Chuyên đề Hoàn thiên công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Máy và Thiết bị Kim Sơn

dụng cụ này có giá thành khá cao và thường được nhập khẩu từ Hàn Quốc, Trung Quốc,... Các nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tự chế chủ yếu là các phôi, gá lắp, máy tiện, máy bào,... Phải tuỳ vào yêu cầu của khách hàng để thiết kế quy mô sản phẩm, hay những sản phẩm truyền thống của Công ty. Phân loại theo nguồn hình thành giúp Công ty theo dõi sự biến động của từng nguồn vật liệu, công cụ dụng cụ, chúng chiếm tỷ trọng như thế nào trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ và trong tổng gía thành sản phẩm. Điều này đặc biệt có ý nghĩa trong việc sử dụng hiệu quả vốn lưu động. 1.3. Tính giá vật liệu, công cụ dụng cụ: Trong công tác quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ, tính giá vật liệu, công cụ dụng cụ đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Tính giá là phương pháp thông tin và kiểm tra về sự hình thành và phát sinh các chi phí có liên quan đến từng loại vật tư, công cụ dụng cụ. Thông qua hoạt động tính giá vật liệu, công cụ dụng cụ, kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ theo dõi và phản ánh tình hình biến động vật liệu, công cụ dụng cụ một cách tổng hợp, kiểm tra được các đối tượng kế toán bằng thước đo tiền tệ. Đồng thời nhờ có tính giá, kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ tính toán và xác định toàn bộ chi phí nguyen vật liệu, công cụ dụng cụ đã bỏ ra trong kỳ có liên quan đến việc thu mua, sản xuất, chế tạo từng loại sản phẩm. Dựa vào qui định về tính giá thành hiện hành, đặc điểm của vật liệu, công cụ dụng cụ, đặc thù quản lý của Công ty, kế toán công ty đã lựa chọn phương pháp tính giá thanh sau: 1.3.1- Tính giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho: Tuỳ vào nguồn hình thanh vật liệu, công cụ dụng cụ mà kế toán vật liệu- công cụ dụng cụ có phương pháp tính giá riêng. Hiện nay, vật liệu, công cụ dụng cụ của Công ty được cung cấp từ hai nguồn khác nhau, do đó phương pháp tính giá thành đối với hai nguồn này là khác nhau: * Đối với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua ngoài: Do Công ty tính thuế theo phương pháp khấu trừ nên phần thuế GTGT không tính vào giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ. Giá mua ghi trên hoá đơn là giá không có thuế GTGT. - Đối với vật liệu mua trong nước: Trị giá thực tế NVL- CCDC = Giá ghi trên hoá đơn - Giảm giá hàng mua hoặc hàng mua bị trả lại + Chi phí thu mua khác trong quá trình thu mua - Còn đối với nguyên vật liệu nhập ngoại, thì giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được tính theo công thức: Giá NVL- CCDC nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn + Thuế nhập khẩu + Chi phí thu mua thực tế *Đối với nguyên vật liệu tự chế: như các khuôn, gá lắp,... Giá NVL- CCDC nhập kho = Giá trị NVL- CCDC xuất chế biến + Chi phí chế biến * Đối với nguyên vật liệu nhập lại kho do xuất thừa: Giá nguyên vật liệu nhập lại kho xác định đúng bằng giá trị thực tế xuất kho loại vật liệu đó. * Đối với phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh của công ty: Giá thực tế được tính theo giá bán trên thi trường hoặc đánh giá thực tế của phòng điều độ sản xuất. 1.3.2- Tính giá vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho: Nguyên vật liệu, cômg cụ dụng cụ được tính theo phương pháp Nhập trước - Xuất trước. Theo phương pháp này, NVL được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô NVL nào nhập vào kho trước sẽ được xuất dùng trước, vì vậy lượng NVL xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó. 2. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty: 2.1. Thủ tục và chứng từ nhập, xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: 2.1.1- Thủ tục và chứng từ nhập kho: Căn cứ vào hợp đồng hay kế hoạch sản xuất, phòng kỹ thuật sẽ xác định chủng loại vật liệu, công cụ dụng cụ cần dùng và lập bảng dự trù vật liệu, công cụ dụng cụ. Sau đó phòng kỹ thuật kết hợp với phòng kế toán xem xét lượng tồn kho, để lập kế hoạch cung cấp vật liệu, công cụ dụng cụ. Nếu là loại vật liệu doanh nghiệp không sản xuất được phòng kỹ thuật sẽ cử người đi mua. Còn nếu là loại vật liệu doanh nghiệp tự sản xuất được thì lập kế hoạch sản xuất. * Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ mua ngoài: Theo quy định của công ty, tất cả vật liệu, công cụ dụng cụ khi về tới Công ty đều phải qua kiểm nghiệm rồi mới nhập kh. Việc kiểm nghiệm được tiến hanh bởi một ban kiểm nghiệm vật tư (KCS). Ban kiểm nghiệm vật tư bao gồm một đại diện của phòng kỹ thuật, nhân viên thu mua vật tư và thủ kho để xác nhận chất lượng, chủng loại vật liệu, công cụ dụng cụ. Sau khi kiểm nghiệm chất lượng, sản lượng và quy cách, ban KCS lập biên bản kiển nghiệm và đánh dấu của phòng KCS lên hoá đơn mua hàng. Biểu 1: Hoá đơn (GTGT) Liên 2: (Giao cho khách hàng) Ngày 17 tháng 03 năm 2004 MS01 GTKT - 311 EQ/01 - B No 047321 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Hải Hà Địa chỉ: 27 Trần Hưng Đạo - Thái Nguyên Số tài khoản: 715A07657 - NH công thương Thái Nguyên Điện thoại: (0280)856053. MST 2466128360-2 Họ tên người mua hàng: Trần Mạnh Lực Đơn vị: Công ty Máy và Thiết bị Kim Sơn Địa chỉ: 47- Vũ Ngọc Phan-Láng Hạ-Hà Nội Hình thức thanh toán: Tiền mặt STT Tên dịch vụ hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 ống Inox ỉ 140 Kg 57 44.762 2.551.434 Cộng tiền hàng: 2.551.434 Thuế suất GTGT 5% Tiền thuế GTGT: 127.571 Tổng cộng tiền thanh toán 2.679.005 Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu sáu trăm bay chín nghìn không trăm không năm đồng! Người mua (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký đóng dấu, ghi rõ họ tên) (Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn) Biểu 2: Biên bản kiểm nghiệm vật tư Ngày 17 tháng 03 năm 2004 số: 37654 Căn cứ vào Hoá đơn giá trị gia tăng Số: 047321 Ngày 17 tháng 03 năm 2004 của Công ty Máy và Thiết bị Kim Sơn. Bản kiểm nghiệm gồm: Ông (bà) Mã Phi Thái - trưởng phòng kỹ thuật Ông (bà) Hoàng văn Hùng - thủ kho. Ông (bà) Trần Mạnh Lực - Nhân viên thu mua đã kiểm nghiệm các loại: Stt Tên nhãn hiệu của vật tư Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách phẩm chất Số lượng không đứng quy cách, phẩm chất 01 ống Inox ỉ 140 Kg 57 57 0 ý kiến của ban kiểm nghiệm: ... cho nhập kho Đại diện kỹ thuật Thủ kho Nhân viên thu mua Biên bản kiểm nghiệm cùng với hóa đơn GTGT làm cơ sở cho kế toán thanh toán tiền hàng cho khách hàng. Trong trường hợp, vật liệu, công cụ dụng cụ thừa hoặc thiếu so với số lượng ghi trên phiếu hoặc không đúng phẩm chất, quy cách, phòng KCS phải báo cho phòng kế toán tổng hợp biết để giải quyết. Sau khi xem xét đầy đủ hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm vật tư, kế toán tổng hợp sẽ lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho lập làm 3 liên(biểu 1). Một liên lưu tại phong kế toán vật tư, một liên giao cho thủ kho để vào thẻ kho, một liên nộp vào hoá đơn chuyển cho kế toán thanh toán. Phiếu nhập kho nguyên vật liệu ghi rõ số, ngày nhập, tên quy cách, số lượng nguyên vật liệu nhập kho, theo chứng từ Hoá đơn bán hàng, biên bản kiểm nghiệm. Sau khi hàng nhập kho, người mua vật tư nộp hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm lên phòng Kế toán làm thủ tục thanh toán. Biểu 3: Phiếu nhập vật tư Mã số CT Số Ngày BM0603 753/060421 17/03/2004 Tên người nhập anh Lực Đơn vị nhập: Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Hải Hà HĐ:Số 047321 Danh điểm:B01004 Nhập tại kho: nguyên vật liệu Ghi có tài khoản: 331 ĐVT: đồng Stt Tên hàng đơn vị tíh Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú Xin nhập Thực nhập 01 ống Inox ỉ 140 Kg 57 57 44.762 2.551.434 Tổng cộng 2.551.434 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Hai triệu sáu trăm bay chín nghìn không trăm không năm đồng! Người nhập Thủ kho Thủ trưởng đơn vị * Đối với vật liệu tự sản xuất: Vật liệu tự sản xuất của Công ty chính là thành phẩm của phân xưởng đúc. Sau khi ký hợp đồng sản xuất, phòng kỹ thuật dựa trên yêu cầu cấu tạo của sản phẩm thiết kế các chi tiết máy và gửi cho phân xưởng đúc. Phân xưởng đúc đúc các chi tiết máy và chuyển cho các phân xưởng gia công cơ khí. Do đó thành phẩm của phân xưởng đúc là đối tượng lao động của phân xưởng cơ khí. Nói cách khác, bán thành phẩm (thành phẩm của phân xưởng đúc) là một loại nguyên vật liệu chính của Công ty. Khi sản phẩm (vật liệu, công cụ dụng cụ) hoàn thành nhập kho thì kế toán của phân xưởng đó viết phiếu nhập kho sản phẩm (biểu 1). Phiếu nhập kho sản phẩm cũng được viết thanh 3 liên. Một liên nộp phòng kế toán tổng hợp, một liên giao cho nhân viên thu mua vật tư, còn một liên giao cho thủ kho. Các bán thanh phẩm nhập kho được coi là thành phẩm của Công ty, hạch toán vào TK 155 (TK 155 "Thành phẩm" mới được bổ sung). Nghiệp vụ này hoàn toàn hợp lý vì một số bán thành phẩm nhập kho là để bán cho các công ty Cơ khí khác. Đối với nghiệp vụ này Công ty định khoản như sau: Nợ TK 155 Có TK 154 Đối với các bán thành phẩm chuyển thẳng cho phân xưởng cơ khí, kế toán bán thành phẩm vẫn lập phiếu nhập kho thành 3 liên (bảng 1). Một liên gửi cho phòng kế toán tổng hợp, một liên gửi cho kế toán tiền lương, một liên gửi cho kế toán vật tư để phân bổ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho sản phẩm. Dòng "nhập tại kho" kế toán bán thành phẩm ghi tên phân xưởng nhập bán thành phẩm. (phân xưởng cơ khí). 2.1.2- Thủ tục, chứng từ xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất hàng tháng và bản dự trù nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ kế toán vật tư lập phiếu xuất kho (hai liên - biểu 4). Một liên được chuyển xuống phân xưởng, liên còn lại lưu tại phòng để quản lý. Đối với bán thành phẩm nhập kho, kế toán vật tư lập phiếu xuất như các loại vật liệu mua ngoài. Biểu 3: Phiếu xuất kho Ngày 19 tháng 03 năm 2004 Số: 19 Nợ: TK 621 Có TK: 152 Họ và tên người nhận: Ông Khôi Địa chỉ: Phân xưởng cơ khí Lý do xuất kho: Chế tạo cụm kết cấu cơ khí phụ trợ cho máy Cincinati Xuất tại kho: Ông Quang ĐVT: đồng STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Trục dẫn hướng Cái 01 01 800.000 800.000 2 Vành bánh tỳ Cái 05 05 100.000 100.000 3 Vành bánh tỳ mới Cái 02 02 200.000 200.0000 4 ..... Cộng x x x X x 3.930.000 (Bằng chữ: Ba triệu chín trăm ba mươi ngàn đồng chẵn) TT đơn vị KT trưởng PT cung tiêu Người nhận Thủ kho Nhân viên phân xưởng mang Phiếu xuất kho xuống kho để lĩnh vật liệu, công cụ dụng cụ. Căn cứ vào số lượng tồn kho, thủ kho xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và ghi vào thẻ kho. Nếu trong kho không đủ, thì thủ kho điền vào dòng kho còn nợ và báo cho kế toán vật tư. Theo định kỳ, kế toán vật tư xuống lấy phiếu xuất vật tư, ký xác nhận về số lượng vào thẻ kho, tính toán và ghi vào phiếu xuất kho, vào sổ chi tiết cả về hiện vật và giá trị. Cuối tháng, kế toán phân loại vật tư xuất dùng trong tháng cho từng sản phẩm của phân xưởng và lập Bảng tổng hợp chứng từ gốc. Biểu 4: Bảng tổng hợp chứng từ gốc Tháng 03 năm 2004 Xuất vật tư trực tiếp chế tạo cụm kết cấu cơ khí phụ trợ cho máy Cincinati cho phân xưởng cơ khí ĐVT: đồng STT Chứng từ TK chi tiết Cộng TK 1521 TK 1522 TK 1523 01 02 778.000 116.000 894.000 02 12 3.111.500 412.000 240.000 3.763.500 03 19 3.930.000 3.930.000 04 20 960.000 304.000 189.600 1.453.600 ... .. ... .. . Cộng 18.899.100 1.352.500 935.800 21.187.400 Đồng thời cuối tháng tại phân xưởng nhân viên sẽ tập hợp các phiếu xuất kho và lập bảng kê nhận vật tư từ kho Công ty để theo dõi chính xác số lượng nguyên vật liệu dùng cho chế tạo từng loại sản phẩm. Số tổng cộng trên bảng kê phải trùng hợp với số tổng cộng trên bảng tổng hợp chứng từ gốc do kế toán vật liệu lập. Biểu 5: Bảng kê nhận nguyên vật liệu từ kho Công ty Dùng cho cụm kết cấu cơ khí phụ trợ cho máy Cincinati Tháng 03 năm 2004 ĐVT: đồng STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất VT Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Mặt bích bánh tỳ Cái 05 30.000 150.000 2 Căn bích hướng dẫn Cái 04 8.000 32.000 3 Vành bánh tỳ Cái 05 100.000 500.000 4 ... .. ... ... ... Cộng x x x x 21.187.400 Trong đó: VLC 18.899.100 VLP 1.352.500 NL 935.800 Căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán vật liệu lập chứng từ ghi sổ Biểu 6: Chứng từ ghi sổ Số: 20 Ngày 31 tháng 03 năm 2004 ĐVT: đồng Trích yếu Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có Xuất vật tư trực tiếp cho PXCK chế tạo cụm kết cấu cơ khí 621 1521 1522 21.187.400 18.899.100 1.352.500 1523 935.800 - Kết chuyển chi phí NVLTT cho chế tạo cụm kết cấu cơ khí 154 621 21.187.400 21.187.400 - Đối với vật liệu do phân xưởng tự mua về chế tạo thẳng không qua kho và nguyên vật liệu nhận của phân xưởng khác Cuối tháng nhân viên thống kê phân xưỏng tập hợp các hóa đơn mua về, giấy biên nhận để lập Bảng kê nguyên vật liệu phân xưởng tự mua cho từng sản phẩm. Biểu 7: Giấy biên nhận Đơn vị: Phân xưởng Đúc - Cty Kim Sơn Có nhận làm một số công việc phục vụ chế tạo cụm kết cấu cơ khí sau: ĐVT: đồng STT Tên chi tiết ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Trục hộp số Cái 01 25.000 25.000 2 Trục đỡ ổ bi Cái 02 50.000 100.000 ... . .. . ... Cộng 225.000 Ngày 25 tháng 12 năm 2003 GĐ Cty PX cơ khí Đơn vị làm Biểu 8: Bảng kê nguyên vật liệu PX cơ khí tự mua chế tạo Tháng 12 năm 2003 ĐVT: đồng STT Tên chi tiết ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 ống cao su F28-30 m 01 25.000 25.000 2 Đệm đồng các loại Cái 20 1.000 20.000 3 Bu lông Cái 110 200 22.000 .. .. .. .. .. .. Cộng 1.599.000 Trong đó: VLC 957.400 VLP 641.600 Từ chứng từ ghi sổ trên vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Biểu 9: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ CT - GS Số tiền CT - GS Số tiền SH NT SH NT 01 1/03 1.587.538 ... ... ... ... ... ... 18 23/03 12.356.152 16 21/03 16.356.188 ... ... ... ... ... ... 20 31/03 21.187.400 Căn cứ vào chứng từ ghi sổ, kế toán tổng hợp vào Sổ cái TK 152 Biểu 10: Sổ Cái Tài khoản: "Nguyên vật liệu" Số hiệu : 152 ĐVT: đồng NTGS CTGS Diễn giải TKĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có Dư cuối kỳ trước 536.312.680 Tháng 03 10/03 16 Mua chịu NVL 331 342.000.881 15/03 17 Mua NVL 111 5.754.691 - Xuất VL dùng cho sản xuất 154 5.754.691 22/03 18 Mua NVL 111 33.517.613 - Xuất VL dùng cho sản xuất 154 33.517.613 29/03 19 Xuất VL dùng cho sản xuất 154 3.930.000 Cộng PS 381.273.185 43.202.304 Số dư 874.383.561 2.2. Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: Một trong những yêu cầu quan trọng của công tác quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn theo từng danh điểm nguyên vật liệu công cụ dụng cụ. Bất cú một loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nào thiếu cũng có thể dẫn đến ngừng sản xuất. Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của Công ty biến động liên tục và diễn ra ở nhiều chủng loại nên khối lượng hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ rất lớn vag tốn nhiều thời gian. Để thuận tiện cho quá trình hạch toán và quản lý, kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty được thực hiện theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. 2.2.1- Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: * Tại kho: hàng ngày, căn cứ vào số lượng tồn kho thực tế, phiếu nhập, phiếu xuất, thủ kho nhập xuất nguyên vật liệu và ghi số thực nhập, thực xuất vào phiếu nhập, xuất và váo thẻ kho. Mỗi thẻ kho được theo dõi một loại vật liệu. Mỗi một nghiệp vụ nhập - xuất được phản ánh một dòng trên thẻ kho. Ví dụ: Đối với ống Inox ỉ 140 (Mã số 01004). Căn cứ vào phiếu nhập kho số 753 (17/03/2004) và phiếu xuất kho số 524 (29/03/2004) và phiếu xuất kho số 525 (29/03/2004), thủ kho ghi: Biểu 11: Thẻ kho Mã số CT Số Ngày BM 1526 1978 01/04/04 Tên vật tư: ống Inox ỉ 140 DĐ: B 01004 Đơn vị: Kg Kho: CK Stt Chứng từ Diễn giải Ngày Số lượng Kế toán ký SH N NHập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 3 4.854 ... 5 753 17/03/04 Nhập 18/03/04 57 4.850 3 524 29/03/04 Xuất XCK 30/03/04 5 4.845 4 525 29/03/04 Xuất XCK 30/03/04 7 4.838 ... Cộng PS T3 9.439 4.635 Tồn cuối tháng 9.658 Riêng đối với nghiệp vụ xuất kho, nếu số lượng tồn thực tế trong kho không đủ, thủ kho sẽ báo cho kế toán vật tư, kế toán vật tư sẽ viết thêm một nhập kho đúng bằng lượng kho còn nợ và gửi xuống phân xưởng . Song trường hợp này ít xẩy ra. Đến cuối ngày, thủ kho tính lượng tồn kho thực tế từng danh điểm nguyên vật liệu. Định kỳ 2-3 ngày, thủ kho giao toàn bộ chứng từ nhập xuất và thẻ kho để kế toán đối chiếu. Ngoài ra, theo quy định của từng loại vật liệu trên thẻ kho, thủ kho lập bảng "Báo cáo tồn kho vật liệu" . Biểu 12: Báo cáo tồn kho vật liệu Kho: Inox Tên vật tư đvt Mã Tồn T1 Tồn T2 Tồn T3 ... Tồn T12 ống Inox ỉ 140 Kg B 01004 4.854 9.658 ống Inox ỉ 96 Kg B 03005 152.362 90.737 ... Báo cáo tồn kho vật liệu được lập theo từng kho, mỗi loại nguyên vật liệu được ghi trên một dòng. Số liệu trên báo cáo tồn kho được đối chiếu với tổng số tồn kho của từng loại vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển và giúp cho hoạt động kiểm kê vật liệu được nhanh chóng hơn. * Tại phòng kế toán: Định kỳ 2-3 ngày kế toán vật tư xuống kho ký thẻ kho và nhận phiếu nhập, phiếu xuất kho. - Hoạt động nhập kho: Khi nhận phiếu nhập kho, căn cứ vào hoá đơn bán hàng hoặc thẻ tính giá thành kế toán tính đơn giá vật liệu thực tế nhập kho và lên thẻ kế toán chi tiết: Biểu 13: Phiếu kế toán chi tiết nhập vật liệu ĐVT:đồng Ngày 17/03 Đơn vị nhập Số chứng từ 753 Người nhập Sổ Nguyên vật liệu Nội dung Nhập ống Inox ỉ 140 Tài khoản 152.1 Số lượng 57 Tài khoản đối ứng 331 Đơn giá 44.762 Tiền 2.551.434 Dựa vào thẻ kế toán chi tiết lập "bảng kê nhập" Biểu 14: Bảng kê nhập Mã vật tư: B 01004 Từ ngày 01/03/2004 Đến ngày 31/03/2004 ĐVT: đồng Stt Ngày nhập Số hiệu chứng từ Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền ... 05 17/03 753 Kg 57 44.762 2.551.434 ... Tổng PS Nợ 9.439 422.508.518 Ngày 31 tháng 03 năm 2004 Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Mỗi "bảng kê nhập" được lập cho một loại vật liệu, phản anh toàn bộ nghiệp vụ nhập vật liệu trong một tháng theo trình tự thời gian. Bảng kê nhập theo dõi vật liệu trên cả phương diện thời gian, số lượng và giá trị. Cuối tháng, kế toán vật tư tính ra số tổng phát sinh nhập để đối chiếu với số tổng cộng phát sinh nhập trên thẻ kho và số liệu của kế toán tổng hợp. - Hoạt động xuất kho: + Đối với vật liệu mua ngoài: Cũng giống như nghiệp vụ nhập kho, khi nhận được phiếu xuất kho kế toán định khoản và lập thẻ kế toán chi tiết. Biểu 15: Phiếu kế toán chi tiết xuất kho ĐVT: đồng Ngày 29/03 Đơn vị xuất Số chứng từ 524 Người xuất Sổ Nguyên vật liệu Nội dung Nhập ống Inox ỉ 140 cho XCK Tài khoản 152.1 Số lượng 12 Tài khoản đối ứng 621.1 Đơn giá 44.762 Tiền 537.144 Đối với nghiệp vụ này kế toán vật tư se dựa vào phiếu kế toán chi tiến xuất kho để lập bảng kê xuất. Biểu 16: Bảng kê xuất Mã vật tư: B 01004 Từ ngày 01/03/2004 Đến ngày 31/03/2004 Stt Ngày xuất Số hiệu chứng từ Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền ... 03 29/03 524 Kg 5 44.762 223.810 04 29/03 525 Kg 7 44.762 313.334 ... Tổng PS Có Kg 4.635 207.471.870 Ngày 31 tháng 03 năm 2004 Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Bảng kê xuất, liệt kê phiếu xuất kho theo trình tự thời gian của từng loại vật liệu của từng kho. Bảng kê xuất có chức năng tương tự như bảng kê nhập. Tức là mỗi bảng kê lập cho một loại vật liệu, phản ánh toàn bộ nghiệp vụ xuất vật liệu trongmột tháng theo trình tự thời gian. Bảng kê xuất cũng theo dõi vật liệu trên cả phương diện thời gian, số lượng và giá trị. Cuối tháng, kế toán vật liệu tính ra tổng số phát sinh xuất để đối chiếu với tổng cộng phất sinh Có trên thẻ kho của loại vật liệu đó và đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp. Cuối tháng, kế toán phân loại vật tư xuất dùng trong tháng cho từng sản phẩm của phân xưởng và lập Bảng tổng hợp chứng từ gốc. Biểu 17: Bảng tổng hợp chứng từ gốc Tháng 03 năm 2004 Xuất vật tư trực tiếp chế tạo cụm kết cấu cơ khí phụ trợ cho máy Cincinati cho phân xưởng cơ khí. ĐVT: đồng STT Chứng từ TK chi tiết Cộng TK 1521 TK1522 TK1523 01 ... 02 524/03 223.810 223.810 03 524/03 313.334 313.334 04 ... 05 623/03 8.815.000 208.000 9.023.000 06 624/03 1.304.600 428.500 390.200 2.123.300 ... Cộng 205.183.570 1.352.500 935.800 207.471.570 + Đối với vật liệu tự sản xuất: Đối với vật liệu Công ty tự sản xuất, Công ty không có nghệp vụ nhập kho mà xuất thẳng cho các phân xưởng sản xuất. TK 154- PXĐ TK 154 - BTP TK 155 Chi tiết máy hoàn thành trong Nhập kho bán thành phẩm tháng chi tiết máy TK 621 Xuất cho các phân xưởng cơ khí Để tạo điều kiện cho kế toán vật tư theo dõi giá trị bán thành phẩm xuất dùng cho phân xưởng cơ khí, kế toán bán thành phẩm lập bảng tổng hợp nhập kho bán thành phẩm. Biểu 18: Bảng tổng hợp nhập kho bán thành phẩm Tháng 03/2004 Danh mục sản phẩm Mã Đơn vị Trọng lượng Đơn giá Thành tiền 1- Sản phẩm nhập kho Kg 43.057 751.555.702 Thép cácbon nấu lò 23-25 Kg 116,4 7.129 829.808 Thép đúc 35-45 Kg 369 11.629 4.298.111 ... 2- Nhập kho CK 4.490 17.280.618 Tám má G 13 Kg 3.240 14.112 4.572.198 Bánh răng K25-45L Kg 1.250 7.192 8.911.166 ... Tổng cộng 922.868.446 Cuối tháng kế toán đóng các bảng kê nhập, bảng kê xuất thành từng quyển phù hợp với từng nhóm vật liệu chính. Căn cứ vào bảng kê nhập, bảng kê xuất của từng loại vật liệu, vào ngày cuối tháng kế toán lên sổ đối chiếu luân chuyển. Mỗi tờ đối chiếu luân chuyển được mở cho từng kho và được ghi chi tiết cho từng loại vật liệu dùng trong cả tháng của loại vật liệu đó. Sau khi đã tính lượng vật liệu tồn ở từng kho kế toán tiến hành đối chiếu số liệu thủ kho và kế toán tổng hợp. Như vạy mỗi dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển sẽ trùng khớp với tổng số lượng vật liệu phát sinh Nợ- Có- Tồn kho trên thẻ kho của từng vật liệu tương ứng. Dòng tổng cộng trên sổ đối chiếu luân chuyển sẽ trùng khớp dòng tổng cộng phất sinh Nợ- Có- Dư cuối kỳ TK 152 của kế toán tổng hợp. Tuy nhiên, đối với vật liệu xuất cho quá trình sản xuất dùng không hết để lại phân xưởng thì thủ kho không phản ánh nghiệp vụ này. Trong khi kế toán giá thành căn cứ giấy báo của kế toán vật tư, ghi giảm lượng vật liệu xuất kho. Tức là số vật liệu trên sổ kế toán tăng lên trong khi số vật liệu trong kho không đổi. Còn nếu số vật liệu dùng không hết nhập lại kho, thì kế toán vật tư viết phiếu nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho như các phiếu nhập khác. Tức là lượng vật liệu trong kho tăng lên. Vậy với loại vật liệu dùng không hết nhập lại kho thì số liệu trên bảng kê nhập và bảng kê xuất của kế toán vật tư không khớp với dòng tổng cộng phát sinh của thẻ kho do vậy kế toán phải kiểm tra và đối chiếu lại với số liệu ở từng đơn vị sử dụng. 2.2.2- Hạch toán chi tiết công cụ dụng cụ: Công tác hạch toán chi tiết công cụ dụng cụ tại Công ty Máy và Thiết bị Kim Sơncũng tượng tự như công tác hạch toán chi tiết vật liệu tai Công ty Máy và Thiết bị Kim Sơn. * Tại kho: Sau khi kiểm tra các chứng từ nhập kho, căn cứ vào chứng từ nhập kho, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và lượng tồn kho thực tế, thủ kho nhập xuất công cụ dụng cụ, ghi số thực nhập, thực xuất vào phiếu nhập, xuất kho. Biểu 19: Phiếu nhập công cụ dụng cụ Mã số CT Số Ngày BM0604 723/06041 02/03/2004 Tên người nhập anh Lực Đơn vị nhập: Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Lan Anh HĐ:Số 031721 Danh điểm:K 01034 Nhập tại kho: công cụ dụng cụ Ghi có tài khoản: 331 ĐVT: đồng Stt Tên hàng đơn vị tíh Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú Xin nhập Thực nhập 01 Mũi khoan đuôi côn ỉ 26 Cái 40 40 73.260 2.930.400 Cộng 2.930.400 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Hai triệu chín trăm ba mươi nghìn bốn trăm đồng chẵn. Người nhập Thủ kho Thủ trưởng đơn vị Biểu 20: Phiếu xuất kho công cụ dụng cụ Ngày 29 tháng 03 năm 2003 Số: 17 Nợ: TK 621 Có TK: 153 Họ và tên người nhận: Ông Khôi Địa chỉ: Phân xưởng cơ khí Lý do xuất kho: Chế tạo cụm kết cấu cơ khí phụ trợ cho máy Cincinati Xuất tại kho: Ông Thanh ĐVT: đồng STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Mũi khoan đuôi côn ỉ 126 Cái 02 02 77.143 154.286 2 Đồng hồ đo điện Cái 05 05 100.000 500.000 3 ..... Cộng x x x X x 1.330.200 (Bằng chữ:Một triệu ba trăm ba mươi ngàn, hai trăm đồng chẵn) TT đơn vị KT trưởng PT cung tiêu Người nhận Thủ kho Dựa vao lượng nhập - xuất kho thực tế, thủ kho vào thẻ kho cho loại công cụ dụng cụ đó: Biểu 21: Thẻ kho Mã số CT Số Ngày BM 0911 1978 01/04/04 Tên vật tư: Mũi khoan đuôi con ỉ 126 DĐ: K 01034 Đơn vị:Cái Kho: CCDC Stt Chứng từ Diễn giải Ngày Số lượng Kế toán ký SH N NHập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 3 2 ... 5 625 02/03/04 Nhập 02/03/04 40 42 3 372 02/03/04 Xuất XCK 04/03/04 2 40 10 378 02/03/04 Xuất XCK 05/03/04 4 36 ... Cộng PS T3 40 18 Tồn cuối tháng 24 Cuối tháng dựa vào số liệu nhập, xuất kho, thủ kho lập bảng báo cáo tồn kho công cụ dụng cụ. Biểu 22: Báo cáo tồn kho công cụ dụng cụ Kho: Công cụ dụng cụ Tên vật tư đvt Mã Tồn T1 Tồn T2 Tồn T3 ... Tồn T12 Mũi khoan đuôi côn ỉ 26 Cái k 01034 2 24 Dao tiện cắt ỉ 18 Kg B 03005 50 19 ... Cộng tồn 57 62 * Tại phòng kế toán: Sau khi kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của chún từ kế toán phiếu nhâp, phiếu xuất công cụ dụng cụ, kế toán định khoản và lập phiếu chi tiết công cụ dụng cụ. Biểu 23: Phiếu kế toán chi tiết công cụ dụng cụ ĐVT: đồng Ngày 02/03 Đơn vị nhập Số chứng từ 625 Người nhập Sổ Công cụ dụng cụ Nội dung Mũi khoan đuôi côn ỉ 26 - K01034 Tài khoản 153.1 Số lượng 40 Tài khoản đối ứng 331 Đơn giá 73.260 Tiền 2.930.400 Căn cứ vào hoá đơn GTGT của công cụ dụng cụ mua về hay thẻ tính giá thành sản phẩm kế toán tính ddơn giá công cụ dụng cụ và lên"bảng kê nhập". Biểu 24: Bảng kê nhập Mã vật tư: K 0103 4 Từ ngày 01/03/2004 Đến ngày 31/03/2004 ĐVT: đồng Stt Ngày nhập Số hiệu chứng từ Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 05 02/03 625 Cái 40 73.260 2.930.400 Tổng PS Nợ 40 2.930.400 Ngày tháng năm Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Tương tự như hạch toán chi tiết vật liệu, kế toán công cụ dụng cụ căn cứ vào phiếu xuất kho lập phiếu kế toán chi tiết: Biểu 25: Phiếu kế toán chi tiết xuất công cụ dụng cụ ĐVT: đồng Ngày 04/03 Đơn vị nhập Số chứng từ 17 Người nhập Sổ Công cụ dụng cụ Nội dung Mũi khoan đuôi cônỉ 26 - K01034 cho XCK Tài khoản 153.1 Số lượng 2 Tài khoản đối ứng 627.1 Đơn giá 77.143 Tiền 154.286 Căn cứ vào phiếu kế toán chi tiến xuất kho để lập bảng kê phát sinh xuất. Biểu 26: Bảng kê phát sinh xuất Mã vật tư: K01034 Từ ngày 01/03/2004 Đến ngày 31/03/2004 ĐVT: đồng Stt Ngày xuất Số hiệu chứng từ Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền ... 03 04/03/2004 327 Cái 2 77.143 154.286 04 05/03/2004 378 Cái 4 73.900 295.600 ... ... Tổng PS Có Cái 1.330.200 Ngày tháng năm Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Cuối tháng căn cứ vào bảng kê nhập, bảng kê xuất của từng loại công cụ dụng cụ lên sổ đối chiếu luân chuyển. Từ hoạt động hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Máy và Thiết bị Kim Sơn, em thay hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ của Công ty không những đã đáp ứng nhu cầu tính gia thành chính xác mà còn hỗ toj cho Ban giám đốc có những thông tin chi tiết về số lượng, giá trị của từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Đúng vậy nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. Chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng giá thành của Công ty. Chỉ có hạch toán chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ một cách chính xác thì giá thành sản phẩm mới phản ánh chính xác chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để sản xuất sản phẩm đó. Hơn thế nữa, dựa vào thông tin do kế toán cung cấp, Ban giám đốc có thể đưa ra chính sách thích hợp hơn đối với tình hình tài chính và sản xuất của Công ty. Bên cạnh đó, hạch toán kế toán chi tiết đã góp phần không nhỏ trong hoạt động quản lý và sử dụng nguyên vật liệu, công ụ dụng cụ có hiệu quả làm cơ sở nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động của Công ty. Biểu 27: Bảng tổng hợp chứng từ gốc Tháng 03 năm 2004 Xuất công cụ dụng cụ trực tiếp chế tạo cụm kết cấu cơ khí phụ trợ cho máy Cincinati cho phân xưởng cơ khí. ĐVT: đồng STT Chứng từ TK chi tiết Cộng TK 1531 01 ... ... 02 17/03 1.330.200 1.330.200 ... Cộng 205.183.570 205.183.570 Từ những chứng từ kế toán trên vào chứng từ ghi sổ. Biểu 28: Chứng từ ghi sổ Số:15 Ngày 31/03/2004 Trích yếu Tài khoản Số tiền - Xuất công cụ dụng cụ cho PXCK chế tạo cụm kết cấu cơ khí 621 153 205.183.570 205.183.570 - Kết chuyển chi phí NVLTT cho chế tạo cụm kết cấu cơ khí 154 621 205.183.570 205.183.570 Từ chứng từ ghi sổ vào sổ đăng ký chứng từ. Biểu 29: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ CT - GS Số tiền CT - GS Số tiền SH NT SH NT ... ... ... 12 13/03 207.471.870 ... ... ... 15 31/03 205.183.570 3. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty máy và Thiết bị Kim Sơn: Như đã trình bầy, do đặc thù của Công ty nên mọi nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua về đều được kiểm tra và cân đong do đếm trước khi nhập. Hay nói cách khác Công ty thực hiên kiểm kê theo từng nghiệp vụ. Bên cạnh đấy do yêu cầu quản lý nguên vật liệu, Công ụ dụng cụ phải có thông tin liên tục về tình hình biến động của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, Công ty áp dụng hình thức hạch toán tổng hợp kiểm kê thường xuyên. 3.1. Tài khoản sử dụng: Nguyên vật liệu, công cụ dụnh cụ liên quan đến nhiều hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh, nên tài khoản sử dụng chủ yếu là: - TK 152: dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động của các loại nguyên vật liệu. -TK 152 có 6 TK cấp 2: + TK 152.1: Phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động của các loại nguyên vật liệu chính. + TK 152.2: Phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động của các loại nguyên vật liệu phụ. + TK 152.3: Phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động của các loại nhiên liệu. + TK 152.4: Phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động của các loại phụ tùng thay thế. + TK 152.8: Phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động của các loại phế liệu thu hồi. + TK 152- BTP: Phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động của các bán thành phẩm nhập kho. - TK 153.1: Phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động của các loại công cụ dụng cụ. - TK 621: Dùng để phản ánh các chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sử dụng trực tiếp cho việc sản xuất, chế tạo sản phẩm ,... - TK 641: Phản ánh chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá, thành phẩm,... bao gồm chi phí bảo quản, đóng gói,... - TK 642: Phản ánh chi phí quản lý chung của doanh nghiệp gồm chi phí quản lý kinh doanh, chi phí quản lý hành chính, chi phí khác có liên quan đến hoạt động của cả doanh nghiệp. Ngoài ra còn có các TK 111, TK 112, TK 141, TK 133, TK 331. 3.2. Phương pháp kế toán: * Sổ sách sử dụng: Công ty hạch toán tổng hợp theo hình thức Chứng từ ghi sổ để hạch toán tổng hợp nên các loại sổ thường dùng trong hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: - Chứng từ ghi sổ. - Sổ đăng ký chứng từ. - Sổ chi tiết bán hàng (sổ chi tiết TK 331), sổ chi tiết thanh toán với công nhân viên (sổ chi tiết TK 141). - Sổ cái TK 152, 153. * Trình tự ghi sổ: - Sổ chi tiết thanh toán với người bán - TK 331. Dựa vào hoá đơn đơn vị bán gửi đến và phiếu nhập kho kế toán ghi vào Sổ chi tiết thanh toán với người bán theo từng phiếu nhập. Mỗi chứng từ thanh toán được ghi một dòng theo thứ tự thời gian nhận chứng từ, mỗi nhà cung cấp được mở riêng một trang sổ. - Sổ chi tiết TK 141 tạm ứng được mở trong từng năm và mỗi đối tượng tạm ứng được phản ánh trên một trang, mỗi nghiệp vụ tạm ứng được phản anh trên một dòng. - Ghi sổ cái TK 152,153: Sổ cái TK 152, 153 là sổ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụđược kế toán mở cho cả năm. Mỗi tờ sổ mở cho một TK trong đó phản ánh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có, số dư cuối tháng. +Sổ cái TK 152, 153 được ghi một lần vào ngày cuối tháng sau khi đã khoá sổ kiểm tra đối chiếu số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết. Biểu 30: Sổ Cái Tài khoản: "Công cụ dụng cụ" Số hiệu : 153 ĐVT: đồng NTGS CTGS Diễn giải TKĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có Dư cuối kỳ trước 191.622.375 Tháng 03 9/03 13 Mua CCDC nhập kho 111 5.647.500 - Xuất kho CCDC 154 5.647.500 22/03 14 Mua CCDC 111 23.517.613 31/03 15 Xuất kho CCDC 154 205.183.570 Cộng PS 29.165.113 210.831.070 Số dư 9.956.418 4. Tình hình quản lý và sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Máy và Thiết bị Kim Sơn: Tại Công ty Máy và Thiết bị Kim Sơn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí phát sinh (70-80%). Bên cạnh đấy, các nghiệp vụ về nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty diễn ra thường xuyên, đòi hỏi NVL, CCDC phải được bảo quản nghiêm ngặt. Vì vạy vấn đề quản lý tốt các nghiệp vụ về NVL, CCDC rất được coi trọng. Để đánh giả tình hình quản lý, sử dụng NVL, CCDC cần phải xem xét các mặt sau: 4.1. Tình hình cung cấp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: Để phân tích các nghiệp vụ về vật tư cần xem xét trên hai mặt: khả năng đáp ứng nhu cầu về nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ một cách kịp thời và khả năng đáp ứng nhu cầu về chất lượng nhuyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Biểu 31: ĐVT: 1000 Tên NVL, CCDC Đơn vị tính KH cung ứng TT cung ứng TT sử dụng Chênh lệch CT4/CT3 CT4/CT5 SL % SL % ống Inox ỉ 140 Kg 15.293 15.293 9.635 0 100 5.658 159 Mũi khoan đuôi côn Cái 42 42 20 0 100 22 210 ... ... Từ biểu trên so với kế hoạch cung ứng, lượng thực tế cung ứng ống Inox ỉ 140 la đạt như kế hoạch. Lượng dự trữ của Công ty gấp 2 lần lượng sử dụng. Nguyên nhân chung loại đa dạng phong phú, lại nhỏ nhặt chính vì vậy để đáp ứng nhu cầu sản xuất của Công ty phòng cung ứng phải vạch kế hoạch, như vậy mới kịp tiến độ. Xét khả5 năng đáp ứng nhu cầu chất lượng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của Công ty. Là một Doanh nghiệp sản xuất thì chất lượng nguyên vật liệu, công ụ dụng cụ có ảnh hưởng trực tiếp và rất quan trọng đến chất lượng của thiết bị. Do đó yếu tố chất lượng của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được Công ty hết sức coi trọng. Mọi nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua vào đều được phòng kỹ thuật nghiên cứu và đưa ra tiêu chuẩn chặt chẽ. Bên cạnh đó Công ty còn lập phòng KCS để kiểm tra mọi nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho. Vì vậy mọi nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho của Công ty đều đấp ứng nhu cầu chất lượng sản phẩm sản xuất càng cao, đáp ứng được sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường. 4.2. Tình hình dự trữ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: Cùng với nghiệp vụ cung ứng, công tác dự chữ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ góp phần cho việc duy trì tiến độ sản xuất của công ty diễn ra một cách liên tục, đáp ứng mọi nhu cầu đột xuất của đơn đặt hàng. Do đặc điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhỏ nhặt, khối lượng lớn, đa dạng về chủng loại, khó bảo quản công ty cố gắng dự trữ ở mức tối thiểu dặt ra. Biểu 32: Đơn vị: đồng NVL - CCDC T2/2003 T2/2004 Tỷ lệ% Nguyên vật liệu - Dự trữ đầu kỳ - Dự trữ cuối kỳ - Số mua vào - Dự chữ bình quân - Hệ số quay kho 24.993.824.282 22.985.043.282 674.314.158 24.104.470.940 0,02 25.246.287.158 23.444.744.156 681.057.300 24.345.515.657 0,02 101,1 102 101 101 100 Công cụ dụng cụ - Dự trữ đầu kỳ - Dự trữ cuối kỳ - Số mua vào - Dự chữ bình quân - Hệ số quay kho 1.658.410.934 1.842.970.654 248.081.905 1.754.337.641 0,045 1.708.163.262 1.835.598.771 260.486.000 1.771.881.017 0,07 103 99,6 105 101 104 Qua biểu phân tíc ta thấy mức dự trữ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là khá cao so với nhu cầu sử dụng. Điều này thể hiện ở hệ số quay kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sẽ dẫn đến ứ đọng vốn. Mặc dù Công ty cung đã cố gắng tăng hệ số quay kho, hệ số quay kho của Công ty năm 2004 đã tăng lên so với 2003, nhưng chỉ só hiện nay vẫn còn thấp. Công ty cần có biện pháp giảm lượng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ dự trữ cũng như tăng tốc độ quay kho của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Có thế vôn lưu động của công ty mới được sử dụng có hiệu quả. 4.3. Tình hình sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụnh cụ: Quá trình sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là một trong những nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm. Quản lý tốt quá trình sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sẽ góp phần hạ giá thành nhằm tăng lợi nhuận của doanh nghiệp và tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường: Biểu 33: Tình hình sử dụng NVL - CCDC tại công ty máy và thiết bị kim sơn Năm 2002 ĐVT: đồng Chỉ tiêu Kế hoạch Thực hiện % Chi phí nguyên vật liệu 2.355.408.256 2.482.600.302 105,04 Chi phí công cụ dụng cụ 125.690.085 132.477.350 105,04 Tổng sản lượng 52.423.000.000 54.824.000.000 104 Tỷ lệ % hoàn thành kề hoạch sử dụng NVL = Tổng mức NVL x100 Tổng mức NVL x GTTSLTT sử dụng KH GTTSLKH = 107% Số tuyệt đối = Tổng mức NVL sử dụng thực tế - Tổng mức NVL sử dụng kế hoạch x GTTSLTT GTTSLKH = 19.313.154 Tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch sử dụng CCDC = 107%, tương đương 19.313.154 qua biểu trên cho thấy số liệu nguyên vật liệu thực tế sử dụng trong kỳ so với kế hoạch đạt 105,04% trong khi sản lượng thực tế so với kế hoạch chỉ đạt 104%. Điều này làm cho hệ số sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thực tế so với kế hoạch tăng lên tới 107% (tức là định mức tiêu hao nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cao hơn so với kế hoạch). Qua đây ta có thể thấy rằng việc quản lý nguyên vật liệu của Công ty trong năm chưa tốt, lượng nguyên vật liệu công cụ dụng cụ tiêu hao tăng lên đã lãng phí, làm tăng giá thành sản phẩm. Vì vậy, Công ty cần xác định chính xác nguyên nhân để có thể đưa ra các giải pháp thích hợp nhằm quản lý tốt hơn quá trình sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Từ đó tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm nâng cao hiệu quả kinh doanh. Qua phân tích , ta thấy Công ty cố gắng nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động ở doanh nghiệp, đặc biệt là thông qua hoạt động quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản dự trữ. Kết quả này có sự đóng góp không nhỏ công tác hạch toán kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ. Công tác hạch toán kế toán đã không những phản ánh chính xác tình hình tăng - giảm - tồn vật liêu, công cụ dụng cụ mà còn cung cấp những thông tin hữu dụng cho ban lãnh đạo sử dụng tốt hơn nguồn vốn lưu động, giảm bớt chi phí lãi vay, ...Qua đó nâng cao hiệu quả vốn lưu động. Phần III Một số nhận xét đánh giá về công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và phương hướng hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Máy và Thiết bị Kim Sơn. I. Nhận xét chung về công tác kế toán tại công ty máy và thiết bị kim sơn. Qua nghiên cứu ở trên ta thấy được vai trò của hạch toán kế toán, đặc biệt là hạch toán NVL, CCDC. Vì NVL, CCDC là yếu tố đầu vào của sản xuất, các nghiệp vụ hạch toán NVL, CCDC là giai đoạn đầu của quá trình hạch toán kế toán của doanh nghiệp. Việc hạch toán NVL, CCDC nhanh hay chậm quyết định tiến độ của giai đoạn sau, do đó hoàn thiện công tác hạch toán NVL, CCDC có ý nghĩa vô cùng quan trọng, sẽ đảm bảo cho việc cung cấp kịp thời đồng bộ chính xác khối lượng và giá trị NVL, CCDC cần thiết cho sản xuất. Cũng như kiểm tra, giám sát việc chấp hành các định mức dự trữ, tiêu hao NVL, CCDC ngăn ngừa việc hư hao, mất mát, lãng phí, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, hạ giá thành sản phẩm. 1. Những ưu điểm: - Về bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức gọn nhẹ, phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh, phản ánh đầy đủ các nội dung hạch toán và đáp ứng yêu cầu của công tác kế toán. Đội ngũ nhân viên có trình độ kế toán cao, nắm vững chính sách nhiệm vụ của mình. Đây chính là cơ sở giúp Công ty áp dụng nguyên tắc kiêm nhiệm trong tổ chức bộ máy kế toán. Mỗi cán bộ kế toán kiêm nhiệm nhiều phần hành khác nhau, do đó góp phần giảm nhẹ quy mô bộ máy kế toán, phát huy hết khả năng của các nhân viên. Đồng thời, đòi hỏi mỗi nhân viên kế toán phải luôn nỗ lực hết mình để hàon thành công việc được giao. - Về sổ sách kế toán: Danh mục và hình thức các chứng từ mà Công ty sử dụng hoàn toàn phù hợp với yêu cầu và quy định của Nhà Nước, đảm bảo mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều có chứng từ kèm theo. Công ty đã lựa chọn và áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ để thực hiện công tác kế toán. Với đặc điểm là đơn vị sản xuất kinh doanh có quy mô vừa khối lượng nghiệp vụ phát sinh không nhiều thì sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ là phù hợp. - Về phương pháp kế toán: Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp này cho phép phản ánh một cách kịp thời, thường xuyên tình hình biến động nhập, xuất, tồn của vật tư, góp phần quản lý chặt chẽ vật tư. - Về công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành + Việc xác định đúng đối tượng hạch toán chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành sản phẩm đã tạo điều kiện thuận lợi cho Công ty trong công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. + Với việc xác định kỳ tính giá thành là cuối tháng thì thẻ tính giá thành cũng được lập vào cuối tháng cho từng đơn đặt hàng, phản ánh cụ thể các khoản chi phí phát sinh trong tháng của từng đơn. + Có sự phân công trách nhiệm rõ ràng và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các nhân viên kế toán , giúp cho số liệu ghi chép chính xác, đầy đủ là cơ sở tính giá đúng giá thành sản phẩm. 2. Nhược điểm: Bên cạnh những ưu điểm mà Công ty đã đạt được, trong công tác kế toán nói chung và công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm nói riêng còn tồn tại những mặt hạn chế sau: Thứ nhất: Tuy Công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ để thực hiện công tác kế toán nhưng một số sổ sách mà Công ty đang áp dụng chưa phù hợp cả về hình thức và cách thức ghi, đặc biệt là bộ sổ chi tiết, nên chưa đáp ứng được yêu cầu phản ánh chi tiết số liệu kế toán. Thứ hai: Công ty chỉ tiến hành lập chứng từ ghi sổ vào cuối mỗi tháng, còn trong tháng , kế toán chỉ thực hiện việc lập, thu thập, kiểm tra và phân loại các chứng từ gốc, những chứng từ kế toán có liên quan đến nhau hoặc những chứng từ kế toán có nội dung kinh tế như nhau được kế toán tập hợp và cuối tháng ghi vào chứng từ ghi sổ bằng một bút toán. Cách lập như vậy giảm bớt số lần ghi sổ nhưng lại vi phạm nguyên tắc về thời hạn ghi sổ, không phản ánh kịp thời và chi tiết từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hơn nữa, cách làm như vậy sẽ khiến cho cuối tháng, cuối qúy bị ùn tắc công việc, việc lập báo cáo thường chậm so với quy định, ảnh hưởng tới công tác quản lý nói chung. Và chứng từ sử dụng vẫn chưa nhất quán, chưa khoa học. Thứ ba:Về công tác quản lý vật liệu dùng không hết dể lại phân xưởng va nhập lại kho thì số liệu trên bảng kê xuất của kế toán vật tư không khớp với dòng cộng phát sinh của thẻ kho. Vì vậy, kế toán phải kiểm tra lại đối chiếu số liệu ở từng đơn vị sử dụng. Tóm lại, công tác kế toán của Công ty vẫn đang trong quá trình tự hoàn thiện nên trong sự phát triển không thể tránh khỏi những thiếu sót. Để kế toán có thể hiện đầy đủ sức mạnh của mình và trở thành một công cụ đắc lực giúp nhà quản lý đưa ra quyết định thì Công ty phải chú ý phát huy những ưu điểm và hạn chế các nhược điểm. Qua quá trình tìm hiểu thực tế tại Công ty em mạnh dạn đề xuất một số ý kiến sau: II Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty máy và thiết bị Kim sơn 1.Về công tác kế toán: Theo chế độ hiện hành tại các doanh nghiệp, khoản giảm giá, bớt giá NVL, CCDC trên hoá đơn chưa được hạch toán ghi sổ. Thật vậy các nhà cung cấp giảm giá NVL, CCDC kế toán NVL, CCDC ghi thẳng giá trên hoá đơn (giá đã giảm). Như vậy không co bất cứ một chứng từ kế toán nào phản ánh nghiệp vụ này. Diều này sẽ làm cho lãnh đạo của công ty không phân biệt được giữa nghiệp vụ mua NVL, CCDC không được giảm giá và được giảm giá. Vậy với tư cách là một sinh viên em xin mạnh dạn đề xuất biện pháp như sau: Bộ tài chính nên ban hành một loại chứng từ phản anh nghiệp vụ mua hàng được giảm giá, để phân biệt với nghiệp vụ bình thường. Đồng thời cũng ban hành một điều khoản phản ánh toàn bộ quá trình giảm giá. 2. Hệ thống sổ sách Nhìn chung, hệ thống sổ chi tiết mà Công ty đang áp dụng là không hợp lý cả về hình thức và cách ghi sổ, không đáp ứng được nhu cầu hạch toán chi tiết. Thứ nhất: Công ty không mở sổ theo dõi chi tiết cho TK 621, TK 622 do vậy những thông tin chi tiết về nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất, về chi phí nhân công trực tiếp không được phản ánh cụ thể trên sổ sách kế toán. Thứ hai: Tại Công ty, căn cứ để ghi sổ kế toán chi tiết là các chứng từ ghi sổ sau khi sử dụng để ghi sổ cái. Như vậy, hệ thống Sổ Cái và Sổ chi tiết gần như giống nhau dẫn tới không đáp ứng được yêu cầu đối chiếu giữa hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết. Thứ ba: Đối với những khoản ghi Có trên Sổ chi tiết, kế toán ghi bằng bút ghi âm, điều này không gây ảnh hưởng gì đến số liệu kế toán nhưng tính chất của nghiệp vụ có thể bị hiểu sai. Thứ tư : Các khoản mục chi phí sản xuất chung của Công ty được tập hợp theo từng phân xưởng như hệ thống sổ chi phí sản xuất kinh doanh lại được mở cho toàn Công ty, chia theo từng yếu tố chi phí cho các phân xưởng, đội sản xuất, do vậy chưa thuận tiện cho việc tập các yếu tố chi phí sản xuất chung theo từng phân xưởng. Để có thể khắc phục được những tồn tại trên theo em, Công ty cần phải thay đổi công tác hạch toán chi tiết. Công ty cần phải thống nhất về hệ thống sổ chi tiết bao gồm sổ chi phí sản xuất kinh doanh mở cho TK621, TK622, TK 627 theo từng phân xưởng. Căn cứ đề nghị vào sổ chi tiết phải lập chứng từ gốc, các bảng kê, bảng phân bổ và phải được ghi ngay khi chứng từ được chuyển đến. 3. Về hạch toán chi phí công cụ dụng cụ phục vụ sản xuất: Tại Công ty, CCDC có nhiều loại và có giá trị khác nhau, có những CCDC chỉ được sử dụng trong một kỳ hạch toán nhưng cũng có những CCDC có giá trị lớn có thể sử dụng qua nhiều thời kỳ. Tuy nhiên, ở Công ty giá trị tất cả những CCDC xuất dùng trong kỳ hạch toán nào thì được phân bổ một lần vào chi phí sản xuất của hạch toán đó mà không tiến hành phân bổ cho các kỳ sau.Việc hạch toán và phân bổ như vậy làm cho giá thành của kỳ xuất dùng CCDC có giá trị lớn sẽ tăng lên không hợp lý. Vì vậy, theo em việc hạch toán CCDC xuất dùng phục vụ sản xuất phải được thực hiện như sau: - Đối với những CCDC chỉ có giá trị sử dụng trong một kỳ hạch toán, toàn bộ giá trị CCDC xuất dùng được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, kế toán ghi: Nợ TK 6273 Có TK153 - Đối với những CCDC lâu bền có giá trị lớn, khi xuất dùng cần áp dụng phương pháp hạch toán' Chi phí trả trước"phân bổ dần. Mức phân bổ cho một kỳ sử dụng có thể được tính như sau: Mức phân bổ CCDC cho 1 lần sử dụng = Giá trị CCDC xuất dùng Số kỳ dự kiến sử dụng +Khi xuất dùng, kế toán căn cứ vào giá thực tế CCDC ghi; Nợ TK 142 Có TK 153 + Phản ánh mức phân bổ giá trị CCDC cho một kỳ sử dụng kế toán ghi; Nợ TK 6273 Có TK 142 4. Về tình hình cung cấp, dự trự, sử dụng , bảo quản nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Về công tác quản lý và sử dụng NVL, CCDC tai Công ty Máy và Thiết bị Kim Sơn là tương đối tốt. Tuy nhiên cũng con một số điều cần lưu ý đó là: Như đã trình bày ở trên nguồn cung cấp vật liệu dùng sản xuất cho các phân xưởng ở Công ty bao gồm : vật liệu xuất từ kho và vật liệu do các phân xưởng tự đảm bảo. - Tình hình cung cấp: lượng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đáp ứng kịp thời nhu cầu của sản xuất. - Tình hình dự trữ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là cao so với nhu cầu sử dụng dẫn đến việc sử dụng vốn không hiệu quả. Việc lập dự phòng cần phải chặt chẽ hơn nữa, chánh việc xuất thừa NVL, CCDC trong sản xuất. - Tình hình sử dụng bảo quản nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của Công ty là chưa tốt, lượng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tiêu hao tăng lên đã gây lãng phí, làm tăng giá thành sản phẩm. Để khắc phục tình trạng trên, theo em Công ty cần phải quản lý tốt hơn nữa về viêc dự trữ, bảo quản, sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Kết luận Trên đây là nội dung của đề tài "Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Máy và Thiết bị Kim Sơn" Sau một thời gian thực tập tại Công ty Máy và Thiết bị Kim Sơn, được làm quen với công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cùng với phần lý thuyết em đã dược nghiên cứu ở trường. Em thấy được vai trò quan trong của hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong quản lý kinh doanh. Quản lý sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ hợp lý có ý nghĩa vô cùng quan trọng để thực hiện mục tiêu giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm tăng lợi nhuận. Mục tiêu này là việc làm cơ bản để một doanh nghiệp tồn tại, phất triển đứng vững trên thị trường. Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của Công ty rất đa dạng, nhiều chủng loại nên việc quản lý và hạch toán vô cùng phức tạp. Với trình độ nghiệp vụ của các nhân viên kế toán thì công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng đã đáp ứng được yêu cầu của nền kinh tế thị trường ở nước ta. Công tác kế toán ở Công ty tương đối hoàn chỉnh, việc hạch toán được thực hiện theo đúng chế độ. Tuy nhiên bên cạnh những cố gắng và những ưu điểm mà Công ty đã thực hiện được trong công tác kế toán thì vẫn còn một số hạn chế nhỏ cần khắc phục, để hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ngày càng hoàn thiện hơn. Trong thời gian có hạn nên chuyên đề không thể đi sâu nghiên cứu được mà chỉ mang tính chất cơ bản nhất trong công tác kế toán hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn cô Lê Kim Ngọc cùng các cô các bác trong phòng kế toán của Công ty Máy và thiết bị Kim Sơn đã giúp em hoàn thành chuyên đề này. Sinh viên: Nguyễn Hoài Thu Tài liệu tham khảo 1. Giáo trình kế toán tài chính trong các Doanh nghiệp của trường đại học kinh tế Quốc dân. 2.Giáo trình kế toán quản trị. 3. Bộ môn phân tích hoạt động kinh doanh. 4. Kế toán doanh nghiệp sản xuất. 5. Các tài liệu về nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tai Công tu Máy và Thiết bị Kim Sơn. Nhận Xét của giáo viên hướng dẫn