Chuyên đề Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hoá tại công ty Vật tư và thiết bị toàn bộ -MATEXIM

phòng kinh doanh, 4 liên lại giao cho khách hàng. Khách hàng cầm hoá đơn sang phòng kế toán trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền. Lúc này kế toán căn cứ vào hoá đơn để vào sổ theo dõi hoá đơn bán hàng. Sau đó kế toán đưa lại hoá đơn cho người mua. Người mua cầm 4 liên của hoá đơn xuống kho để làm thủ tục nhận hàng. Sau khi kiểm tra hoá đơn, thủ kho lưu lại một liên để ghi sổ kho sau đó xuất hàng cho người mua. Người mua giữ lại 1 liên (liên đỏ).Thủ kho chuyển 2 liên còn lại lên phòng kế toán để vào sổ kế toán. Mẫu hoá đơn mà doanh nghiệp đang sử dụng như sau: Mẫu 1 Mẫu số:01GTKT BH/00-B N01368 Hóa đơn (GTGT) Liên: Ngày 10 tháng 11 năm2001 Đơn vị bán hàng: Công ty vật tư và thiết bị toàn bộ (MATEXIM) Địa chỉ : Nghĩa Đô-Từ Liêm-HN.Số tài khoản :710A 00628 NH Công thươngVN Điện thoại : 8.361692 Mã số šš ššššššš š ššš š Tên người mua hàng Đơn vị : Công ty chế tạo điện tử Địa chỉ : 31 Hai Bà Trưng-HN .Số tài khoản :710A0002NHCông thương VN Hình thức thanh tóan : Trả chậm MS Mã số šš ššššššš š ššš š STT Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn gía Thành tiền A B C 1 2 3=1 x 2 1 Thép hợp kim 120(Trung Quốc) Tấn 4.17 10.620.000 44.285.400 Cộng tiền hàng: 44.285.400 Thuế suất GTGT:5% 2.214.270 Tổng cộng tiền thanh toán: 46.499.670 Số tiền bằng chữ: Bốn mươi sáu triệu bốn trăm chín mươi chín nghìn sáu trăm bảy mươi đồng chẵn Người mua hàng (Kí,ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Kí,đóng dấu,ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Kí,ghi rõ họ tên) 4.1.2 Chứng từ kế toán hàng hóa bán thẳng không qua kho có tham gia thanh toán. Với phương thức bán hàng này, căn cứ vào hóa đơn đặt hàng của khách, phòng kinh doanh tiến hành giao dịch với phía nước ngoài để thỏa thuận với số lượng giá cả hàng hóa, căn cứ vào đó lập hợp đồng mua bán hàng với khách hàng. Khi có thông báo hàng đã về cảng, phòng kinh doanh lập hóa đơn GTGT (như mẫu 1) và cử người xuống tiếp nhận hàng hóa. Hàng hóa có thể giao trực tiếp cho khách hàng hay chuyển đến một địa điểm theo thỏa thuận trong hợp đồng. Khi giao nhận hàng hóa, công ty lập biên bản giao nhận có xác nhận của bên mua để làm căn cứ thanh toán sau này. Biên bản giao nhận có mẫu như sau: Mẵu 2. Côntg ty vật tư và tbtb cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam MATEXIM Độc lập-Tự do-Hạnh phúc Số:...../vttb ---------o0o--------- Biên bản bàn giao Hôm nay ngày 7/7/2001 tại kho Công ty phụ tùng số I Thái Nguyên chúng tôi tiến hành giao nhận lô hàng thép chế tạo do Hàn Quốc sản xuất như sau: I.Bên A: Công ty Vật tư và thiết bị toàn bộ -Đại diện bên A: Ông Nguyễn Văn Hùng cán bộ phòng kinh doanh. II.Bên B: Công ty phụ tùng số I -Đại diện bên B: Bà Lê Thị Hà cán bộ phòng kinh doanh số lượng hàng giao nhận như sau: stt Tên hàng Qui cách ĐV tính Số lượng Ghi chú 1 Thép chế tạo C45 C12 Tấn 10.348 Hàng giao theo hợp đồng số 76025 MTX-CTPT 12/00 2 Thép chế tạo C45 C60 .... 61.988 3 Thép chế tạo C45 C50 .... 29.106 Cộng 101.442 Biên bản lập thành 02 bản mỗi bên giữ 01 bản. Hà Nội, ngày 07 tháng 01 năm 2001 Bên nhận Bên giao Kí Kí 4.2 Trình tự ghi sổ kế toán tiêu thụ hàng hóa. Công ty sử dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, tuy nhiên công tác kế toán thực tế có những điểm rất khác biệt so với phương pháp này. Trình tự ghi sổ kế toán tại công ty diễn ra như sau: Sơ đồ16: Trình tự ghi sổ kế toán tiêu thụ hàng hóa Hóa đơn bán hàng Sổ theo dõi hóa đơn Sổ chi tiết TK156,632,511... Phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc Sổ cái TK632,511... 4.3 Kế toán nghiệp vụ giá vốn hàng hóa xuất bán. Công ty quản lí hàng hoá theo phương pháp thẻ song song. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập xuất hàng hoá thủ kho vào sổ kho (theo dõi về số lượng hàng hoá) sau đó chuyển chứng từ lên phòng kế toán để ghi sổ kế toán. Đối với nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá tại phòng kế toán khi nhận được hoá đơn bán hàng do thủ kho chuyển đến, kế toán hàng hoá vào sổ chi tiết hàng hoá. Sổ này giống như sổ kho nhưng theo dõi thêm chỉ tiêu giá trị hàng hoá. Công ty quản lý hàng theo từng lô hàng, hàng xuất thuộc lô nào thì đơn giá của lô đó để tính giá xuất. Mẫu3 (Trang...) Ngoài ra việc quản lí hàng hoá theo từng loại trên thẻ chi tiết hàng hóa, kế toán còn theo dõi giá mua của hàng hóa nhập xuất trên sổ theo dõi giá mua hàng nhập kho và sổ theo dõi giá mua hàng xuất kho theo hoá đơn. Sổ theo dõi giá mua của hàng xuất kho. Tháng 3/2001 Mẫu 4 Chứng từ Diễn giải Ghi có TK1561 Ghi nợ TK632 Ngày Số hiệu Khối kim khí 4/3/2001 34.951 Công ty cơ khí Trần Hưng Đạo 17.806.083 4/3/2001 34.955 Nhà máy qui chế Hà Bắc 19.340.582 6/3/2001 35.151 Công ty chế tạo điện tử 42.221.250 ........ ...... ....... ........ Cộng 5.275.866.969 Cuối tháng kế toán tiến hành đối chiếu giữa thẻ kho của thủ kho với thẻ theo dõi hàng hoá của mình để đảm bảo độ chính xác. Đồng thời kế toán lập "Phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc " chuyển cho kế toán tổng hợp để vào sổ cái. Căn cứ để vào phiếu ghi sổ là số tổng cộng hàng tháng trên sổ theo dõi giá mua hàng nhập kho sổ theo dõi giá mua hàng xuất kho. Mẫu 5 Bộ công nghiệp TCTmáy ĐL&máy NN Cộng hòa xã hội chủ ngiã Việt Nam Độc lập -Tự do-Hạnh phúc Phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc TKsố1561 STT Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú Nợ Có Nợ Có 1 Nhập kho 1561 331 4.562.403.705 2 Xuất kho 632 1561 5.275.866.969 Kế toán trưởng (Kí) Người lập biểu (Kí) Trên phiếu ghi sổ phải có đầy đủ chữ kí của những người quản lí tài khoản có liên quan (ở phần ghi chú ). Trước khi kí những người này phải kiểm tra tính khớp đúng của số liệủ trên phiếu ghi sổ với số liệu ghi trên sổ kế toán của mình. Công việc này giúp cho kế toán của doanh nghiệp có thể thường xuyên kiểm tra đối chiếu số liệu, hạn chế và sửa chữa sai sót thể xảy ra. Tại công ty, giá vốn hàng bán được tính theo công thức : Giá vốn hàng bán trong kì = Giá mua hàng hóa trong kì + Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hóa trong kì Giá mua của hàng bán trong kì được tính theo giá thực tế đích danh. Nghĩa là hàng xuất thuộc lô nào thì tính theo giá lô đó, đảm bảo tính chính xác tuyệt đối. Giá mua của hàng tiêu thụ được quản lí trên Sổ theo dõi giá mua hàng xuất kho(Mẫu 4) . * Để quản lí hàng giao nhận thẳng từ nơi tiếp nhận của người bán cho đến khi giao nhận cho người mua kế toán của công ty không sử dụng TK157 mà sử dụng TK156 (1561 A - GT) để hạch toán. Khi có thông báo hàng về cảng cơ quan cử ngưòi đến tiếp nhận hàng. Căn cứ vào hóa đơn mua hàng kế toán ghi: Nợ TK 1561A - GT (GTGT) Có TK 111,112,333 (Thuế và các khoản phải nộp nhà nước ) Có TK 331 (TGHT) Có ( Nợ ) TK 431 Thuế GTGT phải nộp ghi nhận như sau Nợ TK 156.1 Có TK 3333 * Giá vốn hàng giao thẳng được hạch toán trên một sổ riêng theo định khoản: Nợ TK 632 Có TK 1561 A - GT Mẫu sổ tương tự trường hợp hàng hóa xuất bán qua kho. * Chi phí thu mua (bao gồm chi phí bảo hiểm và chi phí vận chuyển hàng hóa) được quản lí trên "Sổ theo dõi chi phí thu mua". Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các hóa đơn liên quan đến chi phí mua hàng để vào sổ chi phí. Chi phí thu mua được phân bổ cho hàng bán của từng lô. VD: Chi phí thu mua lô hàng thép hợp kim Trung Quốc 40-X còn lại là 12.862.094, lượng thép còn tồn tính đến 01/01/2001 là 15.22 tấn. Lượng thép bán ra trong tháng là 4.17 tấn. Chi phí thu mua phân bổ cho hàng bán trong kì = Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn đàu kì và phát sinh trong kì X Trị giá mua của hàng tiêu thụ trong kì Tổng giá mua của hàng tồn đầu kì Chi phí thu mua phân bổ cho thép hợp kimTQ40X-120 tiêu thụ trong kì = 12.862.094 x 4.17 = 3.512.438(đ) 15.22 Mẫu 6 Sổ theo dõi chi phí thu mua Tháng 03/2001 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Ngày Số hiệu Nợ Có Mang sang 101.548.963 3/3/2001 95 Chi phí vận chuyển tôn Silic 1111 28.500.000 3/3/2001 53 Chi phí vận chuyển dây Curoa 1111 1.215.000 ... ... ............. ....... Phân bổ chi phí cho hàng bán trong kì Thép hợp kim Trung Quốc40-X 632 3.512.438 Tôn SiLic 28.500.000 .............. ....... Cộng phát sinh 89.715.000 161.208.100 Dư 30.055.863 Mẫu 7 Phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc TK:1562 Ngày31/3/2001 STT Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú Nợ Có Nợ Có 1. Chi phí mua hàng 1562 1111 89.715.000 2. Phân bổ chi phí mua hàng cho hàng tiêu thụ 632 1562 161.208.100 Kế toán trưởng (Kí) Người lập biểu (Kí) Hàng tháng kế toán xác định giá vốn hàng bán căn cứ vào giá mua của chỉ tiêu hàng bán trên sổ theo dõi giá mua của hàng xuất kho (Mẫu 4) và chi phí thu mua phân bổ cho hàng đã tiêu thụ trong phiếu ghi sổ để lập phiếu ghi sổ TK 632 để chuyển cho kế toán xác định kết quả và kế toán tổng hợp . Mẫu 8 Phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc TK632 Ngày 31/1/2001 STT Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú Nợ Có Nợ Có 1 Giá mua hàng bán 632 1561 5.275.866.969 2 Chi phí thu mua 632 1562 161.208.100 3 Kết chuyển giá vốn hàng bán 911 632 5.437.075.069 Người lập biểu (Kí) Kế toán trưởng (Kí) Kế toán tổng hợp ghi nhận được phiếu ghi sổ TK 632 tiến hành vào sổ cái TK632. Mẫu 9 Sổ CáI TK: "Giá vốn hàng bán " Số hiệu : 632 Tháng 01/2001 STT Diễn giải TKđối ứng Số tiền Nợ Có 1 Giá mua hàng bán 1561 5.275.866.969 2 Chi phí thu mua 1562 161.208.100 3 Kết chuyển giá vốn hàng bán 911 5.437.075.069 4.3 Kế toán doanh thu tiêu thụ hàng hóa. Tại phòng kế toán của công ty khi khách hàng mang hoá đơn sang để thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, kế toán vào sổ theo dõi hoá đơn. Số này có tác dụng quản lý toàn bộ hoá đơn bán hàng viết ra trong kì, tránh trường hợp bỏ sót hoá đơn. Mẫu sổ này như sau: Mẫu 10: (trang ....)(Mẫu 2 cũ) Sau khi giao hàng cho khách, thủ kho chuyển hoá đơn lên phòng kế toán. Lúc này kế toán vào sổ theo dõi khi hoá đơn quay về. Sổ này có mẫu tương tự như trên. Cả 2 sổ này không nhằm mục đích hạch toán mà chỉ dùng để quản lí hoá đơn. Tuy nhiên việc mở 2 sổ theo dõi là không cần thiết làm tăng khối lượng ghi chép. Khi nhận được hoá đơn bán hàng do thủ kho chuyển đến kế toán vào sổ doanh thu bán hàng theo từng khối hàng. Chỉ tiêu" giá mua" được lấy từ sổ theo dõi giá mua hàng xuất kho (Mẫu 4). Cuối tháng căn cứ vào số tổng cộng trên sổ, và các phiếu ghi sổ các tài khoản có quan hệ đối ứng với tài khoản 511 do các kế toán khác chuyển đến, kế toán phụ trách về doanh thu sẽ lập phiếu ghi sổ cho tài khoản 511 để chuyển cho kế toán xác định kết quả và kế toán tổng hợp để vào sổ cái. Mẫu 11 Sổ theo dõi doanh thu bán hàng Tháng 03/2001 Chứng từ Diễn Giải Giá mua Giá bán Thuế GTGT Số Ngày Khối kim khí 24.951 4/3/2001 Nhà máy Qui chế Từ Sơn 17.806.083 17.852.508 1.785.250 34.955 4/3/2001 Công ty cơ khí Trần Hưng đạo 19.340.582 19.384.500 1.983.450 35.151 6/3/2001 Công ty chế tạo điện tử 42.221.513 44.285.400 2.214.270 ... ............... Khối tạp phẩm 34.952 6/3/2001 Chi nhánh vật tư miền Nam 20.500.000 21.300.000 2.130.000 ... Cộng 5.275.866.969 5.578.999.372 320.529.956 Ngày31/3/2001 Mẫu 12 Phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc TK: 511 STT Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú Nợ Có Nợ Có 1 Công ty chế tạo điện tử ... 112 ... 511 ... 17.852.508 ... 2 Chi nhánh Vật tư Miền Nam 112 511 21.300.000 Cộng 5.578.999.372 Kế toán trưởng (Kí) Người lập biểu (Kí) Sổ CáI Tài khoản :" Doanh thu bán hàng" Số hiệu : 511 Tháng 3/2001 Mẫu 13 Diễn giải TKđối ứng Số tiền Nợ Có Doanh thu bán hàng 131 5.578.999.372 Kết chuyển doanh thu bán hàng 911 5.578.999.372 * Kế toán thanh toán với người mua. Để có thể giám sát được quá trình vận động của tiền hàng kế toán phải quản lí tốt việc thanh toán và thu hồi tiền bán hàng. Trong quá trình tiêu thụ, tại công ty VT & TBTB có các hình thức thanh toán sau: * Thanh toán bằng tiền mặt : Hình thức thanh toán ngay bằng tiền mặt rất ít xảy ra trong quá trình tiêu thụ tại công ty mà hình thức chủ yếu là hình thức thanh toán chậm . Khi khách hàng đến phòng kế toán để trả tiền thì kế toán thanh toán lập phiếu thu. Phiếu thu lập theo mẫu qui định thành 2 liên, 1 liên lưu laị phòng kế toán, 1 liên giao cho khách hàng. Khách hàng nộp tiền chv o thủ quỹ. Kế toán thanh toán sau khi nhận được 1 liên phiếu thu từ thủ quĩ, tiến hành vào sổ chi tiết TK111. * Thanh toán bằng séc: Nếu khách hàng thanh toán bằng séc thì kế toán lập bảng kê nộp séc cùng với tờ séc để lập vào ngân hàng. Bảng kê lập thành 2 liên : 1 liên lưu lại công ty, 1 liên gửi cho ngân hàng. Khi nhận được giấy báo cáo có ngân hàng, kế toán ngân hàng sẽ phản ánh vào sổ chi tiết TK 112. Mẫu bảng kẻ nộp séc như sau: Phần do ngân hàng ghi TKnợ TKcó Mẫu 14 BảNG KÊ NộP SéC Ngày10 tháng03 năm2001 Tên đơn vị nộp séc : Công ty vật tư và thiết bị toàn bộ . Tên ngân hàng bên bán : Ngân hàng công thương Việt Nam STT Số séc TK ghi nợ trên séc Tên đơn vị phát hành séc Số tiền Cộng Tổng số tiền viết bằng chữ ............................................................................................. Ngân hàng bên mua Ngày ... tháng ...năm... Kế toán -trưởng phòng (kí) Ngân hàng bên bán nhận Ngày... tháng...năm ... Kế toán - trưởng phòng (kí) Đơn vị nộp séc (kí tên ,đóng dấu) * Thanh toán bằng ủy nhiệm chi: Kế toán ghi nhận giấy báo có (ủy nhiệm chi) sẽ tiến hành vào sổ chi tiết TK112. * Thanh toán chậm : Đối với khách hàng mua hàng theo phươhg thức thnah toán chậm kế toán công nợ căn cứ vào hóa đơn bán hàng để vào sổ theo dõi công nợ. Tại công ty sổ theo dõi công nợ được mở cho từng khách hàng. Mẫu sổ như sau: Sổ CHI TIếT THEO DõI CÔNG Nợ Tên khách hàng: Công ty chế tạo điện tử Tháng03/2001 Mẫu15 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số dư đầu kì 12.530.210 6/3/01 35151 Mua thép hợp kim TQ 511 42.221.516 10/3/01 721 Trả tiền mua thép CT 1111 5.500.000 5.500.000 .......... ....... ...................... .......... .......... ............ Cộng phát sinh 142.231.503 75.500.000 Dư cuối kì 79.261.713 Cuối tháng kế toán công nợ lập phiếu ghi sổ TK 131 chuyển cho kế toán tổng hợp và các kế toán phần hành có liên quan. 5. Kế toán chi phí tiêu thụ hàng hóa. 5.1 Kế toán chi phí bán hàng. Chi phí bán hàng của công ty chỉ gồm các khoản chi tiền mặt cho dịch vụ vận chuyển bốc xếp hàng hóa. Do công ty không có mạng lưới cửa hàng nên không có khoản chi phí tiền lương cũng như khoản chi phí khấu hao TSCĐ. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc như phiếu chi.... Kế toán vào sổ chi phí bán hàng theo mẫu sau: Mẫu 16 Sổ CHI PHí BáN HàNG Tháng 03/2001 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ngày Số hiệu Nợ Có 5/3/2001 03 Phí lưu kho và dịch vụ bốc xếp của HĐ số 1005/TU/99 1111 1.650.844 6/3/2001 15 Chi phí giám định lô hàng van bướm 1111 454.546 8/3/2001 27 Cước vận chuyển từ kho I đi công ty phụ tùng 1111 2.950.000 ........... Cộng 119.513.620 Cuối tháng, cuối quí căn cứ vào số liệu trên sổ chi phí bán hàng kế toán căn cứ căn cứ vào số liệu trên sổ chi phí bán hàng lập phiếu ghi sổ TK 641 chuyển cho kế toán xác định kết quả và kế toán tổng hợp. Chi phí bán hàng của doanh nghiệp phân bổ hết cho hàng tiêu thụ trong kì. Kế toán tổng hợp căn cứ vào phiếu ghi sổ TK 641 để vào sổ cái TK 641. Còn phiếu ghi sổ chuyển cho kế toán xác định kết quả vào sổ theo dõi TK 911 (số liệu trên phiếu ghi số nàu là số tổng cộng của cả quí) Mẫu 17 Ngày 31/3/2001 PHIếU GHI Sổ KIÊM LUÂN CHUYểN CHứNG Từ GốC TK 641 STT Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú Nợ Có 1 Chi phí bán hàng phát sinh trong tháng 641 1111 119.513.620 Kế toán trưởng (Kí) Người lập biểu (Kí) 5.2 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Hàng ngày trên cơ sở các chứng từ liên quan đến chi phí quản lí doanh nghiệp phát sinh kế toán tiến hành phân loại xử lí ghi vào TK 642 _" Chi phí quản lí doanh nghiệp ". Công ty không mở tài khoản cấp 2để phản ánh những nội dung chi phí mà tập hợp trực tiếp. Mẫu sổ chi phí quản lí doanh nghiệp như sau(mẫu 17)( mẫu 18 ngang cũ) Chi phí quản lí doanh nghiệp tập hợp trong kì phân bổ hết cho hàng tiêu thụ trong kì. Cuối tháng kế toán phụ trách TK642 lập phiếu ghi sổ TK642 chuyển cho kế toán tổng hợp để vào sổ cái TK642. Ngày 31/3/2001 Mẫu 18 PHIếU GHI Sổ KIêM LUÂN CHUYểN CHứNG Từ GốC TK642 STT Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú Nợ Có Nợ Có 1 Lương nhân vien 642 334 21.340.120 2 KHTSCĐ 642 241 6.720.000 3 Chi phí bán hàng khác trả bằng TM 642 1111 86.762.403 4 Chi phí bán hàng khác trả bằng chuyển khoản 642 1121 42.820.007 Cộng 157.642.530 Người lập biểu Kế toán trưởng (Kí) (Kí) Cuối mỗi quí, kế toán phụ trách tài khoản 642 lập một phiếu ghi sổ ghi tổng chi phí quản lí doanh nghiệp phát sinh trong cả qúi chuyển cho kế toán xác định kết quả. 5.3 Kế toán xác định kết quả tiêu thụ. Kì hạch toán của công ty là từng quí. Kế toán sử dụng sổ theo dõi TK 911 để phản ánh kết quả kinh doanh. Hàng tháng căn cứ vào các phiếu ghi sổ TK511,TK 632 kế toán tiến hành vào sổ TK911 doanh thu và giá vốn hàng bán trong kì. Còn chi phí quản lí doanh nghiệp thì 3 tháng mới vào 1 lần . Cuối mỗi quí, kế toán xác định kết quả kinh doanh tính ra số lỗ, lãi trong kì và lập phiếu ghi sổ TK 911 chuyển cho kế toán tổng hợp để vào vào sổ cái. Mẫu 18 Sổ THEO DõI tK 911 QUí I /2001 Diễn giải TK đối ứng Số tiền Nợ Có Tháng 1 Kết chuyển giá vốn hàng bán 632 5.275.866.969 Kết chuyển doanh thu 511 5.578.999.372 Chênh lệch 403.132.403 Tháng 2 Kết chuyển giá vốn hàng bán 632 6.571.634.420 Kết chuyển doanh thu 511 7.025.642.784 Chênh lệch 454.008.364 Tháng 3 Kết chuyển giá vốn hàng bán 632 5.015.966.487 Kết chuyển doanh thu 511 5.359.357.753 Kết chuyển chi phí bán hàng 641 462.318.073 Kết chuyển chi phí quản lí doanh nghiệp 642 524.215.564 Kết quả kinh doanh 421 113.998.394 Ngày 31/3/2001 Mẫu 19 PHIếU GHI Sổ KIÊM LUÂN CHUYểN CHứNG Từ GốC TK911 STT Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú Nợ Có Nợ Có 1 Kết chuyển doanh thu 511 911 17.963.999.909 2 Kết chuyển giá vốn hàng 911 632 16.863.467.876 3 Kết chuyển chi phí bán hàng 911 641 462.318.073 4 Kết chuyển chi phí quản lí doanh nghiệp 911 642 524.215.564 5 Kết quả kinh doanh 911 421 113.988.396 Cộng 17.963.999.909 17.963.999.909 Kế toán trưởng (Kí) Người lập biểu (Kí) Kế toán ttổng hợp căn cứ vào phiếu ghi sổ TK911 vào sổ cái TK911 Sổ CáI Tài khoản "Kết quả kinh doanh" Số hiệu 911 Tháng 3/2001 Mẫu sổ 20 Diễn giải TK đối ứng Số tiền Nợ Có Kết chuyển doanh thu 511 17.963.999.909. Kết chuyển giá vốn 632 16.863.467.876 Kết chuyển chi phí bán hàng 641 462.318.073 Kết chuyển chi phí QLDN 642 524.215.564 Kết qủa kinh doanh 421 113.998.396 Cuối quí, kế toán tổng hợp căn cứ vào số liệu trên sổ cái các tài khoản để lậpp báo cáo kết quả kinh doanh. BáO CáO KếT QUả KINH DOANH Quí I/ 2001 Mẫu 21 STT Chỉ tiêu Số tiền 1 Tổng doanh thu 17.963.999.909 2 Giá vốn hàng bán 16.863.467.876 3 Lãi gộp 1.100.532.033 4 Chi phí bán hàng 462.318.073 5 Chi phí quản lí doanh nghiệpp 524.215.564 6 Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh 113.998.396 7 Lợi nhuận từ hoạt động tài chính 17.393.464 8 Lợi nhuận từ hoạt động bất thường 2..8500.000 9 Tổng lợi nhuận trước thuế 134.191.860 10 Thuế thu nhập doanh nghiệp 42.191.860 11 Lợi nhuận sau thuế 91.250.432.8 Phần III Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa và nâng cao hiệu quả kinh doanh ở công ty vật tư và thiết bị toàn bộ -MATEXIM I/ đánh giá thực trạng hạch toán kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại Công Ty vật tư và thiết bị toàn bộ -MATEXIM Lí luận và thực tiễn cho thấy nền kinh tế càng phát triển thì những rủi ro trong kinh doanh càng lớn và dễ xảy ra. Điều đó đòi hỏi công tác quản lí trong mỗi doanh nghiệp phải thực sự có hiệu quả đảm bảo giám sát chặt chẽ tình hình sản xuất kinh doanh. Chính vì vậy kế toán đã và đang trở thành một công cụ quản lí hữu hiệu đối với doanh nghiệp. Ngày nay kế toán không chỉ là công tác ghi chép thuần túy về vốn nguồn vốn và quá trình tuần hoàn về vốn và tổng hợp thong tin một cách hợp lí chính xác kịp thời. Kế toán với chức năng và nhiệm vụ của mình sễ cung cấp những thông tin cần thiết để các nhà quản lí lấy đó làm cơ sở để đưa ra những quyết định đúng đắn. Chế độ kế toán hiện nay được ban hành thống nhấtcho toàn bộ nền kinh tế quốc dân (ngoại trừ một số qui định riêng cho một số doanh nghiệp kinh doanh có tính chất đặc thù). Tuy vậy trong quá trình áp dụng vào thực tiễn thì chế độ kế toán còn nhiều bất cập và tính thống nhất hợp lí cũng chưa phù hợp với từng doanh nghiệp. Do vậy việc hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa phải đáp ứng những nhu cầu sau: -Tuân thủ chế độ kế toán của nhà nước. -Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu , nhiệm vụ của công tác kết toán đồng thời việc tổ chức bộ máy kế toán nói chung cũng như kế toán tiêu thụ hàng hóa nói riêng một cách có hiệu quả , khoa học tiết kiệm. -Phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp và trình độ đội ngũ kế tóan của doanh nghiệp . 1.ưu điểm trong công tác kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hóa tại Công ty Vật tư và thiết bị toàn bộ -MATEXIM: Trải qua 30 năm xây dựng và phát triển, công ty vật tư và thiết bị toán bộ đã đạt được những thành công nhất định. Công ty đã mở rộng được thị trường tiêu thụ, từng bước triển khai các giải pháp có hiệu quả thiết lập quan hệ với các bạn hàng , duy trì kinh doanh những mặt hàng có thế mạnh, đồng thời tích cực tìm kiếm cơ hội, mở ra các mặt hàng mới và chú ý các hoạt động phối hợp trong nội bộ.Trong những năm gần đây, sự khủng hoảng của nền kinh tế trong khu vực cùng với sự cạnh tranh gay gắt của các doanh nghiệp khác có ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nhưng với tiềm năng sẵn có của mình, công ty đã từng bước khắc phục khó khăn đảm bảo phát triển. Một trong những nhân tố tạo nên sự thành công của cônt ty hôm nay chính là việc tỏ chức công tác kế toán nói chung tại công ty cũng như kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả bán hàng nói riêng. Kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả bán hàng ở công ty đã cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ cho việc quản lí kinh doanh thương mạicủa đơn vị. Công tác tiêu thụ đảm bảo theo dõi tình hình bán hàng và thanh toán tiền hàng đối với từng khách hàng, phản ánh được chính xác lượng hàng hóa xuất kho tiêu thụ và đầu tư của hàng đax tiêu thụ. Công tác kế toán xác định kết quả bán hàng của công ty dễ thực thi, cách tính đơn giản và tổng kết tính toán một cách chính xác. Việc lập các chứng từ kế toán liên quanđến hàng hóa bán ra nhìn chung là kịp thời, chấp hành đúng qui định của kế toán Việt Nam. Các mẫu sổ kế toán sử dụng đơn giản cụ thể dễ ghi chép. Về công tác tổ chức lao động kế toán, toàn bộ các nhân viên kế toán công ty có trình độ đại học, nắm vững chế độ ké toán tài chính. Các nhân viên trong phòng kế toán được phân công phân nhiệm rõ ràng đảm bảo mỗi người đều phải có trách nhiệm với pphàn hành mình đảm nhận. Bên cạnh tính độc lập thì việc tổ chức kế toán của công ty còn đảm bảo tính thống nhất, nhịp nhàng giữa các kiểm toán viên.Giữa các kiểm toán viên thường xuyên có sự kiểm tra đối chiếu số liệu đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán. Về việc áp dụng khoa học kĩ thuật trong công tác kế toán, trong những năm gần đây công ty đã đưa máy vi tính vào sử dụng trong kế toán. Phòng kế toán được trang bị 2 máy vi tính, phần lớn nhân viên trong phòng có khả năng sử dụng được chương trình kế toán máy. Mặc dù công việc kế toán vẫn ghi chép bằng tay xong việc đưa máy tính vào sử dụng bước đầu đã tạo điều kiện hoàn thiện hơn công tác kế toán ở công ty đặc biệt là trong việc lưu trữ và cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, chính xác rõ ràng đáp ứng yêu cầu quản lí kinh doanh của công ty. 2. Một số tồn tại chủ yếu trong công tác kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hóa tại Công ty Vật tư và thiết bị toàn bộ -MATEXIM: Mặc dù có nhiều ưu điểm trong công tác kế toán nói chung cũng như kế toán tiêu thụ hàng hóa nói riêng nhưng nhìn chung công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa ở công ty Vật tư và thiết bị toàn bộ -MATEXIM vẫn còn một số tồn tại chủ yếu. Cụ thể: 2.1Về tổ chức bộ máy kế toán 2.1. Hình thức tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán: Là một doanh nghiệp có quy mô lớn, hoạt động kinh doanh trên nhiều lĩnh vực nhưng công việc kế toán vẫn nửa thủ công nửa vi tính. Kế toán chủ yếu sử dụng chương trình bảng tính EXCEL để lập sổ và các báo cáo tài chính, quản trị, thống kê và lập chứng từ ghi sổ. Các kỹ thuật chủ yếu áp dụng mới chỉ là các phép tính số học và trang trí bảng biểu. Do đó còn tốn nhiều công sức trong việc theo dõi va ghi chép kế toán. Bộ máy kế toán của Công ty chưa khai thác tối ưu thời gian làm việc của mỗi người. Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức sổ kế toán "chứng từ - ghi sổ". Đây là hình thức sổ áp dụng trong các doanh nghiệp, hình thức này phù hợp với công tác kế toán thực hiện thủ công, tính đối chiếu chặt chẽ, dễ phát hiện sai sót. Tuy nhiên, hình thức này có hệ thống sổ sách cồng kềnh, công việc ghi chép kế toán còn trùng lắp. Cùng một thông tin kế toán được ghi chép vào nhiều sổ sách khác nhau, dẫn đến lãng phí thời gian, đôi khi ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành các báo cáo. 2.2 Hệ thống tài khoản: Tại Công ty sử dụng TK1561"Giá mua hàng hóa" chỉ phản ánh giá được giá mua của hàng nhập kho. Trong trường hợp bán buôn vận chuyển thẳng, Công ty không sử dụng TK157 mà lại sử dụng TK 1561A-GT"Giá mua hàng giao thẳng" làm hàng tồn kho của Công ty tăng một cách giả tạo. Hiện tại việc theo dõi doanh thu hàng hóa nhập xuất kho được ghi chép theo từng khối hàng. Số liệu trên sổ các TK156,632,511,911,641,642,đều chung cho tất cả các khối hàng, do đó chưa phản ánh rõ kết quả tiêu thụ của từng khối hàng. Khi có nhu cầu về thông tin kế toán về tình hình tiêu thụ từng khối hàng thì kế toán phải tiến hành tính toán lại rất mất thời gian không đảm bảo tính kịp thời trong cung cấp thông tin kế toán. 2.3 Hệ thống sổ kế toán : * Sổ "theo dõi chi phí thu mua " ghi chép như vậy không phân biệt được chi phí thu mua còn lại là của lô hàng nào. Vì vậy đến kì sau khi cần phân bổ kế toán lại phải rà soát lại xem số liệu chi phí thu mua của từng loại hàng còn lại bao nhiêu để phân bổ, làm như vậy rất mất thời gian, như vậy là chưa hợp lý và chưa đúng với chế độ kế toán. * Sổ "theo dõi doanh thu "còn có nhược điểm là mới chỉ thể hiện được tổng tiền hàng trên mỗi hóa đơn mà chưa thể hiện được đơn giá, số lượng từng phần tiêu thụ. Trong khi đó nó lại theo dõi thừa chỉ tiêu giá mua hàng bán ra vì chỉ tiêu này đã được ghi chép trên sổ theo dõi giá mua hàng xuất kho. Điều này chưa phù hợp với chế độ kế toán. * Do hàng giao thẳng không nhập kho cho nên nó không được quản lí về mặt số lượng trên thẻ chi tiết hàng hóa. Số liệu trên số này cuối tháng lên phiếu ghi sổ giá vốn hàng bán giao thẳng. Còn doanh thu hàng giao thẳng vẫn được theo dõi chung trên cở chi tiết bán hàng . Tuy nhiên để nắm bắt được nhu cầu thông tin thường xuyên về nhập -xuất- tồn hàng hóa thì mỗi quí kế toán hàng hóa nên lập một báo cáo tổng hợp nhập -xuất -tồn hàng hóa căn cứ vào các thẻ chi tiết hàng hóa báo cáo tổng hợp nhập -xuất - tồn hàng hóa lập theo mẫu qui định . * Kết cấu ghi chép của các cột trong"Phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc" đối với các tài khoản không hợp lí. Mẫu sổ mở ra nhằm theo dõi nội dung kế toán phát sinh các tài khoản đối ứng có liên quan, nhưng cột"Số tiền" không nhất thiết phải có hai cột"Nợ", "Có".Điều này chưa phù hợp với chế độ kế toán. 2.4 Chi phí trả lãi vay tín dụng: ở Công ty chi phí lãi vay phần lớn được sử dụng vào việc thu mua hàng hóa như vậy kế toán nên đưa chi phí lãi vay này vài chi phí thu mua . Khi trả lãi tiền lãi vay hàng hóa kế toán ghi . Nợ TK 1562 Có TK 111,112. Còn nếu tiền vay dùng cho bán hàng hay quản lý doanh nghiệp thì khi trả tiền lãi vay kế toán ghi : Nợ Tk 641,642 Có TK111,112 Cách hạch toán chi phí trả lãi vay tín dụngvào TK 642 hay TK1562 là sai chế độ. 2.5 Chi phí chung trong kì báo cáo: Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp xác định chung cho tất cả các mặt hàng kinh doanh và phân bổ hết cho hàng bán ra trong kỳ.Việc chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ hết cho hàng bán ra trong kỳ như ở công ty là hợp lý vì lượng hàng tồn đầu kỳ và cuối kỳ là tương đương nhau. Tuy vậy chi phí bán hàng quý cần được phân bổ cho từng nhóm hàng, mặt hàng kinh doanh để theo dõi cụ thể tiêu thụ của nhóm mặt hàng. II/Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa: 1.Nguyên tắc và định hướng cho việc hoàn thiện: Mặc dù tổ chức hạch toán hoạt động của toàn công ty nói chung và hạch toán quá trình tiêu thụ sản phẩm và xác định kết quả tiêu thụ sản phẩm ở công ty Vật tư và thiết bị toàn bộ- MATEXIM nói riêng có nhiều ưu điểm, phù hợp với sự phát triển của khoa học công nghệ, hiện đại hoá công tác quản lý nhưng để công tác tổ chức hạch toán ngày càng hoàn thiện hơn, phù hợp với điều kiện thực tế tại công ty, đảm bảo đúng chế độ kế toán Việt Nam qui định, phát huy ưu điểm và loại bỏ dần những nhược điểm thì chúng ta cần có phương hướng từng bước hoàn thiện tổ chức hạch toán tại công ty. Với mục tiêu của việc hoàn thiện tổ chức hạch toán quá trình tiêu thụ sản phẩm và xác định kết quả tiêu thụ sản phẩm là: các biện pháp đưa ra phải mang tính khả thi, có hiệu quả cao nhất với chi phí thấp nhất. Vì vậy, quan điểm cơ bản của việc hoàn thiện là phải dựa trên nguồn nhân lực hiện có, bộ máy quản lý không thay đổi, phù hợp với quy mô sản xuất và kinh doanh của công ty Vật tư và thiết bị toàn bộ- MATEXIM. Xuất phát từ mục tiêu và quan điểm như trên, định hướng chung để hoàn thiện tổ chức tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ của công ty như sau: Tính toán được kết quả tiêu thụ sản phẩm để cung cấp thông tin cho quản lý. Tổ chức luân chuyển chứng từ và ghi sổ sách một cách hợp lý phục vụ cho việc đối chiếu, kiểm tra được dễ dàng. 2.Các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán: Trên cơ sở những định hướng đã nêu, với vốn kiến thức đã được học tập và sự tìm hiểu thực tế tại công ty Vật tư và thiết bị toàn bộ- MATEXIM, xin đưa ra một vài ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện hơn công tác hạch toán kế toán tại công ty đặc biệt là trong lĩnh vực tiêu thụ sản phẩm và xác định kết quả tiêu thụ sản phẩm như sau: 2.1 Tinh giảm bộ máy kế toán và phân công hợp lí lao động kế toán: Với tổ chức bộ máy kế toán bao gồm 15 nhân viên như hiện nay, công ty chưa đảm bảo khai thác tối ưu thời gian làm việc của mỗi người. Bộ máy kế toán của công ty có thể tinh giảm bằng cách không nên quá phân tán công việc kế toán mà nên giao cho mỗi người phụ trách một phần việc. Ví dụ kế toán thanh toán với người mua và người bán nên giao cho một người phụ trách, không nên tách thành 2 người. Hiện tại việc theo dõi gía mua hàng hóa và chi phí thu mua được giao cho 2 người, mỗi người phụ trách một phần việc, làm vậy là chưa hợp lí vì giá mua và chi phí thu mua cùng nằm trong giá trị hàng hóa nhập kho. Chính vì vậy kế toán hàng hóa nên đồng thời theo dõi cả giá mua, chi phí thu mua và xác định luôn giá vốn hàng bán chứ không nên tách việc xác định giá vốn giao cho một người khác như hiện nay. Bởi vì việc tách riêng 3 phần việc riêng cho 3 người nên đã gây ra sự chồng chéo công việc ( giữa việc quản lí giá mua hàng bán của kế toán giá vốn và giá hàng xuất kho của kế toán hàng hóa )làm chậm tiến trình lập báo cáovì kế toán phụ trách chi phí thu mua phân bổ phải có đựơc số liệu của ngưòi phụ trách giá mua hàng bán ra. Kế toán gia vốn hàng bán xác định được gia vốn phải có được số liệu của người phụ trách chi phí thu mua. Như vậy việc giao ba phần việc trên cho một người sẽ giãm được thời gian luân chuyển chứng từ giữa ba người. Thực hiện điều này công ty sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác kế toán, tiết kiệm được chi phí nâng cao hiệu quả kinh doanh. 2.2 Chi tiết hợp lí TK156 trong hạch toán hàng hóa luân chuyển qua kho và lưu chuyển bán thẳng: Tại công ty kế toán hàng hóa chi tiết tài khoản 1561-" Giá mua hàng hoá" như sau: TK1561 : Giá mua hàng hóa nhập kho TK1561 A - GT :Giá mua hàng giao thẳng TK1561 B - UT :Hàng nhận xuất khẩu ủy thác Việc công ty sử dụng tài khoản như trên là chưa hợp lí vì tài khoản 1561 chỉ phản ánh giá mua của hàng hóa nhập kho . Trường hợp bán buôn vận chuyển thẳng, công ty nên đưa TK157 vào sử dụng thay vì TK1561A-GT vì hàng hóa trong trường hợp này sau khi tiếp nhận của người bán Công ty vận chuyển thẳng đến kho của người mua, không qua nhập kho công ty. Việc hạch toán vào TK1561 A-GT làm cho hàng tồn kho của công ty tăng một cách giả tạo. Trong trường hợp này, khi tiếp nhận hàng vận chuyển thẳng cho khách căn cứ vào chứng từ mua hàng ghi trị gái mua hàng bán thẳng. Nợ TK157 NợTK133 (Thuế và phí phải nộp nhà nước ) Có TK331 Có (Nợ) TK413 Thuế giá trị gia tăng của hàng nhập khẩu phải nộp ghi: Nợ TK3331 Có TK111,112 Khi giao nhận hàng với khách hàng, căn cứ vào hóa đơn kế toán ghi : Nợ TK632 Có TK157 Đồng thời ghi doanh thu bình thường như các trường hợp khác. Trường hợp nhận xuất hàng ủy thác, khi công ty nhận hàng của bên ủy thác xuất khẩu để xuất khẩu hộ thì toàn bộ giá trị hàng nhận về cần ghi đơn vào bên Nợ TK 003 "Hàng nhận bán hộ" (Nếu bán theo giá CIF) chứ không vào TK1561 B - UT vì hàng hóa trong trường hợp nàykhông thuộc sở hữu của Công ty. Hiện tại việc theo dõi doanh thu hàng hóa nhập xuất kho được ghi chép theo từng khối hàng. Số liệu trên sổ các TK156,632,511,911,641,642,đều chung cho tất cả các khối hàng, do đó chưa phản ánh rõ kết quả tiêu thụ của từng khối hàng. Khi có nhu cầu về thông tin kế toán về tình hình tiêu thụ từng khối hàng thì kế toán phải tiến hành tính toán lại rất mất thời gian không đảm bảo tính kịp thời trong cung cấp thông tin kế toán. Vì vậy theo em kế toán công ty nên hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả bán hàng hteo từng khối hàng .Để thực hiện việc này, kế toán có thể mở chi tiết các tài khoản sau: TK 15611 : Giá mua hàng thuộc khối kim khí. TK 15612 : Giá mua hàng thuộc khối tạp phẩm. TK 15613 : Giá mua hàng thuộc khối dụng cụ . Các TK 511,631,641,642,911 chi tiết tương tự . Làm được như trên sễ đảm bảo cho kế toán quản trị có cở để phân tích giúp cho ban lãnh đạo Công ty thấy được xu hướng kinh doanh trong thời gian tới, để đầu tư vào mặt hàng nào để đạt được hiệu quả kinh doanh cao nhất. 2.3 Hợp lí hóa chức năng, kết cấu và phương pháp ghi chép của hệ thống sổ kế toán của đơn vị : Việc ghi sổ kế toán ở công ty còn đơn giản và nhiều điều chưa hợp lí Thứ nhất: về sổ "theo dõi chi phí thu mua "như đã trình bày thì vệc ghi chép như vậy không phân biệt được chi phí thu mua còn lại là của lô hàng nào. Vì vậy đến kì sau khi cần phân bổ kế toán lại phải rà soát lại xem số liệu chi phí thu mua của từng loại hàng còn lại bao nhiêu để phân bổ, làm như vậy rất mất thời gian.Theo em thay vì việc ghi chép theo kiểu kiểm kê chi phí theo hàng dọc ,ké toán công ty nên thiết kế lại mẫu sổ theô dõi chi phí thu mua: Sổ chi tiết chi phí thu mua Loại hàng: Khối kim khí Tháng:3/2001 STT Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Chi tiết chi phí Số NT 15621 15622 ... ... 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Tồn đầu kì xxx xxx Nghiệp vụ chi Cộng phát sinh Phân bổ phí mua xxx xxx Làm như trên thì sau mỗi lần phan bổ thì kế toán biết được chi phí thu mua của lô hàng đó còn lại bao nhiêu để tiện cho lần phân bổ tiếp theo. Thứ hai: sổ theo dõi doanh thu còn có nhược điểm là mới chỉ thể hiện được tổng tiền hàng trên mỗi hóa đơn mà chưa thể hiện được đơn giá, số lượng từng phần tiêu thụ. Trong khi đó nó lại theo dõi thừa chỉ tiêu giá mua hàng bán ra vì chỉ tiêu này đã được ghi chép trên sổ theo dõi giá mua hàng xuất kho. Theo em kế toán công ty nên sử dụng sổ chi tiết bán hàng theo mẫu sau: Sổ chi tiết bán hàng Loại hàng: Khối kim khí Tháng : 01/2001 STT Chứng từ Diễn giải Ghi Có TK511 Ghi Nợ TK511 SH NT SL ĐG Thành tiền TK 333 TK 532 TK 531 TK 111 TK 112 TK 131 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 ....... TổngPSKBC - DT thuần:xxx - Giá vốn:xxx - Lãi gộp:xxx Thứ ba: như đã đề cập ở trên, kế toán doanh nghiệp nên sử dụng TK157 để hạch toán hàng giao thẳng. Sổ theo dõi hàng giao thẳng cũng nên quản lí chi tiết theo từng khối hàng chứ không nên hạch toán tập trung trên cùng một TK như hiện nay. Hơn nữa, do hàng giao thẳng không nhập kho cho nên nó không được quản lí về mặt số lượng trên thẻ chi tiết hàng hóa.Vì vậy nên đưa thêm chỉ tiêu số lượng hàng giao thẳngvào quản lí trên số lượng hàng giao thẳng. Số liệu trên số này cuối tháng lên phiếu ghi sổ giá vốn hàng bán giao thẳng. Còn doanh thu hàng giao thẳng vẫn được theo dõi chung trên cở chi tiết bán hàng . Với đặc điểm kinh doanh vật tư kĩ thuật tại công ty là khối lượng hàng hóa rất nhiều lại đa dạng về kích cỡ chủng loại nên để đảm bảo quản lí chặt chẽ hàng hóa , cứ 6 tháng Công ty lại tiến hành kiểm kê đánh giá lại giá trị hàng hóa tồn kho một lần và lập báo cáo về tình hình nhập - xuất -tồn. Tuy nhiên để nắm bắt được nhu cầu thông tin thường xuyên về nhập -xuất- tồn hàng hóa thì mỗi quí kế toán hàng hóa nên lập một báo cáo tổng hợp nhập -xuất -tồn hàng hóa căn cứ vào các thẻ chi tiết hàng hóa báo cáo tổng hợp nhập -xuất - tồn hàng hóa lập theo mẫu qui định . Thứ tư: Việc áp dụng hình thức mẫu sổ kế toán nào đối với từng doanh nghiệp phải dựa vào đặc điểm cụ thể riêng có của doanh nghiệp đó. Các điều kiện để lựa chọn hình thức mẫu sổ phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp là: quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, yêu cầu cung cấp thông tin cho quản lý, phù hợp với số lượng tài khoản được sử dụng tại đơn vị cũng như phải phù hợp với chế độ kế toán tài chính hiện hành. Đặc biệt như kết cấu ghi chép của các cột trong "phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc"đối với các TK là không hợp lí. Mẫu sổ mở ra nhằm theo dõi nội dung kế toán phát sinh các tài khoản đối ứng có liên quan, nhưng cột"Số tiền" không nhất thiết phải có hai cột"Nợ", "Có".Điều này chưa phù hợp với chế độ kế toán. Do vậy kết cấu sổ này sẽ tương tự với các TK khác có liên quan.Theo em kế toán Công ty nên sử dụng "Phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc" như sau: Phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc TK642 Ngày ...tháng...năm STT Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú Nợ Có 1 Lương nhân viên 642 334 xxx 2 Chi phí bán hàng trả bằng tiền mặt 642 1111 xxx ...... .... ..... Kết chuyển chi phí quản lí doanh nghiệp 911 642 xxx 2.4.Hạch toán phí trả lãi vay tín dụng: Theo thông tư số 63/1999/TT-BTC ngày 07/06/1999 hướng dẫn việc quản lý doanh thu, chi phí và giá thành sản phẩm, dịch vụ tại các doanh nghiệp Nhà nước thì các khoản lãi trả cho việc sử dụng vốn được hạch toán vào chi phí tài chính nhưng kế toán Công ty lại đưa khoản này vào TK 642. Đã có ý kiến cho rằng cần phải hạch toán chi phí lãi vay trung thực đúng bản chất hoạt động của nó. Điều đó có nghĩa là tiền vay theo chức năng hoạt động nào thì chi phí lãi vay được tính vào chi phí hoạt động đó. ở Công ty chi phí lãi vay phần lớn được sử dụng vào việc thu mua hàng hóa như vậy kế toán nên đưa chi phí lãi vay này vài chi phí thu mua . Khi trả lãi tiền lãi vay hàng hóa kế toán ghi . Nợ TK 1562 Có TK 111,112. Còn nếu tiền vay dùng cho bán hàng hay quản lý doanh nghiệp thì khi trả tiền lãi vay kế toán ghi : Nợ Tk 641,642 Có TK111,112 Hàng năm Công ty sử dụng một khoản tiền vay rất lớn để thu mua hàng hóa( năm 2000 là gần 2 trăm tỷ cho toàn công ty).Chính vì vậy khoản chi phí lãi vay cũng rất lớn vì vậy việc hạch toán chi phí này vào đâu, như thế nào sẽ ảnh hưởng đến tính chính xác tương đối của kết quả tiêu thụ. Như vậy, doanh nghiệp nên có kiến nghị với cơ quan chức năng để có thể hạch toán chi phí này một cách hợp lý, vì nếu đưa hết chi phí lãi vay vào tài khoản 642 như hiện nay ở công ty thì nó không phản ánh chính xác chức năng của chi phí. 2.5 Hạch toán và phân bổ chi phí chung trong kì báo cáo. Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp xác định chung cho tất cả các mặt hàng kinh doanh và phân bổ hết cho hàng bán ra trong kỳ. Việc chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ hết cho hàng bán ra trong kỳ như ở công ty là hợp lý vì lượng hàng tồn đầu kỳ và cuối kỳ là tương đương nhau. Tuy vậy chi phí bán hàng quý cần được phân bổ cho từng nhóm hàng, mặt hàng kinh doanh để theo dõi cụ thể tiêu thụ của nhóm mặt hàng. Có thể phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng đối tượng kế toán chi tiết theo doanh thu như sau Chi phí phân bổ cho đối tượng i = Chi phí phát sinh trong kỳ x Doanh thu đối tượng i Tổng doanh thu trong kỳ Việc phân bổ chi phí cho từng nhóm hàng hay mặt hàng kinh doanh sẽ giúp cho việc đưa ra báo cáo quản trị về kết quả kinh doanh của từng nhóm mặt hàng giúp cho lãnh đạo của Công ty biết được hoạt đọng nào của doanh nghiệp đem lại hiệu quả để tăng cường khuyến khích,, còn hoạt đonạ nào không có hiẹu quả tìm nguyên nhân khắc phục. III/ Phương hướng nâng cao hiệu quả kinh doanh. 1.Đánh giá hiệu quả kinh doanh tại Công ty VT&TBTB_MATEXIM Bằng việc đảm bảo cung cấp hàng hóa có chất lượng tốt, đúng thời gian Công ty đã tạo được sự tín nhiệm với bạn hàng trong nước. Bên cạnh đó Công ty luôn tích cực mở rộng thị trường, tìm đối tác cũng như mặt hàng kinh doanh mới, luôn đảm bảo công tác kinh doanh gắn liền với công tác quản lí nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh nên trong năm qua hoạt đọng kinh doanh của công ty đã đạt được những hiệu quả đáng kể. Tuy nhiên để có thể đánh giá một cách chính xác hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp ta không không thể chỉ đơn thuần dựa vào các con số mầ cần phải tiến hành phân tích một số chỉ tiêu tài cính của doanh nghiệp. Ta có thể sử dụng những chỉ tiêu sau để phân tích: Tỉ suất lợi nhuận doanh thu = Lợi nhuận Tổng doanh thu Chỉ tiêu này cho biết cứ một đồng doanh thu thì sẽ có bao nhiêu đồng lợi nhuận. Lợi nhuận Tỉ suất lợi nhuận /giá thành = Giá vốn hàng bán Chỉ tiêu này cho biết cứ một đồng giá vốn thì thu được bao nhiêu đồng lợi nhuận, Nó chỉ ra sức sinh lời của một đồng giá vốn hàng bán. Tỉ suất lợi nhuận/CFBH và CFQLDN = Lợi nhuận Tổng CFBH và CFQLDN Chỉ tiêu này cho biết cứ một đònh chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp bỏ ra thì thu được bao nhiêu đồng lãi. Tỉ suất lãi gộp/doanh thu = Lãi gộp Doanh thu Chỉ tiêu này cho biét cứ một đồng doanh thuu ta thu được bao nhiêu đồng lãi gộp. Ngoài ra, để xem xét hiệu quả trong khâu tiêu thụ hàng hóa ta có thẻ xác định thông qua chỉ số hệ số quay kho. Hệ số quay kho = Giá vốn hàng bán Trị giá hàng tồn kho Hệ số quay kho càng lớn càng tốt, thời gian 1 vòng quay canhg ngắn càng tốt. Để biét thêm hiệu quả kinh doanh của Công ty có được nâng cao hay không ta so sánh các chỉ tiêu trên 2 kì báo cáo. Lấy số liệu trên báo cáo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Quí I/2000 và Quí I /2001 ta tính được một số chỉ tiêu sau: Chỉ tiêu Quí I/ 2000 QuíI/ 2001 Chênh lệch 1. Tổng doanh thu 16.601.278.478 17.963.999.909 + 1.362721.431 2.Gía vốn hàng bán 15.678.310.887 16.863.467.876 + 1.185.156.989 3.Lãi gộp 922.967.591 1.100.532.033 + 177.564.440 4.Chi phí bán hàng 491.384.272 462.318.073 -29.066.199 5.Chi phí QLDN 375.364.785 524.215.564 +148.850.779 6.Lợi nhuận từ HĐKD 56.218.534 113.998.396 7.Số dư bình quân hàng tồn kho 8.825.160.939 8.560.058.060 8.Tỉ suất lợi nhuận /Doanh thu 0,00339 0,00634 9.Tỉ suất lợi nhuạn /Giá thành 0,00358 0,00676 10.Tỉ lệ lợi nhuận /Chi phí 0,06486 0,11555 11.Tỉ lệ lãi gộp/ Doanh thu 0,0559 0,06160 12.Hệ số quay kho 1,78 1,97 13.Thời gian 1 vòng quay 50,56 45.68 Qua bảng trên ta thấy hiệu quả kinh doanh ở quí I /2001 cao hơn quí I /2000 về mọi mặt, cả doanh thu và lợi nhuận đều tăng. Công ty đã có biện pháp thúc đẩy tiêu thụ các mặt hàng có tỉ lệ lãi gộp cao nên giá vốn hàng bán tăng ít hơn lượng tăng của doanh thu. Về quá trình lưu chuuyển hàng hóa, Công ty đảm bảo được hàng tồn kho là ổn địng và nâng cao được hệ số quay kho cũng như rút ngắn thời gian một vòng quay. Về chi phí mặc dù doanh thu tăng nhưng Công ty vẫn giảm được chi phí bán hàng. Chi phí doanh nghiệp tăng lên đáng kể là do Công ty phải trả lãi vay ngân hàng. Tuy nhiên doanh nghiệp vẫn chưa tiết kiệm được 1 số chi phí như chi phí điện thoại, chi phí giao dịch. Về công tác tài chính, khâu tạo nguồn vốn vay kịp thời đáp ứng hoạt động kinh doanh của Công ty( Ttrong quí I Công ty vay được 16.929.000.000 ). Công ty luôn tích cực thu hồi nợ phải thu của khách hàng, đảm bảo vòng quay của vốn và giữ an toàn đồng vốn. 2. Phương hướng nâng cao hiệu quả kinh doanh . Bước sang năm2001, nền kinh tế đất nước tiếp tục thúc đẩy, từng bước hội nhập vào nền kinh tế thế giới và khu vực. Thêm vào đó nền kinh tế khu vức đang phục hồi dần, thị thường trong nước và xuất khẩu đang có chiều huớng khá hơn tạo ra nhiều điều kiện thuận lợi cho sự phát triển kinh tế đất nước. Tuy nhiên nền kinh tế đất nước vẫn còn sự tồn tại và yếu kém chưa khắc phục được , nhịp độ tăng trưởng chưa cao, sức mua trong nước còn hạn chế, tình hình kinh doanh nội địa ngày càng gay gắt hơn. Cùng đứng trước những khó khăn của nền kinh tế Công ty Vật tư và thiết bị toàn bộ cần phải xác định hướng đi đúng đắn để tiếp tục sự phát triển của mình. Qua nghiên cứu tình hình thực tế ở Công ty, em xin đưa ra một số phương hướng và biện pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, tăng lợi nhuận của doanh nghiệp như sau: - Về vấn đề tiêu thụ hàng hóa: Tiếp tục tìm kiếm các mặt hàng mới và thị trường mới cho xuất khẩu đồng thời củng cố và phát triển kinh doanh các mặt hàng và thị trường mới đã được thiết lập. Mở rộng thị trường nội địa, đẩy mạnh bán hàng tồn, tăng cường bán trực tiếp bán lẻ cho các đơn vị sản xuất và người tiêu dùng. Công ty thiết lập các cửa hàng bán lẻ hay đại lí. - Với các đơn vị kinh doanh thương mại, công tác tiếp thị quảng cáo đóng một vai trò quan trọng trong việc tăng doanh số bán. Hiện tại, việc quảng cáo, tiếp thị ở Công ty hầu như chưa có. Như vậy để có thể tiếp cận nhiều hơn với khách hàng, Công ty nên có những biện phấp tuyên truyền quảng cáo trên các phương tiện thông tin, có các biện pháp xúc tiến bán hàng để thúc đẩy lượng hàng bán ra, rút ngắn vòng quay hàng hóa, tăng vòng quay vốn, đảm bảo tiết kiệm chi phí sử dụng vốn cũng như bảo quản hàng hóa nâng cao hiệu quả kinh doanh. Công ty phải nắm bắt được thông tin, nhu cầu hàng hóa để từ đó có mức dự trữ phù hợp. . Tuy nhiên công ty cần phải so sánh chi phí bỏ ra cho quảng cáo và kết quả do nó mang lại để lựa chọn hình thức thích hợp. -Về công tác quản lý tài chính. +Công ty phải giữ quan hệ tốt với ngân hàng, giữ tín nhiệm trong việc vay trả nhằm giải quyết kịp thời cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. +Theo dõi và thu hồi công nợ đúng hạn, có biên pháp đòi nợ tích cưc, nhưng vẫn giữ mối quan hệ với khách hàng. -Về tổ chức lao động : +Xây dựng chiến lược con người: Có kế hoạch đào tạo nâng cao trình độ công nhân viên, tuyển mới cán bộ mới có năng lực và đạo đức, bố trí nguồn nhân lực cho khoa học và dân chủ. +Đổi mới phương thức quản lý bằng mô hình quản lý mạng người giúp người quản lý theo dõi được số lượng công việc và tiến độ thực hiện của nhân viên bất cứ lúc nào. +Đẩy mạnh công tác nghiên cứu khoa học ứng dụng để có những sản phẩm chất lượng cao phục vụ cho yêu cầu đổi mới và nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. +Tạo mọi điều kiện cho bộ máy kế toán hoàn thành tốt nhiệm vụ của trong việc bảo toàn và phát triển vốn của doanh nghiệp Ngoài các biện pháp trên thì việc hoàn thiện công tác hạch toán kế toán cũng là một biện pháp quan trọng. Công ty đưa máy vi tính vào phục vụ công tác kế toán nhưng vẫn chưa khai thác tận dụng được hết chức năng của chúng. Hiện tại kế toán máy của công ty mới chỉ dừng lại việc lưu trữ thông tin còn phần lớn công việc vẫn lầm bằng tay. Công ty nên cài đặt chương trình kế toán phù hợp với điều kiện kinh doanh, tổ chức bồi dưỡng kế toán máy cho các kế tóan viên để đảm bảo kế toán máy thực sự trở thành công cụ lưu trữ, cung cấp, cập nhật và xử lý thông tin cho người sử dụng. Điều đó giúp cho khối lượng công việc được giảm nhẹ, tiết kiệm thời gian làm việc cho các nhân viên kế toán, giúp cho việc theo dõi tiện lợi, lưu trữ gọn nhẹ đáp ứng nhu cầu phát triển công ty với những công việc ngày càng phức tạp.Mặt khác công ty nên thiết lập mạng nối liền giữa các chi nhánh với cơ quan công ty để tiện cho việc theo dõi, trao đổi thông tin và quản lý hoạt động của các chi nhánh nói chung và phòng kế toán của các chi nhánh nói riêng. Kết luận Trong điều kiện sản xuất kinh doanh như hiện nay, vấn đề quản lý tốt tình hình tài chính có ý nghĩa rất quan trong. Nó đòi hỏi các doanh nghiệp hết sức thận trọng, nhậy bén khi đưa ra quyết định. Trong chiến lược quản lý, kế toán luôn giữ một vai trò hết sức quan trọng. Nó là công cụ quản lý hiệu lực nhất với chức năng phản ánh và quản trị qúa trinh kinh doanh. Vì vậy việc tổ chức kế toán khoa học hợp lý ảnh hưởng lớn tới kết hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, giúp các nhà quản lý nắm bắt thông tin một cách cập nhật. Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tuy chỉ là một phần trong công tác kế toán nói chung của doanh nghiệp song nó lại là một phần hành quan trọng tới kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Trong thời gian thực tập tại công ty Vật Tư và Thiết Bị Toàn Bộ, em đã đi sâu nghiên cứu đề tài: "Hoàn thiẹn công tác hạch toán kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ của doanh nghiệp thương mại". Trong bài viết đã giải quyết được những nội dung cơ bản: -Trình bầy khái quát hệ thống lí luận cơ bản tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ. -Trình bầy khái quát thực trạng công tác kế toán tiêu thụ ahngfhóa và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty Vật Tư và Thiết Bị Toàn Bộ-MATEXIM đồng thời đưa ra những nhận xét khái quát và một số kiến nghị đề xuất nhằm hoàn thiện công tác tiêu thụ hàng hóa và kết quả tiêu thụ tại công ty. Trong quá trình thực hiện đề tài, em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của cô Nguyễn Thị Đông và các cán bộ phòng kế toán công ty. Em xin chân thành cảm ơn.