Chuyên đề Hoàn thiện công tác hậu cần phục vụ đơn hàng của khách hàng tổ chức tại công ty TNHH dịch vụ máy và động cơ Đông Dương

lịch trình thời gian, định kì liên lạc với hãng vận tải để theo dõi vị trí và thời gian tàu đi chuyển. Chẩn bị trước các tài liệu khác, chờ các giấy tờ hãng vận tải gửi đến là hợp thành bộ hồ sơ hoàn chỉnh, không phải chỉ trong 2 -4 ngày như trước mà trong suốt quá trình từ khi hàng dời bến bốc. Sự cải tiến này đã mang lại hiệu quả rất tốt, trong 3 năm 2007-2009 không còn tình trạng chuẩn bị thiếu giấy tờ nữa, các nhân viên xuất nhập khẩu không phải làm việc gấp rút như trước để chuẩn bị giấy tờ. Số đơn hàng bị chậm trễ do sai sót thiếu giấy tờ của nhân viên xuất nhập khẩu khiến thông quan hàng hóa chậm lại đã không còn diễn ra nữa. Quá trình thông quan hàng hóa cũng được cải thiện rất nhiều, nhứng năm 2005-2007 khi hải quan điện tử chưa được áp dụng, tình trạng phải ngồi đợi và khai hải quan trên giấy làm mất thời gian của công ty Đông Dương rất nhiều. Tính riêng thời gian khai hải quan và sửa chữa lỗi trên tờ khai đà làm nhân viên công ty mất 2 ngày làm việc, công việc khai thuế và đăng kiểm hàng hóa lại thường mất 1 đến 2 ngày nữa, như vậy trung bình một lần thông quan mất 3 -4 ngày chưa kể thời gian phải chờ bổ sung giấy tờ (nếu phải thực hiện). Nó khiến cho thời gian đưa hàng vào nội địa mất thêm khoảng thời gian đáng kể, chi phí lưu bãi tăng thêm. Năm 2008- 2009 công ty Đông Dương chủ động áp dụng hải quan điện tử và hình thức mua tờ khai hải quan về khai tại doanh nghiệp. Quá trình áp dụng khai hải quan tại doanh nghiệp trên mạng Internet và các tờ khai mua trước làm cho quá trình khai báo hải quan trở nên chính xác hơn, công ty Đông Dương có nhiều thời gian chuản bị, sửa chữa sai sót trên tờ khai, bản khai điện tử nên thời gian làm thủ tục tại Cơ quan hải quan rút ngắn xuống chỉ còn 1 ngày làm việc. Công tác khai thuế cũng làm tương tự đã làm giảm thời gian áp thuế nộp thuế tại cơ quan thuế chỉ còn 2 đến 3 tiếng, làm cho cả quá trình khai thuế và đăng kiểm hàng hóa chỉ còn phải mất chưa đến 1 ngày làm việc. Làm giảm thời gian hàng hóa phải lưu bãi và thời gian chờ đợi làm thủ tục như trước. Tiết kiệm cho công ty rất nhiều chi phí và làm giảm thời gian tối thiểu có thể đáp ứng đơn hàng cho khách hàng, gia tăng lợi thế cạnh tranh cho công ty. Bên cạnh những cải tiến mang lại sự linh hoạt và tiết kiệm hơn ấy, theo đánh giá chủ quan của em, vẫn còn có những khâu, hoạt động cần phải được cải tiến: Thứ nhất, hoạt động lưu kho, dự trữ bảo quản hàng hóa trong chuỗi các hoạt động của công tác hậu cần. Như đã phân tích ở trên, hoạt động lưu kho này được điễn ra ngay sau khi quá trình thông quan hoàn tất, hàng hóa sau khi thong quan sẽ được vận chuyển xếp vào kho và chờ đợi đến ngày giao nhận hàng hóa. Thời gian lưu kho thường kéo dài từ thời điểm thông quan xong cho tới lúc lệnh giao hàng được phát ra, thời gian lưu kho này có ý nghĩa tạm thời, chờ đợi thanh toán giá trị hợp đồng đợt hai được thực hiện để đảm bảo quyền lợi của cả hai bên, sau khi thanh toán đợt 2 được thực hiện, công ty Đông Dương sẽ cho xuất kho và giao hàng ngay. Với ý nghĩa trên, có thể coi, hoạt động lưu kho, dự trữ tạm thời này là bước đệm trugn gian để thực hiện thanh toán nốt giá trị hợp đồng đã kí. Phía công ty Đông Dương có thể chứng minh được hàng hóa đã sẵn sàng giao nhận, hiện tại đang ở trong kho, có giấy tờ chứng minh. Phía khách hàng tổ chức nhận được giấy tờ chứng minh hàng hóa đã sẵn sàng thì có thể yên tâm thanh toán nốt giá trị hợp đồng, như vậy hoạt động lưu kho, dự trữ này có tác dụng như một giấy bảo đảm cho phía công ty Đông Dương sẵn sàng giao hàng. Trên thực tế, nếu như thời gian lưu kho này diễn ra ngắn thì có thể tạm chấp nhận được, nhưng thực tế khi tiến hành lưu kho và gửi các giấy tờ chứng minh hàng đang trong kho và công văn đề nghị thanh toán, thời gian thanh toán thường kéo dài từ 8 ngày cho tới 3 tuần, có trường hợp giá trị hợp đồng lớn trên 20 tỉ thời gian thanh toán đợt hai lên tới 2 tháng bởi lí do khách hàng thường đưa ra là cần có thời gian tập hợp tài chính và làm thủ tục với ngân hàng. Do vậy thời gian lưu kho sẽ kéo dài tương ứng với quãng thời gian chờ thanh toán đợt 2 giá trị hợp đồng. Hãy xem bảng chi phí lưu kho dưới đây: Bảng 5: Chi phí lưu kho qua các năm của công ty Đông dương 2005 2006 2007 2008 2009 Chi phí thuê diện tích lưu kho (VNĐ/m2/ngày) 15.000 20.000 30.000 45.000 50.000 Phí vận chuyển bốc xếp nhập, xuất kho trung bình cho 1 kiện hàng hóa (VNĐ/lần) 30.000 50.000 70.000 90.000 100.000 (Nguồn: Phòng tài chính – kế toán công ty Đông Dương ) Chú ý: các chi phí trên đây là các chi phí tính toán trung bình năm và đã làm tròn để tiện theo dõi. Như vậy khi một đơn hàng năm 2009 về cảng có 6 kiện hàng , mỗi kiện phải thuê diện tích lưu kho trung bình 2 m2 thì chi phí lưu kho một ngày sẽ là: Chi phí lưu kho 1 ngày = 50.000x2x6 = 600.000 VNĐ/ngày Nếu đơn hàng phải lưu kho chờ 10 ngày để giao hàng thì tổng chi phí phải trả sẽ là: Tổng chi phí lưu kho = 600.000x10 +100.000x2 = 6.200.000 VNĐ Đây là mức chi phí không nhỏ với mỗi hợp đồng , thời gian lưu kho càng dài thì chi phí bỏ ra càng lớn. Cần thiết phải giảm thiểu thời gian lưu kho này xuống mức tối thiểu, tránh gây ra lãng phí cho công ty nếu có trục trặc thanh toán phải lưu kho dài hơn. Thứ hai, có nhiều nhân viên cùng tham gia vào công tác hậu cần, khiến cho sự liền mạch bị ngắt quãng, nhân viên này thường phải chờ nhân viên kia làm xong việc của họ mới có thể tiếp tục việc của mình khiến cho thồ gian chờ giữa mỗi bước công việc thường gây ra một số độ trễ. Có thể thấy qua phân tích quá trình thực hiện công tác hậu cần bên trên là: hoạt động đặt hàng (đặt hàng sơ bộ cho tới khi xác nhận đơn đặt hàng) do một nhân viên kinh doanh đảm nhiệm, sau khi xác nhận đơn hàng sẽ chuyển lại toàn bộ giấy tờ liên quan cho một nhân viên khác chuẩn bị hồ sơ tiếp nhận hàng hóa (thường là nhân viên xuất nhập khẩu luôn), sau đó thì nhân viên xuất nhập khẩu sẽ mang các giấy tờ này đi thông quan hàng hóa, khi thông quan xong sẽ giao lại các chứng từ để một nhân viên kinh doanh khác tiến hành làm các công văn đề nghị thanh toán. Khi thanh toán xong thì lại một nhân viên khác đi giao hàng ( thường là một nhân viên phòng Kĩ thuật). Như vậy một công tác mà có tới 4– 5 người tham gia, nếu phối hợp không ăn ý thì cả quá trình sẽ bị kéo dài do sự trễ tại một nhân viên. Ví dụ: năm 2007 trong quá trình thông quan hàng hóa cho lô hàng nhập từ Nhật Bản về, phái cơ quan hải quan yêu cầu xuất trình CO, CQ gốc, nhân viên xuất nhập khẩu không có bản gốc chỉ có bản sao, phải gọi lại cho nhân viên kinh doanh đặt hàng, yêu cầu lấy CO, CQ gốc. Nhân Viên này lại phải yêu cầu phía nhà cung cấp gửi gấp CO, CQ từ Nhật Bản về, mất hơn một ngày. Quá trình thông quan lại phải kéo dài thêm 2 ngày (do quá trình chờ đợi giải trình). Như vậy chỉ cần sự chủ quan ở một nhân viên thôi là đã kéo theo sự chậm trễ cho cả quá trình. 2.1.2. Số lượng các đơn hàng đã đáp ứng qua các năm Thống kê số lượng các đơn hàng đáp ứng hàng năm từ năm 2005 tới năm 2009, từ đây ta có cái nhìn khái quát về thực trạng sự phát triển trong hoạt động kinh doanh của công ty Đông Dương. Khi mà số lượng đơn hàng và giá trị của đơn hàng tăng lên có nghĩa là yêu cầu về hậu cần đáp ứng với đơn hàng đó cũng đòi hỏi mức độ phục vụ cao hơn và chuyên nghiệp hơn. 2005 2006 2007 2008 2009 Số lượng đơn hàng với khách hàng tổ chức 12 17 15 23 16 Tổng giá trị các đơn hàng. (VNĐ) 9.271.325.024 11.528.568.014 15.568.458.325 97.122.265.003 82.245.658.334 Tỉ lệ% trong tổng doanh thu 33,64 % 39,17 % 50,98 % 63,70 % 65,36 % Bảng 6: thống kê số đơn hàng và tổng giá trị các đơn hàng thời kì 2005-2009 (Nguồn: Hồ sơ hợp đồng bán – phòng Kinh doanh công ty Đông Dương ) Biểu đồ 1: Số đơn hàng và tổng giá trị các đơn hàng thời kì 2005-2009 (Nguồn: Thiết kế theo số liệu bảng 6) Nhận xét: Qua bảng và biểu đồ trên ta có thể thấy được xu hướng tăng trưởng trong 5 năm 2005-2009. Trong 5 năm 2005-2009, tố độ gia tăng số đơn hàng không cao và đều đặn mà có sự tăng giảm từng năm, nhưng qua biểu đồ ta thấy được chúng vẫn có xu hướng đi lên. Số lượng các đơn hàng hầu như có sự biến động không quá lớn, trung bình một năm thường có 15 đến 16 đơn hàng được kí kết và thực hiện với các khách hàng tổ chức song ta thấy được tổng giá trị của các đơn hàng qua từng năm lại có sự tăng trưởng vượt bậc. Tỉ lệ giá trị của các đơn hàng phục vụ khách hàng tổ chức trong tổng doanh thu hàng năm ngày càng chiếm phần lớn. Như ta thấy qua bảng: năm 2005 tổng giá trị các đơn hàng với các khách hàng tổ chức mới chỉ chiếm 33,64 % tức 1/3 tổng doanh thu thì tới năm 2009 nó đã chiếm tơi 65,36 % tổng doanh thu tức hơn một nửa doanh thu có được từ các đơn hàng này. Điều này khẳng định vị trí quan trọng của các đơn hàng với các khách hàng tổ chức trong việc đóng góp vào kết quả kinh doanh hàng năm của công ty. Trong năm 2009 như trên biểu dồ thể hiện, ta thấy cả về chỉ tiêu số lượng đơn hàng đạt được và cả tổng giá trị đều suy giảm so với năm 2008 do ảnh hưởng của suy thoái kinh tế song nõ vẫn đóng góp mức tỉ trọng cao hơn hẳn trong tổng doanh thu so với năm 2008 và cao hơn năm 2007 về giá trị gấp 5,28 lần. Như vậy qua từng năm tuy số lượng các đơn hàng có mức gia tăng không đáng kể song về mặt giá trị đã có sự tăng trưởng ngoạn mục. Điều này thể hiện tầm quan trọng trong việc tìm kiếm và đáp ứng các đơn hàng cho các khách hàng tổ chức, nâng cao doanh thu và cả chất lượng dịch vụ của công ty. Đây là định hướng phát triển cần được chú trọng trong chiến lược kinh doanh dài hạn của công ty. Để làm rõ hơn về mức tăng trưởng doanh thu nhờ việc kí kết và đáp ững các đơn hàng cho các khách hàng tổ chức, em đã tiến hành nghiên cứu lại các hợp dồng mua bán hàng hóa của công ty Đông Dương với các khách hàng tổ chức trong 5 năm 2005-2009 và tiến hành phân loại chúng theo giá trị hợp đồng. Kết quả thu được góp phần làm rõ thêm tầm quan trọng trong việc tổ chức hậu cần đáp ứng các đơn hàng lớn cho các khách hàng tổ chức. Kết quả khảo sát được thể hiện trong bảng và sơ đồ sau đây: Bảng 7: Thống kê các hợp đồng theo giá trị hợp đồng qua các năm 2005- 2009 2005 2006 2007 2008 2009 Giá trị dưới 1 tỉ đồng 9 12 10 11 6 Từ 1 tỉ đến 3 tỉ đồng 3 4 4 4 5 Từ 3 tỉ đến dưới 10 tỉ đồng 1 1 5 3 Trên 10 tỉ đồng 2 2 (Nguồn:Hồ sơ hợp đồng bán – phòng Kinh doanh công ty Đông Dương) Biểu đồ 2: Số lượng các hợp đồng theo giá trị hợp đồng. (Nguồn: theo số liệu bảng 7) Nhận xét: Như trong bảng và biểu đồ ta có thể thấy rõ hơn ở đây lí do tại so số lượng đơn hàng không tăng nhiều mà giá tổng giá trị lại có mức tăng đáng kể như vậy. Đó là do ngày càng có nhiều hợp đồng với giá trị lớn được công ty Đông Dương kí kết và đáp ứng thành công. Nếu như trong 3 năm 2005, 2006, 2007 không có bất kì một hợp đồng nào có giá trị lớn hơn 10 tỉ đồng thì tới những năm 2008, 2009 mỗi năm công tyu đã tìm kiếm và đáp ứng thành công hai hợp đồng có giá trị trên 10 tỉ dồng, có thể kể tới như trong năm 2009 công ty Đông Dương dã kí kết và đáp ứng thành công hợp đồng mua bán hàng hóa số 082209SH/IDEMSCO giữa công ty Đông Dương và công ty TNHH một thành viên công nghiệp tàu thủy Sông Hồng về việc mua bán 6 tổ máy thủy với tổng giá trị hợp đồng là 1.355.718 USD tức 24.728.296.320 VNĐ ( theo tỉ giá 1USD = 18240 VNĐ tại thời điểm đó), và một hợp đồng khác tương tự với trị giá hợp đồng lên tới trên 1 triệu USD với công ty Hải Long. Như vậy chính sự gia tăng về các hợp đồng có giá trị lớn là động lực thúc đẩy cho sự tăng trưởng doanh thu của công ty Đông Dương. Vì vậy việc chăm sóc kĩ quá trình hậu càn đáp ứng cho cá đơn hàng này chính là việc công ty Đông Dương đang từng bước chuyên nghiệp trong quá trình phục vụ khách hàng. Đi kèm với sự phát triển bao giờ cũng phải trải qua những thăng trầm, bên cạnh những thành công trong việc kí và đáp ứng những đơn hàng ngày càng có giá trị lớn thì cũng có nhiều lần công ty mắc phải những lỗi gây ra tình trạng giao hàng chậm so với hợp đồng. Qua quá trình nghiên cứu hồ sơ lưu trữ tại phòng hành chính và phòng Kinh doanh, em có rút ra thống kê số lượng các đơn hàng bị trễ và mức độ thiệt hại (bị phạt hợp đồng) như sau: Bảng 8: Số hợp đồng bị chậm tiến độ giao hàng và thiệt hại giai đoạn 2005-2009 2005 2006 2007 2008 2009 Số hợp đồng bị chậm trễ 3 4 1 2 1 Tổng thời gian trễ (ngày) 7 8 2 11 5 Thiệt hại (VNĐ) 45.597.826 67.381.711 11.027.382 86.604.555 32.105.608 (Nguồn: phòng Kinh doanh và Tài chính – kế toán công ty Đông Dương ) Mức phạt hợp đồng phổ biến trong các hợp đồng của công ty Đông Dương với khách hàng tổ chức là 0,2 % tổng giá trị hợp đồng / ngày và không quá 8% tổng giá trị hợp đồng. Các nguyên nhân chính gây ra sự chậm trễ trong các lần đáp ứng hợp đồng cho các tổ chức thường bao gồm các nguyên nhân sau đây: Nguyên nhân từ phía nhà sản xuất: trong một số hợp đống năm 2005- 2006 có một số hợp đồng thời gian cung ứng hàng hóa về Việt Nam bị kéo dài vì hàng hóa phải qua cảng trung chuyển Singapore. Cụ thể hơn tại đây: sau khi kí hợp đồng cung cấp hàng hóa với khách hàng tổ chức, công ty Đông Dương tiến hành đặt hàng nhà sản xuất vận chuyển, do các hàng hóa của nhà sản xuất thuộc các quốc gia không có tuyến hàng hải thẳng tới Việt Nam phải quá cảnh tại cảng Singapore nên khoảng thời gian chuyển tải hàng hóa tại cảng làm tốn thêm thời gian vận chuyển thường là từ 2 đến 3 ngày so với các hàng hóa không phải chuyển tải. Thứ hai là do năng lực sản xuất không đáp ứng kịp, năm 2008 thị trường động cơ Diesel tại nhiều quốc gia đang phát triển như Trung quốc, Hàn Quốc và Việt Nam có nhu cầu phát sinh tăng đột biến, năng lực sản xuất hàng hóa của nhà sản xuất không thể tăng nhanh đột ngột lên được do vậy các hãng tiến hành điều chuyển hàng hóa từ các thị trường khác ngược trở lại các thị trường bùng nổ này, khiến cho thời gian đáp ứng bị kéo dài thêm do phải trung chuyển qua nhiều cảng hơn. Trong khi đó các hợp đồng đã kí thường có yêu cầu thời gian cung ứng ngắn nên có tình trạng chậm hợp đồng và chịu phạt. Đây là nguyên nhân rất khó không chế, vào tháng 5/2008 công ty Đông Dương đã có cuộc họp hội thảo với lần lượt các đối tác để tìm ra các giải pháp nhằm giảm thiểu và từng bước tiến tới không có sự chậm trễ nào nữa trong vấn đề vận chuyển hàng hóa về Việt Nam. Nguyên nhân do thông quan bị chậm trễ: đây thường là nguyên nhân thường gặp nhất trong các nguyên nhân gây ra trễ giao hàng trong các đơn hàng giao ngay, không qua lưu kho, thường đây là các đơn hàng gấp, yêu cầu thời gian đáp ứng ngắn. Việc thông quan bị chậm so với quy trình thông thường từ do các hồ sơ khai hải quan và thuế bị cơ quan thuế yêu cầu giải trình bổ sung bằng văn bản các mục trong tờ khai hải quan hoặc tờ khai thuế, yêu cầu chứng minh, bổ sung văn bản. Để chứng minh các chất vấn này thường các nhân viên Xuất nhập khẩu phải mất thời gian đi lại để lấy giấy tờ (năm 2005, 2006 khi các dịch vị chuyển phátnahnh qua ô tô chưa phát triển các nhân viên phải quay trở về trụ sở để làm việc chuẩn bị lại giấy tờ, bổ sung các văn bản.) và đặc biệt là thời gian chờ xử lí (cơ quan hải quan thường hẹn và ngày hôm sau) vì vậy ít nhất thường chậm lại 1 ngày để giải quyết xong. Đặc biệt khi cơ quan hải quan yêu cầu các giấy tờ trực tiếp từ nhà sản xuất thì thời gian trễ có thể kéo dài hơn từ 2 đến 3 ngày, vì vậy nếu công tác chuẩn bị không tốt có thể gây ra sự chậm trễ lớn trong quá trình thông quan. Với vấn đề này có cả nguyên nhân chủ quan từ phía công ty Đông Dương ở sự chuẩn bị không tốt và cả ở nguyên nhân khách quan từ sự phức tạp của các thủ tục hành chính và các nhân viên Hải quan gây ra tình trạng phải chờ đợi đến lượt làm thủ tục hành chính hay giải trình các chất vấn của nhân viên cơ quan Hải quan. 2.1.3. Đánh giá công tác hậu cần đáp ứng đơn hàng qua một hợp đồng cụ thể Phân tích công tác hậu cần trong 1 hợp đồng đã thực hiện theo trình tự thời gian. Với sự đồng ý cho phép của công ty Đông Dương em xin dẫn ra đây quá trình thực hiện công tác hậu cần của hợp đồng số 091207IDE/NAMTRIEU giữa công ty Đông Dương và công ty công nghiệp tàu thủy Nam Triệu. Nội dung chính trong hợp đồng được kí kết: Công ty Nam Triệu ( sau đây gọi tắt là bên A) đồng ý mua, công ty Đông Dương ( sau đây gọi tắt là bên B) đồng ý bán : 02 tổ động cơ Diesel máy thủy Yanmar (Nhật Bản) và 02 cụm hộp số chân vịt chữ Z Bravo2x ( Hoa Kì) mới 100%, đầy đủ các phụ tùng thiết bị kèm theo máy như trong phụ lục hợp đồng. Hợp đồng mua bán kí ngày 07/12/2009, thời gian chậm nhất để tiến hành giao hàng là 21h ngày 07/02/2010. Thanh toán: 30% ngay sau khi kí hợp đồng, 70% thanh toán sau khi bên A nhận được thông báo giao hàng kèm văn bản chứng minh hàng đã có mặt tại việt Nam. Ngay sau khi nhận được thanh toán đợt hai, bên B sẽ tiến hành giao hàng. Giao nhận hàng hóa: bên B có trach nhiệm vận chuyển và giao tại kho hàng của bên A trong vòng 2 tháng tính từ thời điểm kí kết hợp đồng. Nếu bên B giao chậm hơn thời gian trên có nghĩa bên B đã vi phạm hợp đồng và phải chịu bồi thường tổn thất do giao chậm tiến độ theo như thỏa thuận. Sau đây là nội dung chính của các công việc và thời gian tiến hành của chúng: Lập dự toán gửi tới nhà sản xuất để tham khảo ý kiến: ngày 25/10/2009 công ty Nam Triệu có liên lạc chinh thức với công ty Đông Dương về việc tư vấn sản phẩm động cơ Diesel, hộp số và chân vịt cho hai tàu đang trong quá trình đóng mới của công ty Nam Triệu. Sau khi thảo luận với phòng Kĩ thuật và họp với ban giám đốc, phòng kinh doanh đã có công văn hồi đáp và tư vấn kĩ thuật và chào giá sản phẩm cho khách hàng vào ngày 30/10/2009. Tới ngày 08/11/2009 công ty Nam Triệu đã gửi văn bản tỏ ý kiến chấp thuận sơ bộ với tư vấn của công ty Đông Dương và đề nghị tổ chức một buổi thảo luận để thống nhất phương án kĩ thuật vào ngày 13/11/2009. Trong ngày 09/11/2009 công ty Đông Dương đã gửi đề xuất yêu cầu đáp ứng đơn hàng cho phía nhà sản xuất Yanmar và Scholtel đề nghị gửi hồi đáp về khả năng đáp ứng đơn hàng như trong dự toán kèm theo. Ngày 11/11/2009 hãng Yanmar có thư hồi đáp trả lời yêu cầu của công ty Đông Dương răng: hàng hóa có sẵn trong kho và sẵn sàng đáp ứng ngay khi kí hợp đồng mua bán, thời gian đáp ứng từ hãng là trong không quá 2 tuần hàng sẽ tới cảng Hải Phòng. Ngày 12/11/2009 hãng Scholtel có hồi đáp ràng: hàng hiện tại không có sẵn, phải tiến hành sản xuất, đề nghị phía công ty Đông Dương xác nhận để tiến hành sản xuất, tổng thời gian đáp ứng của hãng tính từ thời điểm chính thức đặt hàng tới khi hàng cập cảng Hải Phòng là 32 ngày. Đàm phán với khách hàng và đặt hàng với nhà sản xuất: Sau buổi thảo luận ngày 13/11/2009 hai bên thống nhất và kí hợp đồng nguyên tắc sẽ mua bán hàng hóa có tiêu chí kĩ thuật như đã thống nhất trong buổi hội thảo. Từ ngày 14/11 tới ngày 04/12 hai bên đã tiến hành trao đổi, thỏa thuận và đàm phán về các điều khoản chi tiết như trong hợp đồng chi tiết. Tới cuối ngày 04/12/2009 hai bên chính hức hoàn thiện văn bản hợp đồng và tiến hành kí kết ngày 07/12/2009. Trong ngày 04/12/2009 phòng kinh doanh đã chính thức gửi đơn đặt hàng cho hai nhà sản xuất để đặt hàng. Ngày 07/12/2009 hai nhà sản xuất đã gửi thông báo xác nhận đơn hàng và tiến hành đáp ứng đơn hàng. Với hàng 02 tổ động cơ Diesel của Yanmar (Nhật Bản) hàng sẽ tới cảng Hải Phòng ngày 10/01/2010, với hàng cụm hộp số chân vịt chữ Z của Scholtel ( Hoa Kì) hàng sẽ tới cảng Hải Phòng ngày 15/01/2010. Hậu cần chuẩn chị tiếp nhận hàng hóa: ngày 06/01/2010 và ngày 10/01/2010 phòng Kinh doanh đã nhận được đầy đủ chứng từ của hai lô hàng trên và tiến hành công tác chuẩn bị hậu cần để tiếp nhạn hàng hóa vào kho tại Hải Phòng. Thông quan hàng hóa: Từ ngày 11/01/2010 tới ngày 12/01/2010 Nhân viên kinh doanh công ty đã tiến hành xong việc thông quan cho lô hàng Động cơ Diesel và cho bốc dỡ lưu kho ngay. Từ ngày 16/01/2010 tới ngày 17/01/2010 2010 nhân viên kinh doanh công ty đã tiến hành xong việc thông quan cho lô hàng cụm hộp số chân vịt và tiến hành lưu kho ngay. Thông báo đề nghị thanh toán để giao hàng: ngày 18/01/2010 công ty Đông Dương đã có công văn đề nghị thanh toán lần hai giá trị hợp đồng đã kí kèm theo văn bản chứng minh hàng hóa đã có mặt tại kho của công ty Đông Dương ( các chứng từ như Vận đơn, Thông báo hàng đến, Biên bản kiểm định của Đăng kiểm Hải quan) và đề nghị phái công ty Nam Triệu thanh toán trong vòng 02 tuần để tiến hành giao hàng. Ngày 20/01/2010 phía công ty Nam triệu hồi đáp sẽ thanh toán xong trước ngày 05/02/2010 và đề nghị giao hàng lúc 15h ngày 06/02/2010 sau khi hai bên đã xác nhận xong vấn đề thanh toán. Giao nhận: Sau quá trình giao nhận an toàn lúc 15h ngày 06/02/2010 các kĩ sư của hai bên đã tiến hành mở kiện hàng và kiểm tra quy cách hàng hóa. Sau khi kiểm tra và hài lòng với quy cách hàng hóa, hai bên đã chính thức kí nhận biên bản giao nhận hàng hóa. Chạy thử máy: sau quá trình giao nhận hàng hóa, công ty Nam Triệu có công văn mời đại diện của công ty Đông Dương tham gia quá trình chạy thử tàu sau khi lắp máy vào ngày 29/02/2010. Buổi chạy thử đã diễn ra tốt đẹp và không có sự cố nào xảy ra, đại diện công ty Đông Dương đã cùng công ty Nam Triệu kí kết biên bản buổi chạy thử này. Thanh lí hợp đồng: sau cả quá trình đáp ứng đơn hàng suôn sẻ, cả hai công ty đã thanh lí hợp đồng với biên bản ngày 01/03/2010 và xuất hóa đơn đỏ. Để tiện theo dõi , em xin tổng hợp lại quá trình thực hiện công tác hậu cần trên ra bảng và sơ đồ như sau: Bảng 9: bảng thời gian thực hiện công tác hậu cần cho hợp đồng 091207IDE/NAMTRIEU Công việc Nội dung Thời gian thực hiện Số ngày thực hiện Ghi chú A Gửi dự toán hàng đặt đến nhà sản xuất và nhận lại kết quả. Tiến hành đàm phán chính thức. 09/11/2009 tới 04/12/2009 26 Sau khi hai bên đồng ý đàm phán hợp đồng chi tiết. B Đặt hàng chính thức và nhận xác nhận đặt hàng 04/12/2009 tới 07/12/2009 4 C Theo dõi hàng đến cảng 08/12/2009 tới 15/01/2010 39 D Hậu cần chuẩn bị tiếp nhận 06/01/2010 tới 15/01/2010 10 E Thông quan hàng hóa và lưu kho ngay 11-12/01/2010 và 16-17/01/2010 4 F Thanh toán trước giao nhận 18/01/2010 tới 05/02/2010 19 G Xuất kho, Tổ chức giao nhận hàng hóa 06/02/2010 1 H Kiểm tra và chạy thử 29/02/2010 1 I Thanh lí hợp đồng 01/03/2010 1 Tổng thời gian 09/11/2009 tới 01/03/2010 93 Nguồn: theo hợp đồng số 091207IDE/NAMTRIEU Sơ đồ 3: Sơ đồ thời gian thực hiện công tác hậu cần cho hợp đồng 091207IDE/NAMTRIEU (Nguồn: theo hợp đồng số 091207IDE/NAMTRIEU) Đánh giá về công tác hậu cần đáp ứng khách hàng tổ chức trong hợp đồng này: Công tác hậu cần đã đảm bảo được thời gian giao hàng đúng như hợp đồng đã kí giữa hai công ty. Các bước trong công tác hậu cần diễn ra tuần tự và suôn sẻ. Các hoạt động được theo dõi sát sao và được thực hiện bài bản. Ở đây sự phối hợp giữa công ty Đông Dương và công ty Nam Triệu rất ăn khớp nhau về mặt tiến độ nên tiến trình thực hiện hợp đồng không bị gián đoạn, hầu như không có sự trễ nào trong các hoạt động trao đổi thông tin giữa hai công ty, chính vì vậy các công việc tiến hành rất sát thời gian. Công tác hậu cần ở đây về cơ bản đã được thực hiện trôi chảy, các hoạt động nhỏ được thực hiện bài bản và không mất thời gian trễ do vậy kế hoạch tổ chức công tác hậu cần không có điểm gián đoạn. 2.2. Các biện pháp nhằm khắc phục các hạn chế trên mà công ty Đông Dương đã áp dụng: 2.2.1. Tăng cường công tác ứng dụng dịch vụ hải quan điện tử Quá trình làm các thủ tục hải quan theo phương thức truyền thống vốn đã bộc lộ những hạn chế từ khá lâu và gây phiền hà cho doanh nghiệp. Thời gian thông quan theo bộ thủ tục hành chính truyền thống thường mất từ 3 đến 5 ngày, gây lãng phí thời gian và chi phí của các doanh nghiệp rất nhiều, làm chậm lại quá trình lưu thông hàng hóa. Kể từ khi thủ tướng Phan Văn khải kí “Quyết định của Thủ tướng Chính phủ về việc thực hiện thí điểm thủ tục hải quan điện tử.” Số 149/2005/QĐ-TTg ra ngày 20/6/2006 , các doanh nghiệp đã hết sức phấn khởi và chờ đợi việc cải cách thủ tục hành chính theo hướng hiện đại hóa bằng công nghệ thông tin, giảm thiểu thời gian và chi phí làm thủ tục hải quan cho doanh nghiệp. Tiếp đó là các nghị định “Nghị định của Chính phủ về giao dịch điện tử trong lĩnh vực tài chính.” Số 27/2007/NĐ-CP ra ngày 23/2/2007 và “Quyết định của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan về việc ban hành quy trình thủ tục Hải quan điện  tử.” Số 1699/QĐ-TCHQ ra ngày 25/09/2007 đã chính thức đặt nền móng cho việc áp dụng thủ tục hải quan điện tử đi vào cuộc sống. Cùng với tiến trình này ngay sau khi tổng cục Hải quan có hướng dẫn chi tiết về thủ tục hải quan điện tử, công ty Đông Dương đã tiến hành cử nhân viên phòng kinh doanh tham gia lớp bồi dưỡng về kiến thức hải quan điện tử do tổng cục Hải quan Tổ chức, nhận thức được đây là một phương tiện giúp cho việc thông quan nhanh chóng hơn, công ty đã trang bị thêm các phương tiện công nghẹ thông tin hiện đại cho các nhân viên lo thủ tục hải quan này như Laptop, phần mềm chuyên dụng, các chi phí mở tài khoản. Nhờ đó quá trình hoàn tất hồ sơ hải quan và thủ tục hành chính đã giảm được thời gian xuống từ 3 đến 4 ngày còn chỉ từ 1,5 đến 2 ngày do quá trình hoàn tất hồ sơ hải quan dã sơ bộ được thực hiện trên mạng, vấn đề thông qua trên văn bản chỉ cần thời gian không quá dài như trước. 2.2.2. Quy trình hóa công tác hậu cần Do công tác hậu cần gồm rất nhiều các hoạt động khác nhau nên cần được tổ hợp lại thành các quy trình đơn giản gắn với trách nhiệm của từng nhân viên, làm cho đơn giản hóa công tác và giảm thời gian. Tại công ty Đông Dương công ty đã phân ra các quá trình gắn với trách nhiệm cá nhân như sau: Quá trình đặt hàng: thường là nhân viên Phòng kinh doanh sẽ đảm nhận quá trình này, nhân viên sẽ tiến hành gửi yêu cầu sơ bộ và nhận phản hồi từ phái nhà sản xuất. Lấy các phản hồi từ nhà sản xuất này làm dữ liệu cho cuộc thương thảo hoàn thiện hợp đồng, sau khi đã thống nhất, nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành các nhận đơn hàng và chính thức gửi cho nhà sản xuất và nhận lại hợp đồng mua bán giữa hai bên giao cho nhân viên xuất nhập khẩu. Quá trình thông quan hàng hóa và bốc dỡ hàng hóa: Nhân viên xuất nhập khẩu ( phòng Kinh doanh) sẽ tiến hành chuẩn bị đầy dủ các chứng từ tập hợp từ các phong ban và tiến hành làm các thủ tục thông quan hàng hóa, bốc dỡ hàng xuống và cho tiến hành lưu kho hoặc vận chuyển ngay. Quá trình giao nhận hàng hóa : nhân viên kĩ thuật sẽ tiến hành giao nhận hàng hóa và lập biên bản giao nhận hàng hóa. Quá trình kiểm tra chạy thử và thanh lí hợp đồng: trong quá trình này phòng kĩ thuật và phòng kinh doanh sẽ tiến hành phối hợp với nhau để thực hiện. 2.2.3. Tăng cường đào tạo nhân viên chuyên sâu về công tác hậu cần Do có rất nhiều hoạt động nhỏ thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau trong suốt công tác hậu cần nên vấn đề đào tạo nhân viên có kiến thức và kĩ năng tổng hợp là điều cần thiết trong vấn đề cải thiện các điểm yếu trong công tác hậu cần này. Các hoạt động đào tạo chính tại công ty Đông Dương là: Đào tạo kiến thức và kĩ năng phục vụ việc thông quan hàng hóa nhập khẩu về: đây là vấn đề quan trọng vì công tác này nếu không được chú trọng có thể gây ra sự chậm trễ rất lớn cho các hoạt động tiếp theo, làm ảnh hưởng tới thời gian giao hàng và tiến độ phục vụ, gián tiếp ảnh hưởng tới uy tín và hình ảnh của công ty Đông Dương. Nội dung chính trong hoạt động này gồm có: Quy trình hóa các hoạt động chuẩn bị tức khi xuất hiện một lô hàng nhập khẩu từ nước ngoài về, thì nhân viên xuất khẩu sẽ biết chuẩn bị đầy đủ các tài liệu giấy tờ hành chính gì, chi phí ra sao, cần những phương tiện và công cụ gì để chuẩn bị, tránh sự bị động, không đầy đủ các tài liệu, công cụ có thể gây mất thời gian bổ sung. Cập nhật thường xuyên sự thay đổi các thủ tục hành chính, biểu thuế tránh sự không thống nhất với cơ quan hải quan. Việc đào tạo các nhân viên làm việc nhóm trong việc thực hiện công tác hậu cần phục vụ một đơn hàng cũng được thực hiện băng việc đích thân ban giám đốc tổ chức mộ buổi tập huấn cho các nhân viên và đích thân giám đốc công ty tham gia chỉ đạo cho một quá trình công tác hậu cần như là dắt tay chỉ việc. từ đó về sau, các phòng ban sẽ tự họp lại và phân chia trách nhiệm công việc tương ứng để thực hiện trong mỗi đơn hàng. 2.3. Đánh giá công tác hậu cần đáp ứng đơn hàng cho khách hàng tổ chức: 2.3.1. Các thành tựu đã đạt được: Qua qua trình hoạt động từ khi thành lập cho tới hiện nay, trải qua các bước phát triển thăng trầm, công ty Đông Dương đã và đang khẳng định được vị trí của mình trên thị trương động cơ máy thủy. cùng với quá trình phát triển này của công ty, công tác hậu cần phục vụ khách hàng được coi như tiên phong trong quá trình đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách chuyên nghiệp và đúng lúc. Có thể điểm qua sau đây một số thành tựu của công ty đã đạt được trong công tác hậu cần này : Thời gian đáp ứng đơn hàng đã ngày càng được cải thiện. Theo nghiên cứu của em qua phỏng vấn anh trưởng phòng kinh doanh và các anh chị trực tiếp tham gia công tác hậu cần này thì thời gian trung bình phục vụ các đơn hàng hiện tại đã được rút ngắn lại so với thời kì những năm đầu thành lập công ty nhờ những biện pháp cải thiện tiết kiệm thời gian của công ty. Các nhân viên phụ trách công việc này đã trở nên chuyên nghiệp và có khả năng tự giải quyết các vấn đề phát sinh với các cơ quan, tránh được việc ban giám đốc phải can thiệp vào như trước kia, điều này cũng góp phần làm cho công tác hậu cần trở nên chuyên nghiệp hơn. 2.3.2. Các hạn chế còn tồn tại: Như đã nêu ra trong phần thực trạng công tác hậu cần phục vụ đơn hàng cho khách hàng tổ chức, có một số hạn chế còn tồn tại trong quá trình thực hiện công tác hậu cần khiến cho hoạt động vẫn còn chưa thực sự đạt được chất lượng cao nhất. Sau đây em xin tổng kết lại các hạn chế để tiện theo dõi: Thứ nhất, bản thân các thủ tục hành chính để thông quan hàng hóa vẫn còn chứa nhiều khả năng gây chậm trễ như khả năng không thống nhất các văn bản chứng từ khai hải quan, phải mất thời gian bổ sung và giải trình bằng văn bản, trong khi tính thuế phải nộp, sự không thống nhất mức thuế áp vào hàng hóa có thể làm cho cơ quan thuế chất vấn và yêu cầu giải trình. Điều này có thể gây ra khả năng vướng mắc phải bổ sung hồ sơ gây chậm trễ quá trình thông quan để tiến hành lưu thông hàng hóa trên thị trường Việt Nam. Quá trình lưu kho sau thông quan là khá dài, phải sau khi thanh toán xong đợt 2 mới tiến hành giao hàng được. Như vậy sẽ gây tốn kém hơn về tài chính như tốn chi phí thuê kho lưu trữ và mất thời gian xuất nhập kho. Nếu có thể, thì khoảng thời gian này nên được rút ngắn lại. Có nhiều nhân viên cùng tham gia quá trình hậu cần phục vụ đơn hàng cho khách hàng tổ chức, mỗi nhân viên lại chỉ thiên về một mảng hoạt dộng trong cả công tác hậu càn nên có thể gay ra sự phối hợp không ăn khớp khiến cho các hoạt động bị kéo dài thêm (do phải chờ hoạt động trước nó hoàn thành). Nếu một nhân viên tại một khâu không thể giải quyêt nhanh gọn đúng thời gian công việc của mình thì cũng gây ra sự chậm trễ để tiến hành cho các công việc tiếp theo, trong các hợp đồng có thời gian cung ứng gấp thì đây là nguyên nhân có thể khiến cho công ty thực hiện trễ đơn hàng và bị phạt hợp đồng. 2.3.3. Nguyên nhân gây ra các hạn chế Nguyên nhân khách quan (các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp) Sự bất đồng quan điểm tính thuế: do trong Biểu thuế suất xuất, nhập khẩu hiện tại dù đã được bổ sung và chỉnh lí lại song tại các hạng mục về các sản phẩm kĩ thuật, một số cách gọi về tên sản phẩm còn chung chung và không phù hợp với các sản phẩm hiện đại bây giờ nên cả doanh nghiệp và cơ quan hải quan đều khó khăn trong việc áp đúng thuế cho các sản phẩm và điều này có thể gây tranh cãi giữa đại diện công ty và cơ quan hải quan. Mặc dù đã triển khai hoạt động hải quan điện tử song mức độ áp dụng hiện tại mới chỉ dừng lại ở mức khai hải quan và xác nhận tờ khai hải quan, các thủ tục khác vẫn cần phải trực tiếp tới cơ quan cảng vụ để giải quyết nên vẫn còn mất thời gian chờ đợi: chờ đến lượt duyệt hồ sơ, lượt đóng dấu, nộp lệ phí… Nguyên nhân chủ quan ( chủ quan doanh nghiệp): Quá trình phải lưu kho sau khi thông quan là khá dài do sau khi hàng hóa cập cảng, công ty phải tiến hành các hoạt động yêu cầu thanh toán tiến hành đợt hai, sau khi nhận được tiền mới có thể tiến hành giao hàng nên hàng hóa phải lưu kho để đợi chờ thanh toán xong mới được giao nhận. Công ty Đông Dương đã phân chia toàn bộ công tác hậu cần phục vụ đơn hàng trên ra làm 3 quá trình và do hai phòng Kĩ thuật và Kinh doanh đảm nhận, thông thương thì có ít nhất 4 nhân viên tham gia các quá trình này, một nhân viên sẽ lo quá trình đặt hàng, một nhân viên xuất nhập khẩu lo thông quan hàng hoá, một nhân viên kĩ thuật sẽ tham gia giao nhận hàng hoá và một kĩ sư sẽ lo phần kiểm tra chạy thử máy cuối cùng. Như vậy có 4 nhân viên tham gia, nếu như việc phối hợp các nhân viên để chia sẻ công việc không tốt có thể gây nên tình trạng người này chờ người kia xong việc mới có thể làm được: ví dụ nếu nhân viên kinh doanh không cho nhân viên xuất nhập khẩu biết thông tin về lô hàng đặt và các hợp đồng vận chuyển cũng như các chứng từ liên quan thì tất nhiên, công tác chuẩn bị cho thông quan hàng hoá sẽ bị ứ đọng lại chờ các giấy tờ có liên quan đến. CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẬU CẦN PHỤC VỤ ĐƠN HÀNG CỦA KHÁCH HÀNG TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY ĐÔNG DƯƠNG. 3.1. Định hướng phát triển của công ty Đông Dương 3.1.1. Mục tiêu hướng tới trong tương lai Trở thành công ty cung cấp các sản phẩm và dịch vụ hang đầu trong lĩnh vực động cơ Diesel cho ngành hàng hải và xây dựng. Thúc đẩy và phát triển quan hệ với các nhà sản xuất nổi tiếng trên thế giới. Tăng trưởng doanh thu hàng năm đạt trên 35% và cơ cấu tài chính bền vững. Phát triển hệ thống phân phối và dịch vị khách hàng nhằm đem lại nhiều giá trị hơn cho khách hàng và lợi nhuận cho công ty. Mở rộng mạng lưới các chi nhánh bán hàng và cung cấp phụ tùng vật tư tại các tỉnh có ngành hàng hải phát triển. 3.1.2. Chiến lược phát triển: Mở rộng thị trường thong qua liên kết ngang với các doanh nghiệp cùng lĩnh vực hoạt động trên các thị trường mới. Liên kết dọc chặt chẽ với các nhà cung cấp nhằm hướng tới mục tiêu đưa sản phẩm tới thị trường với chi phí và giá cả hợp lí nhất, có lợi nhất cho khách hàng. Thâm nhập các thị trường mới tại các tỉnh có nhiều đội tàu đánh bắt cá, vận chuyển hàng hải lớn. Tiếp tục tìm hiểu, thương thuyết với các đối tác nước ngoài nhằm đưa các sản phẩm mới vào thị trường Việt Nam 3.1.3. Triết lí kinh doanh của công ty: Đi đầu trong sứ mệnh phục vụ khách hàng bằng chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Hợp tác bền chặt với các đối tác và khách hàng là nền tảng cho sự thành công của công ty. 3.2. Các giải pháp đề xuất với công ty Đông Dương 3.2.1. Ứng dụng phương pháp JIT Phương pháp JIT ( Just in time ) còn được gọi là phương pháp “ Vừa đúng lúc” là phương pháp cung ứng hàng hóa đúng thời điểm do người Nhật sáng tạo ra và được áp dụng thành công từ những năm 1970. Đây là phương pháp phối hợp các hoạt động của mọi bộ phận liên quan từ các phòng ban quản trị tới bộ phận sản xuất, dịch vụ nhằm tạo ra sự thống nhất trong tổ chức sản xuất cung ứng hàng hóa cho khách hàng trong doanh nghiệp. Cung ứng đúng thời điểm là sản xuất ra sản phẩm đúng thời điểm có nhu cầu về chúng, đúng lúc khách hàng cần, vận chuyển tới khách hàng đúng lúc khách hàng có khả năng chi trả. Kết quả là doanh nghiệp sẽ tăng cường tính linh hoạt, kịp thời của mọi bộ phận liên quan trực tiếp và gián tiếp tới việc sản xuất và cung ứng sản phẩm tới tay khách hàng. Ưu điểm của phương pháp này là làm tiết kiệm vốn lưu động để dự trữ, lưu kho, tăng vòng quay của vốn lưu động; giảm các chi phí kho bãi, bảo quản hàng hóa; nâng cao chất lượng dịch vụ bán hàng nhờ có thể đáp ứng nhanh cho nhu cầu của khách hàng. Với các đặc điểm và ưu điểm như trên ta có thể áp dụng vào công tác hậu cần của công ty Đông Dương nhằm giảm thiểu thời gian sản phẩm phải lưu kho hoặc thời gian dừng giữa các hoạt động. Cụ thể như sau: Khi đàm phán với khách hàng nên để các tư vấn viên của nhà sản xuất trực tiếp tham gia tư vấn và đề xuất ý kiến, ngay khi phương án kĩ thuật thống nhất ta đã có kế hoạch sản xuất và cung ứng, làm cơ sở thỏa thuận các điều khoản thanh toán và thời gian cung ứng. Ngay sau khi hợp đồng được kí kết thì cũng là lúc quá trình sản xuất, cung ứng hàng hóa từ nhà sản xuất tới thị trường Việt Nam diễn ra. Trong quá trình các nhà cung ứng tiến hành cho vận chuyển hàng hóa, công ty Đông Dương nên yêu cầu phía cung ứng gửi ngay các chứng từ hàng hóa đang trên đường vận chuyển trong thời gian sớm nhất có thể và kế hoạch cập bến bốc dỡ hàng của nhà sản xuất, làm cơ sở ra thông báo hàng đến và đề nghị thanh toán trước thời hạn một phần giá trị đủ để đảm bảo cho việc giao hàng có thể diễn ra. Nên cố gắng thuyết phục khách hàng thanh toán đợt 2 trước khi thông quan hàng hóa xong, ngay sau khi thanh toán hoàn tất thì nên là lúc thông quan hoàn tất. Khi ấy có thể tiến hành giao hàng ngay không qua lưu kho chờ thanh toán. Tiến hành đặt hàng sao cho cả hai lô hàng về cảng vào cùng một ngày để tiến hành thủ tục thông quan chung, tránh phải mất chi phí hai lần, mất thời gian. Trong hợp đồng trên, em đề nghị nên để hai lô hàng cùng cập bến vào ngày 15/01/2010. Tất nhiên việc này cần sự ủng hộ và hợp tác nhiều hơn từ phía các nhà cung cấp, qua trình lập kế hoạch vận chuyển về Việt Nam cũng cần lập chi tiết hơn và có sự thảo luận của cả công ty Đông Dương và nhà cung cấp.. Sau đây ta có bảng thời gian thực hiện công tác hậu cần đáp ứng đơn hàng trên khi có sử dụng phương pháp JIT theo đơn hàng minh họa tại phần 2: Bảng 10: bảng thời gian thực hiện công tác hậu cần (ứng dụng phương pháp JIT) cho hợp đồng 091207IDE/NAMTRIEU Công việc Nội dung Thời gian thực hiện Số ngày thực hiện Ghi chú A Gửi dự toán hàng đặt đến nhà sản xuất và nhận lại kết quả. Tiến hành đàm phán chính thức. 09/11/2009 tới 04/12/2009 26 Sau khi cả hai bên đồng ý đàm phán hợp đồng chi tiết. B Đặt hàng chính thức và nhận xác nhận đặt hàng 04/12/2009 tới 07/12/2009 4 C Theo dõi hàng đến cảng 08/12/2009 tới 15/01/2010 39 D Hậu cần chuẩn bị tiếp nhận 08/12/2009 tới 15/01/2010 39 E Chuẩn bị chứng từ đề nghị thanh toán tạm thời. 08/12/2009 tới 31/12/2009 24 Các chứng từ chứng minh hàng đang trên đường vận chuyển và cam kết của nhà sản xuất. F Thanh toán trước đảm bảo giao nhận hàng hóa 02/01/2010 tới 15/01/2010 15 G Thông quan hàng hóa 16/01/2010 đến 17/01/2010 2 H Giao nhận hàng hóa 17/01/2010 1 Có thể chậm hơn nếu thủ tục hải quan bị chậm trễ. I Kiểm tra, chạy thử hàng hóa Thỏa thuận 1 J Thanh lí hợp đồng Thỏa thuận 1 Tổng thời gian 73 (Nguồn: theo hợp đồng số 091207IDE/NAMTRIEU) Sơ đồ 4: Sơ đồ thời gian thực hiện công tác hậu cần(ứng dụng phương pháp JIT) (Nguồn: thiết kế theo bảng 10) Bây giờ hãy so sánh với thời gian thực hiện công tác hậu cần khi chưa ứng dung phương pháp JIT: Bảng 11: Bảng thời gian thực hiện công tác hậu cần cho hợp đồng 091207IDE/NAMTRIEU khi chưa ứng dụng phương pháp JIT Công việc Nội dung Thời gian thực hiện Số ngày thực hiện Ghi chú A Gửi dự toán hàng đặt đến nhà sản xuất và nhận lại kết quả. Tiến hành đàm phán chính thức. 09/11/2009 tới 04/12/2009 26 Sau khi hai bên đồng ý đàm phán hợp đồng chi tiết. B Đặt hàng chính thức và nhận xác nhận đặt hàng 04/12/2009 tới 07/12/2009 4 C Theo dõi hàng đến cảng 08/12/2009 tới 15/01/2010 39 D Hậu cần chuẩn bị tiếp nhận 06/01/2010 tới 15/01/2010 10 E Thông quan hàng hóa và lưu kho ngay 11-12/01/2010 và 16-17/01/2010 4 F Thanh toán trước giao nhận 18/01/2010 tới 05/02/2010 19 G Xuất kho, Tổ chức giao nhận hàng hóa 06/02/2010 1 H Kiểm tra và chạy thử 29/02/2010 1 I Thanh lí hợp đồng 01/03/2010 1 Tổng thời gian 09/11/2009 tới 01/03/2010 93 (Nguồn: theo hợp đồng số 091207IDE/NAMTRIEU) So sánh giữa hai bảng trên ta thấy rằng phương án ứng dụng phương pháp JIT đã rút ngắn thời gian của các giai đoạn: Rút ngắn 19 ngày chờ đợi thanh toán trả chậm đợt 2 phần còn lại giá trị hợp đồng từ khi thông quan hàng hóa xong. Tiết kiệm được chi phí lưu kho hàng hóa 19 ngày. Chi phí tiết kiệm được tính như sau: hàng lưu kho gồm 8 kiện, diện tích thuê là 13 m2, chi phí thuê =13x50.000x19 + 2x100.000 = 12.350.000VNĐ (theo bảng 5: chi phí thuê kho các năm của công ty Đông Dương ). Chi phí này không hề nhỏ với công ty Đông Dương, nên cần tiết kiệm nó tới mức tối đa. Rút ngắn 1 ngày giao nhận hợp đồng. thay vì phải hẹn giao hàn vào ngày khác, tiến hành giao hàng ngay khi thông quan hàng hóa xong, thanh toán đợt 2 đã thực hiện xong sẽ tiết kiệm thời gian hơn, không phải lưu kho thêm một ngày nữa. Như vậy so với khi không thực hiện phương pháp JIT, công ty Đông Dương đã tiết kiệm được 20 ngày công trong công tác hậu cần đáp ứng đơn hàng này. 3.2.2. Tổ chức lại nhân sự, tái lập quá trình Như trong phần hạn chế và nguyên nhân của hạn chế đã trình bày, việc có nhiều nhân viên cùng tham gia vào công tác này có thể tạo ra độ trễ của các công ciệc phía sau nó vì vậy theo ý kiến cá nhân em nên thu gọn lại số lượng nhân viên tham gia vào công tác hậu cần, nên chỉ có 2 nhân viên tham gia vào công tác này mà thôi. Hai nhân viên vày gòm có: Nhân viên kinh doanh sẽ đảm nhận nhiệm vụ đặt hàng, thông quan hàng hoá và giao nhận, có nghĩa là nhân viên kinh doanh hầu như sẽ chỉ một mình đảm nhận trách nhiệm cho hầu hết quá trình, từ khi lập dự toán (phòng kĩ thuật sẽ lo phần này) gửi cho nhà sản xuất, lấy ý kiến của nhà sản xuất làm đề xuất ccác điều khoản hợp đồng. Sau đó là quá trình thông quan hàng hoá, lưu kho, vận chuyển và giao nhận. để làm được cả một khối lượng công việc như thế này yêu cầu đặt ra là phải đào tạo lại nhân viên kinh doanh: đào tạo các kiến thức về xuất nhập khẩu, thủ tục hải quan cho nhân viên kinh doanh cũng như các kiến thức về dậưt hàng, trao đổi thư tín với nhà sản xuất cho nhân viên xuất nhập khẩu, để cho các nhân viên này đều có thể tự mình đảm trách được cả quá trình. Các nhân viên phòng kĩ thuật (các kĩ sư) sẽ hỗ trợ nhân viên kinh doanh trong công tác giao nhận hàng hoá (khi khách hàng mở bao bì kiểm tra) và nhiệm vụ chính là công tác kiểm tra lần cuối và tiến hành chạy thử máy. Công việc này là ngắn hơn nhưng có liện quan tới kĩ thuật nên dành cho các kĩ sư là thích hợp hơn. Cùng với việc tổ chức lại nhân lực này thì công tác hậu cần phục vụ đơn hàng có thể chia lại làm hai quá trình như sau: Quá trình chính: nhân viên Phòng kinh doanh sẽ đảm nhận quá trình này, nhân viên sẽ tiến hành gửi yêu cầu sơ bộ và nhận phản hồi từ phái nhà sản xuất. Lấy các phản hồi từ nhà sản xuất này làm dữ liệu cho cuộc thương thảo hoàn thiện hợp đồng, sau khi đã thống nhất, nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành các nhận đơn hàng và chính thức gửi cho nhà sản xuất và nhận lại hợp đồng mua bán giữa hai bên tiến hành hành chuẩn bị đầy dủ các chứng từ tập hợp từ các phòng ban và tiến hành làm các thủ tục thông quan hàng hóa, bốc dỡ hàng xuống và cho tiến hành vận chuyển ngay. Sau khi thông quan hàng hoá sẽ tiến hành giao nhận hàng hóa và lập biên bản giao nhận hàng hóa (có sự giúp đỡ từ nhân viên phòng kĩ thuật). Quá trình kiểm tra chạy thử và thanh lí hợp đồng: trong quá trình này phòng kĩ thuật sẽ cử kĩ sư thực hiện quá trình này, lập biên bản buổi kiểm tra chạy thử máy. Sau đó tiến hành các thủ tục thanh lí hợp đồng và xuất hóa đơn đỏ. 3.3. Kiến nghị với các cơ quan quản lí Nhà nước Trong các hạn chế đã nêu trên có một số hạn chế làm chậm trễ quá trình hậu cần thông quan hàng hóa có nguyên nhân xuất phát từ các nguyên nhân khách quan là các văn bản và thủ tục hành chính của Nhà nước chưa thực sự chặt chẽ và còn gây ra nhiều khó khăn cho doanh nghiệp. Vậy trên cơ sở này bản thân cá nhân em có một số kiên nghị sau với các cơ quan nhà nước mong góp phần hoàn thiện hơn các thủ tục này: - Các thủ tục hành chính để thông quan hàng hóa hiện vẫn còn khá mất thời gian chờ đợi vì mất thời gian nộp, chờ duyệt, xong rồi lại phải chờ để được mang đi kí, đóng dấu, như vậy cực kì mất công và mất thời gian. Thiết nghĩ các cơ quan nhà nước nên tiến hành một cửa và gộp tất cả các công đoạn trên vào một chỗ, một người. Thay vì phải nộp, chờ duyệt, chờ kí, đóng dấu nay ta gộp lại cho một nhân viên hải quan làm tất cả các bước trên, như vậy có thể giảm bớt thời gian chờ của đại diện của các doanh nghiệp. Khi có nhiều đơn từ thì chỉ cần tăng cương thêm nhân viên hơn lên mà vẫn đảm bảo tốc độ cao. Như vậy nó có thể làm cho thời gian làm thủ tục khai hải quan rút ngắn lại rất nhiều. - Hiện tại có nhiều mặt hàng mới có công dụng mới và thiết kế mới, có thể không nằm trong biểu thuế xuât nhập khẩu của bộ Tài chính ban hành, do vậy khi thông quan hàng hó, việc xác định đúng mức thuế là điều có thể gây ra tranh cãi giữa doanh nghiệp và cơ quan hải quan. Vì vậy việc lắng nghe các doanh nghiệp kiến nghị và tăng cường công tác điều tra, bổ sung, cập nhập thêm định kì cho biểu thuế là điều đáng được xem xét. Thiết nghĩ các cơ quan nên tiến hành rà soát, lấy ý kiến các doanh nghiệp thường xuyên và định kì để có các cơ sở bổ sung cho biểu thuế là điều đáng làm. Việc thường xuyên cập nhập biểu thuế vừa khiến cho hệ thống thuế ngày càng được hoàn thiện mà còn chứng tỏ Việt Nam đang nỗ lực không ngừng trong việc làm minh bạc hóa các thủ tục hành chính và thiết lập hệ thống thuế quan rõ ràng. KẾT LUẬN Công tác hậu cần phục vụ đơn hàng của khách hàng tổ chức là một hoạt động tổng hợp của nhiều hoạt đọng đơn lẻ khác nhau nhằm mục đích có thể đưa sản phẩm mà khách hàng yêu cầu tới tay họ một cách an toàn, đúng chất lượng, đúng nơi và đúng lúc. Tại công ty Đông Dương, công tác hậu cần trên đã được thực hiện một cách khá bài bản và được chăm sóc kĩ càng ở từng khâu. Tuy vậy trong quá trình thực hiện vẫn còn một số hạn chế làm chậm lại quá trình đáp ứng sản phẩm tới tay khách hàng, khiến cho thời gian cung ứng dài thêm ra. Sau quá trình tìm hiểu và phân tích, em đã đánh giá các ưu, nhược điểm và nguyên nhân gây ra các hạn chế trên đồng thời đề xuất ra một số giải pháp nhằm khắc phục các hạn chế đó và hoàn thiện hơn quá trình thực hiện công tác hậu cần phục vụ đơn hàng của khách hàng tổ chức. Trên đây là những ý kiến của bản thân em sau một quá trình nghiên cứu tại công ty Đông Dương. Rất cma sơn các anh chị và cô chú lãnh đạo công ty đã giúp đỡ em rất nhiều để hoàn thành chhuyên đề này. Em mong rằng chuyên đề này có thể góp một chút công sức nhỏ bé để góp phần thúc đẩy sự phát triển của công ty sau này. Rất mong sự đóng góp và đánh giá của quý công ty và các thầy cô. Em xin chân thành cám ơn. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Hồ sơ hợp đồng bán từ năm 2005 tới năm 2009, phòng Kinh doanh công ty TNHH dịch vụ máy và động cơ Đông Dương. Hồ sơ hóa đơn chứng từ thanh toán từ năm 2005 tới năm 2009, phòng Tài chính- Kế toán công ty TNHH dịch vụ máy và động cơ Đông Dương. Báo cáo tài chính của công ty TNHH dịch vụ máy và động cơ Đông Dương từ năm 2005 tới 2009, phòng Tài chính- Kế toán công ty TNHH dịch vụ máy và động cơ Đông Dương. Sổ tay “Nghiệp vụ Xuất nhập khẩu” – Lưu hành nội bộ- công ty TNHH dịch vụ máy và động cơ Đông Dương 2007. PGS. TS Nguyễn Ngọc Huyền, “Quản trị kinh doanh”, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân 2008. PGS. TS Nguyễn Ngọc Huyền, “ Khởi sự kinh doanh và tái lập doanh nghiệp”, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân 2009 PGS. TS Lê Công Hoa, “Quản trị hậu cần kinh doanh”, Khoa Quản trị kinh doanh, trường Đại học Kinh tế Quốc dân. DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ Trang Sơ đồ 1 : Cơ cấu tổ chức công ty Đông Dương 05 Sơ đồ 2 : Quá trình thực hiện công tác hậu cần phục vụ đơn hàng cho khách hàng tổ chức 24 Sơ đồ 3 : Sơ đồ thời gian thực hiện công tác hậu cần cho hợp đồng 091207IDE/NAMTRIEU_ 39 Sơ đồ 4 : Sơ đồ thời gian thực hiện công tác hậu cần(ứng dụng phương pháp JIT) 48 Bảng 1 : Tóm tắt các số liệu tài chính từ năm 2005 tới năm 2009 10 Bảng 2 : Các chỉ số tăng trưởng qua các năm 11 Bảng 3 : Doanh lợi của công ty Đông Dương các năm 2005 - 2009 12 Bảng 4 : Các hệ số về cơ cấu tài chính của công ty Đông Dương năm 2005 - 2009 13 Bảng 5 : Chi phí lưu kho qua các năm của công ty Đông dương 29 Bảng 6 : thống kê số đơn hàng và tổng giá trị các đơn hàng thời kì 2005-2009 30 Bảng 7 : Thống kê các hợp đồng theo giá trị hợp đồng qua các năm 2005- 2009 32 Bảng 8 : Số hợp đồng bị chậm tiến độ giao hàng và thiệt hại giai đoạn 2005-2009 34 Bảng 9:Bảng thời gian thực hiện công tác hậu cần cho hợp đồng 091207IDE/NAMTRIEU_ 38 Bảng 10 : bảng thời gian thực hiện công tác hậu cần (ứng dụng phương pháp JIT) cho hợp đồng 091207IDE/NAMTRIEU 47 Bảng 11 : Bảng thời gian thực hiện công tác hậu cần cho hợp đồng 091207IDE/NAMTRIEU khi chưa ứng dụng phương pháp JIT 49 Biểu đồ 1 : Số đơn hàng và tổng giá trị các đơn hàng thời kì 2005-2009 31 Biểu đồ 2 : Số lượng các hợp đồng theo giá trị hợp đồng. 33 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- GIẢNG VIÊN