Chuyên đề Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu với việc tăng cường hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty cơ khí ô tô 1-5

hành kiểm nhận vật tư ghi số lượng thực nhập, quy cách, chủng loại, mã kí hiệu.. và cùng người giao hàng kí vào 2 bản. Nguyên vật liệu nhập kho được sắp xếp, phân loại riêng biệt đúng quy định đảm bảo thuận tiện cho việc xuất vật tư và an toàn trong bảo quản, cháy nổ. Biểu 2.2. Mẫu số 01GTKT-3LL Hoá đơn GTGT GT: 199 - B Liên 2( giao cho KH) No: 011246 Ngày 4-3-2002 Đơn vị bán hàng: Xí nghiệp vật tư Đông Anh Địa chỉ: Thị trấn Đông Anh - Hà Nội Điện thoại Mã số Họ tên người mua: Ông Huỳnh Đơn vị: Công ty cơ khí ôtô 1 -5 Số tài khoản Hình thức thanh toán: Trả chậm Địa chỉ: Thị trấn Đông Anh - HN Mã số thuế:0100104073-1 STT Tên VT, hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Thép ống F26,6 m 250 11.200đ 2.800.000 2 Tôn 3 ly m 6000 4.500đ 27.000.000 3 Tôn 10 ly chịu nhiệt kg 300 8,450đ 2.535.000 Cộng 32.335.000 Thuế GTGT 5%: Tiền thuế GTGT 1.615.750 Tổng số tiền thanh toán 33.950.750 Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi ba triệu chín trăm năm mươi nghìn bảy trăm năm mươi đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (kí) (kí) (kí) Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu từ nước ngoài thì có hoá đơn sau: Biểu 2.3: Huyndai Corporation Ltd. Seul, Hàn Quốc. Hoá đơn Hợp đồng số: New 2KY053/Ref.000218/AMC 1-5. Hoá đơn số: 2002 EX 0326 Đơn vị: Công ty cơ khí ôtô 1-5 Ngày 12 - 3- 2002 Vận chuyển từ Seul, Hàn Quốc đến Việt Nam Stt Tên VT Số lượng ĐVT Đơn giá(USD) Thành tiền VNĐ 1 Sơn 189 Kg 189 Kg 9 1.701 25.719.120 2 Nước làm mát 163 Kg 9,5 1.548,5 23.413.320 Thuế nhập khẩu 3% 97,485 1.473.973 Tổng giá trị: 3346,985 50.606.413 Công ty Huyndai Công ty AMC 1-5 Kí Kí Sau khi tiến hành kiểm nghiệm vật tư, phòng ĐHSX căn cứ vào HĐ GTGT lập phiếu nhập kho (chỉ ghi số lượng). Biểu 2.4 Biên bản kiểm nghiệm vật tư Mẫu số 05 - VT Ngày 6 - 3 - 2002 QĐ 1141TC/QĐ/CĐKT Đơn vị: Công ty cơ khí ôtô 1-5 Căn cứ vào hoá đơn số 011246 ngày 4 - 3 - 2002 của xí nghiệp Vật tư Đông Anh. Biên bản kiểm nghiệm gồm: 1. Ông Nguyễn Duy Mạnh - Phòng ĐHSX - trưởng ban. 2. Ông Nguyễn Quang - Phòng KCS - Uỷ viên 3. Bà Nguyễn Thị Thuý - Thủ kho - Uỷ viên. Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau: Tên VT ĐVT Phương thức KK Số lượng dtừ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng thực tế kn Số lượng đúng phẩm chất Số lượng sai phẩm chất 1.Thép ống F26,6 m đo 250 250 250 0 2.Tôn 3 ly m đo 6000 6000 6000 0 3.Tôn 10 ly chịu nhiệt Kg cân 300 300 300 0 Kết quả kiểm nghiệm: đều đúng quy cách, phẩm chất. Trưởng ban Uỷ viên Uỷ viên Biểu 2.5 Mẫu số 91 - VT Công ty cơ khí ôtô 1-5 QĐ: 1141 - TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Số 270 Phiếu nhập kho Ngày 6 - 3- 2002. Họ tên người giao:Ông Huỳnh. Địa chỉ: Phòng ĐHSX Theo biên bản kiểm nghiệm VTsố 22/3 của phòng KCS. Nhập tại kho 1 (NVL chính). Stt Tên VT ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú thực nhập Chứng từ 1 Thép ống F26,6 M 250 250 2 Tôn 3 ly M 600 6000 3 Tôn 10 ly chịu nhiệt Kg 300 300 Phụ trách Kế toán trưởng Người giao Thủ kho Thủ trưởng đơnvị cung tiêu b. Đối với nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, và định mức tiêu hao nguyên vật liệu của phòng thiết kế máy công trình và thiết kế ôtô, thống kê phân xưởng lên phòng kế toán đề nghị bộ phận viết phiếu xuất vật tư. Bộ phận này lập phiếu xuất thành 2 liên. Liên 1: đưa cho người lĩnh vật tư để xuống kho vật tư, liên này phải có chữ ký của bộ phận viết phiếu xuất và chữ kí của kế toán trưởng. Liên 2 phải có chữ kí của lĩnh vật tư, liên này gửi xuống đơn vị nhận vật tư. Sau khi nhận vật tư người lĩnh vật tư sẽ đưa cho thủ kho liên 1 và ghi vào thẻ kho số thực nhập. Liên này phải có chữ kí của người nhận vật tư và thủ kho. Định kỳ 5 hoặc 7 ngày, kế toán vật liệu xuống kho kiểm tra và nhận phiếu xuất kho. Biểu 2.6 Phiếu xuất kho Số 277. Ngày 4 - 3 -2002 Họ tên người nhận: Trạm trộn 91. Đơn vị: Cơ khí. Lý do xuất: làm móng thép . Xuất tại kho: 1 Stt Tên VT Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú Yêu cầu Thực xuất 1 Tôn 3 ly m 1200 1200 Phụ trách cung tiêu KTT Bxuất phiếu Người nhận Thủ kho Thủ trưởng Kí Kí Kí Kí Kí Kí Trường hợp vật liệukém phẩm chất không đảm bảo chất lượng sản phẩm, theo lệnh của giám đốc, phòng kinh tế thị trường thoả thuận với khách hàng lập hoá đơn giá trị gia tăng làm 3 liên. Công ty kiểm trra ký duyệt thanh toán rồi đưa liên 2 cho khách hàng. Thủ kho căn cứ vào hoá đơn tiến hành xuất vật tư giao cho khách hàng và cùng khách hàng kí vào liên 3. Liên 1 lưu ở phòng Kt - TT, liên 3. Thủ kho làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật tư tính thành tiền và ghi sổ. Biểu 2.7 Hoá đơn GTGT Liên 3 (ghi sổ) Đơn vị bán hàng: Công ty cơ khí ôtô 1-5 Địa chỉ: TTĐA - HN Điện thoại: Mã số thuế: 0100704073 - 1 Họ tên người mua: Trần Hùng Địa chỉ: Công ty TNHH Đông Hà Hình thức thanh toán: Tiền mặt. Stt Tên hàng, VT Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Thép F 27 M 9 9.000 81.000 Cộng tiền hàng 81.000 Thuế suất GTGT 5% Tiền thuê GTGT 4.050 Tổng giá thanh toán 85.050 Bằng chữ: Tám mươi lăm ngàn không trăm năm mươi đồng chẵn Người mua hàng KTT Thủ trưởng Thủ kho Kí Kí Kí Kí 2.2. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty cơ khí ôtô 1-5 Do đặc điểm đa dạng về chủng loại, nghiệp vụ nhập - xuất vật liệu thường xuyên nên công ty lập sổ danh điểm nguyên vật liệu theo cách phân loại theo công dụng và vai trò của nguyên vật liệu. Tuy nhiên lập sổ như thế còn nhiều hạn chế, chưa khoa học. Sổ danh điểm nguyên vật liệu, Kho 1 (NVL chính) Số thẻ Tên vật liệu 1 Tôn d4 2 Tôn 10 ly 3 Tôn 3 ly 4 Thép F 26,6 … Công ty sử dụng phương pháp giá hạch toán và hạch toán chi tiết theo hình thức sổ số dư Sơ đồ 2.3: Sơ đồ khái quát hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty cơ khí ôtô 1-5 Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ số dư Bảng luỹ kế N-X-T Bảng tổng hợp N-X-T Bảng kế toán tổng hợp Ghi chú Ghi trong tháng Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Sổ số dư được lập theo cách phân loại nguyên vật liệu (từng kho). ở kho: Căn cứ vào phiếu nhập, xuất vật liệu, thủ kho đánh số danh điểm vào thẻ kho. Thẻ kho được lập từ đầu năm và được đánh số thứ tự theo sổ danh điểm nguyên vật liệu. Định kỳ 5 hoặc 7 ngày. Thủ kho giao toàn bộ chứng từ nhập xuất cho kế toán và cuối tháng vào sổ số dư. Trên thẻ kho còn ghi giá hạch toán cho từng loại vật liệu. Biểu 2.8 Thẻ kho Lập ngày 1-1-2002 Tên nhãn hiệu, quy cách VT: Tôn 3 ly Đơn vị tính: Kg Giá hạch toán:4500đ/kg Tờ thẻ số 3 Ngày N-X chứng từ Ntháng Diễn giải Số lượng Xác nhận của KT 3 hiệu Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tháng 3-2002 3.000 270 6-3 Xí nghiệp VT Đông Anh 6000 9000 277 4-3 Trạm trộn 91-cơ khí 1.200 7.800 379 8-3 Trạm trộn 84-cơ khí 1.700 6.100 315 18,3 Công ty CPTM Hà Anh 2000 8.100 ở phòng kế toán: Định kỳ 5 hoặc 7 ngày nhận được chứng từ nhập - xuất nguyên vật liệu, kế toán vật tư định khoản, đối chiếu số liệu giữa thẻ kho với phiếu nhập - xuất vật liệu, và tính giá cho từng phiếu nhập - xuất - theo giá hạch toán, ghi vào bảng luỹ kế N - X - Tồn vật liệu (biểu 2.9).Cuối tháng tính tiền trên sổ số dư do thủ kho chuyển đến. Từ bảng luỹ kế N - X - Tồn vật liệu vào bảng tổng hợp N - X - Tồn (biểu 2.10) và đối chiếu với sổ tổng hợp về vật liệu Biểu 2.11: Trích sổ số dư: Năm 2002, Kho 1 Số DĐ NVL Tên VT ĐVT Đơn giá hạch toán Dư tháng 1 Số dư cuối tháng 2 Số dư cuối tháng 3 SL ST SL ST SL ST 1 Tôn d4 m 4.500 1.700 7.650.000 688 3.096.000 2 Tôn 10 ly Kg 8.500 1500 12.750.000 1.400 11.900.000 3 Tôn 3 ly m 4500 3000 13.500.000 4450 20.025.000 Cộng 33.900.000 35.021.000 2.3. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: 2.3.1. Tổ chức TK - TK 152: Nguyên vật liệu phản ánh theo giá trị hiện có, tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế. TK này không được mở chi tiết. - TK 331: Phải trả người bán. - Và các TK 111, 112, 133, 621, 627, 335, 642… 2.3.2. Phương pháp hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: Cùng với hạch toán chi tiết nguyên vật liệu thì kế toán cũng tiến hành hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Đây là công việc quan trọng và cần thiết bởi vì qua đây kế toán mới có thể phản ánh được giá đích thực của vật liệu. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu được ghi theo trình tự sau: Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ kế toán nguyên vật liệu theo hình thức nhật ký chứng từ. Chứng từ gốc: - Hoá đơn BH (hoá đơn GTGT) - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Biên bản kiểm nghiệm vật tư Bảng phân bổ số 2 Bảng kê số 3 Bảng kê số 4, 5, 6 NKCTsố 7 Sổ cái TK 152 Báo cáo tài chính NKCT số 5 Sổ chi tiết TK 331 (Nợ, Có) NKCTsố 1,2,10… * Trường hợp nguyên vật liệu tăng do mua sắm nhập kho với hình thức trả chậm nguyên vật liệu: Ví dụ: Ngày 4-3-2002 mua tôn 3 ly của xí nghiệp vật tư Đông Anh trị giá 27.000.000 thuế GTGT 5% 1.350.000đ. Căn cứ vào hoá đơn mua vật liệu số 011246, phiếu nhập kho số 270, biên bản kiểm nghiệm vật tư số 22/3. kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 331 (quyển ghi Có TK 331) Nợ TK 152: 27.000.000 Nợ TK 133: 1.350.000 Có TK 133: 28.350.000 *Trường hợp tăng do nhập khẩu nguyên vật liệu: Ví dụ: Ngày 12 - 3- 2002, nhập khẩu nước làm mát trị giá 548,5USD, thuế nhập khẩu 46,455USD, tỷ giá hối đoái 1 USD = 15,120 đồng. Căn cứ vào hoá đơn mua vật tư số 2002EXO0326 biên bản kiểm nghiệm vật tư, và phiếu nhập kho số 410, kế toán ghi vào sổ chi tiết có TK 331 định khoản Nợ TK 152: 24.115.680 Có TK 3333 702.340 Có TK 331 23.413.320 Căn cứ vào các hoá đơn, trong tháng kế toán sẽ phản ánh trên sổ chi tiết thanh toán với người bán (ghi Có TK 331). Cơ sở số liệu: Từ phiếu nhập kho,hoá đơn, biên bản kiểm nghiệm vật tư Cách ghi: + Căn cứ vào phiếu nhập, hoá đơn kế toán ghi cột số thứ tự, ngày tháng, số hiệu hoá đơn, số phiếu nhập. + Cột nội dung: Ghi tên đơn vị. + Cột TK đối ứng: Ghi có TK 331, ghi Nợ các TK khác, đối với nguyên vật liệu, CCDC cột giá hạch toán được ghi sau khi kế toán vật tư tính thành tiền. Sau đó tính tổng Có TK 331 (theo giá thực tế mua). Biểu 2.12: Trích sổ chi tiết thanh toán với người bán (ghi Có TK 331) Tháng 3/2002 Stt Hoá đơn Tên đơn vị Phiếu nhập Ghi có TK 331, ghi nợ các TK khác Cộng có TK 331 Nt Số hiệu Nt Số hiệu TK 152 133 … HT TT 1 4-3 011246 XN vật tư Đông Anh 63 270 27.000.000 27.000.000 1.350.000 28.350.000 2 12-3 2002EXO326 Công ty Huyndai-hiệu quả 203 410 23.436.000 2.345.320 23.413.320 3 13-3 185060 XN vật tư Đông Anh 721 29.650.000 28.760.000 1.438.000 30.198.000 Cộng Khi thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp, căn cứ vào các chứng từ thanh toán với các hình thức thanh toán, kế toán ghi vào các cột đối ứng tài khoản cho phù hợp. - Nếu thanh toán bằng tiền mặt: Nợ TK 331: Có TK 111: - Nếu thanh toán bằng TGNH Nợ TK 331 Có TK 112 (chi tiết theo từng ngân hàng) - Nếu thanh toán bằng tiền vay: Nợ TK 331 Có TK 311 Ví dụ: - Theo phiếu chi số 21 ngày 10-3-2002, chi trả cho xí nghiệp vật tư Đông Anh số tiền 18.350.000đ - Theo giấy báo nợ của NH công thương số A05042002 về việc trả tiền mua vật tư cho công ty Huyndai. Kế toán thanh toán người bán mở sổ chi tiết thanh toán với người bán (ghi Nợ TK 331). Cách ghi: Cột 1: Ghi số thứ tự Cột 2: Ghi chứng từ Cột 3: Ghi tên đơnvị Cột 4: Ghi số hiệu TK đối ứng Cột 5: Ghi phát sinh Nợ Cột 8 : Ghi chú: Ghi loại vật tư mua. Biểu 2.1.3: Sổ chi tiết tài khoản 331 (ghi Nợ TK 331) T3-2002. Stt Chứng từ Tên đơn vị TK đối ứng PS Nợ PS có Số dư Ghi chú NT Shiệu Nợ Có 1 10-3 21 Xí nghiệp VTĐA 111 18.350.000 Tôn 3 ly 2 14-3 A05042002 Cty Huyndai 112.1 23.413.320 Nước làm mát 3 21-3 63 XN vật tư ĐA 111 10.000.000 Tôn 3 ly Cộng 51.763.320 Cuối tháng căn cứ vào NKCT cuối tháng trước, sổ chi tiết TK 331 (ghi có TK 331) và sổ chi tiết TK 331 (ghi Nợ TK 331) để ghi vào NKCT số 5 tháng này. Cơ sở số liệu và phương pháp ghi: - Đưa toàn bộ số liệu của từng nhà cung cấp trên sổ chi tiết TK 331 (ghi có TK 331) đưa vào NKCT số 5 - Ghi phát sinh Nợ TK 331 của từng nhà cung cấp. - Số dư cuối tháng: căn cứ vào số dư đầu tháng, phát sinh có TK 331, phát sinh Nợ TK 331 để tính số dư cuối tháng của từng người mua. NKCT số 5 sẽ được trình bày ở Biểu 2.14. * Trường hợp nguyên vật liệu mua bằng tiền tạm ứng: Tạm ứng lương, tạm ứng công tác phí, mua hàng và khi tạm ứng thường dùng bằng tiền mặt Khi người mua vật liệu viết đơn đề nghị tạm ứng phải ghi rõ mua vật liệu gì, bao nhiêu, trưởng phòng ĐHSX xem xét và ký duyệt để chuyển lên phòng kế toán trưởng ký duyệt rồi viết phiếu chi, kế toán tạm ứng ghi vào sổ chi tiết tạm ứng TK 141. Khi nguyên vật liệu nhập kho, căn cứ vào hoá đơn, biên bản kiểm nhận vật tư, phiếu nhập kho, kế toán tạm ứng ghi vào sổ chi tiết TK 141. Cuối kỳ sẽ đưa vào NKCT số 10 (TK 141). theo giá thực tế, phần giá hạch toán sau khi kế toán vật tư tính thành tiền sẽ ghi sau. Ví dụ: Ngày 5-3-2002, mua thép ống F26,6 với trị giá 18.880.000đ, thuế GTGT 5% 944.000đ đã trả bằng tiền tạm ứng. Căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho số 750, biên bản kiểm nghiệm vật tư, kế toán ghi: Nợ TK 152 18.880.000 Nợ TK 133: 944.000 Có TK 141: 19.824.000 Biểu 2.15: Trích sổ chi tiết TK 141 Tháng 3 - 2002 stt C.từ diễn giải P.nhập Ghi có TK 141, ghi nợ các TK 7 Công Có TK 141 Ghi nợ TK 141, ghi có TK 111 NT s.hiệu SH NT TK 152 TK 133 … … HT TT 1 1-3 37 Ô.Huỳnh 26.670.000 2 2-3 011.428 Ô.Huỳnh 130 2-3 6240.000 6.136.000 306.800 6.442.800 3 5-3 345680 Ô.Huỳnh 750 5-3 18.891.328 18.880.000 944.000 19.824.000 … 11-3 110675 Ô.Nam 1011 12-3 16.375.000 16.000.000 800.000 16.800.000 Cộng 41.506.328 41.016.000 2050800 43.066.800 26.670.000 Biểu 2.16: Nhật ký chứng từ số 10 (TK 141) Trích tháng 3-2002 stt tên người tạm ứng Số dư đầu tháng Ghi có TK 141, ghi Nợ các TK khác Cộng có TK 141 Cộng Nợ TK 141 Số đư cuối tháng Nợ Có TK 152 TK 133 … Nợ Có Hệ thống TT 1 Ô.Huỳnh 25.131.328 25.016.000 1.250.800 26.266.800 26.670.000 403.200 2 Ô.Nam 17.000.000 16.375.000 16.000.000 800.000 16.800.000 0 200.000 … Cộng 17.000.000 41.506.328 41.016.000 2.050.800 43.016.800 26.670.000 603.200 Trường hợp nguyên vật liệu được mua bằng tiền mặt: Ví dụ: Lô hàng mua 6-3-2002, được trả bằng tiền mặt tổng số tiền 10.557.787 trong đó VAT 5% Căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập 800, phiếu chi… kế toán tiến hành ghi vào NKCT số 1 Nợ TK 152: 10.055.035 Nợ TK 133: 502.752 Có TK 111: 10,557.757 Đối với tất cả cácphiếu nhập vật tư, kế toán các phần hành liên quan ghi theo giá thực tế. Sau khi kế toán vật tư tính thành tiền theo giá hạch toán với các phiếu nhập vật tư sẽ đưa cho các kế toán phần hành liên quan để ghi vào cột TK 152 phần giá hạch toán. b. Hạch toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu Để tính giá nguyên vật liệu xuất dùng, kế toán áp dụng tính giá hạch toán Các phiếu xuất sau khi được tính thành tiền theo giá hạch toán sẽ được phân bổ cho từng khoản mục chi phí chi tiết cho từng sản phẩm , phân xưởng, xí nghiệp. Cuối tháng cộng tổng cho từng khoản mục để vào bảng phân bổ số 2 theo giá hạch toán. Cuối tháng vào Bảng kê số 3 căn cứ vào Bảng tổng hợp nhập -xuất tồn kho, để ghi vào cột hạch toán của TK 152. Căn cứ vào NKCT số 1, số 2, số 5, số 10… kế toán vật tư vào cột giá thực tế TK 152, và phần giá hạch toán đối với số phát sinh nợ của TK 152. Từ đó tính hệ số giá và tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất trong tháng. Biểu 2.17: Bảng kê số 3 (Bảng kê tính giá nguyên vật liệu) Tháng 3 -2002 STT Ghi có TK Ghi nợ  các TK TK 152 TK 153 Cộng HT TT HT TT 1 I. Dư đầu tháng 11.178.398.240 11.113.185.490 2 II. Phát sinh nợ trong tháng 1.452.690.450 1.358.565.930 3 -TK111 (NKCT số 1) 99.070.080 96.150.899 4 -TK141(NKCT số 10) 24.580.600 25.765.453 5 -TK331(NKCTsố 5) 1.329.039.770 1.212.089.216 6 -TK333(NKCTsố 10) 24.559.972 7 III. Cộng dư đầu tháng và ps nợ trong tháng (III=I+II) 12.631.0088.690 12.487.751.020 8 IV. Hệ số giá 0,987 9 V. Xuất trong tháng 4.398.989.324 4.341.802.420 Từ bảng kê số 3, cuối tháng kế toán căn cứ vào hệ số giá tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho theo các khoản mục chi phí va được đưa vào bảng phân bổ số 2: Biểu 2.18: Bảng phân bổ số 2: Tháng 3-2002. TT Ghi có TK Ghi nợ các TK TK 152 TK 153 Cộng HT TT HT TT 1 TK621-CPNVLTT 3.438.728.314 3.394.024.810 3.394.024.810 -Trạm bơm 84 799.536.544 7.89.142.564 7.89.142.564 -Trạm trộn 85 189.992.600 187.522.690 187.522.690 … 2 TK 627.CPSXPX,XN 38.521.760 38.020.977 38.020.977 -Máy công trình -Phân xưởng cơ khí … 3 TK2412-XDCB 85.085.300 83.979.191 83.979.191 4 TK 335. CP bảo hành 735.184.220 725.626.820 725.626.820 -Trạm 64 1.385.000 1.366.995 1.366.995 -Trạm 74 44.128.800 43.555.125 43.555.125 … 5 TK642 - CPQLDN 79.441.980 69.526.234 69.526.234 6 TK 632 - Nhượng bán 29.107.400 28.729.003 28.729.003 Cộng 4.398.989.324 4.341.802.420 4.341.802.420 Bảng phân bổ số 2 là căn cứ để vào bảng kê số 4, số 5, số 6, số phát sinh Có TK 152. Xem biểu 2.19, 2.20. 2.21. Biểu 2.19: Trích bảng kê số 4 (Tập hợp CPSX theo các TK 621, 627) Tháng 3 - 2002 Stt TK ghi có TK ghi Nợ TK152 I TK162-chi phí NVL trực tiếp 3.394.024.810 1 -Trạm 84 799.842.564 2 -Trạm 85 187.522.690 3 -Xe bus 51 chỗ ngồi 218.180.020 … … … II TK627-cphí sản xuất PX 38.020.977 1 -Máy công trình 2 -Pxưởng cơ khí … Cộng 3.432.045.787 Biểu 2.20: Trích bảng kê số 5 Chi phí nguyên vật liệu cho xây dựng cơ bản, quản lý doanh nghiệp. T 3 -2002 STT TK ghi có ghi Nợ các TK TK152 I TK 241 - CPXDCB 83.979.191 II TK 642 -CPQLDN 69.526.234 Cộng 153.505.425  Biểu 2.21: Trích bảng kê số 6. Chi phí bảo hành sản phẩm TK 335 TT TK ghi có ghi Nợ các TK TK152 TK 335 - chi phí bảo hành 725.626.820 1 -Trạm 64 1.366.995 2 - Trạm 74 43.555.125 3... - Trạm … … Các bảng kê số 4, 5, 6 sau khi khoá sổ sẽ vào NKCT số 7 (Biểu 2.22) Biểu 2.22: Trích Nhật ký chứng từ số 7 Tháng 3 - 2002 Phần I: Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh toàn công ty: TT TK ghi có TK ghi nợ TK 152 … Cộng I Phần A 1 TK 621- chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 3.394.024.810 3.394.024.810 2 TK 241.2 - chi phí XDCB 83.979.191 83.979.191 3 TK 335 - chi phí bảo hành 725.626.820 725.626.820 4 TK 627 - chi phí sản xuất px 38.521.760 38.521.760 5 TK 642- chi phí QLDN 69.526.234 69.526.234 Cộng 4.313.073.417 4.313.073.417 II Phần B 28.729.003 28.729.003 1 TK 632-Nhượng bán NGUYêN VậT LIệU 28.729.003 28.729.003 Cộng 4.341.802.420 4.341.802.420 Sau khi đã khoá sổ các NKCT, sổ kế toán khác… vào sổ cái TK 152. Sổ này được mở cho cả năm. Mỗi tờ sổ mở cho 3 tháng, trong đó phản ánh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có, dư đầu năm, dư cuối tháng. - Số phát sinh Nợ. Được lấy từ NKCT số 1,2,5,10 - Số phát sinh Có: Được lấy từ NKCT số 7. Sổ cái TK 152 được ghi vào cuối tháng sau khi đã khoá sổ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên NKCT … Xem biểu 2.23 Biểu 2.23: Sổ cái TK 152 - NVL Số dư đầu năm : 11.113.997.679 TT Ghi nợ TK 152 Ghi nợ các TK khác Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 1 NKCT số 1 (TK 111) 96.150.889 2 NKCT số 5 (TK 331) 1.212.089.216 3 NKCT số 10 (TK 141) 25.765.453 4 NKCT số 10 (TK 3333) 24.559.972 5 Cộng phát sinh Nợ 1.358.565.530 6 Cộng phát sinh Có 4.341.802.420 7 Số dư cuối tháng Nợ Có 11.113.185.490 8.129.948.600 2.4. Công tác kiểm kê nguyên vật liệu tại công ty: Định kỳ vào 1/1 hàng năm, công ty tổ chức kiểm kê nguyên vật liệu để phát hiện và xử lý chênh lệch giữa số liệu sổ sách và thực tế kiểm kê. Biên bản kiểm kê vật tư được thiết kế sau Biểu 2.24: Biên bản kiểm kê vật tư: (Trích) Từ 0h ngày 1-1-2002 Các thành viên tham gia kiểm kê: - Bà Nguyễn Thị Thuý - Thủ kho - Bà Vũ Bích Việt - kế toán vật tư - Ông Nguyễn Mạnh Huỳnh - Phòng điều hành sản xuất. Kết quả kiểm kê: Kho 1: nguyên vật liệu chính Số dđ Tên VL ĐVT đơn giá hạch toán Số lượng Định mức hao hụt Chênh lệch sổ sách, thực tế Sổ sách Thực tế % Số lượng Số lượng Thành tiền 1 Tôn d4 m 4.500 2150 2150 0,005 10,75 0 0 2 Tôn 10 ly Kg 8.500 1456 1455 0,005 7,28 -1 -8.500 3 Tôn 3 ly m 4.500 2.728 2.728 0,005 13,64 0 0 e4 Thép f26,6 m 12.000 4.800 4.800 0,005 24 0 0 Căn cứ vào biên bản kiểm kê nguyên vật liệu, thủ kho vào các thẻ kho theo số danh điểm nguyên vật liệu được kiểm kê; đồng thời kế toán vật tư xử lý đối với các chênh lệch -Trường hợp phát hiện thiếu hụt nguyên vật liệu so với sổ sách: +Nếu hao hụt trong định mức thì được coi là 1 khoản chi phí quản lý doanh nghiệp, khoản được tính vào chi phí tháng 1 -2002 Nợ TK 642.6 : 8500 Có TK 152: 1x 8500= 8500 +Nếu hao hụt ngoài định mức thì coi như một phiếu xuất vật tư thì cần xác định nguyên nhân và xử lý: 1.Nếu chưa xác định được nguyên nhân Nợ TK 1381 Có TK 152 2.Nếu do nhân viên trong Công ty lấy cắp thì trừ lương. Nợ TK 334 : chi tiết cho từng nhân viên Có TK 152 Căn cứ vào số liệu báo cáo kế tài sản toán của Công ty trong hai năm 2000-2001 ta có thể phân tích các chỉ tiêu trên theo bảng dưới đây.(Biểu 2.25) Biểu 2.25. Một số chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sử dụng NVL tại Công ty cơ khí ô tô 1-5. Đơn vị tính: 1000đ TT Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Chênh lệch +(-) % 1 Tổng doanh thu 45.163.766 100.673.636 +55.509.810 2,229 2 Doanh thu thuần 45.163.766 100.673.636 +55.509.810 2,229 3 Lợi nhuận thuần 669.039 1.409.386 +740.341 2,106 4 Giá trị NVL tồn đầu kỳ 3.139.829 6.214.625 +3.074.796 1,979 5 Giá trị NVL tồn cuối kỳ 6.214.625 11.113.997 +4.899.372 1,788 6 Giá trị NVL bình quân 4.677.277 8.664.311 +3.987.034 1,852 7 Giá trị NVL xuất trong kỳ 27.398.541 62.232.750 +34.834.209 2,271 8 Sức sản xuất của NVL 9,660 11,620 +1,96 1,202 9 Số vòng quay của NVL 9,660 11,620 +1,96 1,202 10 Sức sinh lời của NVL 0,143 0,163 +0,02 1,139 11 Hệ số quay kho của NVL 5,858 7,183 +1,325 1,226 12 Kỳ luân chuyển của NVL 37,270 30,981 -6,289 0,831 13 Hệ số đảm nhiệm 0,104 0,086 -0,018 0,8269 Dựa vào bảng chỉ tiêu trên ta thấy: * Sức sản xuất của NVL năm 2001 là 11,62, năm 2000 là 9,66. Như vậy sức sản xuất của NVL năm 2001 tăng 20,2% tức là tăng 1,96. Điều đó có nghĩa 1 đồng NVL ở năm 2001 sẽ tạo thêm được 1,96 đồnh doanh thu so với năm 2000.Để có được như vậy là do doanh thu năm 2001 tăng gấp 2,229 lần so v ới năm 2000tức là tăng 55.509.810.000đ giá trị nguyên vật liệu bình quân năm 2001 tăng 1,852 lần tức là tăng 3.987.034.000đ và mức tăng về giá trị tuyệt đối của doanh thu cao hơn mức tăng tuyệt đối của giá trị NVL bình quân. Doanh thu của Công ty tăng lên nhanh là do có thế mạnh về sản phẩm phục vụ cho xây dựng như trạm trộn, may nghiền sỏi đá ... các sản phẩm này có uy tín trên thị trường, đồng thời nhu cầu về các sản phẩm này lại tăng do đòi hỏi về xây dựng nhà cửa, xí nghiệp, đường giao thông và đặc biệt là từ khi có luật đầu tư nước ngoài vào Việt Nam. * Sức sinh lời của NVL: Năm 2001 đã tăng so với năm 2000 là 0,02 tức là tăng 1,139lần. Tức là năm 2001 từ một đồng nguyên vật liệu sẽ tạo thêm được 0,02 đồng lợi nhuận so năm 2000. Điều này có được là do lọi nhuận thuần năm 2001 tăng 2,106 lần tức là tăng thêm 740.341.000đ và tăng cao hơn mức tăng về NVL bình quân. Như vậy Công ty đã sử dụng NVL có hiệu quả , hợp lý và tiết kiệm hơn . * Số vòng quay của NVL:năm 2001 đã tăng so với năm 2000 là 1,96 tức là tăng 1,202 lần. Như vậy tốc độ quay của NVL tăng, tránh được tình trạng ứ đọng vốn. Hệ số quay kho của NVL: năm 2001 là 7,183 vòng, năm 2000 là 5,858 lần do đó số vòng quay kho của NVL năm 2001 đã tăng 1,325 vòng/năm. Do đó lượng vật tư lưu chuyển qua kho tăng nhanh. Nguyên nhân la do mặc dù giá trị NVL tồn kho năm 2001 có tăng so với năm 2000, tăng 3.987.034.000đ nhưng do giá trị NVL xuất dùng trong năm 2001 tăng so với năm 2000 là 34.834.209.000đ tức tăng 2,271. Vì thế mặc dù dự trử lớn hơn song hệ số quay kho vẫn tăng. Điều đó thể hiện hiệu quả sử dụng NVL càng cao. Theo kết quả tính toán trên cho thấy bốn chỉ tiêu trên năm 2001 đều tăng so với năm 2000 điều đó chứng tỏ hiệu quả sử dụng NVL có tăng đáng kể. * Hệ thống đảm nhiệm của NVL: Năm 2001 là 0,086 và giảm so với năm 2000 là 0,018. Nguyên nhân là do NVL bình quân tăng lên nhưng mức tăng tuyệt đối của NVL thấp hơn so với doanh thu thuần, Điều này chứng tỏ hiệu quả sử dụng NVL là tốt. * Hệ số kỳ luân chuyển của NVL: Thời gian một vòng luân chuyển NVL ở năm 2001 là 30,981 ngày, trong khi năm 2000 là 37,27 ngày. Như vậy 1 vòng quay ở năm 2001 đã giảm đi 6,289 ngày so với năm 2000. Nguyên nhân do số vòng quay của NVL đã tăng lên 1,96 vòng tức là tăng 1,202 lần. Hai chỉ tiêu này năm 2001 thấp hơn năm 2000. Chứng tỏ hiệu quả sử dụng NVL đã tăng lên. Có thể nói để sử dụng hiệu quả NVL như trên là do Công ty đã xây dựng được định mức tiêu hao NVL đúng hơn thế tình hình bảo quản , tình hình dự trử bảo quản NVL ở Công ty là khác tốt, vì thế dẫn đến hiệu quả sử dụng NVL năm 2001 cao hơn năm 2000, tiết kiệm được chi phí, hạ giá thành sản phẩm , tăng sức cạnh tranh trên thị trường và nâng cao lợi nhuận cho Công ty. CHương III Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán NVL với việc tăng cường hiệu quả sử dụng NVL tại Công ty cơ khí ô tô 1-5 I.Đánh giá chung công tác hạch toán NVL với việc tăng cường hiệu quả sử dụng NVL Công ty cơ khí ô tô 1-5: Cũng như các doanh nghiệp nhà nước khácm Công ty cơ khí ô tô 1-5 gặp rất nhiều khó khăn khi chuyển sang cơ chế thị trường. Nhưng với sự năng động tìm tòi nghiên cứu của lãnh đạo Công ty cũng như nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân trong Công ty, Công ty đã có những bước chuyển mới với những thành tựu hết sức to lớn. Một trong những bước chuyển đó là những cải tiến trong kế toán tài chính. Có thể thấy điều đó qua các mặt sau. 1.Những ưu điểm trong hạch toán NVL tại Công ty Thứ nhất về hệ thống chứng từ tài khoản, Công ty đã tổ chức hệ thống chứng từ và vận dụng tài khoản kế toán tương đối đúng với chế độ và biểu mẫu do Bộ tài chính ban hành. Các chứng từ được lập, kiểm tra luân chuyển một cách thường xuyên, phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hệ thống tài khoản của Công ty phản ánh đầy đủ mọi hoạt động kinh tế, việc sắp xếp phân loại các tài khoản trong hệ thống tài khoản của Công ty tương đối phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. Thứ hai về hình thức sổ kế toán: Công ty đã sử dụng hình thức Sổ nhật ký chứng từ để hạch toán. Đây là hình thức ghi sổ kế toán phù hợp với một Công ty lớn, các sổ sách nhật ký chứng từ, bảng kê, bảng phân bổ , sổ chi tiết.. được thực hiện tương đối đầy đủm, ghi chép cẩn thận rõ ràng có hệ thống, hạch toán tương đối chính xác theo đúng chế độ của Bộ tài chính và Nhà nước ban hành. Thứ ba về hạch toán NVL: công tác hạch toán nói chung và công tác hạch toán NVL nói riêng đã phản ánh đúng thực trạng của Công , đáp ứng được yêu cầu quản lý mà Công ty đặt ra. Đảm bảo sự thống nhất về phạm vi và phương pháp tính các chỉ tiêu giữa kế các bộ phận liên quan. Kế toán vật liệu đã thực hiện việc đối chiếu giữa chứng từ sổ kế toán với thẻ kho, kiểm kê kho đảm bảo tính cần đối giữa chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết cũng thường xuyên đối chiếu đảm bảo chính xác các thông tin về tình hình biến động NVL. Nhân viên thông kê phân xưởng thực hiện tốt việc theo dõi tình hình lĩnh và sử dụng NVL ở phân xưỡng, xí nghiệp, phản ánh tình hình xuất dùng kịp thời. Hơn nữa phương pháp tính giá xuất NVL theo giá hạch toán rất phù hợp với tình hình xuất- nhập NVL của Công ty, và phù hợp với phương pháp hạch toán chi tiết sổ số dư. Bởi vì để đáp ứng phương pháp sổ số dư thì cần phải tính gia theo hệ số giá. Thứ tư là hệ thống định mức tiêu hao NVL: Công ty đã xây dựng hệ thống định mức tiêu hao NVL cho mỗi loại sản phẩm cũng như từng chi tiết của sản phẩm tương đối chính xác, khoa học. Thông qua hệ thống này giúp cho quá trình thu mua, bảo quản dự trử và sử dụng NVL hợp lý, nâng cao hiệu quả sử dụng NVL. Thứ năm Công ty đã xây dựng kế hoạch thu mua hàng tháng. Với khối lượng vật liệu sử dụng lớn với nhiều chủng loại khác nhau nhưng bộ phận cung ứng thu mua vẫn cung cấp một cách kịp thời , đầy đủ cho nhu cầu sản xuất. Phòng ĐHSX là nơi tổ chức trực tiếp việc thu mua và nhập kho vật liệu. Cán bộ của phòng luôn làm tốt nhiệm vụ của mình từ việc tìm nguồn hàng đến việc cung ứng kịp thời đầy đủ vật liệu cho sản xuất. Thứ sáu là việc tổ chức kiểm tra chất lượng vật liệu, thành phẩm khi nhập kho nguyên vật liệu về tới Công ty chưa được nhập kho luôn mà phải qua sự kiểm tra chất lượng của phòng KCS, phòng KCS chịu trách nhiệm kiểm nghiệm về mặt số lượng, chất lượng thông số kỹ thuật số, chung loại quy cách. Nếu kiểm tra thấy chất lượng không đảm bảo yêu cầu nhân viên cung ứng đổi lại. Sau khi kiểm tra xong lập biên bản kiểm nghiệm vật tư và đóng dấu vào hoá đơn mua hàng. Vì thế chất lượng của vật tư luôn được bảo đảm , từ đó khi đem vào sử dụng sẽ tránh được vật tư hư hỏng hoặc gây gián đoạn trong quá trình sản xuất, đảm bảo chất lượng đầu ra và nhằm giảm chi phí giá thành. Bên cạnh những ưu điểm trên, hạch toán NVL ở Công ty còn có những hạn chế nhất định đòi hỏi cần tiếp tục tìm ra các giải pháp nhằm hoàn thiện. 2.Những hạn chế trong công tác hạch toán NVL Thứ nhất là tổ chức bộ máy kế toán chưa hợp lý. Đó là sự kiêm nhiệm trong việc hạch toán các phần hành; và việc lập phiếu xuất kho vật tư chưa hợp lý. Thứ hai về việc xây dựng sổ danh điểm còn chưa khoa học. Thứ ba là việc mở sổ chi tiết thanh toán với người bán chưa phù hợp. Thứ tư là thiếu phiếu giao nhận chứng từ (hạch toán chi tiết vật liệu) Thứ năm là việc không sử dụng TK 151-hàng mua đi đường. Thứ sáu là việc chưa đưa phần mềm kế toán vào sử dụng. II.Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán NVL với việc tăng cường hiệu quả sử dụng NVL tại Công ty cơ khí ô tô 1-5. ý kiến thứ nhất, về bộ máy kế toán của công ty: Mặc dù bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung nhưng việc tổ chức, phân công các phần hành cho từng kế toán viên là chưa hợp lý. Kế toán vật tư kiêm nhiệm thủ quỹ: Phần hành NVL với các nghiệp vụ xuất nhập vật tư rất nhiều với khoản 700 loại vật tư khác nhau với số lượng chứng từ rất lớn, trong khi đó việc tính thành tiền đối với các chứng từ nhập-xuất vẫn làm bằng thủ công, khối lượng công việc nhiều, phân bổ cho nhiều đối tượng sử dụng, phải phản ánh vào nhiều sổ sách. Một số chứng từ xuất-nhập vật liệu mặc dù đã phát sinh ở tháng trước nhưng tháng này vẫn chưa phản ánh vào các sổ sách kế toán dẫn đến chi phí chưa chính xác. Trong khi đó các nghiệp vụ về thu chi tiền mặt diễn ra rất thường xuyên và đặc biệt đối với nghiệp vụ thủ tiền từ bán hàng do giá bán rất lớn nên việc tìm kiếm tiền bạc cũng mất rất nhiều thời gian. Với những đặc điểm đó công tác hạch toán NVL ở Công ty luôn hoàn thành rất chậm, gây ảnh hưởng không nhỏ đến việc đối chiếu với các sổ kế toán tổng hợp và lên báo cáo vì vậy theo em Công ty nên phân công phân nhiệm hợp lý hơn như : phần hành NVL do một người phụ trách, còn thủ quỹ là người khác. Có như thế công việc kế toán NVL sẽ đảm bảo đúng thời gian,.nâng cao hiệu quả công việc và tính chĩnh xác chi phí kinh doanh trong kỳ. -Bộ phận viết phiếu xuất vật tư : như phần thủ tục chứng từ nhập vật tư đã nêu, bộ phận viết phiếu xuất vật tư do một kế toán phụ trách. Do đó, mặc dù phiếu xuất về vật tư đó đã có nhưng khi xuống kho có thể không còn hoặc không đủ cung cấp cho các phân xưỡng. Hơn thế, phiếu xuất vật tư được lập thành hai liên. Liên 1 giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho sau đó đem lên phong kế toán. Liên 2 giao cho người lĩnh vật tư. Như vậy mặc dù phòng ĐHSX thu mua, nhập kho NVL trong kỳ nhưng lại không nắm rõ số lượng tồn từng loại NVL trong từng ngày. Chính sự không liên hệ chặt chẽ giữa ba phong kế toán, ĐHSX, kho sẽ gây ra sự ứ đọng NVL hoặc gián đoạn sản xuất do thiếu NVL. Vì vậy theo em Công ty nên để phòng ĐHSX lập phiếu xuất vật tư. Bởi vì phòng điều hành sản xuất với nhiệm vụ cung ứng các loại NVL căn cức vào kế hoạch sản xuất vào định mức tiêu hao NVL và căn cứ vào số lượng đã xuất của từng loại vật liệu phòng ĐHSX sẽ tính ra số lượng tồn của từng ngày từ đó dựa vào nhu cầu định mức sẽ lập phiếu xuất. Khi đó phiếu xuất này sẽ được lĩnh đầy đủ các loại vật tư do phòng ĐHSX đã xác đúng số lượng còn lại của từng NVL. Hơn nữa thông thường nếu nếu NVL nào đó tồn quá ít, hoặc bằng 0 thì nhân viên phụ trách phòng ĐHSX để từ đó có biện pháp đề nghị thủ trưởng đơn vị cấp thêm kinh phí để mua thêm NVL đáp ứng nhu cầu sản xuất. Phiếu xuất kho nên được lập thành 3 liên. Một liên lưu ỏ phong ĐHSX để ghi sổ và được cộng dồn hành ngày cho những NVL nào thường xuyên sử dụng. Một liên gửi cho thủ kho để ghi sổ sách sau đó đưa lên phòng kế toán để tính thành tiền và ghi sổ. Một liên giao cho người lĩnh vật tư để theo sử dụng vật tư ở từng phân xưởng xí nghiệp. Có như vậy sẽ cung ứng kịp thời NVL cho sản xuất và nâng cao hiệu quả sử dụng NVL tăng hiệu quả lao động. ý kiến thứ hai về hạch toán chi tiết NVL: *Xây dựng hệ thống danh điểm NVL Hệ thống danh điểm NVL còn rất đơn giản, chưa khoa học và việc kiểm tra đối chiếu còn khó khăn, không thuận tiện cho công tác quản lý NVL. Và để thuận lợi cho công tác quản lý NVL được chặt chẽ hệ thống nhất, đối chiếu kiểm tra dễ dàng, dễ phát hiện sai sót và thuận lợi cho việc tìm kiếm thông tin về một loại vật tư nào đó, thì đầu tiên Công ty nên lập lại sổ danh điểm vật liệu cho từng kho vật liệu. Việc mở sổ danh điểm phù hợp sẽ góp phần giảm bớt khối lượng công việc kế toán, xử lý nhanh chóng cung cấp thông tin kịp thời phục vụ quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh và thuận lợi cho việc sử dụng phần mền kế toán cho vận hành kế toán vật liệu trên máy tính. Hệ thống danh điểm NVL sẽ gắn liền với chủng loại, quy cách, thông số, kỹ thuật của nó, chẳng hạn: Biểu 3.1: Sổ danh điểm NVL.Kho: 1 TT Ký hiệu Tên vật liệu Đv. tính Đơn giá HT Ghi chú Nhóm Danh điểm NVL I Tôn 152T Tôn 1 152T3 Tôn 3 ly m 4500 2 152T10 Tôn 10ly kg 8500 3 152TD4 Tôn D4 m 4500 ... ... ... Mở sổ danh điểm vật liệu phải nên có sự kết hợp nghiên cứu của phòng kế toán và phòng ĐHSX sau đó trình lên ban giám đốc để thống nhất sử dụng và quản lý trong toàn Công ty. *Lập phiếu giao nhận chứng từ xuất (nhập) nguyên liệu Như đã nêu ở trên, số lượng chứng từ nhập - xuất rất nhiều, diễn ra thường xuyên. Cứ định kỳ 5 hoặc 7 ngày, kế toán sau khi xuống kho lấy phiếu xuất, nhập và đối chiếu với thẻ kho thấy khớp số lượng thì ký vào thẻ kho mà không lập phiếu giao nhận chứng từ giữa kế toán vật tư và thủ kho. Đây là điều còn thiếu và gây khó khăn, nhầm lẫn cho việc tính giá đồng thời phải tính số lượng nhập- xuất-tồn. Vì thế nó ảnh hưởng không nhỏ đến tính khách quan của số liệu. Vì vậy theo em Công ty nên lập phiếu giao nhận chứng từ nhập (hoặc xuất) vật liệu theo từng kho.Vì khi nhận được chứng từ kế toán kiểm tra và tính theo từng chứng từ nhập (xuất) theo giá hạch toán cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) vật liệu. Cứ 5 đến 7 ngày từ số liệu trên cột số tiền ở mổi phiếu giao nhận vào cột nhập, xuất cả số lượng và giá trị trên bảng luỹ kế nhập- xuất- tồn, đồng thời còn là căn cứ để đối chiếu với thẻ kho. Biểu 3.2: Mẫu phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) vật liệu Kho : Tháng 3 năm .... Số danh điểm Ngày tháng ghi Tên VL Phiếu nhập (xuất) Giá hạch toán Xác nhận của người giao Số liệu Số lượng Đơn giá Số tiền 152T3 7-3-2002 Tôn 3 ly 277,379 2900 4.500 13.050.000 152T10 Tôn 10 ly ... ... ... ... Cộng ** 15-3-2002 ... ... ... Cộng ý kiến thứ ba: Hạch toán tổng hợp NVL *Mở thêm TK 151 Thực tế tại Công ty không sử dụng TK 151- Hàng mua đang đi đường mà chỉ sử dụng TK 152- NVL chỉ khi nào có đầy đủ chứng từ hợp lệ như hoá đơn, phiếu nhập biên bản kiểm nghiệm vật tư thì mới ghi vào sổ sách và được hạch toán vào TK 152. Trong khi đó nhà cung cấp của Công ty ở khắp mọi miền đất nước và cả ở nước ngoài do đó hoá đơn đã về nhưng hàng vẫn chưa về cuối tháng, hoặc hàng đã về Công ty nhưng cuối tháng phòng KCS chưa kiểm nghiệm xong để hoàn tất thủ tục nhập kho. Vì thế những lô hàng này không được ghi chép mà chỉ khi có đầy đủ 3 chứng từ trên mới được nhập kho, ghi sổ. Như vậy, thông tin cuối tháng về HTK sẽ không đầy đủ hoặc đã ghi nhận khoản nợ chính mặc dù đã có những lô đã trả bằng tài sản của mình. Như vậy mặc dù TK111, TK 112đã ghi giảm nhưng TK 151 thì chưa tăng. Nếu như thế trong bảng cân đối kế toán sẽ thiếu hụt phần giá trị NVL này. Do đó đề nghị Công ty nên mở thêm Tk 151. Kết cấu và cách hạch toán tương tự như chương I và đồng thời cũng cần ghi chép hàng mua đang đi đường vào NKCT số 6 (Ghi có Tk 151). Biểu 3.4) và sổ cái TK 151 Biểu 3.4: NKCT số 6 (TK 152) Tháng ... năm ... TT Diễn giải Dư đầu tháng Hoá đơn Phiếu nhập Ghi có TK 151, ghi nợ các TK Dư cuối kỳ SH NT SH NT Tk 152 ... Cộng có TK 151 HT TT ... Cộng x x x x x x x Cách ghi: -Căn cứ vào tập hồ sơ hàng mua đang đi đường tháng trước (được xếp theo từng chủng loại hàng mua), kế toán tiến hành mở NKCT số 6 tháng này để theo dỏi các lô hàng tháng trước nhưng tháng này về nhập kho và ghi vào dư đầu tháng (mỗi hoá đơn một dòng) - Sang tháng khi hàng đã về làm thủ tục nhập kho , căn cứ vào phiếu nhập ghi số hiệu, ngày tháng nhập , và ghi số tiền theo giá thực tế và hạch toán NVL nhập. Cuối tháng khoá sổ, xác định tổng phát sinh TK 151 và lấy số tổng cộng của NKCT số 6 ghi vào sổ Cái Tk 151 Biểu3.5: Mẫu sổ Cái TK 151 Năm 2002 Dư đầu năm Nợ Có Ghi Có TK Ghi Nợ TK Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 TK 152 Tk 153 Cộng phát sinh Có Tk này Cộng phát sinh Nợ TK này Số dư cuối tháng Nợ Có Mở sổ chi tiết tài khoản 331 Việc thiết kế sổ như trên là không phù hợp vì nhà cung cấp của công ty bao gồm cả người bán thường xuyên và không thường xuyên. đối với những nhà cung cấp không thường xuyên thì việc tổng hợp số dư cho từng nhà cung cấp là dễ dàng. tuy nhiên đối với những nhà cung cấp thường xuyên, nếu mở như vậy thì cần phải ghi nhiều dòng(ghi Có TK 331) với thứ tự khác nhau. Đến cuối tháng tổng hợp số liệu ghi Có TK 331 cho từng người sẽ rất khó khăn, không chính xác, đầy đủ. Việc thiết kế hai sổ chi tiết TK331 sẽ gây khó khăn cho việc tìm kiếm số liệu cho từng nhà cung cấp để tính số dư cuối tháng cho từng người, có khi dễ nhầm lẫn giữa số liệu của nhà cung cấp này với nhà cung cấp khác, đồng thời vào Nhật ký chứng từ sô 5 khó khăn. Vì vậy theo em, công ty chỉ nên mở một sổ chi tiết TK 331, nhưng đối với nhà cung cấp thường xuyên thì nên mở trang sổ riêng cho từng nhà cung cấp, còn những nhà cung cấp không thường xuyên thì được theo dõi trên một trang sổ riêng. Có như vậy, cuối tháng cộng từng TK liên quan đến TL 331 sẽ dễ dàng và nhanh chóng khi vào Nhật ký chứng từ số 5, đồng thời đối chiếu, kiểm tra sẽ dễ dàng. Do đó, để phù hợp với yêu cầu theo dõi một cách thuận lợi, liên tục có hệ thống nên mở sổ chi tiết theo mẫu sau(biểu 3.6): Cơ sở số liệu: sổ chi tiết thanh toán với người bán tháng trước, hoá đơn, phiếu nhập vật liệu, các chứng từ thanh toán… Phương pháp ghi: + Cột số dư đầu tháng: lấy số liệu ở cột số dư cuối tháng trước của sổ này: Dư Nợ: phản ánh số tiền công ty ứng trước cho người bán tháng trước Dư Có: phản ánh số tiền công ty còn nợ người bán tháng trước + Số phát sinh: -Phần ghi Có TK 331, ghi Nợ các TK khác: ghi theo hoá đơn Số tiền hàng ghi vào cột TK 152 theo giá thực tế(cột TK 152 được mở để theo dõi cả giá hạch toán và thực tế . Giá hạch toán sẽ được ghi sổ sau khi kế toán vật liệu tính thành tiền theo giá hạch toán trên phiếu nhập . Tiền thuế GTGT ghi cột tài khoản 133 -Phần ghi Nợ TK 331 ghi có các tài khoản khác : Khi thanh toán cho người bán tuỳ theo phương thức hạch toán ghi vào các cột tài khoản tương ứng . Số dư cuối tháng : Số dư nợ phản ánh số tiền công ty ứng trước cho người bán nhưng cuối tháng chưa lấy hàng . - Số dư có : Phản ánh số tiền cuối tháng công ty còn nợ người bán. Từ số liệu dòng tổng cộng của từng trang sổ chi tiết TK 331, từng dòng của trang sổ chi tiết TK 331( cho khách hàng không thường xuyên) được lập theo mẫu mới ta đưa vào Nhật ký chứng từ số 5 sẽ dễ dàng, theo từng tài khoản, số liệu dễ dàng, tránh nhầm lẫn, sai sót. Trang sổ chi tiết TK 331 cho từng người bán thường xuyên và không thường xuyên được thiết kế giống hệt nhau, chỉ khác ở trang sổ đối với người bán thường xuyên thì ghi tên người bán ở ngay đầu trang, trang sổ cho những người bán không thường xuyên được ghi theo cột tên đơn vị bán ý kiến thứ tư về việc lập dự phòng giảm giá NVL: Có thể nói NVL ở Công ty rất nhiều chủng loại, giá cả lại thường xuyên biến động chẳng hạn thép, tôn giá cả đã giảm do thị trường Mỹ không nhập khẩu thép, tôn của nước ngoài , song Công ty lại không lập dự phòng giảm giá NVL để nhằm chủ động trong trường hợp có sự biến động về giá cả NVL trên thị trường. Do đó việc lập dự phòng giảm giá NVL có ý nghĩa thực sự. Việc lập dự phòng sẽ giúp cho doanh nghiệp điều hoà thu nhập hạn chế được các thiệt hại rủi ro do các tác nhân khách quan đem lại, đồng thời hoản một phần thuế phải nộp và chủ động hơn về tài chính. Các nguyên tắc để lập dự phòng giảm giá NVL: -Chỉ lập dự phòng giảm giá đối với những NVL mà giá thị trường hiện tại thấp hơn giá gốc (giá hạch toán). -Lập dự phòng giàm giá NVL được xác định một lần vào cuối niên độ kế toán trên cơ sở kết quả kiểm kê NVL và đối chiếu giá trên sổ kế toán với giá thị trường của NVL đó. -Việc trích lập dự phòng giảm giá NVL không được vựơt qua số lợi nhuận thực tế phát sinh của công ty sau khi đã hoàn nhập các khoản dự phòng đã trích từ năm trước. - Trước khi lập dự phòng, công ty phải lập Hội đồng thẩm định mức độ giảm giá của nguyên vật liệu. *Công thức trích lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu: Mức dự phòng cần lập cho VLA = Số lượng VLA x Mức chênh lệch trên sổ kế toán(giá hạch toán) với giá thị trường VLA Ta có bảng sau theo dõi dự phòng giảm giá nguyên vật liệu cho từng kho Biểu 3.6: Bảng theo dõi dự phòng giảm giá nguyên vật liệu. Kho 1: Năm 2002 Nhóm Danh điểm Tên VL Đvị tính Đơn giá hạch toán(Giá trên sổ KT) Đơn giá TT mức chênh lệch HT-TT Số lượng Mức dự phòng Cộng xx * Phương pháp hạch toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu: - Cuối niên độ N, kế toán lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu. Nợ TK 6426: chi phí dự phòng Có TK 159: Trích dự phòng - Cuối niên độ N+1, hoàn nhập dự phòng đã lập từ năm N Nợ TK 159: Hoàn nhập dự phòng Có TK 721 Và lập dự phòng cho năm N+1 Nợ TK 6462 Có TK 159 Tóm lại qua việc phân tích cũng như cách hạch toán dự phòng như trên, thiết nghĩ công ty nên trích dự phòng giảm giá nguyên vật liệu. Như vậy, vừa tuân thủ nguyên tắc thận trong trong kế toán, vừa góp phần bình ổn trong hoạt động sản xuất kinh doanh và điều hoà thu nhập ý kiến thứ năm, về việc tăng cường hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu: Việc sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu là một vấn đề bức xúc đối với mọi doanh nghiệp sản xuất. Bởi vì có sử dụng tốt và hiệu quả nguyên vật liệu sẽ là tiền đề thúc đẩy sản xuất phát triển và đem lại thu nhập thị phần rộng lớn cho doanh nghiệp, từ đó sẽ nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp. Như phân tích ở chương II, việc sử dụng nguyên vật liệu ở Công ty cơ khí ôtô 1 -5 là tương đối tốt và có hiệu quả. Hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu năm 2001 cao hơn năm 2000. Có được điều đó là do đã xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu hợp lý, khoa học cho từng chi tiết, sản phẩm, do nguyên vật liệu được kiểm tra chất lượng trước khi nhập kho, do nguyên vật liệu được bảo quản trong điều kiện tương đối tốt tránh bị hư hỏng, mất mát. Tuy vậy, giá thành các sản phẩm của công ty vẫn tương đối cao, dẫn đến giá bán phải cao do đó đòi hỏi tiếp tục hạ giá thành, có giá bán phù hợp để nâng cao thị phần. Để có được điều đó thì công ty cần tiếp tục nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, nâng cao chất lượng thu mua đầu vào. Vậy theo em, nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, công ty cần: -Đối với những nguyên vật liệu tồn kho quá lâu do nhập kho quá nhiều so với nhu cầu sản phẩm hoặc do không còn đáp ứng được yêu cầu về tính năng kỹ thuật để sản xuất sản phẩm… công ty cần tiến hành giải phóng ngay bằng cách bán hay trao đổi cho các đơn vị có nhu cầu để nhanh chóng thu hồi, tăng tốc độ chu chuyển của nguyên vật liệu, đồng thời giải toả được mặt bằng kho bãi, giảm bớt chi phí bảo quản. - Đối với những nguyên vật liệu nhập ngoại, giá trị lớn nên tìm hiểu, nghiên cứu mua nguyên vật liệu trong nước thay thế cho các nguyên vật liệu này mà vẫn đảm bảo chất lượng, giá cả lại rẻ hơn, giảm được các chi phí về vận chuyển,xăng, công tác phí cho nhân viên thu mua… Như vậy, giá thành sản phẩm sẽ hạ, nhưng chất lượng sản phẩm vẫn đảm bảo và không phụ thuộc qúa nhiều vào thị trường nước ngoài. Điều này đòi hỏi đội ngũ cán bộ cung ứng cần năng động linh hoạt, nắm bắt các yếu tố của thị trường một cách nhanh nhạy. - Cùng với việc quản lý nguyên vật liệu, công ty nên tiến hành phân tích chi phí nguyên vật liệu trong giá thành của từng sản phẩm. Trong cơ chế thị trường với sự cạnh tranh gay gắt giữa các thành phần kinh tế, giữa các doanh nghiệp có sản phẩm cùng loại thì chất lượng cũng như giá thành đều có ý nghĩa hết sức quan trọng. Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong quá trình hình thành giá thành sản phẩm, do đó để nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu thì công ty cần phải phấn đấu hạ giá thành sản phẩm và biện pháp chủ yếu là giảm chi phí nguyên vật liệu trong giá thành. Muốn làm được điều đó, thì hàng tháng công ty cần tiến hành phân tích chi phí nguyên vật liệu trong tổng giá thành của từng loại sản phẩm để cùng công suất… để so sánh chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm của tháng này so với tháng trước tăng hay giảm sự biến động tăng giảm này do ảnh hưởng bởi những nhân tố như: mức tiêu hao nguyên vật liệu bình quân, đơn giá vật liệu thay đổi , qua đó, công ty mới đánh giá và đưa ra biện pháp nhằm giảm chi phí nguyên vật liệu trong giá thành nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu. - Công ty cũng cần nâng cao tay nghề cho công nhân kỹ thuật, đặc biệt là công nhân trực tiếp sản xuất. Bởi nếu năng suất lao động được tăng lên sẽ hạn chế sản phẩm hỏng, tiết kiệm được nguyên vật liệu, có thể tận dụng được các phế liệu từ quá trình sản xuất vào sản xuất, chế tạo các chi tiết, phụ tùng. Để thực hiện biện pháp này, công ty cần có kế hoạch cụ thể như tổ chức các khoá học ngắn hạn ngay tại công ty cho công nhân về chuyên môn, tổ chức các cuộc thi tay nghề giỏi cho công nhân, khuyến khích biểu dương các các nhân có thành tích cao nhằm học hỏi kinh nghiệm của nhau. Đồng thời các tổ trưởng, phân xưởng giám sát các hoạt động sản xuất và có thể đề xuất những tiến bộ kỹ thuật, tiến hành bố trí lao động sản xuất hợp lý đúng người đúng việc. - Ngoài ra để nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, công ty cần từng bước hiện đại hoá quy trình công nghệ tiên tiến, máy móc thiết bị sản xuất, đồng thời cần tiếp tục kết hợp và hợp tác với các nhà nghiên cứu, các trường kỹ thuật, các viện nghiên cứu để chế tạo ra các sản phẩm cải tiến có cùng tính năng công dụng nhưng chi phí thấp hơn, đặc biệt là chi phí nguyên vật liệu. Có như vậy sẽ hạn chế đến mức tối đa nguyên vật liệu xuất kho cho sản phẩm. ý kiến thứ sáu về việc áp dụng phần mềm kế toán trong hạch toán: Là một doanh nghiệp có quy mô khá lớn, khối lượng công việc kế toán tương đối lớn nhưng vẫn chưa áp dụng những phần mềm kế toán, chủ yếu vần làm thủ công duy chỉ có phần hành TGNH, tiền mặt, DTBH, XDCB được tính toán trên máy nhưng chư sử dụng phần mềm kế toán mà chỉ sử dụng excel. Điều đó làm cho số liệu thiếu chính xác, tốn nhiều thời gian, cần nhiều kế toán, các thông tin kế toán không cung cấp kịp thời cho quản lý nói chung và trong hoạt động hạch toán tưng phần hành nói riêng. Từ những thực tế trên, theo em, công ty cần lựa chọn một phần mềm kế toán thích hợp với khả năng và trình độ của kế toán viên. Bên cạnh đó, cần đào tạo cho kế toán sử dụng thành thạo phần mềm này. Có như vậy, năng suất lao động của bộ phận kế toán được nâng cao. Thông qua vi tính hoá, khối lượng công việc kế toán được giảm nhẹ về mặt tính toán, ghi chép và tổng hợp số liệu, tiết kiệm được thời gian, số liệu được ghi chép chính xác đầy đủ, có thể kiểm tra, đối chiếu và phát hiện kịp thời, dễ dàng đồng thời thông tin kế toán được nhanh chóng cập nhật bất kỳ lúc nào cũng có thể xem. Kết luận Sau một thời gian thực tập tại công ty cơ khí ôtô 1 -5, được làm quen với công tác hạch toán nguyên vật liệu và nghiên cứu thêm phần lý thuyết, em thấy hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất rất quan trọng, việc thu mua, quản lý, sử dụng tiết kiệm và dự trữ phù hợp nguyên vật liệu có ý nghĩa rất quan trọng để thực hiện mục tiêu hạ giá thành sản phẩm, nâng cao chất lượng sản phẩm, và tăng lợi nhuận. mục tiêu này luôn luôn là việc làm cơ bản của một doanh nghiệp tồn tại, phát triển và đứng vững trên thị trường. Nguyên vật liệu ở công ty đa dạng nhiều chủng loại quy cách khác nhau, được bảo quản ở nhiều kho khác nhau nên việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu là khó khăn và mất nhiều thời gian. Nhìn chung công tác kế toán nguyên vật liệu và kế toán các phần hành nói chung đã đáp ứng được yêu cầu quản lý - Công tác hạch toán ở công ty tương đối hoàn thiện tuy nhiên vẫn còn nhiều điều cần phải hoàn thiện công tác hạch toán trong Công ty. Tên tài liệu tham khảo 1. Giáo trình " Lý thuyết hạch toán kế toán" - PTS Nguyễn Thị Đông - Nhà XB Tài chính - 1997. 2. Hệ thống kế toán doanh nghiệp - Nhà xuất bản tài chính - 1995. 3. 400 sơ đồ tài chính kế toán - PTS Nguyễn Văn Công - Nhà xuất bản tài chính - Năm 1999. 4. Giáo trình "Phân tích hoạt động kinh doanh" - Nhà XB Thống kê - 2001. 5. Giáo trình " Kế toán tài chính" - Phạm Quang. 6. Kế toán quốc tế - Năm 2002. 7. Chuẩn mực kế toán quốc tế. Ngoài ra còn tham khảo một số luận văn khoá 38, 39 của Trường ĐH Kinh tế quốc dân Hà nội.