Chuyên đề Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội

hụ cấp trách nhiệm : 0,2 Theo chế độ phụ cấp của Công ty, anh Nam được hưởng các loại phụ cấp sau: 2,98 x 290.000đ 26 X 0,1 = 53.182đ 16 x Phụ cấp trách nhiệm: 0,2 x 290.000đ = 58.000đ. Phụ cấp độc hại: Vậy, tổng số tiền phụ cấp anh Nam được hưởng la; 58.000đồng + 53.182đồng = 111.182đồng d. Điều chỉnh thu nhập tiền lương Quỹ tiền lương hàng tháng còn lại được điều chỉnh thu nhập tiền lương cho cán bộ công nhân viên sau khi đã chi cáckhoản: _ Lương theo thời gian. _ Lương theo sản phẩm _ Các khoản phụ cấp. Quỹ TL còn lại Tổng số CNV trong DS hưởng lương Điều chỉnh thu nhập TLBQ 1CNV mức hệ số 1 = Đối với những lao động mới được tuyển dụng thì chỉnh như sau ; Hệ số 0,85 : Đại học, Cao đẳng thời hạn 6 tháng. Hệ số 0,7 : trung học, Công nhân kỹ thuật đào tạo hệ bậc 3/7 thời hạn 24 tháng. *Giám đốc Công ty uỷ quyền cho đồng chí phụ trách đơn vị phối hợp với Công đoàn bộ phận tiến hành phân phối điều chỉnh thu nhập tiền lương. *Trên cơ sở thu nhập tiền lương của Giám đốc không vượt quá 2,8 lần thu nhập bình quân của cán bộ công nhân viên trong Công ty và để khuyến khích lao động giỏi nâng cao hiệu quả công tác, thu nhập tiền lương của một số đối tượng được điều chỉnh như sau: Phó giám đốc, chủ tịch công đoàn Công ty không vượt quá 2,4 lần thu nhập tiền lương bình quân cuả cán bộ công nhân viên trong Công ty. Trợ lý giám đốc không vượt quá 2,2 lần thu nhập tiền lương bình quân của cán bộ công nhân viên trong Công ty. Trưởng phòng, quản đốc hoặc chức vụ tương đương không vượt quá 1,9 lần thu nhập tiền lương bình quân cuả cán bộ công nhân viên trong Công ty. Phó phòng, phó quản đốc hoặc chức vụ tương đương, bí thư đoàn thanh niên, kỹ sư, cán bộ đại học có trình độ giỏi đang thực hiện nhiệm vụ có yêu cầu kỹ thuật cao,đang gữi vai trò trọng trách trong dây chuyền sản xuất không vượt quá 1,4 lần thu nhập tiền lương bình quân cuả cán bộ công nhân viên trong Công ty. 2.3.4. Các khoản trích theo lương và chế độ tài chính. Ngoài tiền lương, cán bộ công nhân viên chức trong Công ty còn được hưởng các khoản trợ cấp thuộc phúc lợi xã hội, trong đó có trợ cấp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế. Quỹ bảo hiểm xã hội (BHXH) được hình thành bằng cách trích 20% trên tổng quỹ lương cấp bậc hàng tháng ghi trong hợp đồng lao động. Trong đó: +15% trích vào chi phí sản xuất kinh doanh. + 5% trừ vào thu nhập của người lao động. Toàn bộ quỹ BHXH nộp lên cơ quan BHXH cấp trên. Quỹ BHXH được chi tiêu cho các trường hợp người lao động ốm đau, con ốm, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hưu trí, tử tuất. Công ty chỉ thanh toán chi phí BHXH cho người lao động khi có chứng từ hợp lệ. Cuối quý, bộ phận lao động- tiền lương lập bảng thanh toán BHXH để quyết toán với cơ quan BHXH. Quỹ bảo hiểm y tế (BHYT) được hành thành bằng cách tính 3% tiền tổng quỹ lương cấp bậc hàng tháng ghi trong hợp đồng lao động. Trong đó: + 2% trích vào chi phí sản xuất kinh doanh. + 1% khấu trừ vào thu nhập của người lao động. Cứ 3 tháng một lần, Công ty trích tiền để mua thẻ BHYT cho người lao động theo bảng lương được quy định trong NĐ 26/CP. Sau đó, cuối quý phân bổ vào chi phí bảo hiểm của người lao động. Quỹ BHYT được sử dụng để thanh toán các khoản tiền khám, chữa bệnh, viện phí, thuốc thang… cho người lao động trong thời gian ốm đau, sinh đẻ. Y tế Công ty chỉ được giải quyết cho người lao động nghỉ ốm mỗi đợt không quá 03 ngày theo quy định bảo hiểm y tế phân cấp. Trường hợp người lao động nghỉ ốm, con ốm, … thai sản… từ ngày thứ 04 trở đi Y tế Công ty căn cứ các quy định về BHXH để giải quyết. Ngoài ra để có nguồn chi phí cho hoạt động công đoàn, hàng tháng Công ty còn phải trích thêm 2% trên tổng quỹ lương thực hiện. Trong đó: + 1% nộp lên Công đoàn cấp trên + 1% giữ lại để chi tiêu cho hoạt động Công đoàn tại Công ty. Qua sự trình bày và phân tích các hình thức trả lương ở Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội có thể thấy Công ty đã áp dụng khá phong phú các hình thức trả lương, và các hình thức này rất phù hợp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh của Công ty. Nó đã bù đắp được sức lao động bỏ ra của CBCNV và có khả năng khuyến khích người lao động hăng say làm việc, nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm chi phí vật liệu. Trong những năm gần đây, Công ty không những luôn cải tiến và mở rộng các hình thức trả lương mà còn chú trọng đến việc tăng thu nhập cho người lao động. Để tăng thu nhập cho người lao động Công ty đưa ra một số biện pháp sau: Tăng doanh thu ( tăng sản lượng tiêu thụ và nâng giá trị của sản phẩm). Thu nộp ngân sách đủ và vượt mức kế hoạch. Tiết kiệm chi phí để có lợi nhuận phát sinh đạt và vượt kế hoạch. Có như vậy Tổng Công ty Hoá Chất Việt Nam mới giao cho đơn giá tiền lương ở mức cao hơn ( theo % hoàn thành kế hoạch), làm cho tổng quỹ lương thực hiện nâng cao dẫn đến thu nhập của người lao động nâng lên. Cụ thể tháng 12 năm 2002 doanh thu đạt 18,405 tỷ đồng, thu nhập bình quân của người lao động là 1.688.000 đồng/người/tháng. Tháng 1/2003 do tình hình thị trường trong nước cũng như ngoài nước không ổn định nên doanh thu của Công ty giảm xuống còn 13,46 tỷ đồng, dẫn tới thu nhập bình quân của người lao động cũng giảm theo và chỉ đạt 1.446.000 đồng/người/tháng. 2.4. Thực trạng hạch toán kế toán tiền lương và các khoản thu nhập khác của người lao động ở Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội. 2.4.1. Thực trạng hạch toán kế toán tiền lương. 2.4.1.1. Chứng từ và hạch toán ban đầu. Hàng ngày, tại các phòng ban, đơn vị, các cán bộ phụ trách có trách nhiệm theo dõi và ghi chép số lao động có mặt, vắng mặt, nghỉ phép… vào bảng chấm công. Bảng chấm công được lập theo đúng mẫu quy định của Nhà nước được treo công khai tại nơi làm việc để mọi người có thể theo dõi ngày công của mình Bảng số 2.4.1.1: Bảng chấm công STT Họ và tên Ngày trong tháng Quy ra công 1 2 ... 31 Số công hưởng lương sản phẩm Số công hưởng lương thời gian Số công ngừng việc nghỉ việc hưởng 100% lương(F) Số công Số công hưởng BHXH Ăn ca Độc hại A B 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 Lê Văn Nam XĐ XĐ X 26 24 10 2 Nguyễn Hồng Hạnh XĐ X X 26 6 24 4 3 Đào Phương Loan XĐ F X 20 17 3 4 Vương Tuấn Anh XĐ X X 26 24 5 5 Trần Ngọc Cương XĐ XĐ X 26 24 10 Bảng 2.4.1.2:Bảng thanh toán tiền lương TT Họ và tên Bậc lương Lương sản phẩm Lương thời gian nghỉ việc phải ngừng việc hưởng 100% lương Độc hại Lương năng suất Điều chỉnh thu nhập Ăn ca Phụ cấp khác Tổng số Tạm ứng kỳ I` Các khoản phải khấu trừ Kỳ II được lĩnh Số SP (phụ cấp) Số tiền Số công Số tiền Số công Số tiền Số công Số tiền Số tiền Ký nhận BHXH 6% Vé ôtô Cộng Số tiền Ký nhận A B C 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 1 Lê Văn Nam 625800 42000 26 625800 16 38500 438100 200000 24 96000 1440400 800000 Đã ký 40100 40100 600300 Đã ký 2 Nguyễn Hồng Hạnh 373800 20 6 373800 3 4300 201300 200000 17 68000 847400 500000 Đã ký 22400 20000 42400 305000 Đã ký 3 Đào Phương Loan 373800 26 373800 5 7200 261700 200000 24 96000 938700 500000 Đã ký 22400 22400 416300 Đã ký 4 Vương Tuấn Anh 373800 26 373800 10 14400 261700 200000 24 96000 945900 500000 Đã ký 22400 22400 423500 Đã ký 5 Trần Ngọc Cương 373800 26 373800 5 7200 261700 200000 24 96000 938700 500000 Đã ký 22400 22400 416300 Đã ký Tổng cộng 42000 2121000 71600 1424500 1000000 452000 5111100 2800000 129700 20000 149700 2161400 Cuối tháng tại các phòng ban, đơn vị, các cán bộ phụ trách có trách nhiệm tiến hành tổng hợp tính ra số công đi làm, nghỉ phép, nghỉ không lương của từng người lao động trong phòng ban, đơn vị mình. Bảng chấm công của các đơn vị hưởng lương theo thời gian được gửi trực tiếp lên Phòng Tổ chức nhân sự xem xét và duyệt, sau đó chuyển sang phòng kế toán để tính lương. Khi nhận được Bảng chấm công và các chứng từ khác liên quan, kế toán tiền lương kiểm tra lại, tính lương cho từng người tại các đơn vị đồng thời lập Bảng thanh toán tiền lương (Bảng 2.4.1.2). Bảng thanh toán tiền lương sau khi được Kế toán trưởng và Giám đốc duyệt sẽ trở thành căn cứ để thủ quỹ thanh toán lương cho người lao động. Sau đó, lại chuyển cho kế toán tiền lương để lập Bảng phân bổ chi phí nhân công và BHXH ( Bảng 2.4.1.3) đồng thời tiến hành ghi sổ kế toán. Kết thúc của quá trình luân chuyển chứng từ là lưu chứng từ tại Phòng kế toán. Bảng 2.4.1.3: Bảng phân bổ tiền lương và BHXH STT Ghi Có TK Ghi Nợ TK TK 334 - Phải trả nhân viên TK 338- Phải trả phải nộp khác TK 335 CF phải trả Lương Các khoản phụ cấp Các khoản khác Cộng có Tk 334 Kinh phí CĐ(3382) BHXH (3383) BHYT (3384) Cộng cóTK338 (3382,3383,3384) 1 Chi phí nhân công trực tiếp sản xuất sơn 1943775180 89251122 2 Chi phí nhân công trực tiếp sơn công trình 6202000 0 3 Chi phí nhân viên PX 939909896 44378927 4 Chi phí nhân viên BH 288386200 13242941 5 Chi phí nhân viên QL DN 1395096500 Tổng cộng 4573369776 Đối với Bảng chấm công của các đơn vị hưởng lương theo sản phẩm được tính kèm với Bảng thanh toán lương sản phẩm. Người lập Bảng thanh toán lương ký tên rồi sau đó chuyển cho Quản đốc phân xưởng duyệt, tiếp đến chuyển cho Thủ kho, Thủ kho xác nhận số lượng sản phẩm nhập kho rồi chuyển đến phòng KCS ( kiểm tra chất lượng sản phẩm) xác nhận chất lượng sản phẩm, chuyển đến phòng kế hoạch đối chiếu với kế hoạch đặt ra, chuyển đến bộ phận lao động tiền lương ký duyệt và Giám đốc duyệt. Sau đó chuyển cho kế toán tiền lương và luân chuyển tương tự như Bảng chấm công của các đơn vị hưởng lương theo thời gian. Quy trình luân chuyển chứng từ hạch toán kế toán tiền lương ở trên được khái quát qua sơ đồ sau: Bộ phận, đơn vị Tổ chức nhân sự Phòng kế toán Kế toán trưởng Giám đốc Thủ quỹ Phòng kế toán Lưu chứng từ Bảng chấm công Xét duyệt Kế toán tiền lương tính lương, lập bảng thanh toán tiền lương Kiểm tra, xác nhận và ký duyệt Duyệt y Thanh toán thưởng cho người lao động Lập bảng phân bổ tiền lương và BHXH, ghi sổ kế toán Sơ đồ 2.4.1: Quy trình luân chuyển chứng từ hạch toán kế toán tiền lương tại Công ty sơ tổng hợp Hà nội 2.4.1.2.Trình tự hạch toán kế toán tiền lương. Để hạch toán kế toán tiền lương Công ty sử dụng các Tài khoản sau. * TK 334 “Phải trả công nhân viên”: Dùng để phản ánh các khoản thanh toán với công nhân viên của Công ty về tiền lương, tiền công, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, tiền thưởng và các khoản khác thuộc về thu nhập của họ. TK 334 được chi tiết thành: TK 3341 – Lương thời gian. TK 3342 – Lương sản phẩm. TK 3343 – BHXH phải trả công nhân viên TK 3344 – Tiền ăn ca TK 3345 – Tiền phụ cấp TK 3346 – Tiền thưởng. * TK 622 “ Chi phí nhân công trực tiếp”: Dùng để phản ánh tiền lương và các khoản trích theo lương phải trả cho người lao động trực tiếp sản xuất sản phẩm, dịch vụ. TK 622 được chi tiết thành 3 TK sau: TK 6221: Chi phí nhân công trực tiếp sản xuất sơn. TK 6222: Chi phí nhân công trực tiếp sản xuất sơn công trình. TK 6223: BHXH, BHYT, KPCB ( phân tích vào chi phí). * TK 627- 6271 “ Chi phí nhân viên quản lý phân xưởng”: Dùng để phản ánh tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng. TK 6271 được chi tiết thành hai tài khoản sau: TK 62711 – Lương, thu nhập khác. TK 62712 – BHXH, BHYT, KPCĐ ( phân tích vào chi phí). * TK 641- 6411 “ Chi phí nhân viên bán hàng”: Dùng để phản ánh chi phí về tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng. TK 6411 được chi tiết thành 2 TK như sau: TK 64111 – Lương, thu nhập khác. TK 64112 – BHXH, BHYT, KPCĐ ( phân tích vào chi phí). * TK 642- 6421 “ Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp”: Dùng để phản ánh chi phí về tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý doanh nghiệp. TK 6421 được chi tiết thành 2 TK sau: TK 64211 – Lương, thu nhập khác. TK 64212 – BHXH, BHYT, KPCĐ ( phân tích vào chi phí). Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác có liên quan trong quá trình hạch toán như TK 111, 338…. Căn cứ vào dòng tổng cộng trong các bảng thanh toán lương của từng bộ phận, kế toán tiền lương lập Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương của toàn Công ty. Căn cứ vào số liệu của Bảng phân bổ tiền lương và BHXH, Bảng tổng hợp thanh toán lương, kế toán tiến hành định khoản và tập hợp chi phí tiền lương lên Nhật ký chứng từ số 7, đồng thời phản ánh vào Sổ chi tiết tài khoản 334. - Chi nhân công trực tiếp: Nợ TK 622: 1.949.977.180 TK 6221: 1.943.775.180 TK 6222: 6.202.000 Có TK 334 (3341, 3342): 1.949.977.180. - Chi phí nhân viên quản lý phân xưởng: Nợ TK 62711 (chi tiết phân xưởng): 939.909.896 Có TK 334 (3341, 3342): 939.909.896. - Chi phí nhân viên bán hàng: NợTK6411(64111):288.386.200 Có TK 334 (3341, 3342): 288.386.200 - Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 6421 (64211): 1.395.096.500 Có TK 334 (3341, 3342): 1.395.096.500 Khi thanh toán tiền lương cho người lao động, kế toán ghi: Nợ TK 334 (3341, 3342): 2.135.123.160 Có TK 111: 2.135.123.160 Cuối quý, số liệu từ Nhật ký chứng từ số 7 được sử dụng để ghi vào sổ cái TK 334. (Bảng số 2.4.1.2). Bảng số 2.4.1.2. Công ty Sơn tổng hợp HN. Sổ Cái TK 334: Phải trả CNV Năm2002 Dư ĐK: Nợ: 0 Có: 2.356.593.157 Ghi Có các TK đối ứngNợ TK này SHTK Q1 Q2 Q3 Q4 Cộng TM TGNH Đống Đa TV 111 1121 3.282.823.543 1.600.000 2.585.085.325 8.550.000 2.600.955.600 2.135.123.160 10.603.987.628 10.150.000 Cộng FS Nợ: Có: 3.284.423.543 2.119.930.710 2.593.635.325 2.880.070.325 2.600.955.600 2.994.090.600 2.135.123.160 4.576.086.068 10.614.137.628 12.570.177.703 Dư CK: Nợ: 0 Có: 4.312.633.232 Trình tự ghi sổ kế toán tiền lương tại Công ty được khái quát qua sơ đồ sau: Chứng từ gốc và bảng phân bổ số 1 Nhật ký chứng từ số1, số 10 Nhật ký chứng từ số 7 Sổ cái TK 334 Báo cáo tài chính và các Báo cáo Sổ chi tiết TK 334 Bảng tổng hợp chi tiết TK 334 Sơ đồ 2.4.2: quy trình ghi sổ kế toán tiền lương 2.4.2. Hạch toán kế toán các khoản thu nhập khác của người lao động. 2.4.2.1. Chứng từ và hạch toán ban đầu. Hàng tháng, kế toán tiền lương tính và hạch toán các khoản thu nhập khác ngoài tiền lương của người lao động như: tiền thưởng, tiền ăn ca, phụ cấp… dựa trên các chứng từ: Bảng thanh toán tiền thưởng (Bảng 2.4.2.1), Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương. Bảng 2.4.2.1: Công ty sơn tổng hợp Hà Nội Bộ phận: Phòng Kế hoạch Bảng thanh toán tiền thưởngnăm 2002 ĐVT: VNĐ STT Họ và tên Đạt loại thưởng Mức lương cơ bản 1 tháng Tiền lương quy đổi theo hệ số Tiền lương được lĩnh 1 2 3 4 5 Lê Văn Nam Đào Phượng Loan Vương Tuấn Anh Trần Ngọc Cương Nguyễn Thị Hạnh A – 1,0 B – 0,8 A – 1,0 C – 0,6 B – 0,8 625.800 373.800 373.800 373.800 373.800 625.800 299.040 373.800 224.280 299.040 1.877.400 897.120 1.121.400 672.840 897.120 Tổng 2.121.000 1.821.960 5.465.880 Quy trình luân chuyển chứng từ hạch toán kế toán các khoản thu nhập khác của người lao động tương tự như sơ đồ 2.4.1. Để hạch toán tiền thưởng, tiền ăn ca, phụ cấp, kế toán sử dụng các tài khoản: TK 334, TK 431 (4311), TK 622, TK 6271, TK 6411, TK 6421, …. Căn cứ vào số liệu trên các chứng từ kế toán tiền lương tiến hành định khoản và ghi vào Nhật ký chứng từ số 7, Sổ chi tiết TK 334. Cuối kỳ lấy số liệu ở Nhật ký chứng từ số 7 ghi vào sổ cái TK 334. - Kế toán hạch toán tiền thưởng phải trả CBCNV: Nợ TK 431 (4311): Có TK 3346: - Tiền ăn ca, phụ cấp: Nợ TK 622 (6221, 6222): Nợ TK 6271 (62711- px): Nợ TK 6411 (64111): Nợ TK 6421 (64211): Có TK 334 (3344, 3345): - Khi thanh toán: Nợ TK 334 (3344, 3345, 3346): Có TK 111: 2.5. Thực trạng hạch toán kế toán các quỹ trích theo lương. 2.5.1. Chứng từ và hạch toán ban đầu. Trong tháng nếu phát sinh các trường hợp nghỉ BHXH thì phải có chứng từ hợp lý kèm theo. Nếu nghỉ từ 1- 3 ngày, chứng từ để thanh toán do y tế Công ty cấp- đó là giấy chứng nhận để thanh toán. Nếu nghỉ từ ngày thứ 4 trở đi thì phải có giấy chứng nhận của bệnh viện. Chứng từ phải có xác nhận của phụ trách đơn vị, chữ ký của y bác sĩ khám chữa bệnh. Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH Họ và tên: Nguyễn Ngọc ảnh Đơn vị công tác: Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội Lý do nghỉ việc: Cảm sốt Số ngày nghỉ: 01 ( Từ ngày 10/01/2003 đến hết ngày 10/01/2003) Xác nhận của phụ trách Ngày 10 tháng 01 năm 2003 Đơn vị Y, Bác sĩ Số ngày thực nghỉ: 01 ngày Phần BHXH Số sổ: 200 Số ngày thực nghỉ được hưởng BHXH: 01 ngày Luỹ kế ngày nghỉ cùng chế độ: 01 ngày Lương tháng đóng BHXH: 1.350.700 đồng Lương bình quân ngày: 51.950 đồng Tỉ lệ% hưởng BHXH: 75% Số tiền hưởng: 38.963 đồng Cán bộ cơ quan BHXH Phụ trách BHXH Cuối tháng, kế toán viết phiếu thanh toán BHXH theo mẫu sau: Phiếu thanh toán trợ cấp BHXH (Nghỉ ốm, trông con ốm, ….thai sản.) Họ và tên: Nguyễn Ngọc ảnh Nghề nghiệp: Công nhân nghề hoá Đơn vị công tác: Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội Thời gian đóng BHXH: Năm 1995 Tiền lương đóng BHXH của tháng trước khi nghỉ: 1.350.700 đồng Số ngày được nghỉ: 01 Trợ cấp: Mức 75%: 37.962,5 đồng * 1 ngày = 38.963 đồng Cộng: 38.963 đồng Bằng chữ: Ba mươi tám nghìn chín trăm sáu mươi ba đồng Ghi chú: Người lĩnh tiền Kế toán Thủ trưởng đơn vị BCH Công đoàn cơ sở Từ “ Giấy chứng nhận nghỉ BHXH”, kế toán tiền lương lập “Danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH” cho từng loại chế độ. Sau đó, lập “ Danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH” cho từng đơn vị, bộ phận. Các chứng từ này được kế toán trưởng tổng hợp và lập “ Bảng thanh toán BHXH” làm căn cứ quyết toán với cơ quan BHXH cấp trên. 2.5.2. Trình tự hạch toán kế toán các Quỹ trích theo lương. Để hạch toán kế toán các Quỹ trích theo lương, kế toán sử dụng TK 338 “ Phải trả và phải nộp khác”: Dùng để phản ánh các khoản phải trả và phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức, đoàn thể xã hội, cho cấp trên về KPCĐ, BHXH, BHYT. Tài khoản 338 được chi tiết thành 6 TK cấp 2: + …. + TK 3382: Kinh phí Công đoàn + TK 3383: Bảo hiểm xã hội + TK 3384: Bảo hiểm Y tế +…. Căn cứ vào Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương toàn Công ty xác định được: Tổng tiền lương thực hiện quý 4 năm 2002 là: 4.586.650.776 đồng Trong đó, Tiền lương cấp bậc là: 722.925.000 đồng. Lương cấp bậc gồm: + Lương cấp bậc của công nhân trực tiếp sản xuất: 296.327.166 đồng + Lương cấp bậc của nhân viên quản lý phân xưởng: 150.474.876 đồng + Lương cấp bậc của nhân viên bán hàng: 43.971.864 đồng + Lương cấp bậc của nhân viên quản lý doanh nghiệp: 232.151.094 đồng Kế toán tiền lương hạch toán các quỹ trích theo lương như sau: Hàng quý trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo quy định tính vào chi phí sản xuất kinh doanh ( thể hiện trên Bảng phân bổ số 1) - Chi phí nhân công trực tiếp sản xuất: Nợ TK 6223: 89.251.122 Có TK 338: 89.251.122 - TK 3382: 1.943.775.180 * 2% = 38.875.504 - TK 3383: 296.327.166 * 15% = 44.449.075 - TK 3384: 296.327.166 * 2% = 5.926.543 - Chi phí nhân viên quản lý phân xưởng Nợ TK 6271 (62712): 44.378.927 Có TK 338: 44.378.927 - TK 3382: 939.909.896 * 2% = 18.798.198 - TK 3383: 150.474.876 * 15% = 22.571.231 - TK 3384: 150.747.876 * 2% = 3.009.498 - Chi phí nhân viên bán hàng: Nợ TK 6411 (64112): 13.242.941 Có TK 338: 13.242.941 - TK 3382: 288.386.200 * 2% = 18.798.198 - TK 3383: 43.971.864 * 15% = 6.595.780 - TK 3384: 43.971.864 * 2% = 879.437 - Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 6421 (64212): 67.632.436 Có TK 338: 67.632.436 - TK 3382: 1.408.337.500 * 2% = 28.166.750 - TK 3383: 232.151.094 * 15% = 34.822.664 - TK 3384: 232.151.094 * 2% = 4.643.022 Hàng quý trích BHXH, BHYT, trừ vào lương của người lao động: Nợ TK 334: 722.925.000 * 6% = 43.375.500 Có TK 338: 722.925.000 * 6% = 43.375.500 - TK 3383: 722.925.000 * 5% = 36.146.250 - TK 3384: 722.925.000 * 1% = 7.229.250 Những số liệu này được ghi trên Bảng thanh toán tiền lương (Bảng 2.4.1.2) * Khi nộp BHXH, BHYT,KPCĐ cho cơ quan quản lý Quỹ cấp trên: Nợ TK 338: 212.138.858 - TK 3382: 4.586.610.776 * 1% = 45.866.108 - TK 3383: 722.925.000 * 20% = 144.585.000 - TK 3384: 722.925.000 * 3% = 21.687.750 Có TK 334: 212.138.858 * Cuối quý các khoản chi trợ cấp BHXH cho người lao động được hạch toán vào TK 3343. Trình tự hạch toán như sau: + Chi BHXH cho người lao động nghỉ ốm, kế toán ghi: Nợ TK 3343: Có TK 1111: + Khi quyết toán với cơ quan BHXH và được cơ quan BHXH chấp nhận chi trả cho Công ty, kế toán ghi: Nợ TK 1121 (NH Công thương Đống Đa): Có TK 3343: * Chi tiêu kinh phí công đoàn tại Công ty: Nợ TK 3382: 45.866.108 Có TK 1111: 45.866.108 Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc có liên quan, kế toán vào sổ chi tiết TK 338, Nhật ký chứng từ số 1, số 10. Cuối quý, căn cứ vào Bảng phân bổ số 1, Kế toán vào Nhật ký chứng từ số 7. Sau đó vào Sổ cái TK 338 và cuối cùng là lập về Báo cáo lao động tiền lương. Chứng từ gốc và bảng phân bổ số 1 Nhật ký chứng từ số 1, số 10 Nhật ký chứng từ số 7 Sổ cái TK 338 BCTC và BC về LĐ - TL Sổ chi tiết TK 338 Bảng tổng hợp chi tiết TK 338 Sơ đồ 2.5.2.2: Quy trình ghi sổ kế toán các quỹ trích theo lương 2.6. Thực trạng công tác quản lý lao động, phân tích chỉ tiêu lao động và tiền lương. 2.6.1. Thực trạng công tác quản lý lao động. Lao động là một trong những yếu tố tiên quyết quyết định sự thành bại của quá trình sản xuất kinh doanh. Hay nói cách khác, lao động có vai trò hết sức quan trọng trong chiến lược sản xuất kinh doanh của Công ty nói riêng và của tất cả doanh nghiệp nói chung. Do sớm nhận thức được tầm quan trọng của lao động nên Công ty đã có những chính sách quản lý lao động rất chặt chẽ và có hiệu quả cao. Cụ thể: - Tuyển dụng lao động: Hiện nay do nhu cầu mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh nên hàng năm Công ty tuyển mới khoảng 80 lao động. Hình thức tuyển dụng chủ yếu là thông qua thi tuyển, Công ty sẽ chọn những người có đủ năng lực, trình độ chuyên môn nghiệp vụ làm việc tại Công ty. Bên cạnh đó, ưu tiên những người có người thân trong gia đình đã làm việc trong Công ty, nhưng người này phải đạt được những yêu cầu tối thiểu của công việc trong tương lai lao động đó phải thực hiện. Với việc tuyển dụng như vậy nên trình độ lao động của cán bộ công nhân viên trong Công ty khá cao: Trình độ đại học, cao đẳng chiếm 23,4%, công nhân bậc 4 trở lên chiếm 31% tổng số lao động. - Đào tạo: Để nâng cao kiến thức Công ty có quy chế khuyến khích người lao động đi học tại các trường lớp ( chủ yếu ngoài giờ). Sau khi tốt nghiệp, nếu có điều kiện Công ty sẽ bố trí công việc phù hợp với ngành nghề học đã được thoả thuận trước khi đi học và được xếp lương theo quy định của Nhà nước, của Công ty. Vào quý II, quý III hàng năm, Công ty xét và tổ chức thi nâng bậc cho người lao động theo quy định của Nhà Nước, quy chế của Công ty. Trước khi nâng bậc Công ty sẽ tổ chức cho người lao động được học tập. - Thời gian lao động: Người lao động làm việc 8 giờ một ngày, không được đi muộn về sớm ( nếu muộn quá 5 phút sẽ không được phép làm việc và coi như vắng mặt). Hàng năm, người lao động sẽ được nghỉ vào những ngày lễ, tết theo quy định của Nhà Nước và nghỉ phép 12 ngày đối với lao động làm việc trong điều kiện độc hại, nặng nhọc, cứ có thêm 5 năm thâm niên sẽ được nghỉ phép thêm một ngày. - Định mức lao động: Công tác tính định mức lao động là rất cần thiết và quan trọng. Nếu công tác này được thực hiện tốt sẽ góp phần phân công lao động hợp lý, tăng năng suất lao động. Để xác định định mức lao động Công ty đã dựa trên những căn cứ có tính khoa học và tiến hành theo các bước sau đây: + Phân công việc thành các bộ phận hợp thành ( bộ phận quản lý phụ trợ và bộ phận sản xuất sản phẩm). + Dùng phương pháp chụp ảnh, bấm giờ để thu thập số liệu thực tế tại nơi làm việc của công nhân. + Nghiên cứu số liệu khảo sát được, xác định thời gian lãng phí trong quá trình sản xuất, nguyên nhân gây ra các lãng phí đó và đề ra các biện pháp khắc phục. + Xác định kết cấu các loại thời gian làm việc. Dự kiến nội dung và trình tự hợp lý để thực hiện các bước công việc. + Xác định thời gian tác nghiệp của một sản phẩm và thời gian tác nghiệp của một ca sản xuất. + Tính mức sản lượng: MSL = TTNCA TTNSP Trong đó: MSL: Mức sản lượng của một ca TTNCA: Thời gian tác nghiệp 1 ca TTNSP: Thời gian tác nghiệp của một sản phẩm. Mặc dù công tác định mức này tốn nhiều thời gian và công sức, nhưng chỉ có như vậy mới đảm bảo cho việc tính toán đơn giá một cách chính xác, xây dựng các bậc công việc hợp lý tạo ra sự công bằng chính xác trong trả lương. Điều này sẽ thúc đẩy không nhỏ người lao động tăng năng suất chất lượng sản phẩm. 2.6.2. Phân tích các chỉ tiêu lao động và tiền lương. Bảng 2.6.2: Bảng tổng hợp tình hình sử dụng lao động và quỹ lương năm 2001 STT Chi tiêu Đơn vị Thực hiện Tỷ lệ (%) Năm 2000 Năm 2001 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Tổng quỹ tiền lương Tiền thưởng và ăn ca Tổng thu nhập Số lượng lao động Thu nhập bình quân 1 người/ tháng Doanh thu Chi phí kinh doanh Tỷ lệ tiền lương/ tổng chi phí Tỷ lệ tiền lương/doanh thu Năng suất lao động Triệu đồng Triệu đồng Triệu đồng Người Nghìn đồng Triệu đồng Triệu đồng % % Triệu đồng/người 7.754,35 1.121,9 8.876,25 420 1.761.000 124.496,5 116.098 6,68 6,2 296,42 9.248,45 1.610,7 10.859,15 440 1.800.000 145.978,7 138.478,7 6,66 6,3 331,79 119,3 143,6 122,4 104,8 102,2 117,26 119,3 111,9 ( Nguồn: Báo cáo lao động- thu nhập năm 2001). Qua bảng số liệu trên cho thấy: Tổng quỹ tiền lương của năm 2001 tăng 1494,1 triệu đồng ( 9.248,45- 7.754,35) hay đạt 119,3% so với năm 2000, kéo theo thu nhập bình quân tháng của người lao động tăng 2,2%. Tỷ lệ tiền lương/Doanh thu năm 2001 tăng 0,1% so với năm 2000 chứng tỏ đơn giá tiền lương theo % doanh thu tăng do Công ty đã hoàn thành xuất sắc kế hoạch của Tổng Công ty Hoá chất Việt Nam giao. Hơn nữa tỷ lệ tiền lương trên tổng chi phí năm 2001 giảm 0,02% so với năm 2000 chứng tỏ Công ty sử dụng chi phí tiền lương ngày càng hiệu quả. Qua bảng trên có thê khẳng định lại tiền lương và năng suất lao động có quan hệ tỷ lệ thuận với nhau. Tiền lương tăng năng suất lao động sẽ tăng và ngược lại. Tốc độ tăng tiền lương năm 2001 so với năm 2000 là 119,3% trong khi tốc độ tăng lao động mới là 104,8%. Chứng tỏ Công ty có một chính sách lao động tiền lương hết sức hợp lý làm cho đời sống của người lao động không ngừng cải thiện và nâng cao. Qua sự phân tích trên có thể kết luận tình hình sử dụng lao động và quỹ lương của Công ty là tương đối tốt. CHƯƠNG III MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY SƠN TỔNG HỢP HÀ NỘI. 3.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Mỗi doanh nghiệp, tuỳ thuộc vào đặc điểm tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất kinh doanh và tính chất công việc mà có thể xây dựng các chế độ quản lý và hạch toán kế toán tiền lương khác nhau. Tuy nhiên, do có sự thay đổi về hình thái kinh tế xã hội, đặc thù sản xuất- kinh doanh và nhu cầu của người lao động nên chế độ tiền lương của mỗi doanh nghiệp có những tồn tại nhất định, đòi hỏi các nhà quản lý doanh nghiệp phải luôn luôn nỗ lực khắc phục những tồn tại đó để ngày càng hoàn thiện hơn công tác hạch toán kế toán tiền lương trong doanh nghiệp mình. Việc hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương nhằm đạt các mục tiêu sau: + Tiền lương phải trở thành công cụ, động lực thúc đẩy sản xuất- kinh doanh phát triển, kích thích người lao động làm việc có hiệu quả cao nhất. + Tiền lương phải đảm bảo cho người lao động thoả mãn các nhu cầu tối thiểu trong đời sống hàng ngày và từng bước nâng cao đời sống của họ. + Cung cấp thông tin rõ ràng, dễ hiểu cho người lao động và các đối tượng quan tâm khác. + Phát huy vai trò chủ động sáng tạo, trách nhiệm của người lao động cũng như người sử dụng lao động. 3.2. Đánh giá chung về công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội. Trong cơ chế thị trường gay gắt như hiện nay, các doanh nghiệp Nhà nước cũng như các doanh nghiệp tư nhân đều phải tìm cho mình một hướng đi đúng đắn để tồn tại và phát triển, nhất là đối với lĩnh vực sản xuất Sơn. Trong sự cạnh tranh khốc liệt của các Công ty nước ngoài có tiềm lực tài chính và trình độ khoa học công nghệ hiện đại, thì Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội không những duy trì được sản xuất- kinh doanh mà còn làm ăn có hiệu quả. Có được điều đó là nhờ vào bộ máy lãnh đạo của Công ty cũng như công nhân sản xuất luôn năng động sáng tạo, có những biện pháp quản lý có hiệu quả cao. Công ty đã đưa ra những giải pháp phù hợp cho hoạt động sản xuất kinh doanh với tốc độ tăng trưởng bình quân khoảng 20%. Nhìn chung công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của Công ty rất hợp lý và mang tính khoa học. Chế độ lao động- tiền lương của Công ty được hình thành dựa trên những quy định, chính sách lao động- tiền lương của Nhà nước, của Tổng Công ty Hoá chất Việt Nam bên cạnh những bổ sung cho phù hợp với yêu cầu, đặc điểm kinh doanh và quản lý của Công ty. Qua một thời gian nghiên cứu và tìm hiểu thực tế công tác và kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội, dựa trên những kiến thức, những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán kế toán đã được trang bị tại nhà trường, em xin có một số nhận xét sau: 3.2.1. Ưu điểm. Về công tác tính và trả lương: Tiền lương và các khoản thu nhập khác của người lao động luôn được tính toán chính xác, kịp thời, đúng chế độ, và chi trả đúng thời hạn. Các quỹ trích theo lương (BHXH. BHYT, KPCĐ) luôn được tính đúng, tính đủ và phân bổ đúng đối tượng vào chi phí sản xuất kinh doanh, đồng thời được ghi sổ cộng dồn, chuyển sổ chính xác. Với các hình thức trả lương theo thời gian, trả lương theo sản phẩm và lương năng suất đã kích thích được người lao động có năng lực hăng say làm việc, thu hút được những lao động có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao. Với đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình Công ty đã áp dụng linh hoạt hình thức trả lương. Cụ thể: Đối với lao động gián tiếp việc trả lương theo thời gian là phù hợp. Hình thức trả lương này có ưu điểm là dễ tính toán, dễ trả lương cho người lao động, phản ánh được hiệu quả của công việc do đó sẽ khuyến khích người lao động chăm chỉ đi làm, hăng say làm việc. Đối với lao động trực tiếp việc trả lương theo sản phẩm là hợp lý, đây là hình thức trả lương phù hợp với nguyên tắc phân phối theo lao động, gắn chặt số lượng lao động và chất lượng lao động. Đặc biệt phương án chia lương sản phẩm trong các phân xưởng hết sức hợp lý và công bằng thúc đẩy tăng năng suất lao động (đã được trình bày ở mục 2.3.2) Về công tác kế toán. Việc tổ chức công tác hạch toán kế toán tại Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội tương đối tốt. Bộ máy kế toán được tổ chức chuyên sâu, mỗi kế toán viên có trách nhiệm làm một phần hành cụ thể nên phát huy được tính chủ đạo, tạo điều kiện chuyên môn hoá nghiệp vụ và nâng cao chất lượng công tác kế toán. Các phần hành kế toán có sự phối hợp chặt chẽ giúp cho việc kiểm tra, đối chiếu được thực hiện dễ dàng, thuận lợi. Đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn cao và không ngừng học hỏi để nâng cao trình độ cho phù hợp với sự phát triển của Công ty. Bộ máy kế toán đã thực hiện đầy đủ chức năng của mình: phản ánh, giám đốc quá trình hình thành và vận động của tài sản từ khâu lập chứng từ, ghi sổ kế toán đến lập các báo cáo tài chính. Là một doanh nghiệp có số lượng nghiệp vụ tương đối nhiều, loại hình doanh nghiệp đa dạng, trình độ nhân viên kế toán khá đồng đều. Vì vậy, Công ty chọn hình thức Nhật ký chứng từ là rất phù hợp. Việc áp dụng hình thức sổ kế toán này có tính cân đối, chính xác, thuận tiện, cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý và kiểm tra của cấp trên. Về cơ bản hệ thống chứng từ, sổ sách và các báo cáo kế toán được Công ty áp dụng theo đúng quy định của Nhà Nước. Hệ thống chứng từ kế toán được tập hợp đầy đủ và lưu trữ tốt, chứng từ đảm bảo hợp lý, hợp lệ góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức hạch toán, thanh toán lương và các khoản trích theo lương được đảm bảo đầy đủ, chính xác và nhanh chóng. Về công tác hạch toán kế toán lao động- tiền lương và các khoản trích theo lương. Nhìn chung công tác hạch toán kế toán lao động – tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty được thực hiện một cách khá chặt chẽ, các chế độ kế toán mới được Công ty áp dụng một cách khá linh hoạt, sáng tạo phù hợp với đặc điểm sản xuất – kinh doanh của Công ty. Các quy định trong Luật lao động về tiền và các khoản trích theo lương được Công ty chấp hành nghiêm chỉnh. Công tác hạch toán lao động tiền lương không chỉ được thực hiện duy nhất ở phòng kế toán mà tại các phòng ban người lao động có thể kiểm tra, đánh giá được kết quả công việc của mình, mức lương mình được hưởng. Công tác hạch toán kế toán nói chung, hạch toán lao động tiền lương nói riêng đã thực hiện tốt các chức năng của nó là cung cấp thông tin cho nhà quản lý một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, xác định được các khoản chi phí nhân công và phân bổ theo đúng đối tượng. Về việc chấp hành chế độ của Nhà nước. Công ty đã xây dựng quy chế trả lương theo đúng chế độ của Nhà nước. Quy chế này thường xuyên được sửa đổi cho phù hợp với chế độ mới ban hành và tiến trình sản xuất – kinh doanh của Công ty. Tháng 01/2001, Công ty đã điều chỉnh mức lương tối thiểu để tính đơn giá tiền lương căn cứ vào các văn bản sau: + Nghị định số 77/2000/NĐ - CP ngày 15/12/2000 của Chính Phủ về việc điều chỉnh mức lương tối thiểu từ 180.000 đồng lên 210.000 đồng. + Thông tư số 05/2001/TT – BLĐTBXH ngày 29/01/2001 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hướng dẫn xây dựng đơn giá tiền lương và quản lý quỹ lương, thu nhập trong doanh nghiệp Nhà Nước. + Thông tư số 06/2001/TT – BLĐTBXH ngày 29/01/2001 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hướng dẫn tốc độ tăng năng suất lao động bình quân và tốc độ tăng tiền lương bình quân trong các doanh nghiệp Nhà Nước. Kể từ tháng 01/2003 trở đi, Công ty áp dụng mức lương tối thiểu là 290.000 đồng. Sự điều chỉnh này đã góp phần làm tăng quỹ lương của Công ty, do đó làm tăng thu nhập cho người lao động. Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm của công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của Công ty còn tồn tại một số hạn chế nhất định. 3.2.2. Tồn tại chủ yếu. Một là: Cách tính lương cho người lao động gián tiếp. Như trong phần thực trạng đã trình bày, cách tính lương mà Công ty áp dụng cho đội ngũ lao động gián tiếp của Công ty chưa đáp ứng được nguyên tắc phân phối theo lao động, chưa tính đến một cách đầy đủ đòn bẩy kinh tế của tiền lương trong việc kích thích sự phát triển sản xuất – kinh doanh, chưa phát huy hết khả năng sẵn có của người lao động để tạo ra sản phẩm cho Công ty. Cách tính lương này chủ yếu dựa trên kinh nghiệm làm việc và trình độ phân theo hệ số cấp bậc. Nó không phản ánh trung thực khả năng lao động cụ thể của từng người. ở đây, những người hoàn thành công việc như nhau nhưng lại có thể có mức lương khác nhau, như vậy không tạo ra sự công bằng trong lao động. Hai là: Chế độ tiền thưởng. Tiền thưởng có ý nghĩa rất lớn đối với người lao động. Nếu sử dụng tiền thưởng hợp lý sẽ là công cụ hữu hiệu giúp Công ty khuyến khích người lao động phát huy hết khả năng của mình và sáng tạo trong công việc, tăng hiệu quả sản xuất – kinh doanh. Tại Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội tiền thưởng vẫn chưa được khai thác triệt để. Có hai hình thức thưởng là thưởng thường xuyên và thưởng định kỳ nhưng Công ty chỉ áp dụng hình thức thưởng định kỳ chứ chưa thực hiện thưởng thường xuyên. Ba là: Phân bổ chi phí tiền lương trong năm. Đối với quý I, II, III chi phí tiền lương được hạch toán căn cứ vào các khoản tiền lương, tiền phụ cấp, điều chỉnh tiền lương… thực tế phải trả cán bộ công nhân viên của Công ty trong quý. Còn đối với quý IV thì chi phí tiền lương được xác định căn cứ vào dự toán quyết toán lương năm trừ đi tổng chi phí tiền lương 3 quý đầu năm. Sang quý I năm sau, khi đã quyết toán tiền lương thì tiến hành điều chỉnh. Với cách xác định chi phí tiền lương cho quý IV như vậy sẽ dẫn đến việc hạch toán chi phí tiền lương vào quý IV quá cao so với các quý khác và giá thành sản phẩm quý IV tăng cao dẫn đến sự sai lệch giá thành sản phẩm giữa các quý. Ví dụ: + Quyết toán tiền lương năm 2002 = 12.571.222.411 đồng. + Đã tính vào giá thành tiền lương của 3 quý đầu năm = 7.984.611.635 đồng. + Tiền lương quý IV tính vào giá thành = 12.571.222.411 – 7.984.611.635 = 4.586.610.776 (đồng). Từ số liệu trên cho thấy riêng chi phí tiền lương quý IV bằng 36,5% ( 4.586.610.776 * 100) tổng chi phí tiền lương cả năm và bằng 2002. 12.571.222.411 57,44% (4.586.610.776 * 100) tổng chi phí tiền lương 3 quý đầu năm 7.984.611.635 Sở dĩ có sự sai lệch này là do Phòng tổ chức nhân sự căn cứ vào dự kiến lương hàng tháng đã xác định tổng quỹ lương, quỹ lương để lại (tối đa 12% tổng quỹ lương) và quỹ lương được chia cho các đơn vị. Nhưng kế toán tiền lương lại không hạch toán lương để lại như một phần chi phí trong kỳ. Đến khi quyết toán tiền lương cả năm và căn cứ vào sổ thực chi tiền lương 3 quý đầu năm, kế toán tiền lương mới xác định chi phí tiền lương quý IV ( Trong đó bao gồm cả quỹ lương để lại của cả năm). Bốn là: Tài khoản sử dụng. Hiện nay để hạch toán các Quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ, kế toán đang sử dụng lần lượt các tài khoản: TK 6223, TK 62712, TK 4112, TK 64212. Việc chi tiết các tài khoản này giúp cho dễ dàng phân loại các khoản chi phí trong chi phí tiền lương. Tuy nhiên cuối quý mới hạch toán các quỹ một lần và việc tổng hợp chi phí tiền lương sẽ phức tạp hơn, có thể sẽ nhầm lẫn nên có sử dụng hay không các tài khoản trên đang được Công ty xem xét và quyết định. Trong khi đó Công ty lại không sử dụng tài khoản trích trước, dự phòng. Năm là: Chứng từ, sổ sách để hạch toán kế toán. Cuối mỗi quý, kế toán đều lập Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội nhưng trên bảng đó kế toán chỉ ghi mỗi 3 cột là cột cộng có TK 334, cộng có TK 338 và cột tổng cộng. Như vậy nhìn vào bảng sẽ không biết được tiền lương, các khoản phụ cấp, các khoản khác, kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế trong quý là bao nhiêu. Điều này làm cho khó kiểm tra, đối chiếu số liệu và việc tính, phân bổ các khoản cho các đối tượng sử dụng có liên quan sẽ rất phức tạp, không thuận tiện. Công ty áp dụng hình thức Sổ Nhật ký chứng từ nhưng lại không sử dụng Bảng kê số 4 (tập hợp chi phí sản xuất theo từng phân xưởng sản xuất) và Bảng số 5 (tập hợp chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí sữa chữa lớn tài sản cố định). 3.3. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội. Việc kích thích sự cần cù, sáng tạo của người lao động là một yếu tố không nhỏ góp phần tăng hiệu quả sản xuất – kinh doanh của Công ty, tiền lương là một đòn bẩy kinh tế khuyến khích tinh thần hăng hái lao động, khuyến khích và tạo mối quan tâm của người lao động tới công việc của họ. Nói cách khác, tiền lương là một nhân tố thúc đẩy năng suất lao động. Với những mặt hạn chế trong công tác hạch toán kế toán về lao động – tiền lương tại Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội, em xin mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn nữa về phương pháp tính lương, trả lương và hạch toán kế toán tiền lương cùng các Quỹ trích theo lương. - Thứ nhất: Về việc sử dụng kế toán máy. Trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay việc thu thập và sử lý thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời là hết sức cần thiết, đặc biệt là thông tin tài chính. Để làm được điều này, Công ty cần phải tin học hoá bộ máy hành chính nói chung và bộ phận kế toán nói riêng. Đến thời điểm này, phòng kế toán sử dụng máy vi tính như là một phương tiện lưu trữ thông tin. Đó là một khiếm khuyết mà phòng kế toán cần phải khắc phục. Bởi như vậy, phòng kế toán chưa khai thác được những tiện ích thần kỳ của máy vi tính như: truy cập dữ liệu nhanh, chính xác, giảm nhẹ khối lượng công tác kế toán, tiết kiệm chi phí. Chính vì vậy Công ty nên sớm ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác kế toán để giảm bớt khối lượng công việc do thực hiện thủ công như hiện nay. Việc ứng dụng phần mềm kế toán máy vào Công ty là cần thiết, góp phần tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả lao động, đảm bảo thông tin nhanh, chính xác. Tuy nhiên, để ứng dụng được phần mềm kế toán thì đòi hỏi Công ty phải mua phần mềm và đào tạo các nhân viên kế toán có kiến thức về tin học và sử dụng thành thạo phần mềm kế toán đã mua. Đồng thời phải lựa chọn hình thức sổ kế toán khác phù hợp với đặc điểm sản xuất – kinh doanh của Công ty vì hình thức Sổ Nhật ký chứng từ không phù hợp với kế toán máy. - Thứ hai: Về cách tính lương cho lao động gián tiếp. Để hạn chế được những nhược điểm đã trình bày trong phần 3.2.12, Công ty có thể xem xét và áp dụng cách tính sau: Để mang lại sự công bằng cho người lao động, tiền lương trả cho đội ngũ lao động gián tiếp ngoài việc được tính theo hệ số cấp bậc, số ngày làm việc còn được tính theo hệ số đánh giá công việc hoàn thành của từng người. Tức là: hàng tháng cán bộ công nhân viên tại đơn vị sẽ tự đánh giá khả năng hoàn thành công việc của mình, sau đó các đơn vị sẽ họp và bình bầu phân loại theo hệ số. Hoàn thành tốt công việc: hệ số 1,2 Hoàn thành công việc: hệ số 1,0 Chưa hoàn thành công việc: hệ số 0,8 Công thức tính lương cho đội ngũ lao động gián tiếp như sau: 290.000 đ * hệ số cấp bậc * hệ số hoàn thành công việc * số Lương = ngày làm việc thực tế thời gian 26 - Thứ ba: Về tiền thưởng. Ngoài thưởng định kỳ thì Công ty nên nghiên cứu và thực hiện hình thức thưởng thường xuyên phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty như: + Thưởng về sáng tạo, đưa ra những sản phẩm có chất lượng cao, mẫu mã đẹp… + Thưởng tiết kiệm vật tư: chỉ tiêu thưởng là hoàn thành vượt mức kế hoạch chỉ tiêu tiết kiệm vật tư nhưng vẫn đảm bảo những quy định kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng, an toàn lao động. + Thưởng khuyến khích ngày công cao: Đối tượng được thưởng bao gồm tất cả những công nhân trực tiếp sản xuất trong các phân xưởng của Công ty. Tiêu chuẩn để xét thưởng là các tháng trong quý phải được phân hạng thành tích hoàn thành nhiệm vụ và không được nghỉ một ngày công nào trừ những công nghỉ phép, đi họp, đi học. Hàng tháng các đơn vị bình bầu gửi danh sách về Phòng Tổ chức nhân sự, hệ số thưởng hàng tháng thay đổi phụ thuộc vào kết quả sản xuất – kinh doanh của Công ty. - Thứ tư: Hạch toán chi phí tiền lương trong các quý. Để giảm bớt chi phí tiền lương phân bổ cho quý IV thì trong các quý I, II, III kế toán nên hạch toán vào chi phí tương ứng với quỹ lương để lại một khoản trích trước, đến khi quyết toán tiền lương sẽ tiến hành điều chỉnh. Căn cứ vào quỹ lương còn lại đã được xác định hạch toán kế toán. Nợ TK 662: “ Chi phí nhân công trực tiếp”. Có TK 335: “ Chi phí phải trả”. Khi nào quyết toán lương, kế toán căn cứ vào tổng số tiền lương được quyết toán và so sánh với số đã trích trước. Nếu thiếu sẽ trích bổ sung và nếu thừa sẽ ghi ngược. + Nếu thiếu: Kế toán hạch toán: Nợ TK 335: “ Chi phí phải trả”: tổng số đã trích Nợ TK 662: “ Chi phí nhân công trực tiếp”: số bổ sung Có TK 334: “ Phải trả công nhân viên”: tổng số phải trích + Nếu thừa: Kế toán hạch toán: Nợ TK 335: tổng số đã trích Có TK 622: số thừa Có TK 334: số phải trích Ngoài ra, kế toán tiền lương còn hạch toán các khoản phụ cấp, ốm đau, thai sản…của người lao động vào chi phí tiền lương. Với cách hạch toán như vậy là không đúng với quy định của Nhà Nước. Đối với các khoản chi trả phụ cấp, ốm đau, thai sản… là khoản chi cho nguồn kinh phí khác chịu, cụ thể là cơ quan bảo hiểm chi trả, kế toán không được hạch toán khoản chi này vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Khi phát sinh khoản này kế toán hạch toán: Nợ TK 3383: “ Phải trả, phải nộp khác – BHXH” Có TK 334: “ Phải trả công nhân viên” + Khi cấp trên duyệt chi: Nợ TK 111: Tổng số tiền được duyệt chi Có TK 3383: Tổng số tiền được duyệt chi. + Khi thanh toán cho cán bộ công nhân viên: Nợ TK 334: Có TK 111: Thứ năm: Hệ thống sổ sách, chứng từ. Cuối quý căn cứ vào Bảng thanh toán tiền lương và Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương, kế toán tiền lương lập bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội trên đó phải ghi đầy đủ số liệu của các cột: Lương, phụ cấp, các khoản khác, KPCĐ, BHXH, BHYT, có như vậy khi nhìn vào Bảng phân bổ số 1 mới thấy rõ được các yếu tố hành thành chi phí tiền lương. Để từ đó có những biện pháp thích hợp tiết kiệm chi phí tiền lương nhưng lại tăng năng suất lao động. Công ty nên lập các Bảng kê số 4 ( Bảng số 3.3.1) và Bảng kê số 5 (Bảng số 3.3.2) để tập hợp chi phí phát sinh, sau đó từ các Bảng kê 4,5 mới vào Nhật Ký chứng từ số 7 và Sổ cái TK 334, 338. Các Bảng kê số 4, số 5 được xem như một loại sổ chi tiết hạch toán chi phí. Khi kế toán hạch toán chi phí tiền lương trên Bảng kê số 4 theo từng phân xưởng sản xuất và tập hợp chi phí nhân viên bán hàng, chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp trên Bảng kê số 5 sẽ giúp cho việc quản lý chặt chẽ các khoản chi phí phát sinh thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu đồng thời đảm bảo hạch toán đúng, đủ chi phí phát sinh trong kỳ, tránh nhầm lẫn, sai sót. Bảng số 3.3.1. Bộ, Tổng cục …. Đơn vị ….. Bảng kê số 4 Tháng… năm…. Đơn vị tính: ST Các TK ghi có CácTK ghi nợ … TK 334 TK 338 … Các TK phản ánh ở các NKCT khác Cộng chi phí thực tế trong tháng NKCT số 1 NKCT số 2 ....... 3 4 ……………. TK 662 Chi phí nhân công trực tiếp. -Phân xưởng.. -Phân xưởng.. TK 627 Chi phí sản xuất chung -Phân xưởng. - Phân xưởng. …... ….. Cộng …... …... …… …….. …….. …… Kế toán ghi sổ Ngày … tháng … năm … (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Bảng số 3.3.2 Bộ, Tổng cục …. Đơn vị: ……….. Bảng kê số 5 Tháng … năm … Đơn vị tính: STT Các TK ghi Có Các TK ghi Nợ …. TK 334 TK 338 …. Các TK phản ánh ở các NKCT khác Cộng chi phí thực tế trong tháng NKCT số 1 NKCT số 2 NKCT số 3 … … …………….. TK 641 – chi phí bán hàng chi phí nhân viên ……………. TK 642 – chi phí quản lý DN chi phí nhân viên quản lý …………….. ….. ….. Cộng Kế toán ghi sổ Ngày … tháng … năm … (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) KẾT LUẬN Vai trò của công tác tiền lương trong các doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Nó là nhân tố quyết định đến sự thành bại của một doanh nghiệp. Tiền lương có chức năng là đòn bẩy kinh tế thúc đẩy sự phát triển. Tuy nhiên, nó chỉ phát huy được mặt tích cực khi doanh nghiệp có được chính sách tiền lương hợp lý. Sau thời gian thực tập tại Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội, em nhận thấy chế độ tiền lương và việc hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong Công ty vừa là công cụ quảzxn lý hữu hiệu, vừa là chỗ dựa cho người lao động. Vì vậy, Công ty cần phải hoàn thiện chế độ tiền lương và công tác hạch toán tiền lương, các khoản trích theo lương thông qua việc kết hợp giữa chế độ tiền lương hiện hành của Nhà Nước và đặc thù hoạt động kinh doanh của Công ty. Chuyên đề này đã phản ánh khái quát tình hình sản xuất kinh doanh cũng như thực trạng công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội: Những chế độ về tiền lương và hạch toán kế toán tiền lương là cơ sở để đưa ra nhận xét, kiến nghị về thực trạng công tác hạch toán kế toán tiền lương tại đơn vị. Do trình độ và kinh nghiệm còn hạn chế nên bài viết không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự thông cảm và đóng góp ý kiến của Cô giáo để chuyên đề của em thực sự có ý nghĩa. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn Cô giáo PGS, TS Nguyễn Thị Đông cùng các cô chú Phòng Tài chính – kế toán của Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội đã giúp em hoàn thành chuyên đề này. Mục lục LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG 1:KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY SƠN TỔNG HỢP HÀ NỘI 3 1.1.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty. 3 1.1.1.Quá trình hình thành. 3 1.1.2. Quá trình phát triển. 3 1.2 Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh: 5 1.3. Đặc điểm quy trình công nghệ 8 1.4.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty. 9 1.5.Đặc điểm công tác kế toán tại Công ty 12 1.5.1 Mô hình bộ máy kế toán. 12 1.5.2 Tình hình lao động trong bộ máy kế toán : 13 1.5.3 Tổ chức hình thức kế toán. 14 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY SƠN TỔNG HỢP HÀ NỘI 16 2.1 Đặc điểm lao động 16 2.2. Chế độ tiền lương của Công ty. 18 Đối tượng, nguyên tắc trả lương của Công ty. 19 2.2.2. Nội dung quỹ tiền lương. 20 Các hình thức trả lương và phương pháp xác định của Công ty. 24 Hình thức trả lương theo thời gian 24 Hình thức trả lương theo sản phẩm và phương pháp xác định. 26 Các khoản thu nhập khác và phương pháp xác định. 29 2.3.4. Các khoản trích theo lương và chế độ tài chính. 35 2.4. Thực trạng hạch toán kế toán tiền lương và các khoản thu nhập khác của người lao động ở Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội. 37 2.4.1. Thực trạng hạch toán kế toán tiền lương. 37 2.4.1.1. Chứng từ và hạch toán ban đầu. 37 2.4.1.2.Trình tự hạch toán kế toán tiền lương. 44 2.4.2. Hạch toán kế toán các khoản thu nhập khác của người lao động. 47 2.4.2.1. Chứng từ và hạch toán ban đầu. 47 2.5. Thực trạng hạch toán kế toán các quỹ trích theo lương. 49 2.5.1. Chứng từ và hạch toán ban đầu. 49 2.5.2. Trình tự hạch toán kế toán các Quỹ trích theo lương. 51 2.6. Thực trạng công tác quản lý lao động, phân tích chỉ tiêu lao động và tiền lương. 54 2.6.1. Thực trạng công tác quản lý lao động. 54 2.6.2. Phân tích các chỉ tiêu lao động và tiền lương. 57 CHƯƠNG III: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY SƠN TỔNG HỢP HÀ NỘI. 59 3.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. 59 3.2. Đánh giá chung về công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội. 59 3.2.1. Ưu điểm. 60 3.2.2. Tồn tại chủ yếu. 63 3.3. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội. 66 KẾT LUẬN 72