Chuyên đề Hoàn thiện công tác hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tai Công ty TNHH 4 P

h ghi nhận doanh thu, chi phí hoa hồng đại lý, thuế GTGT đồng thời ghi kết chuyển giá vốn hàng bán. Ví dụ: Theo hoá đơn GTGT số 002196, phiếu chi số 18 kế toán thực hiện tính chi phí hoa hồng cho đại lý và ghi sổ kế toán như sau: Nợ TK 641: 331.256 Nợ TK 133: 33.126 Có TK 111: 344.382 +Chi phí xuất khẩu gồm chi phí lệ phí hải quan, chi phí vận chuyển, bốc xếp từ kho đến cảng... và được hạch toán trên tài khoản TK6413. Lệ phí hải quan được tính dựa trên số lượng tủ xuất khẩu và đơn giá từng loại tủ khác nhau. Ví dụ: Lệ phí hải quan cho một tủ thường là 100.000 đồng, tủ đặc biệt là 150.000 đồng. Chứng từ ghi nhận chi phí xuất khẩu là Hoá đơn GTGT vận chuyển, Biên lai nộp lệ phí.  Biểu 16 : Sổ chi tiết TK 641 Công ty TNHH 4 P Tầng 13-53-Quang Trung-Hai Bà Trưng-Hà Nội SỔ CHI TIẾT Tài khoản 641-Chi phí bán hàng Từ ngày 01/01/2008 đến ngày 31/01/2008 Đơn vị: Nghìn đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Ngày Số hiệu Nợ Có Dư đầu kỳ 0 01/01 PC001 Hoa hồng đại lý 111 10.325 .... .... .... .... .... .... 05/01 PXK số 9 Xuất NVL sản xuất hàng mẫu 152 23.560 .... .... .... .... .... .... 25/01 PC0249 Chi phí quảng cáo, khuyến mại 155 56.321 .... .... .... .... .... .... 31/01 Kết chuyến sang 911 475.200 Cộng PS 475.200 475.200 Dư cuối kỳ 0 Ngày 31 tháng 01 năm 2008 Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Chi phí bằng tiền thường chiếm tỷ trọng lớn nhất (khoảng 60%) trong chi phí bán hàng. Nó có thể gồm: chi phí hoa hồng, lệ phí hải quan, chi phí vận chuyển, bốc dỡ và các chi phí bằng tiền khác. Chi phí quảng cáo, khuyến mãi cũng chiếm một tỷ trọng cao khoảng 19% nhưng không phải là chi phí phát sinh thường xuyên mà chỉ xuất hiện vào một giai đoạn nhất định. Chi phí này khi phát sinh không được phân bổ cho nhiều kỳ mà được hạch toán trực tiếp vào tháng phát sinh nên làm cho chi phí bán hàng tăng cao bất thường ở những tháng đó. Đây cũng là một hạn chế mà Công ty cần hoàn thiện trong giai đoạn tới. Biểu 17: Sổ cái TK 641 Công ty TNHH 4 P Tầng 13-53-Quang Trung-Hai Bà Trưng-Hà Nội SỔ CÁI Tài khoản 641-Chi phí bán hàng Từ ngày 01/01/2008 đến ngày 31/01/2008 Số dư đầu kỳ Nợ Có 0 Tháng Ghi nợ Tk 641 Ghi có các TK Tháng 1 Tháng 2 Tháng ... Tháng 12 Cộng 1.TK111 287.456 2.TK 131 340.342 3.TK 152 49.563 4.TK153 69.235 5.TK 155 231.125 6.TK 331 25.123 7.TK 334 97.785 Cộng PS Nợ 525.789 Tổng PS Có 525.789 Số dư cuối kỳ Nợ 0 Có Ngày 31 tháng 01 năm 2008 Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Vì chi phí bán hàng phát sinh không nhiều nên Công ty chỉ mở sổ chi tiết chung cho TK 641 mà không mở riêng cho từng TK 6411, TK 6412, TK 6413. Hằng ngày, khi nhận được chứng từ liên quan như Phiếu chi, Biên lai nộp tiền...kế toán ghi sổ chi tiết TK 641. Cuối tháng, kế toán không lập Bảng kê số 5 tập hợp chi phí bán hàng mà chỉ căn cứ vào sổ chi tiết TK 641, kế toán ghi vào Sổ cái TK 641. 2.7.2.Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp Tài khoản sử dụng: -TK 642: là tài khoản dùng để tập hợp và kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp. Tài khoản này không có số dư. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều loại chi phí như: lương nhân viên quản lý, chi phí tiếp khách, chi phí khấu hao, thuế phí, lệ phí, chi phí công cụ dụng cụ, chi phí bằng tiền khác. Tiền lương nhân viên quản lý là chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất trong chi phí quản lý doanh nghiệp (khoảng 35%). Khác với lương công nhân ở phân xưởng tính theo sản phẩm, lương nhân viên quản lý được tính theo thời gian. Hàng ngày, mọi nhân viên đều phải dập thẻ chấm công trước khi vào cơ quan làm việc. Thẻ chấm công có 3 mức: Nếu đi đúng giờ thẻ bình thường, nếu đi muộn 5 phút thẻ bị đánh dấu đỏ, nếu đi muộn hơn 5 phút thẻ đánh dấu màu xanh. Thẻ chấm công là cơ sở để kế toán tiền lương lập Bảng chấm công, bảng này là cơ sở để lập Bảng thanh toán tiền lương. Bảng thanh toán tiền lương được lập cho từng phòng và cho toàn Công ty. Tiền lương được trả theo 2 kỳ: tạm ứng vào ngày mồng 10 của tháng và trả tiếp vào ngày 25 và được tính như sau: Tiền lương = Tiền lương + Tiền lương +Tiền +Tiền - Các khoản Nhân viên ql chính làm thêm giờ thưởng bảo hiểm khấu trừ lương khác Tiền lương làm thêm giờ được tính bằng tiền lương chính trong cùng thời gian nhân với hệ số 1,5 ngày bình thường và nhân với hệ số 2 đối với ngày thứ 7 và chủ nhật. Cuối tháng, căn cứ thẻ chấm công, quyết định khen thưởng, kế toán tiền lương tính ra số nhân viên được hưởng tiền thưởng là những người đi làm đúng giờ và hoàn thành nhiệm vụ của mình. Mức tiền thưởng trung bình là 100.000 đồng/người. Căn cứ để tính bảo hiểm cho các nhân viên cuối tháng là Giấy nghỉ ốm của bệnh viện hoặc cơ sở y tế. Các khoản khấu trừ lương gồm các khoản trích theo lương, các khoản bồi thường của người lao động. Căn cứ vào Bảng thanh toán lương, Bảng thanh toán tiền thưởng kế toán ghi sổ như sau: Nợ TK 642: 640.254.985 Có TK 334: 640.254.985 Chi phí khấu hao cũng là chi phí chiếm tỷ trọng khá cao trong chi phí quản lý doanh nghiệp (chiếm 20%). Hiện nay, để cho đơn giản Công ty vẫn tính khấu hao theo nguyên tắc tròn tháng do vậy ở những tháng có sự tăng, giảm TSCĐ chi phí khấu hao được tính không chính xác. Công ty thực hiện tính khấu hao theo phương pháp khấu hao đường thẳng. Công thức tính khấu hao: Mức KHTSCĐ = Mức KHTSCĐ + Mức KHTSCĐ - Mức KHTSCĐ Tháng 1/2008 tháng 12/2008 tăng tháng 1/2008 giảm tháng 1/2008 Cuối tháng, căn cứ Bảng tính và phân bổ khấu hao, kế toán TSCĐ phản ánh bút toán khấu hao: Nợ TK 642: 96.253.546 Có TK 214: 96.253.546 Bên cạnh đó các chi phí bằng tiền chiếm tới gần 14% tổng chi phí doanh nghiệp. Chi phí bằng tiền này gồm các chi phí tiếp khách, chi phí hội nghị, công tác phí, các khoản chi cho lao động nữ, chi phí đồ dùng văn phòng...Hàng ngày, khi nhận được các chứng từ như Hoá đơn, Phiếu chi, Phiếu thanh toán tạm ứng...kế toán ghi sổ chi tiết TK 642. Ví dụ: Khi nhận được hoá đơn về việc tiếp khách, kế toán ghi: Nợ TK 642: 1.235.000 Có TK 111: 1.235.000 Hiện nay đối với thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ do hoá đơn chứng từ không hợp lệ, kế toán hạch toán tăng chi phí quản lý doanh nghiệp. Cụ thể là trong tháng 01 năm 2008, số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ là 11.156.894 đồng thời kế toán ghi sổ: Nợ TK 642: 11.156.894 Có TK 133: 11.156.894 Việc hạch toán như vậy là không đúng với chế độ kế toán nên nó không phản ánh chính xác chi phí quản lý doanh nghiệp trong tháng. Do vậy, Công ty cần phải thay đổi để chấp hành đúng quy định của chế độ kế toán. Chi phí quản lý được theo dõi chung trên TK 642 mà không được chi tiết theo từng tài khoản cấp 2, điều này gây khó khăn trong việc quản lý, tiết kiệm chi phí. Chi phí điện, nước được tính toàn bộ cho chi phí sản xuất chung làm tăng giá thành sản xuất và không phản ánh đúng chi phí sản xuất kinh doanh. Hàng ngày, khi phát sinh chi phí, căn cứ các chứng từ như hoá đơn, phiếu chi...kế toán ghi Sổ chi tiết TK 642. Cuối tháng, căn cứ vào Bảng thanh toán lương, Bảng tính và phân bổ khấu hao, kế toán phản ánh bút toán tiền lương nhân viên quản lý và chi phí khấu hao. Sổ chi tiết TK 642 là căn cứ để ghi Sổ cái TK 642 vào cuối kỳ. Biểu 18: Sổ chi tiết TK 642 Công ty TNHH 4 P Tầng 13-53-Quang Trung-Hai Bà Trưng-Hà Nội SỔ CHI TIẾT Tài khoản 642-Chi phí quản lý doanh nghiệp Từ ngày 01/01/2008 đến ngày 31/01/2008 Đơn vị: Nghìn đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Ngày Số hiệu Nợ Có Dư đầu kỳ 0 01/01 PC009 Chi phí tiếp khách 111 80.325 .... .... .... .... .... .... 05/01 HĐGTGT Mua văn phòng phẩm 331 23.560 .... .... .... .... .... .... 25/01 Bảng TT Lương Lương nhân viên quản lý 334 160.254 .... .... .... .... .... .... 31/01 Kết chuyến sang 911 546.345 Cộng PS 546.345 546.345 Dư cuối kỳ 0 Ngày 31 tháng 01 năm 2008 Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)  Biểu 19: Sổ cái TK 642 Công ty TNHH 4 P Tầng 13-53-Quang Trung-Hai Bà Trưng-Hà Nội SỔ CÁI Tài khoản 642-Chi phí quản lý doanh nghiệp Từ ngày 01/01/2008 đến ngày 31/01/2008 Số dư đầu kỳ Nợ Có 0 Tháng Ghi nợ Tk 641 Ghi có các TK Tháng 1 Tháng 2 Tháng ... Tháng 12 Cộng 1.TK111 87.456 2.TK 112 40.342 3.TK 131 9.563 4.TK133 235 5.TK 141 31.125 6.TK 152 25.123 7.TK 153 7.785 8.TK 214 96.352 9.TK 242 54.123 10.TK 331 21.0456 11.TK 333 42.125 12.TK 334 160254 13.TK 338 26.844 Cộng PS Nợ 631.128 Tổng PS Có 631.128 Số dư cuối kỳ Nợ 0 Có Ngày 31 tháng 01 năm 2008 Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) 2.7.3.Xác định kết quả tiêu thụ Tài khoản sử dụng -TK 911: dùng để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ. Đây là tài khoản so sánh. Dư Nợ: Số lỗ hoặc số phân phối vượt quá số lãi tạo ra Dư Có: Lợi nhuận chưa phân phối Hạch toán kết quả tiêu thụ Kết quả tiêu thụ được xác định vào cuối tháng và được xác định theo công thức: Lợi nhuận gộp về = Doanh thu thuần về - Giá vốn hàng bán BH và cung cấp DV BH và cung cấp DV LN thuần từ = LN gộp + (DT HĐ – CP HĐ ) - (CP BH + CPQL) HĐKD về BH tài chính tài chính Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ là toàn bộ doanh thu tiêu thụ trừ đi các khoản giảm trừ doanh thu. Giá vốn hàng bán gồm toàn bộ giá vốn của thành phẩm, hàng hoá bán trong kỳ, các khoản hao hụt, mất mát hàng tồn kho sau khi trừ đi phần bồi thường do trách nhiệm cá nhân, các chi phí vật liệu, nhân công vượt định mức. Biểu 20: Sổ chi tiết TK911 Công ty TNHH 4P Tầng 13-53-Quang Trung-Hà Nội Sổ chi tiết Tài khoản 911- Xác định kết quả kinh doanh Từ ngày 01/01/2008 đến ngày 31/01/2008 Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Ngày SH Nợ Có Dư đầu kỳ 0 31/01 Kết chuyển giá vốn hàng bán 632 2.831.404.734 31/01 Kết chuyển chi phí bán hàng 641 60.526.321 31/01 Kết chuyển chi phí quản lý 642 560.854.259 31/01 Kết chuyển doanh thu thuần 511 4.378.501.668 31/01 Kết chuyển chi phí hoạt động tài chính 635 135.129 31/01 Kết chuyển doanh thu tài chính 515 3.526.584 31/01 Kết chuyển lãi trong tháng 421 70.649.955 31/01 Cộng phát sinh 4.732.064.252 4.732.064.252 31/01 Dư cuối kỳ 0 Kế toán trưởng Ngày 31 tháng 01 năm 2008 (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán ghi sổ (Ký,ghi rõ họ tên) Biểu 21: Sổ cái TK 911 Công ty TNHH 4P Tầng 13-Số 53-Quang Trung-Hà Nội Sổ cái Tài khoản 911-Xác định kết quả kinh doanh Từ ngày 01/01/2008 đến ngày 31/01/2008 Số dư đầu kỳ Nợ Có 0 Ghi Nợ TK 911 Ghi có TK Tháng 1 Tháng 2 Tháng .............. Tháng 12 Cộng 1.TK632 2.831.404.734 2.TK635 3.526.584 3.TK641 60.526.321 4.TK642 560.854.259 5.TK421 70.649.955 Cộng PS Nợ 4.732.064.252 Tổng PS Có 4.732.064.252 Số dư cuối kỳ Nợ 0 Có Kế toán trưởng Ngày 31 tháng 01 năm 2008 (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán ghi sổ (Ký, ghi rõ họ tên)  Biểu 22: Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh tháng 1 năm 2008 Đơn vị báo cáo: Công ty TNHH 4P Mẫu số B 02-DN Địa chỉ:Tầng 13-53-Quang Trung-Hà Nội Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Tháng 01 năm 2008 Đơn vị tính:đồng Chỉ tiêu Mã số Tháng 1 1 2 4 1.Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 4.978.501.668 2.Các khoản giảm trừ doanh thu 02 602.357.120 3.Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ (10= 01 –02) 10 4.378.501.668 4.Giá vốn hàng bán 11 2.831.404.734 5.Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ (20= 10 – 11) 20 21.986.402 6.Doanh thu hoạt động tài chính 21 9.526.584 7.Chi phí tài chính -Trong đó: Chi phí lãi vay 22 23 6.023.150 8.Chi phí bán hàng 24 60.526.321 9.Chi phí quản lý doanh nghiệp 25 560.854.259 10.Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh (30= 20+(21-22)-(24+25)) 30 4.732.064.252 11.Thu nhập khác 31 - 12.Chi phí khác 32 - 13.Lợi nhuận khác (40= 31-32) 40 14.Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (50=30+40) 50 4.732.064.252 15.Chi phí thuế thu TNDN hiện hành 51 16.Chi phí thuế TNDN hoãn lại 52 17.Lợi nhuận sau thuế TNDN (60=50-51-52) 60 18.Lãi cơ bản trên cổ phiếu(*) 70 Lập, ngày 31 tháng 01 năm 2008 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ và tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Phần III.Phương hướng và giải pháp hoàn thiện hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tại Công ty TNHH 4P 3.1.Đánh giá khái quát về công tác tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH 4P 3.1.1.Đánh giá chung Công ty TNHH 4P từ khi thành lập đên nay đã trải qua những giai đoạn thăng trầm. Ngày nay, Công ty đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể: sản phẩm đạt tiêu chuẩn ISO 9000-2001, thị trường ngày càng được mở rộng. Để có được thành công đó, Công ty đã tổ chức một bộ máy quản lý gọn nhẹ, có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng giữa các phòng ban, điều đó vừa giúp các phòng hoàn thành tốt nhiệm vụ được bàn giao vừa là tạo sự gắn kết nhịp nhàng, đồng bộ trong mọi hoạt động của Công ty. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng phù hợp, đảm bảo sự chỉ đạo thống nhất của cấp trên đối với cấp dưới, tránh sự chỉ đạo trùng lặp trong khâu tổ chức và chỉ đạo sản xuất. Với sự hỗ trợ của hệ thống kế toán máy tính đã góp phần giảm bớt sức lao động thủ công đồng thời giúp quá trình thu thập, xử lý thông tin kế toán được thực hiện nhanh chóng, chính xác hơn. Hình thức sổ tổng hợp Công ty áp dụng là hình thức Nhật ký – Chứng từ. Đây là hình thức ghi sổ phù hợp với những Công ty có quy mô như Công ty TNHH 4P vì nó tăng cường khả năng kiểm tra, kiểm soát thông tin kế toán và chỉ áp dụng được khi có đủ kế toán viên có đủ trình độ vì đây là hình thức ghi sổ kế toán phức tạp nhất. Hình thức này là hình thức khó áp dụng phần mềm kế toán nhất nhưng với sự giúp đỡ của các chuyên gia phần mềm Lạc Việt đã thiết kế phần mềm kế toán khá tiện ích và phù hợp với Công ty. Hệ thống sổ sách, báo cáo được thiết kế theo đúng chế độ kế toán, thuận tiện và khoa học giúp các kế toán có thể kết xuất những báo cáo bất cứ thời điểm nào đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho ban lãnh đạo. Công ty kết hợp hai hình thức trả lương là trả lương theo sản phẩm và trả lương theo tháng. Hình thức trả lương theo sản phẩm được áp dụng với lao động trực tiếp sản xuất còn hình thức trả lương theo tháng được áp dụng đối với lao động gián tiếp. Sự kết hợp khéo léo này cùng với các chính sách, chế độ đãi ngộ công nhân viên khác đã góp phần khuyến khích công nhân hăng say làm việc, nâng cao năng suất lao động, đảm bảo chất lượng sản phẩm. Việc thực hiện và tổ chức các chứng từ, tổ chức luân chuyển chứng từ đều phù hợp với chế độ kế toán. Các chứng từ đều được đánh số thứ tự đầy đủ liên tục và đều được kiểm tra kỹ trước khi ghi sổ để đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ và hợp pháp. Sau khi ghi sổ các chứng từ được phân loại theo từng phần hành để kế toán phần hành đó bảo quản, lưu trữ. Nhìn chung, bộ máy kế toán của Công ty khá hoàn thiện với tổ chức phân công hợp lý đã góp phần tích cực vào sự phát triển của Công ty. Những điều trên đã góp phần đáng kể trong việc làm tăng các thông tin tài chính, giúp lãnh đạo ra các quyết định tốt nhất cho sản xuất kinh doanh gia tăng lợi nhuận. 3.1.2.Đánh giá khái quát về hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm tại Công ty TNHH 4P a.Những thành tựu đạt được Kế toán tiêu thụ là một trong những phần hành kế toán quan trọng liên quan đến nhiều vấn đề phức tạp vì vậy tổ chức hợp lý có ý nghĩa hết sức to lớn. Tuy nhiên công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ đã đạt được nhiều thành tựu quan trọng. +Về chứng từ và luân chuyển chứng từ: Hệ thống chứng từ đã được xây dung phù hợp theo đúng biểu mẫu nhà nước quy định và tổ chức luân chuyển hợp lý tạo điều kiện cho việc kê khai và nộp thuế thuận lợi. Các chứng từ như Lệnh xuất, Giấy đề nghị xuất hàng, Phiếu chi hay Phiếu thu đều phải có chữ ký duyệt của Giám đốc và các phòng ban liên quan như phòng kinh doanh, phòng xuất nhập khẩu, phòng tài chính kế toán. Sau quá trình luân chuyển, các chứng từ này được bảo quản, lưu trữ tại phòng kế toán theo đúng chế độ. +Về phương pháp tính giá nhập-xuất: Giá thành phẩm nhập kho là giá thành công xưởng thực tế bao gồm toàn bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Phương pháp FIFO được áp dụng để tính giá thành phẩm xuất kho, đảm bảo phản ánh kịp thời tình hình giá thành thành phẩm xuất bán, xuất gửi đại lý và giá trị thành phẩm tồn kho, đảm bảo cung cấp kịp thời thông tin cho nhà quản lý. +Về sổ sách: Hệ thống sổ sách được tổ chức theo hình thức Nhật ký-Chứng từ đảm bảo được sự đối chiếu, kiểm tra liên tục. Các nghiệp vụ bán hàng đều được kế toán ghi sổ khi có đầy đủ chứng từ hợp lý, hợp lệ và hợp pháp. Doanh thu bán hàng được theo dõi trên các sổ chi tiết TK 5111, TK 5112, TK 5113 và cuối tháng được tổng hợp trên Sổ cái TK 511. Giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp đều được theo dõi trên các sổ chi tiết tương ứng trên cơ sở tập hợp chi phí từ các chứng từ. Bên cạnh phản ánh doanh thu, chi phí Công ty còn tổ chức theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu. Kế toán mở sổ chi tiết cho từng đối tượng công nợ, lập Bảng kê số 11 để theo dõi tổng hợp các khách hàng. Các nghiệp vụ về thuế cũng được ghi chép đầy đủ trên Bảng kê số 02, Sổ chi tiết TK 3331. Cuối kỳ, kế toán tổng hợp số liệu để vào Bảng kê số 01 thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế với Nhà nước. Công ty không mở Nhật ký – Chứng từ số 8 do việc tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết vào sổ tổng hợp được thực hiện nhanh chóng nhờ phần mềm kế toán ACCEST tuy nhiên điều này làm giảm sự kiểm tra, đối chiếu chặt chẽ giữa sổ chi tiết, sổ tổng hợp vốn có của hình thức này. +Về hệ thống báo cáo tài chính: Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty gồm các báo cáo do Nhà nước quy định như: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Thuyết minh báo cáo tài chính và các báo cáo quản trị: Tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn, Báo cáo tiêu thụ, Báo cáo hoa hồng đại lý...Các báo cáo này đã đáp ứng về cơ bản yêu cầu thông tin của ban lãnh đạo, góp phần giúp lãnh đạo Công ty đưa ra những quyết định quan trọng trong kinh doanh nhưng để cung cấp đầy đủ thông tin hơn nữa, kế toán nên lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo quy định của chế độ kế toán và một số báo cáo quản trị như: Báo cáo giá thành sản phẩm, Báo cáo chi tiết tình hình tạm ứng, Báo cáo chi tiết nguồn vốn doanh nghiệp... Tuy nhiên, bộ máy kế toán của Công ty vẫn còn một số tồn tại cần được hoàn thiện để nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác kế toán nói riêng và hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty nói chung. b.Những tồn tại trong công tác kế toán ở Công ty TNHH 4P +Về tài khoản sử dụng: Như đã phân tích ở trên, TK 511 và TK 641 được chi tiết theo các tài khoản cấp 2 không theo quy định của chế độ kế toán. Theo chế độ quy định nếu ở doanh nghiệp có nhu cầu mở chi tiết cho tài khoản nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lý thì tài khoản cấp 1 và tài khoản cấp 2 phải được mở theo quy định của chế độ kế toán. Chi phí quản lý doanh nghiệp được tập hợp chung trên tài khoản TK 642 mà không được chi tiết theo từng khoản mục, ảnh hưởng đến việc quản lý chi phí. Chi phí này thường lớn trong tổng chi phí do vậy Công ty cần chi tiết tài khoản này theo chế độ kế toán, đảm bảo việc theo dõi chi phí chặt chẽ, góp phần giảm chi phí gián tiếp cho Công ty. Theo chế độ kế toán TK 136 chỉ có 2 tài khoản cấp 2 là TK1361 và TK 1368 để theo dõi quan hệ cấp trên với cấp dưói. Tuy nhiên, ở Công ty TNHH 4P khi Công ty chuyển hàng cho phòng kinh doanh để phòng kinh doanh thực hiện nhiệm vụ kinh doanh thì kế toán theo dõi trên TK 1366. +Về hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu Hiện nay, các khoản giảm trừ doanh thu ở Công ty TNHH 4P chỉ gồm: Giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại. Các khoản giảm trừ này được hạch toán trực tiếp vào bên Nợ TK 511. Tuy nhiên, hạch toán như vậy sẽ khó theo dõi tình hình Hàng bán bị trả lại và Giảm giá hàng bán nên Công ty cần theo dõi riêng trên các sổ chi tiết, sổ cái để nắm được tình hình chất lượng của sản phẩm, từ đó có biện pháp thích hợp nâng cao chất lượng, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. +Về hạch toán giá vốn hàng bán Giá vốn thành phẩm được xuất cho Phòng kinh doanh thực hiện tiêu thụ thì giá vốn được theo dõi trên TK 1366. Đây là sự vận dụng linh hoạt của Công ty nhưng lại phản ánh sai bản chất, vi phạm nguyên tắc quyền và nghĩa vụ bởi vì thành phẩm tuy xuất cho phòng kinh doanh nhưng vẫn thuộc quyền sở hữu của Công ty nên không thể phản ánh qua TK 1366. Tài khoản 1366 không chỉ theo dõi giá vốn mà còn theo dõi cả nghiệp vụ Tạm ứng, Hoa hồng cho phòng kinh doanh vì vậy việc kiểm tra, đối chiếu giá vốn hàng bán cuối kỳ gặp nhiều khó khăn. +Về hạch toán chi phí quảng cáo khuyến mại Khi hạch toán chi phí quảng cáo, khuyến mại bằng sản phẩm của Công ty, kế toán không ghi nhận doanh thu tiêu thụ nội bộ mà hạch toán như sau: Nợ TK 641: chi phí quảng cáo, khuyến mại Có Tk 155: giá thành sản phẩm xuất kho Việc hạch toán như vậy đã vi phạm chế độ kế toán, làm sai lệch doanh thu và giá vốn hàng bán trong kỳ. Hơn nữa, chi phí quảng cáo, khuyến mại phát sinh được tính toàn bộ ngay trong tháng đó làm chi phí tăng đột ngột, ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh. Do vậy, Công ty cần có sự thay đổi để chấp hành tốt hơn quy định của chế độ kế toán và đảm bảo thông tin chi tiết các báo cáo tài chính trung thực và chính xác. +Về hạch toán chi phí khấu hao Chi phí khấu hao là một trong những chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất chung và chi phí quản lý doanh nghiệp do vậy tính đủ và chính xác nó là một trong những yêu cầu không thể thiếu được. Hiện nay,Công ty vẫn thực hiện trích khấu hao theo nguyên tắc tròn tháng nên ở những tháng có sự tăng giảm TSCĐ, chi phí khấu hao không được tính chính xác. +Về hạch toán thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ Đối với thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, kế toán hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Cụ thể là trong tháng 01/2008, kế toán đã hạch toán thuế GTGT không được khấu trừ như sau: Nợ TK 642 : 7.156.894 Có TK 133: 7.156.894 Điều này không đúng theo quy định của Chế độ kế toán, nó phản ánh sai bản chất nghiệp vụ và làm tăng chi phí quản lý doanh nghiệp +Về lập dự phòng Hiện nay, Công ty chưa thực hiện lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và dự phòng phải thu khó đòi, điều này ảnh hưởng đến việc xác định đúng chi phí kinh doanh trong kỳ. Thực tế, các nghiệp vụ bán hàng trả chậm không phải luôn được thanh toán theo đúng thời hạn quy định, một số khoản nợ quá hạn và có khả năng không thu được nợ. Số nợ quá hạn cuả Công ty chiếm khoảng 1,76% số nợ phải thu (khoảng 368.966.245 đồng) trong đó khoảng 163.524.850 đồng là nợ quá hạn 3 năm, khoảng 86.359.274 đồng là nợ quá hạn 1 năm và khoảng 119.082.121 đồng là nợ quá hạn trên 1 tháng. Do vậy Công ty cần lập dự phòng phải thu khó đòi để tránh chi phí bị tăng cao trong một kỳ và xác định đúng chi phí kinh doanh đảm bảo nguyên tắc phù hợp. +Về sổ sách kế toán Công ty áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký-Chứng từ nhưng lại bỏ qua việc lập bảng kê và Nhật ký-Chứng từ như: Bảng kê số 10 và Nhật ký-Chứng từ số 8. Mặc dù, phần mềm kế toán ACCNET đã góp phần giúp kế toán dễ dàng tổng hợp dữ liệu từ các sổ chi tiết để vào sổ cái nhưng bỏ qua việc lập Nhật ký-Chứng từ số 10 làm giảm chức năng đối chiếu, kiểm tra chặt chẽ của hình thức ghi sổ này và giảm tính tổng hợp của số liệu, gây khó khăn cho nhà quản lý. -Về công tác kế toán quản trị Hiện nay tại Công ty, công tác kế toán quản trị chưa được coi trọng. Kế toán tại đơn vị mới chỉ dừng lại ở chức năng cung cấp thông tin chính xác, kịp thời mà chưa có những phân tích những báo cáo hỗ trợ cho nhà quản lý của đơn vị. Mặc dù làm kế toán trên máy cho phép tổng hợp thông tin theo yêu cầu và ra các báo cáo quản trị kịp thời. Tuy nhiên chức năng này chỉ có chức năng hỗ trợ chứ không thể giúp các kế toán viên trong việc phân tích những con số để đưa ra nhận xét thích đáng về tình hình tiêu thụ tại đơn vị. Việc phân tích báo cáo tài chính là rất quan trọng trong quá trình kinh doanh để tìm hướng đi và giải pháp thích hợp cho quá trình phát triển của doanh nghiệp vì vậy các kế toán viên cần phải nghiên cứu và học hỏi, bổ sung kiến thức tài chính để đáp ứng nhu cầu công việc. Biểu 23: Bảng kê số 10 Công ty TNHH 4 P Tầng 13-53-Quang Trung-Hai Bà Trưng-Hà Nội BẢNG KÊ SỐ 10 TK 157-Hàng gửi bán Đơn vị: Tháng ...năm .... Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ TK 157 ghi Có các TK Ghi có TK 157, ghi Nợ các tài khoản Số hiệu Ngày tháng TK154 TK155 .......... Cộng Nợ TK 157 TK632 .............. Cộng có TK 157 SL TT SL TT SL TT SL TT SL TT Cộng Số dư cuối tháng Ngày 31 tháng 01 năm 2008 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu 24: Nhật ký -Chứng từ số 8 Công ty TNHH 4 P Tầng 13-53-Quang Trung-Hai Bà Trưng-Hà Nội NHẬT KÝ-CHỨNG TỪ SỐ 8 Ghi có các TK 155, 156, 157, 131, 632, 641, 642, 911 Tháng .......năm........ Số hiệu Tk ghi Nợ TK ghi có TK ghi nợ TK 155 TK 156 Tk 157 ......... TK 131 TK 511 TK 632 TK 641 TK 642 TK 911 111 112 131 511 632 911 Cộng Đã ghi Sổ cái, ngày....tháng....năm..... Ngày .....tháng......năm..... Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu 25: Sổ chi tiết thanh toán với người mua bằng ngoại tệ Công ty TNHH 4 P Tầng 13-53-Quang Trung-Hai Bà Trưng-Hà Nội SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA BẰNG NGOẠI TỆ Tài khoản: 131 Đối tượng:............. Loại ngoại tệ:........ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Tỷ giá Thời hạn được chiết khấu Số phát sinh Số dư SH Ngày tháng Nợ Có Nợ Có NT VNĐ NT VNĐ NT VNĐ NT VNĐ Số dư ĐK Cộng số PS Số dư Ck Ngày ....tháng ....năm..... Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) 3.2.Phương hướng nhằm hoàn thiện hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tại Công ty TNHH 4P 3.2.1.Sự cần thiết phải hoàn thiện Công ty TNHH 4P đã có một đội ngũ kế toán đồng đều về trình độ, luôn đoàn kết thống nhất với nhau để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, cung cấp đầy đủ thông tin cho ban quản lý, góp phần không nhỏ vào sự phát triển của Công ty. Tuy nhiên, những tồn tại là tất yếu trong bất kỳ một bộ máy nào kể cả bộ máy kế toán do vậy yêu cầu hoàn thiện luôn được đặt ra. Bộ phận kế toán là bộ phận quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp nào. Nó thu nhập, tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin hữu ích cho toàn doanh nghiệp. Do vậy, nó phải ngày càng hoàn thiện để đáp ứng tốt hơn với từng sự thay đổi của doanh nghiệp, của chế độ kế toán để công tác kế toán luôn là người hỗ trợ đắc lực cho lãnh đạo Công ty, cho các cơ quan quản lý nhà nước. Tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ là một trong những phần hành quan trọng nhất của công tác kế toán. Nó xác định toàn bộ những nỗ lực của doanh nghiệp từ tất cả các khâu mua các yếu tố đầu vào cho sản xuất, tổ chức sản xuất và tiêu thụ. Vì vậy, yêu cầu hạch toán đúng, đầy đủ theo pháp luật được đặt cao hơn so với phần hành khác vì mỗi một tồn tại nhỏ trong quá trình hạch toán đều ảnh hưởng kết quả chung của toàn bộ doanh nghiệp. Hạch toán đúng đắn phần hành này không những xác định đúng kết quả doanh nghiệp đã đạt được trong kỳ mà còn có tác dụng nâng cao hiệu quả hoạt động của các bộ phận trong Công ty bởi thông tin kế toán là thông tin tổng hợp, nó tác động đến tất cả các hoạt động của Công ty. Do vậy, yêu cầu hoàn thiện hạch toán phần hành này là bức thiết. 3.2.2.Phương hướng hoàn thiện Do tầm quan trọng của phần hành tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm nên hoàn thiện phải đảm bảo các yêu cầu sau: Thứ nhất: Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính, tôn trọng chế độ kế toán. Kế toán là một công cụ quản lý tài chính quan trọng của Nhà nước, do đó tuân thủ đúng chế độ sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn cho doanh nghiệp và các cơ quan quản lý. Do chế độ chỉ dừng lại ở kế toán tổng hợp nên việc vận dụng linh hoạt vào mỗi doanh nghiệp là hết sức cần thiết nhưng phải trong khuôn khổ cơ chế tài chính và tôn trọng chế độ kế toán. Thứ hai: Hoàn thiện trên cơ sở đảm bảo công tác kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty và đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, phù hợp với yêu cầu quản lý của Công ty. Thứ ba: Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí, giảm nhẹ công việc kế toán nhưng vẫn đảm bảo tính khoa học, đảm bảo hiệu quả của công tác nói chung. Công ty đã thực hiện khá tốt công tác kế toán, đáp ứng được yêu cầu quản lý, phù hợp với đặc điểm Công ty và tuân thủ pháp luật. Tuy nhiên, vẫn tồn tại một số điểm chưa hợp lý, chưa thật tối ưu. Với mong muốn góp phần hoàn thiện hơn công tác kế toán phần hành này sau đây là một số ý kiến của tôi. 3.3.Giải pháp hoàn thiện hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH 4P 3.3.1.Hoàn thiện hệ thống tài khoản Theo quy định hiện hành về chế độ tài khoản sử dụng trong doanh nghiệp thì tất cả các tài khoản kế toán sử dụng trong công tác hạch toán kế toán tại đơn vị đều phải tuân theo đúng hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính quy định, kế toán chỉ được phép mở thêm tài khoản cấp 3 để phục vụ nhu cầu quản lý tại doanh nghiệp. Theo chế độ kế toán hiện hành quy định mở TK 511 thành 5 tài khoản cấp 2: +TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá +TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm +TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ +TK 5114: Doanh thu trợ cấp, trợ giá +TK 5117: Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư và tài khoản 641 được chi tiết thành 7 tài khoản cấp 2: +TK 6411: Chi phí nhân viên bán hàng +TK 6412: Chi phí vật liệu, bao bì +TK 6413: Chi phí dụng cụ đồ dùng +TK 6414: Chi phí khấu hao TSCĐ +TK 6415: Chi phí bảo hành +TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài +TK 6418: Chi phí bằng tiền khác Còn ở Công ty TNHH 4P TK 511 được chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2 là: TK 5111 (Doanh thu bán hàng nội địa), TK 5112 (Doanh thu hàng xuất khẩu), TK 5113 (Doanh thu bán đại lý) và TK 641 được chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2 là TK 6411 (Chi phí sản xuất mẫu), TK 642 (Hoa hồng đại lý), TK 6413 ( Chi phí xuất nhập khẩu). Việc mở chi tiết như vậy tuy phù hợp với đặc điểm của Công ty nhưng lại sai quy định của chế độ, do vậy Công ty có thể mở chi tiết tài khoản cấp 2 theo quy định của chế độ và mở tài khoản chi tiết theo yêu cầu của Công ty ở tài khoản cấp 3. Để quản lý tốt hơn chi phí quản lý doanh nghiệp, Công ty nên mở chi tiết TK 642 theo hướng của bộ phận tài chính như sau: +TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý +TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý +TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng +TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ +TK 6425: Thuế, phí và lệ phí +Tk 6426: Chi phí dự phòng +TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài +TK 6428: Chi phí bẵng tiền khác 3.3.2.Về hoàn thiện hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu Về việc hạch toán trực tiếp, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại trực tiếp vào bên Nợ TK 511 gây khó khăn trong việc cung cấp thông tin cho nhà quản lý và không phù hợp với quy định của chế độ kế toán hiện hành. Theo quy định hiện hành của chế độ kế toán, khoản giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại phải được theo dõi riêng trên TK 532 và TK 531. Ví dụ: Khi thực hiện giảm giá cho khách hàng do hàng không đạt tiêu chuẩn chất lượng theo Quyết định giảm giá số 01 ngày 10 tháng 1 năm 2008, kế toán ghi Nợ TK 532: 609.440 Nợ TK 3331: 60.944 Có TK 131: 670.384 Cuối kỳ, kế toán ghi giảm doanh thu Nợ TK 511: 609.440 Có Tk 532: 609.440 Khi khách hàng trả lại hàng, căn cứ Biên bản kiểm nghiệm và Hoá đơn GTGT của lô hàng đó, kế toán ghi giảm thuế GTGT phải nộp và giảm khoản phải thu. Đồng thời, căn cứ Phiếu nhập kho, ghi giảm giá vốn tiêu thụ của lô hàng đó. Ví dụ: Nghiệp vụ trả lại hàng ngày 10/1/2008, kế toán ghi như sau: Nợ TK 531: 71.523.600 Nợ TK 3331: 7.152.360 Có TK 131: 78.675.360 Đồng thời ghi giảm giá vốn tiêu thụ Nợ TK 155: 50.127.500 Có TK 632: 50.127.500 Cuối kỳ, ghi giảm doanh thu tiêu thụ trong kỳ: Nợ TK 511: 71.532.600 Có TK 531: 71.532.600 3.3.3.Về giá vốn hàng bán Khi Công ty xuất hàng cho phòng kinh doanh tiêu thụ, kế toán ghi Nợ TK 1366 Có TK 155 Khi đã có chứng từ xác định kết quả tiêu thụ, kế toán ghi bút toán phản ánh giá vốn hàng tiêu thụ: Nợ TK 632 Có TK 1366 Nếu hàng bán bị trả lai Công ty, kế toán ghi bút toán nhập kho Nợ TK 155 Có TK 1366 Như vậy, như đã phân tích ở trên, việc theo dõi trên TK 1366 không đúng quyền và nghĩa vụ của Công ty đối với số thành phẩm này. Thực tế phòng kinh doanh có chức năng như một đại lý vì vậy để thuận lợi cho việc hạch toán giá vốn hàng bán cũng như phản ánh đúng quyền và nghĩa vụ của Công ty thì kế toán nên theo dõi số hàng này trên TK 157. Cụ thể, khi xuất hàng cho Phòng kinh doanh, kế toán ghi Nợ TK 157 Có TK 155 Khi có chứng từ báo việc tiêu thụ đã thực hiện kế toán ghi: Nợ TK 131 Có TK 511 Có TK 3331 đồng thời ghi bút toán phản ánh giá vốn Nợ TK 632 Có TK 157 Như vậy cuối kỳ kế toán có thể đối chiếu, kiểm tra giá vốn hàng bán trong kỳ một cách dễ dàng bằng cách đối chiếu các sổ chi tiết TK 155, TK 157 với các sổ chi tiết TK 632, đối chiếu chi tiết TK 632 với sổ cái TK 632, đối chiếu các sổ cái với nhau. 3.3.4.Hạch toán chi phí quảng cáo, khuyến mại bằng sản phẩm của Công ty Khi Công ty sử dụng sản phẩm của mình để quảng cáo hay khuyến mại, kế toán có thể hạch toán theo hướng dẫn của chế độ kế toán như sau: Kế toán ghi nhận như một khoản doanh thu nội bộ (giá ghi nhận doanh thu chính là giá vốn) nhưng không phải nộp thuế GTGT và thực hiện kết chuyển giá vốn hàng bán như một nghiệp vụ bán hàng bình thường. Tuy nhiên, nếu chi phí khuyến mại, quảng cáo liên quan đến nhiều kỳ thì kế toán hạch toán vào TK 142 để phân bổ dần vào chi phí bán hàng của các kỳ đó. Cụ thể, nghiệp vụ dùng sản phẩm của Công ty để quảng cáo, khuyến mại ở ngày 17/1/2008 có thể hạch toán như sau: (theo Thông tư số 32/2007/TT-BTC ) Nợ TK 142: 13.264.897 N? TK 133: 1.326.489 Có TK 512: 14.591.386 đồng thời kết chuyển giá vốn Nợ TK 632: 13.264.897 Có TK 155: 13.264.897 Chi phí này có thể được phân bổ trong 3 tháng, nên ở các tháng 01, 02, 03 năm 2008, kế toán sẽ ghi sổ như sau: Nợ TK 641: 4.421.632 Có TK 142: 4.421.632 Hạch toán như vậy Công ty sẽ đảm bảo phản ánh chính xác doanh thu, giá vốn thực hiện trong kỳ, cung cấp thông tin chính xác hơn trong các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị của Công ty đồng thời góp phần thực hiện đúng quy định chế độ kế toán. 3.3.5.Về hạch toán chi phí khấu hao Công ty nên thực hiện trích khấu hao theo Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ trưởng Bộ tài chính, theo quyết định này, chi phí khấu hao được trích theo số ngày sử dụng TSCĐ. Cuối tháng, căn cứ nơi sử dụng và cách tính khấu hao là phương pháp đường thẳng, kế toán tính toán ra mức khấu hao trong tháng theo công thức trên, lập Bảng tính và phân bổ khấu hao, thực hiện ghi sổ theo quy định. 3.3.6.Về hạch toán thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ: Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ do hoá đơn, chứng từ không hợp lệ, hợp pháp hiện nay được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp, điều này phản ánh sai lệch chi phí quản lý doanh nghiệp và không đúng với bản chất nghiệp vụ. Công ty nên thực hiện hạch toán số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ này vào TK 811 theo quy định của chế độ kế toán. Cụ thể, trong tháng 01 năm 2008, số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ do hoá đơn, chứng từ không hợp lệ là 10.156.894 đồng, kế toán ghi sổ như sau: Nợ TK 811: 10.156.894 Có TK 133: 10.156.894 3.3.7.Về lập dự phòng 3.3.7.1.Dự phòng phải thu khó đòi Hiện nay, Công ty chưa thực hiện lập dự phòng Phải thu khó đòi và dự phòng Giảm giá hàng tồn kho. Thực tế, các khoản phải thu của Công ty chiếm tỷ trọng khá lớn (theo số liệu năm 2007, nó chiếm 50% vốn lưu động, và chiếm 15% tổng số vốn) nên độ rủi ro là khá cao 1.3% tổng số nợ phải thu là nợ quá hạn như đã phân tích ở trên. Do vậy, Công ty nên thực hiện lập dự phòng phải thu khó đòi theo hướng dẫn của chế độ. Tài khoản sử dụng là TK 139 và TK 642 3.3.7.2.Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Tương tự như vậy, Công ty có thể thành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo hướng dẫn của chế độ kế toán. Tài khoản sử dụng là TK 159 và TK 632. 3.3.8.Về sổ sách kế toán Như đã phân tích ở trên, kế toán nên lập Bảng kê số 10 để theo dõi hàng gửi đại lý và Nhật ký-Chứng từ số 8 để việc vào sổ Cái các tài khoản 511, 632, 155, 157 và đối chiếu, kiểm tra cuối kỳ dễ dàng. Bảng kê số 10 và Nhật ký-Chứng từ số 8 có thể được lập theo hướng dẫn của Vụ chế độ kế toán . Bên cạnh đó, các khoản phải thu khách hàng nước ngoài bằng ngoại tệ hiện nay, kế toán mới chỉ ghi sổ chi tiết TK 131 theo tiêng VNĐ mà chưa tổ chức theo dõi theo nguyên tệ. Điều này ảnh hưởng đến cung cấp thông tin về tình hình công nợ của khách hàng vì tỷ giá ngoại tệ thay đổi theo từng ngày đòi hỏi kế toán phải nắm vững tình hình công nợ thực tế của khách hàng. Do vậy, Công ty nên theo dõi khoản phải thu khách hàng nước ngoài theo cả tiền VNĐ và cả theo nguyên tệ. 3.3.9.Về việc hoàn thiện bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của Công ty hiện nay gồm 8 nhân viên kể cả Kế toán trưởng. Các nhân viên kế toán đều là những cán bộ trẻ, năng động, có trình độ luôn luôn hoàn thành nhiệm vụ của mình, góp phần không nhỏ vào sự phát triển chung của Công ty. Tuy nhiên, do khối lượng công việc nhiều nên mỗi kế toán phải kiêm nhiệm nhiều phần hành. Cụ thể là kế toán tiền lương và BHXH hiện đang kiêm thủ quỹ, điều này vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong kế toán. Hình thức ghi sổ kế toán lại là hình thức Nhật ký-Chứng từ nên công việc thường dồn vào cuối kỳ đặc biệt là kế toán tổng hợp. Do vậy, việc tuyển thêm kế toán là yêu cầu bức thiết trong giai đoạn tới để tránh vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong kế toán. Hiện nay, phòng kế toán đã trang bị đầy đủ máy tính cho các kế toán sử dụng xong tình trạng mạng máy tính bị nghẽn và bị chậm xảy ra thường xuyên nhất là vào cuối tháng khi khối lượng công việc nhiều, Công ty nên khắc phục nhược điểm này để cho công việc của bộ phận kế toán cũng như các bộ phận khác được hoàn thành một cách tốt nhất tạo điều kiện lưu chuyển thông tin nhanh chóng, đáp ứng nhu cầu quản lý. 3.3.9.Một số biện pháp tăng cường doanh thu tiêu thụ và lợi nhuận hoạt động sản xuất kinh doanh ở Công ty TNHH 4P 3.3.9.1.Thực hiện chiết khấu thanh toán Công ty TNHH 4P không thực hiện chế độ chiết khấu thanh toán trong trường hợp khách hàng thanh toán tiền ngay hoặc thanh toán trước hạn. Điều này ảnh hưởng đến thời hạn thanh toán của khách hàng bởi vì dù thanh toán trước hạn hay đúng hạn khách hàng vẫn phải trả đầy đủ số tiền mua hàng của Công ty nên các khách hàng muốn giữ lại tiền của mình mà không trả ngay. Do vậy nó ảnh hưởng đến tình hình công nợ, ảnh hưởng đến vốn bằng tiền của Công ty, tăng rủi ro trong kinh doanh. Công ty có thể khuyến khích các khách hàng thanh toán ngay hoặc thanh toán trước thời hạn bằng một khoản chiết khấu. Hạn thanh toán ở Công ty TNHH 4P thường là 15 đến 30 ngày tuỳ vào mối quan hệ của Công ty với khách hàng. Khoản chiết khấu mà Công ty dành cho khách hàng phải căn cứ lãi suất ngân hàng, căn cứ vào mối quan hệ của Công ty với khách hàng để đưa ra mức chiết khấu phù hợp, khuyến khích khách hàng thanh toán ngay, thanh toán trước thời hạn. Ví dụ: Nếu khách hàng thanh toán ngay được hưởng chiết khấu 2% trên tổng giá thanh toán, nếu thanh toán sau 10 ngày được hưởng chiết khấu 1%, còn nếu thanh toán sau đó thì không được hưởng chiết khấu. Khoản chiết khấu này sẽ được hạch toán vào chi phí hoạt động tài chính. Cụ thể, kế toán sẽ hạch toán như sau: -Khi thực hiện chiết khấu thanh toán Nợ TK 635 Có TK 111, 112, 131 -Cuối tháng, kết chuyển chi phí hoạt động tài chính sang tài khoản 911 Nợ TK 911 Có TK 635 Thực hiện chiết khấu thanh toán như vậy sẽ thúc đẩy việc thu hồi vốn nhanh, giảm bớt tình trạng chiếm dụng vốn và giảm rủi ro trong kinh doanh. 3.3.9.2.Thực hiện chiết khấu thương mại Bên cạnh thực hiện chiết khấu thanh toán, Công ty có thể áp dụng thêm hình thức chiết khấu thương mại. Đây là hình thức giảm giá đối với khách hàng mua với số lượng lớn. Chính sách này áp dụng sẽ có tác dụng kích thích tăng lượng hàng hoá tiêu thụ, giảm lượng hàng tồn kho, tạo thêm nhiều việc làm cho người lao động và thúc đẩy quay vòng vốn nhanh. Khoản chiết khấu thương mại có thể theo dõi trên tài khoản 521 và coi như một khoản giảm trừ doanh thu. Khi thực hiện chiết khấu thương mại cho khách hàng, kế toán ghi: Nợ TK 521: Chiết khấu thương mại Nợ TK 3331: Thuế GTGT đầu ra Có TK 111,112,131 Cuối tháng, kế toán ghi giảm doanh thu bán hàng Nợ TK 511 Có TK 521 Chiết khấu thương mại muốn đạt hiệu quả thì cần phải có chính sách rõ ràng như: Mua số lượng bao nhiêu thì được hưởng chiết khấu thương mại? Mua 1 lần hay mua nhiều lần? Tỷ lệ chiết khấu là bao nhiêu? Đồng thời, các khách hàng đều được cung cấp thông tin đầy đủ về chính sách chiết khấu đó và đều được hưởng chiết khấu khi mua đủ lượng hàng quy định, có như vậy mới khuyến khích được khách hàng tăng cường lượng mua để được hưởng chiết khấu thương mại. 3.3.9.3.Giảm giá thành sản phẩm Hiện nay, giá thành sản phẩm của Công ty còn cao, chiếm khoảng 80% giá bán (đối với hàng tiêu thụ nội địa). Muốn giảm giá bán sản phẩm tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường, trước hết phải giảm giá thành sản xuất sản phẩm. Nguyên vật liệu chiếm tỷ lệ lớn trong giá thành nên muốn giảm được giá thành sản xuất, Công ty phải quản lý chặt chẽ việc sử dụng nguyên vật liệu. Tìm các nguyên vật liệu giá rẻ, có chất lượng tương đương hoặc thay thế bằng các nguyên vật liệu có nguồn gốc trong nước thay thế cho các nguyên vật liệu có nguồn gốc nhập từ Hàn Quốc, Trung Quốc...Tỷ lệ sản phẩm hỏng từ 1-5% so với quy định là 1-2% nhưng không xác định được trách nhiệm bồi thường của người lao động nên tất cả vẫn được tính đầy đủ vào giá vốn. Sản phẩm hỏng tuỳ từng giai đoạn mà Công ty có thể xếp loại sản phẩm loại 2, loại 3 hay bán thành phẩm để bán với giá rẻ nhưng nhiều sản phẩm hỏng ngay trên dây chuyền thì không thể thu hồi được, gây lãng phí nguyên vật liệu và nhân công. Do vậy, Công ty cần tăng cường công tác kiểm tra, giám sát ở phân xưởng để xác định được trách nhiệm bồi thường khi xảy ra sai hỏng. Điều này không những giúp Công ty tính được chính xác giá thành sản phẩm mà còn nâng cao tinh thần trách nhiệm của công nhân sản xuất. Hàng tháng, các phân xưởng nên lập Phiếu báo vật tư tồn cuối kỳ để thông báo về tình hình nguyên vật liệu tồn tại phân xưởng giúp kế toán tính toán chính xác nguyên vật liệu tiêu hao và tính đúng giá thành sản xuất. Thông thường khi nhận được đơn hàng thì Công ty mới tính mức tiêu hao nguyên vật liệu cần thiết và thực hiện thu mua nguyên vật liệu của Công ty hết sức đa dạng, phức tạp nên nhiều trường hợp Công ty bị ép giá nguyên vật liệu đầu vào, điều này ảnh hưởng trực tiếp đến giá nguyên vật liệu xuất cho sản phẩm và ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm. Do vậy, bên cạnh các nhà cung cấp truyền thống, Công ty cần mở rộng hệ thống với các nhà cung cấp để đáp ứng nhu cầu nguyên vật liệu khi cần thiết với giá phù hợp. Khi kiểm kê nguyên vật liệu, công cụ, thành phẩm...nếu phát hiện thiếu, kế toán theo dõi trên TK 242 và phân bổ vào TK 632. Hạch toán như vậy là chưa phù hợp với quy định của kế toán Việt Nam, khi hao hụt, mất mát về hàng tồn kho mà chưa rõ nguyên nhân, kế toán theo dõi trên TK 1381. Khi có quyết định xử lý, kế toán ghi trừ lương nhân viên (nếu nhân viên phải bồi thường) và ghi tăng giá vốn phần mất mát, hao hụt không được bồi thường. Vì vậy, việc xác định trách nhiệm của thủ kho là rất quan trọng, nó xác định mức độ bồi thường và mức độ thiệt hại tính vào giá vốn hàng bán, từ đó ảnh hưởng đến lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh. Chi phí sản xuất chung bao gồm lương nhân viên quản lý phân xưởng, chi phí khấu hao, chi phí điện nước...tuy nhiên chi phí điện nước của toàn doanh nghiệp đều được tính chung vào TK 627. Như vậy không phản ánh chính xác chi phí sản xuất chung trong kỳ từ đó làm tăng giá thành sản xuất do vậy Công ty cần tách riêng chi phí điện nước của khu vực sản xuất và khu vực văn phòng quản lý để chi phí điện nước nói riêng và chi phí nói chung được tính đúng, tính đủ. Giảm giá thành sản xuất Công ty sẽ có điều kiện giảm được giá bán trên thị trường. Đây là một trong những chiến lược quan trọng để thu hút người tiêu dùng đặc biệt là thị trường trong nước. Công ty TNHH 4P có thị trường chủ yếu là các nước Mỹ, Hàn Quốc, Singapo...do các thị trường này có cầu lớn, thanh toán nhanh tạo điều kiện cho Công ty thu hồi vốn nhanh. Trong khi thị trường trong nước tuy có nhiều tiềm năng nhưng lại có nhiều đối thủ cạnh tranh như các sản phẩm của Trung Quốc, Mỹ á, Gia Định...nên Công ty cần phải chú trọng hơn nữa thị trường tiềm năng này. Tuy nhiên, muốn khẳng định lâu dài vị thế của mình trên thị trường, Công ty không những tìm kiếm nhiều đối tác nước ngoài mà còn phải tập chung vào thị trường trong nước vì đây mới là thị trường ổn định, góp phần vào sự phát triển bền vững của Công ty. 3.3.9.4.Tăng cường quản lý chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí gián tiếp nhưng lại chiếm một tỷ trọng rất cao trong tổng chi phí 19% và chiếm tới 70% so với lãi gộp. Đây là lý do quan trọng khiến cho kết quả kinh doanh của Công ty bị giảm đáng kể do vậy muốn tăng kết quả tiêu thụ phải quản lý tốt chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp được theo dõi chung trên TK 642 và không được chi tiết theo từng khoản mục do đó việc theo dõi, so sánh và giải trình các chi phí cụ thể giữa các tháng, các quý rất khó khăn. Do vậy, việc chi tiết TK 642 theo quy định là rất cần thiết. Hơn thế nữa, kế toán cần tiến hành phân bổ chính xác chi phí trả trước để đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa chi phí, doanh thu; kiểm soát chặt chẽ các chi phí như chi phí tiếp khách, chi phí văn phòng...để giảm thiểu chi phí quản lý, góp phần giảm giá bán, tăng kết quả tiêu thụ. 3.3.9.5.Không ngừng nâng cao chất lượng, đa dạng hoá mẫu mã sản phẩm Sản phẩm nội thất là sản phẩm mang những chức năng hữu ích, cần thiết đối với văn phòng làm việc nên đa dạng hoá sản phẩm là một trong những chiến lược sống còn của Công ty. Muốn thu hút được sự quan tâm của người tiêu dùng không chỉ có giá bán hợp ly mà sản phẩm của Công ty phải thực sự phù hợp với nhu cầu của người tiêu dùng. Hiện nay, Công ty TNHH 4P có bộ phận thiết kế và phát triển sản phẩm chuyên nghiên cứu tạo ra các mẫu mã mới có những tính năng ưu việt thuận tiện cho người sử dụng. Do đó trong chiến lược phát triển sản phẩm lâu dài của mình, Công ty cần chú ý nâng cao hơn nữa hiệu quả của bộ phận thiết kế và triển khai sản phẩm để sản phẩm của Công ty có được chỗ đứng vững chắc trên thị trường. Bên cạnh đó, Công ty phải quan tâm đến chất lượng sản phẩm, đây là mặt mạnh của Công ty với hàng Trung Quốc hay các Công ty khác do vậy phải hết sức phát huy nó, có như vậy mới có thể giành được thị phần trong nước và nước ngoài. Việc tăng cường hoạt động quảng cáo sản phẩm cũng là một điều kiện cần thiết. Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, các phương tiện quảng cáo cũng đa dạng và thuận tiện hơn. Hiện nay, Công ty đã có trang Web riêng trên mạng Internet, sử dụng hai thứ tiếng là tiếng Anh và tiếng Việt. Đây là một phương thức quảng bá hình ảnh khá đơn giản và hiệu quả, giúp khách hàng cũng như người quan tâm có thể dễ dàng tiếp cận được những thông tin về Công ty, tạo điều kiện để ký kết những hợp đồng mới. Do vậy, những thông tin trên Web càng chi tiết, càng đầy đủ và càng hấp dẫn thì càng tạo điều kiện cho hoạt động kinh doanh của Công ty. Trang Web hiện nay của Công ty TNHH 4P vẫn còn hết sức đơn giản, chưa đáp ứng được những thông tin của người quan tâm cụ thể về quy trình tổ chức, công nghệ dây chuyền sản xuất, giá bán các loại sản phẩm... Vì vậy, yêu cầu nâng cấp trang Web này cũng là một yêu cầu không thể thiếu để Công ty vững bước trên con đường phát triển của mình. Kết luận Công ty TNHH 4P là một doanh nghiệp TNHH có nhiều tiềm năng phát triển trên thị trường hiện đại. Đến nay, công tác kế toán của Công ty đã đi vào nền nếp, vận dụng đúng đắn chế độ kế toán và có nhiều sáng tạo trong quá trình vận dụng. Kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ là một phần hành hết sức quan trọng được hết sức chú trọng trong Công ty. Do vậy, nó đã được tổ chức khá khoa học để hạch toán đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu, hướng tới mục tiêu hiệu quả của kế toán trong doanh nghiệp và ngày càng hoàn thiện hơn. Để góp phần vào quá trình hoàn thiện đó, em đã mạnh dạn nêu ra một số ý kiến về công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty. Những đề xuất này còn mang nặng tính lý thuyết chủ quan dưới góc nhìn còn hẹp của một sinh viên kế toán và không tránh khỏi những hạn chế, vì vậy em rất mong sự đóng góp của các thầy cô, của các anh chị trong phòng kế toán Công ty TNHH 4P. Cuối cùng em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến cô giáo hướng dẫn Đặng Thị Thuý Hằng đã hướng dẫn, chỉ bảo nhiệt tình giúp em hoàn thành Chuyên đề thực tập tốt nghiệp. Em cũng xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị trong phòng kế toán và các phòng ban khác trong thời gian em thực tập. Em xin chân thành cảm ơn! Ngày 03 tháng 5 năm 2008 Sinh viên: Phạm Thị Loan Danh mục tài liệu tham khảo Các chuẩn mực kế toán Giáo trình Kế toán tài chính doanh nghiệp-NXB Đại học Kinh Tế Quốc Dân-2006 Giáo trình Kế toán Quản trị-NXB Thống kê- 2005 Hệ thống kế toán doanh nghiệp-NXB Tài Chính- 2005 Hồ sơ năng lực của công ty TNHH 4P Trang web: www.htt//webketoan.com.vn Tài liệu do phòng Kế toán tài chính, phòng Kinh doanh tại Công ty TNHH 4 P Tạp chí Kế toán Thông tư số 32/2007/TT-BTC của Bộ Tài Chính ngày 9 tháng 4 năm 2007 Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính ngày 20 tháng 3 năm 2006 Quyết định số 206/ 2003/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính ngày 12 tháng 12 năm 2003.