Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại chi nhánh Công ty ứng dụng khoa học kỹ thuật và Chuyển giao công nghệ mới

¨n cø vµo chøng tõ gèc hîp lÖ ®Ó thu ho¹ch chi tiÒn mÆt, lªn c©n ®èi vµ rót ra sè tiÒn chi tiÒn mÆt, qu¶n lý kÐt tiÒn t¹i C«ng ty cho tèt nhÊt. - KÕ to¸n kho: theo dâi viÖc XuÊt NhËp hµng ho¸, vµo thÎ kho theo tõng mÆt hµng, cuèi kú lµm kiÓm kª b¸o c¸o xuÊt nhËp tån hµng ho¸. - KÕ to¸n Ng©n hµng: cã nhiÖm vô giao dÞch víi c¸c ng©n hµng mµ Chi nh¸nh cã ®Æt quan hÖ. Theo dâi c¸c kho¶n tiÒn göi vay thanh to¸n qua Ng©n hµng. LËp c¸c b¸o c¸o kÕ to¸n liªn quan ®Õn Ng©n hµng (VD: tiÒn vay, thanh to¸n mua hµng, thu tiÒn b¸n hµng). Më L/C thanh to¸n víi c¸c ®èi t¸c n­íc ngoµi. Thu thËp chøng tõ, sæ phô vµ c¸c th«ng tin kh¸c tõ Ng©n hµng vµ lªn b¸o c¸o. Tham n­u vÒ nghiÖp vô kÕ to¸n Ng©n hµng ho¹ch ®Þnh chiÕn l­îc tiÒn tÖ nh­ tû gi¸ hèi ®o¸i, kh¶ n¨ng vµ nhu cÇu cña Ng©n hµng, c¸c chi phÝ dÞch vô kh¸c cña Ng©n hµng. HiÖn nay kÕ to¸n Ng©n hµng cã vai trß rÊt quan träng lµ cÇu nèi gi÷a C«ng ty vµ Ng©n hµng trong thêi kú KTTT. C¸c doanh nghiÖp muèn ho¹t ®éng tèt th× vÊn ®Ò cèt yÕu lµ ph¶i chñ ®éng vÒ vèn vµ c¸c nguån vèn kh¸c trong ®ã Ng©n hµng chÝnh lµ n¬i cã kh¶ n¨ng cung cÊp nguån vèn l­u ®éng cho doanh nghiÖp, gióp doanh nghiÖp tù tin vµ chñ ®éng trong kinh doanh vµ chiÕn l­îc ph¸t triÓn cña m×nh. * Chøng tõ ¸p dông: Chi nh¸nh sö dông bé chøng tõ do BTC ph¸t hµnh nh­ phiÕu thu, phiÕu chi, phiÕu xuÊt kho, phiÕu nhËp kho, ho¸ ®¬n b¸n hµng, ho¸ ®¬n GTGT..... H×nh thøc sæ s¸ch kÕ to¸n ¸p dông cña Chi nh¸nh lµ h×nh thøc " chøng tõ ghi sæ" vµ ®­îc thùc hiÖn ghi chÐp trªn m¸y vi tÝnh. * Ng­êi phô tr¸ch bé phËn - KÕ to¸n tr­ëng: TrÇn ThÞ H­¬ng * Ng­êi trùc tiÕp gióp sinh viªn thùc tËp - KÕ to¸n viªn: Hoµng TiÕn Dòng Sè ®iÖn tho¹i: 04 5638607 H×nh thøc sæ s¸ch H×nh thøc sæ s¸ch kÕ to¸n cña C«ng ty ¸p dông lµ h×nh thøc "chøng tõ ghi sæ" vµ ®­îc thùc hiÖn ghi chÐp trªn m¸y vi tÝnh. Hµng ngµy tõ c¸c chøng tõ gèc kÕ to¸n sÏ nhËp sè liÖu vµo chøng tõ t­¬ng øng cã trong m¸y vi tÝnh, m¸y sÏ tù ®éng sö lý sè liÖu vµ ®­a vµo sæ kÕ to¸n cã liªn quan nh­ b¶ng kª, sæ thÎ chi tiÕt.. Tõ c¸c chøng tõ ®ã m¸y sÏ ghi vµo sæ c¸i, b¶ng tæng hîp chi tiÕt, sau ®ã m¸y sÏ lËp b¶ng c©n ®èi ph¸t sinh vµ lªn b¸o c¸o kÕ to¸n. §Ó ®Ò phßng sù cè m¸y tÝnh, kÕt hîp kÕ to¸n thñ c«ng, sau khi tËp hîp chøng tõ vµo m¸y, hµng ngµy cho in sè liÖu, tËp hîp b¶ng kª, sæ chi tiÕt, tõ ®ã ®­a vµo sæ c¸i, sæ tæng hîp chi tiÕt, lªn b¶ng c©n ®èi ph¸t sinh, cuèi quý lªn b¸o c¸o tµi chÝnh. S¬ ®å 15: S¬ ®å tæ chøc ghi sæ cña C«ng ty Chøng tõ gèc B¶ng kª Sæ thÎ kÕ to¸n chi tiÕt Sæ c¸i B¶ng tæng hîp chi tiÕt B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh B¸o c¸o tµi chÝnh Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng §èi chiÕu, kiÓm tra Nh×n vµo s¬ ®å ta thÊy kÕ to¸n chi nh¸nh C«ng ty cã mét sè thiÕu sãt khi sö dông h×nh thøc chøng tõ ghi sæ vµ nh÷ng thiÕu sãt nµy em xin ®­a ra mét sè nhËn xÐt vµ kiÕn nghØ phÇn III cña chuyªn ®Ò nµy. III. T×nh h×nh ho¹t ®éng cña Chi nh¸nh C«ng ty øng dông KHKT vµ chuyÓn giao c«ng nghÖ míi thêi gian qua (tõ 2000 - 2002) 1. NhiÖm vô cña Chi nh¸nh Lµ mét Chi nh¸nh ph¹m vi ho¹t ®éng trªn toµn miÒn B¾c víi nh÷ng chøc n¨ng nhiÖm vô ®· ®­îc nªu ë phÇn trªn chi nh¸nh ®· ho¹t ®éng rÊt tèt. Trong qu¸ tr×nh thùc tËp võa qua t¹i Chi nh¸nh b¶n th©n em nhËn thÊy næi lªn mét sè ho¹t ®éng kinh doanh chñ yÕu cña chi nh¸nh nh­ sau: - Kinh doanh nhËp khÈu c¸c thiÕt bÞ X¨ng dÇu - Kinh doanh NhËp khÈu thiÕt bÞ b­u ®iÖn vµ tin häc...... - Kinh doanh siªu thÞ víi m¹ng l­íi 3 siªu thÞ ë xung quanh Hµ Néi. - Kinh doanh thiÕt bÞ V¨n phßng 2. KÕt qu¶ ho¹t ®éng 2.1. VÒ c¬ cÊu lao ®éng Trong thêi gian qua Chi nh¸nh ®· h×nh thµnh mét ®éi ngò lao ®éng cã tr×nh ®é qu¶n lý vµ tinh thÇn tr¸ch nhiÖm cao. §éi ngò b¸n hµng còng ®ang dÇn hoµn thiÖn m×nh trong kh©u b¸n hµng vµ giíi thiÖu hµng ho¸ cña Chi nh¸nh. Sau ®©y lµ b¶ng sè liÖu vÒ t×nh h×nh nh©n lùc cña Chi nh¸nh trong 3 n¨m (2000 - 2002) §¬n vÞ: Ng­êi ChØ tiªu N¨m 2000 N¨m 2001 N¨m 2002 So s¸nh 2001/2002 So s¸nh 2002/2001 SL % SL % SL % + (- ) % + ( - ) % Tæng sè lao ®éng 280 100 282 100 285 100 2 100,7 3 101,1 I. Ph©n theo giíi tÝnh - - - - - - - - - - 1. Lao ®éng Nam 102 36,4 102 36,2 105 36,8 0 100 3 102,9 2. Lao ®éng N÷ 178 63,6 180 63,8 180 63,2 2 101,1 0 100 II. Ph©n theo khèi - - - - - - - - - - 1. V¨n phßng 74 26,4 74 26,2 74 25,9 0 100 0 100 2. Kinh doanh 70 25 79 28 80 28,1 9 112,8 1 101,2 3. B¸n hµng 136 48,6 129 45,8 131 46 - 7 94,8 2 101,6 III. Ph©n theo b»ng cÊp - - - - - - - - - - 1. §¹i häc 38 13,6 40 14,2 41 14,4 2 105,3 1 102,5 2. Trung cÊp, Cao ®¼ng 102 36,4 82 29 82 28,7 - 26 80,4 0 100 3. Tr×nh ®é kh¸c 140 50 160 56,8 162 56,9 20 11,4 2 101,2 Qua b¶ng ph©n tÝch sè liÖu vÒ t×nh h×nh lao ®éng cña chi nh¸nh ta thÊy sè lao ®éng ®· t¨ng qua c¸c n¨m. N¨m 2001/2000 t¨ng 2 ng­êi t­¬ng øng sè t¨ng tuyÖt ®èi 0,7%. N¨m 2002/2001 t¨ng 3 ng­êi t­¬ng øng sè t¨ng tuyÖt ®èi 1,1%. §Ó thÊy ®­îc sù t¨ng gi¶m theo c¸c c¸ch ph©n chia kh¸c nhau ta xÐt trªn tõng gãc ®é. - Ph©n chia theo giíi tÝnh Dùa vµo b¶ng ph©n tÝch cho thÊy lao ®éng N÷ chiÕm tû lÖ cao h¬n lao ®éng Nam cô thÓ N÷ chiÕm tõ 64 - 65% vµ Nam chiÕm tõ 35 - 36% trong tæng sè lao ®éng. Sè chªnh lÖch nµy phï hîp víi tÝnh chÊt yªu cÇu c«ng viÖc cña chi nh¸nh. Do chi nh¸nh kinh doanh Siªu thÞ nªn ®ßi hái ph¶i cã ®éi ngò b¸n hµng N÷ nhiÒu h¬n Nam. (Hay ®a sè N÷ chiÕm nhiÒu) ®Ó phï hîp víi c«ng viÖc b¸n hµng t¹i Siªu thÞ. TÝnh chÊt c«ng viÖc nhÑ nhµng vµ cÇn sù dÞu dµng ®ãn tiÕp kh¸ch ®Õn võa lßng kh¸ch ®i nªn cÇn chñ yÕu lao ®éng N÷ lµ ph¶i. N¨m 2002/2001 sè lao ®éng Nam t¨ng 3 ng­êi t­¬ng øng møc t¨ng 2,9%. Trong khi ®ã lao ®éng N÷ kh«ng t¨ng ®iÒu nµy lµ do Chi nh¸nh cÇn tuyÓn thªm mét sè nh©n viªn c¸n bé kü thuËt ®Ó trùc tiÕp tham gia kinh doanh trong c¸c lÜnh vùc kh¸c. Nh×n chung sè lao ®éng Nam vµ N÷ t­¬ng ®èi æn ®Þnh qua c¸c n¨m. - Ph©n theo khèi. N¨m 2001/2000 khèi kinh doanh ®· t¨ng lªn 9 ng­êi t­¬ng øng víi møc t¨ng 12,8% trong khi ®ã khèi b¸n hµng l¹i cã sù gi¶m 7 ng­êi t­¬ng øng víi møc gi¶m 5,2%. Nguyªn nh©n lµ do tÝnh c¹nh tranh trªn thÞ tr­êng ®ßi hái chi nh¸nh ph¶i cã ®éi ngò kinh doanh chÊt l­îng, nhiÖt t×nh n¨ng ®éng ®Ó gióp C«ng ty cµng ph¸t triÓn h¬n n÷a trong c¸c lÜnh vùc kinh doanh cña m×nh. - Tr×nh ®é chuyªn m«n BÊt kú chi nh¸nh hay C«ng ty nµo còng mong muèn nh©n viªn cña m×nh cã tr×nh ®é cao. Do vËy trong nh÷ng n¨m qua chi nh¸nh kh«ng ngõng t¨ng tû lÖ nh©n viªn cã b»ng cÊp. N¨m 2001/2000 sè ng­êi cã tr×nh ®é §¹i häc t¨ng 2 ng­êi t­¬ng øng víi møc t¨ng 5,3%. Sè ng­êi cã tr×nh ®é kh¸c còng t¨ng ®¸ng kÓ. Trong khi ®ã nh÷ng ng­êi cã tr×nh ®é trung cÊp l¹i gi¶m 20 ng­êi t­¬ng øng víi 19,6%. Nguyªn nh©n lµ do chi nh¸nh ®· cã sù khuyÕn khÝch c¸n bé c¸c phßng ban vµ nh©n viªn theo häc c¸c líp n©ng cao tr×nh ®é. §Ó gióp chi nh¸nh cã nhiÒu ng­êi tr×nh ®é vµ n¨ng lùc tèt ®Ó ®¸p øng ®ßi hái cña c«ng viÖc trong thêi ®¹i c¬ chÕ thÞ tr­êng * §¸nh gi¸ chung: V× ®Æc thï cña chi nh¸nh lµ kinh doanh b¸n hµng tiªu thô vµ XNK c¸c lo¹i thiÕt bÞ phôc vô cho lîi Ých d©n sù..... do vËy viÖc lùa chän lao ®éng cña chi nh¸nh tõ n¨m 2000 të l¹i chñ yÕu lµ chän nh÷ng lao ®éng cã tr×nh ®é b»ng cÊp ®Ó chñ ®éng t¹o ra thÕ m¹nh trong kinh doanh b»ng nguån lao ®éng cã n¨ng lùc vµ tr×nh ®é. Bªn c¹nh ®ã chi nh¸nh còng kh«ng ngõng tuyÓn nh÷ng lao ®éng phæ th«ng ®Ó thùc hiÖn c«ng viÖc b¸n hµng. Nãi tãm l¹i vÒ sè l­îng lao ®éng t¨ng gi¶m qua 3 n¨m lµ kh«ng ®¸ng kÓ. Víi lùc l­îng lao ®éng nh­ hiÖn nay chi nh¸nh C«ng ty ®· t¹o ra c¸c kÕt qu¶ tõ ho¹t ®éng kinh doanh ngµy cµng t¨ng. 2.2. VÒ nguån vèn: Vèn cña chi nh¸nh lµ yÕu tè ®Çu vµo rÊt quan träng, nã quyÕt ®Þnh ®Õn viÖc kinhdoanh cña chi nh¸nh. Tõ vèn cã thÓ mua s¾m m¸y mãc thiÕt bÞ, thuª m­ín, tuyÓn dông lao ®éng ..... vèn lu«n thay ®æi vÒ h×nh th¸i nµy sang h×nh th¸i kh¸c, cø tiÕp tôc x¶y ra nh­ thÕ nèi tiÕp nhau t¹o nªn chu chuyÓn vèn. - Vèn ®­îc h×nh thµnh tõ 2 nguån: + Nguån vèn chñ së h÷u cã thÓ lµ nguån ng©n s¸ch cÊp ®èi víi DNNN, vèn trÝch tõ lîi nhuËn, vèn tõ bªn tham gia liªn doanh.... + Nguån vèn ng¾n h¹n, vay dµi h¹n tõ ng©n hµng, vay tõ c¸c tæ chøc kh¸c, vay cña c¸n bé c«ng nh©n viªn, nî ng©n s¸ch, nî ng­êi b¸n ... T×nh hÝnh vèn cña C«ng ty qua c¸c n¨m ®­îc thÓ hiÖn qua b¶ng sè liÖu sau T×nh h×nh vèn cña Chi nh¸nh §¬n vÞ tÝnh lµ: §ång ChØ tiªu N¨m 2000 2001 2002 So s¸nh 2001/2000 So s¸nh 2002/2001 Sè l­îng % Sè l­îng % Sè l­îng % Sè l­îng % Sè l­îng % Tæng Vèn kinh doanh 35.595.710.216 100 63.685.932.033 100 94.332.864.697 100 28.063.221.827 178,8 30.673.932.614 148 I. Ph©n theo h×nh thøc lu©n chuyÓn 1TSL§&§TNH 26.799.517.548 75,3 56.633.168.831 89,0 88.404.605.864 93,7 29.833.651.283 211,3 31.771.437.033 156,1 2TSC§&§TDH 8.796.192.688 24,7 7.025.763.202 11,0 5.928.258.833 6,3 -1.770.429.466 80 -1.097.504.369 84,4 II. Ph©n theo nguån h×nh thµnh vèn 1. Vèn chñ së h÷u 3.962.571.929 11,1 4.585.130.419 7,2 5.260.033.170 5,6 622.558.490 115,7 674.902.751 114,7 2. Nî ph¶i tr¶ 31.633.138.587 88,9 59.073.801.614 92,8 89.672.031.527 94,4 27.440.663.327 186,7 29.999.029.913 150,8 Qua b¶ng ph©n tÝch cho thÊy trong 3 n¨m qua tæng sè vèn kinh doanh ®· t¨ng lªn râ rÖt. Cô thÓ n¨m 2001/2000 tæng sè vèn t¨ng 28.066.221.817® t­¬ng øng t¨ng 78,8%. N¨m 2002/2001 tæng sè t¨ng 30.673.932.664® t­¬ng øng t¨ng48,6%. Nguyªn nh©n cña viÖc t¨ng nµy lµ do chi nh¸nh ®· t¨ng Nî ph¶i tr¶ b»ng c¸ch vay Ng©n hµng, vay vèn c¸n bé C«ng nh©n viªn ®Ó nh»m môc ®Ých bæ sung vèn. §Ó biÕt râ nguyªn nh©n t¨ng vèn ta xem xÐt c¸c khÝa c¹nh: - Ph©n chia theo h×nh thøc lu©n chuyÓn: C¨n cø vµo ®Æc ®iÓm tÝnh chÊt lu©n chuyÓn nhanh hay chËm mµ ng­êi ta chia thµnh vèn cè ®Þnh vµ vèn l­u ®éng. N¨m 2001/2000 vèn l­u ®éng t¨ng 29.833.651 t­¬ng øng t¨ng 111,3%. N¨m 2002/2001 t¨ng 56,1% trong khi ®ã vèn cè ®Þnh l¹i gi¶m, n¨m 2001/2000 gi¶m 1.770.504.369® t­¬ng øng gi¶m 20%, n¨m 2002/2001 gi¶m 1.079.504.369® t­¬ng øng gi¶m 16,62%. Nguyªn nh©n lµ do nh÷ng n¨m ®Çu trang thiÕt bÞ, tµi s¶n cßn cò vµ ch­a cã nhiÒu. Nh÷ng n¨m vÒ sau cã mua s¾m nh­ng kh«ng ®¸ng kÓ vµ khÊu hao theo chÕ ®é quy ®Þnh. Nh×n chung qua 3 n¨m vèn l­u ®éng cña Chi nh¸nh chiÕm tû träng ngµy cµng lín. - Ph©n theo nguån h×nh thµnh: bao gåm vèn chñ së h÷u vµ nguån vèn vay. NÕu lµ doanh nghiÖp Nhµ n­íc th× th­êng lµ vèn chñ së h÷u chiÕm tû träng lín song ®èi víi chi nh¸nh th× ng­îc laÞ vèn vay l¹i chiÕm tû träng lín h¬n, phÇn lín vèn chñ së h÷u cña chi nh¸nh do C«ng ty cÊp, ngoµi ra Chi nh¸nh cã tÝch luü vèn tõ nguån lîi nhuËn. Nguån vèn chñ së h÷u t¨ng chËm. N¨m 2001/2000 t¨ng 622.558.490® t­¬ng øng t¨ng 15,7%. N¨m 2002/2001 t¨ng 647.902.751® t­¬ng øng t¨ng 14,72% trong khi ®ã nî ph¶i tr¶ t¨ng rÊt nhanh. N¨m 2001/2000 t¨ng 27.440.663.370® t­¬ng øng t¨ng 86,7% vµ n¨m 2001/2000 t¨ng 29.999.029.913® t­¬ng øng t¨ng 50, 78%. Tãm l¹i qua sè liÖu ph©n tÝch ta thÊy tû träng nguån vèn chñ së h÷u chiÕm khiªm tèn trong tæng sè nguån vèn, do ®ã tÝnh chñ ®éng trong kinh doanh cña chi nh¸nh yÕu vµ ngµy cµng gi¶m. 2.3. T×nh h×nh thùc hiÖn mét sè chØ tiªu chñ yÕu Ph©n tÝch ho¹t ®éng kinh doanh cña chi nh¸nh qua 3 n¨m th«ng qua b¶ng kÕt qu¶ kinh doanh. B¶ng kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh cña chi nh¸nh qua 3 n¨m §¬n vÞ: ®ång ChØ tiªu N¨m 2000 2001 2002 Doanh thu 61.084.950.79 114.518.916.934 180.007.488.885 Lîi nhuËn tr­íc thuÕ - 557.071.330 743.262.018 300.819.586 Nép ng©n s¸ch 5.157.799.656 11.582.399.758 9.759.844.004 Tû suÊt LN trªn doanh thu (%) - 0,91% 0,65% 0,17% Lao ®éng b×nh qu©n 280 282 285 Thu nhËp b×nh qu©n 682.500 711.000 931.500 Qua b¶ng cho thÊy mÆc dï C«ng ty gÆp nhiÒu khã kh¨n do cã sù ®æi míi vÒ c¬ chÕ qu¶n lý vµ tèc ®é ph¸t triÓn thÞ tr­êng. Nh­ng chi nh¸nh vÉn hÕt søc cè g¾ng v­¬n lªn, doanh thu n¨m 2002 vµ n¨m 2001 t¨ng vät so víi n¨m 2000. N¨m 1999 do chÝnh s¸ch thay ®æi cña Nhµ n­íc ¸p dông c¸ch tÝnh thuÕ GTGT nªn cuèi n¨m 2000 kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh cu¶ C«ng ty lç 557.071.330® lµ do chªnh lÖch gi÷a thuÕ doanh thu vµ thuÕ GTGT. Sang th¸ng 3 n¨m 2001 côc thuÕ ®· hoµn l¹i sè tiÒn. B­íc sang c¸c n¨m tiÕp theo th× t×nh h×nh cña chi nh¸nh còng ®· kh¶ quan h¬n. S¶n l­îng hµng ho¸ vµ thu nhËp cña c¸n bé c«ng nh©n viªn t¨ng. §¸nh gi¸ chung vÒ t×nh h×nh kinh doanh cña chi nh¸nh qua c¸c chØ tiªu trªn ta thÊy kÕt qu¶ kinh doanh cña chi nh¸nh mçi n¨m mét tiÕn bé. C¸c chØ tiªu vÒ doanh thu, lîi nhuËn, nép ng©n s¸ch vµ thu nhËp b×nh qu©n cña c¸n bé c«ng nh©n viªn ngµy cµng t¨ng. §Ó duy tr× vµ ph¸t triÓn, C«ng ty cÇn cã nh÷ng quy ®Þnh vµ ®Þnh h­íng thÝch hîp nh»m t¹o chç ®øng trªn thÞ tr­êng khuÕch tr­¬ng vµ ®Èy m¹nh viÖc tiªu thô hµng ho¸. III. KÕ to¸n b¸n hµng vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng 1. Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n b¸n hµng ë Chi nh¸nh C«ng ty øng dông Khoa häc kü thuËt Nh­ phÇn trªn ®· nªu (Tæ chøc ho¹t ®éng kinh doanh cña C«ng ty øng dông Khoa häc kü thuËt) viÖc b¸n hµng cña C«ng ty chñ yÕu ®­îc tæ chøc thùc hiÖn trªn 3 ph­¬ng thøc: B¸n bu«n, b¸n lÎ,... Tuú vµo tõng ph­¬ng thøc giao hµng, h×nh thøc thanh to¸n mµ kÕ to¸n b¸n hµng (tiªu thô) còng kh¸c nhau. MÆt kh¸c, hµng th¸ng qu¸ tr×nh b¸n hµng còng kh«ng gièng nhau viÖc b¸n hµng diÔn ra kh«ng ®­îc ®Òu ®Æn, doanh thu b¸n hµng cã th¸ng nhiÒu th¸ng Ýt. §ã lµ ®iÒu tÊ nhiªn. * KÕ to¸n b¸n hµng theo ph­¬ng thøc b¸n bu«n Khi C«ng ty nhËp khÈu mét l« hµng nµo ®ã khi hµng ®· vÒ kho hoÆc hµng ®ang ®i ®­êng vÒ bé phËn b¸n hµng C«ng ty sÏ göi th­ chµo hµng (cã thÓ trùc tiÕp gäi ®iÖn tho¹i) tíi c¸c kh¸ch hµng mua bu«n cña C«ng ty. Qua viÖc trao ®æi vÒ nhu cÇu mua b¸n cña hai bªn. Trªn c¬ së ®¬n hái hµng vµ th­ chµo hµng cña C«ng ty ®­a ra, hai bªn sÏ ®µm ph¸n vµ ký kÕt hîp ®ång (hîp ®ång mua b¸n), c­n cø vµo hîp ®ång ®· ký kÕt hay ®¬n ®Æt hµng ®· phª duyÖt bëi Gi¸m ®èc, phßng kÕ to¸n lËp ho¸ ®¬n gi¸ trÞ gia t¨ng. Ho¸ ®¬n gi¸ trÞ gia t¨ng (BiÓu sè2) võa lµ ho¸ ®¬n b¸n hµng, vµ lµ c¨n cø ®Ó xuÊt kho, võa lµ c¨n cø ®Ó h¹ch to¸n doanh thu. §èi víi ng­êi mua hµng lµm chøng tõ ®i ®­êng vµ ghi sæ kÕ to¸n. Ho¸ ®¬n gi¸ trÞ gia t¨ng ®­îc lËp lµm 3 liªn (®Ì giÊy than viÕt 1 lÇn): Liªn 1: L­u t¹i quyÓn ho¸ ®¬n gèc do phßng kÕ to¸n gi÷ ®Ó theo dâi hµng ngµy. Liªn 2: Giao cho kh¸ch hµng lµm chøng tõ ®i ®­êng vµ ghi sæ kÕ to¸n ®¬n vÞ mua. Liªn 3: Giao cho thñ kho dïng ®Ó ghi sæ kho sau ®ã chuyÓn cho kÕ to¸n ghi sæ vµ lµm thñ tôc thanh to¸n. Trªn mçi ho¸ ®¬n b¸n hµng cã ®Çy ®ñ hä tªn kh¸ch hµng, ®Þa chØ, h×nh thøc thanh to¸n, khèi l­îng ®¬n gi¸ cña tõng lo¹i hµng ho¸ b¸n ra, tæng tiÒn hµng, thuÕ GTGT vµ tæng sè tiÒn thanh to¸n. Sau khi lËp ho¸ ®¬n gi¸ trÞ gia t¨ng nh©n viªn phßng kinh doanh sÏ cÇm ho¸ ®¬n nµy xuèng kho lµm thñ tôc xuÊt hµng. ë kho, khi nhËn ®­îc ho¸ ®¬n, thñ kho sÏ ghi vµo sæ kho theo sè l­îng hµng ®­îc b¸n. Sæ kho do thñ kho më hµng quý vµ më chi tiÕt cho tõng lo¹i hµng ho¸. Thñ kho cã nhiÖm vô theo dâi chi tiÕt hµng ho¸ nhËp, xuÊt, tån vµ sau ghi vµo sæ kho, thñ kho mang ho¸ ®¬n GTGT ®Õn cho phßng kÕ to¸n. §Õn cuèi th¸ng, thñ kho tÝnh sè tån kho tõng lo¹i hµng ho¸ ®Ó ®èi chiÕu víi phßng kÕ to¸n. ë phßng kÕ to¸n: Sau khi nhËn ®­îc chøng tõ vÒ tiªu thô hµng ho¸ do thñ kho mang tíi, kÕ to¸n kiÓm tra tÝnh ph¸p lý råi ký duyÖt. Mçi vËt t­ ®Òu ®­îc kÕ to¸n cho mét m· riªng nªn khi nhËn ®­îc ho¸ ®¬n gi¸ trÞ gia t¨ng kÕ to¸n ph¶i tra m· cña mÆt hµng ®­îc b¸n ®Ó nhËp vµo m¸y vi tÝnh. KÕ to¸n tiªu thô sö dông sæ chi tiÕt hµng ho¸, b¶ng tæng hîp nhËp xuÊt tån, sæ chi tiÕt doanh thu b¸n hµng (BiÓu sè 3,4,5) ®Ó theo dâi hµng ho¸ vÒ sè l­îng vµ gi¸ trÞ: VÝ dô: Cô thÓ: Ngµy 5 th¸ng 1 n¨m 2002 Gi÷a C«ng ty øng dông KHKT vµ C«ng ty VINAXAD cã hîp ®ång mua b¸n m¸y poto rich FT 5840, kÌm mùc, tõ vµ DevelopmentUnit víi gi¸ b¸n 56.896.364® ch­a thuÕ (thuÕ VAT 10%). Theo nh­ hîp ®ång ®· ký kÕt gi÷a hai bªn, C«ng ty VINEXAD sÏ thanh to¸n cho C«ng ty øng dông KHKT theo h×nh thøc tiÒn mÆt. Do vËy c¨n cø vµo hîp ®ång vµ ho¸ ®¬n gi¸ trÞ gia t¨ng kÕ to¸n hµng ho¸ h¹ch to¸n nh­ sau: Nî TK 632: 46 227 615® Cã TK 156: 46 227 615® §ång thêi ghi: Nî TK 131: 62 586 000® Cã TK 511: 56 896 364® Cã TK 33311: 5 689 636® Do hµng ngµy ph¸t sinh nhiÒu c¸c nghiÖp vô thu chi tiÒn hµng nªn ®Ó tiÖn theo dâi c«ng nî ph¶i thu, ph¶i tr¶ kÕ to¸n C«ng ty sö dông TK 131 - "Ph¶i thu cña kh¸ch hµng" vµ TK 331 - " Ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n". Do ®ã tÊt c¶ c¸c nghiÖp vô cã liªn quan ®Õn thu tiÒn hµng kÕ to¸n ph¶n ¸nh qua Nî TK 131, khi sù ph¸t sinh nghiÖp vô thu tiÒn th× kÕ to¸n míi ph¶n ¸nh bªn cã TK 131. Theo vÝ dô trªn. Còng trong ngµy 5/1/2002 C«ng ty nhËn ®­îc tiÒn do C«ng ty VINEXAD tr¶ tiÒn hµng. Khi ®ã kÕ to¸n thu chi tiÒn mÆt lËp phiÕu thu hµng. C¨n cø vµo phiÕu thu ngµy 5/1/2002, kÕ to¸n c«ng nî ghi ®Þnh kho¶n: Nî TK 1111: 62 586 000® Cã TK 131: 62 586 000® BiÓu sè 1: Ho¸ ®¬n (GTGT) Liªn 3: (Dïng ®Ó thanh to¸n) Ngµy 5 th¸ng 1 n¨m 2002 No 081774 §¬n vÞ b¸n hµng: Chi nh¸nh C«ng ty øng dông KHKT vµ chuyÓn giao CN §Þa chØ 152 L¹c Trung _ HBT §iÖn tho¹i: 8210071. Hä, tªn ng­êi mua............ §¬n vÞ: C«ng ty VIEXAD §Þa chØ: Sè 9 §inh LÔ - Hµ Néi H×nh thøc TT: CK. MS: 010018007 STT Tªn hµng ho¸ dÞch vô §V TÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn 1 M¸y photo ricoh FT5840 KÌm: + Mùc, tõ + DevvelopmentUnit ChiÕc Bé ChiÕc 01 01 01 56.896.364 56.896.364 Céng tiÒn hµng: 56.869.364 ThuÕ suÊt GTGT: 10% TiÒn thuÕ GTGT 5.689.636 Tæng céng tiÒn thanh to¸n: 62.586.000® Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: Sau hai triÖu n¨m tr¨m t¸m s¸u ngh×n ®ång ch¾n./. Ng­êi mua hµng (Ký, hä tªn) KÕ to¸n tr­ëng (Ký, ghi râ hä, tªn) Thñ tr­ëng ®¬n vÞ (Ký, ®ãng dÊu, ghi râ hä, tªn BiÓu sè 2: Sæ chi tiÕt tµi kho¶n Tµi kho¶n: 511 - "Doanh thu b¸n hµng" Tõ ngµy: 01/01/2002 ®Õn ngµy 31/01/2002 D­ nî ®Çu kú: 0 Chøng tõ DiÔn gi¶i TK §/¦ Sè ph¸t sinh Ngµy Sè PS Nî PS Cã 02/1 H§ 81772 B¸n m¸y type 3 (ChÞ Nga) 131 110.000 04/1 H§ 81773 B¸n mùc PT 420 (ChÞ Ngäc) 131 120.000 05/1 H§ 81774 B¸n m¸y photo ricoh FT5840, kÌm mùc, tõ (CT VINEXAD) 131 56.896.364 08/1 H§ 81775 B¸n m¸y ®ãng s¸ch DSBN0 (NguyÔn Ngäc Th¾ng) 131 1.600.000 10/1 H§ 81776 B¸n mùc ®iÖn UPS 500 (Chi Côc ThuÕ Hµ T©y) 131 1.322.182 ..... ................ ......... .... ....... ........ 31/1 H§ 81791 B¸n mùc PT 4501 ( C«ng ty Siªu Thanh HN) 131 29.336.460 Céng ph¸t sinh 1.509.749.916 1.509.749.916 Sè d­ cuèi kú 0 LËp, Ngµy........th¸ng......N¨m Ng­êi ghi sæ * KÕ to¸n tiªu thôhh theo ph­¬ng thøc b¸n lÎ Theo ph­¬ng thøc nµy viÖc b¸n lÎ chñ yÕu diÔn ra t¹i v¨n phßng cña C«ng ty, vµ th­êng kh¸ch hµng xem hµng nÕu ®ång ý vÒ chÊt l­îng vµ gi¸ c¶ th× sÏ mua hµng vµ tr¶ tiÒn ngay, tuy nhiªn doanh thu b¸n lÎ th­êng kh«ng lín. NÕu viÖc b¸n lÎ ph¸t sinh qua ®iÖn tho¹i hoÆc qua Fax nghÜa lµ kh¸ch hµng gäi ®iÖn trùc tiÕp tíi phßng kinh doanh cña C«ng ty vÒ viÑc mua mét lo¹i hµng ho¸ nµo ®ã vµ yªu cÇu chuyÓn tíi tËn n¬i, khi ®ã phßng kÕ to¸n sÏ viÕt H§GTGT vµ xÐt 2 liªn (liªn 2 vµ liªn 3) cho ng­êi giao hµng (th­êng lµ nh©n viªn phßng kinh doanh vµ phßng kü thuËt) vµ yªu cÇu ng­êi mua hµng ký vµo ®Ó thùc hiÖn tÝnh hîp lÖ, hîp ph¸p cña ho¸ ®¬n. VÝ dô: Ngµy 16/1/2002 C«ng ty c«ng tr×nh giao th«ng 246 tíi v¨n phßng cña C«ng ty xem hµng vµ ®· mua 01 m¸y in LBP 800. §¬n gi¸ 4.303.636® (ch­a VAT) kÌm mega data. Printer cabble. C«ng ty c«ng tr×nh giao th«ng ®ång ý mua vµ sÏ thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt. Khi ®ã kÕ to¸n hµng ho¸ lËp ®Þnh kho¶n: Nî TK 632: 3.839.400® Cã TK 156: 3.893.400® VÒ kÕ to¸n c«ng nî lËp ®Þnh kho¶n: Nî TK 131: 4.734.000® Cã TK 511: 4. 303.636® Cã TK 33311: 430.364® Tíi ngµy 17/1/2002 kh¸ch hµng thanh to¸n tiÒn m¸y in c¨n cø vµo phiÕu thu sè 17 ngµy 17/1 kÕ to¸n c«ng nî ghi: Nî TK: 1111 4.734.000® Cã TK: 131 4.734.000® BiÓu 3 B¶ng b¸o c¸o b¸n hµng chi tiÕt theo mÆt hµng Tõ ngµy 01 th¸ng 01 n¨m 2002 ®Õn ngµy 31 /01/ 2002 TT M· vËt t­ Tªn vËt t­ §vt SL TiÒn vèn Doanh thu 1 DUNIT Deverlopmen Unit C¸i 1.0 6.403.000 6.474.000 2 FAXRICOH 570 M¸y faxricoh 570 C¸i 2.0 4.494.028 7.592.000 3 FAXRICOH 580 M¸y faxricoh 580 C¸i 2.0 5.617.535 4 FT 4615 M¸y photo FT 4615 C¸i 9.0 134.858.133 152.468.955 5 FT 5632 M¸y photo FT 5632 C¸i 7.0 221.973.761 228.125.673 6 FT 5640 M¸y photo FT 5640 C¸i 1.0 35.312.420 36.340.000 7 FT 5840 M¸y photo FT 5840 C¸i 1.0 46.227.651 56.896.364 8 FT 7950 M¸y photo FT 7950 C¸i 1.0 112.036.678 188.890.000 9 LBP 800 M¸y in laser LBP 800 Canon C¸i 1.0 3.839.400 4.303.636 10 MDSDSB M¸y ®ãng s¸ch DSB No C¸i 1.0 4.91.900 1.600.000 11 MUC 320 Mùc photo 320 èng 20 4.291.014 4.800.000 12 MUC 810 Mùc photo 810 èng 29 35.945.212 38.077.000 .... ........................ Tæng céng: 1.345.145.759 1.509.749.916 Ngµy....th¸ng....n¨m..... 2. KÕ to¸n x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng ë C«ng ty øng dông KHKT vµ chuyÓn giao c«ng nghÖ míi. 2.1. KÕ to¸n doanh thu b¸n hµng Khi ph¸t sinh nghiÖp vô b¸n hµng vµ x¸c ®Þnh ®­îc doanh thu th× ®Ó ph¶n ¸nh doanh thu b¸n hµng kÕ to¸n sö dông TK 5111. Tµi kho¶n 511 ®­îc chia lµm 3 tiÓu kho¶n nh­ sau: TK 5111: Doanh thu b¸n hµng TK 5112: Doanh thu b¸n hµng thµnh phÈm TK 5113: Doanh thu cña dÞch vô. §Ó theo dâi doanh thu b¸n hµng th× kÕ to¸n C«ng ty sö dông sæ chi tiÕt tµi kho¶n, b¸o c¸o chi tiÕt b¸n hµng, sæ c¸i tµi kho¶n. Lµ mét doanh nghiÖp ¸p dông nép thuÕ GTGT theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ thuÕ nªn doanh thu b¸n hµng kh«ng bao gåm thuÕ VAT. VÝ dô: KÕt cÊu cña c¸c sæ vµ b¸o c¸o ®­îc thÓ hiÖn qua BiÓu sè 5, 9, 10. Sè liÖu tæng hîp cña sæ c¸i TK 511 sÏ ®­îc sö dông x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh trong th¸ng. 2.2. KÕ to¸n gi¸ vèn hµng b¸n. §Ó tæng hîp gi¸ vèn sè hµng ®· xuÊt b¸n kÕ to¸n c¨n cø vµo sè l­îng vµ ghi trªn b¶ng tæng hîp nhËp – xuÊt tån cña hµng ho¸ ®Ó x¸c ®Þnh gi¸ vèn cña sè hµng ®· xuÊt kho. Gi¸ vèn cña hµng xuÊt kho tiªu thô ®­îc tÝnh theo gi¸ trung b×nh hµng xuÊt kho: Gi¸ trung b×nh = Gi¸ trÞ thùc tÕ tån ®Çu kú TrÞ gi¸ vèn hµng xuÊt kho + + Gi¸ trÞ thùc tÕ hµng nhËp trong kú L­îng thùc tÕ nhËp trong kú - - Tån cuèi kú Tån cuèi kú Gi¸ vèn hµng xuÊt kho = Sè l­îng xuÊt kho * Gi¸ trung b×nh Mäi chi phÝ ph¸t sinh khi mua hµng ®­îc tÝnh vµo gi¸ vèn b¸n hµng. Gi¸ vèn cña hµng b¸n ®­îc dïng ®Ó x¸c ®Þnh l·i gép cña sè hµng ®· b¸n, ®Ó theo dâi gi¸ vèn ngoµi b¶ng tæng hîp xuÊt tån kho cña hµng ho¸, kÕ to¸n C«ng ty øng dông KHKT vµ chuyÓn giao c«ng nghÖ míi cßn sö dông sæ c¸i TK 632 vµ sæ chi tiÕt TK 632. Khi cã nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh nh­ b¸n hµng ho¸. VÝ dô: Ngµy 16/1/2002 C«ng ty øng dông KHKT vµ chuyÓn giao c«ng nghÖ míi 01 m¸y Photo FT 5640 víi ®¬n gi¸ 36.340.000®. Trong ®ã gi¸ vèn hµng b¸n lµ: 35312420® kÕ to¸n ph¶n ¸nh vèn hµng b¸n. Nî TK 632: 35312420 Cã TK 156: 35312420 Vµo sæ chi tiÕt TK 632 cuèi th¸ng tiÕn hµnh ghi sæ c¸i. KÕt cÊu cña c¸c sæ nµy ®­îc thÓ hiÖn qua biÓu sau: BiÓu sè 4: Sæ chi tiÕt tµi kho¶n Tµi kho¶n: 632 - "Gi¸ vèn hµng b¸n" Tõ ngµy: 01/01/2002 ®Õn ngµy 31/01/2002 D­ nî ®Çu kú: 0 Chøng tõ DiÔn gi¶i TK§¦ Sè ph¸t sinh Ngµy Sè PS Nî PS cã 02/1 H§ 81772 B¸n m¸y type3 (ChÞ Nga) 156 298.416 04/1 H§ 81773 B¸n mùc PT 420 (ChÞ Ngäc) 1551 422.150 05/1 H§ 81774 B¸n m¸y FT 5840 C«ng ty VINEXAD 156 5.0630.651 08/1 H§ 81775 B¸n m¸y ®ãng s¸ch DSB (N N Th¾ng) 156 3.219.900 10/1 H§ 81776 B¸n mùc ®iÖn UPS 500 (Chi côc ThuÕ Hµ T©y) 156 657.000 16/1 H§ 81777 B¸n m¸y photo FT 5640 (T phó) 156 35.312.420 ... .... ... ......... ....... 31/1 H§ 81791 B¸n mùc PT 4501 (C«ng ty S Thanh HN) 1552 27.380.464 Céng ph¸t sinh 1.345.145.759 1.345.145.759 D­ nî cuèi kú 0 LËp, ngµy....th¸ng....n¨m.... BiÓu sè 5 Sæ c¸i tµi kho¶n Tµi kho¶n: 632 - " Gi¸ vèn hµng b¸n" Tõ ngµy: 01/01/2002 ®Õn ngµy: 31/01/2002 D­ nî ®Çu kú: 0 Chøng tõ DiÔn gi¶i TK§¦ Sè ph¸t sinh Ngµy Sè PS Nî PS cã 02/1 H§ A Thµnh phÈm - Mùc 402 1551 965.415 06/1 H§ A Thµnh phÈm - Mùc 450 1552 27.380.464 12/1 H§ A Thµnh phÈm - Mùc 410 1555 8.837.464 31/1 H§ A Hµng ho¸ 156 1.207.963.600 31/1 PK3 X¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh 911 1.207.962.600 31/1 PK3 X¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh 911 37.183.159 Céng ph¸t sinh 1.345.145.759 1.345.145.759 D­ nî cuèi kú 0 LËp, ngµy....th¸ng....n¨m.... KÕ to¸n tr­ëng Ng­êi ghi sæ 2.3. KÕ to¸n chi phÝ b¸n hµng: Trong ®iÒu kiÖn hiÖn nay víi sù c¹nh tranh gay g¾t, doanh nghiÖp nµo chiÕm ®­îc thÞ phÇn lín doanh nghiÖp ®ã sÏ cã thÕ m¹nh h¬n trong qu¸ tr×nh tiªu thô hµng ho¸ C«ng ty øng dông còng vËy, ®Ó b¸n ®­îc hµng ho¸ C«ng ty th­êng ph¶i chi ra c¸c kho¶n chi phÝ ®­îc gäi lµ chi phÝ b¸n hµng. §Ó h¹ch to¸n chi phÝ b¸n hµng kÕ to¸n sö dông TK 641 - " chi phÝ b¸n hµng" trong TK nµy c¸c chi phÝ nh­: chi phÝ nh©n viªn b¸n hµng, chi phÝ bao b×, chi phÝ chµo hµng, giíi thiÖu s¶n phÈm, chi phÝ vËn chuyÓn hµng tiªu thô....ViÖc h¹ch to¸n chi phÝ b¸n hµng C«ng ty kh«ng sö dông sæ chi tiÕt chi phÝ b¸n hµng mµ cã nghiÖp vô chi phÝ ph¸t sinh liªn quan ®Õn chi phÝ b¸n hµng, kÕ to¸n tËp hîp chøng tõ sau ®ã ghi vµo sæ c¸i TK 641. Mäi chi phÝ b¸n hµng ®­îc tËp hîp vµ ph©n bæ vµo cuèi mçi th¸ng chi phÝ b¸n hµng ®­îc theo dâi theo tõng chøng tõ ph¸t sinh vµ ®­îc kÕt chuyÓn sang TK 911- " X¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh". VÝ dô: Th¸ng 1 n¨m 2002 C«ng ty cã mét sè nghiÖp vô ph¸t sinh liªn quan ®Õn chi phÝ b¸n hµng nh­ sau: Nî TK 6417: 370 563® Cã TK 1123 370563® - TÝnh ra tiÒn l­¬ng ph¶i tr¶ cho c«ng nh©n viªn b¸n hµng: Nî TK 6411: 6 078 000® Cã TK 334: 6 078 000® - Chi tiÒn göi hµng: Nî TK 6418 135 238® Cã TK 111: 135 235® Cuèi kú tËp hîp chi phÝ b¸n hµng, ph©n bæ 100% cho hµng b¸n ra vµ ®­îc kÕt chuyÓn vµo TK 911 - " X¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh". Nî TK 911: 18 627 608® Cã TK 641: 18 627 608® §Ó theo dâi chi phÝ b¸n hµng kÕ to¸n sö dông sæ c¸i TK 641, kÕt cÊu ®­îc thÓ hiÖn nh­ sau: BiÓu sè 6 Sæ c¸i tµi kho¶n Tµi kho¶n: 641 - chi phÝ b¸n hµng Tõ ngµy: 01/01/2002 ®Õn ngµy: 31/01/2002 D­ nî ®Çu kú: 0 CT ghi sæ DiÔn gi¶i TK§¦ Sè tiÒn Ngµy Sè PS Nî PS cã ..... ...... ............ ...... ....... ...... 29/1 PC 1 TiÒn mÆt ViÖt Nam 1111 3.132.651 31/1 PS1 TiÒn VN§ göi NHNT (001.1.00.026099.1 112123 385.917 31/1 PK 3 X¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh 911 18.627.608 Céng ph¸t sinh 18.627.608 18.627.608 D­ nî cuèi kú 0 LËp, Ngµy....th¸ng....n¨m KÕ to¸n tr­ëng Ng­êi ghi sæ 2.4. KÕ to¸n chi phÝ qu¶n lý Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp lµ chi phÝ ph¸t sinh cã liªn quan chung ®Õn mäi ho¹t ®éng cña C«ng ty, chi phÝ qu¶n lý bao gåm: Chi phÝ nh©n viªn v¨n phßng, chi phÝ ®å dïng v¨n phßng, chi phÝ héi nghÞ, tiÕp kh¸ch, khÊu hao TSC§, chi phÝ ®iÖn n­íc... C¸c chi phÝ nµy ®­îc h¹ch to¸n vµo TK 642 - " chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp". C¨n cø vµo chøng tõ minh chøng cho nghiÖp vô chi liªn quan ®Õn chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp kÕ to¸n ghi vµo sæ chi tiÕt TK 642 vµ ghÝ sæ c¸i TK 642. Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp ®­îc ph©n bæ vµ tËp hîp 100% cho hµng cßn l¹i vµ hµng b¸n ra vµo cuèi mçi th¸ng, sau ®ã chi phÝ qu¶n lý sÏ ®­îc kÕt chuyÓn vµo TK 911 ®Ó x¸c ®Þnh kÕt qu¶. §Ó theo dâi chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp, kÕ to¸n më sæ theo dâi chi phÝ qu¶n lý. VÝ dô: Trong th¸ng 1/2002 C«ng ty cã c¸c kho¶n chi phÝ qu¶n lý nh­ sau: - L­¬ng ph¶i tr¶ cho bé phËn qu¶n lý Nî TK 6421: 57 550 240® Cã TK 334: 57 550 240® - B¶o hiÓm x· héi ph¶i trÝch theo l­¬ng. Nî TK 6421: 15% * 57.550.240 = 7.542.500® Cã TK 338: 7.542.500® - Chi phÝ ®å dïng v¨n phßng, kh¾c dÊu, mua ho¸ ®¬n... cho C«ng ty. Nî TK 6423: 3.215.206® Cã TK 153: 3.215.206® - Chi phÝ ®iÖn n­íc, ®iÖn tho¹i, Fax... phôc vô qu¶n lý Nî TK 6427: 5.204.360® Cã TK 111: 5.204.360® ...... Cuèi kú tæng hîp chi phÝ qu¶n lý vµ kÕt chuyÓn sang TK 911 - " X¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh. Nî TK 911 : 106.646.226® Cã TK 642: 106.646.226® BiÓu sè 7 Sæ chi tiÕt tµi kho¶n Tµi kho¶n : 642- "chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp" Tõ ngµy : 01/01/2002 ®Õn ngµy 31/01/2002 D­ nî ®Çu kú : 0 Chøng tõ DiÔn gi¶i TK ®/­ Sè ph¸t sinh Ngµy Sè PS Nî PS cã 02/01 PC 2 Tr¶ tiÒn vay thÕ ­íc tõ ngµy 29/12/2001 ®Õn ngµy 1/1/2002 (Ng©n hµng VP Banak) 1111 113.333 05 /01 PC 4 Chi tr¶ tiÒn mua bé Êm trµ (ë së kinh doanh nghÖ thuËt artgass) 1111 918 640 05 /01 PC 5 Chi tiÕp kh¸ch ho¸ ®¬n 066018 (Nhµ hµng 67 – S­¬ng NguyÖt ¸nh) 1111 2 530 000 05/01 PC6 Chi tiÒn theo ho¸ ®¬n 066020 (Nhµ hµng 67 – S­¬ng NguyÖt ¸nh) 1111 1.800.000 05/01 PC7 Thanh to¸n tiÒn vÐ m¸y bay Hµ Néi – Sµi Gßn (Côm hµng kh«ng MiÒn B¾c) 1111 1.927.489 06/01 PC14 Chi tiÒn mua mét hép ®Üa mÒm (HMDung) 1111 71.000 08/01 PC22 Chi tiÒn mua thuèc l¸ (NguyÔn Kiªm H÷u) 1111 71.000 Céng ph¸t sinh 106.646.266 106.646.266 D­ nî cuèi kú 0 LËp , Ngµy.... Th¸ng....N¨m... KÕ to¸n tr­ëng (Ký, hä tªn) Ng­êi lËp biÓu (Ký, hä tªn) BiÓu sè 8: Sæ c¸i tµi kho¶n Tµi kho¶n: 642 – Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp Tõ ngµy: 01/01/2002 ®Õn ngµy: 31/01/2002 D­ nî ®Çu kú: 0 CT ghi sæ DiÔn gi¶i TK§¦ Sè tiÒn Ngµy Sè PS Nî PS Cã 02/01 PC1 TiÒn ViÖt Nam 111 35.524.788 04/01 SP1 TiÒn VN§ göi VP Bank 11211 2.155.822 07/01 PK1 Chi phÝ tr¶ tr­íc 142 3.500.000 09/01 PK1 C«ng cô, dông cô 153 3.215.206 13/01 PK1 Hao mßn TSC§ h÷u h×nh 2141 3.237.288 15/01 PK1 ThuÕ m«n bµi 33382 1.400.000 ....... .... ..... .... ....... 31/01 PK1 Ph¶i tr¶ c«ng nh©n viªn 334 57.550.240 Céng ph¸t sinh 106.646.266 106.646.266 D­ nî cuèi kú 0 LËp, Ngµy....Th¸ng.....N¨m..... KÕ to¸n tr­ëng (Ký, hä tªn) Ng­êi lËp biÓu (Ký, hä tªn) 2.5. KÕ to¸n x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô T¹i C«ng ty, x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô cña hµng ®· tiªu thô ®­îc thùc hiÖn theo tõng th¸ng. Hµng th¸ng c¨n cø vµo kÕt qu¶ b¸n hµng, kÕ to¸n thùc hiÖn c¸c bót to¸n kÕt chuyÓn sau: KÕt chuyÓn doanh thu thuÇn (sè liÖu TK511) sang bªn cã TK 911 KÕt chuyÓn gi¸ vèn hµng b¸n (sè liÖu TK 632) sang bªn Nî TK 911 KÕt chuyÓn chi phÝ hµng b¸n (Sè liÖu TK 641) Sang bªn Nî TK 911 KÕt chuyÓn chi phÝ QLDN (sè liÖu TK 642) Sang bªn Nî TK 911 ViÖc x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng ®­îc x¸c ®Þnh nh­ sau: KÕt qu¶ ho¹t ®éng tiªu thô = Doanh thu thuÇn - TrÞ gi¸ vèn hµng xuÊt b¸n - Chi phÝ BH cña hµng ®· b¸n - Chi phÝ QLDN cña sè hµng ®· b¸n VÝ dô: Th¸ng 1/2002 C«ng ty x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng nh­ sau: (§¬n vÞ tÝnh: VN§). - KÕt chuyÓn gi¸ vèn hµng ®· b¸n Nî TK 911: 1.345.145.759® Cã TK 632: 1.345.145.759® - KÕt chuyÓn chi phÝ b¸n hµng ph¸t sinh trong kú. Nî TK 911: 18.627.608® Cã TK 642: 106.646.266® - KÕt chuyÓn doanh thu thuÇn cña sè hµng ®· tiªu thô Nî TK 511: 1.509.916 Cã TK 911: 1.509.749.916® - X¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô: Nî TK 911: 39.330.283® Cã TK 4212: 39.330.283® BiÓu 9: Sæ c¸i tµi kho¶n Tµi kho¶n: 911- " X¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh" Tõ ngµy: 01/01/2002 ®Õn ngµy 31/01/2002 D­ nî ®Çu kú: 0 CT ghi sæ DiÔn gi¶i TK§¦ Sè tiÒn Ngµy Sè PS Nî PS Cã 31/1 PK3 L·i n¨m nay 4212 47.018.850 31/1 PK3 Doanh thu b¸n hµng 511 1.509.749.916 31/1 PK3 Gi¸ vèn b¸n hµng 632 1.345.145.759 31/1 PK3 Chi phÝ b¸n hµng 641 18.627.608 31/1 PK3 Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp 642 106.646.266 31/1 PK3 Thu nhËp ho¹t ®éng tµi chÝnh 711 702.425 31/1 PK3 C¸c kho¶n thu nhËp bÊt th­êng 721 6.986.142 Céng ph¸t sinh 1.517.438.483 1.517.438.483 D­ nî cuèi kú LËp, Ngµy....Th¸ng.....N¨m..... KÕ to¸n tr­ëng (Ký, hä tªn) Ng­êi lËp biÓu (Ký, hä tªn) Ch­¬ng III Ph­¬ng ph¸p hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n b¸n hµng vµ x¸c ®inh kÕt qu¶ tiªu thô t¹i chi nh¸nh c«ng ty øng dông KHKT vµ chuyÓn giao c«ng nghÖ míi I. §¸nh gi¸ chung vÒ kÕ to¸n tiªu thô hµng ho¸ vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô t¹i chi nh¸nh C«ng ty øng dông KHKT vµ chuyÓn giao c«ng nghÖ míi 1. NhËn xÐt chung Trong nh÷ng n¨m võa qua, C«ng ty øng dông KHKT vµ chuyÓn giao c«ng nghÖ míi®· tr¶i qua nh÷ng giai ®o¹n thuËn lîi vµ khã kh¨n, nh÷ng b­íc th¨ng trÇnm vµnhiÒu biÕn ®éng cña thÞ tr­êng. Tuy nhiªn C«ng ty øng dông KHKT vµ chuyÓn giao c«ng nghÖ míi vÉn gÆt h¸i ®­îc nhiÒu thµnh tùu to lín, ®ù¬c biÖt trong lÜnh vùc kinh doanh tiªu thô hµng ho¸. Doanh thu vÒ tiªu thô t¨ng ®Òu qua c¸c n¨m Cã ®­îc thµnh tÝch nh­ trªn, C«ng ty øng dông KHKT vµ chuyÓn giao c«ng nghÖ míi ®· kh«ng ngõng më réng thÞ tr­êng tiªu thô, khai th¸c triÖt ®Ó c¸c vïng thÞ tr­êng tiÒm n¨ng, ®ång thêi cã c¸c biÖn ph¸p tho¶ ®¸ng ®èi víi c¸c kh¸ch hµng quen thuéc nh»m t¹o ra sù g¾n bã h¬n n÷a ®Ó t¹o ra nguån cung cÊp hµng ho¸ dåi dµo vµ t¹o ra thÞ tr­êng tiªu thô lu«n lu«n æn ®Þnh. Ngoµi ra ®Ó cã thÓ ®¹t ®ù¬c kÕt qu¶ nh­ trªn ph¶i cã sù cè g¾ng nç lùc kh«ng ngõng cña tÊt c¶ c¸c thµnh viªn cña c«ng ty, trong ®ã cã sù ®èng gãp kh«ng nhá cña phßng tµi chÝnh kÕ to¸n. Víi c¸ch bè trÝ c«ng viÖc khoa häc hîp lý nh­ hiÖn nay, c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chunh vµ c«ng t¸c kÕ to¸n hµng ho¸ tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô C«ng ty øng dông KHKT vµ chuyÓn giao c«ng nghÖ míi ®· ®Þ vµo nÒ nÕp vµ ®· ®¹t ®­îc nh÷ng hiÖu qu¶ nhÊt ®Þnh. 2. §¸nh gi¸ c«ng t¸c tæ chøc kÕ to¸n hµng ho¸ tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô ë C«ng ty øng dông KHKT vµ chuyÓn giao c«ng nghÖ míi * ¦u ®iÓm KÕ to¸n tiªu thô hµng ho¸ vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô ë C«ng ty øng dông KHKT vµ chuyÓn giao c«ng nghÖ míi ®­îc tiÕn hµnh t­¬ng ®èi hoµn chØnh. - §èi víi kh©u tæ chøc h¹ch to¸n ban ®Çu : + C¸c chøng tõ ®­îc sö dông trong qu¸ tr×nh h¹ch to¸n ban ®Çu ®Òu phï hîp víi yªu cÇu nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh vµ c¬ së ph¸p lý cña nghiÖp vô,. + C¸c chøng tõ ®Òu ®­îc sö dông ®óng mÉu cña bé tµi chÝnh ban hµnh, nh÷ng th«ng tin kinh tÕ vÒ néi dung cña c¸c nghiÑp vô kinh tÕ ph¸t sinh ®Òu ®­îc ghi ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c vµo chÝnh tõ. + C¸c chøng tõ ®Òu ®­îc kiÓm tra, gi¸m s¸t chÆt chÏ, hoµn chØnh vµ sö lý kÞp thêi + C«ng ty cã kÕ ho¹ch l­u chuyÓn chøng tõ t­¬ng ®èi tèt, c¸c chøng tõ ®­îc ph©n lo¹i, hÖ thèng ho¸ theo c¸c nghiÖp vô, tr×nh tù thêi gian tr­íc khi ®i vµo kh©u l­u tr÷. - §èi víi c«ng t¸c tæ chøc h¹ch to¸n tæng hîp + KÕ to¸n ¸p dông"HÖ thèng chÕ ®é kÕ to¸n doanh nghiÖp " míi ®­îc Bé tµi chÝnh ban hµnh. §Ó phï hîp víi t×nhh×nh vµ ®Æc ®iÓm cña c«ng ty, kÕ to¸n ®· më tµi kho¶n cÊp 2, cÊp 3 nh»m ph¶n ¸nh mét c¸ch chi tiÕt,cô thÓ h¬n t×nh h×nh biÕn ®éng cña c¸c lo¹i tµi s¶n cña c«ng ty vµ gióp cho kÕ to¸n thuËn tiÖn h¬n trong viÖc ghi chÐp mét c¸ch ®¬n gi¶n, râ rµng vµ mang tÝnh thuyÕt phôc, gi¶m nhÑ ®ù¬c phÇn nµo khèi l­îng c«ng viÖc kÕ to¸n, tr¸nh ®­îc sù trång chÐo trong c«ng viÖc ghi chÐp kÕ to¸n. C«ng ty ¸p dông ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn ®Ó h¹ch to¸n hµng tån kho lµ hîp lý, v× C«ng ty øng dông KHKT vµ chuyÓn giao c«ng nghÖ míi lµ mét c«ng ty kinh doanh niÒu cñng lo¹i hµng ho¸ kh¸c nhau, c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh liªn quan ®Õn hµng ho¸ nhiÒu kh«ng thÓ ®Þnh kú míi tiÕn hµnh h¹ch to¸n. - §èi víi c«ng t¸c tæ chøc hÖ thèng sæ s¸ch: + C«ng ty ®· ¸p dông tr­¬ng tr×nh phÇn mÒm kÕ to¸n trªn m¸y nªn ®· gi¶m bít khèi l­îng c«ng viÖc ghi chÐp trªn sæ s¸ch, ®¶m b¶o cung cÊp sè liÖu nhanh trãng chÝnh x¸c. + C«ng ty sö dông h×nh thøc sæ kÕ to¸n chøng tõ ghi sæ. Tuy nhiªn h×nh thøc nµy còng ®­îc kÕ to¸n c«ng ty thay ®æi, c¶i tiÕn cho phï hîp víi ®Æc ®iÓm kinh doanh cña c«ng ty. Mçi nh©n viªn kÕ to¸n chÞu tr¸ch nhiÖm theo dâi mét lo¹i tµi kho¶n riªng, nhÊt ®Þnh, thuËn tiÖn cho viÖc ®èi chiÕu sè liÖu vµ kiÓm tra, gióp cho kÕ to¸n tr­ëng n¾m b¾t ®­îc nhanh chãng c¸c kho¶n môc ph¸t sinh. Nãi tãm l¹i, tæ chøc h¹ch to¸n hµng ho¸, tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô lµ néi dung quan träng trong c«ng t¸c kÕ to¸n hµng ho¸ cña c«ng ty. Nã liªn quan ®Õn c¸c kho¶n thu nhËp thùc tÕ vµ cÇn nép cho ng©n s¸ch nhµ n­íc,®ång thêi nã ph¶n ¸nh sù vËn ®éng cña tµi s¶n, tiÒn vèn cña c«ng ty trong l­u th«ng. * Mét sè tån t¹icÇn kh¾c phôc: Bªn c¹nh nh÷ng kÕt qu¶ trong c«ng t¸c tæ chøc kÕ to¸n hµng ho¸, tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô mµ kÕ to¸n C«ng ty øng dông KHKT vµ chuyÓn giao c«ng nghÖ míi ®· d¹t ®­îc, cßn cã nh÷ng tån t¹i mµ C«ng ty øng dông KHKT vµ chuyÓn giao c«ng nghÖ míi cã kh¶ n¨ng c¶i tiÕn vµ cÇn hoµn thiÖn nh»m ®¸p øng tèt h¬n n÷a yªu cÇu trong c«ng t¸c qu¶n lý cña c«ng ty. MÆc dï vÒ c¬ b¶n, c«ng ty ®· tæ chøc tèt viÖc h¹ch to¸n tiªu thô hµng ho¸, tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô nh­ng c«ng ty vÉn cßn cã mét sè ®iÓm nªn kh¾c phôc nh­ sau: - Thø nhÊt : C«ng ty øng dông KHKT vµ chuyÓn giao c«ng nghÖ míilµ mét c«ng ty kinh doanh th­¬ng m¹i, ®Æc biÖt chñ yÕu kinh doanh hµng ho¸ nhËp khÈu, cã nhiÒu nghiÖp vô liªn quan ®Õn ngo¹i tÖ nh­ng trong thùc tÕ c«ng ty kh«ng sö dông tµi kho¶ 413 "chªng lÖch tû gi¸" "vµ tµi kho¶n 007""nguyªn tÖ c¸c lo¹i" ®Ó ph¶n ¸nh. §iÒu nµy ¶nh h­ëng kh«ng nhá tíi viÖc h¹ch to¸n hµng ho¸ vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô cña mÆt hµng ®ù¬c thanh to¸n b»ng ngo¹i tÖ. - Thø 2 : C«ng ty th­êng ph©n bæ chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp cho hµng tiªu thô vµo cuèi mçi th¸ng, kh«ng ph©n bæ chi phÝ nµy cho tõng mÆt hµng tiªu thô, v× vËy kh«ng x¸c ®Þnh ®­îc chÝnh x¸c kÕt qu¶ tiªu thô cña tõng mÆt hµng ®Ó tõ ®ã cã kÕ ho¹ch kinh doanh phï hîp. - Thø 3: Do ®Æc diÓm kinh doanh cña C«ng ty øng dông KHKT vµ chuyÓn giao c«ng nghÖ míi cã mét sè kh¸ch tr¶ tr¹m víi sè l­îng tiÒn kh¸ lín nh­ng c«ng ty kh«ng tiÕn hµnh trÝch kho¶n dù phßng ph¶i thu khã ®ßi, ®iÒu nµy ¶nh huëng kh«ng nhá t¬Ý viÖc hoµn vèn vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô. - Thø 4 : C«ng ty øng dông KHKT vµ chuyÓn giao c«ng nghÖ míi lµ mét ®¬n vÞ kinh doanh th­¬ng m¹i ®Ó tiÕn hµnh kinh doanh kh«ng nhiÒu tr­êng hîp c«ng ty ph¶i tiÕn hµnh mua hµng nhËp kho sau ®ã míi ®em ®i tiªu thô. §iÒu nµy kh«ng tr¸nh khái sù gi¶m gi¸ th­êng xuyªn cña hµng trong kho. Tuy nhiªn kÕ to¸n c«ng ty l¹i kh«ng trÝch lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho. 3. Mét sè ý kiÕn gãp phÇn thùc hiÖn h¹ch to¸n tiªu thô hµng ho¸ vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô 3.1. Sö dông sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ VÒ tr×nh tù ghi sæ kÕ to¸n th× C«ng ty øng dông KHKT vµ chuyÓn giao c«ng nghÖ míi cã sö dông h×nh thøc kÕ to¸n chøng tõ ghi sæ. Nh­ng trong thùc tÕ kÕ to¸n c«ng ty l¹i kh«ng sö dông Sæ §¨ng ký chøng tõ ghi sæ ®©y lµ mét thiÕu sãt cÇn ®­îc kh¾c phôc ngay v× : Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ lµ mét sæ kÕ to¸n tæng hîp ®­îc ghi theo thêi gian, ph¶n ¸nh toµn bé chøng tõ ghi sæ ®· lËp trong th¸ng. Nã cã t¸c dông: + Qu¶n lý chÆt chÏ chøng tõ ghi sæ vµ kiÓm tra, ®èi chiÕu sè liÖu víi sæ c¸i + Mäi chøng tõ ghi sæ sau ®· lËp song ®Òu ph¶i ®¨ng ký vµo sæ nµy ®ÓlÊy sè hiÖu vµ ngµy thµng. + Sè liÖu cña c¸c chøng tõ ghi sæ ®­îc ®¸nh lªn tôc tõ ®Çu th¸ng (hoÆc ®µu n¨m) ®Õn cuèi th¸ng (hoÆc cuèi n¨m), ngµy th¸ng trªn chøng tõ ghi sæ ®­îc tÝnh theo ngµy ghi vµo "Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ ". + Tæng sè tiÒn trªn sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ b»ng tæng sè ph¸t sinh bªn nî hoÆc bªn cã cña tÊt c¶ c¸c tµi kho¶n trong sæ c¸i (hay b¶ng c©n ®èi tµi kho¶n). §iÒu nµy gióp cho viÖc kiÓm tra ®èi chiÕu sè liÖu ®­îc chÝnh x¸c vµ nhanh h¬n. Tõ nh÷ng t¸c dông ®· nªu trªn, C«ng ty ®· ®­a sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ vµo ®Ó sö dông cho phï hîp víi h×nh thøc mµ kÕ to¸n sö dông, nÕu thiÕu sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ th×kh«ng thÓ coi ®ã lµ h×nh thøc kÕ to¸n chøng tõ ghi sæ. MÉu sæ ®¨ng ký chøng tõ ®­îc tr×nh bµy nh­ sau : BiÓu sè 10 Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ N¨m ...... Chøng tõ ghi sæ Sè tiÒn Chøng tõ ghi sæ Sè tiÒn Sè hiÖu Ngµy th¸ng Sè hiÖu Ngµy th¸ng 1 2 3 1 2 3 Céng Céng luü kÕ tõ ®Çu quý Ngµy........ th¸ng......... n¨m ....... Ng­êi ghi sæ KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ BiÓu 11 Chøng tõ ghi sæ Sè ........... Ngµy .......th¸ng ...... n¨m ...... TrÝch yÕu Sè hiÖu tµi kho¶n Sè tiÒn Ghi chó Nî Cã 1 2 3 4 5 Céng X X KÌm theo .............. chøng tõ gèc Ng­êi ghi sæ KÕ to¸n tr­ëng 3.2. TrÝch tr­íc chi phÝ b¶o hµnh Lµ mét c«ng ty kinh doanh c¸c lo¹i m¸y v¨n phßng nªn th­êng xuyªn ph¸t sinh c¸c kho¶n chi phÝ b¶o hµnh. Víi khèi l­îng m¸y b¸n ra ngoµi thÞ tr­êng lµ rÊt lín nªn viÖc b¶o hµnh còng nhiÒu, viÖc b¶o hµnh m¸y chØ xÈy ra khi kh¸ch hµng yªu cÇu. M¸y mãc chØ ®­îc b¶o hµnh khi ph¸t sinh vÊn ®Ò kh«ng b×nh th­êng : nh­ háng, trôc trÆc kü thuËt, vµ c«ng ty sÏ kh«ng thÓ ®o¸n tr­íc ®­îc bao giê th× sÏ ph¶i b¶o hµnh, nã th­êng x¶y ra mét c¸ch ®ét ngét. ChÝnh v× vËy víi l­îng m¸y b¸n ra trªn thÞ tr­êng lín nh­ vËy nÕu c«ng ty kh«ng cã kÕ ho¹ch trÝch tr­íc chi phÝ b¶o hµnh m¸y mãc th× sÏ ¶nh h­ëng rÊt nhiÒu ®Õn viÖc x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô mét c¸ch chÝnh x¸c. Cô thÓ cã sè liÖu thèng kª vÒ c¸c laäi m¸y mµ c«ng ty ®· b¸n trong th¸ng 1/2002 nh­ sau : BiÓu 12 : B¶ng thèng kª c¸c lo¹i m¸y b¸n ra th¸ng 1 n¨m 2002 Tªn m¸y mãc Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn M¸y ®ãng s¸ch 02 1.860.000 3.720.000 M¸y photo ricoh FT 5840 02 56.896.364 113.792.728 M¸y photo ricoh FT 4422 05 22.618.600 113.093.000 M¸y photo ricoh FT 5640 01 36.340.000 36.340.000 M¸y photo ricoh FT 5632 09 33.732.591 303.503.319 M¸y photo ricoh FT4615 09 17.169.455 154.525.095 M¸y photo ricoh FT 4421 ......................................... 05 22.746.218 113.731.093 Tæng céng 43 Nh­ vËy, víi sè l­äng m¸y mãc tiªu thô lín c«ng ty cÇn ph¶i trÝch tr­íc chi phÝ b¶o hµnh. KÕ to¸n trÝch tr­íc chi phÝ b¶o hµnh sö dông c¸c tµi kho¶n sau: TK 335: Chi phÝ tr¶ tr­íc TK: 641: Chi phÝ b¸n hµng ................................. §Çu n¨m, c¨n cø vµo kh¶ n¨ng tiªu thô hµng cña c«ng ty, kÕ to¸n tiÕn hµnh trÝch tr­íc chi phÝ b¶o hµnh theo mét tû lÖ phÇn tr¨m ®îc x¸c ®Þnh: Tû lÖ phÇn tr¨m nµy lµ tuú thuéc vµo sù tÝnh to¸n cña kÕ to¸n c«ng ty. VÝ dô, víi c¸c mÆt hµng cã gi¸ trÞ cao kÕ to¸n tiÕn hµnh trÝch tr­íc chi phÝ b¶o hµnh lµ 4% cña gi¸ trÞ vèn hµng xuÊt b¸n ( c¸c lo¹i m¸y Photocopy Ricoh), còng cã thÓ lµ 2% cña gi¸ trÞ vèn xuÊt ra ( nh­ c¸c lo¹i m¸y vÝ tÝnh, m¸y Fax, m¸y in). ViÖc x¸c ®Þnh tû lÖ trÝch tr­íc kh«ng ph¶i lµ ®¬n thuÇn lµ lÊy bao nhiªu phÇn tr¨m cña gi¸ vèn hµng xuÊt b¸n còng ®­îc mµ nã cßn phô thuéc vµo kh¶ n¨ng thu ®­îc l·i tõ viÖc b¸n s¶n phÈm ®ã lµ bao nhiªu, tõ ®ã míi tÝnh to¸n vµ x¸c ®Þnh tû lÖ trÝch tr­íc chi phÝ b¶o hµnh. Khi ®· tÝnh to¸n ®­îc tû lÖ trÝch tr­íc kÕ to¸n tiÕn hµnh lËp ®Þnh kho¶n: Nî TK 641: Theo tû lÖ x¸c ®Þnh Cã TK 335: Cã TK 1111,1112........ 3.3. Sö dông tû gi¸ h¹ch to¸n trong thanh to¸n cã dïng ngo¹i tÖ: C«ng ty øng dông KHKT vµ chuyÓn giao c«ng nghÖ míi lµ mét c«ng ty kinh doanh th­¬ng m¹i vµ xuÊt nhËp khÈu nªn viÖc sö dông ngo¹i tÖ: C«ng ty øng dông KHKT vµ chuyÓn giao c«ng nghÖ míi lµ mét c«ng ty kinh doanh Th­¬ng m¹i vµ XNK nªn viÖc sö dông ngo¹i tÖ trong thanh to¸n lµ rÊt th­êng xuyªn, tuy nhiªn thùc tÕ hiÖn nay kÕ to¸n C«ng ty kh«ng sö dông tû gi¸ h¹ch to¸n ®Ó h¹ch to¸n ngo¹i tÖ. Do vËy, khi xuÊt b¸n hµng nhËp khÈu vµ ®­îc x¸c ®Þnh lµ tiªu thô, kÕ to¸n ghi: Nî TK 632: Gia vèn hµng ®­îc x¸c ®Þnh lµ tiªu thô. Cã TK 156: Hµng ho¸ ®­îc x¸c ®Þnh lµ tiªu thô. NÕu viÖc thanh to¸n kh«ng thu ®­îc tiÒn ngay th× kÕ to¸n ghi: Nî TK 131: Tæng sè tiÒn ph¶i thu cña kh¸ch. Cã TK 511: Doanh thu theo tû gi¸ thùc tÕ. Cã Tk 33311: ThuÕ GTGT ph¶i nép Nh­ ta ®· biÕt tû gi¸ ngo¹i tÖ trªn thÞ tr­êng th­êng xuyªn biÕn ®éng, nÕu viÖc thu tiÒn hµng kh«ng ®­îc thùc hiÖn ngay th× kÕ to¸n sÏ tÝnh sai kÕt qu¶ tiªu thô, tõ ®ã ph¶n ¸nh kh«ng ®óng thùc tr¹ng tiªu thô hµng ho¸ cña c«ng ty. Do vËy, ®Ó theo dâi ngo¹i tÖ vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô mét c¸ch chÝnh x¸c kÕ to¸n cña c«ng ty nªn dïng tû gi¸ h¹ch to¸n ®Ó h¹ch to¸n c¸c nghiÖp vô liªn quan ®Õn ngo¹i tÖ. * VÝ dô cô thÓ: Ngµy 7/2 C«ng ty øng dông KHKT vµ chuyÓn giao c«ng nghÖ míi b¸n cho C«ng ty LËp Thanh 01 m¸y photocopy Ricoh FT 4422, 01 m¸y photo Ricoh FT 5640 Tæng céng sè tiÒn ph¶i thu lµ 7.960 USD. Tuy nhiªn, viÖc thanh to¸n kh«ng ®­îc thùc hiÖn ngay mµ tíi ngµy 22/2 míi cã giÊy b¸o cã cña ng©n hµng vÒ viÖc c«ng ty LËp Thanh thanh to¸n tiÒn hµng. Tû gi¸ thùc tÕ ngµy 22/2 víi 1 USD = vËy nÕu C«ng ty sö dông tû gi¸ h¹ch to¸n th× sè tiÒn mµ C«ng ty thu d­îc sÏ lµ: 7.960USD * 15 200 VN§ = 120 992 000VN§. NÕu sö dông tû gi¸ h¹ch to¸n, kÕ to¸n sÏ h¹ch to¸n nh­ sau: Nî TK 131: 133 011 600® Cã TK 511: 120 196 000® Cã TK 33311: 12 019 600® Cã TK 413: 796 000® Khi thu ®­îc tiÒn kÕ to¸n h¹ch to¸n: Nî TK 112: 133 011 600® Cã TK 131 011 600® 3.4. Ph©n bæ chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp cho tõng mÆt hµng tiªu thô ®Ó tÝnh chÝnh x¸c kÕt qu¶ tiªu thô cña tõng mÆt hµng. Mét trong nh÷ng vÊn ®Ò quan träng nhÊt ®Ó tæ chøc kÕ to¸n chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp lµ viÖc lùa chon tiªu thøc ph©n bæ hîp lý, khoa häc. Bëi v× mçi nhãm hµng cã tÝnh chÊt t­¬ng phÈm kh¸c nhau, dung l­îng chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp kh¸c nhau nªn kh«ng thÓ sö dông chung mét tiªu thøc ph©n bæ mµ tuú thuéc vµo tÝnh chÊt cña tõng kho¶n môc chi phÝ ®Ó lùa chän tiªu thøc ph©n bæ thÝch hîp. - §èi víi c¸c kho¶n chi phÝ b¸n hµng cã thÓ ph©n bæ theo doanh sè b¸n: - T­¬ng tù ta sÏ cã tiªu thøc phana bæ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp theo doanh sè b¸n nh­ sau: Chi phÝ QLDN ph©n bæ cho nhãm hµng thø i = Chi phÝ QLDN cÇn ph©n bæ Tæng doanh sè b¸n x Doanh sè b¸n nhãm hµng thø i Khi ph©n bæ ®­îc chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp cho tõng nhãm hµng, l« hµng tiªu thô, ta sÏ x¸c ®Þnh ®­îc kÕt qu¶ kinh doanh cho tõng nhãm hµng, l« hµng theo c«ng thøc: Chi phÝ BH ph©n bæ cho hµng "i" nhãm hµng thø"i" = Chi phÝ b¸n hµng cÇn ph©n bæ Tæng doanh sè b¸n x Doanh sè b¸n nhãm hµng thø "i" 3.5. LËp dù phßng ph¶i thu khã ®ßi: Do ph­¬ng thøc b¸n hµng thùc tÕ t¹i C«ng ty øng dông KHKT vµ chuyÓn giao c«ng nghÖ míi cã nhiÒu tr­êng hîp kh¸ch hµng chÞu tiÒn hµng. Bªn c¹nh ®ã, ®«i khi thu tiÒn hµng gÆp khoa kh¨n th× t×nh tr¹ng nµy ¶nh h­ëng kh«ng nhá ®Õn viÖc gi¶m doanh thu cña doanh nghiÖp. V× vËy, C«ng ty nªn tÝnh to¸n kho¶n nî cã kh¶ n¨ng khã ®ßi, tÝnh to¸n lËp dù phßng ®Ó d¶m b¶o sù phï hîp doanh thu vµ chi phÝ trong kú. §Ó tÝnh to¸n møc dù phßng ph¶i thu khã ®ßi, c«ng ty cÇn ®¸nh gi¸ kh¶ n¨ng thanh to¸n cña mçi kh¸ch hµng la bao nhiªu phÇn tr¨m, trªn c¬ së sè thùc nî vµ tû lÖ cã kh¶ n¨ng khã ®ßi tÝnh ra møc dù phßng nî thÊt thu. §èi víi c¸c kho¶n nî thÊt thu. §èi víi c¸c kho¶n nî thÊt thu, sau khi xo¸ khái b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n, kÕ to¸n c«ng ty mét mÆt tiÕn hµnh ®ßi nî mÆt kh¸c ph¶i theo dâi ë TK 004 – Nî khã ®ßi ®· sö lý. 3.6. LËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån Do h×nh thøc kinh doang thùc tÕ t¹i C«ng ty øng dông KHKT vµ chuyÓn giao c«ng nghÖ míi nhiÒu khi ph¶i mua hµng tån kho ®Ó chuÈn bÞ cho ho¹t ®éng ph©n phèi l­u th«ng tiÕp theo. ViÖc nµy kh«ng ch¸nh khái sù gi¶m gi¸ th­êng xuyªn liªn tôc cña hµng ho¸ trong kho. V× vËy c«ng ty nªn dù tÝnh kho¶n dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho. Fù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho lµ viÖc tÝnh tr­íc vµo chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh phÇn gi¸ trÞ bÞ gi¶m xuèng thÊp h¬n so víi gi¸ ghi sæ cña kÕ to¸n cña hµng tån kho. Cuèi kú, nÕu kÕ to¸n nhËn thÊy cã b»ng chøng ch¾c ch¾n vÒ sù gi¶m gi¸ th­êng xuyªn cô thÓ xÈy ra trong kú kÐ to¸n tiÕn hµnh trÝch lËp dù phßng. ViÖc lËp dôe phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho nh»m gi¸p c«ng ty bï ®¾p c¸c thiÖt h¹i thùc tÕ xÈy ra do hµng ho¸ tån kho bi gi¶m gi¸ , ®ång thêi còng ®Ó ph¶n ¸nh gÝa trÞ thùc tÕ thuÇn tuý hµng tån kho cña c«ng ty nh»m ®­a ra mét h×nh ¶nh trung thùc vÒ tµi s¶n cña c«ng ty khi lËp b¸o c¸o tµi chÝnh vÒ vµo cuèi kú h¹ch to¸n sè dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho ®­îc ph¶n ¸nh trªn TK 159 "Dù phßng g¶im gi¸ hµng tån kho " 3.7. Më thªm c¸c tµi khán cÊp 2, cÊp 3. C«ng ty øng dông KHKT vµ chuyÓn giao c«ng nghÖ míi lµ mét c«ng ty kinh doanh nhiÒu lo¹i hµng ho¸, viÖc the dâi hµng ho¸ chÝnh x¸c lµ mét yªu cÇu hÕt søc quan träng trong c«ng ty. V× vËy, ®Ó viÖc theo dâi hµng ho¸ ®­îc thuËn tiÖn h¬n, dÔ dµng h¬n kÕ to¸n c«ng ty nªn më them c¸c tµi kho¶n cÊp 2, cÊp 3 víi tµi kho¶n theo dâi hµng ho¸ TK 156 VÝ dô tµi kho¶n 156 bao gåm 2 tµi kho¶n cÊp 2 TK 1561: TrÞ gi¸ hµng mua TK 1562: Chi phÝ thu mua Tõ hai tµi kho¶n cÊp 2 nµy kÕ to¸n nªn më them c¸c tµi kho¶n cÊp 3 n÷a, nh­ : TK15611 : c¸c laäi m¸y photocopy vµ linh kiÖn m¸y photocopy. + TK 15611.1 : C¸c lo¹i m¸y photocopy + TK 15612.2: C¸c linh kiÖn m¸y photocopy TK 15612: C¸c laäi m¸y vi tÝnh vµ linh kiÖn m¸y tÝnh + TK 15612.1: C¸c lo¹i m¸y tÝnh + TK 15612.2 : Linh kiÖn m¸y tÝnh TK 15613: C¸c lo¹i mùc + TK 1563.1 : Mùc 420 + TK 1563.2: Mùc 410 ................ T­¬ng tù, chi phÝ thu mua còng ®­îc ph©n c«ng theo ruqõng tiÓu kho¶n nh­ trÞ gi¸ thu mua Ngoµi ra, ®Ó ®ång nhÊt víi viÖc x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh cña tõng mÆt hµng, th× kÕ to¸n c«ng ty còng nªn ph©n chia tµi kho¶ gi¸ vèn còng nh­ tµi kho¶n hµng ho¸, vÝ dô cô thÓ : TK 632 nªn ®­îc ph©n thµnh + TK 6231: Gi¸ vèn cña c¸c lo¹i m¸y photocopy +TK 6322: Gi¸ vèn cña c¸c lo¹i m¸y vi tÝnh + TK 6323: GI¸ vèn cña c¸c lo¹i mùc in KÕt luËn Tiªu thô hµng ho¸ cã mét vai trß quan träng trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh th­¬ng m¹i tiªu thÞ hµng ho¸ quyÕt ®Þnh sù tån t¹i vµ ph¸t triÓn cña doanh nghiÖp v× vËy tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung vµ tæ chøc cong t¸c kÕ to¸n tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ nãi riªng lµ mét ph­¬ng thøc qu¶n lý trong doanh nghiÖp. Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n tiªu thô hµng ho¸ vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô lµ mét c«ng viÖc phøc t¹p l©u dµi Trong thêi gian nghiªn cøu vµ thùc tÕ tai C«ng ty øng dông KHKT vµ chuyÓn giao c«ng nghÖ míi em ®· ®i s©u nghiªn cøu mét sè vÊn ®Ò chñ yÕu vÒ c¬ së lý luËn cña tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô ph­¬ng huíng hoµn thiÖn. §ã lµ qu¸ tr×nh nghiªn cøu ®­îc tr×nh bÇy trªn c¬ së lý luËn c¬ b¶n vµ ®­îc vËn dông thùc tÕ ë c«ng ty . C¸c nhËn xÐt nµy mong gãp mét phÇn nhá vµo hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n cña doanh nghiÖp. Thêi gian thùc tËp ë c«ng ty lµ c¬ héi ®Ó em vËn dông nh÷ng kiÕn thøc ®· häc vµo thùc tÕ trong thêi gian nµy. Em ®· cè g¾ng häc hái trao ®æi kiÕn thøc ®Ó hoµn thµnh chuyªn ®Ò víi ®Ò tµi "Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n b¸n hµng vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng t¹i chi nh¸nh C«ng ty øng dông KHKT vµ chuyÓn giao c«ng nghÖ míi " Tuy vËy trong bµi viÕt nµy sÏ kh«ng tr¸nh khái nh÷ng sai sãt qua c¸ch tr×nh bµy vµ nhËn xÐt vÊn ®Ò em mong ®ùoc c¸c thÇy c« c¸c c¸n bé cña c«ng ty th«ng c¶m. Mét lÇn n÷a em xin ch©n thµnh c¶m ¬n thÇy gi¸o h­íng dÉn cïng c¸c anh chÞ trong phßng tµi chÝnh kÕ to¸n cña c«ng ty ®· tËn t×nh chØ b¶o gióp ®ì em hoµn thµnh chuyªn ®Ò nµy. Tµi liÖu tham kh¶o 1/ Gi¸o tr×nh kÕ to¸n tµi chÝnh TS.NguyÔn V¨n C«ng Nhµ xuÊt b¶n Tµi chÝnh N¨m 2000 2/ Gi¸o tr×nh kÕ to¸n tµi chÝnh TS. §Æng THÞ Loan Nhµ xuÊt b¶n gi¸ dôc n¨m 2001 3/ HÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n : Nhµ xuÊt b¶n tµi chÝnh N¨m 1995 4/ HÖ thèng sæ kÕ to¸n : Nhµ xuÊt b¶n tµi chÝnh n¨m 1995 5/ Cïng mét sè tµi liÖu tham kh¶o kh¸c Môc lôc