Chuyên đề Hoàn thiện công tác hạch toán Nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Ngọc

dựa trên phiếu nhập phiếu xuất nguyên vật liệu, mỗi chứng từ được ghi vào một dòng thẻ kho. Cuối tháng thủ kho cộng tổng số nhập xuất để tính ra số tồn trên từng thẻ kho và đối chiếu với kế toán chi tiết. Ví dụ: Thẻ kho lập theo dõi sợi Biểu 2.6: Thẻ kho THẺ KHO Tên vật tư: Sợi 20/1 Đơn vị tính: kg Tháng 12 năm 2005 Chứng từ Nội dung Ngày Số lượng Xác nhậnkt SH NT Nhập Xuất Tồn 02/12 03/12 28/12 Tồn ĐT Nhập Xuất Nhập 02/12 03/12 28/12 350 300 420 50 Tổng cộng 650 420 280 2.2.2 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Ngọc. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đòi hỏi phải phản ánh cả giá trị, số lượng, chất lượng của từng loại, danh điểm vật tư theo từng kho. Vì vậy việc hạch toán nguyên vật liệu tại kho và phòng kế toán có liên hệ chặt chẽ với nhau. Để sử dụng các chứng từ kế toán về nhập xuất vật liệu một cách hợp lý trong việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho và ghi chép vào sổ kế toán chi tiết của kế toán, bảo đảm phù hợp giữa số liệu ghi tren thẻ kho và số liệu ghi trên sổ kế toán chi tiết, Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Để tiến hành ghi sổ , thủ kho và kế toán căn cứ vào chứng tư nhập xuất do phòng kế hoạch kinh doanh vật tư lập. Thẻ kho Sổ KT chi tiết C.Từ xuất C.Từ nhập Bảng S hợp NXT Sổ KT tổng hợp Ghi hàng ngày. Ghi định kỳ. Kiểm tra đối chiếu. Sơ đồ 2.1: Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Tại kho: Trên cơ sở các chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp lý của chứng từ, xác định số lượng NVL thực tế nhập, xuất trên chứng từ rồi tính ra số tồn sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất để phản ánh vào thẻ kho. Thủ kho phản ánh tình hình nhập xuất tồn theo từng loại nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Mỗi chứng từ chỉ được ghi đúng một dòng trên thẻ kho. Số liệu trên thẻ kho được đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại phòng kế toán về mặt số lượng. Định kỳ thủ kho tập hợp các chứng từ nhập xuất giao cho phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ. Tại phòng kế toán: Khi nhận được chứng từ nhập xuất, kế toán nguyên vật liệu kiểm tra tính hợp pháp hợp lý của chứng từ, định khoản rồi nhập số liệu vào máy tính. Máy tính sẽ tính giá nguyên vật liệu theo phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ. Cuối tháng máy tính in ra các báo cáo cần thiết: - Sổ chi tiết nguyên vật liệu. - Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn. - Bảng phân bổ nguyên vật liệu. Biểu 2.7: Sổ chi tiết vật liệu của Công ty TNHH Ngọc Công ty TNHH Ngọc SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Tài khoản: 152 Tên kho: vật liệu Tên vật liệu: Sọi 21/1 Tháng 12 năm 2005 Ngày tháng Diễn giải Đơn giá (Nhập, xuất) Nhập Xuất Tồn SL TT SL TT SL TT 1/12 3/12 3/12 9/12 12/12 13/12 15/12 21/12 29/1 Dư đầu kỳ Nhập Xuất Nhập Xuất Nhập Nhập Xuất Xuất 35.250 36.320 34.630 35.250 34.250 35.000 33.200 34.250 35.230 4.120 6.152 6.668 5.112 149.638.400 216.858.000 233.380.000 169.718.400 7.463 5.754 7.156 2.321 258.443.690 197.074.500 246.120.500 81.768.830 5.810 9.930 2.467 8.619 2.865 9.533 14.645 7.489 5.168 204.802.500 353.445.900 95.002.210 311.860.210 114.785.710 348.165.710 517.884.110 271.763.610 189.994.780 Cộng 22.052 800.212.400 22.694 783.407.520 5.168 189.994.780 Biểu 2.8: Bảng tổng hợp nguyên vật liệu của Công ty TNHH Ngọc Công ty TNHH Ngọc BẢNG TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT- TỒN Tên vật tư: Sợi Tháng 12 năm 2005 Tên VT Đơn vị Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT Sợi 20/1 Sợi 20/2 Sợi 21/1 Sợi 21/2 Sợi 16/1 Tơ bóng Polyster Sợi 15/1 Sợi 40/1 Sợi 37/1 90/3 tẩy trắng Kg Kg Kg Kg Kg Kg Kg Kg Kg Kg Kg 2.513 0 5.810 1.358 867 0 0 0 0 5.164 0 55.032.348 0 204.802.500 37.667.124 18.296.372 0 0 0 0 123.936.000 0 10.253 681 22.052 2.071 10.125 11 2.184 1.155 15.971 10.387 24 301.111.356 23.541.554 800.212.400 64.023.110 261.940.370 740.250 190.371.070 28.503.028 434.066.992 250.216.955 1.708.907 10.348 242 22.694 3.429 10.719 11 2.184 1.155 15.971 12.847 24 269.411.750 8.356.435 783.407.520 101.699.234 272.477.582 740.250 190.371.070 28.503.028 434.066.992 308.328.000 1.708.907 2.418 439 5.168 0 273 0 0 0 0 2.704 0 86.731.954 15.185.119 189.994.7800 7.759.160 0 0 0 0 65.824.955 0 Cộng 15.712 439.734.344 74.914 2.545.783.268 79.624 2.399.070.768 11.002 365.486.968 Biểu 2.9: Bảng tổng hợp chi tiết tài khoản 152 Công ty TNHH Ngọc BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT TÀI KHOẢN 152 Tháng 12 năm 2005 Tên VT Đơn vị Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT Sợi Hoá chất hồ Hoá chất tẩy Hoá chất nhuộm Vật tư may Than Dầu diezel Vật tư khác Kg Kg Kg Kg Kg Lít 15.712 1.163 8.968 1.925 0 0 439.734.34426.114.946 156.227.434 335.780.935 43.919.208 0 0 45.168.763 74.914 5.879 35.153 88 291340 4.300 2.545.783.268 32.833.554 137.622.918 29.588.000 44.683.408 207.733.600 17.316.495 56.354.798 79.624 5.425 26.861 121 291430 4.300 2.399.070.768 35.065.495 141.083.673 46.794.376 54.005.789 207.733.600 17.316.495 51.323.564 11.002 1.617 17.260 1.892 0 0 365.486.968 23.883.000 152.765.779 318.574.556 34.500.827 0 0 50.199.997 Cộng 1.046.945.630 3.071.916.041 2.952.393.760 1.166.467.911 2.2.3 Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty. 2.2.3.1 Tài khoản sử dụng, hệ thống sổ kế toán tổng hợp tại Công ty TNHH Ngọc * Tài khoản sử dụng: Do đặc điểm sản xuất tại Công ty là có nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau cùng tham gia vào chu trình tạo ra sản phẩm. Do đó, tài khoản sử dụng phải đảm bảo chi tiết theo các loại nguyên vật liệu khác nhau để kế toán có thể theo dõi tình hình tăng, giảm, tồn của từng loại nguyên vật liệu. Phục vụ công tác hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu Công ty đã sử dụng các tài khoản sau: Công ty sử dụng TK 152 “ Nguyên vật liệu” để theo tình hình biến động của nguyên vật liệu. Trong đó TK 152 được chi tiết thành các tiểu khoản sau: TK 152-Sợi TK 152-Hoá chất hồ sợi TK 152-Tẩy TK 152-Nhuộm TK 152-Vật tư may TK 152-Than TK 152-Dầu diezel ... Như vậy đối với mỗi loại nguyên vật liệu khác nhau sẽ mở một tiểu khoản riêng để theo dõi. Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số TK khác liên quan như: TK 111, TK 112, TK 331... * Hệ thống sổ sử dụng để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Ngọc . Để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty sử dụng các loại sổ sau: Sổ cái TK 152. Các NKCT số 1, 2, 5, 7. Bảng phân bổ số 2. Bảng kê 3, 4, 5. Sổ chi tiết công nợ. 2.2.3.2 Phương pháp hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Ngọc * Hạch toán tổng hợp nhập vật liệu Sau khi nhập số liệu vào sổ chi tiết, kế toán vật liệu gửi phiếu nhập kho và bộ phận cung tiêu gửi hoá đơn cho kế toán thanh toán để theo dõi các khoản phải thanh toán và đã thanh toán cho nhà cung cấp trên sổ chi tiết phải trả người bán là NKCT số 1 và NKCT số 2. Mỗi phiếu được theo dõi trên một dòng của sổ chi tiết phải trả người bán với tên nhà cung cấp và số tiền ghi trên hoá đơn đỏ. Để theo dõi chi tiết quá trình nhập nguyên vật liệu theo từng phiếu nhập, đồng thời theo dõi thanh toán với nhà cung cấp, Công ty sử dụng sổ chi tiết phải trả người bán. Đối với nhà cung cấp thường xuyên và khác nhau thì kế toán mở riêng từng trang sổ để theo dõi riêng từng nhà cung cấp. Cuối mỗi tháng, máy tính sẽ tự động tổng hợp số liệu cho từng nhà cung cấp và lấy số liệu tổng hợp vào NKCT số 5. - Sổ chi tiết thanh toán với người bán: Sổ chi tiết này được lập để theo dõi chi tiết quá trình nhập nguyên vật liệu theo từng phiếu nhập, đồng thời theo dõi quá trình thanh toán với nhà cung cấp của Công ty. Sổ này được mở theo nguyên tắc mở cho cả người bán thường xuyên và người bán không thường xuyên. Số lượng sổ chi tiết TK 331 phụ thuộc vào đối tượng mở sổ, nếu nhà cung cấp thường xuyên thì được mở riêng, ngược lại nếu nhà cung cấp vãng lai thì được mở chung. Mỗi hoá đơn chứng từ mua hàng được ghi thứ tự thời gian trên sổ chi tiết. Chứng từ về phòng kế toán được theo dõi đến khi thanh toán xong hoá đơn, chứng từ đó. Cuối tháng kế toán tiến hành cộng sổ chi tiết cho từng nhà cung cấp để lấy số liệu vào Nhật ký chứng từ sô 5. Kết cấu sổ chi tiết tài khoản 331, cơ sở số liệu và cách ghi như sau: + Cột số dư đầu tháng: Số dư cuối tháng trước chuyển sang. + Căn cứ vào chứng từ nhập, kế toán ghi số hiệu, ngày tháng nhập, số lượng, đơn giá vào cột. Sau đó tính ra tổng số tiền phải thanh toán và số đã thanh toán cho người bán. + Căn cứ vào chứng từ thanh toán để ghi cột Nợ TK 331 đối ứng với các TK liên quan. + Khoá sổ cuối tháng: Kế toán tiến hành cộng cột, tính ra số tiền còn phải trả và số đã thanh toán cho nguời bán. Sau đó kế toán xác định số dư cuối tháng bằng cách: Số dư cuối tháng = Số dư đấu tháng + Số phát sinh Có – Số phát sinh Nợ. Ví dụ: Trích số liệu từ sổ chi tiết TK331 của trang sổ thuộc đối tượng Công ty Vĩnh Xuân (xem biểu 2.10). - Nhật ký chứng từ số 5: (xem biểu 2.11) Nhật ký chứng từ số 5 là sổ tổng hợp số liệu về tình hình thanh toán với toàn bộ nhà cung cấp của Công ty. Công việc này được tiến hành vào cuối kỳ. Mỗi dòng trên Nhật ký chứng từ số 5 được ghi chi tiết cho từng người bán. Khi đã ghi hết các nhà cung cấp, kế toán xác định tổng số phát sinh bên Nợ của TK 331, bên Có của TK 331 và tính ra số dư cuối kỳ. Kết cấu Nhật ký chứng từ số 5 như sau: +Tên đơn vị bán: Tên khách hàng có quan hệ thanh toán với Công ty. +Cột số dư đầu tháng: Lấy số dư cuối tháng trước của TK 331( chi tiết từng người bán )để phản ánh. +Phần ghi Có TK 331, Nợ các TK liên quan: Căn cứ vào các phiếu nhập kho và hoá đơn mua hàng. +Phần theo dõi thanh toán: Căn cứ vào các chứng từ thanh toán để ghi. +Cột dư cuối tháng: Lấy số liệu từ cột dư cuối tháng của sổ chi tiết TK 331 chi tiết cho từng đơn vị. Cuối tháng hoặc cuối quý, khoá sổ NKCT số 5 lấy số liệu tổng cộng ghi vào sổ cái. Biểu 2.10: Sổ chi tiết phải trả người bán Công ty TNHH Ngọc. SỔ CHI TIẾT PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN Đối tượng thanh toán: Công ty Vĩnh Xuân Tháng 12 năm 2005 Hợp đồng Phiếu nhập Diễn giải Số dư đầu tháng Ghi có TK331, ghi Nợ TK Cộng Có TK331 Ghi nợ TK 331, Ghi có TK 111 Dư cưối tháng Nợ Có 1521 1331 Nợ Có 122 126 158 264 321 322 828 836 841 848 853 859 Mua sợi Mua sợi Mua sợi Mua sợi Mua sợi Mua sọi 665.071.500 88.954.220 112.491.580 101.454.466 57.851.160 91.753.896 150.546.764 8.895.422 11.249.156 10.145.446 5.785.116 9.175.389 15.054.678 97.749.642 123.740.720 111.599.912 64.636.254 100.929.285 165.601.458 436.568.120 Cộng 603.051.886 60.305.188 663.357.052 991.860.432 Biểu 2.11: Nhật ký chứng từ số 5 Công ty TNHH Ngọc NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5 Ghi có TK 331 – Phải trả người bán Tháng 12/2005 Tên đơn vị hoặc người bán Số dư đầu tháng Ghi có TK331, ghi Nợ TK1521 Cộng có TK331 Ghi nợ TK 331, ghi có TK 111 Dư cuối tháng Nợ Có TK1521 TK1331 Nợ Có Cty Vĩnh Xuân Cty Việt Anh Cty dệt Nha Trang Cty Trung Thư ...... 765.071.500 0 370.242.000 314.047.476 ..... 603.051.886 1.147.571.763 377.307.000 124.469.580 60.305.188 114.757.176 37.730.700 12.446.958 ....... 663.357.052 1.262.328.839 415.037.700 136.916.538 ......... 436.568.120 825.140.000 525.000.000 420.158.000 ....... 991.860.432 437.188.839 260.279.700 30.806.014 ........ 1.896.356.763 2.078.367.546 207.836.754 2.286.204.300 1.563.364.758 2.619.196.305 Như ta thấy rằng sổ chi tiết phải trả người bán Công ty sử dụng lại tương tự như Nhật ký chứng từ số 5. Điều đó giúp cho kế toán theo dõi, tồng hợp tình hình thanh toán công nợ với nhà cung cấp. * Hạch toán tổng hợp xuât vật liệu: Nguyên vật liệu của Công ty TNHH Ngọc xuất dùng chủ yếu cho hoat động sản xuất kinh doanh. Hàng ngày kế toán thu thập các chứng từ xuất kho sau đó đối chiếu, kiểm tra và định khoản. Kế toán sử dụng các bảng phẩn bổ, bảng kê, các NKCT để hạch toán tổng hợp xuất vật liệu. - Bảng phân bổ số 2 (Bảng phân bổ nguyên vật liệu): Dùng để phản ánh giá trị vật liệu xuất kho và phân bổ giá trị nguyên vật liệu xuất dùng cho các đối tượng sử dụng (Ghi Có TK152 - Nợ các TK liên quan) trong từng tháng (xem biểu số 2.12). Cơ sở để lập bảng phân bổ số 2 và căn cứ vào các chứng từ xuất kho vật liệu, bảng kê chi tiết TK 152. Giá trị nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ là giá bình quân cả kỳ dự trữ được tính vào cuối kỳ hạch toán. Bảng phân bổ này được lập vào cuối quý trên cơ sở là sổ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Từ bảng phân bổ này để làm cơ sở lập nên Bảng kê số 4 - Bảng kê số 4: (xem biểu 2.13) Dùng để tổng hợp số phát sinh Có của TK 152…Từ bảng phân bổ số 2 , các bảng kê, NKCT liên quan đẻ ghi vào các dòng các cột phù hợp. Sau khi khoá sổ bảng kê, số liệu tổng hợp được dùng để ghi vào NKCT số 7. Biểu 2.12: Bảng phân bổ nguyên vật liệu Công ty TNHH Ngọc BẢNG PHÂN BỔ VẬT LIỆU Tháng 12 năm 2005 Ghi Có TK Ghi Nợ TK TK 1521 TK 6211 – Hồ 42.560.120 TK 6212 – Dệt 3.251.621.360 TK 6213 – Tẩy nhuộm 201.360.900 TK 6214- May 62.364.980 Cộng 3.557.907.360 TK 6271 – Hồ 15.325.320 TK 6272 – Dệt 135.620.930 TK 6273 – Tẩy nhuộm 42.364.750 TK 6274 - May 62.720.925 Cộng 256.031.925 TK 641 9.254.360 TK 642 20.843.621 TK 632 – Phế liệu 5.321.230 TK 632 – Vật tư 11.753.159 TK 3388 9.654.320 Cộng 56.826.690 Tổng 3.870.765.975 BIỂU 2.13: Bảng kê số 4 BẢNG KÊ SỐ 4 (Trích) Tập hợp chi phí theo phân xưởng Tháng 12/2005 STT Ghi có các TK Ghi nợ các TK TK152 TK… Các TK phản ánh ở các NKCT khác Cộng NKCT số 1 NKCT số 2 NKCT … 1 TK 154 … 4.532.569870 2 TK 621 3.557.907.360 … 3 TK 622 … 4 TK 627 256.031.925 … Cộng 3.813.939.285 … - NKCT số 7: ( xem biểu 2.14) Dùng để tổng hợp toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh của công ty và dùng để phản ánh số phát sinh có các TK liên quan đến chi phí sản xuất kinh doanh Căn cứ vào dòng cộng Nợ của các tài khoản 154, 621, 622, 627 trên bảng kê số 4 để xác định số tổng cộng Nợ của từng TK ghi vào các cột và dòng của phần I NKCT số 7 Số liệu tổng cộng của phần I được sử dụng để ghi vào sổ Cái - Sổ Cái TK 152: Là sổ kế toán tổng hợp mở cho cả năm, dùng để tổng hợp số phát sinh Nợ, Có, số dư cuối kỳ của vật tư. Căn cứ vào tổng cộng của phần I NKCT và đối ứng Có của các TK từ các NKCT liên quan để ghi vào sổ Cái TK 152 (Biểu 2.15). Biểu 2.14: Nhật ký chứng từ số 7 Công ty TNHH Ngọc NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 7 (trích) Phần I: Tập hợp chi phí sản xuất toàn Công ty (Tháng 12 năm 2005). STT Ghi Có các TK Ghi Nợ các TK TK152 … TK621 … Các TK ở NKCT khác Tổng cộngchi phí 1 154 … 3.557.907.360 … … 4.532.569870 2 621 3.557.907.360 … … … 3.557.907.360 3 622 … … … 412.326.487 4 627 256.031.925 … … … 568.475.123 5 632 5.321.320 … … … 6 641 9.254.360 … … … 157.693.852 7 642 20.843.621 … … … 245.132.658 8 2412 … … … 450.167.854 9 Cộng A 3.850.569.416 … 3.557.907.360 … … 7.851.753.159 10 111 … … … 23.147.962 11 112 … … … 69.564.758 12 632 11.753.159 … … … 18.285.304 13 413 … … … 7.568.853 14 3388 9.654.320 … … … 14.586.327 … … … … 15 Cộng B 21.407.479 … … … 365.964.283 16 Tổng cộng A +B 3.871.976.895 ... 3.557.907.360 ... ... 8.217.717.442 Biểu 2.15: Sổ cái TK 152 Công ty TNHH Ngọc SỔ CÁI TK 152: Nguyên vật liệu Năm 2005 Số dư đầu năm Nợ Có Ghi Có các TK đối ứng với Nợ các TK này ... Tháng 11 Tháng 12 1.Ghi Có TK 111- NKCT 1 156.387.548 2.Ghi Có TK 1121- NKCT 2 240.849.081 3.Ghi Có TK 331- NKCT 5 2.286.204.300 4.Ghi Có TK 154 216.534.638 5.Ghi Có TK 141 235.238.456 6.Ghi Có TK 1388 19.537.462 Tổng phát sinh: Nợ Có (NKCT 7) 3.154.751.485 3.871.976.895 Dư cuối kỳ Nợ Có 1.046.945.630 329.720.220 2.2.4. Công tác kiểm kê nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Ngọc . Kiểm kê nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Ngọc nhằm xác định chính xác số lượng và giá trị của từng loại nguyên vật liệu hiện có tại tring kho của Công ty. Hơn nữa công việc này còn có mục đích đôn đốc và kiểm tra tình hình bảo quản phát hiện và xử lý kịp thời các trường hợp hao hụt, hư hỏng và mất mát nguyên vật liệu tại các kho. Trên cơ sở đó đề cao trách nhiệm của từng người bảo quản và sử dụng vật tư, chấn chỉnh và đưa vào nề nếp công tác quản lý, hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty, đề cao công tác đối chiếu chéo giữa thủ kho và kế toán nguyên vật liệu, giữa kế toán nguyên vật liệu và kế toán các phần hành khác. Nguyên vật liệu tại Công ty có khối lượng lớn, chủng loại phức tạp nên quá trình kiểm kê thường kéo dài. Vì vậy công tác kiểm kê được tiến hành mỗi năm một lần vào thời điểm cuối năm và phải lập biên bản kiểm kê. Công việc này được thực hiện một cách toàn diện cả về mặt số lượng và chất lượng của từng loại nguyên vật liệu có trong kho của Công ty. Trước khi tiến hành kiểm kê kế toán tiến hành khoá sổ sách, xác định số dư tồn kho ở thời điểm kiểm kê. Sau đó đối chiếu số liệu giữa kế toán vật tư và thủ kho. Sau quá rtình kiểm kê, ban kiểm kê lập “ Biên bản kiểm kê”, mọi kết quả kiểm kê được ghi vào biên bản này. Biểu 2.16: Biên bản kiểm kê vật tư BIÊN BẢN KIỂM KÊ Địa điểm: Kho sợi Thời gian 31/12 Ban kiểm kê: STT Danh mục vật tư Đơn vị Thực tế Sổ sách Chênh lệch Giá trị 1. 2. 3. Sợi 20/1( 34/1 ) Sợi 20/2( 34/2 ) Sợi 21/1 ....... 2.418 439 5.168 2.418 439 5.168 86.731.954 15.185.119 189.994.780 Cộng Cuối kỳ kiểm kê, báo cáo kiểm kê được gửi sang phòng kế toán để kế toán tập hợp số liệu tính giá trị và xác định số chênh lệch thừa thiếu cho từng thứ, từng loại vật tư. Chênh lệch thừa (thiếu) nguyên vật liệu = Số lượng nguyên vật liệu tồn thực tế - Số lượng nguyên vật liệu tồn sổ sách Căn cứ vào kết quả kiểm kê, đối chiếu giữa số liệu thực tế và sổ sách, xác định nguyên nhân thừa thiếu và có biện pháp xử lý: + Nếu thiếu so với kiểm kê: Nợ TK 1381: NVL thiếu chờ xử lý Có TK 1521: NVL thiếu + Nếu thừa so với kiểm kê: Nợ TK 1521: NVL thừa sau kiểm kê Có TK 3381 Sau đó bù trừ hai tài khoản đó cho nhau Nợ TK 3381 Có TK 1381 Nếu TK1381 dư thì kế toán sẽ hạch toán giảm giá trị NVL xuất dùng: Nợ TK 1381 Có TK 621(627) Nếu TK3381 dư thì kế toán sẽ hạch toán tăng giá trị NVL xuất dùng: Nợ TK 621(627) Có TK 1381 Qua kết quả kiểm kê tại kho Sợi cho thấy số lượng trên sổ sách và số lượng trên thực tế chênh lệch không đáng kể. Trong khi đó số lượng sợi của Công ty là rất lớn và sự chênh lệch ở đây là nhỏ do sợi có sự hút ẩm trong không khí. Có thể nói công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu của thủ kho và kế toán được kết hợp chặt chẽ, chính xác. Bên cạnh đó Công ty còn có hệ thống kho tàng bảo quản tốt và đầy đủ, nguyên vật liệu được sắp xếp trong kho hợp lý, khoa học. Ngoài ra kho còn được bố trí gần nơi sản xuất nên thuận lợi cho công tác vận chuyển nguyên vật liệu tới nơi sử dụng. Tuy vậy, có một vấn đề cần được cân nhắc đó là tình hình tính giá nguyên vật liệu tăng giảm thất thường và không ổn định đặc biệt là giá các mặt hàng nhập khẩu song Công ty rất ít khi đánh giá lại tài sản và không lập dự phòng giảm giá cho hàng tồn kho của Công ty. 2.3 Phân tích hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Ngọc . 2.3.1 Phân tích tình hình cung cấp nguyên vật liệu . Ta có tỷ lệ phần trăm hoàn thành kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu về mặt khối lượng của một số nguyên vật liệu chính như sau: Biểu 2.17: Bảng phân tích tình hình cung cấp nguyên vật liệu BẢNG PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH CUNG CẤP NVL STT Tên NVL ĐV tính Kế hoạch Thực hiện Tỷ lệ% Chênh lệch 1. Sợi 20/1 (34/1 ) Kg 12.400 12.253 98.8 147 2. Sợi 20/2 (34/2) Kg 710 691 97.3 19 3. Sợi 21/1 Kg 22.000 22.052 100.2 52 4. Sợi 21/2 Kg 2.000 2.071 103.5 71 5. Sợi 16/1 Kg 10.000 10.350 103.5 350 Từ kết quả ở bảng trên ta thấy đối với sợi 21/1, 1/2, 16/1 việc thực hiện cung cấp sợi đều vượt kế hoạch. Trong khi đó sợi 20/1, 20/2 tuy thực hiện thấp hơn so với kế hoạch nhưng điều đó không ảnh hưởng lớn tới tình hình sản xuất của Công ty. 2.3.2 Phân tích tình hình dự trữ nguyên vật liệu. Để xem xét tình hình dự trữ nguyên vật liệu có đảm bảo cho sản xuất hay không ta có thể sử dụng hệ số đảm bảo: Số lượng nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Hệ số đảm bảo = Số lượng nguyên vật liệu cần dùng trong kỳ Hệ số này được tính cho từng loại nguyên vật liệu . Biểu 2.18: Bảng phân tích tình hình dự trữ nguyên vật liệu BẢNG PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH DỰ TRỮ NVL STT Tên NVL ĐV Tồn đầu kỳ Nhập Tổng Xuất Hệ số 1. 2. 3. 4. 5. Sợi 20/1 Sợi 20/2 Sợi 21/1 Sợi 21/2 Sợi 16/1 Kg Kg Kg Kg Kg 2.513 0 5.810 1.358 867 10.253 681 22.052 2.071 10.125 12.766 681 27.862 3.429 10.992 10.348 242 22.694 3.429 10.719 1,23 2,814 1,227 0 1,025 Qua kết quả tính toán đối với một số loại nguyên vật liệu trên cho thấy: Nhìn chung các hệ số đều lớn hơn 1, điều này có nghĩa rằng nguyên vật liệu của Công ty đủ để đáp ứng nhu cầu sản xuất khi Công ty cần.Tuy nhiên đối với loại sợi 21/2 hệ số bằng 0, như vậy là không đảm bảo cung cấp cho quá trình sản xuất, Công ty cần xem xét để tránh xảy ra hiện tương tương tự như trên điều đó không tốt cho tiến độ sản xuất chung của Công ty. 2.3.3 Phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu. Ta có số liệu về tổng sản lượng và chi phí nguyên vật liệu trực tiếp kế hoạch và thực hiện. Biểu 2.19: Bảng phân tích tình hình sử dụng NVL Chỉ tiêu Kế hoạch Thực hiện Chênh lệch ± % 1 2 3 4=3-2 5=(4/2)´100% CP NVLTT 2.100.000.000 2.432.962.581 332.962.581 15,85 Tổng sản lượng 3.100.000.000 3.768.456.327 668.456.327 21,56 Tỷ lệ % hoàn thành 2.432.962.581 Kế hoạch = ´ 100 = 95,3% 2.100.000.000 ´ 3.768.456.327 3.100.000.000 Số tuyệt đối: 3.768.456.327 2.432.962.581 - 2.100.000.000 ´ = -119.797.419 3.100.000.000 Từ kết quả phân tích cho thấy:Theo kế hoạch tổng chi phí nguyên vật liệu là 2.100.000.000 đồng, thực tế chi là 2.432.962.581 đồng. Như vậy tổng chi phí nguyên vật liệu thực tế tăng lên 332.962.581 đồng hay tăng 15,85% so với kế hoạch. Nhưng thực tế không phải chi phí nguyên vật liệu tăng mà là do tổng sản luợng tăng. Theo kế hoạch, nếu hoàn thành 100% tức là để đạt được mức sản lượng là 3.100.000.000 đồng thì tổng chi phí nguyên vật liệu là 2.100.000.000 đồng, nhưng Công ty hoàn thành kế hoạch thị trườngổng sản lượng là 121,56% tương đương mức nguyên vật liệu phải chi là 2.552.760.000 đồng nhưng Công ty chỉ phải chi 2.432.962.581 đồng. Như vậy so với kế hoạch, Công ty đã tiết kiệm được 119.797.419 đồng. PHẦN III HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH NGỌC 3.1 Đánh giá thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu và yêu cầu hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Ngọc. 3.1.1 Đánh giá thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Ngọc. 3.1.1.1 Thành tựu đạt được: Cùng với sự nghiệp đổi mới toàn diện nền kinh tế, hạch toán kế toán với tư cách là bộ phận quan trọng trong hệ thống công cụ quản lý kinh tế đã không ngừng được hoàn thiện và phất triển. Qua quá trình nghiên cứu phần cơ sở lý luận ở nhà truờng và thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Ngọc càng thể hiện vai trò của thông tin kế toán nguyên vật liệu trong việc đáp ứng yêu cầu quản lý kế toán và quản trị doanh nghiệp. Trong hơn 10 năm xây dựng và trưởng thành, Công ty TNHH Ngọc đã không ngừng lớn mạnh về mọi mặt. Công ty đã nhanh chóng hoà nhập thích ứng với chế đọ mới. Thành tựu Công ty đạt được không chỉ đơn thuần biểu hiện trên kết quả sản xuất, doanh số hay lợi nhuận mà chính là kết quả đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của nhân dân. Cùng với sự phát triển của ngành dệt may Việt Nam nói chung, Công ty TNHH Ngọc cũng không ngừng phát triển và lớn mạnh. Cùng với nó công tác kế toán tại Công ty cũng không ngừng hoàn thiện trưởng thành về mọi mặt đáp ứng các yêu cầu về quản lý và hạch toán tại Công ty. Qua tình hình thực tế tại Công ty cho thấy việc hạch toán đã đáp ứng được yêu cầu đặt ra. Công tác kế toán đảm bảo tính thống nhất về mặt phạm vi,phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế giữa kế toán và các bộ phận liên quan cũng như nội dung của công tác kế toán. Đồng thời đảm bảo số liệu kế toán phản ánh một cách trung thực, hợp lý rõ ràng dễ hiểu. Trong quá trình hạch toán đã hạn chế ghi chép trùng lặp nhưng vẫn đảm bảo tính thống nhất số liệu ban đầu.Do đó việc hạch toán tại Công ty là tương đối phù hợp với điều kiên thực tế tại đơn vị. Bộ máy kế toán tại Công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Toàn bộ công việc kế toán được tập trung tại phòng kế toán. Phòng kế toán của Công ty bao gồm 7 nhân viên làm việc dưới sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng. Đội ngũ nhân viên có trình độ năng lực, được bố trí phù hợp với chuyên môn của từng người. Tại các xưởng không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí nhân viên kiểm tra công tác hạch toán ban đầu, thu thập tài liệu , ghi chép sổ sách chuyển cho phòng kế toán. Tuy nhiên có thể thấy là tại Công ty, khối lượng công việc kế toán tương đối lớn trong khi đó đội ngũ nhân viên kế toán tai Công ty không nhiều do đó có kế toán phải kiêm rất nhiều công việc. Ví dụ kế toán tiêu thụ kiêm cả kế toán về chi phí giá thành, theo dõi thành phẩm doanh thu, xác định kết quả tiêu thụ. Kế toán tại Công ty được tổ chức theo hình thức sổ Nhật ký chứng từ là khá phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty. Hệ thống sổ sách của Công ty được tổ chức hợp lệ, đầy đủ. Hệ thống sổ tổng hợp theo đúng mẫu quy định, hệ thống sổ chi tiết được lập trên cơ sở yêu cầu quản lý của Công ty và đảm bảo quan hệ đối chiếu kiểm tra giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết. Và kế toán tại Công ty sử dụng phần mềm kế toán riêng để hạch toán, tạo điều kiên cho việc tính toán, quản lý, giảm tối đa sai sót trong tính toán. Sau một thời gian nghiên cứu thực tiễn công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Ngọc, em thấy Công ty đã phát huy được nhiều mặt mạnh và thể hiện được nhiều những ưu điểm nổi bật sau: Về công tác quản lý: Mặc dù mới thành lập, còn gặp nhiều khó khăn trong nền kinh tế thị trường, Công ty rất nhạy bén trong công tác quản lý và đang tìm cho mình những bước đi mới. Hiện nay Công ty đang áp dụng nhiều chính sách để nâng cao uy tín của Công ty với khách hàng về chất lượng sản phẩm trong đó có việc thực hiện tốt công tác quản lý nói chung và công tác quản lý nguyên vật liệu nói riêng. Cụ thể Công ty đã có nhiều chú trọng trong công tác quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu muc dự trữ, bảo quản cho tời khâu sử dụng. Đối với công tác thu mua nguyên vật liệu : Công ty có một đội ngũ cán bộ thu mua tương đối linh hoạt am hiểu chất lượng và thị trường nên việc thu mua nguyên vật liệu tương đối ổn định. Đồng thời Công ty thường xuyên ký hợp đồng mua nguyên vật liệu với những đơn vị có mặt hàng tốt, chất lượng cao, luôn đảm bảo đúng đủ, kịp thời chủng loại nguyên vật liệu mà Công ty yêu cầu. Đối với công tác dự trữ, bao quản nguyên vật liệu : Hệ thống kho mà Công ty tổ chức khá khoa học, bảo quản hợp lý theo tính năng, công dụng của từng loại vật tư. Hệ thống kho tàng rộng thoáng, cao, thuận tiện cho việc nhập xuất và kiểm kê nguyên vật liệu. Bên cạnh đó việc dự trữ nguyên vật liệu trong Công ty cũng khá khoa học. Do đặc điểm lĩnh vực kinh doanh nên vốn dự trữ nguyên vật liệu trong Công ty không lớn nhưng vẫn đảm bảo được hạn mức dự trữ nguyên vật liệu tối đa và tối thiểu phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh không bị ngừng trệ, không gây lãng phí vốn và giả phóng được một số vốn lưu động đáng kể. Công ty đã xây dựng danh điểm nguyên vật liệu và sổ danh điểm nguyên vật liệu để phục vụ tốt hơn cho yêu cầu quả lý, tránh nhầm lãn giữa kho và kế toán, thuận lợi cho việc ứng dụng máy tính vào công tac kế toán tại Công ty. Đối với công tác sử dụng nguyên vật liệu : Công ty đã xây dựng được hệ thống định mức sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu . Nhờ đó nguyên vật liệu được xuất dùng đúng mục đích. Khi có nhu cầu về nguyên vật liệu thì cán bộ sử dụng làm phiếu xin lĩnh vật tư gửi lên phòng kinh doanh vật tư. Sau khi xem xét tính hợp lý, hợp lệ của nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu phòng kinh doanh xét duyệt. Bằng cách đó vẫn có thể cung cấp nguyên vật liệu đầy đủ, kịp thời mà tránh được tình trạng hao hụt mất mát lãng phí nguyên vật liệu . Về phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song do vậy việc hạch toán sẽ đơn giản hơn, có độ chính xác cao, theo dõi được cả hiên vật và giá trị, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu. Các thủ tục chứng từ kế toán vật liệu được kế toán, thủ kho, phòng kế hoạch kinh doanh vật tư thực hiên một cách cẩn thận, các chứng từ nhập xuất vật liệu được ghi chép đầy đủ và quản lý chặt chẽ. Giá trị nguyên vật liệu xuất kho, Công ty tính theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ sẽ giảm nhẹ công việc hạch toán chi tiết. Tuy nhiên nhược điểm của phương pháp này là dồn công việc tính giá vào cuối kỳ hạch toán nên ảnh hưởng tới tiến độ của các khâu kế toán khác, đồng thời tính giá theo phương pháp này cũng phải tính giá theo từng danh điểm vật tư. Về phương pháp hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Về hạch toán tổng hợp Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Với phương pháp này, nguyên vật liệu được quản lý chặt chẽ, nắm bắt được tình hình nhập, xuất, tồn kho một cách thường xuyên. Việc hạch toán tổng hợp Công ty sử dung hệ thống sổ kế toán tương đối đầy đủ, đảm bảo theo dõi một cách chính xác, chi tiết nguyên vật liệu tạo điều kiện thuận lợi cho việc tập hợp chi phí, tính giá thành xác định kết quả kinh doanh cũng như lập báo cáo và thực hiện các phần hành liên quan. Qua việc đánh giá tình hình chung công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Ngọc, có thể thấy rằng công tác kế toán nguyên vật liệu được tiến hành khá nề nếp, đảm bảo tuân thủ theo chế độ kế toán hiện hành, phù hợp với điều kiện cụ thể của Công ty, tạo điều kiện thuận lợi để quản lý chặt chẽ tình hình nhập xuất tồn kho, tính toán phân bổ chính xác nguyên vật liệu cho từng đối tượng sử dụng, đảm bảo đúng giá trị nguyên vật liệu trong giá trị sản phẩm giúp cho công tác tập hợp chi phí sản xuất được kịp thời đầy đủ. Tuy nhiên, bên cạnh những cố gắng và thành tựu đạt được, công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty còn có những tồn tại mà theo em đơn vị có thể khắc phục và hoàn thiện nhằm ngày càng nâng cao hiệu quả của công tác kế toán. 3.1.1.2 Những tồn tại trong công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Ngọc: Về lao động kế toán. Tại Công ty, khối lượng công việc kế toán tương đối lớn trong khi đó đội ngũ nhân viên kế toán tại Công ty không nhiều do đó có kế toán phải kiêm rất nhiều công việc. Ví dụ: kế toán tiêu thụ kiêm cả kế toán về chi phí giá thành, theo dõi thành phẩm doanh thu, xác định kết quả tiêu thụ. Về hệ thống tài khoản sử dụng để hạch toán nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu tại Công ty rất đa dạng về chủng loại, được nhập từ nhiều nguồn khác nhau nên việc hạch toán sẽ khá khó khăn và phức tạp. Về phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty là thường xuyên biến động và yêu cầu kế toán là phải phản ánh kịp thời tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu hàng ngày. Giá trị nguyên vật liệu xuất kho, Công ty tính theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ sẽ giảm nhẹ công việc hạch toán chi tiết. Tuy nhiên nhược điểm của phương pháp này là dồn công việc tính giá vào cuối kỳ hạch toán nên ảnh hưởng tới tiến độ của các khâu kế toán khác, đồng thời tính giá theo phương pháp này cũng phải tính giá theo từng danh điểm vật tư. Về thủ tục chứng từ: Một số biểu chứng từ được lập ra không cần thiết lắm. Số liên của phiếu nhập kho được lập thành ba liên là không hợp lý và làm giảm mối liên hệ giữa kế toán nguyên vật liệu và kế toán thanh toán. Về lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Hàng tồn kho nói chung cũng như nguyên vật liệu nói riêng là những tài sản thường xuyên có biến động về giá theo thời gian. Đối với Công ty TNHH Ngọc , nguyên vật liệu phải mua ngoài và nhập từ các nước khác nên giá cả lại càng không ổn định. Hiện nay Công ty chưa lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho tức là chưa đề cập tới những rủi ro có thể xảy ra do sự thay đổi giá của hàng tồn kho. Đây là vấn đề Công ty cần xem xét nhằm tránh được những cú sốc của thị trường. Về mã số vật tư trong bảng danh điểm vật tư tại Công ty. Cách đánh số mã vật tư tại Công ty được quy định như sau: Mã số vật tư bao gồm 4 chữ số, trong đó hai chữ số đầu tiên quy định loại vật tư, hai chữ số tiếp theo thì chi tiết theo loại vật tư. Theo em cách đánh số như vậy cũng đã phân loại chi tiết được theo các nhóm vật tư khác nhau. Tuy nhiên, cách đánh số như vậy rất dễ nhầm với cách đánh mã số khách hàng mà Công ty đang thực hiện, hơn nữa khi nhìn vào mã như vậy ta không thể biết ngay được nó có phải là vật tư không. Về việc áp dụng vi tính trong công tác kế toán vật liệu. Việc vi tính hoá công tác kế toán tại Công ty có ý nghĩa quan trọng trong công tác hạch toán kế toán. Trong thời gian tại phòng kế toán tại Công ty TNHH Ngọc em thấy công tác kế toán bằng máy vi tính còn một số hạn chế, đó là: Công ty chưa xây dựng được hệ thống phần mềm kế toán hoàn chỉnh nên phần lớn công việc vừa phải ghi chép thủ công, vừa phải vào số liệu cho máy. Do đó, việc sử dụng máy vi tính tại Công ty chưa thực sự phát huy hiệu quả cao. 3.1.2 Yêu cầu hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Ngọc: - Cần tuyển dụng thêm kế toán viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất, đặc biệt với ngành dệt may. Vì hiện nay bộ phận kế toán của Công ty còn rất mỏng dẫn đén việc kiêm nhiệm nhiều công việc cùng một lúc. - Sản phẩm của Công ty rất đa dạng, đièu này dẫn đến nguyên vật liệu cũng rất đa dạng về chủng loại quy cách nên việc hạch toán gặp rất nhiều kho khăn. Do vậy Công ty cần xây dựng hệ thống tài khoản một cách khoa học, thuận tiện cho công tác hạch toán nguyên vật liệu. - Phương pháp tính giá vật tư xuất kho theo giá bình quân cả kỳ không còn phù hợp trong điều kiện hiện nay vì giá cả vật tư mua vào rất biến động. Vì thế cần thay đổi phương pháp tính giá vật tư xuất kho. - Giảm bớt số liên chứng từ không cần thiết. - Cần lập dự phòng giảm giá cho hàng tồn kho, vì hiện nay Công ty chưa thực hiện công tác này trong khi đó giá cả thì biến động rất phức tạp. - Công ty cần xem xét đầu tư hoàn chỉnh hệ thống máy vi tính, phần mềm kế toán để công tác hạch toán được chính xác, nhanh chóng và hiệu quả. 3.2 Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Ngọc . Qua thời gian thực tập được tiếp cận và tìm hiểu thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Ngọc , kết hợp với kiến thức học trong nhà trường em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến xung quanh vấn đề kế toán nguyên vật liệu, với mục đích hoàn thiện thêm một bước công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng tại Công ty TNHH Ngọc. 3.2.1 Xây dựng hệ thống tài khoản và mã hoá danh điểm vật tư. Để hạch toán nguyên vật liệu, kế toán Công ty sử dụng TK1521 để theo dõi cho từng loại nguyên vật liệu. Đây là tài khoản cấp 2 nhưng nó chưa phản ánh được thông tin chi tiết của từng loại vật liệu mà để theo dõi được, kế toán chi tiết tài khoản cấp 2 thành các tiểu khoản: TK 1521-Sợi; TK 1521-Hoá chất hồ sợi;... Theo em việc sử dụng tài khoản để hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty là hơi phức tạp, không thuận lợi cho việc theo dõi nguyên vật liệu.Công ty có thể mở tài khoản 152 như sau: TK 152: Nguyên vật liệu TK 152.1: Nguyên vật liệu chính(Sợi, vải). TK 152.2: Nguyên vật liệu phụ TK 152.3: Nhiên liệu bao gồm xăng, dầu TK 152.4: Phụ tùng thay thế .... Mặt khác nguyên vật liệu được quản lý theo kho, do đó cần chi tiết hơn bằng cách mã hoá cho từng kho: TK 152.1.N1: Nguyên vật liệu chính(Sợi, vải) ở nhà máy1 TK 152.1.N2: Nguyên vật liệu chính(Sợi, vải) ở nhà máy2 TK 152.2.N1: Nguyên vật liệu phụ ở nhà máy1 TK 152.2.N2: Nguyên vật liệu phụ ở nhà máy2 TK 152.3.N1: Nhiên liệu bao gồm xăng, dầu ở nhà máy1 TK 152.3.N2: Nhiên liệu bao gồm xăng, dầu ở nhà máy2 ..... Trên cơ sở đó kế toán nguyên vật liệu có thể mở sổ danh điểm vật tư như sau: Biểu 3.1: Sổ danh điểm vật tư SỔ DANH ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU Mã số Tên cấp Đơn vị tính Ghi chú 1 2 3 4 152.1 152.1. 01 152.1. 02 152.1. 03 152.1. 04 152.1. 05 152.1. 06 152.1. 07 152.1. 08 152.1. 09 152.1. 10 152.1. 11 …. NVL chính Sợi 20/1( 34/1 ) Sợi 20/2( 34/2 ) Sợi 21/1 Sợi 21/2 Sợi 16/1 Tơ bóng Polyster Sợi 15/1 Sợi 40/1 Sợi 37/1 90/3 tẩy trắng …. Kg Kg Kg Kg Kg Kg Kg Kg Kg Kg Kg 152.2 152.2. 01 152.2. 02 …. NVL phụ Sicô 52 Silicát …. Kg Kg 3.2.2 Phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty là thường xuyên biến động và yêu cầu kế toán là phải phản ánh kịp thời tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu hàng ngày Giá trị nguyên vật liệu xuất kho, Công ty tính theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ sẽ giảm nhẹ công việc hạch toán chi tiết. Tuy nhiên nhược điểm của phương pháp này là dồn công việc tính giá vào cuối kỳ hạch toán nên ảnh hưởng tới tiến độ của các khâu kế toán khác, đồng thời tính giá theo phương pháp này cũng phải tính giá theo từng danh điểm vật tư. Vì vậy, em nghĩ Công ty có thể thay phương pháp trên bằng phương pháp giá hạch toán cho phù hợp. Giá hạch toán là giá ổn định có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu trong khi chưa tính được giá thực tế của nó. Giá hạch toán có thể tính theo giá kế hoạch, giá cuối kỳ trước hay giá ổn định tại một thời điểm nào đó và được quy định thống nhất trong một kỳ hạch toán. Giá hạch toán không có ý nghĩa trong thanh toán và hạch toán tổng hợp về nguyên vật liệu . Khi sử dụng giá hạch toán, hàng ngày kế toán ghi sổ về tình hình nhập- xuất – tồn kho vật tư theo giá hạch toán. Cuối kỳ, trên cơ sở phiếu xuất kho, các hoá đơn và khoản tiền chi trả thực tế, kế toán tính ra giá thực tế vật liệu xuất kho thông qua hệ số giá theo công thức sau: Giá thực tế NVL xuất dùng (hoặc tồn kho cuối kỳ) = Giá hạch toán NVL xuất dùng ( hoặc tồn kho cuối kỳ) ´ Hệ số giá NVL Trong đó: Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ Hệ số giá vật liệu = Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ Và ở sổ tính giá thành thực tế sẽ thêm cột giá hạch toán và thêm dòng hệ số giá để kế toán điều chỉnh phù hợp. Phương pháp giá hạch toán cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp về nguyên vật liệu trong công tác tính giá, nên công tác tính giá được tiến hành nhanh chóng và không bị phụ thuộc vào số lượng nguyên vật liệu, số lần nhập xuất cho mỗi lần nhiều hay ít. Phương pháp này rất phù hợp với Công ty bởi Công ty có rất nhiều loại nguyên vật liệu và có đội ngũ kế toán có chuyên môn cao. 3.2.3 Về thủ tục chứng từ kế toán. Thủ tục chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu được tiến hành cẩn thận khoa học. Song việc lập phiếu nhập kho thành 3 liên theo em là không cần thiết và có thể giảm bớt một liên. Tức là liên 1 được lưu tại phòng kinh doanh để làm chứng từ gốc, liên 2 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho phòng kế toán( kế toán nguyên vật liệu và kế toán thanh toán) để ghi sổ. Việc giảm bớt một liên phiếu nhập kho như vậy sẽ giảm được lao động kế toán, tiết kiệm được chứng từ giảm mối liên hệ, công việc được chặt chẽ hơn giữa các cán bộ kế toán. 3.2.4 Về lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Trong điều kiện kinh tế thị trường, sự biến động về giá cả hàng tồn kho là không thể tránh khỏi, mà chủng loại hàng tồn kho của Công ty Công ty là rất đa dang cho nên chỉ cần sự biến động nhỏ của giá cả trên thị trường cũng ảnh hưởng rất lớn tới tình hình tài chính của Công ty. Vì vậy theo mục đích bảo toàn vốn Công ty nên trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. -Trường hợp các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được ghi: Nợ TK 632 (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Có TK 159: dự phòng giảm giá hàng tồn kho -Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm ghi: Nợ TK 159: dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632: chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho Công ty chỉ trích lập dự phòng đối với nguyên vật liệu khi mà giá bán của sản phẩm được sản xuất ra từ chúng bị giảm giá trên thị trường. Còn nếu nguyên vật liệu bị giảm giá trên thị trường nhưng giá bán của sản phẩm hàng hoá sản xuất ra từ chúng không bị giảm thì việc trích lập là không cần thiết. 3.2.5 Lao động kế toán. Nhìn chung bộ máy kế toán tại Công ty được tổ chức hợp lý chặt chẽ, được phân công phân nhiệm rõ ràng. Tuy nhiên, với khối lượng công tác kế toán nguyên vật liệu tương đối lớn, hàng tháng kế toán còn phải lập nhiều bảng biểu, báo cáo lại phải kiêm luôn kế toán công cụ dụng cụ. Theo em một người kiêm nhiệm như vậy là hơi vất vả. Do vậy có thể bố trí thêm một kế toán viên để hỗ trợ thêm công tác kế toán nguyên vật liệu nhằm nâng cao khả năng làm việc, đồng thời hoàn thành tốt hơn công tác kế toán nguyên vật liệu. Người kế toán mới này sẽ đảm nhiệm phần công việc về TSCĐ, CCDC để kế toán NVL đỡ phần nào vất vả, góp phần nâng cao năng suất làm việc và hiệu quả kinh doanh tại Công ty. Sơ đồ 3.1: Phương hướng bộ máy kế toán khi thêm nhân viên kế toán tại Công ty TNHH Ngọc . Kế toán trưởng KT TT, TM KT CP,giá thành, tiêu thụ KT LĐ,TLBHXH KT NVL KT tổng hợp KT TSCĐ CCDC 3.3 Phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Ngọc . 3.3.1 Đối với khâu thu mua và nhập kho. Nguyên vật liệu tại Công ty là mua ngoài, giá cả phụ thuộc vào giá thị trường. Thêm vào đó là việc thu mua tăng thêm chi phí vân chuyển và không thể tránh khỏi những mất mát trong quá trình vận chuyển. Trong một số trường hợp việc cung ứng không bảo đảm thường xuyên. Do vậy, bộ phận cung ứng phải nghiên cứu tìm hiểu thị truờng sao cho đảm bảo việc cung ứng nguyên vật liệu được kịp thời, đảm bảo chất lượng, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận tăng khả năng cạnh tranh. Đối với phế liệu nhập kho, hàng ngày các phế liệu thải ra trong quá trình sản xuất vẫn được nhập kho nhưng không có các thủ tục nhập kho cụ thể. Làm như vậy có thể mất mát phể liệu, công nhân không có trách nhiệm cao trong việc sử dụng nguyên vật liệu vào quá trình sản xuất, làm thất thoát một nguồn thu nhập của Công ty. Do vậy, để đảm bảo nguồn thu từ phế liệu tránh lãng phí thì khi phế liệu được thu gom, phòng kinh doanh tiến hành ghi phiếu nhập kho và kế toán tiến hành ghi tăng nguyên vật liệu nhập kho đồng thời ghi giảm chi phí sản xuất. 3.3.2. Đối với khâu sử dụng. Nhìn chung, quá trình sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty được quản lý khá tốt. Bên cạnh đó khi các loại nguyên vật liệu sử dụng vào sản xuất kinh doanh phải được quản lý chặt chẽ theo các định mức tiêu hao của Công ty đã đề ra. Áp dụng chế độ khuyến khích vật chất đối với cá nhân và tập thể có sáng kiến nâng cao hiệu quả sản xuất, sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu. Đồng thời kiên quyết áp dụng chế độ trách nhiệm và xử phạt đối với những người vô trách nhiệm, gây lãng phí nguyên vật liệu. Khuyến khích tăng năng suất lao động vì lao đông là yếu tố có tính chất quyết định nhất. Sử dụng hợp lý nguồn lao động là yếu tố quan trọng làm tăng khối lượng sản phẩm, giảm chi phí sản xuất. Do đó, một mặt Công ty nên có sự đầu tư trang thiết bị thay thế thiết bị đã cũ, lạc hậu và đảm bảo tình hình cung ứng vật tư cho sản xuất, mặt khác bản thân người lao động không ngừng rèn luyện nâng cao tay nghề của mình nhằm đáp ứng cho yêu cầu sản xuất mới. Đầu tư đổi mới thiết bị máy móc vì máy móc, thiết bị sản xuất nó phản ánh năng lực sản xuất hiện có, trình độ tiến bộ khoa học của Công ty đáp ứng mục tiêu tăng sản lượng, chất lượng, tăng năng suất lao động, hạ giá thành. Do vậy việc phân tích tình hình sử dụng tài sản cố định mà chủ yếu là theo dõi qua tình hình trích khấu hao để có biện pháp sử dụng hợp lý công suất máy móc cũng như có kế hoạch đầu tư đổi mới thiết bị máy móc là vấn đề có ý nghĩa quan trọng đối với quá trình nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. 3.3.3 Đối với khâu dự trữ. Nguyên vật liệu tồn chiếm một tỷ lệ đáng kể trong tổng lượng hàng tồn kho của Công ty. Nguyên vật liệu tại Công ty lại đa dạng về chủng loại nên việc phân loại chính xác ở các kho gặp không ít khó khăn. Vì vậy thủ kho phải quản lý chặt sau mỗi lần nhập xuất nguyên vật liệu, tăng cường công tác kiểm tra để phát hiện và xử lý những nguyên vật liệu mà để lâu sẽ hao hụt và giảm chất lượng. Bên cạnh đó công tác kiểm kê cũng nên tiến hành thường xuyên hơn. Hiện nay Công ty chỉ tiến hành kiểm kê mỗi năm một lần vào cuối năm. Làm như vậy tiết kiệm được thời gian nhưng không theo dõi phản ánh chính xác sự biến đọng của nguyên vật liệu đáp ứng cho nhu cầu sản xuất và cho công tác quản lý. Trong trường hợp nguyên vật liệu tồn kho quá nhiều vào cuối kỳ, Công ty sẽ phải bỏ ra một khoản chi phí lớn hơn cho công tác bảo quản nguyên vật liệu, đồng thời nguyên vật liệu tồn kho nhiều sẽ kéo dài vòng quay của vốn, ảnh hưởng tới kế hoạch sản xuất kinh doanh. 3.4 Điều kiện thực hiện giải pháp hoàn thiện 3.4.1 Xây dựng, mã hoá danh điểm vật tư Cách lập sổ danh điểm rất đơn giản dễ làm chỉ việc đặt tên cho mỗi thứ, nhóm NVL bằng cách mã hoá các nhóm thứ NVL bằng một ký hiệu riêng nhưng phải sử dụng thống nhất giữa các bộ phận liên quan và phải đảm bảo yêu cầu dễ ghi, dễ nhớ và hợp lý, tránh trùng lặp và nhầm lẫn. Việc này nên áp dụng trên máy tính sẽ dễ xử lý và không tốn công và thời gian ghi chép đặt tên. 3.4.2 Về phương pháp tính giá vật liệu xuất Nếu Công ty xây dựng được hệ thống giá hạch toán phù hợp để hạn chế những sai lệch khi bình quân hoá giá cả của các mặt hàng và giảm nhẹ khối lượng công việc ghi chép kế toán chi tiết vật liệu và giảm nhẹ khối lượng công việc hạch toán nghiệp vụ ở kho (để kết hợp với việc lập sổ và theo dõi từng danh điểm vật liệu vì khối lượng các nghiệp vụ nhập - xuất vật liệu ở Công ty hàng ngày nhiều), mặt khác cuối tháng tính ngay được trị giá vốn của toàn bộ lượng vật liệu xuất kho, nhưng nếu như giá hạch toán xây dựng của Công ty không hợp lý thì sẽ không phản ánh đúng đắn được trị giá vốn của vật liệu xuất kho và mỗi lần nhập - xuất kho bắt buộc kế toán phải tính trị giá hạch toán của vật liệu nhập - xuất để ghi vào một bảng kê theo giá hạch toán. Do đó việc tính toán và sử dụng giá hạch toán ban đầu là rất quan trọng trong phương pháp hệ số giá (giá hạch toán). 3.4.3 Về việc tăng cường thêm nhân sự cho phòng kế toán Hiện tại bộ phận kế toán nguyên vật liệu phải làm thêm cả kế toán CCDC, TSCĐ. Vì vậy Công ty cần phải tuyển dụng thêm một nhân viên kế toán có kinh nghiệm trong phần hành kế toán TSCĐ, CCDC. Công ty phải chuẩn bị cơ sở vật chất đảm bảo cho việc phòng kế có thêm nhân viên mới: máy tính, sổ sách, chỗ làm việc, chế độ chính sách… 3.4.4 Về lập dự phòng giảm giá - NVL là những vật tư tồn kho tại thời điểm lập báo cáo TC, có giá thị trường thấp hơn giá thực tế đang ghi sổ kế toán. - NVL thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp - Có chứng từ, hoá đơn hợp lý, hợp lệ chứng minh giá vốn hàng tồn kho. KẾT LUẬN Một lần nữa chúng ta có thể khẳng định được vật liệu có phần quan trọng trong quản lý kinh tế. Kế toán nguyên vật liệu, công cụ- dụng cụ giúp cho các đơn vị sản xuất kinh doanh theo dõi chặt chẽ cả về số số lượng và chất lượng, chủng loại, giá trị nguyên vật liệu công cụ - dụng cụ nhập xuất tồn kho. Từ đó đề ra những biện pháp hữu hiệu nhằm giảm chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho đơn vị mình. Sau hai tháng thực tập và tìm hiểu thực tế tại công ty TNHH Ngọc cùng với sự giúp đỡ tận tình của Cô giáo Nguyễn Thị Đông và các thầy giáo trong khoa kế toán cũng như các cô các chu cán bộ trong phòng kế toán, em được nhận thức được ý nghĩa của công tác kế toán vật liệu đối với việc quản lý vật liệu, công cụ - dụng cụ, quản lý doanh nghiệp. Đó là điều hết sức quan trọng không thể thiếu được trong bất cứ một quy trình hạch toán nào. Do vậy em chọn đề tài “Công tác tổ chức hạch toán nguyên vật liệu”. Trong chừng mực nhất định phù hợp với khả năng và trình độ của bản thân đề tài đã giải quyết được những nội dung yêu cầu cơ bản đặt ra. - Về mặt lý luận : Em đã trình bày một cách khái quát các vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán vật liệu, công cụ - dụng cụ. Từ đó có thể vận dụng thích hợp đối với từng doanh nghiệp cụ thể. - Về mặt thực tế : Trên cơ sở khái quát thực trạng công tác hạch toán vật liệu tại công ty TNHH Ngọc, em đã đề xuất những địng hướng cơ bản cũng như các biện pháp cụ thể nhằm đổi mới và hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nói chung. Trên đây là toàn bộ nội dung của bản chuyên đề tốt nghiệp với đề tài "Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Ngọc". Do thời gian thực tập hạn chế và sự tác động của các yếu tố thị trường nên chuyên đề sẽ không tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Vì vậy, em rất mong được sự góp ý của các thầy cô giáo trong khoa kế toán, ban lãnh đạo Công ty, các cô chú cán bộ trong phòng Kế toán - Tài chính và những người quan tâm đến vấn đề này để chuyên đề được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình “Kế toán tài chính” – Trường đại học kinh tế quốc dân. 2. Giáo trình “Phân tích hoạt động kinh tế trong các doanh nghiệp sản xuất” – Trường đại học kinh tế quốc dân. 3. Giáo trình “Quản trị tài chính doanh nghiệp” – Trường đại học kinh tế quốc dân. 4. Giáo trình “Kế toán sản xuất” – Trường đại học tài chính. MỤC LỤC Trang NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP