dụng lãng phí và phi pháp NVL. - Tham gia kiểm kê, đánh giá NVL theo đúng chế độ quy định của Nhà nước, tiến hành phân tích tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình sử dụng NVL trong quá trình SXKD; tình hình dự trữ, bảo quản NVL, lập các báo cáo và cung cấp thông tin về NVL. Hiện nay, ở Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II các công trình do công ty đứng ra nhận thầu sau đó giao cho các đơn vị tiến hành sản xuất thi công. Công ty áp dụng hai hình thức khoán sau: - Khoán trọn gói .Khoán 3 yếu tố: Chi phí NVL, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung. - Khoán chi phí nhân công . 2.2.1. Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu. Với đặc thù là một công ty xây lắp nên NVL phục vụ cho công ty xây dựng rất phong phú và đa dạng, chủ yếu là các loại sắt, thép, tôn, gạch, ximăng... với khối lượng lớn nên dễ hao hụt, mất mát và hư hỏng. NVL của công ty được chia thành các loại sau: - Đối với vật liệu: công ty không chia thành vật liệu chính, vật liệu phụ mà coi chung là vật liệu chính. Đây là đối tượng chủ yếu, là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm. Thuộc về vật liệu chính gồm hầu hết các loại vật liệu mà công ty sử dụng như: ximăng, sắt, thép, gạch... trong đó mỗi loại được chia ra thành nhiều nhóm khác nhau. - Nhiên liệu là loại NVL mà khi sử dụng cung cấp nhiệt lượng cho các loại máy móc, xe cộ... Nhiên liệu tại công ty chủ yếu là các loại xăng, dầu. - Phụ tùng thay thế: là những loại NVL dùng để thay thế, bảo dưỡng các loại máy móc, thiết bị như mũi khoan, săm lốp ôtô... - Phế liệu thu hồi: Tại công ty, NVL thuộc loại này gồm có các đoạn thừa của thép, tôn, gỗ, vỏ bao ximăng... Tuy nhiên các loại NVL này chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng giá trị NVL của công ty, thêm vào đó việc thực hiện thu hồi rất khó khăn. Trên cơ sở phân loại này giúp cho công ty theo dõi được số lượng, chất lượng của từng thứ, loại NVL; từ đó áp dụng hình thức hạch toán NVL phù hợp. 2.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu. Phương pháp tính thuế GTGT áp dụng tại Công ty là phương pháp khấu trừ thuế, NVL tại công ty được tính theo giá thực tế. * Đối với NVL nhập kho. Đối với NVL mua về nhập tại kho công trình, kế toán công ty tính giá mua thực tế của NVL theo công thức: Giá thực tế vật liệu nhập mua = Giá mua ghi trên hoá đơn Tuy nhiên, do đặc điểm của một đơn vị xây dựng cơ bản nên vật liệu nhập kho tại công ty thường có khối lượng lớn, cồng kềnh như đá, cát, sỏi... Những trường hợp như vậy, khi mua công ty thường thoả thuận với người bán là sẽ tính mọi khoản chi phí vào giá bán ghi trên hoá đơn người bán và người bán có trách nhiệm vận chuyển và bảo quản vật tư về tới kho công trình. Do vậy, giá thực tế của vật liệu mua trong trường hợp này bao gồm cả chi phí thu mua. Một số vật tư khác tính bằng giá mua trên hoá đơn công chi phí vận chuyển bốc xếp đến chân công trình . * Đối với NVL xuất kho Đối với các loại xuất tại kho công ty và các công trình trực thuộc công ty, giá thực tế NVL xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền. Trị giá vốn thực tế = Số lượng NVL x Đơn giá bình quân NVL xuất kho xuất kho gia quyền Công ty tính giá mỗi loại vật tư xuất kho trên bảng kê tính giá NVL xuất kho. Bảng này được mở để tính giá từng loại NVL xuất kho trong tháng, nó là cơ sở để kế toán ghi đơn giá vào phiếu xuất kho. 2.3 Thực trạng hạch toán NVL tại Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II. 2.3.1 Chứng từ và thủ tục nhập xuất. 2.3.1.1.Chứng từ và hạch toán ban đầu nghiệp vụ nhập Sơ đồ 2.5: Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho NVL. Người giao hàng Ban kiểm nhận Cán bộ cung ứng Phụ trách phòng Kế toán hàng tồn kho Đề nghị nhập kho Lập biên bản kiểm nghiệm Lập phiếu nhập kho Ký phiếu nhập kho Kiểm nhận hàng Nghiệp vụ nhập vật tư Bảo quản lưu trữu - Trường hợp thu mua vật tư giao thẳng kho các công trường trực thuộc công ty dựa trên nhu cầu sử dụng thực tế của các công trường và được phép của Ban giám đốc cùng phòng Kế toán tổng hợp. Trong trường hợp này, tại các công trường trực thuộc Công ty lập các thẻ kho, bảng kê chi tiết để theo dõi số lượng NVL mua về. - Trường hợp NVL nhập kho của công ty, khi một đơn vị của Công ty xuất hiện nhu cầu về NVL mà trong kho của Công ty không đáp ứng đủ nhu cầu đó thì phải lập Phiếu đề nghị mua vật tư trình Giám đốc. Khi được Giám đốc Công ty phê duyệt ( hoặc Phó Giám đốc Công ty ký trong thời gian được Giám đốc Công ty ủy quyền ) và sau đó gửi cho bộ phận cung ứng vật tư, lúc này bộ phận cung ứng vật tư làm các thủ tục thu mua cần thiết như tham khảo giá, lựa chọn các Nhà cung cấp, quyết định ký hợp đồng mua bán với một đơn vị nào đó được xét chọn (Giám đốc công ty duyệt trên cơ sở báo giá của ít nhất có 3 nhà cung cấp). Khi mua vật tư về nhập kho, Công ty sẽ thành lập Hội đồng kiểm nghiệm vật tư bao gồm nhân viên phòng kế toán, quản đốc của đơn vị yêu cầu mua vật tư, nhân viên tiếp liệu và thủ kho tiến hành kiểm tra vật tư rồi lập biên bản kiểm nghiệm vật tư. Căn cứ vào hoá đơn của người bán và biên bản kiểm nghiệm vật tư, kế toán vật tư sẽ lập phiếu nhập kho gồm 3 liên: liên 1 chuyển cho thủ kho ghi vào thẻ kho, liên 2 và 3 kế toán vật tư lưu tại phòng kế toán để ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp. Căn cứ vào phiếu nhập kho và các chứng từ khác có liên quan, kế toán vật tư tính ra số tiền trên mỗi phiếu nhập kho theo công thức: Thành tiền = Số lượng x Đơn giá Để hiểu hơn về thủ tục nhập kho NVL tại Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II chúng ta cùng nhau xem xét thủ tục nhập kho cát để phục vụ thi công công trình của Đội Xây lắp (Đội Xây lắp ). - Sau khi Phiếu đề nghị mua vật tư ( mẫu số 2.1) được sự phê duyệt của Giám đốc, bộ phận vật tư đi tìm hiểu thị trường, lựa chọn các nhà cung cấp trên thị trường căn cứ vào báo giá của các DN (mẫu số 2.2) đi đến quyết định kí hợp đồng mua vật tư phục vụ thi công với DNTN san nền và XD Thanh Phương. Mẫu sổ 2.1: CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP HẠ LONG II Phường Hà Khẩu – Thành Phố Hạ Long – Quảng Ninh PHIẾU ĐỀ NGHỊ MUA VẬT TƯ, HÀNG HÓA VÀ DỊCH VỤ Kính gửi: Ông Giám đốc Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II. Căn cứ kế hoạch sản xuất của đơn vị tháng 4 quý 2 năm 2009 được giám đốc công ty giao. Để phục vụ thi công công trình nhà ở tập thể công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II. Đơn vị phân xưởng Nề đề nghị giám đốc duyệt mua một số vật tư sau: STT Tên vật tư, hàng hóa, dịch vụ Đvt Số lượng Chủng loại, quy cách hoặc nội dung dịch vụ Tiến dộ cung cấp 1 Cát Betong m3 60,3 Đổ mái cốc 2 Cát xây m3 60 Xây tường cho 3 nhà 24 gian Ngày 10 tháng 4 năm 2009 Mẫu sổ 2.2: Quảng Ninh, ngày 01 tháng 4 năm 2009 BÁO GIÁ Kính gửi:........Anh Ngô Đức Quyền................................................................ Địa chỉ:...........Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long............................................ Điện thoại; ..........033 3647540........................................................................ DNTN san nền và XD Thanh Phương xin chân thành cảm ơn sự quan tâm của quý Cơ quan đến doanh nghiệp chúng tôi. DNTN san nền và XD Thanh Phương trân trọng thông báo giá bán mặt hàng cát như sau: STT Tên hàng hóa Đơn vị tính Giá bán 1 Cát Bê tông m3 105.000 2 Cát xây m3 70.000 Ghi chú: - Đơn giá giao tại kho Thanh Phương. - Giá bán trên là giá chưa có thuế GTGT 10% và phí vận chuyển. Gửi Đến quý Khách hàng lời chào trân trọng và hợp tác! Đến thời gian giao hàng như đã thỏa thuận như trong hợp đồng, hai bên tiến hành giao nhận hàng và DNTN san nền và XD Thanh Phương giao liên 2 hóa đơn GTGT ( biểu số 2.1 ) cho Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II . Biểu số 2.1: HÓA ĐƠN Mẫu số 01GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG LK/2008B Liên 2: Giao cho khách hàng 0099647 Ngày 16 tháng 04 năm 2009 Đơn vị bán hàng: DNTN san nền và XD Thanh Phương. Địa chỉ: Tổ 8 – Khu 8 – P. Bãi Cháy – Tp. Hạ Long- Quảng Ninh Điện thoại: Họ tên người mua hàng: Ngô Đức Quyền. Tên đơn vị: Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II. Địa chỉ: Khu 2 – P. Hà khẩu – Tp. Hạ Long – Quảng Ninh. Điện thoại: Số TK: Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: 5700545505 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 2 Cát Bê tông Cát xây m3 m3 60,3 60 105.000 70.000 6.331.500 4.200.000 Cộng tiền hàng: 10.531.500 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.053.150 Tổng cộng tiền thanh toán: 11.584.650 Số tiền viết bằng chữ: Mười một triệu năm trăm tám tư nghìn sáu trăm năm mươi đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu,ghi rõ họ tên) HÓA ĐƠN Mẫu số 01GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG LK/2008B Liên 2: Giao cho khách hàng 0099647 Ngày 16 tháng 04 năm 2009 Đơn vị bán hàng: DNTN san nền và XD Thanh Phương. Địa chỉ: Tổ 8 – Khu 8 – P. Bãi Cháy – Tp. Hạ Long- Quảng Ninh Điện thoại: Họ tên người mua hàng: Ngô Đức Quyền. Tên đơn vị: Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II. Địa chỉ: Khu 2 – P. Hà khẩu – Tp. Hạ Long – Quảng Ninh. Điện thoại: Số TK: Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: 5700545505 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Cước vận chuyển cát m3 120,3 50.000 6.015.000 Cộng tiền hàng: 6.015.000 Thuế suất GTGT: 05% Tiền thuế GTGT: 300.750 Tổng cộng tiền thanh toán: 6.315.750 Số tiền viết bằng chữ: Sáu triệu ba trăn mười lăm nghìn bảy trăm năm mươi đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu,ghi rõ họ tên Trước khi vật liệu được nhập kho thì phải trải qua công đoạn kiểm nghiệm vật tư và ban kiểm nghiệm phải lập “ Biên bản kiểm nghiệm vật tư “ ( mẫu số 2.3 ). Mẫu sổ 2.3: BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Căn cứ báo giá đã được giám đốc công ty phê duyệt tháng 04 năm 2009. Hôm nay ngày 30 tháng 04 năm 2009, chúng tôi thành phần kiểm nghiệm vật tư hàng hóa bao gồm: 1. Ông Đặng Minh Tân Chức vụ: Quản đốc phân xưởng Nề 2. Bà Nguyễn Thị Lan Anh Chức vụ: Kế toán 3. Ông Ngô Đức Quyền Chức vụ: NV tiếp liệu Cùng nhau tiến hành kiểm nghiệm vật tư theo hóa đơn số 99647-48 ngày 16 tháng 04 năm 2009 sau đây: STT Tên hàng hóa và quy cách sản phẩm Đvt Số lượng Đạt yêu cầu Không đạt yêu cầu Ghi chú 1 Cát Betong m3 60,3 60,3 2 Cát xây m3 60 60 Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Đạt yêu cầu đưa vào sử dụng Kế toán Đơn vị sử dụng NV tiếp liệu Thủ kho Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0099647 và số 0099648 ngày 16 tháng 04 năm 2009 của DNTN san nền và XD Thanh Phương và biên bản kiểm nghiệm vật tư của ban kiểm nghiệm, nhân viên phụ trách vật tư của phòng kế toán sẽ lập Phiếu nhập kho ( mẫu số 2.4 ). Mẫu sổ 2.4: CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP HẠ LONG II Phường Hà Khẩu – Thành phố Hạ Long – Quảng Ninh PHIẾU NHẬP KHO Ngày.30..tháng .4..năm2009 Người giao hàng Đơn vị : NBQND1-Ngô Đức Quyền Địa chỉ: Nhân viên phòng kinh tế tổng hợp Số hóa đơn: 0099647. Seri: LK/2008B. Ngày 16 tháng 4 năm 2008 Nội dung: Nhập vật tư TK có: 331-Phải trả người bán STT Mã kho Mã vtư Tên vtư TK Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 KCT C0002 Cát Betong 1521 m3 60,3 105.000 6.331.500 2 KCT C0001 Cát xây 1521 m3 60,0 70.000 4.200.000 Tổng cộng tiền hàng: 10.531.500 Chi phí: 6.015.000 Thuế GTGT: 1.353.900 Tổng cộng tiền thanh toán: 17.900.400 Bằng chữ: Mười bảy triệu, chín trăm nghìn, bốn trăm đồng chẵn Nhập ngày 30 tháng 4 năm 2009 Thủ trưởng Kế toán Kế toán Người giao Thủ kho đơn vị trưởng vật tư hàng 2.3.1.2 Chứng từ và hạch toán ban đầu nghiệp vụ xuất. Hàng tháng, khi có nhu cầu về xây dựng công trình hoặc căn cứ vào kế hoạch xây lắp (đơn đặt hàng) đã được duyệt thì các Đơn vị và phụ trách công trường trực thuộc công ty có trách nhiệm lập sổ xin lĩnh vật tư gửi Phòng Kế toán tổng hợp sổ xin lĩnh vật tư cho từng công trường hoặc từng hạng công trình, mục công trình phải căn cứ vào khối lượng thi công dở dang, hoàn thành, kiểm kê xác định lượng vật tư xin lĩnh bằng công thức : Khối lượng vật tư xin lĩnh = Tồn ĐK + Nhập trong kỳ - tồn CK. Trong đó : Tồn ĐK là số liệu kiểm kê tháng trước. Nhập trong kỳ là số liệu vật tư thực tế nhập vể công trường theo dự trù. Tồn cuối kỳ là số kiểm kê thực tế trên công trường. Phòng Kế toán tổng hợp kiểm tra xác định số vật tư xin lĩnh, số vật tư nhập và tồn trên công trường, tìm nguyên nhân thừa thiếu, hao hụt để xác định số vật tư xin lĩnh nhằm đảm bảo tính chính xác, hợp lý, để lập phiếu xuất kho làm 3 liên, sau đó chuyển cho Kế toán trưởng, Giám đốc ký và giao cho cán bộ thủ kho công trường 01 liên để theo dõi quyết toán vật tư. Đối với vật tư nhập hoặc có sẵn tại kho vật tư công ty thì khi có nhu cầu thì thủ kho vật tư công trường căn cứ dự trù xin lĩnh chuyển về công trường sử dụng và đồng thời cặp nhật số liệu nhập kho công trường theo dõi và quyết toán hàng tháng. Phiếu xuất kho có thể được lập riêng cho từng thứ NVL hoặc chung cho nhiều thứ NVL nhưng phải cùng kho và sử dụng cho cùng một công trình hay một hợp đồng kinh tế. Liên 1 của phiếu xuất kho được lưu tại nơi lập; liên 2 thủ kho giữ để ghi số lượng thực xuất, ngày tháng xuất kho và ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi đơn giá, thành tiền và nhập liệu vào máy tính; liên 3 do người nhận giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng. Sơ đồ 2.6: Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho NVL. Người có nhu cầu hàng Thủ trưởng, kế toán trưởng Bộ phận cung ứng Thủ kho Kế toán hàng tồn kho Lập chứng từ xin xuất Duyệt lệnh xuất Lập phiếu xuất kho Xuất kho Ghi sổ Người có nhu cầu hàng Bảo quản lưu trữu Chẳng hạn, ngày 30 tháng 4 năm 2009 khi có nhu cầu về thép để phục vụ công trình xây dựng nhà tập thể Nhà máy xi măng Hạ Long, kế toán vật tư căn cứ theo giấy đề nghị xuất vật tư lập phiếu xuất kho, sau đó chuyển cho thủ kho để làm thủ tục xuất kho ( mẫu số 2.5 ) Mẫu sổ 2.5: CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP HẠ LONG II Phường Hà Khẩu – Thành Phố Hạ Long – Quảng Ninh PHIẾU XUẤT KHO Ngày tháng 04 năm 2009 Người nhận hàng: Đơn vị: NBTDM1 – Đặng Minh Tân Địa chỉ: Quản đốc phụ trách xây dựng. Nội dung: Lĩnh vật tư phục vụ công trình nhà tập thể xi măng Hạ Long STT Mã kho Mã vật tư Tên vật tư TK nợ TK có Đ vt Số lượng Giá Thành tiền 1 2 3 KCT KCT KCT T0035 T0070 T0071 Thép góc 50x50 Thép phi 10 Thép phi 6 6213 6213 6213 1521 1521 1521 kg kg kg 1365,9 131 34 12 000 11 143 11 428 16 390 800 1 459 733 388 552 Tổng cộng 18.239.085 Bằng chữ: Mười tám triệu, hai trăm ba chín nghìn, không trăm tám lăm nghìn đồng. Thủ trưởng đơn vị KT trưởng KT vật tư Người nhận hàng Thủ kho Phiếu nhập kho, xuất kho là các chứng từ thiết yếu cho công tác hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp tại công ty. Phần tiếp theo, em xin trình bày quá trình hạch toán chi tiết NVL tại công ty. 2.3.2 Hạch toán chi tiết NVL tại Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II. Công tác hạch toán chi tiết NVL tại Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II được tiến hành theo phương pháp thẻ song song nhằm tận dụng ưu điểm của phương pháp này đó là ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu, phát hiện nhanh sai sót trong việc ghi sổ, quản lý chặt chẽ tình hình biến động NVL. Sơ đồ 2.7. Hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song. Thẻ kho Phiếu nhập Phiếu xuất Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn Sổ kế toán tổng hợp Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng hoặc định kỳ : Quan hệ đối chiếu : * Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để tiến hành ghi chép tình hình biến động của NVL về mặt số lượng. Mỗi loại NVL được ghi trên một thẻ kho. Khi nhận được các chứng từ nhập xuất NVL, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ đó rồi đối chiếu với số NVL ghi trên phiếu nhập, phiếu xuất và ghi số thực nhập, thực xuất đó vào thẻ kho, cuối ngày tính ra lượng NVL tồn kho của từng thứ NVL. Các chứng từ nhập xuất NVL thường ngày được thủ kho phân loại theo từng loại NVL rồi giao cho kế toán NVL để tiến hành hạch toán. Chẳng hạn trích thẻ kho lập cho cát Bê tông ( biểu số 2.2 ). Biểu số 2.2: Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II Địa chỉ: Khu2- P. Hà Khẩu THẺ KHO ( SỔ KHO ) Ngày lập thẻ:...12/02/2009...... - Tên vật tư: Cát Bê tông - Mã vật tư: C0002 - Đơn vị tính: m3 STT Ngày, Tháng Số hiệu chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Kýxác nhậncủa kế toán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn 1 2 3 4 5 6 7 8 9 12/02 13/02 14/02 16/02 18/02 21/02 22/02 23/03 28/02 PN13/02 PN15/02 PN23/02 PN48/02 PN50/02 PX03/02 PX07/02 PX13/02 PX20/02 -Số tồn 01/02/2009 -Nhập, xuất T2/09 A.Quyền nhập vtư A.Tân xuất vtư A.Quyền nhập vtư A.Quyền nhập vtư A.Tân xuất vtư A.Quyền nhập vtư A.Tân xuất vtư A.Quyền nhập vtư A.Tân xuất vtư 12/02 13/02 14/02 16/02 18/02 21/02 22/02 23/02 28/02 60,5 47 54 26 110,2 22,6 126,2 24 124,9 0 60,5 37,9 84,9 138,9 12,7 38,7 14,7 124,9 0 Cộng cuối T2/09 271,7 297,7 0 Ngày 28 tháng 02 năm2009 Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) * Tại phòng kế toán. Định kỳ 3-5 ngày, thủ kho giao chứng từ nhập xuất NVL cho kế toán NVL. Sau khi nhận các chứng từ nhập xuất NVL, kế toán NVL tiến hành nhập liệu vào máy vi tính, đồng thời ghi sổ chi tiết cho từng loại NVL theo từng kho để theo dõi tình hình biến động của NVL cả về mặt hiện vật và giá trị. Sau khi ghi sổ chi tiết xong, kế toán tiến hành cộng sổ chi tiết NVL tính ra tổng số nhập, tổng số xuất và số tồn kho cho từng loại NVL về mặt số lượng và giá trị. Số lượng NVL tồn kho phản ánh trên sổ chi tiết phải được đối chiếu khớp đúng với số lượng NVL ghi trên thẻ kho của thủ kho. Mọi sai sót phải được kiểm tra, xác minh và điều chỉnh kịp thời theo đúng thực tế. Cuối tháng, kế toán NVL tiến hành tổng hợp số liệu chi tiết của từng loại NVL vào bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn NVL trên cơ sở các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Chẳng hạn, trích sổ chi tiết của vật liệu Đá 2x4 trong tháng 2 năm 2009 (biểu số 2.3). Cuối tháng, căn cứ vào các “ bảng kê nhập vật liệu ” và các “ Bảng kê xuất vật liệu ” trong tháng 02/2009 của công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II, kế toán vật tư lập “ Bảng kê nhập – xuất – tồn NVL” tháng 02/2009 của Công ty cổ phần xây lắp Hạ long II ( biểu số 2.4 ). Cùng với việc nhập bảng kê nhập NVL, bảng kê xuất NVL và bảng kê nhập – xuất – tồn, kế toán thực hiện nhập liệu vào máy vi tính. Sau khi nhập liệu các chứng từ nhập, xuất NVL, máy tính sẽ tự động vào sổ chi tiết NVL, sổ chi tiết thanh toán với người bán, sổ tổng hợp chi tiết NVL theo chương trình đã cài đặt. BIỂU SỐ 2.3: CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP HẠ LONG II Mẫu S10-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC ) SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ Kho: KCT – Kho công ty Vật tư: T0069 – Thép phi 10, Đvt: kg, TK:1521 Từ ngày: 01/02/2009 đến ngày: 28/02/2009 Tồn đầu: 0,00 0 STT Chứng từ Khách hàng Diễn giải Mã nx Đơn giá Nhập Xuất Ngày Số SL Giá trị SL Giá trị 1 28/02 63 DNTN Xí nghiệp Chính Lương – KD 002 Nhập vật tư 331 11.861,89 1.122 13.309.040 2 28/02 65 DNTN Xí nghiệp Chính Lương – KD 002 Nhập vật tư 331 11.714 514 6.020.996 3 28/02 7 Đặng Minh Tân –NBTDM1 Lĩnh vật tư PVTC sửa chữa nối dài lò nung số 2 Hoành Bồ 6213 11.815,43 515 6.084.946 4 28/02 13 Đặng Minh Tân –NBTDM1 Lĩnh vật tư PVTC mở rộng nhà kho than Hoành Bồ 6213 11.815,43 842 9.948.592 5 28/02 20 Đặng Minh Tân –NBTDM1 Lĩnh vật tư PVTC xây dựng nhà sản xuất sản phẩm mộc 6213 11.815,43 279 3.296.505 6 28/02 PXCL02 Chênh lệch NX; T0069 – Thép phi 18 632 -7 Tổng cộng: 1.636 19.330.036 1.636 19.330.036 Tồn cuối: 0,00 0 Ngày.... tháng....năm BIỂU SỐ 2.4: CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP HẠ LONG II Mẫu S11 – DN ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC ) BẢNG TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN NGUYÊN VẬT LIỆU Kho: Tất cả các kho Từ ngày: 01/02/2009 đến ngày: 28/02/2009 STT Mã vtư Tên vtư Đvt Tồn ĐK Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn CK SL TT SL TT SL TT SL TT 1 A0037 At si nô 10-25A cái 26 910.000 26 910.000 2 B0019 Bơm mỡ cái 1 200.000 1 200.000 ... ... ...... ... ... ... .... .... ... ..... ... ... 28 C0002 Cát Bê tông m3 297,70 50.065.658 297,7 43.255.658 6.810.000 29 D0027 Dầu điezen lít 6.960 70.080.727 42.120 409.310.850 45.473 444.160.024 3.607 35.231.553 ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... ... ... 254 X0044 Xéc măng 6D95 bộ 1 1.650.000 1 1.650.000 255 X0051 Xốp bảo ôn tấm 20 1.723.256 20 1.723.256 Tổng cộng 483.991.812 3.063.740.684 2.978.863.684 568.868.882 Ngày...tháng... năm... KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI LẬP BIỂU ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Cùng với việc nhập bảng kê nhập NVL, bảng kê xuất NVL và bảng kê nhập – xuất – tồn, kế toán thực hiện nhập liệu vào máy vi tính. Sau khi nhập liệu các chứng từ nhập, xuất NVL, máy tính sẽ tự động vào sổ chi tiết NVL, sổ chi tiết thanh toán với người bán, sổ tổng hợp chi tiết NVL theo chương trình đã cài đặt. 2.3.3 Hạch toán tổng hợp NVL tại Công ty Cổ phần xây lắp Hạ long II. Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II là công ty xây lắp áp dụng hình thức khoán gọn. Đơn vị nhận khoán là các công trường trực thuộc công ty. Các đơn vị nhận khoán có thể nhận khoán gọn khối lượng, công việc hoặc hạng mục công trình. Do đó, công tác hạch toán tổng hợp tại công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II có những đặc điểm sau. Sau đây chuyên đề xin trình bày cụ thể nội dung hạch toán tổng hợp vật liệu tại công ty. 2.2.3.1 Tài khoản sử dụng Để theo dõi tình hình biến động nguyên vật liệu của Công ty, kế toán sử dụng TK 152 "Nguyên liệu, vật liệu" Kết cấu: Bên nợ: Phản ánh giá trị thực tế nguyên vật liệu nhập kho Bên có: Phản ánh giá trị thực tế nguyên vật liệu xuất kho Dư nợ: Phản ánh giá trị thực tế nguyên vật liệu tồn cuối kỳ Chi tiết thành 3 tiểu khoản cấp 2: TK 152.1: Nguyên vật liệu TK 152.2: Nhiên liệu TK 152.4: Phụ tùng Trường hợp công ty xuất NVLcho các công trường trực thuộc công ty, kế toán sử dụng TK 141 “Tạm ứng”, chi tiết 141.3 “Tạm ứng chi phí giao khoán xây lắp nội bộ” - chi tiết cho từng công trình. Kết cấu: Bên nợ: Phản ánh số tạm ứng cho công trường. Bên có: Quyết toán tạm ứng về giá trị khối lượng xây lắp đã hoàn thành phản ánh theo chi phí thực tế. Dư nợ: Số tạm ứng lớn hơn giá trị quyết toán. Dư có: Số tạm ứng bé hơn giá trị quyết toán. Trường hợp công ty xuất NVL cho các xí nghiệp, kế toán công ty sử dụng TK 136 “Phải thu nội bộ” Chi tiết 136.2 “Phải thu giá trị khối lượng xây lắp giao khoán nội bộ” - chi tiết cho từng xí nghiệp để hạch toán: Sử dụng trong trường hợp công ty giao khoán xây lắp công trình cho các xí nghiệp. Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng các tài khoản có liên quan như: TK 111 : "Tiền mặt" TK 112 : "Tiền gửi ngân hàng" TK 133.1: "Thuế GTGT được khấu trừ" TK 331: "Phải trả người bán" TK 621: "Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp", chi tiết 621.1 “ Chi phí NVL trực tiếp phục vụ khai thác sửa chữa ”, 621.3 “ Chi phí NVL trực tiếp phục vụ thi công công trình ”. TK 623: “Chi phí sử dụng máy thi công”, chi tiết 623.2 “NVL” TK 642: "Chi phí QLDN", chi tiết 642.2 “NVL” 2.2.3.2 Trình tự hạch toán Tại Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II, hầu hết các công việc ghi chép đều được vi tính hoá, mọi nghiệp vụ kinh tế nói chung và các nghiệp vụ liên quan đến nguyên vật liệu nói riêng đều được phản ánh vào sổ Nhật ký chung (biểu 2.5). Với hình thức sổ Nhật ký chung. ngoài hệ thống sổ chi tiết để hạch toán các nghiệp vụ về vật tư, kế toán còn sử dụng các sổ tổng hợp: Sổ nhật ký chung và sổ cái TK 152 (Biểu 2.6). Sau khi nhận được các chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu, kế toán vật tư tiến hành định khoản các chứng từ rồi chuyển cho kế toán tổng hợp. Kế toán tổng hợp kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của các chứng từ và ghi sổ nhật ký chung. Tuy nhiên không phải nghiệp vụ nào phát sinh là kế toán cập nhật vào sổ nhật ký chung ngày đó. Thông thường khi tập hợp được mội số chứng từ nhất định kế toán mới vào sổ nhật ký chung. Tuy nghiệp vụ phát sinh thường xuyên nhưng Công ty không mở nhật ký đặc biệt để theo dõi nghiệp vụ. Sơ đồ 2.8: Tổ chức ghi sổ tổng hợp nguyên vật liệu. Sổ kế toán chi tiết Chứng từ gốc ( phiếu nhập, xuất kho) Máy tính Các bảng kê Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái TK 152 Nhật ký chung Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng hoặc định kỳ : Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II là công ty xây lắp áp dụng hình thức khoán gọn. Đơn vị nhận khoán là các công trường trực thuộc công ty và các xí nghiệp. Các đơn vị nhận khoán có thể nhận khoán trọn gói ( tức là khoán 3 yếu tố: chi phí NVl, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung ) hoặc khoán chi phí nhân công. Các xí nghiệp là đơn vị nhận khoán có tổ chức bộ máy kế toán riêng, còn các công trường trực thuộc công ty là đơn vị nhận khoán không tổ chức bộ máy kế toán riêng. Do đó, công tác hạch toán tổng hợp tại công ty XD Lũng Lô có những điểm khác biệt với các đơn vị xây lắp khác. BIỂU 2.5: CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP HẠ LONG II NHẬT KÝ CHUNG Tháng 02 năm 2009 NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có Nợ Có 03/02 03/02 1 Nhập dầu Hoành Bồ VAT được khấu trừ 1521 1331 331 79.900.000 7.578.515 87.478.515 06/02 06/02 2 Nhập dầu Tiêu Giao VAT được khấu trừ 1521 1331 331 80.000.000 7.588.000 87.588000 ... ... ... ... ... ... ... ... 27/02 27/02 9 Nhập dầu Hoành Bồ VAT được khấu trừ 1521 1331 331 67.339.975 6.370.666 68.037.641 28/02 28/02 10 Nhập dầu nhớt Tiêu Giao VAT được khấu trừ 1521 1331 331 28.109.664 2.788.896 30.898.560 28/02 28/02 11 Nhập vật tư 1521 1111 9.428.900 9.428.900 28/02 28/02 12 Nhập gỗ thành khí VAT được khấu trừ 1521 1331 331 142.610.000 14.261.000 156.871.000 28/02 28/02 13 Nhập vật tư 1521 1331 1111 15.994.276 1.286.724 17.281.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... 28/02 28/02 1 Lĩnh vật tư phục vụ TCXD nhà TT 83 gian NM gạch Cotto 6213 1521 238.682.726 238.682.726 28/02 28/02 2 Lĩnh vật tư phục vụ TCXD nhà TT 83 gian tại Cotto 6213 1521 327.152.114 327.152.114 28/02 28/02 3 Lĩnh vật tư PVTC hạ tầng kỹ thuật khu tập thể đồi C31NM gạch Cotto 6213 1521 36.425.625 36.425.625 ... ... ... ... .. ... ... ... ... 28/02 28/02 22 Lĩnh vật tư phục vụ KTSC đất tại Tiêu Giao 6211 1521 247.684.780 247.684.780 28/02 28/02 23 Lĩnh vật tư phục vụ KTSC tại Hoành Bồ 6211 1521 191.472.436 191.472.436 28/02 28/02 24 Lĩnh vật tư PVTC kè chắn đất, rãnh thoát nước chân kè TT83 gian Cotto 6213 1521 41.840.041 41.840.041 ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng chuyển trang sau Ngày 28 tháng 02 năm 2009 GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI GHI SỔ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) BIỂU 2.6: CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP HẠ LONG II Mẫu S38 – DN ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC ) SỔ CÁI Tài khoản 152 –Nguyên liệu, vật liệu Từ ngày: 01/02/2009 đến ngày: 28/02/2009 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có - Số dư ngày 01/02/2009 - SPS trong tháng 02/2009 458.215.270 03/02 1 XN xăng dầu Quảng Ninh- Công ty xăng dầu B12- KD50 Nhập dầu Hoành Bồ 331 79.900.000 06/02 2 XN xăng dầu Quảng Ninh- Công ty xăng dầu B12- KD50 Nhập dầu Tiêu Giao 331 80.000.000 ... ... .... .... ... .... .... 27/02 9 XN xăng dầu Quảng Ninh- Công ty xăng dầu B12- KD50 Nhập dầu Hoành Bồ 331 67.339.975 28/02 28/02 28/02 28/02 10 11 12 13 XN xăng dầu Quảng Ninh- Công ty xăng dầu B12- KD50 Lại Văn Viễn- NBVLV1 Công ty TNHH Hương Thảo- KD023 Ngô Đức Quyền- NBQND1 Nhập dầu nhớt Tiêu Giao Nhập vật tư Nhập gỗ thành khí Nhập vật tư 331 331 331 331 28.109.664 9.428.900 142.610.000 15.994.276 ... ... ... ... ... ... .... 28/02 28/02 28/02 1 2 3 Đặng Minh Tân- NBTDM1 Đặng Minh Tân- NBTDM1 Đặng Minh Tân- NBTDM1 Lĩnh vật tư phục vụ TCXD nhà TT83 gian NM gạch Cotto Lĩnh vật tư phục vụ TCXD nhà TT83 gian NM gạch Cotto Lĩnh vật tư PVTC hạ tầng kỹ thuật khu tập thể đồi C31 NM gạch Tiêu Giao 6213 6213 6213 238.682.726 327.152.114 36.425.625 ... .. ... ... ... ... ... 28/02 28/02 28/02 22 23 24 Lê Minh Hình- NBHLM1 Dương Ngọc Tâm- NBTDN1 Đặng Minh Tân- NBTDM1 Lĩnh vật tư PV khai thác sửa chữa đất tại Tiêu Giao Lĩnh vật tư PV khai thác sửa chữa tại Hoành Bồ Lĩnh vật tư PVTC kè chắn đất, rãnh thoat nước chân kè TT83 gian Cotto 6211 6211 6213 247.684.780 191.472.436 41.840.041 ... ... ... ... ... ... ... - Cộng SPS trong tháng 02/2009 2.779.707.761 2.724.708.691 - Số dư ngày 28/02/2009 513.214.340 Ngày...tháng...năm... KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI GHI SỔ ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) CHƯƠNG III: HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP HẠ LONG II 3.1 Nhận xét chung về công tác kế toán tại công ty. 3.1.1 Những thuận lợi và kết quả đạt được của công ty. Trong suốt quá trình từ khi thành lập công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II luôn có hướng phát triển tốt, trải qua nhiều giai đoạn khó khăn phức tạp về nhiều mặt. Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II có những bước tiến rõ rệt về nhiều mặt: - Sản xuất kinh doanh có hiệu quả. - Đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên ngày một khá. - Làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nước. - Thị trường kinh doanh mở rộng . - Hoàn chỉnh từng bước việc tổ chức sắp xếp lực lượng sản xuất với những mô hình thực sự có hiệu quả theo từng giai đoạn. - Đào tạo và lựa chọn đội ngũ cán bộ, công nhân có đủ năng lực và trình độ để đáp ứng mọi yêu cầu sản xuất kinh doanh trong tình hình hiện tại. Hạch toán kinh tế là bộ phận cấu thành của công cụ quản lý điều hành hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp đồng thời cũng là công cụ đắc lực phục vụ cho nhà nước trong quản lý lãnh đạo, chỉ đạo kinh doanh. Từ đó thực hiện đầy đủ chức năng, phản ánh và giám sát mọi hoạt động kinh tế, chính trị - Kế toán phải thực hiện những quy định cụ thể, thống nhất phù hợp với tính khách quan và nội dung yêu cầu của một cơ chế quản lý nhất định. Việc nghiên cứu cải tiến và hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu ở công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II, một đơn vị hạch toán kinh doanh tự chủ thì điều này càng trở nên bức thiết hơn và cần thực hiện đúng các nguyên tắc sau: - Thứ nhất: Kế toán vật liệu phải nắm vững chức năng, nhiệm vụ của hạch toán vật liệu do bộ phận chuyên ngành. Trong hạch toán sản xuất kinh doanh, kế toán vật liệu phải đảm bảo cùng một lúc hai chức năng là phản ánh và giám sát quá trình nhập, xuất vật liệu đồng thời phải nhanh chóng kịp thời, cung cấp các thông tin chính xác phục vụ cho quản lý. - Thứ hai: Xuất phát từ đặc trưng cụ thể của doanh nghiệp để tổ chức hạch toán vật liệu một cách hữu hiệu khách quan và tiết kiệm, kế toán phải ghi chép hạch toán đúng theo quy định và vận dụng đúng nguyên lý vào đơn vị mình. - Thứ ba: Kế toán phải căn cứ vào mô hình chung trong hạch toán, những qui định về ghi chép luân chuyển chứng từ của doanh nghiệp để hoàn thiện các sơ đồ hạch toán, ghi chép kế toán. - Thứ tư: Bảo đảm nguyên tắc phục vụ yêu cầu của hạch toán vật liệu theo thể chế và luật lệ mới về kế toán mà nhà nước ban hành. Với tổ chức bộ máy quản lý các phòng ban chức năng gọn nhẹ, phù hợp với đặc điểm quy mô hoạt động của Công ty, công ty đã có những bước tiến rõ rệt về nhiều mặt. Đồng thời công ty cũng quy định nhiệm vụ rõ ràng cho các phòng ban chức năng để kịp thời đáp ứng yêu cầu quản lý nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty. Qua thời gian thực tập, tìm hiểu tại công ty em thấy công ty có những mặt ưu điểm sau đây: * Về công tác tổ chức hạch toán nói chung: - Việc tổ chức công tác kế toán theo mô hình tập trung là phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, trang bị phương tiện ghi chép, tính toán hiện đại như Công ty cổ phần xây lắp Hạ long II. Mô hình này đẩm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất với công tác kiểm tra, xử lý, cung cấp thông tin giúp ban lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng, chính xác. Mặt khác hình thức kế toán mà công ty đang áp dụng là hình thức Nhật ký chung, đây là hình thức kế toán phù hợp trong điều kiện công ty đã ứng dụng kế toán máy, tạo điều kiện cho công tác quản lý theo dõi tình hình tài chính của doanh nghiệp được tốt hơn. - Công ty đã vận dụng hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán, hình thức sổ kế toán theo đúng chế đọ quy định và phù hợp với điều kiện, đặc điểm tình hình sản xuất kinh doanh của mình. - Các quy định mời về kế toán do Nhà nước ban hành đều được Công ty cập nhật và vận dụng một cách phù hợp với đặc điểm hoạt đọng của công ty. - Công tác phân công, phân nhiệm công việc trong Phòng Kế toán được thực hiện một cách tương đối phù hợp với năng lực của từng nhân viên kế toán. Hệ thống kiểm soát nội bộ trong bộ phận kế toán được thực hiện một cách thường xuyên, liên tục, có hiệu quả. Chính vì vậy, đội ngũ cán bộ, nhân viên Phòng Kế toán của Công ty không những giỏi về nghiệp vụ mà còn luôn phát huy ý thức trách nhiệm của người cán bộ Kế toán. * Về công tác kế toán nguyên vật liệu. - Công ty đã sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán Nguyên vật liệu nên tại bất kỳ thời điểm nào cũng tính được trị giá nhập, xuất, tăng, giảm và hiện có. Như vậy có điều kiện để quản lý tốt NVL và hạch toán chặt chẽ đúng quy định, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra kế toán tại công ty. - Về phân loại: Công ty dựa vào nội dung và tính chất kinh tế của NVL kết hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh mà phân thành: nguyên vật liệu, nhiên liệu, phụ tùng. Việc phân loại vật liệu như trên là hợp lý, phù hợp với đặc điểm của công ty. Hơn nữa trong điều kiện áp dụng kế toán máy, số lượng chủng loại nguyên vật liệu của Công ty rất đa dạng, phong phú về chủng loại nguyên vật liệu của Công ty rất đa dạng, phông phú về chủng loại, công ty đã xây dựng được sổ danh điểm NVL và tiến hành mã hóa được các đối tượng quản lý ( NVL, tài khoản, khách hàng... ) một cách chi tiết thuận lợ cho công tác kế toán. - Về công tác quản lý: Công ty đã tổ chức tốt trong việc quản lý NVL thông qua việc quản lý theo mã số, NVL được mở chi tiết cho từng loại cụ thể do vậy có thể biết chính xác được số lượng Nhập – xuất – tồn của từng loại để có kế hoạch cho công tác thu mua vật tư. - Về việc tổ chức thu mua NVL: Bộ phận cung ứng vật tư của Công ty vẫn luôn đề ra kế hoạch thu mua hợp lý. Mặt khác, công ty đã thiết lập được mối quan hệ lâu năm với những đơn vị cung ứng vật tư nên giá cả tương đối ổn định, tránh được tình trạng thiếu hụt, gián đoạn thi công sản xuất. Đồng thời ban kiểm nghiệm của Công ty hoạt động rất hiệu quả, đảm bảo số lượng, chất lượng, chủng loại NVL mua về. Kết hợp với hệ thống kho tàng của Công ty được trang bị khá đầy đủ về các phương tiện đo lường về mặt hiện vật, kích cỡ, quy cách. NVL được sắp xếp khoa học, thuận tiện cho việc xuất nhập kho và kiểm tra đối chiếu. - Về bảo quản, dự trữ vật tư: Công ty luôn dự trữ vật tư ở mức hợp lý, đảm bảo cho quá trình thi công công trình được liên tục và không gây ứ đọng vốn. - Về tổ chức kế toán chi tiết NVL: Công ty đã sử dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL, từ đó giúp cho việc ghi chép đơn giản, dễ hiểu, dễ kiểm tra và phát hiện sai sót. 3.1.2 Những khó khăn, tồn tại. Việc tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng tại công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II còn có một số hạn chế cần được khắc phục: - Hiện nay, về tổ chức bộ máy kế toán của công ty: Các nhân viên kế toán còn phải kiêm nhiệm nhiều phần hành kế toán, tuy ưu điểm là thu gọn bộ máy kế toán, nhưng lại có nhược điểm là khó khăn trong việc thực hiện các chế độ chính sách kế toán và không đảm bảo được tính chuyên môn hóa trong lao đông, có thể làm giảm hiệu quả công việc. - Sản phẩm xây lắp của công ty cũng giống như sản phẩm của tất cả các doanh nghiệp kinh doanh xây lắp khác là chi phí vật tư chiếm tỷ trọng lớn vì vậy tiết kiệm vật tư là rất cần thiết. Tiết kiệm không có nghĩa là bớt xén... mà thực chất là phải giảm hao hụt trong quá trình sản xuất kinh doanh. Tiết kiệm vật tư trong phục hồi chi tiết, sử dụng lại vật tư còn đảm bảo chất lượng, tiết kiệm công cụ dụng cụ sản xuất. Thực chất ở công ty có những phụ tùng cũ nhưng chỉ cần qua phục hồi nhỏ vẫn có thể sử dụng được, vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm. Nhưng do khoán sản phẩm nên khi nhận công trình mới các đội đều đề nghị thay mới toàn bộ các phương tiện thiết bị phục vụ quản lý, giá trị mới của thiết bị phụ tùng này lớn hơn rất nhiều. 3.2 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II. Mặc dù trong quá trình hạch toán NVL của công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II đã được quản lý một cách khá chặt chẽ nhưng vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục. Qua quá trình tìm hiểu thực tế công tác kế toán tại công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II, em xin mạnh dạn đè xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL tại Công ty như sau: 3.2..1. Về bộ máy kế toán chung của Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II. * Nên mở sổ theo dõi khối lượng xây lắp đối với các công trường trực thuộc công ty. Hiện nay công ty áp dụng hình thức khoán gọn. Theo chế độ kế toán doanh nghiệp xây lắp, công ty phải mở sổ theo dõi khối lượng xây lắp giao khoán gọn theo từng công trình, hạng mục công trình trong đó phản ánh cả giá nhận thầu và giao khoán. Còn tại đơn vị nhận khoán (các công trường) cần mở sổ theo dõi khối lượng xây lắp nhận khoán cả về giá trị nhận khoán và chi phí thực tế. Các sổ này mở chi tiết cho từng khoản mục chi phí. Việc mở sổ theo dõi chi tiết như vậy sẽ giúp ban quản lý so sánh được giá nhận thầu, giá giao khoán và chi phí thực tế theo từng khoản mục chi phí. Xác định mức tiết kiệm hoặc vượt chi của cả công ty và công trường. Ban quản trị công ty có thể có các biện pháp định hướng tốt hơn cho hoạt động của công ty khi nhìn vào sổ. Mẫu sổ như sau: Mẫu số 3.1: SỔ THEO DÕI KHỐI LƯỢNG XÂY LẮP GIAO KHOÁN GỌN (Tại đơn vị giao khoán) Ngày… tháng … năm… Đơn vị nhận khoán:……….. TT Tên công trình, HMCT giao khoán Tổng giá CP vật liệu CP nhân công CP máy thi công Chi phí chung Giá nhận thầu Giá giao khoán Giá nhận thầu Giá giao khoán Giá nhận thầu Giá giao khoán Giá nhận thầu Giá giao khoán Giá nhận thầu Giá giao khoán A B 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 …… ……. ……. Mẫu số 3.2: SỔ THEO DÕI KHỐI LƯỢNG XÂY LẮP NHẬN KHOÁN GỌN (Tại đơn vị nhận khoán) Đơn vị giao khoán:……….. Tên công trình, HMCT:……… Thời gian thực hiện:………. CT Tên công việc nhận khoán Đơn vị tính Khối lượng CP vật liệu CP nhân công ….. SH NT Nhận khoán Thực tế Nhận khoán Thực tế Nhận khoán Thực tế … … CNV của đơn vị Thuê ngoài A B C 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 3.2.2. Trường hợp NVL được người bán giảm giá, kế toán công ty ghi: Phần giảm giá NVL Nợ TK 111, 112, 331 Có TK 152 Thứ nhất, cách ghi này không phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, đó là chưa phản ánh thuế GTGT được khấu trừ của phần hàng được giảm giá bớt giá. Vì vậy, khi thực hiện bút toán này, kế toán công ty nên điều chỉnh lại là: Nợ TK 111, 112, 331: Có TK 152: Phần NVL giảm giá Có TK 133.1: Thuế GTGT của phần hàng được giảm giá Thứ hai, cách ghi này chỉ đúng trong trường hợp vật tư giảm giá chưa dùng. Trong thực tế rất nhiều trường hợp vật tư được đưa vào sử dụng rồi mới giảm giá, trong trường hợp này thì bút toán trên là chưa đúng. Lúc đó, phần giảm giá chỉ được phản ánh trên sổ tổng hợp mà không được phản ánh trên sổ chi tiết NVL, dẫn đến không trùng khớp trên hệ thống sổ kế toán của doanh nghiệp, gây khó khăn cho công tác đối chiếu. Trong trường hợp này có thể đưa ra ba phương pháp xử lý như sau: + Ghi giảm giá tài sản: Việc ghi giảm giá tài sản sẽ gây khó khăn cho công tác tính giá, khó đối chiếu, vì vậy biện pháp này chưa tối ưu. + Ghi giảm chi phí: Việc giảm chi phí sẽ làm cho sổ kế toán của DN thêm phức tạp (phần chi phí), vì vậy biện pháp này chưa tối ưu. + Tăng thu nhập hoạt động khác: Phương pháp này tuân thủ được nguyên tắc trọng yếu, hợp lý, do vậy công ty nên sử dụng biện pháp này. Trường hợp này, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 331 Có TK 711 Có TK 133(1) 3.2.3. Tính giá NVL nhập kho. Tại công ty, giá của NVL mua về nhập kho được tính theo công thức: Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá mua Chi phí phát sinh trong quá trình thu mua được hạch toán vào TK 627.7. Sau đó, kế toán tiến hành phân bổ cho các công trình căn cứ vào lượng NVL đã sử dụng cho công trình đó. Điều này có một thuận lợi cho công ty, đó là làm cho giá trị NVL trong khâu dự trữ thấp hơn so với thực tế nếu NVL tồn kho lâu, làm cho vốn lưu động nằm trong khâu dự trữ (mà thực chất là vốn chết trong sản xuất) giảm. Tuy vậy, cách tính này đã không đúng theo sự hướng dẫn của chế độ kế toán. Mặt khác trong một số trường hợp làm sai lệch cách tính giá thành của một công trình, hạng mục công trình nào đó. Chẳng hạn công ty thường tiến hành thi công các công trình gần nhau trên một địa bàn nào đó hoặc thi công một cụm công trình, khi một hạng mục công trình hay một công trình hoàn thành quyết toán, số vật liệu thừa không dùng đến có thể chuyển sang công trình khác. Trong trường hợp này, nếu chi phí thu mua có liên quan đến số vật tư trên đã được tính vào chi phí sản xuất chung của công trình hoàn thành rồi thì chi phí sản xuất chung của công trình này sẽ lớn hơn so với thực tế, giá thành công trình sẽ bị tăng lên, trong khi đó, giá thành công trình nhận số vật tư trên lại giảm so với việc dùng vật tư tự đi mua vì không phải chịu chi phí trên. Vì vậy, theo em để tránh sai lệch trên và phù hợp hơn với chế độ kế toán, công ty nên tính giá NVL nhập kho theo công thức: Giá thực tế NVL nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua 3.2.4. Hoàn thiện sổ chi tiết NVL. Hiện nay, sổ chi tiết NVL của công ty theo dõi số lượng và số tiền của từng lần nhập, xuất NVL như vậy đảm bảo theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị của NVL biến động trong từng tháng. Tuy nhiên, theo mẫu sổ chi tiết NVL, thì ở sổ chi tiết NVL của công ty còn thiếu cột tài khoản đối ứng. Nếu thêm cột tài khoản đối ứng vào sổ chi tiết vật liệu giúp cho kế toán vật liệu giảm nhẹ công việc kế toán vào cuối tháng khi tổng hợp chứng từ gốc vào bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn. Vì căn cứ để ghi sổ kế toán chi tiết NVL là các chứng từ nhập, xuất và kế toán cũng căn cứ vào chứng từ nhập, xuất để vào bảng tổng hợp N-X-T. Do vậy, khi thêm cột tài khoản đối ứng vào sổ chi tiết thì đến cuối tháng kế toán chỉ cần tổng hợp thông qua sổ chi tiết vật liệu mà không cần phải kiểm tra lại chứng từ nhập, xuất vật liệu một lần nữa. KẾT LUẬN Có thể nói rằng, nguyên vật liệu là một trong những yếu tố đầu vào không thể thiếu được của bất cứ một DN xây lắp nào. Trong quá trình xây lắp, nó kết tinh vào công trình và là một bộ phận cấu thành của giá thành công trình, có nghĩa là chi phí về nguyên vật liệu có ảnh hưởng đến việc hạ giá thành công trình. Có nhiều phương pháp quản lý và hạch toán nguyên vật liệu mà mỗi doanh nghiệp có thể áp dụng một phương pháp khác nhau, tuy nhiên cứ một doanh nghiệp nào cũng nhận thấy tầm quan trọng của việc hạch toán kế toán nguyên vật liệu. Tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu không những góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động mà còn có ý nghĩa thiết thực trong quá trình định hướng đầu tư. Trong báo cáo thực tập tốt nghiệp này, em đã trình bày một cách khái quát về quá trình tổ chức hạch toán kế toán tại công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II. Qua đó thấy được những ưu điểm cũng như tồn tại cần khắc phục. Trên cơ sở phân tích thực tế và vận dụng lý luận công tác kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng, có thể thấy rằng công ty đã có nhiều sáng tạo để phù hợp với tình hình thực tế tại DN. Tuy nhiên do hạn chế về mặt thời gian và sự hiểu biết nên bài viết sẽ còn nhiều thiếu sót. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo, cũng như các Anh Chị trong công ty để báo cáo của mình được hoàn thiện hơn. Cuối cùng em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đối với sự chỉ bảo, giúp đỡ của các thầy cô giáo khoa Kế toán –Kiểm toán, ban lãnh đạo Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II, đặc biệt là phòng Kế toán Tài chính của công ty đã giúp đỡ Em trong quá trình thực tập cũng như viết báo cáo. Quảng Ninh, tháng 07 năm 2009 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình kế toán tài chính _ HV Tài Chính 2. Hệ thống kế toán doanh nghiệp xây lắp _ Nhà xuất bản Tài chính 3. Hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo quyết toán hàng năm của Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II. 4. Chuẩn mưc kế toán Việt Nam. 5. Một số thông tư hướng dẫn thực hiện các chuẩn mực kế toán.