Chuyên đề Hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH thương mại và vận tải Hồng Minh

, BHYT và kinh phí công đoàn. Nợ TK 6411, 6412: Phần tính vào chi phí kinh doanh (19%) Nợ TK 334: Phần trừ vào thu nhập của công nhân viên chức (6%) Có TK 338 (3382, 3384, 3383): Tổng số kinh phí công đoàn, BHXH, BHYT phải trích. - Các khoản khấu trừ vào thu nhập của người lao động như tiền tạm ứng thừa, BHXH, BHYT mà người lao động phải nộp, thuế thu nhập (theo quy định, sau khi đóng BHXH, BHYT và thuế thu nhập cá nhân, tổng số các khoản khấu trừ không được vượt quá 30% số còn lại): Nợ TK 334: Tổng số các khoản khấu trừ Có TK 333 (3338): Thuế thu nhập phải nộp Có TK 141: Số tạm ứng trừ vào lương Có TK 138: Các khoản bồi thường vật chất, thiệt hại… - Thanh toán thù lao (tiền công, tiền lương….) tiền thưởng cho công nhân viên • Nếu thanh toán bằng tiền: Nợ TK 334: Các khoản đã thanh toán Có TK 111: Thanh toán công nhân viên chức bằng tiền mặt Có TK 112: Thanh toán chuyển khoản qua ngân hàng • Nếu thanh toán bằng sản phẩm, hàng hoá: BT1: Ghi nhận giá sản phẩm, vốn hàng hoá: Nợ Tk 632 Có TK liên quan (152, 153, 154, 155….) BT2: Ghi nhận giá thanh toán Nợ TK 334: Tổng giá thanh toán (cả thuế VAT) Có TK 512: Giá thanh toán không có thuế VAT Có TK 3331: Thuế VAT phải nộp - Nếu doanh nghiệp đã chuẩn bị đủ tiền để thanh toán với người lao động như vì một lý do nào đó, người lao động chưa lĩnh thì kế toán lập danh sách để chuyển thành số giữ hộ: Nợ TK 334 Có TK 338 (3388) - Khi thanh toán số tiền trên cho người lao động: Nợ TK 338 (3388) Có TK 111, 112 - Số tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả Nợ TK 335 Có TK 334 (3341) (Hạch toán tổng hợp được thể hiện trong sơ đồ 1) Sơ đồ hạch toán tổng hợp tiền lương TK 141, 138, 333… TK 334 TK 334 Trả lương, BHXH và các khoản khác cho CN TL NP thực tế phải trả cho CNV TK 3383, 3384 TK 622 Thanh toán lương, thưởng, BHXH và các khoản khác cho CNV Tiền lương của NV trực tiếp SX TK 641, 642 Tiền lương của NVBH và quản lý DN TK 4311 Tiền thưởng TK 3383 BHXH Phải trả trực tiếp TK 111, 512…. Phần đóng góp cho quỹ BHXH, BHYT 3. Tổ chức hạch toán các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp 3.1. Tổ chức hạch toán chi tiết Căn cứ vào chế độ đã nêu, kế toán tính toán các khoản trích theo tiền lương (19% tính vào chi phí, trừ vào lương) Mức trích các khoản theo lương = Tổng số tiền lương thực tế phải trả hàng tháng Tỷ lệ trích các khoản Tỷ lệ trích: - BHXH trích 15% đưa vào chi phí và trừ 5% vào lương - BHYT trích 2% đưa vào chi phí và trừ 1% vào lương - KPCĐ trích 2% đưa vào chi phí Sau khi tính các khoản trích theo lương kế toán lập bảng phân bố KPCĐ, BHXH, BHYT. Bảng phân bổ này dùng chung cho phân bổ tiền lương. Căn cứ vào các chứng từ “Nghỉ hưởng BHXH” do cơ quan y tế cấp các phiếu chi liên quan đến chi cho BHYT, chi cho hoạt động Công đoàn. Kế toán tổng hợp lập báo cáo KPCĐ, BHXH, BHYT, gửi lên cấp trên. 3.2. Hạch toán tổng hợp các khoản phải trích theo lương: 3.2.1. TK sử dụng: Để phản ánh tình hình thanh toán, trích lập, sử dụng các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ, Kế toán sử dụng TK 338 – Phải trả phải nộp khác với 3 TK cấp 2 sau: * TK 3382 – Kinh phí Công đoàn Bên nợ: - Chu tiêu kinh phí Công đoàn tại doanh nghiệp. - Kinh phí Công đoàn đã nộp. Bên có: - Trích phí Công đoàn vào chi phí kinh doanh. Dư có: - Kinh phí Công đoàn vượt thu. * TK 3383 – Bảo hiểm xã hội. Bên nợ: - BHXH phải trả cho người lao động. - BHXH đã nộp cho cơ quan quản lý BHXH. Bên có: - Trích BHXH vào chi phí kinh doanh. - Trích BHXH trừ vào thu nhập của người lao động. Dư có: - BHXH chưa nộp. Dư nợ: - BHXH vượt thu. * TK 3384 – Bảo hiểm y tế: Bên nợ: - Nộp bảo hiểm y tế. Bên có: - Trích bảo hiểm tính trừ vào thu nhập của người lao động. Dư có: - Bảo hiểm y tế chưa nộp. 3.2.2. Phương pháp hach toán: - Trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn kế toán ghi: Nợ TK 622, 641, 642 …. : Phần tính vào chi phí của doanh nghiệp Nợ TK 344 : Phần trừ vào thu nhập của người lao động. Có TK 338 (3382, 3383, 3384) - Phản ánh phần bảo hiểm xã hội trợ cấp cho người lao động tại doanh nghiệp: Nợ TK 338 (3383) Có TK 334 - Phản ánh chi tiêu kinh phí công đoàn tại đơn vị: Nợ TK 338 (3382) Có TK 11, 112 …. - Khi nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn: Nợ TK 338 (3382, 3383, 3384) Có TK 111, 112 - Trường hợp quỹ bảo hiểm xã hội trợ cấp cho người lao động tại doanh nghiệp: Nợ TK 111, 112 Có TK 338 (3383) Hạch toán tổng hợp các khoản trích theo lương được thực hiện như sau: Sơ đồ 2: Sơ đồ hach toán các khoản trích theo lương. TK 3382, 3383, 3384 TK111, 112 Nộp KPCĐ, BHXH, BHYT TK 334 BHXH phải trả trực tiếp TK 334 Cho CNV Trích BHXH, BHYT, KPCĐ Theo tỷ lệ quy định BHXH, BHYT trừ vào Lương của CNV KPCĐ chỉ vượt được Cấp bù TK 664, 642, 622 TK 334 TK 112, 112 4. Hệ thống sổ sách sử dụng trong hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp Tuỳ vào quy mô doanh nghiệp, đặc điểm kinh doanh của mỗi doanh nghiệp mà kế toán hiện ghi sổ theo 1 trong 4 hình thức sau: 4.1. Hình thức Nhật ký chung: Căn cứ vào chứng từ gốc là bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng và bảo hiểm xã hội và các chứng từ khác liên quan, kế toán ghi vào sổ Nhật ký chùgn theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật kỳ để ghi sổ các tài khoản liên quan (TK 334, TK 338). Sơ đồ ghi sổ được thể hiện trên sơ đồ sau: Sơ đồ: Trình tự hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương theo hình thức Nhật Ký Chung. Chứng từ gốc: Bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng, BHXH Nhật ký chung Sổ cái TK 334, TK 338 Bảng cân đối số phát sinh Sổ chi tiết TK 334, 338 Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo Tài chính Hình thức này đơn giản, dễ làm, công việc phân bổ đều trong tháng do có thể áp dụng cho mọi hình doanh nghiệp đặc biệt với các doanh nghiệp có sử dụng máy tính 4.2. Hình thức Nhật ký – Sổ cái: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về tiền lương và các khoản trích theo lương được ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký – Sổ cái. Sơ đồ: Trình tự hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương theo hình thức Nhật Ký – Sổ cái. Chứng từ gốc Nhật ký – Sổ cái Báo cáo Tài chính Sổ chi tiết TK 334, 338 Bảng tổng hợp chi tiết 4.3. Hình thức chứng từ ghi sổ: Căn cứ vào chứng từ gốc về tiền lương và các khoản trích theo lương để lập chứng từ ghi sổ kế toán. Sơ đồ ghi sổ như sau: Sơ đồ: Trình tự hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương theo hình thức Chứng từ – Ghi sổ. Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 334, TK 338 Bảng cân đối số phát sinh Sổ chi tiết TK 334, 338 Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo Tài chính Sổ đăng ký chứng từ 4.4. Hình thức Nhật ký – Chứng từ: Đặc điểm cơ bản của hình thức này là tổ chức sổ sách theo nguyên tắc tập hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng (Thông thường là tổ chức sổ Nhật ký – Chứng từ theo bên có và phân tích chi tiết theo bên nợ của tài khoản đối ứng). Kế toán tiền lương lập bảng phân bổ số 1 (Bảng phân bổ tiền lương và BHXH) căn cứ trên các chứng từ gốc về tiền lương và các khoản trích theo lương. Căn cứ vào các chứng từ gốc và số liệu của bảng phân bổ số 1 để ghi vào Nhật ký chứng từ sổ 7 (Ghi có các tài khoản 334, 338), Nhật ký chứng từ số 10 (Ghi có các tài khoản 111, 112 ghi của tài khoản 334, 338) dựa trên các chứng từ thanh toán. Cuối cùng, tổng hợp từ các Bảng kê và Nhật ký – Chứng từ ghi sổ cái tài khoản 334, 338. Sơ đồ ghi sổ như sau: Sơ đồ: Trình tự hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương theo hình thức Nhật ký – Chứng từ. Chứng từ gốc Bảng phân bổ số 1 NKCT số 07 NKCT số 10 Sổ cái TK 334, TK 338 Sổ chi tiết TK 334, 338 Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo Tài chính Bảng kê số 1,2,4,5,6 Phần II Thực trạng công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty THNN thương mại và vận tải Hồng Minh I. Khái quát chung về đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty THNN thương mại và vận tải Hồng Minh. 1. Giới thiệu quá trình hình thành và phát triển của công ty: - Công ty THNN thương mại và vận tải Hồng Minh là doanh nghiệp có phần vốn của nước ngoài hoạt động thoe Luật đầu tư nước ngoài do công ty Sanitar Co., Ltd có trụ sở đặt tại 3F, No.406 Min An W.R.D., Hsin Chuang City, Taiper, Đài Loan làm chủ đầu tư. Ngày 4 tháng 7 năm 1998 được Bộ Kế Hoạch và Đầu Tư cho phép mở văn phòng chi nhánh tại Hà Nội theo giấy phép điều chỉnh số 1516/ GP, đặt trụ sở tại: 2. Chức năng nhiệm vụ và đặc trưng hoạt động kinh doanh của công ty: Chi nhánh Công ty THNN thương mại và vận tải Hồng Minh thuộc Tổng công ty “Thiết Bị Vệ Sinh CAESAR – Việt Nam” tại khu công nghiệp A Tuy Hạ - Nhơn Trạch tỉnh Đồng Nai. Công việc chủ yếu của công ty là nhập hàng từ Tổng công ty sau đó bán ra thị trường Miền Bắc vì vậy đây là công ty thương mại, không có quá trình sản xuất. Sản phẩm của CAESAR rất đa dạng vè chủng loại từ các sản phẩm bằng sớ như bàn cầu, lavabô, tiểu nam, tiểu nữ, phụ kiện sứ trong phòng tắm…. đến các sản phẩm bằng kim loại như vòi nước, vòi sen và gương. Công ty đã cung cấp thiết bị cho gần 50 công trình xây dựng lớn, các khách sạn, cao ốc văn phòng cho thuê, khu chung cư tại các khu vực miền Bắc như học viện quốc phòng, Bảo hiểm xã hội Thành phố Hà Nội , khu đô thị mới Định Công, khu bán đảo Linh Đàm…và nhiều công trình khác. 3. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty : * Bộ máy quản lý chung: Mô hình tổ chức công ty TNHH Thương mại Hồng Minh Giám đốc chi nhánh Phòng hành chính và nhân sự Phòng kế toán Phòng dự án Phòng bán lẻ Tạp vụ Bảo vệ Nhà bếp Kế toán công nợ Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Thư ký Bảo vệ Tiếp thị Thư ký Kho Tiếp thị Trợ lý Lái xe Nhiệm vụ của giám đốc chi nhánh Giám đốc là người đại diện cho toàn bộ nhân viên, chịu trách nhiệm điều hành công ty , quản lý công ty với tư cách là một lãnh đạo cao nhất. Giám đốc có quyền quyết định cao nhất đối với mọi hoạt động của công ty theo đúng quy định của luật doanh nghiệp. Chức năng của các phòng ban: - Phòng hành chính – nhân sự: Có nhiệm vụ tổ chức mọi hoạt động của Công ty, sắp xếp và thu nhận người lao động khi có nhu cầu, quản lý và phân phối quỹ tiền lương, chăm lo đời sống của toàn bộ nhân viên trong Công ty. Thực hiện chức năng giúp việc Giám đốc về tất cả công việc liên quan đến công tác tách hành chính trong Công ty, có nhiệm vụ quản lý về văn thư, lưu trữ tài liệu, công tác xây dựng cơ bản và hành chính quản trị đới sống, y tế, chính trị … - Phòng kế toán: Nhiệm vụ chủ yếu là theo dõi, ghi chép đầy đủ, chính xác mọi hoạt động kinh tế của Công ty, phân tích tình hình kinh doanh của Công ty hàng tháng để báo cáo với Giám đốc. - Phòng bán lẻ: Phân phối hàng ra thị trường tiêu dùng, quảng bá, giới thiệu sản phẩm của Công ty và tìm hiểu nhu cầu, thị hiếu của người tiêu dùng. 4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán của Công ty: Với hệ thống máy vi tính hiện đại nên việc tính toán, xử lý số liệu được nhanh chóng và chính xác hơn. Do đó nhiệm vụ của mỗi nhân viên phòng kế toán tài vụ được tính hoá và có những công việc riêng cho từng người, tuy nhiên họ vẫn thường giúp đỡ, hỗ trợ lẫn nhau để hoàn thành công việc được tốt hơn. * Nhiệm vụ của công tác kế toán tại Công ty: - Quản lý bảo toàn vốn kinh doanh của Công ty, kiểm tra và phản ánh chính xác kịp thời tình hình và phân tích hoạt động tài chính. - Báo cáo tài chính và phân tích hoạt động tài chính. - Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ và các chính sách thuế đối với Nhà nước. - Phòng kế toán gồm 6 người. * Mô hình bộ máy kế toán: Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Kho Thủ kho Kế toán kho Kế toán công nợ - Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm chỉ đạo hướng dẫn toàn bộ công tác kế toán tại phòng tài chính kế toán và nắm bắt các thông tin kinh tế trong toàn Công ty, tính lương cho các nhân viên trong Công ty. - Kế toán tổng hơp: Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh thu – chi, tính giá vốn hàng bán trong tháng, tính số lượng hàng tồn kho, lập các báo cáo tài chính, nhập dữ liệu vào sổ cái các tài khoản (TK 111, TK11211, TK 11212, TK 131, TK 13311, TK 141, TK 151, TK 1651, TK 157, TK 2141, TK 242, TK 33311, TK 3383, TK 334, TK 335, TK 3361, TK 3362, TK 3383, TK 3384, TK 4212, TK 5111, TK 515, TK 531, TK 632, TK 6411, TK 6413, TK 64171, TK 64172, TK 64173, TK 64174, TK 64175, TK 64176, TK 64177, TK 64182, TK 64185, TK 64187, TK 64211, TK 64212, TK 6423, TK 6424, TK 64271, TK 64273, TK 64274, TK 64275, TK 64278, TK 64282, TK 64283, TK 64284, TK 64289, TK 711, TK 811, TK 911), bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán. - Kế toán công nợ: Nhiệm vụ chủ yếu là theo dõi, giảm trừ công nợ của khách hàng và kiểm tra đối chiếu công nợ với khách hàng. - Thủ quỹ: Theo dõi, quản lý quỹ tiền mặt của Công ty, thực hiện thu, chi tiền mặt khi có các chứng từ hợp lệ, ghi chép vào sổ quỹ tiền mặt và lập báo cáo quỹ.ư - Kho: Trong kho có Thủ quỹ Kế toán kho, Thủ kho là người chịu trách nhiệm chính trong việc xuất – khẩu hàng hoá, còn kế toán kho trợ giúp cho thủ kho trong việc vào thẻ kho hàng ngày, viết phiếu nhập – phiếu kho xuất kho mỗi khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng. Cuối tháng Thủ kho sẽ cùng với kế toán tổng hợp kiểm tra số lượng hàng tồn kho thực tế trong kho và trên sổ sách. Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Một niên độ kế toán gồm 4 quý. Hình thức sổ kế toán Công ty áp dụng: Chứng từ ghi sổ. 5. Đặc điểm lao động và phân loại lao động tại Công ty: Công ty TNHH Thương mại Hồng Minh là công ty đang phát triển, do vậy quy mô của công ty ngày càng mở rộng với tổng số nhân viên là 26 người, trong đó có 9 nhân viên nữ và 16 nhân viên nam. Do tính chất hoạt động của Công ty là nhập hàng về bán trực tiếp ra thị trường nên lao động trong công ty có thể phân thành các loại sau: - Các trưởng phòng: trưởng phòng bán lẻ, trưởng phòng hành chính nhân sự. + Trưởng phòng bán lẻ: Lập kế hoạch tiệu thụ sản phẩm từng tháng, quý, năm. Tình hình tiêu thụ từng vùng nhằm mở rộng diện tích thị trường tiêu thụ hàng. Tổng hợp báo cáo kết quả tiêu thụ về số lượng, chủng loại theo kế hoạc đẻ Giám đốc đáng giá và có quyết định về phương hướng kinh doanh trong thời gian tới. + Trưởng phòng hành chính – nhân sự: có nhiệm vụ tổ chức mọi hoạt động của Công ty, sắp xếp lực lượng lao động, chăm lo đời sống của nhân viên. - Nhân viên tiếp thị: có nhiệm vụ quảng cáo, giới thiệu sản phẩm của Công ty với các khách hàng, chịu trách nhiệm tiêu thụ hàng ra thị trường, mở rộng thị trường bán hàng nhằm nâng cao thị phần tiêu thụ sản phẩm của Công ty, thực hiện ký kết hợp đồng tiêu thụ hàng của Công ty với khách hàng của Công ty vơi khách hàng … - Thư ký: có nhiệm vụ trợ giúp trưởng phòng và các nhân viên tiếp thị trong việc cung cấp tài liệu, catalog để giới thiệu cho khách hàng, làm các công việc hành chính, văn thư lưu trữ tài liệu… - Lái xe: có nhiệm vụ đưa đón Giám đốc, chuyên chở hàng hoá của Công ty đến cho khách hàng. - Bảo vệ: có nhiệm vụ trông coi văn phòng Công ty, toàn bộ tài sản của Công ty phải được bảo toàn nguyên ven, không được để xảy ra thất thoát. - Tạp vụ: có nhiệm vụ làm vệ sinh văn phòng, luôn giữ cho văn phòng gọn gàng, sach sẽ. - Nhà bếp: có nhiệm vụ chăm lo đến bửa ăn trưa cho nhân viên trong văn phòng và các bữa ăn của Giám đốc trong ngày. 6. Chế độ tiền lương và hình thức trả lương tại Công ty: 6.1. Hình thức trả lương: Các doanh nghiệp hiện nay đang thực hiện tuyển dụng lao động theo hợp đồng lao động, người lao động phải tuân thủ những cam kết đã ký trong hợp đồng lao động. Doanh nghiệp phải đảm bảo quyền lợi của người lao động trong đó tiền lương và các khoản trích theo lương cũng như các khoản khác theo quy định trong hợp đồng. Việc trả lương cho người lao động trong các doanh nghiệp được thực hiện theo các hình thức như: Hình thức tiền lương theo thời gian Hình thức trả lương theo sp Ngoài ra các doanh nghiệp cần có các trường hợp trả lương như: + Người lao động làm thêm giờ + Điều động người lao động từ công việc này sang công việc khác hoặc giao việc trái nghề. + Người lao động làm ra sản phẩm hỏng, xấu do nguyên nhân khách quan. + Ngừng sản xuất bất thường doanh nghiệp bố trí cho công nhân làm việc khác hoặc công nhân nghỉ và hưởng 70% lương. + Ngoài lương bảo hiểm xã hội cán bộ công nhân viên có thành tích trong công tác được hưởng các khoản thưởng, việc tính toán tiền lương căn cứ vào quyết định, chế độ khen thưởng hiện hành. Từ lý thuyết đã học so với thực tế các hình thức lương tại Công ty mà em thực tập thì hình thức của Công ty có phần không giống lý thuyết trong nhà trường. Vì công ty này có đặc điểm kinh doanh là nhập hàng từ nhà máy Đồng Nai để phân phối hàng ra thị trường nên việc trả lương cho người lao động ở công ty thực hiện theo hình thức: - Trả lương theo thoả thuận bao gồm: + Lương cơ bản: Được áp dụng cho tất cả nhân viên trong Công ty (tuỳ thuộc vào năng lực của mỗi người mà Công ty trả) + Lương trách nhiệm: Được áp dụng cho các trưởng phòng hoặc một số cá nhân có công việc đòi hỏi trách nhiệm cao (tuỳ thuộc vào công việc mà Công ty trả). - Lương đố với những người có trình độ ngoại ngữ: Được áp dụng cho những nhân viên mà công việc của họ có liên quan đến ngoại ngữ (tuỳ thuộc vào công việc mà Công ty trả). - Ngoài ra còn có các khoản phụ cấp khác như: Tìên làm thêm giờ: theo quy định của Nhà nước được tính theo hệ số sau: - Ngày thường tính hệ số : 1,5 - Ngày chủ nhật tính hệ số: 2 - Ngày lễ, tính hệ số : 3 Lương làm thêm giờ = Lương thoả thuận X Số giờ làm thêm X Hệ số 26 Tiền lương phép: Công ty TNHH Minh Long là Công ty áp dụng hệ thống kế toán theo chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước Việt Nam, nên đối với nghỉ phép số ngày được nghỉ của nhân viên được tăng dần cùng với số năm công tác tại Công ty. - Thời gian đầu làm việc thấp hơn 5 năm đến 10 năm: Được nghỉ thêm 1 ngày. - Thời gian đầu làm việc từ 10 năm đến 15 năm: Được nghỉ thêm 2 ngày - Thời gian đầu làm việc từ 15 năm đến 20 năm: Được nghỉ thêm 3 ngày - Thời gian đầu làm việc từ 20 năm đến 25 năm: Được nghỉ thêm 4 ngày - Thời gian đầu làm việc từ 25 năm đến 30 năm: Được nghỉ thêm 5 ngày - Thời gian đầu làm việc tử 30 năm đến 35 năm: Được nghỉ thêm 6 ngày Lương nghỉ phép = Lương thoả thuận x Số ngày nghỉ phép 26 Tiền lễ tết: Tuỳ vào tình hình kinh doanh thực tế của mình mà Công ty trích cho nhân viên. - Ngày lễ từ 50.000 đ đến 100.000 đ - Ngày lễ được hưởng thêm tháng lương từ 13 (tuỳ vào mức lương của mỗi nhân viên trong Công ty). Tiền thưởng: (Trường hợp bán hàng đạt kế hoạch đặt ra) - Đối với nhân viên kế toán, hành chính văn phòng, lái xe, thủ kho, bảo hành thì tính như sau: Thưởng = Lương thoả thuận x 10% - Đối với nhân viên tiếp thị: + Đạt chỉ tiêu kế hoạc: Thưởng = DT X 10% + Vượt kế hoạch: Thưởng = (DT x 0.1%) + (số vượt x 0.15%). Công ty còn có hình thức lương chuyên cần: Công ty trích cho nhân viên một khoản tiền thưởng để khuyến khích nhân viên đi làm đúng giờ, chăm chỉ (Tất cả nhân viên đều được hưởng một mức như nhau) là 60.000đ/tháng. 6.2. Mốt số chế độ khác khi tính lương: Ngoài tiền lương lao động được hưởng như trên người lao động còn được hưởng chế độ phụ cấp, tiền thưởng, hưởng chế độ BHXH, BHYT theo quy định chung trong các trường hợp tai nạn lao động, ốm đau, thai sản, …. Việc tín mức trợ cấp bảo hiểm xã hội được thực hiện trên cơ sở chế độ về BHXH, BHYT quy. Các khoản trích nộp theo quy định: + Mức độ BHYT; hàng tháng công ty có trách nhiệm đóng 2%, BHYT trích từ quỹ lương theo thoả thuận cho số lao động làm việc và người lao động có trách nhiệm đóng 1% tiền lương từng người. + Mức đóng và thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội: - Hàng tháng công ty đóng 15% trích từ quỹ lương theo thoả thuận cho số lao động làm việc và người lao động có trách nhiệm đóng 5% tiền lương của từng người. - Đối với người nghỉ làm, nghỉ việc riêng, nghỉ chế độ về BHXH (ốm, con ốm, thai sản, tai nạn lao động …) mà không có lương trên bảng lương thì không ghi thu 55 và các thời gian nghỉ trên không được tính thời gian công tác để hưởng chế độ BHXH. Người lao động nào muốn tính thời gian công tác trong thời gian ngỉ không hưởng lương như trên phải làm đơn tự nguyện đóng 20% lương theo thoả thuận hàng tháng. - Đối với lao động mới tuyển, chuyển công tác trong thời gian nghỉ không hưởng lương như trên phải làm đơn tự nguyện đóng 20% lương theo thảo thuận hàng tháng. Đối với những việc được tuyển dụng mới vào làm việc tại công ty, sau 3 tháng làm việc tại công ty mới ghi thu 5% trên bảng lương và công ty có trách nhiệm trích đóng 15% trích từ quỹ lương theo thoả thuận cho số lao động từ tháng thứ tư trở đi. - Phòng kiểm toán có trách nhiệm đóng đủ số tiền phải nộp của Công ty với cơ quan BHXH và chuyển chứng từ về phòng tổ chức để làm căn cứ quyết toán các chế độ BHXH và chuyển chứng từ về phòng tổ chức để làm căn cứ quyết toán các chế độ BHXH đã chi (ốm, con ốm, thai sản …). Như vậy công ty có trách nhiệm đóng 175 (15% BHXH, 2% BHYT) trích từ quỹ lương theo thoả thuận và người lao động có trách nhiệm đóng 6% (5% BHXH, 15 BHYT) tiền lương theo thoả thuận của từng người để nộp cho nhà nước và được hưởng các chế độ chính sách theo quy định của nhà nước. Thuế thu nhập cá nhân: Do là Công ty nước ngoài nên mức thu nhập tuỳ thuộc vào khả năng làm việc của mỗi người, có người thu nhâp ơ mức trung bình, có người thu nhập ở mức cao nên Công ty thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước Việt Nam là áp dụng thuế thu nhập cá nhân đối với những nhân viên có mức thu nhập cao. Căn cứ Pháp lệnh thuế thu nhập đối với người có thu nhập cao số 35/2001/ PL – UBTVQH 10 ngày 19 tháng 5 năm 2001, căn cứ Nghị định số 78/ 2001/ NĐ - CP ngày 23/10/2001 của Chính phủ quy định tại Điều 10 Pháp lệnh thế thu nhập: Biểu thuế đối với người có thu nhập thường xuyên: Đến 3.000.000 đ : 0% Từ 3.000.000 đến 6.000.000đ: 10% Từ 6.000.000 đến 9.000.000đ: 20% Từ 9.000.000 đến 12.000.000đ : 30% Từ 12.000.000 đến 15.000.000đ: 40% Từ 15.000.000đ trở lên : 50% Đối với cá nhân, sau khi đã nộp thuế thu nhập theo quy định tại biểu thuế này, nếu phần thu nhập còn lại bình quân trên 15.000.000 đ/tháng thì thu bổ sung 30% số vượt lên trên 15.000.000 đ. II. Thực tế công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty 1. Thực tế tổ chức công tác kế hoạch chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương 1.1. Hạch toán chi tiết tiền lương: Phòng hành chính nhân sự có trách nhiệm theo dõi ghi chép số lượng lao động có mặt, vắng mặt, nghỉ phép, nghỉ ốm vào bảng chấm công. Bảng chấm công được lập theo mẫu do Bộ Tài Chính quy định và được treo tại chỗ đễ nhìn để theo dõi ngày công của mình. Cuối tháng sau khi cắt công, phòng nhân sự chuyển bằng chấm công cho kế toán làm lương, kế toán tổng hợp tính ra số công đi làm, công nghỉ phép, công làm thêm giờ, tiền thưởng … của từng người trong Công ty. Kế toán tiến hành tổng hợp tính ra số công đi làm, công nghỉ phép của từng người trong Công ty, dựa vào số công tổng hợp được từ bảng chấm công để tính lương cho từng người từ đó lập bảng thanh toán lương. Bảng thanh toán lương cho các nhân viên phải có xác nhận của Giám đốc sau đó được đưa về phòng nhân sự để thanh toán lương. Ta có mẫu bảng chấm công và bảng thanh toán lương như sau: Đơn vị:……………………….. Bảng chấm công Mẫu số: 01 – LĐTL Bộ phận:……………………… Tháng……..năm………. Ban hành theo QĐ số 1141-TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính Số TT Họ và tên Cấp bậc lương hoặc cấp bậc c.vụ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 S.công hưởng lương sp S.công hưởng lương t.gian S.công ngbỉ việc ngừng việc hg 100% lương S.công nghỉ việc ngừng việc hg….. lương S.ố công hưởng BHXH Ký hiệu chấm công A B C 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 1 2 3 -Lương SP: K -Lương t.gian + 4 - ốm điều dưỡng: O - Còn ốm: Cố 5 - Thai sản: TS - Nghỉ phép: P 6 - Hội nghị, học tập: H - Nghỉ bù: NB 7 - Nghỉ không lương: Ro - Ngừng việc: N 8 9 10 - Tai nạn: T 11 - Lương nghĩa vụ: LĐ 12 13 14 Cộng Người chấm công (Ký, họ tên) Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên) Người duyệt (Ký, họ tên) Đơn vị:……………………….. Bảng thanh toán tiền lương Mẫu số: 02 – LĐTL Bộ phận:……………………… Tháng……..năm………. Ban hành theo QĐ số 1141-TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính Số TT Họ vă tên Bậc lương Lương sản phẩm Lương thời gian và nghỉ việc, ngừng việc hưởng 100% lương Nghỉ việc, ngừng việc hưởng….. % lương Phụ cấp thuộc quỹ lương Phụ cấp khác Tổng số Thuế thu nhập phải nộp Tạm ứng kỳ I Các khoản phải khấu trừ Kỳ III được lĩnh Số SP Số tiền S.công Số tiền S.công Số tiền S.công Số tiền Số tiền Ký nhận … ….. Cộng Số tiền Ký nhận A B C 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 Cộng Kế toán thanh toán (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) 1.2. Hạch toán chi tiết các khoản trích theo lương: • Bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế: Bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế do cơ quan bảo hiểm xã hội Thành phố Hà Nội quản lý. Bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế được quản lý theo chế độ thực chi thực thanh, khi trích được bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế Công ty nộp cho cơ quan bảo hiểm, trong quý Công ty chỉ làm nhiệm vụ thu hộ. Cuối năm Công ty quyết toán với cơ quan bảo hiểm. Khi nhân viên ốm đau có giấy khám của bệnh viện, sau đó nộp cho kế toán, kế toán có trách nhiệm khai báo với cơ quan bảo hiểm để làm thủ tục thanh toán cho nhân viên. Sau khi xem xét các thủ tục đã hợp lệ thì cơ quan bảo hiểm sẽ chuyển số tiền được thanh toán của nhân viên bằng chuyển khoản. • Thuế thu nhập phải nộp: Kế toán sẽ dựa vào tổng thu nhập của từng nhân viên trong Công ty, nếu thu nhập của họ đạt mức phải chịu thuế thu nhập cá nhân thì tuỳ vào mức thuế suất mà kế toán sẽ khấu trừ vào lương và được thể hiện trên bảng lương. 2. Thực tế tổ chức công tác kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương: 2.1. Hạch toán tổng hợp tiền lương: • Chứng từ kế toán sử dụng: - Bảng chấm công - Bảng thanh toán tiền lương, thưởng - Bảng kê trích nộp BHXH - Bảng kê trích nộp BHYT - Bảng thu BHXH, BHYT - Bảng phân bổ tiền lương • Hình thức trả lương: Công ty TNHH Thương mại và vận tải Hồng Minh là Công ty thương mại, do đó việc trả lương cho cán bộ công nhân viên không phải theo lương cấp bậc mà Công ty trả lương theo thoả thuận trong hợp đồng lao động. Trước khi vào làm việc tại Công ty thì người sử dụng lao động và người lao động đã ký hợp đồng với nhau về mức lương cơ bản và được kế toán tiền lương sử dụng mức lương đó để tính phụ cấp và các khoản khác cho người lao động trong suốt quá trình làm việc đến khi hết hạn hợp đồng. • Cách tính lương: Việc tính lương, trợ cấp BHXH và các khoản khác phải trả cho người lao động được thực hiện tại phòng kế toán của Công ty. + Căn cứ vào các chứng từ, bảng chấm công, phiếu xác nhận công việc hoàn thành….. kế toán tính tiền lương thời gian, tiền làm thêm giờ cho người lao động. + Căn cứ vào tiền lương tính được cho từng người và tổng hợp đồng từng bộ phận sử dụng lao động và vào bảng thanh toán tiền lương được lập cho từng bộ phận. + Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương của từng bộ phận để chi trả thanh toán tiền lương cho công nhân viên đồng thời tổng hợp tiền lương phải trả trong kỳ theo từng đối tượng sử dụng lao động. Đơn vị:……………………….. Bảng chấm công Mẫu số: 01 – LĐTL Bộ phận:……………………… Tháng……..năm………. Ban hành theo QĐ số 1141-TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính Số TT Họ và tên Cấp bậc lương hoặc cấp bậc c.vụ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 S.công hưởng lương sp S.công hưởng lương t.gian S.công ngbỉ việc ngừng việc hg 100% lương S.công nghỉ việc ngừng việc hg….. lương S.ố công hưởng BHXH Ký hiệu chấm công A B C 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 1 Đào.T Hoa 2 Ng. Phi Hùng 3 -Lương SP: K -Lương t.gian + 4 - ốm điều dưỡng: O - Còn ốm: Cố 5 - Thai sản: TS - Nghỉ phép: P 6 - Hội nghị, học tập: H - Nghỉ bù: NB 7 - Nghỉ không lương: Ro - Ngừng việc: N 8 9 10 - Tai nạn: T 11 - Lương nghĩa vụ: LĐ 12 13 14 Cộng Người chấm công (Ký, họ tên) Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên) Người duyệt (Ký, họ tên) Dựa vào bảng chấm công kế toán tổng hợp số ngày đi làm của từng nhân viên trong Công ty từ đó tính toán lương cho từng người. VD1: Tính lương của chị Đ.T.Hoa Theo hợp đồng lao động ký giữa Công ty và chị Hoa thì lương cơ bản của chị Hoa là 900.000đ. Trong quá trình làm việc tại Công ty lương thực lĩnh của chị là 1.720.000đ trong đó các khoản thu nhập và các khoản khấu trừ như sau: Lương kỹ thuật, lương đặc biệt, lương trách nhiệm, thu nhập khác, lương chuyên cần, thêm giờ và thưởng….. cách tính lương cho các phần trên được kế toán tập hợp và phân bổ cho từng đối tượng lao động trong Công ty. Vì không phải bất kỳ ai trong Công ty cũng có các chuyên môn trên mà tuỳ thuộc vào trình độ năng lực của từng người. Như chị Hoa: Lương cơ bản : 900.000đ Lương đặc biệt : 20.000đ Lương kỹ thuật : 48.000đ Lương trách nhiệm : không có Phần lương chuyên cần được theo quy định của Công ty, một lao động đi làm đủ 26 ngày sẽ được hưởng 60.00đ/tháng. Lương thêm giờ cũng theo quy định của Công ty, ai làm thêm giờ và ngày chủ nhật hưởng 200% lương, làm thêm giờ vào ngày thường hưởng 150% lương. Các khoản còn lại được kế toán phân bổ hợp lý. VD2: Tính lương của anh Hùng Lương cơ bản của anh Hùng ký hợp đồng với Công ty là:1.700.000 đ. Trong quá trình làm việc và lương mà Công ty chi trả thêm thực lĩnh là3.262.000 đ. Trong đó lương kỹ thuật được kế toán phân bổ: 480.000 đ, lương đặc biệt: 300.000 đ. Anh Hùng do làm trưởng phòng công trình vì vậy trách nhiệm của anh cao hơn so với các nhân viên khác do đó lương trách nhiệm của anh được hưởng là: 700.000 đ. Thu nhập khác: 550.000 đ Lương chuyên cần: 60.000 đ, theo quy định của Công ty làm thêm giờ và ngày chủ nhật hưởng 200% lương, làm thêm giờ vào ngày thường hưởng 150% lương . Còn lại các khoản cũng được kế toán phân bổ hợp lý. Trên đây là hai ví dụ điển hình về cách tính lương của Công ty . Đối với những nhân viên còn lại trong Công ty cũng được tính như phần trên. Kế toán tiền lương phân bổ lương thực lĩnh của nhân viên vào các khoản thu nhập khác và trừ tiền lương cơ bản ra. Căn cứ vào bảng chấm công, cách tính lương cho nhân viên, kế toán lập bảng thanh toán lương như sau: Đơn vị:……………………….. Bảng thanh toán tiền lương Mẫu số: 02 – LĐTL Bộ phận:……………………… Tháng……..năm………. Ban hành theo QĐ số 1141-TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính Số TT Họ vă tên Bậc lương Lương sản phẩm Thu nhập khác Lương đặc biệt Lương kỹ thuật Lươn g trách nhiệm Lương chuyên cần Thưởng Tổng Số SP Số tiền A B C 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 Đ.T. Hoa 900.000 31,5 1.092.000 0 20.000 48.000 0 60.000 500.000 1.720.000 2 Ng.Phi Hùng 1.000.000 30,5 1.172.000 550.000 300.000 480.000 700.000 60.000 3.262.000 Cộng Kế toán thanh toán (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) - Hàng tháng căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương và các chứng từ khác liên quan, kế toán phân bổ tiền lương, tiền thưởng theo từng đối tượng ghi ở bảng phân bổ tiền lương định khoản sau: Nợ TK 641 : 12.665.600 Nợ TK 642 :10.859.420 CóTK 334 : 23.525.020 - Khấu trừ thuế thu nhập cá nhân vào lương của nhân viên: Nợ TK 334 : 29.120 Có TK 3338(H.M.Hùng): 29.120 - Trích BHXH khấu trừ vào lương của công nhân viên: Nợ TK 334 : 770.750 Có TK 3383 :770.750 - Trích BHYT khấu trừ vào lương của công nhân viên: Nợ TK 334 : 154.150 Có TK : 154.150 - Thanh toán tổng số tiền lương và các khoản phải thu nhập khác cho công nhân viên bằng tiền mặt: Nợ TK 334 : 22.571.000 Có TK : 22.571.000 2.2. Hạch toán tổng hợp các khoản trích theo lương: Công ty TNHH Thương mại và vận tải Hồng Minh không sử dụng quỹ Kinh phí công đoàn mà trừ luôn vào thuế thu nhập cá nhân đối với những người có số lương thực lĩnh trên 3.000.000đ. Theo quy định chế độ hiện hành hàng tháng doanh nghiệp trích 20% BHXH, trong đó 15% do doanh nghiệp sử dụng lao động chịu chi phí và được tính vào chi phí kinh doanh, 5% trừ vào lương của người lao động. Cũng theo chế độ hiện hành trích 3% BHYT trên tiền lương thực tế phải trả công nhân viên trong đó 2% do doanh nghiệp sử dụng lao động chịu, 1% trừ vào lương của người lao động. Mỗi Công ty có một cách tính BHXH, BHYT riêng như ở Chi nhánh Công ty TNHH Thương mại và vận tải Hồng Minh tính BHXH, BHYT theo quỹ lương cơ bản + lương kỹ thuật + lương đặc biệt, thuế thu nhập cá nhân Công ty áp dụng theo đúng quy định hiện hành về luật lao động của Nhà nước Việt Nam. Cách tính như sau: VD: Tính BHXH, BHYT của chị Đ.T.Hoa Lương cơ bản : 900.000đ Lương kỹ thuật : 84.000đ Lương đặc biệt : 20.000đ Trích BHXH vào chi phí = (900.000 + 48.000 + 20.000) x 15% Trích BHYT vào chi phí = (900.000 + 48.000 + 20.000) x 2% + Hàng tháng căn cứ vào tổng số tiền lương phải trả công nhân viên, Công ty trích BHXH, BHYT cho từng đối tượng theo tỷ lệ quy định, căn cứ vào bảng phân bổ BHXH, BHYT kế toán ghi sổ chi tiết các TK 641, TK 642, TK 338 (3383, 3384) theo định khoản sau: Nợ TK 642 : 1.259.190 Nợ TK 641 : 1.361.360 Có TK 3383, 3384 : 2.620.550 + Cuối tháng nộp BHXH, BHYT cho cơ quan quản lý bằng chuyển khoản, kế toán ghi sổ chi tiết TK 112, TK 338 (3383, 3384) theo định khoản sau: Nợ TK 3383, 3384 : 3.545.450 Có TK : 3.545.450 + Khi nộp thuế thu nhập cá nhân của công nhân viên cho cơ quan thuế bằng tiền mặt, kế toán vào sổ chi tiết TK 111, TK 3383 theo định khoản sau: Nợ TK 3338 : 29.120 Có TK 111 : 29.120 Căn cứ vào cách tính bảo hiểm, ta có các chứng từ thu – chi bảo hiểm như sau: VD: Chứng từ thu BHXH ĐV: CTy TNHH Thương mại và vận tải Hồng Minh Phiếu thu Số 12/12 MSC21-11 ban hành Theo QĐ số 999-TC/QĐCDKT ngày 2/11/1996 của BTC Ngày 31/10/04 Nợ TK: 334 Có TK: 3383 Họ và tên người nộp tiền : Nguyễn Thị Thơm Địa chỉ : Công ty TNHH Thương mại và vận tải Hồng Minh Lý do thu : Thu tiền đóng bảo hiểm xã hội Số tiền : 770.750đ Viết bằng chữ : Bảy trăm bảy mươi ngàn bảy trăm năm mươi đồng Kèm theo : 01 chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền (ghi bằng chữ): Bảy trăm bảy mươi ngàn bảy trăm năm mươi đồng. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Từ phiếu thu BHXH của công nhân viên, Công ty phải chi số tiền để đóng BHXH cho nhân viên với mức chi 15% theo quy định ĐV: CTy TNHH Thương mại và vận tải Hồng Minh Phiếu chi Số 12/12 MSC21-11 ban hành Theo QĐ số 999-TC/QĐCDKT ngày 2/11/1996 của BTC Ngày 31/10/04 Nợ TK: 3383 Có TK: 112 Họ và tên người nộp tiền : Nguyễn Thị Thơm Địa chỉ : Công ty TNHH Thương mại và vận tải Hồng Minh Lý do thu : Chi tiền đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên Số tiền : 2.312.250đ Viết bằng chữ : Hai triệu ba trăm mười hai ngàn hai trăm năm mươi đồng. Kèm theo : 01 chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền (ghi bằng chữ): Hai triệu ba trăm mười hai ngàn hai trăm năm mươi đồng. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nhận Thủ quỹ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương ta có bảng kê trích hợp BHXH, BHYT… Cấp quản lý:………….. Tên đơn vị sử dụng lao động:………… Địa chỉ:……………………….. Điện thoại:…………………… Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ------***------ (Mẫu số: C45-BH) Mã đơn vị:…………………. Mã thẻ BHYT: Tài khoản số:……………… Tại:………………………… Tỷ lệ trích nộp:…………% Danh sách lao động và quỹ tiền lương trích nộp BHXH Quý…….năm……. STT Họ và tên Ngày tháng năm sinh Số sổ BHXH Chức danh nghề nghiệp Địa chỉ TL, tài chính pcấp trích nộp BHXH 1 tháng Tổng số nộp BXH Nơi đăng ký khám chữa bệnh ban đầu Ghi chú Nam Nữ Lương cơ bản Phụ cấp trích nộp BHXH Tổng số Trong đó KV…ĐĐ Tổng cộng Cán bộ thu (Ký, họ tên) Giám đốc BHxh (Ký, đóng dấu) Người lập biểu (Ký, họ tên) Ngày……..tháng…….năm…… Thủ trưởng đơn vị sử dụng lao động (Ký, đóng dấu) Do Công ty sử dụng hình thức ghi sổ theo "chứng từ ghi sổ", căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương – bảo hiểm cho bộ phận bán hàng và bộ phận quản lý, kế toán lập các chứng từ ghi sổ: Chứng từ ghi sổ Số: 01 Ngày 31 tháng 11 năm 2004 Đơn vị tính: đồng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú N C Căn cứ vào bảng thanh toán lương kế toán tổng hợp và phân bổ cho từng đối tượng 641 642 334 12,665,600 10,859,420 23,525,020 Chứng từ ghi sổ Số: 02 Ngày 31 tháng 11 năm 2004 Đơn vị tính: đồng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú N C Số BHXH, BHYT trừ vào lương thực tế của công nhân viên 334 338 3383 3384 924,900 924,900 770,750 154,150 Chứng từ ghi sổ Số: 03 Ngày 31 tháng 11 năm 2004 Đơn vị tính: đồng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú N C Căn cứ vào tổng số tiền lương thực tế để trích BHXH, BHYT theo tỷ lệ quy định vào chi phí kinh doanh (17%) 641 642 338 3383 3384 1,259,190 1,361,360 2,620,550 2,312,250 308,300 Chứng từ ghi sổ Số: 04 Ngày 31 tháng 1 năm 2004 Đơn vị tính: đồng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú N C Thanh toán tổng số tiền lương và các khoản khác cho CNV 334 111 22,571,000 22,571,000 Chứng từ ghi sổ Số: 06 Ngày 31 tháng 1 năm 2004 Đơn vị tính: đồng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú N C Nộp BHXH, BHYT cho cơ quan quản lý bằng chuyển khoản 338 3383 3384 112 2,545,450 3,083,000 462,450 3,545,450 Chứng từ ghi sổ Số: 09 Ngày 31 tháng 1 năm 2004 Đơn vị tính: đồng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú N C Số thuế thu nhập cá nhân trừ vào lương thực tế của công nhân viên 334 3338 29,120 29,120 Chứng từ ghi sổ Số: 10 Ngày 31 tháng 1 năm 2004 Đơn vị tính: đồng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú N C Nộp thuế thu nhập cá nhân cho cơ quan thuế bằng tiền mặt 3338 111 29,120 29,120 Từ chứng từ ghi sổ kế toán tổng hợp vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ngày 31 tháng 11 năm 2004 Đơn vị tính: đồng CT-GS Số tiền SH NT 1 23,525,020 2 924,900 3 2,620,550 4 22,571,000 6 3,545,450 9 29,120 10 29,120 Kế toán trưởng Người ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Căn cứ vào chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ kế toán vào sổ cái TK 334, TK 338 ĐV: Công ty TNHH Thương mại và vận tải Hồng Minh Sổ cái TK 334 Ngày 31 tháng 11 năm 2004 Đơn vị tính: đồng CT Diễn giải TK ĐƯ Số tiền SH NT N C Dư đầu kỳ 0 01 Tổng hợp và phân bổ lương 641 642 12,156,000 10,415,000 02 BHXH, BHYT trừ vào lương thực tế của CNV 338 924,900 04 Tổng tiền lương phải trả công nhân viên 111 22,571,000 09 Thuế thu nhập cá nhân trừ vào lương thực tế của CNV 3338 29,120 Cộng số PS: 22,571,000 23,525,020 Dư cuối kỳ 954,020 Kế toán trưởng Người ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ĐV: Công ty TNHH Thương mại và vận tải Hồng Minh Sổ cái TK 338 Ngày 31 tháng 11 năm 2004 Đơn vị tính: đồng CT Diễn giải TK ĐƯ Số tiền SH NT N C Dư đầu kỳ 0 01 BHXH, BHYT trừ vào lương thực tế của CNV 334 924,900 02 Trích BHXH, BHYT theo tỷ lệ quy định vào chi phí kinh doanh 641 642 1,259,190 1,361,360 06 Nộp BHXH, BHYT cho cơ quan quản lý bằng chuyển khoản 112 3,545,450 Cộng số PS: 3,545,450 3,545,450 Dư cuối kỳ 0 Kế toán trưởng Người ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sơ đồ hạch toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Thương mại và vận tải Hồng Minh TK 334 DĐK: 0 (132) 29.120 (133) 770.750 (134) 154.150 (135) 22.571.000 23.525.020 (131) PS:23.525.020 23.525.020 DCK: 0 TK 338 DĐK: 0 770.750 (133) 154.150 (134) (138) 3.545.450 3.545.450 PS:3.545.450 DCK: 0 2.312.250 (136) 308.300 (137) TK 338(3) (138) 3.083.000 PS:3.083.000 DCK: 0 TK 3338 (3) (138)3.083.000 PS: 462.450 DĐK: 0 12.665.600(134) 29.120 (131) DĐK: 0 TK 641 DĐK: 0 29.120 (131) DĐK: 0 14.026.960 308.300 (137) (137) 160.160 (136) 1.201.200 14.026.960 DĐK: 0 DĐK: 0 TK 3338 DĐK: 0 (133) 770.750 (136) 2.312.250 3.083.000 DĐK: 0 (132) 29.120 29.120 DCK: 0 K/c: 12.118.610 (140) TK 642 DĐK: 0 (131) 10.859.420 (136) 1.111.050 (137) 148.140 PS:12.118.610 12.118.610 DCK: 0 TK 642 DĐK: 42.000.000 3.545.450 DCK: 38.454.550 TK 111 DĐK: 25.000.000 PS:0 22.600.000 DCK: 2.399.880 22.571.000(135) 29.120(139) Phần III Một số ý kiến tăng cường công tác quản lý và hoàn thiện hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Chi nhánh Công ty TNHH thương mại và vận tải Hồng Minh 1. Đánh giá chung về công tác quản lý và hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH thương mại và vận tải Hồng Minh Trong công tác quản lý nói chung và công tác kế hoạch nói riêng, công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương giữ vai trò quan trọng. Trong thời gian trực thực tập tiếp xúc với kế toán thực tế ở Công ty TNHH thương mại và vận tải Hồng Minh liên hệ lý luận luận và tiếp thu những kiến thức ở trường em có nhận xét: Chi nhánh Công ty TNHH thương mại và vận tải Hồng Minh là đơn vị hoạt động kinh doanh, phòng kế toán tại Công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ là hợp lý. Nhìn chung công tác kế toán tại Công ty thực hiện chế độ kế toán hiện hành, nhưng xét riêng về hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương em thấy Công ty không sử dụng kinh phí công đoàn từ thực tế so với lý thuyết em đã học thì việc sử dụng kinh phí công đoàn để phục vụ chi tiêu cho hoạt động của tổ chức công đoàn nhằm chăm lo bảo vệ quyền lợi cho người lao động là cần thiết. Qua thời gian nghiên cứu thực tế về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở chi nhánh Công ty TNHH thương mại và vận tải Hồng Minh, đồng thời em cũng đã thực hành tổng quát các phương pháp hạch toán các nghiệp vụ được sử dụng tại phòng kế toán. Em nhận thấy sự hoàn thiện công tác kế toán của Công ty phải dựa trên cơ sở phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty. Kế toán sử dụng theo dõi các phần hành theo đúng quy định và chế độ được ban hành để quản lý theo dõi tình hình kinh doanh có hiệu quả. Quá trình hạch toán trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý theo hướng dẫn của Nhà nước nên đảm bảo tránh nhầm lẫn, trùng lặp. Phản ánh rõ ràng các khoản mục và nghiệp vụ kinh tế phát sinh, song với cơ chế thị trường đã đổi mới như hiện nay thì công tác hạch toán tại Công ty có một số thuận lợi, khó khăn. * Thuận lợi: - Về trình độ chuyên môn: do cán bộ kế toán của Công ty là những người có năng lực, họ được đào tạo và học tập một cách thường xuyên các nghiệp vụ chuyên môn của mình, qua đó họ phát huy được hết khả năng và trình độ của mình. - Máy vi tính là công cụ quản lý rất có hiệu quả ở Công ty với khối lượng công việc tương đối nhiều nên kế toán đã đưa máy vi tính và sử dụng, nhằm giảm bớt việc ghi chép vào sổ sách và cung cấp số liệu một cách chính xác kịp thời. * Khó khăn: - Sản phẩm của Công ty là những sản phẩm thiết bị vệ sinh phục vụ chủ yếu cho các công trình xây dựng, vì vậy sản phẩm trên thị trường được tiêu thụ theo từng thời kỳ, theo mùa xây dựng (do phụ thuộc vào thị trường) nên công tác bán hàng gặp một số khó khăn. Do đó công tác kế toán cũng phải phụ thuộc vào việc bán hàng, khi không phải mùa xây dựng thì công việc kế toán có phần nào giảm bớt còn khi vào mùa xây dựng thì phòng kế toán luôn bận rộn và kế toán phải thường xuyên làm thêm giờ. - Trong khi đó Công ty không sử dụng quỹ kinh phí công đoàn nên việc chăm lo đến đời sống tinh thần của nhân viên bị giảm bớt. Mức tính thưởng của Công ty đối với nhân viên còn thấp đã làm cho tinh thần làm việc của nhân viên bị giảm đi phần nào. 2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH thương mại và vận tải Hồng Minh - Hoàn thiện phải tuân thủ hệ thống kế toán. Kế toán không chỉ là công cụ quản lý kinh tế của Nhà nước. Mỗi quốc gia đều có một cơ chế tài chính nhất định và xây dựng một chế độ kế toán riêng, phù hợp với cơ chế tài chính áp dụng thống nhất trong toàn bộ nền kinh tế của nước mình. Các doanh nghiệp có thể áp dụng linh hoạt nhưng phải tuân thủ đúng chế độ kế toán đó. Việc tuân thủ này nhằm đảm bảo sự thống nhất trong quá trình kiểm tra, giám sát các cơ quan chức năng. - Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hệ thống kế toán được ban hành dù là rất chi tiết song đó vẫn là một bản thiết kế tổng thể. Các doanh nghiệp phải tuân thủ nhưng không phải một cách cứng nhắc mà vẫn có thể áp dụng linh hoạt một cách nhất định, phù hợp với lĩnh vực hoạt động đặc điểm tổ chức của từng doanh nghiệp nhằm đem lại hiệu quả cao nhất. - Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở đáp ứng được các yêu cầu cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác, kịp thời, đầy đủ phù hợp với yêu cầu quản lý. - Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí, mục đích cuối cùng của doanh nghiệp là hiệu quả kinh doanh nên bất cứ hoạt động nào cũng không thể tách rời yêu cầu tiết kiệm chi phí vật tư. Việc hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản tính theo lương cũng phải đáp ứng được yêu cầu này. - Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán luôn là một công việc cần thiết vì hạch toán kế toán là một công cụ quản lý doanh nghiệp với nhiệm vụ cung cấp thông tin, phản ánh theo dõi chi tiết có quan hệ kinh tế được biểu hiện bằng tiền. Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương có vai trò quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến người lao động. Với những tồn tại trên em xin đưa ra một số kiến nghị sau: - Cần phải tổ chức bố trí lại lao động cho phù hợp với nội dung quy trình công việc để tận dụng triệt để khả năng hoạt động và phân phối tiền lương theo hiệu quả đóng góp lao động được chính xác công bằng cần phải: + Xác định nội dung công việc, phạm vi trách nhiệm quy trình công nghệ, yêu cầu về khối lượng công việc cho từng chức danh cụ thể. + Xây dựng hệ thống kiểm soát số lượng và chất lượng lao động, số lượng công việc. - Các nhân viên kế toán cần phải luôn cập nhật thông tin mới nhất về chế độ kế toán để vận dụng vào hệ thống kế toán của Công ty cho đúng quy định. - Thực hiện việc trích trước tiền lương nghỉ phép của người lao động vào chi phí sản xuất kinh doanh. Công ty cho cán bộ công nhân viên nghỉ phép theo đúng chế độ. Tiền nghỉ phép sẽ tính theo lương cơ bản của mỗi người. Việc không trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân viên là chưa hợp lý vì chỉ dựa vào thực tế của năm trước nên tiền lương nghỉ phép phát sinh tăng đột ngột, do đó Công ty nên thực hiện trích trước tiền lương nghỉ phép của người lao động theo công thức sau: Tỷ lệ trích trước được xây dựng cho cả năm kế hoạch (%) = Tổng tiền lương nghỉ phép của năm kế hoạch phải trả cho CNV Tổng tiền lương chính phải trả cho CNV của năm kế hoạch Mức trích trước từng tháng = % (trích) x Tiền lương phải trả cho CNV - Công ty nên bổ sung thêm TK 3382 "Kinh phí công đoàn" nhằm khuyến khích người lao động làm việc nhiệt tình hơn, cần bổ sung và sửa đổi chế độ khen thưởng của nhân viên cho phù hợp để giúp cho người lao động thêm tinh thần hăng hái làm việc hơn. - Mức thưởng hiện nay Công ty đang áp dụng đối với công nhân viên còn thấp, Công ty nên thay đổi mức tiền thưởng để khen thưởng kịp thời cho công nhân viên hoàn thành tốt công việc nhằm thúc đẩy hơn nữa tinh thần làm việc hăng say, đóng góp vào việc ngày càng phát triển của Công ty. Kết luận Lao động tiền lương là một trong ba yếu tố quan trọng trong bất kỳ một quá trình sản xuất – kinh doanh nào, nên hạch toán kế toán nói chung và công tác kế toán tiền lương nói riêng là công cụ quan trọng trong quản lý kinh tế trong doanh nghiệp. Việc quản lý chi phí tiền lương và lao động tốt đồng nghĩa với việc tiết kiệm được chi phí kinh doanh, điều mà bất cứ một doanh nghiệp nào cũng rất quan tâm. Hạch toán chính xác chi phí nhân công cũng có vị trí quan trọng, nó không chỉ là cơ sở để xác định kết quả kinh doanh, là căn cứ để xác định các khoản phải nộp cho ngân sách Nhà nước, cho cơ quan phúc lợi xã hội, mà còn đảm bảo tính đúng đủ tiền công phải trả cho người lao động. Người lao động được trả công phù hợp với sức lao động mà họ bỏ ra để làm việc, điều này sẽ tác động khuyến khích, thúc đẩy người lao động tích cực tham gia vào quá trình hoạt động kinh doanh, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng trong các doanh nghiệp. Để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương vừa là công cụ hữu hiệu cho các nhà quản lý vừa là chỗ dựa đáng tin cậy cho người lao động thì không phải doanh nghiệp nào cũng làm được. Điều này đòi hỏi phải có sự kết hợp khéo léo giữa các chế độ lao động tiền lương hiện hành và đặc thù lao động tại đơn vị. Kế toán cần phải nắm vững chức năng, nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương phải căn cứ vào mô hình chung của doanh nghiệp và những quy định về ghi chép luân chuyển chứng từ cùng với đặc trưng của đơn vị sản xuất kinh doanh để có hướng hoàn thiện thích hợp. Mặt khác, khi hạch toán tiền lương cũng như hạch toán kế toán phần hành không thể tách rời hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác nhất cho các nhà quản lý qua đó phần quản trị nhân sự, đề ra biện pháp tăng năng suất lao động. Tất cả điều đó đòi hỏi phải có sự cần cù, sáng tạo của người kế toán. Sau thời gian thực tập em đã hoàn thành luận văn tốt nghiệp về đề tài "Hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH thương mại và vận tải Hồng Minh. Tuy rất cố gắng nhưng do kinh nghiệm còn hạn chế, chắc chắn luận văn không tránh khỏi thiếu sót. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo và các bạn để luận văn được hoàn thiện hơn. Em xin cảm ơn.