Chuyên đề Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Điện Lực Thanh Hoá

n kho của đơn vị. Biểu số 2.4 Mẫu số: 02-VT CÔNG TY ĐIỆN LỰC I Điện Lực Thanh Hoá 98 Triệu Quốc Đạt PHIẾU XUẤT KHO Ngày lập phiếu: 10/03/2008 Liên số: 1 – Lưu tài chính kế toán Số: 0308K02 0001 Họ và tên người nhận hàng: Hoàng Văn Hải Địa chỉ (bộ phận): Chi nhánh điện Thọ Xuân Lý do xuất kho: SCTX – DT số 31 ngày 10/01/2008 lộ 671 TG Sao vàng Xuất tại kho: Kho nhiệt, sắt thép STT Mã vật tư Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Tài khoản Yêu cầu Thực xuất Nợ Có 1 2 3 4 43818090 51612206 43514050 32022156 Bulong mạ M18x70 Acquy kín 2V – 60Ah Bulong thép có đai ốc 14*50 Ghíp nhôm 3 BL AC50 Cái Bình Con Bộ 40 1 30 48 40 1 30 48 3.950 1.051.425 2.461,44 8.700 158.000 1.051.425 73.843 417.600 15222 15222 15222 15222 Tổng cộng (Bằng số): 1.700.868 Tổng giá trị xuất (viết bằng chữ): Một triệu bảy trăm nghìn tám trăm sáu mươi tám đồng Xuất, ngày 10 tháng 3 năm 2008 Người lập biểu (ký, họ tên) Phụ trách vật tư (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) UQ thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) Người giao hàng (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên) Biểu số 2.5 Công ty Điện Lực I ĐIỆN LỰC THANH HOÁ BẢNG KIỂM KÊ VẬT TƯ, HÀNG HOÁ TỒN KHO Thời điểm kiểm kê: 0h ngày 01 tháng 01 năm 2008 STT Tên khoản kho Theo kiểm kê Theo sổ sách Chênh lệch Ghi chú 1 TK 152 – Nguyên vật liệu 4.602.786.509 4.602.786.509 - 1.1 TK 15222– Nguyên vật liệu – nguyên liệu, vật liệu phụ 3.333.726.381 3.333.726.381 - 1.2 TK 1523- Nguyên vật liệu – Phụ tùng 3.413.356 3.413.356 - 1.3 TK 1525- Nguyên vật liệu – Phế liệu 1.265.646.772 1.265.646.772 - 2 TK 153 – Công cụ, dụng cụ 694.583.511 694.583.511 - 2.1 TK 1531- Công cụ dụng cụ - Công cụ dụng cụ 694.583.511 694.583.511 - - Cộng 5.297.370.020 5.297.370.020 - Ngày 01 tháng 01 năm 2008 Người lập (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Giám đốc (ký, họ tên) * Chứng từ và thủ tục kiểm kê NVL, CCDC. Cuối niên độ kế toán, Điện Lực Thanh Hoá thực hiện việc kiểm kê NVL, CCDC theo quy định của Nhà nước nhằm kiểm tra số lượng cũng như chất lượng NVL, CCDC trong kho và ghi nhận trong Biên bản kiểm kê theo từng kho. Với hệ thống quản lý NVL, CCDC được tổ chức chặt chẽ từ khâu cung ứng, bảo quản sử dụng với sự phối hợp giữa nhiều bộ phận chức năng trong đơn vị nên kết quả kiểm kê thực tế thường sát với ghi chép sổ sách, không xuất hiện các trường hợp thừa thiếu NVL, CCDC. Chính vì vậy mà tài khoản 1381, 3381 để ghi nhận các trường hợp chênh lệch sổ sách thường không xuất hiện trong các Báo cáo tài chính của Điện Lực Thanh Hoá. (Ví dụ qua số liệu ở Biểu số 2.5 trang 36) 2.3.2/ Kế toán chi tiết NVL, CCDC Việc phản ánh chi tiết tình hình biến động NVL, CCDC tại Điện Lực Thanh Hoá được tổ chức kết hợp cả ở kho và ở phòng kế toán. Hạch toán chi tiết ở kho chỉ theo dõi về mặt số lượng trên Thẻ kho, còn ở phòng kế toán NVL, CCDC được theo dõi về mặt số lượng và giá trị. Điện Lực Thanh Hoá hạch toán chi tiết NVL, CCDC theo phương pháp thẻ song song. Theo phương pháp này quá trình hạch toán chi tiết NVL, CCDC được tiến hành như sau: * Qui trình ghi sổ chi tiết: Sổ tổng hợp Nhập- Xuất- Tồn Kế toán tổng hợp Sổ chi tiết vật tư Phiếu Nhập Thẻ kho Phiếu Xuất Ghi chú: Ghi hàng ngày : Ghi cập nhật theo yêu cầu: Đối chiếu, kiểm tra : Sơ đồ 2.1: Qui trình ghi sổ chi tiết theo phương pháp Thẻ song song * Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để quản lý theo dõi vật tư theo từng loại chi tiết, căn cứ vào các phiếu nhập, xuất NVL, CCDC, thủ kho tiến hành ghi thẻ kho (mở theo từng danh điểm trong từng kho) gồm các chỉ tiêu: tên, nhãn hiệu, đơn vị tính, quy cách được ghi chép hàng ngày. Mỗi phiếu nhập, xuất NVL, CCDC được ghi một dòng trên thẻ kho theo trình tự thời gian. Cuối tháng, thủ kho tiến hành tính số NVL, CCDC tồn kho và ghi vào thẻ kho. Các phiếu nhập xuất NVL, CCDC sau khi sử dụng sẽ được giao lại cho kế toán vật tư. * Tại phòng kế toán: Định kỳ hàng tuần, kế toán vật tư xuống kho kiểm tra tại chỗ việc ghi chép của Thủ kho, đối chiếu các chứng từ nhập, xuất với thẻ kho về số lượng sau đó ký xác nhận vào thẻ kho chứng minh việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho là đúng đắn. Để ghi chép hạch toán chi tiết NVL, CCDC, kế toán vật tư sử dụng sổ chi tiết NVL, CCDC (mở riêng cho từng NVL, CCDC tương ứng với thẻ kho), Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn NVL, CCDC. Hàng ngày, kế toán vật tư cũng dựa vào các chứng từ nhập, xuất NVL, CCDC để ghi số lượng và tính thành tiền NVL, CCDC nhập, xuất vào sổ chi tiết NVL, CCDC được mở tương ứng với thẻ kho. Đơn giá nhập là trị giá thực tế của NVL, CCDC nhập kho, đơn giá xuất được tính theo phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền tức thời. Cuối tháng, Kế toán vật tư tiến hành cộng sổ và đối chiếu với số liệu trên sổ chi tiết NVL, CCDC với số liệu trên thẻ kho, đồng thời lên bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn của tất cả NVL, CCDC trong tháng về mặt số lượng và cả giá trị. Biểu số 2.6 CÔNG TY ĐIỆN LỰC I ĐIỆN LỰC THANH HOÁ THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/03/2008 Tờ số: 1 Mã vật tư: 51612206 Tên vật tư: Acquy kín 2V – 60Ah Đơn vị tính: Bình NSX: Công ty CP Acquy Tia sáng Tên nơi sản xuất: Công ty CP Acquy Tia Sáng – TP. Hải Phòng Stt Chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Xác nhận của kế toán Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 Tồn kho 01/03 25 1 PN 0308K02 0001 04/03 Nhập mua 04/03 18 2 PX 0308K02 0001 10/03 Xuất cho SCTX 10/03 1 Cộng 18 1 Tồn kho 31/03 42 Biểu số 2.7 CÔNG TY ĐIỆN LỰC I ĐIỆN LỰC THANH HOÁ SỔ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU Tài khoản: 15222-Nguyên vật liệu-Nguyên liệu, vật liệu-Vật liệu phụ Từ ngày 01/03/2008 đến 31/03/2008 Tên quy cách vật liệu: Acquy kín 2V - 60Ah Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ngày Sổ Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền 1 2 3 4 5 6 7 = 5 x 6 8 9 = 5 x 8 10 11 = 5 x 10 Số dư đầu tháng 3 1.050.291 25 26.257.275 Phát sinh tháng 3 04/03 PN 0308K02 0001 Nhập mua 33111 1.053.000 18 18.954.000 … … 10/03 PX 0308K02 0001 Xuất cho SCTX 6271362 1.051.425 1 1.051.425 … … Cộng 18 18.954.000 1 1.051.425 Số dư cuối tháng 3 42 44.159.850 Biểu số 2.8 CÔNG TY ĐIỆN LỰC I ĐIỆN LỰC THANH HOÁ BẢNG TỔNG HỢP VẬT TƯ NHẬP XUẤT TỒN TOÀN ĐƠN VỊ Tháng 3 năm 2008 Stt Mã VT Tên vật tư Đvt Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ SL Tiền SL Tiền SL Tiền SL Tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Mã kho : K01 Kho điện 1 30680070 Gông bê tông néo cáp quang Bộ 25 1.099.525 8 351.848 17 747.677 2 31008420 Sứ A30 Cái 500 1.950.000 40 156.000 460 1.794.000 … … … … … … … … … … … … Mã kho: K02 Kho nhiệt, sắt thép 1 27681010 Dây chì đặc biệt Dây 6.600 924.000 50.000 7.000.000 26.500 3.710.000 30.100 4.214.000 2 32022156 Ghíp nhôm 3BL AC50 Bộ 721 6.272.700 115 1.000.500 606 5.272.200 3 32022158 Ghíp nhôm 3BL AC70 Bộ 948 9.290.400 42 411.600 906 8.878.800 … … … … … … … … … … … … Tổng cộng 748.295.849 558.779.613 310.663.659 996.411.803 … … … … … … … … … … … … Tổng cộng các kho 2.367.910.232 2.005.832.312 1.262.935.239 3.110.807.305 2.3.3/ Kế toán tổng hợp NVL, CCDC 2.3.3.1/ Tài khoản sử dụng Như đã trình bày ở trên mặc dù nguyên vật liệu cũng như công cụ dụng cụ có khối lượng lớn, đa dạng về chủng loại và biến động thường xuyên nhưng Điện Lực Thanh Hoá vẫn chọn phương pháp hạch toán Kê khai thường xuyên để áp dụng trong hạch toán tổng hợp NVL, CCDC. Đó là vì đơn vị có đội ngũ cán bộ kế toán vững vàng về chuyên môn lại thêm sự hỗ trợ của máy tính và phần mềm trong công tác kế toán. Do đó sự lựa chọn này là hợp lý. NVL, CCDC liên quan đến nhiều hoạt động khác trong quá trình sản xuất kinh doanh do đó bên cạnh tài khoản phản ánh NVL và CCDC, kế toán NVL, CCDC sử dụng rất nhiều tài khoản ở các phần hành khác. Các tài khoản sử dụng chủ yếu là: TK 152 : Nguyên vật liệu TK 153 : Công cụ dụng cụ TK 1111 : Tiền mặt TK 1121 : Tiền gửi ngân hàng TK 331 : Phải trả người bán TK 133 : Thuế GTGT đầu vào TK 242: Chi phí trả trước dài hạn TK 154 : Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang TK 154 lại được chi tiết thành các tiểu khoản cho tới TK cấp 5 Ví dụ TK 1541363: Chi phí SXKD dở dang - Sản xuất điện – Phân phối điện – Chi phí giải quyết sự cố - Vật liệu phụ TK 627 : Chi phí sản xuất chung TK 627 cũng được chi tiết thành các tiểu khoản cho tới cấp 5 TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp TK 642 cũng được chi tiết thành các tiểu khoản cho tới cấp 4 Điện Lực Thanh Hoá không sử dụng TK 151 do phần lớn NVL mua ngoài được cung cấp tại kho của đơn vị. Chứng từ gốc: Hoá đơn, phiếu nhập, phiếu xuất kho… Sổ chi tiết Nhật ký chung Nhật ký mua hàng Sổ cái TK 152, 331 Bảng tổng hợp Bảng cân đối số PS Báo cáo tài chính Sơ đồ 2.2: Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL, CCDC 2.3.3.2/ Kế toán tổng hợp nhập NVL, CCDC w Kế toán tổng hợp nhập NVL * Trường hợp mua nguyên vật liệu thanh toán bằng tiền mặt Nghiệp vụ này ít phát sinh tại Điện Lực Thanh Hoá, phần lớn chúng chỉ xuất hiện khi đơn vị mua những nguyên vật liệu rẻ, ít hoặc của nhà cung cấp mới. Căn cứ vào Hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho và giấy đề nghị thanh toán được duyệt. Kế toán thanh toán lập “phiếu chi tiền mặt” chuyển cho thủ quỹ để chi trả tiền đồng thời hạch toán: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 1111 (trường hợp thanh toán ngay) Hoặc Nợ TK 331 Có TK 1111 (trường hợp thanh toán sau) (TK 152 được chi tiết thành các tiểu khoản theo đối tượng cụ thể trong từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh). Thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi để xuất tiền mặt thanh toán cho các nhà cung cấp. Toàn bộ các định khoản trên đều được định khoản hoàn toàn trên máy. Các nghiệp vụ khác nhau thì được định khoản trên các phần hành khác nhau. Sau đó căn cứ vào số liệu từ các chứng từ đã được cập nhật, các thông tin sẽ được kết chuyển vào các Sổ Nhật ký mua hàng, Nhật ký chung, Sổ cái, các sổ chi tiết có liên quan và các sổ này có thể được in ra theo yêu cầu sử dụng khi cần thiết từ máy vi tính. * Trường hợp mua nguyên vật liệu thanh toán sau bằng chuyển khoản Khi phát sinh các nghiệp vụ mua nguyên vật liệu thanh toán bằng chuyển khoản, kế toán vật tư căn cứ vào hợp đồng kinh tế, hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho tiến hành định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 331 Khi thanh toán, kế toán thanh toán căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán do nhà cung cấp lập đã được duyệt, để lập uỷ nhiệm chi trên máy tính chuyển cho Ngân hàng đồng thời định khoản: Nợ TK 331 Có TK 1121 Đồng thời căn cứ vào các chứng từ bao gồm Giấy báo Nợ của ngân hàng, các Hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho (đã qua kiểm tra, đối chiếu của Kế toán trưởng và Giám đốc) đã được kế toán cập nhật vào máy tính, chương trình sẽ tự động vào các Sổ nhật ký, sổ cái và được in ra khi cần để phục vụ yêu cầu quản lý. * Trường hợp mua nguyên vật liệu cho người bán ứng trước Khi phát sinh nghiệp vụ mua nguyên vật liệu cho người bán ứng trước, kế toán vật tư căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng theo hợp đồng được duyệt kế toán lập uỷ nhiệm chi trả tiền ứng trước cho nguời bán định khoản: Nợ TK 331 Có TK 1121 Khi hàng về nhập kho, căn cứ vào bộ chứng từ mua vật tư kế toán tiến hành định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 331 Đồng thời căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán của người bán được duyệt, kế toán thanh toán số tiền chênh lệch còn thiếu giữa số tiền ứng trước và giá trị hàng thực tế nhập kho để lập uỷ nhiệm chi và định khoản: Nợ TK 331 Có TK 1121 Tương tự như trên, các Sổ nhật ký, sổ cái các TK liên quan sẽ được cập nhật tương ứng với các chứng từ khi phát sinh nghiệp vụ và đáp ứng cho yêu cầu sử dụng khi cần thiết. Biểu số 2.9 CÔNG TY ĐIỆN LỰC I ĐIỆN LỰC THANH HOÁ NHẬT KÝ CHUNG Tháng 03 năm 2008 Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái TK đối ứng Số phát sinh Số Ngày tháng Nợ Có 0308K010008 01/03/2008 Mua - HĐ 0057474 Cty TNHH TM & DV Hoa Thái 1522 33111 6.760.000 6.760.000 0308K010008 01/03/2008 Mua - HĐ 0057474 Cty TNHH TM & DV Hoa Thái 1331 33111 676.000 676.000 550 03/03/2008 Nộp tiền cước E.com 1121 13861 39.165.000 39.165.000 551 03/03/2008 Chuyển tiền thuê bao E.com 1121 11312 3.800.000 3.800.000 … … … … … … … 604 06/03/2008 Nộp tiền điện – chi nhánh Nông Cống 1121 1311111 194.785.867 194.785.867 CNTG06 06/03/2008 Thanh toán lương ứng kỳ 1 tháng 4 33411 1111 24.100.000 24.100.000 … … … … … … … Biểu số 2.10 CÔNG TY ĐIỆN LỰC I ĐIỆN LỰC THANH HOÁ NHẬT KÝ MUA HÀNG TK 1522 – Nguyên vật liệu Tháng 3 năm 2008 Ngày Chứng từ Diễn giải TK ghi Nợ Phải trả người bán (Ghi Có) Số Ngày tháng Số hiệu Số tiền … … … … … … … Số dư cuối tháng trước đưa sang 1522 3.333.726.381 01/03/08 0308K010008 01/03/08 Mua - HĐ 0057474 Cty TNHH TM & DV Hoa Thái 1522 6.760.000 6.760.000 01/03/08 0308K010008 01/03/08 Mua - HĐ 0057474 Cty TNHH TM & DV Hoa Thái 1331 676.000 676.000 04/03/08 0308K02 0001 04/03/08 Mua HĐ 0080820 Cty Acquy Tia Sáng 1522 18.954.000 18.954.000 04/03/08 0308K02 0001 04/03/08 Mua HĐ 0080820 Cty Acquy Tia Sáng 1331 1.895.400 1.895.400 05/03/08 0308K02 0002 05/03/08 Mua – HĐ 0079461 Cty TNHH Cáp điện Hải Phòng 1522 50.471.000 50.471.000 05/03/08 0308K02 0002 05/03/08 Mua – HĐ 0079461 Cty TNHH Cáp điện Hải Phòng 1331 5.047.100 5.047.100 … … … … … … … Biểu số 2.11 CÔNG TY ĐIỆN LỰC I ĐIỆN LỰC THANH HOÁ SỔ CÁI Tài khoản: 152 – Nguyên vật liệu Tháng 3 năm 2008 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang nhật ký Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Số dư đầu kỳ 4.602.786.509 Số phát sinh trong tháng 02/03/2008 PX 0308K02 0120 02/03/08 Cấp phục vụ sản xuất kinh doanh 642132 1.150.100 02/03/2008 PX 0308K02 0121 02/03/08 Cấp phục vụ sản xuất kinh doanh 642132 2.266.000 02/03/2008 PX 0308K02 0013 02/03/08 Cấp phát triển công tơ mới 6271396 456.600 … … … … … … … … 04/03/2008 PN 0308K02 0001 04/03/08 Mua HĐ 0080820 ngày 20/03/2008 Công ty CP Acquy Tia Sáng 33111 18.954.000 10/03/2008 PX 0308K02 0001 10/03/08 SCTX - DT số 31 ngày 10/01/2008 lộ 671 TG Sao vàng 6271362 1.051.425 … … … … … … … … Cộng số phát sinh 64.032.150 85.420.000 Số dư cuối kỳ 4.581.398.659 w Kế toán tổng hợp nhập CCDC Tương tự như đối với NVL, kế toán tổng hợp nhập CCDC cũng được hạch toán theo các trường hợp như sau: * Đối với CCDC mua ngoài thanh toán bằng tiền mặt: Căn cứ vào Hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho và giấy đề nghị thanh toán được duyệt. Kế toán thanh toán lập “phiếu chi tiền mặt” chuyển cho thủ quỹ để chi trả tiền đồng thời hạch toán: Nợ TK 153 Nợ TK 133 Có TK 1111 (trường hợp thanh toán ngay) Hoặc: Nợ TK 331 Có TK 1111 (trường hợp thanh toán sau) (TK 153 được chi tiết thành các tiểu khoản cụ thể trong từng nghiệp vụ phát sinh). Sau đó căn cứ vào số liệu từ các chứng từ đã được cập nhật, các thông tin sẽ được kết chuyển vào các Sổ Nhật ký mua hàng, Nhật ký chung, Sổ cái, các sổ chi tiết có liên quan và các sổ này có thể được in ra theo yêu cầu sử dụng khi cần thiết từ máy vi tính. * Đối với CCDC mua ngoài thanh toán sau bằng chuyển khoản: Khi phát sinh các nghiệp vụ mua CCDC thanh toán bằng chuyển khoản, kế toán vật tư căn cứ vào hợp đồng kinh tế, hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho tiến hành định khoản: Nợ TK 153 Nợ TK 133 Có TK 331 Khi thanh toán, kế toán thanh toán căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán do nhà cung cấp lập đã được duyệt, để lập uỷ nhiệm chi trên máy tính chuyển cho Ngân hàng đồng thời định khoản: Nợ TK 331 Có TK 1121 * Đối với CCDC mua ngoài đã ứng trước cho người bán: Khi phát sinh nghiệp vụ mua CCDC cho người bán ứng trước, kế toán vật tư căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng theo hợp đồng được duyệt kế toán lập uỷ nhiệm chi trả tiền ứng trước cho nguời bán định khoản: Nợ TK 331 Có TK 1121 Khi hàng về nhập kho, căn cứ vào bộ chứng từ mua vật tư kế toán tiến hành định khoản: Nợ TK 153 Nợ TK 133 Có TK 331 Đồng thời căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán của người bán được duyệt, kế toán thanh toán số tiền chênh lệch còn thiếu giữa số tiền ứng trước và giá trị hàng thực tế nhập kho để lập uỷ nhiệm chi và định khoản: Nợ TK 331 Có TK 1121 Biểu số 2.12 CÔNG TY ĐIỆN LỰC I ĐIỆN LỰC THANH HOÁ NHẬT KÝ CHUNG Tháng 03 năm 2008 Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái TK đối ứng Số phát sinh Số Ngày tháng Nợ Có … … … … … … … 554 03/03/2008 Nộp tiền cước E.com 1121 11312 20.000.000 20.000.000 555 03/03/2008 Chuyển tiền thuê bao E.com 1121 11312 4.478.000 4.478.000 … … … … … … … CNTG06 06/03/2008 Thanh toán tiền điện sáng T03 6271371 1111 1.556.405 1.556.405 CNTG06 06/03/2008 Thưởng h.thành nhiệm vụ năm 2007 4311 1111 1.400.000 1.400.00 0308K01 0003 09/03/2008 Mua – HĐ 0097577 Cty TMDV và XNK Thanh Hoá 153 33111 10.298.400 10.298.400 0308K01 0003 09/03/2008 Mua – HĐ 0097577 Cty TMDV và XNK Thanh Hoá 1331 33111 1.029.840 1.029.840 … … … … … … … Biểu số 2.13 CÔNG TY ĐIỆN LỰC I ĐIỆN LỰC THANH HOÁ NHẬT KÝ MUA HÀNG TK 153 – Công cụ dụng cụ Tháng 3 năm 2008 Ngày Chứng từ Diễn giải TK ghi Nợ Phải trả người bán (Ghi Có) Số Ngày tháng Số hiệu Số tiền … … … … … … … Số dư cuối tháng trước đưa sang 153 694.583.511 09/03/08 0308K01 0003 09/03/08 Mua – HĐ 0097577 Cty TMDV và XNK Thanh Hoá 153 10.298.400 10.298.400 09/03/08 0308K01 0003 09/03/08 Mua – HĐ 0097577 Cty TMDV và XNK Thanh Hoá 1331 1.029.840 1.029.840 10/03/08 0308K02 0004 10/03/08 Mua – HĐ 0084823 - Viện khoa học hình sự 153 750.000 750.000 10/03/08 0308K02 0004 10/03/08 Mua – HĐ 0084823 - Viện khoa học hình sự 1331 75.000 75.000 … … … … … … … Biểu số 2.14 CÔNG TY ĐIỆN LỰC I ĐIỆN LỰC THANH HOÁ SỔ CÁI Tài khoản: 153 – Công cụ dụng cụ Tháng 3 năm 2008 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang nhật ký Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Số dư đầu kỳ 694.583.511 Số phát sinh trong tháng 12/03/2008 PN 0308K01 0001 12/03/08 Mua HĐ 0085554 ngày 01/03/08 Cty TMDV và XNK Thanh Hoá 33111 4.609.476 12/03/2008 PN 0308K02 0003 12/03/08 Mua HĐ 0084823 ngày 05/03/08 Viện khoa học hình sự 33111 750.000 … … … … … … … … 15/03/2008 PX 0308K01 0018 15/03/08 Cấp phục vụ sản xuất kinh doanh 627133 2.960.000 15/03/2008 PX 0308K02 0009 15/03/08 Cấp phục vụ sản xuất kinh doanh 627139 3.535.000 … … … … … … … … Cộng số phát sinh 35.932.079 51.543.911 Số dư cuối kỳ 678.971.679 2.3.3.3/ Kế toán tổng hợp xuất NVL, CCDC w Kế toán tổng hợp xuất NVL Nguyên vật liệu là một yếu tố quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh, sửa chữa cũng như xây dựng cơ bản. Công tác quản lý nói chung cũng như kế toán đối với nguyên vật liệu có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của bất kỳ doanh nghiệp nào. Tại Điện Lực Thanh Hoá, nguyên vật liệu xuất chủ yếu được sử dụng cho các hoạt động sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên… của đơn vị. Điện Lực Thanh Hoá áp dụng phương pháp hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu là phương pháp kê khai thường xuyên. Theo phương pháp này, đối với nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu, kế toán phải lập Phiếu xuất kho cho mỗi lần xuất kho. Kế toán tổng hợp các phiếu xuất cho từng bộ phận sử dụng xác định giá thực tế xuất kho và tiến hành định khoản. Tại Điện Lực Thanh Hoá, nguyên vật liệu xuất chủ yếu chỉ sử dụng cho hoạt động sản xuất phụ, sửa chữa và một số là phục vụ cho quản lý doanh nghiệp. Do đó, NVL xuất kho được hạch toán vào các TK chi phí là TK 627, TK 642 và TK 154. Nợ TK 627: Giá thực tế NVL phục vụ chung cho sản xuất Nợ TK 642: Giá thực tế NVL phục vụ cho quản lý doanh nghiệp Nợ TK 154: Giá thực tế NVL xuất tính vào chi phí SXKD dở dang Có TK 152: Giá thực tế NVL xuất kho (chi tiết tới các tiểu khoản) Căn cứ vào các thông tin về nguyên vật liệu được ghi chép hàng ngày trên Sổ chi tiết nguyên vật liệu, kế toán sẽ tổng hợp cuối tháng hoặc theo nhu cầu quản trị trên Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán vật tư trên máy tính. Thông thường tại các doanh nghiệp sản xuất, để tập hợp chi phí theo đối tượng thì sử dụng Bảng phân bổ NVL. Tại Điện Lực Thanh Hoá, Bảng phân bổ NVL không được lập để phản ánh tổng giá trị NVL xuất kho theo giá thực tế và phân bổ giá trị xuất dùng cho các đối tượng sử dụng hàng tháng, mà việc phân bổ này được thực hiện ngay từ khi cập nhật thông tin xuất sử dụng NVL vào máy tính. Từ các cơ sở số liệu đó, các nghiệp vụ xuất NVL sẽ được phản ánh trên sổ Nhật ký chung và tổng hợp trên sổ cái TK 152 và các báo cáo khác. w Kế toán tổng hợp xuất CCDC Công cụ dụng cụ của Điện Lực Thanh Hoá chủ yếu được xuất kho sử dụng cho các hoạt động sản xuất (vận hành lưới điện), duy tu sửa chữa và cho quản lý doanh nghiệp. CCDC khi xuất kho được hạch toán vào các TK chi phí TK 627, TK 642, TK 154, TK 242. Nợ TK 627: Giá thực tế CCDC phục vụ chung cho sản xuất Nợ TK 642: Giá thực tế CCDC phục vụ cho quản lý doanh nghiệp Nợ TK 154: Giá thực tế CCDC tính vào chi phí SXKD dở dang Nợ TK 242: Chi phí trả trước dài hạn Có TK 153: Giá thực tế CCDC xuất kho (chi tiết tới các tiểu khoản) Xuất dùng CCDC căn cứ vào nhu cầu, kế hoạch sử dụng trong sản xuất và quản lý. Tương tự như nguyên vật liệu, các nghiệp vụ xuất kho công cụ dụng cụ sẽ được kế toán cập nhật vào máy tính, phiếu xuất được lưu trong máy tính sau đó sẽ tự động chuyển sang Nhật ký chung và tổng hợp lên Sổ cái TK 153 và các báo cáo khác. Căn cứ vào các thông tin về CCDC được ghi chép hàng ngày trên Sổ chi tiết CCDC, kế toán sẽ tổng hợp cuối tháng trên Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn qua phần mềm kế toán trên máy tính, do đó sẽ tiện theo dõi và quản lý hiệu quả hơn đối với các loại CCDC sử dụng tại đơn vị. Biểu số 2.15 CÔNG TY ĐIỆN LỰC I ĐIỆN LỰC THANH HOÁ NHẬT KÝ CHUNG Từ ngày 01/03 đến 31/03 năm 2008 Chứng từ Diễn giải Đã ghi Sổ Cái TK đối ứng Số phát sinh Số Ngày tháng Nợ Có … … … … … … … 0308K02 0120 02/03/08 Cấp phục vụ sản xuất kinh doanh 642132 15222 1.150.100 1.150.100 0308K02 0121 02/03/08 Cấp phục vụ sản xuất kinh doanh 642132 15222 2.266.000 2.266.000 0308K02 0013 02/03/08 Cấp phát triển công tơ mới 6271396 15222 456.600 456.600 … … … … … … 0308K01 0018 15/03/08 Cấp phục vụ sản xuất kinh doanh 627133 1531 2.960.000 2.960.000 0308K02 0009 15/03/08 Cấp phục vụ sản xuất kinh doanh 627139 1531 3.535.000 3.535.000 … … … …. …… … … 2.3.4/ Đánh giá tình hình cung ứng, dự trữ và sử dụng NVL, CCDC tại Điện Lực Thanh Hoá Qua thời gian thực tập tìm hiểu về thực tế công tác kế toán NVL, CCDC tại Điện Lực Thanh Hoá cùng với những kiến thức về quá trình cung ứng, dự trữ và sử dụng NVL, CCDC tại các doanh nghiệp nói chung, em xin đánh giá hiệu quả quá trình cung ứng, dự trữ và sử dụng NVL, CCDC tại Điện Lực Thanh Hoá như sau. Nhìn chung, tại Điện Lực Thanh Hoá công tác cung ứng, dự trữ và sử dụng NVL cũng như CCDC đã phần lớn đảm bảo yêu cầu của quản lý và phần nào góp phần nâng cao hiệu quả của quá trình sản xuất kinh doanh, duy tu sửa chữa cho đơn vị. * Đối với công tác cung ứng NVL, CCDC: Việc cung ứng, mua sắm NVL, CCDC tại Điện Lực Thanh Hoá cần thiết phải lập kế hoạch vật tư từ trước. Nhìn chung, thủ tục lập kế hoạch mua sắm NVL, CCDC được đơn vị tiến hành chặt chẽ và đúng quy trình theo đúng quy định của Nhà nước và quy chế vật tư của ngành. Cơ sở để lập kế hoạch vật tư chung cho cả Điện Lực là kế hoạch sản xuất, sửa chữa phục hồi nâng cấp, đầu tư xây dựng, an toàn và bảo hộ lao động của đơn vị đã được Công ty I phê duyệt. Cụ thể là đơn vị cấp dưới (các chi nhánh điện, phân xưởng..) lập kế hoạch mua sắm vật tư trình lên Điện Lực Thanh Hoá, sau đó Điện Lực trình lên Công ty I để duyệt. Việc lập kế hoạch mua vật tư được thực hiện hàng năm, căn cứ vào nhu cầu sử dụng thực tế của các năm trước và các điều kiện khác như định mức tiêu hao vật tư, kế hoạch vốn… Việc cung ứng vật tư được thực hiện theo đúng trình tự quy định của Nhà nước, chủ yếu qua đấu thầu chào hàng cạnh tranh trên cơ sở chủng loại, giá trị trong kế hoạch được duyệt, có dự toán được duyệt và một số vật tư được cấp trên trực tiếp cấp trực tiếp bằng hiện vật. Mặc dù NVL, CCDC sử dụng tại Điện Lực Thanh Hoá khá đa dạng về chủng loại, quy cách, phẩm chất và mang tính đặc thù của ngành nhưng đơn vị đã nỗ lực trong công tác cung ứng và đáp ứng phần lớn yêu cầu để phục vụ tốt cho các hoạt động của mình. Tuy nhiên, còn có một số mặt hàng NVL, CCDC cung ứng nhiều khi không đáp ứng tốt so với thực tế sử dụng. Do kế hoạch vật tư chưa được lập một cách linh hoạt và chưa sát thực với thực tế nên dẫn đến những điểm còn chưa hiệu quả trên. * Đối với công tác dự trữ NVL, CCDC: Quá trình dự trữ NVL, CCDC có ý nghĩa rất quan trọng vì nó cũng là một nhân tố giúp quá trình sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp diễn ra liên tục, không bị gián đoạn. Định mức dự trữ vật tư được Điện Lực Thanh Hoá thực hiện theo đúng tiêu chuẩn tỷ lệ ngành quy định. Điện Lực thường có xu hướng dự trữ NVL, CCDC nhiều hơn so với các doanh nghiệp khác do tính chất đặc thù của ngành và của các loại NVL, CCDC được sử dụng. Nếu không dự trữ thì với số lượng và chủng loại các loại NVL, CCDC đa dạng và đặc thù của đơn vị, khi xuất hiện nhu cầu đột xuất hoặc có biến động trên thị trường thì sẽ khó khăn trong việc cung ứng đáp ứng cho công việc. Tuy nhiên, cũng chính vì vậy, do chưa linh hoạt đối với từng loại NVL, CCDC và từng giai đoạn nên việc tồn đọng NVL, CCDC còn nhiều cũng là một bất cập trong công tác quản lý và kế toán vật tư. * Đối với công tác sử dụng NVL, CCDC: Sử dụng NVL, CCDC trong các hoạt động sản xuất kinh doanh (quản lý vận hành lưới điện), duy tu sửa chữa hay quản lý doanh nghiệp tại Điện Lực Thanh Hoá là khâu quan trọng trong quá trình chu chuyển của NVL, CCDC. Do đó, công tác sử dụng vật tư tại Điện Lực Thanh Hoá luôn hướng đến mục tiêu đúng mục đích và đối tượng đã ghi trên phiếu xuất kho đồng thời tiết kiệm và hiệu quả. Nhìn chung, việc sử dụng vật tư của Điện Lực Thanh Hoá đã thực hiện đảm bảo đúng mục đích, không có trường hợp lãng phí, thất thoát hoặc mất cắp. Tuy nhiên công tác xác định nhu cầu NVL, CCDC sử dụng kế hoạch còn có chênh lệch so với thực tế sử dụng tại các đơn vị cơ sở. Việc tiếp nhận, bảo quản của các đơn vị sử dụng cũng chưa thực sự đạt yêu cầu và hiệu quả, do đó dẫn đến có phần làm ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn lưu động của toàn Điện Lực và các đơn vị sử dụng. PHẦN IIIMỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NVL, CCDC TẠI ĐIỆN LỰC THANH HOÁ 3.1/ Đánh giá thực trạng công tác kế toán NVL, CCDC tại Điện Lực Thanh Hoá 3.1.1/ Những kết quả đạt được Trải qua quá trình phát triển từ năm 1961 đến nay, Điện Lực Thanh Hoá đã không ngừng phát triển và lớn mạnh. Vào thời điểm thành lập, bộ máy quản lý của Điện Lực Thanh Hoá được tổ chức manh mún, thiếu hiệu quả kể cả con người, phương tiện, nguyên vật liệu và dụng cụ sản xuất đều chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý, vận hành, thường xuyên có sự cố lưới điện nhất là vào mùa mưa bão. Tuy nhiên trải qua thời gian không ngừng nỗ lực cố gắng, hiện nay Điện Lực Thanh Hoá đã khẳng định được chỗ đứng của mình và vai trò quan trọng trong Công ty Điện Lực I và Tập đoàn Điện Lực. Sản lượng điện tăng kéo theo doanh thu điện thương phẩm tăng, tỷ lệ tổn thất ngày càng giảm, điều đó chứng tỏ Điện Lực Thanh Hoá đã có nhiều nỗ lực trong hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời công tác quản lý cũng đạt hiệu quả. Bộ máy kế toán cũng như công tác kế toán tại đơn vị cũng đã có nhiều bước phát triển và hoàn thiện. Nhìn chung, công tác kế toán tại Điện Lực Thanh Hoá đã đáp ứng được các yêu cầu đặt ra và đã đi vào nề nếp, đảm bảo tuân thủ theo đúng chế độ kế toán của Bộ Tài chính ban hành và phù hợp với điều kiện thực tế tại đơn vị. Điều đó đã thể hiện ở sự vận dụng Chế độ kế toán được ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 20 tháng 3 năm 2006 và việc sử dụng một số mẫu phiếu phù hợp với đặc điểm của đơn vị nhưng vẫn tuân thủ quy định của Bộ. Những thành tích mà Điện Lực Thanh Hoá đã đạt được trong những năm gần đây là nhờ nỗ lực tâm huyết của tập thể cán bộ công nhân viên cùng với những đóng góp không nhỏ của công tác kế toán nói chung và công tác kế toán NVL, CCDC nói riêng. Tổ chức tốt công tác kế toán NVL, CCDC là cơ sở để nâng cao hiệu quả sử dụng NVL, CCDC, góp phần hoàn thiện và nâng cao hiệu quả quản lý nói chung. Cũng như các doanh nghiệp khác do nhiều nguyên nhân khác nhau mà công tác kế toán NVL, CCDC còn nhiều hạn chế, tuy nhiên xét một cách toàn diện, công tác kế toán về NVL, CCDC đã đáp ứng được những yêu cầu quan trọng của quản lý. Về chế độ chính sách kế toán áp dụng đối với NVL, CCDC: Điện Lực Thanh Hoá áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung là phù hợp với đặc điểm của đơn vị. Hình thức này thuận lợi cho việc áp dụng kế toán máy, giúp giảm bớt khối lượng lớn công việc mà vẫn đảm bảo phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Với khối lượng khá lớn NVL, CCDC chủng loại phong phú, việc áp dụng hạch toán theo phương pháp Kê khai thường xuyên là hoàn toàn hợp lý. NVL, CCDC được ghi nhận theo giá thực tế, giá trị NVL, CCDC xuất kho, tồn kho được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền tức thời. Với những đặc thù và yêu cầu quản lý về NVL, CCDC tại Điện Lực Thanh Hoá thì các chính sách kế toán áp dụng đúng đắn sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý tại đơn vị. Về bộ máy kế toán và trình độ kế toán viên: Một trong những ưu điểm lớn về công tác kế toán đó là trình độ chuyên môn của các cán bộ kế toán tại Điện Lực Thanh Hoá khá đồng đều; trong đó có những người có kinh nghiệm lâu năm, đã gắn bó với đơn vị. Đơn vị thường xuyên tổ chức đào tạo, tập huấn, bổ sung kiến thức, kỹ năng mới cho từng người. Bộ máy kế toán được tổ chức phù hợp với quy mô, phù hợp với trình độ khả năng của từng người. Về tổng thể tổ chức công tác nói chung và công tác kế toán NVL, CCDC tuân thủ đúng chế độ kế toán mới ban hành, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý. Về phương pháp hạch toán chi tiết: Điện Lực Thanh Hoá sử dụng phương pháp hạch toán chi tiết NVL, CCDC theo phương pháp thẻ song song. Phương pháp này phù hợp với đặc điểm NVL, CCDC và yêu cầu quản lý riêng tại đơn vị. Qua đó có khả năng kiểm tra đối chiếu giữa các bộ phận kho, kế toán, vì thế không chỉ đảm bảo cung cấp thông tin một cách thuận tiện, chính xác và phù hợp với trình tự luân chuyển chứng từ về hạch toán NVL, CCDC mà đơn vị xây dựng, mà còn tạo được sự phối hợp linh hoạt giữa các bộ phận, tiết kiệm chi phí, thời gian, tăng hiệu quả công việc. Về hệ thống danh điểm NVL, CCDC: Tại Điện Lực Thanh Hoá có hơn 3000 các loại NVL, CCDC với chủng loại, quy cách đa dạng, phong phú nên rất dễ bị nhầm lẫn trong quá trình theo dõi, quản lý và hạch toán sự biến động của chúng. Để phục vụ cho công tác kế toán trên máy phát huy hiệu quả cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình quản lý, Điện Lực Thanh Hoá đã xây dựng hệ thống danh điểm NVL, CCDC thống nhất. Hệ thống danh điểm này được xây dựng và áp dụng bắt đầu từ năm 2001 và được cập nhật bổ sung hàng năm theo hướng đổi mới công nghệ tin học và bổ sung các chủng loại vật tư đáp ứng tốt yêu cầu quản lý tài chính kế toán và quản lý vật tư. Đây là một tiến bộ đổi mới đáng kể trong công tác kế toán NVL, CCDC nói riêng cũng như công tác kế toán nói chung tại đơn vị. Về áp dụng kế toán máy: Việc áp dụng kế toán máy vào công tác kế toán đã giúp giảm bớt khối lượng công việc, tinh giản bớt quá trình từ xử lý chứng từ, vào sổ sách kế toán và lập báo cáo tài chính. Đặc biệt đối với kế toán NVL, CCDC hiệu quả của việc áp dụng này lại càng rõ rệt. Với số lượng nhập, xuất NVL, CCDC khá nhiều và của nhiều loại danh điểm vật tư, việc cập nhật thông tin kế toán và tổng hợp số liệu vào sổ sách là một khối lượng công việc khá lớn. Nhưng nhờ áp dụng kế toán máy với phần mềm chuyên dụng của ngành, kế toán NVL, CCDC tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức và đảm bảo kế toán một cách chính xác hơn. Các phiếu nhập, xuất được lưu trong máy giúp cho việc vào dữ liệu kế toán thống nhất với thống kê, thủ kho đồng thời không xảy ra chênh lệch về mã NVL, CCDC, số lượng và sự trùng lặp các phiếu nhập, xuất. Không chỉ như vậy, kế toán máy còn cho phép kế toán xem xét các số liệu, tìm kiếm dễ dàng, cho phép in ra các báo cáo, các sổ sách tại thời điểm bất kỳ phục vụ tốt và kịp thời cho yêu cầu quản lý, giúp các nhà quản lý ra quyết định kinh tế kịp thời và chính xác. Về thủ tục nhập xuất kho NVL, CCDC: Nhằm đáp ứng điều kiện bảo quản rất nghiêm ngặt của NVL, CCDC Điện Lực Thanh Hoá đã xây dựng được quy chế quản lý vật tư một cách khoa học, hợp lý, đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật đặt ra và có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban ở tất cả các khâu chu chuyển của NVL, CCDC từ thu mua cho đến sử dụng. Chính vì vậy, không chỉ đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời và chất lượng NVL, CCDC cho các hoạt động mà còn tránh được hao hụt mất mát, tiết kiệm và bảo toàn vốn cho đơn vị. 3.1.2/ Những khó khăn, tồn tại Với khối lượng NVL, CCDC lớn trên 3000 các loại NVL, CCDC khác nhau nên ít nhiều Điện Lực Thanh Hoá sẽ gặp phải một số khó khăn, bất cập trong quá trình theo dõi và quản lý. Ngoài ra, còn do một số nguyên nhân khác nên công tác kế toán cũng như quản lý NVL, CCDC tại Điện Lực Thanh Hoá còn những hạn chế nhất định. * Thứ nhất, về công tác mua sắm NVL, CCDC: Hiện nay, thực trạng công tác này của Điện Lực Thanh Hoá còn tồn tại một số bất cập. NVL, CCDC được sử dụng tại đơn vị chủ yếu là do mua sắm, một số ít là nhận từ cấp trên cấp. Việc mua sắm vật tư tại Điện Lực do phòng Vật tư vận tải trực tiếp quản lý và dựa trên kế hoạch mua sắm vật tư được lập và duyệt từ trước. Tuy nhiên, hiện nay công tác lập kế hoạch mua sắm NVL, CCDC lại chưa thực sự linh hoạt, chưa năng động và phù hợp với tình hình thực tế. Cụ thể là một số loại vật tư cần đột xuất thì chủng loại lại không phù hợp, do đó không có để xuất kịp thời và đảm bảo cho hoạt động của đơn vị. Trong khi đó, một số loại NVL, CCDC thì lại dư thừa quá nhiều và việc dự trữ nhiều đối với các chủng loại đó lại không cần thiết do kế hoạch không sát với tình hình thực tế xuất phát từ đơn vị. Chính vì vậy đã gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động duy tu sửa chữa và các tình huống, sự cố đột xuất cũng như công tác quản lý NVL, CCDC và công tác kế toán do đó cũng không đạt yêu cầu. Khi xảy ra tình trạng trên, một số loại NVL, CCDC thì thiếu cho sản xuất, một số loại lại dư thừa gây ra tồn kho nhiều dẫn tới ứ đọng vốn đồng thời tốn kém chi phí cho công tác lưu kho, bảo quản NVL, CCDC. Hơn nữa, các NVL, CCDC dư thừa không cần thiết nếu không được bảo quản tốt, đúng yêu cầu kỹ thuật có thể bị ảnh hưởng đến chất lượng, bị kém phẩm chất. * Thứ hai, về công tác xuất sử dụng NVL, CCDC: Công tác sử dụng NVL, CCDC tại Điện Lực Thanh Hoá tuy phần lớn đã đảm bảo đúng mục đích, không có thất thoát, mất cắp nhưng vẫn còn một số hạn chế. Thông thường các bộ phận tại Điện Lực Thanh Hoá đều lĩnh vật tư là NVL, CCDC hàng quý về bộ phận mình để phục vụ cho nhu cầu sử dụng tại chính bộ phận đó chứ không phải tất cả đều nhận đơn lẻ vật tư từ Điện Lực mỗi khi có nhu cầu. Tại một số đơn vị cơ sở thuộc Điện Lực Thanh Hoá (phần lớn là các chi nhánh điện, phân xưởng, đội, trạm ..) đã lĩnh NVL, CCDC về dư thừa hàng quý mà không sử dụng hết, không phù hợp với tình hình thực tế gây nên tình trạng tồn đọng vật tư và tốn kém cho công tác bảo quản tại các đơn vị đó đồng thời ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn lưu động của toàn Điện Lực và các đơn vị sử dụng. Hơn nữa, tại các đơn vị bộ phận này thì điều kiện kho bãi, nơi bảo quản và kỹ thuật chưa tốt để đáp ứng cho công tác bảo quản, lưu trữ lượng vật tư lĩnh về dư thừa trong thời gian dài. Mặt khác, nếu nhập lại kho của Điện Lực thì cũng không hợp lý vì tốn kém thời gian và chi phí vận chuyển, lại bất cập mà xuất phát chính là từ khâu bắt đầu lĩnh về. Ví dụ: Trong quý 4 năm 2007, Chi nhánh điện Hoằng Hoá nhận lĩnh vật tư là NVL, CCDC phục vụ cho hoạt động sửa chữa của đơn vị theo quý tại Điện Lực Thanh Hoá lên tới 300 triệu. Tuy nhiên thực tế sử dụng số vật liệu và công cụ trên không cần thiết đến số lượng nhiều như số mà chi nhánh đã lĩnh về. Số lượng lớn NVL, CCDC dư thừa lên đến 1/3 số đã lĩnh về phải bảo quản và lưu giữ tại chi nhánh trong khi điều kiện kho bãi của chi nhánh còn chưa đáp ứng tốt về diện tích, yêu cầu kỹ thuật đặc biệt là đối với một số loại vật tư có đặc tính đặc biệt cần bảo quản tốt. Do vậy, thực trạng này đã ảnh hưởng đến hoạt động nói chung và công tác sử dụng, quản lý NVL, CCDC tại chi nhánh Hoằng Hoá và tại toàn Điện Lực Thanh Hoá. * Thứ ba, về công tác báo cáo quản trị tình hình NVL, CCDC: Báo cáo kế toán trong doanh nghiệp không chỉ bao gồm các báo cáo theo quy định như BCLCTT, BCKQKD, BCĐKT… mà còn có các báo cáo kế toán quản trị phục vụ cho nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. Đối với kế toán và quản lý NVL – CCDC tại Điện Lực Thanh Hoá, các báo cáo nhanh về tình hình nhập - xuất - tồn kho NVL, CCDC là rất cần thiết và quan trọng. Bởi vì nó giúp cho người quản lý có được thông tin kịp thời tại thời điểm báo cáo một cách tổng quát và khoa học nhất về tình hình NVL, CCDC từ đó có thể ra các quyết định kinh tế về công tác NVL, CCDC đồng thời góp phần làm cho công tác kế toán cũng như quản lý chặt chẽ, hiệu quả và minh bạch hơn. Tuy nhiên, công tác báo cáo quản trị về tình hình nhập - xuất - tồn kho NVL, CCDC tại Điện Lực Thanh Hoá vẫn còn thụ động, không kịp thời mặc dù phần mềm kế toán đã đáp ứng tốt để phục vụ cho việc báo cáo hàng ngày. Đôi khi, do báo cáo chưa được tiến hành kịp thời mà còn chậm trễ nên dẫn đến hàng vật tư kém, mất phẩm chất không được báo cáo kịp thời mà chậm phát hiện do đó không được xử lý kịp thời. Từ thực trạng trên cho thấy công tác kế toán NVL, CCDC tại Điện Lực Thanh Hoá cần có biện pháp chấn chỉnh khắc phục, đáp ứng tốt hơn nữa để có thể ra các quyết định kịp thời và hiệu quả đối với việc quản lý NVL, CCDC. * Thứ tư, về công tác thanh xử lý NVL, CCDC: Thanh xử lý NVL, CCDC là một trong những nhiệm vụ khá thông thường trong quản lý vật tư và đòi hỏi phải đạt được những yêu cầu nhất định, phù hợp với đặc điểm, tính chất vật tư cũng tình hình thực tế của từng doanh nghiệp. Có như vậy thanh lý, xử lý NVL, CCDC mới đạt yêu cầu, đáp ứng tốt và phục vụ, hỗ trợ cho các nghiệp vụ khác như cung ứng, sử dụng, bảo quản và quản lý tốt, tiết kiệm hiệu quả cho NVL, CCDC. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác thanh lý, xử lý NVL, CCDC nên Điện Lực Thanh Hoá đã có nỗ lực trong việc thực hiện. Tuy nhiên, hiện nay công tác này vẫn còn tồn tại nhiều bất cập. Quá trình và thời gian thực hiện công tác này còn chậm trễ, chưa kịp thời và hiệu quả. Nguyên nhân là do quy chế quản lý vật tư, quy định về việc thanh lý, xử lý vật tư của ngành điện còn tồn tại một số bất cập. Ngoài ra, công tác phát hiện và xử lý của kế toán vật tư cũng như phòng Tài chính – kế toán còn kém. Cụ thể là công việc xử lý hồ sơ thanh lý của cán bộ kế toán còn chậm trễ, kéo dài. Ví dụ: Hàng năm, tại Điện Lực Thanh Hoá số lượng NVL, CCDC tồn đọng cần thanh xử lý khá nhiều lên đến khoảng 500 chủng loại vật tư, trong khi đó Điện Lực chỉ tiến hành thực hiện thanh lý được đến 300 loại vật tư. Về mặt giá trị, vật tư – NVL, CCDC tồn đọng, kém mất phẩm chất cần thanh lý có tổng trị giá lên đến 3 tỷ đồng mà Điện Lực chỉ thực hiện thanh lý được khoảng hơn 1,5 tỷ. Còn lại số vật tư chưa được thanh xử lý kịp thời sẽ gây khó khăn và hạn chế cho kế toán NVL, CCDC và công tác quản lý vật tư nói chung. 3.2/ Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL, CCDC tại Điện Lực Thanh Hoá 3.2.1/ Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán NVL, CCDC tại Điện Lực Thanh Hoá Hoàn thiện luôn là nhu cầu tất yếu của mọi sự phát triển. Hoàn thiện chính là quá trình nhận thức thực tiễn, từ đó tìm ra biện pháp khắc phục, cải thiện những tồn tại hiện có để đạt tới mục tiêu cao hơn, hiệu quả hơn. Kế toán với tư cách là một môn khoa học độc lập cũng không tách ra khỏi quy luật phát triển và hoàn thiện đó. Hiện nay cơ sở cao nhất cho hoạt động kế toán đó là ‘Luật kế toán’ rồi tiếp đến là ‘Chuẩn mực kế toán’. Đây là những văn bản chung nhất mang tính chỉ đạo hướng dẫn chung cho mọi lĩnh vực của hoạt động kế toán. Để có những văn bản cụ thể hơn, phản ánh sát thực hơn đặc điểm kinh doanh riêng có của mỗi ngành nghề, Chế độ kế toán được xây dựng cho từng lĩnh vực đã ra đời sau một thời gian dài của sự hình thành và hoàn thiện đan xen. Tuy nhiên, Chế độ kế toán hiện nay vẫn chỉ là khung pháp lý chung cho mọi loại hình doanh nghiệp, mọi quy mô tổ chức cũng như mọi hình thức kinh doanh. Do đó, một mặt tuân thủ các quy định chế độ chung kế toán tại mỗi đơn vị hạch toán còn phải trải qua một quá trình nghiên cứu vận dụng và ngày càng đổi mới cho phù hợp với các quy chế quản lý tài chính của Nhà nước, ngành, và bản thân đơn vị hạch toán. Chính vì vậy, kế toán nói chung và kế toán NVL, CCDC nói riêng hoàn thiện theo hướng tuân thủ khung pháp lý và phù hợp với thông lệ quốc tế là một đòi hỏi khách quan. Trên đây là những yếu tố mang tính khách quan dẫn đến sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán nói chung cũng như kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ nói riêng. Bên cạnh đó, hoàn cảnh và điều kiện thực tế về kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ tại Điện Lực Thanh Hoá cho thấy với số lượng lớn các chủng loại, quy cách đa dạng của NVL - CCDC như vậy, kế toán NVL, CCDC có tầm quan trọng đáng kể trong công tác kế toán nói chung của đơn vị. Kế toán và quản lý tốt đối với NVL, CCDC sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Bên cạnh những thành tựu đã đạt được thì công tác kế toán và quản lý NVL, CCDC tại Điện Lực Thanh Hoá vẫn còn tồn tại những hạn chế mà đơn vị có khả năng sửa chữa, cải thiện nhằm đáp ứng tốt hơn nữa yêu cầu trong công tác quản lý của đơn vị. Như vậy, hoàn thiện công tác kế toán NVL, CCDC tại Điện Lực Thanh Hoá không chỉ xuất phát từ nhu cầu thực tế của bản thân đơn vị mà còn là sự đòi hỏi khách quan của công tác nghiên cứu lý luận và thực tiễn quản lý. 3.2.2/ Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL, CCDC tại Điện Lực Thanh Hoá Để nâng cao và hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nói chung và công tác kế toán NVL, CCDC nói riêng, ngoài việc duy trì và phát huy những ưu điểm đã có thì bên cạnh đó cần tìm nhanh chóng tìm ra các biện pháp khắc phục những hạn chế đang tồn tại làm ảnh hưởng nhất định đến công tác kế toán tại đơn vị. Với đặc thù ngành nghề kinh doanh, tình hình thực tế, sau thời gian thực tập tại Điện Lực Thanh Hoá, nhận thức được tầm quan trọng của kế toán NVL, CCDC đối với công tác kế toán nói chung, em đưa ra một số kiến nghị sau dựa vào những hạn chế còn tồn tại cũng như điều kiện, tình hình thực tế của kế toán NVL, CCDC. Kiến nghị 1: Về công tác mua sắm NVL, CCDC tại Điện Lực Thanh Hoá Như đã trình bày ở phần trên, công tác mua sắm NVL, CCDC tại Điện Lực Thanh Hoá còn tồn tại nhiều bất cập. Điện Lực cần cải tiến thực trạng công tác mua sắm NVL, CCDC còn chưa linh hoạt, chưa năng động hiện nay. Để hoàn thiện hơn, Điện Lực Thanh Hoá ngay từ bây giờ phải đổi mới sao cho việc mua sắm vật tư được linh hoạt và phù hợp, sát với thực tế. Cụ thể là kế hoạch vật tư trước hết phải xuất phát từ các đơn vị, bộ phận cơ sở sử dụng vật tư. Bởi vì có dựa trên kế hoạch của các bộ phận sử dụng thì Điện Lực mới tổng hợp và làm căn cứ cho kế hoạch mua sắm NVL, CCDC sát thực với thực tế, mới biết được chủng loại nào cần mua nhiều, cần dự trữ và số lượng, chất lượng ra sao để đảm bảo cho các hoạt động một cách vừa kinh tế vừa hiệu quả nhất. Đồng thời đội ngũ quản lý tại Điện Lực phải kịp thời, linh hoạt với những biến động của thị trường như nguồn cung cấp, giá cả, chất lượng, các chủng loại quy cách… bởi vì không chỉ như các doanh nghiệp thông thường khác, NVL, CCDC của Điện Lực mang nhiều đặc điểm kỹ thuật đặc thù với các yêu cầu và thông số cần thiết. Quá trình thực hiện công tác mua sắm tốt nhất phải là sự phối hợp linh hoạt giữa thông tin và thực tế của các hoạt động khác như sử dụng, quản lý, nhu cầu… đối với NVL, CCDC. Do vậy nó cũng đòi hỏi sự phối hợp và thống nhất trong quản lý và thông tin giữa các cấp, các bộ phận trong đơn vị. Điện Lực Thanh Hoá cần chú ý từ khâu lập kế hoạch cho đến chào hàng cạnh tranh, từ quán triệt trong đơn vị cho đến trình lên Công ty I đảm bảo sao cho thời gian nhanh chóng, kịp thời. Kiến nghị 2: Về công tác sử dụng NVL, CCDC Như đã trình bày ở trên, công tác sử dụng NVL, CCDC tại Điện Lực Thanh Hoá còn có một số hạn chế tại các đơn vị (phần lớn là các chi nhánh, phân xưởng, đội trạm). Các đơn vị này đều lĩnh vật tư dư thừa hàng quý. Do đó gây nên tình trạng tồn đọng vật tư và tốn kém cho công tác bảo quản tại các đơn vị cơ sở. Để cải thiện thực trạng trên, cụ thể, cần chấn chỉnh đối với các đơn vị sử dụng vật tư trong việc lập kế hoạch sử dụng vật tư cho hàng kỳ. Kế hoạch sử dụng vật tư của các đơn vị, bộ phận cần phải sát với thực tế hơn, tránh tình trạng kế hoạch lập ra quá chênh lệch so với thực tế sử dụng làm ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý và công tác kế toán, công tác quản lý vật tư. Từ kế hoạch sử dụng sát thực tế đó, Điện Lực mới có căn cứ để tiến hành lập kế hoạch và mua sắm NVL, CCDC phù hợp và hiệu quả, tránh tình trạng dư thừa một số loại vật tư nhưng lại thiếu một số loại khác, không đáp ứng hiệu quả cho các hoạt động của đơn vị. Muốn vậy, ngay tại các đơn vị cơ sở (các chi nhánh điện, phân xuởng, phòng ban…) phải chú trọng, cẩn thận trong khi lập kế hoạch sử dụng vật tư, căn cứ vào thực tế sử dụng năm trước, kỳ trước của mình đồng thời cũng cần chú ý đến các kế hoạch sản xuất, sửa chữa, phục hồi nâng cấp, đầu tư xây dựng mới của mình. Các đơn vị cơ sở khi lĩnh vật tư từ Điện Lực thì trước đó cần đưa ra kế hoạch chi tiết ngắn hạn dưới 1 tháng và kế hoạch này phải sát với thực tế sử dụng. Kiến nghị 3: Về công tác báo cáo quản trị tình hình NVL, CCDC Công tác báo cáo nhanh về tình hình Nhập - xuất - tồn NVL, CCDC còn rất thụ động, không kịp thời mà còn chậm trễ. Do đó, một số loại vật tư NVL, CCDC kém, mất phẩm chất không được báo cáo kịp thời ảnh hưởng lớn đến các quyết định kinh tế, quyết định quản lý và xử lý không kịp thời nên không đạt được hiệu quả cao. Đây là một tồn tại mà Điện Lực Thanh Hoá có thể khắc phục được ngay. Bởi vì hiện tại phần mềm kế toán vật tư đã đáp ứng tốt yêu cầu, cho phép lập các báo cáo hàng ngày. Theo em, để tránh thụ động trong công tác kế toán lập các báo cáo quản trị về tình hình NVL, CCDC thì các nhà quản lý Điện Lực Thanh Hoá có thể đưa ra một quy chế riêng trong đơn vị quy định cụ thể về thời gian và trình tự, cách thức lập các báo cáo kế toán quản trị về vật tư. Đồng thời theo đó là các hình thức xử phạt đối với việc vi phạm để cán bộ kế toán theo đó nâng cao ý thức với công tác này, áp dụng và thực hiện đúng đắn, kịp thời tránh tình trạng thực hiện thụ động như hiện nay. Nhờ đó, NVL - CCDC mới được theo dõi quản lý chặt chẽ, các loại kém mất phẩm chất được phát hiện, xử lý kịp thời và nâng cao hiệu quả công tác kế toán và quản lý vật tư. Kiến nghị 4: Về công tác thanh xử lý NVL, CCDC Tại Điện Lực Thanh Hoá NVL, CCDC được tiến hành thanh lý 1 năm hai đợt trong khi vật tư cần thanh lý 1 năm lên đến vài tỷ đồng. Công tác thanh xử lý vật tư thu hồi, tồn đọng, kém, mất phẩm chất còn nhiều bất cập, chậm trễ như đã phân tích ở trên. Để đối mới và hoàn thiện công tác này, Điện Lực Thanh Hoá cần tiến hành thanh lý, xử lý đối với NVL, CCDC thu hồi, tồn đọng, kém mất phẩm chất thường xuyên hơn, có thể tăng lên 4-5 đợt mỗi năm. KẾT LUẬN Điện Lực Thanh Hoá là một doanh nghiệp Nhà nước hạch toán phụ thuộc Công ty Điện Lực I, tuy nhiên trong những năm gần đây đơn vị đã đạt được những thành tích đáng kể trong sản xuất kinh doanh. Không chỉ hoàn thành tốt các chỉ tiêu kế hoạch được giao, đơn vị đã nhận thức được vai trò và nhiệm vụ quan trọng của mình từ đó nỗ lực để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao về điện năng sinh hoạt và sản xuất của nhân dân trong tỉnh. Tại Điện Lực Thanh Hoá, công tác kế toán NVL, CCDC có vai trò quan trọng vì với một số lượng lớn chủng loại NVL, CCDC có giá trị lớn để cung cấp cho các hoạt động sản xuất kinh doanh vận hành lưới điện, duy tu sửa chữa thì hoàn thiện kế toán NVL, CCDC chính là góp phần vào việc nâng cao hiệu quả kinh doanh và quản lý cho đơn vị. Trong suốt quá trình thực tập tại Điện Lực Thanh Hoá, em đã có điều kiện tìm hiểu về đặc điểm cũng như chi tiết về công tác kế toán NVL, CCDC. Nhìn chung, công tác kế toán NVL, CCDC tại đơn vị tuân thủ đúng chế độ và quy định , thủ tục nhập xuất tương đối chặt chẽ. Bên cạnh những kết quả đã đạt được, kế toán NVL, CCDC tại đơn vị còn tồn tại một số hạn chế làm ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý. Xuất phát từ tình hình thực tế của Điện Lực Thanh Hoá cũng như kiến thức đã được trang bị tại trường lớp, em đã đưa ra một số biện pháp để khắc phục và hạn chế những tồn tại trong công tác kế toán NVL, CCDC của đơn vị. Qua đó, góp phần hoàn thiện và nâng cao hơn hiệu quả công tác kế toán và hiệu quả quản lý nói chung. Để hoàn thành được chuyên đề thực tập này, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Th.s Nguyễn Hữu Đồng, Ban Giám đốc, Phòng Tài chính - kế toán và các phòng ban khác của Điện Lực Thanh Hoá đã tận tình giúp đỡ em trong quá trình thực tập và hoàn thiện chuyên đề. Trong quá trình hoàn thành chuyên đề thực tập, do trình độ và thời gian nghiên cứu còn hạn chế, em không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy, em rất mong nhận được đóng góp của thầy giáo và các anh chị cán bộ phòng kế toán – tài chính Điện Lực Thanh Hoá để chuyên đề được hoàn thiện hơn. Ngày18 tháng 4 năm 2008 Sinh viên Trịnh Thị Ngọc DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1/ Giáo trình Kế toán tài chính doanh nghiệp – NXB Đại học Kinh tế Quốc Dân – 2006. 2/ Giáo trình Lý thuyết hạch toán kế toán – NXB Tài chính – 2003. 3/ Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam – H. Tài chính 2006. 4/ Chế độ kế toán doanh nghiệp – NXB Tài chính – 2006. 5/ Hệ thống sổ sách kế toán tại Điện Lực Thanh Hoá năm 2007, 2008. 6/ Một số tạp chí và trang web khác…