Chuyên đề Hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long

ng được gửi về phòng kế toán để kế toán tổng hợp số ca máy hoạt động của các công trình và lập bảng thanh toán tiền lương cho đội máy thi công. 2.4. Trả lương cho lao động quản lý tại các đội thi công Lao động quản lý tại các đội thi công là những lao động thuộc khối lao động gián tiếp như đội trưởng, đội phó, kế toán đội... được tính lương theo thời gian. Để theo dõi thời gian làm việc của loại lao động này thì hàng ngày cũng thực hiện việc chấm công vào bảng chấm công. Cuối tháng kế toán đội căn cứ vào bảng chấm công, hệ số lương, phụ cấp để tính ra lương của từng người trong bộ phận quản lý đội sau đó lập bảng thanh toán cho nhân viên quản lý đội. Cụ thể ta xem xét thời gian lao động và việc tính tiền lương cho bộ phận quản lý đội của đội thi công số 2 trong tháng 3 năm 2005 ĐƠN VỊ: CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THÀNH LONG BỘ PHẬN: ĐỘI THI CÔNG SỐ 2 Mẫu số: 01 – LĐTL BẢNG CHẤM CÔNG Tháng 3 năm 2005 Bộ phận quản lý đội Số TT Họ và tên Hệ số lương Ngày trong tháng Quy ra công Ký hiệu chấm công 1 2 3 4 ... 31 Theo sp Theo t gian nghỉ việc hưởng lương theo % 1 Vũ Xuân Trường 5,5 + + + + ... + 27 K: Lương SP 2 Lê Việt Anh 5,0 + + + + ... + 26 +: Lương tgan 3 Nguyễn Thị Vân 4,5 + + + + ... + 26 Ô: ốm 4 Hoàng Văn Ba 4,5 + + + + ... + 25 Cô: Con ốm Cộng 104 Người duyệt Kế toán trưởng Người chấm công (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Từ bảng chấm công kết hợp với hệ số tiền lương và phụ cấp để tính ra lương của từng người trong bộ phận quản lý đội sau đó lập bảng thanh toán tiền lương cho bộ phận quản lý đội. Ví dụ: tính lương cho ông Vũ Xuân Trường trong tháng 3 năm 2005 có hệ số lương 5,5; hệ số phụ cấp trách nhiệm 0,1; phụ cấp lưu động 128.000 Tiền lương cơ bản trả ông Trường = 350.000 x 5,5 31 X 27 =1.676.613(đ) Tiền phụ cấp trách nhiệm trả ông Trường = 1.676.613 x 0,1 = 167.661(đ) Phụ cấp lưu động trả ông Trường = 128.000(đ) Tổng số tiền phải trả ông Trường: 1.676.613 + 167.661 + 128.000 = 1.972.274(đ) Số tiền ông Trường tạm ứng kỳ I: 400.000(đ) Trích 6% BHXH, BHYT: 1.676.613 x 6% = 100.597(đ) Số tiền ông Trường thực lĩnh: 1.972.274 – 400.000 – 100.597 = 1.471.677(đ) S TT Họ Tên Hệ số lương ( cấp bậc) Lương theo thời gian Lương theo sản phẩm Phụ cấp Tổng số Thuế thu nhập phải nộp Tạm ứng Kỳ I Các khoản phải trả (6% BHXH...) Kỳ II được lĩnh TN LĐ ... Số tiền Số công Số tiền 1 Vũ Xuân Trường 5,5 27 1.676.613 167.661 128.000 295.661 1.972.274 400.000 100.597 1.471.677 2 Lê Việt Anh 5,0 26 1.467.742 128.000 128.000 1.595.742 400.000 88.065 1.107.677 3 Nguyễn Thị Vân 4,5 26 1.320.968 128.000 128.000 1.448.968 400.000 79.258 969.710 4 Hoàng Văn Ba 4,5 25 1.270.161 128.000 128.000 1.398.161 400.000 76.210 921.952 Cộng 104 5.735 484 51. 000 679.661 6.415.145 1.600.000 344.129 4.471.016 ĐƠN VỊ: CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THÀNH LONG BỘ PHẬN: ĐỘI THI CÔNG SỐ 2 Mẫu số: 02 – LĐTL BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG Tháng 3 năm 2005 Kế toán thanh toán Kế toán đội Kế toán trưởng (Ký tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu) Bộ phận quản lý đội ĐVT: Đồng Bảng thanh toán tiền lương này là cơ sở để thực hiện chi trả lương cho những lao động quản lý tại các đội thi công. Việc chi trả này được thực hiện thông qua kế toán đội. Bảng này là cơ sở để lập bảng tổng hợp thanh toán lương của đội thi công, ghi sổ nhật ký chung, sổ chi tiết TK623, 334, 338... 2.5. Trả lương cho lao động làm thêm giờ Là một công ty xây dựng nên theo kịp tiến độ thi công công trình là một mục tiêu quan trọng trong uy tín cũng như sự phát triển của công ty. Vì thế việc công nhân viên của công ty phải làm thêm giờ là một điều thường xuyên nhất là đối với những công nhân trực tiếp thi công tại công trường. Việc công nhân làm thêm ngoài gìơ được hạch toán cụ thể chi tiết vừa đảm bảo phản ánh chính xác chi phí cũng vừa đảm bảo tính chính xác khoản phải trả của công nhân làm ngoài giờ. Ban đầu khi phát sinh vấn đề làm thêm ngoài giờ thì cá nhân người lao động phải lập phiếu báo làm thêm ngoài giờ và gửi cho người quản lý trực tiếp mình. PHIẾU BÁO LÀM THÊM GIỜ Ngày 30 tháng 3 năm 2005 Họ tên: Đỗ Văn Tuy Nơi công tác: Tổ làm đường số 1 Ngày tháng Công việc đã làm Số công Đơn giá Thành tiền Ký nhận 6/3/2005 Thi công móng đường 1 150.000 150.000 13/3/2005 Thi công móng đường 1 150.000 150.000 27/3/2005 Thi công móng đường 1 150.000 150.000 Người duyệt Người kiểm tra Người báo làm thêm giờ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Mỗi tổ đội có lao động làm thêm giờ tiến hành lập bảng chấm công làm ngoài giờ để theo dõi thời gian lao động làm ngoài giờ sau đó gửi cho kế toán đội để tính tiền công làm ngoài giờ cho từng lao động. BẢNG CHẤM CÔNG LÀM NGOÀI GIỜ Tháng 3 năm 2005 Tổ làm đường số 1 Công trình: Đường ven sông Lam tỉnh Ngệ An STT Họ tên CN CN CN CN Tổng 1 Đỗ Văn Tuy K K 0 K 3 2 Lê Anh Trúc K K K 0 3 3 Phạm Bá Cường K K K K 4 4 Trần Trung Kiên 0 0 K K 2 Người duyệt Người chấm công (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Trên cơ sở bảng chấm công làm ngoài giờ và đơn giá tiền lương khoán cho 1 giờ công làm thêm kế toán tính tiền lương làm them ngoài giờ cho người lao động theo công thức: Tiền lương làm ngoài giờ = Số công ngoài giờ x Tiền lương 1 giờ công Cụ thể tính tiền lương làm thêm ngoài giờ cho anh Đỗ Văn Tuy thuộc tổ làm đường số 1 có số công làm thêm ngoài giờ là 3 và đơn giá tiền công là 150.000 Số tiền làm ngoài giờ phải trả anh Tuy là: 3 x 150.000 = 450.000 Với cách tính tương tự lần lượt tính ra tiền lương của từng người làm ngoài giờ và lập bảng tổng hợp tiền lương làm thêm ngoài giờ. BẢNG TỔNG HỢP TIỀN LƯƠNG LÀM NGOÀI GIỜ Tháng 3/2005 Tổ làm đường số 1 Công trình: Đường ven sông Lam Nghệ An ĐVT: Đồng STT Họ Tên Số công ĐG 1 giờ công Tổng Ký nhận 1 Đỗ Văn Tuy 3 150.000 450.000 2 Lê Anh Trúc 3 150.000 450.000 3 Phạm Bá Cường 4 150.000 600.000 4 Trần Trung Kiên 2 150.000 300.000 Tổng 12 1.800.000 Bằng chữ: Một triệu tám trăm ngàn đồng chẵn Kế toán thanh toán Kế toán đội Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Số liệu trên bảng tổng hợp tiền lương làm ngoài giờ là cơ sở để chi trả lương làm ngoài giờ cho người lao động và là cơ sở để ghi sổ nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản 338, 622, 627, 642... 2.6. Trả lương cho lao động thuê ngoài Một đặc trưng riêng có trong hoạt động của ngành xây dựng là việc sản xuất sản phẩm của ngành xây dựng (thi công các công trình) không tập trung trong một phân xưởng hay bến bãi xác định nào mà nằm phân tán khắp nơi nên việc đưa công nhân viên chính thức của công ty đến tận công trường là hết sức khó khăn và chi phí sẽ rất cao hơn nữa không phải lúc nào cũng có việc làm đều đặn cho công nhân như các ngành sản xuất khác vì thế công ty không thể tuyển nhiều lao động chính thức được. Do đó việc thuê nhân công bên ngoài ở địa phương nơi có công trình thi công là biện pháp tối ưu để giảm chi phí và đảm bảo đủ số lượng nhân công cho việc thi công công trình. Đối với lực lượng thuê ngoài: sau khi đã có sự thoả thuận thống nhất về dơn giá đội trưởng đội xây dựng công trình sẽ ký hợp đồng thuê khoán ngoài với tổ trưởng của tổ lao động thuê ngoài. HỢP ĐỒNG THUÊ KHOÁN NGOÀI Công trình: Đường ven sông Lam tỉnh Nghệ An Hạng mục công trình: Đào đắp nền đường Tổ trưởng: Phạm Tuấn Anh STT Nội dungcông việc ĐVT Giao khoán Thời gian KL ĐG TT BĐ KT 1 Đào đất cấp 3 M3 500 12.000 6.000.000 4/3 10/3 2 Đổ bê tông M3 35 32.000 1.120.000 11/3 15/3 ... ... ... ... ... ... ... ... Tổng 12.500.000 Sau khi ký hợp đồng thuê khoán ngoài cuối tháng hoặc khi kết thúc hợp đồng đội trưởng đội xây dựng công trình và nhân viên giám sát kỹ thuật sẽ đứng ra nghiệm thu thanh toán khối lượng hoàn thành. Cuối tháng hợp đồng thuê khoán ngoài được gửi lên phòng kế toán của công ty để thực hiện chi trả tiền công cho lao động thuê ngoài và làm căn cứ để lập bảng thanh toán tiền công thuê ngoài, ghi sổ nhật ký chung, sổ chi tiết TK622, 334. Việc chi trả lương cho lao động thuê ngoài này cũng được thực hiện thông qua kế toán đội. 3. Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long 3.1. Hạch toán tiền lương Hạch toán tiền lương là một phần hành quan trọng không những trong công tác kế toán để kết chuyển tính giá thành sản phẩm mà còn là cơ sở để trả công cho người lao động. Để thực hiện việc hạch toán tiền lương công ty sử dụng tài khoản chính là tài khoản 334. Tài khoản 334 “Phải trả công nhân viên”: Tài khoản dùng để phản ánh các khoản thanh toán với công nhân viên của công ty về tiền lương, tiền công, phụ cấp, bảo hiểm xã hội và các khoản khác thuộc về thu nhập của người lao động. Tài khoản này được mở chi tiết theo từng đối tượng và nội dung thanh toán. Tài khoản có kết cấu của một tài khoản nguồn: Bên Nợ: - Tiền lương, tiền công và các khoản khác đã trả cho công nhân viên; - Kết chuyển tiền lương công nhân viên chức chưa lĩnh; Bên Có: - Tiền lương, tiền công và các khoản phải trả cho công nhân viên; Dư Có: Là số tiền còn phải trả cho công nhân viên; Dư Nợ (nếu có): Số trả thừa cho công nhân viên chức; Mỗi công ty khác nhau thì có chế độ quản lý tài chính khác nhau, sự khác biệt này càng rõ nét ở những công ty có loại hình kinh doanh khác nhau. Và ở mỗi công ty khác nhau thì có thể vận dụng các hình thức trả lương khác nhau vì thế việc vận dụng chứng từ là rất linh hoạt ở các công ty sao cho phù hợp với hình thức trả lương mà công ty mình vận dụng. Tuy nhiên dù công ty sử dụng chứng từ như thế nào thì vẫn phải tuân theo quy định của Bộ Tài chính và Bộ lao động thương binh và xã hội để làm sao theo dõi được tình hình sử dụng lao động, các khoản thanh toán cho người lao động đồng thời cung cấp được những tài liệu cần thiết cho việc hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm. Để thực hiện hạch toán tiền lương công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long cũng đã sử dụng các bảng biểu giống như các đơn vị khác và tuân theo quy định của Nhà nước như: Bảng chấm công hàng tháng, hợp đồng giao khoán nội bộ, biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành, bảng thanh toán tiền lương... Quá trình hạch toán tiền lương được bắt đầu từ việc hạch toán ban đầu đó là thiết lập các chứng từ ban đầu ở mỗi phòng (ban), tổ (đội). Trên cơ sở kết quả của hạch toán ban đầu là những chứng từ về tính lương kế toán tiến hành hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp tiền lương phải trả công nhân viên trong công ty. 3.1.1. Hạch toán chi tiết Tại các đội thi công: Hàng ngày căn cứ vào ngày công thực tế để thực hiện chấm công cho từng công nhân. Cuối mỗi tháng căn cứ vào khối lượng hoàn thành được nghiệm thu cùng một số các chứng từ khác như bảng chấm công, biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành để lập bảng thanh toán tiền lương của các tổ... Từ các bảng thanh toán tiền lương của các tổ kế toán đội sẽ lập bảng tổng hợp thanh toán tiền lương của cả đội. Cuối cùng bảng tổng hợp thanh toán tiền lương và các chứng từ gốc đã dùng để lập bảng thanh toán tiền lương được chuyển về phòng kế toán để kế toán tiền lương kiểm tra tính chính xác của các chứng từ. Tại phòng kế toán: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán tiền lương định khoản và vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết các TK3341, 3348, 622, 623, 627, 642... Cuối tháng kế toán tập hợp bảng thanh toán lương ở các đội thi công để lập bảng tổng hợp thanh toán lương cho từng đội thi công. Căn cứ vào bảng tổng hợp thanh toán lương ở các đội thi công và sổ chi tiết TK3341 kế toán lập bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương. Bảng này chỉ được lập cho bộ phận công nhân chính thức của công ty còn đối với lao động làm thêm ngoài giờ và lao động thuê ngoài thì lập bảng tổng hợp tiền lương làm ngoài giờ và bảng thanh toán tiền lương thuê ngoài. Đặc biệt công ty không hạch toán tiền lương phải trả cho lao động làm thêm giờ vào tài khoản 334 mà lại hạch toán vào tài khoản 3388, tiền lương làm thêm giờ cũng là một khoản thu nhập của người lao động hạch toán như thế thì sẽ không thể hiện đầy đủ được thu nhập của người lao động làm ảnh hưởng đến nghĩa vụ nộp thuế thu nhập cá nhân của những người có thu nhập cao. Cuối tháng từ số liệu trên sổ chi tiết các tài khoản kế toán lên sổ tổng hợp chi tiết các tài khoản. Sau khi đã thực hiện xong phần tính toán tiền lương phải trả công nhân viên thì kế toán lập phiếu chi đưa đến thủ quỹ để xuất tiền trả lương cho công nhân viên. CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THÀNH LONG BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG Tháng 3 năm 2005 Đội máy thi công TT HỌ TÊN LOẠI MÁY Lcb Lương theo ca máy chạy Lương Phụ cấp lưu động Tổng tiền lương Kỳ I 6% BHXH KỲ II Số ca Số tiền Đường ven sông Lam ... Tổng 1 Vũ Tiến Đạt Máy san 600.000 5 ... 20 960.000 1.560.000 128.000 1.688.000 400.000 93.600 1.194.400 2 Đỗ Mạnh Ba Máy lu 600.000 18 ... 30 1.440.000 2.040.000 128.000 2.168.000 400.000 122.400 1.645.600 3 Đào Đình Văn Máy xúc 600.000 10 ... 25 1.200.000 1.800.000 128.000 1.928.000 400.000 108.000 1.420.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .... Tổng 9.000.000 102 407 19.536.000 28.536.000 1.920.000 30.456.000 6.000.000 1.712.160 22.743.840 Kế toán thanh toán Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THÀNH LONG BẢNG TỔNG HỢP THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG Tháng 3 năm 2005 Đội thi công số 2 TT Bộ phận Tiền lương Trợ cấp Tổng lương Ứng kỳ I Trích 6% BHXH, BHYT Thực lĩnh TN LĐ ... Tổng I Bộ phận quản lý đội 5.735.484 167.661 512.000 679.661 6.415.145 1.600.000 344.129 4.471.016 II Bộ phận công nhân trực tiếp 45.540.000 725.000 725.000 46.265.000 11.200.000 2.150.600 32.915.000 1 Tổ làm đường số 1 8.340.000 145.000 145.000 8.485.000 2.400.000 500.400 5.584.600 2 Tổ làm đường số 2 6.500.000 145.000 145.000 6.645.000 2.000.000 390.000 4.255.000 3 Tổ làm đường số 3 7.250.000 145.000 145.000 7.395.000 2.400.000 435.000 4.560.000 ... Tổng 46.275.484 892.661 512 000 1.404.661 52.680.145 12.800.000 2.494.729 37.386.016 Kế toán thanh toán Kế toán đội Kế toán trưởng (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) Công trình: Đường ven sông Lam tỉnh Nghệ An ĐVT: Đồng CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THÀNH LONG BẢNG TỔNG HỢP THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG LÀM THÊM GIỜ Tháng 3 năm 2005 Đội thi công số 2 Công trình: Đường ven sông Lam tỉnh Nghệ An ĐVT: Đồng STT Bộ phận Tổng số công Đơn giá 1 giờ công Số tiền Ký nhận I Bộ phận quản lý đội 12 180.000 2.160.000 II Bộ phận công nhân trực tiếp 63 150.000 9.450.000 1 Tổ làm đường số 1 12 150.000 1.800.000 2 Tổ làm đường số 2 19 150.000 2.850.000 3 Tổ làm đường số 3 10 150.000 1.500.000 ... ... ... ... Tổng 11.610.000 Kế toán thanh toán Kế toán đội Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THÀNH LONG BẢNG THANH TOÁN TIỀN CÔNG THUÊ NGOÀI Tháng 3 năm 2005 Đội thi công số 2 Công trình: Đường ven sông Lam tỉnh Nghệ An ĐVT: Đồng STT Đơn vị Số tiền Ký nhận 1 Phạm Tuấn Anh 12.500.000 2 Phạm Văn Thế 10.000.000 3 Nguyễn Ngọc Sơn 7.000.000 Tổng 29.500.000 Kế toán thanh toán Kế toán đội Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THÀNH LONG BẢNG TỔNG HỢP THANH TOÁN TIỀN CÔNG THUÊ NGOÀI Tháng 3 năm 2005 ĐVT: Đồng STT Đơn vị Số tiền Ký nhận 1 Đội thi côg số 1 35.060.000 2 Đội thi công số 2 29.500.000 3 Đội thi công số 3 35.000.000 Tổng 99.560.000 Kế toán thanh toán Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THÀNH LONG BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG Tháng 3 năm 2005 ĐVT: Đồng TT Đối tượng sử dụng Ghi Có TK334 Ghi Có TK3383 I Bộ phận công nhân trực tiếp (622) 153.860.630 26.156.307 1 Đội thi công số 1 55.430.250 9.423.143 2 Đội thi công số 2 52.680.145 8.955.625 3 Đội thi công số 3 45.750.235 7.777.540 II Bộ phận máy thi công (623) 30.456.000 5.177.520 III Bộ phận quản lý đội (627) 18.519.595 3.148.331 1 Đội thi công số 1 6.850.250 1.164.543 2 Đội thi công số 2 6.415.145 1.090.575 3 Đội thi công số 3 5.254.200 893.214 IV Bộ phận quản lý công ty (642) 53.654.587 9.121.280 1 Phòng TC - KT 8.957.177 1.522.720 2 Phòng Kế hoạch 6.350.554 1.079.594 3 Phòng Tổ chức 8.565.255 1.456.093 ... ... V Trừ lương công nhân viên (334) 15.389.449 1 Đội thi công số 2 2.494.729 2 Đội máy thi công 1.712.160 3 Phòng TC-KT 423.726 4 ... ... ... Tổng 256.490.812 58.992.887 Người lập bảng Kế toán trưởng (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) PHIẾU CHI Ngày 31 tháng 3 năm 2005 Số: 98 Nợ TK3341: 260.310.000 Có TK111: 260.310.000 Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Thị Thuỷ Địa chỉ: Phòng kế toán Lý do chi: Chi trả lương cho công nhân viên trong công ty Số tiền: 260.310.000 (Hai trăm sáu mươi triệu ba trăm mười nghìn đồng) Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền: Hai trăm sáu mươi triệu ba trăm mười nghìn đồng Thủ quỹ Ngày 31 tháng 3 năm 2005 (Ký, họ tên) Người nhận tiền (Ký, họ tên) SỔ CHI TIẾT TK 3341 Phải trả công nhân viên trong danh sách công ty Tháng 3 năm 2005 ĐVT: Đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 353.453.731 TU1 15/3 Tạm ứng lương kỳ I Phòng TC_KT 111 2.400.000 TT2 31/3 Phân bổ lương cntt đội thi công 2 622 46.265.000 TT2 31/3 Phân bổ lương quản lý đội thi công 2 627 6.415.145 PB3 31/3 Phân bổ lương đội máy thi công 623 30.456.000 PB3 31/3 Phân bổ lương phòng TC-KT 642 8.957.177 TT2 31/3 BHXH trừ lương cntt đội thi công 2 3383 2.150.600 TT2 31/3 BHXH trừ lương quản lý đội 2 3383 344.129 PB3 31/3 BHXH trừ lương đội máy thi công 3383 1.712.160 PB3 31/3 BHXH trừ lương phòng TC-KT 3383 423.726 PC2 31/3 Trả lương lần 2 cho cntt đội 2 111 37.386.016 PC2 31/3 Trả lương lần 2 cho quản lý đội 2 111 4.471.016 TT2 31/3 Trả lương lần 2 cho đội máy thi công 111 22.743.840 PCV1 31/3 Trả lương lần 2 cho phòng TC-KT 111 8.133.451 ... ... ... ... Cộng số phát sinh 260.310.000 256.490.812 Số dư cuối kỳ 349.634.543 SỔ CHI TIẾT TK 3348 Phải trả công nhân viên thuê ngoài Tháng 3 năm 2005 ĐVT: Đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 134.562.000 ... ... ... ... TTN2 31/3 Lương phải trả lao động thuê ngoài ĐVSL 622 29.500.000 TTN3 31/3 Lương phải trả lao động thuê ngoài ĐQL32 622 35.500.000 TTN3 PC99 31/3 Chi trả lương cho lao động thuê ngoài ĐVSL 111 29.500.000 .. ... ... ... Cộng số phát sinh 99.560.000 120.000.000 Số dư cuối kỳ 155.002.000 SỔ CHI TIẾT TK 3388 Phải trả khác Tháng 3 năm 2005 ĐVT: Đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 8.625.356 TL21 31/3 Tiền lương ngoài giờ tổ 1 đội 2 622 1.800.000 TL27 31/3 Trả lương ngoài giờ quản lý đội 2 627 2.160.000 ... ... ... ... Cộng số phát sinh 568.976 5.565.727 Số dư cuối kỳ 13.622.107 SỔ CHI TIẾT TK 622 Chi phí nhân công trực tiếp Tháng 3 năm 2005 Công trình: Đường ven sông Lam tỉnh Ngệ An ĐVT: Đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 259.856.254 TL12 31/3 Phân bổ lương cntt tổ 1 334 8.485.000 TL12 31/3 Trích BHXH của cntt tổ 1 3383 500.400 KNA2 31/3 Phân bổ lương tổ thuê ngoài Phạm Tuấn Anh 3348 12.500.000 ... ... ... ... 31/3 Kết chuyển chi phí 154 342.036.399 Cộng số phát sinh 82.180.145 342.036.399 Số dư cuối kỳ 0 SỔ CHI TIẾT TK 623 Chi phí đội máy thi công Tháng 3 năm 2005 Công trình: Đường ven sông Lam tỉnh Nghệ An ĐVT: Đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 133.400.000 M2 31/3 Phân bổ lương tháng 3 3341 4.896.000 PC25 23/3 Mua nhiên liệu cho máy 111 4.500.000 PC26 23/3 Sửa chữa máy 111 750.000 ... ... ... ... K/ C1 31/3 Kết chuuyển chi phí 154 153.900.000 Cộng số phát sinh 20.500.000 153.900.000 Số dư cuối kỳ 0 SỔ CHI TIẾT TK 627 Chi phí sản xuất chung Tháng 3 năm 2005 Công trình: Đường ven sông Lam tỉnh Nghệ An ĐVT: Đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 90.523.755 TLĐ2 31/3 Phân bổ lương T3 quản lý đội 3341 6.415.145 TLĐ2 31/3 Trích BHXH 3383 344.129 ... ... ... ... K/C1 31/3 Kết chuyển chi phí 154 123.128.094 Cộng số phát sinh 32.604.339 123.128.094 Số dư cuối kỳ 0 SỔ CHI TIẾT TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp Tháng 3 năm 2005 ĐVT: Đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 180.895.000 TLC 31/3 Phân bổ lương phòng TC-KT 3341 8.957.177 TLC 31/3 Trích BHXH 3383 423.726 ... ... ... ... K/C1 31/3 Kết chuyển chi phí 154 267.481.245 Cộng số phát sinh 86.586.245 267.481.245 Số dư cuối kỳ 0 3.1.2. Hạch toán tổng hợp Hàng ngày song song với việc vào sổ chi tiết các tài khoản thì kế toán cũng tiến hành vào sổ nhật ký chung trên cơ sở các chứng từ như: bảng tạm ứng lương kỳ I, bảng tổng hợp thanh toán lương của các đội, phòng ban, bảng tổng hợp tiền lương làm ngoài giờ, bảng tổng hợp thanh toán tiền công thuê ngoài... Cuối tháng căn cứ vào nhật ký chung kế toán tiến hành vào sổ cái các tài khoản: TK334, 622, 623, 627, 642... Sau khi đã vào sổ cái các tài khoản thì kế toán đối chiếu số liệu giữa sổ tổng hợp chi tiết với sổ cái các tài khoản đó rồi lập bảng cân đối số phát sinh. SỔ NHẬT KÝ CHUNG Tháng 3 năm 2004 Đơn vị tính: Đồng Ngày Ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tài khoản Số tiền Số Ngày Nợ Có ... ... ... ... 15/3 TƯ1 15/3 Ứng lương lần I T3 cho phòng TC-KT 3341 111 2.400 .000 2.400.000 31/3 PB3 31/3 Phân bổ tiền lương cho bộ phận cntt 622 3341 153.860.630 153.860.630 31/3 PB3 31/3 Phân bổ tiền lương cho đội máy thi công 623 3341 30.456.000 30.456.000 31/3 PB3 31/3 Phân bổ tiền lương cho bộ phận quản lý đội 627 3341 18.519.595 18.519.595 31/3 PB3 31/3 Phân bổ tiền lương cho khối quản lý trên công ty 642 3341 53.654.587 53.654.587 31/3 PB3 31/3 Trích BHXH từ chi phí nctt 622 3383 26.156.307 26.156.307 31/3 PB3 31/3 Trích BHXH từ chi phí máy thi công 623 3383 5.177.520 5.177.520 31/3 PB3 31/3 Trích BHXH từ chi phí sản xuất chung 627 3383 3.148.331 3.148.331 31/3 PB3 31/3 Trích BHXH từ chi phí quản lý doanh nghiệp 642 3383 9 .121.280 9.121.280 31/3 PB3 31/3 Trích BHXH từ lương của công nhân viên 3341 3383 15.389.449 15.389.449 31/3 TG3 31/3 Tiền lương phải trả cho lao động làm thêm giờ của cntt 622 3388 9.450.000 9.450.000 31/3 TG3 31/3 Tiền lương phải trả cho lao động làm thêm giờ của quản lý đội 627 3388 2.160.000 2.160.000 31/3 TTN3 31/3 Tiền lương Phải trả cho lao động thuê ngoài 622 3348 29.500.000 29.500.000 31/3 PC98 31/3 Chi trả tiền lương cho công nhân viên 3341 111 260.310.000 260.310.000 31/3 PC99 31/3 Chi trả lương cho lao động thuê ngoài 3348 111 99.560.000 99.560.000 31/3 BH3 31/3 BHXH trả người lao động 3383 3341 985.500 985.500 ... ... ... ... SỔ CÁI TK 334 Phải trả công nhân viên Tháng 3 năm 2005 ĐVT: Đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 488.015.731 PB3 31/3 Tiền lương phải trả cntt T3 622 153.860.630 PB3 31/3 Tiền lương phải trả quản lý đội 627 18.519.595 PB3 31/3 Tiền lương phải trả đội máy thi công 623 30.456.000 PB3 31/3 Tiền lương phải trả đội khối văn phòng trên công ty 642 53.654.587 TN6 31/3 Tiền lương phải trả lao động thuê ngoài 622 120.000.000 PB3 31/3 BHXH trừ vào lương 3383 15.389.449 PC98 31/3 Chi trả lương cho công nhân viên 111 260.310.000 PC99 31/3 Chi trả lương cho lao động thuê ngoài 111 99.560.000 Cộng số phát sinh 375.259.449 376.490.812 Số dư cuối kỳ 489.247.094 SỔ CÁI TK 622 Chi phí nhân công trực tiếp Tháng 3 năm 2005 ĐVT: Đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 1.220.856.254 PB3 31/3 Phân bổ lương phải trả cntt T3 3341 153.860.630 PB3 31/3 Trích BHXH từ chi phí nctt 3383 26.156.307 TG3 31/3 Tiền lương phải trả lao động làm thêm giờ 3388 9.450.000 TN6 31/3 Tiền lương phải trả lao động thuê ngoài 3348 29.500.000 K/C 31/3 Kết chuyển chi phí 154 1.439.823.191 Cộng số phát sinh 218.966.937 1.439.823.191 Số dư cuối kỳ 0 SỔ CÁI TK 623 Chi phí máy thi công Tháng 3 năm 2005 ĐVT: Đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 586.324.255 ... ... ... ... PB3 31/3 Phân bổ lương phải trả công nhân lái máy T3 3341 30.456.000 ... ... ... ... K/C 31/3 Kết chuyển chi phí 154 375.575.300 Cộng số phát sinh 210.748.955 375.575.300 Số dư cuối kỳ 0 SỔ CÁI TK 627 Chi phí sản xuất chung Tháng 3 năm 2005 ĐVT: Đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 342.556.287 ... ... ... ... PB3 31/3 Phân bổ lương phải trả quản lý đội thi công 3341 18.519.595 PB3 31/3 Trích BHXH 3383 3.148.331 ... ... ... ... K/C 31/3 Kết chuyển chi phí 154 159.564.358 Cộng số phát sinh 182.991.929 159.564.358 Số dư cuối kỳ 0 SỔ CÁI TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp Tháng 3 năm 2005 ĐVT: Đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 358.568.321 ... ... ... ... PB3 31/3 Phân bổ tiền lương phải trả khối quản lý trên công ty 3341 53.654.587 PB3 31/3 Trích BHXH 3383 9.121.280 ... ... ... ... Kết chuyển chi phí 154 145.365.256 Cộng số phát sinh 213.203.065 145.365.256 Số dư cuối kỳ 0 3.2. Hạch toán các khoản trích theo lương 3.2.1. Hạch toán chi tiết Các khoản trích theo lương là một phần quan trọng trong việc hạch toán tiền lương, nó gắn chặt với lợi ích của người lao động do đó cần phải hạch toán chặt chẽ khoản này để đảm bảo cho đời sống của công nhân viên cũng như khuyến khích họ trong lao động. Để có thể hạch toán được các khoản trích theo lương công ty cũng sử dụng các chứng từ như Giấy báo nghỉ hưởng BHXH, giấy thanh toán tiền BHXH... Hiện tại công ty chưa được phép thành lập công đoàn tại công ty nên công ty không tiến hành trích quỹ kinh phí công đoàn mà chỉ trích 17% BHXH, BHYT vào chi phí và 6% BHXH, BHYT trừ trực tiếp vào lương người lao động có danh sách trong công ty và những người có hợp đồng từ 6 tháng trở lên. Để hạch toán các khoản trích theo lương này công ty chỉ sử dụng tài khoản 3383 chung cho cả BHXH và BHYT. Một số trường hợp được nghỉ hưởng BHXH của công ty như sau: - Nghỉ ốm: Trường hợp người lao động bị ốm thì được hưởng trợ cấp nghỉ BHXH là 75% nhưng phải có điều kiện là người đó tham gia đóng BHXH và phải có giấy chứng nhận của bệnh viện. Số tiền BHXH trả công nhân viên = Lương cơ bản/tháng 26 x 75% x Số ngày nghỉ hưởng BHXH - Nghỉ đẻ: Lao động nữ đến thời khi gần sinh con thì được nghỉ 4 tháng theo chế độ và được hưởng số tiền trợ cấp là: Tiền trợ cấp = Lương cơ bản x 4 tháng x Trợ cấp 1 lần sinh con - Nghỉ con ốm: Khi con nhỏ bị ốm thì lao động nữ được nghỉ để trông con ốm theo số ngày nghỉ nhất định mà vẫn được hưởng lương bình thường còn nếu nghỉ hết số ngày cho phép mà con vẫn ốm thì vẫn được phép nghỉ nhưng không có lương. Khi 1 công nhân viên trong chế độ nghỉ hưởng BHXH thì cần phải có phiếu nghỉ hưởng BHXH. Phiếu này xác định số ngày nghỉ do ốm đau, thai sản... Phiếu này có xác nhận của bác sĩ và được gửi cho người chấm công và cuối cùng được chuyển về phòng kế toán. Cuối tháng kế toán căn cứ vào các phiếu nghỉ hưởng BHXH lập bảng thanh toán BHXH làm căn cứ thanh toán trợ cấp trả thay lương cho người lao động. BHXH phải trả cho người lao động được tính theo công thức: Lương bình quân ngày = Lương cơ bản / 26 Số tiền hưởng BHXH = Lương bình quân ngày x Tỷ lệ hưởng BHXH x Số ngày nghỉ hưởng BHXH Cụ thể ta theo dõi việc hưởng BHXH của đội thi công số 2 trong tháng 3 năm 2005: CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THÀNH LONG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Đội thi công số 2 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc PHIẾU NGHỈ HƯỞNG BHXH Họ tên: Lê Anh Trúc Bộ phận: Tổ làm đường số 1 Lý do nghỉ: Sốt thương hàn Số ngày nghỉ: 3 (Từ 11/3 đến 13/3) PHẦN THANH TOÁN Số ngày nghỉ hưởng BHXH: 3 Lương cơ bản tháng: 1.299.216 Lương bình quân ngày: 49.969,8 % hưởng BHXH: 75% Số tiền BHXH được lĩnh:112.432 Hà Nội, ngày 17 tháng 3 năm 2005 Bác sĩ Người phụ trách (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Từ những phiếu thanh toán cho cán bộ công nhân viên hưởng trợ cấp BHXH cuối tháng kế toán lập bảng thanh toán BHXH cho từng đội. CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THÀNH LONG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Đội thi công số 2 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc BẢNG THANH TOÁN BHXH Tháng 3 năm 2005 ĐVT: Đồng TT Họ tên Nghỉ ốm Nghỉ con ốm ... Số tiền Xác nhận SN ST SN ST SN ST 1 Lê Anh Trúc 3 112.432 112.432 2 Đào Tuấn Kim 2 46.000 46.000 ... ... ... ... ... ... ... Tổng 985 500 Cuối mỗi tháng công ty đều tiến hành tính khoản tiền nghỉ hưởng BHXH trả cho người lao động nhưng công ty để luỹ kế cộng dồn đến cuối năm mới thanh toán cho người lao động. Trên cơ sở Bảng thanh toán BHXH và bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương cùng với các chứng từ gốc kèm theo kế toán tiến hành vào sổ chi tiết TK3383 SỔ CHI TIẾT TK 3383 Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế Tháng 3 năm 2005 ĐVT: Đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 50.781.783 PC31 3/3 Chuyển tiền nộp BHXH 111 50.781.783 PB3 31/12 Phân bổ BHXH T3 622 26.156.307 PB3 31/12 Phân bổ BHXH T3 627 3.148.331 PB3 31/12 Phân bổ BHXH T3 623 5.177.520 PB3 31/12 Phân bổ BHXH T3 642 9.121.280 PB3 31/12 BHXH thu của người lao động 3341 15.389.449 BH3 31/12 Tiền trợ cấp trả anh Trúc 3341 112.432 BH3 31/12 Tiền trợ cấp trả chị Kim 3341 46.000 ... ... ... ... Cộng số phát sinh 51.767.283 58.922.887 Số dư cuối kỳ 57.937.387 3.2.2. Hạch toán tổng hợp Cũng sử dụng bảng thanh toán BHXH, bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương kế toán ghi sổ nhật ký chung (đã trình bày ở phần hạch toán tổng hợp tiền lương). Căn cứ vào số liệu trên sổ nhật ký chung kế toán tiến hành vào sổ cái TK3383 SỔ CÁI TK 3383 Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế Tháng 3 năm 2005 ĐVT: Đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 50.781.783 PC31 3/3 Chuyển tiền nộp BHXH 111 50.781.783 PB3 31/12 Phân bổ BHXH T3 622 26.156.307 PB3 31/12 Phân bổ BHXH T3 627 3.148.331 PB3 31/12 Phân bổ BHXH T3 623 5.177.520 PB3 31/12 Phân bổ BHXH T3 642 9.121.280 PB3 31/12 BHXH thu của người lao động 3341 15.389.449 BH3 31/12 Tiền trợ cấp trả người lao động 3341 985.500 Cộng số phát sinh 51.767.283 58.922.887 Số dư cuối kỳ 57.937.387 Sau khi đã lên sổ cái các tài khoản cuối tháng kế toán tiến hành lập bảng cân đối số phát sinh để xác minh lại tính chính xác của số liệu. BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH Tháng 3 năm 2005 ĐVT: Đồng Số hiệu TK Tên TK Số dư đầu kỳ Số phát sinh Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có 334 Phải trả công nhân viên 488.015.731 375.259.449 376.490.812 489.247.094 622 Chi phí nhân công trực tiếp 1.220.856.254 218.966.937 1.439.823.191 0 623 Chi phí máy thi công 586.324.255 210.748.955 375.575.300 0 627 Chi phí sản xuất chung 342.556.287 182.991.929 159.564.358 0 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp 358.568.321 213.203.065 145.365.256 0 3383 BHXH, BHYT 50.781.783 51.767.283 58.922.887 57.537.387 ... ... ... ... ... ... 4. Tiền thưởng trả công nhân viên Theo chế độ thì công ty phải thành lập quỹ khen thưởng để khi chi khen thưởng cho công nhân viên thì sẽ lấy từ quỹ khen thưởng nhưng công ty lại không có quỹ khen thưởng vì thế việc hạch toán tiền thưởng phải trả cho công nhân viên ở công ty tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp (TK642). Ở công ty chế độ khen thưởng không được chú trọng, cả năm công ty chỉ tổ chức khen thưởng một lần vào cuối năm dưới hình thức là trả cho công nhân viên tháng lương thứ 13 và chế độ này chỉ áp dụng cho đội ngũ nhân viên chính thức của công ty. Cuối năm kế toán tính ra tiền lương tháng 13 trả cho người lao động: Nợ TK642 Có TK 3341 Khi chi trả tháng lương thứ 13 cho người lao động: Nợ TK3341 Có TK111 PHẦN II PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THÀNH LONG I. ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT VỀ TÌNH HÌNH HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THÀNH LONG 1. Ưu điểm Qua thời gian thực tập tại công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long em đã thu hoạch được nhiều điều thực tiễn về công tác kế toán tại công ty. Công tác kế toán nói chung cũng như công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương nói riêng thì công ty là một đơn vị làm ăn có hiệu quả, luôn chấp hành quy định của Nhà nước cũng như chế độ kế toán Việt Nam. Về bộ máy kế toán: Là một công ty trẻ mới thành lập nhưng công ty đã xây dựng được một mô hình quản lý và hạch toán khoa học. Với cơ cấu tổ chức mô hình bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của ngành xây dựng và tổ chức bộ máy của công ty. Cán bộ trong phòng kế toán được phân chia nhiệm vụ theo các phần hành kế toán một cách khoa học nhằm đảm bảo sự liên kết giữa các phần hành để phản ánh hiệu quả nhất tình hình tài chính của công ty. Bên cạnh đó đội ngũ nhân viên kế toán được trẻ hoá, có trình độ chuyên môn cao, nhiệt tình đã tạo điều kiện thuận lợi cho công việc kế toán. Để đáp ứng được khối lượng công việc khổng lồ và tránh sai sót việc làm kế toán bằng thủ công thì công ty đã sử dụng kế toán máy trong công việc kế toán với phần mềm kế toán Acersort được sử dụng phù hợp với đặc điểm hoạt động của công ty. Điều này đã làm cho công việc kế toán trở nên khá gọn nhẹ, đảm bảo phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tạo điều kiện để kế toán có thể đưa ra các báo cáo tài chính đúng kỳ. Cũng là để phụ vụ tốt công việc làm kế toán bằng máy nên công ty đã trang bị cho mỗi nhân viên kế toán một máy vi tính hiện đại để thực hiện công việc của mình. Về việc tổ chức vận dụng chứng từ kế toán: Hệ thống chứng từ kế toán được công ty áp dụng theo đúng quy định của Nhà nước. Những quy định chủ yếu trong luật lao động về tiền lương, phụ cấp, khen thưởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn...các quy định về lao động của bộ tài chính được công ty chấp hành nghiêm chỉnh. Công việc hạch toán tiền lương được hạch toán không những chỉ ở phòng kế toán mà tại các phòng ban, tổ, đội thi công cũng tiến hành hạch toán mặc dù chỉ là hạch toán ban đầu. Với hệ thống chứng từ của công ty thì người lao động có thể tự kiểm tra, đánh giá được hiệu quả công việc của mình, mức thù lao mà mình được hưởng. Công việc thanh toán lương cho người lao đông được làm tương đối tốt, người lao động luôn được nhận lương đúng kỳ. hệ thống chứng từ ban đầu đảm bảo phản ánh đầy đủ chất lượng và số lượng của người lao động. Trình tự luân chuyển chứng từ luôn theo đúng quy định, không làm tắt đốt cháy giai đoạn. Về việc sử dụng tài khoản kế toán: Nhìn chung công tác hạch toán tiền lương, các khoản trích theo lương tại công ty được thực hiện một cách khá chặt chẽ, khoa học. Các chế độ kế toán mới được công ty vận dụng linh hoạt, sáng tạo để phù hợp với đặc điểm của công ty. Về việc sử dụng sổ sách kế toán: Công ty áp dụng phương pháp kế toán kê khai thường xuyên, sử dụng hình thức nhật ký chung, kỳ kế toán theo năm. Công ty đã xây dựng quy trình kế toán trên máy. Các nhân viên hàng ngày thực hiện các thao tác trên máy nên các sổ kế toán và các bảng tổng hợp, báo cáo kế toán đều được thực hiện và lưu trữ trên máy nhưng định kỳ kế toán vẫn cho in sổ ra để bảo quản, lưu trữ theo đúng quy định 2. Nhược điểm Song song với những thành tích đã đạt được thì công tác kế toán nói chung và hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long vẫn còn những hạn chế làm cho công việc kế toán cũng như việc hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương gặp khó khăn. Một là: Về bộ máy kế toán: Tuy bộ máy kế toán của công ty đã có sự phân công nhiệm vụ giữa các phần hành kế toán nhưng do chưa tuyển thêm được cán bộ kế toán nên công ty vẫn không đảm bảo được mỗi phần hành một kế toán mà có khi một nhân viên kế toán phải phụ trách tới hai, ba phần hành. Một số nhân viên kế toán đội có trình độ chưa cao đôi khi hạch toán sai các chứng từ ban đầu phát sinh tại công trường gây khó khăn cho công việc kế toán trên phòng kế toán. Hai là: Về phần mềm kế toán máy sử dụng: Mặc dù đã có những tiến bộ hơn trong công việc kế toán đó là công ty đã vận dụng hệ thống công nghệ thông tin cho công tác kế toán nhưng việc tính lương và các khoản trích theo lương cho người lao động cũng như việc lập bảng lương ở công ty vẫn còn thủ công. Khâu chủ yếu của phần mềm kế toán máy ở công ty mới chỉ là để tính chi phí và giá thành sản phẩm xây lắp còn kế toán tiền lương chỉ được nối vào hệ thống để kết chuyển vào các sổ với mục đích tính chi phí sản xuất chứ chưa có mục đích là tính tiền lương và các khoản trích theo lương. Vì thế chưa phát huy hết được công dụng tối đa của công nghệ thông tin làm cho công tác kế toán tiền lương được tiến hành chưa thực sự gọn nhẹ. Ba là:Về việc tổ chức vận dụng chứng từ kế toán: Đối với công ty xây dựng như Thành Long thì vấn đề làm thêm ngoài giờ là thường xuyên xảy ra để kịp tiến độ thi công công trình. Vì thế giấy báo làm thêm giờ là một chứng từ quan trọng phụ vụ việc hạch toán tiền công cho nhân viên và tính giá thành nhưng mẫu của loại phiếu này không được thống nhất giức các tổ đội thi công, có khi chỉ là một bản viết tay của cá nhân người lao động. Việc luân chuyển chứng từ ở công ty tuy là đúng theo trình tự nhưng mà do các công trình thi công ở xa hoặc các kế toán đội còn thiếu kinh nghiệm nên có thể việc hạch toán bị chậm do đó sự luân chuyển chứng từ còn chậm. Đôi khi làm ảnh hưởng đến công việc kế toán trên phòng kế toán dẫn đến tình trạng nhân viên phòng kế toán phải ngồi đợi chứng từ về. Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương là cơ sở để vào sổ nhật ký chung và sổ cái các tài khoản liên quan nên phải được lập một cách phù hợp nhất nhằm cung cấp thông tin thuận lợi nhưng công ty lập bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương chưa thực sự khoa học và chặt chẽ. Trên bảng phân bổ mà công ty mở trong phần tiền lương kế toán chỉ ghi tổng số lương mà không chi tiết lương chính, lương phụ. Điều này gây khó khăn khi kế toán muốn kiểm tra chi tiết tiền lương chính, các khoản phụ cấp ở từng phòng ban, tổ đội. Bốn là:Về việc tổ chức vận dụng tài khoản kế toán: Tiền lương làm thêm giờ công ty không hạch toán vào tài khoản 334 mà lại cho vào tài khoản 3388. Thực ra thì tiền lương làm thêm giờ cũng là một khoản thuộc quỹ tiền lương nên khi công ty hạch toán vào tài khoản 3388 thì không phản ánh được các khoản thu nhập thực tế của công nhân viên làm ảnh hưởng tới nghĩa vụ nộp thuế thu nhập cá nhân của những người có thu nhập cao. Công ty không sử dụng tài khoản 335 trích trước tiền nghỉ phép của công nhân sản xuất trực tiếp, mà thực tế khi nào phát sinh chi trả tiền nghỉ phép thì công ty hạch toán trực tiếp vào chi phí. Điều này không những làm cho chí phí không ổn định có khi tăng vọt đột ngột mà còn tạo ảnh hưởng tâm lý không tốt cho công nhân. Đặc biệt trong trường hợp người lao động nghỉ phép nhiều trong cùng một tháng thì khối lượng sản phẩm hoàn thành sẽ giảm đột ngột gây ảnh hưởng xấu đến tình hình kinh doanh của công ty Năm là: Về chế độ kế toán: Công ty đã gộp 2 quỹ BHXH và BHYT làm một và dùng TK 3383 để hạch toán, điều này sai với quy định của chế độ kế toán. Việc hạch toán như vậy làm cho người lao động khó phân tách được khi nào thì mình được hưởng trợ cấp của hình thức nào bởi vì bản chất hai quỹ này hoàn toàn khác nhau.Quỹ BHXH để trợ cấp cho người lao động có tham gia đóng góp BHXH trong các trường hợp họ bị mất lao động như ốm đau, còn quỹ BHYT được sử dụng để trợ cấp cho người lao động có tham gia đóng góp BHYT trong các trường hợp khám chữa bệnh. Hơn nữa tuy 2 quỹ đều được trích theo tỷ lệ phần trăm tính trên mức lương cơ bản của người lao động nhưng tỷ lệ trích này là khác nhau. Công ty trích quỹ BHXH, BHYT phân bổ vào chi phí của các bộ phận sai với chế độ. BHXH, BHYT của công nhân trực tiếp thì tính 17% vào chi phí nhân công trực tiếp (622), của công nhân lái máy thi công thì tính vào chi phí máy thi công (623). Về mặt giá trị thì giá thành công trình không đổi nhưng mà việc hạch toán này làm phân bổ chi phí không chính xác. Sáu là: Về việc tính lương: Công ty áp dụng hình thức tính lương theo khối lượng sản phẩm hoàn thành cho khối lao động trực tiếp một mặt phù hợp với đặc điểm của ngành xây dựng và khuyến khích người lao động nâng cao năng suất lao động nhưng mặt khác việc tính lương theo khối lượng sản phẩm hoàn thành cũng có mặt tiêu cực đó là vào những mùa vụ mưa bão thời tiết xấu làm ảnh hưởng đến tiến độ thi công nên khối lượng hoàn thành kém là nguyên nhân dẫn đến thu nhập người lao động giảm. Bảy là: Về chế độ khen thưởng: Công ty không trích lập quỹ khen thưởng, không chú trọng chế độ khen thưởng cho người lao động. Cả năm chỉ có một lần thưởng vào cuối năm dưới hình thức trả tháng lương thứ 13 cho người lao động. Điều này không khuyến khích người lao động sáng tạo, nâng cao năng suất lao động vì ai cũng được thưởng như nhau. Tám là: Về việc thực hiện công tác quản lý quỹ tiền lương: Vấn đề mâu thuẫn giữa tốc độ tăng năng suất lao động bình quân với tốc độ tăng tiền lương bình quân của một công nhân thuê ngoài. Đôi khi tổng tiền lương phải thanh toán vượt quá dự toán thuế ngoài khiến cho công ty phải lúng túng không biết xử lý như thế nào. II PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG THÀNH LONG Qua thời gian thực tập thực tế tại công ty em có đưa ra một số nhận xét của mình về công tác kế toán tại công ty chủ yếu là về hạc toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Sau đây là một số ý kiến của em nhằm khắc phục những hạn chế của công ty. Mong là những ý kiến này sẽ đóng góp hữu ích cho việc hoàn thiện công tác kế toán tại công ty nói chung và việc hạc toán tiền lương cũng như các khoản trích theo lương nói riêng. Một là: Về bộ máy kế toán: Công ty nên tổ chức các cuộc thi tuyển để tuyển thêm nhân viên kế toán có trình độ, kinh nghiệm để đảm bảo các phần hành kế toán được phân nhiệm rõ ràng. Thường xuyên cập nhật các công văn, thông tư hướng dẫn cho nhân viên kế toán đặc biệt là kế toán đội để đảm bảo việc cập nhật và chấp hành các chế độ mới. Hai là: Về phần mềm kế toán máy sử dụng: Để khắc phục tình trạng phần mềm kế toán máy không thể tự động tính lương được mà phải tính thủ công sau đó nhập lại vào chương trình để hạch toán chi phí tiền lương thì cần phải xây dựng phần mềm chương trình có thể tự tính lương và các khoản trích theo lương cũng như hạch toán tiền lương phải trả và tính vào chi phí bộ phận sử dụng lao động. Để có thể thực hiện được việc tính lương tự động thì phần mềm cần xây dựng được phương thức tính lương từ đó tự động tạo bảng tính lương và các khoản trích theo lương sau đó tự động kết chuyển tiền lương phải trả cho người lao động vào chi phí. Để chương trình có thể sử lý tiền lương của người lao động vào chi phí của bộ phận sử dụng lao động thì trong phần mềm có thể đặt mã cho bộ phận sử dụng lao động và người lao động của bộ phận nào sẽ mang mã của bộ phận đó. Như vậy với việc tính lương tự động sẽ giảm bớt rất nhiều công việc tính toán và có thể tính lương nhanh chóng, kịp thời để trả lương cho người lao động. Việc tính lương và trả lương tự động giúp cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành nhanh chóng kịp thời. Ba là: Về việc tổ chức vận dụng chứng từ kế toán: Để khắc phục việc sử dụng phiếu báo làm thêm giờ không thống nhất thì công ty thiết kế một mẫu phiếu làm thêm giờ thống nhất. Khi phát sinh làm thêm giờ thì chỉ cần điền thông tin vào phiếu. Cần phải đôn đốc nhắc nhở kế toán đội cũng như phải bồi dưỡng thêm kiến thức cho kế toán đội để việc hạch toán các chứng từ ban đầu được nhanh chóng. Trong bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương kế toán nên ghi chi tiết tiền lương chính và tiền lương phụ để giúp cho việc ghi sổ cũng như kiểm tra, đối chiếu số liệu. Mẫu của bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương công ty có thể mở như sau: TK ghi Có TK ghi Nợ 334 338 Lương chính Lương phụ Khác Cộng 3383 3384 Cộng Cộng Bốn là: Về việc tổ chức vận dụng tài khoản kế toán: Vì tiền lương làm thêm giờ cũng là một khoản thu nhập của người lao động, cũng là một khoản thuộc quỹ tiền lương nên không cần thiết phải hạch toán riêng trên tài khoản 3388 khiến cho công việc kế toán thêm vất vả mà có thể hạch toán chung trên tài khoản 334. Như thế sẽ đơn giản hơn rất nhiều, vừa hạn chế được khối lượng công việc vừa theo dõi được thu nhập thực tế của người lao động. Để phản ánh đúng đắn chi phí phát sinh trong kỳ cũng như để tạo tâm lý yên tâm cho người lao động tham gia sản xuất thì công ty nên trích trước tiền nghỉ phép của công nhân sản xuất trực tiếp và hạch toán thông qua tài khoản 335. Mức trích trước tiền lương nghỉ phép = Tiền lương chính của cntt x Tỷ lệ trích theo KH Tỷ lệ trích trước = Số tiền lương nghỉ phép phải trả cho cntt theo KH trong năm Tổng tiền lương chính phải trả cho cntt theo KH X 100 Khi thực hiện tính xong khoản trích trước kế toán định khoản: Nợ TK622 Có TK335 Khi phát sinh tiền lương nghỉ phép thực tế phản ánh số tiền lương nghỉ phép phải trả cho công nhân trong kỳ: Nợ TK335 Có TK334 Năm là: Về chế độ kế toán :Để giúp cho người lao động có thể phân biệt rõ hình thức bảo hiểm nào được trợ cấp khi ốm đau và sử dụng có hiệu quả hai quỹ BHXH, BHYT cũng là để việc hạch toán của công ty theo đúng chế độ kế toán ban hành thì công ty nên tách và hạch toán riêng 2 quỹ này bằng cách sử dụng hai tài khoản khác nhau TK 3383: BHXH TK 3384: BHYT Công ty nên trích BHXH, BHYT theo đúng đối tượng như trong chế độ quy định. Các khoản trích theo lương của công nhân trực tiếp, công nhân lái máy thì hạch toán vào chi phí quản lý chung (627) . Sáu là: Về việc tính tiền lương: Để khắc phục điểm hạn chế của việc tính lương theo sản phẩm hoàn thành thì công ty nên chú ý tới các biện pháp nhằm ổn định về số lượng, giá trị. Công ty có thể trích quỹ phân phối trợ cấp, trong những tháng sản xuất ít thì công ty sẽ dùng quỹ này để trợ cấp. Bảy là: Để khuyến khích người lao động công ty nên có chính sách khen thưởng kịp thời và đa dạng, công ty nên trích lập quỹ khen thưởng. Bên cạnh chính sách khen thưởng công ty cũng nên quan tâm tới chế độ phạt đối với những trường hợp không hoàn thành nhiệm vụ hoặc vi phạm quy chế công ty làm ảnh hưởng đến công ty. Tám là: Về việc thực hiện công tác quản lý sử dụng quỹ tiền lương: Để khắc phục mâu thuẫn giữa tốc độ tăng tiền lương bình quân một công nhân thuê ngoài và tốc độ tăng năng suất lao động bình quân công ty nên mở rộng nội dung phân tích, tổ chức riêng về năng suất lao động bình quân của công nhân thuê ngoài trong kỳ. Phương pháp phân tích cần tiến hành như phân tích về năng suất lao động bình quân của công nhân sản xuất nói chung. Nếu tốc độ tăng năng suất lao động của công nhân thuê ngoài tương ứng hoặc nhanh hơn tốc độ tăng tiền lương bình quân của người lao động thì là một biểu hiện tốt cần duy trì phát huy, nếu ngược lại thì công ty cần nhanh chóng khắc phục. Để đảm bảo công tác này hiệu quả và có ý nghĩa thực tiễn cao thì việc tổ chức phân tích nội dung này cần phải được cung cấp đầy đủ các tài liệu chi tiết về ngày công, khối lượng hoàn thành... của các đội công trình. Đồng thời việc lập kế hoạch cũng phải theo sát tình hình thực tế của công ty. KẾT LUẬN Trong cơ chế ngày nay để thu hút lao động có trình độ, tay nghề thì điều kiện tiên quyết là phải có một cơ chế trả lương hợp lý , Đánh giá về nội dung này chủ yếu là đánh giá về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Qua nghiên cứu lý thuyết và quá trình tìm hiểu thực tế tại công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long trong thời gian thực tập vừa qua em thấy công tác kế toán tiền lương ở công ty về cơ bản là hợp lý, tổ chức khoa học theo đúng trình tự, đảm bảo đúng yêu cầu pháp luật. Tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế mà trong điều kiện ngày nay công ty hoàn toàn có thể khắc phục được trong thời gian tới. Qua chuyên đề này em đã nêu lên những đánh giá chủ quan của mình về đặc điểm của công tác kế toán tại công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long nói chung và hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương nói riêng. Trong chuyên đề này em cũng đã nêu một số kiến nghị của mình để có thể hoàn thiện công tác hạch toán tioền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long. Với góc nhìn của một sinh viên còn mang nặng tính lý thuyết và thời gian thực tập tại công ty bị giới hạn nên chuyên đề của em không thể tránh khỏi những thiếu sót. Mong sự chỉ bảo bổ sung của các anh chị phòng kế toán cũng như của thầy giáo Trần Đức Vinh. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Trần Đức Vinh và các anh chị phòng kế toán công ty TNHH đầu tư và xây dựng Thành Long đã giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập cũng như trong việc hoàn thành chuyên đề này DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình kế toán tài chính trong các doanh nghiệp – Khoa kế toán trường ĐHKTQD Giáo trình kế toán doanh nghiệp – Tác giả học viện tài chính Giáo trình quản trị nhân lực – Khoa kinh tế lao động và dân số trường ĐHKTQD Giáo trình hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp xây lắp Hướng dẫn lập chứng từ kế toán, ghi sổ kế toán - Bộ tài chính Một số bài luận văn của sinh viên K41, 42, 43 trường ĐHKTQD... MỤC LỤC Trang XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ THỰC TÂP NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN