Chuyên đề Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Him Lam

một cách chặt chẽ theo trình tự hạch toán kế toán. Mỗi hệ thống sổ kế toán được xây dựng là một hình thức nhất định. Sổ kế toán vật liệu có chức năng phản ánh, ghi chép về cơ cấu, nội dung, số lượng và giá trị ... trên cơ sở các chứng từ gốc của nguyên vật liệu. Theo chế độ kế toán hiện hành của Bộ Tài Chính ban hành ở nước ta hiện nay tồn tại 4 hình thức sổ kế toán là: Sổ nhật kí - sổ cái Sổ nhật kí chung Sổ nhật kí chứng từ Sổ chứng từ ghi sổ 3.1.Hình thức sổ nhật kí chung. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập xuất ( phiếu nhập kho, xuất... ) kế toán ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật kí chung. Sau đó căn cứ vào sổ nhật kí chung để mở sổ cái các tài khoản 152, 331... Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ nhật kí chung các nghiệp vụ trên được ghi vào các sổ chi tiết liên quan. Ta có thể theo dõi hình thức sổ này ở phụ lục Biểu 08: Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu theo hình thức sổ nhật kí chung 3.2. Hình thức sổ chứng từ ghi sổ. Đặc trưng cơ bản của hình thức này là việc căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “ Chứng từ ghi sổ “. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp gồm: Ghi sổ theo trình tự thời gian trên sổ đăng kí chứng từ ghi sổ. Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái. Chứng từ ghi sổ được đánh giá số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm ( theo số thứ tự trong sổ đăng kí chứng từ ghi sổ )có chứng từ gốc đính kèm và phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Hàng ngày căn cứ vào chứng từ hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ. Sau đó ghi vào sổ đăng kí chứng từ ghi sổ cuối cùng được dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào các sổ và thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Nợ, Có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên bảng cân đối phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng kí chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Có của các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải đăng kí vào chứng từ ghi sổ. Tổng số ghi nợ và có của các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết. Xem phụ lục số: Biểu 09: Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu theo hình thức sổ chứng từ ghi sổ 3.3. Hình thức sổ nhật ký – sổ cái: Đặc trưng cơ bản của hình thức này là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế ( theo tài khoản kế toán ) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là nhật ký- sổ cái. Xem phụ lục số: Biểu 10: Sơ đồ tổng hợp vật liệu theo hình thức sổ nhật kí - sổ cái 3.4. Hình thức sổ nhật kí chứng từ. Theo hình thức này, kế toán sử dụng các loại sổ kế toán sau: a. Sổ nhật kí – chứng từ: là sổ kế toán tổnghợp phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo vế Có của TK 152. Nhật kí chứng từ mở hàng tháng. b. Sổ cái tài khoản 152: Mở cả năm và chi tiết cho từng tháng bao gồm số dư đầu kì, phát sinh trong kì và dư cuối kì. Sổ cái được ghi trên số phát sinh bên nợ của tài khoản 152 đối ứng bên có TK có liên quan. c. Bảng kê được sử dụng để bổ sung chi tiết.Sổ kế toán chi tiết vật liệu d. Bảng phân bổ: tập hợp khoản chi phí chuyển sang bảng kê và nhật kí – chứng từ có liên quan Xem phụ lục số: Sơ đồ sổ nhật kí chứng từ Phần II: Thực trạng công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu trong công ty TNHH Him Lam. I. Khái quát chung về Công ty TNHH Him Lam. 1. Lịch sử quá trình hình thành và phát triển của Công ty. Ngày nay trong điều kiện kinh tế thị trường các doanh nghiệp sản xuất cái gì ,số lượng bao nhiêu chất lượng như thế nào và tiêu thụ ở đâu? đều do khách hàng và nhu cầu thị trường quyết định. Các doanh nghiệp phải cạnh tranh quyết liệt để giành lấy thị phần, tự hạch toán lỗ lãi và tự lo từ khâu đầu tiên của quá trình sản xuất là khâu thu mua nguyên vật liệu đến khâu tiêu thụ sản phẩm. Là một công ty TNHH hai thành viên trở lên, hạch toán độc lập.Bất cứ trong lĩnh vực nào dù là đầu tư, xây dựng hay dịch vụ. Him Lam hướng tới chất lượng công việc, tính hiệu quả của hợp tác và các giải pháp có lợi cho hai bên. Nguyên tắc quản lí cơ bản nhất được áp dụng trong tất cả các hoạt động kinh doanh của công ty là: “ Bắt đầu bằng sự tin tưởng và kết thúc bằng sự tin tưởng “. Với mục đích nỗ lực tạo dựng các giá trị cho xã hội, cho khách hàng thông qua các giải pháp kinh doanh năng động đáp ứng nhu cầu của khách hàng và một sự cam kết hoàn hảo chính xác. Trụ sở chính đóng tại: 2A- Quốc lộ 18 xã Đại Phúc - tỉnh Bắc Ninh. Giấy phép kinh doanh số: 02000175 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Bắc Ninh cấp Vốn điều lệ: 100.000.000.000 đồng Việt Nam. Công ty TNHH Him Lam đã thực hiện kinh doanh trong các lĩnh vực: - Đầu tư và kinh doanh các công trình thể thao, vui chơi giải trí. - Đầu tư kinh doanh bất động sản. - Kinh doanh các dịch vụ du lịch, nhà hàng và khách sạn. - Xây dựng dân dụng và các công trình giao thông. - Tư vấn xây dựng. Cùng với sự phát triển chung của đất nước trong nền kinh tế thị trường gắn với quá trình công nghiệp hoá và hiện đại hoá.Để thích ứng với sự thay đổi này, công ty đã không ngừng đổi mới và tiếp thu những công nghệ mới của các nước tiên tiến để có đủ năng lực đấu thầu và nhận thầu thi công các công trình xây dựng cơ bản . Trải qua quá trình xây dựng và trưởng thành tới nay, công ty đã không ngừng lớn mạnh cả về quy mô và chất lượng. Luôn hoàn thành đúng tiến độ thi công và những công trình được đảm bảo kĩ thuật. Vì vậy, đã xây dựng các công trình sau: - Trung tâm chuyển giao tiến độ kĩ thuật nông nghiệp. - Trường THCS Nhân Hoà - Quế Võ – Bắc Ninh. - Trường THCS Nguyễn Cao –Bắc Ninh. - Trường THPT Dân lập Quế Võ – Bắc Ninh ... Trong quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH Him Lam luôn chú trọng công tác đào tạo nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ và kĩ thuật tay nghề cho cán bộ công nhân viên..Điều này thể hiện qua các mặt sau đây: Tổng số cán bộ công nhân viên: 65 trong đó: Cán bộ có trình độ trên đại học: 01 Cán bộ có trình độ đại học: 30 Cán bộ có trình độ cao đẳng,trung cấp: 24 Đội ngũ công nhân kĩ thuật: 20 Công ty TNHH Him Lam vẫn tiếp tục đưa ra các định hướng phát triển cho những năm tiếp theo như sau: -Tập trung năng lực tham gia thi công các công trình . -Phấn đấu đạt được giá trị sản lượng ở mức cao nhất . -Không ngừng nâng cao đời sống cho người lao động . Mặt khác tăng cường công tác quản lí, đầu tư dây truyền thiết bị để đáp ứng đủ cho các công trình thi công của công ty. 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lí của công ty TNHH Him Lam. Trong bất cứ doanh nghiệp nào việc tổ chức quản lí cũng rất cần thiết. Tổ chức tốt bộ máy quản lí sẽ đảm bảo cho sản xuất có hiệu quả. Việc tổ chức bộ máy quản lí tùy thuộc vào quy mô loại hình doanh nghiệp đặc điểm và điều kiện sản xuất cụ thể của từng doanh nghiệp Bộ máy của công ty gọn nhẹ khép kín đã giúp cho thông tin được kịp thời và góp phần phục vụ cho việc quản lí được hiệu quả nhất .Toàn bộ hoạt động trong công ty đều chịu sự chỉ đạo thống nhất của chủ tịch hội đồng quản trị và giám đốc điều hành. Chủ tịch hôị đồng thành viên Giám đốc điều hành Phòng kĩ thuật Phòng thi công Phòng vật tư Phòng kế toán Phòng kinh doanh Phòng hành chính Biểu 12: Sơ đồ bộ máy quản lí của Công ty TNHH Him Lam Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban như sau: - Chủ tịch hội đồng thành viên: Là người đứng đầu công ty, chịu trách nhiệm chỉ huy bộ máy quản lí.Đại diện cho quyền lợi của công nhân viên trong toàn doanh nghiệp. - Giám đốc điều hành Là người được cấp trên có thẩm quyền bổ nhiệm.Đại diện tư cách pháp nhân của công ty. Chịu trách nhiệm trước cán bộ công nhân viên về mọi mặt hoạt động sản xuất của công ty.Giám đốc trực tiếp phụ trách công tác kế toán tổ chức sản xuất kinh doanh, tổ chức cán bộ và theo dõi các hoạt động chung của công ty. - Phòng hành chính Có nhiệm vụ tổ chức tuyển chọn lao động theo kế hoạch được giao giải quyết chế độ, chính sách cho người lao động theo đúng chế độ, chính sách của nhà nước như lương, thưởng, phúc lợi... Lập định mức lao động tiền lương, các chế độ bảo hiểm kế hoạch đào tạo , quản lí hồ sơ … - Phòng tài chính – kế toán. Có trách nhiệm tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán trong phạm vi công ty.Giúp giám đốc thu nhập thông tin kinh tế cần thiết để hướng dẫn chỉ đạo kiểm tra các bộ phận. Thực hiện đầy đủ các chế độ ghi chép ban đầu, chế độ hạch toán và quản lí kinh tế tài chính lập kế hoạch tài chính hàng năm cho đầu tư chiều sâu trong quá trình sản xuất.Hạch toán quyết toán, kàm báo cáo quyết toán theo chế độ. - Phòng kĩ thuật. Có trách nhiệm kiểm tra mọi hoạt động về khoa học kĩ thuật và giám sát chất lượng của các công trình xây dựng. Cùng phòng thi công tổ chức thực thi các hợp đồng xây dựng.Quản lí công tác và lập nội quy về an toàn lao động. - Phòng thi công. Có nhiệm vụ đặt tiến độ thi công các công trình, khảo sát thiết kế và giám sát về kĩ thuật trong thi công, nghiệm thu các công trình về mọi mặt. Thanh quyết toán khối lượng và lập hồ sơ hoàn thành . - Phòng vật tư . Mua sắm cung cấp thiết bị theo yêu cầu cho công trình và thanh quyết toán vật tư . - Phòng kinh doanh. Giúp việc cho giám đốc về công tác kế hoạch quản lí thực thi các công việc về kế hoạch xây lắp và các dự án đầu tư. Điều tra khai thác thị trường xây dựng trong nước phù hợp với năng lực sở trường của công ty.Là đầu mối giao dịch tiếp thị và kí kết các hợp đồng kinh tế . 3. Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán và công tác hạch toán kế toán tại công ty TNHH Him Lam . 3.1 Tổ chức bộ máy kế toán. Phòng kế toán của công ty thực hiện nhiệm vụ tổng hợp số liệu báo cáo của đơn vị phụ thuộc và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế lập đầy đủ các báo cáo kế toán định kì. Tập hợp các chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm xây lắp. Tham mưu giúp việc cho giám đốc trong công tác tổ chức quản lí sản xuất của công ty. Nhằm sử dụng đồng vốn đúng mục đích hợp lí và đạt hiệu quả cao nhất. Do vậy tổ chức bộ máy kế toán một cách khoa học sẽ đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính hiệu quả của công tác hạch toán kế toán. Phòng tài chính kế toán của công ty gồm 5 người và bộ máy kế toán được thể hiện qua sơ đồ: Biểu 13: Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty TNHH Him Lam. Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán vật tư … Kế toán thuế … a. Nhiệm vụ và chức năng của từng bộ phận kế toán. - Kế toán trưởng. Người chịu trách chung toàn bộ công tác kế toán của công ty. Có nhiệm vụ giúp giám đốc tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê thông tin và kế hoạch kinh tế của công ty theo cơ chế quản lí mới. Trực tiếp chịu trách nhiệm trước giám đốc và quản lí cấp trên về công tác kế toán tại công ty. - Kế toán tổng hợp. Ghi sổ tổng hợp lập các sổ chi tiết và tổng hợp các sổ lên thành báo cáo công ty. Tập hợp chi phí tính giá thành. Ngoài ra, kế toán tổng hợp còn là người kiểm tra tính hợp lí hợp lệ của các chứng từ do thủ kho gửi lên. - Kế toán thanh toán. Phản ánh chính xác các khoản phải thu, phải trả và thu hồi các khoản công nợ. Quản lí theo dõi thu chi tiền gửi ngân hàng.Làm thủ tục đầy đủ đối chiếu với các ngân hàng về việc rút tiền gửi . Quản lí tiền mặt, séc, ngân phiếu trong công ty vào các sổ sách. - Kế toán vật tư. Theo dõi chi tiết tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu. Theo dõi thu mua nguyên vật liệu theo từng chủ hàng, kiểm tra thanh toán tiền mua và các chứng từ nhập xuất tồn để lên sổ chi tiết. - Kế toán thuế. Theo dõi việc lập biểu bảng thuế, tính thuế và thực hiện nghĩa vụ thuế đối với nhà nước. Vì số lượng nhân viên kế toán có hạn nên mỗi người trong phòng đều phải thực hiện kiêm nhiệm thêm một số phần hành kế toán khác nhau. Các bộ phận trong phòng luôn phối hợp, bổ sung cho nhau trong công việc nhưng vẫn đảm bảo tính nguyên tắc của tổ chức kế toán. b. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán tại Công ty TNHH Him Lam . Với phương châm “Dễ làm, dễ hiểu, minh bạch, công khai dễ kiểm tra, dễ kiểm soát “ và cho phép đánh giá đúng thực trạng tài chính của doanh nghiệp ở mọi thời điểm. Công ty đã lựa chọn hình thức ghi sổ kế toán là:“Hình thức sổ chứng từ ghi sổ “. Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu áp dụng “ Phương pháp thẻ song song “ để hạch toán. II. Thực trạng công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Him Lam 1. Đặc điểm nguyên vật liệu . Công ty TNHH Him Lam là đơn vị xây dựng cơ bản nên chi phí về nguyên vật liệu chiếm tỉ trọng lớn so với tổng sản lượng. Do đó yêu cầu đặt ra trong công tác quản lí hạch toán kế toán các quá trình thu mua vận chuyển, bảo quản dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu là hết sức quan trọng. Bộ phận quản lí nguyên vật liệu là phòng vật tư có nhiệm vụ tiến hành nhập xuất tồn vật liệu trong tháng. Định kì kiểm kê để tham mưu cho giám đốc những chủng loại vật tư cần dùng cho xây dựng.Bên cạnh cán bộ của phòng vật tư, thủ kho có trách nhiệm nhập xuất vật liệu theo phiếu nhập xuất đủ thủ tục chứng từ. 2.Phân loại nguyên vật liệu ở công ty. Nguyên vật liệu của công ty bao gồm nhiều loại nhiều thứ có nội dung kinh tế khác nhau.Để có thể quản lí một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán kế toán tổng hợp, chi tiết đối với từng loại. Kế toán cần phải phân loại dựa trên nội dung kinh tế và tác dụng của từng loại nguyên vật liệu . - Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu, là cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm xây dựng như: đá, gạch, cát, xi măng, sắt thép.... - Vật liệu phụ: Không cấu thành nên thực thể nhưng có tác dụng làm tăng chất lượng của công trình và tạo điều kiện cho quá trình sản xuất được tiến hành bình thường gồm các loại như phụ gia: dầu mỡ bôi trơn... - Nhiên liệu: bao gồm xăng, dầu phụ tùng để cung cấp cho đội xe cơ giới vận chuyển vật liệu hoặc cho cán bộ lãnh đạo của công ty hay các phòng ban đi công tác. - Phụ tùng thay thế: là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị đang sử dụng như các loại vòng bi, bánh răng.... 3. Đánh giá nguyên vật liệu tại công ty TNHH Him Lam. Tại công ty, việc đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế. Đối với nguyên vật liệu nhập kho ( Tính thuế theo phương pháp khấu trừ) 3.1. Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho: Tính trên giá trị ghi trên hoá đơn của người bán cộng với chi phí vận chuyển bốc dỡ nếu có. Thông thường ở công ty giá nhập kho bao gồm cả chi phí vận chuyển bốc dỡ vì khi kí kết hợp đồng mua nguyên vật liệu giá mua trên hoá đơn bao gồm cả chi phí vận chuyển tới tận chân công trình. 3.2 Giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho. Do nguyên vật liệu được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập cho đến lúc xuất dùng. Do đó doanh nghiệp đã áp dụng phương pháp giá thực tế đích danh để tính giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho. 4. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu dùng trong thi công bao gồm nhiều chủng loại tùy thuộc vào thiết kế của từng công trình. Công ty thu mua và dự trữ nguyên vật liệu trong giới hạn sao cho không quá nhiều gây ứ đọng vốn hoặc quá ít gây ngừng trệ trong thi công. Hầu hết các loại nguyên vật liệu đều do phòng vật tư mua.Sau đó cấp cho từng công trình theo nhu cầu. Những hợp đồng mua bán nguyên vật liệu do phòng vật tư trực tiếp kí kết với nhà cung cấp thì phải có xác nhận của giám đốc thì mới có hiệu lực. Nghiệp vụ thu mua nguyên vật liệu do phòng vật tư thực hiện khi vật liệu đến chân công trình trên cơ sở “ Hoá đơn GTGT “ ( Biểu14), “ Biên bản nhận hàng “ (Biểu16) có xác nhận của cả hai bên.Định kì theo thoả thuận của hai bên cung cấp và phòng vật tư cùng nhau lập “ Biên bản đối chiếu khối lượng “( Biểu15) có xác nhận của cả hai bên. 4.1. Chứng từ sử dụng: Chứng từ thường dùng trong hoạt động nhập nguyên vật liệu của công ty: Hoá đơn GTGT. Biên bản đối chiếu khối lượng. Biên bản nhận hàng. Phiếu nhập kho. Hoá đơn kiêm phiếu nhập kho. Phiếu xuất kho Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Giấy đề nghị thanh toán. Phiếu chi Phiếu giao nhận chứng từ 4.2. Tài khoản kế toán sử dụng: Để hạch toán tổng hợp quá trình nhập nguyên vật liệu, hàng ngày căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán sẽ phản ánh qua các TK 152, TK 331, TK 111, TK 133, TK 112.... Ví dụ: Trong tháng 02 năm 2004. Công ty đang tiến hành xây dựng một công trình tại Điện Biên. Theo kế hoạch nhân viên vật tư sẽ đi mua vật liệu nhập kho. Bên bán sẽ viết một hoá đơn GTGT cho nhân viên vật tư. Hoá đơn GTGT có mẫu như sau : Biểu 14: Hoá đơn GTGT Hóa đơn ( GTGT) Liên 2 ( Giao khách hàng ) Ngày 05 tháng 02 năm 2004 N0: 025856 Đơn vị bán : Công ty vật tư thiết bị và xây dựng Thành Tâm. Địa chỉ : 136 Trần Hưng Đạo – Thành phố Điện Biên. Họ tên người mua: Nguyễn Viết Thuỷ – Công ty TNHH Him Lam. Hình thức thanh toán : Tiền mặt. STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 Thép16 Kg 1.750 5.500 9.625.000 02 Thép 18 Kg 1.960 5.500 10.780.000 03 Thép 10 Kg 600 6.154 3.692.400 04 Thép 8 Kg 500 5.518 2.759.000 05 Thép6 Kg 1.000 5.113 5.113.000 06 Thép buộc Kg 400 6.000 2.400.000 07 Thép tấm Kg 286 5.480 1.567.280 Cộng tiền hàng 35.936.680 Thuế suất GTGT 5% 1.796.834 Tổng tiền thanh toán 37.733.514 Viết bằng chữ: Ba mươi bảy triệu bảy trăm ba mươi ba ngàn năm trăm mười bốn đồng chẵn / Người mua hàng Kế toán trưởng Giám đốc ( Kí, họ tên ) ( Kí, họ tên ) ( Kí, họ tên ) Khi có nguyên vật liệu được đưa về, thủ kho tiến hành kiểm tra khối lượng nguyên vật liệu ghi số lượng thực nhập và lập“ Biên bản đối chiếu khối lượng “cùng với “ Biên bản nhận hàng “. Các biên bản trên chỉ viết 02 liên Thủ kho sẽ giữ liên 01 để lưu làm phiếu nhập kho. Liên 02 : Bên giao hàng giữ . Các biên bản đó có mẫu như sau. Biểu 15: Biên bản đối chiếu khối lượng Biên bản đối chiếu khối lượng Căn cứ vào hợp đồng kinh tế số111 ngày 05 tháng 02 năm 2004 giữa Công ty TNHH Him Lam và Công ty vật tư thiết bị xây dựng Thành Tâm về việc mua bán khối lượng: Thép các loại . Hôm nay ngày 05 tháng 02 năm 2004 Thành phần hai bên gồm: Đơn vị nhận: Nguyễn Viết Thuỷ – Công ty TNHH Him Lam. Đơn vị giao: Ngô Thế Tâm - Công ty vật tư thiết bị và xây dựng Thành Tâm. Nội dung: Hai bên thống nhất nghiệm thu khối lượng sau: Giao nhận khối lượng gồm có: STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá 01 Thép16 Kg 1.750 5.500đồng / Kg 02 Thép 18 Kg 1.960 5.500đồng / Kg 03 Thép 10 Kg 600 6.154đồng / Kg 04 Thép 8 Kg 500 5.518đồng / Kg 05 Thép6 Kg 1.000 5.113đồng / Kg 06 Thép buộc Kg 400 6.000đồng / Kg 07 Thép tấm Kg 286 5.480đồng / Kg Đơn vị nhận Đơn vị giao ( Kí, họ tên ) ( Kí, họ tên ) Căn cứ vào biên bản đối chiếu khối lượng để phản ánh tình hình nhập nguyên vật liệu thực tế đến chân công trình.Đã đảm bảo công tác thu nhận vật liệu được chính xác và cung cấp đúng chất lượng. Hai bên giao nhận sẽ cùng nhau lập biên bản nhận hàng để chứng minh số vật liệu đã về nhập kho. Biểu 16: Biên bản nhận hàng. Đơn vị: Công ty TNHH Him Lam Địa chỉ: 2A –Quốc lộ 18 –xã Đại Phúc – Bắc Ninh Biên bản nhận hàng Đơn vị bán: Công ty vật tư thiết bị và xây dựng Thành Tâm. Địa chỉ : 136 Trần Hưng Đạo – Thành phố Điện Biên. Ngày 05 tháng 02 năm 2004 STT Chứng từ Ngày nhận Khối lượng Thép 16 (Kg) Thép 18 (Kg) Thép 10 (Kg) Thép 8 (Kg) Thép 6 (Kg) Thép buộc (Kg) Thép tấm (Kg) 01 025856 5/2/2004 1.750 1.960 600 500 1.000 400 286 Người giao Người nhận ( Kí, họ tên ) ( Kí, họ tên ) Khối lượng nguyên vật liệu do công ty thiết bị vật tư và xây dựng Thành Tâm cung cấp đảm bảo chất lượng,tiêu chuẩn ghi trên hợp đồng. Nhận được hoá đơn kèm theo thông báo của phòng vật tư thủ kho tiến hành lập “ Phiếu nhập kho “Phiếu nhập kho “ nhằm xác lập số lượng vật tư nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán “ Phiếu nhập kho “ do thủ kho lập thành 03 liên và phụ trách kí ( ghi rõ họ tên ) để nhập vật tư. Nhập kho xong, thủ kho ghi ngày tháng năm nhập kho và cùng người giao kí phiếu . Liên 01 : Lưu ở nơi lập phiếu . Liên 02 : Giao cho người bán hàng . Liên 03 : Giao cho kế toán vật tư . Biểu 17: Phiếu nhập kho. Đơn vị: Công ty TNHH Him Lam Địa chỉ: 2A –Quốc lộ 18 –xã Đại Phúc – Bắc Ninh Phiếu nhập kho Kho: Điện Biên N0: 0100010 Nhập của ông ( bà ): Ngô thế Tâm. Đơn vị : Công ty vật tư thiết bi và xây dưng Thành Tâm. Số phương tiện vận chuyển: STT Tên vật tư ĐVT Số lượng ghi bằng số Số lượng ghi bằng chữ 01 Thép16 Kg 1.750 Môt ngàn bảy trăm năm mươi 02 Thép 18 Kg 1.960 Một ngàn chín trăm sáu mươi 03 Thép 10 Kg 600 Sáu trăm 04 Thép 8 Kg 500 Năm trăm 05 Thép 6 Kg 1.000 Môt ngàn 06 Thép buộc Kg 400 Bốn trăm 07 Thép tấm Kg 286 Hai trăm tám mươi sáu Nhập ngày 05 tháng 02 năm2004 Chỉ huy công trình Vật tư Người giao Thủ kho ( Kí, họ tên ) ( Kí, họ tên) ( Kí, họ tên ) ( Kí, họ tên) Dựa vào khối lượng vật liệu đã nhập kho thực tế ghi trên Phiếu nhập kho hoá đơn GTGT của bên bán và các chứng từ có liên quan được thủ kho gửi lên, kế toán sẽ viết “Hoá đơn kiêm phiếu nhập kho “ làm căn cứ tính thành tiền nguyên vật liệu nhập kho. “Hoá đơn kiêm phiếu nhập kho “ lập thành 03 liên. Liên 01: Lưu tại nơi lập phiếu. Liên 02: Giao cho kế toán thanh toán làm thủ tục tính giá và đưa vào các khoản chi phí nếu sử dụng nguyên vật liệu. Liên 03 : Kế toán vật tư kèm theo với hoá đơn GTGT để lưu. Biểu 18: Hoá đơn kiêm phiếu nhập kho. Đơn vị: Công ty TNHH Him Lam Địa chỉ: 2A –Quốc lộ 18 –xã Đại Phúc – Bắc Ninh Hoá đơn kiêm phiếu nhập kho Kho: Điện Biên N0: 0001140 Nhập của ông ( bà ): Ngô Thế Tâm Đơn vị : Công ty vật tư và thiết bi xây dựng Thành Tâm Số phương tiện vận chuyển: STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 Thép16 Kg 1.750 5.500 9.625.000 02 Thép 18 Kg 1.960 5.500 10.780.000 03 Thép 10 Kg 600 6.154 3.692.400 04 Thép 8 Kg 500 5.518 2.759.000 05 Thép6 Kg 1.000 5.113 5.113.000 06 Thép buộc Kg 400 6.000 2.400.000 07 Thép tấm Kg 286 5.480 1.567.280 Cộng tiền hàng 35.936.680 Tổng cộng tiền ( viết bằng chữ ): Ba mươi lăm triệu chín trăm ba mươi sáu ngàn sáu trăm tám mươi đồng chẵn ./ Giám đốc Kế toán trưỏng Người giao Vật tư Thủ kho ( Kí, họ tên ) ( Kí, họ tên) ( Kí, họ tên ) ( Kí, họ tên) ( Kí, họ tên) 5. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu trong kho của công ty chủ yếu là xuất dùng cho các công trình. Căn cứ vào tiến độ thi công và nhu cầu cần xuất dùng nguyên vật liệu. Chỉ huy công trình sẽ lệnh cho xuất vật liệu. Căn cứ vào lệnh xuất vật liệu để thủ kho lập “ Phiếu xuất kho “ nhằm theo dõi chặt chẽ số lượng vật liệu xuất kho cho bộ phận thi công để kế toán làm căn cứ để hạch toán giá thành và kiểm tra việc sử dụng vật liệu. “ Phiếu xuất kho “ do thủ lập thành 02 liên Sau khi lập xong phiếu, chỉ huy công trình và những người có liên quan kí nhận thì tiến hành xuất kho ngyên vật liệu .Sau khi xuất kho thủ kho ghi số lượng thực xuất của từng loại, ngày tháng năm xuất kho và cùng người nhận vật tư kí nhận vào phiếu xuất kho. Liên 01: Lưu ở nơi lập phiếu Liên 02: Giao cho phòng kế toán để kế toán tính giá thành vật liệu xuất kho và vào sổ kế toán . Khi nào công trình hoàn thành bàn giao thì toàn bộ phiếu xuất kho sẽ được để lại phòng kế toán . Biểu 19: Phiếu xuất kho. Đơn vị: Công ty TNHH Him Lam Địa chỉ: 2A –Quốc lộ 18 –xã Đại Phúc – Bắc Ninh Phiếu xuất kho Kho: Điện Biên N0: 0500148 Xuất cho ông ( bà ): Nguyễn Văn Hưng Đơn vị : Phòng thi công STT Tên vật tư ĐVT Số lượng ghi bằng số Số lượng ghi bằng chữ 01 Thép16 Kg 1.750 Môt ngàn bảy trăm năm mươi 02 Thép 18 Kg 1.960 Một ngàn chín trăm sáu mươi 03 Thép 10 Kg 600 Sáu trăm 04 Thép 8 Kg 500 Năm trăm 05 Thép 6 Kg 1.000 Môt ngàn 06 Thép buộc Kg 400 Bốn trăm 07 Thép tấm Kg 286 Hai trăm tám mươi sáu Xuất ngày 05 tháng 02 năm2004 Chỉ huy công trình Người nhận Thủ kho ( Kí, họ tên ) ( Kí, họ tên ) ( Kí, họ tên) Căn cứ vào khối lượng thực xuất ghi trên “ Phiếu xuất kho “ kế toán sẽ lập “ Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho “ để làm cơ sở tính giá thành thực tế của vật liệu. “Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho “ được lập thành 02 liên . Liên 01: Lưu tại nơi lập phiếu. Liên 02: Kèm phiếu xuất kho để lưu chứng từ . Biểu 20:Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Đơn vị: Công ty TNHH Him Lam Địa chỉ: 2A –Quốc lộ 18 –xã Đại Phúc – Bắc Ninh Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Kho: Điện Biên N0: 0005156 Xuất của ông ( bà ): Nguyễn Văn Hưng. Đơn vị : Phòng thi công Số phương tiện vận chuyển STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 Thép16 Kg 1.750 5.500 9.625.000 02 Thép 18 Kg 1.960 5.500 10.780.000 03 Thép 10 Kg 600 6.154 3.692.400 04 Thép 8 Kg 500 5.518 2.759.000 05 Thép6 Kg 1.000 5.113 5.113.000 06 Thép buộc Kg 400 6.000 2.400.000 07 Thép tấm Kg 286 5.480 1.567.280 Cộng tiền hàng 35.936.680 Tổng cộng tiền ( viết bằng chữ ): Ba mươi lăm triệu chín trăm ba mươi sáu ngàn sáu trăm tám mươi đồng chẵn ./ Giám đốc Kế toán trưởng Thủ kho Người lập phiếu ( Kí, họ tên ) ( Kí, họ tên ) ( Kí, họ tên ) ( Kí, họ tên ) Sau khi có được hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho và hóa đơn kiêm phiếu nhập kho, nhân viên vật tư sẽ lấy đó làm căn cứ để viết phiếu đề nghị thanh toán. Mục đích để liệt kê các khoản tiền đã mua nguyên vật liệu làm cơ sở để kế toán thanh toán viết phiếu chi và ghi sổ kế toán. Biểu 21: Giấy đề nghị thanh toán Đơn vị: Công ty TNHH Him Lam Địa chỉ: 2A –Quốc lộ 18 –xã Đại Phúc – Bắc Ninh Giấy đề nghị thanh toán Ngày 05 tháng 02 năm 2004 Kính gửi: Ông giám đốc công ty TNHH Him Lam Tên tôi là: Nguyển Viết Thủy Địa chỉ: Phòng vật tư Đề nghị thanh toán số tiền: 37.733.514 ( Viết bằng chữ ) Ba mươi bảy triệu bảy trăm ba mươi ba ngàn năm trăm mười bốn ngàn đồng chẵn / Lí do: Mua nguyên vật liệu cho công trình Điện Biên. Giám đốc Kế toán trưởng Người đề nghị ( Kí, họ tên ) ( Kí, họ tên ) ( Kí, họ tên ) Khi giấy đề nghị thanh toán có đầy đủ chữ kí .Chuyển kế toán vật tư đã khớp hoá đơn GTGT ,hoá đơn kiêm phiếu nhập kho và các chứng từ có liên quan để trình kế toán trưởng xem xét và trình giám đốc duyệt . Kế toán trưởng sẽ giao cho kế toán thanh toán căn cứ để viết phiếu chi và vào sổ kế toán chi tiết . Biểu 22: Phiếu chi Đơn vị: Công ty TNHH Him Lam Địa chỉ: 2A –Quốc lộ 18 –xã Đại Phúc – Bắc Ninh Phiếu chi Ngày 05 tháng 02 năm 2004 Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Viết Thủy Địa chỉ : Phòng vật tư Lí do chi: Chi mua nguyên vật liệu cho công trình Điện Biên. Số tiền: 37.733.514 ( Viết bằng chữ ) Ba mươi bảy triệu bảy trăm ba mươi ba ngàn năm trăm mười bốn ngàn đồng chẵn / Kèm theo ..... chứng từ gốc Ngày 05 tháng 02 năm 2004 Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nhận ( đã kí ) ( đã kí ) ( đã kí ) ( đã kí ) ( đã kí ) 6. Hạch toán kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty TNHH Him Lam. 6.1.Hạch toán kế toán chi tiết nguyên vật liệu trên cơ sở : - Phiếu nhập kho và phiếu xuất kho . - Hoá đơn kiêm phiếu nhập kho và hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Từ các chứng từ đó, kế toán ghi vào các sổ:Thẻ kho và sổ chi tiết vật liệu Tại kho: Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào các phiếu nhập xuất kho vật liệu thì tiến hành dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu theo từng chỉ tiêu số lượng. Môĩ thứ vật liệu được lập thẻ kho sắp xếp từng loại để tiện cho việc theo dõi, kiểm tra... Định kì, thủ kho chuyển toàn bộ phiếu nhập kho, xuất kho lên cho phòng kế toán để thực hiện kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và kế toán kí xác nhận vào thẻ kho. Thẻ kho lập cho từng nguyên vật liệu . Ví dụ: Lập thẻ kho cho nguyên vật liệu cho: Thép tấm Biểu 23: Thẻ kho. Đơn vị: Công ty TNHH Him Lam Tên kho: Kho Điện Biên Thẻ Kho Ngày lập thẻ: Từ ngày 01/02/2004 đến 28/02/2004 Tờ số: 03 Tên vật tư: Thép tấm Đơn vị tính: Kg STT Chứng từ Diễn giải Số lượng SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn kho đầu ngày 1 01 05/02/04 Nhập vật liệu cho công trình Điện Biên 286 2 02 05/02/04 Xuất vật liệu cho công trình Điện Biên 286 Cộng phát sinh 286 286 Tồn kho cuối ngày 0 Kế toán Thủ kho ( Kí, họ tên ) ( Kí, họ tên ) b. Tại phòng kế toán Định kì,thủ kho giao nộp chứng từ nhập và xuất vật tư cho kế toán. Sau khi nhận được chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu, kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết cho từng loại vật liệu để theo dõi sự biến động cả về mặt số lượng lẫn giá trị. Sau khi ghi sổ chi tiết xong kế toán tiến hành cộng sổ chi tiết vật liệu, tính ra số nhập xuất tồn kho của từng vật liệu cả về mặt số lượng lẫn giá trị.Số lượng vật liệu tồn kho phản ánh trên sổ chi tiết phải được đối chiếu khớp đúng với số lượng vật liệu ghi trên thẻ kho của thủ kho.Sau khi kiểm tra, kế toán kí xác nhận vào thẻ kho Cuối tháng, kế toán tiến hành tổng hợp số liệu chi tiết của từng vật liệu vào bảng tổng hợp vật liệu trên cơ sở các phiếu nhập kho và xuất kho. Biểu 24: Sổ chi tiết vật liệu công trình Điện Biên Đơn vị: Công ty TNHH Him Lam Địa chỉ: 2A –Quốc lộ 18 –xã Đại Phúc – Bắc Ninh Sổ chi tiết Chi phí vật liệu cho công trình Điện Biên Tháng 02 năm 2004 Tài khoản 1541: Chi phí xây lắp. Số CTGS Chứng từ gốc Diễn giải TKĐƯ Số tiền NT SH Nợ Có Tháng 02 năm 2004 Số dư đầu tháng 002 5/2/04 02 Xuất NVL cho công trình Điện Biên 152 35.936.680 004 10/2/04 04 Xuất NVL cho công trình Điện Biên 152 17.672.000 006 20/2/04 06 Xuất NVL cho công trình Điện Biên 152 34.680.550 Cộng tháng 02/2004 88.289.230 Lũy kế từ đầu tháng 88.289.230 Dư cuối tháng 88.289.230 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc ( Kí, họ tên) ( Kí, họ tên ) ( Kí, họ tên ) Khi phát sinh các mối quan hệ mua vật liệu mà chưa thanh toán được với các đơn vị bán. Kế toán sẽ sử dụng tài khoản 331: “ Sổ chi tiết thanh toán với người bán “ để mở cho từng đối tượng theo dõi tình hình thanh toán của công ty. Biểu 26: Sổ chi tiết thanh toán với người bán Đơn vị: Công ty TNHH Him Lam Địa chỉ: 2A –Quốc lộ 18 –xã Đại Phúc – Bắc Ninh Sổ chi tiết thanh toán với người bán Từ tháng 01 đến tháng 02 năm 2004 Tên tài khoản: Phải trả cho người bán Số hiệu: 331 Số CTGS Chứng từ gốc Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Tháng 02 năm 2004 Dư đầu kì 25.789.000 003 03 10/2/04 Trả chậm tiền hàng 152 17.672.000 003 03 10/2/04 Thuế VAT 133 1.767.200 005 05 20/2/04 Trả chậm tiền hàng 152 34.680.550 005 05 20/2/04 Thuế VAT 133 3.468.055 Cộng phát sinh tháng 2 năm 2004 57.587.805 Lũy kế từ đầu năm 83.376.805 Dư cuối kì 83.376.805 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc ( Kí, họ tên) ( Kí, họ tên ) ( Kí, họ tên) 7. Hạch toán kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty TNHH Him Lam 7.1. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu. Căn cứ vào nhu cầu sản xuất và tiến độ thi công công trình, công ty lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu. Việc thu mua vật liệu do cán bộ phòng vật tư thu mua tuỳ thuộc vào nhu cầu xuất dùng. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ. Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Sổ này vừa dùng để đăng kí các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lí chứng từ ghi sổ, kiểm tra đối chiếu số liệu với bảng cân đối phát sinh. Biểu28:Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Đơn vị: Công ty TNHH Him Lam Địa chỉ: 2A –Quốc lộ 18 –xã Đại Phúc – Bắc Ninh Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Năm 2004 Chứng từ Diễn giải Số tiền SH NT 001 5/2/04 Thanh toán NVL bằng tiền mặt 35.936.680 002 5/2/04 Xuất kho NVL cho công trình Điện Biên 35.936.680 003 10/2/04 Trả chậm tiền hàng 17.672.000 004 10/2/04 Xuất kho NVL cho công trình Điện Biên 17.672.000 005 20/2/04 Trả chậm tiền hàng 34.680.550 006 20/2/04 Xuất kho NVL cho công trình Điện Biên 34.680.550 001 5/2/04 Thuế VAT 1.796.834 003 10/2/04 Thuế VAT 1.767.200 005 20/2/04 Thuế VAT 3.468.055 Người ghi sổ Kế toán trưởng ( kí, họ tên ) ( kí, họ tên ) b. Sổ cái. Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh của từng tài khoản. Cuối kì, khoá sổ, tính ra số dư của từng tài khoản để làm căn cứ lập bảng cân đối phát sinh và các báo cáo tài chính. Biểu 29: Sổ cái vật liệu. Đơn vị: Công ty TNHH Him Lam Địa chỉ: 2A –Quốc lộ 18 –xã Đại Phúc – Bắc Ninh Sổ cái Tên tài khoản: Nguyên liệu, vật liệu Số hiệu: 152 Từ tháng 01 đến tháng 02 năm2004 CTGS Diễn giải TKĐƯ Nợ Có Tháng 02 năm 2004 Dư đầu tháng 001 Mua NVL bằng tiền mặt 111 35.936.680 002 Xuất NVL cho công trình Điện Biên 1541 35.936.680 003 Trả chậm tiền hàng 331 17.672.000 004 Xuất NVL cho công trình Điện Biên 1541 17.672.000 005 Trả chậm tiền hàng 331 34.680.550 006 Xuất NVL cho công trình Điện Biên 1541 34.680.550 Cộng tháng 02 năm 2004 88.289.230 88.289.230 Lũy kế từ đầu tháng 88.289.230 88.289.230 Dư cuối tháng 0 0 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc ( Kí, họ tên) ( Kí, họ tên) ( Kí, họ tên) Biểu 30: Sổ cái phải trả người bán Đơn vị: Công ty TNHH Him Lam Địa chỉ: 2A –Quốc lộ 18 –xã Đại Phúc – Bắc Ninh Sổ cái phải trả người bán Tên tài khoản: Phải trả người bán Số hiệu: 331 Từ tháng 01 đến tháng 02 năm2004 Số CTGS Diễn giải TKĐƯ Nợ Có 003 Trả chậm tiền hàng 152 17.672.000 005 Trả chậm tiền hàng 152 34.680.550 003 Thuế VAT 133 1.767.200 005 Thuế VAT 133 3.468.055 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc ( Kí, họ tên) ( Kí, họ tên) ( Kí, họ tên) Biểu 31: Sổ cái chi phí xây lắp Đơn vị: Công ty TNHH Him Lam Địa chỉ: 2A –Quốc lộ 18 –xã Đại Phúc – Bắc Ninh Sổ cái Tên tài khoản: chi phí xây lắp Số hiệu: 1541 Từ tháng 01 đến tháng 02 năm2004 Số CTGS Diễn giải TKĐƯ Nợ Có Tháng 02 năm 2004 Dư đầu tháng 002 Xuất NVLcho công trình Điện Biên 152 35.936.680 004 Xuất NVLcho công trình Điện Biên 152 17.672.000 006 Xuất NVLcho công trình Điện Biên 152 34.680.550 Cộng phát sinh trong tháng 88.289.230 Luỹ kế từ đầu năm 88.289.230 Dư cuối tháng 88.289.230 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc ( Kí, họ tên) ( Kí, họ tên) ( Kí, họ tên) Biểu 32: Sổ cái thuế GTGT được khấu trừ Đơn vị: Công ty TNHH Him Lam Địa chỉ: 2A –Quốc lộ 18 –xã Đại Phúc – Bắc Ninh Sổ cái Tên tài khoản: Thuế GTGT được khấu trừ Số hiệu: 133 Từ tháng 01 đến tháng 02 năm2004 Số CTGS Diễn giải TKĐƯ Nợ Có Tháng 02 năm2004 Dư đầu kì 001 Thuế VAT 111 1.796.834 003 Thuế VAT 331 1.767.200 005 Thuế VAT 331 3.468.055 Cộng phát sinh tháng 2 năm 2004 7.032.089 Lũy kế từ đầu năm 7.032.089 Dư cuối kì 7.032.089 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc ( Kí, họ tên) ( Kí, họ tên) ( Kí, họ tên) Phần III: Phương hướng hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tại công ty TNHH Him Lam. I. Những ưu điểm trong công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại công ty. Để đứng vững trong thị trường cạnh tranh, công ty đã nhanh chóng tổ chức bộ máy quản lí gọn nhẹ với đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn vững vàng và trách nhiệm cao trong công việc.Đạt được những thành tích đáng kể đó không thể thiếu được sự phấn đấu cố gắng của cán bộ nhân viên phòng kế toán. 1. Về bộ máy kế toán. Tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ linh hoạt. Bộ máy kế toán đã đáp ứng được yêu cầu hạch toán ,phản ánh được tình hình sử dụng vật tư . Thu thập xử lý và cung cấp thông tin về các quá trình kinh tế diễn ra trong công ty .Phòng kế toán luôn có sự phối hợp với các phòng ban để đảm bảo cho công tác kế toán nhất là kế toán nguyên vật liệu được khoa học chính xác và kịp thời. 2. Về công tác hạch toán kế toán. Công ty TNHH Him Lam đã áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ. Đây là hình thức ghi sổ kế toán đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu. Hệ thống chứng từ ghi chép sổ sách tổng hợp được tổ chức hợp pháp và theo đúng chế độ hiện hành đảm bảo được tính chính xác rõ ràng trong công tác hạch toán . Công tác hạch toán nguyên vật liệu cũng được tiến hành có nề nếp . 3. Về hạch toán kế toán nguyên vật liệu Luôn nhận thức được tầm quan trọng của công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất thi công. Công ty đã tổ chức khá tốt công tác quản lí cũng như kế toán nguyên vật liệu. Điều này cho thấy phòng kế toán đã tuân thủ đúng theo chế độ kế toán hiện hành.áp dụng hệ thống sổ sách hợp lí, phù hợp với đặc điểm của quá trình thi công xây dựng. Sử dụng phương pháp thẻ song song, mở sổ chi tiết theo dõi tình hình biến động thường xuyên của vật liệu để phục vụ nhu cầu quản trị doanh nghiệp. Công tác tổ chức chứng từ chặt chẽ giúp cho kế toán vật liệu theo dõi chính xác tạo điều kiện thuận lợi cho việc hạch toán vật liệu khoa học, ít trùng lặp.Qua đó,tiết kiệm được lao động cho công việc kế toán. Hệ thống sổ sách, tài khoản hạch toán được sử dụng theo đúng chế độ đã đảm bảo cho việc lập các báo cáo quyết toán định kì nộp lên cấp trên chính xác Giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết thường xuyên đối chiếu sổ sách để đảm bảo cho việc chính xác về hiện vật của nguyên vật liệu biến động trong kì. Cung cấp thông tin kịp thời về chi phí nguyên vật liệu phục vụ cho các nhu cầu của doanh nghiệp nhằm tạo điều kiện tính chính xác và đầy đủ của giá thành sản phẩm. 4. Về công tác quản lí vật liệu: Do đặc điểm về ngành nghề xây dựng, việc mua vật liệu phục vụ cho thi công của công ty được thực hiện tốt từ khâu thu mua đến dự trữ, sử dụng đúng với định mức. Vật liệu được dự trữ hợp lí, không để tồn kho quá nhiều gây ảnh hưởng đến thi công. Tránh được tình trạng ứ đọng vốn và lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. - ở khâu thu mua: Công ty đã tạo cho mình được một thị trường cung cấp nguyên vật liệu ổn định. Quản lí tốt khâu thu mua thông qua việc quản lí hóa đơn chứng từ thu mua. - ở khâu bảo quản: Trong các kho đã ược trang bị đầy đủ các phương tiện bảo quản thích hợp cho nguyên vật liệu. Phản ánh trung thực về mặt số lượng lẫn giá trị sử dụng. - ở khâu sử dụng: Khi có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu và được duyệt của chi huy công trình thì thủ kho viết phiếu xuất để cung cấp cho công trình đang thi công trong thời gian nhanh nhất. 5. Việc sử dụng kế toán máy trong công tác kế toán. áp dụng những thành tựu khoa học vào công tác kế toán đã góp phần làm giảm bớt được công việc, tạo điều kiện chuyên môn hoá lao động kế toán.Góp phần cung cấp một cách chính xác và đầy đủ thông tin cho quản lí nhằm nâng cao hiệu quả công tác hạch toán kế toán tại công ty. 6. Về công tác phân loại vật liệu . Vật liệu trong công ty gồm nhiều chủng loại, quy cách và kích cỡ khác nhau nên rất khó nhớ từng loại. Nhưng phòng kế toán đã áp dụng sổ danh điểm vật tư quy định từng loại vật liệu theo một kí hiệu nhất định nên đã làm cho việc tìm kiếm vật liệu trở nên dễ dàng. Ngoài ra công ty còn thực hiện lập phiếu giao nhận chứng từ .Tránh được tình trạng sai sót khi thủ kho hay một bộ phận nào đó lên nộp chứng từ để có cơ sở pháp lý quy kết trách nhiệm khi chứng từ bị mất nhằm nâng cao được trách nhiệm bảo quản chứng từ . Để có được những thành tựu trên là do sự nỗ lực của cán bộ phòng kế toán cùng với sự lãnh đạo đúng đắn của ban lãnh đạo công ty II. Những hạn chế còn tồn tại. Bên cạnh những thành tựu nổi bật đã đạt được, việc hạch toán nguyên vật liệu tại công ty cần bổ sung một số thiếu sót sau để hoàn thiện công tác hạch toán kế toán . 1. Về thông tin kế toán. Do đặc điểm riêng của ngành xây lắp là công trình thi công thường ở xa trụ sở chính của công ty. Vì vậy, việc thu thập các chứng từ ở các kho gửi lên để hạch toán thường bị chậm. Tại các công trình thì kế toán ở đó có nhiệm vụ thu thập các chứng từ gửi lên công ty theo định kì. Còn lại công ty, nếu có sự thay đổi nào đó về cách hạch toán hay phương pháp ghi chép phải cử người xuống công trình để thông báo, hướng dẫn cho kế toán công trình. 2. Việc vận dụng phương pháp hạch toán tổng hợp NVL Công ty sử dụng sổ kế toán theo hình thức “Chứng từ ghi sổ “. Các chứng từ ghi sổ đều được lập vào cuối tháng nên toàn bộ công việc dồn cuối tháng dẫn đến khối lượng công việc nhiều . 3. Trong điều kiện nền kinh tế hiện nay, giá cả của nhiều mặt hàng luôn thường xuyên biến động. Công ty chưa lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Điều này có ảnh hưởng không tốt đến kết quả kinh doanh của công ty trong trường hợp giá cả nguyên vật liệu trên thị trường gặp biến động lớn. II. Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Him Lam. 1. Sự cần thiết khách quan phải hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, việc tạo cho mình một chỗ đứng vững chắc đã trở thành vấn đề mang tính sống còn của mỗi doanh nghiệp. Hạch toán kế toán là một bộ phận của hệ thống quản lí nhà nước trong việc chỉ đạo các doanh nghiệp hoạt động trong cơ chế thị trường. Khi chuyển đổi cơ chế quản lí kinh tế nhà nước cho phép các doanh nghiệp chủ động trong sản xuất kinh doanh theo khuôn khổ của pháp luật nên hạch toán càng có vai trò quan trọng là nguồn cung cấp các sốliệu và có liên quan trực tiếp đến tương lai của doanh nghiệp. Kế toán nguyên vật liệu là công cụ phục vụ đắc lực cho việc hạch toán và quản lí của các cấp lãnh đạo. Việc hạch toán chính xác không chỉ có tác dụng tích cực đến việc kế toán nguyên vật liệu mà còn là tiền đề để thực hiện kế hoạch hạ thấp giá thành sản xuất. Hạch toán tốt nguyên vật liệu sẽ đảm bảo cung cấp kịp thời đồng bộ những vật liệu cần thiết cho thi công , kiểm tra, giám sát việc chấp hành định mức dự trữ tiêu hao và ngăn ngừa các hiện tượng mất mát lãng phí.Đồng thời góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Chúng ta đã tận dụng được những kinh nghiệm và sự giúp đỡ của các chuyên gia nước ngoài trong việc xây dựng chế độ kế toán phù hợp. Tuy nhiên,trong quá trình áp dụng vào thực tế ở từng doanh nghiệp không thể tránh khỏi những sai sót. Do đó,để có thể tồn tại và phát triển mỗi doanh nghiệp còn phải dựa vào chính nội lực của mìn ,thích ứng được ở mọi cơ chế,tạo uy tín với khách hàng chiếm lĩnh thị trường trong nước và mở rộng thị trường quốc tế. Chính việc cải tiến hoàn thiện trong công tác kế toán là một trong những nhân tố quan trọng góp phần vào thành công của công ty. 2. Các biện pháp hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại công ty TNHH Him Lam Con người khi tiến hành bất cứ việc gì cũng mong muốn đạt hiệu quả cao, nghĩa là với chi phí tối thiểu phải đem lại lợi ích kinh tế tối đa. Do vậy, hoàn thiện công tác kế toán hạch toán nguyên vật liệu là yêu cầu rất bức thiết. Chuẩn mực kế toán quốc tế là cơ sở để nước ta xây dựng hệ thống kế toán phù hợp với điều kiện kinh tế Việt Nam. Trên cơ sở đó, chuẩn mực kế toán quốc gia là nguyên tắc kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp. Như vậy hướng hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Him Lam phải dựa trên các chế độ kế toán ban hành của bộ tài chính về hệ thống, phương pháp thực hiện và các tài khoản chứng từ sổ sách kế toán đang sử dụng nhằm góp phần tích cực vào công việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. Xuất phát từ những tồn tại cần khắc phục và hoàn thiện.Em xin mạnh dạn đưa ra một số biện pháp mong muốn được góp phần giúp công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Him Lam được hoàn thiện hơn. 2.1. Về lập định mức tiêu hao vật liệu. Hầu hết các công trình mà công ty tiến hành thi công đều do công tylàm trên cơ sở trúng thầu . Trường hợp công ty giao cho các đội tính trên giá bán công trình. Điều này đòi hỏi công ty nên xây dựng hệ thống định mức hạn mức vật liệu dùng để thi công. Hệ thống định mức và hạn mức nay là căn cứ vững chắc để lãnh đạo thực hiện kế hoạch hạ giá thành sản phẩm, loại trừ hiện tượng sử dụng vật liệu không hiệu quả gây lãng phí trong khi tiến hành thiết kế công trình 2.2. Hoàn thiện kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Hiện nay, công ty đang sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán nguyên vật liệu. Đặc điểm nguyên vật liệu ở công ty lại đa dạng phong phú về chủng loại .Do vậy,công ty nên xem xét phương pháp sổ số dư vào hạch toán chi tiết vật liệu.Theo phương pháp này, trình tự hạch toán nguyên vật liệu được thực hiện theo các bước sau: Bước 01: Giống như phương pháp thẻ song song,tại kho, thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập xuất và tồn kho nguyên vật liệu về mặt số lượng. Ngoài ra cuối tháng, thủ kho còn phải ghi số lượng tồn kho vào sổ số dư. Bước 02: Căn cứ vào chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu, kế toán lập bảng kê xuất để ghi chép tình hình nhập, xuất hàng ngày và định kì. Từ các bảng kê nhập xuất, kế toán lập các bảng kế nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số liệu của từng nhóm Bước 03: Kế toán mở sổ số dư sử dụng cho cả năm theo từng kho loại nguyên vật liệu được ghi một dòng sổ tổng hợp dư về số lượng và giá trị. Sau đó giao cho thủ kho ghi cột số lượng dư vào cuối tháng và đưa lên cho phòng kế toán ghi cột số tiền dư bằng cách lấy số lượng ở sổ số dư nhân với giá hạch toán. Bước 04: Cuối tháng đối chiếu sổ số dư với bảng luỹ kế nhập xuất tồn về giá trị. 2.3. Cải tiến công tác quản lí vật liệu. Tập hợp chi phí phát sinh nhằm tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm là một trong những nhiệm vụ quan trọng của công ty, đòi hỏi các nhà quản trị phải đưa ra các quyết định đúng đắn trong việc sử dụng tài sản vật tư … Đặc biệt, do đặc điểm sản xuất kinh doanh, chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỉ trọng lớn, công ty nên đề ra biện pháp tiết kiệm chi phí như khuyến khích quản lí nguyên vật liệu đồng thời cải tiến công nghệ sản xuất, thi công nhằm tiết kiệm tối đa chi phí. 2.4. Kết hợp tốt biện pháp đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực với các chính sách khuyến khích người lao động. Mọi hoạt động của công ty con người chiếm một vị trí đặc biệt quan trọng. Thực hiện công tác đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực một cách thường xuyên liên tục góp phần tăng chất lượng của nguồn nhân lực. Mỗi công việc cần phải có những con người phù hợp, có năng lực mới đảm bảo cho hoạt động của công ty có hiệu quả. Cần xây dựng và thực hiện các chính sách khuyến khích,bồi dưỡng khen thưởng kịp thời với những cán bộ, công nhân có thành tích nhiệt tình trong công việc và có biện pháp xử lí nghiêm minh với các trường hợp vi phạm tuỳ theo mức độ nặng nhẹ. Để phát huy tinh thần lao động, công ty nên phát động các phong trào thi đua tiết kiệm nguyên vật liệu … thường xuyên thăm hỏi giúp đỡ các gia đình công nhân viên, người lao động trong công ty khi họ gặp khó khăn. 2.5. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế của tài sản. Do ta lập dự phòng giảm giá, doanh nghiệp có thể tích luỹ được một số vốn đáng lẽ đã được phân chia. Số vốn này sử dụng để bù đắp các khoản giảm hàng tồn kho thực sự phát sinh. Thực chất các khoản lập dự phòng là một nguồn tài chính của doanh nghiệp tạm thời nằm trong các tài sản lưu động trước khi sử dụng thật sự. Việc trích lập dự phòng được thực hiện ở thời điểm khoá sổ kế toán để lập báo cáo tài chính năm.Sau khi tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu, để lập dự phòng thì nguyên vật liệu phải có các điều kiện sau:- Là những vật tư tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính và có giá trị thấp hơn giá trị ghi trên sổ kế toán. - Nguyên vật liệu thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. - Có chứng từ hoá đơn hợp lí và hợp lệ. Tài khoản được hạch toán là tài khoản 159: “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”. Bên nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá Bên có: Trích lập dự phòng giảm giá Dư có: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện còn Cuối niên độ kế toán hoàn nhập toàn bộ số dự phòng năm trước: Nợ TK 159 Có TK 711 Đồng thời trích lập dự phòng năm nay: Nợ TK 642 Có TK 159 Kết luận Dù đứng trên phương diện kinh tế nào mục đích cơ bản của các doanh nghiệp hoạt động đều là hướng tối đa hóa lợi nhuận ngày càng nâng cao hiệu quả xã hội. Để đạt được mục tiêu đề ra mỗi doanh nghiệp phải tự tìm cho mình một hướng đi đúng đắn. Không ngừng đổi mới một cách toàn diện, sử dụng đồng bộ và hợp lí nhiều biện pháp quản lí. Một trong các biện pháp đó là hoàn thiện tổ chức bộ máy tiết kiệm và hạ thấp giá thành của sản phẩm. Có thể nói, vật liệu đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lí nói chung và công tác hạch toán nói riêng. Thông qua đó việc nhập xuất nguyên vật liệu giúp cho các doanh nghiệp sử dụng vốn một cách hợp lí tránh mất mát lãng phí đồng thời góp phần làm giảm chi phí sản xuất tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. Qua thời gian thực tế tại công ty TNHH Him Lam đã giúp em có điều kiện vận dụng những kiến thức đã học ở nhà trường vào thực tế. Qua đó thấy được việc đi đôi học tập, nghiên cứu lí luận thì tìm hiểu thực tế là vấn đề quan trọng không thể thiếu được. Đây là thời gian để sinh viên “ thử nghiệm “ những lí luận đã học được vào thực tế như thế nào để đạt hiệu quả cao nhất. Mặc dù đã hết sức cố gắng trong việc trình bày và phân tích. Song do trình độ nhận thức còn hạn hẹp, kinh nghiệm thực tế chưa nhiều nên nội dung trình bày không tránh khỏi những sai sót. Vì vậy em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo, các anh chị trong công ty để chuyên đề đạt kết quả cao Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trường Đại học Công Đoàn các anh chị trong phòng kế toán của công ty TNHH Him Lam và đặc biệt là cô Đinh thị Kim Liễu đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành tốt chuyên đề này. Hà Nội ngày 08 tháng 05 năm 2004 Sinh viên thực hiện. Nguyễn Thị Kết Tài liệu tham khảo Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính VAT –PTS Nguyễn Văn Công Hướng dẫn thực hành, hạch toán kế toán, bài tập và lập báo cáo tài chính doanh nghiệp. Hệ thống kế toán doanh nghiệp xây lắp. 400 sơ đồ hệ thống kế toán. Giáo trình quản trị tài chính doanh nghiệp. Các hình thức sổ kế toán doanh nghiệp Hướng dẫn kế toán thực hiện bốn chuẩn mực kế toán Giáo trình kế toán tài chính - Trường học viện tài chính kế toán Luật kế toán doanh nghịêp Các tài liệu khác có liên quan.