Chuyên đề Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Phú Diễn

HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÚ DIỄN 2.1. Đặc điểm Nguyên vật liệu sử dụng tại Công ty Công ty cổ phần Phú Diễn là doanh nghiệp sản xuất cơ khí, sản phẩm đầu ra nhiều về số lượng và đa dạng về chủng loại. Do vậy, nguyên vật liệu của nhà máy cũng hết sức đa dạng, số lượng lớn. Do đặc điểm của các sản phẩm mà Công ty chế tạo là các sản phẩm cơ khí, nên chi phí nguyên vật liệu (NVL) chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản phẩm (chiếm tỷ trọng khoảng 60% - 70%). Vì vậy, khi có sự biến động nhỏ về giá cả, chất lượng của NVL cũng ảnh hưởng rất lớn đến giá thành sản phẩm, doanh thu, lợi nhuận của công ty. Hạ thấp chi phí NVL, sử dụng tiết kiệm vật liệu là biện pháp tích cực nhằm hạ giá thành sản phẩm mà vẫn đảm bảo được chất lượng sản phẩm đầu ra. Vì vậy công ty phải có những biện pháp khoa học và thuận tiện để quản lý NVL ở tất cả các khâu từ khâu thu mua đến bảo quản, sử dụng và dự trữ… Nguyên vật liệu chủ yếu mà công ty sử dụng là các kim loại như: Thép tròn, kẽm thỏi… Vì vậy mà NVL của công ty không những mang đầy đủ những đặc điểm của NVL trong các doanh nghiệp sản xuất nói chung như: là loại tài sản ngắn hạn, chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất, giá trị chuyển một lần vào giá trị của sản phẩm,hình thái bên ngoài của vật liệu thay đổi sau quá trình sản xuất. Mà còn mang những đặc điểm đặc thù riêng như: NVL của công ty chủ yếu là các kim loại màu dễ bị oxi hóa, ăn mòn bởi môi trường, que hàn dễ bị ẩm ướt, các loại hóa chất dễ bị hư hỏng…Vì vậy nếu khâu vận chuyển và bảo quản vật liệu không tốt sẽ ảnh hưởng đến chất lượng NVL không đảm bảo yêu cầu về kĩ thuật, ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm. Nguồn cung cấp NVL chủ yếu của Công ty là các đơn vị cung cấp trong nước như: Công ty kim khí Hà Nội, Công ty cổ phần công nghiệp Đông Hưng, Công ty que hàn Việt Đức, Công ty Quang Trung,… Công tác quản lí NVL của công ty do phòng kinh doanh và phòng kế toán phụ trách. Phòng kinh doanh có nhiệm vụ quản lí về mặt số lượng, chủng loại, tiến hành tổ chức thu mua, vận chuyển bảo quản, dự trữ, cung ứng vật tư nhằm đảm bảo đáp ứng kịp thời cho nhu cầu sản xuất, tránh tình trạng thiếu vật tư hoặc tồn đọng vật tư không cần thiết. Phòng kế toán chịu trách nhiệm quản lí NVL về mặt giá trị. Tình hình quản lí và dự trữ Nguyên Vật liệu tại Công ty. * Bảo quản NVL: Công ty có hai kho NVL: Kho vật tư Xưởng bulong và Kho vật tư Xương cơ khí mạ Bảng 2.1: Danh mục vật tư Kho vật tư Xưởng Bulong: Mã vật tư Tên vật tư Đơn vị tinh VDTD12 Dây tiếp địa F12 Kg 1VBMA16 Bản mã tôn 16 Kg VTRON31 Thép tròn 31ly Kg VTRON43 Thép tròn 43ly Kg VXDMOI Dung môi Kg VXMOI Ô xy Kg VXQHAN3 Que hàn phi3 Kg VXQHAN4 Que hàn phi 4 Kg VXSCRI Sơn chống rỉ Kg VXSGHI Sơn ghi kg Kho vật tư Xưởng cơ khí mạ: Mã vật tư Tên vật tư Đơn vị tính 8KEMTHOIKL Kẽm thỏi kim loại 99.95% Kg 8VAXIT Axit HCL Kg 8VCTD Chất dung Sur 500 Kg 8VTD Chất tẩy dầu GC 400 Kg (Nguồn: Danh mục vật tư tại công ty cổ phần Phú Diễn) Tại mỗi kho, thủ kho được trang bị các phương tiện cân, đong, đo, đếm. Các thủ kho có trách nhiệm quản lý, bảo quản tốt vật tư và phải thường xuyên cập nhật số liệu vào sổ sách về mặt số lượng, tình hình biến động của từng loại vật liệu, kiểm kê kho hàng đồng thời có trách nhiệm phát hiện và báo cáo lên phòng kế toán các trường hợp vật liệu tồn đọng trong kho làm ứ đọng vốn giảm khả năng thu hồi vốn sản xuất của công ty. * Thu mua NVL: Khi công ty tiến hành mua nguyên vật liệu thì trước hết phải căn cứ vào nhu cầu sử dụng nguyên liệu vật liệu trong sản xuất tại các phân xưởng để mua. Phòng kinh doanh của công ty sẽ căn cứ vào bảng báo giá của những nhà cung cấp có quan hệ thường xuyên để lựa chọn nhà cung ứng vật tư cho mình. Việc thu mua được thực hiện theo quy trình chặt chẽ sau: Thu thập thông tin về nhà cung cấp Xem xét đánh giá nhà cung cấp Phê duyệt nhà cung cấp Lập thủ tục mua hàng Phê duyệt Giao kết hợp đồng Thực hiện hợp đồng * Sử dụng NVL Việc xuất và sử dụng NVL căn cứ vào nhu cầu của từng phân xưởng sản xuất, của từng hợp đồng. Việc xuất NVL phải đảm bảo đủ thủ tục, chứng từ cần thiết và phải có sự kí duyệt của ban Tổng giám đốc, các phòng ban và những người có trách nhiệm nhằm đảm bảo sự hợp lí, đầy đủ, tiết kiệm và hiệu quả trong sử dụng NVL. Tuy nhiên Công ty vẫn chưa xây dựng định mức tiêu hao NVL, định mức tồn kho NVL gây khó khăn trong việc quản lí và sử dụng hiệu quả tiết kiệm NVL. 2.2. Phân loại Nguyên vật liệu tại công ty. Để thuận tiện cho việc quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu và tổ chức hạch toán chính xác nhằm đảm bảo công việc, tiết kiệm được chi phí, công ty đã phân loại NVL trên cơ sở công dụng của NVL đối với quá trình sản xuất sản phẩm. NVL của công ty được chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính: Dây tiếp địa F12, Bản mã tôn 16, Thép tròn các loại, Kẽm thỏi kim loại 99.95%, Axit HCL, Que hàn phi3, Que hàn phi 4. - Nguyên vật liêu phụ: Dung môi, Ô xy, Sơn chống rỉ, Sơn ghi, Chất trợ dung Sur 500, Chất tẩy dầu GC 400. 2.3. Tính giá Nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Phú Diễn. Tính giá là 1 khâu quan trọng trong công tác hạch toán NVL. Giúp đánh giá được tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL và phản ánh chính xác vào sổ sách kế toán. Việc tính giá nguyên vật liệu có chính xác, đầy đủ, hợp lý thì mới biết được chi phí nguyên vật liệu thực tế phát sinh trong quá trình sản xuất, tính giá thành sản phẩm. 2.3.1. Tính giá Nguyên vật liệu nhập kho. Tất cả các NVL của công ty đều mua ngoài và mua trong nước Giá nhập kho NVL được xác định theo giá thực tế trong đó công ty áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Công thức tính giá nhập kho NVL: Giá nhập kho NVL = Giá mua ghi trên HĐ + Chi phí thu mua Trong đó: + Giá mua ghi trên HĐ của nhà cung cấp là giá chưa có thuế VAT đầu vào. + Chi phí liên quan bao gồm : Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí bảo quản ... Ví dụ 1: Ngày 10 tháng 02 năm 2009 công ty nhập mua 3.205,5 kg Kẽm thỏi kim loại 99,95% theo hóa đơn số 0030602 của Công ty Quang Trung ngày 07 tháng 02 năm 2009, với đơn giá ghi trên hóa đơn là 25.220 đồng/kg. Trong đó đơn giá ghi trên hóa đơn chưa bao gồm thuế GTGT và đã bao gồm chi phí vận chuyển do bên bán chịu. Không có chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán. Vì vậy: Giá nhập kho của kẽm thỏi kim loại 99,95% là: Giá nhập kho NVL = Giá mua ghi trên HĐ + Chi phí thu mua = 3.205,5 × 25.220 = 80.842.710 đồng Thuế GTGT = 8.084.271 đồng Ví dụ 2: Ngày 05 tháng 02 năm 2009 Công ty nhâp mua 5.623kg thép tròn phi 43 theo hóa đơn số 0022796 của Công ty Kim khí Hà Nội ngày 02 tháng 02 năm 2009, với đơn giá ghi trên hóa đơn là 12.500 đồng/kg ( trong đó chưa bao gồm thuế GTGT). Chi phí vận chuyển là 300.000 đồng. Không có chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán. Vì vậy: Giá nhập kho của thép tròn phi 43 là: Giá nhập kho NVL = Giá mua ghi trên HĐ + Chi phí thu mua = 5.623 × 12.500 + 300.000 = 70.587.500 đồng Thuế GTGT = 5.623 × 12.500 × 10% = 7.028.750 đồng Tổng giá nhập kho NVL Đơn giá NVL = nhập kho Số lượng NVL nhập kho 70.587.500 = = 12.553 đồng/kg 5.623 2.3.2. Tính giá Nguyên vật liệu xuất kho. Tại Công ty cổ phần Phú Diễn, tính giá thực tế NVL xuất kho theo phương pháp Giá thực tế bình quân cả kì dự trữ. Dựa vào số lượng và đơn giá tồn kho đầu kì, nhập trong kì để xác định giá bình quân của từng NVL xuất trong kì. Việc tính giá NVL xuất kho được thực hiện mỗi tháng một lần và vào cuối mỗi tháng. Công thức tính giá NVL xuất kho: Giá thực tế = Số lượng NVL × Giá đơn vị bình quân NVL xuất kho xuất kho cả kì dự trữ Trong đó Giá đơn vị bình quân cả kì dự trữ được tính theo công thức: Giá đơn vị Trị giá thực tế tồn đầu kì + Trị giá thực tế nhập trong kì bình quân = cả kì dự trữ Số lượng tồn đầu kì + Số lượng nhập trong kì Ví dụ 1: Ngày 01/02/2009 tồn kho đầu kì của Kẽm thỏi kim loại là 1.894 kg, đơn giá là 25.112 đồng/kg, giá trị tồn kho là 47.562.128 đồng. Ngày 01/02/2009 xuất 1.200kg kẽm thỏi cho Phân xưởng cơ khí mạ. Ngày 10/02/ nhập mua 3.205,5 kg Kẽm thỏi kim loại 99,95% theo hóa đơn số 0030602 của Công ty Quang Trung ngày 07 tháng 02 năm 2009, với đơn giá ghi trên hóa đơn là 25.220 đồng/kg. Trong đó đơn giá ghi trên hóa đơn chưa bao gồm thuế GTGT và đã bao gồm chi phí vận chuyển do bên bán chịu. Ngày 15/02/2009 xuất 1.200 kg kẽm thỏi cho Phân xưởng mạ. Như vậy: Giá đơn vị Trị giá thực tế tồn đầu kì + Trị giá thực tế nhập trong kì bình quân = cả kì dự trữ Số lượng tồn đầu kì + Số lượng nhập trong = 47.562.128 + 3.205,5 × 25.220 1.894 + 3.205,5 = 25.180 đồng/kg Giá thực tế xuất kho của kẽm thỏi là : Giá thực tế = Số lượng NVL × Giá đơn vị bình quân NVL xuất kho xuất kho cả kì dự trữ = 2.400 × 25.180 = 60.432.000 đồng Ví dụ 2: Ngày 01/02/2009 tồn kho đầu kì của Thép tròn phi 43 là 3.191 kg, đơn giá là 12.537 đồng/kg, giá trị tồn kho là 40.005.567 đồng. Ngày 05/02/2009 nhâp mua 5.623 kg thép tròn phi 43 theo hóa đơn số. 0022796 của Công ty Kim khí Hà Nội ngày 02 tháng 02 năm 2009, với đơn giá ghi trên hóa đơn là 12.500 đồng/kg ( trong đó chưa bao gồm thuế GTGT). Chi phí vận chuyển là 300.000 đồng.. Đã thanh toán 30.000.000 đồng bằng tiền mặt. Ngày 10/02/2009 xuất 4.000 kg thép tròn phi 43 cho Phân xưởng bulong. Như vậy: Giá đơn vị Trị giá thực tế tồn đầu kì + Trị giá thực tế nhập trong kì bình quân = cả kì dự trữ Số lượng tồn đầu kì + Số lượng nhập trong = 40.005.567 + 5.623 × 12.500 + 300.000 3.191 + 5.623 = 12.547 đồng/kg Giá thực tế xuất kho của thép tròn phi 43 là: Giá thực tế = Số lượng NVL × Giá đơn vị bình quân NVL xuất kho xuất kho cả kì dự trữ = 4000 × 12.547 = 50.188.000 đồng * Tính giá phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất. Các phế liệu thu hồi trong quá trình sản xuất công ty sẽ tiến hành đánh giá lại và tham khảo giá thị trường để quyết định giá trị. 2.4. Hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Phú Diễn. Trong công tác kế toán chi tiết NVL Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song. Đây là phương pháp hạch toán đơn giản, dễ làm, đễ đối chiếu, đẽ kiểm tra, phù hợp với đặc điểm của Công ty. Theo phương pháp này quy trình ghi sổ được thực hiện như sau. Sơ đồ 2.1: Quy trình hạch toán chi tiết NVL tại công ty cổ phần Phú Diễn Bảng tổng hợp N-X-T Sổ kế toán tổng hợp Phiếu xuất kho Sổ chi tiết Thẻ kho Phiếu nhập kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Theo phương pháp này việc quản lí NVL được tiến hành song song ở kho và phòng kế toán. Tại kho: Hàng ngày thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập xuất tồn của từng NVL theo số lượng. Mỗi loại NVL được theo dõi riêng trên một thẻ kho và được thủ kho sắp xếp theo một thứ tự nhất định để tiện cho việc theo dõi, ghi chép, kiểm tra, đối chiếu. Thủ kho sẽ căn cứ vào phiếu nhập kho, xuất kho để ghi vào các cột tương ứng trên thẻ kho. Tại phòng kế toán: Kế toán hàng tồn kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để nhập số liệu vào chương trình máy tính. Từ đó chương trình máy tính sẽ tự động tập hợp số liệu vào sổ chi tiết NVL. Sổ chi tiết NVL theo dõi tình hình nhập xuất tồn cua từng NVL theo cả số lượng và giá trị, khi xuất kho NVL kế toán chỉ cần nhập số lượng, đến cuối tháng chương trình máy tính sẽ tự động tính toán đơn giá xuất NVL theo phương pháp bình quân cả kì đự trữ và máy tính sẽ tự động cập nhật giá trị NVL xuất trong tháng. * Kế toán chi tiết Nhập nguyên vật liệu. Dựa trên tình hình thực tế nhu cầu sản xuất bộ phận thu mua NVL sẽ lên kế hoạch nhập vật tư. Trước khi vật tư nhập kho đều phải làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho. Sau đó bộ phận thu mua NVL căn cứ vào kết quả kiểm nghiệm lập phiếu nhập kho. Phiếu này được lập thành 2 liên: + Liên 1: giao cho thủ kho (khi nhập hàng) để vào thẻ kho, định kì chuyển lên phòng kế toán để vào số liệu. + Liên 2: đính kèm với hoá đơn GTGT của người bán. Sơ đồ 2.2: Quy trình luân chuyển Phiếu nhập kho Ký phiếu nhập kho Ghi sổ, lưu trữ Nhập kho Thủ kho Lập biên bản giao nhận vật tư Lập phiếu nhập kho Đề nghị nhập kho Lưu Kế toán HTK Ban kiểm nhận Người giao hàng Trưởng phòng KD Phòng kinh doanh Nhập NVL Theo ví dụ 2 trang 33 ta có: Biểu 2.1: Hoá đơn giá trị gia tăng. HÓA ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG AK/2009B Liên 2: Giao cho khách hàng Số: 0022796 Ngày 02 tháng 02 năm 2009 Đơn vị bán hàng: Công ty Kim khí Hà Nội Địa chỉ: 20 Tôn Thất Tùng- Đống Đa - Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại: 0438621646 Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Duy Phúc Tên đơn vị: Công ty cổ phần Phú Diễn Địa chỉ: xã Phú Diễn, huyện Từ Liêm, Hà nội Số tài khoản Hình thức thanh toán: Chưa trả tiền STT Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Thép tròn phi 43 Kg 5.623 12.500 70.287.500 Cộng tiền hàng 70.287.500 Thuế suất GTGT Tiền thuế GTGT 7.028.750 Tổng cộng tiền thanh toán 77.316.250 Số tiền viết bằng chữ: Bảy mươi bảy triệu ba trăm mười sáu nghìn hai trăm năm mươi. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) (Đã kí) (Đã kí) (Đã kí) Biểu 2.2: Biên bản kiểm nghiệm vật tư CÔNG TY CỔ PHẦN PHÚ DIỄN Số: 0011 ----o0o---- BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Ngày 05 tháng 02 năm 2009 Căn cứ HĐ số 0022796 ngày 02 tháng 02 năm 2009 Ban kiểm nghiệm gồm: + Ông/ Bà: Đinh Quang Tuấn – phòng kinh doanh - Trưởng ban. + Ông/ Bà: Lê Đình Chiến – phòng kĩ thuật - Uỷ viên. + Ông/ Bà: Nguyễn Duy Phúc – phòng kinh doanh - Uỷ viên. Đã kiểm nghiệm các loại: S T T Tên, nhãn, quy cách vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách, phẩm chất Số lượng không đúng quy cách, phẩm chất 1 Thép tròn phi 43 Kg 5.623 5.623 5.623 Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Vật tư đảm bảo tiêu chuẩn nhập kho. Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban (Đã kí) (Đã kí) (Đã kí) Biểu 2.3: Phiếu nhập kho CÔNG TY CỔ PHẤN PHÚ DIỄN Số: PN/0011 ------o0o------ PHIẾU NHẬP KHO Liên: 1 Ngày 05 tháng 02 năm 2009 Nợ: 1521 Có: 331 Họ và tên người giao: Nguyễn Duy Phúc Theo HĐ Số 022796 ngày 02 tháng 02 năm 2009 của Công ty Kim khí Hà Nội. Nhập tại kho: Kho vật tư xưởng Bulong. SốTT Mã vật tư Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 VTRON43 Thép tròn phi 43 ly kg 5.623 12.553 70.587.500 Cộng 70.587.500 Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Bảy mươi triệu năm trăm tám bảy nghìn năm trăm đồng. Số chứng từ gốc kèm theo: HĐ số 0022796 Ngày 05 tháng 02 năm2009 Phòng kinh Người giao Thủ kho Kế toán trưởng doanh hàng (Đã kí) (Đã kí) (Đã kí) (Đã kí) Biểu 2.4: Phiếu chi CÔNG TY CỔ PHẦN PHÚ DIỄN Mẫu số: 02-TT -----o0o----- (Theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC) PHIẾU CHI Quyển số Ngày 02 tháng 02 năm 2009 Số: PC/0023 Nợ: 331 Có: 1111 Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Duy Phúc Địa chỉ: Phòng kinh doanh Lí do chi: Chi mua vật tư Số tiền: 30.000.000 (Viết bằng chữ) Ba mươi triệu đồng. Kèm theo: HĐ số 0022796 Chứng từ gốc Ngày 05 tháng 02 năm 2009 Giám đốc Kế toán Thủ quỹ Người lập Người nhận trưởng phiếu tiền (Đã kí) (Đã kí) (Đã kí) (Đã kí) (Đã kí) Biểu 2.5: Giấy đề nghị tạm ứng CÔNG TY CỔ PHẦN PHÚ DIỄN Số : TU/007 ------o0o------ GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Ngày 20 tháng 02 năm 2009 Kính gửi  : Tổng giám đốc Công ty Cổ phần Phú Diễn Tên tôi là : Nguyễn Tuấn Anh Địa chỉ    : Phòng kinh doanh Đề nghị tạm ứng số tiền là: 80.000.000 (viết bằng chữ): Tám mươi triệu đồng. Lý do tạm ứng: Tạm ứng tiền mua thép cho hợp đồng MAKTEEL và thanh toán số còn lại của HĐ 0022754 với công ty Kim khí Hà Nội. Thời hạn thanh toán: Tổng Giám đốc Kế toán trưởng Phụ trách Người đề nghị bộ phận tạm ứng (Đã kí) (Đã kí) (Đã kí) (Đã kí) * Kế toán chi tiết xuất nguyên vật liệu. Căn cứ vào tình hình sản xuất tại các phân xưởng, nhân viên thống kê sẽ lập Giấy đề nghị cấp vật tư đưa lên phòng kế toán. Phòng kế toán dựa vào đó sẽ lập phiếu xuất kho, phiếu này được lập thành 2 liên: + Liên 1: đưa cho người lĩnh vật tư để xuống kho vật tư. Sau khi nhận vật tư người lĩnh vật tư sẽ đưa cho thủ kho liên 1 và ghi vào thẻ kho số thực xuát. Định kì chuyển lên phòng kế toán để nhập số liệu vào máy tính. + Liên 2: liên này gửi xuống phân xưởng nhận vật tư. Sơ đồ 2.3: Quy trình luân chuyển Phiếu xuất kho Ghi sổ, lưu trữ Xuất kho, ghi thẻ kho Thủ kho Ký phiếu xuất kho Kế toán trưởng Kế toán HTK Lập phiếu xuất kho Đề nghị xuất vật tư Người có nhu cầu về NVL Lưu Kế toán HTK Xuất NVL Ví dụ: Ngày 01/02/2009 xuất 1.200 kg kẽm thỏi cho Phân xưởng cơ khí mạ. Ngày 10/02/2009 xuất 4.000 kg thép tròn phi 43 cho Phân xưởng bulong. Ngày 15/02/2009 xuất 1.200 kg kẽm thỏi cho Phân xưởng cơ khí mạ. Biểu 2.6: Giấy đề nghị cấp vật tư CÔNG TY CỔ PHẦN PHÚ DIẾN -----o0o------- GIẤY ĐỀ NGHỊ CẤP VẬT TƯ Người nhận: Nguyễn Văn Minh Địa chỉ: Xưởng Cơ khí mạ STT Tên vật tư Mã vật tư Đơn vị tính Số lượng Ghi chú 1 Kẽm thỏi kim loại 99.95% 8KEMTHOIKL kg 1.200 Hà nội, ngày 13 tháng 2 năm 2009 Xưởng cơ khí mạ Quản đốc phân xưởng Biểu 2.7: Phiếu xuất kho CÔNG TY CỔ PHẦN PHÚ DIỄN Số: PX/0008 ------o0o------ PHIẾU XUẤT KHO Ngày 01 tháng 02 năm 2009 Nợ: 621 Có: 1521 Họ và tên người nhận: Nguyễn Văn Minh Xuất tại kho: Kho vật tư xưởng cơ khí mạ STT MÃ VT Tên vật tư ĐVT Yêu càu Thực xuất Đơn giá Thành tiền 1 8KEMTHOIKL Kẽm thỏi kim loại 99,95% kg 1.200 1.200 25.180 30.216.000 Cộng 30.216.000 Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Ba mươi triệu hai trăm mười sáu nghìn đồng. Số chứng từ gốc kèm theo: Ngày 01 tháng 02 năm2009 Người lập Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng phiếu hàng (Đã kí) (Đã kí) (Đã kí) (Đã kí) Tại kho: Thủ kho dựa vào phiếu nhập, phiếu xuất kho NVL để ghi vào thẻ kho. Tại phòng kế toán: Từ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kế toán hàng tồn kho nhập số liệu vào máy tính. Chương trình máy tính sẽ tự tổng hợp vào sổ chi tiết. Biểu 2.8 Thẻ kho – Kẽm thỏi kim loại 99,95% CÔNG TY CỔ PHẦN PHÚ DIỄN Số: TK/0005 ----o0o---- THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/02/2009 Tên vật tư: Kẽm thỏi kim loại 99,95% Mã VT: 8KEMTHOIKL Đơn vị tính: kg STT Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Xác nhận Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn . Tồn đầu tháng 1.894 1 01/02 PX/0005 Xuất cho xưởng cơ khí mạ 01/02 1.200 (Đã kí) 2 10/02 PN/0016 Nhập mua 10/02 3.205,5 (Đã kí) 3 15/02 PX/0009 Xuất cho xưởng cơ khí mạ 15/02 1.200 (Đã kí) Tồn cuối tháng 2.699,5 Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc Biểu 2.9: Thẻ kho – Thép tròn phi 43 y CÔNG TY CỔ PHẦN PHÚ DIỄN Số: TK/0014 ----o0o---- THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/02/2009 Tên vật tư: Thép tròn phi 43 y Mã VT: VTRON43 Đơn vị tính: kg STT Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Xác nhận Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn . Tồn đầu tháng 3.191 1 05/02 PN/0011 Nhập mua 05/02 5.623 (Đã kí) 2 10/02 PX/0008 Xuất cho xưởng cơ khí mạ 10/02 4.000 (Đã kí) Tồn cuối tháng 4.814 Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc Biểu 2.10: Sổ chi tiết vật tư - Kẽm thỏi kim loại 99,95% CÔNG TY CỔ PHẦN PHÚ DIỄN -----o0o----- SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ Từ ngày 01/02/2009 đến ngày 28/02/2009 Tài khoản: 1521 Tên vật tư: Kẽm thỏi kim loại 99,95% Mã VT: 8KEMTHOIKL Đơn vị tính: kg Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số hiệu Ngày tháng Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Tồn đầu tháng 25.112 1.894 47.562.128 PX/0005 01/02 Xuất cho xưởng cơ khí mạ 621 25.180 1.200 30.216.000 PN/0016 10/02 Nhập mua 331 25.220 3.502.5 80.842.710 PX/0009 15/02 Xuất cho xưởng cơ khí mạ 621 25.180 1.200 30.216.000 Tồn cuối tháng 25.180 2.669,5 67.972.838 Ngày 28 tháng 02 năm2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Biểu 2.11: Sổ chi tiết vật tư – Thép tròn phi 43 ly CÔNG TY CỔ PHẦN PHÚ DIỄN -----o0o----- SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ Từ ngày 01/02/2009 đến ngày 28/02/2009 Tài khoản: 1521 Tên vật tư: Thép tròn phi 43 ly Mã VT: VTRON43 Đơn vị tính: kg Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số hiệu Ngày tháng Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Tồn đầu tháng 12.537 3.919 40.005.567 PN/0011 05/02 Nhập mua 331 12.553 5.623 70.587.500 PX/0009 15/02 Xuất cho xưởng Bulong 621 12.547 4.000 50.188.000 Tồn cuối tháng 12.547 4.814 60.405.067 Ngày 28 tháng 02 năm2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Biểu 2.12: Bảng tổng hợp xuất nhập tồn CÔNG TY CỔ PHẦN PHÚ DIỄN ----o0o---- BẢNG TỔNG HỢP XUẤT - NHẬP - TỒN Tháng 02 năm 2009 Mã VT Tên vật tư ĐVT Tồn đầu tháng Nhập Xuất Tồn cuối tháng số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền số lượng Thành tiên ……… ………… …… …. …….. …. …….. …… ……. ….. …….. 8KEMTHOIKL Kẽm thỏi kim loại 99,95% kg 1.894 47.562.128 3.502.5 80.842.710 2.400 60.432.000 2.669,5 67.972.838 VTRON31 Thép tròn phi 31 ly kg 1.902 23.794.020 4.000 50.080.000 4.275 53.510.175 1.627 20.363.845 VTRON43 Thép tròn phi 43 ly kg 3.919 40.005.567 5.623 70.587.500 4.000 50.188.000 4.814 60.405.067 …. ……… ….. …. ……… ….. ……… ……. …….. ….. …….. Cộng 440.353.911 231.260.280 184.362.183 487.252.008 Biểu 2.13: Sổ chi tiết thanh toán với người bán CÔNG TY PHẦN PHÚ DIỄN ----o0o---- SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN (trích) Từ ngày 01/02/2009 đến ngày 28/02/2009 Tài khoản: TK 331 Đối tượng: Công ty Kim khí Hà Nội - 20 Tôn Thất Tùng- Đống Đa - Hà Nội Loại tiền: VNĐ Chứng từ Diễn giải Tk đối ứng Thời hạn chiết khấu Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có Số dư dầu kì 45.347.251 0022796 02/02 Mua thép tròn phi 43 1521 70.287.500 0022796 02/02 Thuế GTGT 133 7.028.750 PC/0023 02/02 Thanh toán HD002796 1111 30.000.000 0022801 20/02 Mua thép 1521 50.080.000 0022801 20/02 Thuế GTGT 133 5.008.000 TU/007 20/02 Thanh toán HĐ 002801 và HĐ 002754 141 80.000.000 Số dư cuối kì 26.936.971 Ngày 28 tháng 02 năm2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc 2.5. Hạch toán tổng hợp Nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Phú Diễn. * Tài khoản sử dụng: - Tài khoản 152: Nguyên liệu, vật liệu + TK 1521: Nguyên liệu, vật liệu chính + TK 1522: Nguyên liệu, vật liệu phụ - Các tài khoản khác liên quan: tk 111, 112, 131, 133, 141, 331, 621, 627, 641, 642... * Phương pháp hạch toán tổng hợp: Đồng thời với việc hạch toán chi tiết NVL thì hàng ngày kế toán phải thực hiện kế toán tổng hợp NVL. Việc hạch toán tổng hợp NVL được Công ty cổ phần Phú Diễn áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Áp dụng phương pháp này giúp cho việc theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn NVL thường xuyên và bất kì lúc nào kế toán cũng có thể xác định được lượng nhập – xuất – tồn của các loại NVL. Qua đó có thể cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời cho các nhà quản lí. Việc hạch toán NVL tại Công ty được thực hiện trên máy vi tính. Hàng ngày kế toán sẽ kiểm tra độ chính xác và cập nhập số liệu trên chứng từ gốc vào máy tính. Máy tính sẽ tự động tổng hợp vào các sổ sách, bảng tổng hợp có liên quan. Để hạch toán tổng hợp NVL thì Công ty sử dụng hệ thống sổ bao gồm: Sổ nhật kí chung, sổ cái tài khoản 152. Sơ đô 2.4: Quy trình hạch toán tổng hợp NVL trên máy tính Sổ sách kế toán NVL: Sổ chi tiết TK 152 Bảng tổng hợp nhập xuất tồn NVL Nhật kí chung Sổ cái Tk 152 Chứng từ gốc: Hóa đơn GTGT Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Phần mềm kế toán Báo cáo tài chính Báo cáo quản trị Máy vi tính Hạch toán tổng hợp nhập NVL: Tất cả các NVL của Công ty là mua ngoài tùy theo sự thỏa thuận của công ty và nhà cung cấp Công ty có thể thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng….Công ty cũng có thể tạm ứng tiền cho cán bộ đi thu mua NVL (chủ yếu là đối với các Hợp đồng). Nghiệp vụ nhập kho NVL được ghi nhận khi NVL về nhập kho có kèm theo hóa đơn. Khi NVL mua ngoài nhập kho dù đã thanh toán hay chưa thanh toán hay thanh toán bằng tiền tạm ứng… kế toán đều định khoản: Nợ Tk 152 Nợ TK 133 Có Tk 331 Sau đó dựa vào phương thức thanh toán mà kế toán đinh khoản: Nợ Tk 331 Có Tk 111, 112, 141… Ví dụ 2 trang 33 với bộ chứng từ Biểu 2.1; Biểu 2.2; Biểu 2.3; Biểu 2.4. - Khi NVL về nhập kho: Nợ Tk 152: 70.287.500 Nợ Tk 133: 7.028.750 Có Tk 331: 77.316.250 - Đã thanh toán 30.000.000 bằng tiền mặt cho người bán Nợ Tk 331: 30.000.000 Có Tk 1111: 30.000.000 Với bộ chúng từ Hóa đơn GTGT, Biên bản kiểm nghiệm vật tư, Phiếu nhập kho, Phiếu chi (Biểu 2.1; Biểu 2.2; Biểu 2.3; Biểu 2.4) kế toán sẽ cập nhật số liệu vào máy tính, sau đó máy tính sẽ tự động tổng hợp vào các sổ sách liên quan như: Sổ chi tiết NVL, sổ chi tiết thanh toán với người bán, Nhật kí chung, Sổ cái tk 111,152, 331… Hạch toán tổng hợp xuất NVL: NVL được xuất dùng với mục đích là trực tiếp sản xuất sản phẩm và dùng trong quản lí phân xưởng, quản lí doanh nghiệp. Nghiệp vụ kinh tế được ghi nhận khi NVL được xuất ra khỏi kho theo Phiếu xuất kho, khi đó kết toán định khoản Nợ tk 152 Có tk 621, 627, 642… NVL xuất dùng trong tháng chỉ được theo dõi về mặt số lượng, đến cuối tháng máy tính sẽ tự động tính giá NVL xuất kho theo phương pháp bình quân cả kì dự trữ. Máy tính sẽ tự động xử lí số liệu và tổng hợp số liệu vào sổ sách kế toán liên quan như: Sổ chi tiêt NVL, Nhật kí chung, Sổ cái Tk 152. Biểu 2.14: Sổ nhật kí chung CÔNG TY CỔ PHẦN PHÚ DIỄN ----o0o---- SỔ NHẬT KÍ CHUNG (Trích) Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái TK dối ứng Số tiền SH Ngày tháng Nợ Có ………… ……… ………………… …….. ……. ……… ………. PX/0005 01/02 Xuất kho kẽm thỏi cho Xưởng cơ khí mạ 621 1521 30.216.000 30.216.000 ……….. …… ……………….. …….. ….. ………. ………. PN/0011 05/02 Nhập kho Thép tròn phi 43 ly 1521 133 331 70.587.500 7.028.750 77.616.250 PC/0023 05/02 Thanh toán tiền mua NVL cho công ty KKHN 331 1111 30.000.000 30.000.000 ………. ……. ……………………. ……. …… ………… …………. PX/0008 10/02 Xuất thép tròn phi 43 cho Xưởng Bulong 621 1521 50.188.000 50.188.000 PN/0016 10/02 Nhập mua kẽm thỏi kim loại 99,95% 1521 133 331 80.842.710 8.084.271 88.926.981 ………. ……… …………………….. …… ……. ………… ………… PX/0009 15/02 Xuất kẽm thỏi cho Xưởng cơ khí mạ 621 1521 30.216.000 30.216.000 ……….. ……… ……………………. ……. …… ………… ………… PC/0026 20/02 Tạm ứng mua vật liệu 141 1111 80.000.000 80.000.000 002801 22/02 Mua NVL cho HĐ MAKTEEL 621 133 141 50.080.000 5.008.000 55.088.000 003062 22/02 Thanh toán HĐ 002754 331 141 24.912.000 24.912.000 Biểu 2.15:Sổ cái tài khoản 152 CÔNG TY CỔ PHẦN PHÚ DIỄN ----o0o----- SỔ CÁI (trích) Từ 01/02/2009 đến 28/02/2009 Tên tài khoản: Nguyên vật liệu chính Số hiệu: 152 Chứng từ Diễn giải Trang nhật kí chung Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Số dư dầu kì 440.353.911 PX/0005 01/02 Xuất kho kẽm thỏi cho Xưởng cơ khí mạ 621 30.216.000 ………. ……………….. …….. ……. …………. ………. PN/0011 05/02 Nhập kho Thép tròn phi 43 ly 331 70.587.500 ……… ….. ……………… ……… ……. …………. ………….. PX/0008 10/02 Xuất thép tròn phi 43 cho Xưởng Bulong 621 50.188.000 PN/0016 10/02 Nhập mua kẽm thỏi kim loại 99,95% 331 80.842.710 ………. …… ………………….. …….. ……. ………… ………… PX/0009 15/02 Xuất kẽm thỏi cho Xưởng cơ khí mạ 621 30.216.000 …….. …….. ……………….. …… ……. …………. ………….. Cộng số phát sinh 231.260.280 184.362.183 Số dư cuối kì 487.252.008 Ngày28 tháng 02 năm 2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÚ DIỄN 3.1. Đánh giá chung về công tác kế toán tại Công ty cổ phần Phú Diễn * Ưu điểm - Về tổ chức bộ máy kế toán tại công ty: Phòng kế toán của công ty cổ phần Phú Diễn gồm có 6 người được sắp xếp và phân công công việc 1 cách hợp lí để phù hợp với các nội dung kế toán của công ty và khối lượng công việc phát sinh trong quá trình hoạt động. Có thể nói rằng sự phân công công việc cho từng nhân viên trong phòng kế toán là khoa học, hợp lý và vừa đủ. Cụ thể là trong phòng đã có sự phân công từng phần hành cho từng nhân viên kế toán đảm nhiệm do đó tránh được tình trạng công việc chồng chéo cũng như nhàn rỗi không có việc làm. Đội ngũ kế toán của phòng kế toán có trình độ và kinh nghiệm, thành thạo công việc, được phân công theo từng phần hành kế toán phù hợp do đó công tác kế toán đạt hiệu quả cao và hạn chế sai sót. Ngoài ra phòng kế toán đã áp dụng tin học vào trong công việc. Công ty đang sử dụng kế toán trên máy vi tính, do đó giảm bớt được khối lượng công việc cũng như sức ép của công việc mang lại. Cung cấp đầy đủ kịp thời các thông tin kế toán và phản ánh trung thực, hợp lý tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty, giúp cho ban Giám đốc đưa ra các quyết định quản trị. Tham mưu, cố vấn cho Ban Tổng Giám đốc về chế độ kế toán và những thay đổi của chế độ qua từng thời kỳ. Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ, và trách nhiệm đối với nhà nước, nộp thuế đầy đủ và đúng hạn. Giúp cho Công ty có được niềm tin từ các cơ quan nhà nước và các đơn vị khác. Phòng tài chính - kế toán luôn có quan hệ qua lại với phòng kinh doanh, phòng tổ chức hành chính, các phân xưởng sản xuất... Các phòng ban thường xuyên trao đổi thông tin cho nhau, giúp Công ty có thể tiến hành sản xuất kinh doanh phù hợp với yêu cầu của thị trường, hoàn thành kế hoạch đề ra. - Về hình thức kế toán Do đặc điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên và có giá trị lớn nên công ty áp dụng hình thức kế toán là hình thức sổ nhật ký chung là hoàn toàn hợp lý giúp cho việc sử lí các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cũng như công tác quản lí hiệu quả. - Về chứng từ, sổ sách Hệ thống sổ sách kế toán được công ty áp dụng khá đầy đủ, đúng với các quy định của Bộ tài chính. Bộ chứng từ kế toán mà công ty sử dụng đúng theo biểu mẫu quy định, phù hợp với hình thức ghi sổ Nhật kí chung mà công ty đang áp dụng giúp cho việc theo dõi, hạch toán kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Về hệ thống tài khoản kế toán: Công ty đã sử dụng hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với quyết định 15/2006/QĐ-BTC của Bộ tài chính. - Về các phần hành kế toán: trong các phần hành kế toán Công ty đã thực hiện hạch toán và luân chuyển chứng từ phù hợp với quy định của bộ tài chính. * Nhược điểm: Mặc dù có nhiều ưu điểm nhưng công tác kế toán của công ty cổ phần Phú Diễn vẫn còn những tồn tại sau: Việc lập và luân chuyển chứng từ diễn ra chậm không đúng thời gian quy định. Hầu hết các chứng từ kế toán đến cuối tháng mới được tập hợp và chuyển lên phòng kế toán. Do đó các nghiệp vụ kinh tế phát sính không được phản ánh đúng thời điểm phát sinh. Một số chứng từ kế toán của công ty không có đầy đủ chữ kí của các bộ phận liên quan và người có trách nhiệm. 3.2. Đánh giá về công tác hạch toán Nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Phú Diễn. ♦ Ưu điểm: Công tác kế toán NVL của Công ty là một trong những khâu quan trọng vì các nghiệp vụ về NVL là các nghiệp vụ kế toán diễn ra thường xuyên, với giá trị lớn. Do đó Công ty rất chú trọng đến công tác hạch toán NVL và điều đó được thể hiện ở một số ưu điểm sau: * Về công tác quản lý NVL Công ty đã chú trọng từ khâu thu mua, dự trữ đến bảo quản và sử dụng. - Đối với công tác thu mua: Công ty tổ chức một bộ phận thu mua linh hoạt, hiểu biết về chất lượng và giá cả thị trường nên việc thu mua NVL tương đối thuận lợi. Đáp ứng dược nhu cầu sản xuất của Công ty. - Đối với công tác dự trữ, bảo quản Công ty có một hệ thống kho được tổ chức một cách khoa học, đáp ứng được yêu cầu bảo quản các loại vật tư. Ngoài ra với đội lý quản lý kho có tinh thần trách nhiệm và trình độ chuyên môn trong công tác quản lí và bảo quản vật tư. * Về công tác hạch toán nguyên vật liệu: Công tác hạch toán NVL đã thực hiện tương đối đầy đủ, gọn nhẹ, nhanh chóng vì phần lớn công việc được thực hiện trên máy tính. Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong hạch toán NVL là rất phù hợp với tình hình sản xuất thực tế của công ty, đáp ứng được nhu cầu theo dõi thường xuyên sự biến động của vật tư và cung cấp kịp thời thông tin cho công tác quản lí. * Về phương pháp tính giá của hàng xuất kho NVL theo phương pháp bình quân cả kì dự trữ có ưu điểm là phù hợp với doanh nghiệp có số lần nhập xuất NVL nhiều do đó giảm nhẹ được việc hạch toán chi tiết NVL. ♦ Nhược diểm: Bên cạnh những ưu điểm trên thì việc hạch toán NVL cũng gặp phải những hạn chế và khó khăn nhất định. Vì vậy cần sớm khắc phục những hạn chế này nhằm hoàn thiện đáp ứng nhu cầu ngày càng cao về thông tin cho công tác quản lý. * Công tác kiểm kê NVL trong kỳ của doanh nghiệp làm chưa nghiêm túc. Việc kiểm kê chỉ được tiến hành vào cuối năm tài chính. Thực chất của việc kiểm kê là tính toán trên sổ sách. Nếu việc kiểm tra không được tiến hành thường xuyên và nghiêm túc sẽ dẫn đến không phát hiện được hao hụt, thừa, thiếu, hỏng hóc…để xử lí. * Về phương pháp hạch toán chi tiết NVL Công ty áp dụng theo hình thức sổ song song có nhược điểm lặp giữa kho và phòng kế toán về số lượng và hiện vật. Phiếu xuất kho ở công ty được lập thành 2 liên và đều được lưu tại phòng kế toán. Không có liên nào lưu tại phòng kinh doanh vì vậy khi bộ phận thu mua vật tư cần lấy số liệu về tình hình tồn kho vật tư thì lại phải mượn tại phòng kế toán. Điều này làm mất thời gian, chi phí và làm mất khả năng đối chiếu giữa hai bộ phận. Hầu hết các chứng từ liên quân đến nhập, xuất NVL được gửi lên phòng kế toán vào cuối tháng làm cho công tác hạch toán gặp nhiều khó khăn. Do đó không phản ánh kịp thời tình hình nhập – xuất – tồn hàng ngày của từng NVL gây khó khăn cho việc xác định lượng dự trữ và kế hoạch thu mua NVL. * Công ty có nhiều loại NVL tuy nhiên tài khoản sử dụng cho hạch toán NVL cũng chỉ mới chi tiết đến cấp hai (TK 1521, TK 1522) mà không chi tiêt theo từng loại NVL do đó khi hạch toán chỉ biết đó là NVL chính hay phụ chứ không biết được cụ thể đó là vật tư nào. Công ty không sử dụng tài khoản 151 (Hàng mua đang đi đường) để theo dõi giá trị NVL mua nhưng đang trên đường vận chuyển chưa về kho. Kế toán chỉ tiến hành hạch toán tăng giá trị NVL khi NVL đã nhập kho. Vì vậy dẫn đến sự không đầy đủ trong việc hạch toán NVL và công nợ phải trả. * Việc lập dự phòng giảm giá NVL là rất cần thiết và quan trọng đối với những doanh nghiệp mà có chi phí NVL chiếm tỷ trọng cao. Bên cạnh đó giá cả của các loại NVL (chủ yếu là thép) dễ bị ảnh hưởng của thị trường trong và ngoài nước nhất là những năm gần đây. Hiện nay Công ty chưa tiến hành lập dự phòng giảm giá cho hàng tồn kho nói chung và NVL nói riêng. Do đó sẽ không phản ánh hết được toàn bộ chi phí trong kì vào giá thành sản phẩm và gây khó khăn cho Công ty khi có những biến động mạnh về giá cả trên thị trường. * Công ty chưa xây dựng hệ thống định mức tiêu hao NVL và định mức dự trữ vật tư. Gây khó khăn trong việc sử dụng và dự trữ vật tư không hợp lí, gây lãng phí, tồn đọng vốn. 3.3. Kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán Nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Phú Diễn. 3.3.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác hạch toán Nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Phú Diễn. NVL là một trong ba yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, hình thành nên chi phi nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trông giá thành sản phẩm. Vì vậy, khi có sự biến động nhỏ về giá cả, chất lượng của NVL cũng ảnh hưởng rất lớn đến giá thành sản phẩm, doanh thu, lợi nhuận của công ty. Số lượng, chất lượng của NVL không chỉ phụ thuộc vào đặc điểm, chủng loại của NVL mà còn phụ thuộc rất nhiều vào công tác quản lí. Do đó để nâng cao chất lượng sản phẩm góp phần nâng cao uy tín của Công ty trên thị trường, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận thì các doanh nghiệp phải làm tốt công tác quản lí NVL. Công ty cổ phần Phú Diễn là doanh nghiệp trực thuộc Bộ Công Nghiệp chuyên sản xuất và cung cấp các sản phẩm cơ khí. Do đặc điểm của các sản phẩm mà Công ty chế tạo là các sản phẩm cơ khí, nên chi phí nguyên vật liệu (NVL) chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản phẩm (chiếm tỷ trọng khoảng 60% - 70%). Do đó việc sủ dụng NVL không hợp lí sẽ ảnh hưởng chất lượng sản phẩm, tăng chi phí sản xuất, làm giảm lòng tin của khách hàng đối với Công ty. Xuất phát từ vai trò quan trọng của NVl, cũng cũng như những đặc điểm sản xuất của Công ty, những ưu nhược điểm. tồn tại trong công tác quản lí và kế toán NVL tại Công ty. Công ty cần phải nâng cao chất lượng công tác hạch toán NVL nhằm cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác những thông tin cần thiết cho nhu cầu quản lí. 3.3.2 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán Nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Phú Diễn. * Về công tác quản lý NVL: Công ty nên xây dựng một quy chế cụ thể về quản lý NVL khâu thu mua đến khâu bảo quản, sử dụng và dự trữ. Trong đó quy định rõ trách nhiệm, quyền hạn của từng phòng ban, từng cá nhân. Bộ phận thu mua NVL, khi mua vật liệu về phải bàn giao đầy đủ chứng từ cho phòng kế toán để kế toán hạch toán kịp thời, chính xác số lượng, giá trị nguyên vật liệu nhập kho và theo dõi tình hình biến động của NVL trong quý. Công ty nên tính toán và xác định hệ thống định mức tiêu hao NVL và định mức dự trữ NVL. Làm căn cứ để xác định lượng NVL cần thiết cho quá trình sẩn xuất tiếp theo. Từ đó xây dựng kế hoạch thu mua và cung ứng NVL. Đây là khâu hoàn thiện quan trọng mà công ty cần thực hiện. Qua đó không chỉ đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục mà còn đảm bảo kịp thời giao hàng đúng hợp đồng ký kết. Công tác kiểm kê NVL cần được tiến hành thường xuyên và thực chất hơn. Công việc kiểm kê do kế toán NVL, thủ kho, và cán bộ phòng kinh doanh thành lập thành Ban kiểm nghiệm NVL thực hiện. Phương pháp kiểm kê là cân, đong, đo, đếm số lượng NVL còn trong kho tại thời điểm kiểm kê. Công tác kiểm kê phải được thực hiện tại cả hai kho. Kết quả kiểm kê phải được ghi vào biên bản kiểm kê (mẫu số: 05 – VT theo QĐ15/2006/QĐ – BTC của Bộ tài chính - biểu 2.16) và được đưa lên phòng kế toán để đối chiếu với sổ sách, phát hiện chênh lệch và xử lí. * Về công tác hạch toán NVL: - Phiếu xuất kho, công ty nên mở thêm một liên nữa giao lưu tại bộ phận thu mua để theo dõi tình hình vật tư, tránh tình trạng khi cần lại phải đi mượn và đảm bảo quan hệ đối chiếu, kiểm tra giữa số liệu trên sổ của kế toán vật tư và trên sổ của bộ phận thu mua. - Công ty có nhiều loại NVL khác nhau, do đó để thuận tiện cho việc theo dõi về số lượng và giá trị của từng loại NVL Công ty nên mở chi tiết tài khoản 152 (nguyên vật liệu) đến cấp ba. Ví dụ như: TK 1521-KT (Kẽm thỏi kim loại 99,95%); TK 1521-VT43 (Thép tròn phi 43)… - Công ty nên theo dõi hàng mua đang đi đường: Hiện nay Công ty chưa theo dõi hàng mua đang đi đường là không phù hợp với chế độ kế toán. Vì vậy dẫn đến sự không đầy đủ trong việc hạch toán NVL và công nợ phải trả. Do đó công ty nên mở thêm TK 151 – hàng mua đang đi đường để phản ánh giá trị hàng mua nhưng cuối tháng chưa về nhập kho. TK151 – Hàng mua đang đi dường. Bên Nợ TK 151 – phản ánh giá thực tế hàng mua trong kì chưa về nhập kho hoặc đã về nhập kho nhưng chưa kiệm nghiệm vật tư. Bên Có Tk 151 – phản ánh giá thực tế hàng mua đang đi đường về nhập kho. - Công ty nên tiến hành đánh giá lại hàng tồn kho và lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nói chung và NVL nói riêng. Khi mà trên thị trường giá cả đang có sự biến đọng lớn như hiện nay thì việc lập dự phòng giảm giá là hoàn toàn cần thiết, giúp cho Công ty chủ động hơn khi có những biến động lớn về giá cả, cụ thể là Công ty sẽ được bù đắp khi giá cả của NVL bị giảm. Việc lập dự phòng được thực hiện như sau: Số dự phòng cần lập được xác định dựa trên số lượng của mỗi loại hàng tồn kho, thực tế biến động về giá cả trong năm và dự báo về biến động về giá cả trong niên độ tiếp theo. Mức dự phòng Số lượng Mức chênh lệch cần lập cho = hàng tồn kho × giá của mỗi loại niên độ (N + 1) mỗi loại Mức chênh lệch giá củamỗi loại = Giá gốc hàng tồn kho theo sổ sách - Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho Cuối niên độ kế toán khi có căn cứ chắc chắn về giá trị thực tế của vật liệu tồn kho thấp hơn giá thị trường, kế toán tiến hành lập dự phòng giảm giá, kế toán ghi: Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có Tk 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Cuối niên độ sau (N + 1), tính toán mức dự phòng cần lập Nếu mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ sau thấp hơn năm trước thì số chênh lệch được hoàn nhập dự phòng: Nợ Tk 159 Có Tk 632 Nếu mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên đọ kế toán sau cao hơn năm trước thì số chênh lệch được lập thêm: Nợ Tk 632 Có Tk 159 Biểu 2.16: Biên bản kiểm kê vật tư CÔNG TY CỔ PHẦN PHÚ DIỄN ----o0o---- BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ Thời diểm kiểm kê: ……..giờ…………ngày…………tháng…………..năm…….. Ban kiểm kê: Ông/ bà………………….Chức vụ………………..Đại diện………………..Trưởng ban Ông/ bà………………….Chức vụ………………..Đại diện…………………Ủy viên Ông/ bà………………….Chức vụ………………..Đại diện…………………Ủy viên Đã kiểm kê kho có những mặt hàng dưới đây: Số thứ tự Tên, nhãn, quy các vật tư Mã vật tư Đơn vị tính Đơn giá Theo sổ kế toán Theo kiểm kê Chênh lệch Phẩm chất Thừa Thiếu Còn tốt 100% Kém phẩm chất Mất phẩm chất Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền A B C D 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Cộng x x x x x x x x x x Ngày …tháng…năm…. Giám đốc Kế toán trưởng Thủ kho Trưởng ban kiểm kê (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) KẾT LUẬN Trong quá trình sản xuất, nguyên vật liệu là một yếu tố không thể thiếu để cấu thành nên một sản phẩm. Nguyên vật liệu đóng một vai trò quan trọng, nó vừa là đối tượng lao động vừa là cơ sở vật chất trực tiếp tạo ra sản phẩm, chiếm một tỷ trọng lớn trong quá trình sản xuất. Các doanh nghiệp luôn tìm mọi cách để giảm chi phí sản xuất thông qua việc giảm chi phí nguyên vật liệu. Để làm được điều đó thì ngay từ khâu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng phải tiến hành một cách khoa học, chặt chẽ, hợp lí. Trong thời gian thực tập tại phòng Kế toán của Công ty cổ phần Phú Diễn, em đã được tiếp cận với thực tiễn công tác hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hệ thống các chứng từ, hệ thống sổ sách kế toán và Báo cáo tài chính của công ty. Giai đoạn thực tập tại công ty đã giúp em nhận thấy được vai trò của kế toán nguyên vật liệu trong quản lý NVL nói riêng và quản lý sản xuất nói chung. Qua nghiên cứu đề tài em đã hiểu rõ hơn về vai trò của nguyên vật liệu trong sản xuất, và khái quát được sơ bộ về thực trạng kế toán NVL tại Công ty cổ phần Phú Diễn. Từ đó thấy được ưu, nhược điểm của công tác kế toán NVL cũng như công tác quản lý sử dụng NVL tại Công ty cổ phần Phú Diễn và đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán và quản lý NVL để phù hợp với điều kiện kinh doanh hiện nay của Công ty. Trong quá trình thực tập em đã được sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Nguyễn Thị Thu Liên và sự giúp đỡ của ban giám đốc công ty, các anh chị trong phòng kế toán tài chính cũng như các phòng ban khác của công ty cổ phần Phú Diễn. Em xin chân thành cảm ơn. TÀI LIỆU THAM KHẢO PGS.TS Nguyễn Thị Loan. 2006. Giáo trình kế toán tài chính doanh nghiệp. NXB ĐH kinh tế quốc dân. Bộ tài chính. 2006. QĐ 15/2006/QĐ-BTC Báo cáo tài chính của Công ty cổ phần Phú Diễn. Điều lệ Công ty cổ phần Phú Diễn Luận văn khóa 45, 46 www.tapchiketoan.com PHỤ LỤC Hệ thống tài khoản kế toán tại công ty Cổ phần Phú Diễn SỐ HIỆU TK Cấp1 Cấp 2 TÊN TÀI KHOẢN LOẠI TK 1: TÀI SẢN NGẮN HẠN 111 Tiền mặt 1111 Tiền Việt Nam 1112 Ngoại tệ 112 Tiền gửi Ngân hàng 1121 Tiền Việt Nam 1122 Ngoại tệ 131 Phải thu của khách hàng 133 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ 1332 Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ 136 Phải thu nội bộ 1361 Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc 1368 Phải thu nội bộ khác 138 Phải thu khác 1381 Tài sản thiếu chờ xử lý 1388 Phải thu khác 141 Tạm ứng 142 Chi phí trả trước ngắn hạn 144 Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn 151 Hàng mua đang đi đường 152 Nguyên liệu, vật liệu 1521 Nguyên liệu, vật liệu chính 1522 Nguyên liệu, vật liệu phụ 153 Công cụ, dụng cụ 154 Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang 155 Thành phẩm 156 Hàng hóa 1561 Giá mua hàng hóa LOẠI TK 2: TÀI SẢN DÀI HẠN 211 Tài sản cố định hữu hình 2111 Nhà cửa, vật kiến trúc 2112 Máy móc, thiết bị 2113 Phương tiện vận tải, truyền dẫn 2118 TSCĐ khác 214 Hao mòn tài sản cố định 2141 Hao mòn TSCĐ hữu hình 241 Xây dựng cơ bản dở dang 2412 Xây dựng cơ bản 2413 Sửa chữa lớn TSCĐ 243 Tài sản thuế thu nhập hoãn lại LOẠI TK 3: NỢ PHẢI TRẢ 311 Vay ngắn hạn 315 Nợ dài hạn đến hạn trả 331 Phải trả cho người bán 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 3331 Thuế giá trị gia tăng phải nộp 33311 Thuế GTGT đầu ra 3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 3335 Thuế thu nhập cá nhân 3337 Thuế nhà đất, tiền thuê đất 3338 3339 Các loại thuế khác Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác 334 Phải trả người lao động 3341 Phải trả công nhân viên 3348 Phải trả người lao động khác 335 Chi phí phải trả 336 Phải trả nội bộ 338 Phải trả, phải nộp khác 3381 Tài sản thừa chờ giải quyết 3382 Kinh phí công đoàn 3383 Bảo hiểm xã hội 3384 Bảo hiểm y tế 3388 Phải trả, phải nộp khác 341 Vay dài hạn LOẠI TK 4: VỐN CHỦ SỞ HỮU 411 Nguồn vốn kinh doanh 4111 Vốn đầu tư của chủ sở hữu 421 Lợi nhuận chưa phân phối 4211 Lợi nhuận chưa phân phối năm trước 4212 Lợi nhuận chưa phân phối năm nay LOẠI TK 5: DOANH THU 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 5111 Doanh thu bán hàng hóa 5112 Doanh thu bán các thành phẩm 5113 Doanh thu cung cấp dịch vụ 515 Doanh thu hoạt động tài chính 521 Chiết khấu thương mại 531 Hàng bán bị trả lại 532 Giảm giá hàng bán LOẠI TK 6: CHI PHÍ SẢN XUẤT, KINH DOANH 621 Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp 622 Chi phí nhân công trực tiếp 627 Chi phí sản xuất chung 6271 Chi phí nhân viên phân xưởng 6272 Chi phí vật liệu 6273 Chi phí dụng cụ sản xuất 6274 Chi phí khấu hao TSCĐ 6277 Chi phí dịch vụ mua ngoài 6278 Chi phí bằng tiền khác 632 Giá vốn hàng bán 635 6351 Chi phí tài chính Chi phí lãi vay 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp 6421 Chi phí nhân viên quản lý 6423 Chi phí đồ dùng văn phòng 6424 Chi phí khấu hao TSCĐ 6425 Thuế, phí và lệ phí 6427 Chi phí dịch vụ mua ngoài 6428 Chi phí bằng tiền khác LOẠI TK 7: THU NHẬP KHÁC 711 Thu nhập khác LOẠI TK 8: CHI PHÍ KHÁC 811 Chi phí khác 821 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp 8211 Chi phí thuế TNDN hiện hành 8212 Chi phí thuế TNDN hoãn lại LOẠI TK 9: XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH 911 Xác định kết quả kinh doanh LOẠI TK 0: TÀI KHOẢN NGOÀI BẢNG 001 Tài sản thuê ngoài 002 Vật tư, hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia công 007 Ngoại tệ các loại DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Trang Sơ đồ 1.1: Quy trình sản xuất điển hình bu lông dập nóng M20x200 6 Sơ đồ 1.2: Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lí của công ty cổ phần Phú Diễn 7 Sơ đồ 1.3: Sơ đồ cơ cấu tổ cức bộ máy kế toán tại công ty cổ phần Phú Diễn: 12 Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật kí chung: 18 Bảng 1.1: Tình hình vốn và tài sản tại công ty cổ phần Phú Diễn trong 3 năm 2006,2007.2008……………………………………………………………………... ……. 21 Bảng 1.2: Kết quả hoạt động của công ty cổ phần Phú Diễn qua 3 năm 2006, 2007, 2008 22 Bảng 1.3: Chất lượng nhân sự tại công ty cổ phần Phú Diễn 23 Bảng 2.1: Danh mục vật tư 27 Sơ đồ 2.1: Quy trình hạch toán chi tiết NVL tại công ty cổ phần Phú Diễn 34 Sơ đồ 2.2: Quy trình luân chuyển Phiếu nhập kho 35 Biểu 2.1: Hoá đơn giá trị gia tăng. 36 Biểu 2.2: Biên bản kiểm nghiệm vật tư 37 Biểu 2.3: Phiếu nhập kho 38 Biểu 2.4: Phiếu chi 39 Biểu 2.5: Giấy đề nghị tạm ứng 40 Sơ đồ 2.3: Quy trình luân chuyển Phiếu xuất kho 41 Biểu 2.6: Giấy đề nghị cấp vật tư 42 Biểu 2.7: Phiếu xuất kho 43 Biểu 2.8 Thẻ kho – Kẽm thỏi kim loại 99,95% 44 Biểu 2.9: Thẻ kho – Thép tròn phi 43 y 45 Biểu 2.10: Sổ chi tiết vật tư - Kẽm thỏi kim loại 99,95% 46 Biểu 2.11: Sổ chi tiết vật tư – Thép tròn phi 43 ly 47 Biểu 2.12: Bảng tổng hợp xuất nhập tồn 48 Biểu 2.13: Sổ chi tiết thanh toán với người bán 49 Sơ đô 2.4: Quy trình hạch toán tổng hợp NVL trên máy tính 51 Biểu 2.14: Sổ nhật kí chung 53 Biểu 2.15:Sổ cái tài khoản 152 54 Biểu 2.16: Biên bản kiểm kê vật tư 63 MỤC LỤC Trang LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN PHÚ DIỄN 3 1.1 Qúa trình hình thành và phát triển công ty cổ phần Phú Diễn 3 1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần Phú Diễn 5 1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý công ty cổ phần Phú Diễn 7 1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần Phú Diễn 12 1.4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty cổ phần Phú Diễn 12 1.4.2 Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán tại công ty cổ phần Phú Diễn 14 1.5 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty cổ phần Phú Diễn trong những năm gần đây 20 1.6 Định hướng kinh doanh của công ty cổ phần Phú Diễn đến năm 2012 24 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÚ DIỄN 26 2.1 Đặc điểm nguyên vật liệu sử dụng tại công ty 26 2.2 Phân loại nguyên vật liệu tại công ty 29 2.3 Tính giá nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Phú Diễn 29 2.3.1 Tính giá nguyên vật liệu nhập kho 29 2.3.2 Tính giá nguyên vật liệu xuất kho 31 2.4 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Phú Diễn 33 2.5 Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Phú Diễn 50 CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÚ DIỄN 55 3.1 Đánh giá chung về công tác kế toán tại công ty cổ phần Phú Diễn 55 3.2 Đánh giá về công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Phú Diễn 57 3.3 Kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Phú Diễn 59 3.3.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Phú Diễn 59 3.3.2 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Phú Diễn 60 KẾT LUẬN : 64 TÀI LIỆU THAM KHẢO 65 PHỤ LỤC 66