Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn

ty TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn có 2 hình thức bán hàng chủ yếu là bán buôn trực tiếp và bán lẻ. Đối với trường hợp bán buôn là bán hàng với số lượng lớn, cho các tổ chức bán lẻ khác tổ chức kinh doanh, dịch vụ nhằm đưa hàng tới người tiêu dùng thông qua sự phân phối của các đối tác bán lẻ khác. Tại Công ty TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn, khi khách hàng có yêu cầu mua hàng, phòng kế hoạch tiến hành xác định số hàng tồn kho tại thời điểm mua hàng và viết phiếu xuất kho. Phiếu này được lập làm 3 liên, phòng kinh doanh giữ 1 liên gốc làm căn cứ theo dõi số hàng xuất kho, còn hai liên làm căn cứ để phòng kế toán viết hoá đơn bán hàng. Thủ kho giữ 1 phiếu xuất kho làm chứng từ gốc để lên thẻ kho. Hoá đơn bán hàng được lập thành 3 liên trong đó 1 liên phòng kế toán lưu làm chứng từ gốc vào sổ chi tiết TK511, còn lại 2 liên giao cho khách hàng để thanh toán. Hoá đơn VAT được lập thành 3 liên tương ứng với hoá đơn bán hàng. Căn cứ vào hoá đơn VAT kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 632 sau đó phản ánh trên NKC sổ 1 và sổ chi tiết TK 511. Đối với trường hợp bán lẻ, khi khách hàng có yêu cầu mua hàng với số lượng nhỏ hoặc đơn chiếc thì nhân viên bán hàng sẽ ghi ‘hoá đơn bán hàng’ kế toán sẽ ghi mỗi chứng từ 1 dòng theo thứ tự vào bảng kê chi tiết bán hàng khi nhận kèm phiếu thu tiền (trường hợp khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt) kế toán phản ánh doanh thu vào các sổ chi tiết bán hàng ghi có TK511, ghi nợ TK 111. Nếu không kèm phiếu thu tiền (Trường hợp khách hàng chưa thanh toán) thì kế toán ghi có TK511, ghi nợ TK131 đồng thời phản ánh trên Nhật ký chung số 1 các trường hợp sau tương tự như trường hợp bán buôn. 2.1.3 Các phương thức thanh toán tiền hàng: Sau khi đã bán hàng bên mua chấp nhận thanh toán. Công ty nhận tiền hàng theo nhiều phương thức khác nhau theo sự thoả thuận giữa hai bên và lựa chọn phương thức thanh toán cho phù hợp và thuận tiện cho cả hai bên. Hiện nay Công ty đã áp dụng các phương thức thanh toán sau: - Thanh toán bằng tiền mặt. - Thanh toán không dùng tiền mặt: - Thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm chi, thanh toán bù trừ, L/C. Hiện nay, hầu hết khách hàng đến Công ty mua hàng đều tự lo phương tiện vận chuyển. Việc giao hàng diễn ra ngay tại kho hàng. Tuy nhiên, nếu khách hàng có nhu cầu vận chuyển Công ty sẽ kịp thời đáp ứng và chi phí vận chuyển sẽ hạch toán vào chi phí bán hàng. 2.2. Hạch toán giá vốn hàng bán: 2.2.1. Chứng từ sử dụng: Để thực hiện quá trình hạch toán đúng đắn, chính xác, phù hợp với chế độ kế toán giá vốn hiện nay, kế toán cần phải tổ chức hạch toán ban đầu dựa trên các loại sổ sách, chứng từ sau đây: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho, biên bản kiểm kê định kỳ hàng hóa… 2.2.2. Trình tự hạch toán giá vốn hàng bán: Hạch toán giá vốn hàng bán được thực hiện theo sơ đồ hạch toán sau: Sơ đồ số 4 Trình tự kế toán giá vốn hàng bán (Theo phương pháp kê khai thường xuyên) TK 156 TK 632 TK 911 TK 157 Kết chuyển giá vốn hàng bán để xác định kết quả Gửi bán hoặc Giá vốn hàng bán giao đại lý gửi bán hoặc giao đại lý đã tiêu thụ Bảng số 3 Phiếu nhập kho Số………. Ngày 13 tháng 04 năm 2005 Nợ TK 156 Có TK 111, 131,… Họ và tên người giao hàng: Lê Huy Lân Theo hợp đồng số 02 ngày 08 tháng 04 năm 2006 Nhập tại kho Cty TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn TT Tên hàng Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 C011B06 Mtính HP Brio DAN Chiếc 50 50 11.928.275 596.413.750 2 Mực HP IHP Hộp 3000 3000 126.840 380.520.000 3 KJ 45 KJ45 Chiếc 2000 1000 3012 3012000 Cộng 979.943.750 Bằng chữ Nhập, ngày 13 tháng04 năm 2005 Phòng kinh doanh Người giao hàng Thủ kho ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Bảng số 4 Phiếu xuất kho Ngày 25 tháng 3 năm 2005 Họ tên người mua: Nguyễn Thị Lan Địa chỉ: 79 Bà Triệu Lý do xuất hàng: Xuất hàng hoá để bán Xuất tại kho: Công ty TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn Đơn vị: nghìn đồng STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá (Đồng) Thành tiền (Đồng) Yêu cầu Thực xuất A B C 1 2 3 4 1 Xuất 1 máy tính E - PC Chiếc 1 1 16.617.900 16.617.900 2 Xuất 1 máy tính Data Chiếc 1 1 11.582.208 11.582.208 Cộng 28.200.108 Phụ trách bộ phận sử dụng Xuất ngày 25 tháng 3 năm 2005 Người nhập Thủ kho Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng số 5 Trích tổng hợp nhập - xuất - tồn Từ ngày 1/3/05 đến ngày 31/3/05 Mã HH Hàng hoá ĐV Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL GT SL GT SL GT SL GT MT1 Máy tính E-PC Chiếc 8 116.696.000 5 72.935.000 5 72.935.000 8 116.696.000 NT2 Máy tính Data Chiếc 10 93.728.000 5 46.846.000 5 46.846.000 10 93.728.000 MC Máy chữ Chiếc 2 300.000.000 1 150000.000 2 150.000.000 1 300.000.000 MB1 Mực HP Black Hộp 200 9.850.000 200 9.850.000 200 9.850.000 200 9.850.000 MB2 Mực HP Yellow Hộp 200 9.720.000 200 9720.000 200 9.720.000 200 9.720.000 VN3 R545 Chiếc 100 12.520.000 100 12520.000 100 12.520.000 100 12.520.000 …. Cộng Bảng số 6 Sổ cái TK 156 Từ 01/04/2005 đ 31/04/2005 Dư Nợ đầu kỳ: 2.984.997.134 Ngày Số Diễn giải TK dư PS nợ PS có 02/4 101 Nhập 20 connector cty telnet 331 2.763.360 04/4 121 Bán 01 VE 18 Công ty NTC 63211 12.623.751 10/4 PX 101 Xuất sử dụng 01 máy tính E-PC 2115 16.617.900 ….. …….. …………. ……… ……… …….. 31/4 123 Nhập 01 MT Data Cty Digilanel 331 11.582.208 Tổng PS nợ: 559.120.781 Tổng PS có: 519.120.781 Dư nợ CK: 3.004.883.575 Kế toán trưởng Ngày 31 tháng 04 năm 2005 (Ký, họ tên) Người lập biểu ( Ký, họ tên ) Công ty sử dụng phương pháp bình quân gia quyền cho từng loại hàng hoá để xác định giá vốn hàng xuất bán. Khi áp dụng phương pháp này, kế toán phải tính được giá mua bình quân của từng loại hàng hoá luân chuyển trong kỳ theo công thức: Đơn giá mua Trị giá mua hàng + Trị giá mua hàng bình quân của hoá tồn đầu kỳ hoá nhập trong kỳ hàng hoá = luân chuyển Số lượng hàng hoá + Số lợng hàng hoá trong kỳ tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Trị giá thực tế Số lượng hàng đơn giá = x hàng hoá xuất kho hoá xuất kho bình quân Ví dụ: Trong tháng 4-2005, Công ty nhập kho 762 chiếc Hub của mạng LAN, Kế toán tính giá vốn hàng hoá trong kho Trị giá thực tế hàng tồn cuối tháng : 2.378.923.611 Số lượng hàng hoá tồn kho trong tháng : 1236 chiếc Trị giá hàng nhập kho trong tháng : 7.647.832.911 Số lượng hàng nhập kho trong tháng : 762 chiếc Trị giá thực tế 2378923611 + 7647832911 của hàng trong = = 5018396,658 kho trong tháng 1236 +762 Sau khi tính được giá thực tế hàng hoá xuất kho của từng loại, kế toán bán hàng sẽ tổng hợp giá trị thực tế của từng loại hàng hoá xuất kho để ghi vào NKC số 8. Nợ TK 632 : 12.478.332.124 Có TK 156 : 12.478.332.124 2.2.3.Trình tự ghi sổ kế toán: Hàng ngày, khi hàng hóa về nhập kho hoặc xuất kho cũng như kiểm kê thì thủ kho kiểm tra về số lượng, chủng loại và chất lượng của hàng hoá rồi ghi vào phiếu nhập kho, xuất kho, biên bản kiểm kê tài sản, thẻ kế toán chi tiết hàng hóa, thẻ kho, sổ kế toán tổng hợp về hàng hóa. Cuối tháng, thủ kho ( kiêm kế toán hàng hoá) sẽ nhặt các chứng từ trên và kiểm tra số lượng, chất lượng của hàng hoá còn trong kho để lập bảng tổng hợp Nhập- Xuất- Tồn như ví dụ trên. Hàng tháng, căn cứ vào tình hình nhập xuất tồn của các loại hàng hoá, kế toán hàng hoá ghi vào Sổ Cái TK 156 để phản ánh tình hình nhập hàng, xuất hàng và hàng tồn kho. Về phương pháp hạch toán chi tiết hàng hóa, công ty sử dụng hình thức thẻ song song, sơ đồ hạch toán được minh họa như sau: Sơ đồ số Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu ( Bảng kê tính giá ) Thẻ kho Thẻ kế toán chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn kho vật liệu 2.3. Hạch toán doanh thu và các khoản giảm trừ: 2.3.1. Hạch toán doanh thu: 2.3.1.1. Phương pháp hạch toán. Để phản ánh doanh thu bán hàng, công ty sử dụng các tài khoản sau: TK 511, TK 333.1 và các tài khoản có liên quan khác như: TK 111, TK 112, TK 131. VD: Trong tháng 4-2005 công ty bán hàng cho ông Vũ Trung Thành ở Cầu Giấy theo hoá đơn số 1237 ngày 06 tháng 04. Ông này đã thanh toán bằng tiền mặt kế toán ghi sổ chi tiết bán hàng theo định khoản: Nợ TK 111: 7.894.998 Có TK 511: 7.177.271 Có TK 333.1: 717.727 Bảng số 7 Hoá đơn bán hàng Số 1237 Ngày 06 tháng 04 năm 2005 Họ và tên người mua: Vũ Trung Thành Địa chỉ: Cầu Giấy- Hà Nội Hình thức thanh toán: Tiền mặt Đơn vị tính :VNĐ STT Tên hàng hoá ĐVT SL Đơn giá Thành tiền 1 Máy tính Sunpower- Model SP627 Chiếc 1 7.894.998 7.894.998 Cộng 1 7.894.998 Bằng chữ: Bảy triệu tám trăm chín mươi bốn nghìn chín trăm chín mươi tám đồng Người mua Người viết hoá đơn Thủ kho Kế toán bán hàng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đối với khách hàng khác là bà Chi ở công ty dệt 8-3 mua hàng theo hoá đơn số 1458 ngày 8-4 và chịu tiền, kế toán doanh thu ghi sổ doanh thu theo định khoản Nợ Tk 131: 22.917.400 Có TK 511: 20.834.000 Có Tk 333.1: 2.083.400 Bảng số 8 Hoá đơn bán hàng Số 1458 Ngày 08 tháng 04 năm 2005 Họ và tên người mua: Bà Chi Địa chỉ: Dệt 8/3- Hà Nội Hình thức thanh toán: Khách hàng thanh toán chậm Đơn vị tính :VNĐ STT Tên hàng hoá ĐVT SL Đơn giá Thành tiền 1 Máy tính Sunpower- Model SP628 Chiếc 2 11.458.700 22.917.400 Cộng 1 22.917.400 Bằng chữ: Hai mươi hai triệu chín trăm mười bảy đồng bốn trăm đồng Người mua Người viết hoá đơn Thủ kho Kế toán bán hàng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.3.1.2. Trình tự ghi sổ kế toán: Khi bán hàng cho khách hàng, nhân viên bán hàng phản ánh nghiệp vụ bán hàng thông qua các chứng từ như phiếu thu, phiếu xuất hàng hóa…Hàng ngày, kế toán bán hàng và nhân viên bán hàng sau khi tổng hợp tình hình xuất bán hàng hoá thì ghi vào Sổ chi tiết bán hàng để tổng hợp kết quả bán hàng trong ngày cũng như làm căn cứ để cuối kỳ kinh doanh ghi vào Bảng tổng hợp chi tiết. Hàng ngày, kế toán ghi chi tiết số lượng hàng bán được và doanh thu phản ánh vào sổ Nhật ký chung và sổ Cái, cuối kỳ lập bảng cân đối phát sinh trong tháng. Bảng số 9 Sổ chi tiết bán hàng Từ ngày 01/01/2005 đ 31/12/2005 Chứng từ Diễn giải Số lượng Giá Ttiền B-Class model B2600 work Station BO (M01B01) 10/0 362 Bán 01 m chu B2600 TCTX Dầu VN 131 1000 142.252.924 142.252.924.000 M01 B01 B.class model B2600 workStation BO 31/1 897 Bán 01 m chu B2600 VPC 1 HH0 Trung tâm điện toán & truyền số liệu KV2 - VDC 2 131 100 158.676.433 158.676.433.000 M01 B01 B-Class model B2600 work Station BO 2000 300329357.000 Tổng cộng 2000 300329357.000 2.3.2. Hạch toán các khoản giảm trừ: 2.3.2.1. Phương pháp hạch toán: *Kế toán bán hàng có giảm giá và chiết khấu: + Để khuyến khích việc bán hàng, công ty có áp dụng phương thức chiết khấu hoặc giảm giá đối với từng khách hàng cụ thể. + Đối với những khách hàng không thường xuyên, mua hàng hoá trên 30 triệu đồng sẽ được giảm 100.000 nghìn đồng căn cứ vào bảng giảm giá hàng bán. Số tiền giảm sẽ được ghi vào Bên Nợ TK 532 Bên Có TK 131, TK 111, TK 112 Ví dụ: Trong tháng 4 số tiền giảm giá cho khách hàng được ghi vào NKC số 8 là Nợ TK 532: 11.000.000 Có TK 111: 11.000.000 + Đối với những khách hàng thường xuyên của công ty thì sẽ được chiết khấu các loại hàng hoá ở mức chiết khấu 2% Căn cứ vào bảng chiết khấu hàng bán. Số tiền chiết khấu sẽ được ghi vào bên nợ TK 811 và bên có TK 131, TK 111, TK 112 Trong tháng 4 số tiền chiết khấu cho khách hàng được ghi vào nhật ký chung số 8 là: Nợ TK 811: 4.327.622 Có TK 112: 4.327.622 *Đối với hàng bán bị trả lại: Khi hàng hoá bị trả lại được Công ty chấp nhận thì kế toán phản ánh trị giá vốn hàng bán bị trả lại vào bên nợ TK 156 và bên có TK 632. Sau đó phản ánh doanh thu của hàng bị trả lại vào bên nợ TK 511 và bên nợ TK 333.1, đối ứng bên có TK 111,TK 112 hoặc TK 131. VD: Ngày 25-4 anh Nguyễn Ngọc Minh đại diện cho công ty Cổ phần Delta Việt Nam mua số lượng hàng hoá có tổng giá trị thanh toán (bao gồm cả thuế VAT) là 36.300.000 Ngày 27- 4 anh Minh trả hết nợ bằng tiền mặt Ngày 29-4 Qua dùng thử phát hiện một chiếc máy vi tính bị loang màu nên đã trả lại cho công ty, trị giá của máy vi tính là 10.110.000 công ty đã kiểm tra lại và đồng ý trả lại bằng tiền mặt kế toán ghi - Phản ánh trị giá vốn hàng bán bị trả lại vào sổ chi tiết TK632 Nợ TK 156: 10.110.000 Có TK 632: 10.110.000 - Phản ánh doanh thu của hàng bị trả lại Nợ TK 531: 11.000.000 Nợ TK 333.1: 1.100.000 Có TK 632: 12.100.000 - Cuối tháng kết chuyển trị giá tất cả các loại hàng bị trả lại trong tháng, kế toán ghi vào NKC số 8 Nợ TK 511: 40.237.623 Có TK 531: 40.237.623 2.3.2.2. Trình tự ghi sổ kế toán: Các khoản giảm trừ doanh thu của Công ty bao gồm các khoản giảm giá, chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại. Đối với các khoản chiết khấu thương mại, đây là các khoản công ty dành để khuyến khích các khách hàng mua hàng hóa với số lượng lớn hoặc khách hàng quen, mua nhiều lần của Công ty. Hàng bán bị trả lại là số sản phẩm hàng hóa đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại do các nguyên nhân như hàng kém phẩm chất, hàng lỗi, hàng không đúng chủng loại quy cách…Để hạch toán các khoản giảm trừ này, Công ty TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn sử dụng các sổ và chứng từ sau: Phiếu bán hàng, Sổ nhật ký chung, sổ Cái, các sổ chi tiết các tài khoản 511, 156, 131,… tương ứng các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh. Cuối tháng, kế toán tổng hợp các nghiệp vụ giảm trừ doanh thu và phản ánh vào Bảng tổng hợp chi tiết và tổng hợp bảng cân đối phát sinh. 2.4. Hạch toán các khoản thanh toán trong kỳ: 2.4.1. Hạch toán các khoản thanh toán với Ngân sách Nhà nước: Kể từ ngày 01/01/99 tất cả các nhân viên, tổ chức hoạt động sản xuất, kinh doanh phải thực hiện luật thuế VAT là khoản thuế tính trên khoản giá trị tăng thêm của hàng hoá, dịch vụ phát sinh trong quá trình từ sản xuất, lưu thông đến tiêu dùng. Công ty áp dụng thuế VAT theo phương pháp khấu trừ và được thực hiện hàng tháng, cơ sở để hạch toán thuế VAT là các hoá đơn VAT, hàng ngày căn cứ vào các hoá đơn VAT được phân loại theo từng mức thuế kế toán tiến hành nhập vào “Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra”, ở các cột chứng từ gốc, tên khách hàng, doanh số bán ra chưa có thuế, thuế VAT, cuối tháng kế toán tiến hành cộng dồn kết quả hàng ngày để vào tờ khai thuế VAT. Theo phương pháp khấu trừ thuế thì số thuế VAT mà công ty phải nộp hàng tháng được xác định bằng thuế VAT đầu ra (-) thuế VAT đầu vào trong đó: Thuế VAT = Giá tính thuế của hàng x Thuế suất thuế VAT đầu vào hoá dịch vụ bán ra của hàng hoá dịch vụ đó Thuế VAT đầu ra = Tổng thuế VAT ghi trên hoá đơn VAT mua HH-DV Khi hạch toán thuế VAT, đối với thuế đầu vào Công ty sử dụng TK 133, để hạch toán thuế đầu ra, kế toán sử dụng TK 333.1 “thuế VAT phải nộp”. Mức thuế suất đối với loại hàng hoá bán ra của Công ty đều là 10%. Cuối tháng, cuối quý, Công ty tổng hợp chi tiết các khoản phải nộp cho Nhà nước vào Sổ chi tiết các tài khoản 3331và Tk 133 để tính tổng số thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước trong kỳ kinh doanh. Khi nộp các khoản phải nộp cho Nhà nước, kế toán cũng phản ánh vào sổ chi tiết và sổ Cái. Bảng số 10 Hoá đơn GTGT Liên 1 (lưu) Đơn vị bán hàng: Công ty Servico HN Địa chỉ: CH Giảng Võ - HN Điện thoại: (84.4) 8462181 - 8463159 Đơn vị: VNĐ STT Tên hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá (Đồng) Thành tiền (Đồng) 1 Ghế Chiếc 8 180.000 1.440.000 2 Điện thoại Chiếc 1 1.250.000 1.250.000 3 Bàn Chiếc 10 400.000 4.000.000 Cộng 6.690.000 Thuế suất: 10% Tiền thuế GTGT 669.000 Tổng cộng tiền thanh toán 7.359.000 Số tiền viết bằng chữ: Bảy triệu ba trăm năm mươi chín nghìn đồng chẵn Người mua Kế toán trưởng Thủ trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu, họ tên) 2.4.2. Hạch toán các khoản thanh toán với người mua: 2.4.2.1. Phương pháp hạch toán: Cuối kỳ, kế toán tổng hợp các khoản phải thu của khách hàng vào bên Nợ TK 131. Khi khách hàng thanh toán các khoản nợ với Công ty, kế toán ghi Nợ TK 511: Có TK131: Ví dụ: Chi tiết công nợ của khách hàng được tổng hợp trong bảng số 11. Khi khách hàng thanh toán, kế toán ghi: Nợ TK 511: 41.405.070.413 Có TK 131: 41.405.070.413 Bảng số 11 Bảng cân đối phát sinh công nợ TK 131 Phải thu của người mua Từ ngày 01/01/2004 đ 31/12/2004 STT Mã khách Khách hàng Dư nợ ĐK Dư nợ CK PS Nợ PS Có Dư nợ CK Dư nợ ĐK 1 BH02 Ban QL dự án giáo dục PTCS 140.546.671 140.546.671 2 BA04 Ban QL tu bổ NHL 1.395.240 1.395.240 3 BH13 Ban QL kỹ thuật 922.638.334 2.885.507.966 1.962.869.632 …. …. ….. …. …. …. …. …. …. 244 XN03 XN 24 20.166.300 15.166.300 5.000.000 245 XN 04 XN TMại mặt đất sân bay NB 3.209.800 3.209.800 246 XN 05 XN đo đạc địa hình 11.967.450 11.967.450 Tổng cộng 1.942.908.902 154.143.310 45.726.021.318 41.405.070.413 9.765.731.052 3.656.006.155 Đối với từng khách hàng, Công ty lập sổ chi tiết công nợ để có thể theo dõi các khoản nợ của khách hàng một cách chặt chẽ cũng như có thể tra cứu thông tin chi tiết. Ví dụ: Sổ chi tiết công nợ đối với khách hàng Ban quản lý dự án tu bổ Nhà hát lớn Bảng số 12 Sổ chi tiết công nợ Ngày 20/03/2002 TK: 131 phải thu của người mua Mã khách: BH 04 Ban quản lý tu bổ nhà hát lớn Dư Nợ đầu kỳ: Chứng từ Diễn giải TK dư PS nợ PS có 19/03 VB1 685 Bán 1 mực HP Ban QL NHL 333.11 126.840 19/03 VB1 685 Bán 1 mực HP Ban QL NHL 511.11 1.268.400 29/03 PT 1 11624 Thu tiền mực HP Ban QL NHL 111.11 1.395.240 Tổng PS nợ: 1.395.240 Tổng PS có: 1.395.240 Dư nợ CK: Ngày 20 tháng 3 năm 2002 Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên ) 2.4.2.2. Trình tự ghi sổ kế toán: Kế toán sử dụng sổ chi tiết công nợ của người mua, đối với từng khách hàng, kế toán ghi riêng từng trang chi tiết công nợ khi khách hang mua hàng. Khi khách hàng thanh toán số phải thu, kế toán tổng hợp chứng từ và ghi nhận doanh thu và ghi vào Sổ Cái, sổ nhật ký chung làm căn cứ để tổng hợp kết quả kinh doanh. 2.4.3.Hạch toán các khoản thanh toán với người bán: 2.4.3.1. Phương pháp hạch toán: Kế toán tổng hợp các khoản còn phải thanh toán cho người bán theo chi tiết từng nhà cung cấp. Sau đó, khi thanh toán với người bán, kế toán ghi Nợ TK 331: Có TK 111,112…: Ví dụ: Bảng số 13 Sổ chi tiết công nợ Ngày 30/04/2002 TK: 331 Phải trả người bán Mã khách: CT XNKHN Dư Nợ đầu kỳ Chứng từ Diễn giải TK dư PS nợ PS có 19/4 VN3 1202 Nhập 100 KJ 45 cty XNKHN 156.1 301.200 19/4 VN3 1202 Nhập 100 KJ 45 cty XNKHN 133.1 30.120 24/4 PC1 1111 Thanh toán tiền hàng cty XNKHN 111.11 331.320 Tổng PS nợ: 331.320 Tổng PS có: 331.320 Dư nợ CK: 0 Ngày 30 tháng 4 năm 2005 Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Theo như chứng từ trên, kế toán ghi: Nợ TK 331-Ct XNKHN : 331.320 Có TK 111 : 331.320 2.4.3.2. Trình tự ghi sổ kế toán: Đối với các khoản thanh toán với người bán, kế toán sử dụng các chứng từ và sổ sách như: Hợp đồng cung cấp hàng hóa, biên bản giao nhận hàng hóa, phiếu nhập kho, các sổ chi tiết tài khoản 331 chi tiết theo từng nhà cung cấp… Khi thanh toán với người bán, kế toán phản ánh số tiền phải trả cho người bán vào sổ chi tiết các tài khoản 331 chi tiết theo khách hàng và Nhật ký chung số 8. Từ đó, ghi vào sổ Cái để cuối kì đối chiếu với bảng tổng hợp chi tiết và lập bảng cân đối phát sinh khi thanh toán với người bán. 2.5. Hạch toán chi phí kinh doanh và xác định kết quả kinh doanh: 2.5.1. Hạch toán chi phí bán hàng: 2.5.1.1. Phương pháp hạch toán: Chi phí bán hàng ở đơn vị kinh doanh là tất cả các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng và chi phí cho việc phục vụ bán hàng nhanh, hiệu quả. Để hạch toán chi phí bán hàng kế toán sử dụng TK 641- Chi phí bán hàng Bên Nợ: Chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ Bên Có: Kết chuyển toàn bộ chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ cho số hàng hoá tiêu thụ vào bên nợ TK 911 hoặc TK 1422 và kết chuyển phần phân bổ. TK 641 không có số dư cuối kỳ Được mở chi tiết theo các tài khoản cấp 2 bao gồm: +TK 6411- Chi phí nhân viên bán hàng +TK 6413- Chi phí dụng cụ, đồ dùng +TK 6414- Chi phí khấu hao TSCĐ +TK 6417- Chi phí dịch vụ mua ngoài +TK 6418- Chi phí bằng tiền khác Tương ứng với các tài khoản cấp 2, kế toán tập hợp chi phí bán hàng căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương, bảng phân bổ công cụ, dụng cụ, bảng khấu hao TSCĐ và các NKC có liên quan. Cuối tháng kế toán căn cứ vào dòng cộng tương ứng với TK 641 để lập bảng kê số 5 sau đó ghi vào NKC để xác định kết quả kinh doanh. Nợ TK 911 Có TK 641 VD: Trong tháng 4-2005 căn cứ vào bảng thanh toán lương phải trả cho nhân viên bán hàng của công ty là:20.330.000 Kế toán ghi vào bảng kê số 5 dòng TK 641.1 cột TK 334 Kế toán phản ánh nghiệp vụ trên như sau: Nợ TK 641.1: 20.330.000 Có TK 334: 20.330.000 Căn cứ vào bảng tính khấu hao TSCĐ dùng cho công tác bán hàng trong tháng 4-2005 kế toán ghi vào bảng kê số 5 dòng TK641.4 cột TK214 kế toán ghi: Nợ TK 641.1: 92.234.345 Có TK 214: 92.234.345 Ngoài ra công ty có các chi phí liên quan đến chi phí bán hàng phát sinh trong tháng khác. Tổng số chi phí bán hàng phát sinh trong tháng của công ty là 34.225.000 Cuối tháng kế toán căn cứ vào dòng cộng tương ứng với TK 641 ở các chứng từ liên quan và sổ chi tiết TK 641 để lập bảng kê số 5 sau đó ghi vào NKC số 8 để xác định kết quả kinh doanh Nợ TK 911: 34.225.000 Có TK 641: 34.225.000 2.5.1.2. Trình tự ghi sổ: Để hạch toán các khoản chi phí bán hàng, kế toán sử dụng các chứng từ và sổ sách kế toán như phiếu chi, phiếu xuất kho, bảng kê số 5, Sổ nhật kí chung số 8. Khi phản ánh các phát sinh cho công tác bán hàng, kế toán ghi chi phí tương ứng vào bảng kê số 5, sau đó ghi vào NKC số 8. Cuối tháng, kế toán tổng hợp các chi phí cho bán hàng vào bảng tổng hợp chi tiết và đối chiếu với sổ Cái để tổng hợp kết quả kinh doanh. Sơ đồ số 5 Sơ đồ kế toán chi phí bán hàng TK 334, 338 TK 641 TK111,112,138 Chi phí nhân viên bán hàng Giá trị ghi giảm CPBH TK 152, 153 Chi phí vật liệu bao bì TK 911 (loại phân bổ 1 lần) Kết chuyển CPBH TK 214 Chi phí khấu hao TSCĐ TK 142 Chi phí chờ Chi phí kết chuyển kết chuyển TK 111, 112, 131 Chi phí khác bằng tiền TK 335 Trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ TK 142 Chi phí vật liệu, CCDC (loại phân bổ nhiều lần) TK 111, 112, 331 Chi phí dịch vụ mua ngoài TK133 Thuế GTGT được khấu trừ 2.5.2. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp: 2.5.2.1. Phương pháp hạch toán: Để hạch toán chi phí bán hàng kế toán sử dụng TK 642-Chi phí quản lý Doanh nghiệp Bên nợ: Chi phí quản lý Doanh nghiệp phát sinh trong kỳ Bên có: Các khoản ghi giảm chi phí kết chuyển sang TK 911 hoặcTK 1422 TK 642 không có số dư cuối kỳ Được mở chi tiết theo các tài khoản cấp 2 bao gồm: +TK 6421- Chi phí nhân viên quản lý +TK 6422- Chi phí vật liệu quản lý +TK 6423- Chi phí đồ dùng văn phòng +TK 6424- Chi phí khấu hao TSCĐ +TK 6425- Thuế, phí và lệ phí +TK 6426- Chi phí dự phòng +TK 6427- Chi phí dịch vụ mua ngoài +TK 6428- Chi phí bằng tiền khác Tương ứng với các tài khoản cấp 2, kế toán cũng căn cứ vào các bảng phân bổ như ở TK 641. Cuối tháng kế toán lấy tổng chi phí QLDN trên bảng kê số 5 ghi vào NKC để xác định kết quả. Nợ TK 911 Có TK 642 VD: Căn cứ vào bảng thanh toán lương phải trả cho nhân viên quản lý của công ty trong tháng 4-2004 là 125.789.387 kế toán ghi vào bảng kê số 5 dòng TK642.1 cột TK334 kế toán phản ánh nghiệp vụ trên: Nợ TK 642.1 : 125.789.387 Có TK 334 : 125.789.387 Căn cứ vào bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ phục vụ cho công tác quản lý văn phòng kế toán ghi vào bảng kê số 5 dòng TK 642.4 cột TK 214 Nợ TK 642.4 :13.287.893 Có TK 214 :13.287.893 Các chi phí QLDN phát sinh bằng tiền mặt (Điện thoại, máy fax…) trong tháng kế toán ghi: Nợ TK 642.8 : 27.687.227 Có TK111 : 27.687.227 Các chi phí liên quan đến QLDN phát sinh trong tháng khác Tổng chi phí QLDN phát sinh trong tháng 4-2005 là:179.432.728 Cuối tháng kế toán lấy tổng chi phí QLDN trong bảng kê số 5 ghi vào Nhật ký chung số 8 ( Theo mẫu bảng 14) để xác định kết quả Nợ TK 911 : 179.432.728 Có TK 642 : 179.432.728 2.5.2.2. Trình tự ghi sổ kế toán: Để hạch toán các khoản chi phí cho quản lý doanh nghiệp, kế toán sử dụng sổ chi tiết tài khoản 642 với các tiểu khoản tương ứng. Do chi phí quản lý doanh nghiệp hầu hết là các khoản tổng hợp vào cuối tháng nên kế toán chi phải ghi số liệu tổng hợp vào các sổ Nhật ký chung và sổ Cái để tổng hợp làm cơ sở hạch toán kết quả kinh doanh. Sau khi tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kì, kế toán đối chiếu các số liệu được phản ánh vào tài khoản 911 xác định kết quản kinh doanh trong tháng. Bảng số 14 Nhật ký Chung số 8 Ghi có các TK 155, 156, 157, 159, 131 … 821, 911 Tháng …. năm…. STT Số hiệu TK ghi nợ Các TK ghi có Các TK ghi nợ 155 156 159 …. 641 642 Cộng 1 2 3 4 5 6 … 20 21 22 111 Tiền mặt 112 Tiền gửi ngân hàng 131 Tiền đang chuyển 138 Phải thu khách hàng 128 Phải thu khác 222 Đầu tư NH khác 511 Doanh thu bán hàng 632 Giá vốn hàng bán 139 Dự phòng phải thu khó đòi 159 Dự phòng phải giả hàng tồn kho 911 Xác định kết quả KD Ngày … tháng … năm … Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sơ đồ số 6 Sơ đồ kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp TK 334, 338 TK 642 TK111,112,138 Chi phí nhân viên quản lý Giá trị ghi giảm CPQLDN TK 152, 153 Chi phí vật liệu, CCDC TK 911 (CCDC giá trị nhỏ phân bổ 1 lần) Cuối kỳ K/c CPQLDN TK 214 Chi phí khấu hao TSCĐ TK 139, 159 Chi phí dự phòng TK 333 Thuế, phí, lệ phí TK 111, 112, 131 Chi phí bằng dịch vụ Mua ngoài và CP khác TK 133 Thuế GTGT TK 142,135 được khấu trừ Phân bổ hoặc trích trước Chi phí sửa chữa TSCĐ 2.5.3. Hạch toán kết quả kinh doanh: 2.5.3.1. Phương pháp hạch toán: Để hạch toán nghiệp vụ xác định kết quả kinh doanh. Công ty sử dụng TK911-Tài khoản xác định kết quả kinh doanh. - Kết chuyển giá vốn hàng bán trong tháng Nợ TK 911 Có TK 632 - Kết chuyển doanh thu bán hàng thuần Nợ TK 511 Có TK 911 - Kết chuyển chi phí bán hàng Nợ TK 911 Có TK 641 - Kết chuyển chi phí QLDN Nợ TK 911 Có TK 642 - Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính, hoạt động bất thường +Nợ TK 711 Có TK 911 +Nợ TK 721 Có TK 911 - Kết chuyển chi phí hoạt động tài chính, hoạt động bất thường +Nợ TK 811 Có TK 911 +Nợ TK 821 Có TK 911 - Kết chuyển lãi Nợ TK 911 Có TK 421 - Kết quả lãi trên là tổng hợp kết quả của các hoạt động kinh doanh. VD:Trích số liệu trong tháng 4-2004 của Công ty TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn. - Kết chuyển doanh thu bán hàng thuần Nợ TK 511: 4.432.767.820 Có TK 911: 4.432.767.820 -Kết chuyển giá vốn hàng bán Nợ TK 911: 4.128.623.470 Có TK 632: 4.128.623.470 -Kết chuyển chi phí bán hàng Nợ TK 911: 34.225.000 Có TK 641: 34.225.000 -Kết chuyển chi phí QLDN Nợ TK 911: 179.432.728 Có TK 642: 179.432.728 - Kết chuyển lãi về tiêu thụ hàng hoá Nợ TK 911 90.486.622 Có TK 421 90.486.622 Kết quả lãi trên là tổng hợp kết quả của các hoạt động kinh doanh số liệu này được thể hiện trên NKC số 8 còn kết quả của hoạt động sản xuất kinh doanh trong tháng ở công ty là: Lãi hoạt động sản xuất kinh doanh 4.432.767.820 – (4128623470 + 34225000 + 179432728) = 90486622 Kết chuyển lãi hoạt động sản xuất kinh doanh Nợ TK 911: 90.486.622 Có Tk 421: 90.486.622 Sơ đồ số 7 Trình tự kế toán xác định kết quả bán hàng TK 632 TK 911 TK 511,512 Chi phí nhân viên bán hàng Kết chuyển doanh thu TK 641, 642 Kết chuyển CPBH Chi phí QLDN TK 142 TK 421 CPBH, CPQLDN phân bổ Kết chuyển lỗ Cho hàng hoá trong kỳ Kết chuyển lãi 2.5.3.2. Trình tự ghi sổ kế toán: Để hạch toán kết quả sản xuất kinh doanh, kế toán sử dụng sổ Nhật ký chung số 8, sổ Cái, các sổ chi tiết các tài khoản sử dụng. Cuối tháng kế toán sử dụng Nhật ký chung số 8 để tổng hợp các khoản chi phí và doanh thu trong kỳ. Cuối tháng căn cứ vào các sổ chi tiết, các bảng kê, NKC liên quan và các chứng từ về hoạt động tài chính và hoạt động bất thường tiến hành xác định kết quả kinh doanh. Từ đó lập báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán trong tháng. 2.2.3.3. Kết quả kinh doanh của công ty TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn trong thời gian qua: Trong nền kinh tế thị trường như hiện nay, hầu hết các Doanh nghiệp hoạt động kinh doanh đều có mục tiêu chung là đạt được hiệu quả kinh doanh đều có mục tiêu chung là đạt được hiệu quả kinh doanh cao nhất. Chính vì vậy, đánh giá hiệu quả kinh doanh giúp cho các nhà quản lý Doanh nghiệp thấy được mặt mạnh, mặt yếu của công tác quản lý Doanh nghiệp. Từ đó các nhà thành viên Doanh nghiệp tìm ra được các biện pháp sát thực đạt hiệu quả cao nhất cho Doanh nghiệp. Bảng số 15 Bảng kết quả hoạt động kinh doanh 2004-2005 Đơn vị: Nghìn đồng Chỉ tiêu Năm So Sánh 2004 2005 Chênh lệch Tỷ lệ (%) Tổng doanh thu 31.507.120 42.842.448 11.335.328 35,98 Doanh thu thuần 31.302.172 41.947.842 10.645.670 34 Giá vốn hàng bán 20.078.173 32.648.175 12.570.002 62,2 Lợi nhuận gộp 11.223.999 9.299.667 -1.924.332 -17,1 Chi phí bán hàng 1.712.112 1.905.122 195.010 11, 39 Chi phí quản lý doanh nghiệp 4.015.121 4.312.122 297.001 7,39 Lợi nhuận từ hoạt động KD 5.496.766 3.080.423 -2.416.343 -43,96 Lợi nhuận từ hoạt động TC 3.123.113 1.178.123 -1.944.990 -62,3 Lợi nhuận trước thuế 8.619.879 4.258.546 -4.361.333 -50,6 Thuế thu nhập 2.758.361 1.362.734 -1.395.627 -50,6 Lợi nhuận sau thuế 5.861.518 2.895.812 -2.965.706 -50,6 Qua bảng kết quả hoạt động kinh doanh ta thấy tổng doanh thu của Công ty từ 31.507,1 triệu đồng của năm 2004 lên 42.842,4 triệu đồng của năm 2005 (tổng doanh thu cao nhất từ trước đến nay) tương ứng tăng 35,98%. Nhìn tổng quát có thể nói rằng Công ty đang phát triển tốt và ngày càng phát triển. Nhưng đi sâu vào xem xét, tìm hiểu thì ta thấy rằng, lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh giảm từ 45,535 nghìn đồng xuống còn 23,378 nghìn đồng chủ yếu là do giá vốn hàng bán tăng nhanh hơn doanh thu (giá vốn hàng bán tăng 37,26 trong khi doanh thu chỉ tăng 35,98%. Về chi phí bán hàng và chi phí quản lý Doanh nghiệp, đây là một yếu tố của việc mở rộng quy mô kinh doanh và phạm vi hoạt động. Tuy nhiên, chi phí quản lý Doanh nghiệp và chi phí bán hàng tăng khá nhanh lại ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của Công ty TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn cần phải có những biện pháp thích hợp để quản lý chặt chẽ các chi phí này. Lợi nhuận hoạt động tài chính của Công ty thường chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng lợi nhuận của Công ty (khoảng 50% lợi nhuận) chủ yếu là lãi bán hàng trả chậm, hoạt động đầu tư tài chính dài hạn và cho thuê tài sản. Trong năm 2005 khoản này cũng giảm đáng kể từ 41,289 triệu đồng của năm 2004 xuống 22,356 triệu đồng tương đương là 45,85%, sự giảm này là do Công ty đã giảm khoản đầu tư tài chính dài hạn từ 594,859 triệu đồng xuống còn 26,28 triệu đồng giảm tương đương là 95,58% và giảm việc cho thuê tài sản.Vì những nguyên nhân trên mà lợi nhuận sau cùng của năm 2004 cũng giảm mạnh 47,33% tức là giảm từ 59,041 nghìn đồng xuống 31,099 nghìn đồng. Để xem xét hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty ta có thể xét chỉ tiêu sau: Tổng lợi nhuận *Hệ số sinh lợi của vốn:= Tổng chi phí( giá vốn và chi phí) Năm 2004 86.825.000 *HSSLcủa vốn= = 0,27 1.905.823+152.332+1.707.954 Năm 2005 45.735.000 *HSSLcủa vốn= = 0,10 2.211.111+172.532+2.058.779 Năm 2004 là 0,27 Năm 2005 là 0,10 Chỉ tiêu này cho thấy cứ bỏ một đồng giá vốn và chi phí thì thu được bao nhiêu đồng lợi nhuận. Chỉ tiêu này giảm xuống rõ rệt trong năm 2005. Điều này được đánh giá là không tốt. Công ty cần tìm hiểu nguyên nhân rõ ràng để có kế hoạch khắc phục. Chương III: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn. 3.1. Nhận xét chung về công tác kế toán: 3.1.1. Nhận xét chung: Mặc dù chỉ là một công ty có quy mô không lớn nhưng Công ty TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn đã và đang chứng tỏ được những bước đi đúng đắn của mình trên con đường phát triển. Tuy nhiên, sự tác động khách quan và những quy luật khắc nghiệt của nền kinh tế thị trường luôn tồn tại và tác động đến môi trường kinh doanh của doanh nghiệp. Do vậy, Công ty luôn cố gắng hoàn thiện và phát huy thế mạnh của mình cũng như hạn chế những yếu kém còn tồn tại trong quản lý và nghiệp vụ của mình. Là một công ty chuyên cung cấp các sản phẩm và dịch vụ phục vụ nghành công nghệ thông tin. Công ty TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn luôn cố gắng áp dụng những công nghệ mới nhất vào quá trình kinh doanh của mình. Cũng từ đó, công tác hạch toán kế toán tại Công ty đã dần dần được hiện đại hoá bằng các sản phẩm phần mềm kế toán, các trang thiết bị tin học hiện đại. Hiện nay, tại Công ty, toàn bộ công tác hạch toán kế toán đều được thực hiện bằng phần mềm kế toán Fast Accounting, một phần mềm kế toán chuyên dụng dành cho công tác kế toán. Mỗi kế toán viên làm việc tại Công ty đều được làm việc độc lập bằng máy tính cá nhân của mình, kịp thời phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Bên cạnh cơ sở vật chất phục vụ công tác kế toán, yếu tố con người cũng được Công ty chú trọng phát triển nâng cao tay nghề. Cùng với sự nỗ lực của bản thân mỗi người lao động, Công ty luôn khuyến khích đội ngũ kế toán của mình cập nhật các chính sách kế toán, các văn bản pháp luật mới nhất của Nhà nước để ngày càng nắm vững các quy định trong luật tài chính của Nhà nước. Đối với hệ thống sổ sách kế toán, Công ty cũng có những quy định cụ thể trong việc lập và lưu các chứng từ kế toán, các báo cáo tài chính làm căn cứ để báo cáo kịp thời kết quả kinh doanh cho ban Giám đốc công ty cũng như các cơ quan chức năng khi cần thiết. Việc lập báo cáo được tiến hành một cách đều đặn, đúng định kỳ đảm bảo cho việc cung cấp thông tin tài chính nhanh chính xác và đầy đủ nhất. Các tài liệu kế toán, báo cáo tài chính, các văn bản chứng từ được cập nhật thường xuyên đảm bảo thực hiện đầy đủ và chính xác các chính sách của Đảng và Nhà nước cũng như góp phần cho sự phát triển và thành công của Công ty. Tuy nhiên, bên cạnh đó trong công tác kế toán của Công ty còn có những hạn chế nhất định cần phải được khắc phục kịp thời trong giai đoạn tới. Công ty bán buôn số lượng lớn hàng hoá cho các công trình thanh toán theo dõi hình thức trả chậm nên còn một số lượng tiền chưa thu được, Công ty chưa lập dự phòng phải thu khó đòi khiến cho công tác hoạch định tài chính cho các kỳ kinh doanh của Công ty gặp khó khăn. Đồng thời, do chưa có những chính sách cụ thể trong việc giải quyết các khoản thu khó đòi nên hệ số quay vòng vốn kinh doanh còn chưa cao dẫn đến hiệu quả kinh doanh chưa đạt mức cao nhất có thể. Công ty hiện nay chỉ áp dụng hai phương thức bán hàng đó là bán buôn và bán lẻ hàng hoá trực tiếp, như vậy số lượng hàng hoá bán ra sẽ không đạt được mức tối đa vì mạng lưới bán hàng hạn chế. Vì vậy, việc bán hàng hoá chỉ theo 2 phương thức này có thể làm công tác bán hàng của Công ty chưa đạt hiệu quả cao nhất. Hiệu quả của phương thức bán hàng qua mạng của Công ty còn thấp, chưa thể trở thành một kênh phân phối chính thức có hiệu quả của Công ty, đặc biệt trong giai đoạn Internet bùng nổ như hiện nay. Hiện nay chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp của Công ty phát sinh quá lớn cần xem xét lại nhằm hạn chế những thất thoát chi phí do quá trình quản lý còn yếu. 3.1.2. Nhận xét về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh: Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng giữ vai trò hết sức quan trọng là phần hành kế toán chủ yếu trong toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp, góp phần phục vụ đắc lực trong hoạt động bán hàng của mỗi doanh nghiệp. Bán hàng giúp cho doanh nghiệp có khả năng thu hồi vốn nhanh, trang trải được các chi phí, kịp thời tổ chức quá trình kinh doanh tiếp theo, góp phần thúc đẩy người sử dụng các đòn bẩy kinh tế trong công tác quản lý nhằm không ngừng làm tăng doanh lợi cho doanh nghiệp. Do đó, việc tổ chức kế toán bán hàng cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý doanh nghiệp để từ đó doanh nghiệp phân tích, đánh giá lựa chọn các phương án kinh doanh, đầu tư có hiệu quả. Công ty chưa mở sổ chi tiết TK 511 - Doanh thu bán hàng. Điều này, đã ảnh hưởng rất nhiều đến công tác hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh của Công ty. Đồng thời, công tác kiểm tra, báo cáo kết quả cũng gặp nhiều khó khăn do sự không rõ ràng và chính xác của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh: 3.2.1. Các khoản nợ khó đòi và biện pháp thu nợ: Nhằm nâng cao việc xác định kết quả bán hàng đối với những hình thức bán hàng trực tiếp thì thu hồi được các khoản nợ là rất quan trọng. Theo em để thu hồi nợ trong việc bán hàng một cách nhanh chóng thì Công ty nên áp dụng các hình thức khuyến mại và chiết khấu bán hàng, theo từng mức độ khác nhau. Các hình thức khuyến mại và chiết khấu bán hàng theo từng mức độ khác nhau. Các hình thức khuyến mại và chiết khấu sẽ có ảnh hưởng đến tâm lý của khách hàng, nếu thấy có lợi họ sẽ thanh toán tiền hàng nhanh hơn. Nên theo dõi công nợ theo hạn thanh toán (7 ngày - 14 ngày) để hối thúc nhân viên kinh doanh thu hồi công nợ. Nếu thu hồi công nợ không đúng hạn sẽ bị trừ vào tiền thưởng hoa hồng theo doanh số bán hàng, nếu hoàn thành kế hoạch bán hàng sẽ có mức thưởng thêm sau mỗi kỳ kinh doanh hoặc tổng kết cuối năm. Như vậy Công ty sẽ đạt được mục đích của mình và hiệu quả bán hàng sẽ được nâng cao, nâng cao tinh thần lao động của người lao động. * Đối với hình thức khuyến mại: Công ty có thể áp dụng rất nhiều hình thức khác nhau như: tặng quà, bốc thăm may mắn, tham dự sổ xố … * Đối với hình thức chiết khấu có thể áp dụng tỷ lệ chiết khấu như sau: - Xây dựng biểu chiết khấu có tác dụng khuyến khích khách hàng mua hàng với số lượng, thanh toán nhanh. - Tỷ lệ chiết khấu xây dựng thưởng cho khách hàng thực chất không làm giảm mà còn làm tăng doanh thu bán hàng, vì số doanh thu làm giảm do chiết khấu nhỏ hơn so với số doanh thu tăng do thực hiện chiết khấu. - Tỷ lệ này được thực hiện dựa trên tình hình tiêu thụ thực tế của Công ty đồng thời có sự tham khảo việc thực hiện chiết khấu của một số doanh nghiệp cùng loại. Tỷ lệ chiết khấu được xây dựng dựa trên: + Thời gian khách hàng thanh toán tiền mua hàng: khách hàng thanh toán tiền mua hàng công nhanh thì tỷ lệ chiết khấu được hưởng càng cao. + Khách hàng mua hàng hoá với số lượng lớn trong 1 lần. + Số lần khách mua hàng và số lượng hàng hoá mua trong 1 tháng với tỷ lệ chiết khấu tối thiểu là 1% và tối đa là 5% tổng giá trị của hàng hoá đó. Cụ thể biểu chiết khấu cho mặt hàng máy in như sau Bảng số 16 Bảng tỷ lệ chiết khấu STT Diễn giải Tỷ lệ chiết khấu(%) 1 Thanh toán ngay 3 2 Thanh toán trong vòng 1 tháng 2 3 Mua từ 5 - 10 chiếc 2 4 Mua trên 10 chiếc 3 5 Khách hàng có 3 lần mua trong tháng với số tiền 200 triệu trở lên 5 Đồng thời, trong tình hình thị trường có nhiều biến động khi Việt Nam bắt đầu gia nhập WTO thì giá cả của mặt hàng linh kiện điện tử tin học phục vụ công nghệ thông tin sẽ có xu hướng giảm giá liên tục, việc quay vòng vốn nhanh sẽ có tác động tích cực đến sự phát triển của Công ty. Do vậy đối với các khoản thu khó đòi Công ty phải lập Quỹ dự phòng phải thu khó đòi nhằm chủ động hơn nữa về vốn để có thể hoạch định chính xác các chiến lược phát triển dài hạn và trung hạn. 3.2.2. Phương thức bán hàng: Hiện nay Công ty áp dụng 2 phương thức bán hàng là bán buôn và bán lẻ theo phương pháp trực tiếp. Theo em 2 phương thức bán hàng này cũng rất hiệu quả và có doanh thu bán hàng cao. Nhưng đặc điểm của Công ty là kinh doanh các mặt hàng vi tính, máy in, và rất nhiều chủng loại hàng hoá thì cũng nên bán hàng theo phương thức đại lý giới hạn. Mạng lưới đại lý bán hàng càng nhiều sẽ giúp hàng hoá của Công ty tiêu thụ nhiều hơn làm tăng doanh số bán hàng, giảm thời gian lưu kho do vậy làm vốn quay vòng nhanh hơn, giảm chi phí lưu kho bãi và tăng lợi nhuận cho Công ty. Việc tiêu thụ hàng hoá nhanh chóng còn có ý nghĩa quan trọng hơn nữa đối với Công ty khi mặt hàng kinh doanh của Công ty luôn có sự biến động mạnh về giá cả và công nghệ. Hiện nay, công nghệ thông tin đã bùng nổ với tốc độ rất nhanh vì vậy việc ứng dụng công nghệ thông tin vào bán hàng cũng trở thành một yếu tố quan trọng trong việc tiêu thụ hàng hoá, đặc biệt là tại một công ty chuyên doanh về các thiết bị, linh kiện điện tử tin học phục vụ nghành công nghệ thông tin như Công ty TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn. Do vậy, để mạng lưới bán hàng của Công ty được mở rộng, hàng hoá được tiêu thụ nhanh chóng thì Công ty cũng cần có những đầu tư hợp lý cho mạng lưới bán hàng qua mạng như quảng bá thương hiệu qua trang web của Công ty và hệ thống các trang web khác, tham gia tích cực vào hệ thống bán hàng qua mạng. 3.2.3. Về mở sổ chi tiết doanh thu bán hàng: Để đáp ứng yêu cầu kinh doanh và quản lý, Công ty nên mở sổ chi tiết các tài khoản 511 để theo dõi công nợ tài khoản 511.1 bán hàng hoá. Tài khoản 511.2 cung cấp dịch vụ sửa chữa máy tính, thiết bị tin học + TK 511.21 Doanh thu dịch vụ sửa chữa lắp đặt + TK 511.22 Doanh thu dịch vụ cung cấp hỗ trợ phần mềm + TK 511.23 Doanh thu dịch vụ xây dựng phần mềm + TK 511.24 Doanh thu dịch vụ triển khai đào tạo phần mềm + TK 511.25 Doanh thu dịch vụ cho thuê thiết bị 3.2.4. Về chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp: Do chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp của Công ty phát sinh quá lớn và liên tục nên cần có các biện pháp quản lý chặt chẽ và đưa ra các quy chế chặt chẽ hơn để giảm các chi phí không cần thiết. Ngoài ra, Công ty cũng cần xây dựng một quy trình bán hàng hợp lý hơn nhằm hạn chế những chi phí không cần thiết cho bán hàng, tiến hành lựa chọn lao động vào công ty theo hướng chặt chẽ hơn nữa nhằm giảm số lượng người lao động mà không giảm chất lượng và hiệu quả hoạt động của Công ty. 3.3. Phương hướng nâng cao hiệu quả kinh doanh: Công ty TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn là một doanh nghiệp thương mại chuyên doanh trong lĩnh vực công nghệ thông tin và các thiết bị tin học. Do vậy, hiệu quả hoạt động của Công ty được đánh giá chủ yếu thông qua hiệu quả của công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Nhìn chung, hiệu quả kinh doanh của Công ty đã đạt được những kết quả nhất định, tuy nhiên trong thời gian tới, cùng với sự phát triển nhanh chóng của nền kinh tế trong nước thì việc nâng cao hiệu quả kinh doanh càng phải được chú trọng phát triển hơn nữa để tránh bị tụt hậu so với các đối thủ cạnh tranh khác. Hiện nay tại Công ty tồn tại 2 hình thức bán hàng chủ yếu là bán buôn trực tiếp và bán lẻ. Đối với hình thức bán buôn trực tiếp, Công ty cần xây dựng được mạng lưới khách hàng rộng khắp hơn nữa, ngoài các đối tượng chính là các cửa hàng thiết bị phục vụ công nghệ thông tin, Công ty cần mở rộng thêm đối tượng khách hàng là các dự án cung cấp thiết bị lớn, các chương trình đào tạo và cung cấp dịch vụ. Đối với hình thức bán buôn, khách hàng của Công ty vẫn chủ yếu tập trung tại các tỉnh phía bắc, quanh khu vực Hà Nội như Hưng Yên, Nam Định, Thái Nguyên, Bắc Ninh… Còn đối với các khách hàng ở các tỉnh xa thì Công ty chưa mở rộng mạng lưới đến được do khó khăn trong khâu vận chuyển và lắp đặt hàng hoá. Đây là các thị trường tiềm năng do các dự án cung cấp trang thiết bị và dịch vụ phục vụ công nghệ thông tin đang được chú trọng đầu tư nhiều, Công ty cần cố gắng khai thác các thị trường này thành thị trường trung thành của mình trong tương lai khi thị trường thiết bị tin học tại các thành phố lớn đang dần bão hoà. Đối với hình thức bán lẻ, hiện nay mạng lưới các cửa hàng bán lẻ của Công ty tại Hà Nội còn chưa nhiều, đồng thời do thị trường Hà Nội đang tập trung rất nhiều các Công ty thương mại chuyên doanh về mặt hàng thiết bị công nghệ thông tin cũng như các nhà cung cấp lớn khác. Vì vậy, hướng phát triển trong tương lai của Công ty là xây dựng mạng lưới bán lẻ về tận các tỉnh khác. Đây là một hướng phát triển hợp lý của Công ty trong chiến lược nâng cao hiệu quả kinh doanh của mình. Bên cạnh đó, cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, việc mua hàng hoá đã có thể thông qua mạng Internet mà không cần thông qua mạng lưới cửa hàng bán lẻ, đây là một hướng phát triển mới của hình thức bán lẻ. Vì vậy, Công ty cần có những đầu tư hợp lý cho hình thức bán hàng này để nâng cao hiệu quả kinh doanh của mình. Đối với một doanh nghiệp thương mại như Công ty TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn thì ngoài việc mở rộng mạng lưới bán hàng của mình thì việc giảm chi phí giá vốn, chi phí bán hàng cũng như nâng cao giá trị hàng hoá bán ra đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả kinh doanh của mình. Trong thời gian tới, khi Việt Nam đã gia nhập WTO, các hãng cung cấp thiết bị công nghệ thông tin cũng sẽ thâm nhập vào thị trường Việt Nam rất nhiều. Vì vậy, trong thời gian tới, Công ty cũng cần năng động trong việc tìm kiếm các nhà cung cấp hàng hoá, đảm bảo chất lượng hàng hoá cũng như có thể giảm giá vốn hàng bán. Bên cạnh đó, Công ty cũng cần có quy chế quản lý hợp lý để có thể từng bước giảm bớt chi phí bán hàng cũng như chi phí vận chuyển hàng hoá, để hàng hoá có thể đến tay người tiêu dùng với giá thành rẻ nhất có thể, có như vậy mới chiếm được sự tin tưởng và trung thành của khách hàng. Ngoài việc cung cấp hàng hoá, trang thiết bị phục vụ công nghệ thông tin, Công ty TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn còn tham gia cung cấp các dịch vụ phục vụ nghành công nghệ thông tin với đội ngũ kỹ thuật lành nghề. Đây cũng là một thế mạnh của Công ty so với các đối thủ cạnh tranh khác, do vậy công ty cần có những hướng đầu tư hợp lý cho đội ngũ cán bộ kỹ thuật này của mình. Trong thời gian tới Công ty cần nâng cao chất lượng của công tác tổ chức cán bộ, phân phối và phối hợp giữa các bộ phận trong Công ty, tránh tình trạng lãng phí nhân lực. Đồng thời Công ty cần xây dựng chế độ lao động phù hợp hơn với tình hình phát triển của mình và khuyến khích người lao động tham gia nhiệt tình, đóng góp cho sự phát triển của Công ty. Kết luận Bán hàng là một quá trình kinh doanh phức tạp đối với tất cả các loại hình doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Công tác bán hàng còn là nhân tố quyết định cho sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp kinh doanh thương mại, do vậy chú trọng quản lý và nâng cao hiệu quả của công tác bán hàng và xác định hiệu quả kinh doanh ngày càng trở nên thiết yếu đối với các doanh nghiệp kinh doanh thương mại hiện nay. Công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là bộ phận không thể thiếu được trong toàn bộ công tác kế toán, nó cung cấp số liệu kịp thời cho công tác kế toán tài chính, nó cung cấp số liệu kịp thời cho việc phân tích tình hình hoạt động bán hàng, phản ánh một cách chính xác đầy đủ kết quả cuối cùng của quá trình bán hàng, cung cấp các thông tin cần thiết cho ban giám đốc để hoạch định những chiến lược kinh doanh mới. Trong lĩnh vực bán hàng, con người bao giờ cũng là yếu tố quan trọng nhất. Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán doanh thu bán hàng và xác định kết qảu bán hàng không chỉ là vấn đề hoàn thiện các yếu tố bên trong của hạch toán kế toán mà còn phải hoàn thiện công tác kế toán, nghiên cứu tổ chức kế toán và kiểm tra kế toán. Đồng thời phải liên tục nâng cao chất lượng và kinh nghiệm của đội ngũ kế toán để có thể phản ánh kịp thời và chính xác các nghiệp vụ kinh tế để có thể cung cấp thông tin một cách chính xác cho lãnh đạo thực hiện việc hoạch định các chiến lược kinh doanh của Công ty, có kế hoạch cụ thể cho sự phát triển về ngắn hạn và dài hạn. Công ty TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn đã nhận thấy sự quan trọng của công tác hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả ảnh hưởng to lớn đến sự tồn tại và phát triển của mình. Vì vậy, trong thời gian qua Công ty đã liên tục đầu tư cả về cơ sở vật chất cũng như các chính sách đãi ngộ đối với đội ngũ kế toán nhằm nâng cao trình độ và nghiệp vụ của công tác này. Chính từ sự quan tâm đó mà trong hạch toán bán hàng và xác định kết quả Công ty đã đạt được những thành công nhất định, cung cấp kịp thời thông tin kế toán cho lãnh đạo Công ty có thể đề ra chiến lược chính sách phát triển phù hợp. Tuy nhiên, trong khi kinh tế phát triển nhanh chóng đó thì công tác hạch toán bán hàng và xác định kết quả của Công ty đã xuất hiện một số yếu kém cần phải khắc phục kịp thời nhằm phù hợp hơn với sự phát triển của Công ty và môi trường kinh tế đang ngày càng phát triển. Quá trình tìm hiểu và nghiên cứu trong thời gian thực tập giúp em hiểu rằng người cán bộ kế toán không những cần phải nắm vững lý luận mà còn cần phải hiểu, xâm nhập thực tế, vận dụng lý luận vào thực tế một cách sáng tạo, khoa học và đúng với chế độ qui định. Do hiểu biết còn hạn chế, và thời gian thực tập chưa nhiều nên chuyên đề của em có nhiều thiếu sót và sai lầm. Em rất mong có sự tham gia góp ý kiến của các thầy cô để chuyên đề này và các bài viết sau của em hoàn thiện hơn. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của PSG.TS Phạm Thị Gái cùng toàn thể cán bộ, các anh chị tại Công ty TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn. Em xin chân thành cảm ơn! Danh mục tài liệu tham khảo 1. Giáo trình kế toán tài chính trong các DN – Chủ biên: PGS.TS. Đặng Thị Loan – NXB Thống kê. 2. Nguyên tắc kế toán. 3. Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính – NXBTC 2003. 4. Các nghị định của chính phủ, thông tư của Bộ tài chính về kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. 5. Tài liệu kế toán Công ty TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn. 6. Hồ sơ kinh nghiệm Công ty TNHH phát triển công nghệ thông tin Việt Hàn. 7. Bán hàng và quản trị bán hàng – MA. Trần Đình Hải – NXB thống kê. Mục lục Danh mục tài liệu tham khảo................................. ..............61