Chuyên đề Hoàn thiện công tác hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại chi nhánh công ty TNHH đầu tư phát triển công nghiệp và thương mại T.C.I

anh nghiệp. Vị trí, ý nghĩa của việc tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ. Tiêu thụ là một quá trình lao động nghiệp vụ kỹ thuật phức tạp của các doanh nghiệp, nhằm thoả mãn nhu cầu tiêu dùng của xã hội cũng như sự tồn tại của doanh nghiệp. Chỉ có thông tiêu thụ thì tính hữu ích của hàng hoá mới được thực hiện, mới được xác định về giá trị và thoả mãn nhu cầu của người tiêu dùng. Đồng thời tiêu thụ cũng là công tác xã hội, chính trị, nó biểu hiện quan hệ giữa hàng và tiền, giữa người mua và người bán. Việc thúc đẩy tiêu thụ hàng hoá ở doanh nghiệp là cơ sở, điều kiện, tiền đề để thúc đẩy sản xuất, kinh doanh và tiêu thụ hàng hoá ở các đơn vị kinh tế khác trong nền kinh tế quốc dân. Tiêu thụ, nếu xét trên phạm vi toàn xã hội là điều kiện để tiến hành tái sản xuất xã hội. Bởi lẽ, trong 4 khâu của quá trình tái sản xuất xã hội có mối quan hệ mật thiết với nhau, một khâu có vấn đề sẽ ảnh hưởng không tốt tới các khâu khác. Ngoài ra tiêu thụ còn góp phần điều hoà giữa sản xuất và tiêu dùng, giữa khả năng và nhu cầu, giữa hàng và tiền.... là điều kiện đảm bảo sự phát triển cân đối trong từng nghành, từng khu vực cũng như trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Trong điều kiện kinh tế cơ chế mở, hàng hoá bung ra như hiện nay, doanh nghiệp nào tạo được uy tín với khách hàng, doanh nghiệp đó sẽ bán được hàng và bán với số lượng lớn, sẽ tiếp tục tồn tại và phát triển. Ngược lại, doanh nghiệp sẽ có nguy cơ đi đến phá sản, thất bại trong kinh doanh. Một doanh nghiệp được coi là kinh doanh có hiệu quả khi và chỉ khi toàn bộ chi phí bỏ ra trong quá trình sản xuất, kinh doanh đều được bù đắp bằng doanh thu và có lợi nhuận. Từ đó doanh nghiệp có điều kiện để mở rộng kinh doanh,tăng doanh thu, mở rộng thị trường kinh doanh,củng cố và khẳng định vị trí của doanh nghiệp trên thương trường, đứng vững và phát triển mạnh trong điều kiện cạnh tranh như ngày nay. Các yêu cầu quản lý tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ. a. Nội dung yêu cầu quản lý nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ - Nắm chắc sự vận động của từng nhóm, loại hàng hoá trong quá trình xuất, nhập và tồn kho trên các chỉ tiêu số lượng, chất lượng và giá trị, theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch bán ra ở từng cửa hàng, bộ phận kinh doanh xuất phát từ nguyên tắc nhà quản lý phải biết kinh doanh mặt hàng nào có hiệu quả và có triển vọng nhất. Việc quản lý chủ yếu kết thúc khi người sở hữu hàng hoá được chuyển giao và doanh nghiệp có doanh thu bán hàng. - Nắm bắt, theo dõi chặt chẽ việc thực hiện biểu giá cả hợp lý cho từng loại sản phẩm hàng hoá, từng phương thức bán hàng, từng địa điểm kinh doanh. Có làm tốt việc quản lý giá sẽ giúp hàng hoá của doanh nghiệp thích ứng được với thị trường, tiêu thụ hàng hoá được nhiều, đáp ứng được nhu cầu và thị hiếu của người tiêu dùng. - Quản lý, đôn đốc thu hồi nhanh và đầy đủ tiền bán hàng cụ thể là kiểm tra số tiền thu được sau khi tiêu thụ được hàng chuyển về doanh nghiệp dưới hình thức nào, số lượng là bao nhiêu, chiều hướng phát sinh các khoản nợ khó đòi như thế nào... b. Nội dung yêu cầu kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ. - Kết hợp hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết. Để thực hiện nội dung này cần kết hợp kế toán tài chính và kế toán quản trị, kế toán tài chính cung cấp các thông tin về tình hình tài chính của toàn doanh nghiệp, được thể hiện cụ thể trên hệ thống các báo cáo tài chính của kế toán và nhằm mục đích cung cấp thông tin cho đối tượng sử dụng thông tin bên ngoài doanh nghiệp. Trái lại, kế toán quản trị phải cung cấp những số liệu kế toán kịp thời, thích hợp, chi tết cụ thể cho người sử dụng thông tin trong nội bộ doanh nghiệp mà chủ yếu là ban lãnh đạo doanh nghiệp. Kế toán quản trị không mang tính pháp lệnh và các báo cáo của nó không được phổ biến rộng rãi ra ngoài doanh nghiệp. Công tác hạch toán kế toán trong doanh nghiệp phải được xây dựng theo đúng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp giúp cho nhà quản lý có thể nắm bắt được quá trình hoạt động của mỗi bộ phận, đánh giá đúng hiệu quả kinh doanh theo từng mặt hàng, nhóm hàng và từng địa điểm kinh doanh. Chính vì vậy hạch toán quá trình này phải dựa trên các chuẩn mực kế toán hiện hành, đồng thời phải biết linh hoạt trong từng điều kiện cụ thể song không quên các nguyên tắc cơ bản trong hệ thống bán hàng. Vai trò, nhiệm vụ của kế toán trong quản lý việc tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ. a. Vai trò của kế toán trong quản lý tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ. Kế toán được coi là một công cụ hữu hiệu nhất phục vụ cho công tác quản lý nói chung và trong quản lý hàng hoá cả hai mặt hiện vật và giá trị, tình hình thực tế kế toán tiêu thụ, đánh giá đúng năng lực của doanh nghiệp thông qua kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Thông tin do kế toán cung cấp là căn cứ để đánh giá tính hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh, phù hợp với các quyết định tiêu thụ hàng hoá đã được thực thi, từ đó phân tích và đưa ra các biện pháp quản lý,chiến lược kinh doanh phù hợp với các điều kiện thực tế, khả năng của doanh nghiệp nhằm nâng cao doanh lợi hơn nữa. b. Nhiệm vụ của kế toán trong quản lý tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ Để thực hiện tốt vai trò nói trên, kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ có những nhiệm vụ sau: - Phản ánh và ghi chép đầy đủ, chính xác và kịp thời khối lượng hàng hoá bán ra và giá vốn chính xác của chúng nhằm xác định đúng kết quả kinh doanh nói chung hoặc từng loại hàng hoá, nhóm hàng hoá, hàng hoá riêng lẻ nói riêng, các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, cũng như phân bổ chúng cho các đối tượng có liên quan. - Cung cấp thông tin về tình hình tiêu thụ giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp quản lý và điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. Thông qua việc ghi chép hạch toán quá trình tiêu thụ mà kiểm tra được tiến độ thực hiện kế hoạch tiêu thụ và kế toán lợi nhuận, các kỹ thuật thanh toán, các dự toán chi phí, quản lý chặt chẽ tiền bán hàng, theo dõi quá trình thanh toán tiền bán hàng và tỷ lệ thu nhập cho ngân sách. - Xác định chính xác kết quả của từng loại hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp, phản ánh tình hình phân phối lợi nhuận. - Lập và gửi báo cáo tiêu thụ, doanh thu, kết quả kinh doanh theo yêu cầu quản lý của ban lãnh đạo. Định kỳ phân tích kinh tế đối với hoạt động tiêu thụ hàng hoá, thu nhập và phân phối lợi nhuận, tư vấn cho ban lãnh đạo lựa chọn phương án kinh doanh có hiệu quả nhất. Để thực hiện tốt nhiệm vụ đó kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ cần thực tốt các nội dung sau: Thứ nhất: Tổ chức tốt hệ thống chứng từ ghi chép ban đầu và trình tự luân chuyển chứng từ. Thứ hai: Kế toán phải đầy đủ các chứng từ hợp pháp ban đầu quy định từng nghiệp vụ tiêu thụ, tổ chức luân chuyển chứng từ ghi sổ kế toán một cách khoa học, hợp lý nhằm phản ánh được các số liệu phục vụ cho công tác quản lý sản xuất, kinh doanh, tránh ghi chép trùng lặp không cần thiết, nâng cao hiệu quả của công tác kế toán. Căn cứ vào các trường hợp hàng được coi là tiêu thụ để phản ánh đúng đắn, kịp thời doanh số bán hàng cung cấp các thông tin cho nhà quản lý về số hàng đã bán và số hàng hiện còn trong kho. Thứ ba: Báo cáo kịp thời, thường xuyên tình hình tiêu thụ hàng hoá và thanh toán theo từng loại hàng hoá, nhóm hàng hoá, từng hợp đồng kinh tế, từng đối tượng thanh toán ... Đảm bảo yêu cầu quản lý, giám sát hàng bán trên các yếu tố: số lượng, chất lượng, chủng loại, thời gian ....Đôn đốc việc thu nhập tiền bán hàng về doanh nghiệp kịp thời, tránh bị chiếm dụng vốn và các hiện tượng tiêu cực sử dụng tiền hàng cho mục đích cá nhân. Thứ tư: Tổ chức vận dụng tốt hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ sách kế toán sao cho phù hợp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Hiện nay hệ thống kế toán thống nhất áp dụng cho các doanh nghiệp gồm 76 tài khoản tổng hợp và 07 tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán. Đối với hệ thống các tài khoản chi tiết, kế toán trưởng của doanh nghiệp cần bàn bạc và xây dựng để ghi chép kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Tuỳ hình thức kế toán áp dụng mà doanh nghiệp chọn số lượng và kết cấu sổ kế toán phù hợp cho việc sử dụng tại doanh nghiệp. II. Hạch toán tổng hợp tiêu thụ hàng hoá. 1. Quy trình thực hiện tiêu thụ hàng hoá và các phương thức tiêu thụ hàng hoá. . a) Quy trình thực hiện tiêu thụ hàng hoá. Quá trình tiêu thụ cơ bản được chia làm hai giai đoạn : - Giai đoạn thứ nhất: Đơn vị bán xuất giao hàng cho đơn vị mua thông qua hợp đồng kinh tế đã được ký. Đây là quá trình vận động của hàng hoá nhưng chưa xác định được kết quả của việc bán hàng. - Giai đoạn thứ hai: Khi khách hàng nhận được hàng theo đúng chủng loại trên hợp đồng kinh tế, khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền. Đến đây quá trình bán hàng kết thúc, hàng hoá được coi là tiêu thụ và hình thành kết quả kinh doanh . Những đặc điểm của quá trình tiêu thụ : - Có sự thỏa thuận giữa người mua, người bán về số lượng, chất lượng chủng loại của hàng hoá trên cơ sở hợp đồng kinh tế. - Có sự thay đổi quyền sở hữu, quyền sử dụng hàng hoá từ người bán sang người mua thông qua quá trình bán hàng. - Người bán giao cho người mua một lượng hàng hoá và nhận được tiền hoặc được chấp nhận thanh toán. Khoản tiền này được gọi là doanh thu bán hàng, được dùng để bù đắp các khoản chi phí đã bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh và hình thành nên kết quả của việc tiêu thụ hàng hoá trong kỳ của doanh nghiệp. Tiêu thụ hàng hoá bao gồm : - Tiêu thụ ra ngoài: Là việc bán hàng cho các đơn vị khác hoặc cá nhân trong và ngoài doanh nghiệp . - Tiêu thụ nội bộ: Là việc bán hàng giữa các đơn vị thành viên cùng trong tổng công ty, tập đoàn ... Khi tiêu thụ hàng hoá được thực hiện thì doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước theo luật định tính trên khối lượng sản phẩm tiêu thụ ra ngoài doanh nghiệp hoặc tiêu thụ nội bộ . Giá bán đơn vị sản phẩm là giá bán thực tế ghi trên hoá đơn GTGT, là căn cứ để tính doanh thu bán hàng thực hiện được trong kỳ. b. Các phương thức tiêu thụ hàng hoá. Có 4 phương thức tiêu thụ hàng hoá chủ yếu. b1. Phương thức tiêu thụ trực tiếp : Tiêu thụ trực tiếp là phương thức giao hàng cho người mua trực tiếp tại kho (hoặc trực tiếp tại phân xưởng không qua kho) của doanh nghiệp. Hàng hoá khi bàn giao cho khách hàng được khách hàng trả tiền hay chấp nhận thanh toán, số hàng hoá này chính thức coi là tiêu thụ thì khi đó doanh nghiệp bán hàng mất quyền sở hữu về số hàng hoá đó. Phương thức này bao gồm bán buôn, bán lẻ. b2. Phương thức tiêu thụ theo phương thức chuyển hàng chờ chấp nhận. Căn cứ vào hợp đồng đã ký, đến ngày giao hàng, doanh nghiệp sẽ xuất kho để chuyển hàng cho bên mua bằng phương tiện của mình hoặc đi thuê ngoài đến địa điểm đã ghi trong hợp đồng, chi phí vận chuyển này do bên nào chịu tuỳ thuộc vào sự thoả thuận của hai bên và được ghi trong hợp đồng kinh tế. Hàng gửi đi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, khi người mua thông báo đã được nhận hàng và chấp nhận thanh toán thì số hàng đó được coi là tiêu thụ, doanh nghiệp hạch toán vào doanh thu. Chứng từ sử dụng trong trường hợp này là hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn kiêm phiếu xuất kho do doanh nghiệp lập, chứng từ này được lập thành 4 liên: 1 liên gửi cho người mua, 2 liên gửi cho phòng kế toán để làm thủ tục thanh toán, 1 liên thủ kho giữ . b3. Phương thức bán hàng qua các đại lý ( ký gửi) . Hàng hoá gửi đại lý bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và chưa được coi là tiêu thụ. Doanh nghiệp chỉ được hạch toán vào doanh thu khi bên nhận đại lý thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán. Khi bán được hàng thì doanh nghiệp phải trả cho người nhận đại lý một khoản tiền gọi là hoa hồng. Khoản tiền này được coi như một phần chi phí bán hàng và được hạch toán vào tài khoản bán hàng . Doanh nghiệp có nghĩa vụ nộp thuế tiêu thụ mà không được trừ đi phần hoa hồng trả cho bên nhận đại lý. * Các trường hợp hàng hoá gửi đi được coi là tiêu thụ . - Hàng hoá bán xuất hiện trong phương thức bán hàng trực tiếp. - Hàng hoá gửi bán chỉ được coi là tiêu thụ và hạch toán vào doanh thu hàng gửi bán trong các trường hợp sau : + Doanh nghiệp nhận được tiền do khách hàng trả. + Khách hàng đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán. + Khách hàng đã ứng trước số tiền mua hàng về số hàng sẽ chuyển đến. + Số hàng gửi bán áp dụng phương thức thanh toán theo kế hoạch thông qua ngân hàng. b4. Phương thức bán hàng trả góp: Theo phương thức này, khi giao hàng cho người mua thì lượng hàng chuyển giao được coi là tiêu thụ và doanh nghiệp mất quyền sở hữu lượng hàng đó. Theo phương thức này người mua sẽ trả tiền làm nhiều lần theo hợp đồng ban đầu và giá bán bao giờ cũng cao hơn giá bán theo phương thức thông thường. Phần chênh lệch này chính là tiền lãi phát sinh do khách trả chậm, trả nhiều lần, số tiền lãi này được hạch toán vào tài khoản thu nhập của hoạt động tài chính. Doanh nghiệp bán hàng được phản ánh ngay tại thời điểm giao hàng cho khách hàng theo giá bán lẻ bình thường. Người mua sẽ thanh toán lần đầu tại thời điểm mua. Số tiền còn lại người mua chấp nhận thanh toán dần ở các kỳ tiếp theo và phải chịu một tỷ lệ lãi suất nhất định. Thông thường số tiền thanh toán ở các kỳ bằng nhau, trong đó một phần là doanh thu gốc một phần là lãi suất trả chậm. b5. Phương thức tiêu thụ nội bộ. Tiêu thụ nội bộ là việc mua bán sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ giữa các đơn vị chính với các đơn vị trực thuộc hay giữa các đơn vị trực thuộc với nhau trong cùng một công ty, tập đoàn, liên hiệp các xí nghiệp... Ngoài ra, tiêu thụ nội bộ còn bao gồm các khoản sản phẩm, hàng hoá dịch vụ xuất biến, tăng, xuất trả lương, thưởng, xuất dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh. 2. Các phương pháp xác định giá vốn hàng hoá tiêu thụ. a. Đánh giá hàng hoá theo giá vốn : - Giá thành hàng hoá nhập kho được xác định phù hợp với từng nguồn nhập: + Hàng hoá do doanh nghiệp sản xuất, chế tạo được đánh giá theo chi phí sản xuất, kinh doanh thực tế bao gồm: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí sản xuất chung. + Hàng hoá thuê ngoài gia công, được đánh giá theo chi phí thực tế gia công gồm: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đem gia công. Chi phí thuê ngoài gia công và các chi phí khác liên quan trực tiếp đến quá trình gia công như chi phí vận chuyển, chi phí làm thủ tục xuất kho nguyên vật liệu đem gia công, nhập kho thành phẩm để hoàn thành gia công. - Đối với hàng hoá xuất kho cũng phải được thể hiện theo giá vốn thực tế. Hàng hoá xuất kho cũng có thể theo những giá thực tế khác nhau ở từng thời điểm trong kỳ hạch toán, nên việc hạch toán xác định giá trị thực tế hàng hoá xuất kho có thể áp dụng một trong các phương pháp chủ yếu sau : + Phương pháp giá đơn vị bình quân: Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo giá bình quân ( bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ trước hoặc bình quân sau mỗi lần nhập). Giá thực tế vật liệu xuất dùng = Số lượng vật liệu xuất dùng x Giá đơn vị bình quân Trong đó: Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ tuy đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao. Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán chung. Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước = Giá thực tế đơn vị tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) Lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) Phương pháp này mặc dầu quá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá vật liệu kỳ này. Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập = Giá thực tế vật liệu tồn trước khi nhập cộng số nhập Lượng thực tế vật liệu tồn trước khi nhập cộng lượng nhập Phương pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập lại khắc phục nhược điểm của 2 phương pháp trên, vừa chính xác, vừa cập nhật. Nhược điểm của phương pháp này là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần. + Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO). Theo phương pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá thực tế vật liệu xuất trước và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm. + Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO). Phương pháp này giả định vật liệu mua sau cùng sẽ được xuất trước tiên, ngược lại với phương pháp nhập trước, xuất trước ở trên. Phương pháp nhập sau xuất trước thích hợp trong trường hợp lạm pháp. + Phương pháp trực tiếp: Theo phương pháp này, vật liệu được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trường hợp điều chỉnh). Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó. Do vậy, phương pháp này còn có tên gọi là phương pháp đặc điểm riêng hay phương pháp giá trị thực tế đích danh và thường sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt. + Phương pháp giá hạch toán: Theo phương pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ được tính giá hạch toán (Giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định tronh kỳ). Cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức: Giá vật liệu thực tế xuất dùng (hoặc tồn kho cuối kỳ) = Giá hạch toán vật liệu xuất dùng (hoặc tồn kho cuối kỳ) x Hệ số giá vật liệu Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý. b. Đánh giá hàng hoá theo giá hạch toán. Việc đánh giá hàng hoá theo giá thực tế đôi khi không đáp ứng được yêu cầu kịp thời của công tác kế toán, bởi vì giá thành sản xuất thực tế thường cuối kỳ hạch toán mới xác định được mà công việc nhập xuất hàng hoá lại diễn ra thường xuyên vì vậy người ta còn sử dụng giá hạch toán. Giá hạch toán là giá ổn định trong kỳ. Nó có thể là giá thành kế hoạch hoặc giá nhập kho thống nhất. Đánh giá hàng hoá theo giá hạch toán đến cuối kỳ phải tính chuyển giá hạch toán sang giá thực tế bằng cách: Trị giá thực tế hàng hoá xuất kho trong kỳ = Trị giá hạch toán hàng hoá xuất kho trong kỳ x Hệ số giá Hệ số giá = Trị giá thực tế hàng hoá tồn kho đầu kỳ + Trị giá thực tế hàng hoá nhập kho trong kỳ Trị giá hạch toán hàng hoá tồn kho đầu kỳ + Trị giá hạch toán hàng hoá nhập kho trong kỳ Phương pháp này áp dụng với mọi loại hình doanh nghiệp nhưng thường là doanh nghiệp có loại quy mô lớn, khối lượng hàng hoá tiêu thụ nhiều, tình hình nhập xuất diễn ra thường xuyên, việc xác định giá hàng ngày khó khăn và ngay cả tronh trường hợp xác định được song tốn kém nhiều chi phí, không hiệu quả cho công tác kế toán. Phương pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng được hệ thống giá hạch toán khoa học, hợp lý. Phần II Thực trạng hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại chi nhánh công ty TNHH đầu tư phát triển công nghiệp và thương mại T.C.I I. Đặc điểm, tình hình chung của chi nhánh công ty TNHH đầu tư phát triển công nghiệp và thương mại T.C.I.. 1. Lịch sử hình thành và phát triển. Chi nhánh công ty TNHH đầu tư phát triển công nghiệp và thương mại T.C.I được thành lập và hoạt động theo uỷ quyền của công ty TNHH đầu tư phát triển công nghiệp và thương mại T.C.I có trụ sở tại TP Hồ Chí Minh và được Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua với các đặc trưng sau đây : Tên doanh nghiệp : Chi nhánh công ty TNHH đầu tư phát triển công nghiệp và thương maị T.C.I Tên giao dịch quốc tế : Chi nhánh công ty T.C.I Co., Ltd. Tên viết tắt : Chi nhánh công ty T.C.I Co., Ltd. Địa chỉ chi nhánh : Số 19 Hàng Phèn, Phường Hàng Bồ, Quận Hoàn Kiếm, TP Hà Nội. Trụ sở giao dịch hiện nay của chi nhánh công ty : Số 125 Trúc Bạch, Phường Trúc Bạch, Quận Ba Đình, TP Hà Nội. Điện thoại: 7161874 Fax: 7161329 Vốn điều lệ hiện nay: 5.000.000.000đ (Năm tỷ đồng chẵn) Giấy phép thành lập chi nhánh công ty số 3440/GP-UB ngày 13 tháng 3 năm 1998 của UBND thành phố Hà Nội. Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh số 308565 ngày 24 tháng 3 năm 1998 của Phòng đăng ký kinh doanh, Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh : Mua, bán buôn, bán lẻ: hàng tư liệu tiêu dùng ,dụng cụ thể thao, hàng lương thực, thực phẩm công nghệ. Đại lý ký gửi hàng hoá cho các doanh nghiệp trong nước. Mua bán máy móc, phụ tùng, nguyên liệu ngành công nông ngư nghiệp, ngành điện, xây dựng. Bách hoá, kim khí điện máy, văn phòng phẩm, hàng thủ công mỹ nghệ, vải giả da, quần áo, simili, vật liệu xây dung và hàng trang trí nội thất, hoá mỹ phẩm. Mua, bán dầu mỡ công nghiệp. Mua, bán các sản phẩm diệt côn trùng, diệt khuẩn. Mua, bán máy móc thiết bị xây dựng. Mua, bán sản phẩm bao cao su kế hoạch hoá gia đình, găng tay cao su dùng trong y tế, và các loại sản phẩm dùng cho trẻ sơ sinh. Mua, bán thuỷ hải sản. Một số sản phẩm mà Công ty đang phân phối: Nhà sản xuất Tên sản phẩm Reckitt& Colman Shieldtox, Haze Nestle Candy Nabisco international Inc Nabisco biscuit Kumho international Inc Chocolate – pie 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh. Chi nhánh công ty TNHH đầu tư phát triển công nghiệp và thương mại T.C.I là một tổ chức kinh tế có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và được phép mở tài khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ tại các ngân hàng theo quy định của Nhà Nước sau khi đã đăng ký kinh doanh hợp lệ.. Bộ máy tổ chức của chi nhánh công ty được thực hiện theo phương pháp quản lý trực tiếp, giám đốc chi nhánh công ty có thể nắm được tình hình kinh doanh một cách kịp thời, tạo điều kiện cho Giám đốc chi nhánh Công ty thấy rõ được thực trạng của chi nhánh công ty để ra các quyết định đúng đắn, hợp lý. Giám đốc chi nhánh Phòng kế toán Tài chính Phòng Hành Chính Phòng Kinh Doanh Sơ đồ: Cơ cấu tổ chức bộ máy của chi nhánh công ty TNHH đầu tư phát triển công nghiệp và thương mại T.C.I Giám đốc chi nhánh: Do hội đồng thành viên bầu ra và là người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của chi nhánh công ty. Giám đốc chi nhánh còn phải chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình. Phòng kế toán-tài chính: Theo dõi toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh, công nợ, các khoản đầu tư và phản ánh kết quả kinh doanh của chi nhánh công ty thông qua việc ghi chép bằng sổ sách, bằng các phần mềm chuyên dụng. Các thông tin từ phòng kế toán-tài chính giúp giám đốc chi nhánh nắm được tình hình kinh doanh của công ty trong từng giai đoạn và báo cáo lên hội đồng thành viên để từ đó có kế hoạch quản lý vốn, đảm bảo nhu cầu về vốn cho các hoạt động kinh doanh và thực hiện các nghĩa vụ với ngân sách Nhà Nước Phòng hành chính: Giúp cho giám đốc chi nhánh về công tác hành chính, xây dựng các phương án bố trí, sắp xếp nhân viên của chi nhánh.Bên cạnh đó, phòng hành chính còn làm công tác quản lý hồ sơ nhân viên của chi nhánh, làm các thủ tục về tiếp nhận nghỉ hưu, thôi việc, thuyên chuyển, khen thưởng và kỷ luật nhân viên.Thiết lập ban bảo vệ đảm bảo công tác an ninh trật tự toàn cơ quan, đảm bảo các yêu cầu về vật chất cho công tác điều hành hàng ngày.Tổ chức chăm lo đời sống, tinh thần, sức khoẻ cho nhân viên, chịu trách nhiệm tiếp khách và hội nghị trong chi nhánh công ty. Phòng kinh doanh: Là một bộ phận của chi nhánh công ty. Phòng kinh doanh có nhiệm vụ lên kế hoạch phân phối tiêu thụ các sản phẩm. Ngoài ra, bộ phận này còn phải giám sát việc bán hàng của các nhân viên tại Hà Nội cũng như các tỉnh phía Bắc.Đặc biệt là phòng kinh doanh phải lên kế hoạch để phân phối sản phẩm của mình tới các hệ thống siêu thị phía Bắc. 3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. * Sơ đồ tổ chức công tác kế toán của chi nhánh Công ty Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán viên Thủ quỹ * Chức năng, nhiệm vụ của các thành viên trong phòng -Kế toán trưởng : Là người phụ trách công việc chung của phòng ,dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc chi nhánh Công ty. Trưởng phòng bao quát công việc chung của phòng và kỹ thuật tính toán thanh toán, chỉ đạo hướng dẫn nhân viên sử dụng máy vi tính vào công việc hạch toán. -Kế toán tổng hợp- Phó phòng: Làm chức năng kế toán tổng hợp, có nhiệm vụ tổng hợp từ các bảng kê, nhật ký, sổ cái... hàng quý, nâng lên báo, biểu quyết toán. Ngoài ra kế toán tổng hợp còn làm nhiệm vụ của trưởng phòng khi trưởng phòng đi vắng. -Kế toán viên: Có nhiệm vụ ghi chép các nghiệp vụ phát sinh trong ngày, theo dõi tình hình công nợ, tình hình thanh toán với ngân hàng(căn cứ vào các uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản,các sổ chi tiết của ngân hàng...) đồng thời chịu trách nhiệm tính giá đối với từng loại hàng hoá... -Thủ quỹ: Làm nhiệm vụ thu, chi tiền mặt khi có phiếu thu, phiếu chi hợp lệ. Ngoài ra, còn có nhiệm vụ đi ngân hàng nộp tiền, rút tiền...Thủ quỹ quản lý trực tiếp số tiền có trong quỹ, két của chi nhánh Công ty, phản ánh số hiện có, tình hình tăng giảm các loại quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, vốn bằng tiền khác. 4. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán a. Hệ thống chứng từ mà kế toán chi nhánh công ty đang sử dụng - Hoá đơn GTGT - Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho. - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. - Giấy thanh toán tạm ứng. - Phiếu thu, chi tiền mặt. - Hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế... Từ các chứng từ trên đây, kế toán viên của chi nhánh Công ty có thể sử dụng và theo dõi tình hình công nợ, tình hình thanh toán và tình hình tiêu thụ hàng hoá của chi nhánh Công ty.Và cũng có thể theo dõi số thuế GTGT phải nộp cũng như thuế GTGT được khấu trừ trong kỳ. b. Hệ thống tài khoản và hệ thống sổ tổng hợp về hạch toán kế toán mà chi nhánh công ty đang sử dụng. Công ty đã vận dụng hệ thống chứng từ kế toán ban đầu theo quyết định số 186TC/ CĐKT ngày 14/03/1995 của Bộ tài chính.Ngoài ra để phục vụ yêu cầu quản lý cũng như phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, công ty còn sử dụng các bảng biểu báo cáo riêng. Căn cứ chế độ kế toán ban hành theo quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính, công ty đã lựa chọn cho mình hệ thống tài khoản kế toán phù hợp.Hệ thống tài khoản kế toán bao gồm các tài khoản tổng hợp, các tài khoản kế toán chi tiết để phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế trong đơn vị. II. Thực trạng hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại chi nhánh Công ty TNHH đầu tư phát triển công nghiệp và thương mại T.C.I 1. Quản lý tiêu thụ hàng hoá tại chi nhánh Công ty. - Đặc điểm tiêu thụ: + Về khối lượng hàng hoá xuất bán: Hạch toán chi tiết hàng hoá đảm bảo cho phòng kinh doanh nắm chắc được tình hình hiện còn của từng loại hàng hoá, làm cơ sở cho việc ký kết các hợp đồng mua và bán hàng dễ dàng. + Về quy cách, phẩm chất hàng xuất bán: Trước khi nhập kho, hàng hoá được kiểm tra một cách nghiêm ngặt về chất lượng và quy cách, kiên quyết không cho nhập kho những hàng hoá không đạt yêu cầu (quá hạn sử dụng). + Về giá bán: Để thu hút được khách hàng, Công ty có một chính sách giá cả hết sức linh hoạt. Giá bán được xác định trên 3 căn cứ: Giá mua hàng hoá nhập kho, giá cả thị trường và mối quan hệ giữa khách hàng với chi nhánh Công ty. Chi nhánh Công ty thực hiện giảm giá với khách hàng mua thường xuyên, mua với khối lượng lớn, với khách hàng ở tỉnh xa về hoặc với khách hàng mua thanh toán ngay. - Phương thức thanh toán: Công ty thực hiện phương thức thanh toán rất đa dạng, phụ thuộc vào các hợp đồng kinh tế đã được ký kết, khách hàng có thể trả chậm từ 10 đến 15 ngày hoặc có thể thanh toán ngay, có thể bằng tiền mặt, ngân phiếu, séc chuyển khoản, séc bảo chi, uỷ nhiệm chi... Việc thanh toán có thể thanh toán ngay hoặc thanh toán sau một khoảng thời gian nhất định sau khi nhận được hàng. Chi nhánh Công ty luôn tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng thanh toán, đồng thời đảm bảo không gây thiệt hại kinh tế cho bản thân chi nhánh Công ty mình. Các hình thức tiêu thụ doanh nghiệp đang áp dụng. Chi nhánh Công ty TNHH đầu tư phát triển công nghiệp và thương mại T.C.I hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, do vậy các nghiệp vụ nhập xuất hàng hoá được ghi hàng ngày khi có phát sinh. Bán trực tiếp. + Bán buôn qua kho của chi nhánh Công ty. Đã là hình thức bán buôn thì tổng giá trị thanh toán thường lớn, để tránh những sai sót có thể xảy ra, chi nhánh Công ty thường yêu cầu trong hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng phải ghi rõ những điều khoản sau: Tên đơn vị mua hàng,mã số thuế đơn vị mua, số lượng, đơn giá, quy cách phẩm chất của hàng hoá, thời gian, địa điểm giao nhận hàng, thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán, các chế độ ưu đãi (nếu có). Nếu có tranh chấp xảy ra thì được giải quyết ở trọng tài kinh tế nào? toà án kinh tế nào? + Phương thức chuyển hàng chờ chấp nhận (tới các hệ thống siêu thị và các tỉnh phía Bắc): Căn cứ vào hợp đồng đã ký, đến ngày giao hàng, chi nhánh công ty sẽ xuất kho để chuyển hàng cho bên mua bằng phương tiện của mình hoặc đi thuê ngoài đến địa điểm đã ghi trong hợp đồng, chi phí vận chuyển này do bên nào chịu tuỳ thuộc vào sự thoả thuận của hai bên và được ghi trong hợp đồng kinh tế. * Hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá tại chi nhánh Công ty. Phương pháp hạch toán sẽ được minh hoạ bởi một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 06 năm 2003 tại chi nhánh Công ty như sau: * Tài khoản kế toán sử dụng: - Tài khoản 157 - Hàng gửi bán Bên Nợ: + Giá trị hàng hoá đã gửi cho khách hàng hoặc chờ bán đại lý, ký gửi. Bên Có: + Giá trị hàng hoá đã bán bị trả lại + Giá trị hàng hoá đã được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Số dư: Giá trị hàng hoá đã gửi đi nhưng chưa được thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. - TK 156-Hàng hoá Bên Nợ: Giá trị hàng hoá nhập kho trong kỳ. Bên Có: Giá trị hàng hoá được xuất bán trong kỳ. Số dư: Giá trị hàng hoá tồn kho cuối kỳ. Tài khoản này được chi nhánh Công ty mở chi tiết cho từng mặt hàng. +TK 156: Bánh + TK 156: Sữa tắm trẻ em + TK 156: Kẹo - TK 511 - Doanh thu bán hàng Bên Nợ: + Giá trị hàng bán bị trả lại. + Khoản chiết khấu thực tế phát sinh trong kỳ. + Khoản giảm giá hàng bán. + Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản 911. Bên Có: Doanh thu bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ. Cuối kỳ TK 511 không có số dư. TK 511 được mở chi tiết cho từng mặt hàng: + TK 51111: Doanh thu bán hàng bánh. + TK 51112: Doanh thu bán hàng sữa tắm trẻ em. + TK 51113: Doanh thu bán hàng kẹo - TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp. - TK 521 - Chiết khấu hàng bán. - TK 531 - Hàng bán bị trả lại. Ngoài ra kế toán của Công ty còn sử dụng các tài khoản khác như: TK 111, TK 112, TK 131... * Tổ chức hạch toán kế toán chi tiết nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá ở chi nhánh Công ty. Ví dụ: Ngày 06 tháng 06 năm 2003, Công ty Komatsu Việt Nam mua hàng của chi nhánh công ty, chi nhánh Công ty xuất hàng tại kho như sau: -Bánh Ritz 300g: 20 thùng với giá vốn: 19.000đ/hộp và giá bán: 24.000đ/hộp -Sữa tắm trẻ em: 30 thùng với giá vốn: 26.000đ/hộp và giá bán: 34.000đ/hộp -Kẹo Fox’s: 10 thùng với giá vốn: 16.000đ/hộp và giá bán: 21.000đ/hộp Công ty Komatsu thanh toán chậm sau 10 ngày bằng tiền mặt. Trình tự tổ chức hạch toán như sau: Kế toán viên lập “Phiếu xuất kho”, phiếu này phản ánh số hàng xuất kho theo chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá vốn hàng bán. Phiếu này được lập thành 2 liên: Liên 1: Thủ kho giữ. Liên 2: Lưu phòng kế toán làm căn cứ hạch toán. Phiếu này có mẫu như sau: Phiếu xuất kho Ngày 06 tháng 06 năm 2003 Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Bích Loan. Địa chỉ: Công ty Komatsu Việt Nam. Lý do xuất kho: Xuất bán trực tiếp Xuất tại kho: Gia Lâm TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất sản phẩm ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Bánh Ritz 300g Hộp 240 19.000 4.560.000 2 3 Sữa tắm trẻ em Kẹo Fox’s Hộp Hộp 720 120 26.000 16.000 18.720.000 1.920.000 Tổng cộng 25.200.000 Cộng thành tiền: Hai mươi lăm triệu hai trăm ngàn đồng chẵn. Xuất, ngày06 tháng 06 năm 2003 Người mua hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) Đồng thời căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán viên của chi nhánh Công ty lập Hoá đơn GTGT thành 3 liên. Liên 1( màu tím) lưu sổ gốc, liên 2 (màu đỏ) giao cho khách hàng, liên 3 (màu xanh) giao cho bộ phận kho làm thủ tục cấp hàng và đến cuối ngày, bộ phận kho nộp lên phòng kế toán để kế toán bán hàng làm cơ sở để hạch toán. Hoá đơn GTGT có mẫu sau: Hoá đơn (GTGT) Liên 3 (dùng để thanh toán) GQ/2003B Ngày 06 tháng 06 năm 2003 000675 Đơn vị bán hàng: Chi nhánh Công ty TNHH đầu tư phát triển công nghiệp và thương mại T.C.I Địa chỉ: 19 Hàng Phèn-Hoàn Kiếm-Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại: Mã số : Họ tên người mua: Nguyễn Bích Loan Đơn vị: Công ty Komatsu Việt Nam Địa chỉ: 14 Thuỵ Khuê-Tây Hồ- Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: T/M MS: STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B 1 2 3 1 Bánh Ritz 300g Hộp 240 21.818 5.236.364 2 3 Sữa tắm trẻ em Kẹo Fox’s Hộp Hộp 720 120 30.909 19.091 22.254.480 2.290.909 Cộng tiền hàng: 29.781.753 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 2.978.175 Tổng cộng tiền thanh toán: 32.759.928 VND Số tiền bằng chữ: Ba mươi hai triệu, bảy trăm năm chín nghìn, chín trăm hai mươi tám đồng Người mua hàng (Ký, họ tên) Người bán hàng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) ở kho, thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá. Mỗi thẻ kho được mở cho một loại mặt hàng theo dõi về mặt hiện vật. Phương pháp thẻ kho: Căn cứ vào các chứng từ nhập, phiếu xuất kho, thủ kho tiến hành lập thẻ kho. Cuối tháng thủ kho kiểm kê đối chiếu với kế toán. Thẻ kho có mẫu như sau: Tên kho: Gia Lâm Thẻ kho Ngày lập thẻ: Tờ số: 03 - Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Bánh Ritz 300g - Đơn vị tính: Hộp - Mã số: BR3 Ngày tháng Số hiệu CT Diễn giải Số lượng N X Nhập Xuất Tồn Tồn cuối tháng 05/2003 2.500 Tháng 06/2003 02/06/03 Siêu thị Intimex 2.000 04/06/03 Cty Nabisco 20.000 05/06/03 Siêu thị Seoul 4.990 06/06/03 Công ty Komatsu VN 240 ........... .... ...... .... Tồn cuối tháng 06/2003 20.000 9.230 13.270 Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) ở phòng kế toán, kế toán sử dụng các loại sổ chứng từ và các loại sổ chi tiết, bảng kê sau để theo dõi hàng hoá cả về mặt hiện vật lẫn mặt giá trị. + Sổ chứng từ kế toán xuất hàng hoá. Căn cứ lập: Phiếu xuất kho, Hoá đơn GTGT Phương pháp lập: Sổ này mở theo dõi chi tiết cho từng mặt hàng Sổ chứng từ xuất hàng hoá có mẫu như sau: Sổ chứng từ xuất hàng hoá Từ 01/06/2003 đến 30/06/2003 Mặt hàng: Bánh Ritz 300g Đơn vị tính: Hộp Đơn giá 21.818 đồng Ngày Hoá đơn Ngày Xuất kho Diễn giải Slượng Thành tiền Tiền thuế Tổng tiền 3/6/03 2/6/03 Xuất bán cho Siêu thị Intimex 2000 43.636.000 4.363.600 47.999.600 5/6/03 5/6/03 Xuất bán cho Siêu thị Seoul 4990 108.871.820 10.887.182 119.759.002 6/6/03 6/6/03 Xuất bán cho công ty Komatsu 240 5.236.364 523.636 5.760.000 .. .. .. . .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. Tổng cuối tháng 9230 201.380.140 20.138.014 221.158.154 Ngày 30/06/03 Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên ) + Bảng kê nhập xuất hàng hoá. Căn cứ lập: "Sổ chi tiết hàng hoá" Nội dung: Phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng mặt hàng theo chỉ tiêu giá vốn. Phương pháp lập: Hàng hoá được tổng hợp và theo dõi trên một bảng kê nhập, xuất. Mỗi mặt hàng được ghi trên 1 dòng của bảng này. Cột dư đầu kỳ: căn cứ vào số dư cuối kỳ trước của "Bảng kê nhập xuất" Cột phát sinh Nợ: căn cứ vào "Sổ chi tiết hàng hoá" từ đó rút ra giá trị tồn kho cuối kỳ. "Bảng kê nhập xuất hàng hoá" ở chi nhánh Công ty đang sử dụng thực chất là theo dõi hàng hoá nhập, xuất theo giá trị thực tế. + Bảng tổng hợp nhập xuất: Là bảng tổng hợp các chỉ tiêu "Bảng kê nhập xuất hàng hoá. Đến ngày 16-06-2003, Công ty Komatsu Việt Nam thanh toán tiền hàng, kế toán lập phiếu thu rồi chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt, sau đó chuyển sang cho thủ quỹ làm thủ tục nhận tiền Phiếu thu có mẫu sau: Đơn vị: Quyển số: Địa chỉ: Số: Phiếu thu Ngày 16 tháng 06 năm 2003 Tài khoản Nợ: 111 Tài khoản Có: 131 Họ và tên người nộp tiền:Nguyễn Bích Loan Địa chỉ: Công ty Komatsu Việt Nam Lý do nộp : Thanh toán tiền hàng kỳ trước Số tiền : 32.759.928 đ Viết bằng chữ : Ba mươi hai triệu,bảy trăm năm mươi chín ngàn, chín trăm hai mươi tám đồng. Kèm theo: Chứng từ gốc: Ngày 16 tháng 06 năm 2003 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên, Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nộp (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên, + Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý): + Số tiền quy đổi: Phiếu thu này được lập thành 3 liên: 1 liên lưu sổ quỹ, 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên dùng để chuyển cho kế toán (theo dõi hạch toán với khách). Kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 1111: 32.759.928 Có TK 131 - Công ty Komatsu Việt Nam: 32.759.928 Phiếu thu này làm căn cứ để kế toán vào bảng kê số 1 Bảng kê số 1 Ghi Nợ TK 111, 112 Tháng 06 năm 2003 Chứng từ Diễn giải Nợ TK 111 Nợ TK 112 SH NT TK ĐƯ Số tiền TKĐƯ Số tiền 02/06/03 Thu tiền vận chuyển 641 150.000 05/06/03 Thu tiền bán lẻ cửa hàng 8 Ngọc Khánh 5112 403.000 10/06/03 Thu tiền của khách 131 3.000.000 16/06/03 Thu tiền hàng của Công ty Komatsu Việt Nam 131 32.759.928 .............. Cộng 629.554.103 23.065.897 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Kế toán (Ký, họ tên) Cùng với việc phản ánh các khoản thu, kế toán phải mở "Sổ chi tiết công nợ" theo dõi riêng cho từng khách hàng. Căn cứ vào Hoá đơn GTGT để ghi sổ. Ngoài ra ta cũng có thể biết được số tiền khách hàng đặt trước. * Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu. Ví dụ: Ngày 29 tháng 06 năm 2003, Giám đốc chi nhánh Công ty xét thấy Công ty Komatsu Việt Nam đã mua hàng hoá của chi nhánh Công ty với khối lượng lớn trong tháng, tương đương 120.000.000 /tháng. Chi nhánh Công ty quyết định giảm giá 2% trên tổng doanh số bán cả tháng cho Công ty Komatsu. Căn cứ biên bản xác định thực hiện giảm giá, kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 521: 120.000.000x 2% = 2.400.000 Có TK 131: 2.400.000 Nghiệp vụ này được phản ánh trên "Sổ chi tiết công nợ" Với nghiệp vụ hàng bán bị trả lại: Ngày 30 tháng 06 năm 2003 công ty TNHH thương mại Tiến Dũng có trả lại 20 hộp bánh Ritz 150g do bánh bị bẹp . Số hàng mà công ty TNHH thương mại Tiến Dũng mua trước đã thanh toán hết tiền cho chi nhánh công ty bằng tiền mặt. Vì vậy, kế toán sẽ hạch toán như sau: Nợ TK 531: 220.000 Có TK 111: 220.000 Riêng trường hợp giảm giá hàng bán thì trong vòng 3 năm trở lại đây chi nhánh công ty hầu như không có nghiệp vụ phát sinh. 5. Hạch toán tổng hợp nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá. Cuối tháng căn cứ vào Bảng kê và Sổ chi tiết đã trình bày ở trên, kế toán vào các Nhật ký - Chứng từ sau: - Nhật ký - Chứng từ TK 511 Cuối tháng, lấy số liệu trên Sổ chi tiết công nợ ( TK 521, 531, 532), kế toán kết chuyển điều chỉnh giảm doanh thu theo bút toán sau: Nợ TK 5112: 2.620.000 Có TK 521: 2.400.000 Có TK 531: 220.000 Đồng thời căn cứ vào sổ chứng từ kế toán mở riêng cho từng mặt hàng và từng phương thức xuất, phản ánh tổng hợp doanh thu vào Nhật ký - Chứng từ này. - Nhật ký chứng từ ghi Có TK 156 Căn cứ vào số liệu tổng hợp trên sổ chứng từ, kế toán phản ánh giá vốn tổng cộng vào Nhật ký - Chứng từ. III. Hạch toán nghiệp vụ xác định kết quả tiêu thụ tại chi nhánh công ty TNHH đầu tư phát triển công nghiệp và thương mại T.C.I 1. Hạch toán các khoản chi phí cho kinh doanh a. Chi phí bán hàng: Chi phí bán hàng bao gồm: + Chi phí nhân viên . + Chi phí vật liệu bao bì . + Chi phí dụng cụ, đồ dùng. + Chi phí khấu hao tài sản cố định. + Chi phí bảo hành + Chi phí dịch vụ mua ngoài. + Chi phí khác bằng tiền. Các khoản chi phí bán hàng này được tập hợp ghi vào " Sổ chi tiết chi phí bán hàng". Sổ chi tiết chi phí bán hàng Tài khoản 641 Từ ngày 01/06/2003 đến ngày 30/06/2003 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền SH NT 05/06/03 0062 04/06/03 Thuê phương tiện vận tải 1111 100.000 15/06/03 0081 12/06/03 Chi quảng cáo 1111 35.000.000 ............... Cộng: 80.000.000 Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) b. Chi phí quản lý doanh nghiệp. - Chi phí quản lý doanh nghiệp gồm các khoản: + Chi phí nhân viên quản lý. + Chi phí vật liệu quản lý. + Chi phí đồ dùng văn phòng. + Chi phí khấu hao tài sản cố định. + Thuế, phí, lệ phí. + Chi phí dự phòng. + Chi phí dịch vụ mua ngoài. + Chi phí khác bằng tiền. Kế toán chi phí ở chi nhánh Công ty sử dụng TK 642 để phản ánh các chi phí phát sinh trong kỳ và được tập hợp trong "Sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp". Mẫu sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp Sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp Tài khoản 642 Từ ngày 01/06/2003 đến ngày 30/06/2003 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền SH NT 02/06/03 0056 01/06/03 Chi tiếp khách 1111 250.000 13/06/03 0072 10/06/03 Công tác phí 1111 150.000 17/06/03 0033 10/06/03 Vé cầu xe đi công tác 1111 70.600 ........... Cộng: 35.000.000 Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) * Hạch toán các nghiệp vụ xác định kết quả kinh doanh. Hàng tháng kế toán Công ty xác định kết quả kinh doanh bằng các bút toán sau: Kết chuyển doanh thu thuần: Nợ TK 511: 650.000.000 Có TK 911: 650.000.000 - Kết chuyển giá vốn hàng bán: Nợ TK 911: 350.000.000 Có TK 632: 350.000.000 - Kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 911: 115.000.000 Có TK 641: 80.000.000 Có TK 642: 35.000.000 - Kết chuyển lãi: Nợ TK 911: 185.000.000 Có TK 4212: 185.000.000 Trên cơ sở này kế toán vào "Sổ chi tiết xác định kết quả kinh doanh" Mẫu sổ chi tiết xác định kết quả kinh doanh . Trên cơ sở này cuối tháng kế toán lập "Báo cáo kết quả kinh doanh" Sổ chi tiết xác định kết quả kinh doanh Tài khoản 911 Từ ngày 01/06/2003 đến ngày 30/06/2003 Số TT Diễn giải Ghi Nợ TK 911 Ghi Có TK 911 TK 632 TK 641 TK 642 TK 421 TK 511 TK 421 1 Kết chuyển giá vốn 350.000.000 2 Kết chuyển chi phí bán hàng 80.000.000 3 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp 35.000.000 4 Kết chuyển doanh thu thuần 650.000.000 5 Xác định kết quả và kết chuyển ............. 185.000.000 Phần III Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định tiêu thụ tại chi nhánh Công ty TNHH đầu tư phát triển công nghiệp và thương mại T.C.I Qua phần nhận xét ở trên, ta có thể nhận thấy được thực trạng công tác quản lý hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ ở chi nhánh Công ty, bên cạnh những mặt tích cực còn có những tồn tại không tránh khỏi của công tác hạch toán, để hoàn thiện công tác kế toán này trước hết cần phải đát ứng các yêu cầu sau: - Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính trong chế độ kế toán, kế toán không chỉ là công cụ quản lý tài chính của các đơn vị mà còn là công cụ quản lý kinh tế của Nhà nước, việc tổ chức công tác kế toán ở đơn vị cụ thể được vận dụng và cải tiến nhưng phải tuân theo khuôn khổ của chế độ kế toán tài chính do Nhà nước ban hành. - Hoàn thiện công tác kế toán này phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh, đặc điểm tổ chức kinh doanh của đơn vị nhằm mang lại hiệu quả cao nhất. - Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí, đem lại hiệu quả cao, tăng lợi nhuận cho chi nhánh Công ty. - Hoàn thiện phải đáp ứng được thông tin kịp thời, chính xác phù hợp với yêu cầu quản lý. Qua thời gian thực tập tại chi nhánh Công ty, em đã đi sâu tìm hiểu công tác hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ. Bằng vốn hiểu biết ở lý thuyết đã học cộng với công việc thực mà phòng kế toán - tài chính của chi nhánh Công ty TNHH đầu tư phát triển công nghiệp và thương mại T.C.I đang thực hiện, đồng thời được sự hướng dẫn của cô giáo, và các nhân viên phòng kế toán đặc biệt là cô kế toán trưởng Nguyễn Thị Thanh Hương. Em đã đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ như sau: ý kiến 1: Kế toán cần hạch toán rõ ràng. Kế toán chi nhánh Công ty cần có sự phân biệt rõ ràng giữa hàng xuất bán cho khách, thu tiền và hàng xuất sử dụng cho việc chào hàng, quảng cáo, giới thiệu sản phẩm. Việc xuất hàng để chào hàng, quảng cáo, giới thiệu sản phẩm chính là một phần chi phí để đẩy mạnh công tác tiêu thụ hàng hoá, mở rộng thị trường nên kế toán phải tính vào chi phí bán hàng và nên hạch toán như sau: Nợ TK 641 Có TK 156 ý kiến 2: Đẩy mạnh biện pháp hạch toán. Về phương thức thanh toán. Trong cơ chế thị trường như hiện nay, vốn là một vấn đề hết sức quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Các doanh nghiệp đều quan tâm đến việc bảo toàn vốn, quay vòng vốn nhanh để sử dụng tối đa hiệu quả của đồng vốn. Đối với chi nhánh Công ty TNHH đầu tư phát triển công nghiệp và thương mại T.C.I số vốn vay chiếm tới 60% vốn kinh doanh, hàng năm Công ty phải trả lãi tương đối lớn, do đó dẫn tới chi phí tăng lên đáng kể. Với phương thức thanh toán của khách hàng với Công ty như hiện nay hầu hết là trả chậm thường là 15 ngày nhưng có khi đến 20 á 30 ngày khách hàng mới thanh toán. Như vậy Công ty bị lỗ khoản lãi tiền vay trả cho ngân hàng do bị khách hàng chiếm dụng vốn. Do vậy, chi nhánh Công ty cần đẩy mạnh công tác thu hồi nhanh số tiền nợ. Đối với khách hàng gần đến hạn phải trả tiền, chi nhánh Công ty nên gửi giấy báo yêu cầu trả tiền trước khi đến hạn 2-3 ngày để nhắc nhở khách hàng thanh toán đúng hạn, hoặc có thể gửi thông báo yêu cầu thanh toán có tính lãi suất tiền vay trên số tiền trả chậm quá hạn trả theo lãi suất quá hạn do ngân hàng quy định (Điều này có thể ghi rõ trong hợp đồng kinh tế). Và khi khách hàng trả chậm và phải chịu lãi suất tính trên số tiền mà khách hàng còn phải trả thì số tiền lãi sẽ được hạch toán vào thu nhập hoạt động bất thường. Nợ TK 111,112: Có TK 711: (Số tiền lãi thu được từ việc trả chậm) ý kiến 3: Thống nhất thời gian nộp báo cáo của các nhân viên bán hàng. Chi nhánh Công ty cần có thời gian quy định thống nhất việc nộp báo cáo về phòng kế toán. Theo em có thể là 1 tuần nộp báo cáo 1 lần để giúp cho kế toán có được những thông tin chính xác giúp cho Ban lãnh đạo chi nhánh Công ty đưa ra những quyết định sáng suốt trong thời gian ngắn và không bị bỏ lỡ những cơ hội kinh doanh cũng như tránh được những rủi ro không đáng có. ý kiến 4: Cần phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng tồn kho. Chi nhánh Công ty cần phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho số hàng hoá còn tồn trong kho của chi nhánh Công ty. Theo chế độ kế toán hiện hành quy định thì khi số lượng hàng tồn kho giữa các kỳ có số lượng biến động lớn, liên quan đến những hàng tồn kho, các khoản chi phí phát sinh lớn cần phải được phân bổ cho lượng hàng tồn kho và hàng bán ra nhằm đảm bảo nguyên tắc phù hợp khi so sánh giữa thu nhập và chi phí kinh doanh để xác định chính xác kết quả tiêu thụ trong kỳ. ý kiến 5: Cần tìm ra biện pháp để công việc hạch toán tiêu thụ hàng hoá được theo dõi trên sổ một cách kịp thời và chính xác nhất. Kế toán có thể sử dụng một số công việc kế toán trên máy vi tính như kê thuế GTGT để giảm bớt khối lưọng công việc và như vậy sẽ có nhiều thời gian hơn để công việc hạch toán tiêu thụ hàng hoá được kịp thời và chính xác. Và như vậy sẽ giúp cho chi nhánh công ty có thể theo dõi được tình hình công nợ của khách hàng. ý kiến 6: Hệ thống chứng từ đặt ra còn cồng kềnh dẫn đến công việc hạch toán bị chồng chéo. Theo em, thì thủ kho không cần lưu giữ chứng từ và phòng kế toán chỉ cần lưu một loại chứng từ liên rồi luân chuyển giữa các bộ phận kế toán. ý kiến 7: Hình thức tiêu thụ của chi nhánh công ty còn chưa đa dạng kém sức cạnh tranh trên thị trường vì vậy mà để có những hàng hóa được tiêu thụ với khối lượng lớn chi nhánh công ty cần nâng cao chất lượng phục vụ và mở rộng thị trường phân phối tiêu thụ hàng hóa. Kết luận Qua thời gian thực tập ở chi nhánh Công ty TNHH đầu tư phát triển công nghiệp và thương mại T.C.I, bước đầu em đã làm quen với công việc của một nhân viên kế toán, em đã tìm hiểu tổ chức bộ máy kế toán cũng như phương pháp hạch toán của chi nhánh Công ty. Có thể nói rằng những thành tựu mà chi nhánh Công ty đã đạt được là không nhỏ. Chi nhánh Công ty đã có uy tín và chỗ đứng trên thị trường. Tuy nhiên, sự phát triển về quy mô hoạt động cũng như khối lượng tiêu thụ hàng hoá ngày càng tăng, đòi hỏi tính chính xác và kịp thời trong việc tổ chức công tác kế toán của chi nhánh Công ty. Qua bài viết có thể thấy rằng việc tổ chức hợp lý quá trình hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh đóng vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp vì nó giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn hoạt động tiêu thụ hàng hoá của mình, đảm bảo các chu kỳ kinh doanh diễn ra đều đặn, không bị ứ đọng vốn, sản xuất kinh doanh mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp, nâng cao đời sống cho người lao động. Nhằm mục đích thực hiện được nhiệm vụ kinh doanh trong điều kiện cơ chế hiện nay, chi nhánh Công ty TNHH đầu tư phát triển công nghiệp và thương mại cần phải hoàn thiện tổ chức công tác kế toán, tổ chức hợp lý công tác hạch toán tiêu thụ hàng hoá, lưu chuyển chứng từ, tài liệu từ đó làm tăng hiệu quả sử dụng nhân lực, tăng cường tính kịp thời của các thông tin. Điều này còn phụ thuộc nhiều vào thời gian, đòi hỏi phải có sự nghiên cứu kỹ lưỡng về mặt xây dựng chế độ và khảo sát tình hình thực tế trên thị trường. Sau cùng em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn của cô giáo và các nhân viên phòng kế toán – tài chính của chi nhánh Công ty TNHH đầu tư phát triển công nghiệp và thương mại T.C.I đã giúp em hoàn thành chuyên đề này. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội ngày 25 tháng 4 năm 2004 Học viên Vũ Thanh Hương Mục lục Nhận xét của cơ quan thực tập Ngày tháng năm 2003 Kế toán trưởng Giám đốc chi nhánh