Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại xí nghiệp chế biến thực phẩm Lương Yên

tiêu dùng, đưa sản phẩm từ nơi sản xuất đến nới tiêu dùng. Nó là khâu lưu thông hàng hoá, là cầu nối trung gian giữa một bên là sản xuất và phân phối, một bên là tiêu dùng. Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp phải tự mình giải quyết mọi vấn đề liên quan đến quá trình sản xuất, kinh doanh của mình nên việc tiêu thụ được thực hiện dưới nhiều phương thức, hình thức khác nhau. Nhằm tăng doanh thu và lợi nhuận để tồn tại và phát triển. 1. Các phương thức bán hàng của doanh nghiệp : 1.1. Bán buôn. Bao gồm hai hình thức: - Bán hàng qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: là bên mua cử đại diện đến kho của doanh nghiệp thương mại xuất hàng giao cho bên mua thanh toán tiền hay chấp nhận nợ khi đó hàng hóa được xác định là tiêu thụ. - Bán buôn thông qua kho theo hình thức chuyển thẳng: là doanh nghiệp thương mại khi mua hàng và nhận hàng không đưa về nhập kho mà vận chuyển thẳng giao cho bên mua tại kho người bán. sau khi giao, nhận hàng đại diện bên mua ký nhận đủ hàng. Bên mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán tiền hàng thì khi đó hàng hóa được chấp nhận là tiêu thụ. 1.2. Phương thức bán lẻ. Có 5 hình thức: - Hình thức bán hàng thu tiền trực tiếp: nhân viên bán hàng trực tiếp bán hàng cho khách và thu tiền. - Hình thức bán hàng thu tiền tập trung: Khách hàng nhận giấy thu tiền, hoá đơn hoặc tích kê của nhân viên bán hàng rồi đến nhận bàng ở quầy hàng hoặc kho. Nhân viên bán hàng căn cứ vào hoá đơn, tích kê để kiểm kê số hàng bán ra trong ngày. - Hình thức bán hàng tự phục vụ: khách hàng tự chọn hàng hóa và trả tiền cho nhân viên gán hàng. Hết ngày nhân viên bán hàng nộp tiền vào quỹ. - Hình thức bán hàng trả góp: người mua trả tiền mua hàng thành nhiều lần. Doanh nghiệp thương mại ngoài số tiền thu theo hoá đơn giá bán hàng hoá còn thu thêm khoản tiền lãi trả chậm của khách. - Hình thức bán hàng tự động: Hình thức này không cần nhân viên bán hàng đứng quầy giao hàng và nhận tiền tiền của khách. Khách hàng tự động nhét thẻ tín dụng của mình vào máy bán hàng và nhận hàng (Hình thức này chưa phổ biến rộng rãi ở nước ta nhưng ngành xăng dầu cũng đã bắt đầu áp dụng bằng việc tạo ra một số cây xăng bán hàng tự động ở các trung tâm thành phố lớn). 1.3. Phương thức gửi đại lý bán: Doanh nghiệp thương mại giao hàng cho cơ sở nhận đại lý. Họ nhận hàng và thanh toán tiền cho doanh nghiệp thương mại rồi sau đó được nhận hoa hồng đại lý bán (hàng hóa thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại). Hàng hóa được xác nhận là tiêu thụ khi doanh nghiệp nhận được tiền cho bên nhận đại lý thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. 2- Một số khái niệm trong kế toán bán hàng 2.1 Thời điểm ghi nhận doanh thu Hạch toán doanh sau khi bán hàng ở các doanh nghiệp phải tuân thủ nguyên tắc sau: Khi có sản phẩm tiêu thụ, kế toán phải ghi doanh thu của số sản phẩm đó. Các trường hợp bán hàng trực tiếp tức là khách hàng tiến hành kiểm nhận hàng và làm thủ tục thanh toán tại doanh nghiệp thì thời điểm ghi nhận doanh thu là khi xuất kho thành phẩm giao cho khách hàng. Còn những trường hợp gửi bán thì thời điểm ghi doanh thu là khi kế toán nhận được các chứng từ thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán của khách hàng. Doanh thu bán hàng có thể xác định theo giá bán có thuế hoặc không có thuế GTGT tuỳ theo phương pháp tính thuế GTGT được áp dụng tại doanh nghiệp. 2.2-Doanh thu bán hàng Khi doanh nghiệp bán hàng hoá, sản phẩm, cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng, tổng giá trị được thực hiện gọi là doanh thu bán hàng , còn số tiền ghi trên hoá đơn bán hàng, trên hợp đồng cung cấp lao vụ, dịch vụ (Kể cả số doanh thu bị chiết khấu, doanh thu của hàng bán bị trả lại và phần giảm giá cho người mua đã chấp thuận nhưng chưa được ghi trên hoá đơn) gọi là tổng số doanh thu. Tổng số doanh thu sau khi đã trừ đi sau khi trừ đi các khoản giảm giá, chiết khấu bán hàng, doanh thu của số hàng bán bị trả lại, thuế doanh thu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu (hoặc thuế VAT) được gọi là doanh thu thuần. Tài khoản sử dụng để hạch toán doanh thu bán hàng là tài khoản 511, dùng để phản ánh tổng số doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp trong kỳ và các khoản giảm doanh thu. Từ đó, tính ra doanh thu thuần về tiêu thụ trong kỳ. 2.3-Các khoản giảm doanh thu Để thúc đẩy nhanh quá trình thanh toán tiền hàng, các doanh nghiệp thường xác định một tỷ lệ thưởng cho người mua và gọi là chiết khấu bán hàng (Chiết khấu thanh toán). Chiết khấu bán hàng là số tiền thưởng tính trên tổng số doanh thu trả cho khách hàng do đã thanh toán tiền hàng trước thời hạn quy định. Ngoài ra, trong quá trình mua hàng, người mua còn được hưởng khoản giảm giá hàng bán. Giảm giá hàng bán là số tiền giảm trừ cho khách hàng ngoài hoá đơn hay hợp đồng cung cấp dịch vụ do các nguyên nhân đặc biệt như; hàng kém phẩm chất, không đúng quy cách, giao hàng không đúng thời hạn, địa điểm trong hợp đồngv..v. (Do chủ quan của doanh nghiệp). Giảm giá hàng bán còn bao gồm khoản hồi khấu và bớt giá. Hồi khấu là số tiền thưởng cho khách hàng do trong một khoảng thời gian nhất định đã mua một khối lượng lớn hàng hoá (tính theo tổng số hàng đã mua trong thời gian đó) còn bớt giá là khoản giảm thưởng (giảm trừ) trên giá bán hàng thông thường vì mua khối lượng lớn hàng trong một đợt. Trong quá trình tiêu thụ, còn phát sinh các khoản hàng bán bị trả lại. Hàng bán bị trả lại là số hàng đã được coi là tiêu thụ (đã chuyển giao quyền sở hữu, đã thu tiền hay được người mua chấp nhận) nhưng bị người mua từ chối, trả lại do người người bán không tôn trọng hợp đồng kinh tế đã ký kết như không phù hợp yêu cầu, tiêu chuẩn, quy cách kỹ thuật, hàng kém phẩm chất, không đúng chủng loại v.v.. 2.4 -Lãi gộp Kết quả tiêu thụ sản phẩm hàng hoá, lao vụ, dịch vụ thường được biểu hiện dưới chỉ tiêu lãi gộp và lợi tức thuần về tiêu thụ. Lãi gộp là số chênh lệch giữa doanh thu thuần với giá vốn hàng bán và còn được gọi là lãi thương m ại hay lợi tức gộp., còn lợi tức thuần về tiêu thụ là số chênh lệch giữa doanh thu thuần với trị giá vốn của hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp và còn gọi là lãi hoặc lỗ về tiêu thụ. 3- Các loại chi phí trong kế toán bán hàng 3.1-Chi phí bán hàng Chi phí bán hàng là những khoản chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ trong kỳ, các khoản chi phí kế toán tiến hành tập hợp, phản ánh trên TK 641- Chi phí bán hàng. Bên nợ: Chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ Bên có -Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng -Kết chuyển chi phí bán hàng TK 641 cuối kỳ không có số dư và được mở chi tiết theo từng nội dung, yếu tố chi phí sau: 6411 Chi phí nhân viên Theo dõi toàn bộ tiền lương chính, lương phụ và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương, các khoản trích cho các quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế. Của nhân viên bán hàng, đóng gói, vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ hàng hoá tiêu thụ. 6412 Chi phí vật liệu bao bì Bao gồm các chi phí liên quan đến bán hàng như vật liệu bao gói, nhiên liệu dùng cho vận chuyển hàng hoá, vật liệu dùng cho lao động của nhân viên, vật liệu dùng cho sửa chữa nhà cửa.v..v 6413 Chi phí dụng cụ đồ dùng Là các chi phíphục vụ cho bán hàng như các dụng cụ cân đong, đo, đếm, bàn ghế, máy tính cầm tay 6414 Chi phí khấu hao tài sản cố định Là chi phí khấu hao tài sản cố định ở bộ phận bán hàng. 6415 Chi phí bảo hành Phản ánh các khoản chi phí liên quan đến việc bảo hành sản phẩm, hàng hoá tiêu thụ. 6416 Chi phí dịch vụ mua ngoài Bao gồm những dịch vụ mua ngoài liên quan đến khâu bán hàng như chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ, thuê bốc vác, vận chuyển, hoa hồng trả cho đại lý bán hàng, hoa hồng uỷ thác xuất khẩu..vv 6417 Chi phí bằng tiền khác Gồm những chi phí chưa kể ở trên phát sinh trong khâu bán hàng như chi phí giới thiệu, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng, chi phí tiếp khách 3.2-Chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp mà không tách riêng ra được cho bất kỳ một hoạt động nào. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều loại chi phí như chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và chi phí chung khác. Khi phát sinh, các chi phí này được tập hợp theo từng yếu tố; chẳng hạn chi phí nhân viên, chi phí vật liệu..v..v. Hách toán chi phí quản lý doanh nghiệp được phản ánh ở TK 642. Bên nợ: Chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh Bên có – Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp - Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp TK 642 cuối kỳ không có số dư và được chi tết thành các tiều khoản 6421 Chi phí nhân viên quản lý Gồm các khoản tiền lương và phụ cấp của nhân viên quản lý doanh nghiệp, các khoản trích cho các quỹ BHXH, BHYT.. theo tỷ lệ quy định với số tiền lương phát sinh. 6422 Chi phí vật liệu quản lý Phản ánh chi phí vật liệu xuất dùng cho quả lý như văn phòng phẩm, vật liệu sửa chữa TSCĐ dùng cho quản lý, nhiên liệu, vật liệu, phụ tùng dùng cho phương tiện vận chuyển chung 6423 Chi phí đồ dùng văn phòng Theo dõi các chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng như bàn, ghế, máy tính cá nhân, phích nước 6424 Chi phí khấu hao TSCĐ Chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho doanh nghiệp 6425 Thuế, phí và lệ phí Phản ánh các chi phí về thuế, phí và lệ phí như thuế nhà đất, thuế môn bài, lệ phí giao thông 6426 Chi phí dự phòng Dùng theo dõi các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng phải thu khó đòi. 6427 Chi phí dịch vụ mua ngoài Bao gồm các chi phí dịch vụ mua ngoài, thuê ngoài như điên, nước, điện thoại 6428 Chi phí bằng tiền khác II- Kế toán Bán hàng 1-Hạch toán kế toán bán hàng theo phương pháp kê khai thường xuyên 1.1. Các chứng từ kế toán sử dụng. - Hoá đơn GTGT. - Hoá đơn bán hàng. - Hoá đơn tự in, chứng từ đặc thù. - Bảng kê bán lẻ. - Giấy báo Có của ngân hàng, phiếu thu... 1.2. Các tài khoản kế toán sử dụng. - Tài khoản 155 - Thành phẩm: Tài khoản này được sử dụng để phản ánh giá trị hiện có, tình hình biến động của các loại thành phẩm nhập kho của doanh nghiệp theo giá thành thực tế (giá thành công xưởng thực tế) Bên Nợ: Các Nghiệp vụ ghi tăng giá thành thực tế thành phẩm. Bên Có: Các Nghiệp làm giảm giá thành thực tế thành phẩm. Dư Nợ: Giá thành thực tế thành phẩm tồn kho. - Tài khoản 157 - Hàng gửi bán: Tài khoản này được sử dụng để theo dõi giá trị sản phẩm, hàng hoá tiêu thụ theo phương thức chuyển hàng, nhờ đại lý, ký gửi, hay giá trị lao vụ dịch vụ đã hoàn thành bàn giao cho người đặt hàng, người mua nhưng chưa được chấp nhận thanh toán. Bên Nợ: Giá trị sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ gửi bán, đại lý hoặc đã thực hiện với khách hàng nhưng chưa được chấp nhận thanh toán. Bên Có: + Giá trị sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã được khách hàng thanh toán hoặ chấp nhận thanh toán. + Giá trị hàng gửi bán bị từ chối, trả lại. Dư nợ: Giá trị hàng gửi bán chưa được chấp nhận. - Tài khoản 551 - Doanh thu bán hàng: Tài khoản này được dùng để phản ánh tổng số doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp và các khoản giảm doanh thu. từ đó tính ra doanh thu thuần về tiêu thụ trong kỳ. Tổng số doanh thu bán hàng ghi nhận ở đây có thể là tổng giá thanh toán (Với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp cũng như đối với các đối tượng chịu thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt) hoặc giá không có thuế GTGT (Với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ). Bên Nợ: + Số thuế phải nộp (tiêu thụ đặc biệt, xuất khẩu) tính trên doanh số bán trong kỳ. + Giảm giá hàng bán và doanh thu của hàng bán bị trả lại (kết chuyển trừ vào doanh thu). + Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản 911. Bên Có: Tổng số doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp trong kỳ. Tài khoản 511 cuối kỳ không có số dư. Tài khoản này được chi tiết thành 4 tiểu khoản. + Tài khoản 5111 - Doanh thu bán hàng hoá. + Tài khoản 5112 - Doanh thu bán thành phẩm. + Tài khoản 5111 - Doanh thu cung cấp dịch vụ. + Tài khoản 5111 - Doanh thu trợ cấp, trợ giá. - Tài khoản 551 - Doanh thu bán hàng nội bộ: Tài khoản này được dùng để phản ánh doanh thu của số hàng hoá, lao vụ, dịch vụ, sản phẩm tiêu thụ nội bộ giữa các xí nghiệp trực thuộc trong cùng một Tổng công ty, công ty tập đoàn... Tài khoản này được mở chi tiết thành 3 tiểu khoản. + Tài khoản 5121 - Doanh thu bán hàng hoá. + Tài khoản 5122 - Doanh thu bán sản phẩm. + Tài khoản 5123 - Doanh thu cung cấp dịch vụ. (Nội dung phản ánh tương tự như tài khoản 511) - Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán: Tài khoản này dùng để theo dõi giá vốn của hàng hoá, sản phẩm, lao vụ, dịch vụ xuất bán trong kỳ. Bên Nợ: Giá vốn của hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã cung cấp (đã được coi là tiêu thụ trong kỳ). Bên có: Kết chuyển giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ. Tài khoản 632 cuối kỳ không có số dư Ngoài ra trong quá trình hạch toan tiêu thụ hàng hoá kế toán còn phải sử dụng một số tài khoản sau: TK 333, TK 521, Tk 531, TK 532, TK 111, TK 112... 1.3. Trình tự hạch toán. TK 155 TK 632 TK 511 TK 111, 112 (1) TK 3331 (2) * Phương thức hạch toán bán buôn: Hạch toán theo sơ đồ sau. (1) Xuất kho hàng hoá theo giá vốn. (2) Tổng giá thanh toán có thuế GTGT. Phương thức bán lẻ: Hạch toán theo sơ đồ sau. TK 155- Kho TK 155- Cửa hàng TK 632 TK 511 TK 111, 112... (1) TK 3331 (3) (2) (1) Chuyển hàng xuống cửa hàng bán lẻ. (2) Giá vốn hàng bán được xác định là tiêu thụ. (3) Tổng giá thanh toán có thuế GTGT. * Phương thức tiêu thụ hàng hoá theo phương thức chuyển hàng chờ chấp nhận: Hạch toán theo sơ đồ. TK 155 TK 157 TK 632 TK 511 TK 111, 112 (1) TK 3331 (3) (2) (1) Xuất kho hàng hoá theo gửi đi bán. (2) Giá vốn hàng gửi bán được chấp nhận là tiêu thụ. (3) Tổng giá thanh toán có thuế GTGT. * Phương thức bán hàng trả góp: TK 511 TK 33311 TK 711 (1) (2) (3) TK 511 (5) TK 111, 112 (4) (6) (1) Doanh thu theo giá bán thu tiền ngay (không kể thuế GTGT). (2) Thuế GTGT phải nộp tính trên giá bán thu tiền ngay. (3) Lợi tức trả chậm. (4) Số tiền người mua trả lần đầu. (5) Tổng số tiền còn phải thu của người mua. (6) Thu tiền của người mua các kỳ sau. * Phương thức bán hàng qua các đại lý. (ký gửi) TK 155 TK 157 TK 632 TK 511 TK 641 (1) TK 3331 (3) (2a) (2b)) TK 111,112 TK 113 (1331) (1) Xuất kho hàng hoá gửi bán. (2a) Giá vốn hàng hoá được xác định là tiêu thụ. (2b) Tổng giá thanh toán, thuế GTGT phải nộp, hoa hồng cho bên nhận đại lý. (3) Thuế GTGT tính trên hoa hồng (nếu có). TK 033 - Nhận - Bán - Trả lại TK 511 Hoa hồng đại lý được hưởng TK 331 Phải trả cho chủ hàng Tổng tiền hàng TK 111, 112 Thanh toán tiền cho chủ hàng - Đối với bên nhận đại lý. 2.Hạch toán tiêu thụ hàng hoá theo phương pháp kiểm kê định kỳ. 2.1. Các tài khoản kế toán sử dụng. - Tài khoản 155 - Thành phẩm Bên Nợ: Trị giá thành phẩm tồn kho cuối kỳ. Bên Có: Kết chuyển trị giá thành phẩm tồn kho đầu kỳ. Dư Nợ: Trị giá thành phẩm tồn kho tại thời điểm kiểm kê. - Tài khoản 157 - Hàng gửi bán: Bên Nợ: Trị giá hàng gửi bán cuối kỳ. Bên Có: Kết chuyển trị giá hàng gửi bán đầu kỳ. Dư nợ: Trị giá hàng gửi bán chưa bán được tại thời điểm kiểm kê. - Tài khoản 631 - Giá thành Bên Nợ: Kết chuyển trị giá thành phẩm dở dang đầu kỳ. Bên Có: Kết chuyển trị giá thành phẩm dở dang cuối kỳ. Tài khoản này cuối kỳ không có số dư. - Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán Bên Nợ: - Giá vốn hàng bán chưa tiêu thụ đầu kỳ. - Tổng giá thành sản phẩm, dịch vụ sản xuất hoàn thành trong kỳ. Bên Có: - Kết chuyển giá vốn hàng bán chưa tiêu thụ cuối kỳ. - Kết chuyển giá vốn hàng bán chưa tiêu thụ trong kỳ. Tài khoản này cuối kỳ không có số dư. - Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản: TK 511, TK 512, TK 521, TK 531, TK 532, TK 154 ... 2.2. Trình tự hạch toán: TK 155,157 TK 632 (1) (2) TK 154 TK 631 (3) (4) (5) (6) TK 911 TK 531,532 TK 511 (7) TK 131,... (8) TK 3331 (9) Kết chuyển trị giá hàng tồn kho cuối kỳ và hàng gửi bán chưa được tiêu thụ. Kết chuyển trị giá hàng tồn kho đầu kỳ và hàng gửi bán chưa được tiêu thụ. Trị giá sản phẩm dở dang cuối kỳ. Trị giá sản phẩm dở dang đầu kỳ. Kết chuyển giá thành sản phẩm sản xuất trong kỳ Kết chuyển giá vốn hàng bán trong kỳ. Kết chuyển các khoản giảm trừ. Kết chuyển doanh thu thuần để xác định kết quả kinh doanh. Phản ánh hàng hoá được coi là tiêu thụ. 3. Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu. 3.1. Chiết khấu bán hàng. - Nội dung: Về thực chất, chiết khấu bán hàng được coi là một khoản chi phí cho những khách hàng mua hàng hoá với số lượng lớn, thanh toán trước thời hạn thoả thuận... nhằm mục đích khuyến khích khách hàng mua hàng cho doanh nghiệp. - Tài khoản sử dụng: Tài khoản 521 - Chiết khấu bán hàng. Bên Nợ: Tập hợp các khoản chiết khấu bán hàng đã chấp thuận với khách hàng thực tế phát sinh trong kỳ. Bên Có: Kết chuyển toàn bộ chiết khấu thanh toán vào TK 811. Cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành 3 tiểu khoản: + TK 5211 - Chiết khấu hàng hoá. + TK 5212 - Chiết khấu thành phẩm. + TK 5213 - Chiết khấu dịch vụ. - Trình tự hạch toán: TK 111,112,131,... TK 521 TK 811 Các khoản chiết khấu phát sinh trong kỳ Kết chuyển toàn bộ chiết khấu 3.2. Hàng bán bị trả lại. - Nội dung: là những hàng hoá đã được coi là tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại do không phù hợp với yêu cầu của khách. - Tài khoản sử dụng. Tài khoản 531 - Hàng bán bị trả lại. Bên Nợ: Tập hợp các khoản doanh thu của số hàng hoá đươch xác định là tiêu thụ bị trả lại. Bên Có: Kết chuyển doanh thu của số hàng bán bị trả lại. Tài khoản 531 cuối kỳ không có số dư. - Trình tự hạch toán. TK 632 TK 156 TK 111,112,131 TK 531 TK 511 (1) (3) (4) TK 131 (2) Phản ánh giá vốn của hàng bán bị trả lại nhập kho. Phản ánh hàng bán bị trả lại (Với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) Phản ánh hàng bán bị trả lại (Với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, hay hàng không chịu thuế GTGT). Cuối kỳ kết chuyển điều chỉnh giảm doanh thu. 3.3. Giảm giá hàng bán. - Nội dung: Giảm giá hàng bán là những khoản giảm giá, bớt giá, hồi khấu cho bên mua vì những lý do như hàng bán bị kém phẩm chất, khách hàng mua hàng với số lượng lớn... - Tài khoản sử dụng. Tài khoản 532 - Giảm giá hàng bán. Bên Nợ: Tập hợp các khoản giảm giá hàng bán chấp thuận cho người mua trong kỳ. Bên Có: Kết chuyển toàn bộ số giảm hàng bán. Tài khoản 532 cuối kỳ không có số dư. - Trình tự hạch toán: TK 111,112,131 TK 532 TK 511 Khoản giảm giá hàng bán đã chấp nhận trong kỳ Kết chuyển số giảm trừ doanh thu 3.4 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước. - Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh quan hệ giữa doanh nghiệp với Nhà nước về các khoản thuế, phí, lệ phí và các khoản khác phải nộp, phản ánh nghĩa vụ và tình hình thực hiện nghĩa vụ thanh toán của doanh nghiệp với Nhà nước trong kỳ kế toán. - Quy định kế toán của TK 333. + Doanh nghiệp chủ động tính và xác định số thuế, phí, lệ phí phải nộp cho Nhà nước theo luật định và kịp thời phản ánh vào sổ kế toán về số thuế phải nộp trên cơ sở các thông báo của cơ quan thế. Việc kê khai đầy đủ, chính xác số thuế, phí và lệ phí phải nộp là nghĩa vụ của doanh nghiệp. + Thực hiện nghiêm chỉnh việc nộp đầy đủ kịp thời các khoản thuế, phí và lệ phí cho Nhà nước. Mọi thắc mắc và khiếu nại (nếu có) về mức thuế, về số thuế phải nộp theo thông báo cần được giải quyết kịp thời theo quy định, không được vì bất cứ một lý do gì để trì hoãn việc nộp thuế. + Kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi từng khoản thuế, phí, lệ phí phải nộp và đã nộp. + Những doanh nghiệp nộp thuế bằng ngoại tệ, phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá quy định để ghi sổ kế toán. - Nội dung kết cấu của TK 333. + Bên Nợ: Số thuế, phí, lệ phí và các khoản đã nộp Nhà nước. + Bên Có: Thuế, phí, lệ phí và các khoản phải nộp Nhà nước. + Số dư bên Có: Thuế, phí, lệ phí và các khoản còn phải nộp Nhà nước. Trong trường hợp rất cá biệt TK 333 có thể có số dư bên Nợ. Số dư Nợ (nếu có) của TK 333 phản ánh số thuế và các khoản đã nộp lớn hơn số thuế và các khoản phải nộp được xét miễn giảm cho thoái thu nhưng chưa thực hiện việc thoái thu. III-Hạch toán xác định kết quả bán hàng 1- Khái niệm và phương pháp xác định Kết quả của hoạt động sản xuất- kinh doanh chính và phụ của doanh nghiệp là kết quả của hoạt động về tiêu thụ sản phẩm hàng hoá, lao vụ, dịch vụ. Kết quả đó được tính bằng cách so sánh giữa một bên là doanh thu thuần với một bên là giá vốn hàng tiêu thụ và chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và được biểu hiện qua các chỉ tiêu lãi (hoặc lỗ) về tiêu thụ. Như vậy, để xác định được kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh chính và sản xuất kinh doanh phụ, bên cạnh các chỉ tiêu về doanh thu thuần, về giá vốn hàng tiêu thụ, kế toán còn phải tiến hành tập hợp các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ. 2- Hạch toán chi phí bán hàng. - Khái niệm: Chi phí bán hàng là những khoản chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra có liên quan đến hoạt động tiêu thụ hàng hoá, lao vụ, dịch vụ trong kỳ như chi phí nhân viên bán hàng, chi phí dụng cụ bán hàng, quảng cáo... - Tài khoản sử dụng. Tài khoản 641 - Chi phí bán hàng. Bên Nợ: Tập hợp chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ. Bên Có: - Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng. - Kết chuyển chi phí bán hàng. Tài khoản 641 cuối kỳ không có số dư và chi tiết thành 7 tiểu khoản. TK 6411 - Chi phí nhân viên. TK 6412 - Chi phí vật liệu bao bì. TK 6413 - Chi phí dụng cụ, đồ dùng. TK 6414 - Chi phí khấu hao tài sản cố định. TK 6415 - Chi phí bảo hành. TK 6416 - Chi phí dịch vụ mua ngoài. TK 6417 - Chi phí bằng tiền khác. - Trình tự hạch toán. TK 334,338 TK 641 TK 911 (1) TK 152 (611) (2) (8) TK 142 (10) (9) TK 214 (3) TK 153 (611) (4a) TK 153 (4b) TK 142 (5) TK 133 TK 111,112,331 TK 142 (6b) (6a) TK 335 (7b) (7a) Chi phí tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ của nhân viên bán hàng. Xuất kho vật liệu phục vụ bán hàng. Trích khấu hao tài sản cố định bộ phận bán hàng. (4a) Giá trị công cụ dụng cụ xuất dùng 1 lần. (4b) Giá trị công cụ dụng cụ xuất dùng phân bổ nhiều lần. (5) Chi phí dịch vụ mua ngoài. (6a) Chi phí bằng tiền thực tế phát sinh. (6b) Phân bổ chi phí trước. (7a) Trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ. (7b) Chi phí sửa chữa TSCĐ thực tế. (8) Cuối kỳ kết chuyển chi phí tính vào chi phí bán hàng trong kỳ. (9) Kết chuyển chi phí bán hàng tính vào kỳ sau. (10) Thực hiện kết chuyển vào kỳ sau. 3- Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp. - Khái niệm: Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí phát sinh có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp mà khoong tách riêng ra được cho bất kỳ một hoạt động nào. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều loại như chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và chi phí chung khác. - Tài khoản sử dụng. Tài khoản 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp. Bên Nợ: Tập hợp toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ. Bên Có: - Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp. - Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp. Tài khoản 642 cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành: TK 6421 - Chi phí nhân viên quản lý. TK 6422 - Chi phí vật liệu quản lý. TK 6423 - Chi phí đồ dùng văn phòng. TK 6424 - Chi phí khấu hao TSCĐ. TK 6425 - Thuế, phí và lệ phí. TK 6426 - Chi phí dự phòng. TK 6427 - Chi phí dịch vụ mua ngoài. TK 6428 - Chi phí bằng tiền khác. - Trình tự hạch toán TK 334,338 Chi phí vật liệu dụng cụ TK 152,153 Chi phí nhân viên TK 642 Giá trị ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp TK 111,152,1388 TK 214 Chi phí khấu hao Chi phí theo dự toán TK 335,1421 TK 333 Thuế, phí, lệ phí TK 139,159 Trích lập dự phòng, phải thu khó đòi, giảm giá hàng tồn TK 111,112,331 Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác TK 333 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp TK 1422 Chờ kết chuyển Kết chuyển vào kỳ sau TK 911 Trừ vào kết quả 3- Hạch toán xác định kết quả kinh doanh. 3.1 Các tài khoản sử dụng. - Tài khoản 911 - Xác định kết quả kinh doanh. Bên Nợ: - Chi phí sản xuất kinh doanh liên quan đến hàng tiêu thụ (Giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp) - Chi phí hoạt động tài chính và chi phí hoạt động bất thường. - Kết chuyển kết quả các hoạt động kinh doanh (lợi nhuận). Bên Có: - Tổng số doanh nghiệp thu thuần về tiêu thụ trong kỳ. - Tổng số thu nhập thuần hoạt động tài chính và hoạt động bất thường. - Kết chuyển kết quả các hoạt động kinh doanh (lỗ). Tài khoản 421 - Lãi chưa phân phối. Bên Nợ: Phản ánh số lỗ về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ và tình hình phân phối lợi nhuận. Bên Có: Phản ánh số thực lãi về hoạt động kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp, số lãi cấp dưới nộp lên, số lỗ được cấp trên bù và việc xử lý các khoản lỗ về kinh doanh. Số dư bên Có: Số lãi chưa phân phối, sử dụng. Tài khoản 421 chia thành 2 tiểu khoản TK 4211 - Lãi năm trước. TK 4212 - Lãi năm nay. -Trình tự hạch toán TK 632 (2) TK 911 (1) TK 511,512 TK 641 (3) TK 642 (4) TK 1422 (5) TK 421 (7) (6) Kết chuyển doanh thu thuần trong kỳ. Kết chuyển giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ. Kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ. Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ. Kết chuyển chi phs bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp còn lại của kỳ trước (đang chờ kết chuyển) trừ vào kết quả kỳ này. Kết chuyển kết quả lãi. Kết chuyển kết quả lỗ. Phần II Thực trạng công tác tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Xí nghiệp Chế biến thực phẩm lương Yên I-Khái quát về xí nghiệp chế biến thực phẩm lương Yên 1. Lịch sử hình thành và phát triển của xí nghiệp thực phẩm Lương Yên Xí nghiệp thực phẩm Lương yên là một đơn vị thành viên của công ty thực phẩm Hà nội, là một xí nghiệp chủ chốt của công ty, chuyên chế biến các đồ hộp đông lạnh, thức ăn sẵn và cung cấp một số mặt hàng thực phẩm tươi sống cho người tiêu dùng. Được quyết định thành lập vào ngày 12/7/1994, dưới hình thức là một xưởng chế biến lương thực thực phẩm. Tháng 3/2001 khi qui mô sản xuất ngày càng lớn hơn, xưởng càng ngày càng phát triển mạnh hơn để hoà nhịp được với thị trường kinh doanh, Công ty quyết định đổi tên xưởng chế biến thực phẩm Lương Yên thành xí nghiệp chế biến thực phẩm Lương Yên. Từ một xưởng sản xuất nhỏ trở thành một xí nghiệp có quy mô sản xuất lớn, đội ngũ cán bộ công nhân viên ngày càng đông hơn, tay nghề vững vàng hơn, trình độ đại học kỹ sư, cử nhân ngày càng nhiều, máy móc thiết bị ngày càng được sửa chửa, nâng cấp chu toàn. Chính vì vậy xí nghiệp đến nay phát triển tương đối mạnh, những mặt hàng sản xuất đưa ra tiêu thụ trên thị trường ngày càng rộng rãi hơn và được người tiêu dùng tin tưởng. 2. Ngành nghề sản xuất kinh doanh chủ yếu của xí nghiệp chế biến thực phẩm Lương Yên - Công ty thực phẩm Hà Nội. + Chủ yếu sản xuất chế biến các mặt hàng thực phẩm, đồ hộp, thức ăn sẵn, như chế biến các loại nem truyền thống của công ty. Nem cua bể, nem gà,, chả giò rế, tôm cuốn rế, bánh há cảo, bánh cảo, tôm bao bột, giò, các loại v.v... Xí nghiệp cung cấp hàng thực phẩm tươi sống như: Thịt lợn sạch, ngoài ra xí nghiệp còn có kho bảo quản lạnh các mặt hàng thực phẩm, cho thuê kho đáp ứng với nhu cầu khách hàng. Trên cơ sở đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng trên thị trường xí nghiệp luôn cung cấp đúng mẫu mã, kiểu cách đảm bảo chất lượng sản phẩm của mình tới tận tay người tiêu dùng. + Tổ chức thực hiện bán buôn, bán lẻ kinh doanh các mặt hàng thực phẩm, mở rộng thị trường tiêu thụ tới các đại lý, liên doanh liên kết với các đơn vị trong và ngoài nước trong các lĩnh vực thuộc phạm vị kinh doanh theo ddúng quy định pháp luật. 3. Kết quả hoạt động kinh doanh của xí nghiệp chế biến thực phẩm Lương Yên. Cùng hoà nhịp với sự phát triển của đất nước, xí nghiệp chế biến thực phẩm Lương Yên cũng đã nỗ lực phấn đấu, phát huy hết khả năng của mình để kinh doanh có lãi, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước, thực hiện nghiêm chỉnh các quy định pháp luật của Nhà nước. Kết quả kinh doanh của xí nghiệp chế biến thực phẩm thể hiện cụ thể qua bảng số liệu sau. Kết quả hoạt động kinh doanh. Đơn vị : VND TT Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 So sánh chênh lệch Tiền TT% 1 Tổng doanh thu 3.692.671.124 3.871.528.045 178.856.921 104,8 2 Tổng chi phí 3.681.777.964 3.853.520.141 171.472.177 104,6 3 Lợi nhuận 10.893.160 18.007.904 7.114.744 165,3 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trong năm 2002 tốt hơn so với năm 2001 cụ thể: Tổng doanh thu năm 2002 tăng so với năm 2001 là 4,8% tương ứng với số tiền là 178.856.921 (tr.đ) chính yếu tố này đã làm cho lợi nhuận của công ty năm 2002 tăng so với năm 2001 với tỷ lệ là 65,3% tương ứng với số tiền là 7.114.744 (tr.đ) Tổng chi phí của công ty năm 2002 tăng so với năm 2001 là 4,6% tương ứng với số tiền là 171.472.177 (tr.đ) tỷ lệ tăng này là tương đối hợp lý. Vì vậy sang năm doanh nghiệp cần phải phát huy được tốt hơn để gia tăng được lợi nhuận. 4- Cơ cấu Bộ máy tổ chức của xí nghiệp chế biến thực phẩm Lương Yên - công ty thực phẩm Hà Nội. Tổ chức bộ máy hoạt động sản xuất kinh doanh từng bước được tinh giảm gọn nhẹ. Ban lãnh đạo xí nghiệp (ban giám đốc ) Phòng Tài vụ Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật Phòng máy Phòng bảo vệ Xưởng trực tiếp sản xuất Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý. Xí nghiệp có một giám đốc, hai phó giám đốc giúp việc, các phòng ban chức năng, và phân xưởng sản xuất. 5- Tổ chức hạch toán kế toán tại xí nghiệp chế biển thực phẩm Lương Yên Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của xí nghiệp chế biến thực phẩm Lương Yên. Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán công nợ Kế toán kho Thủ quỹ II- Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại xí nghiệp chế biến thực phẩm lương yên. 1. Hạch toán tiêu thụ hàng hoá ở Công ty. 1.1 Đặc điểm tiêu thụ và phương thức tiêu thụ hàng hoá tại công ty: -Đặc điểm tiêu thụ hàng hoá tại xí nghiệp + Về khối lượng sản phẩm xuất bán: Hạch toán chi tiết hàng hoá đảm bảo cho phòng kinh doanh nắm chắc được tình hình hiện còn của từng loại hàng hoá, làm cơ sở cho việc ký kết các hợp đồng mua và bán hàng dễ dàng. + Về quy cách, phẩm chất hàng xuất bán: Trước khi nhập kho, hàng hoá được bộ phận KCS kiểm tra một cách nghiên ngặt về chất lượng và quy cách, kiên quyết không cho nhập kho những hàng hoá không đạt yêu cầu. + Về giá bán: Để thu hút được khách hàng, xí nghiệp có một chính sách giá cả hết sức linh hoạt. Giá bán được xác định trên 3 căn cứ: Giá thành sản xuất của thành phẩm nhập kho, giá cả thị trường và mối quan hệ giữa khách hàng với Xí nghiệp. Xí nghiệp thực hiện giảm giá với khách hàng mua thường xuyên, mua với khối lượng lớn, với khách hàng ở tỉnh xa về hoặc với khách hàng mua thanh toán ngay. Phần giảm giá này xí nghiệp có thể thực hiện trên hoá đơn hoặc cuối mỗi chu kỳ kinh doanh, sau khi xem xét toàn bộ số khách hàng mua trong kỳ để quyết định giảm giá cho những khách hàng mua nhiều với tỷ lệ từ 1% đến 1,5% trên tổng số doanh số bán cả năm cho khách hàng đó. Qua giảm giá chiết khấu, hồi khấu về thái độ phục vụ khách hàng của nhân viên mà uy tín của Công ty với các bạn hàng ngày càng được nâng cao. - Phương thức thanh toán: Xí nghiệp thực hiện phương thức thanh toán rất đa dạng, phụ thuộc vào các hợp đồng kinh tế đã được ký kết, khách hàng có thể trả chậm từ 10 đến 15 ngày hoặc có thể thanh toán ngay, có thể bằng tiền mặt, ngân phiếu, séc chuyển khoản, séc bảo chi, uỷ nhiệm chi, hoặc hàng đổi hàng... Việc thanh toán có thể thanh toán ngay hoặc thanh toán sau một khoảng thời gian nhất định sau khi nhận được hàng. Xí nghiệp luôn tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng thanh toán, đồng thời đảm bảo không gây thiệt hại kinh tế cho bản thân doanh nghiệp mình. Phương thức thanh toán trả chậm hiện nay đang được áp dụng phổ biến đối với hình thức bán buôn. Do đó để quản lý chặt chẽ các khoản phải thu, nếu thanh toán vượt quá thời hạn thanh toán ghi trên hợp đồng thì xí nghiệp tính lãi suất 1,5%/tháng trên tổng giá trị chưa thanh toán. Vì vậy, trong các năm gần đây không có hiện tượng khách hàng không đủ khả năng thanh toán hay bị chiếm dụng vốn trong thời gian dài. Đồng thời việc thanh toán trả chậm chỉ được thực hiện đối với khách hàng có quan hệ lâu dài với xí nghiệp, hoặc khách hàng có tài sản thếp chấp được ngân hàng bảo lãnh. 1.2 Các phương thức bán hàng được xí nghiệp sử dụng Bán trực tiếp. + Bán buôn qua kho của xí nghiệp Đã là hình thức bán buôn thì tổng giá trị thanh toán thướng lớn, để tránh những sai sót có thể xảy ra, Xí nghiệp thường yêu cầu trong hợp đồng kinh tế hoặc đơn đạt hàng phải ghi rõ những điều khoản sau: Tên đơn vị mua hàng, số lượng, đơn giá, quy cách phẩm chất của hàng hoá, thời gian, địa điểm giao nhận hàng, thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán, các chế độ ưu đãi (nếu có). Nếu có tranh chấp xảy ra thì được giải quyết ở trọng tài kinh tế nào? tào án kinh tế nào? Bán buôn qua kho của xí nghiệp dưới hình thức xuất bán trực tiếp cho các đại lý. Theo phương thức tiêu thụ này khách hàng có thể được hưởng chiết khấu từ 1% đến 1,5% trong hoá đơn hoặc ngoài hoá đơn tuỳ theo yêu cầu của khách hàng. Xí nghiệp thuộc diện nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, do đó chứng từ mà kế toán sử dụng là hoá đơn GTGT theo mẫu 01/GTKT bán hàng theo quyết định số 885 ngày 16 - 7 -1998 của Bộ tài chính. Hoá đơn này được lập thành 3 liên. Liên 1 lưu ở sổ gốc, liên 2 giao cho khách hàng để làm chứng từ nhận hàng, liên 3 giao cho bộ phận kho lưu lại làm thủ tục xuất hàng, khi nhận hàng xong khách hàng đã ký nhận đủ hàng, cuối ngày nộp lên phòng kế toán và bảng kê để kế toán bán hàng hạch toán. + Bán lẻ tại các cửa hàng của xí nghiệp. Xí nghiệp xuất hàng giao cho các cửa hàng dưới hình thức giao khoán, nhân viên bán hàng được hưởng lương của Công ty và nếu bán được nhiều hàng hơn so với mức khoán thì sẽ được thưởng. Hàng tháng các cửa hàng phải kiểm kê và nộp báo cáo kiểm kê, báo cáo bán hàng và tiền hàng về phòng kế toán. Tại các cửa hàng này cũng có thể chiết khấu cho khách hàng trên hoá đơn. Khi nhận được báo cáo bán lẻ, kế toán bán hàng của Công ty sẽ lập Hoá đơn GTGT thành 3 liên. Liên 1 lưu tại sổ gốc, liên 2 giao cho cửa hàng bán lẻ, liên 3 kế toán bán hàng dùng để hạch toán. Như vậy chứng từ ban đầu mà kế toán bán hàng của xí nghiệp dùng để hạch toán là: Hoá đơn GTGT, báo cáo bán hàng và giấy nộp tiền. Khi xí nghiệp giao hàng cho các cửa hàng, xí nghiệp sử dụng: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. + Xuất khẩu trực tiếp ra nước ngoài. Những năm gần đây, bên cạnh xuất bán trong nước hàng hoá của xí nghiệp còn được xuất khẩu ra nước ngoài. Đây là một thành công lớn, vì nó chứng tỏ được chất lượng sản phẩm của xí nghiệp được quốc tế chấp nhận. Doanh thu xuất khẩu chiếm tỷ lệ lớn trong doanh số bán hàng của xí nghiệp Phương pháp hạch toán, cơ bản giống phương thức bán buôn qua kho nhưng chỉ khác doanh thu xuất khẩu được phản ánh trên tài khoản riêng và sản phẩm xuất khẩu này không phải nộp thuế GTGT. - Bán buôn dưới hình thức gửi bán. Hình thức này xí nghiệp thường ít áp dụng, chỉ xảy ra khi xí nghiệp muốn giới thiệu sản phẩm mới, khi mở rộng thị trường tiêu thụ, với mục đích quảng cáo là chính, ở đây chứng từ sử dụng là các hoá đơn GTGT. 2-Hạch toán chi phí trong kế toán bán hàng 2.4 Hạch toán Giá vốn hàng bán Hàng hóa khi xuất kho để tiêu thụ hay gửi đi để tiêu thụ đều phải xác định giá trị hàng hóa nhập kho và xuất kho,.. để phục vụ cho việc hạch toán kịp thời. Kế toán tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của doanh nghiệp mà tính giá vốn hàng hóa theo phương pháp thực tế hay giá hạch toán. Trình tự hạch toán như sau Ví dụ: Hàng sản xuất nhập kho Nợ TK 154 804.771.170 Có TK 155 804.771.170 Hàng xuất kho Nợ TK 632 804.771.170 Có TK 804.771.170 2.1- Hạch toán chi phí bán hàng Chi phí bán hàng là những khoản chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ trong kỳ, các khoản chi phí kế toán tiến hành tập hợp, phản ánh trên TK 641- Chi phí bán hàng. -Chi phí nhân viên Nợ TK 6411 45.320.000 Có TK 334 45.320.000 -Chi phí NVL Nợ TK 6412 15.164.000 Có TK 152 15.641.000 -Chi phí dịch vụ Nợ TK 133 16.000.000 Có TK 111, 112, 331 16.000.000 -Chi phí bằng tiền khác Nợ TK 6418 15.164.320 Nợ TK 111 15.164.320 Có TK 331 16.670.752 Sổ chi tiết chi phí bán hàng Tài khoản 641 Từ ngày 01/05/2002 đến ngày 31/05/2002 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền SH NT 05/05/02 0062 04/05/02 Thuê phương tiện vận tải 1111 6.000.000 15/05/02 0081 12/05/02 Chi quảng cáo 112 10.000.000 25/05/02 0065 22/5/02 Nguyên vật liệu 111 15.641.000 31/5/02 0612 29/5/02 Trả lương nhân viên 111 45.320.000 ............... Cộng: 108.840.420 Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) 2.2-Chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp mà không tách riêng ra được cho bất kỳ một hoạt động nào. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều loại chi phí như chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và chi phí chung khác. Khi phát sinh, các chi phí này được tập hợp theo từng yếu tố; chẳng hạn chi phí nhân viên, chi phí vật liệu..v..v. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp được phản ánh ở TK 642. -Chi phí phải trả nhân viên Nợ TK 6421 10.135.000 Có TK 334 10.135.000 -Chi phí BHXH, BHYT, KPCĐ Nợ TK 334 1.021.500 Có TK 3382 506.750 (5% lương thực tế) Có TK 3383 202.700 (2% lương thực tế) Có TK 3384 202.700 (2% lương thực tế) -Chi phí đồ dùng văn phòng Nợ TK 6423 815.000 Có TK 153 815.000 -Chi phí khấu hao Nợ TK 6424 720.000 Có TK 214 720.000 -Chi phí dịch vụ mua ngoài Nợ TK 6426 2.220.000 Có TK 133 222.000 Có TK 111 2.442.000 -Chi phí bằng tiền khác Nợ TK 6428 1.135.000 Nợ TK 133 113.500 Có TK 111 1.248.500 Sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp Tài khoản 642 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền SH NT 02/05/00 0056 01/05/00 Chi tiếp khách 1111 222.000 13/05/00 0072 12/05/00 Công tác phí 1111 432.000 13/05/00 0073 12/05/00 Vé cầu xe đi công tác 1111 10.000 21/5/02 0097 20/5/02 Mua văn phòng phẩm 112 815.000 ........... Cộng: 17.660.000 Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) 3-Kế toán doanh thu bán hàng 3.1 Các Khoản giảm trừ doanh thu. Để thúc đẩy nhanh quá trình thanh toán tiền hàng, xí nghiệp thường xác định một tỷ lệ thưởng cho người mua và gọi là chiết khấu bán hàng (Chiết khấu thanh toán). VD: Ngày 28/5/2002 Đại lý Thái Bình đã thanh toán tiền hàng cho xí nghiệp trước thời hạn 20 ngày, do đó xí nghiệp quyết định giảm giá cho đại lý 1% trên tổng số tiền hàng. Ngày 21/5, đại lý Dũng Hoa khiếu nại về lô hàng nhập kỳ trước kém chất lượng, buộc xí nghiệp phải giảm giá 2% trên tổng số tiền cho đại lý. Bên cạnh đó, trong quá trình tiêu thụ hàng hoá, còn phát sinh các khoản hàng bán bị trả lại. Ví dụ: Ngày 15/5/2002 Khách sạn Phương Mai có nhập của xí nghiệp một lô hàng về chả giò rế, nhưng trong số lô hàng đó có hai thùng bị kém chất lượng và khách sạn đã trả lại xí nghiệp v.v.. Tất cả các trường hợp trên đều được kế toán phản ánh một cách kịp thời chính xác. Ví dụ Nợ TK 511 578.000 Có TK 521 200.000 Có TK 531 165.000 Có Tk 532 213.000 3.2 Trình tự hạch toán TK 511: Doanh thu bán hàng, Các tài khoản 331, 521, 531,532, phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu. TK 911 kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh Ví dụ Nợ TK 331 1.435.220 Nợ TK 521 200.000 Nợ TK 531 165.000 Nợ TK 532 213.000 Nợ: TK 911 181.488.423 . Có: .TK 511 183.501.643 4- Hạch toán nghiệp vụ xác định kết quả bán hàng. Hàng tháng kế toán Công ty xác định kết quả kinh doanh bằng các bút toán sau: - Kết chuyển doanh thu thuần: Nợ TK 511: 1.067.237.333 Có TK 9111: 550.501.900 - Kết chuyển giá vốn hàng bán: Nợ TK 911: 804.771.170 Có TK 632: 804.771.170 - Kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 911: 118.500.520 Có TK 641: 101.840.420 Có TK 642: 17.660.100 - Kết chuyển lãi: Nợ TK 911: 82.378.493 Có TK 4212: 82.378.493 Trên cơ sở này kế toán vào "Sổ chi tiết xác định kết quả kinh doanh" và lập "Báo cáo kết quả kinh doanh" Bảng tổng hợp tài tài khoản 911 của xí nghiệp quý IV năm 2002 STT Diễn giải Tài khoản Số tiền Nợ Có 1 Doanh thu bán hàng hoá 5111 181.488.423 2 Doanh thu bán thành phẩm 5112 815.320.120 3 Doanh thu C2 dịch vụ 5113 68.415.570 4 Chi phí bán hàng 101.840.420 5 Chi phí quản lý 17.660.100 6 Giá vốn 804.771.170 Lãi ròng (DT - chi phí) 421 82.378.493 Xí nghiệp đã hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả tương đối tốt lãi 82.378.513 (tr.đ). Kết quả đó có được do một phần lớn nhờ vào doanh thu bán thành phẩm còn lại 2 doanh thu là doanh thu bán hàng hoá và doanh thu C2 dịch vụ còn chiếm tỷ lệ thấp vì vậy xí nghiệp cần phải mở rộng phát triển thêm để nâng cao doanh thu. Báo cáo kết quả kinh doanh STT Chỉ tiêu Số tiền 1 - Tổng doanh thu 1.067.237.333 2 - Các khoản giảm trừ 2.013.220 + Chiết khấu + Giảm giá + Hàng bị trả lại + Thuế GTGT + Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu 3 Doanh thu thuần 1.065.224.113 4 Giá vốn hàng bán 804.771.170 5 Lợi tức gộp 6 Chi phí bán hàng 101.840.420 7 Chi phí quản lý doanh nghiệp 17.660.100 8 Lợi tức thuần từ hoạt động sản xuất kinh doanh 82.378.493 Phần III Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán và xác định kết quả bán hàng tại xí nghiệp chế biến thực phẩm Lương Yên. I-Đánh giá chung về hoạt động tiêu thụ và thực trạng tổ chức hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tạiXí nghiệp chế biến thực phẩm Lương Yên. Mặc dù gặp rất nhiều khó khăn trong quá trình sản xuất kinh doanh song với tinh thần rất cao của ban lãnh đạo xí nghiệp và toàn thể cán bộ công nhân viên nên tình hình sản xuất kinh doanh của xí nghiệp vẫn giữ được mức ổn định và ngày càng phát triển. Thực tế cho thấy các sản phẩm của xí nghiệp đang ngày càng chiếm được ưu thế trên thị trường. I. Những ưu điểm trong kế toán bán hàng. Trước hết, Ban lãnh đạo xí nghiệp đã có sự quan tâm đúng mức tới chế độ quản lý hàng hoá và chế độ hạch toán tiêu thụ hàng hoá. Hệ thống kho hàng cũng được bố trí kho học, hợp lý đảm bảo quản lý theo từng mặt hàng, từng lô thuốc thuận tiện cho việc nhập, xuất hàng hoá, cũng như thuận tiện cho việc bảo quản hàng hoá không để tình trạng hàng bị giảm chất lượng khi ở trong kho. Bên cạnh đó, công tác quản lý tiêu thụ hàng hoá, theo dõi, thanh toán công nợ với từng khách hàng cũng được tiến hành đều đặn. Với khối lượng hàng bán tương đối lớn lại phong phú về chủng loại, quy cách kế toán tiêu thụ hàng hoá ở xí nghiệp cũng rất nỗ lực để hoàn thành một khối lượng công việc lớn như hiện nay. Kế toán ở xí nghiệp đã phản ánh và giám đốc chặt chẽ toàn bộ tài sản và nguồn vốn của xí nghiệp cung cấp thông tin chính xác và kịp thời, phục vụ tốt cho công tác quản lý giúp Ban lãnh đạo xí nghiệp ra được các quyết định đúng đắn, kịp thời. Tuy nhiên, trên thực tế công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá ở xí nghiệp vẫn còn một số tồn tại cần được xem xét để hoàn thiện hơn. Việc xí nghiệp chọn hình thức sổ kế toán là hình thức Nhật ký - Chứng từ có cải tiến là rất phù hợp vì đặc điểm của xí nghiệp là kinh doanh với quy mô lớn, nhiều phân xưởng, nhiều loại sản phẩm, hàng hoá, nhiều cửa hàng, nghiệp vụ kinh tế phát sinh lớn, nên xí nghiệp đã cải tiến cho phù hợp để thực hiện hoàn toàn trên hệ thống máy vi tính nối mạng của xí nghiệp Bộ máy kế toán của xí nghiệp được tổ chức chặt chẽ phù hợp với tình hình đặc điểm thực tế. Việc lập báo cáo được tiến hành một cách đều đặn, đúng định kỳ. Đảm bảo cung cấp thông tin tài chính nhanh chính xác vầ đầy đủ giúp cho công tác quản lý được thuận lợi. - Về cách quản lý hàng hoá, xí nghiệp có một hệ thống kho được xây dựng kiên cố chắc chắn để đảm bảo hàng hoá tránh được tác động của thiên nhiên và được bố trí một cách khoa học hợp lý theo từng nhóm, từng thứ hàng hoá tạo điều kiện cho việc quản lý, kiểm tra số lượng hàng nhập xuất tồn kho của từng thứ hàng hoá. - Xí nghiệp tổ chức các phong trào phát huy sáng kiến, ký luật lao động, chế độ thưởng phạt nghiêm minh là động lực thúc đẩy nguồn lao động. 2. Một số hạn chế trong công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm , công tác kế toán của xí nghiệp còn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục. Giá trị thực tế hàng xuất giới thiệu sản phẩm, quảng cáo, tiếp thị... chưa được tập hợp vào chi phí bán hàng. Khi xuất hàng phụ vụ công tác này, kế toán vẫn phải phản ánh giá vốn hàng xuất tương tự như hàng xuất thông thường. Nợ TK 632 Có TK 155 Như vậy là chưa hợp lý bởi xuất hàng trong trường hợp này không mang lại doanh thu cho doanh nghiệp. Thứ hai: Về hạch toán chi tiết hàng tồn kho xuất cho các cửa hàng bán lẻ vẫn coi nằm trong kho chỉ khi nào xác định là tiêu thụ thì mới ghi thẻ kho. Như vậy phản ánh không chính xác số lượng hàng hoá tồn kho, mà số lượng hàng hoá này chỉ còn giá trị trên sổ sách. Do đó Công ty cần mở sổ (thẻ) theo dõi riêng cho trường hợp này. Thứ ba: Về phương thức thanh toán. Hiện nay các khách hàng của Công ty đều thanh toán theo phương thức trả chậm, thanh toán sau 15 ngày nhưng thực tế khách hàng đều thanh tiền hành sau 20 ngày có khi đến 1 tháng. Điều này dẫn đến Công ty bị chiếm dụng vốn hợp pháp. Công ty phải trả lãi tiền vay ngân hàng, khách hàng chiếm dụng vốn của Công ty không phải trả phần lãi tiền vay này, dẫn đến lợi nhuận của hoạt động kinh doanh của Công ty bị giảm. Thứ tư: Thời gian báo cáo bán hàng của các nhân viên bán hàng tại các cửa hàng bán lẻ không theo một quy định thống nhất nào mà ai làm xong trước thì nộp trước, ai làm xong sau thì nộp sau dẫn đến kế toán bán hàng đôi khi bị thiếu hụt thông tin làm chậm tiến độ xác định kết quả kinh doanh của phòng kế toán - tài vụ. Thứ năm: Về chi phí quản lý doanh nghiệp. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp, chi phí này chiếm tương đối lớn trong tổng chi phí của doanhnghiệp. Đây là một con số không nhỏ. Công ty nên nghiên cứu cần tìm ra phương thức mới để tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận. Thứ sáu: Hình thức Nhật ký - Chứng từ có sửa đổi của Công ty vẫn còn chỗ chưa hợp lý biểu hiện: - Ghi trùng lặp giữa bảng kê xuất, sổ chi tiết thành phẩm và bảng kê tiêu thụ. - Chưa sử dụng các sổ chi tiết, sổ cái theo mẫu quy định. + Về xác định kết quả kinh doanh mặt hàng nhưng hiện nay vẫn chưa xác định kết quả cho từng mặt hàng, dịch vụ sẽ giúp xí nghiệp có quyết định về quản trị doanh nghiệp đúng đắn hơn. II-Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại xí nghiệp chế biến thực phẩm lương Yên. Qua thời gian thực tập tại xí nghiệp, em đã đi sâu tìm hiểu công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh. Bằng vốn hiểu biết ở lý thuyết đã học cộng với công việc thực mà phòng kế toán xí nghiệp đang thực hiện. Em xin được đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng như sau: - Kế toán cần hạch toán rõ ràng. Kế toán xí nghiệp cần có sự phân biệt rõ ràng giữa hàng xuất bán cho khách, thu tiền và hàng xuất sử dụng cho việc chào hàng, quảng cáo, giới thiệu sản phẩm. Việc xuất hàng để chào hàng, quảng cáo, giới thiệu sản phẩm chính là một phần chi phí để đẩy mạnh công tác tiêu thụ hàng hoá, mở rộng thị trường nên kế toán phải tính vào chi phí bán hàng và nên hạch toán như sau: Nợ TK 641 Có TK 155 -Yêu cầu mở sổ (thẻ) theo dõi. Công ty nên mở sổ (thẻ) theo dõi riêng cho hàng xuất cho cửa hàng bán lẻ, vì giá trị hiện vật không còn trong kho nhưng thẻ kho vẫn phải theo dõi về mặt hiện vật nên hạch toán chi tiết hàng tồn kho trong trường hợp này là không chính xác. - Thống nhất thời gian nộp báo cáo của các cửa hàng bán lẻ. Xí nghiệp cần có thời gian quy định thống nhất việc nộp báo cáo bán lẻ hàng hoá về phòng kế toán. Theo em có thể là 1 tuần nộp báo cáo 1 lần để giúp cho kế toán bán hàng có được những thông tin chính xác giúp cho Ban lãnh đạo xí nghiệp đưa ra những quyết định sáng suốt. - Cần phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng tồn kho. Công ty cần phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho số hàng hoá còn tồn trong kho của Công ty. Theo chế độ kế toán hiện hành quy định thì khi số lượng hàng tồn kho giữa các kỳ có số lượng biến động lớn, liên quan đến những hàng tồn kho, các khoản chi phí phát sinh lớn câng phải được phân bổ cho lượng hàng tồn kho và hàng bán ra nhằm đảm bảo nguyên tắc phù hợp khi so sánh giữa thu nhập và chi phí kinh doanh để xác định chính xác kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ. Kết luận Trong tình hình sản xuất kinh doanh hiện nay, để có thể đứng vững và giữ được uy tín trên thị trường thì vấn đề chất lượng, giá cả, phương pháp phục vụ, uy tín, hiệu quả càng trở nên quan trọng. Xí nghiệp chế biến thực phẩm Lương Yên đang sản xuất kinh doanh trong bối cảnh thị trường thực phẩm diễn ra cạnh tranh gay gắt. Tham gia thị trường đang có nhiều xí nghiệp, doanh nghiệp nhà nước cũng như tư nhân... Nhờ có sự năng động, nhạy bén trong hoạt động kinh doanh bán buôn và bán lẻ cùng những lợi thế mà xí nghiệp thành phẩm dành cho xí nghiệp. Do vậy xí nghiệp đã đứng vững và từng bước đi lên lập cho mình một vị trí vững chắc trên thị trường thực phẩm. Song để tiếp tục phát triển, đòi hỏi hệ thống kế toán của xí nghiệp phải không ngừng hoàn thiện, năng động, sáng tạo trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì vậy, mà lãnh đạo xí nghiệp luôn tạo điều kiện cho kế toán phát huy được vai trò của mình trong quản lý kinh tế. Thông qua việc phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ các thông tin một cách nhanh chóng, đáng tin cậy giúp cho ban giám đốc xí nghiệp đưa ra các quyết định đúng trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Do điều kiện thời gian và khả năng hiểu biết về vấn đề này còn hạn chế, rất mong nhận được những ý kiến góp ý của thấy giáo và của các bạn. Em xin chân thànhg cảm ơn Thầy giáo PGS Lê Thế Tường cùng các anh chị công tác tại phòng kế toán xí nghiệp chế biến thực phẩm Lương Yên đã giúp em hoàn thành chuyên đề này. Hà nội, ngày .tháng.năm 2003 Sinh viên Lê Hải Sơn Contents